بوابة الإنترانت الخاصة بالشركة. بوابة الإنترانت الداخلية كأداة إدارية

لتبادل ومشاركة بعض المعلومات داخل تلك المنظمة. يمكن أن تكون هذه قوائم الموظفين وقوائم هواتف الشركاء والعملاء. في أغلب الأحيان، يشير هذا المصطلح إلى الجزء المرئي فقط من الشبكة الداخلية - الموقع الداخلي للمنظمة. استنادًا إلى بروتوكولي HTTP وHTTPS الأساسيين، وتم تنظيمهما وفقًا لمبدأ خادم العميل، يمكن الوصول إلى موقع الإنترانت من أي جهاز كمبيوتر عبر المتصفح. وبالتالي، فإن شبكة الإنترانت هي شبكة إنترنت "خاصة"، تقتصر على المساحة الافتراضية لمنظمة واحدة. تسمح الإنترانت باستخدام قنوات الاتصال العامة المضمنة في الإنترنت (VPN)، ولكن في نفس الوقت يتم ضمان حماية البيانات المرسلة والتدابير لمنع الاختراق الخارجي لعقد الشركة.

تعتمد التطبيقات على الإنترانت على استخدام تقنيات الإنترنت وخاصة تقنيات الويب: النص التشعبي بتنسيق HTML وبروتوكول نقل النص التشعبي HTTP وواجهة تطبيق خادم CGI. مكونات الإنترانت هي خوادم ويب لنشر المعلومات بشكل ثابت أو ديناميكي ومتصفحات لعرض النص التشعبي وتفسيره.

وفقًا لستيفن لوتون، ظهر مصطلح "إنترانت" لأول مرة في 24 أبريل 1995، في مجلة Digital News & Review، التي كان محررًا تقنيًا فيها، في مقال بعنوان " الإنترانتنمو الوقود لأدوات الوصول إلى الإنترنت."

الخصائص

تم بناء شبكة الإنترانت على نفس المفاهيم والتقنيات المستخدمة للإنترنت، مثل بنية خادم العميل ومكدس بروتوكول الإنترنت (TCP/IP). جميع بروتوكولات الإنترنت المعروفة موجودة على الإنترانت، مثل HTTP (خدمات الويب)، SMTP (البريد الإلكتروني)، وFTP (نقل الملفات). غالبًا ما تُستخدم تقنيات الإنترنت لتزويد واجهات حديثة بالوظائف نظم المعلوماتاستضافة بيانات الشركات.

يمكن اعتبار الإنترانت بمثابة نسخة خاصة من الإنترنت، أو كامتداد خاص للإنترنت مقيد من قبل مؤسسة من خلال جدار الحماية. بدأت مواقع الإنترانت والصفحات الرئيسية الأولى في الظهور في المؤسسات في الفترة 1990-1991. ومع ذلك، وفقًا لبيانات غير رسمية، بدأ استخدام مصطلح الإنترانت لأول مرة في عام 1992 في مؤسسات مثل الجامعات والشركات العاملة في المجال التقني.

تتناقض الإنترانت أيضًا مع الإكسترانت؛ يقتصر الوصول إلى الشبكة الداخلية على موظفي المؤسسة، بينما يمكن الوصول إلى الشبكة الخارجية من قبل العملاء أو الموردين أو الأشخاص الآخرين المعتمدين من قبل الإدارة. في تقنية الإكسترانت، بالإضافة إلى الشبكة الخاصة، يتمتع المستخدمون بإمكانية الوصول إلى موارد الإنترنت، ولكن يتم اتخاذ تدابير خاصة للوصول الآمن والترخيص والمصادقة.

ليس من الضروري أن توفر شبكة الإنترانت الخاصة بالشركة إمكانية الوصول إلى الإنترنت. عندما يتم توفير هذا الوصول، فإنه يتم عادةً من خلال بوابة شبكة مزودة بجدار حماية، مما يحمي شبكة الإنترانت من الوصول الخارجي غير المصرح به. غالبًا ما توفر بوابة الشبكة أيضًا مصادقة المستخدم وتشفير البيانات واتصال الشبكة الخاصة الافتراضية (VPN) في كثير من الأحيان للموظفين خارج الموقع للوصول إلى معلومات الشركة وموارد الحوسبة وجهات الاتصال الداخلية.

فوائد واضحة لاستخدام الإنترانت

• إنتاجية عالية عند العمل معًا في بعض المشاريع المشتركة
• سهولة وصول الموظفين إلى البيانات
• مستوى مرن من التفاعل: يمكنك تغيير مخططات تفاعل الأعمال عموديًا وأفقيًا.
• يسمح النشر الفوري للبيانات على موارد الإنترانت بالحفاظ دائمًا على المعرفة المؤسسية المحددة ويمكن الوصول إليها بسهولة من أي مكان في الشركة باستخدام تقنيات الشبكة والوسائط الفائقة. على سبيل المثال: تعليمات الخدمة، القواعد الداخليةوالمعايير وخدمات الرسائل الإخبارية وحتى التدريب أثناء العمل.
• يتيح لك تطبيق ثقافة مؤسسية مشتركة واستخدام المرونة والتنوع في تقنيات المعلومات الحديثة لإدارة عمل الشركة.

مزايا موقع الإنترانت على برامج العميل ذات بنية الخادم والعميل

• ليست هناك حاجة لتثبيت برنامج عميل على أجهزة كمبيوتر المستخدمين (يتم استخدام المتصفح مثله). وبناءً على ذلك، إذا تغيرت وظيفة نظام معلومات الشركة، فلن يلزم أيضًا تحديث برنامج العميل.
• تقليل الوقت المستغرق في العمليات الروتينية لإدخال البيانات المختلفة، وذلك بفضل استخدام نماذج الويب بدلاً من تبادل البيانات عبرها بريد إلكتروني
• التوافق عبر الأنظمة الأساسية - متصفح قياسي على Microsoft Windows، وMac، وGNU/Linux/*NIX.

عيوب الإنترانت

• يمكن اختراق الشبكة واستخدامها لأغراض القرصنة
• تؤدي المعلومات غير المؤكدة أو غير الدقيقة المنشورة على الشبكة الداخلية إلى حدوث ارتباك وسوء فهم.
• يمكن توزيع المواد غير المشروعة والمسيئة في مساحة تفاعلية مجانية.
• يمكن أن يؤدي الوصول السهل إلى بيانات الشركة إلى تسربها إلى المنافسين من خلال موظف عديم الضمير.
• تتطلب وظيفة الإنترانت ومرونتها تطويرًا كبيرًا ونفقات إدارية.

تخطيط وإنشاء ونشر شبكة الإنترانت

يجب أن يكون أساس تخطيط الإنترانت هو التخفيض المستهدف وتحسين تبادل المعلومات داخل الشركة. بناءً على هذه الأهداف، من المهم تسليط الضوء على 2 – 3 مكونات أكثر أهمية، على سبيل المثال:

• HTTP (HTTPS) خادم الويب الداخلي
• خادم البريد الإلكتروني SMTP/IMAP

الخدمات التالية اختيارية إلى حد كبير:

• خادم الرسائل (MSN Messenger، Jabber، إلخ.)
• خادم الأخبار NNTP
• خادم VoIP للاتصالات الهاتفية داخل الشركات.

الأدب

• كولجين م. تقنيات شبكات الشركات. موسوعة. - سانت بطرسبرغ: بيتر، 2000. - 509 ص.

روابط

ملحوظات

مؤسسة ويكيميديا. 2010.

المرادفات:

تعرف على ما هي "الإنترانت" في القواميس الأخرى:

شبكة كمبيوتر موزعة خاصة بالشركة مصممة لتزويد الموظفين بإمكانية الوصول عن بعد إلى موارد معلومات الشركة واستخدام منتجات البرامج وتقنيات الإنترنت. تتيح لك شبكة الإنترانت التحكم في الوصول... ... القاموس المالي

الشبكة الداخلية- شبكة كمبيوتر موزعة خاصة بالشركة تعتمد على تقنيات الإنترنت ومصممة لتزويد الموظفين بإمكانية الوصول إلى معلومات الشركة الموارد الإلكترونية... المصدر: قرار Rosstat بتاريخ 20 ديسمبر 2007 ن... ... المصطلحات الرسمية

شبكة داخلية للشركة مبنية على تقنيات الإنترنت. شبكة كمبيوتر موزعة خاصة بالشركة مصممة لتزويد الموظفين بإمكانية الوصول إلى موارد المعلومات الخاصة بالشركة واستخدام البرامج... ... قاموس المصطلحات التجارية

الاسم، عدد المرادفات: 2 إنترانت (2) شبكة (96) قاموس مرادفات ASIS. ف.ن. تريشين. 2013… قاموس المرادفات

الشبكة الداخلية- الإنترانت شبكة داخل الشركات تستخدم تكنولوجيا الإنترنت. شبكة شركات مغلقة مبنية على تقنيات الإنترنت. وقد يتضمن موقعًا إلكترونيًا للشركة لا يمكن الوصول إليه إلا لموظفي الشركة. الشبكة الداخلية... ... دليل المترجم الفني

الشبكة الداخلية- 3.18 الإنترانت: شبكة خاصة منتشرة داخل المؤسسة. مصدر … كتاب مرجعي للقاموس لمصطلحات التوثيق المعياري والتقني

الشبكة الداخلية- شبكة مغلقة تستخدم تكنولوجيا الإنترنت لنقل المعلومات داخل مؤسسة (منظمة) منفصلة ... قاموس « أنشطة الابتكار" شروط ادارة الابتكاروالمجالات ذات الصلة

مدرسة داخلية- الشبكة الداخلية... قاموس مختصرالجناس الناقصة

ما هي الإنترانت

الإنترانت هي شبكة داخل الشركة تم إنشاؤها وفقًا لمبدأ شبكة الإنترنت العالمية، ولكنها مغلقة أمام المستخدمين الخارجيين. وتبين أنه يتم استخدامه فقط داخل المنظمة، ويمكن للموظفين العاملين في الشركة الوصول إليه. الشبكة مناسبة للاتصالات والعمل وتخزين المعلومات، ويمكن دمج مختلف التطبيقات والمنصات الإضافية فيها.

