ما هي جهة التصديق التي تعمل مع EDO Megafon. يساعد MegaFon على التحول إلى إدارة المستندات الإلكترونية

حسب أحد صانعي السيارات في العالم أن الطباعة والتسليم عن طريق البريد لحزمة واحدة من المستندات إلى مركز البيع يكلف حوالي 580 روبل. في المكتب المركزي للمشغل الاتصالات المتنقلةمن الأربعة الكبارأجرى بحثًا ووجد أنهم يستخدمون ما يقرب من 420 رزمة من الورق شهريًا. في الوقت نفسه، حتى بدء تشغيل الإنترنت الأكثر عادية تنفق حوالي 11 حزم شهريا. ليس من الصعب حساب أن تكلفة إدارة المستندات لأي شركة هي مبلغ كبير سيكون أي مدير سعيدًا بتخفيضه.

وفي الوقت نفسه، لم يأخذ أحد في الدراسات في الاعتبار الوقت الذي يقضيه الموظفون في البحث عن المستندات اللازمة للعمل. تعتبر هذه المشكلة ذات صلة حتى لو كان هناك شخص واحد فقط مشارك في تدفق المستند. في الاستخدام المشتركالوثائق، يتم تفاقمها عدة مرات، وأخيرا، تصبح غير قابلة للحل عمليا إذا تم توزيع المنظمة جغرافيا. وفي الوقت نفسه، وفقًا لحسابات AIIM (جمعية إدارة المعلومات والصور)، فإن الشركة التي تنتج ما متوسطه 100 مجلد من المستندات أسبوعيًا تنفق 18.7 ألف دولار سنويًا على استعادة المستندات المفقودة. أيضًا، وفقًا لإحصائيات AIIM، يقضي المدير التنفيذي العادي 2.5 ساعة أسبوعيًا في البحث عن المستندات الضرورية، بينما يقضي الموظفون 20-30٪ من وقت عملهم في هذا الأمر.

لا تنس أن الحكومة الروسية تقدم كل عام المزيد والمزيد من التحسينات في عملها، وتشريع قواعد نقل التقارير إلى نموذج إلكترونيباستخدام التوقيع الرقمي الإلكتروني. على سبيل المثال، بأمر من دائرة الضرائب الفيدرالية للاتحاد الروسي بتاريخ 14 أكتوبر 2015 N ММV-7-11/450@، تم تقديم نموذج إبلاغ إلزامي جديد للمؤسسات وأصحاب المشاريع الفردية - 6-NDFL. علاوة على ذلك، فقط تلك المنظمات و أصحاب المشاريع الفرديةوالتي دفعت دخلاً لما لا يزيد عن 25 موظفًا. والباقي في شكل إلكتروني حصرا. وهذا يعني أن التوقيعات الرقمية الإلكترونية (EDS) متاحة الآن في جميع المؤسسات الجادة تقريبًا. لقد أجرينا استطلاعًا في مقالتنا السابقة (ما هو التوقيع. من قطرة دم إلى توقيع إلكتروني) وقد عمل أكثر من نصف قرائنا بالفعل مع التوقيع الرقمي.

وفي ظل هذه الخلفية، أصبحت خدمات التقارير الإلكترونية وأنظمة إدارة الوثائق الإلكترونية (EDMS) ذات أهمية كبيرة. لقد أتاح نمو تقنيات تكنولوجيا المعلومات والحوسبة واسعة النطاق التفكير في الانتقال إلى أساليب إدارة جديدة بشكل أساسي. في بعض البلدان، أصبح تنفيذ نظام إدارة الوثائق الإلكترونية (EDMS) مهمة وطنية. لذا فإن الحكومة الإستونية لديها برنامج الحكومة الإلكترونيةتم إطلاقه بالفعل في عام 2002، عندما لم يتجاوز الوصول إلى الإنترنت في إستونيا ككل 30٪ من السكان. حتى الآن، يستخدم 98% من المواطنين الإستونيين التبادل الإلكتروني للبيانات (EDI) عند التواصل مع الوكالات الحكومية. ويمكنك أيضًا التصويت في الانتخابات البرلمانية والرئاسية باستخدام التوقيع الإلكتروني الرقمي. يمكنك أيضًا الحصول على "الإقامة الإلكترونية"، وعلى سبيل المثال، إذا كنت أحد مؤسسي شركة روسية إستونية، فيمكنك الحصول على توقيع رقمي إلكتروني عن بعد وتوقيع جميع المستندات بشكل قانوني. ولا يعد هذا أمرًا مريحًا وموفرًا للوقت للأشخاص فحسب، بل إنه يوفر أيضًا تخفيضًا كبيرًا في التكلفة بالنسبة للحكومة. وفقا لمتوسط ​​التقديرات، وفورات من تنفيذ EDMSوفي مؤسسة كبيرة إلى حد ما يمكن أن تصل إلى 95-97٪. على سبيل المثال، لا يكلف إرسال مستند عبر EDI سوى بضعة روبلات.

