من الذي درس مبادئ أتمتة العمليات التجارية؟ أتمتة العمليات التجارية - الأساسيات

تبدو أتمتة العمليات التجارية في بعض الأحيان بمثابة عصا سحرية للمدير. ولكن كيف يمكن أتمتة العمليات التجارية بأفضل طريقة؟ بحيث يسير العمل بسلاسة، ولا تضيع الأوراق، وتساعد اللوائح، ويعمل الفريق كآلة مزيتة جيدًا؟

في هذه المقالة، سنقوم بتحليل الفروق الدقيقة في بناء العمليات التجارية وأتمتتها، والنظر في كيفية تجنب الأخطاء، وما هي أهداف وغايات أتمتة العمليات التجارية ومن أين نبدأ. إذا كنت تفكر في تحسين العمليات التجارية، وربما إدخال نظام إدارة إلكتروني، فاقرأ المقال بعناية. وخذ قلم رصاص!

ثلاث ركائز للفوضى في الأعمال التجارية: كيفية أتمتة العمليات غير الموجودة

قبل أن نتحدث عن الفرص التي تفتحها أتمتة العمليات التجارية، دعونا نفكر في الصعوبات التي تواجهها الآن.

إن "الركائز" الثلاث السيئة التي تقوم عليها الفوضى في عالم الأعمال هي ركائز عالمية. على الأرجح، أنت أيضًا على دراية بهم:

• أخطاء منتظمة.ارتكب بتروف خطأ مطبعي، وأيد سيدوروف وثيقة لم يتم التحقق منها، وأرسلت Vasechkina فاتورة بتفاصيل غير صحيحة. مثل هذه الأخطاء تسبب خسائر في الوقت والمال، ورعشة العيون والعمل في الليل.
• التوقف.الوثيقة في انتظار الموافقة لمدة أسبوع، ثم ثانية، والعمل يستحق ذلك. الموظف الرئيسي في إجازة أو يستقيل دون تسليم القضية.
• ارتباك عام.أين ذهبت الأوراق اللازمة؟ لماذا لم يلاحظ السكرتير الوثيقة العاجلة في كومة الأوراق؟ أين يجب أن يذهب المتخصص عندما يتصل به العميل إذا لم يكن الشخص المناسب موجودًا؟ هذا الارتباك والركض عبر الممرات مع أكوام من الأوراق أمر مزعج وبالتأكيد لا يفضي إلى عمل منتج.

قبل 10 سنوات فقط، كانت نمذجة العمليات التجارية تبدو لمعظم الشركات باهظة الثمن، وتستغرق وقتًا طويلاً، وبالتالي عملاً غير ضروري. ولا يزال بعض الناس يعتقدون ذلك حتى الآن، بعد أن قرأوا قصصًا مرعبة عن مشاريع غير مكتملة وأهدرت الملايين، أو حتى اقتربوا من الأتمتة من الجانب الخطأ. ولكن اتضح أن الشركات التي تعمل على أتمتة العمليات التجارية تنمو بشكل أسرع وتتغلب على أوقات الأزمات بشكل أفضل وتتفوق على المنافسين. في مثل هذه الشركات، يشعر الموظفون براحة أكبر، مما يخلق جو العمل المناسب في الفريق. تشمل الأمثلة قصص Toyota وAmazon وMcDonalds، بالإضافة إلى عملائنا الذين مراجعاتهم لأتمتة العمليات التجارية.

اليوم، أصبحت القدرة على بناء العمليات التجارية ومعرفة كيفية أتمتتها ميزة تنافسية مهمة.

العمليات التجارية: ما الذي نقوم بأتمتة أيها الرفاق؟

في بعض الأحيان تكون إدارة الشركة مشغولة القضايا الاستراتيجية، في الوهم: كل شيء مصحح معنا. ولكن إذا كان بيتروف يعلم أنه في حالة ظهور مهمة تسويقية، فإنه يحتاج إلى الاتصال بإيفانوفا، فهذه ليست عملية تجارية. لكن خريطة العمل المحددة التي تصف بشكل عام الخطوات التي يمر بها الموظفون لتحقيق نتيجة محددة تشبه بالفعل عملية الأعمال.

لكي تُسمى خطة العمل بعملية تجارية، يجب أن تأخذ في الاعتبار ثلاثة عوامل:

1. استقرار الاتصالات الموصوفة:يتم أخذ الاختيار المتعدد للإجراءات والانتقالات والشروط في الاعتبار.
2. تنظيم الإجراءات أثناء العملية:المكالمات والرسائل والمرفقات والطعون والتأشيرات.
3. الاستنتاج المنطقي:هدف محدد يمكن تحقيقه.

ستسمح لك عملية الأعمال المصممة بوضوح برؤية النتيجة والتحكم في العمل في جميع المراحل من أجل منع الخسائر والأخطاء "في بداية منخفضة".

واعتماداً على حدوث “النقاط الرفيعة”، يتم تغيير عملية العمل، وتعديل مراحلها، والنظر في أي الروابط الضعيفة. إذا كنت تواجه صعوبات في تطوير الخوارزميات، فنحن على استعداد لمساعدتك. بعد كل شيء، تطوير العمليات التجارية هو التحضير لمشروع أتمتتها.

هل قلب عملك سليم؟

اتصل بنا اليوم واحصل على عرض فردي، العمليات التجارية هي قلب الشركة. كيف تعرف إذا كان عملك في حالة جيدة؟ اتصل بنا واكتشف كيفية تحقيق أقصى استفادة من عمليات عملك وإطلاق العنان للإمكانات الكاملة لشركتك.

طلب استشارة

الهدف الرئيسي لتطوير العمليات التجارية هو التحويل السحري لسلاسل التفاعلات داخل الشركة المنسوجة بشكل عشوائي إلى خوارزميات منظمة ومتسقة ومفهومة. فليكن هناك نظام في العمل، في المكتب، في رؤوس الموظفين وفي أذهان المديرين!

أوري، أين هو الزر؟ أهداف أتمتة العمليات التجارية

والسؤال الآن هو: كيف يمكن إدارة كل هذا؟ حسنًا، أنت بحاجة إلى طاقم كامل من الموظفين - لإبقاء إصبعك على النبض ومراقبة "النقاط الرفيعة" و"الروابط الضعيفة" وتنفيذ كل ما يجب القيام به عن كثب!

وتتبع ربع الشركات هذا المسار، حيث تعمل على توسيع أقسام الجودة وتوسيع موظفي الإدارة والسكرتارية. ولكن من المفيد جدًا طرح السؤال حول كيفية أتمتة العمليات التجارية ونقل وظيفة التحكم فيها إلى مساحة واحدة. سيكون نظام إدارة عمليات الأعمال هذا مصممًا وآلية مراقبة ووحدة تحكم، مما يعطي إشارات عندما لا يسير شيء وفقًا للخطة. لكن من أجل " الزر السحري"لقد نجحت، لا يزال يتعين عليك العمل بجد.

وبطبيعة الحال، فإن أهداف أتمتة العمليات التجارية ليست مجرد وسيلة مريحة للتحكم. ونتيجة لذلك، فإن استخدام نظام إدارة العمليات التجارية الآلي سيساعد على:

• تنظيم المهام العادية.
• التقليل من العامل البشري.
• تقسيم مجالات المسؤولية بوضوح داخل العمليات.
• إبقاء كافة تفاصيل العملية تحت السيطرة.
• تضمينها في مخطط تفاعل العملاء.
• إنشاء بنية تحتية موحدة لتكنولوجيا المعلومات مع حقوق وصول مختلفة.
• وفر وقتك ووقت موظفيك.
• والنتيجة هي توفير المال على إدارة الشركة.

كما ترون، فإن أهداف أتمتة العمليات التجارية تتزامن إلى حد كبير مع أهدافك!

إدارة العمليات التجارية – نظام شركة واحدة

ولجعل الأمر أكثر وضوحًا، دعونا نلقي نظرة على الوظائف المحددة لنظام إدارة عمليات الأعمال - "1C: Document Flow 8" - باستخدام الأمثلة.

لقد رأينا بوضوح كيف تختلف عملية الأعمال الآلية عن العملية "المطبوخة". ويبقى أن نرى كيفية تحقيق هذا المستوى من الأتمتة.

العنصر السري: كيفية أتمتة العمليات التجارية دون خسائر

من المؤكد أنك سمعت قصصًا عن الشركة N، التي طبقت نظامًا فائقًا، وتلاعبت به، وبعد أن بصقت، عادت إلى Excel. يحدث هذا عندما تواجه الشركة صعوبات غير متوقعة. ثم يقوم الموظفون بتخريب طريقة العمل غير العادية. لا يمكن تنظيم العمليات الراسخة بأي شكل من الأشكال. ثم تتجاوز ميزانية التنفيذ ما هو مرغوب فيه. النظام نفسه ثقيل وغير مفهوم، لكنك تحتاج إلى "هذا هو الزر، أضغط عليه، وسيعمل كل شيء".

غالبًا ما ينسى المديرون القاعدة: المرحلة الأولى التي يتم من خلالها إنشاء أتمتة العمليات التجارية هي المهام. يتمتع نظام إدارة المستندات بوظائف هائلة يمكنها تلبية متطلبات الأعمال الأكثر تطلبًا. لكن يجب أولا تقديم هذه المطالب.

