يواجه الموظف في أي مجال عاجلاً أم آجلاً مشكلة كتابة خطاب عمل. السؤال الرئيسي- كيف تبدأ وكيف تنتهي؟ تقدم العديد من المواقع القواعد والأمثلة الأساسية، مع إيلاء القليل من الاهتمام للجزء الأخير من المستندات.

يجب أن تكون الرسالة مثالية في كل شيء. حتى أدنى عدم امتثال للقواعد يمكن أن يضر بسلطتك أو هيبة الشركة.

في نموذج قصيرنقترح عليك أن تتعرف على القواعد الأساسية للرسائل التجارية وأن تتناول بمزيد من التفصيل الجزء الأخير من الرسالة الرسمية.

سوف تحتاج:

القواعد الأساسية للرسائل التجارية

1. عند كتابة خطاب، تذكر أنك لا تعبر عن رأيك الخاص، ولكنك تتحدث نيابة عن كيان قانوني (مؤسسة أو منظمة أو مؤسسة).
2. تقع على عاتقك مسؤولية توضيح النتائج التي تريد تحقيقها من خلال هذه الرسالة والاستفادة الفعالة من جميع ميزات النص.
3. حدد بوضوح خطة العرض، مع إبراز المعلومات في المقدمة أو الجزء الرئيسي أو النهاية.
4. في المقدمة، بعد الخطاب، نقوم بإعداد المرسل إليه للإدراك. وقد يكون هذا ملخصًا للأحداث التي أدت إلى ظهور الوثيقة. يحتوي الجزء الرئيسي على بيان جوهر المشكلة مع الحجج اللازمة (الشرح، الحسابات الرقمية، روابط للقوانين التشريعية).

نص أكثر فعالية وسهل الفهم، يُذكر فيه أولاً الاقتراح أو الطلب أو الطلب، ثم الحجج، ولا يوجد أي جزء تمهيدي على الإطلاق.

جزء من النهاية - التطبيقات

تحتوي بعض المستندات على ملاحق تكمل أو توضح أو تفصل قضايا محددة. ويجب الإشارة إليها في نهاية الرسالة، مع ترك بضعة أسطر من الفقرة الأخيرة.

طرق تصميم التطبيق:

1) التطبيقات المذكورة في النص، ثم يتم وضع ملاحظة حول ذلك على النحو التالي:

الملحق: 5 صفحات، 3 نسخ.

2) يجب إدراج الطلبات غير الواردة في النص مع التأكد من الإشارة إلى العنوان وعدد الصفحات في كل طلب وعدد النسخ.

ملحق: "شهادة تقدير تكلفة البناء غير المكتمل"، صفحتان، 3 نسخ.

3) في بعض الأحيان يكون هناك العديد من التطبيقات. ثم يتم إدراجها بالاسم والرقم. إذا كان هناك عدد كبير من التطبيقات، يتم تجميع قائمة بها بشكل منفصل، وفي الرسالة بعد النص يتم الإشارة إلى ما يلي:

الملحق: حسب القائمة الموجودة في ... الصفحة.

قم بإرفاق نسخ من المستندات بالرسالة بالترتيب الذي تم ترقيمها به في المرفق.

عادة ما يتم توقيع الطلب من قبل المديرين الانقسامات الهيكلية. في الحالات التي تكون فيها التطبيقات ملزمة، ليست هناك حاجة للإشارة إلى عدد الصفحات.

المداراة والصواب أساس النهاية

هناك خيارات مختلفة لبناء النهاية. ذلك يعتمد على ما قيل في الرسالة.

أمثلة الإكمال الأكثر استخدامًا:

1) كرر الامتنان المقدم في البداية أو ببساطة أشكرك على مساعدتك:

شكرا مرة اخرى...

دعني أشكرك مرة أخرى...

ونود أن نعرب مرة أخرى عن خالص امتناننا...

شكرا للمساعدة …

2) التعبير عن الآمال:

ونأمل أن يكون الاتفاق مفيداً للطرفين.

ونتمنى أن ينال عرضنا إعجابكم..

ونتطلع إلى تعاون وثيق ومتبادل المنفعة...

وأتمنى أن أتمكن قريباً من مقابلتك شخصياً..

أتمنى أن أتلقى ردكم قريبا...

3) طمأنة المرسل إليه (عادة ما يكون لها تأثير نفسي إيجابي على المرسل إليه):

ونؤكد لكم أنه يمكنكم الاعتماد بشكل كامل على دعمنا...

وسنكون سعداء بالتعاون معكم...

يسعدني التعاون معك وأنتظر ردك..

4) الطلب:

الرجاء قراءة المواد بعناية ثم الرد...

نرجو منكم الإفادة بشكل عاجل...

نطلب منكم اتخاذ إجراءات فورية لتحسين الوضع..

من فضلك اتصل بي في أي وقت يناسبك..

5) تكرار الاعتذار الذي تم التعبير عنه بالفعل عن الإزعاج:

ومرة أخرى أعتذر عن الإزعاج الذي سببته لك..