على الرغم من تأخر روسيا الكبير الشركات الغربيةوفي هذه المسألة معدل النمو السنوي السوق الروسية EDS، وفقا للمحللين، لا يقل عن 30٪. تم إنشاء اعتماد قانون التوقيع الرقمي الإلكتروني الأساس القانونيللتوزيع على نطاق واسع لإدارة الوثائق الإلكترونية. وفقًا لشركة Forrester Research، فإن 38% من شركات Fortune 500 تعتبر شراء EDS أمرًا بالغ الأهمية لإدارة أعمال ناجحة.

في روسيا، توجد أنظمة EDMS منذ فترة طويلة، ولكن هذه الأنظمة عبارة عن مشغلين واسع النطاق بشكل أساسي، مثل ZAO PF SKB Kontur، التي تدعم عمل الهياكل الفيدرالية و المؤسسات الكبيرةوالتي يصعب على الشركات الصغيرة والمتوسطة العمل معها. مع الأخذ في الاعتبار الحقائق الحديثة، قامت شركة MegaFon بتطوير خدمة إدارة المستندات الإلكترونية (EDF) لإنشاء وتوقيع وتبادل المستندات المحاسبية وغيرها من المستندات داخل الشركة وفيما بينها. الكيانات القانونية. بمساعدة EDI، يمكنك تبسيط تدفق المستندات في مؤسستك وزيادة كفاءة الأقسام.

تم إطلاق خدمة إدارة المستندات الإلكترونية (EDF) الخاصة بشركة PJSC MegaFon في عام 2015 لعملاء الشركات في فرعي Stolichny وCentral للمشغل، وبالتالي يمكن لأي عميل للشركة استخدامها. اليوم، يمكن لأي كيان قانوني العمل مع الخدمة السحابية، والتي تستخدمها أكثر من 500 مؤسسة. سابقا، بسبب التكلفة و متطلبات تقنيةكانت التوقيعات الإلكترونية وتدفق المستندات ذات الأهمية القانونية متاحة فقط للشركات الكبيرة. باستخدام EDI، يمكنك إنشاء تصرفات إلكترونية وفواتير وفواتير وفقًا لمتطلبات وتوصيات دائرة الضرائب الفيدرالية، بالإضافة إلى توقيعها بتوقيع رقمي إلكتروني وتبادلها مع شركات مستخدمين أخرى.

توجد في روسيا معايير لجميع العمليات اللازمة لاستخدام التبادل الإلكتروني للبيانات: التشفير، والتجزئة، التوقيع الالكتروني.

1. يتم استخدام التوقيع الإلكتروني والتجزئة للتأكد من الأهمية القانونية للمستندات الإلكترونية من خلال استخدام التوقيع الإلكتروني (ES):

• GOST R 34.10-2012: عمليات إنشاء التوقيعات الرقمية الإلكترونية والتحقق منها
• GOST R 34.11-2012: وظيفة التجزئة

تعتمد قوة التشفير لخوارزمية التشفير على مشكلة اللوغاريتم المنفصلة في مجموعة من نقاط المنحنى الإهليلجي. على هذه اللحظةلا توجد طريقة لحل هذه المشكلة مع التعقيد الأسي الفرعي على الأقل. من المهم بالنسبة لنا أن تعترف الدولة بأنها مقاومة للتشفير بدرجة كافية.

2. التشفير. ضمان السرية ومراقبة سلامة المعلومات من خلال التشفير:

• GOST 28147-89: خوارزمية تحويل التشفير

هذا عبارة عن كتلة تشفير ذات بنية Feistel بسيطة، بحجم كتلة يبلغ 64 بت، ومفتاح 256 بت و32 طلقة، تم تطويرها في الاتحاد السوفيتي. تمت دراسة الخوارزمية على نطاق واسع من قبل كبار الخبراء في مجال التشفير، وقال جميع الباحثين إنها تبدو آمنة أو ينبغي أن تكون آمنة. هناك عدد من التعليقات حول أدائها، حتى أن نيكولا كورتوا أبلغ عن هجمات ناجحة على هذه الخوارزمية، لكن خبراء CryptoPro أعادوا تأهيلها في نظر الجمهور.

3. حماية قنوات نقل البيانات على شبكة الإنترنت. لهذه المهمة، يتم استخدام TLS - بروتوكول أمان طبقة النقل، والذي يمكنه استخدام خوارزميات تشفير GOST GOST 28147-89 الموضحة أعلاه، والتجزئة وفقًا لـ GOST 34.11-2012. يسمح هذا المزيج بالحصول على اعتماد من FSB وFSTEC، وهو ما تم إجراؤه بواسطة شركات CryptoPro وCryptocom وVipNet في CIPF الخاصة بهم.

