بيت مترجم قواعد حفظ وتخزين كتب العمل. ثانيا

قواعد حفظ وتخزين كتب العمل. ثانيا

8. يتم تسجيل دفتر العمل للموظف المعين لأول مرة من قبل صاحب العمل بحضور الموظف في موعد لا يتجاوز أسبوع من تاريخ التعيين.

9. عند تسجيل دفتر العمل يتم إدخال المعلومات التالية عن الموظف:

أ) الاسم الأخير، الاسم الأول، اسم العائلة، تاريخ الميلاد (اليوم، الشهر، السنة) - على أساس جواز السفر أو وثيقة هوية أخرى؛

ب) التعليم أو المهنة أو التخصص - على أساس وثائق التعليم أو المؤهلات أو وجود معرفة خاصة (عند التقدم لوظيفة تتطلب معرفة خاصة أو تدريبًا خاصًا).

10. نقل جميع السجلات المتعلقة بالعمل المنجز إلى أخرى وظيفة دائمة، يتم إدخال المؤهلات والفصل وكذلك الجوائز المقدمة من صاحب العمل في كتاب العمل على أساس الأمر (التعليمات) ذات الصلة من صاحب العمل في موعد لا يتجاوز أسبوع، وفي حالة الفصل - في يوم الفصل ويجب أن يتوافق تمامًا مع نص الأمر (التعليمات).

11. جميع الإدخالات في دفتر العمل تتم بدون أي اختصارات ولها رقم تسلسلي خاص بها ضمن القسم المناسب.

12. يلتزم صاحب العمل بتعريف المالك بكل قيد يتم في دفتر العمل عن العمل المنجز والنقل إلى وظيفة دائمة أخرى والفصل مقابل توقيع في بطاقته الشخصية يكرر القيد الموجود في دفتر العمل.

يتم اعتماد نموذج البطاقة الشخصية من قبل اللجنة الحكومية الاتحاد الروسيطبقا للاحصائيات.

13. يتم تعبئة دفتر العمل بالطريقة المعتمدة من وزارة العمل و التنمية الاجتماعيةالاتحاد الروسي.

14. التدوين في دفتر العمل عن أسباب إنهاء الخدمة عقد التوظيفيتم تقديمها بما يتفق بدقة مع صياغة قانون العمل في الاتحاد الروسي أو أي قانون اتحادي آخر.

15. عند إنهاء عقد العمل للأسباب المنصوص عليها في المادة 77 قانون العملفي الاتحاد الروسي (باستثناء حالات إنهاء عقد العمل بمبادرة من صاحب العمل وبسبب ظروف خارجة عن إرادة الطرفين (البندان 4 و 10 من هذه المادة)، سجل الفصل (إنهاء عقد العمل) ) تم إجراؤه في كتاب العمل بالإشارة إلى الفقرة المقابلة من هذه المقالة.

16. عند إنهاء عقد العمل بمبادرة من صاحب العمل، يتم تسجيل الفصل (إنهاء عقد العمل) في كتاب العمل مع الإشارة إلى الفقرة ذات الصلة من المادة 81

17. عند إنهاء عقد العمل بسبب ظروف خارجة عن إرادة الطرفين، يتم التدوين في دفتر العمل حول أسباب إنهاء عقد العمل مع الإشارة إلى الفقرة ذات الصلة من المادة 83 من قانون العمل في الدولة. الاتحاد الروسي.

18. عند إنهاء عقد العمل لأسباب أخرى منصوص عليها في قانون العمل في الاتحاد الروسي أو القوانين الفيدرالية الأخرى، يتم إدخال إدخال الفصل (إنهاء عقد العمل) في كتاب العمل بالإشارة إلى المادة ذات الصلة، الفقرة من قانون العمل في الاتحاد الروسي أو أي قانون اتحادي آخر.

19. عند إنهاء عقد العمل مع الموظف الذي، بموجب حكم قضائي، محروم من الحق في شغل مناصب معينة أو الانخراط في أنشطة معينة ولم يقضي عقوبته، يتم إدخاله في دفتر العمل حول أي أساس، ولأي فترة، وما هو المنصب الذي حرم فيه من الحق في العمل (ما هي الأنشطة المحرومة من الحق في الانخراط فيها).

20. يتم إدخال المعلومات المتعلقة بالعمل بدوام جزئي (حول الفصل من هذه الوظيفة)، بناءً على طلب الموظف، في مكان العمل الرئيسي في دفتر العمل على أساس وثيقة تؤكد العمل بدوام جزئي.

21. يتم أيضًا إدخال الإدخال التالي في دفتر العمل في مكان العمل، مع الإشارة إلى المستندات ذات الصلة:

أ) في وقت الخدمة العسكرية وفقًا للقانون الاتحادي "بشأن الخدمة العسكريةو الخدمة العسكرية"، وكذلك عن مدة الخدمة في هيئات الشؤون الداخلية و سلطات الجمارك;

ب) وقت التدريب في الدورات والمدارس للتدريب المتقدم وإعادة التدريب والتدريب.

22. الإدخالات ذات الصلة التي تم إجراؤها في دفتر عمل الأشخاص الذين تم إطلاق سراحهم من العمل (المنصب) فيما يتعلق بإدانة غير قانونية أو تم فصلهم من مناصبهم فيما يتعلق بمحاكمة غير قانونية، والتي تم تحديدها على التوالي بموجب حكم بالبراءة أو قرار (حكم) بشأن إنهاء العمل تعتبر الدعوى الجنائية في غياب أحداث الجريمة، بسبب غياب جسم الجريمة في الفعل أو عدم وجود دليل على مشاركتهم في ارتكاب الجريمة، باطلة. يصدر له صاحب العمل، بناء على طلب كتابي من الموظف، نسخة طبق الأصل من دفتر العمل دون اعتبار القيد غير صالح. يتم إصدار نسخة مكررة من كتاب العمل أشخاص محددينبالطريقة المنصوص عليها في هذه القواعد.

في دفاتر عمل الأشخاص الذين خدموا العمل الإصلاحي دون سجن، يتم إدخال إدخال في مكان العمل يفيد بأن وقت العمل خلال هذه الفترة لا يُحسب ضمن خبرة العمل المستمرة. ويتم هذا القيد في دفاتر العمل في نهاية المدة الفعلية لقضاء العقوبة والتي تثبت بموجب شهادات من هيئات الشؤون الداخلية.

عندما يتم فصل المحكوم عليه من العمل في بالطريقة المقررةوعند وصوله إلى مكان عمل جديد، يتم إدخال الإدخالات المقابلة في دفتر العمل في المنظمة التي تم تعيينه أو إرساله إليها.

23. عند استعادة خبرة العمل المستمر وفقًا للإجراء المحدد، يتم إدخال استعادة خبرة العمل المستمر في دفتر عمل الموظف في آخر مكان عمل مع الإشارة إلى الوثيقة المقابلة.

24. يتم إدخال المعلومات التالية حول الجوائز (الحوافز) لمزايا العمل في كتاب العمل:

أ) منح جوائز الدولة، بما في ذلك منح الألقاب الفخرية للدولة، على أساس المراسيم والقرارات الأخرى ذات الصلة؛

ب) منح شهادات الشرف ومنح الألقاب والجوائز شاراتوالشارات والدبلومات وشهادات الشرف التي تنتجها المنظمات؛

ج) بشأن الأنواع الأخرى من الحوافز المنصوص عليها في تشريعات الاتحاد الروسي، وكذلك الاتفاقيات الجماعية والقواعد الداخلية لوائح العملالمنظمات والمواثيق واللوائح المتعلقة بالانضباط.

25. لا يتم إدخال قيود المكافآت المنصوص عليها في نظام المكافآت أو المدفوعة على أساس منتظم في دفاتر العمل.

(10 فروق)

ن السجلات				معلومات حول التوظيف والنقل إلى وظيفة دائمة أخرى والمؤهلات والفصل (مع توضيح الأسباب والإشارة إلى المادة وبند القانون)
ن السجلات

معلومات عن الجائزة

السلسلة والرقم

(10 فروق)

ن السجلات	معلومات حول الجوائز (الترقيات)	اسم وتاريخ ورقم الوثيقة التي تم القيد على أساسها
ن السجلات	معلومات حول الجوائز (الترقيات)	اسم وتاريخ ورقم الوثيقة التي تم القيد على أساسها

_____________________________

* السلسلة والرقم موضحان على إحدى الصفحات الأربع لكل ورقة مطوية من كتاب العمل.

موافقة
قرار الحكومة
الاتحاد الروسي
بتاريخ 16 أبريل 2003 العدد 225

نموذج الإدراج في كتاب العمل

أدخل في كتاب العمل
(غير صالح بدون كتاب العمل)

معطف الاذرع
الاتحاد الروسي

الاسم الأخير __________________________________________________ الاسم الأول _________________________________________ الأبوية _________________________________________________ تاريخ الميلاد _________________________________________________ (اليوم، الشهر، السنة) التعليم ____________________________________________________________ المهنة، التخصص ________________________________________________________________ _____________________________________________ تاريخ الانتهاء _________________________________________________ (اليوم، الشهر، السنة) توقيع صاحب الكتاب ___________________________________ م.ب. توقيع الشخص المسؤول عن الاحتفاظ بسجلات العمل _________________________________________ (مقروء)

يتم الإدخال في كتاب العمل وفقًا للنموذج المعتمد لكتاب العمل. أدخل المجلد: "معلومات حول العمل" - 9 فروق، "معلومات حول الجوائز" - 8 فروق.

