جميع مناطق موسكو ومنطقة موسكو. منطقة سانت بطرسبرغ ولينينغراد. جمهورية أديغيا جمهورية ألتاي منطقة ألتايمنطقة آمور منطقة أرخانجيلسك منطقة أستراخان جمهورية باشكورتوستان منطقة بيلغورود منطقة بريانسك جمهورية بورياتيا منطقة فلاديميرمنطقة فولغوغراد منطقة فولوغدا منطقة فورونيج جمهورية داغستان منطقة الحكم الذاتي اليهودية إقليم ترانس بايكال منطقة إيفانوفوجمهورية إنغوشيا منطقة إيركوتسك جمهورية قبردينو بلقاريا منطقة كالينينغراد منطقة كالميكيا منطقة كالوغا منطقة كامتشاتكا جمهورية قراتشاي شركيس جمهورية كاريليا منطقة كيميروفو منطقة كيروف جمهورية كومي منطقة كوستروما منطقة كراسنودار منطقة كراسنويارسك منطقة كورغان منطقة كورسك منطقة ليبيتسك منطقة ماجادان ماري إل الجمهورية جمهورية موردوفيا جمهورية مو سكفا و منطقة موسكوفسكايا منطقة مورمانسكنينيتس منطقة الحكم الذاتيمنطقة نيجني نوفغورود منطقة نوفغورود منطقة نوفوسيبيرسكمنطقة أومسك منطقة أورينبورغ منطقة أوريل منطقة بينزا منطقة بيرم منطقة بريمورسكي منطقة بسكوف منطقة روستوف منطقة ريازانمنطقة سمارة منطقة سانت بطرسبرغ ولينينغراد منطقة ساراتوف ساخا (ياقوتيا) جمهورية منطقة سخالين منطقة سفيردلوفسكأوسيتيا الشمالية - ألانيا جمهورية منطقة سمولينسك إقليم ستافروبول منطقة تامبوف تتارستان جمهورية منطقة تفير منطقة تومسكمنطقة تولا جمهورية تيفا منطقة تيومين جمهورية أودمورت منطقة أوليانوفسك إقليم خاباروفسك خانتي مانسي ذاتية الحكم أوكروج جمهورية خاكاسيا منطقة تشيليابينسك جمهورية الشيشان جمهورية تشوفاش جمهورية تشوكوتكا أوكروج ذاتية الحكم يامالو-نينيتس أوكروج منطقة ياروسلافل شركة أجنبية

كتالوج التخصصات المقدمة على موقع erumpo:

ايرومبو!

شركات تكنولوجيا المعلومات الراغبة في توسيع أعمالها قاعدة العملاءتوفر شركة erumpo معلومات كاملة عن جميع المناقصات والمشتريات المتاحة في السوق اليوم، سواء التجارية أو الحكومية، مجانًا تمامًا.

يتم تجميع جميع المناقصات والمشتريات المتاحة في خمسة أقسام رئيسية:

• معدات تكنولوجيا المعلومات والمواد الاستهلاكية - 18 فئة
• البرمجيات - 12 فئة
• الاتصالات السلكية واللاسلكية ومؤتمرات الفيديو والاتصالات وأنظمة التيار المنخفض - 15 فئة
• خدمات تكنولوجيا المعلومات - 14 فئة
• خدمات الإنترنت - 5 فئات

يمكنك تحديد وعرض معلومات كاملة حول المناقصات والمشتريات في 64 فئة. توريد المعدات و لوازمإليها، إنشاء وتطوير البرمجيات، وتقديم جميع أنواع الخدمات. يتم جمع مجموعة كاملة من المناقصات والمشتريات والتطبيقات والاحتياجات في مجالها وتقنيات التكنولوجيا العالية في erumpo. يعتمد جمع المعلومات عن المناقصات والمشتريات على منهجية تجميع العطاءات من أكثر من 80 موقعًا حكوميًا وتجاريًا ونشر العطاءات الخاصة بها من قبل عملاء إيرومبو. مع erumpo، يمكنك المشاركة في المناقصات والمسابقات التجارية والحكومية لتوريد المعدات وتوفير خدمات تكنولوجيا المعلومات.

ستمنحك خدمات البحث عن العطاءات والمشتريات المطبقة على erumpo الفرصة اختيار مناسبمن بين مجموعة الطلبات الكاملة لشراء منتجات تكنولوجيا المعلومات أو طلبات الخدمات أو المناقصات. بالإضافة إلى البحث "البسيط" المعتاد، يمكنك استخدام بحث متقدم مع مجموعة متزايدة من معايير البحث المتاحة للاختيار: البحث حسب سعر العقد، ووثائق العطاء، ووقت الانتهاء، وفئة العطاء، وموقع العطاء، ومنطقة العطاء وغيرها من المعالم. باستخدام وظيفة خلاصات RSS، يمكنك تلقي وتحليل كل شيء معلومات ضروريةحول المناقصات والمشتريات المنشورة على مواقع المناقصات في جميع أنحاء روسيا، بتنسيق مناسب لك ودون زيارة موقع erumpo باستمرار. يمكنك تعيين معايير البحث التي تستند إليها خلاصات RSS التي تقوم بإنشائها بنفسك، بحيث تناسب احتياجاتك الخاصة ومجالات أنشطة شركتك. قائمة مواقع المناقصة، التي يتم جمع المعلومات منها في خدمتنا، تتزايد باستمرار.

