1 ج الميزنة والتخطيط. التخطيط المالي وإعداد الميزانية
يعد التخطيط المالي وإعداد الميزانية جزءًا لا يتجزأ من أنشطة أي شركة. أنها توفر التنبؤ بالأنشطة والدعم لاتخاذ القرارات الإدارية والتحفيز والتحكم في عمل الإدارات والموظفين.
يعد هذا المنشور جزءًا من سلسلة "1C: ERP Academy"، والتي يوصى أيضًا بدراسة كتب أخرى منها لفهم العمليات التي تحدث في الشركات وعلاقتها بالتخطيط المالي وإعداد الميزانية. في منشورات السلسلة، تم توضيح النظرية من خلال وصف القدرات العملية لمنتجات برمجيات 1C. التعريفات الكلاسيكية مصحوبة بلقطات شاشة لتطبيقاتها المحددة في البرنامج.
الكتاب موجه للمتخصصين المشاركين في عمليات الموازنة كمنفذين، وكذلك المسؤولين عن عمليات الموازنة من جانب الشركات، والمتخصصين في تنفيذ أنظمة الأتمتة ومستخدمي منتجات برمجيات 1C:Enterprise الطلاب الجامعيين وطلاب الدراسات العليا الذين يدرسون التخصصات المالية يمكن استخدام هذا المنشور لتوسيع وتوحيد المعرفة المكتسبة في مجال التخطيط المالي وإعداد الميزانية وأتمتتها.
الفصل 1. ما هو التخطيط المالي وإعداد الميزانية
لماذا تحتاج إلى التخطيط؟
مفاهيم أساسية
أساليب التخطيط
الفصل الثاني. أنظمة الأتمتة وتنفيذها في الشركة
لماذا تحتاج إلى الأتمتة إذا كان لديك برنامج Excel كأداة يسهل الوصول إليها؟
أنظمة أتمتة الميزانية
خيارات لتنفيذ نظام أتمتة الميزانية
الفصل 3. الخطوات الأولى في بناء نموذج الميزانية
كيفية البدء في تخطيط تقارير الميزانية وإدخال بيانات التخطيط
الانتقال من ملفات Excel إلى الأتمتة
أين وكيف يتم الحصول على البيانات الواقعية
الفصل الرابع. إعداد الموازنات التشغيلية
نظام الموازنات المترابطة
الخطط التشغيلية وانعكاسها في نظام الميزانية الفرعي
الفصل الخامس. إنشاء الميزانيات الرئيسية
الموازنات المالية ومبدأ القيد المزدوج في نموذج الموازنة
ميزانية الإيرادات والنفقات
ميزانية التدفق النقدي
ميزانية الميزانية العمومية
الفصل 6. عملية الميزانية
خطة إعداد الميزانية وتنفيذها
مراقبة عملية الميزانية
توليد تنبيهات البريد الإلكتروني
التحكم في الوصول وتحرير تاريخ الحظر
يتيح لك النظام الفرعي لإعداد الميزانية، المتوفر في العديد من الحلول البرمجية، سواء من 1C أو في المنتجات التي طورها الشركاء، لأتمتة المحاسبة المالية، الحفاظ على المحاسبة الواقعية للإيرادات والنفقات في سياق مراكز المسؤولية المالية.
هذه المقالة مخصصة لنظام الميزانية الفرعي في 1C UPP بشكل عام والعديد من الكتب المرجعية الرئيسية على وجه الخصوص، والتي يعد التصميم الصحيح لها عاملاً حاسماً يؤثر على نجاح مشروع الأتمتة ككل. ومن الضروري معرفة وفهم الغرض منها من أجل تنفيذ التحولات التنظيمية المطلوبة بشكل صحيح، وصياغة المواصفات الفنية لإعداد النظام، وكذلك الحصول على كفاءة اقتصادية عالية من التنفيذ.
دليل "CFD" في النظام الفرعي للميزانية في 1C UPP
أولاً، دعونا نتعرف على ما يمكن فهمه من قبل FRC – مراكز المسؤولية المالية.
يمكن للأقسام والإدارات والفروع الفردية، وكذلك الموظفين الأفراد أو مجموعات المشاريع أن تعمل كمؤسسات مالية مركزية. النقطة الأساسية هي أن محاسبة الإيرادات والنفقات النقدية لا تتم للمنظمة ككل، ولكن لكل منطقة مالية مركزية على حدة.
رئيس المنطقة الفيدرالية المركزية مسؤول عن تخطيط الإيرادات والنفقات والنتائج المالية لمنطقته الفيدرالية المركزية.
وبالتالي، تعمل كل منطقة مالية مركزية كعميل وكمنفذ: فهي تتلقى أو تقدم الخدمات إلى المناطق المالية المركزية الأخرى داخل المؤسسة، وكذلك للمقاولين الخارجيين. أولئك. في الواقع، تتكون المؤسسة بأكملها من شركات صغيرة، كل منها لديها مجموعة واضحة من الخدمات.