تختلف شبكة الإنترانت عن الشبكة العادية شبكه محليهلأنه يتيح للمستخدمين تسجيل الدخول عبر متصفح الإنترنت. عادة، يتم إنشاء البوابة على أساس منصات معروفة، على سبيل المثال، Bitrix24، Jive، Yammer، CyberCloud، Podio، Microsoft SharePoint.

مثال على الإنترانت

يتم تطبيق أنظمة الإنترانت في المؤسسات الكبيرة التي لديها أكثر من فرع، حيث أنها تسهل التفاعل بين الموظفين. الفكرة الرئيسية للبوابات هي الجمع بين عناصر معلومات الشركة. تستخدم الشبكات تقنية VPN للحماية من الوصول غير المصرح به.

ما هي الوظائف التي تؤديها شبكة الإنترانت؟

تعتمد وظائف الشبكة بشكل مباشر على محتوى الموقع. يمكنك إضافة أدوات معلومات ومجلدات تحتوي على مستندات وملفات أخرى وتنفيذ المحادثات وغير ذلك الكثير.

12 مجالًا تم تصميم بوابة الشركة للتعامل معها

1. شبكة اجتماعية مريحة

يساعد تواصل الموظفين بشأن مشكلات العمل عبر الإنترنت، حيث لا يوجد غرباء أو معلومات غير ضرورية، على زيادة الإنتاجية. لا يصرف الموظفون أي شيء، فهم يفهمون أن المدير لا يزال يراقبهم، لذلك يحاولون عدم إضاعة الوقت.

1. حل القضايا اليومية

أي وظيفة هي عبارة عن سلسلة من المهام، فبحلها يمكنك تحقيق الهدف النهائي. تتيح لك شبكة الإنترانت ليس فقط إعطاء التعليمات، ولكن أيضًا التحكم في النتائج وجودة العمل. حدد المواعيد النهائية واعرضها على البوابة، وقم ببناء مخططات كفاءة العمل، واعمل مع مخططات جانت والتقارير الأخرى. قم بإنشاء قوائم مرجعية وقوالب عالمية لتقليل وقت إنجاز المشروع.

1. مجال الاتصالات، تعاون

تؤثر سرعة الاتصال على مرونة المؤسسة، لذلك يبحث الموظفون عن طرق للتواصل ويبدأون في استخدام برامج المراسلة الفورية. ومن الصعب جمع وتحليل مراسلاتهم، لذلك هناك خطر تسرب المعلومات. تنفيذ أداة واحدة - الإنترانت. نظرًا لأن مرؤوسيك فقط هم من يمكنهم الوصول إلى البوابة، فلن يتمكن الغرباء من تسجيل الدخول إلى النظام. عند فصل الموظفين، قم بحظر المستخدم.

ما هي الاحتياجات التي يمكن تلبيتها باستخدام بوابة الشركة؟

1. توثيق

قم بتحميل القوالب وعينات المستندات إلى موقع الويب حتى يتمكن مرؤوسوك من الوصول إليها. سوف تقوم بتسريع عملية إنشاء الأوراق وتقليل عدد الأخطاء. سيكون للموظفين الذين يعملون في نفس المشروع إمكانية الوصول المشترك إلى الملفات الضرورية وسيتمكنون من تنسيق إجراءات بعضهم البعض. إذا لزم الأمر، قم بتقييد حقوق الاستخدام للمجلدات الفردية.

1. ملف التخزين

غالبًا ما تستخدم شبكات الإنترانت لتخزين الملفات. إذا كان لديك موقع ويب، فلن تحتاج إلى استخدام أجهزة التخزين، والتي غالبًا ما يتم فقدها. إرسال روابط مباشرة إلى الملفات بدلاً من إرسال المستندات عبر البريد.

1. التقاويم

قم بمزامنة التقويمات مع البوابة الإلكترونية، وحدد التواريخ التي يتم التخطيط لها لأشياء مهمة، والمواعيد النهائية للمشروع، وما إلى ذلك. قم بإنشاء الأحداث التي تدعو المشاركين إليها من التقويم الخاص بك. عقد الاجتماعات وجلسات التخطيط عبر الإنترنت وإنشاء البروتوكولات وتحديد المهام. اشرح لمرؤوسيك أهمية الإنترانت. إذا فهموا سبب حاجتهم للذهاب إلى البوابة، فسيبدأون في استخدامها.

1. بريد

يكون العمل مع البريد أكثر كفاءة إذا كان مدمجًا مع الإنترانت. ستكون قاعدة بيانات جهات الاتصال في متناول اليد دائمًا، وسيتم إرفاق المراسلات بالبطاقات الشخصية للعملاء أو الشركاء والمعاملات. بهذه الطريقة سوف تتجنب فقدان البيانات وتنظيم المعلومات وتقليل الوقت الذي تقضيه في البحث عنها.

1. الاتصالات الهاتفية

قم بإعداد خدمة الاتصال الهاتفي عبر الشبكة الداخلية لزيادة المبيعات إذا كانت أنشطة شركتك مرتبطة بها بشكل مباشر. لا يتعين عليك تحويل العملاء باستمرار إلى مدير آخر - فالنظام نفسه سيحدد من يعمل معه وسيقوم بإعادة التوجيه. للتحكم في الجودة، قم بتسجيل المحادثات، ثم استمع إليها وقم بتقييمها.

1. العمليات التجارية

العمليات اليدوية تضيع وقت العمال. عند إنشاء شبكة إنترانت، تختفي الحاجة إلى الموافقات الطويلة والرحلات من مكتب إلى آخر. يقوم المتخصصون بحل المشكلات بسرعة داخل الشبكة، ويمكنك التحكم في أفعالهم. كما يمكن تنفيذ نظام إشعار للعاملين المسؤولين عن أداء مهمة معينة في الموقع.

1. عمليات الموارد البشرية

تعمل قاعدة بيانات جهة الاتصال الواحدة على الإنترانت على تبسيط عملية الاتصال. يجد الموظفون بسرعة زملاءهم ومعلومات عنهم. إنهم يقضون ما لا يقل عن الوقت في ملء المستندات التي يجب إدخال البيانات الشخصية فيها، مما يؤثر بشكل إيجابي على العمليات.

1. قاعدة المعرفة

يعتمد عمل المنظمة على المعرفة والكفاءات. يستخدم بوابة الشركاتكقاعدة بيانات بتنسيق Wiki. توثيق المعرفة وإنشاء أقسام موضوعية. من خلال تسجيل جميع المعلومات الضرورية، ووضع التذكيرات وقوائم المراجعة، سوف تقوم بتسريع عملية تدريب الموظفين وتعريفهم بهم. أخبرنا خبراء من Sistema Personnel ما يجب التركيز عليه.

1. اندماج

يمكنك دمج الأدوات والتطبيقات التي تحتاجها لعملك في البوابة. سيستخدمها الموظفون مباشرة على البوابة أو عن طريق تثبيتها على أجهزة الكمبيوتر الخاصة بهم.

موضوعات للنشر في منشورات الشركات

من يجب أن يعهد إليه بإنشاء شبكة إنترانت؟

إذا كنت ترغب في البدء في استخدام الإنترانت بأقل قدر من الاستثمار المالي، فاحرص على الانتباه إلى الحلول الجاهزة أو الخدمات السحابية. بغض النظر عن نوع الشبكة المختار، لإنشاء البوابة وتنفيذها، اتصل بالشركات التي توظف مطورين ذوي خبرة أكملوا أكثر من مشروع واحد. سيتحدث الخبراء عن إيجابيات وسلبيات الحلول الجاهزة والمنشأة بشكل فردي، حدد الخيار الأفضلبناءً على احتياجات الشركة وخطط التطوير والموارد والميزانية المخصصة.