قواعد
صيانة وتخزين كتب العمل، وإنتاج نماذج كتب العمل وتقديمها لأصحاب العمل
(تمت الموافقة عليه بموجب مرسوم حكومة الاتحاد الروسي بتاريخ 16 أبريل 2003 رقم 225)

مع التغييرات والإضافات من:

ط- أحكام عامة

1. تحدد هذه القواعد إجراءات الحفاظ على دفاتر العمل وتخزينها، وكذلك إجراءات إنتاج نماذج كتاب العمل وتزويد أصحاب العمل بها.

2. كتاب العمل هو الوثيقة الرئيسية عنه نشاط العملوالخبرة العملية للموظف.

3. يحتفظ صاحب العمل (باستثناء أصحاب العمل - الأفراد الذين ليسوا رواد أعمال فرديين) بدفاتر عمل لكل موظف عمل لديه لأكثر من خمسة أيام، إذا كان العمل لدى صاحب العمل هذا هو العمل الرئيسي للموظف.

صاحب العمل هو الفرد الذي هو رجل أعمال فردي، ملزم بالاحتفاظ بدفاتر العمل لكل موظف بالطريقة التي يحددها قانون العمل في الاتحاد الروسي والأفعال القانونية التنظيمية الأخرى في الاتحاد الروسي.

لا يحق لصاحب العمل الذي يكون فردًا وليس رجل أعمال فرديًا القيام بإدخالات كتب العملالموظفين وإعداد دفاتر العمل للموظفين الذين يتم تعيينهم لأول مرة.

4. يحتوي دفتر العمل على معلومات عن الموظف والعمل الذي يؤديه والانتقال إلى وظيفة دائمة أخرى وفصل الموظف وكذلك أسباب إنهاء عقد العمل ومعلومات عن مكافآت النجاح في العمل.

5. لا يتم إدخال المعلومات الخاصة بالعقوبات في دفتر العمل إلا في الحالات التي إجراءات تأديبيةهو الفصل.

6. يتم الاحتفاظ بكتب العمل بلغة الدولة في الاتحاد الروسي، وعلى أراضي إحدى الجمهوريات داخل الاتحاد الروسي التي أنشأت لغة الدولة الخاصة بها، ويمكن تسجيل كتب العمل، إلى جانب لغة الدولة في الاتحاد الروسي، يتم تنفيذها باللغة الرسمية لهذه الجمهورية.

7. يلتزم صاحب العمل بناء على طلب كتابي من الموظف خلال مدة لا تتجاوز ثلاثة أيام عمل من تاريخ تقديمه بتزويد الموظف بنسخة من دفتر العمل أو مستخرج من دفتر العمل مصدق بالطريقة المقررة .

ثانيا. الحفاظ على سجلات العمل

9. عند تسجيل دفتر العمل يتم إدخال المعلومات التالية عن الموظف:

10. يتم إدخال جميع الإدخالات المتعلقة بالعمل المنجز والنقل إلى وظيفة دائمة أخرى والمؤهلات والفصل وكذلك الجوائز التي قدمها صاحب العمل في دفتر العمل على أساس الأمر (التعليمات) ذات الصلة من صاحب العمل في موعد أقصاه أسبوع، وفي حالة الفصل - في يوم الفصل ويجب أن يتوافق تمامًا مع نص الأمر (التعليمات).

11. جميع الإدخالات في دفتر العمل تتم بدون أي اختصارات ولها رقم تسلسلي خاص بها ضمن القسم المناسب.

12. يلتزم صاحب العمل باطلاع المالك على كل قيد يتم في دفتر العمل عن العمل المنجز والانتقال إلى وظيفة دائمة أخرى والفصل من العمل، مقابل التوقيع في بطاقته الشخصية التي تكرر القيد الموجود في دفتر العمل.

تمت الموافقة على نموذج البطاقة الشخصية الخدمة الفيدراليةإحصاءات الدولة.

14. يتم إدخال الإدخالات في كتاب العمل حول أسباب إنهاء عقد العمل بما يتفق بدقة مع صياغة قانون العمل

15. عند إنهاء عقد العمل للأسباب المنصوص عليها في المادة 77 من قانون العمل في الاتحاد الروسي (باستثناء حالات إنهاء عقد العمل بمبادرة من صاحب العمل وبسبب ظروف خارجة عن إرادة الطرفين (الفقرة 4 وهذه المادة)، يتم تسجيل الفصل في كتاب العمل (إنهاء عقد العمل) بالإشارة إلى الفقرة ذات الصلة من الجزء الأول من هذه المادة.

21. يتم أيضًا إدخال الإدخال التالي في دفتر العمل في مكان العمل، مع الإشارة إلى المستندات ذات الصلة:

أ) في وقت الخدمة العسكرية وفقًا للقانون الاتحادي "بشأن الخدمة العسكرية والخدمة العسكرية" ، وكذلك في وقت الخدمة في هيئات الشؤون الداخلية بالدولة خدمة الحريقوزارة الاتحاد الروسي للدفاع المدني وحالات الطوارئ والإغاثة في حالات الكوارث ومؤسسات وهيئات النظام الجنائي وشرطة الضرائب ووكالات مكافحة المخدرات و المؤثرات العقليةوالسلطات الجمركية؛

22. الإدخالات ذات الصلة التي تم إجراؤها في دفتر عمل الأشخاص الذين تم إطلاق سراحهم من العمل (المنصب) فيما يتعلق بإدانة غير قانونية أو تم فصلهم من مناصبهم فيما يتعلق بمحاكمة غير قانونية، والتي تم تحديدها على التوالي بموجب حكم بالبراءة أو قرار (حكم) بشأن إنهاء العمل تعتبر الدعوى الجنائية في غياب أحداث الجريمة، بسبب غياب جسم الجريمة في الفعل أو عدم وجود دليل على مشاركتهم في ارتكاب الجريمة، باطلة. يصدر له صاحب العمل، بناء على طلب كتابي من الموظف، نسخة طبق الأصل من دفتر العمل دون اعتبار القيد غير صالح. يتم إصدار نسخة طبق الأصل من دفتر العمل للأشخاص المحددين بالطريقة التي تحددها هذه القواعد.

عندما يتم فصل الشخص المدان من عمله بالطريقة المقررة ويتم قبوله في مكان عمل جديد، يتم إجراء الإدخالات المقابلة في دفتر العمل في المنظمة التي تم تعيينه أو إرساله إليها.

24. يتم إدخال المعلومات التالية حول الجوائز (الحوافز) لمزايا العمل في كتاب العمل:

أ) منح جوائز الدولة، بما في ذلك منح الألقاب الفخرية للدولة، على أساس المراسيم والقرارات الأخرى ذات الصلة؛

ب) منح شهادات الشرف ومنح الألقاب ومنح الشارات والشارات والدبلومات وشهادات الشرف من قبل أصحاب العمل؛

ج) على أنواع أخرى من الحوافز المنصوص عليها في تشريعات الاتحاد الروسي، وكذلك الاتفاقيات الجماعية وأنظمة العمل الداخلية والمواثيق واللوائح المتعلقة بالانضباط.

25. لا يتم إدخال قيود المكافآت المنصوص عليها في نظام المكافآت أو المدفوعة على أساس منتظم في دفاتر العمل.

ثالثا. إجراء التغييرات والتصحيحات على كتاب العمل.
كتاب عمل مكرر

26. يتم إجراء التغييرات في السجلات المتعلقة بالاسم الأخير والاسم الأول والعائلي وتاريخ الميلاد، وكذلك حول التعليم والمهنة والتخصص للموظف من قبل صاحب العمل في آخر مكان عمل على أساس جواز السفر، شهادة الميلاد والزواج والطلاق وتغيير الاسم الأخير والاسم الأول والعائلي وغيرها من الوثائق.

27. إذا تم تحديد قيد غير صحيح أو غير دقيق في دفتر العمل، يتم تصحيحه في مكان العمل حيث تم القيد المقابل، أو من قبل صاحب العمل في مكان العمل الجديد على أساس وثيقة رسمية من صاحب العمل الذي ارتكب الخطأ. وفي هذه الحالة يلتزم صاحب العمل بتزويد الموظف بالمساعدة اللازمة عند التقديم.

28. في حالة إعادة تنظيم المنظمة التي قامت بإدخال غير صحيح أو غير دقيق، يتم التصحيح من قبل خليفتها القانوني، وفي حالة تصفية المنظمة - من قبل صاحب العمل في مكان العمل الجديد على أساس الوثيقة ذات الصلة .

إذا تم إدخال إدخال غير صحيح أو غير دقيق في كتاب العمل من قبل صاحب العمل - فرد وهو رجل أعمال فردي، وتم إنهاء أنشطته بالطريقة المنصوص عليها، يتم التصحيح من قبل صاحب العمل في مكان العمل الجديد على أساس من الوثيقة ذات الصلة.

29. يجب أن تتوافق المعلومات المصححة بشكل كامل مع الوثيقة التي تم تصحيحها على أساسها. في حالة فقدان مثل هذه الوثيقة أو تعارضها مع العمل المنجز بالفعل، يتم تصحيح المعلومات حول العمل على أساس المستندات الأخرى التي تؤكد أداء العمل غير المحدد في كتاب العمل.

لا يمكن أن تكون شهادة الشهود بمثابة أساس لتصحيح الإدخالات التي تم إجراؤها مسبقًا، باستثناء الإدخالات التي صدر بشأنها قرار من المحكمة، وكذلك الحالات المنصوص عليها في الفقرة 34 من هذه القواعد.

30. في أقسام كتاب العمل التي تحتوي على معلومات حول العمل أو معلومات حول الجوائز، لا يُسمح بشطب الإدخالات غير الدقيقة أو غير الصحيحة.

يتم تغيير الإدخالات عن طريق إبطالها وإجراء الإدخالات الصحيحة.