نحن نعمل بنشاط على تطوير إدارة المستندات الإلكترونية فقط في واجهة الويب، لأن الويب محمي بشهادات الأمان وتبادل الملفات من خلال هذه البروتوكولات آمن (نسبيًا). متطلبات مشغلي إدارة المستندات الإلكترونية عالية جدًا ويتعين على كل شركة الحصول على الترخيص المناسب الخدمة الفيدراليةالأمن ، وإعطاء الحق في التطوير نظم المعلوماتوتقديم خدمات تشفير البيانات. يتم إصدار ترخيص منفصل لتقديم خدمات الاتصالات والبيانات. مشغلنا الأساسي هو Kaluga Astral، ويتم استخدامه لتوفير التبادل الإلكتروني للبيانات (EDI) ذي الأهمية القانونية. يتم تخزين جميع البيانات ضمن شبكة MegaFon (وليس على الإنترنت)، ويتم استخدام التشفير في جميع أنحاء الموقع، مما يضمن أمان بياناتك الشخصية. تلبي تقنيات الأمان لدينا جميع المتطلبات، ويتم الاحتفاظ بنسخة احتياطية من جميع البيانات ونضمن تشغيل الخدمة دون انقطاع على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع. الحد الأقصى لعدم توفر الخدمة في حالة وقوع حوادث خطيرة للغاية لا يتجاوز 15 دقيقة.

اي دي اس

لاستخدام EDF، تحتاج إلى إنشاء توقيع إلكتروني مؤهل وتهيئة جهاز الكمبيوتر الخاص بك للعمل معه. التوقيع الإلكتروني هو نظير قانوني للتوقيع المكتوب بخط اليد، وينظمه القانون N63-FZ ويهدف إلى تحديد هوية الشخص الذي قام بالتوقيع. وثيقة إلكترونية. يمكنك الحصول على شهادة EDS في روسيا في أي من مراكز التصديق. وهم في كل مدينة. يمكن العثور على القائمة الحالية للمراجع المصدقة على الموقع الإلكتروني لوزارة الاتصالات والإعلام في روسيا.

بعد تلقي التوقيع الرقمي، تحتاج إلى الشراء والتثبيت برمجة، الذي ينفذ خوارزميات أمن المعلومات الموضحة أعلاه. نوصي بـCrypto-Pro. هذه هي أدوات حماية التشفير المستخدمة لتوقيع المستندات على أجهزة الكمبيوتر.

CryptoPro هي شركة رائدة في توزيع أدوات أمن معلومات التشفير والتوقيع الإلكتروني في روسيا. المنتجات الرئيسية للشركة هي أدوات حماية المعلومات المشفرة (CIPF) وCryptoPro CSP ومركز الشهادات CryptoPro CA. نظرًا لدعم معظم منصات الأجهزة المحمولة ووسائط التوقيع الرقمي، تم دمج CIPF في معظم حلول الأجهزة المحمولة المستندة إلى iOS وAndroid وWindows8 التي تستخدم التشفير.

يمكنك العثور على أسعار الترخيص على الموقع الرسمي. ليس من الصعب تثبيت وتكوين CryptoPro، وكذلك تسجيل توقيعك الرقمي فيه. لقد تم بالفعل كتابة الكثير من التعليمات حول هذا الموضوع. بالمناسبة، تواصل MegaFon تعديل بطاقات SIM الخاصة بها من خلال تزويدها بتوقيع رقمي إلكتروني، مما سيسمح لك بتوقيع المستندات من أي نوع بسرعة.

واجهتنا تقبل أي الشهادات المؤهلة، بغض النظر عن المرجع المصدق الذي تم إصدارها منه.

مشاكل في استخدام التوقيعات الرقمية

يرتبط الاحتيال عند التعامل مع التوقيعات الرقمية بشكل أساسي بسرقة الشهادة أو استخدامها الفعلي من قبل أشخاص آخرين. يحدث هذا غالبًا بسبب التخزين غير الصحيح لرمز الشهادة وكلمة المرور الخاصة به. كما يستخدم المهاجمون غالبًا إدخال الفيروسات إلى أجهزة الكمبيوتر الخاصة بمستخدمي EDF، على سبيل المثال، استبدال نص مستند على الشاشة يريد المستخدم التوقيع عليه.

ومع ذلك، فإن كل هذه العوامل تعتمد على أمان الواجهة التي يعمل فيها المستخدم، وعلى ما إذا كان المستخدم نفسه يلتزم بالتدابير الأمنية الأساسية عند العمل مع التوقيعات الرقمية.

العمل مع إي دي إف

تسجيل

للتسجيل في EDF (doc.megafon.ru)، تحتاج إلى ملء نموذج والحصول على تأكيد على العنوان الذي حددته. بريد إلكتروني. يستغرق خمس دقائق.

يمكنك الاستفادة من الفترة التجريبية وتجربة الخدمة خلال 14 يومًا.

بعد تثبيت التوقيع الرقمي، تحتاج إلى تسجيله. للقيام بذلك، انتقل إلى "المستندات" وانقر على "استلام وإرسال" أو "الإعدادات" و"إدارة الخدمة".

حدد توقيعك الإلكتروني:

واملأ بيانات شركتك:

إضافة المستخدمين وتعيين الأدوار

بعد تسجيل شهادة EDS، أضف جميع موظفي المؤسسة إلى الخدمة من خلال قائمة "شركتي"، ويمكنك أيضًا إضافة الأطراف المقابلة المعروفة هناك والذين يعملون في إدارة المستندات الإلكترونية.