أمثلة على بوابات الإنترانت

نفذت TopS BI بوابة شركة Oracle في AvtoVAZ

في عام 2006، قامت AvtoVAZ بتشغيل حوالي 80 نظام معلومات، وتركز 150 خادمًا في مركز البيانات. عند تنفيذ البوابة، تم تضمين أكثر من 10 آلاف محطة عمل آلية في شبكة الشركة. وكان الهدف الرئيسي للمشروع هو إيجاد الحلول التي تضمن تكامل نظم المعلومات في المنظمة وبالمستوى المطلوب أمن المعلومات. ونتيجة لذلك، نفذت Tops BI منتجًا في AvtoVAZ - وهي بوابة مؤسسية تعتمد على حزمة Oracle AS Portal مع تكوين متعدد المستويات لحقوق الوصول وتكامل الخدمات وما إلى ذلك.

نفذت شركة I-Teco بوابة Oracle AS Portal في غرفة الحسابات في الاتحاد الروسي

أثناء تصميم ITCS، اقترحت شركة I-Teco منتج برنامج Oracle Application Server Portal (Oracle AS Portal)، الذي يوفر الدعم للتقنيات الجديدة، كحل لبناء البوابة. وهو يعتمد على معايير ومواصفات مفتوحة ويتضمن أدوات جاهزة لتطوير التطبيقات وتنفيذها. أتاح استخدام المكونات والأدوات التفاعلية تقليل كمية البرمجة اليدوية. تبين أن فرصة تعديل وصيانة موقع الويب الخاص بالشركة بمفردنا كانت جذابة للغاية.

كيفية جذب انتباه الموظفين إلى الشبكة الداخلية

رقم 1. إنشاء بوابة مريحة وجميلة ومثيرة للاهتمام

لن يكون المورد الممل شائعًا بين الموظفين، تمامًا مثل البوابة ذات التنقل المعقد. لا تنشر باستمرار المعلومات الرسمية فحسب، بل تنشر أيضًا المعلومات الترفيهية والحقائق المثيرة للاهتمام.

مثال طورت شركة Beer Knight مفهوم بوابة الشركة التي تسمى Worklife Office. يحتوي الموقع على معلومات عن العمل والحياة بنسبة 50:50. يتم ذلك حتى لا يشعر الموظفون بالملل، ويزورون البوابة بكل سرور، ويتلقون المعلومات الضرورية ذات الطبيعة الإنتاجية بشكل مخفي. على سبيل المثال، يمكن للموظفين نشر حقائق حول الرياضة، والصحة، والأنظمة الغذائية، أنماط مختلفةملابس. الزملاء يشاركون بنشاط معلومات مثيرة للاهتمام، التي يجدونها، وينشرون الصور الفوتوغرافية وتسجيلات الفيديو والصوت. ويتم دمج البيانات الرسمية بمهارة في هذه المجموعة المتنوعة من المعلومات غير الرسمية.-حول المهام الجديدة للشركة وأهداف الإدارات والجوائز والمشاريع المطلوب تنفيذها والوظائف الشاغرة. يتم نشر أوامر الإدارة والوثائق والإعلانات الأخرى.

رقم 2. إشراك الموظفين في ملء البوابة

توزيع المسؤوليات بين الموظفين لملء أعمدة البوابة. امنح حق الوصول للتحرير فقط لمن تثق بهم، وإلا فقد تظهر معلومات غير مرغوب فيها وحتى استفزازية على الموقع. توقفوا عن القيل والقال والحقائق الكاذبة.

رقم 3. احذف المنشورات والمستندات والملفات غير ذات الصلة على الفور أو انقلها إلى الأرشيف

إذا كان هناك الكثير من الملفات غير الضرورية والبيانات غير ذات الصلة على شبكة الإنترانت، فمن الصعب على الموظفين العثور عليها معلومات مهمة. تدريجيًا يفقدون الاهتمام بالبوابة ويتوقفون عن استخدامها. تعيين شخص مسؤول عن إزالة المعلومات غير الضرورية. والأفضل أن يكون من القادة على دراية جيدة بما هو مناسب وما ليس كذلك.

رقم 4. تثبيت الحاجيات المفيدة

اسمح للمطورين بتكوين استيراد المعلومات من الإنترنت، فلن يضطر مدير الموارد البشرية إلى نسخ معلومات حول الطقس وأسعار الصرف والأخبار على مواقع الطرف الثالث كل يوم. بالإضافة إلى ذلك، لن يتعين على الموظفين الذين لديهم صفحات شخصية على الشبكات الاجتماعية ملء الملف الشخصي. ستقوم بوابة الشركة نفسها بنقل جميع البيانات من الشبكات الاجتماعية.

رقم 5. لا تنشر معلومات حول المجموعات على الموقع.

يعد التوبيخ العلني أداة ممتازة لإدارة سلوك الموظفين وأدائهم، ولكن يجب استخدامه بحكمة وبعناية. إذا بدأت في نشر معلومات حول المخالفين الدائمين على بوابة الشركة، فلن يؤدي ذلك إلا إلى توقف الموظفين عن استخدامها. كما ستتغير المواقف تجاهك، ليس للأفضل.

إذا قررت تنفيذ شبكة إنترانت، فقم بتعليم مرؤوسيك كيفية استخدامها حتى لا يكون لديهم أي أسئلة. قم بمراجعة موضوعات مراسلاتك بشكل دوري، وإلا سيتحول عملك إلى محادثة مثيرة ولكن لا معنى لها. يجب أن تكون المراقبة غير مزعجة حتى لا تطغى على الموظفين أو تسبب عدم الرضا.

"مسؤول شؤون الموظفين. إدارة سجلات الموظفين"، 2008، رقم 12

الاتصالات - في بالمعنى الواسع- تبادل المعلومات بين الأفراد من خلال استخدامها النظام المشتركالرموز التي تنفذها اللفظية و الوسائل غير اللفظية. الاتصالات داخل الشركة تنطوي على الأنشطة المشتركةالموظفون - المشاركون في التفاعل، حيث يتم خلاله رؤية مشتركة (إلى حد معين) لقيم وأهداف واتجاهات أنشطة الشركة و الإجراءات الخاصةونتيجة لهذا. إحدى الوسائل الحديثة لإدارة اتصالات الشركات هي إنشاء مساحة معلومات داخلية - بوابة إنترانت.

جوهر السؤال

بوابة الإنترانت (مترجمة من الإنترانت الإنجليزية - إنترانت، بوابة - المدخل الرئيسي، البوابة) هي نظام معلومات داخلي للشركة مع عدد من المهام الوظيفية التي تسمح بالاتصال الأكثر اكتمالا داخل الشركة - بين الموظفين والإدارات والمكاتب التمثيلية الشركة. يعتمد عملها على تقنيات الإنترنت. توجد بوابات الإنترانت في الشبكة الداخليةأجهزة الكمبيوتر الخاصة بالشركة، ولا يمكن الوصول إليها إلا للموظفين.

قاموس إدارة سجلات الموظفين. الإنترانت عبارة عن نظام معلومات موزع داخل الشركة مصمم لتزويد الموظفين بإمكانية الوصول إلى موارد معلومات الشركة، باستخدام منتجات البرامج وتقنيات الإنترنت.

المحتوى هو محتوى المعلومات لنظام المعلومات (النصوص والرسومات والوسائط المتعددة وغيرها من المحتويات ذات الأهمية المعلوماتية). المعلمات الأساسية لمحتوى المعلومات هي حجمها وأهميتها وأهميتها.

الغرض من بوابة الإنترانت:

• توفير الوصول الشفاف إلى المعلومات الإدارية الواردة في أنظمة المعلومات المختلفة التي تديرها الشركة، بالإضافة إلى مصادر المعلومات الأخرى؛
• توفير نقطة وصول واحدة إلى معلومات الشركة وتطبيقاتها ومصادر البيانات الأخرى داخل الشركة وخارجها. في هذه الحالة، يمكن توفير المعلومات في شكل شخصي ومتكامل ومجمع، أي يتم توفيرها بطريقة تدعم إلى أقصى حد عملية اتخاذ القرارات التجارية وحل المشكلات والمهام الوظيفية؛
• الحفاظ على قاعدة بيانات تاريخية المؤشرات الرئيسيةأنشطة الشركة وحساب المؤشرات اللازمة بناءً على البيانات الواردة في أنظمة المعلومات الخاصة بالشركة. تقديم نصوص تحليلية لقيم المؤشرات بدرجات متفاوتة من التفصيل؛
• ضمان التفاعل التشغيلي للموظفين على جميع المستويات ودعم التعاون بين الموظفين والإدارات والخدمات في الشركة.

يتيح استخدام تقنيات الويب في عمل البوابة لعدد غير محدود من المستخدمين العمل في بيئة المعلومات. بمساعدة حلول الإنترانت المحلية، يمكن لموظفي الشركة الوصول إلى جزء من معلومات الشركة المخصصة لكل منهم.

مثال. يتم استخدام نظام الإنترانت الخاص ببنك Finservice (موسكو) باستمرار من قبل عدة مئات من الموظفين من أكثر من 50 مكتبًا وفروعًا للبنك، وتوفر شركة Okna-Etalon (فلاديفوستوك) بوابة إنترانت التفاعل التشغيليأكثر من 40 مكتبًا ونقطة بيع في جميع أنحاء منطقة الشرق الأقصى.

