خطاب ضمان دفع خطوط الأعمال. خطاب ضمان الدفع

عند إقراض مبلغ كبير لشخص ما، من المفيد التفكير في ضمانات إضافية لإعادة أموالك وإعداد خطاب ضمان للدفع: يمكن تنزيل عينة بسهولة في مقالتنا - وهناك يمكنك أيضًا معرفة كيفية املأها بشكل صحيح.

خطاب الضمان - التعريف والغرض

وهذا تأكيد للامتثال للشروط المقررة أو الانتهاء من الإجراءات المحددة.

وتتمثل المهمة في التأكد من أن طرفًا أو آخر في المعاملة يفي بالتزاماته.

لا يستخدم المحامون هذا النوع من الأعمال فحسب، بل يستخدمه الأفراد أيضًا: عندما يحتاجون إلى ضمانات التوظيف، وسداد القروض، والقضاء على التأخير في الدفع، وتوفير السكن للإيجار للفترة المطلوبة، وما إلى ذلك.

من الجيد أن تعرف:يمكن كتابة خطاب ردًا على شكوى رسمية - وبالتالي محاولة تأخير الذهاب إلى المحكمة بسبب خرق العقد. المقترض الذي يرفض الانتظار قد يجبر المدين على المثول أمام القاضي - ولكن بعد ذلك لن يبدو المتهم كشخص غير مسؤول على الإطلاق.

على الرغم من اختلاف مجالات التطبيق، تبرز نقاط مشتركة في محتوى هذه الأوراق:

1. بيانات جواز السفر الكاملة للمؤلف والمرسل والمستلم (للكيانات القانونية أو رواد الأعمال الأفراد: الأسماء والتفاصيل والعناوين الفعلية والمسجلة).
2. أسباب الالتزام (الاتفاق أو العقد).
3. ضمانات الوفاء أو حل المشكلة.
4. مبالغ المدفوعات أو أوصاف إجراءات محددة بشأن الالتزامات.
5. مسؤولية الإخلال بالوعد.
6. توقيعات الأطراف (أختام الشركة).

يجب أن يشير خطاب الرد على المطالبة إلى ما يلي:

• ما هي شروط العقد التي تم انتهاكها؟
• سبب الوضع؛
• اقتراح بشأن طرق وتوقيت حلها؛
• الضمانات: مدفوعات إضافية، وغرامات، وتقديم الخدمات مجانًا، وما إلى ذلك.

الجدير بالذكر:لا توجد إجابة واضحة على السؤال المتعلق بالوضع القانوني للوثيقة. لا يمكن للنص الذي لا يتجاوز تنسيق A-4 أن يحتوي على كافة تفاصيل المعاملة. ولذلك فمن الصعب التنبؤ بكيفية تأثير ذلك على نتيجة المحاكمة.

ومع ذلك، فإن الوثيقة المعدة بشكل صحيح تحل محل جزء من العقد:

1. العرض (العرض): عندما يقوم المؤلف بتقديم عرض، ينص على موضوع العقد (عمل أو خدمة أو منتج) ويحدد مواعيد نهائية للإنجاز.
2. القبول (الالتزامات): عندما يقوم الشخص الذي قبل العرض الموصوف أعلاه بشكل كامل بالرد برسالة قبول، حيث يعرب بالتفصيل وبشكل لا لبس فيه عن موافقته على جميع نقاط العرض.

نموذج خطاب ضمان لسداد الديون

في بيئة الأعمال، ليس من الممكن دائمًا، على سبيل المثال، الدفع في الوقت المحدد مقابل البضائع بموجب اتفاقية التوريد.

يساعد التأكيد المكتوب بتصفية الديون، والذي تم وضعه على ترويسة المنظمة، على تجنب تدمير العلاقات التجارية:

1. الجزء العلوي من الوثيقة: اسم الشركة التي وجهت الرسالة والمعلومات الشخصية لمديرها.
2. غالبًا ما يُكتب "خطاب الضمان" في المركز.
3. صيغة تضمن الدفع مقابل تقديم الخدمة (حدد اسمها) بمبلغ المبلغ المحدد (بالكلمات إلى أقرب كوبيك) خلال فترة محددة بوضوح.
4. سبب الضمان: عقد أو اتفاقية برقم وتواريخ توقيعها.
5. طريقة الدفع: الإشارة إلى الحساب الجاري.
6. عقوبات عدم الوفاء بالوعد: على سبيل المثال، دفع غرامة (حدد المبلغ وإجراءات الحساب).