يتم استخدام نفس الإجراء لتغيير سجل فصل الموظف (النقل إلى وظيفة دائمة أخرى) إذا تم اعتبار الفصل (النقل) غير قانوني.

31. يجب على الشخص الذي فقد دفتر عمله أن يخطر صاحب العمل فوراً في آخر مكان عمله. يصدر صاحب العمل نسخة من كتاب العمل للموظف في موعد لا يتجاوز 15 يومًا من تاريخ تقديم الموظف للطلب.

32. عند إعداد دفتر عمل مكرر، والذي يتم تنفيذه وفقاً لهذه القواعد، يتم إدخال ما يلي فيه:

أ) معلومات حول إجمالي و (أو) خبرة العمل المستمرة للموظف قبل الانضمام إلى صاحب العمل هذا، مؤكدة بالوثائق ذات الصلة؛

ب) معلومات عن العمل والمكافآت (الحوافز) التي تم إدخالها في دفتر العمل في آخر مكان عمل.

يتم تسجيل إجمالي مدة الخدمة إجمالاً، أي يتم الإشارة إلى إجمالي عدد السنوات والأشهر وأيام العمل دون تحديد صاحب العمل وفترات العمل ومناصب الموظف.

إذا كانت المستندات التي تم على أساسها إدخال الإدخالات في دفتر العمل لا تحتوي على معلومات كاملة عن العمل في الماضي، فسيتم إدخال المعلومات المتوفرة في هذه المستندات فقط في دفتر العمل المكرر.

33. إذا كان هناك قيد في دفتر العمل بشأن الفصل أو النقل إلى وظيفة أخرى تم إعلان بطلانه، يتم إصدار دفتر عمل مكرر للموظف، بناءً على طلبه الكتابي، في مكان عمله الأخير، حيث تم إدخال جميع الإدخالات فيه يتم نقلها في كتاب العمل، باستثناء الإدخال الذي أعلن أنه غير صالح.

يحرر كتاب العمل بالطريقة المقررة ويعاد إلى صاحبه.

يتم إصدار نسخة مكررة من كتاب العمل بنفس الطريقة إذا أصبح كتاب العمل (الملحق) غير صالح للاستخدام (محروق، ممزق، ملطخ، وما إلى ذلك).

34. في حالة خسارة صاحب العمل لسجلات عمل الموظفين بشكل كبير نتيجة لحالات الطوارئ (الكوارث البيئية والكوارث التي من صنع الإنسان، والكوارث الطبيعية، وأعمال الشغب الجماعية وغيرها من ظروف الطوارئ)، فإن مدة خدمة هؤلاء الموظفين يتم تأسيسها من خلال مدة عمولة الخدمة التي أنشأتها السلطات التنفيذية للكيانات المكونة للاتحاد الروسي. يشمل تكوين هذه اللجنة ممثلين عن أصحاب العمل أو النقابات العمالية أو الهيئات التمثيلية الأخرى المرخصة من قبل الموظفين، بالإضافة إلى المنظمات المهتمة الأخرى.

يتم إثبات حقيقة العمل والمعلومات حول المهنة (المنصب) وفترات العمل لصاحب عمل معين من قبل اللجنة على أساس الوثائق المتاحة للموظف (الشهادة، بطاقة الاتحاد، بطاقة تسجيل عضو النقابة، دفتر الرواتب، وما إلى ذلك)، وفي غيابهم - على أساس شهادة شاهدين أو أكثر يعرفون الموظف من الأنشطة المشتركة معه في نفس صاحب العمل أو في نفس النظام.

إذا كان الموظف قد عمل بالفعل لدى صاحب العمل هذا قبل الانضمام، تتخذ اللجنة التدابير اللازمة للحصول على المستندات التي تؤكد هذه الحقيقة.

بناءً على نتائج عمل اللجنة، يتم إعداد تقرير يوضح فترات العمل والمهنة (المنصب) ومدة خدمة الموظف.

يقوم صاحب العمل، بناءً على قانون اللجنة، بإصدار كتاب عمل مكرر للموظف.

إذا لم يتم الحفاظ على الوثائق، فيمكن تأكيد خبرة العمل، بما في ذلك تلك المثبتة على أساس شهادة الشهود الإجراء القضائي.

رابعا. إصدار كتاب العمل عند الفصل
(إنهاء عقد العمل)

35. عند فصل الموظف (إنهاء عقد العمل)، فإن جميع القيود التي تم إدخالها في دفتر عمله أثناء عمله مع صاحب العمل هذا تكون مصدقة بتوقيع صاحب العمل أو الشخص المسؤول عن الحفاظ على دفاتر العمل، وختم صاحب العمل وختم صاحب العمل. توقيع الموظف نفسه (باستثناء الحالات المنصوص عليها في الفقرة (36) من هذه القواعد).

إذا تم ملء كتاب العمل بلغة دولة الاتحاد الروسي ولغة دولة الجمهورية داخل الاتحاد الروسي، فسيتم اعتماد كلا النصين.

يلتزم صاحب العمل بأن يصدر للعامل في يوم الفصل (آخر يوم عمل) دفتر عمله مع تضمين سجل الفصل فيه.

إذا حدث تأخير في إصدار دفتر العمل للموظف بسبب خطأ صاحب العمل، أو إدخال غير صحيح أو غير مناسب في دفتر العمل القانون الاتحاديمع ذكر سبب فصل الموظف، يلتزم صاحب العمل بتعويض الموظف عن الأجور التي لم يتقاضاها طوال فترة التأخير. وفي هذه الحالة يعتبر يوم الفصل (إنهاء عقد العمل) هو يوم إصدار كتاب العمل. في اليوم الجديد لفصل الموظف (إنهاء عقد العمل)، يتم إصدار أمر (تعليمات) من صاحب العمل، ويتم إدخاله في دفتر العمل. يعتبر الإدخال الذي تم إجراؤه مسبقًا بشأن يوم الفصل غير صالح بالطريقة المنصوص عليها في هذه القواعد.

36. إذا كان من المستحيل في يوم فصل الموظف (إنهاء عقد العمل) إصدار كتاب عمل بسبب غياب الموظف أو رفضه استلام دفتر العمل في متناول اليد، يرسل صاحب العمل للموظف إشعارًا بذلك ضرورة الحضور لاستلام كتاب العمل أو الموافقة على إرساله بالبريد. لا يُسمح بإرسال كتاب العمل بالبريد إلى العنوان الذي حدده الموظف إلا بموافقته.

ومن تاريخ إرسال هذا الإخطار يُعفى صاحب العمل من مسئولية التأخير في إصدار كتاب العمل للموظف.

37. في حالة وفاة الموظف، يتم تسليم دفتر العمل، بعد إدخال القيد المناسب فيه بشأن إنهاء عقد العمل، إلى أحد أقاربه مقابل التوقيع أو إرساله بالبريد بناء على طلب كتابي من أحد الأقارب.

ب) كتاب تسجيل حركة دفاتر المصنفات والمدخلات فيها.

تمت الموافقة على نماذج هذه الكتب من قبل وزارة العمل والحماية الاجتماعية في الاتحاد الروسي.

41. في دفتر الاستلام والنفقات لمحاسبة نماذج دفتر العمل والملحق الموجود به والذي يحتفظ به قسم المحاسبة في المنظمة، يتم إدخال المعلومات عن جميع العمليات المتعلقة باستلام وصرف نماذج دفتر العمل والملحق وفيه بيان سلسلة ورقم كل شكل.

في دفتر المحاسبة لحركة دفاتر العمل والمدخلات فيها مما يتم الاحتفاظ به قسم الموارد البشريةأو قسم آخر من المنظمة يقوم بإضفاء الطابع الرسمي على تعيين وفصل الموظفين، ويسجل جميع دفاتر العمل المقبولة من الموظفين عند الدخول إلى العمل، وكذلك دفاتر العمل وإدخالاتها التي تشير إلى السلسلة والرقم الصادر للموظفين مرة أخرى.

عند استلام دفتر العمل الخاص بالفصل، يقوم الموظف بالتوقيع على البطاقة الشخصية وفي دفتر تسجيل حركة دفاتر العمل وإدخالها فيها.

يجب أن يكون دفتر الإيصالات والمصروفات الخاص بقيد نماذج دفتر العمل والمدخلات فيه وكتاب تسجيل حركة دفاتر العمل والمدخلات فيها مرقمين ومربطين ومصدقين بتوقيع رئيس المنظمة، و مختومة أيضا ختم شمعيأو مختومة.

42. يتم تخزين نماذج كتاب العمل وإدراجه في المنظمة كوثائق تقارير صارمةويتم إصدارها للشخص المسؤول عن الحفاظ على سجلات العمل بناء على طلبه.

يلتزم المسؤول عن مسك دفاتر العمل في نهاية كل شهر بأن يقدم إلى قسم المحاسبة في المؤسسة تقريراً عن توفر نماذج دفاتر العمل والمدخلات فيها وعن المبالغ المستلمة لدفاتر العمل الصادرة والمدخلات فيها ، مع المرفق أمر الاستلاممكاتب النقدية المنظمة. نماذج كتاب العمل والإدخالات التي تضررت عند ملئها عرضة للتدمير ويتم وضع القانون المقابل.

43. يتم تخزين دفاتر العمل ونسخ دفاتر العمل التي لم يستلمها الموظفون عند الفصل أو في حالة وفاة الموظف على يد أقاربه المباشرين حتى يطلبها صاحب العمل (في المنظمة أو فردي، وهو رجل أعمال فردي) وفقًا لمتطلبات تخزينها المنصوص عليها في تشريعات الاتحاد الروسي بشأن الشؤون الأرشيفية.