على سبيل المثال، يمكن للمنطقة الفيدرالية المركزية "المحاسبة" تقديم خدمات الرواتب للمنطقة الفيدرالية المركزية "قسم التسويق"، "قسم تكنولوجيا المعلومات"، "قسم الإنتاج"، بالإضافة إلى خدمات الشراء لدعم أنظمة تكنولوجيا المعلومات في المنطقة الفيدرالية المركزية "تكنولوجيا المعلومات" قسم" وخدمات التنظيف في المنطقة الفيدرالية الوسطى "AHO".
لتنفيذ نظام الميزانية، من المهم تحديد مراكز المسؤولية المالية التي سيتم تخصيصها في المؤسسة، وما هي مجموعة الخدمات التي يقدمها كل منها للمراكز المالية الأخرى، وما هي تكاليف العمالة وتكلفة وتكلفة هذه الخدمات بالنسبة للمؤسسة .
من منظور الأعمال، سيعمل هذا النهج على تحديد وتحسين الجوانب التالية:
- تحسين عدد الموظفين؛
- الاستعانة بمصادر خارجية لعمليات مكلفة للغاية ولكنها غير فعالة؛
- سيعرف كل قسم وكل موظف المنتج الذي هو نتيجة لأنشطته، مما سيؤدي إلى تحسين نظام التحفيز وجودة الخدمات ورضا المستخدمين الداخليين؛
- تنظيم وحدات أعمال منفصلة على أساس المناطق المالية المركزية الناجحة، والحصول على أرباح إضافية منها من خلال تقديم الخدمات للمقاولين الخارجيين.
على سبيل المثال، يقدم المدير المالي "التسويق" خدمات التسويق للمدير المالي "قسم المبيعات"، ويتولى أيضًا مشاريع إضافية من مقاولين خارجيين كوكالة تسويق.
يعد إنشاء منطقة مالية مركزية في النظام الفرعي للميزانية في 1C UPP أمرًا بسيطًا للغاية، ولهذا تحتاج إلى:
- افتح قائمة "الدلائل" - "دليل المنطقة الفيدرالية المركزية"؛
- انقر فوق الزر "إنشاء"؛
- أدخل معلومات حول المنطقة الفيدرالية المركزية: الاسم والرئيس ونوع المنطقة الفيدرالية المركزية؛
- انقر فوق الزر "موافق".
الشكل 1. دليل "CFD"
دليل "أنواع المناطق الفيدرالية المركزية" في نظام الموازنة الفرعي في 1C UPP
في النظام الفرعي للميزانية في 1C UPP، من الممكن تحديد أنواع مختلفة من المراكز المالية المركزية.
- مركز الإيرادات - الأقسام التي تولد إيرادات للمؤسسة؛
- مركز التكلفة - الأقسام التي ليس لها دخل، ولكن لديها جزء من التكلفة؛
- مراكز الاستثمار هي مشاريع تم تطويرها بصناديق استثمارية خططت لتحقيق العائد والربحية؛
- آخر.
يتم إجراء الإعدادات في دليل "أنواع المقاطعات الفيدرالية المركزية"، وفقًا لمتطلبات العمل الخاصة بالمستخدمين.
الشكل 2. دليل "أنواع المناطق الفيدرالية المركزية"
دليل "سيناريوهات التخطيط" في النظام الفرعي للميزانية في 1C UPP
سيناريوهات التخطيط هي متغيرات للموازنة المخططة. في النظام الفرعي SPP، من الممكن تحديد عدة إصدارات مستقلة من الخطط المالية، ولكن لهذا تحتاج إلى ملء الكتاب المرجعي "سيناريوهات التخطيط".
يمكنك تعيين المعلمات التالية لخيارات السيناريو المختلفة:
- التخطيط التفصيلي.التسميات أو مجموعات التسميات التي من الضروري في سياقها تنفيذ التخطيط.
- الدورية.الفاصل الزمني للتخطيط: سنة، نصف سنة، ربع، شهر، عقد، أسبوع، يوم.
- عملة التخطيط.من الممكن إنشاء عدة إصدارات من الميزانيات المخططة لعملات مختلفة، على سبيل المثال، بالروبل والدولار الأمريكي. إنه مناسب للاستخدام عندما تعمل شركة ما في مجال التصدير/الاستيراد ومن المهم أن تأخذ في الاعتبار فروق أسعار الصرف.
- القدرة على الاحتفاظ بالسجلات الإجمالية والكمية.
- إمكانية استخدام دورات السيناريو.علامة على استخدام خط منفصل لأسعار الصرف، والتي يمكنك من خلالها التنبؤ بديناميكيات التغيرات في أسعار الصرف.
يتم إجراء الإعدادات في دليل "سيناريوهات التخطيط" وفقًا لمتطلبات العمل الخاصة بالمستخدمين.
الشكل 3. دليل "سيناريوهات التخطيط"
دليل "عناصر الدوران حسب الميزانيات" في نظام الميزانية الفرعي في 1C UPP
في المحاسبة المالية، ترتبط جميع المعاملات التجارية ببعض عناصر المبيعات. في نظام الميزانية الفرعي في 1C UPP، يتم استخدام الكتاب المرجعي "عناصر الدوران حسب الميزانيات" لهذه الأغراض.