يؤكد بحثنا أن 70% من صعوبات العمل تنشأ بالتحديد في مرحلة تسجيل المتطلبات والنتائج. ولذلك، فإننا نقدم الاستشارات الأولية ونقدم أيضًا خدمة أبحاث ما قبل المشروع. تساعد هذه الخطوة على:

• تحديد "النقاط الدقيقة" في الشركة،
• تحديد الأهداف التي تم تحديدها نظام التشغيل الآلي,
• فهم ما إذا كانت الوظيفة القياسية مناسبة للشركة أو ما إذا كانت هناك حاجة إلى إجراء تغييرات،
• تعرف على مجموعة الوظائف التي ستكون مثالية للأعمال،
• تحديد العمليات التي يجب أتمتتها أولاً والعمليات التي يمكن تأجيلها. على سبيل المثال، يجب إعطاء الأولوية للمناطق التي تبطئ عمل الشركة بأكملها، حتى لو لم يكن العمل عليها أسهل.

يعد التسجيل الصحيح لمتطلبات النظام ونتائجه هو العنصر السري لنجاح مشروع الأتمتة. في بعض الأحيان يصبح من الواضح في هذه المرحلة أن هناك مشكلة في العمليات التجارية. فأنت بحاجة إلى تعديلها أو بنائها من الصفر.

بعد تحديد المهام التي تواجه أتمتة العمليات التجارية، ننتقل إلى تشكيل فريق المشروع وتنفيذ المشروع.

هل تريد أن تعرف ما هي النتائج التي يمكن أن يحققها عملك المحدد؟ اتصل بنا للحصول على استشارة مجانية - سنخبرك!

في المستوى الحالي من التطوير، تعد أتمتة العمليات أحد أساليب إدارة العمليات القائمة على استخدام تكنولوجيا المعلومات. يسمح هذا النهج بإدارة العمليات والبيانات والمعلومات والموارد من خلال استخدام أجهزة الكمبيوتر والبرامج التي تقلل أو تلغي المشاركة البشرية في العملية.

الهدف الرئيسي للأتمتة هو تحسين جودة تنفيذ العملية. تتميز العملية الآلية بخصائص أكثر استقرارًا من العملية التي يتم إجراؤها فيها الوضع اليدوي. في كثير من الحالات، يمكن لأتمتة العمليات تحسين الإنتاجية وتقليل وقت العملية وتقليل التكاليف وزيادة دقة العمليات واستقرارها.

اليوم، غطت أتمتة العمليات العديد من الصناعات ومجالات النشاط: من عمليات الإنتاج إلى التسوق في المتاجر. بغض النظر عن حجم ونطاق المنظمة، فإن كل شركة تقريبًا لديها عمليات آلية. يوفر نهج العملية مبادئ أتمتة موحدة لجميع العمليات.

على الرغم من إمكانية تنفيذ أتمتة العمليات على مستويات مختلفة، فإن مبادئ الأتمتة لجميع المستويات وجميع أنواع العمليات ستظل كما هي. هذا المبادئ العامةالتي تحدد شروط التنفيذ الفعال للعمليات في الوضع التلقائي وتضع القواعد تحكم تلقائىالعمليات.

المبادئ الأساسية لأتمتة العمليات هي:

• مبدأ الاتساق. يجب تنسيق جميع الإجراءات في العملية الآلية مع بعضها البعض ومع مدخلات ومخرجات العملية. إذا لم يتم تنسيق الإجراءات، فقد تتعطل العملية.
• مبدأ التكامل. يجب أن تكون العملية الآلية قادرة على الاندماج في البيئة العامة للمنظمة. في مستويات مختلفة من الأتمتة، يتم تنفيذ التكامل بشكل مختلف، ولكن جوهر المبدأ يبقى كما هو. يجب أن تضمن أتمتة العملية تفاعل العملية الآلية معها بيئة خارجية(فيما يتعلق بهذه العملية).
• مبدأ استقلال التنفيذ. يجب أن تتم العملية الآلية بشكل مستقل، دون تدخل بشري، أو مع الحد الأدنى من الإشراف البشري. ولا ينبغي للبشر أن يتدخلوا في العملية طالما أن العملية تتم وفقا لمتطلبات محددة.

يتم تفصيل المبادئ العامة المذكورة اعتمادًا على مستوى الأتمتة التي يتم النظر فيها و عمليات محددة. على سبيل المثال، تتضمن أتمتة عمليات الإنتاج مبادئ مثل مبدأ التخصص، ومبدأ التناسب، ومبدأ الاستمرارية، وما إلى ذلك.

مستويات أتمتة العمليات

تعد أتمتة العمليات ضرورية لدعم الإدارة على جميع مستويات التسلسل الهرمي للشركة. وفي هذا الصدد، يتم تحديد مستويات الأتمتة اعتمادًا على مستوى الإدارة الذي يتم تنفيذ أتمتة العمليات فيه.

تنقسم مستويات الإدارة عادة إلى مستويات تشغيلية وتكتيكية واستراتيجية.

ووفقاً لهذه المستويات يتم أيضاً التمييز بين مستويات الأتمتة:

• انخفاض مستوى الأتمتةأو مستوى الممثلين في هذا المستوى، يتم تنفيذ أتمتة العمليات التي يتم تنفيذها بانتظام. تهدف أتمتة العمليات إلى أداء المهام التشغيلية (على سبيل المثال، تنفيذ عملية الإنتاج)، والحفاظ على المعلمات المحددة (على سبيل المثال، تشغيل الطيار الآلي)، والحفاظ على أوضاع تشغيل معينة (على سبيل المثال، نظام درجة الحرارةفي غلاية الغاز).
• مستوى إدارة الإنتاجأو المستوى التكتيكي تضمن أتمتة العمليات على هذا المستوى توزيع المهام بين مختلف العمليات ذات المستوى الأدنى. ومن أمثلة هذه العمليات عمليات إدارة الإنتاج (تخطيط الإنتاج، تخطيط الخدمة)، وعمليات إدارة الموارد، وعمليات إدارة الوثائق، وما إلى ذلك.
• مستوى إدارة المؤسسةأو المستوى الاستراتيجي توفر أتمتة العمليات على مستوى إدارة المؤسسة حلولاً للمشاكل التحليلية والتنبؤية. يعد هذا المستوى من الأتمتة ضروريًا لدعم عمل الإدارة العليا للمنظمة. ويهدف إلى الإدارة المالية والاقتصادية والاستراتيجية.

ويتم ضمان أتمتة العمليات على كل مستوى من هذه المستويات من خلال استخدام أنظمة مختلفةالأتمتة (أنظمة CRM، أنظمة ERP، أنظمة OLAP، إلخ). يمكن تقسيم جميع أنظمة الأتمتة إلى ثلاثة أنواع أساسية.

تشمل أنواع أنظمة التشغيل الآلي ما يلي:

• أنظمة غير قابلة للتغيير. هذه هي الأنظمة التي يتم فيها تحديد تسلسل الإجراءات من خلال تكوين المعدات أو ظروف العملية ولا يمكن تغييرها أثناء العملية.
• أنظمة قابلة للبرمجة. هذه هي الأنظمة التي يمكن أن يختلف فيها تسلسل الإجراءات اعتمادًا على تكوين البرنامج والعملية المحدد. يتم اختيار تسلسل الإجراءات المطلوب من خلال مجموعة من التعليمات التي يمكن للنظام قراءتها وتفسيرها.
• أنظمة مرنة (ذاتية التخصيص).. هذه أنظمة قادرة على اختيار الإجراءات اللازمة أثناء التشغيل. يتم تغيير تكوين العملية (تسلسل وشروط تنفيذ العمليات) بناءً على معلومات حول تقدم العملية.

يمكن استخدام هذه الأنواع من الأنظمة على جميع مستويات أتمتة العمليات بشكل فردي أو كجزء من نظام مشترك.

أنواع العمليات الآلية

في كل قطاع من قطاعات الاقتصاد، هناك مؤسسات ومنظمات تنتج منتجات أو تقدم خدمات. ويمكن تقسيم كل هذه المؤسسات إلى ثلاث مجموعات، اعتمادًا على "بعدها" في سلسلة معالجة الموارد الطبيعية.

المجموعة الأولى من المؤسسات هي المؤسسات التي تستخرج أو تنتج الموارد الطبيعية. وتشمل هذه المؤسسات، على سبيل المثال، المنتجين الزراعيين وشركات إنتاج النفط والغاز.

المجموعة الثانية من الشركات هي شركات تقوم بمعالجة المواد الخام الطبيعية. يقومون بتصنيع المنتجات من المواد الخام المستخرجة أو المنتجة من قبل شركات المجموعة الأولى. وتشمل هذه المؤسسات، على سبيل المثال، شركات صناعة السيارات، ومصانع الصلب، وشركات الإلكترونيات، ومحطات الطاقة، وما إلى ذلك.

المجموعة الثالثة هي مؤسسات قطاع الخدمات. وتشمل هذه المنظمات، على سبيل المثال، البنوك، المؤسسات التعليمية, المؤسسات الطبيةوالمطاعم وغيرها.

بالنسبة لجميع المؤسسات، من الممكن تحديد مجموعات مشتركة من العمليات المرتبطة بإنتاج المنتجات أو تقديم الخدمات.

