مبررات تعيين موظف جديد. تعيين موظف جديد، تعليمات خطوة بخطوة

يمكن للمرأةأم المستقبل,هل يجب أن أحصل على وظيفة في وقت لاحق؟ فهل هذا سبب لرفض صاحب العمل التوظيف؟حتى لو كانت الموظفة المحتملة، وفقاً لمعايير أخرى، تناسب صاحب العمل تماماً وهل لها أي حقوق خاصة؟

المبرر الاقتصادي لتوظيف امرأة حامل

عند توظيف امرأة حامل، يجب على صاحب العمل إرسال مذكرة توضيحية إلى صندوق التأمين الاجتماعي تبرر التعيينالموظفة الحامل. يتم إعداد الورقة وفقًا للنموذج 4-FSS.وتصف الوثيقة إجراءات توظيف النساء الحوامل والنساء اللواتي لديهن أطفال في نفس الوظائف، مشيرة إلى أن عدم التعيين في مثل هذه الحالات يعاقب عليه القانون.

وفي المبرر أيضاًبالضرورةيشار إلى ذلكلا يهم ما هو الوقت،هيعملت في الشركةوقبل تحديد مدفوعات واستحقاقات الأمومة.في التبريرويجب الإشارة إلى مستوى الراتبمثلهالموظفين وفقا لنظام الموظفين.

الرفض غير المعقول لتوظيف امرأة حامل

وفقًا لقانون العمل في الاتحاد الروسي، لا يحق للمدير رفض توظيف الأم الحامل بسبب حالتها (المادة 64).بموجب القانون، لا يمكن تبرير رفض التوظيف إلا لأن المهارات المهنية للموظف لا تلبي متطلبات المؤسسة.ما هي الأسباب التي قد تكون سببا لرفض العمل:

• نقص التعليم أو عدم كفاية الدرجة العلمية؛
• نقص المهارات في مجال العمل المطلوب؛
• سن غير مناسب
• قيود أخرى على التوظيف في الخدمة.

ويجب على صاحب العمل تبرير الرفض كتابياً، مع توضيح السبب، ويحق لمقدم الطلب أن يطلب نسخة منه. وإذا كان السبب غير مبرر، فمن حقه تقديم شكوى إلى المحكمة.إذا نص الرفض على أن أساس الرفض هو حالة مقدم الطلب، فإن صاحب العمل يتحمل المسؤولية الجنائية عن ذلك بموجب المادة 145

هل من الممكن رفض الوظيفة للمرأة الحامل؟

هناك عدة عوامل تجعل المديرين غير مستعدين تمامًااستئجار موظف،توقع طفل. إنهم غير راضين عن العديد من الأشياء المرتبطة بهذا النوع من الموظفين.أولا، حقيقة أنها ستعمل مؤقتا، ثانيا، صاحب العمل ملزم بدفع إجازة أمومة، ثالثا، غالبا ما تذهب الموظفة إلى إجازة مرضية وتطلب إجازة، ورابعها، لا يمكن فصلها.

لكن كل هذه الأسباب ليس لها قوة قانونية، وإذا كان المرشح مؤهلاً للمنصب،فلا تقبلها لأنها تنتظر طفلاً بشكل غير قانوني وتخالف القانون.

تشغيل النساء الحوامل للعمل في ظروف عمل خطرة

هل يمكن توظيف امرأة حامل في وظيفة تكون ظروف العمل فيها ضارة؟إذا وافق الموظف على العمل في ظل هذه الشروط،لكن بحسب المؤشرات الطبية، لا يمكنها القيام بذلك أثناء انتظارها لطفل، أي أن هناك طريقتين.

أولا، يقوم المدير بنقل المرأة إلى وظيفة شاغرة أخرى، مع ظروف عمل سهلة و جدول زمني مناسبعمل.ثانياً - إذا لم يكن هناك شيء من هذا القبيل، فيجب على الموظفة أن تقدم طلباً وترسله إلى المدير للإعفاء من العمل طوال فترة الحمل، حتى إجازة أمومةمع الحفاظ على متوسط ​​الراتب.وبعد ذلك يصدر صاحب العمل الأمر المناسب.

كل هذه الأحكام منصوص عليها في المادة 212.ch. 2 من قانون العمل في الاتحاد الروسي، ورفض النقل إلى عمل خفيفأو الاستغناء عن العمل أثناء الحمل والولادة مع الحفاظ على الراتب، فلا يحق لصاحب العمل.

هل يحق للحامل ترك العمل لرؤية الطبيب؟

يجب على المرأة الحامل زيارة الطبيب في الموعد المحدد بدقة. فهل يحق لها أن تفعل ذلك بالرحيل مكان العمل، في الوقت المناسب لك؟بواسطة تشريعات العمل(المادة 254)، للمرأة الحامل أو التي لها أطفال مزايا معينة.

يجوز للموظف الخضوع لفحوصات طبية إلزامية، في حين متوسط ​​الدخلمحتفظ بها لها. وتشمل هذه الفحوصات أيضًا فحوصات طبية دورية.ولذلك يلتزم صاحب العمل بتسريح العامل لإجراء الفحوصات الطبية دون خصم الأجر.وللقيام بذلك، يجب على الموظفة تقديم شهادة الفحص الطبي أو وثيقة أخرى تؤكد وجوب زيارة الطبيب في الوقت المحدد.

التوظيف هو عملية توظيف شخص معين لمنصب معين. يتضمن ذلك كتابة طلب، وتوقيع اتفاقية، وملء البطاقة الشخصية، وإكمال مجموعة كاملة من المستندات، بدون ذلك موظف جديدلن يتمكن من البدء في أداء واجباته في الوقت المحدد.

من يتخذ قرارات التوظيف؟

ويسبق إغلاق أي منصب شاغر الكثير من العملعامل شؤون الموظفين.

فهو يختار المرشحين.

إجراء العديد من المقابلات واختبار أنسب المتقدمين والتحقق من ملاءمتهم المهنية.

يعمل بشكل وثيق مع رئيس الوحدة الهيكلية لاختيار الموظف الأنسب.

لكن مازال الحكم النهائي بشأن من يجب تعيينه لا يصدر من قبل ضابط شؤون الموظفين، بل من قبل المدير. فقط تأشيرة السماح الخاصة به هي التي توفر أسبابًا لإعداد أمر القبول.

أسباب

يعتقد الكثير من الناس خطأً أنه من المستحيل تسجيل شخص ما دون تقديم طلب. في الواقع، هذه الوثيقة ضرورية إلى حد ما لموظف شؤون الموظفين نفسه، للراحة عند إنشاء ملف شخصي.

في لا يتطلب قانون الخام طلبات من المتقدمين. الوثيقة الأساسية التي تعطي الضوء الأخضر لتسجيل الموظف هي.

يمكنك العثور على نموذج لعقد العمل.

ولكن لا فائدة من التخلي عن التطبيق على عجل. فهو يجعل من السهل بدء عملية توظيف الموظفين. مكتوبة بخط اليد.

تم التوقيع عليها من قبل جميع الأشخاص المهتمين بالموظف، بما في ذلك رئيس المنظمة، وهي وثيقة ملائمة لحل المشكلات التي تنشأ أثناء إجراءات التوظيف. إرادة مقدم الطلب، موافقة صاحب العمل - كل ذلك في مكان واحد.

يمكنك التقدم للحصول على وظيفة.

مراحل عملية التوظيف

كيف يتم التجنيد؟ ماذا تحتاج؟

يمكن تقسيم إجراءات تعيين الموظف إلى عدة مراحل بالتسلسل التالي:

1. يقوم مقدم الطلب بتقديم الطلب إلى جهة العمل (كما ذكرنا سابقاً، هذه الخطوة ليست إلزامية).
2. توفير الوثائق.
3. قراءة الإرشادات.
4. توقيع العقد.
5. إصدار أمر.
6. تكوين ملف شخصي .

دعونا نلقي نظرة على جميع مراحل التوظيف بشكل منفصل:

كتابة الطلب

يبدأ تعيين الموظف بإبداء الشخص رغبته في العمل في منظمة معينة عن طريق كتابة طلب.

لأنه غير إلزامي، بخلاف العقد.

من المقبول أن يشير الطلب إلى الوظيفة التي يتقدم لها مقدم الطلب والوحدة الهيكلية وتاريخ البدء المطلوب.