تم التوقيع عليه من قبل المدير وكبير المحاسبين في المؤسسة المدينة. يمكنك تحديد رقم هاتف لمزيد من المحادثات الشخصية.

كيفية كتابة خطاب ضمان للدفع

توضح العينة أن هناك أسلوبًا معينًا لكتابة المستند، والذي يتم إعداده وفقًا للاحتياجات المحددة لأطراف المعاملة. توفر أدلة توثيق الأعمال والاتصالات التجارية أيضًا النموذج التالي:

نموذج خطاب ضمان بخصوص الدفع مقابل الخدمات

عادة ما يتم كتابة رسالة من الشركة على ورق الشركة، ولكن من الممكن كتابتها على ورقة بسيطة، مع وضع ختم جانبي يحتوي على تفاصيل الشركة:

1. في الزاوية اليمنى العليا توجد بيانات المرسل إليه (شركة أو متخصص مالي محدد).
2. على اليسار يوجد رقم وتاريخ الصادر للمستند، وأسفلهما تفاصيل فارغة للرقم الوارد وتاريخ الاستلام. يوجد أدناه في الوسط "خطاب ضمان الدفع".
3. تم ذكر جوهر الاستئناف.
4. جميع توقيعات المدير وكبير المحاسبين مكتملة بختم الشركة.

إليك مثال ملموس:

نموذج خطاب الضمان مع جدول سداد الديون

إذا تأخرت شركة أو شخص في سداد مبلغ من المال، فإن جدول سداد الديون سيثبت أن المدين على علم بالمشكلة.

لقد فكر الإنسان في المشكلة ورأى مراحل حلها - وهذا يجعل الرسالة أكثر إقناعاً.

نموذج خطاب ضمان لدفع إيجار المبنى

غالبًا ما يحدث أن الشخص الذي يستأجر المبنى لا يستطيع دفع الإيجار في الوقت المحدد. إذا كان المالك لا يمانع في استمرار العلاقة أو تأجيل الدفع، يتعهد المدين بالدفع كتابيًا.

من الناحية القانونية، يعد هذا اعترافًا بالدين من قبل شخص أو منظمة.

يرجى الملاحظة:إذا حدد المدين تاريخ سداد مختلفًا عن التاريخ المحدد في عقد الإيجار، فإن الخطاب يعد في الأساس عرضًا. ستشكل الموافقة الكتابية على شروط خطاب الضمان قبولًا. أي أن شروط الدفع قد تغيرت باتفاق الطرفين: لا يمكن للمؤجر أن يطالب بالغرامات والفوائد المتراكمة قبل تاريخ الدفع الجديد. ولن يكون من الممكن أيضًا رفض عقد الإيجار مع مستأجر غير مسؤول - فلا يوجد سبب قانوني!

خطاب ضمان لصندوق التأمين الاجتماعي بخصوص صرف المستحقات

المرسل إليه هو مدير الفرع المحلي لصندوق التأمين الاجتماعي. في البداية، يجب تقديم تفاصيل الشركة ذات المسؤولية المحدودة أو رجل الأعمال الفردي: الاسم والتسجيل وأرقام التعريف الضريبي والعنوان القانوني. وتشير الورقة إلى رقم المكتب وتاريخ الكتابة.

في الجزء الرئيسي، يتم ضمان دفع كامل الفوائد المتراكمة لفترة معينة ضمن المواعيد القانونية.

كما يعلنون استعدادهم لقبول المسؤولية التي ينص عليها القانون في حالة انتهاك الالتزامات.

تم توقيع النص من قبل المسؤولين عن التأمين الاجتماعي - رئيس المؤسسة وكبير المحاسبين.

نموذج خطاب ضمان لعدم وجود دين

وشرط تقديمه أمر شائع في البنوك عند فتح الحساب. يتم إصدار الضمان أيضًا إلى دائرة الضرائب عند تسجيل مؤسسة في منطقة جديدة أو نقلها إلى وضع جديد.

يقوم المرجع بتدوين اسمه وOGRN وTIN وعنوانه القانوني. في الواقع، يمكن صياغة الضمان على النحو التالي:

خاتمة

تجدر الإشارة إلى أن التشريع لا يحدد بوضوح الموقف عندما يكون خطاب الضمان ضروريًا. بشكل عام، لا تتمتع الوثيقة بقوة المعاملة - فهي ذات طبيعة إعلامية ودبلوماسية وطوعية.