قبل الإعداد، يجب عليك أن تطلب من الإدارة المالية قائمة كاملة ببنود المبيعات المستخدمة في الشركة، مصدقة بتوقيع المدير المالي.
ستؤدي إعدادات الدليل غير الصحيحة وغير الكاملة وغير الدقيقة إلى حقيقة أنه أثناء التشغيل، لن يتمكن المستخدمون من إدخال جميع المعاملات المالية اللازمة. ونتيجة لذلك، فإن تحليل الخطة والحقيقة الذي تم الحصول عليه نتيجة للعمل سيتم اعتباره غير موثوق به.
يتم الإعداد في دليل "عناصر الدوران حسب الميزانيات".
الشكل 4. دليل "بنود الدوران حسب الميزانيات"
في الدليل، من الممكن تجميع مقالات دوران في شكل قوائم من أي مستوى تداخل: لإنشاء مجموعات هرمية، تحتاج إلى استخدام وظيفة "إنشاء مجموعة"، للإشارة إلى المجموعة التي سيتم إنشاء المستوى الجديد واسمها .
الشكل 5. دليل "عناصر الدوران حسب الميزانيات". إنشاء المجموعات
لإنشاء عناصر دوران، تحتاج إلى استخدام وظيفة "إضافة"، وإدخال اسم عنصر الدوران وملء الخصائص وفقًا للقواعد المحاسبية المعتمدة في الإدارة المالية. سنخبرك بالمزيد حول تعيين الحقول وإعداد المنشورات في المقالة التالية.
الشكل 6. دليل "عناصر الدوران حسب الميزانيات". إنشاء مقالات دوران
في الجزء الأول من مراجعة أدلة نظام الموازنة الفرعي في 1C UPP، نظرنا إلى 4 أدلة: "دليل المناطق الفيدرالية المركزية"، "أنواع المناطق الفيدرالية المركزية"، "سيناريوهات التخطيط"، "أنواع التحولات حسب الميزانيات" ".
وفي الجزء التالي سنتحدث عن بقية الكتب المرجعية وأهميتها، والتكوين الصحيح وتشغيل النظام الفرعي ككل، وكذلك أهمية إجراء مسح عالي الجودة قبل المشروع للمؤسسة، بالإضافة إلى -المنهجية المدروسة وتطوير العمق المحاسبي قبل البدء في تكوين النظام.
تعد الميزانية في 1C: UPP ضرورية في المقام الأول لتخطيط وتحليل أنشطة المؤسسة. فهو يسمح لك بإنشاء أي تقارير تقريبًا، سواء كانت مخططة أو فعلية.
إعداد الميزانية في 1C: UPP هو نظام فرعي مغلق ومعزول نسبيًا عن الأنظمة الأخرى في 1C: إدارة المشاريع الصناعية، ويعيش حياة منفصلة:
- لديها وثائقها وسجلاتها المحاسبية، ومخطط حساباتها الخاص؛
- لديها منهجيتها الخاصة لتعكس المعاملات التجارية؛
- لديها تقاريرها الخاصة.
إعداد الميزانية في 1C:UPP يختلف إلى حد ما عن المحاسبة العامة. يسمح هذا النظام الفرعي باستخدام القواعد الموضحة "بسحب" المعلومات إلى نفسه. قد تكون هذه معلومات محاسبية فعلية أو معلومات تؤثر على بيانات التخطيط. في الواقع، تختلف الحقيقة وخطة الميزانية في شيء واحد فقط - يتم تخزين الحقيقة بسيناريو فارغ. يمكنك بسهولة وبساطة تشديد البيانات الفعلية باستخدام مستند "محاسبة البيانات الفعلية عن الميزانيات"، والبيانات المخططة باستخدام "الحساب على أساس نموذج الميزانية". ولكن للقيام بذلك، تحتاج إلى فهم "القواعد"، والتي تسمى في 1C:UPP "مصادر البيانات لحسابات الميزانية".
إنها تسمح لك بالوصول إلى أي نظام فرعي 1C:UPP، ويمكنك كتابة طلب عشوائي.
إعداد الميزانية في 1C: يتم توصيل UPP بالأنظمة الفرعية الأخرى فقط من خلال:
- آلية ربط مصادر البيانات
- عدة أدلة عامة (على سبيل المثال، يتم استخدام دليل واحد للسيناريوهات للأنظمة الفرعية لإعداد الميزانية وجدولة الحجم)
يتم تحديد خصوصية نظام الموازنة الفرعي في 1C:UPP جزئيًا من خلال حقيقة أن طريقة الموازنة نفسها هي عبارة عن تعايش بين طريقتين مختلفتين بشكل كبير: التخطيط متعدد المتغيرات للمستقبل، وطريقة القيد المزدوج المستخدمة في المحاسبة "بعد الوفاة".