تمت الموافقة عليه من قبل الرئيس الذي يخطط الموظف للعمل تحت قيادته، مكتوب من قبل مدير قسم الموارد البشرية.

استلام المستندات اللازمة من المرشح

يوفر قانون العمل معلومات شاملة:

1. جواز السفر، سنيلز.
2. تاريخ التوظيف. يبدأ في المؤسسة إذا لم يكن الشخص قد تم توظيفه من قبل.
3. البطاقة العسكرية للمكلفين بالخدمة العسكرية.
4. المستندات التي يمكن أن تؤكد مستوى التعليم والمهارة لمقدم الطلب.

بالنسبة للمناصب الفردية هناك وثائق إضافية:

1. للراغبين في دخول مجال نشاط لا يُقبل فيه الأشخاص الذين لديهم سجل إجرامي.
2. رخصة القيادة للسائقين المحترفين.
3. مساعدة حول حالة الملكيةللموظفين.

لن يكون عدم وجود وثائق أخرى عائقا أمام الاستنتاج علاقات العمل .

في بعض الحالات، يلتزم صاحب العمل بطلب شهادة طبية من الموظف المستقبلي:

1. الأنشطة في الصناعات الغذائيةصناعة المطاعم.

التعرف على اللوائح المحلية

مسؤوليات الوظيفة، مثل الكثير الأفعال المحلية، يتم تقديمها مقدما.

عند التوظيف يلتزم صاحب العمل بتعريف الموظف باللوائح المحلية المتعلقة بالتوقيع.

هذا نقطة مهمة. إذا كان تاريخ المراجعة متأخرًا عن تاريخ العقد، ففي حالة ظهور قضايا مثيرة للجدل، سيتعين على صاحب العمل البحث عن المستندات الداعمة لسبب عدم وفائه بالتزاماته في الوقت المحدد.

يجب على الموظف المستقبلي، قبل أن يلتزم بأداء واجباته، أن يتخيل ما ينتظره، وما هي المتطلبات فيه العمل الجماعيالمقدمة للموظفين.

حيث يجب ألا تقدم للموظف جميع اللوائح المحلية المتاحة. من الضروري أن تتعرف فقط على تلك التي تتعلق بعمله المستقبلي:

• القواعد الداخلية لوائح العملوفقًا للجزء 3 من المادة 68 من قانون العمل في الاتحاد الروسي؛
• تنظيم البيانات الشخصية (المادة 87 من قانون العمل في الاتحاد الروسي)؛
• لوائح الأجور (المادة 135 من قانون العمل في الاتحاد الروسي) ؛
• قواعد حماية العمل (المادة 212 من قانون العمل في الاتحاد الروسي).

ترتيب القبول للعمل

يكرر الأمر تمامًا شروط عقد العمل. في أغلب الأحيان، يتم إصدار أمر القبول. تم التوقيع عليها من قبل الطرفين. يتم إعطاء ثلاثة أيام فقط للتعرف. انتهاك المواعيد النهائية هو عقوبة واضحة في حالة التقاضي.

نموذج لملء طلب التوظيف شكل موحد T-1 يمكنك.

سوف تتعلم كيفية إعداد أمر القبول بشكل صحيح في الفيديو المقدم:

إجراء إدخال في كتاب العمل

الوقت الذي يمكن خلاله لموظف شؤون الموظفين إجراء إدخال في سجل العمل محدود. المتاحة خمسة أيام فقط.

إخطار مكتب التسجيل والتجنيد العسكري

الشرط الإلزامي لتوظيف شخص هو أن يكون مقدم الطلب مسجلاً لدى المؤسسة العسكرية، يحتاج صاحب العمل إلى طلب هويته العسكرية. بناءً على البيانات الواردة، يتم إرسال المعلومات إلى مكتب التسجيل والتجنيد العسكري المحلي (حسب تسجيل الموظف). نموذج الإخطار موحد. أنه يحتوي على المعلومات التالية:

• مسمى وظيفي؛
• التقسيم الهيكلي
• عند القبول، رقم الطلب.

يجب إرسال المعلومات في غضون عشرة أيام. التأخير غير مقبول.

• تاريخ التوظيف

تنشأ علاقات العمل بعد توقيع العقد. في حين لا يوجد وثيقة، لا يوجد موظف. لكن تاريخ التوقيع ليس تاريخ التوظيف.

إذا لم تحدد الوثيقة اليوم الذي يجب على الموظف أن يبدأ فيه أداء عمله وظائف العملثم يعتبر تاريخ القبول في اليوم التالي لدخول العقد حيز التنفيذ.

أي أن الاتفاقية أُبرمت في 16 يونيو وتمت الإشارة إلى دخولها حيز التنفيذ في نفس اليوم. وهذا يعني أن تاريخ الاستقبال هو 17 يونيو.

ولكن في أغلب الأحيان، يشير عقد العمل بالإضافة إلى ذلك إلى اليوم الذي يبدأ فيه الموظف في أداء وظائف عمله. يعد هذا خيارًا مثاليًا لتجنب سوء الفهم من جانب الموظف.

تمييز

التمييز في التوظيف هو رفض توظيف مقدم الطلب على أساس الجنس والعرق والجنسية ولون البشرة والأصل وغيرها من الظروف التي لا تتعلق بالصفات التجارية للموظفين المستقبليين.

لقد تعلم أصحاب العمل إخفاء تفضيلاتهم عند اختيار مرشحوتوقفت عن الإشارة إلى الجنس والعمر والحالة الاجتماعية بسبب التغييرات الأخيرة في القانون.

بالنظر إلى إعلانات الوظائف الحالية، قد تعتقد أن الجميع الآن متساوون، وسوف يختارون فقط وفقًا لخبرة المرشح، وليس وفقًا له. مظهرأو حسب الجنس.

لكن التمييز في التوظيف لا يزال قائما. على سبيل المثال، حسب العمر: إذا أراد صاحب العمل توظيف شاب كمبرمج، فلن يقوم بتوظيف امرأة مسنة في هذا المنصب، بغض النظر عن مدى احترافها.

هنا من المهم أن تكون قادرًا على رفض المرشحين غير المناسبين بشكل صحيح، حتى لا نعطيهم سبباً لاتهامهم بسياسات تمييزية. ويجب أن نتذكر أن اختيار العمال على أساس الحالة الاجتماعية والعمر والجنس يستلزم مسؤولية إدارية.

مهم! في بعض الأحيان يحدد القانون في البداية أسسًا تمييزية. على سبيل المثال، يحظر تشغيل النساء في العمل تحت الأرض. وفي رفض الوظيفة لمقدم الطلب، في حالة معينة سيكون صاحب العمل على حق. لقد استوفى فقط متطلبات القانون.

مسؤولية أرباب العمل

غرامات التمييز ممكنة ليست خطيرة جدا. رجل أعمال فرديسوف يدفع ثمن الوظيفة الشاغرة الخاطئة ما يصل إلى 5 آلاف روبل. كيانسوف تضطر إلى دفع غرامة من 10 إلى 15 ألف.

هنا ومن الجدير بالذكر أن الغرامة يتم تقييمها بشكل منفصل لكل إعلان. وإذا كان صاحب العمل يختار عشرات العمال كل شهر، ويتم نشر كل وظيفة شاغرة مع الانتهاكات، فإن المبلغ يصبح خطيرًا بالفعل.

رفض لمقدم الطلب

إذا كان المرشح غير مستوفي لمتطلبات الشركة وحصل عليها، فيحق له أن يطلب التبرير كتابياً.

إن عدم تناسق الصفات التجارية هو الرفض الوحيد الممكن.

وجميع الأسباب الأخرى لا أساس لها من الصحة.

صاحب العمل ملزم بمراعاة ذلك فقط الصفات التجارية . عند التوقيع على الرفض، من الضروري تبريره بالمقرر المنصب الشاغرمتطلبات:

• الخبرة العامة
• الخبرة في الملف الشخصي؛
• تعليم.

قد تحتفظ المنظمة بمعاييرها الإضافية الخاصة. للقيام بذلك، من الضروري تسجيل عملية تقييم الصفات المهنية في الوثائق المحلية.

