تصميم إطار نص الرسالة - يتم عمل الهوامش والمسافات البادئة وفقًا لـ GOST R 6.30-2003، على اليسار - 3 سم، على اليمين - 5.5 سم، عادةً ما يتم استخدام حجم الخط Times New Roman 12. إذا كانت الرسالة مكونة من عدة صفحات، فيجب ترقيمها. يوجد في الأعلى رقم التسجيل الصادر للرسالة وتاريخ كتابتها.

يحتوي عنوان الرسالة على المنصب والاسم الأخير والاسم الأول والعائلي للمستلم وعنوان المنظمة التي يتم إرسال الرسالة إليها. يشار إلى موضوع الرسالة على اليمين. يجب أن تبدأ الرسالة بالعنوان "عزيزي" أو "السيد" أو "سيدتي"، متبوعًا باسم المستلم وعائلته.

الفقرة الأولى من النص الرئيسي عبارة عن إعلان أو مقدمة؛ وعادةً ما تبدأ بعبارات "حاليًا..."، "أسألك..."، "يسعدنا أن نعلن..."، وما إلى ذلك. تتم كتابة مخاطبة المرسل إليه دائمًا بحرف كبير. في المقدمة، حدد بإيجاز جوهر الرسالة وانتقل إلى الجزء الرئيسي.

قم بتقسيم النص إلى فقرات صغيرة مرتبطة ببعضها البعض بشكل منطقي. لا تقدم تفاصيل غير ضرورية، اذكر الجوهر. من الناحية المثالية، يجب ألا يتجاوز خطاب العمل صفحة واحدة، حاول أن تناسبها فيه.

ابدأ الفقرة الأخيرة بالعبارة: "بناءً على ما ورد أعلاه..."، "مع مراعاة ما ورد أعلاه..." وبعدها اذكر اقتراحك وطلبك واستنتاجاتك.

في حالة وجود مرفقات لخطاب عمل، قم بإدراجها في قائمة مرقمة مع ذكر اسمها وعدد الأوراق في كل مستند.

أكمل الرسالة بعنوان الوظيفة والتوقيع ونصها. إذا تم كتابة الرسالة من قبل مرؤوسك، فيجب الإشارة إلى اللقب والأحرف الأولى ورقم هاتف المنفذ في أسفل الصفحة.

فيديو حول الموضوع

نصيحة مفيدة

ولا تنس التحقق من الإملاء وعلامات الترقيم؛ فهذا مؤشر مهم على المعرفة العامة بالخطابات التجارية.

مصادر:

• GOST R 6.30-2003 متطلبات إعداد المستندات
• ما ورد أعلاه كيفية الكتابة

اليوم، تبدو الرسائل المكتوبة بخط اليد وكأنها أصداء للقرون الماضية. لا يمكننا أن نتخيل ما يعنيه الجلوس على مكتب، والتقاط ورقة وقلم وكتابة رسالة. ولكن بطريقة أو بأخرى، سيتعين على الجميع مواجهة هذا مرة واحدة على الأقل في حياتهم، لذلك عليك معرفة كيفية تعلم كتابة الرسائل.

تعليمات

اكتب من القلب إذا كنت تكتب رسالة إلى جدتك، فلا تقصر نفسك على سطرين. الرسالة ليست رسالة نصية قصيرة. ابدأها بمقدمة مجردة، على سبيل المثال، عما كنت تفعله قبل أن تجلس للكتابة. ليست هناك حاجة لكتابة روتينك اليومي. قم بتضمين المزيد من الأوصاف والمنطق في رسالتك. اطرح أسئلة على محاورك واطلب نصيحته أو. اكتب الرسالة من كل قلبك. يمكن للعبارات الجافة والمكثفة في رسالة البريد الإلكتروني أن تنفر من محاورك، لأنه سيعتقد أنك متردد.

اكتب بشكل صحيح سيكون من الأدق القول - حاول الكتابة بشكل صحيح. تذكر أن الحروف تدرب خطابنا الشفهي، لأن بناء الجمل المكتوبة أصعب من الجمل الشفهية. لا تكتب في جمل من جزء واحد. بناء الجمل بالتفصيل وبشكل واضح. لا تكتب في رسالتك هراء قد يكون غير مثير للاهتمام للقارئ. قبل كتابة خطاب، فكر في مخطط تقريبي لما ستكتب عنه - وبهذه الطريقة ستتجنب أنواعًا مختلفة من "الإضافات" في النهاية. من الأفضل كتابة رسائل مهمة باستخدام مسودة.

لا تكتب رسالة إذا كنت لا ترغب في ذلك، فالرسائل تكتب بمزاج جيد، فالورقة، أو بالأحرى ما هو مكتوب عليها، ينقل مشاعرك ومشاعرك إلى المرسل إليه ويمكن أن يسبب مذاقًا غير سار بعد القراءة. الرسالة، وعدم الرغبة في الرد عليها.

راقب خط يدك إذا كنت مع ذلك قد تخليت عن النص المطبوع وقررت كتابة خطاب بخط اليد، فحاول التأكد من أن خط يدك واضح ومقروء تمامًا.

لا تنشغل بأمور غريبة عند كتابة الرسالة، فإذا جلست لكتابة رسالة فمن الأفضل تخصيص وقت كافٍ لذلك، ساعة على سبيل المثال. لا تشتت انتباهك عن الكتابة في هذا الوقت، وإلا فقد تصبح غير متماسكة.

الاشتراك يجب أن يكون توقيعك في نهاية الرسالة. إذا كتبت الرسالة على جهاز الكمبيوتر، قم بالتوقيع عليها يدويًا.

الرد على الرسائل التي تصلك لا تترك الرسائل الموجهة إليك دون إجابة، خاصة إذا كانت رسائل من أقاربك أو أصدقائك. من خلال عدم الرد على الرسائل، فإنك تظهر عدم الاحترام وعدم الاهتمام للأشخاص المقربين منك والمهتمين بحياتك.

فيديو حول الموضوع

كل يوم، يرسل رجال الأعمال الطموحون مئات الرسائل، العادية والإلكترونية. في أغلب الأحيان يتم إرسالهم بشكل جماعي، دون أن يكون لديهم أدنى فكرة عن المستلمين. ونتيجة لذلك، تظل هذه الرسائل دون إجابة. والسبب في ذلك هو التكوين غير الصحيح لرسالة العمل.

تعليمات

قبل الكتابة، قم بدراسة المعلومات التفصيلية حول الشركة التي ستكتب إليها. اكتشف كل ما تستطيع عن شريكك المحتمل. فقط بعد ذلك يمكنك البدء في التجميع. مخاطبة الشخص باسمه الأول والأخير. سيؤكد هذا احترامك له ويثير فيه مشاعر إيجابية. بهذه الطريقة ستحقق مصلحته.

يجب أن تحتوي الرسالة على عنوان يكشف محتوى النص. يعد ذلك ضروريًا لفرز الرسائل حسب المستلم، حيث تتلقى أي منظمة عددًا كبيرًا من الرسائل يوميًا. لذلك، إذا كان اقتراحك بدون عنوان، فقد لا ينتبهوا إليه ببساطة. يرجى أيضا كتابة ملخص قصير. سيؤدي ذلك إلى تسهيل العثور على رسالتك إذا أصبح شخص ما مهتمًا بعرضك بعد فترة.

لا تستخدم عبارات توجيهية، على سبيل المثال، "اتصل بنا عبر الهاتف إذا كنت مهتمًا بعرضنا". قد يؤدي هذا إلى اعتقاد المستلم أن العرض قد لا يكون محل اهتمامه. قد يبدو أيضًا للمستلم أنك تخبره بما يجب عليه فعله. في هذه الحالة من الأفضل أن تكتب أنه يمكنه الاتصال بك عبر الهاتف لمناقشة التفاصيل. سيكون المعنى هو نفسه، لكن العبارة ستبدو أقل قاطعة.

عندما تصف إنجازات شركتك، استخدم الأفعال التي تشير إلى نتائج حقيقية. ومنها الأفعال التامة: زاد، صنع، أكمل، صنع، طور، الخ. إن استخدام مثل هذه الأفعال سوف يمنحك قدرًا أكبر من الاحترام والصلابة.

إذا كان عرضك يتضمن تسويات متبادلة بمبلغ كبير، فمن الأفضل إرساله بالبريد السريع. يجب أن تكون الرسالة في مظروف كبير ومختوم.

فيديو حول الموضوع

مصادر:

• كيفية كتابة رسالة إشعار الإجازة المثالية

تتمتع المراسلات التجارية بميزات تميزها عن الرسائل الشخصية. إن الأسلوب الرسمي للتواصل، والتعامل بالاسم والاسم العائلي، ومراقبة قواعد الإملاء وعلامات الترقيم هي أساس الكتابة التجارية الصحيحة.

تعليمات

من الأفضل أن تبدأ الرسالة بكلمات "عزيزي...". إذا كنت بحاجة إلى مخاطبة شخص أعلى منصبًا، فتأكد من القيام بذلك بالاسم والعائلة. عند التواصل في الحياة بسهولة، في المراسلات التجارية، تحتاج إلى الحفاظ على النغمة. إذا وصلت الرسائل فجأة إلى الجنرال، فسوف يتفاجأ بشكل غير سار برؤية تحية مثل "عظيم، يا أخي".

يجب أن تكون نبرة الرسالة جدية ومنضبطة. لا تدخل في سير العمل التفصيلي، اكتب في صلب الموضوع. لا تضيع وقت محاورك الثمين بسرد تفاصيل لا يحتاج إليها.

استخدم الخطوط القياسية والأسود عند الكتابة. ليس من السهل قراءة النص الذي يلمع بكل ألوان قوس قزح. إذا كنت تريد تسليط الضوء على عبارة معينة، فاكتب قبلها "أود أن ألفت انتباهك إلى حقيقة أن...".

لا تستخدم الرموز التعبيرية. إنها مناسبة فقط في المراسلات الودية. بالنسبة لها، من الأفضل ترك لهجة فكاهية وتعبيرات عامية ("صابون" - بريد إلكتروني، "مبرمج" - مبرمج، وما إلى ذلك)

ابدأ رسالتك بذكر جوهر المشكلة. عندها فقط اطرح جميع أسئلتك.

حاول الاحتفاظ بها في حدود 1/3 من ورقة بحجم A4 بالخط الثاني عشر. الحروف الطويلة يصعب فهمها. غالبًا لا تتم قراءتها حتى النهاية، أو يتم تخطي فقرات بأكملها. إذا كنت بحاجة إلى الكتابة عن الكثير، قم بتقسيم المعلومات إلى عدة رسائل.

