طلبات الأعمال. كيفية إنهاء خطاب عمل: أمثلة باللغتين الروسية والإنجليزية

16أبريل

مرحبًا! في هذه المقالة سنتحدث عن الرسائل التجارية.

اليوم سوف تتعلم:

1. لماذا لم تفقد المراسلات التجارية أهميتها؟
2. ما هي أنواع الرسائل التجارية الموجودة وكيفية تنسيقها؟
3. كيفية الكتابة بشكل صحيح خطاب عمل.

الآن حان الوقت خارج نوافذنا التكنولوجيا العاليةوالإنترنت. لكن المراسلات التجارية لم تفقد أهميتها وأهميتها، بل انتقلت ببساطة إلى وسائل الإعلام الأخرى. دعونا نتحدث اليوم عن سبب أهمية أن تكون قادرًا على كتابة وتنسيق رسائل العمل.

لماذا تحتاج المراسلات التجارية؟

في البداية، هذه فرصة لتبادل الآراء والاقتراحات والأفكار مع الموظفين أو شركاء العمل. وبمساعدة المراسلات، يقومون بتقديم الشكاوى والطلبات وتوضيح سوء التفاهم بين الشركات.

المراسلات التجارية هي أحد أنواع المراسلات الرسمية.

الفرق بين الرسائل التجارية وغيرها

الاختلافات الرئيسية هي كما يلي:

• أساليب العرض؛
• مفردات لا تسمح بالتعبير الواضح عن المشاعر؛
• صدر بتاريخ النموذج الرسميشركات؛
• الخط ليس صغيرًا جدًا، ولكنه ليس كبيرًا أيضًا، وهو نفسه في النص بأكمله؛
• نادرًا ما تشغل أكثر من صفحة واحدة؛
• وجود تسلسل قيادي رسمي صارم.

أنواع الرسائل التجارية

يمكن تقسيم جميع رسائل العمل إلى عدة مجموعات. سنتناول كل منها بمزيد من التفصيل ونقدم وصفًا موجزًا.

رسائل لا تحتاج للرد.

• خطاب الضمان
• مرافقة؛
• إعلامية.
• رسالة تحذير؛
• خطاب تذكير.

الرسائل التي تتطلب الرد.

• جاذبية؛
• يعرض؛
• طلب؛
• متطلبات؛
• التماس.

خطابات غير تجارية.

• خطاب الدعوة؛
• رسائل التعزية؛
• رسائل تعبر عن الامتنان؛
• رسائل تخبر عن شيء ما؛
• رسائل تحتوي على توصيات؛
• خطابات الضمان
• خطابات تؤكد استلام البضاعة وتقديم الخدمة وما إلى ذلك؛
• رسائل تهنئة في مختلف المناسبات؛
• خطاب الطلب
• خطابات التعليمات؛
• تغطية الحروف.

خطابات تجارية.

وعادة ما يتم استخدامها قبل الدخول في اتفاقية، وكذلك أثناء سريان العقد.

وتشمل هذه:

• رسائل الرد على الاستفسارات؛
• طلب مباشر؛
• - خطاب يُقترح فيه إجراء معاملة أو إبرام اتفاقية؛
• مطالبة؛
• تذكير؛
• رسالة تحتوي على تحذير بشأن إنهاء الاتفاقيات أو ضرورة الوفاء بالالتزامات وما إلى ذلك.

إذا تحدثنا عن التصنيف حسب الهيكل، فهناك نوعان من الرسائل التجارية:

• تحتوي على نص المؤلف ومكتوب بشكل حر؛
• تم تجميعها وفقا لنمط صارم.

بواسطة المرسل إليه.

• التعميم – رسالة يتم إرسالها إلى عدة مرسلين؛
• عادي - يتم إرساله إلى مستلم واحد نيابة عن شخص واحد؛
• الجماعية - يتم إرسالها إلى مستلم واحد، ولكن من عدة أشخاص.

كما يتم تقسيم الرسائل حسب الشكل الذي أرسلت به:

• تم إرسالها كرسالة فاكس؛
• أرسلت بواسطة بريد إلكتروني;
• تلك التي يتم إرسالها في مظاريف عادية.

هناك أنواع من الرسائل التي يجب، لأسباب أخلاقية، أن تكون مكتوبة بخط اليد وليس مطبوعة. وهذا ينطبق على التعازي والتهاني.

أسرار التصميم السليم

ينقسم نص الرسالة إلى أجزاء تمهيدية ورئيسية ونهائية. إنهم مرتبطون منطقيا ببعضهم البعض. يتضمن الجزء التمهيدي الظروف التي أدت إلى إنشاء الرسالة، ويمثل الجزء الرئيسي المحتوى نفسه. أما الجزء الأخير فيلخص النتائج التي تعبر عن الطلب والرفض وما إلى ذلك.

بشكل عام، يمكن تسمية المراسلات التجارية بكل المسؤولية بالفن، لأنه من الضروري تعلم كيفية إجرائها بشكل صحيح، مع مراعاة جميع المتطلبات. بعد كل شيء، في أغلب الأحيان نفكر فقط في المعلومات المقدمة بوضوح، وننسى حقيقة أن الرسالة يمكن اعتبارها وجه الشركة.

الأسلوبية.

تتم كتابة كل خطاب بأسلوب عمل صارم، باستخدام أنماط الكلام المميزة للوثائق الرسمية.

متطلبات تقديم المعلومات.

جميع المعلومات الواردة في الرسالة معروضة على النحو التالي:

• موجهة، مخصصة لشخص معين؛
• يجب أن تكون جميع المعلومات حديثة اعتبارًا من تاريخ الكتابة؛
• موثوق؛
• بحيادية
• مسبب؛
• على أكمل وجه ممكن، بحيث يمكن اتخاذ القرار بناءً عليه.

استمارة.

أولاً، يتم كتابة الرسالة على ورق رسمي خاص بالشركة.

• لكتابة خطاب عمل، يتم استخدام أوراق بحجم A4؛
• يجب أن يكون الهامش الأيسر للنموذج 3 سم على الأقل، لأنه بعد مرور بعض الوقت سيتم إرساله إلى الملف؛
• يشار إلى اسم الشركة وعنوانها القانوني والفعلي وعنوان البريد الإلكتروني؛
• من الأفضل استخدام الخط القياسي تايمز جديدروماني، مقاس 12. وهو الأمثل ويُدرك جيدًا عند القراءة؛
• يُسمح بإعداد خطابات عمل دون استخدام ترويسة، ولكن بعد ذلك لا تزال بحاجة إلى تقديم المعلومات من النموذج.

إذا في رسالة نحن نتحدث عنهيا المعاملات الكبرىالمتعلقة بالشؤون المالية أو المعلومات السرية ذات الطبيعة الأخرى، أرسل هذه الرسائل عن طريق الفاكس أو النموذج الإلكترونيغير مستحسن. إنها الطريقة القديمة الأفضل، في ظرف ورقي عادي.

الترقيم.

إذا كانت الرسالة مكونة من عدة صفحات، يتم ترقيمها ابتداء من الثانية. تم وضع علامة على الأرقام في الأعلى في المنتصف بالأرقام العربية. لا توجد نقاط بجانب الرقم.

التقسيم إلى أجزاء.

وهذا يعني تقسيم الرسالة إلى فقرات. يجب ألا يتدفق النص في دفق مستمر، وإلا فلن يتم إدراكه ببساطة. بفضل التقسيم إلى فقرات، يمكنك معرفة أين تنتهي فكرة وتبدأ أخرى.

توافر الإصلاحات.

لا يُنصح بالسماح بالتصحيحات أو الأخطاء المطبعية أو المحو. يجب كتابة الرسالة بشكل صحيح، ويجب طباعة النص على فترات 1.5 - 2.

التفاصيل المستخدمة.