فيديو مفيد

كيفية تعيين موظف جديد، وكيفية ملء وثائق الموظفين؟ ستتعرف على هذا في الفيديو التالي:
https://youtu.be/EQ0qIzi7kI4

خاتمة

يعد عدم الالتزام بالمواعيد النهائية عند التقدم للحصول على وظيفة أو عدم اكتمال المستندات انتهاكًا خطيرًا لتكنولوجيا التوظيف المنصوص عليها في قانون العمل. حتى يمكن أن يصبح الاتهام السخيف سببًا لإجراء تفتيش جدي من قبل مفتشية العمل.

المراقبة قواعد عامةعند توظيف الموظفين، سيتمكن صاحب العمل من تجنب الأخطاء ولن تتعطل آلية التوظيف وسيسير كل شيء بسلاسة له وللموظف الجديد.

الموضوع: مبررات استخدام الموظفين في المنظمة

مقدمة

خاتمة

فهرس

مقدمة

عند استخدام الموظفين في المنظمات، يتم حل مجموعة واسعة من القضايا: تطوير الأوصاف الوظيفية، وتشكيل النهج التنظيمية والعملية لتنفيذ آلية استخدام الموظفين في المنظمة، وإصدار الشهادات لأماكن العمل.

يعتمد استخدام الموظفين في المنظمة على الاعتراف بالدور المتزايد لشخصية الموظف، وعلى فهم دوافع سلوكه، والقدرة على توجيه الموظفين بما يتوافق مع مؤهلاته والمهام التي تواجه المنظمة.

كان الانتقال إلى علاقات السوق مصحوبًا بالتخلي عن مبادئ التسلسل الهرمي للإدارة ونظام الإدارة الصارم عند إنشاء نظام جديد الثقافة التنظيميةوظهور اتجاهات وعلاقات سلوكية جديدة بين الناس. في منظمات البلدان المتقدمة للغاية، تكون سياسة الاستخدام الفعال للموظفين دائمًا تحت سيطرة الإدارة وتظل اليوم إحدى الأولويات.

تتمثل طرق نظام الاستخدام الأمثل للموظفين في خلق دوافع فعالة، وتزويد الشركات بموظفين ذوي جودة عالية، واستخدامهم الإنتاجي، والمهني التنمية الاجتماعيةموظفي المنظمة.

لضمان الاستخدام الفعال للموظفين، يجب على إدارة المنظمة وضع أهداف واضحة واستراتيجية مدروسة لتطويرها. يجب أن تهدف جميع الأنشطة الرامية إلى تنظيم الاستخدام الفعال للموظفين إلى خلق الظروف المثلى- مواءمة قدرات الموظفين مع الأهداف والغايات الموضوعة للمنظمة.

1 الاتجاهات الرئيسية للاستخدام الفعال للموظفين في المنظمة

لتحسين استخدام الموظفين في المنظمات، من الضروري أن يكون هناك تشغيل جيد لجميع خدمات المنظمة التي تنفذ أنشطة التخطيط لاختيار الموظفين وتنسيبهم، وإصدار الشهادات لأماكن العمل، والإدارة المباشرة للموظفين في أماكن العمل.

يجب أن يجيب تحليل أماكن العمل على الأسئلة التالية: خصائص مكان العمل، وطريقة التشغيل، وإنتاجية العمل، متطلبات التأهيلللموظف. سيسمح لك التحليل والتصميم الذي تم إجراؤه بشكل صحيح لمكان العمل باختيار المزيج الأمثل من العناصر والمسؤوليات والمهام الخاصة بالعمال. يتم استخدام نتيجة التحليل أثناء استخدام الموظفين.

عند وصف مكان العمل، يتم ذكر الجوهر عملية الإنتاجظروف العمل، مسؤوليات الموظف، درجة المسؤولية.

تحدد مواصفات سير العمل الشخصية و جودة احترافيةالتي يجب أن يمتلكها الموظف.

عند تطوير تصميم مكان العمل، يتم أخذ المزيج الأمثل من المسؤوليات والمهام الخاصة بمكان العمل بعين الاعتبار. موقف العمل، بدون هذا فمن المستحيل الاستخدام الفعالإمكانات الموارد البشرية للمؤسسة.

ل الاستخدام العقلانيتعمل احتياجات الموظفين على تدريب الموظفين والتدريب المتقدم والتخطيط لترقية الموظفين والتحفيز الفعال لمؤشرات العمل النوعية والكمية.

استراتيجية شؤون الموظفين مترابطة مع استراتيجية شاملةشركات.

يتم تعيين الدور الرئيسي في استخدام الموظفين لرؤساء الوحدات التنظيمية - رؤساء الأقسام (الخدمات)، رؤساء العمال، رؤساء العمال الذين يشرفون بشكل مباشر على الموظفين في الموقع.

وتحدد كفاءتهم مدى عقلانية استخدام العمال في أماكن عملهم، وما هي الكفاءة الاقتصادية لأنشطة الفريق بأكمله.

2 عيوب استخدام الأفراد التنظيميين

شهادة تخطيط استخدام الموظفين

الحسابات الخاطئة وأوجه القصور عند استخدام موظفي المؤسسة، حتى مع المؤهلين العاملين في مجال الموظفيننموذجي للغالبية العظمى من المنظمات. في كثير من الأحيان، عند نقل العمال، لا يتم أخذ جميع المعلومات المتعلقة بالموظفين في الاعتبار ويتم استخدام البيانات الشخصية. تتلخص وظائف اختيار الموظفين في أبحاث السوق العامة وتلزم عددًا قليلاً من الأشخاص بفعل أي شيء. يتم تنفيذ التدريب والتدريب المتقدم بشكل رسمي ويتم اختصاره إلى "علامة" في إعداد التقارير. إن التكيف المهني للعمال المحليين هو ذو طبيعة "عرضية" في غياب المساعدات التنظيمية والمنهجية. ليس لدى موظفي المؤسسة فكرة واضحة عن ثقافة الشركة وصورة المؤسسة.

إن إدارة المؤسسة، في سعيها لتحقيق هدف تحقيق أقصى قدر من الأرباح، تقلل من مهام استخدام الموظفين إلى الحاجة لملء الوظائف الشاغرة و توثيقحقائق حركة العمال في مكان العمل.

الاستخدام غير الفعال لموظفي المؤسسة يسبقه عيوب في عمل خدمات شؤون الموظفين:

· يتم اختيار المرشحين للمناصب المقترحة بشكل رسمي.

· يتم تجاهل الصفات الشخصية والنفسية للموظف.

· نظام اختبار المرشحين عند التقدم لوظيفة لا يعمل.

· تكون طلبات تعيين موظف بتأشيرات الخدمة مزدحمة، وعملية الموافقة عليها معقدة؛

· غائب التكيف المهنيالموظفين كأساس للاحتفاظ بالعاملين في المؤسسة.

في الواقع، في المؤسسات، غالبًا ما تنخفض كفاءة استخدام الموظفين بسبب العوامل التالية:

· استحالة تحسين عمل الموظفين الاستباقيين بسبب البيروقراطية الإدارية.

· الافتقار إلى التفكير الابتكاري لدى الموظفين.

· تجاهل تطوير استراتيجية التطوير الخاصة بالمنظمة.

- نقص الرؤية لدى الموظفين افاق المستقبل;

· موقف الفريق اللامبالاة تجاه نجاحات الزملاء؛

· الخوف من إدخال التغييرات والابتكارات وتوقع نتائج سلبية من تنفيذها.

يدرك المديرون اليوم أن أي مشكلة تواجه المؤسسة هي مشكلة استخدام إمكانات موظفي المنظمة. على الرغم من أنه في الممارسة العملية، اتضح أن إدارة شؤون الموظفين في المنظمات تتم من قبل جميع الإدارات، والموظف، في جوهره، "لا أحد". لا أحد مسؤول شخصيًا عن استخدام إمكانات كل موظف على حدة. وفي الوقت نفسه، قد يكون الموظف هو الأغلى، سواء من حيث الخسائر أو من حيث تحقيق الأرباح.