أفضل نهاية لرسالة العمل هي "مع الاحترام، الاسم الأول والأخير". إذا كان التواصل عبر البريد الإلكتروني، فتأكد من إنشاء توقيع يرافق جميع رسائل البريد الإلكتروني. يجب أن يكون هناك:
- الاسم الأخير، الاسم الأول، إذا لزم الأمر - اسم العائلة؛
- مسمى وظيفي؛
- اسم الشركة؛
- عنوان؛
- الهاتف؛
- معلومات إضافية - الشعار، الرغبة، وما إلى ذلك، إذا تم توفير ذلك بأسلوب الشركة.

التحقق من علامات الترقيم والتهجئة. إذا لم تكن متأكدًا من الفواصل، فقم ببناء الجملة بشكل مختلف أو قسمها إلى قسمين. من الأفضل استبدال الكلمة المشبوهة بمرادف.

فيديو حول الموضوع

نصيحة 6: كيفية ملء التوكيل للحق في قيادة السيارة

التوكيل الرسمي لحق قيادة السيارة هو مستند يسمح لأطراف ثالثة باستخدام السيارة بإذن مالكها. هناك عدة أنواع من التوكيلات: نموذج مكتوب بسيط وتوكيل عام.

سوف تحتاج

• - جواز سفر المالك؛
• - جواز سفر الشخص المخول؛
• - شهادة تسجيل السيارة؛
• - جواز سفر المركبة.

تعليمات

يتم تعبئة توكيل مكتوب بسيط من قبل مالك السيارة وتأمينه بتوقيعه. لملء التوكيل، ستحتاج إلى جوازات سفر الشخص الذي عهدت إليه السيارة، بالإضافة إلى شهادة تسجيل المركبة وجواز سفر المركبة. يمكن إصدار التوكيل على قطعة من الورق أو على نموذج تم شراؤه خصيصًا.

قد يشمل ما يلي: الحق في قيادة السيارة، واجتياز الفحص الفني، وتغيير البيانات الفنية لجواز السفر، وإجراء أي إصلاحات، وإعادة الطلاء، والسفر إلى الخارج، وإلغاء التسجيل، والتسجيل، وما إلى ذلك. ويجب تحديد جميع هذه الإجراءات في التوكيل، إذا لزم الأمر. كما لا يجوز إصدار توكيل عن جميع هذه التصرفات، بل عن جزء منها فقط.

نص التوكيل: "أنا (الاسم الكامل للمالك)، أعيش في العنوان (عنوان صاحب السيارة، سلسلة ورقم جواز السفر، أين ومن قام ومتى تم إصدار جواز السفر)." "

ثم اكتب: "أنا أثق (الاسم الكامل للشخص الذي عهدت إليه السيارة وسلسلة ورقم جواز سفر الشخص وأين وبواسطة ومتى تم إصدار جواز السفر للشخص الذي عهدت إليه السيارة) للقيادة و استخدام السيارة التابعة لي في غيابي، لمراقبة الحالة الفنية للمركبة، ليكون ممثلاً لي في شرطة المرور والقيام بالإجراءات المتعلقة بتنفيذ هذا الأمر، دون الحق في بيع السيارة المحددة.

بعد ذلك، اكتب بيانات السيارة: السيارة (الشركة المصنعة، على سبيل المثال VAZ)، الطراز (نوع السيارة، على سبيل المثال 2106)، سنة الصنع، رقم محرك السيارة، رقم جسم السيارة، رقم هيكل السيارة، لون السيارة، لوحة تسجيل الحالة السيارة والسلسلة ورقم جواز السفر السيارة. في النهاية، قم بالإشارة إلى قسم شرطة المرور الذي أصدر جواز سفر السيارة.

ثم حدد مدة صلاحية التوكيل (سنة واحدة كحد أقصى). أنهِ التوكيل بالعبارة: "لا يمكن نقل صلاحيات هذا التوكيل إلى أطراف ثالثة". قم بالتوقيع على النموذج وتاريخه.

يرجى الملاحظة

يجب أن يكون الممثل المفوض مشمولاً في تأمين السيارة، أو أن يكون التأمين غير محدود.

انسخ بعناية أرقام مكونات السيارة من شهادة التسجيل.

نصيحة مفيدة

تُباع نماذج التوكيل الرسمي المكتوبة بشكل بسيط في أكشاك بيع الصحف.

لقد أصبح المجتمع الحديث عمليًا ومحوسبة لدرجة أن كتابة الرسائل العادية أصبحت غريبة. ليس لدى بعض تلاميذ المدارس الحديثة أي فكرة عن وجود خدمات مثل إرسال خطاب ورقي عادي. وعبثا. وهي رسالة مكتوبة بخط اليد تحمل قيمة تاريخية حقيقية، وتنقل دفء يدي المرسل، وتعكس الحالة المزاجية في الكتابة اليدوية.

سوف تحتاج

• - ورقة فارغة،
• - ظرف،
• - قلم.

تعليمات

من أجل المعتاد، أولا وقبل كل شيء، تقرر من وأين سيتم إرساله. ابحث عن الرقم الدقيق: الرمز البريدي (الرمز المكون من ستة أرقام)، البلد، المنطقة المحلية، الشارع، المنزل، الشقة. تعرف على الاسم الأخير والاسم الأول والعائلي للمستلم. اجلس بشكل مريح وخذ قطعة من الورق وقلمًا. وتكون مصدر إلهام. بعد كل شيء، كتابة رسالة جيدة هي بمثابة عمل أدبي كامل.

حدد أسلوب الرسالة: العمل، الحب، الودية. يعتمد استخدام العبارات واستخدام الأجهزة الأسلوبية على ذلك. ابدأ بالتحية مع مراعاة قواعد الآداب واللياقة. لا تكتب "مرحبًا!"، "تحية!" ومثل ذلك من التحية للكبار وكبار السن والغرباء. قم بتحية المستلم بناءً على علاقتك به.

ثم يمكنك أن تسأل كيف حال المتلقي، ولكن لا "تحفر" عميقًا في روحك، ولا تسأل كثيرًا، حتى لا تسيء إليه. تعميم الاستطلاع على مقابلة مراسلة لائقة. مازلت لن تحصل على إجابة دقيقة وسريعة.

بعد ذلك، حدد الغرض من رسالتك، ووصف نفسك وحياتك وشؤونك (إذا لزم الأمر). تذكر أنه ليست كل المعلومات مفيدة. فكر فيما إذا كان المتلقي بحاجة إلى معرفة نمط حياتك. تحدث عن الأخبار التي ستكون مثيرة للاهتمام لقارئ الرسالة. الإبلاغ عن التغييرات التي تؤثر على المواضيع الشائعة.

بعد كتابة الرسالة، لا تنس أن تقول وداعًا، وأتمنى لك حظًا سعيدًا، وما إلى ذلك. لا تنس قواعد الآداب. املأ العنوان المطلوب وعنوان المرسل الخاص بك (سيكون مفيدًا إذا تم إرجاع الرسالة). قم بطي الرسالة بحيث تتناسب مع الظرف. ختمه. خذها إلى أقرب مكتب بريد روسي. سيتم تحديد تكلفة الشحن هناك. وانتظر الجواب.

نصيحة مفيدة

يمكن العثور على فهرس المرسل إليه في مكتب البريد أو في دليل فهرس خاص.

من خلال الرسائل، يعترف الناس بحبهم، ويحلون القضايا التجارية، ويعطون التعليمات ويطلبون المساعدة. لا ينبغي كتابة الرسائل المهمة بلا مبالاة، لأن المرسل إليه قد لا يفهم جوهر النص الفوضوي.

تعليمات

أضف فقرتين أو ثلاث فقرات للشرح. عادةً لا يرسل الأشخاص رسائل بريد إلكتروني جادة مكونة من جملة واحدة. من الضروري تبرير المتطلبات أو الطلبات التي تم تصميمها من أجلها. تقديم مقارنات وآراء لأشخاص آخرين وما إلى ذلك، حتى لا يضطر المتلقي إلى التكهن بالموقف. قد يكون الجزء التوضيحي من الرسالة طويلا، ثم كرر الفكرة الرئيسية عدة مرات، معربا عنها بكلمات مختلفة.

قم بإنشاء مقدمة لإعداد القارئ لتلقي الرسالة. تخيل الحالة الذهنية التي يجب أن يكون عليها الشخص حتى يأخذ كلماتك على محمل الجد. شجعيه أو مواسيه أو عبري عن الامتنان لصداقته.

أضف خاتمة ملهمة. إذا كنت تتوقع ردا من شخص ما، فاكتب على وجه التحديد حول هذا الموضوع. يرجى الإشارة إلى التاريخ والوقت إذا كنت ترغب في الحصول على شيء ما. بخلاف ذلك، سيضع المستلم الرسالة جانبًا للاهتمام بأمور مهمة أخرى - ففي نهاية المطاف، لا يوجد حد زمني، مما يعني أنه يمكنه الرد لاحقًا. لإلهام القارئ للتحرك، امدحه واشكره على الإجابة كما لو أنه قد حصل عليها بالفعل.

قم بتسجيل النص على مسجل الصوت واستمع إليه بمفردك بعد بضعة أيام. إذا لم تكن الرسالة سرية، فاقرأها بصوت عالٍ أمام صديق للحصول على رأي شخص خارجي. إذا فهم المستمع الجوهر، فيمكن إرسال الرسالة. في بعض الأحيان لا يكون من الممكن تأجيل تحليل ما تم كتابته لعدة أيام - يلزم إرسال عاجل. ثم اقرأ على الفور بصوت عالٍ وحاول تصحيح العبارات المتنافرة.

فيديو حول الموضوع

يرجى الملاحظة

إذا لم تتمكن من التباهي بمحو الأمية، فاطلب من صديق تصحيح الأخطاء في النص. سيُظهر هذا احترامك لمتلقي الرسالة. أحيانًا لا يأخذ الشخص المتعلم على محمل الجد نصًا مكتوبًا به أخطاء.

ويشترط وجود وكالة مصدقة من كاتب العدل في حالات التفويض الفرعي وعند إجراء المعاملات التي يكون توثيقها إلزامياً بموجب القانون. في جميع الحالات الأخرى، نموذج مكتوب بسيط سيكون كافيا. يمكنك عمل توكيل لقيادة السيارة إما على نموذج خاص أو على ورقة عادية، والشيء الرئيسي هو أن جميع التفاصيل الضرورية موضحة بشكل صحيح فيه.

سوف تحتاج

• - بيانات الوثيقة؛
• - نموذج التوكيل؛
• - قلم حبر؛
• - الكمبيوتر والطابعة (ربما).

تعليمات

تحقق مع الشخص الذي تنوي إصدار توكيل رسمي له لقيادة سيارتك، واسمه الكامل، وعنوان التسجيل (التسجيل) وتفاصيل جواز السفر - يجب الإشارة إلى هذه المعلومات في النموذج (يتم كتابة الاسم الكامل في حالةجر) قضية).