جميع المعلومات المتعلقة بالمناقصات والمشتريات لموردي تكنولوجيا المعلومات والمقاولين من الباطن على erumpo مجانية تمامًا. ونحن لا نخطط لتغيير هذا المبدأ في المستقبل

موافقة

بأمر من شركة JSC للسكك الحديدية الروسية

بتاريخ 27 فبراير 2017 ن 358 ص

طلب

توفير خدمات الاتصال والدعم لـ AS ETRAN

وغيرها من الخدمات المتعلقة بالتنظيم الإلكتروني

إدارة المستندات (بما في ذلك خدمات المنظمات الخارجية)

1. يحدد هذا الإجراء الخاص بتوفير خدمات الاتصال ودعم AS ETRAN والخدمات الأخرى المتعلقة بتنظيم إدارة المستندات الإلكترونية (بما في ذلك خدمات مؤسسات الطرف الثالث) (المشار إليها فيما يلي باسم الإجراء) الإجراء والشروط يجب على العميل استلام وتزويد JSC Russian Railways للعميل بخدمات شاملة تتعلق بتنظيم عمل العميل في AS ETRAN.

2. تستخدم المصطلحات التالية في هذا الإجراء:

AWS PPD AS ETRAN - آلي مكان العملإعداد وثائق النقل AS ETRAN؛

AS OZ هو نظام آلي لمعالجة طلبات الوصول إليها مصادر المعلوماتهيئة السكك الحديدية الروسية؛

AS ETRAN - نظام آلي للإعداد المركزي وتسجيل وثائق النقل؛

ASU-ASU - التبادل الآلي للوثائق بين النظام الآليالعميل وAS ETRAN؛

مالك شهادة مفتاح التحقق من التوقيع الإلكتروني هو الشخص الذي تم إصدار شهادة مفتاح التحقق من التوقيع الإلكتروني له وفقًا للإجراء المنصوص عليه في القانون الاتحادي رقم 63-FZ المؤرخ 6 أبريل 2011 "بشأن التوقيعات الإلكترونية"؛

ULS الخاص بالعميل - الحساب الشخصي الوحيد للعميل؛

التثبيت - إعادة إنتاج البرنامج في ذاكرة الكمبيوتر لغرض تثبيته (التكامل في نظام التشغيل) واستخدام وظائفه للغرض المقصود منه. تتم الإشارة إلى عدد عمليات التثبيت على جهاز الكمبيوتر المسموح بها للعميل في شهادة الخدمات المقدمة، وفقًا للطلب المقدم من العميل، والتي يدفعها العميل وفقًا لشروط هذا الإجراء وتشكل جزءًا لا يتجزأ منه ;

العميل - قانوني أو فردي، و رجل أعمال فرديالتي أرسلت إلى شركة السكك الحديدية الروسية JSC طلبًا للانضمام إلى اتفاقية تقديم الخدمات المتعلقة بتنظيم إدارة المستندات الإلكترونية (المشار إليها فيما يلي باسم الاتفاقية) بالشكل الوارد في الملحق رقم 1 بالاتفاقية؛

مفتاح التحقق من التوقيع الإلكتروني (شهادة مفتاح التحقق من التوقيع الإلكتروني، KSKPEP) - مستند إلكتروني به التوقيع الالكترونيشخص مفوض من CA، يصدره CA للعميل لتأكيد صحة التوقيع الإلكتروني وتحديد مالك شهادة مفتاح التحقق من التوقيع الإلكتروني؛

JSC "السكك الحديدية الروسية" - مفتوحة شركة مساهمة"الروسية السكك الحديدية"، التي قبلت الالتزامات بأداء الخدمات المقدمة في هذا الإجراء؛

مستخدمو نظام ED هم الموظفون المعتمدون لدى JSC Russian Railways والعميل الذين يتبادلون المستندات الإلكترونية الموقعة بالتوقيع الإلكتروني وفقًا للشروط الواردة في ملحق هذا الإجراء؛

البرنامج - برامج الكمبيوتر الموجودة على وسيط (إذا تم توفير البرنامج على وسيط)، أو التي تم تنزيلها بواسطة العميل من الموقع الرسمي للمرخص، بالإضافة إلى الوثائق (بما في ذلك دليل المستخدم والوصف منتج برمجي). يتم تحديد قائمة البرامج التي يتم نقل الحقوق إليها إلى العميل في الفاتورة التي يدفعها العميل وفقًا لشروط هذا الإجراء والتي تعد جزءًا لا يتجزأ منه؛

معلومات التسجيل هي ملف *.dst مطلوب من قبل العميل لتثبيت برنامج ViPNet Client. يتم إصدار ملفات *.dst بواسطة مركز الحوسبة الرئيسي - وهو فرع من هيئة السكك الحديدية الروسية JSC؛