تأتي الخسارة الفادحة من استخدام موظف يتمتع بإمكانات جيدة في منصب تقتصر فيه أفعاله على نطاق ضيق من المسؤوليات ولا توجد فرصة لإظهار قدراته بشكل كامل. من العوامل المهمة التي تؤثر على التطور الشخصي هو التناقض بين قدرات الموظف من حيث المستوى التعليمي ومؤهلات الوظيفة التي يشغلها، مما يؤدي في النهاية إلى عيوب في العمل ويضر بالشركة. ولا تستفيد المنظمة ولا الموظف من ترتيب التوظيف هذا. عندما لا يتم استخدام القدرات المهنية للموظف بشكل كامل، فإن هذه القدرات النشاط التجاري، عدم الرضا عن النفس ويبدأ الإنتاج. عند استخدامها من قبل العمال الذين لديهم متطلبات متزايدة لمؤهلاتهم، من الممكن حدوث ضعف في أداء الواجبات، وعيوب في الإنتاج، وما إلى ذلك. حقائق سلبية في الإنتاج وفي كلتا الحالتين الأولى والثانية، يلحق الضرر بالمؤسسة والموظف.

اليوم، تتضمن الاتفاقية الجماعية للمؤسسة آفاق تطوير خدمة الموظفين القسم الأخير. ونتيجة لذلك، فإن مصالح الموظف العادي لا تتوافق إلا قليلاً مع مصالح الشركة.

مظهر عالي الجودة للذات في العمل، يصبح الكشف عن الإمكانات الغنية غير مربح، وببساطة غير ضروري لأي شخص، وبالنسبة للبعض، خطير. أي أن الإمكانات البشرية تُستخدم وفق مبدأ "المطرقة الذهبية التي تدق المسامير".

عندما تركز الأنشطة على المستهلك، يصبح الشكل السائد للإدارة هو معيار شكل السوق - الربحية.

لا تلبي استراتيجية إدارة المؤسسة الأهداف الحديثة لتطوير المؤسسة، حيث لا يستطيع المديرون أو لا يعرفون كيفية الاستفادة الكاملة من إمكانات مرؤوسيهم.

إن الدور والمكان المخصص للموظفين في نظام الإدارة لا يتوافق مع طبيعة ونطاق المهام الموكلة إلى الإدارة.

لا توجد تقنيات لدراسة وتنفيذ الإنجازات العلمية في مجال استخدامها من قبل الموظفين. لا يستطيع أصحاب العمل تحديد المعايير المطلوبة للعمال بوضوح، ولا يعرفون كيفية تحليل الوظائف وتحديد متطلبات التأهيل للوظائف، ولا يوجد تحليل لسوق العمل وحسابات أسعار العمالة.

لم يتم تدريب بعض المديرين على علاقات السوق في الجامعات، ويتم تدريب العديد من المتخصصين بشكل أساسي باستخدام الكتب المدرسية الأجنبية التي لا تتكيف مع ظروف الانتقال السريع إلى السوق وليست مصممة للعقلية المحلية.

3 طرق لتحسين كفاءة استخدام الموظفين

في الظروف علاقات السوقغالبًا ما تواجه إدارة المؤسسة الحاجة إلى تقليل حجم الإنتاج وفي بعض الأحيان استبعاد وحدات بأكملها من عملية الإنتاج. كل هذا يؤدي حتما إلى انخفاض في عدد العاملين في الشركات. وفي الوقت نفسه، يجب تنفيذ هذه المهام بطريقة تسمح بالاحتفاظ بالموظفين المؤهلين الذين أثبتوا أنهم "النواة" الأكثر قيمة لموظفي المؤسسة. وهنا قد تكون هناك حاجة لإعادة تدريب العمال وتدريبهم على مهن ثانية. في هذه المرحلة، ينبغي أن تؤخذ في الاعتبار خبرة الموظف وعمره وتعليمه وقدرته على التنقل لإعادة التدريب، وكذلك جدوى إعادة تدريب العمال، مع مراعاة متطلبات الإنتاج والدوافع الشخصية لموظفي المنظمة. وعندما يتم التغلب بنجاح على الصعوبات المؤقتة التي نشأت بالنسبة للمؤسسة، وتبدأ فترة توسيع الإنتاج، فإن إمكانات الموظفين المحتجزين ستسمح للمؤسسة بمواصلة التطور بنجاح، والعمال المعينين حديثًا بالتكيف بسرعة مع ظروف الإنتاج.

كقاعدة عامة، في مثل هذا المخطط، تكون الموظفات الحوامل أقارب ومعارف وأصدقاء (على سبيل المثال، زوجة المؤسس). وبما أن مبلغ الاستحقاقات المدفوعة من صندوق التأمين الاجتماعي الروسي يعتمد بشكل مباشر على مبلغ الراتب، فإنه يتم تحديده عند الحد الأقصى (انظر التقييم الفرعي). وبذلك تتمكن المنظمة من دفع دخل مرتفع للموظفة الحامل لا يخضع لضريبة الدخل الشخصي والاشتراكات.

يعتمد التوفير في الضرائب والمساهمات بشكل مباشر على حجم راتبك

لحساب استحقاقات الأمومة، يتم استخدام المؤشرات التالية: فترة الفاتورة، والأرباح خلال فترة الفاتورة، ومتوسط ​​​​الدخل اليومي والحد الأقصى لمبلغ الاستحقاق اليومي. المبلغ الأخير يعتمد على الخبرة التأمينية للمرأة. إذا كانت مدة الخبرة التأمينية للموظفة في بداية إجازة الأمومة ستة أشهر أو أكثر، فإن الاستحقاق اليومي يساوي 100 بالمائة من متوسط ​​الدخل اليومي (المادة 1) القانون الاتحاديبتاريخ 19 يونيو 2000 رقم 82-FZ والبند 20 من اللوائح المعتمدة بموجب مرسوم حكومة الاتحاد الروسي رقم 15.06.07 رقم 375). وبذلك يتبين أن مبلغ الإعانة ليس محدوداً، ويعتمد على دخل المرأة، ويمكن أن يصل إلى مبلغ كبير جداً.

من الواضح أن المخطط الموصوف غالبًا ما يكون موقفًا مصطنعًا. وفي هذا الصدد، يعتمد تأثير استخدامه بشكل مباشر على المبررات المنطقية والوثائقية الموثوقة. وعلى وجه الخصوص، يجب أن تكون الشركة مستعدة للإجابة على أسئلة مثل:

• وما الذي دفعها إلى تعيين موظفة قبل وقت قصير من إجازة الأمومة؛
• لماذا تحصل الموظفة الحامل على راتب أعلى مقارنة بالموظفات الأخريات؟
• ما إذا كانت مؤهلات المرأة تتوافق مع المنصب الذي تشغله؛
• لسبب ما، بعد أن ذهبت الموظفة إلى إجازة أمومة، لم يتم تعيين أحد لمنصبها.

إذا لم يتلق المفتشون من الصندوق الفيدرالي للتأمين الاجتماعي في روسيا إجابات على مثل هذه الأسئلة، فلن يتم قبول المنفعة المدفوعة للحصول على الائتمان. بعد ذلك سيتعين على الشركة تجميع مساهمات في مبلغ الدفع (الجزء 1، المادة 7 من القانون الاتحادي بتاريخ 07.24.09 رقم 212-FZ، البند 1 المادة 20.1 من القانون الاتحادي بتاريخ 07.24.98 رقم 125- المنطقة الحرة). أي أنها قد تواجه تقييمات إضافية للمساهمات التأمينات الاجتماعيةوالمساهمات في المعاشات التقاعدية والتأمين الصحي (كجزء من تفتيش فردي أو مشترك لصندوق المعاشات التقاعدية في روسيا)، وكذلك ضريبة الدخل الشخصي (أثناء الفحص الموقعي لضريبة الدخل الشخصي).

تظهر الممارسة أن موظفي FSS يشكون في أن مقدار الفوائد يتم تضخيمه بشكل مصطنع في كثير من الأحيان. وغالباً ما تتفق المحاكم مع المتحكمين (على سبيل المثال، قرار محكمة التحكيم لمنطقة شرق سيبيريا بتاريخ 18.09.14 رقم A19-16413/2013، وكذلك محاكم التحكيم الفيدرالية لمنطقة شرق سيبيريا بتاريخ 12.13. 13 رقم A33-5426/2013، ومحكمة غرب سيبيريا بتاريخ 12.08.13 رقم A46-29711/2012، منطقة الشرق الأقصى رقم F03-3341/2013 بتاريخ 01.08.13، منطقة شمال القوقاز رقم A01-565/ 2012 بتاريخ 18.02.13). ومع ذلك، يمكننا أن نقول بثقة أن نتيجة القضية في المحكمة تعتمد على حجج الشركة. هناك العديد من قرارات المحكمة لصالح حاملي وثائق التأمين، بما في ذلك قرار هيئة رئاسة محكمة التحكيم العليا للاتحاد الروسي رقم 16549/12 بتاريخ 23.04.13 (انظر أيضًا قرارات محاكم التحكيم الفيدرالية لفولغا بتاريخ 27.08.13) رقم A65-32607/2012، محاكم سيبيريا الشرقية بتاريخ 08.6.13 رقم A33-17568 /2012، غرب سيبيريا من 05/07/13 رقم A27-11253/2012 (بقي ساريًا بقرار محكمة التحكيم العليا الاتحاد الروسي اعتبارًا من 07/04/13 رقم VAS-7923/13) المقاطعات).