سنشير فقط إلى أهمها، لأننا تحدثنا عنها بإيجاز قبل قليل:

• إذا كانت الشركة مملوكة للدولة، يتم استخدام شعار النبالة للاتحاد الروسي. وهي تقع في منتصف الشكل الرسمي؛
• اسم الشركة بالكامل؛
• أرقام الفاكس والهاتف؛
• رقم الحساب البنكي؛
• المرسل إليه – ويتم استخدام اسم الشركة المتلقية في الحالة الاسمية للإشارة إلى منصب ولقب المستلم، استخدم حالة الجر؛
• إذا كان المستلم لديه درجة أكاديمية أو لقب أكاديمي، قم بالإشارة إليه قبل الاسم الأخير للشخص؛
• تتم كتابة أي تفاصيل على سطر جديد وبحرف كبير.

رسالة عمل بعد الاجتماع

لقد عقدت اجتماع عمل، وكان هناك بعض الآفاق ل. سنناقش كذلك كيفية عكس ذلك في الرسالة.

1. بادئ ذي بدء، في بداية الرسالة، قم بالإشارة إلى تاريخ ووقت اتصالك مع الشريك المحتمل، حتى لو مرت بضعة أيام منذ الاجتماع.
2. تجنب الأخطاء أو العبارات المعقدة للغاية: اجعل الرسالة قصيرة وواضحة، ولكن بطريقة تجعل المستلم يرغب في قراءتها.
3. اذكر موضوع الحديث. على سبيل المثال: " لقد ناقشنا تكلفة المزهرية ذات الطراز الفينيسي.»
4. التأكد من أن متلقي الرسالة يعبر عن رأيه في موضوع الاجتماع.
5. حدد وقتًا يمكنك فيه التواصل عبر الهاتف أو الاجتماع شخصيًا.
6. دع المتلقي يعرف أنك تتطلع إلى العمل معه: " وآمل لمزيد من ذلك العلاقات التجاريةمعك«.
7. أنهِ رسالتك بالعبارة التالية أو ما شابهها: " أطيب التمنيات لك...».

خطابات الأعمال الإلكترونية

من المستحيل تجاهل متطلبات تصميمها، حيث يتم الآن إصدار المزيد والمزيد من الرسائل في شكل إلكتروني، وليس في شكل ورقي. ففي النهاية، إنه القرن الحادي والعشرين.

قم بإعداد خطاب عمل عبر البريد الإلكتروني الكثير من العمللا يجمع؛ متطلبات التنسيق مطابقة للأحرف التقليدية. الشيء الوحيد هو أن مثل هذه الرسالة يجب أن تحتوي دائمًا على عنوان (أو سطر الموضوع) حتى لا تضيع في تدفق الوثائق.

بالإضافة إلى ذلك، عند الرد على مثل هذه الرسالة، من الأفضل عدم تغيير موضوع الرسالة، لذلك ستفهم بسرعة ما يقال إذا تلقيت الكثير من رسائل البريد الإلكتروني.

كما يجب عليك عدم استخدام أحدث البرامج عند إنشاء مرفقات بهذه الرسائل؛ فهذا أبعد ما يكون عن حقيقة أن المستلم الخاص بك لديه نفس الشيء. إذا لم يكن هناك، فلن يتم فتح الرسالة ببساطة.

لا تستخدم الرموز التعبيرية عند كتابة خطاب عمل إلكترونيًا. التكنولوجيا رائعة، لكن اجعلها تشبه الأعمال عند الكتابة.

ما هو الموعد النهائي للرد على الرسالة؟

إذا تم تصنيف الرسالة على أنها تتطلب الرد، فإن موعد الرد يعتمد على المعلومات الواردة في الرسالة:

• إذا تلقيت طلبًا، فيرجى التأكد من استلامه خلال الأيام الثلاثة التالية من استلامه. ويمكن إعطاء الإجابة النهائية خلال شهر؛
• إذا كنا نتحدث عن التعازي، فيمكن إرسالها في غضون عشرة أيام بعد وقوع الحدث الحزين؛
• يجوز إرسال التهاني خلال 8 أيام من لحظة علمك بالموعد الخاص؛
• إذا تحدثنا عن القواعد العامةيا شكل جيد، من الأفضل الرد على الرسائل خلال سبعة أيام.

كيفية كتابة خطاب عمل: بلغة بسيطة عن أشياء معقدة

التمييز بين خطاب العمل والمراسلات الشخصية. لقد تحدثنا اليوم أكثر من مرة عن ماهية هذه الاختلافات، ويجب ألا ننساها. الآن دعونا نلقي نظرة على كتابة رسالة خطوة بخطوة.

المرحلة 1.

نشير إلى المرسل إليه.

في الزاوية اليمنى العليا من النموذج، نكتب اللقب والأحرف الأولى وموقع الشخص الذي نوجه إليه الرسالة. إذا كان المرسل إليه منظمة، فاذكر عنوانها القانوني.

المرحلة 2.

جاذبية.: نضعه في منتصف النموذج. ويتم تنفيذه بطريقة محترمة، دون اختصارات أو محو.مثال

عزيزي (الاسم، اللقب)!

اشرح الغرض من الرسالة وجوهرها وأفكارها الرئيسية. هذا الجزء هو الجزء الرئيسي. اكتب عما تريد قوله، ما هو سبب استئنافك. لكن لا تنسى الأسلوب الرسمي والمحايد.

المرحلة 4.

تقديم المقترحات والتوصيات.

تشير أي رسالة عمل تقريبًا إلى أن المرسل إليه سوف يستجيب لها. بشكل عام، لا يكون هذا مطلوبًا إلا من خلال الرسائل ذات الطبيعة الإعلامية. لذلك، لا تصف المشكلة فحسب، بل تقترح أيضًا كيفية حلها.

إذا قمت بتقديم شكوى، واطلب اتخاذ إجراءات معينة، وإذا عرضت التعاون، فأخبرنا بالخيارات المتاحة.

ببساطة، يجب على الشخص الذي يتلقى الرسالة أن يرى أنه لا يريد شيئًا منه فحسب، بل يجب أن يفهم أيضًا كيف يمكن تحقيق ذلك.

كيفية إنهاء خطاب العمل

يجب كتابة خطاب العمل بشكل مثالي. إذا لم يتم اتباع قواعد الكتابة، فقد يؤثر ذلك سلبًا على السمعة العامة للشركة. لذلك، نقترح الآن أن نتناول بمزيد من التفصيل تصميم الجزء الأخير من خطاب العمل.

في نهاية الرسالة، قم بتلخيص كل ما تمت مناقشته سابقًا. ولكن لا يجب أن تمتد استنتاجاتك إلى 10 جمل، ففي رسائل الأعمال يتم تقدير الإيجاز والإيجاز. من الأفضل أن تقتصر على العبارات البسيطة.

سنبني النهاية على مؤشرين: يجب أن تكون مهذبة وصحيحة قدر الإمكان. هناك خيارات مختلفة لكيفية بنائه.

• فيما يلي بعض الأمثلة: شكرا لاهتمامكم أو مساعدتكم:
• شكرًا لك! (دعني أشكرك...)؛ عبر عن آمالك للمستقبل:
• نأمل في تعاون متبادل المنفعة (نأمل أن نتلقى الرد في المستقبل القريب...)؛ يمكنك بناء عبارة لطمأنة المرسل إليه بشيء ما:
• سنكون سعداء بالتعاون معكم؛ تقديم طلب:
• نطلب منكم الإبلاغ عن النتائج؛ نعتذر عن أي إزعاج سببته:

أعتذر عن التأخير غير المتوقع في دفع ثمن المادة.

كيف نقول وداعا للمتلقي.

على الرغم من أن المراسلات رسمية، يمكنك أن تقول وداعا بطرق مختلفة.