ومع ذلك، فإن الوفاء بوعود الضمان الخاصة بك في الوقت المحدد هو مسألة تتعلق بالسمعة التجارية، وهو أمر مهم للغاية ليس فقط في مجال الأعمال التجارية.

خطاب الضمان مخصص للمرسل إليه الذي ترتبط مصالحه بأفعال المرسل. يتم إعداد الوثيقة إذا كان أحد الطرفين غير متأكد من الامتثال لشروط وأحكام الاتفاقية، ويمكن توجيه هذه الرسالة إلى كل من الكيان القانوني والفرد.

مثال.نسيت شركة Vesta إجراء الدفع مقابل خدمات الإنترنت، ونتيجة لذلك، قام المزود بفصل المؤسسة عن هذه الخدمات لعدم الدفع. قدمت الشركة خطاب ضمان ينص على تعهدها بسداد الدين خلال 3 أيام مصرفية، وعلى أساس ذلك وافق المزود على الاجتماع وقام مرة أخرى بتوفير الإنترنت دون دفع في ذلك الوقت.

يتم إعداد هذا النوع من المستندات وفقًا لقواعد معينة ولا يمكن كتابتها بشكل حر.

يجب أن يحتوي خطاب الضمان بالضرورة على المعلومات التالية، مكتوبة بالتسلسل المحدد:

• رقم الوثيقة المصدر؛
• تاريخ التجميع؛
• المرسل إليه (الاسم الكامل لرئيس المنظمة أو الاسم الكامل للفرد)؛
• اختياريًا، قم بالإشارة إلى عنوان "خطاب الضمان" أو موضوعه؛
• نص الرسالة
• التفاصيل المصرفية للطرف الذي يرسل الوثيقة؛
• إذا تم إبرام اتفاقية مسبقًا، والتي تحدد جميع الإجراءات المتعلقة بموضوع خطاب الضمان، فيمكن للمرسل تقديم رابط لهذه الوثيقة؛
• وفقًا لتقدير كاتب الرسالة، قد يتم تحديد العقوبات التي ستتبع في حالة عدم الامتثال لشروط العقد (العقوبات، دفع الغرامات، الغرامات)؛
• توقيع الشخص الذي قام بتجميع الوثيقة ونصها.

من المستحسن (ولكن ليس من الضروري) إعداد وثيقة للمنظمة أو يمكن أيضًا التصديق عليها بختم. عادة، يتم تحديد جميع التزامات الأطراف في العقد، ولكن خطاب الضمان في بعض الحالات يمكن أن يصبح تأمينًا إضافيًا يقدمه الطرف الذي صااغه.

على سبيل المثال، إذا كانت المنظمة قد بدأت للتو أنشطتها ولم تتمكن الإدارة بعد من إبرام عقد إيجار للمبنى، والذي بدونه تكون معظم الأنشطة مستحيلة، فلن يكون من الممكن إبرام اتفاقية قانونية رسمية بين الطرفين . في هذه الحالة، سيصبح خطاب الضمان بمثابة تأكيد للمعاملة وضمان للدفع (بشرط أن تكون الوثيقة مصدقة من كاتب عدل).

مثال على صياغة خطاب الضمان

ومن الجدير بالذكر أنه من الأفضل أن تكون المعلومات الواردة في الوثيقة محددة؛ ففي هذه الحالة، ستكون هذه الوثيقة ذات أهمية وقيمة أكبر. في هذه الحالة، من المرجح أن تلتقي بك المنظمة التي تكتب إليها هذه الوثيقة.

المرجع. رقم 190913-1

إلى المدير

جمعية ذات مسؤولية محدودة "الغرب"

دي.بي. إيجوروف

خطاب الضمان

IP Yurovsky، 1115861111121، باعتباره مستلمًا للألواح البلاستيكية على أساس اتفاقية الشراء والبيع رقم 14/2015 بتاريخ 30 سبتمبر 2015، المبرمة مع West LLC، تضمن هذه الرسالة السداد الكامل للمنتجات في يوم الاستلام.