قم بإعداد جواز السفر والمستندات الخاصة بك - يجب أيضًا الإشارة إلى البيانات الواردة فيها في نص التوكيل. وهي: - اسمك الكامل وعنوان التسجيل (التسجيل)؛ - السلسلة والرقم وتاريخ ومكان إصدار جواز السفر؛ - طراز السيارة ولونها وسنة الصنع - لوحة تسجيل الدولة (ما إلى ذلك)؛ تسمى "أرقام" السيارة) - رقم التعريف (رقم VIN) - أرقام المحرك والهيكل والجسم - سلسلة ورقم شهادة التسجيل (جواز السفر الفني) الذي يشير إلى تاريخ الإصدار؛ اسم قسم شرطة المرور (GAI) الذي صدرت إليه.

إعداد رسالة تجارية

مهما كان الغرض من الرسائل التجارية، فهي تكتب لتحقيق الهدف المنشود في العمل. ليس كل موظف في المنظمة لديه الكفاءة المناسبة في مجال المراسلات التجارية؛ مع وجود نهج غير كفؤ، هناك خطر تدمير سمعة الشركة بالكامل بحرف واحد. ولكن إذا كنت تستخدم خدمة كتابة الرسائل من وكالتنا، فمن المؤكد أن المتلقي سيكون مهتمًا بالعمل معك.

الغرض من الرسائل التجارية

لا تفقد الرسائل التجارية أهميتها في حل مشكلات العمل ومهام التسويق. تعتبر المعلومات المقدمة كتابيًا ملائمة لأنه يمكنك دائمًا الرجوع إليها أو الاستئناف عند حل المشكلات المثيرة للجدل. يتيح لك النص المكتوب صياغة الأفكار بشكل أكثر إيجازًا ووضوحًا من التواصل الشفهي. بالإضافة إلى ذلك، لا يمكن الاتصال ببعض المستلمين إلا عن طريق إرسال خطاب عمل. وكلما ارتفعت مكانة هذا المرسل إليه، كلما كان النص أكثر احترافا. أنواع الرسائل التجاريةمتنوعة مثل مجال العلاقات التجارية. يمكن أن تكون المراسلات التجارية تجارية (الرغبة في إبرام صفقة، أو مطالبة أحد أطراف الصفقة) وغير تجارية (خطاب شكر، معلومات، خطاب ضمان، خطابات طلب، دعوات، تذكير، إلخ.) ومن خلال وظيفتها، فإنها تميز بين رسائل المبادرة وخطابات الرد، وكذلك الرسائل التي لا تتطلب الرد.

كيفية كتابة الرسائل التجارية بشكل صحيح.

ميزات هيكل ونص خطاب العمل

تحتوي الرسائل التجارية على تركيبة واضحة:

تشير المقدمة إلى غرض الرسالة وسببها، وتوفر رابطًا للوثيقة التي كانت بمثابة نقطة البداية لهذه الرسالة؛

يصف الجزء الرئيسي الوضع، ويقدم تحليلاً للوضع والحجج. تعتمد طبيعة الدليل على اتجاه الرسالة: على سبيل المثال، الإقناع بالحضور إلى مؤتمر، أو الاستثمار في مشروع، أو شراء منتج؛

وفي الختام يتم استخلاص الاستنتاج بناءً على ما سبق: العرض، الطلب، الرفض، الرغبة، إلخ.

قبل نص الرسالة، يتم دائمًا وضع عنوان مهذب للمرسل إليه (على سبيل المثال، "عزيزي سيرجي ميخائيلوفيتش!") وأيضًا في بداية النص أو في نهايته توجد صيغة مجاملة تم وضعها وفقًا للشرائع من المراسلات التجارية. عادة ما تبدأ صيغ المجاملة على النحو التالي: "أعرب عن امتناني للمساعدة المقدمة... / امتناني للدعوة... / أتمنى التعاون المثمر...". عند كتابة هذا النوع من الرسائل، يتم ملاحظة أسلوب العمل. مميزاته: الإيجاز، الوضوح، عدم الغموض، استخدام المصطلحات، اللهجة المحايدة، التوحيد.

صعوبات في كتابة الرسائل التجارية

كن على دراية جيدة بالمرسل إليه والمعلومات التي لديه بالفعل بشأن سؤالك؛

معرفة قواعد اللغة الروسية وخصائص أسلوب العمل: صيغ اللغة، وقواعد تكوين الجمل، وما إلى ذلك؛

الاستخدام الصحيح والملائم للمصطلحات؛

الصواب في مخاطبة المرسل إليه.

كيفية كتابة الرسائل التجارية بشكل صحيح.

يمكن أن تساعدك القواميس ونماذج كتابة الرسائل التجارية على التعامل مع هذه المهمة بنفسك. ولكن إذا لم يكن هناك ما يكفي من الموظفين المختصين أو الوقت للتحضير لكتابة الرسائل التجارية، فيمكن لوكالة مهنية تقديم هذه الخدمة. سيساعدك المتخصصون في وكالة الاتصالات Comagency على تطوير ترويسة الشركة، وجمع المستندات اللازمة لحجة مقنعة، وكتابة خطاب عمل مختص وقابل للعرض، وبالتالي تحسين صورة مؤسستك.

ربما كان على الجميع مرة واحدة على الأقل التعامل مع الحاجة إلى كتابة خطاب عمل. عند تجميعها، توصلت قسريًا إلى استنتاج مفاده أن الأمر ليس بالأمر السهل على الإطلاق. هناك العديد من القواعد واللوائح الخاصة بكتابة الرسائل التجارية التي تحتاج إلى معرفتها. توضح المقالة بالتفصيل عملية إعداد المستند، وتقدم عينات من رسائل العمل، وتناقش أنواعها وتصميمها.

استمارة

ستضيف النماذج الجاهزة صلابة وتشير إلى موثوقية الشركة. أنها تحتوي على المعلومات الضرورية عن المنظمة، مثل:

• اسم.
• عنوان.
• أرقام الاتصال.
• موقع إلكتروني.
• بريد إلكتروني.
• الشعار.
• تفاصيل الاتصال الأخرى.

لا توجد قواعد صارمة فيما يتعلق بالنماذج. لذلك، تقرر كل منظمة بشكل مستقل المعلومات التي يجب تضمينها فيها.

كيف تكتب الرسائل التجارية بشكل صحيح؟ تحضير

تتم كتابة رسائل العمل وتنسيقها بطريقة معينة، وفقًا لقواعدها ومتطلباتها المتأصلة. اعتمادًا على الهدف، يفكر المؤلف في المحتوى بالتفصيل من أجل الحصول على النتيجة التي يحسبها. يجب عليه أن يفهم بوضوح ما هي المعلومات التي يعرفها المرسل إليه بالفعل حول موضوع الرسالة، وما الذي سيبني عليه، وما هو الجديد فيه. تعتمد الحجج على الهدف الذي يسعى إليه المؤلف. يمكن تقسيم عملية إعداد خطاب العمل إلى المراحل التالية:

• دراسة هذه القضية.
• كتابة مسودة الرسالة.
• موافقتها.
• التوقيع.
• تسجيل.
• الإرسال إلى المستلم.

هيكل الرسائل التجارية

عند إنشاء خطاب، من الضروري تشبعه بالمعلومات، أي وضع جميع المعلومات اللازمة هناك. يمكن أن تكون بسيطة أو معقدة. في رسالة بسيطة، ينقل المحتوى بوضوح وإيجاز معلومات لا تتطلب عمومًا ردًا من المستلم. قد يتكون المجمع من عدة أقسام ونقاط وفقرات. تعرض كل فقرة جانبًا واحدًا من المعلومات. تتكون هذه الأنواع من نماذج رسائل الأعمال عادةً من قسم تمهيدي ونص وقسم ختامي.

فيما يلي مثال لكتابة خطاب عمل - الجزء التمهيدي منه.

يصف الجزء الرئيسي المواقف والأحداث، ويقدم تحليلها والأدلة. في هذا الجزء يقنعون أنهم بحاجة إلى التصرف بطريقة أو بأخرى، لإثبات كيف كانت الأمور والإبلاغ عن الحاجة إلى المشاركة في أي حدث، وتقديم حجج مختلفة.

يحتوي الاستنتاج على الاستنتاجات التي يتم تقديمها في شكل اقتراحات وطلبات وتذكيرات ورفض وما إلى ذلك.

فيما يلي مثال لكتابة خطاب عمل - الجزء الأخير منه. وهذا يلخص المتطلبات المذكورة في الشرط الرئيسي.

يجب أن تكون جميع المعلومات المقدمة متسقة ومفهومة على النحو الأمثل.

يبدأ كل حرف بعنوان مركزي. هذا الجزء الصغير مهم للغاية. عند اختياره يجب على المؤلف مراعاة ما يلي:

• موقف المرسل إليه.
• طبيعة العلاقة.
• شكليات.
• آداب.

يجب أن يكون هناك شكل مهذب في نهاية الرسالة. على سبيل المثال: "...أعرب عن أملي في المزيد من التعاون (الامتنان للدعوة)..." هذه العبارات متبوعة بتوقيع المؤلف.

أسلوب

يجب أن تكون جميع الرسائل مكتوبة بأسلوب العمل الرسمي، مما يعني استخدام اللغة في العلاقات التجارية الرسمية. تتشكل ميزات هذه اللغة في ظل الظروف التالية:

• المشاركون الرئيسيون في العلاقات التجارية هم الكيانات القانونية التي تتم كتابة رسائل مديريها ومسؤوليها نيابة عنهم.
• يتم تنظيم العلاقات في المنظمات بشكل صارم.
• موضوع الاتصال هو أنشطة الشركة.
• تحتوي وثائق الإدارة بشكل عام على مرسل إليه محدد.
• في كثير من الأحيان، في سياق أنشطة المنظمة، تحدث نفس المواقف.

وفي هذا الصدد، ينبغي أن تكون المعلومات الواردة في خطاب العمل:

• رسمي وغير شخصي مع التأكيد على المسافة بين المشاركين في التواصل.
• موجهة، مخصصة لمرسل إليه محدد.
• الحالية في وقت الكتابة.
• موثوقة ومحايدة.
• سببها حث المتلقي على القيام بأي إجراء.
• كاملة لاتخاذ القرار.