44. يلتزم صاحب العمل بالاحتفاظ باستمرار بالعدد المطلوب من نماذج كتاب العمل وإدراجها فيها.

سابعا. مسؤولية الامتثال لإجراءات الحفاظ على دفاتر العمل

45. تقع مسؤولية تنظيم أعمال صيانة وتخزين وتسجيل وإصدار دفاتر العمل وملاحقها على عاتق صاحب العمل.

تقع مسؤولية الحفاظ على دفاتر العمل وتخزينها وتسجيلها وإصدارها على عاتق شخص مفوض خصيصًا يتم تعيينه بأمر (تعليمات) من صاحب العمل.

لانتهاك إجراءات حفظ وتسجيل وتخزين وإصدار كتب العمل التي تحددها هذه القواعد المسؤولينيتحمل المسؤولية التي يحددها تشريع الاتحاد الروسي.

ثامنا. إنتاج نماذج كتاب العمل وتوفيرها لأصحاب العمل

46. يتم إنتاج نماذج كتاب العمل وإدراجها وتوفيرها لأصحاب العمل على أساس مدفوع الأجر بالطريقة التي وافقت عليها وزارة المالية في الاتحاد الروسي.

تتمتع نماذج كتاب العمل وإدخالاته بدرجة مناسبة من الحماية.

47. عند إصدار دفتر العمل أو ملحق به للموظف، يفرض عليه صاحب العمل رسماً يحدد مقداره بمقدار نفقات اقتنائه، باستثناء الحالات المنصوص عليها في الفقرة (34) من هذه القواعد. .

48. إذا كان الملء الأولي لدفتر العمل أو الإدخال فيه غير صحيح، وكذلك في حالة تلفهما دون خطأ من الموظف، فإن تكلفة النموذج التالف يدفعها صاحب العمل.

وفقا للفن. 66 من قانون العمل في الاتحاد الروسي، كتاب العمل هو وثيقة تعكس بالشكل المحدد معلومات حول نشاط عمل الموظف وخبرته في العمل. يبدو من المبرر تمامًا بدء محادثة حول كتاب العمل من خلال النظر في القضايا العامة لتنظيم التعامل مع هذه الوثيقة المهمة.

ولهذا الغرض، نقوم أولاً بإدراج القوانين التشريعية والتنظيمية والوثائق التنظيمية والإدارية التي تنظم تنظيم التعامل مع دفاتر العمل. في رأينا أن هذه الأفعال (الوثائق) يجب أن تشمل أولاً ما يلي:

- قانون العمل في الاتحاد الروسي (فيما يتعلق بسجلات العمل)؛

- قرار وزارة العمل الروسية بتاريخ 10 أكتوبر 2003 رقم 69 "بشأن الموافقة على تعليمات ملء دفاتر العمل" ؛

- قواعد الحفاظ على دفاتر العمل وتخزينها، وإنتاج نماذج كتاب العمل وتقديمها لأصحاب العمل (تمت الموافقة عليها بموجب مرسوم حكومة الاتحاد الروسي المؤرخ 16 أبريل 2003 رقم 225)؛

- تعليمات لملء دفاتر العمل (تمت الموافقة عليها بقرار وزارة العمل الروسية بتاريخ 10 أكتوبر 2003 رقم 69) ؛

إجراءات تزويد أصحاب العمل بنماذج كتاب العمل وإدراجه في كتاب العمل (تمت الموافقة عليه بأمر من وزارة المالية الروسية بتاريخ 22 ديسمبر 2003 N 117n)، نماذج كتاب العمل وإدراجه، النماذج وثائق لتسجيل (محاسبة الحركة) نماذج كتاب العمل وإدراجها - في مجملها، نموذج الأفعال (الوثائق) المدرجة إطار قانونيلتنظيم التعامل مع كتب العمل وتسيير العمل اليومي معها.

قانون العمل في الاتحاد الروسي على كتب العمل

كما ذكرنا سابقًا، يشكل قانون العمل في الاتحاد الروسي (الأحكام ذات الصلة)، في جوهره، الأساس التشريعي لعمل نظام التعامل مع دفاتر العمل - إذا أردت، الأساس القانوني لهذا النظام. دعونا نوضح أن كتاب العمل - في سياق قانوني أو آخر - مذكور في أكثر من عشر مواد من قانون العمل في الاتحاد الروسي. دعونا نعلق بإيجاز على أهم أحكام المواد المذكورة. نعم الفن. يبدو أن المادة 66 من قانون العمل في الاتحاد الروسي مهمة من وجهة نظر قانونية، ويرجع ذلك في المقام الأول إلى حقيقة أنها تحتوي على تعريف كتاب العمل، مما يجعلها "... الوثيقة الرئيسية عن نشاط عمل الموظف وأقدميته ". لا يقل أهمية عن الجزء الثاني من المادة قيد النظر، والذي بموجبه يجب أن تحدد حكومة الاتحاد الروسي الشكل وإجراءات الحفاظ على دفاتر العمل وتخزينها، وكذلك إجراءات إنتاج نماذج سجل العمل وتقديمها لأصحاب العمل. الاتحاد. وفقًا لهذه القاعدة، اعتمدت حكومة الاتحاد الروسي القرار المذكور سابقًا رقم 225 بتاريخ 16 أبريل 2003 "بشأن كتب العمل". والأخيرة بدورها أمرت وزارة العمل الروسية بالموافقة، بالإضافة إلى القواعد المعتمدة بالقرار نفسه، على تعليمات ملء دفاتر العمل، كما أمرت وزارة المالية الروسية بالموافقة على إجراءات تزويد أصحاب العمل بنماذج كتب العمل وإدراج فيه.

الجزء 3 الفن. 66 من قانون العمل في الاتحاد الروسي يُلزم صاحب العمل بالاحتفاظ بسجلات عمل موظفي المؤسسة إذا كان الموظف المقابل قد عمل في المؤسسة لأكثر من خمسة أيام (أي ستة أيام أو أكثر) والعمل المخصص له في وفقا لعقد العمل (وظيفة العمل) هو العقد الرئيسي للموظف. وبالتالي، فإن قانون العمل في الاتحاد الروسي ينص على ثلاثة استثناءات للقاعدة العامة، والتي بموجبها يكون الاحتفاظ بدفتر العمل إلزاميًا: أ) صاحب العمل فرد؛ ب) لم يعمل الموظف في المؤسسة الوقت اللازم(بشكل عام - خمسة أيام أو أقل)؛ ج) يؤدي الموظف العمل (وظيفة العمل) في المؤسسة على أساس عدم التفرغ. الجزء 4 الفن. 66 يحدد التركيب العام للمعلومات المدخلة في دفتر العمل أثناء التسجيل وأثناء عملية الصيانة. وتشمل هذه:

- معلومات عن الموظف؛

— معلومات عن العمل الذي يؤديه الموظف وفقا لعقد العمل ( وظيفة العمل);

- معلومات حول نقل الموظف إلى وظيفة دائمة أخرى (بما في ذلك إلى صاحب عمل آخر)؛

- معلومات حول فصل الموظف؛

- معلومات حول أسباب إنهاء عقد العمل؛

— معلومات حول جوائز الموظفين للنجاح في العمل؛

- معلومات عن العقوبة التأديبية - فصل الموظف المطبق عليه وفقًا للمادة. 192 قانون العمل في الاتحاد الروسي؛

- معلومات حول العمل بدوام جزئي - يتم إدخالها في دفتر العمل في مكان العمل الرئيسي على أساس وثيقة تؤكد العمل بدوام جزئي، إذا كان الموظف، على سبيل المثال، في شكل طلب مكتوب موجه إلى أعرب صاحب العمل عن رغبته في إدخال المعلومات ذات الصلة في كتاب العمل.

فيما يتعلق بالتعليقات الأخيرة، يجب أن ننتقل إلى النظر في أحكام المادة. 65 من قانون العمل في الاتحاد الروسي، الذي يحدد تكوين الوثائق المقدمة عند إبرام عقد العمل. تشتمل هذه المستندات أيضًا على كتاب العمل، والذي قد لا يكون لدى الشخص المتقدم للحصول على وظيفة، على سبيل المثال:

— يدخل الموظف في عقد عمل لأول مرة؛

- عمل الموظف في المكان الذي أبرم فيه عقد العمل الأول لمدة خمسة أيام أو أقل، وبالتالي لم يتم إنشاء دفتر عمل له؛

— فقد الموظف سجل عمله بعد فصله من مكان عمله السابق؛

- كتاب العمل غير مناسب لمزيد من الاستخدام للغرض المقصود منه (ملطخ، ممزق، وما إلى ذلك)؛

- فقدان دفتر عمل الموظف من قبل صاحب العمل السابق أو عند إرساله بالبريد. في الحالات المذكورة أعلاه، على النحو التالي من طبعة جديدةفن. 65 من قانون العمل في الاتحاد الروسي، يتم تسجيل كتاب العمل من قبل صاحب العمل. في الوقت نفسه، لا يُطلب من الموظف تقديم كتاب عمل عند التقدم لوظيفة (بما في ذلك مع صاحب عمل آخر) على أساس عدم التفرغ. تحدد المادة 84.1 من قانون العمل في الاتحاد الروسي الإجراء العام لإصدار كتاب العمل عند فصل الموظف. ونؤكد على أنه في حالة إنهاء عقد العمل - بغض النظر عن أسباب الإنهاء - فإن صاحب العمل ملزم بإصدار كتاب عمل للموظف في يوم إنهاء عقد العمل. وهذا يعني أن كتاب العمل قد تم تنفيذه بشكل صحيح، أي: أنه يحتوي على سجل الفصل، الذي تتوافق صياغته مع القانون ويعكس السبب الحقيقي لإنهاء عقد العمل؛

- يحتوي كتاب العمل على ملاحظات حول تصديق الإدخالات التي تم إجراؤها مسبقًا في كتاب العمل.