رجل الأعمال الفردي يوروفسكي سيرجي فيكتوروفيتش

الفروق الدقيقة عند الرسم

لخطاب الضمان خصائصه الخاصة التي يجب مراعاتها عند صياغته. في مثل هذه الوثيقة، من الأفضل عدم استخدام صياغة طويلة وغامضة يمكن تفسيرها بطريقتين: في ظل ظروف معينة، قد لا يعمل هذا لصالح المترجم. في الرسالة، يمكنك ويجب عليك استخدام كلمة "ضمان" ومشتقاتها: "تضمن الشركة"، "نحن نضمن".

الأخطاء الإملائية والأسلوبية غير مقبولة في الرسالة: في بعض الحالات قد يصبح هذا سببًا لإبطال مثل هذا المستند. يحدث هذا نادرًا للغاية ويبدو أشبه بالفرصة الأخيرة للقبض على نوع ما من الانتهاك على الأقل في حالة محاولة أحد الطرفين بكل قوته إلغاء الالتزامات. لكن الانتهاكات الجسيمة للتصميم هي في الواقع سبب وجيه لأن تصبح الرسالة غير صالحة (نقص التوقيعات أو التفاصيل أو التاريخ غير الصحيح).

أما بالنسبة للقوة القانونية تحديداً فإن خطاب الضمان لا يملكها إلا بعد تصديقه من كاتب العدل.ومع ذلك، في هذه الحالة، ستتغير حالة الوثيقة بالفعل: عند القبول الرسمي (الموافقة الكتابية للمستلم)، ستكتسب قوة العقد. ولذلك، فمن المستحسن إرفاق نسخ من المستندات بخطاب الضمان، والتي تحتاج أيضًا إلى التصديق عليها. قد تكون هذه نسخًا من العقود وتفاصيل الأطراف وشهادات التسجيل وغيرها من الوثائق التي يعتبر توفرها ضروريًا من قبل الأطراف.

الغرض من خطابات الضمان هو تقديم ضمانات مكتوبة للمرسل إليهم. وهي تؤكد الشروط أو الوعود أو النوايا أو الإجراءات المتفق عليها للمرسل فيما يتعلق بمصالح المرسل إليه.

يمكن توجيه الرسائل إلى فرد أو منظمة. وهي وثيقة تحتوي على ضمانات، حتى لو لم تكن كلمة "ضمان" نفسها موجودة في النص. قد تؤكد هذه الرسائل المواعيد النهائية لإنجاز العمل، أو الدفع مقابل العمل المنجز أو المنتجات المستلمة، وجودة البضائع الموردة أو العمل المنجز، ومواعيد التسليم، وما إلى ذلك. تعتبر هذه البنود ضرورية في الحالات التي يكون فيها أحد الطرفين غير واثق من تنفيذ الاتفاقية.

تشكل هذه النقاط محتوى الرسالة أو جزء منها. خطاب الضمان ذو طبيعة قانونية وحالته تتوافق مع المستندات ذات الطبيعة التعاقدية (اتفاقية إضافية، عقد، إلخ).

غالبًا ما يتم تقديم خطابات لتأكيد إجراء الدفع. يشيرون هنا إلى رابط لرقم الحساب أو الاتفاقية التي كان من المفترض أن يتم الدفع على أساسها. بالإضافة إلى ذلك، تعمل الرسائل كوثيقة لأطراف ثالثة ويتم قبولها من قبل البنك كضمان للحصول على قرض (تؤكد أن المرسل إليه قد تلقى المبلغ اللازم لسداده).

على سبيل المثال، عند تسجيل الكيانات القانونية، يكفي خطاب الضمان لتوفير عنوان قانوني، لأنه من المستحيل إبرام اتفاقية إيجار مكتب.

تتميز الوثيقة بالدقة والوضوح والصياغة التي لا لبس فيها، حيث تتحدث عن تقديم الضمانات نيابة عن أو نيابة عن مسؤول أو منظمة. يشير إلى نوع العملية أو الإجراء الكامل الذي سيتم تنفيذه.

تبدأ الرسائل ببيان جوهر الضمانات المقدمة للمرسل إليه، على سبيل المثال:

وبهذه الرسالة نضمن......

وفي حالات أخرى، تتضمن بيانًا بالأسباب التي دفعت صاحب البلاغ إلى إعلان استعداده لتقديم ضمانات معينة إلى المرسل إليه. وهنا يرد البيان في الجزء الأخير، على سبيل المثال:

نحن نضمن الدفع الكامل وفي الوقت المناسب

من السمات المميزة للوثيقة أنه إلى جانب توقيع المدير (المؤلف) يوجد توقيع المسؤول المسؤول عن إدارة الأمور المالية والنقدية الأخرى. عند إرسال خطاب كالتزام بالدفع مقابل خدمة مقدمة أو عملية شراء وما إلى ذلك. يشير النص إلى التفاصيل المصرفية للشركة الدافعة.