• فيما يلي بعض الخيارات:
• مع احترامي لك...;
• مع تمنياتي بالنجاح...;

أطيب التمنيات…

نوقع بشكل صحيح. عند التوقيع على الرسالة، حدد منصبك واسمك الأول والأخير. إذا كنت تشك في مدى ملاءمة عبارة مثل: ""تفضلوا بقبول فائق الاحترام" -

فقط لا تستخدمه. يمكنك الإشارة إلى جهات الاتصال الخاصة بك في التوقيع،هاتف إضافي أوعنوان البريد الإلكتروني

فبهذه الطريقة تثبت للمتلقي أنك مستعد للتواصل والتعاون معه.

رسائل الأعمال باللغة الإنجليزية

لا يوجد شكل منظم لتأليف مثل هذه الرسائل. كل شيء يعتمد على الغرض من الرسالة ومن هو المرسل إليه. فيما يلي بعض التوصيات المختصرة للصياغة.

تاريخ الكتابة.

إذا كنا نكتب في الولايات المتحدة الأمريكية، فعند الإشارة إلى التاريخ نضع الشهر أولاً، ثم اليوم ثم السنة فقط. إذا كان إلى المملكة المتحدة، يتم إدخال التاريخ كما هو الحال في الاتحاد الروسي. في هذه الحالة، اكتب الشهر بالحروف لتجنب الالتباس.

تفاصيل المستلم.

• إذا كتبت لرجل فتواصل معه بهذه الطريقة: السيد (أدخل الاسم الأخير)؛
• إذا كانت المرأة متزوجة: السيدة (أدخل الاسم الأخير)؛
• إلى سيدة غير متزوجة: ملكة جمال (أشير إلى الاسم الأخير) ؛
• إذا كنت لا تعرف حالة السيدة: السيدة (أدخل الاسم الأخير).

تحديد العنوان.

الترتيب هو عكس الترتيب المقبول في الاتحاد الروسي: المكتب، رقم المنزل، اسم الشارع، الرمز البريدي، اسم الولاية (إذا كنت تكتب في الولايات المتحدة الأمريكية)، اسم المقاطعة واسم البلد (إذا كنت تكتب في المملكة المتحدة).

كيفية الاتصال بالمستلم.

المكالمات القياسية:

• سيدتي العزيزة؛
• سيدي العزيز؛
• عزيزي السيد أو السيدة؛
• عزيزتي السيدة؛
• عزيزي.

بعد العنوان نضع فاصلة (في حالة الكتابة إلى المملكة المتحدة) أو نقطتين (في حالة الكتابة إلى الولايات المتحدة الأمريكية). ليس من المعتاد وضع علامة تعجب.

موضوع.

تأكد من الإشارة إلى موضوع الرسالة، كما هو الحال في الاتحاد الروسي.

النص الرئيسي.

قسمها إلى فقرات. أو اكتب كل جملة على سطر جديد.

كيف نقول وداعا.

على سبيل المثال، مثل هذا: " نشكرك على المساعدة، نبقى لك حقًا"- شكرًا لك أيها المخلص...، على الرغم من أنها قد تكون أقل رسمية.

تسجيل التوقيع.

نضع توقيعنا تحت فقرة الوداع، ونشير إلى اسمنا الأول والأخير، واسم الشركة والمنصب.

تصميم التطبيقات.

إذا كنت تريد إرفاق أي مستندات، يرجى الإشارة إلى ذلك في نهاية الرسالة: " إنك."وقائمة التطبيقات.

ماذا أكتب بحرف كبير.

• الأسماء الأخيرة والأحرف الأولى؛
• أسماء الشركات؛
• أسماء المدن والولايات، وما إلى ذلك؛
• أي كلمات تشير إلى المنصب الذي يشغله؛
• كلمات الوداع الأولى؛
• عناوين الافتتاح.

قبل أن ننهي المحادثة، إليك بعض الأمثلة على رسائل العمل باللغة الروسية و اللغات الانجليزية.

عينات من الرسائل التجارية باللغتين الروسية والإنجليزية

خاتمة

لتلخيص، أود أن أقول إن خطاب العمل هو أداة للتواصل في أي مجال من مجالات النشاط. إذا تمت كتابته بشكل صحيح، فإنه بالتأكيد سيقدم شركتك في ضوء إيجابي.

من ناحية أخرى، فإن الرسالة المكتوبة بشكل غير متقن وبها أخطاء يمكن أن تدمر معظم الأشياء تمامًا أعمال واعدة. اكتب الحروف بشكل صحيح، وحاولنا أن نخبرك بكيفية القيام بذلك.

في المعاملات التجارية، هناك مستندات رسمية بحتة، يتم إعدادها وفقًا لقالب واحد أو وفقًا للمعايير المقبولة (على سبيل المثال)، ومستندات غير رسمية تقريبًا، يتم إعدادها عندما يكون من الضروري حل مشكلة غير متوقعة أو طلب المساعدة أو التعبير عن اِمتِنان. يُعتقد خطأً أن النموذج "المجاني" أسهل في الاستخدام؛ على العكس من ذلك، لكتابة نداء أو خطاب مقنع، سيتعين عليك بذل الكثير من الجهد المزيد من الجهدمن ملء النموذج الموحد.

تتضمن الفئة الثانية من المستندات مجموعة واسعة من رسائل الطلب، والتي يمكن العثور على نماذج منها أدناه. إن كتابة مثل هذه الرسالة بكفاءة ووضوح لا يقل في بعض الأحيان أهمية عن. فيما يلي أمثلة على الرسائل التي تطلب المساعدة: تعليمات خطوة بخطوةحول إنشاء المستند المثالي ونصائح حول إرساله إلى المستلم.

تعليمات لكتابة خطاب الطلب

والرسائل التي تطلب المساعدة، لأسباب واضحة، لا يمكن صياغتها وفق نموذج واحد: باستخدام نموذج موحد، من المستحيل ببساطة التكيف مع ظروف محددة. بعد كل شيء، من أجل أن يكون الطلب الإجراء المطلوبمن المهم للغاية أن تأخذ في الاعتبار شخصية المتلقي وحالته الاجتماعية ووضعه المالي الحالي وعوامل أخرى. بالإضافة إلى ذلك، يجب أن تكون الرسالة ذات طبيعة سرية بشكل واضح: إذا كانت وثيقة رسمية بحتة، فمن المرجح أن يفضل المرسل إليه، الذي هو في وضع افتراضي، الرد بإلغاء الاشتراك أو ببساطة رفض الحوار، وإرسال الرسالة إلى سلة المهملات.

مهم: يجب عليك الحفاظ على لهجة دافئة ومحترمة طوال الرسالة. يجب ألا ننسى أن خطاب الطلب ليس طلبًا رسميًا؛ فمن السهل أن يتجاهله المستلم أو يرفضه. الاحترام وحده لن يأتي بنتائج دون دافع كافٍ، لكنه على الأقل قادر على جذب انتباه القارئ، ويجبره على الوصول إلى نهاية النص.

قبل البدء في كتابة خطاب طلب لحل مشكلة ما، أو تأجيل المدفوعات أو تقديم خصم، فمن المنطقي اتخاذ قرار بشأن المرسل إليه. اعتمادًا على الظروف، يمكن أن تكون هذه:

• فرد خاص - على سبيل المثال، مستثمر ثري أو عالم مؤثر؛
• رجل أعمال فردي أو مالك شركة ذات مسؤولية محدودة؛
• كيان قانوني ككل، إذا كان المرسل لا يعرف اسم المدير أو لا معنى له من الذي سيرد على الرسالة بالضبط؛
• موظف عام على أي مستوى - من عمدة بلدة صغيرة إلى الحاكم أو الرئيس المسؤول لأي هيكل.

بطبيعة الحال، ستكون الرسالة المرسلة إلى رجل الأعمال المتوسط ​​\u200b\u200bمختلفة تمامًا في الروح عن الرسالة الرسمية التي تطلب المساعدة من رئيس شركة حكومية. ومع ذلك، فإن بنية كافة خطابات الطلب هي نفسها تقريبًا؛ يكفي أن يفهم المترجم العناصر التي يجب أن تكون موجودة في أي حرف، والتي يمكن أن تكون متنوعة وأيها أفضل للتخلي عنها تماما. يعد القيام بهذا أصعب بكثير من القيام به، ولكنه لا يزال ممكنًا. ستساعدك التعليمات التالية على فهم الموقف.