تشمل هذه العمليات ما يلي:

• العمليات التجارية هي العمليات التي تضمن التفاعل داخل المنظمة ومع أصحاب المصلحة الخارجيين (العملاء والموردين والسلطات التنظيمية، وما إلى ذلك). تشمل هذه الفئة من العمليات عمليات التسويق والمبيعات، والتفاعل مع المستهلكين، والشؤون المالية، وشؤون الموظفين، التخطيط الماديوالمحاسبة الخ
• عمليات التصميم والتطوير- هذه كلها عمليات مرتبطة بتطوير منتج أو خدمة. وتشمل هذه العمليات عمليات تخطيط التنمية، وجمع وإعداد البيانات الأولية، وتنفيذ المشروع، ورصد وتحليل نتائج التصميم، وما إلى ذلك.
• عمليات الانتاجهي العمليات اللازمة لإنتاج المنتجات أو تقديم الخدمات. تشمل هذه المجموعة جميع الإنتاج و العمليات التكنولوجية. وهي تشمل أيضًا تخطيط الطلب وعمليات تخطيط القدرات، العمليات اللوجستيةوعمليات الخدمة.
• عمليات المراقبة والتحليل- ترتبط مجموعة العمليات هذه بجمع ومعالجة المعلومات حول تنفيذ العمليات. وتشمل هذه العمليات عمليات مراقبة الجودة، الإدارة التشغيليةوعمليات مراقبة المخزون، وما إلى ذلك.

يمكن أتمتة معظم العمليات التابعة لهذه المجموعات. اليوم، هناك فئات من الأنظمة التي توفر أتمتة هذه العمليات.

تعد المواصفات الفنية للنظام الفرعي "المستودعات" مثالاً على المواصفات الفنية لأتمتة إدارة المستودعات في المؤسسة.

تعتبر هذه الوثيقة مثالاً على الاختصاصات الحقيقية التي تم على أساسها اختيار نظام التشغيل الآلي وتنفيذه التخزينمؤسسة صناعية.

تحتوي الوثيقة على 26 صفحة. تنسيق الوثيقة - مايكروسوفت وورد 2002. متوافق مع كافة إصدارات MS Word. يمكن تحرير المستند وإجراء التغييرات.

تعد المواصفات الفنية للنظام الفرعي لتدفق المستندات مثالاً للمواصفات الفنية لأتمتة إدارة عملية تدفق المستندات.

تعد هذه الوثيقة مثالاً على الاختصاصات الحقيقية، التي على أساسها تم اختيار وتنفيذ نظام أتمتة المستندات لمؤسسة صناعية.

تحتوي الوثيقة على 17 صفحة. تنسيق المستند - Microsoft Word 2002. متوافق مع كافة إصدارات MS Word. يمكن تحرير المستند وإجراء التغييرات.

تعتبر الاختصاصات الخاصة بالنظام الفرعي "المشتريات" مثالاً على الاختصاصات الخاصة بأتمتة عمليات الشراء وإدارة الموردين.

تعد هذه الوثيقة مثالاً على الاختصاصات الحقيقية، التي تم على أساسها اختيار وتنفيذ نظام أتمتة المشتريات وإدارة الموردين لمؤسسة صناعية.

تحتوي الوثيقة على 23 صفحة. تنسيق المستند - Microsoft Word 2002. متوافق مع كافة إصدارات MS Word. يمكن تحرير المستند وإجراء التغييرات.

استراتيجية أتمتة العمليات

تعتبر أتمتة العمليات مهمة معقدة وتستغرق وقتًا طويلاً. لحل هذه المشكلة بنجاح، من الضروري الالتزام باستراتيجية أتمتة معينة. فهو يسمح لك بتحسين العمليات والحصول على عدد من الفوائد المهمة من الأتمتة.

وباختصار يمكن صياغة الاستراتيجية على النحو التالي:

• فهم العملية. من أجل أتمتة عملية ما، تحتاج إلى فهم العملية الحالية بكل تفاصيلها. يجب تحليل العملية بالكامل. ويجب تحديد مدخلات ومخرجات العملية، وتسلسل الإجراءات، والعلاقة مع العمليات الأخرى، وتكوين موارد العملية، وما إلى ذلك.
• تبسيط العملية. بمجرد الانتهاء من تحليل العملية، يجب تبسيط العملية. يجب تقليل الأنشطة غير الضرورية التي لا تضيف قيمة. يمكن دمج العمليات الفردية أو تنفيذها بالتوازي. ولتحسين العملية، قد يتم اقتراح تقنيات أخرى لتنفيذها.
• أتمتة العملية. لا يمكن إجراء أتمتة العملية إلا بعد تبسيط العملية قدر الإمكان. كلما كانت العملية أبسط، أصبح التشغيل الآلي أسهل وأكثر كفاءة. عملية آلية.

فوائد أتمتة العمليات

يمكن لأتمتة العمليات أن تحسن بشكل كبير جودة الإدارة وجودة المنتج. عند تنفيذ نظام إدارة الجودة، يكون للأتمتة تأثير كبير وتسمح للمؤسسة بتحسين عملها بشكل كبير. ومع ذلك، قبل أن تقرر أتمتة العمليات، تحتاج إلى تقييم فوائد تشغيل العمليات تلقائيًا.

عادةً ما توفر أتمتة العمليات الفوائد التالية:

• يزيد من سرعة أداء المهام المتكررة. بسبب الوضع التلقائييمكن إكمال نفس المهام بشكل أسرع لأن ... تعد الأنظمة الآلية أكثر دقة في تصرفاتها ولا تخضع لانخفاض في الأداء بسبب وقت التشغيل.
• تتحسن جودة العمل. يؤدي القضاء على العامل البشري إلى تقليل الاختلافات في تنفيذ العملية بشكل كبير، مما يؤدي إلى تقليل عدد الأخطاء، وبالتالي زيادة استقرار العملية وجودتها.
• تزداد دقة التحكم. بسبب الاستخدام تقنيات المعلوماتفي الأنظمة الآلية، يصبح من الممكن تخزين وأخذ المزيد من البيانات حول العملية في الاعتبار مقارنةً بالتحكم اليدوي.
• التنفيذ الموازي للمهام. تتيح لك الأنظمة الآلية تنفيذ العديد من الإجراءات في وقت واحد دون فقدان جودة العمل ودقته. وهذا يسرع العملية ويحسن جودة النتائج.
• اتخاذ القرار بسرعة في المواقف النموذجية. في الأنظمة الآلية، يتم اتخاذ القرارات المتعلقة بالمواقف النموذجية بشكل أسرع بكثير من التحكم اليدوي. يؤدي ذلك إلى تحسين أداء العملية وتجنب التناقضات في المراحل اللاحقة.

على الرغم من المزايا الواضحة، فإن أتمتة العمليات ليست عملية دائمًا. بعد التحليل والتحسين، قد يتبين أن أتمتة العمليات غير مطلوبة أو أنها غير مجدية اقتصاديًا.

في عدد من الحالات، قد تكون العمليات اليدوية أفضل من الأتمتة:

• من الصعب أتمتة عمليات العملية. من وجهة نظر تكنولوجية أو اقتصادية، قد يكون من الصعب جدًا أتمتة بعض عمليات المعالجة.
• دورة حياة المنتج قصيرة. إذا كان من الضروري تطوير المنتج وتنفيذه في فترة زمنية قصيرة، أو كانت مدته في السوق قصيرة، فقد لا تكون أتمتة العملية عملية. ستكون العمليات اليدوية أقل تكلفة وأسرع من الأتمتة.
• منتجات فريدة أو لمرة واحدة. عندما يحتاج المستهلك إلى منتج ذو خصائص فريدة أعمال يدوية، لا يمكن إصدار مثل هذا المنتج إلا إذا تم تنفيذ العمليات يدويًا.
• تقلبات حادة في الطلب. يتطلب التغيير في الطلب على منتج ما تغييرًا في أحجام الإنتاج. يكون إجراء مثل هذه التغييرات أسهل عند إجراء العملية يدويًا.

تختلف الأعمال الحديثة إلى حد ما عن أعمال الأجيال السابقة، إذا تحدثنا عن العالم ككل، وبشكل أساسي، جذريًا - من النشاط الرياديفي بلدنا، حيث كان يكفي القيام بعملك وإنتاج منتج "مخطط" معين، دون النظر إلى الكفاءة الداخلية. لكن التغيير في الوضع السياسي في البلاد، والتقدم التكنولوجي العالمي، إلى جانب المنافسة، غير ناقل بناء الشركات، مما أجبر رواد الأعمال في العصر الجديد بشكل أساسي على تركيز جهودهم، أولا وقبل كل شيء، على إنتاجية العمل. حدثت العديد من التحولات الجادة للأعمال وأدوات الأعمال وأنظمة الأعمال في وقت واحد، وكان أحدها ظهور مفاهيم مثل إدارة العمليات والعمليات التجارية.

حول سبب كون إدارة العمليات اليوم هي الطريقة الأكثر إنتاجية لإدارة سلاسل الأعمال داخل الشركة، وما هو الدور الذي تلعبه العمليات التجارية وأتمتتها في الشركات، وكيف يمكن في الواقع أتمتة العمليات وما يوفره نظام أتمتة العمليات التجارية من حيث عن الشركات الفعالة – ​​سنتحدث في مادة اليوم.