الهيكل النموذجي لبوابة الإنترانت الخاصة بالشركة

يمكن تصنيف بوابات المؤسسات حسب مستويات التفاعل التي تقدمها. يمكننا التمييز بين المستويات الأساسية لأتمتة التفاعل مثل "الشركة - الموظفون"، "الأقسام - الأقسام"، "الموظف - الموظف"، "الشركة - الشركاء والمستثمرون"، "الشركة - العملاء".

من الناحية الهيكلية، البوابة عبارة عن مجموعة من كتل المعلومات. الغرض من هذه الكتل هو عكس المعلومات الرئيسية والأكثر أهمية للبوابة، لضمان التنقل السريع والمريح من خلالها. وبالتالي، يجب أن تحتوي الصفحة الرئيسية لبوابة الشركة على كتل المعلومات الموضحة في الجدول. 1.

الجدول 1

محتويات الصفحة الرئيسية لبوابة الإنترانت

• حول الشركة (أهداف المهمة والتطوير، التراخيص والحالات، الهيكل والأشخاص، أخبار الشركة، أخبار السوق، وسائل الإعلام عنا، الحياة المهنية (الوظائف الشاغرة)، صحيفة الشركة)؛
• التسويق والإعلان ( خطة التسويقبرامج التسويق الحالية، نمط النموذجوالكتيبات والتخطيطات والمواد التسويقية الأخرى)؛
• الأوامر واللوائح (في القضايا العامة للإدارة التشغيلية للشركة، في القضايا التنظيمية، في الإدارة الأنشطة المالية، بشأن إدارة حركة المخزون، بشأن احتياطات السلامة، بشأن الموظفين، بشأن نظام الأجور، بشأن قضايا الأمن الاقتصادي والأمن المعلوماتي، فضلاً عن اللوائح المتعلقة بالهيكل والموظفين، وصف الوظيفةوغيرها من الوثائق)؛
• القوالب (عينات من المستندات والتعليمات الخاصة بملءها، العقود القياسيةونماذج وأمثلة العروض التجارية وعينات وأمثلة لتنفيذ الرسائل والأوامر والتعليمات والمستندات الأخرى)؛
• منتدى (حول تطوير أنشطة الشركة، حول القضايا العامة للتنفيذ الأنشطة الحالية، عروض)؛
• إعلانات؛
• تصويت؛
• أعياد الميلاد؛
• المعارض (معارض الصور والفيديو)؛
• المكتبة (وثائق الشركة والأدلة والملفات)؛
• البحث (عن طريق الكلمات الرئيسية، عن طريق معلمات إضافية).

يجب أن تصبح الصفحة الرئيسية للبوابة مركزًا لتشكيل المعنى والصور، وربط بنية المعلومات ومحتواها وتصميمها في كل واحد.

أهداف وغايات تنظيم مساحة معلومات داخل الشركة

بالطبع، لا يعد إنشاء بوابة إنترانت حلاً سحريًا لجميع المشكلات، ولكنه يمكن أن يصبح أداة لإدارة شؤون الموظفين يمكن من خلالها لإدارة الشركة والموظفين الوصول بسهولة وبساطة إلى جميع أنواع المعلومات مصدر المعلوماتوأنظمة المعلومات، والتي، كقاعدة عامة، تم تطويرها بطريقة خليط في شركتهم. تعد البوابة مجرد أداة جيدة لتجميع كل ما تم إنشاؤه مسبقًا في الشركة، وإعطائها التطبيق المناسب والكامل، وإدراك عيوبها ومزاياها وتبسيط عمل الموظفين من خلال العمل مع تطبيق واحد للشركة، وليس مع عشرات أنظمة المعلومات المنفصلة و مصدر المعلومات .

عندما تقرر إنشاء بوابة إنترانت في شركتك، القادة الحديثون، كما تظهر الممارسة، اتبع الأهداف التالية:

• زيادة مستوى الإدارة ودعم اتخاذ القرار لرؤساء أقسام الشركة من خلال تنظيم جمع وتوحيد وتحليل المعلومات اللازمة؛
• خلق قاعدة واحدةمعرفة الشركة، بما في ذلك المعلومات المجمعة، والتي يتطلب الحصول عليها قدرًا كبيرًا من الوقت والموارد؛
• توفير الوقت والجهد لموظفي الشركة؛
• خفض تكاليف الشركة ونفقاتها؛
• زيادة مستوى التواصل والتعاون بين موظفي الشركة؛
• دعم توحيد وتوحيد العمليات والإجراءات في الشركة؛
• تحسين جودة العمل وخدمة العملاء في الشركة؛
• زيادة القدرة التنافسية والجاذبية الاستثمارية للشركة.

يتم عرض المهام التي تحلها بوابة الإنترانت الخاصة بالشركة في الجدول. 2.

الجدول 2

تم حل المشاكل عن طريق إنشاء مساحة إنترانت

مهام	اتجاهات الحلول
1. التوفير داخلي مجال الاتصالات	- منظمة تدفق المستندات الداخلية, توليد التقارير والاستفسارات لمختلف مصادر المعلومات؛ - عقد المؤتمرات والاجتماعات و تبادل سريع للبيانات بين الأصدقاء البعيدين من بعضها البعض من قبل الإدارات و (أو) المسؤولين الأشخاص؛ - سرعة عالية ومحمية من الخارج الوصول إلى نقل البيانات والتخزين والبحث و تبادل المعلومات
2. التوفير موظفين معلومة	- بث واسع النطاق للمعلومات العامة للشركة، أخبار؛ - تغطية الأحداث الهامة في الشركة؛ - تنظيم الوصول المتمايز إلى قواعد بيانات الشركات
3. الاستلام إضافي التأثير الاقتصادي	تحسين جودة وسرعة تبادل المعلومات و حل المشاكل الحالية، ونتيجة لذلك، تزايد المؤشرات القياسية لربحية الشركة و الحد من الخسائر الناجمة عن الوصول غير التشغيلي إلى المعلومات
4. المتخصصة مهام	مهام التخصص الضيق، مما يسمح للتحسين عمل الشركة ككل كعضوية واحدة الهياكل التي تستجيب للداخلية والخارجية التغييرات

يتيح لك إنشاء بوابة إنترانت خاصة بالشركة إمكانية إنشاء بوابة واحدة مساحة المعلوماتللعمل مع تدفقات المعلومات والاتصالات داخل المنظمة. توفر أدوات الصيانة والدعم المضمنة والبديهية عادةً للموظفين الفرصة لإدارة الأقسام بشكل مستقل دون مساعدة المبرمجين. تسمح لك معاينة المحتوى برؤية المعلومات المنشورة قبل نشرها، مما يجعل تحديث المورد بسيطًا وواضحًا.

يمكن لنظام التسلسل الهرمي أن يضمن التنسيق المتسق للمعلومات المعدة للنشر في جميع أنحاء سلسلة الإدارة. وبذلك يتم الحصول على معلومات صحيحة وموثوقة يتم الاتفاق عليها مع كافة المستويات الإدارية اللازمة والموافقة على نشرها. تتيح لك الإمكانيات التي يوفرها نظام الإنترانت للموافقة على المحتوى والموافقة عليه تجنب الأخطاء وعدم الدقة في إعداد معلومات الشركة.

توفر بوابة الإنترانت أيضًا إمكانية تنزيل قوالب المستندات والعروض التقديمية لتصميمات مختلفة، والتي يتم على أساسها إنشاء المستندات للمستخدم النهائي.

يوفر استخدام أدوات الجمع والتنظيم والبحث عن البيانات وتوجيه المعلومات في بوابات الإنترانت الفرصة لتنظيم وتسريع تدفق مستندات الشركة بين الموظفين ومجموعات العمل.

تنظيم العمل على تشكيل بوابة الإنترانت الخاصة بالشركة

إن منهجية تطوير وتنفيذ بوابات الإنترانت في أنشطة الشركة تشبه بشكل عام تنفيذ أي نظام معلومات مع عدد كبير من المستخدمين. يذكر الخبراء ثلاث طرق رئيسية لإنشاء بوابة الشركة:

• شراء حلول جاهزة(المنصات أو أنظمة التوفر العالي)؛
• تطوير البوابة من الصفر (تطوير مخصص)؛
• النهج المشترك (تطوير وحدات محددة، ولكن بناءً على حلول أو منصات جاهزة).

يتطلب كل مسار من هذه المسارات نهجًا احترافيًا من جانب المطورين ومدير مشروع مؤهل وفريق مشروع، ونهجًا صناعيًا لتطوير النظام وتنفيذه (التصميم والتطوير والاختبار والتدريب والتشغيل - الجدول 3).