المسألة الثانية التي يجب توضيحها قبل كتابة خطاب الطلب هي بنية الوثيقة. كما سبق ذكره ، شكل موحدالرسالة غير موجودة، لكن الخطة العامة لأي رسائل عمل هي نفسها تقريبًا - يجب اتباعها. يتم بناء الطلب الرسمي أو شبه الرسمي للحصول على المساعدة أو المساعدة أو الخدمات من الكتل التالية:

1. "كاب".يتكون من شعار المنظمة، وأنماط إضافية (يوصى بعدم استخدام المخزون، ولكن التنمية الخاصة; ولهذا لن يضر الاستعانة بمصمم محترف) واسم المنظمة المرسلة، إذا لم يكن الأخير جزءًا من الشعار. خلافاً للاعتقاد السائد، إدراج رموز الدولة في “القبعة” الاتحاد الروسي، بما في ذلك العلم وشعار النبالة، يعد أمرًا اختياريًا، خاصة إذا كان المرسل فردًا خاصًا أو رجل أعمال فردي أو شركة صغيرة ليس لها أي صلة بالهيئات الحكومية. من غير المرجح أن يؤثر وجود العلم وشعار النبالة على قرار المتلقي، ولكن (إذا تم استخدامها بشكل غير كفؤ) ستثير هذه السمات الشك لدى القارئ حول مصداقية مقدم الطلب.
2. الجزء التمهيدي.ويشمل:
   • الأسماء الرسمية للشركة المرسلة (الكاملة والمختصرة) أو الاسم الأخير والاسم الأول والعائلي لمنشئ خطاب الطلب؛
   • تفاصيل المرسل إليه، بما في ذلك TIN وOGRN والرموز الإحصائية، أرقام التسجيلو الحساب الجاري;
   • معلومات الاتصال: العنوان الكامل مع الرمز البريدي وأرقام الهواتف وعنوان البريد الإلكتروني وحسابات المراسلة و الشبكات الاجتماعيةوهكذا؛
   • اختياريًا - الاسم أو اللقب، والاسم الأول والعائلي للمستلم، اعتمادًا على ما إذا كان كيانًا قانونيًا أو فردًا؛
   • تحية مفصولة عن النص الرئيسي بخط فارغ ويتم تمييزها باستخدام خط أكبر؛
   • مؤشرات على أساس الاستئناف (حدوث تأخير، تحليل النتائج، وجود اتفاق شفهي، تنفيذ المحادثات الهاتفيةوهكذا)؛
   • الغرض من خطاب الطلب (القضاء على سوء الفهم أو الحل الفوري لمشكلة ما أو المساعدة الفورية لشخص ما).
3. النص الرئيسي.يجب أن يوضح نص الرسالة (بإيجاز قدر الإمكان وبشكل واضح وباللغة الروسية الأدبية) جوهر الطلب: سداد الدين، وتنفيذ أعمال التجديد، يمد المساعدة الماليةالمأوى أو تقديم خصم. في بداية النص، من الضروري التأكيد على أن الرسالة هي طلب على وجه التحديد؛ أسهل طريقة للقيام بذلك هي استخدام المشتقات المناسبة: "أنا أطلب بصدق"، "نحن نطلب منك"، "منظمتنا تسأل"، "أنا أطلب منك" - وغيرها. كما ذكرنا سابقًا، فإن خطاب الطلب ليس شرطًا، ناهيك عن الأمر، لذلك، من بداية الرسالة إلى نهايتها، من الضروري الالتزام الصارم بنبرة محترمة، مع تذكر أن الشخص المهتم في هذه الحالة هو المرسل وليس القارئ . الاستثناءات الوحيدة هي الرسائل التي تطلب سداد الدين؛ ولكن حتى في هذه الحالة لا ينبغي لأحد أن ينسى احترام المرسل إليه. ولا يضر أيضًا إضافة بعض الكلمات الدافئة في بداية الرسالة (إذا كان المرسل والمتلقي يعرفان بعضهما البعض جيدًا) أو مجاملات رسمية إذا لم يكن المرسل والمتلقي قد تواصلا سابقًا أو تم التفاعل ضمن عمل تجاري صارم. نطاق. إذا كان حرف واحد يحتوي على عدة طلبات مختلفة بشكل أساسي أو مرتبطة ببعضها البعض، فيجب إعطاء كل منها فقرة خاصة به، أو حتى الأفضل من ذلك، إنشاء قائمة ذات تعداد نقطي تتمتع بميزة مرئية كبيرة على النص المستمر.
4. خاتمة.إذا كانت الرسالة لها معنى خاص بالنسبة للمرسل، فمن المفيد هنا مرة أخرى (بإيجاز وبشكل مقنع) دعوة القارئ إلى اتخاذ إجراء. ويمكن أن يتم ذلك إما في جملتين أو ثلاث جمل، وهي جوهر النص الرئيسي، أو بمساعدة شعار يلفت الانتباه. ومع ذلك، لا ينبغي أن تبالغ في ذلك؛ يجب أن يكون خطاب الطلب سريًا وغير تجاري أو إعلاني بطبيعته. ومن الأفضل أن يكون أسلوبه خالياً من التعقيد بدلاً من التحقق منه عمداً، مما يغرس في القارئ الشكوك حول صدق المرسل. هذا مهم بشكل خاص إذا كانت الرسالة تحتوي على طلب للمساعدة أو المساعدة.
5. وداع وتوقيع.لا يتم وضعها دائما. إذا كان الغرض من إعداد الوثيقة هو تحقيق المساعدة أو الدعم، فمن المنطقي استخدام صيغة أخرى بدلاً من هذه، على سبيل المثال، "شكرًا لك مقدمًا"، "شكرًا لك مقدمًا"، "شكرًا لك على اهتمامك" "،" شكرًا جزيلاً لك على مساعدتك "، وما إلى ذلك. ومهما كانت العبارة المستخدمة، فمن المؤكد وغير المشروط أن يتم فصلها عن التوقيع نفسه بفاصلة، وكذلك، إذا سمح المكان، بسطر جديد. علامة الترقيم في هذه الحالة ليس لها معنى وظيفي، بل معنى بياني، مما يسهل على القارئ إدراك النص؛ الأمر نفسه ينطبق على نقل التوقيع إلى السطر التالي.
6. التاريخ والختم.مباشرة بعد التوقيع في أسفل الرسالة، تحتاج إلى وضع تاريخ تكوينه أو، إذا كان مكتوبا مسبقا، تاريخ الإرسال. ليس من الضروري وضع ختم وتوقيع شخصي، ولكن يوصى به بشدة: فهذه علامة أخرى على احترام المرسل إليه. حتى لو تم إرسال الرسالة إلى النموذج الإلكتروني(على الرغم من أنه يوصى باستخدام المستندات الورقية)، في نهاية الصفحة، من المفيد وضع نسخ إلكترونية من طبعة الختم (الختم) و التوقيع الشخصيالمرسل أو التصديق على المستند بتوقيع رقمي إلكتروني محسّن.

نصيحة:إذا كان من المهم أن يتلقى المرسل إليه ردًا على خطاب الطلب فيه فترة معينة، من الضروري ذكر ذلك في النص الرئيسي: على سبيل المثال، "نحن في انتظار ردكم في موعد أقصاه ..." أو "نأمل أن نحصل على توضيح بحلول ...". وإلا فإن المستلم، الذي لا يلتزم بأي التزامات فيما يتعلق بالمستند، قد يؤخر الرد، مما سيخلق صعوبات إضافية للمرسل.