هناك ثلاثة أدوار للمستخدم في EDF: المسؤول والمشغل والموقع. يمكنك القيام بذلك حتى يتمكن بعض الموظفين من الإنشاء فقط المستندات المطلوبة، ويعهد بتوقيعها وإرسالها إلى الأطراف المقابلة فقط من قبل الأشخاص المرخص لهم. على سبيل المثال، كبير المحاسبين أو المدير التجاري.

يقوم المسؤول بملء وتحرير بيانات الشركة على البوابة، وتوزيع الأدوار وإنشاء الدعوات بين الموظفين والمقاولين، وإدارة شهادات التوقيع الإلكتروني في الشركة، بالإضافة إلى التعريفات ومجموعة من الخدمات.

يقوم المشغل بإنشاء وتوقيع الإشعارات والإخطارات باستلام المستندات.

يقوم الموقع بالتوقيع على المستندات المراد إرسالها أو رفضها. يمكن للموقع أيضًا حذف المستندات الموقعة عن طريق الخطأ.

يمكن للمسؤول دعوة المستخدم.

أو يمكنك العثور عليه من بين تلك التي تمت إضافتها بالفعل إلى نظام تبادل البيانات الإلكترونية (EDI).

إنشاء المستندات

لنفكر في عملية إنشاء تبادل للمستندات، والتي من أجلها تقوم في الواقع بإعداد نظام EDI. هناك خياران لإرسال المستندات إلى الطرف المقابل: إما تحميلها أو إنشائها بنفسك في الواجهة. سيخبرك النظام نفسه إذا قمت بشيء خاطئ.

دعنا نحاول إنشاء فاتورة أو مذكرة تسليم أو مستند في الواجهة. ومن قائمة "تنزيل"، يمكنك أيضًا إرفاق اتفاقية وأي مستند آخر مصاحب لإرسالها إلى الطرف المقابل.

إذا لم يكن الطرف المقابل موجودًا في النظام بعد، فيمكنك إضافته من القائمة المقابلة.

بعد تجهيز الوثيقة تصبح بهذا الشكل. إذا كان كل شيء صحيحًا، فيمكنك إرساله عبر مشغل EDF. لبدء عملية التوقيع على شركة، تحتاج إلى تفعيل خدمة مشغل EDF خاص.

بالإضافة إلى ذلك، يمكنك عرض وطباعة نسخة ورقية من المستند، وسيكون تاريخها بالكامل مرئيًا أيضًا. خيار مفيد للمدير.

إذا كنت تعمل مع نظام 1C في مؤسستك، فيمكنك استخدام وحدة خاصة لأتمتة عملية معالجة المستندات الرسمية (TORG-12 وشهادات الإكمال والفواتير) المستلمة أو الصادرة في في شكل إلكتروني.

جهات الاتصال

تجمع قائمة جهات الاتصال جميع الأطراف المقابلة والموظفين وجهات الاتصال الخاصة بالأشخاص الذين يعملون في نظام التبادل الإلكتروني للبيانات والذين تتبادل معهم المستندات.

نتيجة:

لقد حاولنا أن نجعل نظام إدارة المستندات الإلكترونية الخاص بشركة PJSC MegaFon بسيطًا ومفهومًا قدر الإمكان للمستخدمين. كل ما عليك فعله هو إكمال الإعداد الأولي وبدء العمل معه. وبطبيعة الحال، يجب على جميع الأطراف المقابلة أيضًا الاتصال بـ EDI.

تشمل مزايا استخدام EDI ما يلي:

• القضاء على الوسائط الورقية وما يرتبط بها من توفير في الوقت والمال مستهلكاتوصيانة المعدات المكتبية؛
• طريقة آمنة لتبادل المعلومات وتخزينها، وكذلك تنظيم الوصول متعدد المستويات لأي من موظفي الشركة؛
• طريقة سريعة للعثور على البيانات الضرورية، وهو أمر مهم بشكل خاص للمؤسسات التي تعمل بكميات كبيرة من الوثائق.

ما الذي يبطئ تطور إدارة المستندات الإلكترونية في المنظمة:

• الرأي الراسخ بأن الوثيقة الورقية أكثر موثوقية
• إغلاق المستندات بأثر رجعي
• ضرورة تدريب الموظفين على العمل الإلكتروني.
• - عدم استعداد الأطراف المقابلة الأخرى

يحاول مشغلو EDF تشجيع الشركات من خلال تقديم أداة ملائمة للبحث عن الأطراف المقابلة المستعدة لتبادل المستندات إلكترونيا. MegaFon لا يتخلف عن الركب ونواصل العمل على تحسين الخدمة وتبسيط الواجهة. اليوم، أصبحت عملية إرسال المستند بسيطة للغاية، لكننا لا نتوقف عند هذا الحد ونواصل بحثنا، محاولين جعل منتجنا بسيطًا ومريحًا قدر الإمكان.

يعرض ميجافون خدمة فريدة من نوعهاللعملاء من الشركات "إدارة المستندات الإلكترونية". تتيح الخدمة تنظيم تدفق المستندات ذات الأهمية القانونية من خلال التوقيع الإلكتروني.