تطوير العمليات التجارية في العالم الحديث

بمعنى ما، العمليات التجارية موجودة منذ فجر ريادة الأعمال. وبشكل حدسي، قام الأشخاص الذين يتداولون بالفعل ببناء بعض المجموعات المنظمة من الإجراءات المتسلسلة من أجل تحقيق بعض النتائج من حيث الكفاءة الاقتصادية. بعد ذلك، على الأرجح، بدا الأمر بالنسبة لهم مجرد طريقة منطقية أو مريحة لتنظيم نشاطهم التجاري. ولذلك، دخل مصطلح "عملية الأعمال" حيز الاستخدام، وهو يعني شيئًا مفهومًا بشكل بديهي لأي شخص يقوم بالأعمال التجارية.

في البداية، كانت العمليات التجارية عبارة عن تعليمات تسجل الوصف الصحيح لكيفية تنفيذ إجراءات معينة. من الناحية الفنية، كانت هذه لوائح متباينة حول كيفية تنفيذ الشركة لإجراءات معينة. وفي وقت لاحق، أدرك رواد الأعمال الحاجة إلى العمل مع هذه الوثائق على مستوى أعمق. وكانت هذه أول تجربة للبحث في العمليات التجارية من أجل زيادة إنتاجيتها.

في العشرينيات من القرن العشرين، بدأ وصف العمليات ليس فقط بالكلمات والتسلسل، ولكن أيضًا باستخدام أبسط المخططات الانسيابية ذات التصميم الجرافيكيعلاقات مثل: "إذا فعلت هذا، سيكون هناك هذا، إذا فعلت ذلك بشكل مختلف، سيكون هناك ذلك". ثم حان الوقت للخوارزميات ذات الصلة، والتي من خلالها تم إضفاء الطابع الرسمي على العمليات التجارية، كعنصر من عناصر إدارة الأداء والمؤسسة ككل، وتوحيدها بشكل متزايد باعتبارها أمرًا ضروريًا في جميع قطاعات النشاط التجاري.

مع قدوم عصر الكمبيوتر وفتح فرص جديدة فيما يتعلق بالدعم الفني للعمليات التجارية، تحاول الترجمة العمليات التجاريةالخامس عرض إلكتروني، وتكوين اتصالات أفقية ورأسية مستقرة بين العمليات المختلفة، وفي نفس الوقت المحاولات الأولى لأتمتة مجالات صغيرة من النشاط.

كل هذا كان بمثابة سلف الأتمتة الكاملة للعمليات التجارية في المستقبل والتي تهدف إلى زيادة كفاءة الشركة. بعد ذلك، دخل عدد من المطورين الذين رأوا إمكانات أتمتة الأعمال وإمكانية تطوير حل يمكن تنفيذه فعليًا لعدد غير محدود من المرات في شركات مختلفة، إلى سوق الأتمتة وبدأوا في تقديمها للشركات حلول مختلفةفي مجال العمليات التجارية، والتي تنطبق على أي مستويات وظيفية للأعمال.

بدأت النمذجة الشاملة للعمليات التجارية، الأنظمة الإلكترونيةتم تطوير الرقابة والمحاسبة والجودة وإجراءات توحيد وتنظيم المؤشرات القياسية وطرق تقليل الانحرافات عنها.

هكذا تشكلت فكرة الحاجة إلى بناء عمل تجاري موجه نحو النتائج بناءً على معايير معينة واستمرت في التطور. في الواقع، كانت استجابة لتحدي العصر والحاجة إلى زيادة قدرتها التنافسية، إنها “استجابة لتحدي المستهلكين” والتطور المنطقي للشركات والسوق.

العملية التجارية كمفتاح للنجاح

تركز أي شركة تجارية على نتيجة واحدة وهي كسب المال. ولتحقيق هذا الهدف، تقوم الشركة، اعتمادًا على مجال نشاطها وحجمها، بتنفيذ عدد معين من الإجراءات. ويجب أن يكون لها جميعًا نتيجة نهائية معينة، ومجمل هذه النتائج يؤدي في النهاية بالشركة إلى تنفيذ المهمة وتحقيق الربح. ولذلك فإن أي شركة، بغض النظر عن نوع عملها وصناعتها وجغرافيتها وغيرها من الخصائص، ستكون عبارة عن نظام من العمليات التجارية المترابطة، بغض النظر عما تفعله هذه الشركة.

أي عملية تجارية في الشركة، بدورها، لها مالكون وسلسلة من المشاركين، تعاونوالتي، في إطار معيار مخطط معين، تضمن تحقيق نتيجة معيارية. بالإضافة إلى ذلك، تحتوي كل عملية على نقاط تحكم محددة يمكن من خلالها لأصحاب العمليات مراقبة النتائج المتوسطة، وإذا لزم الأمر، اتخاذ التدابير التصحيحية الإدارية.

في مجمل نتائج العمليات المختلفة للشركة يكمن هدف النشاط الرئيسي.

اليوم، أصبحت إدارة العمليات التجارية ليست مهمة فحسب، بل أصبحت جزءًا لا يتجزأ من أعمال المؤسسات الفعالة. من الصعب أن نتخيل شركة تقدمية وفعالة من حيث التكلفة حقًا لا يعتمد نظامها التنظيمي على نهج عملي في الأعمال. عناصريتم تنظيم العمليات التجارية من خلال مؤشرات الإنتاج القياسية، ونفقات الموارد المالية والإنتاجية، وإنتاجية الموظفين، وفي الواقع، الإمكانات الاقتصادية للمؤسسة.

بالتوازي، بدأت العمليات التجارية في أداء وظيفة مهمة أخرى: تحييد تأثير العامل البشري. بغض النظر عن درجة المعدات الفنية للشركة أو مستواها تطور تقنيلا تزال الشركات توظف الأشخاص، وليس الروبوتات، لذلك على مستوى تنظيمي معين يتجلى تأثير العامل البشري في أي حال. من أجل ظهور إمكانية الرقابة التنظيمية على تصرفات الموظفين، تشمل العمليات التجارية المؤشرات الرئيسيةكفاءة موظفي الشركة ودرجة مسؤوليتهم وإنتاجيتهم الفعلية في إطار العملية قيد النظر. وبالتالي، يتم ضمان الأداء العضوي للنظام، حيث "كل شيء في مكانه" ويتم التحكم ليس فقط على الفعالية النهائية للعملية، ولكن أيضًا على المساهمة في عملية كل رابط من سلسلة الأعمال المدرجة فيه.

من وجهة نظر تحليلية، يصبح نظام العمليات التجارية مصدرًا للمؤشرات والمقاييس والمعرفة لإدارة المنظمة، لأنه لا يسمح فقط بمراقبة الوضع الحالي، ولكن أيضًا لتوليد توقعات وسيناريوهات لتحسين كفاءة الشركة في مستقبل. تتيح لك تحليلات العمليات التجارية، أو كما يطلق عليها عادة في الأدبيات الاقتصادية، أبحاث العمليات التجارية، النظر في الأعمال بأكبر قدر من التفاصيل من وجهة نظر الإنتاجية. يمكن للإدارة، من خلال النهج الصحيح لتحديث العملية، أن تحسن تدريجيًا جميع مؤشرات الشركة الرئيسية تقريبًا:

• تحسين عملية الإنتاج من حيث السرعة والتكلفة وجودة المنتج.
• زيادة إنتاجية وكفاءة الموظفين، فضلاً عن القضايا الناتجة عن التحفيز المالي الشخصي والصندوق العام لتكاليف العمالة للموظفين؛
• تحسين الكتلة الإدارية للعمليات ونفقات التشغيل؛
• حسن الجودة الهيكل الداخليوإجراءات تدفق المستندات والانضباط التشغيلي الداخلي في الشركة؛
• تحسين جودة الخارجية و إتصال داخليشركات.

بشكل عام، يفترض نهج العملية التحسين المستمر والرغبة في التحسين اللامتناهي للشركات، لذلك من المستحيل إدراج جميع المراكز الوظيفية التي يمكن تحسين عملها بناءً على تحليلات عمليات هذه المراكز. لذلك، من الضروري، أولا وقبل كل شيء، الاسترشاد بالمنطق والتركيز على تفاصيل منظمة معينة، وتقييم السقف الحقيقي لتحسين عملية معينة بشكل معقول. إن التحسين من أجل التحسين ليس له أي معنى من وجهة نظر زيادة الكفاءة الاقتصادية. الخصائص الفرديةأعمال محددة سوف تحدد بشكل أفضل الحاجة و الطريق الصحيحمن أجل التحسين بدلاً من التحسينات النموذجية المشبعة بفلسفة تحسين الكفاءة التي لا نهاية لها.

حر
التشاور
خبير

ناتاليا سيفورينا

محلل استشاري 1C

شكرا لطلبك!

سيتصل بك أحد متخصصي 1C خلال 15 دقيقة.

أتمتة العمليات التجارية باعتبارها الطريق إلى المستقبل

حقبة الاقتصاد الرقميأعطى الشركات العديد من الفرص الجديدة لتحسين كفاءة العمليات الخاصة بها. لقد عمل كبار محللي الأعمال بنشاط على تطوير موضوع إدارة العمليات وتحسين العمليات التجارية على مدى السنوات العشر الماضية. تم تطوير العديد من الأساليب والمبادئ المختلفة لإدارة الشركة، بناءً على منهجية العمليات التجارية، ويستحق كل منها اهتمامًا خاصًا (على وجه الخصوص، فهو يعني أيضًا القدرة على إدارة العمليات التجارية). قد تكون لها درجات متفاوتة من الفعالية بالنسبة لشركة معينة، لأنها تعتمد إلى حد ما على نوع العمل وحجمه والخصائص الأخرى لاقتصاد المؤسسة، ولكنها جميعها تؤدي إلى استنتاج مفاده أن أتمتة العمليات التجارية هي أقصر طريق لتحقيق النجاح. نموذج يمكن التنبؤ به لأعمال الإدارة والتطوير.