متطلبات

يجب أن يستوفي خطاب العمل المتطلبات التالية:

• يتم توحيد الكلام على جميع المستويات - المعجمية والصرفية والنحوية. يحتوي على العديد من التعبيرات والمصطلحات والصيغ.
• لهجة الكتابة محايدة ومنضبطة وصارمة، دون استخدام لغة عاطفية ومعبرة.
• دقة النص ووضوحه، دون أخطاء منطقية، والوضوح ودقة الصياغة.
• الإيجاز والإيجاز - دون استخدام تعبيرات تحمل معنى إضافيا.
• استخدام الصيغ اللغوية التي تكونت نتيجة لمواقف متكررة.
• استخدام المصطلحات، أي الكلمات أو العبارات التي لها مفاهيم خاصة.
• استخدام الاختصارات التي يمكن أن تكون معجمية (أي كلمات مركبة تتكون عن طريق إزالة الحروف من أجزاء من الكلمات: LLC، GOST، وما إلى ذلك) ورسومية (أي تسميات الكلمات في شكل مختصر: grn، zh-d، إلخ.).
• استخدام الإنشاءات في الحالات المضاف إليها والأدوات.
• عبارات ذات أسماء فعلية ("تقديم الدعم" بدلاً من "الدعم").
• استخدام الجمل الشائعة البسيطة.

يتم عرض نماذج خطابات العمل المذكورة أعلاه أدناه في النسخة الكاملة (مع النص). تلبي المعلومات جميع متطلبات أسلوب العمل الرسمي.

أنواع الرسائل التجارية

من الأفضل كتابة خطاب عمل حول قضية محددة. إذا كان من الضروري حل العديد من الأسئلة في وقت واحد، فمن المستحسن وضع عدة خيارات مختلفة.

يمكن أن تحتوي رسائل العمل على المحتوى التالي:

• مرافقة. عادة ما تكون هناك حاجة لمثل هذه الرسائل لإبلاغك بمكان إرسال المستندات.
  (كيف تكتب خطاب عمل؟ نموذج خطاب تعريفي سيساعد أولئك الذين يحتاجون إلى كتابة هذا النوع من المستندات.)

• مضمون. وهي مكتوبة لتأكيد أي وعود أو شروط. على سبيل المثال، يمكن ضمان الدفع مقابل العمل والإيجار ومواعيد التسليم وما إلى ذلك.
• شكرًا. لقد بدأ استخدامها بشكل خاص في الآونة الأخيرة. تظهر مثل هذه الرسائل نبرة الشراكة الجيدة. يمكن إصدارها على ترويسة عادية أو على ورق ملون بطباعة جميلة.
  (كيف تكتب خطاب عمل؟ يتم رسم عينة من مجموعة الشكر بشكل حر، اعتمادًا على المهام التي تحلها. وفي هذه الحالة، تعبر الرسالة عن جوهرها في أقصر شكل. مثل هذه العينة مصنوعة على ورق ملون مزخرف، يمكن تعليقه على الحائط في غرفة الشركة في مكان شرف.)

• إعلامية.
• مفيدة.
• تهانينا.
• دعاية.

وهناك أيضًا حروف:

• مقترحات للتعاون. من الشائع جدًا في الآونة الأخيرة، أن يتم إرسالها إلى المؤسسات، وغالبًا ما تكون ذات طبيعة إعلانية، على سبيل المثال، مثل هذه العينة. من الصعب جدًا كتابة رسائل تجارية؛ عليك أن تأخذ في الاعتبار العديد من الفروق الدقيقة لجذب الانتباه، بل والأكثر من ذلك، أن تصبح مهتمًا. ولكن إذا قمت بتأليفها وفقا للعينة أدناه، فستكون لديها كل فرص النجاح.

• الدعوات. يتم إرسالهم ودعوتهم للمشاركة في الأحداث المختلفة. وعادة ما تكون موجهة إلى مدير أو مسؤول، ولكن من الممكن أيضًا أن تكون موجهة إلى فريق بأكمله.
• الطلبات.
• إشعارات.
• طلبات وغيرها الكثير.

كيفية كتابة رد على الرسالة. مثال

ويجب أن يبدأ الجواب بتكرار الطلب المذكور في الحرف الأول. ثم يتم إبداء نتائج نظرها وبيان الموافقة أو سبب الرفض. قد يحتوي خطاب استجابة الأعمال على حل بديل للمعلومات المتوقعة. عادة ما تلبي المبادئ التالية:

• توفر رابط للحرف الأول ومحتوياته.
• لغة متطابقة تعني.
• نطاق مماثل وجوانب المحتوى.
• الامتثال لتسلسل معين.

تسجيل

بالإضافة إلى استخدام ترويسة الشركات لرسائل الأعمال، من الضروري مراعاة التفاصيل الدقيقة الأخرى عند تصميمها. هذه هي التفاصيل وقواعد الاختصارات وكتابة العناوين والعناوين وطول النص وعرض الحقول والمزيد.

تساعدك عينات خطاب العمل في تكوينها، مع مراعاة جميع التفاصيل الدقيقة والفروق الدقيقة. يتم استخدامها من قبل كل من العاملين في المكاتب المبتدئين والعاملين ذوي الخبرة. وبفضل العينات، يتعلمون كيفية كتابة الرسائل بشكل صحيح وتوفير الكثير من الوقت.

في بعض الأحيان نحتاج إلى كتابة رسالة، لكننا نسينا كيفية القيام بذلك. علاوة على ذلك، فإن السؤال لا يتعلق فقط بكتابة الرسائل على الورق، ولكن أيضًا بالبريد الإلكتروني المعتاد. كيف تكتب رسالة مختصة حتى لا تسبب الرفض والاستنكار لدى المتلقي؟ اختر أولاً كيفية إرسال الرسالة - عبر البريد العادي أو البريد الإلكتروني.

رسائل على الورق

خذ ورقة جديدة. لا تستخدم الأوراق الممزقة من الألبوم ذات الحواف غير المستوية. من الناحية المثالية، يمكنك أن تأخذ ورقة خاصة للحروف. الآن اتبع التعليمات بعناية.

1. جاذبية. يجب أن تبدأ أي رسالة بالاستئناف. إذا كان هذا هو الشخص الذي تحبه، فقل "مرحبًا عزيزي". إذا كانت الرسالة رسمية، فعندئذٍ "عزيزي إيفان إيفانوفيتش" أو "عزيزتي الإدارة".
2. جوهر الرسالة. التراجع بضعة سنتيمترات. الآن وصف الجوهر. إذا كنت تتواصل مع أحد أفراد أسرتك، فاكتب كما لو كنت تتحدث معه. إذا كانت هذه الرسالة أكثر رسمية فاتبع الأسلوب ولا تقاطعه بكلمات غير أدبية. هام: اكتب بعناية، وحاول ألا تقوم بتصحيحات أو تلطيخ ما كتبته بيدك.
3. خاتمة. في النهاية، يُنصح بكتابة سطرين يلخصان رسالتك. إذا قدمت طلبًا، ففي الختام يمكنك كتابة "آمل أن يتم حل مشكلتي قريبًا" أو "يرجى النظر في طلبي". إذا كنت تصف إجازتك ببساطة، وكانت الرسالة موجهة إلى صديق، إذن: "كنت سعيدًا بالتحدث معك. نراكم قريبا."
4. إمضاء. عادة ما يكون في نهاية الرسالة توقيع، على سبيل المثال، "إيفانوف. I.I." أو "أخوك أليكسي." إذا كانت الرسالة رسمية، فتأكد من تضمين التاريخ والتوقيع. إذا لم يكن كذلك، حسب الرغبة. على الرغم من أن التاريخ لا يضر أبدًا، إلا أنه من الممكن إعادة قراءة هذه الرسائل لاحقًا وتسجيلها في تاريخ العائلة.

رسائل البريد الإلكتروني

كيف تكتب رسالة بشكل صحيح إذا كنت بحاجة إلى استجابة سريعة؟ في هذه الحالة، يكون الأمر أكثر ملاءمة لاستخدام الشبكة، وكتابة بريد إلكتروني. كل شيء سيكون أكثر إحكاما هنا. في عصرنا، ليس من المعتاد كتابة رسائل معقدة للغاية، خاصة باستخدام البريد الإلكتروني.

• التطبيق والتوقيع مطلوبان هنا أيضًا.
• يمكن ذكر جوهر الرسالة بإيجاز؛ وإذا كانت هناك أسئلة، فيمكن توضيحها في رسالة متابعة. إذا كنت تقوم بإرفاق ملف، تأكد من ذكر ذلك. قد لا يلاحظ الشخص ببساطة الاستثمار.
• حاول أن تكتب بشكل صحيح، فالأخطاء دائما تسبب الرفض. إذا لم تكن واثقًا من معرفتك باللغة، فاكتب خطابًا في برنامج Word، وسيضع خطًا تحت الكلمات التي تحتوي على أخطاء. يمكن بعد ذلك نسخ الرسالة حتى لا يتم إرسالها في ملف. على الرغم من أنه إذا كانت الرسالة رسمية، فسيكون الأمر أكثر صحة وجمالا إذا قمت بإرفاق ملف بالرسالة إلى شحنتك.
• إذا كنت تشك في كيفية كتابة الرسالة بشكل صحيح، فلا داعي لتزيينها كثيرًا. في بعض الأحيان يكون هذا غير مناسب. ومع ذلك، في الكتابة غير الرسمية، يُقبل استخدام الخط الغامق والتسطير.
• من الملاحظ أن المعلومات المهمة في رسائل البريد الإلكتروني يجب أن تأتي أولاً. لسبب ما، ما هو مكتوب في نهاية الرسالة لا يتذكره أو يقرأه دون اهتمام. لذلك، قم بكتابة المعلومات الأكثر أهمية مباشرة بعد طلبك.

إذا كنت تكتب رسائل في كثير من الأحيان، فأنت تعرف كل هذه الحيل. وإذا لم يكن الأمر كذلك، فأنت تعرف الآن ما لا يمكنك فعله في الرسالة، وما هو مقبول تمامًا.

في الآونة الأخيرة، أخذ البريد الإلكتروني مكانًا متزايد الأهمية في المراسلات التجارية. مزاياها واضحة: الكفاءة وسهولة الوصول وسهولة الاستخدام. يجب أن نتذكر أن المراسلات الإلكترونية لها فروق دقيقة خاصة بها.

استلام الرسائل

1. تحقق من بريدك الإلكتروني مرتين على الأقل يوميًا - في الصباح وبعد الظهر. خلاف ذلك، يمكنك تعطيل عمل الآخرين وتأخير حل القضايا؛
2. إذا تلقيت رسالة، فهذا يعني أن شخصا ما أرسلها وقام بذلك لسبب ما. ولذلك، يجب قراءة الرسائل الواردة. وبطبيعة الحال، لا يعتبر البريد العشوائي هنا؛
3. إذا كنت مديرًا، فيجب أن يبدأ يوم عملك بإطلاق عميل بريد إلكتروني لا يتم تفريغه طوال اليوم ويقوم تلقائيًا بفحص البريد. قم بإعداد التسليم/الاستلام التلقائي للبريد كل 10 دقائق على الأقل (أو الأفضل 2-3)؛
4. إذا كنت مشغولًا للغاية وقد تلقيت خطابًا، فقم بتقييم من هو والموضوع وتصفحه سريعًا - سيساعدك ذلك على فهم ما إذا كانت الرسالة تتطلب استجابة عاجلة أو يمكن الانتظار قليلاً؛
5. الطريقة الأبسط والأكثر فعالية لتحريك الأشياء وعدم تراكم أكوام البريد هي الرد على الرسائل على الفور. لذلك، إذا لم تكن منخرطًا في محادثة أو أي نشاط آخر لا يتسامح مع المقاطعة، فقم بالرد على الرسالة على الفور.