التوقيع الإلكتروني اليوم هو أداة لأتمتة المستندات معترف بها من قبل الجميع خدمات حكومية، بما في ذلك دائرة الضرائب في الاتحاد الروسي. للعمل في نظام إدارة المستندات الإلكترونية، يمكن لعملاء المشغل من الشركات استخدام التوقيع الإلكتروني المؤهل الحالي من أي مركز اعتماد معتمد.

باستخدام إدارة المستندات الإلكترونية، يمكن للشركات إنشاء إجراءات إلكترونية ومذكرات التسليم والفواتير، والتوقيع إلكترونيًا على المستندات التي تم إنشاؤها في النظام أو تحميلها من قبل الموظفين، وتبادلها مع الشركات الأخرى التي تستخدم الخدمة. بالإضافة إلى ذلك، سيوفر النظام إمكانية الوصول الفوري إلى وثائق التقارير الخاصة بخدمات الاتصالات لعملاء شركة MegaFon.

ستساعد خدمة إدارة المستندات الإلكترونية على تحسين عمل المؤسسة مهما كان حجمها. إذا كانت التوقيعات الإلكترونية وتدفق المستندات في السابق متاحة فقط للشركات الكبيرة بسبب التكلفة والمتطلبات الفنية، فيمكن اليوم استخدام النظام من قبل أي كيان قانوني. أصبح هذا ممكنا بفضل نقل النظام إلى السحابة، مما جعل من الممكن جعل التعريفات منخفضة ومرنة قدر الإمكان، وفتح الوصول إلى النظام من أي جهاز كمبيوتر متصل بالشبكة. يتيح لك ذلك تسريع عمليات العمل، لأن المدير يمكنه توقيع المستندات في أي وقت ومن أي مكان في العالم.

لتخزين الملفات، وإذا لزم الأمر، إرسالها بسرعة من مخزن الملفات ("السحابة")، تم تطوير واجهة سهلة الاستخدام للغاية مع التنقل البسيط والتكوين السهل للغاية. ومع ذلك، لا يمكن لأي شخص استخدام المحتوى الذي تم تنزيله، حيث تظل جميع الحقوق الخاصة به للمستخدم. وبالتالي، يحصل العميل على وصول سهل وحماية موثوقة.

قبل اتخاذ القرار، يمكن لكل عميل لديه توقيع إلكتروني الدخول إلى النظام والاستفادة من توصيل المستندات مجانًا خلال 14 يومًا. سيسمح لك ذلك ليس فقط بالتعرف على جميع إمكانيات النظام، ولكن أيضًا لتقييم الكثافة المطلوبة لاستخدامه، مما سيساعد في اختيار التعريفة المناسبة.

"لقد دخل التوقيع الإلكتروني حياة المؤسسات في عام 2002، عندما أصبح من الممكن تقديم التقارير الضريبية عبر الإنترنت، وأصبح اليوم أداة مهمة، بفضل تسارع الأعمال الورقية بشكل كبير. لقد قدمنا ​​مستوى جديداً من السرعة والتنقل، ونحن واثقون من أن عملائنا سيقدرون هذه الخدمة ميخائيل سينيوجين، رئيس تطوير أعمال الشركات في MegaFon في منطقة أورينبورغ. "بمساعدة خدمة "إدارة المستندات الإلكترونية"، ربما تنتقل العملية الأكثر تحفظًا لنشاط عمل الشركة - إدارة المستندات - إلى السحابة بعد العديد من موارد الشركة."

خدمة العاصمة

في 22 سبتمبر 2015، قدمت شركة MegaFon خدمة للعملاء من الشركات "إدارة المستندات الإلكترونية" - وهي تدفق مستندات ذو أهمية قانونية مع توقيع إلكتروني.

للعمل في نظام إدارة المستندات الإلكترونية، يمكن لعملاء المشغل من الشركات استخدام التوقيع الإلكتروني المؤهل الحالي من أي مركز اعتماد معتمد.

باستخدام "تدفق المستندات الإلكترونية"، يمكن للشركات إنشاء التصرفات الإلكترونية والفواتير والفواتير، والتوقيع إلكترونيًا على المستندات التي تم إنشاؤها في النظام أو تحميلها من قبل الموظفين، وتبادلها مع الشركات الأخرى التي تستخدم الخدمة. سيوفر النظام إمكانية الوصول الفوري إلى وثائق التقارير الخاصة بخدمات الاتصالات لعملاء شركة MegaFon.

وفقًا للمشغل، ستساعد الخدمة على تحسين عمل المؤسسة من أي حجم: كانت التوقيعات الإلكترونية وتدفق المستندات متاحة سابقًا فقط للشركات الكبيرة بسبب التكلفة والمتطلبات الفنية، والآن يمكن استخدام النظام من قبل أي كيان قانوني. أدى نقل النظام إلى السحابة إلى انخفاض التعريفات، مما سمح بالوصول إلى النظام من أي جهاز كمبيوتر متصل بالشبكة.

تم تطوير واجهة ذات تنقل بسيط وتكوين سهل لتخزين الملفات وإرسالها بسرعة. ومع ذلك، لا يمكن لأي شخص استخدام المحتوى الذي تم تنزيله، حيث تظل جميع الحقوق الخاصة به للمستخدم. وبالتالي، يحصل العميل على وصول سهل وحماية موثوقة.