على طول هذا المسار، تتيح أتمتة العمليات التجارية زيادة القدرة التنافسية من خلال زيادة إنتاجية قسم معين من سلسلة الأعمال، مما يسهل عددًا من إجراءات التشغيل القياسية تمامًا:

1. ستعمل الأتمتة على تبسيط مسائل المحاسبة وإعداد التقارير، والمحاسبة الأولية، وإدخال كميات كبيرة من المعلومات، ومراقبة أرصدة المخزون وغيرها من الإجراءات الرياضية/الحسابية، والتي تعتبر تقليديًا كتلة يدوية في الغالب للعمليات كثيفة العمالة. يتم تحقيق ذلك في أغلب الأحيان من خلال تطبيق استخدام تقنيات تكنولوجيا المعلومات الآلية التي تركز على معالجة المستندات والعمليات المستقلة، واستبدال إدخال البيانات بعناصر المسح المختلفة والتبسيطات الأخرى لهذه الإجراءات الروتينية.
2. تتيح لك أتمتة العمليات تقليل أو تحسين التكاليف الرئيسية للمؤسسة. بنود النفقات الرئيسية هي تقليديا عملية الإنتاج وموظفي الشركة، وستجعل أتمتة العملية من الممكن تسليط الضوء على العناصر الرئيسية الأماكن الضيقةوالأجزاء الرئيسية غير الفعالة من القوى العاملة، بالإضافة إلى تحقيق خفض التكاليف عن طريق إزالة هذه المكونات من الأنشطة التشغيلية.
3. تتيح أتمتة العمليات تحسين جودة المنتجات من خلال الامتثال للمتطلبات التنظيمية وتنفيذ تدابير الرقابة الداخلية.
4. تتيح أتمتة العمليات تحرير الموارد الفكرية للإدارة و المتخصصين الرئيسيينالشركات، وإعادة توجيه جهودها من العمليات اليدوية الروتينية كثيفة العمالة إلى تطوير الشركة.

المبدأ الرئيسي لأي أتمتة هو أنه يجب دمجها في جميع مستويات الهيكل التنظيمي المرتبط بعملية تجارية (آلية) معينة. من المستحيل أتمتة عملية تدفق المستندات دون تضمينها خدمة الساعيالشركات والأمانة. أو، على سبيل المثال، أتمتة أي دورة من عملية الإنتاج، ولكن ليس أتمتة المشكلات اللوجستية أو التعامل مع شكاوى العملاء. إذا استمر المحاسبون في حساب المدفوعات بأيديهم على الآلة الحاسبة، مع وجود عملية تلقائية لتسوية الفواتير والموافقة على الدفع، فيمكن اعتبار عملية الأعمال غير مؤتمتة بالكامل. وهذا، إلى حد ما، يحرمها من أي معنى على الإطلاق، لأنه إذا حدث خطأ (العامل البشري)، فلن يكون من الممكن تتبعه في الوقت المناسب، وسيؤثر على العمليات اللاحقة.

تواجه الشركات صعوبات مختلفة عند أتمتة العمليات التجارية، اعتمادًا على خصائصها الداخلية.

على سبيل المثال، فإن الحفاظ على المحاسبة اليدوية والمحاسبة المالية المتباينة في شكل جدول، في الواقع، يحتوي أيضًا على عدد معين من العمليات داخل هيكله، ولكن إدخال الأتمتة المعقدة في مجال العمل هذا سوف يسبب مشاكل معينة لا تسببها فقط ميزات تقنية، ولكن أيضا معارضة من الموظفين.

لذلك، يتم دائمًا تطوير مشاريع أتمتة العمليات التجارية من الصفر، لأنه من المستحيل تحديد المشكلات التي قد تنشأ في منظمة واحدة دون الغوص في تفاصيل الشركة. هناك مواقف تتخذ فيها الإدارة قرارًا بشأن الأتمتة دون الأخذ في الاعتبار أن الشركة ببساطة ليست مستعدة لذلك، وليس من الممكن من حيث المبدأ تنفيذ المشروع. من أجل تجنب ذلك، يجب أن تفهم بوضوح الهدف الذي يجب تحقيقه نتيجة للأتمتة، وتحديد الموارد اللازمة لتحقيق الهدف، وما هو الموظفون الذين سيشاركون في تنفيذ عملية الأعمال الآلية، وما هو السوق قد تؤثر الاتجاهات على عملية الأعمال على المدى القصير.

فقط استراتيجية أتمتة العمليات المطورة جيدًا هي التي يمكنها ضمان النتيجة النهائية والقضاء على مخاطر العمل من أجل العمل. يعرف الجميع أمثلة على عدم قابلية التشغيل الكامل للعمليات التجارية بعد "أتمتتها" أو المواقف التي يكون فيها من المستحيل إكمال مشاريع الأتمتة بسبب العوامل الداخلية. لذلك، دعونا نتحدث قليلاً عن المشكلات النموذجية التي تواجهها الشركات المشاركة في العمليات التجارية:

1. أخطاء عند نقل العملية إلى النظام الآلي – المشكلة الأكثر شيوعًا الناجمة عن الرغبة في توفير المال. يحاول المديرون عديمي الخبرة، وغالبًا ما يكون أصحاب العمليات أنفسهم، نقل عملهم إلى مجال المعلومات والأتمتة. ونتيجة لذلك، يتم فقدان التفاصيل، ويتم كسر المنطق أو عدم اتباعه على الإطلاق، ولا يوجد تسلسل للإجراءات التلقائية، ولا يمكن تسمية العملية الآلية بأكملها إلا بـ "العكاز". هذه نتيجة منطقية، لأن محترفي المبيعات لا يمكن أن يكونوا محترفين في مجال بناء العمليات التجارية الآلية. يتطلب هذا العمل مؤهلات وخبرة خاصة، ولا يمكن تحقيق النتيجة إلا من خلال الجهود المشتركة للمتخصصين الضيقين وصاحب العملية. إذا كنا نتحدث عن عملية تمتد إلى ما هو أبعد من قسم واحد أو قررت الشركة أتمتة عملية معقدة (الشراء والإنتاج وما إلى ذلك)، فلن يتمكن سوى فريق مؤهل من دراسة العملية "كما هي" بالتفصيل وإنشاءها مخطط آلي عملي.
2. تخريب الأتمتةهي مشكلة تشترك في الأخطاء عند نقل العملية إلى نظام آلي. يدرك الفريق أن العملية الآلية تحرر موارد وقتهم، ويبدأ في التدخل في تنفيذ الأتمتة، مسترشدًا بغريزة الحفاظ على الذات أو الإحجام الأولي عن تغيير شيء ما في عملهم وتعلم أشياء جديدة. من الصعب جدًا التخلص من هذه المشكلة بنسبة مائة بالمائة، على الرغم من وجود إدارة مختصة ووجود خطط حقيقية للمورد في شخص الموظفين، فمن الممكن أن ننقل للفريق سبب اتخاذ الإدارة قرار الأتمتة، وما هو الدور الذي تلعبه هذه المشكلة أو أن هذا المتخصص سوف يلعب في المستقبل. وبطبيعة الحال، لن ينجح هذا إذا كان الهدف الرئيسي للأتمتة هو تقليل تكاليف الموظفين (وبالنسبة للعديد من الشركات، لا يزال الموظفون هم العنصر الأكثر تكلفة).
3. عدم الاستعداد الفني للموظفين- المشكلة التي تتجلى عادة إما في بداية الأتمتة، أو على العكس من ذلك، عندما ينتهي المشروع وتم إطلاقه بالفعل. إن مسألة إبطاء الأتمتة بسبب الصعوبات التقنية هي في الواقع أهون الشرور التي يمكن مواجهتها في هذا الأمر. عمل صعبلأنه من الممكن دائمًا تدريب الموظفين وإنشاء نظام توجيه داخلي في الشركة لتجنب مثل هذه المشكلات في المستقبل.
4. لم أحسب قوتك- مشكلة استثمارية. كانت خطط الأتمتة هائلة، وتم حساب موارد الشركة بشكل غير صحيح، وبالتالي أصبح من الواضح في مرحلة ما أنه لم تكن هناك موارد كافية لتنفيذ المشروع. ما يجب القيام به؟ تحسين عملية التنفيذ نفسها (الوقت، السرعة)، البحث عن الموارد (المقترضة، المؤجلة)، تغيير الشروط (البحث عن الخصومات، تغيير المقاولين، تقليل حجم الفرق) والبحث عن فرص لإكمال عملية الأتمتة بأي وسيلة طرق يمكن الوصول إليها، إذا كان يعد في النهاية الشركة بالربح.