عند إرسال خطاب طلب للمساعدة أو سداد الدين، تجدر الإشارة إلى أنه في المنظمات، يتم التعامل مع معالجة المراسلات الواردة من قبل سكرتير أو شخص مفوض. لذلك، يجب على مقدم الطلب الذي يريد أن يقرأ الرئيس أو المدير رسالته مباشرة أن يقوم بتدوين ملاحظة على الظرف "في متناول اليد شخصيًا" أو "سري" أو "للنظر ... (الاسم الأخير والأحرف الأولى من المرسل إليه)." " ومع ذلك، إذا كانت الوثيقة تحتوي على طلب لا يؤثر على الأسرار الشخصية أو التجارية أو الصناعية، فلن يكون هناك شيء كارثي إذا تمت قراءة الرسالة وتسجيلها لأول مرة من قبل السكرتير، وعندها فقط يتم تحويلها إلى المدير أو المدير.

بعض النصائح لكتابة رسالة تطلب المساعدة:

1. يجب أن تكون الرسالة مكتوبة باللغة الروسية الجيدة، دون أخطاء أو أخطاء مطبعية. هذه ليست فقط علامة على معرفة المرسل بالقراءة والكتابة، ولكنها أيضًا دليل على احترامه للمستلم. إذا لم يكلف كاتب الوثيقة نفسه عناء إعادة قراءة النص، فمن غير المعقول على الأقل الحديث عن صدق الكلمات الدافئة التي استخدمها تجاه المتلقي.
2. إذا لم يكن من الممكن استخدام ترويسة (على سبيل المثال، فهو ببساطة غير موجود)، فيجب عليك على الأقل محاولة اختيار خط جذاب، باستخدام أحجام وأنماط مختلفة. لا ينبغي أن يكون خطاب الطلب مقنعًا فحسب، بل يجب أن يرضي العين أيضًا - وإلا فقد لا يتحلى المرسل إليه بالصبر ويتوقف عن القراءة في المنتصف، دون الوصول إلى صلب الموضوع.
3. تذكر أن الرسالة التي تطلب المساعدة أو المساعدة ليست وثيقة رسمية بحتة، عند كتابتها يجب أن تحاول تجنب اللغة البيروقراطية والجمل الطويلة للغاية. كلما كان من الأسهل على المتلقي قراءة الوثيقة وفهم جوهر الطلب، كلما زاد احتمال الاستجابة واتخاذ الإجراءات اللازمة.

أخطاء عند كتابة خطاب الطلب

لفهم قواعد وميزات كتابة رسائل الطلب أخيرًا، يجب أن تفكر في مثال صغير يحتوي على أخطاء نموذجية للمؤلفين عديمي الخبرة:

عزيزي أ.د فالينسكي!

نطلب منك التبرع لصندوق الحفظ لدينا القنافذ البريةمنطقة موسكو أي مبلغ يبدأ من 500 ألف روبل. نحن في انتظار ردكم في موعد أقصاه 25 أغسطس من هذا العام. حسابنا الجاري هو 1234567890.

بتروف إل إم، النائب الأول لرئيس المؤسسة.

قائمة الأخطاء التي حدثت في الرسالة وأمثلة للحلول الصحيحة:

1. "عزيزي فالينسكي أ.د!" الخيار الصحيح:"عزيزي أندريه دينيسوفيتش!" (ذكر الأول والأب يعمل بشكل أفضل للمستلم من مخاطبة اسم العائلة بشكل بارد).
2. خطاب الطلب يفتقر تمامًا إلى الكلمات الودية والمجاملات. الخيار الصحيح:"نحن نعلم أنك تعمل لفترة طويلة وبشكل منتج لاستعادة مجموعات نادرة من القنافذ ولديك حديقة حيوانات صغيرة خاصة بك، كما أنك حائز على جائزة الدولة "دعونا نساعد القنافذ" للأعوام 2009 و2011 و2015."
3. لا توجد حجة مقنعة في المثال. الخيار الصحيح:"أنت لا تجري بحثًا مستقلاً وتتواصل مع كبار الخبراء في مجال تحسين النسل للقنفذ فحسب، بل تساعد أيضًا المنظمات البيئية المختلفة بنشاط، كما أعربت مرارًا وتكرارًا عن رغبتك في رعاية أي إجراءات تتعلق بخلق بيئة عاطفية مواتية لهذه الثدييات ".
4. "نطلب منكم التبرع..." في طلب مكتوبلشخص واحد، خاصة في خطاب العمل، وخاصة إذا كان يحتوي على طلب، فمن الضروري كتابة الضمير "أنت" بحرف كبير. يعد استخدام تهجئة مختلفة علامة واضحة على عدم احترام المترجم أو على الأقل عدم انتباهه، وهو أمر غير مناسب تمامًا في مثل هذه الرسالة. المثال الصحيح: "نطلب منكم التبرع."
5. يحتوي الجزء الرئيسي من خطاب الطلب إما على قدر قليل جدًا من التحديد أو أكثر من اللازم. ينبغي وصف جوهر عمل المؤسسة بمزيد من التفصيل، ولكن في الوقت نفسه تزويد القارئ بفرصة اختيار مبلغ التبرع بشكل مستقل. ليست هناك حاجة واضحة للإشارة إلى تاريخ محدد لاستلام الرد: يجب أن يكون ذكره مبررًا أو مستبعدًا من متن الرسالة. المثال الصحيح: « فيما يتعلق باهتمامك بالمشكلة، نطلب منك بصدق التبرع لمؤسستنا، التي تقوم منذ عام 2009 بجمع معلومات حول حجم مجموعات القنفذ في منطقة موسكو وظروف وجودها، وكذلك تطوير المشاريع لنقل الحيوانات المحرومة إلى أماكن أكثر راحة. يمكنك إجراء تحويل إلى حسابنا البنكي 1234567890 أو عن طريق الاتصال بممثلنا، اختر أي طريقة أخرى مناسبة لمساعدة القنافذ. إذا لم يكن الأمر صعبًا بالنسبة لك، فيرجى الرد على الرسالة في موعد أقصاه 25 أغسطس من هذا العام: بالفعل في بداية سبتمبر نطلق مشروعًا واسع النطاق ومكلفًا، حيث يمكنك أيضًا المشاركة فيه.
6. خطاب الطلب والاستنتاج أعلاه مفقودان أيضًا. المثال الصحيح:"نأمل تفهمكم وتعاطفكم. نحن دائما على استعداد للإجابة على الأسئلة ومراعاة أي تعليقات. صحي و القنافذ سعيدة- مستقبل بيئتنا!
7. لا توجد صيغة نهائية للأدب في الرسالة التي تطلب التبرع. يشير هذا، مثل معظم الأخطاء الفادحة الأخرى، إما إلى عدم قدرة المرسل على كتابة خطاب عمل (كيف يمكن الوثوق به بالمال؟) أو عدم احترامه الواضح للمرسل إليه. المثال الصحيح:

شكرا لكم مقدما على مساعدتكم!

النائب الأول لرئيس المؤسسة

إل إم بتروف.

نماذج من رسائل الطلب

على الرغم من أن رسائل الطلب مكتوبة بشكل حر، إلا أنه سيكون من المفيد للكاتب، وخاصة الشخص الذي لم تكن لديه مثل هذه الخبرة من قبل، أن يتعرف على نماذج من الرسائل الأكثر شيوعًا.

حول تخصيص الأموال

إذا كنت بحاجة إلى طلب المساعدة أو المزايا من مستثمر أو كفيل أو مُقرض، فيجب عليك إصدار خطاب يطلب الأموال.

حول تسليم البضائع

في بعض الأحيان يكون من الضروري أن نطلب من المورد تغيير وقت تسليم البضائع في اتجاه أو آخر أو تقديم طلب لمجموعة جديدة في أقرب وقت ممكن.

حول الدفع المؤجل

حول تخفيض الإيجار

إذا قرر المالك رفع الإيجار، أو بعد مرور بعض الوقت على توقيع العقد، أدرك المستأجر أن بإمكانه إنفاق مبلغ أقل، يمكنك محاولة تصحيح الوضع عن طريق إرسال خطاب إلى الطرف الآخر يطلب فيه تخفيض الإيجار.