الغرض من النظام الفرعي للميزانية في 1C:UPP
- التخطيط لأي فترة لحركة الأموال والوضع المالي للشركة ككل:
- إعداد ميزانيات الشركة:
- التحكم في البيانات المخططة والفعلية:
- السيطرة على إنفاق الأموال
- إعداد التقارير الموجزة
* من حيث حجم التداول حسب بنود الميزانية
* في سياق الأرصدة وفقا لجدول حسابات الميزانية
* ميزانية الإيرادات والنفقات،
* ميزانية التدفق النقدي
* الرصيد المتوقع،
* ميزانيات العمل الأخرى
* تحليل انحرافات البيانات المخططة والفعلية
* للامتثال للأهداف المحددة
* التزام الخطط الحالية بخطة العمل للفترة
* تحليل تنفيذ طلبات الميزانية
المبادئ الأساسية لتنظيم تخزين البيانات في النظام الفرعي للميزانية في 1C:UPP
بالنسبة لأنشطة التخطيط، هناك ثلاثة كيانات أساسية للمحاسبة والتحليل:
- مقالات دوران
- مراكز المسؤولية المالية (FRC)
- مخطط الميزانية للحسابات
* هناك حاجة لتعيين بعض المعاملات المالية التي يتم تسجيلها أثناء إعداد الميزانية
* يحدد الأقسام أو وحدات العمل الأخرى المسؤولة عن تنفيذ قائمة مؤشرات الميزانية
* يحدد هيكل موارد المؤسسة ذات الأهمية بالنسبة للميزانية
التخطيط في نظام الميزانية الفرعي في 1C:UPP
يتم التخطيط للمؤسسة ككل، دون مراعاة التقسيم إلى منظمات
كائن التخطيط لنظام الموازنة الفرعي في 1C:UPP هو عملية الموازنة. يمكن أن يكون لكل معاملة عملتها الخاصة.
يوجد لكل نوع من العمليات كائن يصفه - وهو عنصر دوران الميزانية.
العمليات، بنفس الطريقة كما في المحاسبة، تغير حالة الحسابات. فقط في النظام الفرعي لإعداد الميزانية 1C:UPP، يوجد مخطط حسابات خاص به، والذي يمكن للمستخدم تكوينه وفقًا لتقديره الخاص، ويتم أيضًا تكوين الترحيلات بواسطة المستخدم لكل عنصر دوران.
ومن بنود الدوران والحسابات مرتبة حسب الترتيب المطلوب تتشكل الموازنات مثلا BDDS أو BDR. يتيح لك ذلك إدخال معدل دوران أحد العناصر مرة واحدة (على سبيل المثال، "استلام الدفع من العملاء") وسيقع هذا الرقم في عدة ميزانيات في وقت واحد.
قد تعتمد عناصر الدوران على بعضها البعض. على سبيل المثال، إذا اشترينا منتجًا، فيجب علينا سداد المبلغ للمورد.
ويمكن تفصيل التخطيط وفق الأقسام التحليلية التالية:
*في النظام الفرعي للموازنة في 1C:UPP، يتم تنظيم دعم سيناريوهات التخطيط. هذا يعطي:
- القدرة على تخزين خيارات وإصدارات الخطط
- إمكانية التخطيط بتفاصيل زمنية مختلفة (اليوم، الأسبوع، الشهر، الربع، السنة)
- لكل سيناريو، من الممكن استخدام عملة منفصلة و/أو خط أسعار صرف قابل للتحرير بشكل مستقل
*لتخزين معلومات حول عناصر الدوران، يتم استخدام دليل عناصر الدوران حسب الميزانية
عند تحديد المربعات المناسبة في بند معدل الدوران، يمكنك تكوين المحاسبة حسب الكمية والمبلغ والأطراف المقابلة والبند. بالإضافة إلى ذلك، يمكن تحديد القيم التي سيستخدمها النظام كقيم افتراضية: بالنسبة للمحاسبة الكمية، يمكنك تحديد وحدة قياس، للمحاسبة الإجمالية - العملة، للمحاسبة من قبل الأطراف المقابلة - الطرف المقابل الرئيسي، للمحاسبة حسب البند - غرض.
في علامة التبويب الترحيلات، يمكنك تحديد طريقة عكس معدل دوران أحد العناصر في دليل حسابات الموازنة. تقوم بإدخال الحسابات والعوامل للحصول على قيم المعاملة والكمية بناءً على مبلغ وكمية حركة الموازنة. واستنادًا إلى هذه البيانات، يتم إنشاء الحركات عند إجراء حركة الموازنة.
يمكن تحديد عدة معاملات في نفس الوقت.
*يهدف دليل مراكز المسؤولية المالية (FRC) إلى تخزين المعلومات حول مراكز المسؤولية المالية - الأقسام الهيكلية للمنظمة.
بالنسبة للمنطقة الفيدرالية المركزية، يمكنك تحديد نوعها في دليل أنواع المناطق الفيدرالية المركزية.