الجدول 3

تقنية تنظيم العمل على إنشاء بوابة إنترانت (على أساس نهج مشترك)

رقم منصة	عام اسم منصة	محتويات مهام المرحلة
المرحلة 1	تطوير مشروع بوابة الإنترانت	1.1. دراسة ميزات العمليات التجارية عميل؛ تشكيل متطلبات الإنترانت منفذ 1.2. توليد الوثائق مع الأوصاف العمليات التجارية للعميل 1.3. تصميم الهيكل والهندسة المعمارية بوابة الإنترانت 1.4. تطوير وثائق المشروعو وثائق حول تنفيذ بوابة الإنترانت 1.5. تطوير نموذج أولي لبوابة الإنترانت 1.6. تطوير حل الأسلوب والرسم تصميم قالب البوابة
المرحلة 2	برمجة بوابة الإنترانت	2.1. تشكيل هيكل قاعدة بيانات البوابة 2.2. برمجة وظائف وأنظمة الإنترانت منفذ 2.3. التكامل مع البرمجيات التطبيقية البرنامج والموقع الخارجي (إذا المحددة في متطلبات المشروع) 2.4. اختبار المشروع 2.5. تثبيت البوابة على خادم العميل 2.6. تطوير الوثائق للمستخدمين و مسؤولي البوابة

كل مسار له مزايا وعيوب، ولكن، كقاعدة عامة، عند اختيار الحل، يتم تقييم جميع الأساليب وفقًا لمجموعة المعايير التالية:

• تكلفة الحل (بما في ذلك التراخيص والمعدات والعمل)؛
• سرعة التنفيذ وتسليم النظام النهائي؛
• تفرد العمليات التجارية للشركة أو وجود متطلبات محددة؛
• معايير الشركات والتفضيلات التكنولوجية؛
• توافر المتخصصين المؤهلين داخل الشركة وتخصصاتهم؛
• الأسلوب المبتكر أو المحافظ للشركة؛
• النهج السائد في الابتكار - يتم تكوين النظام ليناسب العمليات التجارية للشركة، أو تقوم الشركة بتكوين العمليات التجارية لتناسب وظائف الحل الذي يتم تنفيذه.

في كل حالة محددة، من الضروري إجراء تحليل مفصل للوضع في الشركة.

أهم شيء يجب ألا تنساه عند اتخاذ قرار إنشاء بوابة إنترانت في شركتك هو أنه عند تنفيذها لن تكون الصعوبات التقنية هي التي ستظهر في المقدمة، بل المشاكل الإدارية وقضايا أمن المعلومات ونقل المعرفة من مطور إلى مطور المستخدمين النهائيين.

تعتمد ميزات تنفيذ بوابة الشركة إلى حد كبير على الأهداف والغايات التي تحددها شركة العميل لهذا النظام، وعلى ثقافة الشركة والمستوى الحالي للأتمتة في الشركة. قد يكون لدى شركتين تتنافسان في السوق متطلبات نظام مختلفة، وسيتم تنفيذ بوابة الشركة في هذه الشركات بطرق مختلفة تمامًا.

ومن المشاكل التي قد تنشأ عند تنفيذ بوابات الشركات ما يلي:

• الحاجة إلى تغيير العمليات التجارية للشركة بسبب الأتمتة المكتملة بالفعل، والحاجة إلى إعادة توزيع المسؤولية؛
• عدم إضفاء الطابع الرسمي على العمليات وتوثيقها، مما لا يسمح ببيان واضح للمهمة؛
• عادة العمل على "الاتصال الشخصي"؛
• انخفاض ثقافة استخدام الكمبيوتر في الشركات؛
• مقاومة موظفي الشركة عند تنفيذ النظام؛
• عدم كفاية صلابة الإدارة عند تطبيق النظام في الشركة؛
• مستوى منخفضفهم الفوائد المحتملة من استخدام أنظمة معلومات الشركة من قبل إدارة الشركة وموظفيها؛
• صعوبة إضفاء الطابع الرسمي على توزيع حقوق الوصول إلى المعلومات؛
• محاولة تحويل الفوضى المعلوماتية الموجودة في الشركة إلى فوضى آلية عبر البوابة؛
• نقص الخبرة في تشغيل مثل هذه الأنظمة، ونتيجة لذلك، انخفاض مستوى الفهم الخيارات الممكنةباستخدام البوابة.

هذا لا يعني أن كل هذه المشاكل غير قابلة للحل. من أجل حلها بشكل أكثر فعالية، من الضروري جذب المتخصصين والاستشاريين ذوي الخبرة الذين لديهم خبرة في تنفيذ مثل هذه الأنظمة وسيقدمون للشركة طرق ووسائل لحل هذه المشكلات، التي تم اختبارها بالفعل مع عملاء آخرين، مع مراعاة المعرفة تفاصيل الأعمال الروسية.

أندري نادين (شركة TopS Business Integrator) وفلاديمير كوزنتسوف (مركز المعلومات والاستشارات لـ الأعمال الإلكترونية) من بين الموردين الأجانب لحلول الإنترانت شركات مثل IBM Websphere Portal، وOracle9iAS Portal، وPlumtree، وSun ONE Portal Server، وATG Enterprise Portal Suite، وmySAP Enterprise Portal، بالإضافة إلى كتل برامج Microsoft.NET Servers.

يتم عرض التطورات المحلية في السوق الروسيةنظام الإنترانت TopS BI، حل الإنترانت. مُحسِّن شركة "Garant-Park-Internet"، حل الإنترانت التابع لشركة RBC SOFT، حل شركة Axiom. بوابة شركة Gorod-Info وحل V6 Active Portal وبعض الحلول الأخرى.

تحسين كفاءة استخدام البوابة الإلكترونية للشركات

بطريقة أو بأخرى، نتيجة لإنشاء بوابة الإنترانت الخاصة بالشركة، يمكن للشركة الحصول على عدد من المزايا (الجدول 4).

الجدول 4

فوائد تنفيذ بوابة الإنترانت للشركات

فوائد مباشرة

فوائد غير مباشرة

- توفير وقت العمل موظفين شركه؛ - زيادة نسبة التبني قرارات؛ - التوفير من المتكررة استخدام المتراكمة في صحبة المعرفة؛ - تقليل التكاليف التفاعل مع البعيد أقسام الشركة؛ - تبادل المعرفة داخل الشركة ونتيجة لذلك، زيادة الجودة والأداء عمل الموظف - تكلفة أقل ل تقديم المعلومات حماية؛ - أقل تكلفة دعم الأنظمة

- تحسين العمليات التجارية للشركة؛ - زيادة كفاءة العمل موظفين؛ - شفافية عمل جميع الإدارات شركات؛ - سرعة إبلاغ الموظفين حول الأحداث والأنشطة الهامة داخل شركات؛ - زيادة القدرة على إدارة الشركة ل حساب تنظيم ردود الفعل الفعالة الاتصالات مع الموظفين؛ - البناء الأفقي الفعال الاتصالات وتبادل المعلومات بين أقسام الشركة؛ - توحيد الموظفين من خلال تشكيل مجموعات المصالح؛ - دخول أسرع وغير مؤلم أكثر الموظفين الجدد في حياة الشركة؛ - تحسين صورة الشركة في أعين الناس الموظفين، وكذلك شركاء الشركة، المستثمرين

تعتمد فعالية استخدام موارد الإنترانت كوسيلة لإدارة تدفقات المعلومات والاتصالات وثقافة الشركة بشكل مباشر على شعبية بوابة الشركة وحركة المرور فيها.

وفي هذا الصدد، إليك بعض النصائح العملية:

• إذا كان موظفو الشركة يحصلون على مكافآت مالية مع الأخذ في الاعتبار درجة رضا العملاء (العملاء)، فإن نشر نموذج "رضا العملاء" على بوابة الإنترانت الخاصة بالشركة، ويفضل أن يكون ذلك في الوقت الفعلي ومع نتائج استطلاعات العملاء، يمكن أن يكون له تأثير جيد تأثير؛
• إذا كان مديرو المبيعات يتقاضون أجورهم على أساس العمولات، فإن نشر معلومات عن المبيعات مع حسابات العمولة على الإنترانت يعد وسيلة موثوقة لإجبار مديري المبيعات والمحاسبين على التحقق من البوابة يوميًا، مما يقلل من عدد الطلبات المقدمة إلى الإدارات المتخصصة في الشركة ( المحاسبة والخدمات التجارية) لهذه المعلومات؛
• بدلا من استخدام البريد برامج التطبيقاتيمكنك دمج نظام بريد إلكتروني يمكن الوصول إليه عبر الويب (مثل Exchange Outlook Web Access) مع بوابة الإنترانت، ومن ثم سيتمكن الموظفون من الوصول إلى البريد الإلكتروني من أي مكان؛
• إذا قمت بإنشاء قسم معلومات محدث يوفر معلومات مثيرة للاهتمام وذات صلة بجميع الموظفين (على سبيل المثال، القسم "ما هو موعد الغداء اليوم؟")، فيمكنك زيادة استخدام الموظفين للبوابة بشكل ملحوظ. خاصة إذا قمت بإضافة منتدى (على سبيل المثال، "مناقشة القائمة").

يجب استخدام بوابة الإنترانت الخاصة بالشركة لنشر المعلومات التي قد تكون مطلوبة بالفعل (مطلوبة) من قبل موظفي الشركة وتثير اهتمامهم من الناحية المهنية أو من وجهة نظر إنسانية عامة، ومن ثم ستصبح وسيلة ملائمة للإدارة الداخلية الاتصالات في الشركة.

في إعداد المقال، تم استخدام مواد من مركز المعلومات والاستشارات للأعمال الإلكترونية www.e-commerce.ru وشركة ذات مسؤولية محدودة "BIAT. Consulting" (http://intranet-portal.ru).