حول تقديم الخصومات

ليس دائمًا بائع المنتج أو الخدمة هو الذي يقدم للعملاء مشاركة منتظمة أو مربحة بشكل خاص في برنامج الخصم. إن إرسال خطاب يطلب الخصم سيساعد في تحقيق العدالة مع الحفاظ على علاقات ممتازة بين الطرفين.

حول سداد الديون

من وقت لآخر، حتى المقترض أو العميل الأكثر احتراما ينسى القسط التالي أو الالتزام بدفع ثمن الشراء. أشر إليه بلطف سلوك غير لائقسوف تساعد رسالة تطلب سداد الدين.

حول المساعدة في حل المشكلة

إذا كان السؤال ليس بدقة القطاع الماليويحتاج المواطن أو المنظمة إلى مساعدة شاملة، فيمكنه الخروج من الموقف من خلال تأليف وإرسال رسائل إلى العديد من المستلمين المؤثرين يطلبون المساعدة في حل المشكلة.

مميزات إرسال خطاب الطلب

هناك عدة إرشادات لإرسال رسائل رسمية تطلب المساعدة أو المساعدة:

1. من الأفضل استخدام الإصدارات الورقية من المستند بدلاً من الإصدارات الإلكترونية، يتم إرسالها عن طريق البريد السريع أو البريد المسجل عبر البريد الروسي. وهذا النهج لن يُظهر الاهتمام الخاص للمرسل فحسب، بل أيضًا استعداده للذهاب إلى حد تلقي رد على نفقات معينة، وهو ما سيخلق بالتأكيد انطباعًا إيجابيًا لدى المتلقي.
2. في بعض الحالات، يكون من المنطقي كتابة خطاب باليد(بالطبع بخط يدوي يسهل قراءته ويرضي العين) وعلى ورق جيد. من غير المرجح أن تكون هذه الطريقة مناسبة ل رسائل بريدية جماعية، لكنه سيساعد بالتأكيد على إثارة اهتمام مرسل إليه معين.
3. رسائل الى إلزاميمسجلة في مجلة الوثائق الصادرة للمنظمة المرسلةوعند الاستلام - في مجلة المستندات الواردة للمستلم. إذا كانت المراسلات بين أفراد عاديين، فلا داعي لتسجيل الرسائل.

دعونا نلخص ذلك

يجب كتابة خطاب طلب المساعدة بشكل صحيح وباختصار قدر الإمكان. لتصميم مستند، من الأفضل استخدام ترويسة، وإذا لم يكن ذلك ممكنا، فاختر خطوطًا جذابة على الأقل. من الأفضل إرسال الرسالة النهائية عن طريق البريد أو عن طريق البريد.

يجب أن تحتوي الرسالة على مقدمة، وبعض الكلمات الدافئة الموجهة إلى المتلقي، وأساس الطلب وجوهره. في الختام، يجب عليك استخدام صيغ المداراة التقليدية: "شكرًا لك مقدمًا" أو "مع احترامي". يوصى بالتحقق من الوثيقة بتوقيع المدير وختم أو ختم المنظمة، وإذا تم إرسالها عن طريق البريد الإلكتروني، مع الصور الممسوحة ضوئيًا للتوقيع وبصمة الختم أو التوقيع الرقمي الإلكتروني.

أصبحت المراسلات المستمرة ورسائل البريد الإلكتروني وسيلة يومية للتواصل مع الأصدقاء اليوم، ولكن كتابة الرسائل أصبحت أكثر تقليدية، بطريقة فعالةوالتي يمكن أن ترسم البسمة على وجه صديقك. إذا كنت تكتب بريدًا إلكترونيًا بالطريقة القديمة، فإن شكل الكتابة يظل كما هو: يجب أن تتضمن الرسالة الموجهة إلى صديق تحية، وأسئلة للصديق، وتحديثًا من حياتك، ونهاية مناسبة.

خطوات

بداية الرسالة

الجزء الرئيسي

ابدأ بالأشياء الممتعة.عادة ما يكون الجزء الأول من الرسالة الودية دافئًا ومبهجًا. يمكن أن يؤدي ذلك إلى ضبط نغمة الرسالة بأكملها، مما يسمح للمستلم بمعرفة ما سيأتي بعد ذلك ويجعل الرسالة تبدو أكثر جدية أو عملية. اكتب تحية في بضعة أسطر، أو أخبر نكتة أو اكتب عن الطقس.

• "كيف حالك؟" أو "كيف حالك؟" - الطرق الأكثر شيوعًا لبدء الرسالة. اطرح سؤالاً لتجعل الرسالة تبدو وكأنها جزء من محادثة أطول. إذا كنت تريد الرد على الرسالة، املأها بالأسئلة.
• يمكنك استخدام الفقرة الأولى من الرسالة لسؤال المستلم المزيد عن حياته. على سبيل المثال: "أتمنى أن تنال إعجاب يولينكا الصغيرة روضة أطفال. لا أستطيع أن أصدق أنها كبرت كثيرًا!
• تبدأ الرسائل غالبًا بالإشارة إلى الوقت من السنة. فكر في كيفية بدء محادثات صغيرة تتطور إلى محادثات عميقة. على سبيل المثال: "أتمنى ألا يفسد الخريف مزاجك. أصبحت الأشجار في المنطقة جميلة جدًا. مازلت أعتقد أن الشتاء سيكون باردا."

1. مشاركة الأخبار والتفاصيل من حياتك.حان الوقت الآن للجزء الرئيسي من الرسالة والغرض من كتابتها. لماذا بدأت هذه المراسلة؟ هل ترغب في إعادة التواصل مع صديق قديم، أو التعبير عن مدى افتقادك له، أو شكره على مساعدته؟ كن صادقًا ومنفتحًا وحاول نقل أفكارك بوضوح على الورق.

   • اكتب عما يحدث في حياتك. بغض النظر عن طبيعة الرسالة، ستكون رسالتك موضع تقدير، لكن القصص عن حياتك ستقرب المستلم منك. بهذه الطريقة ستكون الرسالة أكثر فعالية وانفتاحًا. أخبرنا بما حدث، وما هي المشاعر التي مررت بها، وما هي خططك للمستقبل.
   • لا تصف حياتك بتفاصيل كثيرة، وإلا فسوف يضيع الغرض من الرسالة الودية. تجنب قالب عطلة الصحيفة - سيبدأ صديقك على الفور في قراءة الرسالة من النهاية إذا قمت بإدراج جميع مزاياك. ليست هناك حاجة للانغماس في دوامة مشاكلك الخاصة، لكن كن واقعيًا عندما تتحدث عن نفسك.

2. اختر الموضوعات التي تتعلق مباشرة بصديقك.ماذا كان يفعل صديقك في آخر مرة التقيت به؟ ربما انفصل عن صديقه الحميم؟ ربما كان يمر بوقت عصيب في فريق كرة القدم؟ تكيف من خلال الرجوع إلى مواضيع مألوفة واطرح الأسئلة لإظهار اهتمامك بأعمال صديقك.

   • يمكنك مناقشة المواضيع التي تهمكما. اذكر وجهات نظرك حول الفن أو السياسة أو الأحداث الأخيرة أو مجالات الحياة الأخرى التي ترغب في مناقشتها مع صديقك.
   • يمكنك اقتراح مشاهدة الأفلام أو قراءة الكتب التي تعتقد أن صديقك قد ينال إعجابها. تبادل المعلومات القيمة هو موضع ترحيب دائما في الرسائل.

استكمال الرسالة

1. أغلق المناقشة.اكتب الفقرة الأخيرة، وقم بتمريرها إلى صديق أو أحد أفراد أسرته أطيب التمنيات. عادة ما تكون الفقرة الأخيرة أخف في التحميل العاطفي، ولكن يجب أن تتوافق مع الجو العام للرسالة. أنهِ رسالتك بملاحظة إيجابية لتجعل صديقك يشعر بالتحسن تجاهك.