إذا تمكنت الشركة من التغلب على الأخطاء المذكورة أعلاه، حيث تم حل المواقف الإشكالية مسبقًا، فسوف تواجه مسألة كيفية تنظيم عملية الأعمال الآلية بشكل صحيح. دعونا نلقي نظرة فاحصة على خصائص هذه العمليات التجارية:

• يجب أن يكون لعملية الأعمال الآلية أهداف وغايات تحلها الشركة في إطار عملية الأعمال هذه. وهذا يعني أن أي مستخدم للعملية ومدير شركة يمكنه الاطلاع على عملية الأعمال وفهم الهدف النهائي لعملية الأعمال، وما هي المهام التي يجب إكمالها، ومن سيكون مسؤولاً عن إكمالها في الطريق إلى هذا الهدف. على سبيل المثال، إذا كانت عملية الأعمال الآلية عبارة عن بيع متقاطع للمخزون من العام الماضي، فإن الهدف العالمي لمثل هذا المشروع هو بيع المخزون. المهام على الطريق لتحقيق هذا الهدف: التكوين حدود المنتج، كتابة برنامج نصي على الموقع يرفق المنتجات وفقًا لخوارزمية خاصة في التوصيات للعملاء، وتوزيع البريد الإلكتروني وفقًا للقواعد المعمول بها، وإنشاء خصومات على المنتجات من المجموعة السابقة وغيرها من الإجراءات، ويتم تعيين متخصص أو قسم مسؤول لكل منها.
• يجب أن تكون العملية الآلية الواضحة منظمة زمنياً.هذا هو في الواقع المبدأ الرئيسي لإدارة العمليات: يجب أن تتناسب جميع الإجراءات وتنظيم العمل ضمن وقت محدد محدد. وبناء على ذلك، وبالحديث عن المثال الأول المتعلق ببيع بقايا الطعام، فإن مثل هذا المشروع يجب أن يكون له نطاق محدد من النشاط ومعدل الإنتاجية. سيحدد النطاق الوقت اللازم لبدء العمل وتلخيص نتائج العملية ككل، كما أن سرعة الإنتاجية (التي تقاس أيضًا بالوقت) ستجعل من الممكن تحليل مساهمة كل رابط من العملية في النتيجة الإجمالية مع رصد مخالفات المواعيد النهائية لإنجاز الأعمال غير المبررة بأسباب موضوعية.
• يجب تقسيم عملية الأعمال الآلية إلى مراحل ونقاط تحكم.يساعد ذلك في مراقبة تقدم العملية اعتمادًا على مرحلتها أو مرحلتها، وتوزيع المسؤولية بين المشاركين في العملية، بالإضافة إلى تحليل العملية بسرعة في مرحلة الإكمال غير المكتمل. من المهم ملاحظة أنه خلال المراحل يتم منح الفريق أقصى قدر من حرية العمل وتسلسل أنشطتهم، ولكن في نقاط المراقبة يلزم تقديم تقارير صارمة عن النتيجة القياسية للمرحلة والالتزام التام بالمواعيد النهائية المحددة.
• يجب أن يحتوي نظام معايير العمليات التجارية الآلية على معلومات كافية لتتمكن من التحكم في تقدم العملية. يتم تنظيم العملية بالضرورة من خلال مجموعة من الوثائق والتقارير. يتيح الجمع بين ضوابط العملية هذه للفريق البحث عن حلول للمواقف الصعبة ضمن الإطار المحدد، بدلاً من مجرد اتباع التعليمات.
• يمكن النظر إلى عملية الأعمال الآلية ليس فقط من وجهة نظر الجوانب المذكورة سابقًا، ولكن أيضًا من حيث الموارد المستخدمة لتنفيذها: ساعات العمل، والتمويل، والمعدات، والتكنولوجيا وأشياء أخرى. يجب التفكير في كل هذه القضايا في البداية ومراعاةها في مرحلة تنفيذ العمليات التجارية، مع مراعاة بعض التغييرات التنبؤية في الموقف، من أجل ضمان اكتمال العملية التجارية بالنتيجة المخططة.
• الأشخاص المسؤولون عن تنفيذ وفعالية العملية التجارية.بغض النظر عن مدى كمال نظام أتمتة العمليات التجارية، فإنه يحتاج إلى مراقب مباشر يمكنه النظر إلى الموقف عالميًا ونقديًا. لذلك، يجب دعم أي عملية تجارية آلية من قبل الموظفين المسؤولين عن تنفيذها، والذين لا تقتصر مهمتهم على أداء الوظيفة الموضوعية فحسب، بل أيضًا التحكم في النقاط الرئيسية للعملية.
• إعلام المشاركين – عنصر رئيسي مهمنظام مترابط من العمليات التجارية،وهي أيضًا أداة تحكم. تُظهِر الأنظمة أكبر إنتاجية للإبلاغ تلقائيًا عن جميع الإجراءات التي تحدث في عملية الأعمال، بناءً على مبدأ النقاط التي يقوم النظام نفسه عندها بإنشاء إشعارات وإبلاغ قائمة خاصة بالمشاركين. بالطبع، تعمل المعلومات اليدوية أيضا، ولكنها تتطلب الانضباط وغالبا ما تؤدي إلى إخفاقات معينة.

بناءً على ما سبق، من الواضح أن أتمتة العمليات التجارية، بغض النظر عن الموقع أو الصناعة أو السوق أو مجال العمل، أي بالنسبة لأي شركة، هو مستوى جديد بشكل أساسي لممارسة الأعمال التجارية. من المستحيل المبالغة في تقدير فوائد إدخال العمليات التجارية الآلية، لأنه في عصر المنافسة الشرسة والاقتصاد الرقمي، أصبحت ضرورة مطلقة لتلك الشركات التي ترغب في الحفاظ على حصتها في السوق وزيادتها. من خلال إدخال العمليات التجارية الآلية، لا تكتسب الشركة مجموعة معينة من مزايا واضحةبالمقارنة مع منافسيها، فإنها تأخذ أعمالها إلى مستوى جديد بشكل أساسي في ممارسة الأعمال التجارية. وجزئياً، يمكن أن نطلق على هذه العملية وجهة نظر عالمية تركز على الفعالية الداخلية وتحسين الكفاءة. في القرن الحادي والعشرين لم تعد العمالة اليدوية هي أساس الاقتصاد، وأصبح بإمكان الشركات تسريع تطورها وزيادة إنتاجيتها وسرعة عملها وتحسين مؤشرات جودة الخدمات أو خفض التكاليف من خلال الإنجازات الفكرية للبشرية في مجال الصناعة. أتمتة العمليات التجارية.

تعد أتمتة العمليات التجارية مهمة مهمة جدًا لكل شركة تركز على النمو والتطور المستمر. تعتمد المعايير التي تحدد الوقت المناسب لأتمتة عمليات معينة أو تطوير أو دمج حلول تكنولوجيا المعلومات الحالية على حجم الشركة ومرحلة تطورها. في الخطوة الأولى، تطبق معظم الشركات إدارة علاقات العملاء (CRM)، ثم تخطيط موارد المؤسسات (ERP)، وعندما ينمو العمل، يفكرون في إدارة الأعمال (BPM). ما وراء هذه الاختصارات وفي أي وقت حان الوقت لتنفيذ كل حل في شركتك؟

بناء علاقات مع العملاء

ربما يكون نظام إدارة علاقات العملاء أحد حلول تكنولوجيا المعلومات الأولى التي يجب على الشركة التي تبيع السلع أو الخدمات للعملاء تنفيذها. إذا كان عملك ليس كشك شاورما بالقرب من المترو أو شركة الإنتاجمع عميل واحد، سيكون نظام إدارة علاقات العملاء (CRM) مفيدًا بالتأكيد. علامة جيدةما حدث هو حقيقة أنه لم يعد بإمكانك الاحتفاظ بجميع الاتفاقيات والتفاعلات مع العملاء الحاليين في رأسك.

CRM يعني إدارة علاقات العملاء، فهذه ليست مجرد قاعدة بيانات تحتوي على عناوين وأرقام هواتف العملاء ومبالغ المعاملات. في البداية، هذا نظام يساعدك على بناء علاقات مستقرة مع المستخدمين لديك. وهذا لا يشمل فقط توجيه العميل عبر مسار المبيعات - من التطبيق إلى المعاملة - ولكن أيضًا مشاركة قاعدة المستخدمين بأكملها في التسويق عبر البريد الإلكتروني، وإطلاق الرسائل البريدية، والعروض الترويجية الخاصة، ونتيجة لذلك، تكرار المبيعات.

بدون نظام إدارة علاقات العملاء (CRM)، يمكن للشركة أن تنمو "على نطاق واسع" ضمن حدود معينة (بسبب تدفق العملاء الجدد)، ولكن سيكون من الصعب جدًا عليها أن تنمو متوسط ​​الفاتورة، الربح لكل عميل وزيادة قاعدة المستخدمين المخلصين لديك.

"لدينا نهج خطوة بخطوة للأتمتة: مع زيادة عدد الطلبات، قمنا بتوحيد العمليات التجارية ونقلها إلى القضبان الأوتوماتيكية باستخدام الحلول الجاهزة في السوق. بادئ ذي بدء، قمنا بأتمتة عملنا مع العملاء قدر الإمكان، حتى لا نضيع الوقت في البحث معلومات مهمةوتقديم أسرع استجابة ممكنة لطلبات عملائنا. لقد قمنا بتطبيق نظام CRM لرؤية وتحليل تاريخ العلاقات مع العميل باستمرار - المكالمات والأوامر والمراسلات، تعليق. إذا كنت بحاجة فجأة إلى رفع سجل الطلبات بسرعة، وكان المدير المسؤول مريضًا، فإن هذه الأنظمة تجعل الحياة سهلة للغاية. إذا كنت بحاجة إلى نقل العمل إلى موظف جديد، فهذه ليست مشكلة أيضًا."، يقول Evgeniy Nepeyvoda، الشريك الإداري لشركة Kinodoktor.