في حالة استحالة إصدار دفتر عمل للموظف في يوم الفصل، على سبيل المثال بسبب غياب الموظف لسبب أو لآخر أو بسبب رفضه استلام دفتر العمل في متناول اليد، يقوم صاحب العمل بإرسال إشعار الموظف بضرورة الحضور للحصول على دفتر العمل أو الموافقة على إرساله عبر البريد. من تاريخ إرسال الإخطار يُعفى صاحب العمل من مسئولية التأخير في إصدار دفتر العمل. الجزء 2 الفن. يحدد 62 من قانون العمل في الاتحاد الروسي إجراءات إصدار نسخ من المستندات المتعلقة بالعمل للموظف. وتشمل هذه الوثائق، على سبيل المثال:

- مقتطف من كتاب العمل؛

— نسخ من أوامر التعيين والفصل من العمل؛

- معلومات حول أجور;

— شهادة فترة العمل مع صاحب العمل هذا؛

- شهادة بمبلغ اشتراكات التأمين لتأمين التقاعد الإلزامي.

يجب أن تكون المستندات المتعلقة بالعمل مصدقة بشكل صحيح وتقدم للموظف مجاناً. ومع ذلك، من الضروري الانتباه إلى حقيقة أنه في حالة الفصل، يجب تقديم الطلب الكتابي المقابل من قبل الموظف في موعد لا يتجاوز ثلاثة أيام عمل قبل التاريخ المتوقع للفصل، وإلا يحق لصاحب العمل إصدار نسخ الوثائق المتعلقة بالعمل بعد إصدار كتاب العمل للموظف.

من الضروري لفت انتباه القراء مرة أخرى إلى العواقب المحتملة للتأخير في إصدار كتاب العمل المنفذ بشكل صحيح بسبب خطأ صاحب العمل. وفي هذا الصدد، تجدر الإشارة، على وجه الخصوص، إلى المادة. 80 من قانون العمل في الاتحاد الروسي، الذي يحدد الإجراء الإنهاء المبكرعقد عمل بمبادرة من الموظف، يحق للأخير بموجبه التوقف عن أداء العمل المكلف به (وظيفة العمل) "بعد انتهاء فترة الإخطار بالفصل"، والتي تكون بشكل عام أسبوعين.

صاحب العمل، على النحو التالي من محتوى هذه المادة، في اليوم الأخير من العمل ملزم ليس فقط بإعطاء الموظف كتاب عمل تم تنفيذه بشكل صحيح، وإذا ذكر الموظف ذلك مسبقًا، مستندات أخرى تتعلق بالعمل، ولكن أيضًا لتسديد الدفعة النهائية له. إذا لم يتم إصدار كتاب العمل للموظف أو تم تنفيذه بشكل غير صحيح، فإن الموظف، وفقًا للمادة. 165 من قانون العمل في الاتحاد الروسي له الحق في المطالبة بتعويض من صاحب العمل عن التغيب القسري بسبب خطأ الأخير. استكمالا لما قيل، ننتقل إلى الفن. 234 من قانون العمل في الاتحاد الروسي، الذي ينص على بداية المسؤولية المالية لصاحب العمل في حالة التأخير في إصدار كتاب العمل أو إدخال صياغة غير صحيحة أو غير متوافقة للسبب في كتاب العمل للفصل. بالإضافة إلى ذلك، إذا كانت الصياغة غير الصحيحة لسبب الفصل في كتاب العمل منعت الموظف لاحقًا من دخول العمل مع صاحب عمل آخر، فوفقًا للفن. 394 من قانون العمل في الاتحاد الروسي، يجب أن يحصل الموظف على متوسط \u200b\u200bالراتب طوال فترة الغياب القسري.

إذا لزم الأمر، يحق للمحكمة اتخاذ قرار بشأن التعويض عن الأرباح المفقودة. في هذه الحالة، من الضروري الإشارة إلى الحكم ذي الصلة من الفن. 392 من قانون العمل في الاتحاد الروسي، والذي بموجبه يحتفظ الموظف بالحق في اللجوء إلى المحكمة لحل نزاع عمل فردي فيما يتعلق بالفصل غير القانوني (بما في ذلك الفصل لأسباب لا تتوافق مع القانون أو ظروف العمل) الحالة) خلال شهر من تاريخ إصدار دفتر العمل (مع يوم تسليم نسخة من أمر الفصل للموظف).

الحفاظ على سجلات العمل

لنبدأ بالمتطلبات العامة للتسجيل. تنطبق هذه المتطلبات، على النحو التالي من أحكام الأفعال (الوثائق) المذكورة سابقا، على:

— تقنية التسجيل؛

— لغة التسجيل؛

- تكوين السجلات؛

- تصميم العناصر الفردية للسجلات.

دعونا نصف بإيجاز المتطلبات الأساسية لإجراء الإدخالات في كتاب العمل. المتطلبات الفنية لإعداد السجلات موضحة في تعليمات ملء دفاتر العمل. وفقًا للفقرة 1.1 من التعليمات، يجب إجراء الإدخالات في دفتر العمل بعناية باستخدام قلم حبر أو قلم هلامي، أو قلم رولربال (بما في ذلك قلم حبر جاف)، أو حبر مقاوم للضوء (معجون، جل) باللون الأسود أو الأزرق أو أرجواني. ولنوضح أن هذا الشرط ليس شكليا كما قد يظن بعض القراء. خيار الوسائل التقنيةالتسجيل، وكذلك طريقة تسجيل المعلومات داخل التسجيل، تتحدد بضرورة حمايته من التلف، على سبيل المثال نتيجة بهتان المعجون (الحبر)، أو انتشاره على سطح الورقة، أو بسبب الإفراط في استخدامه التعرض للرطوبة و (أو) درجة الحرارة. ولنتذكر في هذا الصدد أن دفتر العمل لا يستخدم فقط أثناء علاقة العمل، بل أيضًا بعد انتهائها، حيث يحتوي بشكل مركز على أهم المعلومات حول نشاط عمل الموظف ومدة الخدمة.

قائمة وثائق الإدارة القياسية التي تم إنشاؤها في أنشطة المنظمات، والتي تشير إلى فترات التخزين، التي وافقت عليها روسارخيف في 6 أكتوبر 2000، تصنف دفاتر عمل العمال كوثائق للموظفين (الموظفين)، والحد الأقصى لفترة التخزين المؤقت التي تتوافق مع بموجب القانون الاتحادي الصادر في 22 أكتوبر 2004 N 125-FZ "بشأن الأرشفة في الاتحاد الروسي" تم تحديده بـ 75 عامًا. تتطلب التعليمات إدخال إدخالات في دفتر العمل دون أي اختصارات. على وجه الخصوص، الكلمات "أمر" (وليس "علاقات عامة")، و"تعليمات" (وليس "مباشر")، و"منقول" (وليس "محول")، و"معين" (وليس "تعيين") إلخ. أخيرًا، تم تسجيل متطلب فني مهم آخر للسجلات كجزء من أقسام المستندات في البند 11 من قواعد صيانة وتخزين دفاتر العمل. ينص هذا المطلب على ترقيم تسلسلي (تصاعدي مباشر) للسجلات داخل القسم المقابل، أي تعيين رقم تسلسلي لاحق لكل سجل تم إدخاله في دفتر العمل. تنبع متطلبات لغة السجلات من الأحكام ذات الصلة من قواعد صيانة وتخزين دفاتر العمل. وفقًا للفقرة 6 من القواعد، بشكل عام، يجب الاحتفاظ بكتب العمل بلغة الدولة في الاتحاد الروسي.

في حالة عمل صاحب العمل على أراضي جمهورية داخل روسيا أنشأت لغة الدولة الخاصة بها، يمكن إجراء صيانة كتب العمل، إلى جانب لغة الدولة في روسيا، بلغة الدولة في هذه الجمهورية. وبالتالي، يجب إعادة إنتاج كل إدخال في كتاب العمل أولاً باللغة الروسية، ثم بلغة الدولة للجمهورية المقابلة.

متطلبات تكوين السجلات منصوص عليها في أحكام قواعد صيانة وتخزين دفاتر العمل، والتي بدورها تستند إلى الأحكام ذات الصلة من قانون العمل في الاتحاد الروسي. تنص القواعد على إدخال الأنواع التالية من الإدخالات (المعلومات) في كتاب العمل:

— سجلات (معلومات) عن الموظف؛

— سجلات (معلومات) عن العمل؛

- سجلات (معلومات) حول الجائزة.

لاحظ أن هذا المتطلب ينعكس أيضًا في شكل كتاب العمل، حيث يتم توفير الأوراق (الأقسام) المقابلة لإنشاء أنواع الإدخالات المدرجة. تتضمن المعلومات المتعلقة بالموظف معلومات حول الاسم الأخير للموظف والاسم الأول والعائلي، بالإضافة إلى معلومات حول تعليم الموظف ومهنته وتخصصه. يتم تسجيل هذه المعلومات على صفحة عنوان كتاب العمل. بدورها يمكن تقسيم المعلومات الخاصة بالعمل والتي يتم تسجيلها في قسم “معلومات عن العمل” إلى:

— معلومات حول العمل الذي يؤديه الموظف (وظيفة العمل)؛

- معلومات حول نقل الموظف إلى وظيفة دائمة أخرى (بما في ذلك إلى صاحب عمل آخر)؛

— معلومات حول إنهاء عقد العمل مع الموظف (فصله)؛

- معلومات أخرى حول العمل، والتي ينص القانون واللوائح الأخرى على إدراجها في كتاب العمل الأفعال المحليةالشركات.