د. تشاليشيفا

رئيس مجموعة موسكو

قسم الموارد البشرية

ناتاليا زافيروخا

نائب مدير الجودة وتنظيم العمليات التجارية في ProNET

بوابة الإنترانت هي "مركز اتصالات" افتراضي للشركة. هو يساعد:

• يمكن للموظفين أن يتحدوا في فريق واحد (حتى لو كانوا في مدن مختلفة)؛
• يحتاج المديرون إلى التحكم في المواعيد النهائية لاستكمال مهام العمل وتحسين إدارة الشركة.

شركة برونيت— صانع المنتجات الفكرية. ملكنا الهدف الاستراتيجي— إنشاء منظمة فعالة ممثلة في جميع قطاعات سوق تكنولوجيا المعلومات الأوكرانية. وللقيام بذلك، نقوم بتوحيد الأصول الأساسية، وتحسين نظام إدارة المشروع والأعمال ككل؛ على وجه الخصوص، نحن نولي اهتماما كبيرا للاستخدام أحدث التقنياتلأتمتة العمليات التجارية الأساسية.

فيما يتعلق بالتوسع في المناطق، كانت هناك حاجة ملحة لزيادة عدد موظفي الشركة: اليوم لدينا أكثر من 170 موظفًا في المكتب الرئيسي وفي 10 المكاتب الإقليمية. يتطلب النمو السريع للشركة بدوره توحيد العمل والتخطيط والتحكم الواضح والتواصل المستمر مع موظفي الأقسام البعيدة.

لقد فهمنا أن التدابير الفردية لن تساعد هنا: نحن بحاجة إلى الجمع بين التدابير الحالية موارد المعلومات، قم بإنشاء بوابة إنترانت خاصة بالشركة - مساحة معلومات واحدة. وتم اتخاذ مثل هذا القرار.

لتنفيذ المشروع، أنشأنا فريق العملمن المتخصصين في شركتنا. تم تكليف إدارة المجموعة لنائب المدير المسؤول عن ضمان الجودة وتنظيم العمليات الداخلية.

تم تكليف مجموعة العمل بمهام يمكن تجميعها في ثلاثة مجالات:

1. العلاقات بين الموظفين والاتصالات الداخلية للشركات:
   • وصف المسؤوليات الوظيفية/الوظيفية لجميع الموظفين (لجميع المناصب)؛
   • وضع لائحة "بشأن التفاعل بين أقسام الشركة"؛
2. العمل مع العملاء:
   • إنشاء قواعد/معايير مؤسسية موحدة للخدمة وتنظيم العمل والتواصل بين الإدارات المشاركة في تخطيط وتنفيذ مشاريع تكنولوجيا المعلومات المعقدة؛
   • تحسين وأتمتة عملية "إدارة العقود"؛
3. العمل مع الموظفين: تقليل فترة التكيف للقادمين الجدد، وكذلك الوقت الذي يقضونه في حل مشاكلهم النموذجية.

وكانت النتيجة مشروعًا معقدًا أدى إلى تغييرات وتحسينات وإضفاء الطابع الرسمي على العديد من العمليات. الشيء الأكثر إثارة للاهتمام هو أننا تمكنا من تنفيذ مثل هذا المشروع واسع النطاق بميزانية "صفر" تقريبًا ومواردنا الخاصة.

في البداية حددنا:

1. الأهداف؛
2. الإطار الزمني للمشروع؛
3. تكوين فريق العمل.

وأود أن ألفت انتباها خاصا إلى ضرورة تحديد مواعيد نهائية واضحة. إذا لم يتم تحديد الحدود الزمنية، فعند بدء العمل، غالبًا ما يحكم فناني الأداء على أنفسهم بـ "مشروع أبدي". وهذا خطأ كبير. من المهم للغاية تحديد ليس فقط "نقاط التفتيش" النهائية (المرور) بوضوح، ولكن أيضًا النقاط الوسيطة - تلخيص وتحليل النتائج التي تم تحقيقها. بالإضافة إلى ذلك، من المهم تشكيل الفريق بشكل صحيح: الشيء الرئيسي هنا ليس عدد الأشخاص "على متن الطائرة"، ولكن ما إذا كانوا يفهمون أهمية المشروع وما إذا كانوا يريدون جعل الشركة أفضل بمساعدتها.

عند تنفيذ المشاريع المتعلقة بالتغييرات في خوارزمية العمل المعتادة، يواجه المبادرون حتمًا مقاومة خفية أو علنية. كنا مستعدين لهذا. لمنع الاستياء المحتمل، أجرينا عملًا توضيحيًا مع الموظفين:

1. تحدثوا عن كيفية تطوير بوابة الإنترانت، وأنه بفضل عملها سيحصل كل منهم على فوائد معينة.
   على اجتماع عاموتعريف الناس بالفكرة وأهداف البوابة. ثم عقدنا اجتماعات في كل قسم وأخبرناهم بالفوائد التي سيجلبها ذلك للموظفين. التنظيم السليميعمل قمنا باستطلاع آراء الزملاء حول الوحدات الضرورية وجمعنا الاقتراحات. ;
2. نظمت دائمة تعليق;
3. وتم تسجيل الاقتراحات البناءة من الزملاء.

في المرحلة الأولى تم تطوير الوحدات الأساسية للبوابة الداخلية:

• "نموذج العمليات التجارية للشركة"، "أتمتة العملية التجارية للموافقة على العقود"، "قاعدة المعرفة"؛
• عدد من الخدمات الخاصة: الدليل الداخلي للموظفين في الشركة؛ البطاقة الشخصية للموظف؛ قائمة أعياد الميلاد. تغذية الأخبار. تقويم الأحداث؛ دعم فني(مكتب الخدمة)، قائمة خدمات الشركة (انظر الشكل 1 و 2).

أرز. 1. البطاقة الشخصية للموظف

أرز. 2. نظام إدارة الملفات

وقد تم اختيار نظام نمذجة الأعمال كأداة لحل هذه المشكلات استوديو الأعمال. تم إنشاء نظام إدارة "سلس" (بما في ذلك النمذجة والتنظيم والتحكم في تنفيذ العمليات التجارية) من خلال تكامل الأنظمة استوديو الأعمالو مباشر:

• الأول في النظام استوديو الأعمالتم بناء بنية الشركة ككل والعمليات التجارية الرئيسية على المستوى التشغيلي؛
• ثم تمت أتمتة العمليات التجارية المحسنة بالفعل (على سبيل المثال، "إدارة العقود") باستخدام نظام إدارة المستندات الإلكترونية وإدارة التفاعل مباشر.

لقد أتاح التكامل بين هذين النظامين إنشاء عمليات تجارية مثالية وخالية من المشاكل بسرعة. الآن تساعدنا البوابة على:

• إضفاء الطابع الرسمي على العمليات التجارية وتحسينها؛
• تصميم وتعديل الهيكل التنظيمي، وجدول التوظيف، وبناء المخطط التنظيمي (انظر الشكل 3)؛
• إعداد الوثائق التنظيمية وفقا ل معايير الأيزووإلخ.

بعد وصف العمليات التجارية "كما هي"، قمنا بإنشاء مخططات تمكنا من خلالها تحديد المشاركين الرئيسيين في العملية، ومتطلبات المواعيد النهائية، المستندات المطلوبةوعدد من المعالم الأخرى (على سبيل المثال، اتفاقيات الاتفاق - انظر الشكل 4). بعد الانتهاء من إضفاء الطابع الرسمي على العمليات التجارية، تم تعيين "المالكين" و"المنفذين" لكل منهم.

ثم تم تطوير ما يلي:

1. اللوائح الخاصة بالإدارات (مكانها في الهيكل التنظيمي، الحقوق والمسؤوليات، التفاعل مع الإدارات الأخرى، مؤشرات تقييم الأداء، وما إلى ذلك)؛
2. الأوصاف الوظيفية لمتخصصي الشركة (انظر الشكل 5).

أرز. 3. يمكنك من خلال البوابة رؤية (وتعديل) الهيكل التنظيمي للشركة

أرز. 4. مثال على مخطط العمل

أرز. 5. الأوصاف الوظيفية للمتخصصين على البوابة

لقد اتبعنا نهجًا إبداعيًا في حل المهام الموكلة إلينا، لذلك كانت النتيجة النهائية بعيدة كل البعد عن بوابة الشركة النموذجية:

أولاً، هنا يمكن للموظفين العثور على الهيكل التنظيمي والأوصاف الوظيفية، التي تعتمد على العمليات التجارية الحقيقية للشركة (مع تفاصيل تصل إلى مؤدي معين، تشير إلى نطاق مسؤوليته، وكذلك درجة التأثير على النتيجة النهائية).

ثانيًا، وذلك بفضل بوابة الإنترانت الموجودة بالفعل مشروع داخلي"علامة الجودة". الهدف من المشروع هو جمع الأفكار والاقتراحات من الموظفين فيما يتعلق بتحسين وتحديث العمليات التجارية الحالية. في مكتب الخدماتتم إنشاء قائمة انتظار خاصة حيث يتم قبول مقترحات الموظفين، ومراقبة التقدم المحرز في مناقشتها/تحسينها/تنفيذها.