العبارات المميزة للرسالة:

• نحن نضمن...
• ونحن بموجب هذا نضمن...
• شركة "الاسم" تضمن...
• الدفع في الوقت المحدد... نحن نضمن... الخ.

يتم تحرير خطابات الضمان وفقا لقواعد الصياغة العامة.

(الحجم: 27.5 كيلو بايت | التنزيلات: 61,976)

(الحجم: 24.0 كيلو بايت | التنزيلات: 54,369)

خطاب الضمان هو وثيقة ذات طبيعة تنظيمية. تعتبر هذه الورقة بمثابة ضمان يقدمه المقاول للعميل. في معظم الحالات، تنشأ العلاقات من هذا النوع بين الكيانات القانونية. هناك أنواع عديدة من الوثائق. أحدها هو خطاب ضمان لإتمام العمل، قم بتنزيل عينة منه مجانًا أدناه.

يجب إيلاء اهتمام خاص لملء الورقة، لأنها أداة مهمة للاتصالات التجارية. وفي هذه الحالة يضمن الوفاء ببعض الالتزامات بموجب العقد في شكل أداء العمل.

يمكن صياغة خطاب الضمان بشكل حر، لأن التشريع الحالي للاتحاد الروسي لا ينص على ملء نموذج موحد. في هذه الحالة، من الضروري الالتزام بأسلوب العمل في الكتابة واتباع قواعد اللغة الروسية.

كيفية كتابة خطاب ضمان لإتمام العمل بشكل صحيح

يجب تضمين المعلومات التالية في الرسالة:

• اسم المنظمة المرسلة والمنظمة المستقبلة. الأسماء الدقيقة للشركات والأسماء الكاملة للمديرين؛
• رقم الوثيقة الصادرة؛
• تاريخ التجميع
• الجزء الرئيسي. ويشير إلى الشروط المحددة للضمان، وكذلك الخدمات التي ينطبق عليها. في المثال قيد النظر، يتعهد مؤلف خطاب الضمان بإكمال العمل خلال فترة زمنية محددة وفقًا لاتفاق أو عقد مبرم مسبقًا؛
• الاسم الكامل للموظف الذي كتب الرسالة وتوقيعه وختمه.

الغرض الرئيسي من هذا النوع من المستندات هو تأكيد اكتمال عمل معين. في الأساس، يتم إعداد الورقة وتسليمها إلى العميل قبل إبرام العقد. وفي هذه الحالة يجب أن تشير الاتفاقية إلى قائمة الخدمات المطلوبة للتنفيذ وتاريخ الانتهاء من كل منها.

في المستقبل، قد تظهر ملاحظة حول جودة العمل المنجز في خطاب الضمان. في هذه الحالة، يتم تنظيم طبيعة الخدمات المقدمة من خلال تشريعات الاتحاد الروسي.

أنواع تنسيق خطاب الضمان

يمكن أن يكون خطاب الضمان بديلاً عن الأوراق الأخرى. إذا تم إعداد هذه الوثيقة لضمان أداء العمل (الالتزامات بموجب العقد)، فيجوز استخدامها مع عقد العمل. في أغلب الأحيان، تنشأ مثل هذه الحاجة عندما يكون إبرام اتفاق غير مناسب.

ومن المهم أن نلاحظ أن العقد يتضمن جزأين - العرض والقبول. إذا حل خطاب الضمان محل الاتفاقية، فيمكن أن يكون بمثابة أحد مكوناتها فقط.

• يعرض.

العرض هو اقتراح موجه لشخص معين. هناك حالات يتم فيها استخدام تطبيق العرض لجذب مجموعة من المخاطبين. وفي الوقت نفسه، يجب أن تعلن الورقة بوضوح عن مصالح المتلقين.

في هذه الحالة، لا يمكن ربط مستند الضمان بالعرض إلا إذا تمت الإشارة إلى الإجراءات التالية فيه:

• عرض الدفع مقابل الخدمات بعد تقديمها؛
• اقتراح لأداء أعمال معينة؛
• عرض لطلب الخدمة.