الحقول "إلى" و"نسخة" و"نسخة مخفية الوجهة"

يجب أن تفهم وتتذكر وتستخدم الحقول "إلى" و"نسخة" و"نسخة مخفية الوجهة" بشكل صحيح. تعتمد أفعالك عند استلام الرسالة أو تصرفات المستلم على هذا.

1. "إلى من". إذا قمت بإرسال سؤال، فإنك تتوقع الرد من المرسل إليه المحدد في الحقل "إلى". إذا كنت المتلقي، يجب عليك الرد. أي أن الرسالة وما تحتويه من معلومات أو أسئلة موجهة مباشرة إلى المستلم المشار إليه في هذا الحقل.
2. "ينسخ". يتلقى المستلمون في هذا المجال خطابًا للحصول على معلومات أو يتم "دعوتهم كشهود". لا ينبغي لمستلم النسخ الرد بشكل عام على الرسالة. علاوة على ذلك، عندما تكون هناك حاجة لذلك، فمن الأدب أن نبدأ بعبارة "آسف للتدخل".
3. "نسخة كربونية عمياء" حقيقة أن الرسالة قد تم إرسالها إلى الشخص المحدد في حقل "نسخة مخفية الوجهة" لن تكون معروفة للمستلم الرئيسي أو أولئك الموجودين في النسخ. يُستخدم هذا الحقل أيضًا للبريد الجماعي بحيث لا يكون دفتر العناوين الخاص بك معروفًا لجميع المستلمين.

عند الرد، لا تنس زر "الرد على الكل" - سيؤدي ذلك إلى حفظ نسخ من مستلمي الرسالة الأولية ولن تمر إجابتك عليهم. يمكنك دائمًا إزالة المستلمين غير المرغوب فيهم أو إضافة آخرين.

إذا كانت الرسالة المستلمة تحتوي على أكثر من اثنين من المستلمين في الحقل "إلى"، فهذا يعني أنه يجب على كل من هؤلاء المراسلين أو أي منهم الرد. قرر من يجب أن يجيب. ومع ذلك، كن حذرًا عند إرسال رسائل تحتوي على أكثر من مستلمين في الحقل "إلى": إذا أرسلت خطابًا إلى الجميع، فإنك تخاطر بعدم تلقي رد من أي شخص.

حقل الموضوع

يجب أن لا تترك هذا الحقل فارغا. قد يتلقى الأشخاص الذين تتواصل معهم مئات رسائل البريد الإلكتروني يوميًا ويستخدمون هذا الحقل لتقييم أهمية محتوى البريد الإلكتروني بسرعة.

يجب أن يعكس سطر الموضوع موضوع الرسالة بإيجاز. عناوين مثل "سؤال"، "مرحبًا!" أو العناوين الفارغة تكشف أنك إما مبتدئ، أو تفتقر إلى المهارات الأساسية في المراسلات التجارية.

"أهمية الكتابة"

إذا كانت الرسالة تحتوي على معلومات حول تغييرات عاجلة، أو نص العقد، أو غيرها من المعلومات التي تحتاج إلى الانتباه إليها أولاً، فاستخدم الأهمية "عالية"، سيؤدي ذلك إلى تمييز الرسالة في البريد الوارد.

• لا تستخدم أهمية "عالية" عبثا!
• يجب وضع علامة "منخفضة" على الرسالة الشخصية الموجهة إلى مراسل أعمال أو الرسالة التي تحتوي على صورة أو رابط مضحك وغير تجاري.

كتابة الرد

1. ابدأ بالتحية، فهي مهذبة.
2. تحدث بنفس اللغة مع الشخص. وهذا لا يتعلق فقط باللغة الروسية/الإنجليزية، ولكن أيضًا بشكل النص. الرد غير الرسمي على خطاب رسمي هو عدم احترام للمستجيب وإظهار ثقافة الفرد المتدنية.
3. لا تستخدم الكتابة الصوتية، إلا عند إرسال رسائل البريد الإلكتروني من الأجهزة المحمولة. إذا كان برنامج البريد الإلكتروني الخاص بك لا يدعم اللغة الروسية أو يفسد الترميزات، فيرجى إرفاق نص الرد في المرفق.
4. يجب أن تكون رسالة العمل دقيقة ومحددة وموجزة.
   • دقة- قم بالإشارة إلى التفاصيل الدقيقة التي تشير إليها (على سبيل المثال، تاريخ الاجتماع، أو بند جدول أعمال الاجتماع، أو تاريخ وموضوع بريد إلكتروني آخر، أو اسم الملف).
   • خصوصية- يجب أن يكون واضحًا من الرسالة ما هو المطلوب بالضبط من المستلم.
   • الإيجاز. من يفكر بوضوح يتكلم بوضوح، ومتلقيك يرى ذلك. لذلك لا ينبغي أن تضع في ثلاث صفحات ما يمكن كتابته في ثلاث جمل. نص الأعمال المقتضب ليس الجفاف، ولكن توفير الوقت ودقة الفكر.
5. إذا كانت الرسالة تحتوي على عدة أسئلة أو موضوعات أو مهام، قم بتنظيمها وفصلها. من الصعب قراءة "تيار الصابون" المستمر وقد يفوتك في الواقع السؤال الرئيسي في الرسالة.
6. أجب عن الطلبات الواردة في الرسالة بأكبر قدر ممكن من الدقة. الإجابة على الطلب أو المهمة هي "دعونا نفعل ذلك!" غير مكتمل "سنفعل ذلك بحلول تاريخ كذا وكذا"، "بعد عدة أيام"، "بعد حدث كذا وكذا" هي إجابة أكثر تحديدًا ودقة.
7. يجب ألا يحتوي النص على أخطاء! الأخطاء المطبعية ليست فظيعة، ولكن إذا قمت بتهجئة الكلمات بشكل غير صحيح في كل حرف، يصبح ذلك ملحوظًا بسرعة كبيرة ويترك بصمة سلبية على صورتك كشريك تجاري.
8. لا ترسل رسالة دون قراءة ما كتبته! اقرأ إجابتك وتأكد من أنها موجزة ودقيقة وواضحة ومحددة وخالية من الأخطاء النحوية. تأكد من الإشارة إلى جميع المستلمين الضروريين ومن وضعهم بشكل صحيح في الحقلين "إلى" و"نسخة". التحقق من الأخطاء النحوية.
9. اقتبس نص الرسالة الأصلية.
10. عند الاقتباس بالكامل (إذا كان ردك على الرسالة بأكملها)، اكتب نص الرد في بداية الرسالة، وليس في نهايتها!
11. إذا كانت إجاباتك نقطة بنقطة، فافصل بين الاقتباس بأسطر فارغة في الأعلى والأسفل.

المرفقات

1. لا تقم بإرفاق الملفات بتنسيقات EXE وPIF وBAT وCOM وCMD وSCR بالحروف - حيث يقوم العديد من عملاء البريد الإلكتروني أو الخوادم بحظر مثل هذه المرفقات بإحكام، ولن يقرأها المستلم أبدًا. قم بتجميعها في أرشيف (zip، rar) كما لو كانت في غلاف وأدخلها في هذا النموذج.
2. ومن الطبيعي إرسال مرفقات يصل حجمها إلى 2-3 ميجابايت دون سابق إنذار. إذا كنت ترغب في إرسال مرفق أكبر، فتحقق مع المراسل مما إذا كان هذا الملف سيمر عبر خادمه أو سيتناسب مع صندوق البريد الخاص به.
3. الامتناع عن استثمار محتوى مشكوك فيه: أولاً، قد لا يشاركك مراسلك أذواقك، وثانيًا، قد تسبب مشكلة لشخص يعمل في منظمة يتم فيها استخدام الرقابة على البريد.

التوقيع الإلكتروني

1. إن الحصول عليه مفيد (يحتوي على معلومات الاتصال الخاصة بك) وهو نموذج جيد يوضح احترافك.
2. يجب ألا يتجاوز التوقيع 5-6 أسطر. ويجب أن يتضمن، على الأقل، اسمك الأول والأخير. بالإضافة إلى ذلك، يُنصح بالإشارة إلى رقم هاتفك وعنوان بريدك الإلكتروني واسم الشركة وعنوانها الفعلي، بالإضافة إلى عنوان موقعها الإلكتروني.
3. لديك خياران للتوقيع الإلكتروني: لرسائل المبادرة (الخاصة) مع التوقيع الكامل

يجب أن يكون لخطاب العمل هيكل واضح، ومزاياه هي:

• توفير وقتك ووقت المستلم؛
• ضمان أن يقرأ المرسل إليه الرسالة ويفهم جوهرها بشكل صحيح؛
• الحصول على إجابة واضحة وواضحة.

هيكل الرسالة التجارية

جاذبية

وهو موجود في رأس الرسالة ويحتوي على المنصب والاسم الكامل للمرسل إليه. بالنسبة للمراسلات التجارية الرسمية، العنوان القياسي هو "عزيزي"، وهو مكتوب بحرف كبير وفي وسط الصفحة. ثم هناك الكثير من الخيارات اعتمادًا على ما يكتبونه ولمن. وهكذا، في روسيا، من المعتاد مخاطبة الأشخاص بالاسم والاسم العائلي، في الشركات ذات الثقافة المؤسسية الغربية - فقط بالاسم. إذا كنت تعرف شريك حياتك شخصيا، فيمكنك مخاطبته بهذه الطريقة: "عزيزي أندريه بتروفيتش"، إذا كنت لا تعرف، "عزيزي السيد سميرنوف". بالمناسبة، عند مخاطبة شخص ما، لا يمكن اختصار كلمة "السيد" إلى "السيد". ولا ينبغي تحت أي ظرف من الظروف أن تكتب "عزيزي السيد أ.ب. سميرنوف". إما "أندريه بتروفيتش" أو "السيد سميرنوف".

إذا كنت لا تكتب إلى أفراد العائلة المالكة وممثلي الطوائف الدينية والرؤساء وأعضاء البرلمانات في مختلف البلدان، فاعتبر نفسك محظوظًا. هناك صيغ تحويل رسمية لهم، وصيغ خاصة لكل رتبة. قبل إرسال مثل هذه الرسالة، تحقق بعناية مما إذا كانت الرسالة المحددة تتوافق مع حالة المرسل إليه. من الأسهل بكثير أن تتذكر كيف تكتب إلى العسكريين: "عزيزي الرفيق العقيد"، حتى لو كان هذا العقيد امرأة. لكن عنوان "السيدات والسادة" علماني، ومن الأفضل استخدامه، على سبيل المثال، لدعوة لافتتاح صالون للأزياء. إذا كنت تقوم بدعوة شخص ما لحضور عرض تقديمي للأعمال - على سبيل المثال، منصات حفر جديدة - فوفقًا للممارسة المتبعة، يتم استخدام العنوان المشترك "سادتي الأعزاء" للجميع. وفي هذه الحالة، لا يهم أن تعمل النساء أيضًا في هذه المنظمة.