نعتذر بشدة عن هذا التأخير القسري في الدفع...

فراق

1) في المراسلات الرسمية يمكنك أن تقول وداعا بطرق مختلفة:

بإخلاص…

أطيب التحيات و أطيب التمنيات…

مع خالص احترامي لك...

نتمنى لك النجاح.

2) إذا كنت تعرف المرسل إليه جيدًا أو تتعاون معه بنجاح، فيمكنك إنهاء الرسالة بعبارات ودية (غير مألوفة):

تفضلوا بقبول فائق الاحترام…

أطيب التمنيات…

مع الامتنان وأطيب التمنيات.

يمكنك إنهاء المستند دون استخدام هذه الهياكل!

مميزات اللغة الانجليزية للحروف المنتهية

1. تنتهي عادة رسالة رسميةلذلك: مع خالص التقدير لك (مع خالص التقدير لك) أو ببساطة خاصة بك(لك) وتوقيع يشير إلى اسمك الأخير ومنصبك تحته.
2. لتجنب وضع شريكك في موقف صعب أو إجباره على تقديم افتراضات حول جنسك، خذ عناء كتابة اسمك بالكامل، أي ليس P. R. Dovzhenko، ولكن Pavel Dovzhenko.

إمضاء

يوقع المسؤولون الوثائق التي تقع في نطاق اختصاصهم.

تتكون سمة "التوقيع" من المسمى الوظيفي والأحرف الأولى من اسم الشخص الذي قام بالتوقيع على المستند ولقبه.

مدير مصنع مرامور (توقيع) أ.ب.كوفال

يتم التوقيع على الوثائق المبرمة في المؤسسات التي تعمل على مبدأ وحدة القيادة من قبل مسؤول واحد (مدير أو نائب أو موظف مكلف بذلك).

على الوثائق الهيئات الجماعية(البروتوكولات والقرارات) وضع توقيعين (الرئيس والأمين). يتم توقيع الأمر من قبل المدير.

يتم وضع توقيعين أو أكثر على المستندات التي يكون محتواها مسؤولاً عن عدة أشخاص:

• يتم التوقيع على المستندات النقدية والمالية من قبل رئيس المؤسسة وكبير المحاسبين.
• يتم توقيع الاتفاقيات من قبل ممثلي الأطراف المتعاقدة.

يتم وضع توقيعات عدة أشخاص على المستندات واحدًا تلو الآخر بالتسلسل المطابق للتسلسل الهرمي للخدمة.

المدير (توقيع) إس بي أنتونيوك

كبير المحاسبين (توقيع) ف.ت.دودكو

إذا تم توقيع الوثيقة من قبل عدة أشخاص يشغلون نفس المنصب، فيجب وضع توقيعاتهم على نفس المستوى.

مدير مصنع لوتش مدير مصنع سفيت

(توقيع) في آر سخنو (توقيع) إل بي كوتوف

يبدأ التوقيع بالأحرف الأولى (الموضعة قبل اللقب)، متبوعة باللقب. ليست هناك حاجة لوضع فك تشفير التوقيع بين قوسين!

ختم

ولتأمين القوة القانونية، يتم ختم بعض المستندات بختم: العقود والمراسيم والاستنتاجات وما إلى ذلك. ويجب أن يتضمن الختم جزءًا من المسمى الوظيفي والتوقيع الشخصي.

تاريخ

التاريخ موجود أسفل التوقيع على اليسار.

يتم تأريخ الرسالة الرسمية في يوم توقيعها أو الموافقة عليها من قبل رئيس المؤسسة.

هناك ترتيب مواعدة مقبول بشكل عام:

1. تتم كتابة عناصر التاريخ على سطر واحد باستخدام ثلاثة أزواج من الأرقام العربية بترتيب اليوم، الشهر، السنة؛
2. إذا كان الرقم التسلسلي لليوم أو الشهر هو رقم العشرة الأولى (من 1 إلى 9)، فيوضع أمامه صفر: 03.01.15 .
3. كلمة سنة،تخفيض ز. لا يضعونها.

• عند الانتهاء، تحقق من عدم وجود أخطاء نحوية في الرسالة وتأكد من عدم وجود أي شيء غير ضروري.
• أعط الرسالة لزميل لك، أو لمديرك، إن أمكن، ليقرأها. سيساعد المنظور الخارجي في تحديد أوجه القصور التي قد يتم التغاضي عنها.
• لا تنس تضمين عنوان هاتفك/بريدك الإلكتروني. غالبًا ما يكون هذا ضروريًا لحل المشكلة المحددة في الرسالة بسرعة.
• بالإضافة إلى المتطلبات العالمية العامة وقواعد التصميم، يجب أن يؤخذ في الاعتبار أن كل نوع من المستندات له ميزات التصميم الخاصة به.

تذكر أنه لا تحتوي جميع المستندات على قائمة كاملة بالتفاصيل المذكورة أعلاه، ولكن فقط مجموعة معينة من تلك التي توفر القوة القانونية والاكتمال لهذا النوع المحدد من المستندات.

حظا سعيدا في معاملاتك والإجابات المطلوبة!