ثالثمن خلال أتمتة عملية الاتفاق على العقود، تمكنا من تقليل المخاطر التي تنشأ أثناء إعدادها. على سبيل المثال الآن:

• يتم إدخال جميع المعلومات تقريبًا تلقائيًا في قالب العقد؛
• أصبح من الممكن الآن حماية حقول معينة من التحرير (وبالتالي من إدخال الأخطاء)؛
• يتم استخدام التوقيع الإلكتروني للموافقات على المستندات.

تلقت الشركة أداة ممتازة - مصممة خصيصًا ومخصصة لتلبية احتياجاتنا. بالنسبة للشركات المتوسطة والكبيرة التي لديها عدد كبير من الموظفين وهيكل فرعي متطور وعملاء، لم يعد تنفيذ بوابة الشركة رفاهية، بل ضرورة ملحة.

لقد أدت بوابة الإنترانت الجديدة إلى زيادة كفاءة عملنا بشكل كبير! فيما يلي النتائج الأولى فقط:

1. لقد ارتفع مستوى الانضباط في الأداء بشكل ملحوظ؛
2. تم تحسين العمل مع العقود:
   • تم تقليص الوقت اللازم لإعداد العقود والموافقة عليها (بنسبة 50%) في المتوسط؛
   • - ارتفاع عدد العقود المتفق عليها في الوقت المحدد (من 55 إلى 90%)؛
   • انخفضت كثافة اليد العاملة لأداء العمل بموجب العقد في مرحلة التسجيل (من ثلاث إلى ساعة عمل واحدة)؛
   • انخفض عدد التكرارات عند الاتفاق على عقد في قسم واحد (من خمسة إلى اثنين في المتوسط).
3. تم تقليل وقت التكيف للموظفين الجدد (من أربعة إلى أسبوعين)؛
4. حصلت الشركة على شهادة نظام إدارة الجودة ISO 9001:2009؛
5. أصبح فريقنا هو الفائز في مسابقة جوائز الإنترانت UA-2012 في فئة "حلول الأعمال".

منح شركة ProNET الفائزة في مسابقة Intranet Awards UA-2012

لكن الشيء الأكثر أهمية هو التغيير في الأشخاص: أصبح الفريق ودودًا، ويعمل الجميع بشكل أكثر اتساقًا ويحققون نتائج أفضل.

ما هو المهم أيضا؟ نحن مقتنعون بأن صيانة وتحديث البوابة الداخلية يتطلب عملاً مستمرًا - وهذا ليس مشروعًا يمكن إنجازه ونسيانه. لذلك، لا يتوقف فريقنا عند النتائج المحققة - فنحن نستعد بالفعل لإعادة تصميم البوابة! ونخطط على وجه الخصوص:

• أتمتة عملية "إعداد العرض التجاري"؛
• تنفيذ وحدة "عمليات الموارد البشرية" (سيتم أتمتة العمليات التالية هنا: اختيار المرشح، ومراقبة الإكمال فترة الاختبار، التسجيل على الموظفين، الفصل، النقل والتعيين، الموافقة وثائق الموظفين، المحاسبة عن رحلات العمل، وما إلى ذلك)؛
• إجراء تكامل ثنائي الاتجاه لوظائف (بيانات) بوابة الإنترانت مع برنامج 1C.

شركة برونيتتأسست في عام 1997. واحدة من الشركات الرائدة في مجال تكامل الأنظمة في أوكرانيا. مجالات النشاط الرئيسية: مجمعات البنية التحتية للمباني والحرم الجامعي. المعدات الكهربائية للمباني. الشبكات وأنظمة الاتصالات؛ معقد الوسائل التقنيةحماية؛ الحماية من الحرائق للمباني. مراكز معالجة البيانات وتخزينها؛ إدارة البنية التحتية لتكنولوجيا المعلومات؛ بيئة التطبيقات الموجهة نحو الخدمة للمؤسسة ؛ أنظمة إدارة الوثائق الإلكترونية؛ دعم الخدمة؛ استشارات تكنولوجيا المعلومات والاستعانة بمصادر خارجية؛ تدريب متخصصين من الطرف الثالث. عدد الأفراد 170 شخصا.

تؤدي العولمة العامة إلى حقيقة أن المزيد والمزيد من الشركات لديها هيكل ومكاتب ومكاتب تمثيلية موزعة جغرافيًا في مدن وبلدان مختلفة. يقضي الموظفون المزيد من الوقت العمل عن بعد، وتصبح بوابة الإنترانت الخاصة بالشركة أداة العمل الرئيسية.

لقد أصبحت الأوقات التي كان الناس يأتون فيها ببساطة للعمل في المكتب ويعملون خلال ساعات العمل فقط شيئًا من الماضي. الموظفون والفرق على اتصال دائم. يصبح الوصول السريع إلى المعلومات والمهام والمشاريع مطلب أساسي للعمل الناجح والمثمر للغاية. تحتاج الشركات إلى المرونة وعدم الارتباط بمكان العمل إذا حددت أهدافًا طموحة للموظفين.

تطور مساحة العمل

نحن نعيش في زمن التغيير المثير ونرى كيف تتغير مساحة العمل، وتتحول إلى مساحة تجمع جميع الأدوات التي يستخدمها الموظفون في العمل. بدءًا من البريد الإلكتروني وبرامج المراسلة الفورية وحتى إدارة المستندات الإلكترونية وأتمتة العمليات التجارية. تعبير "مساحة العمل الرقمية"لقد أصبح راسخًا في الحياة اليومية، على الرغم من أنه تسبب مؤخرًا في الكثير من الجدل والجدل.

شرط "بوابة الإنترانت"، أصبح أيضًا أكثر شيوعًا، ويتم البحث عنه في Google في كثير من الأحيان في محركات البحث، ويمكن استدعاء مرادفه بأمان "بوابة الشركة"، وهو ما يعني نفس الغرض ومجموعة الوظائف.

تتطور مساحة العمل، ويتم دمج قنوات اتصال رقمية جديدة فيها، سواء داخل الشركة أو للتواصل مع العملاء والشركاء. الإنترانت الجيدة هي أداة قوية شركة حديثة . فهو يجمع بين الموارد والميزات التي تمكن الموظفين من أداء وظائفهم بشكل أسرع وأسهل وأكثر كفاءة.

يتيح الانتقال إلى مكان العمل الرقمي للشركات تحقيق النجاح مستوى عالخطوبة موظف. مؤخرًا أبحاث ديلويت للموارد البشريةأظهر أن مشاركة الموظفين واهتمامهم هي المشكلة رقم 1 بالنسبة للشركات ذات الهيكل الموزع. تبدأ المشاركة بالاستماع إلى الموظفين، وإشراكهم في اتخاذ القرار، ومنحهم السلطة والمسؤولية لحل المشكلات.

كيف يمكن لبوابة الإنترانت أن تساعد؟

• المرونة:يجب أن يكون الوصول إلى المعلومات والمستندات مرنًا ومستقلاً عن الموقع والجهاز الذي يستخدمه الموظف.
• تعاون:تحتاج الفرق إلى مساحة واحدة حيث يمكنهم التفاعل والعمل على المهام والمشاريع، مع مواكبة جميع الأحداث في الوقت الفعلي.
• المشاركة والثقافة المؤسسية:تعكس الراحة ونزاهة العلامة التجارية وتصميم الشركة وحدة الشركة والتزامها تجاه الموظفين.

ما هي بوابة الإنترانت ولماذا لا تستطيع أكثر من شركة حديثة الاستغناء عنها؟

إذا كنت تتساءل ما هو عليه بوابة الإنترانتوما يمثله، أنت بالتأكيد لست وحدك. لا يدرك معظم الأشخاص أن هناك مثل هذه الأداة التي تسمح لهم بحل المشكلات المتعلقة بتدفق المستندات والاتصالات والعمليات التجارية والتحكم في المهام والمشاريع حتى يواجهوها.

التعريف الفني:بوابة داخلية مغلقة للشركة تعتمد على حل سحابي أو مثبتة على خادم محلي.

تعريف عام:بوابة الإنترانت هي أداة داخلية لأتمتة الأعمال المغلقة توفر عددًا من الوظائف لحل مشكلات العمل. يعتمد عدد هذه الوظائف ومجموعة منها على الحل أو احتياجات العمل.

بالرغم من يمكن للشبكة الداخلية أن تحل الكثير المهام المختلفة ، نميز 13 أداة رئيسية وأكثرها شيوعًا المستخدمة في بوابات الإنترانت. أدناه نتناول المزيد من التفاصيل حول كل منها وكيف يمكنك تطبيقها على شركتك.