شهادة مفتاح التحقق من التوقيع الإلكتروني - مستند إلكتروني أو مستند ورقي صادر عن مركز التصديق أو ممثل معتمد لمركز التصديق ويؤكد أن مفتاح التحقق من التوقيع الإلكتروني ينتمي إلى مالك شهادة مفتاح التحقق من التوقيع الإلكتروني؛

نظام تسجيل البرنامج - نظام تسجيل خاص للمستخدمين القانونيين للبرامج؛

أداة التوقيع الرقمي الإلكتروني - أداة حماية المعلومات المشفرة (CIPF) "CryptoPro"، والتي توفر تنفيذ الوظائف التالية - إنشاء توقيع رقمي إلكتروني في مستند إلكتروني باستخدام المفتاح الخاص للتوقيع الإلكتروني، والتأكيد باستخدام المفتاح العام التوقيع الإلكتروني على صحة التوقيع الإلكتروني في مستند إلكتروني، تم إغلاق الإنشاء و المفاتيح العامةالتوقيعات الإلكترونية؛

TCFTO - المركز الإقليمي لخدمات النقل للشركات التقسيم الهيكلي CFTO؛

CFTO - مركز خدمات النقل للشركات - فرع من هيئة السكك الحديدية الروسية JSC؛

الخدمات - الخدمات التي تقدمها شركة السكك الحديدية الروسية JSC للعميل وفقًا للشروط الواردة في ملحق هذا الإجراء؛

CA هو مركز شهادات لديه التراخيص المطلوبة FSB في روسيا لتوفير الخدمات في مجال تشفير المعلومات، لتوزيع أدوات التشفير (التشفير)، للتنفيذ صيانةوسائل التشفير (التشفير)، والتي أبرمت بها شركة JSC للسكك الحديدية الروسية اتفاقية وكالة للحصول على الحق في إبرام اتفاقية مع العملاء والتوقيع وثائق ضروريةلمركز التصديق لتقديم الخدمات للعميل؛

التوقيع الإلكتروني (ES) - المعلومات الواردة نموذج إلكتروني، والتي تكون مرفقة أو مرتبطة بمعلومات أخرى في شكل إلكتروني (معلومات موقعة) وتستخدم لتحديد هوية الشخص الذي يوقع على المعلومات؛

عميل ViPNet - برمجةلأجهزة الكمبيوتر (كائنات الملكية الفكرية) المنتجة بموجب العلامة التجارية ViPNet، وحقوق النشر الحصرية والملكية.

3. لتلقي الخدمات في إطار هذا الإجراء، يجب على العميل إرسال طلب ورقي إلى CFTO أو TCFTO للانضمام إلى الاتفاقية، والذي تم إعداده في شكل الملحق رقم 1 للاتفاقية (المشار إليه فيما بعد باسم تطبيق).

4. يعتبر العميل قد قرأ وقبل دون قيد أو شرط شروط اتفاقية تقديم الخدمات المتعلقة بمؤسسات إدارة المستندات الإلكترونية، وهذا الإجراء، بالإضافة إلى لوائح مركز التصديق بتاريخ 16 نوفمبر 2016 N 232/A ، منشورة على الموقع الرسمي لشركة JSC للسكك الحديدية الروسية على www.rzd .ru، منذ لحظة استلام CFTO/TCFTO من عميل التطبيق.

من خلال التوقيع على طلب تقديم الخدمات، يؤكد العميل موافقته على تقليل مبلغ الأموال المتاحة في ELS الخاص بالعميل وفقًا للمبلغ المحدد في الطلب.

إذا كان من المستحيل تقديم الخدمات للعميل أو بناءً على طلبه (قبل تكوين شهادة الخدمات المقدمة)، تقوم شركة السكك الحديدية الروسية JSC بإرجاع الدفعة المقدمة المقابلة بالطريقة التي تحددها شركة السكك الحديدية الروسية JSC، مطروحًا منها النفقات الفعلية الموثقة للسكك الحديدية الروسية JSC، إذا كان رفض العميل لا يتعلق بتقديم الخدمات بشكل غير لائق من قبل شركة السكك الحديدية الروسية JSC.

7. إذا كان من الضروري زيادة الموعد النهائي لتنفيذ JSC Russian Railways لطلب تقديم الخدمات أو عدم القدرة على تقديم الخدمات للعميل، بما في ذلك. إذا لم تكن هناك أموال في ELS الخاص بالعميل، فسيتم إرسال المعلومات ذات الصلة إلى عنوان البريد الإلكتروني للعميل.

إذا كان من المستحيل تقديم الخدمات للعميل لسبب يعتمد على العميل، فإن العميل، بعد تلقي المعلومات من هيئة السكك الحديدية الروسية JSC، يضمن إزالة سبب استحالة تقديم الخدمات له في غضون 10 (عشرة) أيام عمل .

إذا فشل العميل خلال 10 أيام في اتخاذ الإجراءات اللازمة التي تهدف إلى إزالة أسباب استحالة قيام JSC Russian Railways بتقديم الخدمات للعميل، فسيتم اعتبار هذه الخدمات مقدمة للعميل.

8. إجراءات الدفع

8.1. يتم الدفع من قبل العميل مقابل الخدمات بالطريقة وبشروط اتفاقية تنظيم التسويات / اتفاقية تنظيم التسويات المبرمة بين العميل وشركة JSC للسكك الحديدية الروسية، مع مراعاة الميزات المحددة في الشروط المقدمة في ملاحق هذا الإجراء.