* يتيح لك الحفاظ على تحليلات المشاريع زيادة مستوى تفاصيل الميزانية ومقارنة بيانات الميزانية وجدولة الحجم والبيانات المحاسبية الفعلية في هذا السياق.
يتم ضبط إدارة المشروع في برنامج 1C:UPP في الإعدادات المحاسبية.
* يتيح لك الحفاظ على معاملات الميزانية للطرف المقابل الإشارة بدقة أكبر إلى حجم المبيعات المخطط له. على سبيل المثال، يمكن للموردين الحفاظ على معدل دوران النفقات النقدية المخطط له.
*كأقسام من تحليلات التسميات، يتم استخدام عناصر دلائل التسميات ومجموعات التسميات، اعتمادًا على تفاصيل سيناريو التخطيط. إعداد الميزانية في 1C: لا يستخدم UPP التحليلات بناءً على خصائص المنتج أو سلسلة المنتج.
في أي مؤسسة، تعد الميزانية أهم عنصر في نظام الإدارة. تتمثل المهمة الرئيسية للميزانية في تخطيط العمليات التجارية المختلفة التي تهدف إلى تحقيق الأهداف المادية للمنظمة.
سنتحدث أدناه عن الوظائف التي يحتوي عليها النظام الفرعي المعتاد لـ 1C 8.3 من مطوري الطرف الثالث: Intalev Corporate Finance، وما إلى ذلك. إذا كنت ترغب في ذلك، يمكنك الاتصال بنا للمساعدة في التنفيذ. سنختار لك نظامًا موضوعيًا وننفذه بشروط أكثر جاذبية من المطورين الاحتكاريين ().
يتم تمثيل وحدة الميزانية في 1C بواسطة أنظمة فرعية للمحاسبة المالية , والتي تشمل عادة التخطيط المالي والرقابة ومحاسبة النفقات والدخل على مستوى المنظمة ككل، وكذلك على مستوى المنطقة الفيدرالية المركزية. بفضل هذه الوحدات، يمكنك تحليل معلومات الميزانية الفعلية والمتوقعة.
إذا كنت مهتمًا بأتمتة إعداد الميزانية لـ 1C، أو تنفيذ الخزانة أو المحاسبة وفقًا للمعايير الدولية لإعداد التقارير المالية، فاطلع على موقعنا.
تنفيذ الميزانية في 1C 8
يبدأ استخدام الأنظمة الفرعية بتقييم وتحليل نظام التقارير المالية الموجود بالفعل في المنظمة. أولاً، يتم إنشاء قائمة بمؤشرات التقرير. عادة، يتم استخدام نوعين من المؤشرات: الحالية والمتبقية. واستنادًا إلى قائمة المؤشرات المتبقية، يقوم المستخدمون بإنشاء مخطط ميزانية للحسابات في قاعدة المعلومات. في دليل 1C "عناصر الدوران" يتم ملء قائمة مؤشرات الدوران.
عند وصف الحركات على عناصر وحسابات معدل الدوران، يمكنك استخدام عدد كبير من الأقسام التحليلية المتوفرة في الأنظمة الفرعية "الميزانية 1C 8":
- المشاريع؛
- بنود دوران مختلفة.
- تسميات مختلفة
- الأطراف المقابلة.
- وما إلى ذلك وهلم جرا.
يمكن أن تحتوي قيمة المؤشر على مبلغ وتعبير كمي. لكل مؤشر، يمكنك الإشارة إلى مصدر للحصول على معلومات واقعية. تحتوي البيانات على قائمة جاهزة من الخوارزميات لملء مصادر معلومات الميزانية، إذا لزم الأمر، يمكن للمستخدم استكمال هذه القائمة حسب تقديره الخاص.
والخطوة التالية هي إدخال التقارير المالية في قاعدة بيانات النظام. يخزن دليل "الميزانيات" قائمة بالميزانيات التي يقوم المستخدم بإدخالها. التالي في الوحدة « الميزانية 1C » بالنسبة لهذه الموازنات، من الضروري ملء المؤشرات في دليلي "حسابات الميزانية" و"بنود الميزانية". للحصول على معلومات حول هيكل وحالة الميزانية، هناك وظيفة "تقرير الميزانية".
بعد ذلك، املأ دليل "السيناريوهات". يعد هذا الكتاب المرجعي ضروريًا لوصف إصدارات الخطط وأنواعها، بالإضافة إلى التمييز بين البيانات الفعلية والبيانات المخططة. في هذا النظام لا توجد سجلات منفصلة لتأخذ في الاعتبار البيانات المحاسبية المادية المخططة والفعلية؛ هناك فقط سيناريو. يمكن تحديد البرنامج النصي من حيث التفاصيل والتكرار والعملة المطلوبة وغيرها من المعلومات.
الوظائف الرئيسية لبرامج 1C للمحاسبة المالية:
- مراقبة أداء المنظمة؛
- التوقعات الاقتصادية؛
- وسيلة لتنسيق عمل أقسام الشركة؛
- أساس اتخاذ القرارات المتعلقة بتطوير المنظمة.