الأسئلة والأجوبة المتداولة

ما هو الشيء الجيد الذي يجب كتابته في نهاية مقترح العمل؟

لا تستخدم في المرحلة النهائية كلمات وعبارات يمكن اعتبارها تلاعبًا ("نأمل في تعاون متبادل المنفعة"، "شكرًا مقدمًا على إجابتك"، "سننتظر خطاب الرد الخاص بك"، وما إلى ذلك).

هل يجب أن تكتب "أطيب التمنيات" أو "مع الاحترام" في نهاية الرسالة؟

بالتأكيد يجب الالتزام بـ "باحترام". أسلوب العملتواصل.

ماذا يكتبون عادةً في نهاية الرسالة إذا طلبوا إجابة سريعة؟

لا شيء من هذا القبيل مكتوب في خطاب عمل.

ماذا يكتب في التوقيع بريد إلكتروني: "مع الاحترام" أو "مع أطيب التمنيات"؟

"بإخلاص".

كيفية استبدال التوقيع "مع الاحترام"؟

"مع كامل احترامي"، "مع احترامي".

كيف تنهي خطاب العرض؟

شكرًا لكم على اهتمامكم.

وإلا كيف يمكنك كتابة "أود أن أخطر"؟

"أود أن أبلغ"، "أبلغ"، "أبلغ"، "أعلن"، "لفت انتباه".

هل عبارة: ""سأنهي تقريري بالكلام"" صحيحة؟

تذكر عبارة بوشكين الشهيرة "أنا أكتب إليك..." ما الذي يمكن أن يكون أكثر متعة من تلقي الرسائل، واستلامها من أحد أفراد أسرته هو متعة مضاعفة. رسالة حب... الآن يبدو الأمر قديمًا بعض الشيء، لكن كم هو رومانسي! أنا متأكد من أن كل امرأة تقريبًا تحلم بكتابة مثل هذه الرسالة لها مرة واحدة على الأقل في حياتها. ولا يتعين عليك الانتظار حتى 8 مارس أو حلول عيد الحب، إذا كنت تحب، يمكنك تقديم مفاجأة سارة بهذه الطريقة، دون أي سبب. على الرغم من ذلك، ماذا أقول، لأن الحب هو بالفعل السبب والأكبر والأهم.

الرسالة هي مونولوج، أنت تتحدث دون مقاطعة. هذا هو واحد من أفضل الطرقتحدث عن مشاعرك. ولهذا ليس من الضروري أن تكون بوشكين أو بلوك. الشيء الرئيسي هو التعبير عن صدق وعمق مشاعرك. تتطلب كتابة الرسالة دائمًا مزاجًا خاصًا وحالة ذهنية خاصة. بعد كل شيء، من الصعب جدًا التعبير بالكلمات عن الحب والحنان أو الحزن أو الوحدة. اكتب كل ما تفكر فيه. لا تخفي مشاعرك. لا تخف من فتح روحك، دع من تحب يعرف مقدار ما يعنيه لك. إذا لم تجد الكلمات الصحيحة، يمكنك استخدام بضعة خطوط شعرية عن الحب.

سيقول شخص ما أن هذا هو القرن الحادي والعشرون - قرن التكنولوجيا والكسل البشري - من الأسهل بكثير الاتصال أو مجرد كتابة رسالة نصية قصيرة. بالطبع الأمر أسهل، لكن لا يمكنك كتابة الكثير في رسالة نصية قصيرة، ولكن عبر الهاتف "هل يمكنك أن تخبر روحك؟" ومن ثم، فإن الكلمة هي صوت (إذا طارت للخارج، فلن تتمكن من التقاطها)، والكلمة المكتوبة على الورق هي بالفعل شيء مادي. يمكنك رؤيته، ومداعبته، كما أن له رائحته الخاصة. هذا بالفعل شيء يخصك فقط. هذا هو "أنا أحب" الذي يمكنك النظر إليه كل يوم، ويمكنك حتى تقبيله ووضعه تحت وسادتك ليلاً. هذا "أنا أحب" يختلف من شخص لآخر: بالنسبة للبعض يكون سلسًا ورشيقًا، وبالنسبة للآخرين فهو يرقص وغير منظم، وبالنسبة للآخرين فهو غير مقروء ومموج. ولكنها موجهة لك فقط، وهذا هو السبب في أنها مكلفة للغاية. هذه قطعة من الروح محاطة بمظروف، قطعة من الورق مليئة بالمعنى لشخصين فقط.

من المعروف منذ فترة طويلة أنه بمساعدة الرسائل وحدها، يمكنك تكوين رأي حول شخص ما، وتسبب احترام الذات وحتى الوقوع في الحب. تذكر العلاقة المذهلة بين P.I. تشايكوفسكي مع ناديجدا فون ميك، تم التقاطهما في مراسلاتهما التي استمرت لمدة ثلاثة عشر عامًا. لم يلتقيا أبدًا، لكن الحب والحنان لبعضهما البعض يظهر في رسائلهما.