من أجل عدم تعويض الأساس المنطقي لتوظيف موظفة حامل بسرعة، فمن المستحسن أن تقوم الشركة بوضع لائحة داخلية. حيث تحتاج إلى تبرير منطق أفعالك بوضوح في مثل هذه الحالة.

في أي شكل يتم تجميعها؟في شكل لائحة داخلية منفصلة بشأن إجراءات توظيف الموظفات الحوامل. يكون الأمر أكثر أمانًا إذا تم تطوير المستند خصيصًا خدمة الموظفينالمنظمة، وسيتم اعتمادها من قبل المدير العام. بالإضافة إلى ذلك، من المهم في اللائحة التوقيع على كبير المحاسبين بشأن التعرف على الوثيقة.

ما يجب أن يكون في الوثيقة.أولاً، يجب أن تشير اللوائح إلى أن الشركة تقوم بتعيين النساء الحوامل والنساء اللواتي لديهن أطفال على أساس عام. يعد رفض إبرام عقد عمل مع هؤلاء الموظفين انتهاكًا مباشرًا للمادة 64 من قانون العمل في الاتحاد الروسي. تحليل الممارسة القضائيةيوضح أن هذه هي الحجة الأكثر إلحاحًا لصالح الشركة في مثل هذه النزاعات (قرارات محاكم التحكيم الفيدرالية في الأورال بتاريخ 05.22.13 رقم F09-4047/13، بتاريخ 06.10.13 رقم F09-5133/13 ( أيده قرار محكمة التحكيم العليا للاتحاد الروسي بتاريخ 26.08.13 رقم VAS- 11929/13)، منطقة غرب سيبيريا بتاريخ 30/08/13 رقم A27-20974/2012). وبالإضافة إلى ذلك، يمكن للمنظمة أن تضيف أن الرفض غير المعقول لدخول امرأة حامل يعاقب عليه جنائياً (المادة 145 من القانون الجنائي).

ثانياً، من المستحسن الإشارة في الحكم إلى أن التشريع لا يجعل دفع استحقاقات الأمومة وقبول نفقات شركة التأمين متوقفاً على المدة التي عملت فيها المرأة قبل وقوع الحدث المؤمن عليه. تؤكد الممارسة أنه في الحالة قيد النظر، تعد هذه حجة فعالة للغاية وتقبلها المحاكم (قرارات محاكم التحكيم الفيدرالية في الأورال بتاريخ 11 يوليو 2013 رقم F09-6714/13، محكمة التحكيم المركزية بتاريخ 24 يناير 2012 رقم A48-664/2011 (أيده قرار محكمة التحكيم العليا للاتحاد الروسي بتاريخ 11 أبريل 2012 رقم VAS-3548/12)، المنطقة الشمالية الغربية رقم A56-56931/2010 بتاريخ 16/05 /11).

ثالثا، يجب أن تؤكد الوثيقة على أن مؤهلات الموظفة الحامل يجب أن تتوافق تماما مع المنصب الذي تشغله. على سبيل المثال، لفتت محكمة التحكيم الفيدرالية للمنطقة الشمالية الغربية، في القرار المؤرخ 20.06.13 رقم A66-9662/2012، الانتباه إلى حقيقة أن الموظفة الحامل حاصلة على تعليم عالٍ التعليم المهنيفي تخصص "الأساليب الرياضية وبحوث العمليات في الاقتصاد" بمؤهل "عالم رياضيات اقتصادي". وهذا المؤهل، بحسب المحكمة، يسمح للمرأة بالعمل أولاً كمديرة تسويق ثم كمديرة شركة. وفي نفس القضية، اقترحت المحكمة حجة فعالة أخرى لحاملي وثائق التأمين. وجوهرها هو أن القانون لا يلزم حامل البوليصة بالتبرير الكفاءة الاقتصاديةتوظيف موظفة حامل.

رابعاً: من المهم في الوثيقة تناول مسألة تحديد أجور العاملات الحوامل. والتأكيد على أن الراتب يتم تحديده وفق جدول التوظيف المعتمد لدى الشركة. وبالتالي، يجب على صاحب العمل أن يفهم أنه في محاولة لمنح المرأة راتبًا أعلى، يكون من الآمن تقديمها جدول التوظيفمنصب جديد لها. ضروري وظيفة شاغرة جديدةمن الأسهل الشرح (على سبيل المثال، كانت هناك حاجة إلى مسوق رائد للبحث في أسواق جديدة) بدلاً من شرح الاختلافات الكبيرة في رواتب الموظفين المماثلين.

فيما يلي مثال لكيفية عدم القيام بذلك. قامت إحدى شركات فولغوغراد بحساب الفوائد للموظفة الحامل (نائب المدير العام) على أساس راتب قدره 30 ألف روبل ليوم عمل مدته ثلاث ساعات. اتضح أن الراتب الكامل لمثل هذا المنصب هو 80 ألف روبل، وهو ما يزيد 1.6 مرة عن راتب المدير و11.9 مرة المزيد من الرواتبمحاسب ومدير. وبطبيعة الحال، اعتبرت المحكمة هذا الاختلاف مصطنعاً. واتفق مع المفتشين على أن الشركة تعمدت إنشاء مخطط لتضخيم مبلغ الفوائد (قرار محكمة التحكيم الفيدرالية لمنطقة الفولغا بتاريخ 30 أغسطس 2011 رقم A12-24193/2010، الذي أيده قرار المجلس الأعلى محكمة التحكيم للاتحاد الروسي اعتبارًا من 22 ديسمبر 2011 رقم VAS-16170/11).

نلاحظ أنه في جميع النزاعات المماثلة، لم تتمكن الشركات من الدفاع عن نفسها لسبب واحد فقط - لم تثبت حقيقة علاقة العمل. أي وجود الموظفة في العمل وأدائها الفعلي لواجباتها الوظيفية (على سبيل المثال، قرار محكمة التحكيم الفيدرالية لمنطقة شمال القوقاز بتاريخ 04.08.11 رقم A32-31681/2010 (مؤيد بالقرار من محكمة التحكيم العليا للاتحاد الروسي بتاريخ 27.10.11 رقم VAS-13478/11)).

إذا أكدت الشركة أن الموظفة الحامل قامت بالفعل بواجبات وظيفية، وحصلت على الراتب المناسب لها، فمن المرجح أن تعتبر المحكمة رفض FSS غير قانوني. على سبيل المثال، في إحدى الحالات، رفض الصندوق تعويض المزايا فيما يتعلق بالموظفة الحامل التي تم تعيينها كمحامية في متجر براتب قدره 30 ألف روبل. وبحسب المراقبين فإن هذا الراتب مرتفع بشكل مصطنع حيث أن راتب المدير في نفس المتجر كان 20 ألف روبل. ومع ذلك، في الواقع حصل على 10 آلاف روبل. ومع ذلك، أوضح رجل الأعمال أنه على الرغم من إدراج مواطن معين كمدير للمتجر، إلا أنه في الواقع لم يكن كذلك. تم تنفيذ الإدارة المباشرة من قبل رجل الأعمال نفسه. وكان المدير يتقاضى راتبا حسب وقت العمل (لم يكن يخرج كل يوم). بالإضافة إلى ذلك، أوضح رجل الأعمال أنه بالإضافة إلى ذلك عمل قانونيكما تم تكليف الموظفة الحامل بإدارة أنشطة المتجر وحل المشكلات التنظيمية. ونتيجة لذلك، أعلنت هيئة رئاسة محكمة التحكيم العليا في الاتحاد الروسي أن رفض الصندوق لتعويض المنفعة غير قانوني (القرار المؤرخ في 23 أبريل 2013 رقم 16549/12).