ولنوضح أن الأخيرة، وفقا لقواعد وتعليمات ملء دفاتر العمل، قد تشمل:

— معلومات حول تعيين موظف برتبة جديدة (فئة، فئة، وما إلى ذلك) خلال فترة العمل؛

- معلومات حول إنشاء مهنة ثانية أو لاحقة أو تخصص أو مؤهل آخر للموظف؛

— معلومات حول العمل بدوام جزئي؛

— معلومات حول عدم إدراج وقت العمل خلال فترة قضاء العقوبة في تجربة العمل المستمرة للموظف؛

— معلومات حول استعادة خبرة العمل المستمرة للموظف وفقًا للإجراء المعمول به؛

- معلومات عن مدة الخدمة العسكرية أو مدة خدمة الموظف في هيئات الشؤون الداخلية وسلطات الجمارك؛

— معلومات حول وقت تدريب الموظف في الدورات والمدارس للتدريب المتقدم وإعادة التدريب والتدريب.

المعلومات الخاصة بالجائزة تخضع للتسجيل في قسم “معلومات عن الجائزة” وتشمل:

- معلومات حول منح جوائز الدولة للموظف، بما في ذلك منح الألقاب الفخرية للدولة، على أساس المراسيم والقرارات والقرارات الأخرى ذات الصلة؛

- معلومات حول منح الموظف شهادات شرف ومنح الألقاب ومنح الشارات والشارات والدبلومات وشهادات الشرف التي تنفذها المؤسسة أو المنظمات العليا (الهيئات الإدارية (السلطات))؛

- معلومات حول الأنواع الأخرى من حوافز الموظفين المنصوص عليها في تشريعات الاتحاد الروسي، وكذلك الاتفاقيات الجماعية ولوائح العمل الداخلية للمنظمة والمواثيق ولوائح الانضباط، باستثناء المكافآت المنصوص عليها في نظام الأجور أو المدفوعة الموظف بشكل منتظم.

يتم تحديد متطلبات محتوى السجلات أيضًا في الأحكام ذات الصلة من قواعد الحفاظ على دفاتر العمل وتخزينها وتعليمات ملء دفاتر العمل. ودون الخوض في التفاصيل الآن، دعونا نلفت انتباه القراء إلى ثلاثة المتطلبات العامةمتطلبات محتوى السجلات والتي يمكن صياغتها على النحو التالي:

- التزام صيغة السجلات بالأحكام تشريعات العملو (أو) أمر (تعليمات) - على سبيل المثال، أمر (تعليمات) بشأن تعيين موظف، ونقله إلى وظيفة دائمة أخرى، وفصل موظف، وما إلى ذلك؛

— امتثال السجلات للحالة الفعلية، بما في ذلك الحالات التي يتم فيها إجراء تغييرات (تصحيحات) على السجلات المكتملة مسبقًا لسبب أو لآخر.

ونؤكد على ذلك الحضور أساس وثائقييعد إدخال المحتوى ذي الصلة في كتاب العمل أمرًا إلزاميًا. سنتناول بالتفصيل الوثائق التي تخدم هذا الأساس بعد قليل.

تلخيصًا لخصائص متطلبات إعداد الإدخالات في كتاب العمل، دعنا نقول بضع كلمات حول المتطلبات المحددة لإعداد العناصر الفردية للإدخالات ذات الصلة. دعونا نوضح أن هذه المتطلبات تنظم إجراءات معالجة معلومات معينة كجزء من سجلات الموظفين، وكذلك التواريخ والشهادات وبعض أنواع السجلات الأخرى (على وجه الخصوص، السجلات المتعلقة بإصدار نسخة مكررة من كتاب العمل أو إدراج في ذلك) دخلت في كتاب العمل. وبالتالي، يتم إدخال الاسم الأخير للموظف والاسم الأول واسم العائلة في دفتر العمل في الحالة الاسمية، دون اختصارات و (أو) استبدال الاسم الأول (اسم العائلة) بالأحرف الأولى.

تنطبق قواعد مماثلة على إجراء إدخال معلومات حول تاريخ ميلاد الموظف في دفتر العمل. أما بالنسبة لتسجيل التواريخ، وفقًا للفقرة 1.1 من تعليمات ملء دفاتر العمل، فيجب كتابة التواريخ في جميع أقسام الوثيقة بالأرقام العربية. في هذه الحالة، تتم الإشارة إلى اليوم والشهر بزوجين من الأرقام المكونة من رقمين، والسنة - برقم مكون من أربعة أرقام، مفصولة عن بعضها البعض بالنقاط. يجب أن يتضمن نقش الشهادة الذي تم إدخاله في كتاب العمل على صفحة العنوان عند إعداد المستند فقط توقيعًا شخصيًا واضحًا للموظف المسؤول عن صيانة دفاتر العمل في المؤسسة. ويجب التصديق على صحة التوقيع بخاتم مطابق لقواعد تثبيته.

يجب أن تتوافق صياغة الإدخالات عند إصدار كتاب عمل مكرر أو إدخال فيه تمامًا مع الصياغة المحددة في قواعد الحفاظ على دفاتر العمل وتخزينها وتعليمات ملء دفاتر العمل. دعونا نوضح أنه يمكن عمل هذه السجلات يدويًا أو عن طريق لصق ختم ("نسخة"، "نسخة صادرة مقابل"، "إدراج صادر"، وما إلى ذلك) يشير إلى سلسلة ورقم المستند الصادر في دفتر العمل الأصلي .

السجلات التي تحتوي على معلومات عن الموظف

مواصلة المحادثة حول الحفاظ على سجلات العمل، ننتقل إلى النظر في إعداد السجلات التي تحتوي على معلومات حول الموظف. ولنوضح أن تسجيل هذه السجلات يتم في حالتين أساسيتين:

- عند إعداد كتاب العمل؛

- عند حدوث تغييرات في المعلومات الخاصة بالموظف والتي يجب تسجيلها في دفتر العمل.

بشكل عام، يتم إصدار كتاب العمل إذا ذهب الموظف إلى العمل لأول مرة. إذا لم يكن لدى الشخص المتقدم للعمل دفتر عمل بسبب فقدانه أو تلفه أو أي سبب آخر، فإن صاحب العمل ملزم أيضًا (بناء على طلب كتابي من هذا الشخص، مع الإشارة في الطلب إلى سبب عدم وجود دفتر عمل) لإصدار كتاب عمل جديد. الالتزام المقابل، كما ذكرنا سابقًا، يتم تعيينه لصاحب العمل وفقًا للمادة. 65 قانون العمل في الاتحاد الروسي. وفقًا للفقرة 8 من قواعد صيانة وتخزين دفاتر العمل، يجب أن يتم تسجيل دفتر العمل للموظف المعين لأول مرة من قبل صاحب العمل (ممثله المعتمد - كقاعدة عامة، موظف هيئة الموظفينالمسؤول عن التعامل مع كتب العمل):

- بحضور الموظف؛

- في موعد لا يتجاوز أسبوع واحد من تاريخ تعيين الموظف.

لاحظ أن هذا الحكم من القواعد يتوافق تمامًا مع أحكام المادة. 66 من قانون العمل في الاتحاد الروسي، والذي بموجبه يلتزم صاحب العمل بالاحتفاظ بكتاب عمل للموظف الذي عمل في المؤسسة لأكثر من خمسة أيام، بشرط أن يكون العمل المخصص لهذا الأخير متوافقًا مع التوظيف العقد (وظيفة العمل) هو العقد الرئيسي للموظف. في الممارسة العملية، يعني ما ورد أعلاه أنه بعد أسبوع (أو، إذا سمحت الظروف، قبل ذلك)، يجب دعوة الموظف المعين حديثًا من قبل صاحب العمل (ممثله المعتمد) لإعداد كتاب عمل بالمستندات ذات الصلة. وفيما يتعلق بالملاحظة الأخيرة، دعونا نوضح أن البند 9 من قواعد الحفاظ على دفاتر العمل وتخزينها يتطلب من صاحب العمل إدخال معلومات حول الموظف في دفتر العمل على أساس المستندات التالية:

- معلومات حول اللقب والاسم والعائلة وتاريخ الميلاد (التاريخ والشهر والسنة) للموظف - على أساس جواز سفر مواطن من الاتحاد الروسي في النموذج المحدد أو وثيقة هوية أخرى؛

— معلومات حول تعليم الموظف — بناءً على المستندات التعليمية؛

- معلومات حول مهنة و (أو) تخصص الموظف - على أساس المستندات المنفذة بشكل صحيح بشأن التعليم أو المستندات المتعلقة بالمؤهلات أو وجود معرفة خاصة (عند التقدم لوظيفة تتطلب معرفة خاصة أو تدريبًا خاصًا).