مثال:

المدير العام
جمعية ذات مسؤولية محدودة "كونكورد"
دوبروفولسكي بي.

عزيزي بافل إيليتش!
أو
عزيزي السيد دوبروفولسكي!

الديباجة

تشكل الفقرة الأولى من الرسالة، والتي تحدد الغرض منها، والسبب الذي دفعك إلى كتابتها. بعد قراءة الديباجة، يجب على المرسل إليه أن يفهم جوهر الرسالة مثال: أكتب إليك للتعبير عن عدم رضائي عن جودة المواد الخام لإنتاج الأثاث التي تزودنا بها شركتك، وأعول على تصرفاتك. تهدف إلى تغيير الوضع بسرعة نحو الأفضل وتعويض الخسائر التي لحقت بنا.

مثال:خلال الشهر الماضي، بدءاً من الثاني من يونيو من هذا العام، كان هناك 10-15% من كل دفعة من المواد الخام الخاصة بك معيبة. وقد تم توثيق هذه الحقائق بشكل صحيح من قبل المتخصصين في شركتنا. نسخ من الوثائق مرفقة بهذه الرسالة. تبلغ خسائر شركتنا بسبب استلام المواد الخام المعيبة حوالي مليون روبل. نحن نتعاون مع شركة Concord LLC منذ خمس سنوات، وحتى الآن لم يكن لدينا أي سبب للشكوى. وفي هذه الحالة، نحن نصر على التعويض الكامل عن خسائرنا. إذا لزم الأمر، نحن على استعداد لإجراء فحص مشترك للمواد الخام المرفوضة.

خاتمة

من الضروري الحصول على ملخص موجز لكل شيء مكتوب وخاتمة منطقية للرسالة.

مثال:أنا متأكد من أنك ستتفهم هذا الوضع، وفي المستقبل القريب سيعود تعاوننا إلى طبيعته.

إمضاء

تنتهي الرسالة بتوقيع (المنصب + الاسم الكامل) للمرسل إليه، والذي يسبقه النموذج المهذب القياسي "مع احترامي". الخيارات ممكنة أيضًا: "مع خالص التقدير"، "مع الأمل في التعاون المثمر"، "مع الامتنان لتعاونكم"، وما إلى ذلك. عند التوقيع على خطاب، من المهم مراعاة رتبة المرسل إليه والمرسل إليه. ويجب أيضًا أن تكون الرسالة الموجهة إلى المدير العام موقعة من المدير العام أو نائبه على الأقل. في هذه الحالة، يجب أن يتوافق التوقيع مع فك تشفيره: الوضع الذي يضع فيه نائب المدير شرطة مائلة بجوار اسم عائلة المدير ويوقع باسمه هو أمر غير مقبول.

مثال:مع خالص التقدير، المدير العام لمصنع أثاث زاريا أ.د كيسيليف

ملاحظة:

حاشية (ملاحظة) - حاشية في نهاية الرسالة بعد التوقيع - نادرًا ما تستخدم في المراسلات التجارية. يعمل على إعلام المرسل إليه بحدث مهم حدث بعد كتابة الرسالة، أو ينقل إليه معلومات تتعلق بشكل غير مباشر بموضوع الرسالة.

مثال 1:ملاحظة: أعلمكم أن نسبة العيوب في دفعة المواد الأولية المستلمة منذ 3 ساعات ارتفعت إلى 17%!

مثال 2:ملاحظة: سيجتمع رئيس قسم استقبال المواد الخام لدينا مع المتخصصين في مؤسستك غدًا الساعة 14:00.

التطبيقات

تعد المرفقات إضافة اختيارية للنص الرئيسي للرسالة، وبالتالي يتم وضعها في أوراق منفصلة - كل مرفق على الورقة الخاصة به. لا توجد قواعد لكتابتها.

العبارات القياسية للمراسلات التجارية

إشعارات

• نحيطكم علماً أن تأخير الشحن... حدث بسبب...
• نود اعلامكم بأن إدارة المصنع اتخذت قرارا...
• نبلغك بقبول عرضك.
• نحيطكم علماً بأننا...
• نود أن نعلمكم أنه...
• نحيطكم علماً أنه مع الأسف لا نستطيع...

نماذج من التعبيرات الموضحة للدوافع (العبارات الأكثر شيوعًا في بداية خطاب العمل القياسي)

ووفقا للبروتوكول...
• لتعزيز حماية الملكية..
• استجابة لطلبك...
• لتأكيد محادثتنا الهاتفية...
• لتأكيد اتفاقنا..
• من أجل تقديم المساعدة الفنية...
• نظرا للوضع الصعب...
• وفي إطار العمل المشترك...
• حسب رسالة العميل...

إذا كان المؤلف كيانًا قانونيًا، فسيتم نقل الإجراءات:

1. الشخص الثالث المفرد، على سبيل المثال:
   • نبات زاريا لا يمانع...
   • يقدم المشروع الروسي الإنجليزي المشترك Soyuz K...
   • تعاونية نيف تضمن...
2. من ضمير الغائب مثلا: اللجنة الإدارية والنقابية لمصنع زاريا تطلب بجدية...
3. أول شخص الجمع:
   • لو سمحت...
   • نؤكد...
   • نعلم...

إذا كان المؤلف فردًا، فتنتقل الأفعال:

1. الشخص الأول المفرد، على سبيل المثال:
   • لمعلوماتك…
   • لو سمحت...
   • أنا أعلمك...
2. أول شخص الجمع، على سبيل المثال:
   • نحن نوافق...
   • لقد تلقينا برقية الخاص بك...
   • مبروك...
   • نحن ندعم...

طلب

• برجاء التحقق من تقدم العمل...
• يرجى اتخاذ الإجراءات...
• يرجى تقديم بيانات الأداء...

إرسال المستندات أو الأصول المادية

• نرسل رسومات تجميع الآلة...
• نقوم بإرسال الوثائق التي تهمك عن طريق البريد المسجل...
• نرسل لكم العقد الموقع من قبلنا...

تأكيد

• نشكرك على استلام طلبك والبدء في تنفيذه...
• نؤكد استلام المواصفات...
• مصنع زاريا يؤكد شروط توريد المعدات...

يعرض

• يمكننا أن نقدم لك...
• ندعوكم لشراء...
• يمكننا أن نوصيك...

دعوة

• ندعوكم للمشاركة في مناقشة المشروع...
• أرجو المشاركة في مناقشة المشكلة...
• ندعو ممثل شركتك لزيارة…

رفض ورفض الاقتراح (المشروع)

• إن مسودة قائمة العناوين التي أرسلتها لمشاريع بناء تستحق... لا يمكن أن نوافق عليها للأسباب التالية.
• لقد تم رفض مقترحك (مشروعك) للأسباب التالية...

تذكير

• نذكركم أنه وفقاً لخطة العمل المشترك يجب...
• نذكركم أنه وفقاً لـ... يجب... عليك...
• نذكركم بأن الدفعة المستحقة عليكم تصل إلى...
• نذكركم بأن الموعد النهائي لتقديم المخطوطة قد انتهى...

الضمانات

• نحن نضمن الدفع.
• نحن نضمن المواعيد النهائية.
• نحن نضمن جودة المنتجات.

تفسير موقف الفرد

• ولم تؤد مناشداتنا بشأن هذه القضية إلى نتائج إيجابية.
• ليس لدينا أي اعتراض على التصميم.
• لا نستطيع تسليم البضاعة لكم... للأسباب التالية:...

تفسير تصرفات الطرف الآخر

• مثل هذا التأخير قد يؤدي إلى ...
• من غير الممكن تفسير سبب تأخير مصنعك في إرسال القوالب...
• الوعود التي قطعتها لا يتم الوفاء بها.

الكلمات النهائية

• ونأمل أن يتم تلبية طلبنا.
• ونحن نتطلع إلى مزيد من التعاون.
• مع تمنياتنا بالنجاح.
• نرجو منكم عدم التأخر في الرد.
• أرجو أن تسامحونا على التأخير في الرد (لخطأ).

المعايير الأخلاقية للمراسلات التجارية

تعتمد المراسلات التجارية، مثل أي شكل آخر من أشكال التفاعل البشري، على مجموعة من القواعد والمعايير الأخلاقية، وأهمها "الصواب والاحترام لشريكك". حتى لو كان الغرض من الرسالة هو التعبير عن شكوى، فيجب ألا يحتوي نصها على كلمات بذيئة أو تعبيرات غير صحيحة قد تسيء إلى الطرف المقابل. من خلال الاهتمام بالحفاظ على كرامة متلقيك، فإنك بذلك تحافظ على كرامتك.

• ابدأ الرسالة ببيان الرفض. بادئ ذي بدء، يجب عليك ذكر الدافع وراء القرار المتخذ وتوضيح أنه في ظل ظروف معينة يمكن إعادة المسألة إلى الاعتبار؛
• فرض على المرسل إليه النتيجة المتوقعة للسؤال، على سبيل المثال: “يرجى دراسة الموضوع وحله بشكل إيجابي” أو “يرجى الموافقة على هذا الترشيح”
• تشجيع المرسل إليه على التسرع عند اتخاذ القرار بكلمات "عاجل"، "فورا"، "في فترة زمنية أقصر". من الأفضل استخدام صيغ الآداب "أطلب منك الرد في موعد كذا وكذا"، "أحثك على إبلاغي فورًا بقرارك"
• تلميح للمرسل إليه حول عدم اهتمامه الوهمي وعدم كفاءته وإدخال صياغة في نص الرسالة مثل "أقترح الدراسة بعناية ...".

بالنسبة لمتلقي الرسائل التجارية، فإن المتطلبات الإلزامية، من وجهة نظر المعايير الأخلاقية، هي:

• رفض نموذج الرد، حيث يتم إرجاع خطاب الطلب أو خطاب العرض إلى المؤلف مع معلومات الرد الموضوعة عليهما؛
• استجابة سريعة وواضحة للمنظمة المرسلة. قد يعتبر التأخير أو عدم الاستجابة عدم تعاون.

إن اتباع المعايير الأخلاقية للمراسلات التجارية المذكورة أعلاه لن يتطلب منك القيام بعمل فذ، وبمرور الوقت سيصبح أمرًا سهلاً ومعتادًا. علاوة على ذلك، سيزودك بسمعة طيبة كشخص لبق وسيعلمك أيضًا كيفية تحويل المعارضين إلى حلفاء.