وبالتالي، إذا كانت الموظفة الحامل تؤدي واجبات وظيفية إضافية، فمن الآمن تسجيل ذلك اتفاقية اضافيةل عقد التوظيفواختتم معها. بالإضافة إلى أن ذلك سيكون مبرراً إضافياً لزيادة الراتب (ولو لفترة مؤقتة).

تدابير أمنية إضافية.بالإضافة إلى التبرير المنطقي، من المهم أن يكون لدى صاحب العمل مستندات تؤكد حقيقة علاقة العمل. على وجه الخصوص، قد تكون هذه أوامر العمل، والنسخ سجلات العمل، جدول التوظيف، قسائم الرواتب، جداول الدوام، وصف الوظيفةوما إلى ذلك وهلم جرا.

وهكذا، في إحدى الحالات، أكدت الشركة قيام الموظفة الحامل بواجباتها الوظيفية بالمستندات المحاسبية الأولية: مستخرج من دفتر الدخل والمصروفات، نسخة من الفاتورة ونسخ من مذكرات التسليم (قرار محكمة التحكيم الفيدرالية لمنطقة الأورال بتاريخ 11 يوليو 2013 رقم F09-6714/13 ).

بالإضافة إلى ذلك، في هذا المخطط، من المستحيل تفويت فارق بسيط مهم - الروابط الأسرية. غالبًا ما تعتبر المحاكم هذا أساسًا لرفض سداد الأموال من صندوق التأمين الاجتماعي. على سبيل المثال، حدث هذا في الحالات التاليةعندما وجدت المرأة الحامل نفسها:

• ابنة مدير الشركة (قرار محكمة التحكيم الفيدرالية لمنطقة غرب سيبيريا بتاريخ 12/08/13 رقم A46-29711/2012) ؛
• أخت رجل أعمال (قرار محكمة التحكيم الفيدرالية لمنطقة غرب سيبيريا بتاريخ 1 أبريل 2013 رقم A27-14796/2012)؛
• زوجة المخرج و المؤسس الوحيدالشركة (قرار محكمة التحكيم الفيدرالية لمنطقة شرق سيبيريا بتاريخ 30 أغسطس 2012 رقم A33-14985/2011).

ومع ذلك، تظهر الممارسة أن المحاكم لا تعتبر جميعها وجود الروابط الأسرية عائقًا أمام الحرمان من المزايا. على وجه الخصوص، في إحدى الحالات، أشار المحكمون إلى أن أساس تعيين الموظف كان في المقام الأول عرض مركز التوظيف، وليس وجود علاقة عائلية مع رجل الأعمال (قرار محكمة التحكيم الفيدرالية في الشمال- المنطقة الغربية بتاريخ 23 سبتمبر 2013 رقم A21-9542/2012 (أيدها حكم محكمة التحكيم العليا في الاتحاد الروسي رقم VAS-17019/13 بتاريخ 12/09/13) توصل القضاة إلى استنتاجات مماثلة في العديد من القضايا الأخرى القرارات (على سبيل المثال، قرارات محاكم التحكيم الفيدرالية لشرق سيبيريا بتاريخ 23/08/12 رقم A33-20033/2011، محاكم الأورال بتاريخ 05.04.12 رقم F09-2332/12، الشرق الأقصى من 19.06.12 رقم F03 -1893/2012، فولغا-فياتكا من 24.10.11 رقم A82-14347/2010، غرب سيبيريا من 09.06.11 رقم A45-21736/2010).

لقد مر أكثر من 15 عامًا منذ أن شاركت في دعم المستندات لعمليات الإدارة. خلال هذه الفترة، كنت محظوظًا بما يكفي للعمل في أكبر المنظمات في بلدنا وتحسين مستوى مؤهلاتي في مجال المعرفة النظرية وفي الممارسة العملية. ولكن هذا ما لا يتوقف أبدًا عن الدهشة: لماذا يُعطى العمل مع المستندات مثل هذا المكان الضئيل في المنظمات التي تركز على التطوير المبتكر والديناميكي، ولماذا يوجد رأي مفاده أنه يمكن تكليف "كل شيء" بالسكرتير؟

ومن الجيد أن يكون هذا سكرتيرًا بحرف كبير "S"، وهو مؤهل تأهيلاً عاليًا وقادرًا على بناء عملية العمل المكتبي بأكملها في المنظمة، مع مراعاة الدورة الكاملة لدعم التوثيق للأنشطة، فضلاً عن حل المشكلات الأخرى من الدعم التنظيمي للمدير. لكن هذا بالأحرى استثناء للقاعدة.

حاليًا، أساس ازدهار الأعمال هو تطورها، مما يعني زيادة حتمية في تدفق المستندات من الناحية الكمية والنوعية ويتطلب أساليب جديدة في مجال دعم التوثيق لأنشطة المنظمة والموارد الإضافية. وعلينا أن نعترف بأن المسميات المحددة مسبقًا، بما في ذلك المسميات الوظيفية والوظائف، يتم تحديثها بشكل دوري، ولكنها لا تتوافق إلى حد كبير مع الاحتياجات الحديثة. وفي الوقت نفسه، لا توجد معايير للدعم التنظيمي لأنشطة الإدارة على الإطلاق.

لكن الديناميكيات الإيجابية قد تم وضعها بالفعل. واليوم، تركز العديد من المنظمات على تحقيق مناصب قيادية في صناعتها وتقوم بتنفيذ أنظمة إدارة المستندات، وبالتالي ضمان ذلك ميزة تنافسية. في الوقت نفسه، يتغير تقييم أهمية وظيفة إدارة المستندات بشكل جذري: بدلا من الدور المساعد، يتم تشكيل موقف مستقر تجاهها كعملية تجارية. ومن المهم نقل هذه الفكرة إلى الإدارة العليا لمؤسستك، حتى لو لم تكن المرة الأولى.

يجب أن تكون مهن الكاتب والسكرتير والمحفوظات وأخصائي الاستقبال (الأمانة) والمساعد الشخصي ورئيس خدمة المؤسسة التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة، وما إلى ذلك منفصلة وظيفيًا بشكل واضح، ويجب أيضًا أن يكون مفهومًا أنه من أجل العمل الناجح في كل من هذه الوظائف الحالات، هناك حاجة إلى مؤهلات مختلفة. في كثير من الأحيان، ترى إدارة المنظمات أن هذه المهن متطابقة ولها نفس الوظيفة تقريبًا: "الشاي والقهوة والهاتف والأوراق". لكن كل مهنة تختلف بشكل كبير وتتطلب معرفة ومهارات خاصة. تمامًا كما أصبحت عملية "إدارة المستندات" الآن أوسع بكثير مما يراها الأشخاص البعيدون عنها: في نظرهم، غالبًا ما يقتصر الأمر على تسجيل "الوارد والصادر". وتحتاج هذه القوالب النمطية أيضاً إلى تغيير منهجي.

يمكن القيام بذلك بواسطة متخصص مؤهل تأهيلاً عاليًا وعلى دراية بمتطلبات الدولة الحالية لدعم التوثيق ولديه الكفاءة لبناء منطق عمليات دعم المستندات، مع مراعاة خصوصيات منظمة معينة. في الشركات الناجحة الكبيرة، عادة ما يرأس مثل هذا المتخصص القسم المقابل، بغض النظر عن اسمه: رئيس السكرتارية، مدير الأعمال، رئيس خدمة التعليم قبل المدرسي، إلخ.

استخدام المعايير - الدولية والمحلية!

وليس من قبيل الصدفة أن تكون المعايير الهامة عند تقييم نظام إدارة المنظمة هي المتطلبات والمعايير في مجال إدارة الوثائق، وهذه المتطلبات مدرجة في جميع الأنظمة الدوليةجودة الإدارة. "المفاهيم الحديثة، أولاً، تعتبر الجودة هي العامل الرئيسي للقدرة التنافسية وتكوين عمل مستدام، وثانياً، تؤكد على العلاقة المباشرة بين جودة المنتجات / الخدمات التي تقدمها المؤسسة وجودة تنظيم أنشطتها. " يجب أن تكون هذه الرسالة، المستندة إلى سلسلة المعايير الدولية ISO 9001، واضحة لقيادة مؤسستك، وكذلك لأصحاب الأعمال. ثم يمكنك الاستمرار بالقول إن المعايير المهمة عند تقييم نظام إدارة المنظمة هي امتثالها لمتطلبات المعايير، بما في ذلك. في مجال إدارة الوثائق.