   • كرر الغرض من الرسالة مرة أخرى. على سبيل المثال، إذا قمت بدعوة صديق إلى حفلة، فاكتب ما يلي: "أتمنى أن تأتي!" إذا كنت تريد فقط أن تتمنى لصديقك وقتًا ممتعًا، فاكتب شيئًا مثل: "سنة جديدة سعيدة!"
   • ألهم صديقك بالكتابة مرة أخرى. إذا كنت تريد إجابة، فاكتب: "أتمنى إجابة سريعة"، أو "من فضلك اكتب ردًا!"

2. اكتب النهاية.ينبغي أن ينقل الحالة المزاجية لرسالتك اعتمادًا على لهجتها: رسمية أو غير رسمية. مثل التحية، يتم تحديد النهاية حسب طبيعة علاقتك مع المتلقي. أنهي الرسالة باسمك.

   • إذا كنت تريد إنهاء الرسالة رسميًا، فاكتب: "مع خالص التقدير" أو "مع خالص التقدير" أو "أطيب التمنيات".
   • إذا كانت الرسالة مكتوبة بنبرة غير رسمية، استخدم عبارات مثل "أنت..." أو "اعتني بنفسك" أو "إلى اللقاء".
   • إذا كانت الرسالة شخصية، فاكتب "أحبك" أو "أحبك كثيرًا" أو "أفتقدك".

3. النظر في التذييل.عادةً ما يتم استخدام الحاشية (lat. post scriptum (P.S.) - "بعد ما هو مكتوب") في نهاية الرسالة الودية كوسيلة معلومات إضافيةوهو ما لا يستحق أن نخصص له فقرة منفصلة في الجزء الرئيسي. يمكنك أيضًا إضافة نكتة مثيرة للاهتمام، أو ببساطة حذف التذييل. على أية حال، تأكد من أن التذييل يطابق نغمة الرسالة ويجعل المستلم يشعر أنك تريد رؤيته.

هل تعمل في روسيا أم أنك تستعد للمجيء إلى هنا للعمل؟ ربما يوجد روس بين عملائك وشركائك؟ أو أنك ببساطة تعيش في روسيا وتريد تقديم شكوى ضد موظفي البنك... هناك العديد من المواقف التي قد تحتاج فيها إلى كتابة خطاب رسمي باللغة الروسية. كيف تفعل هذا بشكل صحيح؟

هيكل ومحتوى خطاب العمل

يبدو لي أن هيكل ومحتوى خطاب العمل متماثلان تقريبًا في جميع البلدان. سيكون هناك بالتأكيد عنوان ("عزيزي ميخائيل بتروفيتش!") والنص الرئيسي وعبارة آداب في نهاية الرسالة ("مع الاحترام") وتوقيع المؤلف. إذا لم تكن هذه رسالة بريد إلكتروني، بل رسالة على الورق، فسيكون هناك أيضًا:

• اسم الشركة التي يعمل فيها المؤلف، وتفاصيل الاتصال بها، والعلامة التجارية؛
• اسم الشركة التي يعمل فيها المرسل إليه، وتفاصيل الاتصال بها، ومنصبها، ولقبها، والأحرف الأولى من اسم المرسل إليه؛
• تاريخ كتابة الرسالة (مهم: في روسيا نكتب التاريخ أولاً، ثم الشهر، ثم السنة)؛
• توقيع المؤلف وختم الشركة؛
• قد تكون هناك تفاصيل أخرى (القرار، شعار النبالة، علامة السرية، وما إلى ذلك).

ولكن أين يجب أن يكون كل دعامة؟ يتم تسجيل ذلك في معيار الدولة الخاص (اعتبارًا من 1 يوليو 2018 - معيار الولاية الجديد). لقد قمت أيضًا بتصوير البنية الأساسية لخطاب العمل (التفاصيل الأساسية فقط) بوضوح على مدونتي.

أنا متأكد من أنك تعرف بالفعل ما ستكتبه في نص الرسالة بدوني. ولكن كيف نكتب هذا باللغة الروسية - سنتحدث عن هذا بعد ذلك!

عبارات مبتذلة في رسائل الأعمال

اللغة المستخدمة في خطابات الأعمال دائمًا موحدة جدًا، والروسية ليست استثناءً. يكفي أن تتعلم الكليشيهات الأساسية، وتعلم كيفية استكمالها بالكلمات الصحيحة - وأنت بالفعل سيد المراسلات التجارية!

يرجى ملاحظة أنه يمكن كتابة الرسالة:
أ) نيابة عن الشركة:
الشركة N. تبلغ / تشكر / تدعو، وما إلى ذلك. - الخيار الأكثر رسمية

ب) نيابة عن جميع الموظفين (نحن):
نحن نعلم، نشكر، ندعو.

ب) من نفسي:
بالنيابة عن الشركة أبلغكم وأعبر عن امتناني وأدعوكم. - الأقل النسخة الرسمية

الآن دعونا نرى ما هي الكليشيهات المقبولة المراسلات التجاريةباللغة الروسية.

تحيات

1. عزيزي السيد ايفانوف! / عزيزتي السيدة إيفانوفا!- الخيار الأكثر رسمية (بهذه الطريقة ستخاطب فقط رئيسًا كبيرًا جدًا أو... وزيرًا).
2. عزيزي ميخائيل بتروفيتش! / عزيزتي ماريا بتروفنا!– أيضًا أسلوب رسمي جدًا. في أغلب الأحيان في خطابات رسميةهذه هي الطريقة التي نكتب بها. "السادة الأعزاء!" - إذا كنا لا نعرف اسم الشخص الذي نكتب إليه.
3. في مراسلات البريد الإلكترونيالخيارات الأقل رسمية مقبولة: "مرحبًا ميخائيل بتروفيتش!"، "ميخائيل بتروفيتش، مساء الخير!"، "ميخائيل، مرحبًا!". الكثير هنا يعتمد على درجة معرفتك بالشخص ومكانته. إذا كنت لا تعرف الخيار الذي تفضله، فانسخ رسالته. لكن لمن هو أكبر منك أو في منصب أعلى فالأفضل أن يكتب: "عزيزي،...".

العبارة الجذابة في النهاية

• الخيار الأكثر شيوعًا والمربح للجانبين هو " بإخلاص, ...».
• إذا كنت تكتب إلى الشركاء، يمكنك أن تكتب: " ونحن نتطلع إلى مزيد من التعاون», « نتطلع إلى مزيد من التعاون" ويمكن أن يكون التعاون أيضًا "مفيدًا للطرفين" و"مثمرًا".
• الأشخاص الذين تعرفهم جيدًا، في بريد إلكترونييمكنك أيضًا كتابة شيء إبداعي خاص بك (بالطبع، إذا لم يكن خطابًا رسميًا جديًا).

روابط لجهات الاتصال السابقة حول هذا الموضوع

• وفقا ل + ماذا؟: "بحسب المحادثة الهاتفية"، "بحسب اتفاقياتنا السابقة"، "بحسب القانون...".
• وفقا ل + ماذا؟: "وفقا للمحادثة الهاتفية"، "وفقا للاتفاقيات التي تم التوصل إليها سابقا"، "وفقا للقانون ...".
• ردا على + ماذا؟: "ردًا على رسالتك"، "ردًا على طلبك"، "ردًا على طلبك"، إلخ.

سبب

• فيما يتعلق بـ + ماذا؟ (ارتفاع أسعار البنزين).
• لسبب + ماذا؟ (ارتفاع أسعار البنزين).
• في ضوء + ماذا؟ (ارتفاع أسعار البنزين).
• والنتيجة + ماذا؟ (ارتفاع أسعار البنزين).
• بسبب + ماذا؟ (ارتفاع أسعار البنزين).