القواعد العامة لكتابة الرسائل التجارية

بالإضافة إلى الهيكل، هناك عنصر مهم آخر في خطاب العمل المختص وهو تصميمه الأنيق.

خطاب معلومات

خطاب معلومات- هذه رسالة رسمية تبلغ المرسل إليه بالمعلومات الرسمية.

يتراوح طول النشرة الإخبارية من فقرة واحدة إلى عدة صفحات.

كقاعدة عامة، يتم توقيع خطابات المعلومات من قبل رئيس المنظمة، وفي حالة البريد الجماعي (على سبيل المثال، لجميع عملاء الشركة) قد لا تحتوي على توقيع يدوي على الإطلاق، غالبًا ما تكون خطابات المعلومات قياسية طبيعة.

خطاب الطلب– كتاب رسمي مرسل للحصول على أي معلومات أو مستندات رسمية.

بشكل عام، تتم صياغة خطابات الاستفسار بنفس طريقة صياغة خطابات الطلب. عادة ما يتم توقيع خطابات الطلب من قبل رئيس المنظمة أو مسؤول معتمد رسميًا.

ويجب أن يتضمن نص خطاب الطلب مبررًا لضرورة تقديم مواد أو معلومات والبيان الفعلي للطلب.

خطاب الطلب يتطلب خطاب الرد.

خطاب الرد

خطاب الرد هو خطاب خدمة يتم كتابته كرد على خطاب استفسار أو خطاب طلب.

قد تكون الإجابة بالنفي (خطاب الرفض) أو بالإيجاب.

يجب أن يستخدم نص خطاب الرد نفس اللغة والمفردات التي استخدمها المؤلف في خطاب المبادرة، بشرط أن يكون خطاب الطلب مكتوبًا بشكل صحيح من حيث اللغة.

لا يجب أن تدرج في نص رسالة الرد رابطًا للرسالة المستلمة ("إلى رسالتك المؤرخة _______#__...").

معلومات حول خطاب المبادرة مدرجة في رقم تسجيل خطاب الرد، ومن المستحسن أن تبدأ خطاب الرفض بتبرير الرفض: "فيما يتعلق بـ..."، حيث يجب تبرير الرد السلبي، فلا يمكنك ذلك. ببساطة رفض الطلب دون تفسير.

خطاب التأكيد

خطاب التأكيد هو خطاب رسمي يؤكد فيه المرسل إليه الاتفاقات التي تم التوصل إليها مسبقًا أو النوايا أو استلام المعلومات أو المستندات أو المواد الأخرى، وما إلى ذلك.

صيغة اللغة الرئيسية لهذا النوع من الرسائل هي: "نحن نؤكد (استلام المستندات، الاتفاق المبدئي، الموافقة على ...)".

عند تأكيد الاتفاقية الأولية، يجب أن يوضح نص الرسالة جوهرها بإيجاز.

إذا تم تأكيد استلام المستندات، فيجب عليك تسميتها، وما إلى ذلك. قد ينتهي خطاب التأكيد بطلب أو رغبة أو اقتراح.

خطاب شكوى

خطاب الشكوى هو خطاب عمل مبادرة، والغرض منه هو التعبير عن شكوى أو عدم الرضا للمرسل إليه.

وفي الختام، ينبغي التعبير عن رغبات أو مقترحات محددة لتصحيح الوضع.

خطاب الضمان

تهدف خطابات الضمان إلى تزويد المرسل إليه بضمانات مكتوبة من أجل تأكيد وعود أو شروط معينة أو نوايا أو تصرفات المؤلف (المنظمة المرسلة)، والتي تؤثر بطريقة أو بأخرى على مصالح المرسل إليه.

خطابات الضمان موجهة إلى منظمة أو فرد. لا يجوز ذكر كلمة "ضمان" على الإطلاق في نص الرسالة، إلا أن الرسالة ستبقى وثيقة تحتوي على ضمانة.

يمكن ضمان الدفع مقابل العمل المنجز، وتوقيت إنجازه، وجودة العمل، وجودة المنتج، وتوقيت تسليمه، ودفع ثمن المنتجات المستلمة، وما إلى ذلك. يمكن أن تشكل هذه الجوانب محتوى رسالة كاملة أو يتم تضمينها في نص الرسالة كمكون لها.

تعتبر خطابات الضمان قانونية بطبيعتها، وتتوافق في وضعها مع المستندات ذات الطبيعة التعاقدية. في أغلب الأحيان، يتم إصدار خطابات الضمان لتأكيد الدفع.

وفي هذه الحالة، من الضروري الإشارة إلى رقم العقد والفاتورة التي يجب الدفع بموجبها.

تتميز خطابات الضمان بالوضوح والدقة والصياغة التي لا لبس فيها - حيث أننا نتحدث عن تزويد المرسل إليه بالضمانات نيابة عن ونيابة عن منظمة أو مسؤول. ويجب أن يشير إلى نوع العملية التي سيتم تنفيذها.

ويمكن أن تبدأ مثل هذه الرسائل ببيان جوهر الضمانات المقدمة للمرسل إليه، على سبيل المثال: "بهذه الرسالة أضمن...".

وفي حالات أخرى، يجوز أن يتضمن خطاب الضمان بيان الأسباب التي دفعت المؤلف إلى إعلان استعداده لتزويد المرسل إليه بضمانات معينة. في هذه الحالة، يتم صياغة البيان المقابل في الجملة النهائية، على سبيل المثال: "نحن نضمن الدفع" أو "أضمن الدفع الكامل وفي الوقت المناسب".

خصوصية هذا النوع من الرسائل هو وجود توقيع المسؤول المباشر عن القضايا المالية أو غيرها من القضايا، إلى جانب توقيع المؤلف (على سبيل المثال، مدير المنظمة). إذا تم إرسال خطاب الضمان كالتزام بالدفع مقابل عملية شراء أو خدمة مقدمة وما إلى ذلك، فيجب أن يشير إلى التفاصيل المصرفية الخاصة بمنظمة الدفع.

قد تتضمن العبارة الرئيسية في خطاب الضمان الكلمات والعبارات التالية:

• نحن نضمن...
• ونحن نضمن ذلك...
• تضمن الشركة الشريكة...
• يرجى إرسال الدفع عند الاستلام إلى عنواننا (نوع الضمان)...
• نحن نضمن الدفع...
• ونحن بموجب هذا نضمن...

سيرة ذاتية

السيرة الذاتية هي نوع من خطابات العمل التي تهدف إلى تقديم العرض التقديمي الأكثر اكتمالا وفائدة للمتخصص لصاحب العمل.

عند كتابة السيرة الذاتية، يجب عليك اتباع عدد من القواعد بدقة:

1. قدم نفسك
2. تعليم
3. خبرة
4. هل أحتاج إلى الإشارة إلى مستوى الراتب المطلوب؟
5. هل أحتاج إلى تقديم معلومات إضافية عن نفسي؟
6. هل تحتاج إلى تفاصيل شخصية؟
7. قم بتخصيص سيرتك الذاتية بما يتوافق مع متطلبات صاحب العمل
8. الموقف تجاه رحلات العمل
9. توافر التوصيات
10. غطاء الرسالة

لا يوجد ولا يمكن أن يكون هناك سيرة ذاتية واحدة لجميع المناسبات يمكن إرسالها إلى جميع الشركات دون تغيير.

في كل مرة، يجب عليك أولاً التفكير في الصفات التي سيتم تقييمها في الوظيفة الجديدة، وتعديل سيرتك الذاتية وفقًا لها، ويجب أن تكون المعلومات المقدمة في السيرة الذاتية موثوقة. لا تترك أي أماكن فارغة في سيرتك الذاتية.

والأهم من ذلك، أن تكون السيرة الذاتية قصيرة: لا تزيد عن صفحة إلى صفحة ونصف. إن قدرتك على الصياغة الواضحة والعرض المختصر هي مؤشر على مستوى عالٍ من الثقافة العامة.

وجود صورة في سيرتك الذاتية هو موضع ترحيب.

1. تأكيد حقيقة وشروط العمل في المنظمة، ومعلومات موجزة عن المناصب التي تم شغلها والمسؤوليات المنجزة (بالنسبة لخطاب توصية من فرد خاص، تشير هذه الفقرة إلى الفترة الزمنية وبأي صفة يعرف مؤلف الرسالة الشخص الموصى به). يجب أن تشير قائمة المسؤوليات إلى مؤهلات الشخص الموصى به. إذا كان الشخص الموصى به يشغل مناصب مختلفة، فسيتم الإشارة إلى البيانات المتعلقة بالمناصب التي يشغلها والمسؤوليات الوظيفية المنجزة لكل فترة زمنية. مثال:عمل سيدوروف فلاديمير ألكساندروفيتش في شركة Vector في الفترة من 12 مارس 1998 إلى 16 مارس 2002، بما في ذلك من 12 مارس 1998 إلى 16 مارس 2002 - كمدير لقسم التجارة والمشتريات، من 17 مارس إلى 25 نوفمبر 2002 - بصفته مديرًا لقسم التجارة والمشتريات. مدير كبير في نفس القسم . تتمثل مسؤولياته كمدير في تنظيم توريد المكونات، وكمدير أول - في تنظيم التفاعل بين الشركات الموردة للمكونات والإنتاج.
2. وصف موجز للصفات المهنية والتجارية والشخصية الموصى بها والنجاحات التي حققها خلال عمله في المنظمة. يجب عليك التخلي عن الكلمات العامة مثل الموثوق به، المختص، الضميري، وما إلى ذلك، والتركيز على حقائق محددة تميز الشخص الموصى به من حيث صفاته المهنية وقدرته على التعامل مع مهام معينة. هنا يمكنك التركيز على فئات مثل مستوى المعرفة والعمل الجاد في أداء الواجبات الأساسية، والقدرة على التعامل مع المهام غير القياسية، والبراعة، والمبادرة، والقدرة على التعلم، والقدرة على التكيف في المواقف المختلفة، والاستقرار العاطفي، والصفات القيادية. هنا يمكنك أيضًا تقديم مقارنة تقريبية للشخص الموصى به العمل مع أعمال زملائه، تشير إلى أهم الإنجازات والمشاريع التي طورها ونفذها بنفسه. مثال:لقد أتقن البرنامج بشكل مستقل، وأجرى مفاوضات تجارية بشكل مستقل وناجح، وأشرف بشكل فعال على مرؤوسيه، وما إلى ذلك.
3. أسباب تغيير الوظائف (ترك المنظمة، الانتقال إلى مكان آخر). قد يكون هذا تغييرًا في ملف تعريف المنظمة، أو إغلاق قسم، أو تغييرات في الموظفين في المنظمة، أو تغيير مكان الإقامة، وما إلى ذلك.
4. الاستنتاجات. تقييم موجز ومحدد لكفاءة الشخص الموصى به وصفاته التجارية وإمكاناته الإبداعية وفرص العمل. توصيات لشغل منصب أو مناصب معينة (في بعض الحالات، من المستحسن الإشارة هنا إلى مدى توصيتك بشخص ما للمنصب المطلوب: دون قيد أو شرط، وبقوة، مع بعض التحفظات، لا توصي). مثال:يتقن فلاديمير ألكسندروفيتش سيدوروف التكنولوجيا... (يتمتع بخبرة واسعة في العمل مع برامج الخادم... أو... يمكنه العمل بشكل مستقل مع العملاء من الشركات...إلخ). أعتقد أن السيد سيدوروف يمكنه أداء واجبات رئيس القسم بشكل فعال، والعمل كرئيس قسم، ونائب رئيس قسم الحوسبة في مؤسسة متوسطة المستوى.
5. تفاصيل الاتصال بالشخص الموقع على الرسالة. هذه النقطة ذات صلة بشكل خاص برسائل التوصية المكتوبة من قبل أفراد، لأنه من المحتمل جدًا أن يرغب صاحب العمل الجديد، بعد قراءة خطاب التوصية، في توضيح بعض التفاصيل.