"لقد دخل التوقيع الإلكتروني حياة المؤسسات في عام 2002، عندما أصبح من الممكن تقديم التقارير الضريبية عبر الإنترنت، وأصبح اليوم أداة مهمة، بفضل تسارع الأعمال الورقية بشكل كبير. وقال فلاد فولفسون، مدير تطوير أعمال الشركات في MegaFon: "لقد قدمنا ​​مستوى جديدًا من السرعة والتنقل، ونحن واثقون من أن عملائنا سيقدرون هذه الخدمة". "بمساعدة خدمة "إدارة المستندات الإلكترونية"، ربما تنتقل العملية الأكثر تحفظًا لنشاط عمل الشركة - إدارة المستندات - إلى السحابة بعد العديد من موارد الشركة."

اعتبارًا من 22 سبتمبر 2015، أصبحت الخدمة متاحة لعملاء الشركات في العاصمة والفروع المركزية للمشغل.

تم رفع القيود الإقليمية

في 27 نوفمبر 2015، أعلنت الخدمة الصحفية MegaFon عن تطوير خدمة إدارة المستندات الإلكترونية لعملاء الشركات. الآن الخدمة متاحة في جميع أنحاء روسيا.

خدمة إدارة المستندات الإلكترونية عبارة عن واجهة ويب لإنشاء وتوقيع وتبادل المستندات المحاسبية وغيرها من المستندات بين الكيانات القانونية. متحرك بيئة العملوتسهيل عمل المحاسبة والخدمات الإدارية ومديري الشركات.

المشاكل التي يجب حلها:

• إدارة جميع أنواع المستندات الإلكترونية (الواردة والصادرة والداخلية والتنظيمية والإدارية (ORD) والأرشيفية المعتمدة من قبل دائرة الضرائب الفيدرالية في روسيا وغيرها) ونسخها الورقية؛
• توقيع المستندات بالتوقيع الإلكتروني - وهو نظير ذو أهمية قانونية للتوقيع المكتوب بخط اليد؛
• تبادل الوثائق الإلكترونية مع الأطراف المقابلة؛
• معالجة المستندات وتوزيعها وتخزينها وتصفحها بسهولة في مساحة معلومات واحدة.

وفقًا للمشغل، ستكون الخدمة أكثر فعالية من أجل:

• الشركات التي تقدم الخدمات عن بعد - تتوسع جغرافية العمل، ويتم التخلص من تكاليف الخدمات البريدية والبريد السريع.

• الشركات التي لديها شبكة من الفروع - الأمثل تدفق المستندات الداخليةتصل المستندات إلى الموظفين المناسبين بشكل فوري ومباشر، ويتم التخلص من الأخطاء البشرية أثناء التسليم. يمكن للمدير التوقيع على وثيقة عاجلة أثناء وجوده في بلد آخر.

• الوكلاء والموزعون وأصحاب الامتياز، الذين تعتمد أرباحهم إلى حد كبير على الإغلاق الصحيح والفوري للمعاملة - مع إدارة المستندات الإلكترونية، لا تضيع الشركة الوقت في انتظار وصول المستندات إلى الشريك. يتم تقليل مخاطر خسارة الأموال بسبب التأخير في الأعمال الورقية أو فقدان المستندات.

• الشركات ذات المحاسبة الخارجية - زيادة التحكم في المستندات المحاسبية والوصول المستمر إلى الأرشيف. يعمل المحاسب عن بعد، ويقوم بإنشاء المستندات وإرسالها للتوقيع في أي وقت.

• بالنسبة للشركات الصغيرة - نظام بسيط ومفهوم، فمن السهل التنقل وإنشاء وإصدار المستندات الصحيحة للمقاولين دون مساعدة محاسب.

قدمت شركة PJSC MegaFon خدمة جديدة للعملاء من الشركات، وهي إدارة المستندات الإلكترونية (EDF). الخدمة متاحة الآن لعملاء الشركات في فرعي Stolichny وCentral للمشغل.

تتيح الخدمة تنظيم تدفق المستندات ذات الأهمية القانونية من خلال التوقيع الإلكتروني. باستخدام إدارة المستندات الإلكترونية، يمكن للشركات إنشاء إجراءات إلكترونية ومذكرات التسليم والفواتير، والتوقيع إلكترونيًا على المستندات التي تم إنشاؤها في النظام أو تحميلها من قبل الموظفين، وتبادلها مع الشركات الأخرى التي تستخدم الخدمة. بالإضافة إلى ذلك، سيوفر النظام الوصول إلى وثائق التقارير الخاصة بخدمات الاتصالات لعملاء شركة MegaFon.

في السابق، كانت التوقيعات الإلكترونية وإدارة المستندات متاحة فقط للشركات الكبيرة بسبب التكلفة والمتطلبات الفنية. اليوم يمكن استخدام النظام من قبل أي كيان قانوني. أصبح هذا ممكنًا بفضل نقل النظام إلى السحابة.