طلب

• نسألك + ماذا تفعل؟ (يرسل العرض التجاري)، أسألك + ماذا أفعل؟ (إرسال العرض التجاري).
• سنكون ممتنين / سنكون ممتنين: "سأكون ممتنًا جدًا إذا قدمت لنا عينات..."، "سنكون ممتنين لمساعدتكم في تنظيم هذا الحدث".
• خيارات أقل رسمية: "هل يمكنك + أن تفعل ماذا؟ (أرسل عرضًا تجاريًا)"، "كن لطيفًا/كن لطيفًا + ماذا يجب أن تفعل؟ (أرسل لنا عرضًا تجاريًا)."

نيّة

• "يسعدنا أن ندعوك..."، "يسر الشركة N. أن تبلغك...".
• "نعلمك أن..."، "نعلمك أن..."، "الشركة ن. تعلمك أن..."، "نيابة عن الشركة، أبلغ ...".
• "نذكرك بأن..."، "الشركة ن. تذكرك بأن...".
• "نحن نرسل لك + ماذا؟ (عرض تجاري)"، "إرسال +ماذا؟ (الكتالوجات الجديدة)".
• جاهز/موافق + ماذا تفعل؟: "هل أنت مستعد لتقديم + ماذا؟ (تعاون)"، "مستعدون لتقديم لكم + ماذا؟ (معلومات حول المنتج)"، "توافق الشركة "ن" على تقديم عرض لك..."، وما إلى ذلك.

اِمتِنان

"شكرًا لك على..."، "الشركة ن. تشكرك على..."، "نعرب عن امتناننا لك على..."، "بالنيابة عن الشركة، أعرب عن امتناني لك على..." + ماذا؟ (المساعدة في تنظيم المعرض).

رفض

"نحن مجبرون على نكرانك + ماذا؟ (في تسليم البضائع)"، "" يؤسفني أن أبلغكم + بماذا؟ (أننا مضطرون إلى إنهاء العقد).

في أي مكان آخر يمكنك العثور على معلومات حول المراسلات التجارية باللغة الروسية؟

1. ليترمان

تتم كتابة رسائل العمل عند التواصل مع الشركاء في أي مناسبة تقريبًا. يمكن العثور على أمثلة وقواعد جاهزة لإعداد مثل هذه المستندات في المقالة.

يمكن تعريف خطاب العمل على أنه مستند يتم إرساله نيابة عن الشركة بأكملها إلى شركة أخرى أو رجل أعمال فردي أو فرد (على سبيل المثال، مستثمر). في الأساس، أي مراسلات خاصة بالشركة هي رسائل تجارية. الغرض منهم مختلف جدًا:

1. حول التعاون.
2. التعاون والمفاوضات.
3. تذكير بضرورة الوفاء بالالتزامات بموجب العقد.
4. شرح لموقفك، ردًا على رسالة أرسلتها مسبقًا وغيرها الكثير.

يتم إعداد المستند عادةً على ورق رسمي للشركة ويمكن إرساله بالبريد العادي أو البريد الإلكتروني. أما إذا كان الشريك ذا أهمية خاصة، فمن الأفضل طباعته على ورق سميك وعالي الجودة وتسليمه شخصياً أو عن طريق البريد. هيكل الرسالة يشبه نموذجي وثيقة الأعمال- يمكنك تمثيلها تخطيطيًا بهذه الطريقة.

ما يجب الانتباه إليه عند الرسم

لا توجد قواعد أو نماذج محددة لمثل هذه الحروف، وبالتالي فإن هيكلها وحجمها وتصميمها يعتمد إلى حد كبير على الحالة المحددة. على سبيل المثال، ستكون رسالة الإخطار موجزة تمامًا (3-4 فقرات)، وتوصية من موظف أو اقتراح عملقد يستغرق أكثر من صفحة واحدة.

ومع ذلك، هناك العديد من القواعد العامة التي يجب الانتباه إليها عند إعداد الورقة:

1. الوثيقة نفسها ليس لها أي قوة قانونية، ولكن يتم وضعها وفقا لجميع قواعد التنفيذ. يجب أن يتوافق هيكلها وأسلوب عرضها مع المبادئ المقبولة عمومًا لتدفق المستندات الحديثة.
2. يتم بناء الجمل بشكل منطقي، في تسلسل واضح. التعبيرات المزخرفة والمعقدة والعاطفية وخاصة العامية غائبة. النغمة محايدة.
3. يتم العرض التقديمي دائمًا من شخص واحد فقط - إما بصيغة المفرد، إذا كان النص مكتوبًا مباشرة من المدير، أو بصيغة الجمع، إذا كان مكتوبًا نيابة عن الشركة بأكملها.
4. تتم مناقشة الغرض المحدد للصياغة والإجراءات المتوقعة من المرسل إليه (إرسال إجابة، والنظر في ترشيح الموظف، والموافقة على المفاوضات، وإرسال مستند، وما إلى ذلك).
5. ولا تعكس الورقة المصالح الفردية للمدير أو الموظفين الآخرين، بل تعكس أهداف الشركة كفريق واحد. إذا كنت بحاجة إلى إقامة اتصال شخصي، فمن المستحسن أن تفعل ذلك بشكل مختلف وألا تضع نفسك كممثل للشركة.

أعلى 5 أخطاء عند الكتابة

يمكن تقسيم الأخطاء إلى مجموعتين كبيرتين - يرتبط بعضها بالكتابة كنص (انتهاك المنطق والمفردات ومعايير اللغة الأخرى)، والبعض الآخر - بانتهاك آداب العمل نفسها:

1. لا يُسمح بالأخطاء الإملائية وعلامات الترقيم - يجب دائمًا التحقق من نص الرسالة مرة أو مرتين على الأقل قبل إرسالها.
2. انتهاك أسلوب العملالعرض التقديمي أو وجود عبارات عاطفية أو المداراة المفرطة أو على العكس من ذلك الشدة.
3. النبرة السلبية - حتى التهديدات يجب أن تكون مكتوبة بدون كلمات غير ضرورية - على سبيل المثال: "نحن نحتفظ بالحق في الذهاب إلى المحكمة خلال 30 يومًا من تاريخ استلام هذه الرسالة".
4. حجم كبير جدًا أو على العكس من ذلك حجم صغير جدًا. عادةً ما يمكن احتواء النص بأكمله في صفحة أو صفحتين. ومع ذلك، هذا لا يعني أنك لست بحاجة إلى إيصال كل شيء إلى شريك حياتك. معلومات مهمة. يمكن تضمين البيانات الحجمية والرسوم البيانية ونماذج المستندات في التطبيقات.
5. حرمان المحاور من حق الاختيار. على سبيل المثال، لا ينبغي أن تكتب: "يرجى مراجعة النسخة النهائية من العقد والموافقة عليها".

عبارات القالب النموذجية

يعد استخدام العبارات القياسية النموذجية لخطاب العمل في النص أمرًا طبيعيًا تمامًا بل ومرغوبًا فيه. فيما يلي قائمة بالكليشيهات الأكثر شيوعًا المستخدمة في المواقف المختلفة.

الموقف	عبارة
يلاحظ	نحن نعلم / نلفت انتباهكم / نبلغ / نخطر
شرح السبب، الدافع	بناءً على / وفقًا لـ / فيما يتعلق بـ / لأغراض / لسبب / دعمًا لـ / تنفيذًا
طلب	يرجى اتخاذ الإجراء/يرجى الإبلاغ، إعادة التوجيه، القيام، التأكيد...
تأكيد	نحن نؤكد/نؤكد/نقبل شروطك/لا نعترض على...
يعرض	نوصي/نعرض/ندعو/نسأل
	نحن نضمن
رفض	نحن مضطرون للرفض لسبب ما/نحن نرفض عرضك بسبب...
خاتمة	نرجو منكم/ نرجو التعاون والتفاهم والمساعدة/ ونطلب منكم العذر والتوجيه والقيام...

عينات 2019

وهنا عدد قليل أمثلة جاهزةالحروف التي يمكنك استخدامها كدليل عند إنشاء نسختك الخاصة.

طلب البيانات

طلب

العرض التجاري

خطاب الضمان

مطالبة

اِمتِنان

اعتذارات