بيان صحفي

البيان الصحفي عبارة عن رسالة إعلامية لوسائل الإعلام، الغرض منها هو لفت الانتباه إلى حدث معين (حدث أو قادم) من أجل تحقيق أقصى قدر من التغطية الإعلامية لهذا الحدث.

يتم تجميع البيانات الصحفية وإرسالها بواسطة الخدمات الصحفية للشركات والمنظمات ولها قواعد كتابة معينة:

• يجب الإشارة إلى كلمة "بيان صحفي" في رأس الوثيقة ويجب الإشارة إلى تاريخ توزيعها؛
• يجب أن يعكس عنوان البيان الصحفي موضوعه ورسالة الرسالة الإعلامية بأكبر قدر ممكن من الوضوح؛
• يمكن الكشف عن جوهر عنوان البيان الصحفي بمزيد من التفصيل في العنوان الفرعي (ومع ذلك، فإن وجوده ليس ضروريًا)؛
• يجب أن تحتوي الفقرة الأولى من البيان الصحفي بالضرورة على المعلومات التالية: ماذا وأين ومتى حدث (سيحدث)؛
• يجب ألا يتجاوز حجم البيان الصحفي صفحة ونصف من النص المكتوب. في هذه الحالة، من المستحسن أن تقتصر على صفحة واحدة، بما في ذلك التوقيع والتذييلات على ترويسة المنظمة؛
• قد يتضمن البيان الصحفي اقتباسات من صانعي الأخبار - المتحدثين المسؤولين في المنظمة؛
• يتم إعداد البيان الصحفي على ورق المنظمة؛
• يجب أن يشير التوقيع على البيان الصحفي إلى الاسم الكامل لجهة الاتصال التي يمكنها تقديم معلومات إضافية حول موضوع البيان الصحفي، ومعلومات الاتصال الخاصة به: الهاتف (يفضل الهاتف المحمول)، البريد الإلكتروني، رقم ICQ.

خطاب تهنئة

ينتمي تنسيق "التهاني" إلى فئة المراسلات التجارية الشخصية.

يتم إعداده على نموذج تهنئة أو بطاقة بريدية، ويجب أن يسود النهج الإبداعي في إعداده. وهذا ينطبق على كل من نص الرسالة وتصميمها.

يمكن أن تكون التهنئة شخصية (عيد ميلاد سعيد) أو جماعية (على سبيل المثال، سنة جديدة سعيدة).

في الحالة الأولى، يجب أن يكون عنوان المرسل إليه شخصيا - بالاسم والعائلي؛ وفي الحالة الثانية يمكن أن تكون عامة، على سبيل المثال، "أصدقائي الأعزاء!"

وفي كلتا الحالتين، يجب على المرسل أن يوقع شخصيا على التهنئة (يتم استخدام الفاكس عند إرسال التهنئة الجماعية).

تهنئة شخصية

تهانينا الجماعية

خطاب الدعوة

ينتمي تنسيق "الدعوة" إلى فئة المراسلات التجارية الشخصية.

يتم إصداره على ورق رسمي أو بطاقة بريدية ويهدف إلى إخطار المرسل إليه بشأن حدث خاص معين تمت دعوته لحضوره.

يجب أن تحتوي الدعوة على معلومات حول مكان ووقت الحدث بالإضافة إلى اسمه.

يجب أن تشير الدعوة إلى قواعد اللباس المقبولة (على سبيل المثال، الأسود وربطة العنق)، بالإضافة إلى عدد الأشخاص الذين تنطبق عليهم الدعوة.

كقاعدة عامة، تكون الدعوة شخصية بطبيعتها، ولكن خلال المناسبات العامة يمكن أن تكون غير شخصية.

دعوة شخصية

دعوة جماعية

رسالة شكر

ينتمي تنسيق "شكرًا لك" إلى فئة المراسلات التجارية الشخصية ويهدف إلى التعبير عن الامتنان للمرسل إليه.

كقاعدة عامة، يتم إصدار الامتنان على الورق الرسمي للمنظمة، ولكن يمكن إصداره كبطاقة بريدية.

نص رسالة الشكر مكتوب بأسلوب موجز وودود ورسمي مع الإشارة إلى الحدث الذي دفع المرسل إلى التعبير عن امتنانه للمرسل إليه. إذا رغبت في ذلك، يمكن أيضًا إدراج المزايا الأخرى للمرسل إليه، ويتم التصديق على الامتنان من خلال التوقيع الشخصي للمرسل، وفي بعض الحالات، من خلال ختم المنظمة.

مثال: رسالة من رئيس وزراء بريطانيا العظمى إلى رئيس مجلس مفوضي الشعب في اتحاد الجمهوريات الاشتراكية السوفياتية (25 أبريل 1942) "أنا ممتن جدًا لك على رسالتك المؤرخة 23 أبريل. وسنرحب بالطبع بزيارة السيد مولوتوف، الذي أنا متأكد من أنه يمكننا القيام بالكثير من العمل المفيد معه. أنا سعيد جدًا لأنك وجدت أنه من الممكن السماح بهذه الزيارة، وأنا متأكد من أنها ستكون ذات قيمة كبيرة.

رسالة تعزية

ينتمي تنسيق "التعزية" إلى فئة المراسلات التجارية الشخصية ويهدف إلى التعبير عن التعاطف والدعم للمرسل إليه فيما يتعلق ببعض الأحداث الحزينة أو الخسائر الأخرى.

عند كتابة رسالة تعزية، من المهم جدًا اختيار الكلمات الصادقة المناسبة التي يمكن أن تدعم المتلقي في حزنه.

وفي الوقت نفسه، من المهم التعبير عن مشاعرك وتجاربك فيما يتعلق بما حدث.

يتم إصدار التعازي بأسلوب متحفظ وصحيح على ورق رسمي أو بطاقة بريدية خاصة ومصدقة بالتوقيع الشخصي للمرسل.

خطاب عمل- وثيقة تستخدم للاتصال ونقل المعلومات عبر مسافة بين مراسلين يمكن أن يكونا كيانات قانونية وأفرادًا.

نظرًا لطبيعة أنشطتهم، يحتاج المدير أو أخصائي الإدارة إلى كتابة الكثير من الرسائل التجارية.

تتضمن خطابات العمل الخصائص، والسيرة الذاتية، وخطابات التوصية، وخطابات التذكير والامتنان، وخطابات الدعوة لمقابلة أو عرض تقديمي، وخطابات الرفض، وبيانات المطالبة، والشكاوى، وما إلى ذلك.

كيفية كتابة خطاب عمل بشكل صحيح

• يجب أن تكون ورقة خطاب العمل ذات نوعية جيدة ونظيفة تمامًا ومزخرفة بدقة؛
• من المستحسن أن يحتوي نموذج خطاب العمل على شعار المنظمة واسمها الكامل وعناوينها البريدية والبرقية والهاتف والفاكس والبريد الإلكتروني والتفاصيل المصرفية؛
• تتم طباعة خطابات العمل الرسمية على الجانب الأمامي من الورقة، بدون علامات؛ جميع الصفحات باستثناء الأولى مرقمة بالأرقام العربية؛
• يجب أن يكون عرض الهامش على الجانب الأيسر من الورقة 2 سم على الأقل، وتبدأ الفقرة بخط أحمر مع تراجع خمس فواصل من الحافة اليسرى للسطر؛ تتم طباعة النص على فترات ونصف إلى فترتين؛ يُنصح بتجنب التفاف الكلمات؛
• في الزاوية اليمنى العليا من خطاب العمل، تحت عنوان المنظمة المرسلة، يتم الإشارة إلى التاريخ، ويفضل أن يكون ذلك بالكامل (على سبيل المثال، 2 يناير 2007)؛
• اسم المنظمة أو اللقب وعنوان الشخص الذي يتم إرسال خطاب العمل إليه مكتوب على الجانب الأيسر من الورقة؛
• أدناه، من حافة السطر أو في وسط الورقة، يتم كتابة عنوان مهذب؛ على سبيل المثال، "عزيزي إيفان إيفانوفيتش"؛ مطلوب فاصلة بعد العنوان، ولكن غالبًا ما يتم استخدام علامة التعجب لبدء العبارة التالية بخط أحمر وحرف كبير؛
• تنتهي رسالة العمل بكلمات الشكر على التعاون والتعبير عن الأمل في استمراره؛
• يتم وضع التوقيع على الجانب الأيمن من الورقة، بعد عبارة الأدب الأخيرة، على سبيل المثال: "مع احترامي..."، تتم طباعة لقب الموقع تحت توقيعه المكتوب بخط اليد؛
• يجب أن تتم القرارات المتعلقة بجميع أنواع المراسلات الواردة بالقلم الرصاص أو على أوراق منفصلة؛ يتم طي خطاب العمل مع وجود النص بداخله، ولا يتم طي رسائل العمل الأكثر أهمية، حيث يتم إرسالها في مظاريف سميكة كبيرة؛
• يجب الرد على طلب التلغراف في غضون 3 أيام، خطاب عمل - 10؛ إذا كان الطلب يتطلب دراسة تفصيلية، فيجب عليك في غضون 3 أيام الإبلاغ بأن خطاب العمل قد تم أخذه في الاعتبار وتقديم الرد النهائي في غضون 30 يومًا.

• دقة ووضوح عرض الأفكار - كلمات قصيرة، عبارات قصيرة، فقرات قصيرة
• أقصى قدر من إمكانية الوصول إلى النص من أجل الفهم، واستخدام العبارات البسيطة التي تعبر بدقة وبشكل لا لبس فيه عن الجوهر
• معرفة القراءة والكتابة
• صحة