لعدة قرون، سعى الرجال والنساء طرق مختلفةالتعبير عن مشاعرك ونقلها إلى أحبائك. كانت كتابة رسالة جميلة أمرًا صعبًا. من الصعب جدًا أن يقوم العديد من الأثرياء بتعيين أمناء خدم خاصين لهذا الغرض. إيقاع لدينا حياة عصريةيترك لنا وقتًا أقل وأقل للرومانسية. هذا النوع من الرسائل ليس في الموضة الآن، لقد نسي معظمنا بالفعل كيفية التعبير عن أفكارنا ومشاعرنا على الورق. لكن إذا كنت تحب فلا تخجل من الكتابة عنه. اجلس الآن واكتب رسالة إلى أحبائك. ولا يهم ما إذا كنت تكتبه على الورق أو ترسله عبر البريد الإلكتروني، فالشيء الرئيسي هو أنه صادق.

ربما كان على الجميع مرة واحدة على الأقل التعامل مع الحاجة إلى كتابة خطاب عمل. عند تجميعها، توصلت قسريًا إلى استنتاج مفاده أن الأمر ليس بالأمر السهل على الإطلاق. هناك العديد من القواعد واللوائح الخاصة بكتابة الرسائل التجارية التي تحتاج إلى معرفتها. توضح المقالة بالتفصيل عملية إعداد المستند، وتقدم عينات من رسائل العمل، وتناقش أنواعها وتصميمها.

استمارة

ستضيف النماذج الجاهزة صلابة وتشير إلى موثوقية الشركة. انهم يحتوون معلومات ضروريةحول منظمة مثل:

• اسم.
• عنوان.
• أرقام هواتف الاتصال.
• موقع إلكتروني.
• بريد إلكتروني.
• شعار.
• تفاصيل الاتصال الأخرى.

لا توجد قواعد صارمة فيما يتعلق بالنماذج. لذلك، تقرر كل منظمة بشكل مستقل المعلومات التي يجب تضمينها فيها.

كيف تكتب الرسائل التجارية بشكل صحيح؟ تحضير

تتم كتابة رسائل العمل وتنسيقها بطريقة معينة، وفقًا لقواعدها ومتطلباتها المتأصلة. اعتمادًا على الهدف، يفكر المؤلف في المحتوى بالتفصيل من أجل الحصول على النتيجة التي يحسبها. يجب عليه أن يفهم بوضوح المعلومات التي يعرفها المرسل إليه بالفعل حول موضوع الرسالة، وما الذي سيبني عليه وما هو الجديد فيه. تعتمد الحجج على الهدف الذي يسعى إليه المؤلف. يمكن تقسيم عملية إعداد خطاب العمل إلى المراحل التالية:

• دراسة هذه القضية.
• كتابة مسودة الرسالة.
• موافقتها.
• التوقيع.
• تسجيل.
• الإرسال إلى المستلم.

هيكل الرسائل التجارية

عند إنشاء خطاب، من الضروري تشبعه بالمعلومات، أي وضع جميع المعلومات اللازمة هناك. يمكن أن تكون بسيطة أو معقدة. في رسالة بسيطة، ينقل المحتوى بوضوح وإيجاز معلومات لا تتطلب عمومًا ردًا من المستلم. قد يتكون المجمع من عدة أقسام ونقاط وفقرات. تعرض كل فقرة جانبًا واحدًا من المعلومات. تتكون هذه الأنواع من نماذج رسائل الأعمال عادةً من قسم تمهيدي ونص وقسم ختامي.

فيما يلي مثال لكتابة خطاب عمل - الجزء التمهيدي منه.

يصف الجزء الرئيسي المواقف والأحداث، ويقدم تحليلها والأدلة. في هذا الجزء يقنعون أنهم بحاجة إلى التصرف بطريقة أو بأخرى، لإثبات كيف كانت الأمور والإبلاغ عن الحاجة إلى المشاركة في أي حدث، وتقديم حجج مختلفة.

يحتوي الاستنتاج على الاستنتاجات التي يتم إجراؤها في شكل مقترحات وطلبات وتذكيرات ورفض وما إلى ذلك.

فيما يلي مثال لكتابة خطاب عمل - الجزء الأخير منه. وهذا يلخص المتطلبات المذكورة في الشرط الرئيسي.

يجب أن تكون جميع المعلومات المقدمة متسقة ومفهومة على النحو الأمثل.

يبدأ كل حرف بعنوان مركزي. هذا الجزء الصغير مهم للغاية. عند اختياره يجب على المؤلف مراعاة ما يلي:

• موقف المرسل إليه.
• طبيعة العلاقة.
• شكليات.
• آداب.

يجب أن يكون هناك شكل مهذب في نهاية الرسالة. على سبيل المثال: "...أعرب عن أملي في المزيد من التعاون (الامتنان للدعوة)..." هذه العبارات متبوعة بتوقيع المؤلف.