وهنا أتفق تمامًا مع رأي Vera Iritikova الذي تم التعبير عنه منذ عدة أشهر على صفحات هذه المجلة: "إذا كنت بحاجة للحصول على معلومات حول كيفية التعامل مع المستندات في الدول الأجنبيةكيف يتم حل المشكلات المتعلقة بالمستندات، وما هو مستوى الأوراق "الأجنبية"، ثم يجب عليك أولاً دراسة معايير ISO، لأن وهي التي تحتوي، بشكل عام، على معلومات حول مستوى الفهم الحديث (الذي تم تحقيقه بالفعل في بعض البلدان والمطلوب في بلدان أخرى) لأهمية العمل مع الوثائق والمتطلبات المثلى لتنظيمها.

واحد من المعايير الدوليةتمت ترجمة ISO واعتمادها كمعيار محلي - وهذا هو GOST R ISO 15489-1-2007 "نظام معايير المعلومات والمكتبات و نشر. إدارة الوثائق. المتطلبات العامة".

من خلال القبول الطوعي لمبادئ نظام إدارة الجودة وتوصيات المعايير، يجب على المنظمة ضمان الجودة المناسبة ليس فقط في المجالات المسجلة في سياسة المنظمة، ولكن أيضًا في إدارة الوثائق. يمكن تحقيق هذا الهدف من خلال تطوير وتزويد إدارة المنظمة بمجموعة واسعة من الأدوات - بدءًا من إنشاء المستندات ومراقبة تنفيذها إلى إدارة أنشطة المنظمة، ومن تشكيل استراتيجية تطوير طويلة المدى إلى معالجة التطبيقات البسيطة.

كيف يمكنك تحسين عملك؟

كقاعدة عامة، تتركز وظائف دعم التوثيق لأنشطة المنظمة في مهام منفصلة الوحدة الهيكلية. في شركتنا، يتم تعيينهم في قسم دعم التوثيق في إدارة الأعمال (يشار إليه فيما يلي باسم القسم). إن قيمة شركتنا هي الإدارة العليا الحديثة والمتنقلة، وبالتالي فإن إحدى مهام القسم، مع الأخذ في الاعتبار الهيكل الموزع جغرافيًا لمنظمتنا، كانت إنشاء مركز كفاءة وتدريب الموظفين (بما في ذلك الأمناء والمتخصصين الذين يقدمون الخط الأول من الدعم التنظيمي والتوثيقي للإدارة وفي استقبال الشركة). هؤلاء الموظفون هم المسؤولون عن العمل المكتبي والمرافقة نشاطات الادارةالإدارة في المركز الرئيسي والفروع وفق المعايير العالمية الحديثة.

تشمل المهام الموسعة للمتخصصين في القسم ما يلي:

1. في إطار الدعم التنظيمي:
   • ضمان الاتصال السريع والعمل مع mini-PBX (مركز الاتصال)؛
   • معالجة طلبات الحصول على تصاريح مرور للزوار، وإرسالها للموافقة عليها، وإدخالها في نظام الوصول؛
   • إدارة الاجتماعات/المرافق المفاوضات التجارية(6 قاعات اجتماعات مجهزة بنظام حجز خاص)؛
   • توزيع طلبات المركبات؛
   • ديكور العناصر البريديةوالتسليم السريع؛
   • الدعم التنظيمي للفعاليات (مجلس الإدارة، اجتماعات مع رئيس مجلس الإدارة) وفقًا للمتطلبات المحددة للحدث؛
   • ضمان تحديث أدلة الهاتف والعناوين وجهات الاتصال الخاصة بالفروع والشركات المدارة في الوقت المناسب؛
   • القيام بالمهام الرسمية من الإدارة؛
   • حجز الفنادق وطلب المركبات وتذاكر السكك الحديدية والطيران للمدير العام ونوابه؛
   • استلام والتحقق من تسليم الدوريات ومنشورات الاشتراك (التسليم إلى مكتب المديرين) ؛
   • خدمات سيدة القهوة؛
2. في إطار دعم التوثيق:
   • تسجيل وتوزيع المراسلات في نظام إدارة الوثائق الإلكترونية (EDMS)؛
   • علاج بريد إلكتروني;
   • التحقق الأولي من مسودة الوثائق الإدارية وتوليد التعليقات؛
   • إعداد وتسجيل اجتماعات الإدارة؛
   • تنسيق وتوزيع ومراقبة تنفيذ محاضر اجتماعات الإدارة في نظام إدارة الوثائق الإلكترونية (EDMS)؛
   • تسجيل وتوزيع الوثائق الإدارية على نظام إدارة الوثائق الإلكترونية (EDMS)؛
   • تسجيل شهادات السفر وأوامر السفر في حزمة برامج 1C لجميع موظفي المنظمة؛
   • مراقبة تنفيذ تعليمات المدير العام بموجب الوثائق الإدارية؛
   • إعداد وثائق الوحدة لحفظها في أرشيفات نظام إدارة الوثائق الإلكترونية (EDMS)؛
   • المساعدة المنهجية في قضايا التوثيق والدعم التنظيمي، وما إلى ذلك.

يتم تنفيذ وظائف معينة في نظام EDMS للبحث عن المستندات، وإعداد مسودات المستندات، ومعالجة أصولها ومزيد من المعالجة مباشرة في الأقسام، مما يسمح، على وجه الخصوص، بكفاءة إعداد مسودات المستندات، ويسمح لموظفي الشركة، والأهم من ذلك، المديرين بالعمل بشكل مستقل سلوك المراسلات التجاريةوفقا لتوزيع الصلاحيات وغيرها. إن استقلال فناني الأداء والمديرين في وقت واحد جعل من الممكن تحقيق ذلك بشكل كبير تقليل عدد الموظفين في قسمنا. ولكن لمنع الوضع من الخروج عن نطاق السيطرة، يجب إدارة العملية وتوفير آليات ملائمة للمستخدمين باستخدام خوارزمية إجراءات مدمجة تهدف إلى القضاء على الأخطاء غير المقصودة. وهذا يتطلب التطوير و تنفيذ الجودة وسائل التعليم(اللوائح)، وكذلك EDMS.

مثال 1

توزيع المهام بين موظفي الإدارة والأقسام الأخرى في إطار عملية “إصدار الوثيقة الإدارية للمدير العام”

طي العرض

سأقدم أبسط مثال - نشر وثيقة إدارية قياسية (فيما يلي - RD) للمدير العام باستخدام نظام إدارة الوثائق الإلكترونية (EDMS). الإجراء هو كما يلي:

• المنفذ: إنشاء مشروع البحث والتطوير باستخدام قالب في نظام إدارة الوثائق الإلكترونية (EDMS).
• موظف القسم: الفحص الأولي للتأكد من الالتزام بالقواعد الموضوعة للبحث والتطوير أو تسجيل المشروع أو العودة للمراجعة.
• الموافقة على الأشخاص: الموافقة على المشروع أو إرسال التعليقات.
• المؤدي: معالجة التعليقات؛ الاتجاه للموافقة.
• موظف القسم: التحقق من صحة إجراء الموافقة، ومعالجة الملاحظات.
• التوقيع: التوقيع أو العودة للمراجعة.
• موظف القسم: تسجيل المستندات، توزيع المهام للتنفيذ، التقديم للرقابة، النشر على البوابة.
• المنفذ عن الإدارة: استلام وثيقة معتمدة للتنفيذ، والتنفيذ نفسه، وإرسال تقرير إلى الإدارة.
• موظف القسم : الخلق مهام الاختبارلكل أمر، تلقي ومعالجة التقارير، وإزالة السيطرة، والانتقال إلى الأرشيف التشغيلي.