يحتوي البرنامج على مجموعة من الأدوات للتخطيط المالي في المنظمة، والتي تتوافق مع نموذج الميزانية العالمية. باستخدام هذه التكوينات، يمكنك تنفيذ وظائف إعداد الموازنة التالية في 1C 8.3:
- التخطيط المالي لعدة سيناريوهات مختلفة في وقت واحد؛ إنشاء الميزانيات الحالية على أساس الميزانيات الاستراتيجية مع تعديل التنفيذ الفعلي (في الفترة الكاملة) للميزانية؛
- تخطيط حركة الموارد المادية للمنظمة لأي فترة وفقا للفترات الزمنية، وأقسام المؤسسة، والمشاريع، والمقاولين، والتسميات، وما إلى ذلك؛
- عرض العمل الفعلي للمنظمة في تلك الأقسام التي تم فيها التخطيط؛
- مراقبة امتثال الطلبات المستلمة لإنفاق الموارد المادية وفقًا لخطة العمل لهذه الفترة؛
- التحليل المالي؛
- تحليل توافر الموارد المادية؛
- مقارنة انحرافات المعلومات الفعلية والمخططة.
توفر الميزانية في 1C للمستخدمين فرصًا أكبر لتخصيص استلام معلومات التقارير. المثال الأول للتقرير الذي أنشأه المستخدم هو "تقرير الميزانية". يتم جمع هيكلها من قبل الموظف من معدل الدوران حسب البند وأرصدة الميزانية. مثال آخر هو "الحساب المالي"، الذي يلعب دور المنشئ لحساب المؤشرات. عند إنشاء تركيبة سطور هذا التقرير، يقوم المستخدم بتحديد نوع المؤشر لهذا الخط:
- مصدر المعلومات الواقعية؛
- معدل الدوران أو الرصيد وفقًا لمعلومات نظام الميزانية الفرعي ؛
- يعتمد الحساب على أسطر أخرى من التقرير (من الممكن تحديد صيغة).
لجعل التقارير في النظام الفرعي للميزانية 1C مألوفة للمستخدمين الروس، تحتوي معظم البيانات المحسوبة على تعليقات تصف معناها الاقتصادي. واستنادا إلى نتائج الأقسام المختلفة من التقرير، يعرض البرنامج آراء الخبراء المختصرة.
سيؤدي إدخال نظام فرعي للميزنة في المؤسسة إلى تحسين الكفاءة الاقتصادية للمؤسسة وشفافية المؤسسة ككل.
ملاحظة.لدينا خبرة واسعة في تنفيذ المحاسبة المالية وإعداد الميزانية في المؤسسات في مختلف الصناعات ويسعدنا أن نقدم لكم خدماتنا في موسكو والمناطق. نحن نعمل في فترات عطلة نهاية الأسبوع مع برامج مختلفة تمامًا - Intalev، 1AB Financial Management، إلخ. التفاصيل على الصفحة.
مثال على بناء نظام الميزنة في 1C ERP:
وفي هذا المقال سنواصل حديثنا عن موضوع إعداد الميزانية الذي بدأناه في المقال السابق. سنلقي نظرة على طرق تخطيط الميزانية وبعض الأدوات المستخدمة في المنتجات البرمجية المصممة لأتمتة هذه العملية.
طرق التخطيط
عند البدء في تخطيط الميزانيات، يجب على مديري الشركة، أولاً وقبل كل شيء، تحديد طريقة التخطيط التي سيستخدمونها؟
تتميز طرق التخطيط التالية:
- "من أعلى إلى أسفل"؛
- "أسفل حتى"؛
- "من الأسفل إلى الأعلى / من الأعلى إلى الأسفل".
المنهجية من أعلى إلى أسفلتستخدم عند تشكيل الميزانيات من قبل مديري الشركة. جوهر هذه الطريقة هو أن إدارة الشركة تزود الأقسام الوظيفية بمؤشرات مستهدفة للفترة المخططة (مؤشرات الربح، ودوران الأعمال، وتقليل الضرائب، وما إلى ذلك). بعد ذلك، تقوم الوحدات الوظيفية بتفصيل وفك رموز الميزانيات بناءً على هذه المؤشرات.
منهجية التخطيط من أسفل إلى أعلىالمستخدمة في استراتيجية التخطيط “حسب إمكانيات الشركة”. يكمن في حقيقة أن الوحدات الوظيفية تقدم ميزانية يتم تشكيلها على أساس قدراتها (القدرة الإنتاجية، بيانات قسم الخدمات اللوجستية، سعة المستودعات، إلخ). عيب هذا النهج هو أن هذه المؤشرات ذاتية، لأن يتم إعادة التأمين على الأقسام، مما يؤدي إلى مخاطر إضافية، مما يؤدي إلى تكوين ميزانيات "مضخمة"، واستخدام دون المستوى الأمثل للموارد وإبطاء تطوير الأعمال.