كما علق فلاد فولفسون، مدير تطوير أعمال الشركات في MegaFon:

دخل التوقيع الإلكتروني حياة المؤسسات في عام 2002، عندما أصبح من الممكن تقديم التقارير الضريبية عبر الإنترنت، وأصبح اليوم أداة مهمة أدت إلى تسريع الأعمال الورقية بشكل كبير. لقد قدمنا ​​مستوى جديدًا من السرعة والتنقل، ونحن واثقون من أن عملائنا سيقدرون هذه الخدمة. وبمساعدة خدمة "إدارة المستندات الإلكترونية"، ربما تنتقل العملية الأكثر تحفظًا لنشاط عمل الشركة - إدارة المستندات - إلى السحابة بعد العديد من موارد الشركة.

سنكتشف مشغل EDF الذي قدم الخدمة لـ Megafon في المستقبل القريب. يمكننا أن نفترض مبدئيًا أن هؤلاء هم عدة عوامل في وقت واحد. أبلغت عن بدء توصيل عملاء Megafon مرة أخرى في ديسمبر 2014. أعلن Taksky أيضًا عن ذلك، ولكن لسبب ما اختفت المعلومات حول هذا المشروع على موقعه على الإنترنت. كما أن SKB Kontur لم يقف جانباً.

تقوم شركة MegaFon PJSC بتبادل المستندات الإلكترونية من خلال المشغلين التاليين:

• تاكسكوم ذ.م.م
• CJSC PF SKB كونتور
• الشركة المساهمة "كالوغا أسترال"
• كوروس للاستشارات CIS LLC
• جمعية ذات مسؤولية محدودة ‏"شركة "تينسور""

في هذه الحالة، العميل مدعو للدفع مقابل خدمات التبادل الإلكتروني للبيانات مباشرة في الحساب الشخصي عن طريق تحويل الأموال مباشرة إلى الحساب الجاري لشركة Megafon. إذا تم تأكيد افتراضاتنا وكان هناك بالفعل مشغل واحد فقط، فستبدأ قريبًا مناقشة قضايا التجوال بين المشغلين مرة أخرى بشكل نشط وستكتسب أهمية أكبر.

ويتابع آخرون بنشاط مشاريع مماثلة. ونأمل أن تكون هناك معلومات في المستقبل القريب عن نجاح المشاريع الأخرى.

في وقت مبكر من الستينيات، بدأت المنظمات في الولايات المتحدة وأوروبا في تبادل البيانات الإلكترونية. لكن القليل منهم فقط استخدموا إدارة المستندات الإلكترونية الشركات الكبيرةمن يستطيع تحمله. ففي نهاية المطاف، لم تكن هناك معايير موحدة لتبادل المستندات الإلكترونية. حتى بدأوا الحديث عن التوقيعات الإلكترونية في أواخر السبعينيات.

التوقيع الإلكتروني هو معلومات في شكل إلكتروني مرفقة بمعلومات أخرى في شكل إلكتروني أو مرتبطة بها بطريقة أخرى (المعلومات التي يتم التوقيع عليها) والتي تُستخدم لتحديد هوية الشخص الذي يوقع المعلومات.

المادة 2 القانون الاتحادي"حول التوقيع الإلكتروني"

ببساطة، هذه تفاصيل مستند إلكتروني تسمح لك بالتحقق من صحتها (التأليف) وصحتها ونزاهتها.

خوارزمية التشفير لإنشاء بدائية التوقيعات الرقميةتم تطويره في عام 1977. وبعد سبع سنوات، تمت الموافقة على معيار واحد لتبادل البيانات لعموم أوروبا، EANCOM (EDI).

في التسعينيات، اعتمدت العديد من الدول الأوروبية قوانين خاصةحول المستندات الإلكترونية وتدفق المستندات ذات الأهمية القانونية بدأ تنفيذها في شكل إلكتروني. وفي روسيا، تم اعتماد مثل هذا القانون في عام 2011.

إدارة الوثائق الإلكترونية

تعمل المزيد والمزيد من الشركات على أتمتة العمليات التجارية الداخلية وتنفيذ أنظمة المعلومات وتخزين البيانات في السحابة. يتم استبدال العقود والأفعال الورقية بالمستندات الإلكترونية. قانون الزمن.

وإذا كانت معظم الشركات تتعامل مع التحسين الداخلي بنجاح أكبر أو أقل، فهذا يعني ذلك إدارة الوثائق الإلكترونيةمع الأطراف المقابلة غالبًا ما يكون الأمر ضعيفًا تمامًا.

تعد إدارة المستندات الإلكترونية (EDF) بمثابة تدفق مستندات ذو أهمية قانونية في شكل إلكتروني بين الكيانات القانونية و/أو الأفراد.

موقف نموذجي: يقوم المحاسب بإعداد تقرير إنجاز العمل في نظامه المحاسبي، ويطبعه ويرسله عن طريق البريد إلى الطرف المقابل. وبعد بضعة أيام، يتلقى محاسب الشركة الشريكة هذه الوثيقة ويقوم بمسحها ضوئيًا، ثم يقوم يدويًا بإدخالها في نظامه المحاسبي. وفي هذه الحالة، يجب على كلا الطرفين الاحتفاظ بالنسخ الورقية من القانون.