8.2. يتم حساب قائمة وتكلفة الخدمات بموجب هذا الإجراء وفقًا لقائمة الأسعار المنشورة على الموقع الرسمي لشركة JSC للسكك الحديدية الروسية على www.rzd.ru في القسم " نقل البضائع"في تاريخ تقديم الخدمة.

8.3. يتم قبول الخدمات وفقًا لهذا الإجراء على أساس فعل (أفعال) الخدمات المقدمة (قانون تعديل الخدمات المقدمة)، الذي أنشأته شركة JSC للسكك الحديدية الروسية في شكل الملحق رقم 2، رقم 3 بهذا الإجراء وفي مكان إبرام اتفاقية تنظيم التسويات/اتفاقية تنظيم التسويات بين العميل وشركة JSC للسكك الحديدية الروسية.

8.4. في حالة عدم الاتفاق مع بيانات شهادة الخدمات المقدمة، يقوم العميل، خلال الفترة المحددة في شروط هذا الإجراء، بالتوقيع عليها مع عدم الاتفاق ونقلها إلى JSC للسكك الحديدية الروسية. عند التوقيع على شهادة الخدمات المقدمة مع وجود خلافات، بالتزامن مع نقل شهادة الخدمات المقدمة، ينقل العميل (إن وجد) إلى JSC مستندات السكك الحديدية الروسية التي تؤكد التناقضات.

8.5. بناءً على نتائج النظر في قانون الخدمات المقدمة، الموقع مع الخلافات، تقوم شركة السكك الحديدية الروسية JSC بإنشاء قانون تعديل في شكل الملحق رقم 3 لهذا الإجراء. قد تحتوي البيانات الموجودة في تقرير التعديل للخدمات المقدمة على تغييرات في مبالغ الدفع، صعودًا وهبوطًا. يوقع العميل على شهادة تعديل للخدمات المقدمة خلال الفترة المحددة في شروط هذا الإجراء.

8.6. من خلال التوقيع على قانون/تعديل الخدمات المقدمة المتعلقة بتنظيم إدارة المستندات الإلكترونية، والذي تم إعداده وفقًا للملاحق رقم 2 وللإجراء، يؤكد العميل موافقته على حجم وتكلفة الخدمات المقدمة ومع التراكمي المقابل بيان معد على أساس هذا القانون.

9. في حالة رفض الامتثال لهذا الإجراء بمبادرة من العميل، أو لأسباب لا يتحمل أي من الطرفين المسؤولية عنها، فإن النفقات المبررة والضرورية والمتكبدة بالفعل، تخضع للدفع للنفقات الموثقة لشركة السكك الحديدية الروسية JSC حتى تاريخ استلام الإخطار من شركة السكك الحديدية الروسية JSC بشأن إنهاء الاتفاقية أو رفض تلقي الخدمات بموجب التطبيق لتوفير الخدمات التي قدمها العميل مسبقًا إلى هيئة السكك الحديدية الروسية JSC.

10. المسؤولية:

10.1. في حالة الفشل في الوفاء بالتزاماتهم أو الوفاء بها بشكل غير صحيح، تتحمل شركة السكك الحديدية الروسية JSC والعميل المسؤولية وفقًا للقانون. الاتحاد الروسيبموجب هذا الإجراء، مع مراعاة التفاصيل المنصوص عليها في شروط الإجراء.

10.2. في حالة وجود ظروف تمنع تقديم الخدمات، لأسباب تعتمد على العميل أو نظرائه، يتم إعفاء شركة السكك الحديدية الروسية JSC من الوفاء بالالتزامات في إطار الخدمات المقدمة للعميل، ويكون العميل مسؤولاً عن العواقب و تسدد جميع النفقات التي تكبدتها شركة السكك الحديدية الروسية JSC نتيجة للظروف التي نشأت.

10.3. في حالة اشتراك أطراف ثالثة في أداء واجباتهم كجزء من تقديم الخدمات، فإن JSC Russian Railways مسؤولة عن تصرفاتهم كما لو كانت تصرفاتها.

10.4. تُعفى شركة JSC Russian Railways من المسؤولية عن الفشل في الوفاء بالتزاماتها أو تنفيذها بشكل غير صحيح إذا حدث هذا الفشل أو الأداء غير السليم بسبب ظروف خارجة عن سيطرة JSC Russian Railways.

10.5. يحق لشركة JSC Russian Railways تعليق تقديم الخدمات من جانب واحد إذا لم يقم العميل بدفع دفعة مقدمة ولم يضمن التحويل إلى الحساب الجاري لشركة JSC Russian Railways كدفعة مقدمة نقدييكفي لدفع المدفوعات المستحقة لشركة JSC للسكك الحديدية الروسية مقابل الخدمات.