قبل إدخال المعلومات ذات الصلة في دفتر العمل، يجب على صاحب العمل (موظف وكالة شؤون الموظفين ذات الصلة) التحقق من صحة المستندات المقدمة من الموظف، وانتمائها، وامتثالها للنموذج المحدد، وكذلك صحة استكمالها . نؤكد أن تسجيل كتاب العمل، كقاعدة عامة، يتم على أساس أصول الوثائق ذات الصلة. في حالة عدم وجود وثيقة معينة، يمكن إعداد كتاب العمل على أساس نسخة مكررة أو موثقة من الوثيقة. يتم اتخاذ قرار إصدار كتاب العمل بناءً على نسخ غير مصدقة من المستندات من قبل صاحب العمل بعد النظر في التوضيحات المكتوبة ذات الصلة للموظف. في حالة عدم إمكانية تقديم المستندات (النسخ المكررة أو النسخ الموثقة) من قبل الموظف لسبب وجيه (على سبيل المثال، تم سرقتها منه، وهي غير صالحة للاستخدام مرة أخرى للغرض المقصود منها بسبب التعرض العوامل غير المواتيةالكوارث الطبيعية، وما إلى ذلك)، يحق لصاحب العمل أن يعرض عليه تأجيل تسجيل دفتر العمل حتى يتم تقديم هذه المستندات (نسخها، نسخ موثقة). من المستحسن أن يعبر الموظف عن موافقته على اقتراح صاحب العمل كتابة، على سبيل المثال، في الطلب، مع الإشارة في الأخير إلى التاريخ المحدد لتقديم المستندات وإرفاق نسخ من المستندات بالطلب تؤكد الظروف المنصوص عليها فيه.

مثال.

P. P. بيتروف

إفادة

نظراً لفقدان جواز سفري وعدم وجود وثائق هوية أخرى، أطلب منكم تأجيل تسجيل دفتر العمل حتى أحصل على جواز سفر مكرر.

لقد قدمت المستندات ذات الصلة إلى قسم Ensk بمديرية الشؤون الداخلية (الاسم مستعمرة). التاريخ المتوقع لإصدار جواز السفر المكرر هو 00 شهر 0000.

أرفق نسخة من طلب إصدار جواز سفر مكرر بقرار رئيس مكتب الجوازات التابع لقسم إنسكي بمديرية الشؤون الداخلية، ونسخ من إيصالات دفع استمارة جواز السفر ودفع واجب الدولة .

اسم منصب الموظف التوقيع أ.أ.أندريف

يجب الإشارة إلى تاريخ ملء كتاب العمل في صفحة العنوان وفقاً للمتطلبات المذكورة أعلاه بالأرقام العربية. وفي الوقت نفسه، لا يستبعد أن يكون تاريخ ملء دفتر العمل بالترتيب الأبجدي رقمياوالتي بموجبها يُشار إلى اسم الشهر بكلمة (في الحالة المضاف إليها). يجب على الموظف التحقق من دقة المعلومات المدخلة في دفتر العمل أثناء التسجيل. إذا كانت المعلومات المدخلة في دفتر العمل لا تحتوي على أخطاء، فإن الموظف يؤكد هذه الحقيقة بتوقيعه على صفحة عنوان المستند (أسفل السطر الذي يشير إلى تاريخ ملء دفتر العمل). تكتمل إجراءات تسجيل كتاب العمل من خلال التوقيع على صفحة عنوان المستند من قبل موظف في هيئة شؤون الموظفين. ويتم التصديق على صحة توقيعه بختم صاحب العمل (سلطة شؤون الموظفين المختصة). يتم بعد ذلك، كقاعدة عامة، تخزين دفتر العمل الذي تم تنفيذه بشكل صحيح في سلطة شؤون الموظفين.

السجلات التي تحتوي على معلومات حول العمل

تكوين سجلات العمل المدخلة في كتاب العمل

يتضمن الاحتفاظ بدفتر العمل، أولاً وقبل كل شيء، تسجيل المعلومات (السجلات) حول العمل في القسم المناسب من المستند. يجب إدخال هذه الإدخالات، على النحو المنصوص عليه في البند 10 من قواعد الحفاظ على دفاتر العمل وتخزينها، في دفتر العمل على أساس الأوامر (التعليمات) الصادرة عن صاحب العمل وفي موعد لا يتجاوز أسبوع بعد نشرها.

يتم تحديد إجراءات إعداد السجلات التي تحتوي على معلومات حول العمل من خلال الأحكام ذات الصلة من قواعد الحفاظ على دفاتر العمل وتخزينها وتعليمات ملء دفاتر العمل.

تسجيل الأعمال التي يقوم بها الموظف

(وظيفة العمل)

عند إجراء إدخالات في دفتر العمل حول العمل الذي يؤديه الموظف (وظيفة العمل)، ينبغي للمرء أن يسترشد بالمتطلبات الواردة في البند 3.1 من التعليمات. دعونا نوضح أن أساس إجراء مثل هذه الإدخالات، كقاعدة عامة، هو أمر (تعليمات) بشأن التوظيف. يتم إدخال إدخال في دفتر العمل حول العمل الذي يؤديه الموظف (وظيفة العمل) على النحو التالي (عند تعيين (تعيين) موظف في مكان عمل جديد (منصب) بترتيب النقل، في العمود 3 من القسم يُشار إلى "معلومات حول العمل" في سجل التوظيف، أنه تم قبول الموظف (تعيينه) عن طريق النقل): في العمود 3 من قسم "معلومات حول العمل" في كتاب العمل، يُشار إلى الاسم الكامل للمؤسسة على النحو التالي: عنوان، وإذا كان متاحًا، اسمه المختصر؛ على الخط المجاني التالي:

- يشير العمود 2 (بالطريقة الرقمية الموضحة أعلاه) إلى تاريخ التوظيف؛

— في العمود 3 يتم إدخال إدخال حول قبول (تعيين) الموظف في الجهة المناسبة التقسيم الهيكليالمؤسسة مع الإشارة إلى اسمها المحدد، واسم الوظيفة (الوظيفة)، والتخصص، والمهنة مع الإشارة إلى المؤهلات، في حين أن صياغة القيد، كقاعدة عامة، تبدأ بكلمة "مقبول (مقبول)"؛

— يشير العمود 4 إلى تاريخ ورقم الأمر (التعليمات) أو أي قرار آخر لصاحب العمل، والذي بموجبه تم تعيين الموظف، وكذلك اسم نوع المستند.

من الضروري، في رأينا، لفت انتباه القراء مرة أخرى إلى حقيقة أن الإدخالات المتعلقة بأداء الموظف للعمل (وظيفة العمل) بدوام جزئي يتم إجراؤها من قبل هيئة شؤون الموظفين في مكان الوظيفة الرئيسية للموظف إذا كان الموظف يرغب في ذلك. أساس إجراء مثل هذا الإدخال، بالإضافة إلى الأمر (التعليمات) بشأن التوظيف (نسخة منفذة بشكل صحيح من الأمر (التعليمات) أو مقتطف منه)، الصادر في مكان العمل بدوام جزئي، سيكون هو المقابل طلب كتابي من الموظف (مع قرار صاحب العمل). يرجى ملاحظة أنه عند إدخال معلومات حول اسم الوظيفة (الوظيفة)، والتخصص، والمهنة مع الإشارة إلى المؤهلات في كتاب العمل، يجب عليك الاسترشاد بجدول التوظيف.

إذا كان أداء العمل في وظائف أو تخصصات أو مهن معينة، وفقًا للقوانين الفيدرالية، ينص على تقديم مزايا أو وجود قيود، فإن اسم هذه الوظائف (التخصصات والمهن)، وكذلك متطلبات التأهيلويجب عليهم الالتزام بالأسماء والمتطلبات المنصوص عليها في أدلة التأهيل ذات الصلة. وفقا للبند (12) من قواعد حفظ وتخزين دفاتر العمل، يلتزم صاحب العمل بالاطلاع على كل قيد يتم في دفتر العمل عن العمل المنجز لصاحبه مقابل توقيع في بطاقته الشخصية، حيث يتم القيد في دفتر العمل كتاب العمل مكرر. تمت الموافقة على نموذج البطاقة الشخصية - النموذج N T-2 - بقرار لجنة الدولة للإحصاء في روسيا بتاريخ 5 يناير 2004 N 1 ويتم ملؤه وفقًا لأحكام التعليمات المعتمدة بموجب نفس القرار.

إعداد سجلات نقل الموظف إلى وظيفة دائمة أخرى

عند إجراء إدخالات في دفتر العمل حول نقل الموظف إلى وظيفة دائمة أخرى، يجب عليك الاسترشاد بالتعليمات المذكورة مسبقًا. يتم إدخال نقل الموظف إلى وظيفة دائمة أخرى في السطر المجاني التالي (بعد آخر إدخال تم إدخاله في قسم "معلومات العمل")، حيث:

- يشير العمود 1 إلى الرقم التسلسلي للإدخال الذي يتم إجراؤه؛

— يشير العمود 2 إلى تاريخ النقل إلى وظيفة دائمة أخرى؛

- في العمود 3 يتم إدخال إدخال حول قبول (تعيين) الموظف في الوحدة الهيكلية ذات الصلة بالمؤسسة، مع الإشارة إلى اسمه المحدد ومنصبه (وظيفته) وتخصصه ومهنته مع الإشارة إلى المؤهلات، وصياغة القيد، كما قاعدة تبدأ بكلمة "منقول (منقول))" ؛

— يشير العمود 4 إلى تاريخ ورقم الأمر (التعليمات) أو أي قرار آخر لصاحب العمل يتم بموجبه نقل الموظف إلى وظيفة دائمة أخرى.

عندما يتم نقل (نقل) موظف إلى وظيفة (منصب) اختياري إلى صاحب عمل آخر (إلى هيئة اختيارية أخرى)، يتم إجراء إدخال مماثل في دفتر العمل في مكان العمل الجديد. لهذا الغرض، بعد الأسماء الكاملة والمختصرة (إذا كانت متوفرة) للهيئة المنتخبة (في العمود 3 من قسم "معلومات حول العمل" في شكل عنوان)، في السطر المجاني التالي من كتاب العمل ، يتم إدخال الوظيفة (المنصب) التي تم انتخاب الموظف (الاسم) لها في المناصب الموضحة في العمود 3) مع الإشارة (في العمود 4) إلى القرار المقابل للهيئة المنتخبة (مع الإشارة إلى تاريخ ورقم اعتماده ). أساس إدخال إدخالات نقل الموظف إلى وظيفة دائمة أخرى، كقاعدة عامة، هو أمر (تعليمات) بشأن النقل إلى وظيفة أخرى.