تعمل إدارة المستندات الإلكترونية على تبسيط وتسريع هذه العملية إلى حد كبير.

إيجابيات التبادل الإلكتروني للبيانات

1. ليست هناك حاجة لدفع راتب للساعي أو دفع تكاليف الخدمات البريدية.
2. يعد العمل مع المستندات الإلكترونية أسرع وأكثر ملاءمة، وخطر ضياعها على طول الطريق هو صفر.
3. لا حاجة لتخزين طن من الأوراق في المكتب.
4. جميع المستندات على بعد نقرة واحدة فقط، ويمكنك الوصول إلى أي منها أينما يتوفر الوصول إلى الإنترنت.

كيفية إعداد EDF

هناك طريقتان رئيسيتان لتبادل المستندات الإلكترونية: مباشرة ومن خلال وسيط.

في الحالة الأولى، يجب على الشركات الدخول في اتفاق فيما بينها، والذي سيصف بالتفصيل إجراءات وشروط التبادل، أو يجب أن يكون لدى كل من الأطراف المقابلة توقيع إلكتروني مؤهل. للحصول عليها، يجب عليك الاتصال بمركز التصديق المعتمد من قبل وزارة الاتصالات والإعلام في روسيا.

ومع ذلك، حتى مع وجود توقيع إلكتروني مؤهل، لا يمكن إرسال جميع المستندات مباشرة، على سبيل المثال عن طريق البريد الإلكتروني. وفقًا للتشريعات الحالية، لا يمكن إرسال الفواتير إلكترونيًا إلا بالشكل المعتمد من قبل الحكومة الفيدرالية خدمة الضرائبتنسيق XML.

لذلك، يعد إعداد إدارة المستندات الإلكترونية من خلال وسيط أكثر ملاءمة. قامت شركة MegaFon بتطوير واجهة ويب لإنشاء وتوقيع وتبادل المستندات المحاسبية وغيرها من المستندات بين الكيانات القانونية. وبمساعدتها، سيتمكن المحاسب أو المدير أو السكرتير الخاص بك من إبرام عقد بسرعة مع شريك جديد أو إصدار فاتورة للمورد أو قبول تقدير من المقاول.

وفي الوقت نفسه، سيتم تنظيم جميع المستندات وتخزينها بشكل آمن في الحساب الشخصي للشركة.

لاستخدام EDF، يجب أن يكون لديك توقيع إلكتروني مؤهل.

في حسابك الشخصي على بوابة إدارة المستندات الإلكترونية من MegaFon، يمكنك إنشاء مستندات جديدة (دون التوقيع أو الإرسال) وتحميلها على كمبيوتر العمل الخاص بك.

هناك يمكنك أيضًا طلب مستندات إعداد التقارير للاتصالات: الفواتير والفواتير والأفعال. تعتبر المستندات التي يتم الحصول عليها بهذه الطريقة ذات أهمية قانونية ولا تتطلب الطباعة أو النسخ على الورق.

حتى أنه يمكن إبرام اتفاقية لتوفير خدمات الاتصالات المتنقلة مع MegaFon عن بعد. للعملاء من الشركاتالذين لديهم توقيع إلكتروني لا يضطرون بالضرورة إلى إضاعة الوقت في زيارة مكتب الشركة. كل شيء يمكن القيام به من خلال المنطقة الشخصية. سريع، والأهم من ذلك، أنه مجاني تمامًا.

ميزة أخرى لإدارة المستندات الإلكترونية من MegaFon هي أنها تتكامل بسهولة مع 1C. إذا كنت تعمل مع نظام المحاسبة هذا، فستتمكن من تحميل المستندات إلى البوابة مباشرة من 1C.

للبدء في استخدام خدمة إدارة المستندات الإلكترونية، عليك القيام بما يلي:

1. قم بالتسجيل على البوابة المناسبة.
2. ربط توقيع إلكتروني صالح بالنظام.
3. تعبئة طلب الانضمام إلى لائحة نظام إدارة الوثائق الإلكترونية.

خلال أول 14 يومًا، ستتمكن من استخدام الحزمة الترويجية الأساسية. وهو يوفر إمكانية الإرسال المجاني لما يصل إلى ألفي وثيقة رسمية وما يصل إلى ألف وثيقة غير رسمية. أسبوعين هو الوقت الكافي لتجربة جميع مزايا إدارة المستندات الإلكترونية. بعد هذا يمكنك الاختيار خطة التعريفةبناءً على أهداف عملك.

توفر خدمة تدفق المستندات الإلكترونية المال والوقت في معالجة المعاملات وتبادل المستندات. سيتم تقدير فوائد الخدمة بالكامل من قبل الوكلاء والموزعين وأصحاب الامتياز والمنظمات التي لها هيكل فرعي، بالإضافة إلى الشركات التي تخطط لزيادة كفاءة تبادل المستندات داخل المنظمة وعند العمل مع الشركاء. كلما كانت العمليات التجارية أسرع، كلما زاد الربح. موافق، من الغباء تجاهل مثل هذا القرار.