منهجية التخطيط من أسفل إلى أعلى / من أعلى إلى أسفليتكون من تكوين الموازنات التي تكون نتيجة تنسيق الأهداف المالية التي يحددها مديرو الشركة وقدرات الأقسام التي يتم تقييمها من قبل مديري الأقسام. هذه المنهجية هي الأكثر فعالية لتطوير الشركة.
فترات التخطيط
اعتمادا على احتياجات الشركة يتم استخدام فترات التخطيط المختلفة لتشكيل الميزانيات. على سبيل المثال، بالنسبة للشركات الصغيرة، غالبا ما يتم تشكيل الميزانيات الشهرية. بالنسبة للشركات الكبيرة والمقتنيات، عادة ما يتم وضع خطط التطوير الإستراتيجية، بحيث يمكن أن تصل فترات التخطيط إلى عدة سنوات.
الميزانيات طويلة الأجلويمكن تقسيمها إلى فترات مراقبة أصغر، حيث يتم تلخيص النتائج المتوسطة. على سبيل المثال، يمكن تفصيل الميزانية السنوية حسب الشهر، مما يجعل من الممكن ليس فقط رؤية نتيجة تنفيذ الميزانية للعام ككل، ولكن أيضًا لكل شهر على حدة. وهذا يجعل من الممكن أيضًا توزيع إجمالي الميزانية السنوية على فترات أصغر، على سبيل المثال، توزيع المبلغ لكل شهر بالتساوي.
بناء الميزانيات
يقوم مديرو الشركة بتطوير ميزانيات للمشاريع، أو مجالات النشاط، أو الأقسام بالتفاصيل حسب الفترات، أو الأطراف المقابلة، أو حتى عناصر محددة.
إن مسؤولية تنفيذ مؤشرات الميزانية المنوطة بالمدير الذي يقوم بتكوين الميزانية تحفزه على تحقيق أفضل النتائج وأدق تشكيل للموازنات.
ما الميزانيات المطلوبة؟ - لا يمكن الإجابة على هذا السؤال بشكل لا لبس فيه. عادة ما يتم تشكيل الميزانيات التالية:
- ميزانية الإيرادات والنفقات(BDR) - الميزانيات التي تعكس دخل ونفقات المؤسسة، منظمة حسب النوع والمحتوى الاقتصادي.
- ميزانية التدفق النقدي(BDDS) - الميزانيات التي تعكس مصادر الدخل واتجاهات إنفاق الأموال.
- الميزانيات التي تحتاجها الشركة للتخطيط لمجالات التكلفة والفوائد المحددة، على سبيل المثال. الميزانيات الوظيفية، وميزانيات المشاريع، وميزانيات الاستثمار، وميزانيات المنطقة الاتحادية المركزيةإلخ.
- وغالبا ما تستخدم أيضا في الشركات الكبيرة الميزانية حسب الميزانية العمومية(BBL) - توقعات نسبة أصول والتزامات الشركة.
تحتوي كل ميزانية على جزء من الإيرادات والنفقات، ويكون تكوينه فرديًا لكل شركة. لا يمكن أن تحتوي بنود الميزانية على مؤشرات إجمالية فحسب، بل يمكن أن تحتوي أيضًا على مؤشرات كمية. على سبيل المثال، قد يحتوي بند الميزانية على معلومات حول عدد موظفي المؤسسة، أو كمية الأثاث اللازمة لضمان عملهم، أو عدد المنتجات المنتجة، وما إلى ذلك.
يظهر الشكل 1 مثالاً لمجموعة من بنود الميزانية البسيطة.
الشكل 1 - مثال لمجموعة بنود الميزانية
بعد التشكيل الأولي للموازنات يتم تعديلها ووضع الخيارات المختلفة لتنفيذها - سيناريوهات. مثال على استخدام العديد من السيناريوهات هو تكوين توقعات متفائلة ومتشائمة، والتي تأخذ في الاعتبار العوامل المختلفة التي تؤثر على تنفيذ الميزانية.
بمجرد الموافقة على الميزانيات، فإنها تصبح الأساس للإدارة لفترة تخطيط الميزانية بأكملها.
وبتكرار معين (على سبيل المثال، مرة واحدة كل شهر أو ربع سنة)، يتم جمع البيانات الفعلية حول تنفيذ الموازنة وتحليل حقائق الخطة. واستنادًا إلى تحليل حقيقة الخطة، يتم تعديل الميزانيات ويتم اتخاذ التدابير لتقليل الانحرافات عن الأهداف المحددة وتحقيق أقصى قدر من الالتزام بالميزانيات. قد تشمل هذه التدابير ما يلي:
- إعادة توزيع الأموال؛
- وتعديل الميزانية مع مراعاة "الظروف الجديدة"؛
- اجتذاب مصادر تمويل إضافية؛
- تطبيق تدابير المسؤولية الشخصية على الأشخاص المسؤولين عن الامتثال للميزانية؛
- إلخ.
وبما أن هيكل الموازنات عادة ما يظل دون تغيير من فترة إلى أخرى، يتم استخدام تكوين الميزانية بإحدى الطرق التالية:
- تشكيل الميزانية مع التعبئة اليدوية للمؤشرات المخططة.