وتكشف الوثيقة عن كافة الشروط التفصيلية للتعاون. ويرجع ذلك إلى حقيقة أنه يحل محل جزء معين من العقد. عند استلام هذا النوع من الرسائل، يحق للمرسل إليه الموافقة على الشروط المحددة فيه. مثل هذا الإجراء يعادل إبرام العقد.

• قبول.

يُسمح بالمواقف التي تكون فيها الرسالة بمثابة المكون الثاني للعقد. تحدث هذه الظاهرة عند استلام وقبول الشروط التعاقدية المرسلة مسبقًا. على سبيل المثال، تتلقى الشركة عرضًا تجاريًا. توافق الإدارة على الشروط والأحكام الواردة فيه بناءً على الإعلان.

تجدر الإشارة إلى أنه إذا قرر مرسل خطاب القبول إلغاء المستند، فمن المستحسن القيام بذلك في أسرع وقت ممكن. يعد ذلك ضروريًا حتى لا يتوفر للورقة الوقت للوصول إلى المرسل إليه أو لا يتخذ أي إجراءات إجرائية.

وبذلك يمكنك الحصول على ضمانات أداء العمل بعدة طرق، أحدها هو إصدار خطاب الضمان، والذي نعرض عينة منه أدناه.

الخيارات الممكنة لهذا الغرض:

1. يؤكد مرسل الضمان "عند سداد الدين" أو "عند تأكيد الدفع" أن الأموال التي وعد بها سيتم دفعها له بالكامل. يشار إلى فترة السداد المحددة في نفس الرسالة.

   غالبًا ما يتم استخدام مثل هذه الوثيقة من قبل المشاركين في السوق الذين يواجهون صعوبات في الوفاء بالتزاماتهم، على سبيل المثال، لا يمكنهم دفع ثمن البضائع المسلمة في الوقت المحدد بسبب ظروف القوة القاهرة. يجب أن تحتوي الرسالة من هذا النوع على توقيعات الرئيس وكبير المحاسبين في المنظمة.

   تُظهر الصورة مثالاً للمستند:
   

2. يتم إعداد وثيقة "بشأن توفير عنوان قانوني" بموجب اتفاق مناسب من قبل مؤجر محتمل بناءً على طلب طرف معني ليس لديه مباني خاصة به أو مستأجرة بالفعل. ويجب أن تحتوي رسالة من هذا النوع على معلومات تتعلق بحقوق الملكية وخصائص العقار الخاضع لعقد الإيجار اللاحق.

   يتم تقديم الرسالة إلى مكتب الضرائب، لأنه وفقًا لقواعد محاسبة الدولة، عند تسجيل منظمة، يجب الإشارة إلى بيانات موقعها الفعلي (العنوان)، والذي سيكون فيما بعد عنوانها القانوني.

   تظهر الصورة وثيقة عينة:
   

3. يتم استخدام خطاب الضمان المقدم إلى البنك كإحدى الطرق لتأمين اتفاقية القرض. يجب زيادة فترة صلاحية هذا الالتزام بمقدار 15-20 يومًا أكثر من التاريخ النهائي لسداد القرض.
4. يجب أن يحتوي ضمان "أداء العمل" على: وصف لنوع العمل، وامتثال نتائجه لمعايير معينة (على سبيل المثال، GOST)، وموعد نهائي محدد لإنجازه، وعنوان العقار وغيرها من البيانات.

   تُظهر الصورة مثالاً للمستند:
   
   VA لمواطن بلد آخر - لتقديمه إلى دائرة الهجرة الفيدرالية، أو - قد يحتاج الطالب إلى تقديمه إلى مؤسسة تعليمية.

   يمكنك أدناه رؤية مثال على مستند مكتمل:
   
   

   المعنى والتكوين

   ماذا يعطي تكوينها؟ على الرغم من أن خطاب الضمان يحتوي على ختم المنظمة وتوقيعات الأشخاص المسؤولين - المدير، وفي بعض الحالات كبير المحاسبين، إلا أنه لا يشير إلى المستندات ذات الأهمية القانونية التي يمكن استخدامها في المحكمة كدليل.

   ويجوز تقديم مثل هذا التقرير في إجراءات المحكمة، ولكن فقط في حالات استثنائية، والتي لم تتم مناقشتها هنا.