10.6. يقبل الطرفان حقيقة أن شاملة خدمة المعلوماتالخدمات المقدمة في إطار هذا الإجراء هي ذات طبيعة إعلامية فقط ويتم تقديمها على أساس البيانات التشغيلية نظم المعلوماتفي الوقت الحقيقي لشركة JSC "السكك الحديدية الروسية" على أساس "كما هي". ونتيجة لذلك، فإن هيئة السكك الحديدية الروسية JSC ليست مسؤولة عن الإدخال غير الصحيح و/أو غير الصحيح أو تشويه المعلومات التي نشأت دون أي خطأ من جانبها، وكذلك خسائر العميل الناشئة نتيجة لهذه الظروف والتي لا تتعلق مباشرة بالموضوع. من هذا الإجراء.

10.7. يتحمل العميل مسؤولية الاستخدام الإضافي للمعلومات الواردة وفقًا لهذا الإجراء.

11. الظروف القاهرة

11.1. يتم إعفاء الأطراف من المسؤولية في حالة عدم الوفاء أو التنفيذ غير السليم للالتزامات بموجب هذا الإجراء بسبب ظروف القوة القاهرة، أي الظروف الاستثنائية التي لا يمكن الوقاية منها في ظل الظروف المحددة، بما في ذلك الحرب المعلنة أو الفعلية، والاضطرابات المدنية، والأوبئة، الحصار والحظر والحرائق والزلازل والفيضانات وغيرها من الكوارث الطبيعية، فضلا عن إصدار أعمال الهيئات الحكومية.

يتيح لك إدخال إدارة المستندات الإلكترونية تحقيق الفرص التالية:

يعد ربط إدارة المستندات الإلكترونية مناسبًا للمؤسسات التي:

• تقديم إعلان بشأن ضريبة القيمة المضافة.
• نستنتج عقد التوظيف مع الموظفين عن بعد.
• تبادل الوثائق الأوليةمع الموردين أو العملاء.
• التعاون مع الموظفين المحمول.
• عقد الاجتماعات المساهمين.
• تنفيذ عمليات التخصيمفي وقت الدفع للمنتجات.
• واسعة النطاق تدفق ثيقة.
• يملك الأطراف المقابلةأو الفروعفي مدن أخرى.

لتوصيل EDF، يتم إبرام اتفاقية مع مشغل EDF معتمد. لكي تتمتع الوثائق بالقوة القانونية، يتم اعتماد الملفات بتوقيع إلكتروني. لكل موظف لديه الحق في التوقيع على فئة المستندات المقابلة، يتم شراء توقيع إلكتروني رقمي مؤهل معزز. ستكون هناك حاجة أيضًا إلى أدوات وبرامج حماية معلومات التشفير الخاصة بهم. تتضمن السياسة المحاسبية للشركة حكمًا بشأن شرعية إعداد الوثائق الأولية فيها في شكل إلكترونيمع التأكيد توقيع إلكتروني. يتم إبرام "اتفاقية تبادل المستندات الإلكترونية" مع الأطراف المقابلة التي تهدف إلى تبادل المستندات إلكترونيًا معها. يكون الكمبيوتر المثبت عليه برنامج إدارة المستندات الإلكترونية متصلاً بالإنترنت.

نماذج التوثيق

يتم تنفيذ العمل من خلال شكلين من الوثائق: الواردة والصادرة.

• الوثائق الواردةيتم إنشاؤه تلقائيا في قاعدة البيانات. بعد استلام الوثائق من الطرف المقابل، انقر فوق الزر "الحصول على الرد". وبعد ذلك يصبح الملف متاحًا للمراجعة أو الموافقة أو الرفض. عند الموافقة، يتم إرسال تأكيد تلقائي إلى المستلم.
• الوثائق الصادرةوبعد الإنشاء، يتم إرسالها على الفور إلى الطرف المقابل عن طريق الضغط على زر "تسجيل وإرسال". بعد الإرسال، يتم وضع علامة على الملف تلقائيًا في سجل الوثائق الصادرة.
• الوثائق الأخرى متاحة أيضًا للتبادل عبر تبادل البيانات الإلكترونية (EDI). ولهذا الغرض، يتم توقيع الملفات رقميًا.

تعتبر مجموعة الوثائق الموقعة من كلا الطرفين أصلية لها القوة القانونية الكاملة ولا تحتاج إلى تأكيد على الورق.

نائب المدير العامتاكسكوم ذ.م.م

الغالبية العظمى من المحاسبين يستخدمون برامج حاسوبية متخصصة ويقدمون التقارير الإلكترونية إليها مكتب الضرائبوالأموال. فلماذا لا تتواصل "إلكترونيًا" مع نظرائك؟ لماذا تطبع مجموعات من الورق بينما يمكنك إنشاء المستندات الإلكترونية وتخزينها؟ لقد قيل لنا كيفية القيام بذلك من قبل شركة تقدم خدمات إدارة المستندات الإلكترونية.

إيجور فلاديميروفيتش، من فضلك أخبرنا ما هي إدارة المستندات الإلكترونية؟

IV. موراشكينتسيف: إدارة الوثائق الإلكترونيةهي طريقة لتنظيم العمل مع المستندات، عندما يتم إنشاء الجزء الأكبر من أصولها في شكل إلكتروني، دون استخدام الوسائط الورقية. يرجى ملاحظة أنه مع تدفق المستندات هذا، يتم إنشاء النسخ الأصلية في شكل إلكتروني، وليس فقط نسخًا إلكترونية من المستندات الورقية. يمكن تجميع المستندات الإلكترونية بالتنسيقات المعتمدة في معظم برامج المحاسبة. ولكن لكي تكون الوثيقة الإلكترونية ذات أهمية قانونية، يجب ألا تتوافق فقط مع التنسيقات المعتمدة وأن تحتوي على تفاصيل إلزامية، بل يجب أيضًا أن يتم توقيعها بتوقيع إلكتروني.