أسلوب

يجب أن تكون جميع الرسائل مكتوبة بأسلوب العمل الرسمي، مما يعني استخدام اللغة الرسمية علاقات عمل. تتشكل ميزات هذه اللغة في ظل الظروف التالية:

• المشاركون الرئيسيون في العلاقات التجارية هم الكيانات القانونية، نيابة عن المديرين والمسؤولين تتم كتابة الرسائل.
• يتم تنظيم العلاقات في المنظمات بشكل صارم.
• موضوع الاتصال هو أنشطة الشركة.
• تحتوي وثائق الإدارة بشكل عام على مرسل إليه محدد.
• في كثير من الأحيان، في سياق أنشطة المنظمة، تحدث نفس المواقف.

وفي هذا الصدد، ينبغي أن تكون المعلومات الواردة في خطاب العمل:

• رسمي وغير شخصي مع التأكيد على المسافة بين المشاركين في التواصل.
• موجهة، مخصصة لمرسل إليه محدد.
• الحالية في وقت الكتابة.
• موثوقة ومحايدة.
• سببها حث المتلقي على القيام بأي إجراء.
• كاملة لاتخاذ القرار.

متطلبات

خطاب عمليجب أن تستوفي المتطلبات التالية:

• يتم توحيد الكلام على جميع المستويات - المعجمية والصرفية والنحوية. يحتوي على العديد من التعبيرات والمصطلحات والصيغ.
• لهجة الكتابة محايدة ومنضبطة وصارمة، دون استخدام لغة عاطفية ومعبرة.
• دقة النص ووضوحه، دون أخطاء منطقية، والوضوح ودقة الصياغة.
• الإيجاز والإيجاز - دون استخدام تعبيرات تحمل معنى إضافيا.
• استخدام الصيغ اللغوية التي تكونت نتيجة لمواقف متكررة.
• استخدام المصطلحات، أي الكلمات أو العبارات التي لها مفاهيم خاصة.
• استخدام الاختصارات التي يمكن أن تكون معجمية (أي كلمات مركبة تتكون عن طريق إزالة الحروف من أجزاء من الكلمات: LLC، GOST، وما إلى ذلك) ورسومية (أي تسميات الكلمات في شكل مختصر: grn، zh-d، إلخ.).
• استخدام الإنشاءات في الحالات المضاف إليها والأدوات.
• عبارات ذات أسماء فعلية ("تقديم الدعم" بدلاً من "الدعم").
• استخدام الجمل الشائعة البسيطة.

يتم عرض نماذج خطابات الأعمال أعلاه أدناه النسخة الكاملة(مع الجزء الرئيسي). تلبي المعلومات جميع متطلبات أسلوب العمل الرسمي.

أنواع الرسائل التجارية

من الأفضل كتابة خطاب عمل حول قضية محددة. إذا كان من الضروري حل العديد من الأسئلة في وقت واحد، فمن المستحسن وضع عدة خيارات مختلفة.

يمكن أن تحتوي رسائل العمل على المحتوى التالي:

• مصاحب. عادة ما تكون هناك حاجة لمثل هذه الرسائل لإبلاغك بمكان إرسال المستندات.
  (كيف تكتب خطاب عمل؟ نموذج خطاب تعريفي سيساعد أولئك الذين يحتاجون إلى كتابة هذا النوع من المستندات.)

• مضمون. وهي مكتوبة لتأكيد أي وعود أو شروط. على سبيل المثال، يمكن ضمان الدفع مقابل العمل والإيجار ومواعيد التسليم وما إلى ذلك.
• شكرًا. لقد بدأ استخدامها بشكل خاص في الآونة الأخيرة. تظهر مثل هذه الرسائل نبرة الشراكة الجيدة. يمكن إصدارها على ترويسة عادية أو على ورق ملون بطباعة جميلة.
  (كيف تكتب خطاب عمل؟ يتم رسم عينة من مجموعة الشكر بشكل حر، اعتمادًا على المهام التي تحلها. في هذه الحالة، تعبر الرسالة عن جوهرها في أقصر شكل. مثل هذه العينة مصنوعة على ورق ملون مزخرف، يمكن تعليقه على الحائط في غرفة الشركة في مكان شرف.)

• معلوماتية.
• إرشادي.
• تهانينا.
• دعاية.

وهناك أيضًا حروف:

• مقترحات للتعاون. من الشائع جدًا في الآونة الأخيرة، أن يتم إرسالها إلى المؤسسات، وغالبًا ما تكون ذات طبيعة إعلانية، على سبيل المثال، مثل هذه العينة. من الصعب جدًا كتابة رسائل تجارية، عليك أن تأخذ في الاعتبار العديد من الفروق الدقيقة لجذب الانتباه، بل وأكثر من ذلك، لتصبح مهتمًا. ولكن إذا قمت بتأليفها وفقا للعينة أدناه، فستكون لديها كل فرص النجاح.

• الدعوات. يتم إرسالهم ودعوتهم للمشاركة في الأحداث المختلفة. وعادة ما تكون موجهة إلى المدير أو رسمي، ولكن يمكن أيضًا توجيهها إلى الفريق بأكمله.
• الطلبات.
• إشعارات.
• طلبات وغيرها الكثير.