للتأكد من إمكانية تنفيذ مجموعة الأعمال المخصصة:

1. يضم قسمنا موظفين يتمتعون بالمعرفة المهنية والخبرة في تنظيم هذه العمليات، بالإضافة إلى
2. تم تطوير مفهوم لإدارة عمليات دعم التوثيق، بما في ذلك اللوائح الداخلية للعمل المكتبي واستخدام النظام إدارة الوثائق الإلكترونية(سيد).
   في نظام دعم التوثيق و حوكمة الشركاتوتضمنت اللوائح التي تحدد الإجراء والمسؤولين عن العمليات التالية:
   • عملية "المراسلات" ؛
   • معالجة "الوثائق الإدارية"؛
   • عملية "مراقبة تنفيذ قرارات الإدارة"؛
   • عملية "دعم التوثيق للإدارة" ؛
   • إجراءات التكيف (تعليمات العمل في نظام إدارة الوثائق الإلكترونية للموظفين الجدد)؛
   • قوالب وثائق الإدارة وطرق حركتها؛
   • مفهوم العمل لموظف الاستقبال (متطلبات المظهر والتواصل والجدول الزمني)؛
   • الوصف الوظيفي لكل موظف في دائرة الشؤون.

في ظروف التوظيف العالي للموظفين الحاليين ونقصهم المستمر العامل الأكثر أهميةدعم توثيق الجودة للشركة:

1. توحيد وإنشاء قواعد موحدة للعمل مع الوثائق، وإنشاء أدوات العمل التي تضمن أتمتة عمليات التوثيق؛
2. فصل مناطق تنفيذ العمليات بالوثائق؛
3. تحديد مواعيد نهائية لكل عملية.

إحدى هذه الأدوات كانت آلية نظام الشركاتإدارة الوثائق الإلكترونية (EDMS). تنفيذ نظام إدارة الوثائق الإلكترونية (EDMS).وفي إطار الأدوات المذكورة أعلاه حدث هذا في الشركة عام 2009 مكننا من تقليل تدفق المستندات من خلال التحكم في عدد أنواع المستندات وتقليل عددها، وكذلك الحفاظ على عدد أقسامنا حتى عام 2012 عند مستوى 2009.

لكن الشركة تتطور، وفي عام 2012، أصبح "الحمل الزائد" لقسمنا واضحًا للموظفين العاديين ورئيس القسم. السؤال المطروح هو: كيف ننقل هذه الرسالة إلى الإدارة تحسبا لتخطيط الموارد لعام 2013؟

كيف تثبت أن الوقت قد حان لزيادة عدد موظفيك؟

إذا لم يكن لدى قسمك ما يكفي من الموظفين، فليس من الضروري على الإطلاق أن "يرى" قسم شؤون الموظفين نفسه ذلك ويحل المشكلة. كما تعلمون، فإن إنقاذ الغرقى هو عمل الغرقى أنفسهم. لذلك، أقترح نهجًا بسيطًا يمكن لرئيس القسم تطبيقه من أجل، أولاً، فهم الموقف بنفسه، وثانيًا، الحصول على حقائق لاتخاذ القرارات والمناقشة أمام السلطات العليا.

يمكن تحديد وصياغة وقياس كل وظيفة من وظائف موظفي القسم مع مرور الوقت ووصفها في جدول. يمكن الحصول على متوسط ​​المؤشرات الكمية للوثائق التي تم إنشاؤها من سجلات التسجيل الأنواع الفرديةوثائق. من الأفضل نقل البيانات المجمعة إلى برنامج Excel لإجراء العمليات الحسابية اللاحقة (انظر المثال 2).

وفقا للحساب الوارد في المثال 2، اتضح أن الأشخاص الثلاثة المتاحين ليسوا كافيين لأداء الوظائف المعينة، لأن ويعكس الحساب بالفعل زيادة نسبة الحمل لكل موظف، والتي تزيد عن 100%. وعليه، ومن أجل تجنب العواقب السلبية، لا بد من زيادة الأعداد. تحتاج أيضًا إلى مراعاة ما يلي:

• ماذا يجب أن يخضع الموظف الجديد للتكيف وإتقان الوظائف اللازمة لمدة 3 أشهر على الأقل قبل البدء في العمل القوة الكاملة ;
• الزيادة السنوية المتوقعة في تدفق المستندات (في شركتنا تبلغ حوالي 30٪)؛
• يجب أن يكون هناك مورد لتطوير الكفاءات، فالشركات الناجحة تقدم باستمرار تقنيات وقواعد جديدة.

وبالتالي، عند تعيين موظف جديد في قسمنا في بداية العام المقبل، يمكننا أن نأمل في إكمال فترة تكيفه بنجاح بحلول 30 مارس 2013. أولئك. بعد هذا التاريخ تقريبًا يمكننا التحدث عن إمكانية التقديم الكامل للموظف الجديد وقبوله عمل مستقل، بشأن التوزيع المناسب للوظائف بين الموظفين، باستثناء عامل الحمولة الذي يتجاوز القاعدة.

وألاحظ أن في لوائح الدولةهناك صيغ يجب أن يستخدمها المختصون في قسم الموارد البشرية عند التشكيل الرقم الإجماليموظفي المنظمة. علاوة على ذلك، تتضمن الصيغ أيضًا معاملات خاصة تأخذ في الاعتبار الوقت الذي يقضيه في الاحتياجات الشخصية، وصيانة مكان العمل، والراحة، وما إلى ذلك، بما في ذلك. معدل الغياب، وهو أمر نادرا ما يأخذه صاحب العمل بعين الاعتبار. أولئك. ولا يجوز لصاحب العمل عند تخطيط عبء العمل على الموظفين أن يأخذ ذلك في الاعتبار خلال فترة التنفيذ مسؤوليات العمليجب أن يكون لكل موظف فترة راحة مخططة بحيث سيذهب بالتأكيد في إجازة ويمكنه الحصول على إجازة مرضية. في حالات مماثلةكقاعدة عامة، ينبغي توزيع عبء العمل الإضافي على الموظفين الآخرين، الذين بدورهم:

• أو يجب أن يكون هناك احتياطي لوقت العمل "الحر"،
• أو يجب توثيق الحمولة الإضافية وفقًا لذلك ودفعها باتفاق الطرفين (وفقًا للمادة 151). قانون العملالترددات اللاسلكية).

لم نقم بتضمين مثل هذه المعاملات الإضافية في حساباتنا، ولكننا قمنا بقياس الحمل "النقي"، لذلك عليك أن تفهم أن حجمه الحقيقي أعلى من المؤشرات الواردة في الجدول مثال 2.

بالإضافة إلى ذلك، في الحساب المشار إليه هناك تناقض مع مبادئ تحفيز الموظفين، لأن نظرًا لحجم العمل الحالي، فمن الصعب إشراك الموظفين في عمليات تحسين جودة الخدمات والتدريب والتوجيه وقابلية التبادل والالتزام بقيم الثقافة المؤسسية. يجب أن يكون لدى كل موظف فكرة عن إمكانية تطوير وتحسين مهاراته، والتركيز على تحقيق مؤشرات إنتاجية عالية، والتي بفضلها يحدث تطوير وتحسين جودة خدمات الشركة باستمرار، وينتقل من سنة إلى أخرى مستويات الجودة. ولكن مع عبء العمل الموضح في المثال 2، يمكن القول أنه لا يوجد مورد لتطوير كفاءات الموظفين.

الاستنتاجات:

1. الحجة الأكثر مفهومة ل القادة الحديثونتصبح لغة الأرقام، وعلى العكس من ذلك، قد تبدو الشكوى غير المحددة بشأن العبء الزائد للموظفين مجردة. لذلك، قمنا بصياغة الوظائف وحساب العبء على الموظفين الحاليين. يمكنك اتباع هذا المسار نفسه.
2. شرط ضروري التنمية الناجحةستكون النتائج التي تم الحصول عليها هي التخطيط الصحيح للعمل للفترات المستقبلية، لذلك تم إجراء الحساب أعلاه من أجل توضيح الاعتماد المباشر للزيادة في عدد الوظائف أو حجم تدفق المستندات على عدد الموظفين المتخصصين المشاركين ، الذين يتحملون العبء الرئيسي لمركز الكفاءة لدعم وثائق الشركة.
3. إذا لم يكن من الممكن اتخاذ قرار إيجابي بزيادة مستويات التوظيف في الوقت المناسب، فيجب مراجعة قائمة وظائف الموظفين ويجب استبعاد الوظائف التي تتجاوز القاعدة من أجل تجنب المخاطر القانونية والعواقب السلبية الناجمة عن التسجيل غير الصحيح للعمالة العلاقات مع الموظفين، فضلا عن انخفاض جودة دعم التوثيق لإدارة المنظمة.

الحواشي

طي العرض