أتمتة العمليات داخل الشركة
خلال الأشهر وحتى السنوات الأولى من حياتها، يمكن للشركة أن تنمو وتتطور بشكل عفوي: تظهر أقسام ووحدات وظيفية جديدة، ويتم تقسيم المهام، ويتم إعادة توزيع عبء العمل بين الموظفين المختلفين. في هذه المرحلة قد ينشأ الارتباك: من المسؤول عن أي مهام؟ متى يجب الانتهاء من هذا العمل؟

إذا أصبحت هذه المشكلات ذات صلة بشركتك، فقد حان الوقت لأتمتة العمليات داخل المؤسسة. لهذا يستخدمون أنظمة ERP (تخطيط موارد المؤسسات - إدارة موارد المؤسسات). يساعد نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) على دمج جميع أقسام ووظائف الشركة في نظام واحد. ونتيجة لذلك، يعمل جميع الموظفين باستخدام قاعدة بيانات واحدة، مما يسهل عليهم تبادل أنواع مختلفة من المعلومات وتوزيع المهام (سواء داخل القسم أو بين الأقسام المختلفة).

"إن الإشارة إلى أن الوقت قد حان لبدء أتمتة الموارد داخل الشركة هي مشاكل تنظيم العمليات على مستوى القسم وبين الأقسام: قد لا يتم متابعة العملية، أو إبطائها، أو تكون غير مفهومة لفناني الأداء والإدارة."يقول محلل الأعمال في DIRECTUM Maxim Kainer.

الغوص بشكل أعمق في العمليات التجارية

إذا كانت المهمة الرئيسية لتخطيط موارد المؤسسات (ERP) هي تحسين العمليات التجارية في الشركة عن طريق تقليل تكاليف المواد والوقت، فإن الأنظمة BPM (إدارة أداء الأعمال)حل مشاكل المستوى الأعلى. يمكننا القول أن أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP) مصممة لحل المشكلات التكتيكية، في حين أن BPM تتعلق أكثر بالاستراتيجية. إذا كان تخطيط موارد المؤسسات (ERP) يعتمد على الموارد والحالة الحالية للأعمال، فإن BPM يساعد على التعمق في العمليات التجارية. هناك حاجة إلى نظام BPM عندما يكون لدى الشركة العديد من العمليات التجارية غير التافهة (والتي يمكن أن تتغير باستمرار)، وتكون هناك حاجة لتسريعها، وجعلها أكثر توحيدًا وشفافية.

"إن أتمتة الأعمال ضرورية ببساطة في مرحلة النمو النشط للشركة. بدونها، سيتم ربطك بشركتك بحبل سميك، علاوة على ذلك، سيكون من الصعب تحقيق نطاق كبير من الأعمال.
أصبحت شركتي الآن مؤتمتة بالكامل. وهذا يعني أنه بدوني، كل من وظائف المبيعات والتسويق و وظائف الإدارةاتخاذ القرارات، بما في ذلك القرارات الاستراتيجية.
يمكنك تنفيذ أتمتة هذا المستوى عندما تكون على دراية كاملة بعملك. في أي نقطة يجب أن تفعل هذا؟
● عندما تبدأ الشركة في النمو ويصبح من المستحيل إدارتها يدويا
● عندما تكون هناك حاجة لتحرير وقتك أو وقت المديرين الإداريين
● عندما بدأت تشعر بالاكتئاب والانعدام التام للرغبة في مواصلة تطوير هذا العمل بمفردك
● متى تريد التشغيل مشروع جديد
● عندما تحتاج إلى وقت للتوصل إلى طريقة لتفجير عملك الحالي
من أجل تنفيذ الأتمتة بشكل صحيح، تحتاج إلى فهم جميع العمليات التجارية بشكل واضح للغاية، وتسلسل الإجراءات التي تحتاج إلى الأتمتة - ولهذا السبب تحتاج أولاً إلى متابعة مسار العمل "اليدوي". ولكن من المهم عدم "التعثر" في مرحلة العمل اليدوي لفترة طويلة. وتصبح العادات والأعراف المقابلة متأصلة داخل الشركة والفريق لدرجة أن الأتمتة تصبح غريبة ويصعب تنفيذها.تقول جاليا بيردنيكوفا، مؤسسة شبكة مدارس التصوير الفوتوغرافي مثل وشبكة مقاهي المدينة "سترة".

لك أو المصنع؟

في مرحلة الأتمتة، تواجه العديد من الشركات معضلة: هل يجب عليها كتابة الحل الخاص بها أم استخدام الحل "المعبأ"؟

توفر معظم شركات تكنولوجيا المعلومات الكبيرة مثل Microsoft وSAP و1C أنظمة جاهزةأتمتة الأعمال. هناك أيضًا العديد من الموردين الصغار الذين يقدمون حلولًا غير تقليدية — بفضل نطاقهم الأصغر، يتيح العمل مع هؤلاء الموردين تخصيصًا أكبر للبرامج التي تناسب أعمالك. ومع ذلك، تحاول العديد من الشركات تقديم حلولها الخاصة.

« عندما عملت في شركة صغيرة لتحسين محركات البحث، نشأت الحاجة إلى خدمة إسناد المهام إلى مؤلفي النصوص ومراقبة تنفيذها وتتبع الوقت عندما كان حجم الموظفين أكثر من خمسة أشخاص. في البداية استخدمنا الحل المكتوب ذاتيًا. ولكن أصبح من الصعب صيانته، واستنفدت وظائفه بعد عام ونصف فقط، مع طاقم عمل مكون من 15 شخصًا: ثلاثة مندوبي مبيعات حسابات، وأربعة مبرمجين وقسم كتابة النصوص. لقد اشترينا اشتراكًا سنويًا في حل سحابي يجمع بين إدارة علاقات العملاء (CRM) وسير العمل البسيط وتتبع الوقت.
هذا سيناريو نموذجي: في البداية يعتقد المديرون "أننا سنفعل كل شيء بأنفسنا"، ولكن بعد ذلك يكون هناك فهم لذلك حلول جاهزةمن البائعين الذين قاموا بتطويرها وتحسينها لسبب ما لسنوات.
يقول مكسيم كينر: "هناك حالات، حتى مع وجود فريق عمل يزيد عن 20 شخصًا، تكتفي الشركات بخدمات مكتوبة ذاتيًا، ولكن هذا يتطلب متخصصًا في تكنولوجيا المعلومات خاصًا بها والذي سيعمل باستمرار على هذا الحل - وهذا ليس رخيصًا".
ولكن لا تزال برامج المصنع الجاهزة غير قادرة على حل جميع مشاكل العملاء - يجب أن تفهم دائمًا أنه يجب تكييفها وفقًا لاحتياجاتك.
"كن مستعدًا لحقيقة أن أي "إصدار محاصر" لمنتج أتمتة تكنولوجيا المعلومات لن يكون قادرًا على مراعاة جميع تفاصيلك وسيتطلب تخصيصًا إضافيًا ليناسب عملياتك. وسيستمر تحسين النظام في المستقبل مع نمو أعمالك وزيادة تعقيدها.يقول ديمتري أرشيبينكو، الشريك الإداري لشركة المحاماة ريفيرا.

كيف تختار نظام التشغيل الآلي الذي يناسب عملك في هذه المرحلة؟ اترك بريدك الإلكتروني وسنرسل لك قائمة بالحلول المناسبة!

خلال أزمة الأعمال، من أجل منع جميع أنواع المشاكل، وكذلك لجعل العمل أكثر كفاءة بشكل عام، تستخدم الشركات أساليب تسمى الأتمتة المعقدة. باستخدام هذه الطريقة، يمكنك تحقيق انخفاض كبير في التكاليف، سواء التكنولوجية أو المالية.

ما هي أتمتة العمليات التجارية

يتم تضمينها دائمًا في عملية الأعمال مراحل مختلفةوالوظائف والخطوات والإجراءات الأخرى التي يتم تنفيذها بتسلسل معين. الهدف الرئيسي من استخدام العمليات التجارية هو تحقيق نوايا معينة من قبل المؤسسة (مجموعة من العمليات من لحظة استلام الطلبات حتى تنفيذها). تتضمن عملية الأعمال جميع المشاركين في المنظمة الذين يتفاعلون مع بعضهم البعض. إنه على وشكعن مديري الشركة والعملاء والموظفين.

أي أن عمل أي مؤسسة يمكن اعتباره مجموعة من العمليات التجارية المختلفة المترابطة. في الشركات، يتم تقسيم جميع العمليات التجارية بشكل تقليدي إلى ثلاثة أنواع. هذا:

• العمليات التجارية الرئيسية (الرئيسية).تهدف إلى خلق قيمة للخدمات أو السلع للعملاء وزيادة قيمتها في المرحلة المتوسطة من الإنشاء (على سبيل المثال، التثبيت والإنتاج والتطوير)؛
• دعم العمليات التجاريةوالتي تهدف إلى توفير الموارد اللازمة للعمليات الرئيسية، فضلاً عن توفير البنية التحتية للشركة (يمكننا التحدث عن إدارة الموارد ومعالجة المعلومات وصيانتها)؛
• عمليات التطويرضمان تحسين عمل الشركة في المستقبل؛ وفي إطار هذه العمليات التجارية، يتم تدريب الموظفين وتحسين مهاراتهم، ويتم التخطيط لمزيد من الأنشطة؛
• إدارة العمليات التجاريةتهدف إلى حل مشاكل الشركة من خلال التخطيط وتحفيز وتدريب الموظفين، والإدارة التشغيلية.