كيفية كتابة رد على الرسالة. مثال

ويجب أن يبدأ الجواب بتكرار الطلب المذكور في الحرف الأول. ثم يتم إبداء نتائج نظرها وبيان الموافقة أو سبب الرفض. قد يحتوي خطاب استجابة الأعمال على حل بديل للمعلومات المتوقعة. عادة ما تلبي المبادئ التالية:

• توفر رابط للحرف الأول ومحتوياته.
• لغة متطابقة تعني.
• نطاق مماثل وجوانب المحتوى.
• الامتثال لتسلسل معين.

ديكور

بالإضافة إلى استخدام ترويسة الشركات للرسائل التجارية، من الضروري مراعاة التفاصيل الدقيقة الأخرى عند تصميمها. هذه هي التفاصيل وقواعد الاختصارات وكتابة العناوين والعناوين وطول النص وعرض الحقول والمزيد.

تساعدك عينات خطاب العمل في تكوينها، مع مراعاة جميع التفاصيل الدقيقة والفروق الدقيقة. يتم استخدامها من قبل كل من العاملين في المكاتب المبتدئين والعاملين ذوي الخبرة. وبفضل العينات، يتعلمون كيفية كتابة الرسائل بشكل صحيح وتوفير الكثير من الوقت.

أصدقائي الأعزاء، قررت اليوم أن أكتب عن موضوع مؤلم وهو كيفية كتابة الرسائل 😉. أعتقد أن العديد من الخبراء في مختلف المجالات يتلقون العديد من الرسائل كل يوم تتضمن أسئلة وطلبات للمساعدة.

خادمك المتواضع ليس استثناء :) يبلغ متوسط ​​عدد الرسائل التي تحتوي على أسئلة وطلبات مساعدة ما بين 40 إلى 50 رسالة يوميًا، وأحيانًا يتجاوز قدرتي الجسدية على الإجابة عليها.

يتكون جزء كبير من المراسلات من رسائل لا يتم فيها صياغة الأسئلة وأوصاف المشكلات بشكل صحيح تمامًا، ولهذا السبب تتطلب رسائل توضيحية إضافية، الأمر الذي يستغرق وقتًا غير ضروري لكل من المرسل والمستلم.

في هذا المنشور أريد أن أتحدث عن كيفية كتابة رسائل تحتوي على أسئلة للمتخصصين بشكل صحيح، بحيث يستغرق الحصول على المعلومات التي تحتاجها الحد الأدنى من الوقت ولا يتطلب مراسلات غير ضرورية.

القاعدة الأساسية، في رأيي، هي أنه من المهم جدًا في الرسالة أن توضح أنك تقدر وقت المستلم. يجب أن يكون كل شيء موجزًا ​​​​ومصاغًا بوضوح.

1. تحية

أعتقد أن أي رسالة يجب أن تبدأ بتحية. "مرحبًا"، "مرحبًا"، "مساء الخير" - كتابة هذه الكلمات ليست صعبة وتستغرق ثوانٍ. أنا شخصياً لا أحب رسائل البريد الإلكتروني التي لا تتضمن تحية. لا شيء يُقدَّر بثمن باهظ أو يُعطى بثمن بخس مثل الأدب.

2. الدعوة بالاسم

على جميع صفحات موقع المدونة حيث يوجد نموذج تعليق(على سبيل المثال صفحة "")، أكتب دائمًا "اسمي ميخائيل"، لذلك لا أرى مشكلة في عدم مخاطبة الأشخاص بالاسم بالحروف. لا شعوريًا، أي شخص يحب أن يُنادى باسمه.

وعلى الرغم من أنني أحب "مايك" أكثر من "ميخائيل" 😉، إلا أن أي اتصال بالاسم سيفي بالغرض 🙂.

3. جوجل سؤالك أولا.

كم مرة اضطررت في المراسلات إلى تقديم روابط للمواد التي وجدتها بمجرد كتابة السؤال المطروح علي في محرك البحث! ليس لدي ما يكفي من أصابع اليدين والقدمين 😉!

على محمل الجد، أنصحك بصدق أن تبحث أولاً في Google عن السؤال الذي تهتم به في إصدارات مختلفة (بما في ذلك باللغة الإنجليزية، يمكنك ترجمته من خلال مترجم Google) وقضاء بعض الوقت في دراسة المواد الموجودة.

في معظم الحالات، يمكنك بسهولة العثور على إجابات لأسئلتك في محركات البحث أو في المنتديات (يأتي الكثير من الأشخاص إلى هناك للتواصل ومناقشة مشكلات محددة حول مواضيع مختلفة والإجابة على الأسئلة). لماذا تضيع وقت شخص آخر بينما يمكنك في كثير من الحالات العثور بسهولة على كل ما تحتاجه بنفسك؟

أتمنى لك النجاح في زيادة عدد الزيارات إلى مواقعك!