1. الشبكة الاجتماعية

تحل بوابة الإنترانت محل الشبكة الاجتماعية الداخلية للشركة بسهولة دون الحاجة إلى تعلم كيفية استخدامها بشكل خاص، لأن الجميع كانوا قادرين على القيام بذلك منذ فترة طويلة. استخدم كل الأشياء التي تعرفها لمواكبة جميع أحداث أو مشاريع الشركة، والتواصل، ومشاركة المعلومات، والتعليق، والإشارة إلى الزملاء في الرسائل، وإرسال المستندات وإجراء الاستطلاعات. انضم إلى المجموعات بناءً على الاهتمامات أو المشاريع و استخدم قوة الشبكات الاجتماعية لزيادة إنتاجيتك.

2. الأهداف

أي وظيفة أو مشروع عبارة عن سلسلة من المهام، سواء كانت كبيرة أو ليست كبيرة جدًا، ولكن جميعها تهدف إلى تحقيق الهدف النهائي. لم تتوصل البشرية بعد إلى أداة أفضل لتتبع فعالية العمل وعدم الانحراف عن المسار المقصود. المهام هي طريقة عمل مريحة وبسيطة والأهم من ذلك أنها مألوفة.

تتيح لك بوابة الإنترانت ليس فقط تعيين المهام بسهولة وسرعة، ولكن أيضًا التحقق من نتائج وجودة تنفيذها. تتبع المواعيد النهائية وإنشاء الجداول الزمنية أداء الموظفين، استخدم مخطط جانت والتقارير الأخرى التي تساعد تقييم فعالية وجودة عمل فريقك. قم بإنشاء قوائم المراجعة والقوالب الخاصة بك لقضاء وقت أقل في المهام المتطابقة والروتينية.

3. التواصل والتعاون

إن سرعة الاتصال في الشركة تقرر الكثير وتؤثر بشكل كبير على كفاءتها ومرونتها. إن الأوقات التي كان يمكن فيها نقل المستندات عبر المكاتب لأيام طويلة وتحول رسائل البريد الإلكتروني إلى سلسلة لا نهاية لها من عمليات النقل أصبحت شيئًا من الماضي بسرعة. الموظفين والشركات يبحثون عن طرق جديدة لتسريع الاتصالاتوكقاعدة عامة، في تلك اللحظة تبدأ الشركة في استخدام Skype وغيرها من برامج المراسلة الفورية. من المستحيل ببساطة جمع وتحليل كل هذه المراسلات لاحقًا، ويصبح تهديد تسرب البيانات أكثر حدة.

ابدأ باستخدام أداة واحدة للتواصل والتعاون. التواصل عبر برنامج المراسلة، وإنشاء مجموعات بناءً على الاهتمامات والمشاريع، وإجراء مكالمات صوتية ومرئية مجانية مع بعضهم البعض. إرسال الملفات والمستندات. باستثناء البريد الإلكتروني من إتصال داخليتزيد الشركة من كفاءة الموظفين بنسبة 28% على الأقل. تتيح لك بوابة الإنترانت القيام بكل هذا. علاوة على ذلك، يمكنك دائمًا التحكم في المراسلات والاطلاع على تاريخها.

4. الوثائق

المستندات جزء لا يتجزأ من أي وظيفة أو شركة. من النادر أن يتم إنشاء المستندات بشكل مثالي في المرة الأولى؛ فعادةً ما تكون هناك عدة جولات من التعديلات والموافقات قبل أن يتم استدعاء المستند إلى مرحلة الإنتاج. ربما يشارك العديد من الأشخاص في هذه العملية برمتها، وليس هناك ما هو أسوأ من العمل المتسلسل مع المستندات. هذا النهج هو العدو الحقيقي للكفاءة. .

يعد التعاون في المستندات أحد المزايا الرئيسية والرئيسية لبوابة الإنترانت. أنت لست مجرد يمكنك حفظ التطبيقات المكتبية مثل مايكروسوفت وورد، ولكن يمكنك أيضًا العمل على مستند واحد في كل مرة. التحكم في جميع التعديلات وتتبع تاريخ التغييرات وإصدارات المستندات. فتح وتقييد الوصول إلى المستندات والمجلدات، ومناقشتها، والموافقة عليها، والعثور عليها بسرعة. لكل هذا تحتاج إلى أداة واحدة فقط - بوابة الإنترانت.

5. تخزين الملفات

تُحدث التقنيات السحابية ثورة في أسلوب تخزين الملفات، وبالتالي الانفتاح فرص عظيمةوسهولة الاستخدام معهم. لم تعد بحاجة إلى تجربة الإزعاج الناتج عن استخدام محركات أقراص USB المحمولة ومحركات أقراص الشركات المحلية.

تخزين الملفات في السحابة. هذا سوف يعطيك المزيد من المرونة والسيطرة عليها. قم بتكوين حقوق الوصول وفقًا لمتطلباتك وتأكد من أنها آمنة. لن تفقد أبدًا ملفًا أو مستندًا واحدًا مرة أخرى. أرسل روابط مباشرة لملفاتك ولا تشغل مساحة في تطبيق البريد الإلكتروني الخاص بك.

6. التقاويم

هل تبحث عن طرق لتحقيق الشفافية مع التقويمات الخاصة بك وتقويمات موظفيك؟ يتضمن عمل الشركة عددًا كبيرًا من الفعاليات والأنشطة. المشكلة هي أن مدى توفر موظف معين في الوقت المناسب ليس واضحًا دائمًا، وتتحول القدرة على التخطيط إلى مهمة معقدة.

مزامنة كافة التقويمات الخاصة بك مع بوابة الإنترانت الخاصة بك. بعد القيام بذلك، ستكون جميع المعلومات حول مدى توفر زملائك واجتماعاتك في متناول يدك. البدء خطط لوقتك بشكل أكثر فعالية. قم بإنشاء أحداث ودعوة المشاركين إليها مباشرة من التقويم وعندما يكون ذلك مناسبًا للجميع. عقد الاجتماعات وجلسات التخطيط وإنشاء محاضر الاجتماع وتعيين المهام للمشاركين مباشرة في بوابة الإنترانت.

7. البريد

البريد الشعبي و طريقة فعالةالاتصالات، على الرغم من أنها ليست مناسبة جدا للاتصالات الداخلية. كل ما يتعلق بالاتصالات الخارجية، البريد هو مساعد وأداة لا غنى عنها.

يكون التعامل مع البريد أكثر كفاءة عندما يكون متكاملاً بإحكام مع بوابة الإنترانت الخاصة بك. قم بإنشاء صناديق البريد الخاصة بك أو قم بتوصيل المجال الخاص بك. قاعدة بيانات جهات الاتصال الخاصة بك بأكملها في متناول اليد، وجميع المراسلات مرفقة ببطاقات عملائك أو شركائك أو معاملاتك. ستساعدك جميع أنواع العدادات والتحليلات المتعلقة باستخدام البريد على الفهم ما مدى فعالية استخدام هذه الأداة لتحقيق أهدافك؟.

8. الهاتف

كم من الوقت تقضيه في البحث عن جهات الاتصال وأرقام الاتصال؟ الهاتف هو جزء لا يتجزأ من أي عمل تجاري. إذا كان عملك مبنيًا بالكامل على الاتصالات الهاتفية، فإن سرعة وكفاءة استخدام هذه الأداة ستكون عاملاً حاسماً.

قم بإعداد الاتصالات الهاتفية في بوابة الإنترانت الخاصة بك وقم بزيادة المبيعات وإنتاجية الموظفين. لم تعد بحاجة إلى تحويل المتصل إلى المدير المطلوب، فالنظام نفسه سيحدد من يعمل مع هذا العميل ويوجهه إليه. إجراء المكالمات بنقرة واحدة، وتسجيل المحادثات والاستماع إليها وتقييم أداء موظفيك على الهاتف.

9. العمليات التجارية

لا يوجد شيء أسوأ من العمليات الروتينية غير الآلية. يمكن قضاء الوقت الذي تقضيه في الذهاب إلى المكاتب للموافقة على فاتورة الدفع أو طلب رحلة عمل بشكل أكثر فائدة. إذا كانت الشركة لديها هيكل موزع جغرافيا، فيمكن مضاعفة هذه المشكلة بأمان مرتين. لا تزال العديد من الشركات تنفق الكثير من الوقت والمال على الأشياء التي يمكن، بل وينبغي، أتمتتها.

اعمل في المكان المناسب لك ومن أي أداة مناسبة لك - الجهاز اللوحي والهاتف. تجعلك بوابة الإنترانت المزودة بتطبيق الهاتف المحمول تتمتع بالمرونة والكفاءة، بغض النظر عن موقعك وظروف عملك. استفد من جميع مزايا الإنترانت وكن على علم دائمًا بجميع الأحداث المتعلقة بمهامك ومشاريعك في الوقت الفعلي.

هل تحتاج إلى بوابة إنترانت؟

إذا كانت أي من المشكلات الموضحة أعلاه مألوفة لك، وتبحث عن طرق لحلها، فأنت بالتأكيد بحاجة إلى التفكير في البدء في استخدام بوابة الإنترانت في شركتك. إذا كنت لا تعرف من أين تبدأ، طلب عرض تقديميحيث ستتعلم كيف يمكن لبوابة الإنترانت أن تساعد في حل مشاكلك وما هي الفوائد التي ستجنيها من استخدامها.

هل تستخدم بوابة إنترانت في شركتك؟ شارك تجربتك في التعليقات.