سجلات إنهاء عقد العمل

عند إجراء إدخالات في كتاب العمل حول إنهاء عقد العمل مع الموظف، يجب عليك الاسترشاد بالتعليمات الواردة في البنود 10، 14 - 19 من قواعد الحفاظ على دفاتر العمل وتخزينها والبنود 5.1 - 6.2 تعليمات الملء خارج كتب العمل. دعونا نلاحظ أن إجراءات إجراء الإدخالات عند إنهاء عقد العمل مع الموظف تنعكس في المستندات المدرجة بأكبر قدر من التفاصيل، وهو ما يبدو منطقيًا تمامًا، لأنه من ناحية، يتم تنظيم توثيق إجراءات الفصل بشكل صارم، و ومن ناحية أخرى، فإن المواقف المتعلقة بالفصل هي التي تصبح في أغلب الأحيان موضوع الإجراءات القانونية، وكقاعدة عامة، من المستحيل القيام بذلك دون الرجوع إلى المستندات ذات الصلة عند إثبات الحقيقة. بعد ذلك، نلفت انتباه القراء إلى المتطلبات العامة والأكثر أهمية لإجراء الإدخالات عند إنهاء عقد العمل مع الموظف. هذه المتطلبات هي كما يلي.

1. يتم إدخال الإدخالات المحددة في دفتر العمل بما يتفق بدقة مع صياغة قانون العمل في الاتحاد الروسي (قانون اتحادي آخر) ونص الأمر (التعليمات) بشأن إنهاء عقد العمل مع الموظف.

2. يتم إجراء الإدخالات المحددة في دفتر العمل في يوم الفصل.

3. من العناصر الإلزامية عند إنهاء عقد العمل مع الموظف الإشارة إلى الأسباب والمواد والفقرات ذات الصلة من قانون العمل في الاتحاد الروسي أو أي قانون اتحادي آخر.

يتم إدخال إنهاء عقد العمل في دفتر العمل على النحو التالي:

- يشير العمود 1 (بالأرقام العربية مع نقطة) إلى الرقم التسلسلي للإدخال الذي يتم إدخاله؛

- يشير العمود 2 (بالطريقة الرقمية الموضحة أعلاه) إلى تاريخ الفصل (إنهاء عقد العمل)؛

- في العمود 3، يتم إدخال سبب الفصل (إنهاء عقد العمل) بالإشارة إلى المادة (بند، فقرة فرعية) من قانون العمل في الاتحاد الروسي (قانون اتحادي آخر)؛

— يشير العمود 4 إلى تاريخ ورقم الأمر (التعليمات) أو أي قرار آخر لصاحب العمل، والذي بموجبه تم إنهاء عقد العمل مع الموظف.

عند إنهاء عقد العمل للأسباب المنصوص عليها في الجزء 1 من الفن. 77 من قانون العمل في الاتحاد الروسي (باستثناء حالات إنهاء عقد العمل بمبادرة من صاحب العمل وبسبب ظروف خارجة عن إرادة الطرفين (البندان 4 و 10، الجزء 1، المادة 77 من قانون العمل الاتحاد الروسي)))، يتم إدخال الفصل (الإنهاء) في عقد العمل في دفتر العمل) بالإشارة إلى الفقرة ذات الصلة من هذه المادة، على النحو المنصوص عليه في البند 15 من قواعد صيانة وتخزين دفاتر العمل.

علاوة على ذلك، في حالة إنهاء عقد العمل بسبب الظروف المنصوص عليها في البند 5، الجزء 1، المادة. 77 من قانون العمل في الاتحاد الروسي - فيما يتعلق بنقل الموظف إلى وظيفة دائمة أخرى لدى صاحب عمل آخر (إلى منظمة أخرى) - في العمود 3 من قسم "معلومات حول العمل" في كتاب العمل، يشار إلى ترتيب تنفيذ النقل: بناءً على طلب الموظف أو بموافقته (البند 6.1 تعليمات لملء دفاتر العمل). إذا كان النقل إلى صاحب عمل آخر (إلى منظمة أخرى) ينطوي على نقل الموظف إلى وظيفة (منصب) اختياري، ففي العمود 3 من قسم "معلومات العمل"، يتم تقديم ملاحظة مقابلة حول هذا الأمر كجزء من الإدخال عند إنهاء الخدمة عقد العمل. عند إنهاء عقد العمل للأسباب المنصوص عليها في الجزء 1 من الفن. 81 من قانون العمل في الاتحاد الروسي (بمبادرة من صاحب العمل) يتم إدخال إدخال الفصل (إنهاء عقد العمل) في كتاب العمل مع الإشارة إلى الفقرة المقابلة من هذه المادة، على النحو المنصوص عليه في البند 16 من قواعد حفظ وتخزين دفاتر العمل. عند إنهاء عقد العمل في الظروف المنصوص عليها في الفن. 83 من قانون العمل في الاتحاد الروسي (مستقل عن إرادة الأطراف) يتم إدخال إدخال الفصل (إنهاء عقد العمل) في كتاب العمل مع الإشارة إلى الفقرة المقابلة من الفن. 83 من قانون العمل في الاتحاد الروسي، على النحو المنصوص عليه في البند 17 من قواعد الحفاظ على دفاتر العمل وتخزينها. عند إنهاء عقد العمل لأسباب أخرى منصوص عليها في قانون العمل في الاتحاد الروسي (القوانين الفيدرالية الأخرى)، يتم إدخال سجل الفصل (إنهاء عقد العمل) في كتاب العمل بالإشارة إلى فقرات المادة ذات الصلة من قانون العمل في الاتحاد الروسي (قانون اتحادي آخر) مع مراعاة الميزات التالية. وبالتالي، وفقًا للبند 19 من قواعد حفظ وتخزين دفاتر العمل، عند إنهاء عقد العمل مع الموظف الذي حكم عليه بموجب حكم قضائي بالحرمان من الحق في شغل وظائف معينة أو مزاولة أنشطة معينة و لم يقضي عقوبته، يتم إدخال إدخال في دفتر العمل حول التاريخ الذي يتم فيه حرمانه من الحق في شغله (ما هي الأنشطة المحرومة من الحق في القيام بها) على أساس المدة والمنصب. عند إنهاء عقد العمل بمبادرة من الموظف (الفصل بسبب في الإرادة) للأسباب التي يرتبط بها القانون بتوفير مزايا ومزايا معينة، يتم إدخال سجل الفصل (إنهاء عقد العمل) في دفتر العمل مع الإشارة إلى الأسباب ذات الصلة (البند 5.6 من تعليمات ملء دفاتر العمل). أساس إجراء الإدخالات عند إنهاء عقد العمل (الفصل)، كقاعدة عامة، هو أمر (تعليمات) بشأن إنهاء عقد العمل (الفصل). يتم عرض أمثلة على صياغة الإدخالات عند إنهاء عقد العمل مع الموظف في القسم التالي من الكتاب المرجعي.

السجلات التي تحتوي على معلومات أخرى عن العمل

عند إدخال معلومات أخرى حول العمل في كتاب العمل، يجب عليك أيضًا الاسترشاد بالتعليمات ذات الصلة الواردة في قواعد صيانة وتخزين كتب العمل وتعليمات ملء كتب العمل.

يتم تسجيل تسجيل في كتاب العمل حول تعيين رتبة جديدة (فئة، فئة، وما إلى ذلك) للموظف في الفقرة. 5 ص 3.1 تعليمات لملء كتب العمل. أساس إجراء مثل هذا الإدخال، كقاعدة عامة، هو أمر (تعليمات) صاحب العمل لتعيين رتبة جديدة (فئة، فئة، وما إلى ذلك) للموظف أو قرار آخر مماثل لصاحب العمل أو مسؤول آخر (هيئة الإدارة (السلطة)) بالصلاحيات المناسبة . يتم تسجيل السجلات وفقًا لـ قواعد عامةالموضحة أعلاه، وتتضمن إدخال المعلومات التالية في أعمدة قسم "معلومات العمل":

- في العمود 2 - تاريخ تعيين الموظف برتبة جديدة (فئة، فئة، إلخ)؛

- في العمود 3 - اسم الفئة المخصصة للموظف (الدرجة، الفئة، الخ) بما يتفق بدقة مع صياغة الوثيقة (الأمر، القرار، المرسوم، الخ) التي تم الإدخال على أساسها ، وصياغة القيد تبدأ عادة بكلمة "تعيين"؛

يتم توفير إدخال في كتاب العمل حول إنشاء مهنة ثانية ولاحقة (تخصص أو مؤهل آخر) للموظف في الفقرة. 5 ص 3.1 تعليمات لملء كتب العمل. أساس إجراء مثل هذا الإدخال، كما في الحالة التي تمت مناقشتها أعلاه، هو الأمر (التعليمات) المقابل لصاحب العمل أو قرار مماثل آخر لصاحب العمل أو مسؤول آخر (هيئة الإدارة (السلطة)) مع سلطة تعيين الموظف المهنة الثانية (اللاحقة) (التخصص أو المؤهلات الأخرى). عادةً ما يتم إصدار الأمر (قرار مماثل آخر) على أساس نتائج شهادة الموظف المكتملة بشكل صحيح. يتم التسجيل وفقًا للقواعد العامة الموضحة أعلاه ويتضمن إدخال المعلومات التالية في أعمدة قسم "معلومات العمل":