الحلوى لهذا اليوم عبارة عن فيديو لرجل يقوم بعمليات السحب على شريط أفقي بإصبع واحد. انا أريد ذلك أيضا :)

هل أنت متأكد من أنه من بين مئات رسائل البريد الإلكتروني التي يشاهدها المستلم، فإن رسالتك تبرز حقًا؟ تحدث خبراء التطوير الوظيفي والمسوقون عن كيفية الإشارة بشكل صحيح إلى موضوع رسالة البريد الإلكتروني للتأكد من أن المتلقي يفتحها ويرد عليها في الوقت المناسب.

1. قم دائمًا بتضمين سطر الموضوع

يعد تجاهل حقل الموضوع في رسالة البريد الإلكتروني أكبر خطأ يرتكبه المرسل عندما يأمل في تلقي الرد في الوقت المناسب. عادةً ما يخبر سطر موضوع رسالة البريد الإلكتروني المستلم بمحتوى الرسالة ويجبره على تحديد ما إذا كان سيفتح البريد الإلكتروني أم لا. من المرجح أن يتم حذف البريد الإلكتروني الذي يحتوي على حقل موضوع فارغ على الفور لأنه سيثير غضب المستلم، الذي سيتعين عليه فتح البريد الإلكتروني لمعرفة موضوعه.

2. أدخل أولاً موضوع الرسالة، ثم ابدأ في كتابة الرسالة

يعتقد الكثير من الناس أن سطر موضوع البريد الإلكتروني يعد مصدر قلق ثانوي بعد كتابته. ومع ذلك، تؤكد أماندا أوغسطين، المستشارة المهنية في The Ladders، أن موضوع الرسالة هو أولوية المؤلف. أولاً، الموضوع هو الذي يحدد نغمة الرسالة، وثانياً، لا يسمح لك بأن تشتت انتباهك بمواضيع أخرى.

3. كن مختصرا

بينما عندما تفتح صندوق الوارد الخاص بك على شاشة الكمبيوتر، يمكنك رؤية 60 حرفًا في سطر الموضوع، بينما على الهاتف الذكي يمكنك رؤية 25-30 حرفًا فقط. لذلك، اجعل سطر موضوع بريدك الإلكتروني مكونًا من 6 إلى 8 كلمات. وهذا سيكون أكثر من كاف.

4. ضع الأشياء الأكثر أهمية في بداية سطر الموضوع

قال ديمتري ليونوف، نائب رئيس SaneBox، إن حوالي 50% من الرسائل تتم مشاهدتها من خلاله الهواتف المحمولة. خذ هذا في الاعتبار واكتب أهم الأشياء في بداية سطر الموضوع. بخلاف ذلك، في 50% من الحالات، قد يتم ببساطة قطع أجزاء مهمة من الرسالة بواسطة الأجهزة المحمولة ولا يقرأها المستلمون.

5. تجنب الكلمات غير الضرورية

لا تملأ سطر الموضوع بعبارات غير ضرورية مثل "مساء الخير"، "تشرفت بلقائك"، "شكرًا لك" وما إلى ذلك. أولا، أنها لا تعني شيئا للمتلقي. ثانيا، يمكنك استخدامها بأمان في الرسالة نفسها، والتي ستكون أكثر منطقية.

6. كن واضحًا ومحددًا في سطر الموضوع

يجب أن يشير سطر موضوع الرسالة بالضبط إلى موضوع الرسالة. إنه موضوع الرسالة الذي يجب على المستلم تحديد أولوياته وتحديد متى يحتاج بالضبط للرد عليه. على سبيل المثال، رسالة في الموضوع "هل لديك الآن وقت فراغلحل سؤالي؟" غامض للغاية، لأنه لا يمنح المتلقي فهمًا لما يريده منه بالضبط، ويجبره على فتح الرسالة. لذلك، إذا أرسلت سيرة ذاتية، فلا تتردد في سطر الموضوع لتكتب اسمك واسم الوظيفة الشاغرة التي تتقدم لها، ماذا لو كنت تريد طرح سؤال حول المشروع الحالي لزميلك أو شريكك، فقم بالإشارة إلى اسم المشروع المحدد في سطر الموضوع.

7. اجعل سطر الموضوع الخاص بك بسيطًا وعبارة تحث المستخدم على اتخاذ إجراء.

ستكون هذه النصيحة مفيدة بشكل خاص للمسوقين وأولئك الذين يرسلون رسائل بريد إلكتروني تسويقية. ينصح نائب رئيس Hub Spot، كيب بودنار، بكتابة سطر موضوع يدعو المتلقي إلى اتخاذ إجراء ويثير اهتمامه.

8. استخدم الكلمات الرئيسية لمزيد من البحث والتصفية

العديد من المهنيين في بريد إلكترونيهناك مجلدات مواضيعية، كما أنها تستخدم المرشحات بنشاط للبحث عن أحرف معينة. لذلك، إذا لم تكن هناك مثل هذه العلامات في موضوع رسالتك، فمن المرجح أن لا يتم ملاحظة رسالتك. لذلك، من المهم جدًا استخدام الكلمات الرئيسية التي تعكس موضوع الرسالة، حتى يتمكن المستلم في المستقبل من العثور عليها بسهولة من خلال نظام البحث.

9. يرجى الإشارة إلى ما إذا كنت بحاجة إلى إجابة.

عندما يتلقى شخص ما رسالة، من المهم أيضًا أن يعرف ما إذا كان يحتاج إلى قراءتها فقط أم أنه يحتاج إلى الرد عليها. لذلك، تقول أماندا أوغسطين، ضع "من فضلك رد" أو "من فضلك اقرأ" في سطر الموضوع. يمكنك أيضًا استخدام التعبير "لمعلوماتك". يتم استخدامه للسماح للمستلم بمعرفة أن الرسالة ستكون ذات فائدة له. في مراسلات البريد الإلكتروني التجارية، يتم التأكيد على أن المرسل يريد إبلاغ المستلم، لكن الرسالة ليست أمرًا ولا تتطلب من المستلم تنفيذ إجراءات تتعلق مباشرة بالرسالة.

10. حدد الموعد النهائي في سطر موضوع البريد الإلكتروني

إذا كنت ترسل الكثير من المعلومات في نص البريد الإلكتروني، ولكنك تحتاج إلى شخص ما للرد عليها مواعيد نهائية معينة، ثم قم بالإشارة إليها في سطر موضوع الرسالة. سيؤدي ذلك إلى زيادة فرص قراءة الرسالة والرد عليها بشكل كبير في الوقت المناسب. على سبيل المثال، يمكنك أن تقول: "يُرجى الرد على هذه الرسالة الإلكترونية قبل نهاية العمل يوم الجمعة."

11. إذا قام أي شخص بإحالتك إلى هذا المستلم، فيرجى إخباره بذلك.

إذا تم تقديم جهة اتصال المستلم إليك من قبل شريك أو عميل أو زميل، فقم بالإشارة إلى اسمه مباشرة في الموضوع، وليس في الرسالة نفسها. أولا، الاسم المألوف سوف يجذب انتباه المتلقي. ثانيًا، سيعطي المتلقي فكرة عن المشروع أو القضية التي قد تطرحها عليه.

12. قم بتسليط الضوء على ما تريد تقديمه

إذا قمت بإرسال بريد إلكتروني بارد، فأنت لا تعرف ما إذا كان المستلم سيكون مهتمًا بعرضك أم لا. لذلك، حدد في الموضوع ما تقدمه، وأخبرنا أيضًا عن المكافآت - الخصومات والعروض الخاصة.

13. أدخل اسم المستلم أو اسم الشركة

يجب أن تعرف إلى من ترسل الرسالة. ويجب على المستلم أيضًا أن يدرك على الفور أن هذه الرسالة مخصصة له خصيصًا. يذكر كيب بودنار أن إحدى أفضل الطرق لإظهار ذلك هي تضمين اسمه أو اسم شركته في سطر الموضوع. على سبيل المثال، يمكنك أن تكتب مثل هذا: "فلاديمير، انظر إلى هذه الأرقام: مبيعات الشركة زادت بنسبة 25%."

14. استخدم كلمات تحدد الإطار الزمني للرد على الرسالة.

إذا كنت ترغب في جذب انتباه شخص ما وإقناع المستلم بالرد عليك، فقم بالإشارة إلى الموعد النهائي لعرضك في سطر موضوع الرسالة. على سبيل المثال: "التسجيل مطلوب اليوم"، "عدد الأماكن محدود - سارع بالتسجيل في الحدث".

15. لا تبدأ جملة في سطر الموضوع الذي ينتهي بالبريد الإلكتروني نفسه.

إذا بدأت بكتابة سؤال أو جملة في سطر موضوع الرسالة، قم بإنهائها عند هذا الحد، دون الاستمرار في الرسالة نفسها. وهذا يزعج المتلقي لأنه يجبره على فتح الرسالة ومواصلة القراءة. فكر، ربما يكون الرسول أو حتى المكالمة أكثر ملاءمة لسؤال قصير؟

16. أعد قراءة الرسالة في سطر الموضوع

تنصح أماندا أوغسطين بإعادة قراءة سطر الموضوع قبل الإرسال. لماذا هذا؟ في كثير من الأحيان، عندما يرسل المرسل "كومة" كاملة من الرسائل إلى مستلمين مختلفين، فإنه ينسى تغيير الاسم أو اسم الشركة في سطر موضوع الرسالة. قد يؤدي هذا إلى إثارة غضب المتلقي أو حتى الإساءة إليك. لذلك، قبل إرسال الرسالة، أعد قراءتها وتحقق من عدم الاتساق.

17. لا تكتب بالأحرف الكبيرة

استخدام الكلمات المكتوبة بالأحرف الكبيرة يلفت الانتباه، ولكن في الاتجاه الخاطئ. هذه الطريقة تجعل قراءة الرسالة صعبة وتجعل المتلقي يشعر بالقلق على مستوى اللاوعي. بدلاً من ذلك، يمكنك استخدام الشرطات والنقطتين لرسم خط بين الكلمات والتأكيد على شيء ما.

تم إعداد ترجمة المقال بواسطة إيكاترينا نيكيتينا بناءً على مواد من Business Insider