- تكوين الميزانية بناء على البيانات المخططة والفعلية المتوفرة والتي يتم تخزينها في النظام في وثائق وسجلات مختلفة.
- تكوين الميزانية عن طريق نسخ البيانات من ميزانية الفترة السابقة (يمكن استخدام النسخ مع تغيير بعض المعاملات أو بمبلغ ثابت).
- تكوين الموازنة من خلال نسخ البيانات من موازنة الفترة السابقة مع مراعاة التغيرات المخططة في أسعار الصرف.
- توحيد البيانات من ميزانيات متعددة تم إنشاؤها لأقسام مختلفة لفترات مختلفة ومع مجموعات مختلفة من عناصر الدوران التي تم إنشاؤها باستخدام سيناريوهات مختلفة.
أدوات الميزانية
سيناريوهات التخطيط
لإنشاء خيارات متنوعة لتنفيذ الميزانية وتعيين فترة التخطيط، تستخدم معظم الأنظمة المستخدمة حاليًا أداة مثل "سيناريوهات التخطيط". غالبًا ما يتم إنشاء السيناريوهات للحصول على خيارات متفائلة ومتشائمة لتنفيذ الموازنة. يمكن أيضًا إنشاء سيناريوهات لفترات مختلفة لتمكين التخطيط الأكثر تفصيلاً مع مراعاة "الظروف الحالية".
الشكل 2 - معلمات سيناريو التخطيط في "1C: إدارة مؤسسات التصنيع"
في عدد من تكوينات 1C، من الممكن إنشاء سيناريو مع توقعات التغيرات في أسعار الصرف، على سبيل المثال، زيادة في سعر الصرف بمبلغ معين كل شهر أو ربع سنوي - وهذا يجعل من الممكن إجراء حساب أولي للمؤشرات المخططة لفترات طويلة مع مراعاة التضخم.
الشكل 3 - تحديد سعر الصرف المخطط في سيناريو التخطيط
وضع حدود الميزانية
أحد الأدوات المهمة في إعداد الميزانية هو التحديد.
غالبا ما تستخدم حدود مقيدةو حدود الهدف.
الحد– هذه حدود (قيود) لا يمكن تجاوزها. يمكن استخدام هذه الحدود للحد من التكاليف:
- لبعض بنود الميزانية؛
- لمناطق اتحادية مركزية محددة؛
- بالمشاريع؛
- وفق تسمية محددة؛
- وإلخ.
ويمكن أيضًا استخدام مجموعة من المؤشرات المتعددة، على سبيل المثال: حد لتكاليف الأجور للعاملين في المشروع N، أو حد لتكاليف اللوازم المكتبية للمحاسبة.
عادةً ما تتم مراقبة الامتثال للحدود تلقائيًا بواسطة النظام المحاسبي ولا تسمح بإنشاء مستندات الدفع أو طلبات إنفاق الأموال لبند تكلفة معين عند تجاوز الميزانية. ومع ذلك، إذا كان ذلك "ضروريًا حقًا"، فيمكن لمستخدم النظام الذي لديه الحق في القيام بذلك، باستخدام أدوات خاصة، السماح بالدفع "أعلى من الحد الأقصى". كما أن هناك آليات تسمح لك بنقل جزء من الأموال من بند في الميزانية إلى آخر في حالة وجود أموال متبقية غير مستخدمة في الفترة المطلوبة.
الشكل 4 - وضع الحدود في "1C: إدارة مؤسسات التصنيع"
هدف- الحدود، وهي الأهداف التي يتم عند تحقيقها تنفيذ إجراءات معينة. ويمكن وضع هذه الحدود لكل من بنود الإنفاق والدخل. على سبيل المثال، قد يكون هناك إشعار عند تنفيذ خطة المبيعات أو عند الوصول إلى القيمة المطلوبة، قد يتم تكوين جزء إضافي من الميزانية لقسم المبيعات.
جدول الدفع
هناك أداة أخرى مهمة موجودة في معظم الحلول البرمجية المستخدمة لأتمتة إعداد الميزانية وهي جدول الدفع. تتكون هذه الأداة عادةً من جدول يحتوي على التفاصيل اللازمة حسب الفترة، حيث يمكنك من خلاله، استنادًا إلى المستندات التي تخطط لاستلام الأموال وإنفاقها ومع مراعاة البيانات المتعلقة بالتدفق الفعلي للأموال، رؤية صورة مدى كفاية الأموال بشكل مرئي . على سبيل المثال، إذا تجاوزت النفقات الدخل، فسيتم عرض المبلغ المفقود باللون الأحمر، وإذا لم يتجاوز، فسيتم عرض المبلغ المفقود باللون الأسود. وفي حالة عدم كفاية الأموال، يمكن للشخص المسؤول اتخاذ القرار اللازم لتغيير الوضع. على سبيل المثال، قد يتم جذب رأس مال طرف ثالث أو قد يتم تحويل التمويل من كائن/مشروع/قسم إلى آخر.