بعد إنشاء مستند، يمكنك التوقيع عليه فورًا بالتوقيع الإلكتروني في العديد من برامج المحاسبة، ولكن ليس كلها.

إذا تم إرسال مستند إلكتروني إلى الطرف المقابل، فيجب إرساله وفقًا لإجراءات تبادل المستندات الإلكترونية.

ما هو نوع الإجراء المتبع في تبادل المستندات الإلكترونية؟ ما نوع التوقيع الإلكتروني الذي يجب توقيعه على المستند الإلكتروني؟

نشكر كبير المحاسبين في شركة ذات مسؤولية محدودة "شركة "ANIS-98"" على موضوع المقابلة المقترح أولغا فلاديميروفنا سالتيكوفا،مدينة موسكو.

IV. موراشكينتسيف:ل وثائق مختلفةسيكون هذا الترتيب مختلفًا. الفواتير الإلكترونية لها متطلبات خاصة وأكثر صرامة. يجب أن يتم توقيعها بتوقيع إلكتروني مؤهل معزز وإرسالها من خلال مشغل إدارة المستندات الإلكترونية أجل الموافقة. بأمر من وزارة المالية بتاريخ 25 أبريل 2011 رقم 50 ن.

يعد التوقيع الإلكتروني المؤهل المحسّن بمثابة نظير لختم المنظمة مع التوقيع شخص مسؤول. أضفها له شهادة مؤهلةمفتاح التحقق. يمكن لمراكز التصديق المعتمدة فقط إصدار مثل هذه التوقيعات الإلكترونية قانون 04/06/2011 رقم 63-FZ. المستندات التي تم توقيعها بتوقيع رقمي إلكتروني بموجب قانون EDS القديم، والذي لن يعد صالحًا اعتبارًا من 1 يوليو قانون 10 يناير 2002 رقم 1-FZ، تعتبر موقعة بتوقيع إلكتروني مؤهل محسّن.

في بعض الصناعات، على سبيل المثال في إنتاج المجوهرات، يُنصح بنقل ليس فقط المستندات الخارجية، ولكن أيضًا بعض المستندات الداخلية للمنظمة من خلال مشغل. لا تحتاج المستندات الداخلية عادةً إلى التوقيع بقوة التوقيع المؤهل. وفقًا لتقدير المنظمة نفسها، قد يكون التوقيع الإلكتروني المعزز غير المؤهل أو حتى البسيط كافيًا.

يتم أيضًا إصدار التوقيعات المحسنة غير المؤهلة عن طريق مراكز التصديق، ويمكن أن تكون أرخص من التوقيعات المؤهلة. التوقيع البسيط عبارة عن تشفير أو كلمة مرور تسمح لك بالتعرف على منشئ المستند. يمكنك إضافة مثل هذا التوقيع باستخدام برنامج كمبيوتر، وسيتطلب ذلك تكلفة أقل من شراء توقيع محسن.

يمكن إرسال المستندات الخارجية، باستثناء الفواتير، إلى الأطراف المقابلة بسهولة بالبريد الالكتروني. وباتفاق الطرفين، يمكن التوقيع عليها إما بتوقيع إلكتروني مؤهل معزز أو معزز غير مؤهل. لكن استخدام نظام خاص لإدارة المستندات الإلكترونية يعد أكثر ملاءمة، لأنه يسمح لك بتلقي إشعار على الفور بأن شريكك قد تلقى المستند. ويمكنه بدوره التوقيع عليه فورًا وإرساله إليك.

ما هي أفضل طريقة للبدء في تنفيذ إدارة المستندات الإلكترونية؟

IV. موراشكينتسيف:عادة ما تذهب للاستخدام الوثائق الإلكترونيةتقررها الشركات التي لديها العديد من الأطراف المقابلة وحجم كبير من تدفق المستندات الخارجية. نظرًا لأن تبادل المستندات الإلكترونية، وخاصة الفواتير، لا يمكن تحقيقه إلا بالاتفاق المتبادل بين الطرفين البند 1 الفن. 169 قانون الضرائب للاتحاد الروسي، فأنت بحاجة أولاً إلى مناقشة إمكانية التحول إلى إدارة المستندات الإلكترونية مع نظرائك العاديين. ثم يجب عليك اختيار مشغل إدارة المستندات الإلكترونية وإبرام اتفاقية معه. تم نشر قائمة مشغلي إدارة المستندات الإلكترونية المدرجين في شبكة Trust التابعة لدائرة الضرائب الفيدرالية موقع خدمة الضرائب الفيدرالية .

ما هي المعايير التي يجب أن تبحث عنها عند اختيار المشغل؟

IV. موراشكينتسيف:كقاعدة عامة، يوفر مشغلو إدارة المستندات الإلكترونية الفرصة لتبادل المستندات الإلكترونية مع العديد من الأطراف المقابلة في وضع الاختبار. خلال هذه "التشغيل التجريبي"، ستتمكن من فهم الواجهة الأكثر ملاءمة لك وما إذا كان من السهل دمج برنامج المحاسبة الخاص بك مع نظام إدارة المستندات الخاص بالمشغل.

كلما زادت صعوبة الجمع بين برنامج المحاسبة ونظام إدارة المستندات الإلكتروني، زادت تكلفة تنفيذ النظام. يرجى أيضًا الانتباه إلى تكلفة إرسال المستندات الإلكترونية. عادة ما تكون تكاليف الشحن هي نفسها كما في الاتصالات المتنقلة: "المتصل" أي مرسل الوثيقة الإلكترونية هو الذي يدفع. غالبًا ما يلزم إرسال المستندات الإلكترونية كمجموعة. في هذه الحالة، قد تكون هناك رسوم مقابل إرسال مجموعة من المستندات، على سبيل المثال فاتورة وشهادة إنجاز العمل أو فاتورة.

هل من الضروري الدخول في نفس الوقت في اتفاقية مع مركز التصديق - وهي منظمة تصدر التوقيعات الإلكترونية؟

IV. موراشكينتسيف:في تدفق المستندات الخارجيةانه ضروري. يجب أن يزود مركز الشهادات جميع المشاركين في تدفق المستندات بالتوقيعات الإلكترونية. الشركات التي تقدم التقارير إلكترونيًا قد أبرمت بالفعل مثل هذه الاتفاقيات. إذا كنت تستخدم التدفق الداخلي للمستندات فقط، فهذا يعتمد على رغبتك. يمكن توقيع المستندات الداخلية بتوقيع إلكتروني بسيط، وفي هذه الحالة ليست هناك حاجة لإبرام اتفاقية مع سلطة التصديق.

يمكن للأطراف المقابلة استخدامها أنظمة مختلفةإدارة الوثائق الإلكترونية؟ أم أنه من الممكن استلام المستندات فقط إذا أرسلها شريكك عبر نفس المشغل؟

IV. موراشكينتسيف:حاليا، لسوء الحظ، لا يوجد تجوال داخلي بين المشغلين. لذلك، من أجل الحصول على المستندات، تحتاج إلى الاتصال بنفس المشغل مثل الشركة التي ترسل المستندات. لذلك، إذا كان الأطراف المقابلة لديك يعملون من خلال مشغلين مختلفين، فمن أجل تبادل المستندات مع الأطراف المقابلة، سيتعين عليك الدخول في اتفاقية مع كل مشغل.

نأمل أن يعمل التجوال خلال هذا العام ومن ثم سيكون من الممكن قبول المستندات المرسلة من خلال مشغلين آخرين.

هل من الضروري النص بشكل منفصل على استخدام نظام إدارة المستندات الإلكتروني في العقود مع الأطراف المقابلة؟

IV. موراشكينتسيف:لا، ليس عليك القيام بهذا. ويكفي لتبادل العادي بالبريد الالكتروني(لا يحتاجون إلى التصديق على التوقيعات الإلكترونية) أو الرسائل الورقية عن طريق الفاكس، حيث يتم تأكيد الموافقة على استخدام المستندات الإلكترونية كتاب وزارة المالية بتاريخ 01/08/2011 رقم 03-07-09/26. أو، على سبيل المثال، يمكن لأحد الأطراف المقابلة دعوة شخص آخر من خلال مشغله، كما يحدث عند دعوة "الأصدقاء" في في الشبكات الاجتماعيةوالآخر هو قبول هذه الدعوة. ومع ذلك، إذا كان الطرف المقابل لا يرغب في تلقي المستندات إلكترونيًا، فسيتعين عليك الاستمرار في إرسال المستندات الورقية إليه.

حسنًا، لقد اتفقنا مع شركائنا، واخترنا مشغلًا أو حتى عدة مشغلين. ما العمل التالي؟

IV. موراشكينتسيف:نحتاج الآن إلى تكييف العمليات التجارية للشركة مع تنفيذ إدارة المستندات الإلكترونية عند العمل مع المقاولين:

تطوير واعتماد إجراء لإدارة المستندات الإلكترونية؛
تعيين المسؤولين عن صيانتها؛
تنظيم أرشيف إلكتروني للوثائق المستلمة والمرسلة؛
سجل في السياسة المحاسبيةقواعد إنشاء واستلام وتخزين المستندات الإلكترونية، وتعيين المسؤولين عن تكوين المستندات الإلكترونية وتوقيعها.

يجب تزويد كل موظف مخول بالتوقيع على المستندات الإلكترونية بتوقيع إلكتروني، لأنه لا يمكنك نقل توقيعك إلى أشخاص آخرين.

هل أحتاج إلى طباعة المستندات الإلكترونية وتخزينها في شكل ورقي؟

IV. موراشكينتسيف:لا، ليس من الضروري، على الرغم من أن الكثيرين يواصلون القيام بذلك بالطريقة القديمة. يتم تخزين جميع المستندات الإلكترونية المرسلة والمستلمة في أرشيف إلكتروني. ويجب تنظيم أرشيفك الإلكتروني بحيث يمكنك، إذا لزم الأمر، على سبيل المثال، بناءً على طلب مفتشية الضرائب، العثور بسرعة على المستندات المطلوبة وإرسالها إلى مفتشية الضرائب إلكترونيًا، بنفس الطريقة التي يتم بها الآن إرسال التقارير الإلكترونية .

وإذا طلب مأمورية الضرائب أو المدقق نسخة ورقية من مستند إلكتروني، هل سيكون من الواضح أن هذه نسخة من المستند الإلكتروني وأن المستند الإلكتروني موقع من الطرفين؟

IV. موراشكينتسيف:يمكنك طباعة المستند الإلكتروني والحصول على نسخة ورقية. ستتم طباعة هذه النسخة تلقائيا كونها نسخة ورقية من مستند إلكتروني وتم توقيع الأصل إلكترونيا من قبل الأطراف. يمكن استخدام نسخة ورقية، إذا تم تنفيذها بشكل صحيح، أي مصدقة بتوقيع وختم المنظمة أو موثقة، بنفس طريقة استخدام نسخة من المستند الورقي الأصلي.

هل يمكن إنشاء جميع المستندات إلكترونيًا؟

IV. موراشكينتسيف:يمكن إنشاء المستندات في شكل ورقي وإلكتروني. إذا تم توقيع مستند إلكتروني بتوقيع إلكتروني مؤهل، فإنه يعادل مستندًا ورقيًا موقعًا باليد البند 5 الفن. 9 من قانون 6 ديسمبر 2011 رقم 402-FZ؛ البند 1 الفن. 6 من قانون 04/06/2011 رقم 63-FZ. بالنسبة للفاتورة، تمت الموافقة على مذكرة الشحن TORG-12 وشهادة إتمام العمل هناك من قبل الحكومة الفيدرالية خدمة الضرائبالتنسيقات الإلكترونية. يمكن إنشاء مستندات أخرى بأي تنسيق، مثل النص أو pdf.

ولكن هناك وثيقة يجب كتابتها على الورق. هذه مذكرة شحنة. ولا يمكن حتى الآن توفير إمكانية قراءتها إلكترونيًا أثناء السفر.

بالإضافة إلى ذلك، يجب أيضًا إعداد المستندات التي تنظم العلاقة بين صاحب العمل والموظف، على سبيل المثال، طلب العمل، وعقد العمل، في شكل ورقي.

ما هي متطلبات الأجهزة وأجهزة الكمبيوتر المتصلة بنظام إدارة الوثائق الإلكترونية؟

IV. موراشكينتسيف:وينطبق الشيء نفسه على أجهزة الكمبيوتر التي يتم من خلالها إرسال التقارير الإلكترونية إلى مكتب الضرائب والسلطات التنظيمية الأخرى. يجب أن يكون لكل مكان عمل متصل بنظام إدارة المستندات الإلكترونية قناة إنترنت مستقرة ويجب تثبيت برنامج Crypto-Pro أو برنامج آخر مماثل للعمل مع المفاتيح الإلكترونية.

ما هي المخاطر التي قد تنشأ عند إنشاء وإرسال المستندات الإلكترونية وكيفية تجنبها؟

IV. موراشكينتسيف:في رأيي، لا توجد مخاطر جدية. الشيء الوحيد هو أنك بحاجة إلى توخي الحذر الشديد، والقيام بكل شيء في الوقت المحدد وعدم ارتكاب الأخطاء في المستندات الإلكترونية، وخاصة الفواتير. إن لوائح إصدار وإرسال الفواتير صارمة للغاية. ولتصحيح الخطأ في الفاتورة المقدمة، عليك إعادة إرسال الفاتورة المصححة.

لكن لا يمكنك ترحيل فاتورة جديدة باستخدام تاريخ مضى بالفعل.

يتم الترقيم المستمر للفواتير في برنامج المحاسبة. لا يهم ما إذا كنت ترسل فواتير ورقية أو إلكترونية وما إذا كنت تستخدم شركة نقل واحدة أو أكثر.

ما هو التكلفة التقريبيةإرسال واستقبال وثيقة إلكترونية؟

IV. موراشكينتسيف:لقد بدأ للتو في الظهور سعر مستقر في السوق لهذه الخدمات. اليوم يمكن أن تتراوح من 1 إلى 5 روبل. لإرسال وثيقة إلكترونية واحدة. بالإضافة إلى ذلك، يتقاضى بعض المشغلين رسوم اشتراك. عادةً ما يكون استلام المستندات الإلكترونية مجانيًا.

وعلى أية حال، فهو أرخص من إرسال المستندات بالبريد العادي، خاصة لمسافات طويلة. بالإضافة إلى تقليل تكلفة طباعة وتخزين المستندات الورقية.

وفقًا لمراجعات الشركات التي بدأت في تنفيذ إدارة المستندات الإلكترونية، فإن التوفير عند التحول إلى تبادل المستندات مع الأطراف المقابلة إلكترونيًا يمكن أن يصل إلى حوالي 2٪ من إجمالي مبيعات الشركة.