   يتم إعداد أو صياغة مثل هذه الوثائق في المنظمة بواسطة سكرتير أو كاتب ذو خبرة. إن تأهيل المتخصص يعني معرفة القواعد اللازمة لإعداد مثل هذه الأوراق.

   تتضمن عملية إنشائها المراحل التالية:

   • إعداد مسودة الرسالة؛
   • وتنسيقها مع الشخص المسؤول؛
   • التسجيل وإرسالها إلى المرسل إليه.

   إذا كانت هناك حاجة لنقل معلومات بحجم أكبر، فيجب ربط جميع الصفحات المتعلقة بالمستند وترقيمها.

   يتم تسجيل رسائل الضمان الواردة وحفظها.

   يمكن للأفراد أو رواد الأعمال الأفراد كتابة ضمان بأي شكل من الأشكال بسهولة باستخدام ورقة عادية بتنسيق A-4. تستخدم المؤسسات الكبيرة، كقاعدة عامة، نماذج قياسية معدة مسبقًا لهذا الغرض تحتوي على شعار الشركة وتفاصيلها. تميل الشركات الأكثر شهرة إلى استخدام النماذج المطبوعة.

   الشروط الإلزامية للوثيقة القانونية

   وعلى الرغم من أن التشريع لا يضع لوائح واضحة لتنفيذ مثل هذه الأوراق، إلا أن بعض المعايير الراسخة لا تزال موجودة.

   ستكون العناصر التالية من هيكلها إلزامية لخطاب الضمان من أي نوع:

   1. تفاصيل المرسل، والتي يجب أن تتضمن البيانات التالية: عنوان المنظمة، وأرقام الهاتف (الفاكس)، وعنوان البريد الإلكتروني، وعنوان موقع الويب الخاص بالمنظمة، ورقم TIN، بالإضافة إلى OGRN (رقم تسجيل الولاية الرئيسي).

      هذه المجموعة من التفاصيل هي الحد الأدنى لنموذج الخطاب ويجب ترك حقل للإشارة إلى رقم المستند الصادر.

   2. لا ينبغي أن يكون العنوان طويلا جدا. تقترح قواعد المراسلات التجارية استخدام o (о) كحرف أولي، ولكن هناك خيارات أخرى ممكنة أيضًا. يمكنك كتابة "خطاب الضمان"، أو يمكنك ببساطة الإشارة إلى موضوع الرسالة.
   3. يجب أن يبدأ نص الرسالة، أو محتواها الرئيسي، بعنوان، والذي يتم التعبير عنه عادةً بصيغة "عزيزي". من الأفضل محاذاة النص في المنتصف.
   4. يتم التوقيع باليد، وهو موجود بعد المعلومات المطبوعة على الورق الرسمي فيما يتعلق بمنصب الشخص المسؤول.

      إذا ترك التوقيع شخص مفوض، فيجب أن يتضمن مرفق الرسالة توكيلًا يؤكد سلطة التوقيع على المستند.

      ثم يجب أن يتم لصق ختم المنظمة.

   إذا كانت هناك مرفقات للرسالة، فإن المعلومات حول هذا الموضوع موجودة في الزاوية اليسرى السفلية.

   وتجدر الإشارة إلى أن قواعد إنشاء مثل هذه الرسالة لا تسمح في نصها بما يلي:

   • الاختصارات.
   • العاطفية.
   • استخدام العامية أو المصطلحات أو العامية أو العامية؛
   • وجود أخطاء، وكذلك التصحيحات أو المحو.

   الرسائل الطويلة جدًا ستكون غير مناسبة. ومن المرغوب فيه للغاية أن يحتوي نص الرسالة على صياغة واضحة وموجزة، مما يزيل أي غموض في فهمهم. سيكون أسلوب العرض التقديمي بنبرة هادئة ومحايدة هو الخيار الأفضل.

   يعد خطاب الضمان جزءًا من المراسلات التجارية ويهدف إلى تأكيد الوفاء بالالتزامات المفترضة مسبقًا والامتثال لأية شروط. عادة لا تتمتع هذه الوثيقة الرسمية بالقوة القانونية لتقديمها إلى المحكمة كدليل. بالنسبة لمثل هذه الأوراق، هناك قواعد معينة وراسخة فيما يتعلق ببنيتها وصياغتها.

   لم تجد الإجابة على سؤالك؟ اكتشف ذلك كيفية حل مشكلتك بالضبط - اتصل الآن: