خطاب ضمان للدفع مقابل الخدمات المقدمة. خطاب الضمان إلى العنوان القانوني (نموذج)

يهدف خطاب الضمان إلى تزويد المرسل إليه بضمانات مكتوبة تؤكد وعود أو شروط أو نوايا أو تصرفات المرسل، بطريقة أو بأخرى تتعلق بمصالح المرسل إليه.

قد يتم توجيه خطاب الضمان إلى المنظمة أو إلى فرد. قد لا تظهر كلمة "ضمان" نفسها في نص الرسالة، ومع ذلك، ستبقى الرسالة وثيقة تحتوي على ضمانات. قد يضمن خطاب الضمان، على سبيل المثال، الدفع مقابل العمل المنجز، وتوقيت العمل، وجودة العمل، وجودة البضائع الموردة، وتوقيت تسليمها، ودفع ثمن المنتجات المستلمة، وما إلى ذلك. في كثير من الأحيان، تكون هذه الضمانات مطلوبة إذا لم يكن أحد الأطراف واثقًا من أنه سيتم تنفيذ بعض الاتفاقيات. قد تشكل هذه النقاط محتوى الرسالة بأكملها أو تكون جزءًا منها. خطابات الضمان ذات طبيعة قانونية واضحة، وتتوافق في وضعها مع المستندات ذات الطبيعة التعاقدية، أي العقود والاتفاقيات الإضافية.

في أغلب الأحيان، يتم تقديم خطابات الضمان لتأكيد الدفع. وفي هذه الحالة، من الضروري الإشارة إلى رقم العقد أو الفاتورة التي يجب الدفع بموجبها. وفي الوقت نفسه، يمكن أن يكون خطاب الضمان وثيقة لأطراف ثالثة. على سبيل المثال، عند تسجيل كيان قانوني، يكفي خطاب الضمانلتوفير عنوان قانوني، حيث أن إبرام عقد إيجار مكتب غير ممكن. يمكن أيضًا قبول خطاب الضمان من قبل البنك كضمان للحصول على قرض. ستكون الرسالة في هذه الحالة بمثابة تأكيد على أن المرسل إليه سيحصل على المبلغ اللازم لسداده.

يتميز خطاب الضمان بالوضوح والدقة والصياغة التي لا لبس فيها - حيث أنه يتناول تزويد المرسل إليه بالضمانات نيابة عن ونيابة عن منظمة أو مسؤول. فهو يشير بالضرورة إلى نوع العملية، وأحياناً الإجراء الكامل الذي سيتم تنفيذه.

يجوز أن تبدأ خطابات الضمان ببيان جوهر الضمانات المقدمة للمرسل إليه، على سبيل المثال: "بهذا الخطاب نضمن...". وفي حالات أخرى، يجوز أن يتضمن خطاب الضمان بيان الأسباب التي دفعت المؤلف إلى إعلان استعداده لتزويد المرسل إليه بضمانات معينة. في هذا الخيار، تتم صياغة البيان المقابل في الجزء الأخير، على سبيل المثال: "أنا أضمن الدفع" أو "نحن نضمن الدفع الكامل وفي الوقت المناسب".

من السمات المميزة لهذا النوع من الرسائل وجود توقيع المسؤول المباشر عن القضايا المالية أو المسائل النقدية الأخرى، إلى جانب توقيع المؤلف (عادةً مدير المنظمة). إذا تم إرسال خطاب الضمان كالتزام بالدفع مقابل عملية شراء أو خدمة مقدمة وما إلى ذلك، فيجب أن يشير الخطاب إلى التفاصيل المصرفية الخاصة بمنظمة الدفع.

تتضمن العبارات النموذجية لخطاب الضمان ما يلي:

• نحن نضمن...
• ونحن نضمن ذلك...
• تضمن الشركة الشريكة...
• نؤكد أننا سوف نقوم بالدفع
• يرجى إرسالها إلى عنواننا عن طريق الدفع عند الاستلام...
• الدفع في الوقت المحدد...نحن نضمن...
• ونحن بموجب هذا نضمن...

يجب الالتزام بقواعد إصدار خطاب الضمان قواعد عامةتخليص .

يتم إصدار خطاب الضمان عندما يشك أحد طرفي الصفقة في ملاءة ونزاهة الطرف الآخر، حتى على الرغم من إبرام الاتفاقية وفقًا لجميع القواعد واللوائح القانونية.

الحالات المتكررة التي يتم فيها طلب خطابات الضمان هي:

• الالتزام بدفع ثمن البضائع المستلمة والعمل المنجز والخدمات المقدمة؛
• ضمان الحكم معلومات ضرورية(على سبيل المثال، توفير عنوان قانوني أثناء تسجيل كيان قانوني)؛
• تأكيد النوايا المستقبلية (على سبيل المثال، ضمان إبرام اتفاقية تعاون رئيسية في المستقبل).

مهم!خطاب الضمان ليس كذلك وثيقة تجارية.

- مسؤول عن وضع وتنفيذ الضمانات

المترجم أو المرسل المسؤول هو الطرف الذي يتحمل مسؤولية الوفاء بالتزامات معينة.

متطلبات التسجيل

يجب أن يفي كل خطاب ضمان بمتطلبات تدفق المستندات:

كيفية كتابة؟

الشيء الأكثر أهمية هو أن يذكر في الرسالة جميع الشروط المهمة المتعلقة بالالتزامات التي يجب الوفاء بها.وإلا فإن الرسالة لن يكون لها أي معنى. دعونا نلقي نظرة على أنواع خطابات الضمان الأكثر استخدامًا.

بشأن تأجيل الدفع للمورد

هذا ضمان مالي. يطلب المرسل دفعة مؤجلة ويتعهد بالدفع في الوقت المحدد مقابل البضائع المستلمة (العمل المنجز والخدمات المقدمة).

هيكل خطاب الضمان للدفع المؤجل:

1. الرقم الصادر، التاريخ.
2. عنوان الوثيقة.
3. نص الرسالة:
   • اسم المنشئ والمتلقي، مبينا التفاصيل القانونية(على سبيل المثال، تطلب شركة ذات مسؤولية محدودة "AAA" من شركة OJSC "A1" تقديم دفعة مؤجلة لـ(اذكر تفاصيل الوثيقة التي بموجبها نشأ الالتزام بالدفع))؛
   • يمكنك (ولكن ليس بالضرورة) الإشارة إلى سبب استحالة إجراء الدفع في الوقت المحدد (على سبيل المثال، نحن غير قادرين على السداد خلال الفترة المحددة في العقد بسبب....);
   • مبلغ من المالالذي يُطلب التأجيل من أجله والتاريخ الذي سيتم فيه السداد (على سبيل المثال، بهذه الرسالة نضمن سداد مبلغ .... إلى DD.MM.YYYY).
4. الاسم الكامل والمنصب وتوقيع المدير والمحاسب.

حول التسليم

يتعهد المرسل بتسليم البضائع ذات الجودة المناسبةضمن الشروط المحددة في العقد وبالكمية المتفق عليها.

بناء:

1. يُنصح باستخدام ترويسة الشركة.
2. الرقم الصادر، التاريخ.
3. عنوان الوثيقة.
4. نص الرسالة:
   • اسم المورد والمستلم مع التفاصيل؛
   • تفاصيل الوثيقة التي توفر أساس التسليم؛
   • يمكنك الإشارة إلى اسم وكمية البضائع المضمونة للتسليم (على سبيل المثال، 10 قطع. تابلت لينوفو)، لو العناصر السلعيةكثيرًا، ما عليك سوى الإشارة إلى رقم الفاتورة وإرفاق نسخة منه بالرسالة؛
   • التاريخ الذي سيتم فيه تسليم البضائع إلى المستلم.
5. الاسم الكامل والمنصب وتوقيع المدير والمحاسب.
6. الاسم الكامل وتفاصيل الاتصال للمؤدي.

طرق استلام الوثيقة من قبل المرسل إليه

يجب تقديم خطابات الضمان إلى المستلم شخصيًا في نسختينبحيث يتم تمييز نسخة المرسل برقم الوارد وتاريخ التسليم. طرق بديلةتسليم خطابات الضمان هي: خطاب مسجل مع إشعار الاستلام عبر البريد، الإرسال خدمة الساعيمع إشعار التسليم.

يمكن استخدام خطابات الضمان المعدة بشكل صحيح والاعتراف بها من قبل السلطات القضائية كدليل مباشر.

خطاب الضمان

تضمن شركة STK-Lab LLC (المشار إليها فيما يلي باسم "المالك") توفير مساحة مكتبية مع المساحة الإجمالية ___ قدم مربع. م كعنوان لموقع المدير العام إيفان إيفانوفيتش إيفانوف (الوحيد الهيئة التنفيذية) للشركة المسجلة مع ذات مسؤولية محدودة"Vasilyok" (المشار إليها فيما يلي باسم شركة ذات مسؤولية محدودة "Vasilyok"). عنوان المبنى المقدم: 124482، موسكو، ش. تكايا، 1، مكتب 17.

عند مرور شركة Vasilek LLC تسجيل الدولةسيتم إبرام اتفاقية إيجار مع الشركة لمساحة مكتبية تقع في العنوان المذكور أعلاه.

يضمن المالك أن المبنى ملك له قانونيًا ويمكن تأجيره بحرية دون الإخلال بمصالح أي شخص، فضلاً عن تشريعات الاتحاد الروسي.

تم إرفاق نسخة من شهادة تسجيل الدولة لملكية المبنى، السلسلة ___ رقم __________ بتاريخ dd.mm.yyyy على ورقة واحدة.

ملحوظة: يتم إعداد الرسالة على الورق الرسمي الخاص بالمالك. يجب أن تتضمن تفاصيل المؤجر جهات الاتصال التي يمكن لموظفي سلطة التسجيل من خلالها الاتصال بالمؤجر والتحقق مرة أخرى من المعلومات المحددة في الخطاب.

عندما تتفاعل الشركات مع بعضها البعض، وكذلك مع الأفراد، غالبًا ما يصبح من الضروري إعداد خطاب ضمان وفقًا لعينة معينة. لا توجد قوانين متطلبات محددةلمثل هذه الوثيقة، وبالتالي فإن لكل شركة الحق في اختيار شكل أو آخر. كيفية تأليفها بشكل صحيح، كذلك أمثلة حقيقيةالكتابة - كذلك.

عند الإعداد، يجب أن يؤخذ في الاعتبار أنه بغض النظر عن العينة المحددة، تؤكد هذه الوثيقة بعض الحقائق المشار إليها في النص، على سبيل المثال:

• نية التوقيع على اتفاقية (غالبًا ما يتم أيضًا إعداد اتفاقية أولية لهذا الغرض) ؛
• معلومات الحساب المصرفي؛
• ضمانات الوفاء ببعض الالتزامات.

يتم توقيعه دائمًا من قبل رئيس الشركة. جنبا إلى جنب مع ذلك، يمكن للنائب أيضا التوقيع، وكذلك أي شيء آخر تنفيذي، وهو المسؤول أيضًا عن الوفاء بالالتزامات (على سبيل المثال، كبير المحاسبين).

ملحوظة. بغض النظر عن العينة المحددة، يتم دائمًا طباعة خطاب الضمان على ورق الشركة الذي يحتوي على معلومات الاتصال والاسم الكامل للمؤسسة. وكقاعدة عامة، يتم أيضًا لصق ختم الشركة على المستند.

للتحضير الصحيح، يمكنك اتباع أي عينة. يعتمد محتوى مستند معين، كقاعدة عامة، على الحالة المحددة، ولكن يجب أن يحتوي على المعلومات التالية:

• تاريخ التجميع ورقم المنشأ المسجل في دفتر اليومية المحاسبية الخاصة بالشركة.
• اسم المستلم، وكذلك الاسم الكامل المدير العامالشركة أو الموظف الآخر الذي تم إرساله إليه؛
• عنوان الوثيقة عادة ما يكون الموضوع نفسه؛
• ثم يتبع النص، الذي تم تجميعه بإيجاز وبشكل محدد للغاية (كقاعدة عامة، يتم احتواء النص بأكمله على صفحة مطبوعة واحدة)؛
• إذا أرفقت بالرسالة مستندات تؤكد حقيقة الضمان، يتم ملء قسم "المرفقات" مع ذكر اسم هذه المستندات وكميتها ونوعها (أصلية أو نسخة).
• في النهاية يشار إلى المنصب واللقب والاسم الأول والعائلي للموظف الذي قام بتجميعه؛
• ثم يتم وضع التاريخ والتوقيع.

ملحوظة. إذا تصرف الموظف على أساس التوكيل، فإنه يشير إلى تفاصيل هذا المستند ويرفق أيضًا نسخة من التوكيل. في هذه الحالة، عادة لا يتم لصق ختم الشركة.

أنواع

في الوقت الحالي، تم تطوير ممارسة كتابية معينة في تدفق مستندات الأعمال، والتي يمكن على أساسها تحديد عدة أنواع من هذه الوثيقة:

النموذج والأمثلة

في جدا نسخة بسيطةوتشمل العينة الأقسام الأساسية فقط، وهي:

• لمن هو موجه؟
• من قام بتجميعها؛
• محتوى؛
• التاريخ والتوقيع والختم.

لو نحن نتحدث عنحول الدفع مقابل البضائع التي هذه اللحظةتم اختبارها لاتخاذ القرار النهائي بشأن الشراء أم لا، يمكنك استخدام هذه العينة.

وفي بعض الحالات، يكون له اسم مختلف، على سبيل المثال، "جدول سداد التزامات القرض". ثم من المهم فقط تسجيل جدول السداد - أي. الشروط والمبالغ.

إذا أعطى صاحب العمل ضماناً لتوظيف مواطن، فسيكون المثال كالتالي:

قواعد التجميع والتصميم

بغض النظر عن العينة المحددة، عند تجميعها، من المستحسن اتباع القواعد التالية:

1. أسلوب العرض هو أسلوب عمل رسمي فقط.
2. حجم لا يزيد عن 1-2 صفحة مطبوعة
3. من غير المرغوب فيه استخدام هياكل نحوية معقدة في النص تجعل من الصعب فهمه.
4. أي أخطاء نحوية غير مقبولة.
5. وبما أن الرسالة يجب أن تضمن بعض الإجراءات التي ينوي الطرف القيام بها، فيجب كتابتها في فقرة منفصلة وإبرازها بطرق مختلفة (مائل أو غامق أو خط أكبر).
6. يجب أن يكون نص الوعد محددًا للغاية - على سبيل المثال: "نعد بالدفع مقابل خدمة الاتصال بالإنترنت وفقًا للعقد" الحكم المدفوعالخدمات اعتبارًا من 22/05/2014 في موعد أقصاه 30/11/2017" (وليس في نوفمبر من هذا العام).

من المهم تعزيز الضمان الخاص بك من خلال دعمه بالأدلة الوثائقية المناسبة، إن أمكن.

يتم تجميعها دائمًا في نسختين، كل منها موقع من قبل المدير العام و ختم أزرق. تبقى نسخة واحدة في عهدة المرسل ويتم تسجيلها في سجل تدفق المستندات.

طرق التوصيل

• شخصيًا مع الساعي؛
• عن طريق البريد المسجل مع إشعار التسليم؛
• عن طريق مسح مستند عبر بريد إلكتروني– في هذه الحالة، من المهم أن نفهم أنه يتم إرسال النسخة الأصلية التي تم مسحها ضوئيًا أو تصويرها.

لا يتم إرساله عبر الفاكس، لأنه في هذه الحالة ليس من المعروف دائمًا مدى جودة طباعته وما إذا كان سيصل إلى مرسل إليه معين.

قوة قانونية

بغض النظر عن محتوى النص، وكذلك العينة التي تم وضعها، فإن الوثيقة لها قوة قانونية. ومع ذلك، ترتبط المسؤولية المحددة بتلك الالتزامات المشار إليها في النص:

1. في معظم الحالات، يتم إعداده كإعلان نوايا بأن الشركة ستبرم عقدًا في المستقبل في ظل ظروف معينة. ثم يعتبر ذلك كيانأعربت فقط عن نواياها، والتي يمكن أن ترفض. ولذلك، في هذه الحالة لديها فقط طابع إعلامي.
2. يتم إعدادها أيضًا في الحالات التي تؤكد فيها الشركة عزمها على الدفع مقابل منتج أو خدمة لفترة زمنية معينة. من الضروري توفير روابط لاتفاقيات محددة ووثائق أخرى بين الأطراف المقابلة.
3. يتم تحريرها أيضًا للبنك عندما تؤكد الشركة وجود التزامات الدين والنية في سداد الدفعة التالية أو سداد الدين بالكامل في تاريخ محدد.

في الحالتين الأخيرتين، لا تعلن الشركة التي أعدت الوثيقة عن نيتها الدفع مقابل منتج أو خدمة أو التزام مالي فحسب، بل تضمن أيضًا القيام بذلك خلال فترة زمنية معينة. ولذلك، فإن مثل هذه الوثيقة لها القوة القانونية الكاملة. وبناء على ذلك، يمكن للطرف الثاني استخدام الرسالة كدليل إضافي إذا دعت الحاجة إلى المحاكمة.

في العلاقات التجارية، تنشأ المواقف غالبًا عندما لا يتمكن أحد الشركاء من الدفع مقابل منتج أو خدمة على الفور. يمكنك الحصول على الدفع المؤجل بطرق مختلفة، على سبيل المثال، عن طريق الدخول في اتفاقية اضافيةمع المورد، احصل على قرض أو رأس المال المقترضأو إجراء عملية شراء بالتقسيط أو إصدار ضمان مستندي. يمكن تنزيل نموذج خطاب الضمان الحالي لدفع ثمن البضائع في نهاية المقالة.

في الواقع، ليس للوثيقة قوة قانونية كبيرة، ولا شيء يمنع المشتري من انتهاك الوعد المكتوب بالدفع في الوقت المحدد. ومع ذلك، فإن هذا النوع من التوثيق قد:

• استعادة قانون التقادم، أي أن الشريك العام يؤكد أن المدين يقر بالدين ويقبله؛
• التعويض عن عدم وجود عقد مبرم، على سبيل المثال، إذا تم تسليم البضاعة ولكن لم يتم توقيع العقد بعد، فإن "الضمان" سوف يستبعد مشاكل قانونية;
• تصحيح أخطاء العقد، على سبيل المثال، إذا تم إبرام اتفاق بين الشركاء من قبل شخص غير مرخص له، فسيقوم الممارس العام بإزالة البقعة القانونية.

في بعض الحالات، قد يطلب المورد بشكل مستقل خطاب ضمان للدفع (يمكن تنزيل عينة مجانًا في نهاية المقال)، حتى لو لم تنطبق شروط العقد. على سبيل المثال، يلزم تقديم ضمان لأطراف ثالثة كتأكيد لشروط التسليم والدفع.

إن وجود مثل هذه الوثيقة لا يعفي الأطراف من المسؤولية والوفاء بشروط الاتفاقيات المبرمة. على سبيل المثال، إذا كان المشتري ملزمًا بموجب العقد بدفع ثمن المنتجات في غضون 10 أيام، لكنه أشار إلى 35 يومًا في الضمان، فيحق للمورد قبول شروط الممارس العام، ولكن في نفس الوقت فرض غرامة لمخالفة مواعيد تحويل الدفع للمنتجات الموردة.

إجراءات إعداد "الضمان"

لا يوجد نموذج موحد لإعداد خطاب الضمان. ثَبَّتَ شكل واحدلا معنى له، لأنه في كل حالة يتم تحديد محتوى ونص طلب الضمان بشكل فردي. نقترح استخدام نموذج خطاب ضمان الدفع (يمكنك تنزيله مجانًا).

نقوم بكتابة الضمان على ورقة بحجم A4، ومن المقبول استخدام ترويسة المنظمة. بعد ذلك نتبع قواعد بسيطة:

1. في البداية، نكتب اسم وعنوان متلقي “الضمان”، ونشير أيضًا إلى منصب رئيس الشركة واسمه الكامل.
2. نشير إلى اسم الوثيقة، العينة: "خطاب ضمان الدفع مقابل البضائع".
3. نحن نصف بالتفصيل شروط وجوهر الاستئناف. في إلزامينشير إلى تفاصيل العقد ووثائق التسوية، ونحدد شروط وإجراءات سداد المدفوعات بين الشركاء. نشير إلى المبلغ المطلوب تحويله، وتكرار الدفعات و شروط خاصة، في حضور.
4. إذا تم إعداد GP لضبط تفاصيل وشروط الاتفاقية، فمن الضروري وصف الشروط والتفاصيل الجديدة بالتفصيل.
5. نوقع الوثيقة مع المدير وكبير المحاسبين. نضع التاريخ وختم الشركة.
6. نقوم بتسجيل المستند في مجلة الوثائق الصادرة.

يمكنك تنزيل نموذج خطاب ضمان الدفع مجانًا تمامًا.