بناء على كل ما سبق، يمكننا القول أن أي مدير يجب أن يدير العمليات التجارية، لأن نجاح الشركة وازدهارها يعتمد إلى حد كبير على ذلك. يهدف أي مدير إلى تنظيم عمل مؤسسته بحيث يتم تنفيذ العمليات التجارية وفقًا لمخطط تم وضعه مسبقًا. وفي الوقت نفسه، لا ينبغي أن يكون هناك أي انقطاع في أنشطة الشركة. من الناحية المثالية، يجب أيضًا تقليل الوقت الذي يتم قضاؤه في العمل مع الوثائق إلى الحد الأدنى.

يوجد اليوم العديد من الطرق الفعالة لتنظيم عملك. من بين الأكثر فائدة وعقلانية الأتمتة المعقدة للعمليات التجارية بناءً على تطوير النموذج الخاص بك نظام معلوماتأو جاهز بالفعل، ولكنه مُكيَّف ليناسب مؤسستك. تجدر الإشارة إلى أن نظام الأتمتة هذا يجعل من الممكن جعل الإنتاج أكثر ربحية من خلال تقليل التكاليف بشكل كبير.

لا ينبغي توقع النتيجة المرجوة من أتمتة العمليات التجارية مع النهج القديم لنموذج إدارة المنظمة. غالبًا ما تستخدم ثقافة الإنتاج التقليدية نموذجًا وظيفيًا لإدارة العمليات التجارية، والذي تم استخدامه لفترة طويلة من الزمن. حتى الآن، فهي تعطي المديرين فرص جيدةمن أجل النمو والتنمية. وأكبر عيب فيه هو وجود تأخير وفقدان المعلومات. عادة، طرق فعالةوتناقش الآثار شفويا. وبما أن هذا الشكل يميل إلى تشويه المعلومات، فإن المعلومات بعد "المفاوضات" تصبح غير موثوقة.

في الأعمال الحديثةوالممارسة الاقتصادية، يتم استخدام العديد من الأساليب للتنمية. إذا لم نأخذ في الاعتبار الاتجاهات العالمية، بل شركة فردية، فيمكننا التحدث عن عدد من المشكلات والأعراض التي تكون فيها الأتمتة المعقدة للعمليات التكنولوجية والتجارية ضرورية ومهمة للغاية. في هذه المقالة سنلقي نظرة على كل شيء من النهاية، وسنصف الشركة المثالية من وجهة نظر الإدارة. لذا:

• تعمل الشركة بسلاسة، ويقوم الموظفون بتنسيق الإجراءات وتنفيذ الأنشطة بسلاسة.
• لا توجد خسائر أو تأخيرات في المؤسسة، ولا يتم تشويه المعلومات.
• أثناء قيامهم بعملهم اليومي، يظل المتخصصون في الشركة موجهين بشكل أساسي نحو العملاء وينفذون مهام الشركة، مما يدفع الاحتياجات والاهتمامات الشخصية إلى الخلفية.
• يدرك جميع الموظفين جيدًا مدى تأثير أنشطتهم على أداء المنظمة.
• من الواضح في المؤسسة الموظف المسؤول عن وظائف وأهداف معينة.
• يتم تخصيص قدر معين من الوقت لإكمال كل مهمة.
• تعمل الشركة لصالح عملائها، وهذا بالضبط ما تهدف أنشطتها إليه.

إذا كان كل هذا موجودًا في مؤسستك، فلن تحتاج إلى فعل أي شيء - دع الشركة تنمو أكثر. إذا كان كل شيء مختلفا تماما، فيجب عليك التفكير في أتمتة العمليات التجارية، لأن هذا سيجعل أنشطة شركتك أكثر نجاحا وإنتاجية.

ما هو الغرض من أتمتة العمليات التجارية للمؤسسة

تقوم كل شركة بأنشطتها لحل مشاكلها، وبالتالي يجب تنفيذ كل عملية من العمليات التجارية لتحقيق أهداف الشركة. إذا كان هذا النهج قريب منك، فهذا يعني أن مؤسستك تركز على تحقيق أهداف معينة، مثل جميع الموظفين العاملين فيها. في المؤسسة، يجب أن يكون جميع الموظفين والعمليات والأنشطة التجارية منتجين ويسعون إلى تحقيق هدف واحد. في هذه الحالة فقط يمكننا التحدث عن آفاق الشركة في المستقبل.

حاليًا، يفضل العديد من رواد الأعمال أتمتة العمليات التكنولوجية والتجارية. وهذا يجعل من الممكن حل المشاكل التالية:

1. توزيع المسؤولية

يجب أن يكون شخص معين مسؤولاً عن كل إجراء فردي وعملية تجارية. هذا الشخص هو الذي يهتم بفعالية الإجراء الذي يتم تنفيذه، ويمكنه التأثير على مسار الأحداث، وإجراء تعديلات على النشاط، إذا لزم الأمر. تحتوي عملية الأعمال على مهام ووظائف معينة، ولكل منها بدوره شخص مسؤول عن تنفيذها. من الجيد أن يكون لدى الشركة خيار توزيع الوظائف والمهام بين الموظفين باستخدام الأتمتة. إذا تم بناء النظام بشكل صحيح، يصبح من الواضح من هو المسؤول عن أداء مهام معينة في عملية الأعمال.

2. ضمان سلامة المعلومات

تقريبا كل منظمة تواجه مشكلة الإدارة الوظيفيةالمرتبطة بفقدان أو تأخير أو تلف المعلومات. يمكن حل هذه المشكلة عن طريق أتمتة العمليات التجارية، حيث يمكن لفناني الأداء دائمًا الحصول على معلومات مفصلة حول تنفيذ مهام معينة. يعرف كل مستخدم ما يجب القيام به وكيفية تحقيق النتيجة المرجوة. يمكن أن تكون المهام مصحوبة بكائنات مختلفة، على سبيل المثال، الملفات مايكروسوفت أوفيس(وورد، إكسل).

تجدر الإشارة إلى أنه عندما يعمل نظام المحاسبة على منصة 1C، يمكن أن تكون الوثائق أو فاتورة النفقات بمثابة كائنات. عندما يتلقى الموظف مهمة معينة، فإنه لن يضيع الوقت في البحث عن البيانات التي يحتاجها، حيث أن جميع المعلومات المهمة لتنفيذ هذا العمل أو ذاك مرفقة بالمهمة.

عند اكتمال المهمة، يقوم الموظف بتدوين ملاحظة مقابلة في النظام. بعد ذلك، يبدأ نظام التشغيل الآلي في نقل المعلومات المتعلقة بإدارة العمليات إلى الموظفين الآخرين. هذا النهج يجعل الحياة أسهل بكثير لكل من مديري الشركة والموظفين. المعلومات ليست مشوهة، محفوظة، لا يوجد أي تأخير. بالإضافة إلى ذلك، يتم تقليل مخاطر عدم الوفاء بالمهام والتأخر في تسليمها إلى الحد الأدنى. لا يقضي فناني الأداء الكثير من الوقت في البحث عن المعلومات الضرورية، وتبقى المعلومات نفسها في شكلها الأصلي غير المشوه.

3. المواعيد النهائية

غالبًا ما تواجه الشركات التي تستخدم أساليب الإدارة التقليدية مواعيد نهائية ضائعة. ولهذا السبب يجب على نظام الأتمتة إدارة الوقت اللازم لحل المشكلات بشكل واضح. من المريح جدًا أن تتحدث عن المواعيد النهائية النسبية لحل المشكلات، على سبيل المثال، "في غضون 3 ساعات بعد الاستلام"، والمواعيد المطلقة - "بحلول الساعة 15.00 بالأمسهذا الاسبوع." وفي الوقت نفسه، يصدر نظام الأتمتة تذكيرات ويراقب المواعيد النهائية لإنجاز المهام. ونتيجة لذلك، يحصل مدير الشركة على فرصة مراقبة المواعيد النهائية لإنجاز أي مهمة والحصول على إحصائيات اليوم والفترة الماضية.

4. يتحكم

يجب أن يكون لدى النظام تقارير. من الضروري مراقبة الوضع الحالي للشركة: ما هي العمليات التي يتم تنفيذها هذه اللحظة. لذلك، على سبيل المثال، من التقرير، يمكنك معرفة أنه في الوقت الحالي، يقوم الموظفون بالوفاء بالعديد من الطلبات لتصنيع المعدات والعديد من الطلبات لتركيبها.

ومن الناحية المثالية، يجب أن يُظهر النظام أيضًا ما إذا تم الوفاء بالمواعيد النهائية للمهام. تتيح القدرة على تتبع عمليات الأعمال هذه للمديرين مراقبة من يفي بالمواعيد النهائية ومن لا يلتزم بها. ومن الضروري أيضًا تحليل الإحصائيات الخاصة بتنفيذ العمليات التجارية خلال الفترات الماضية: ما تم إنجازه وما إذا كان هناك أي إخفاقات أو تأجيلات. من خلال تحليل هذه البيانات، يمكن تحسين تشغيل المؤسسة، ويمكن للمتخصصين اتخاذ عدد من القرارات التنظيمية وشؤون الموظفين.

ما هي الفوائد التي تجلبها أتمتة إدارة العمليات التجارية للشركة؟

من خلال أتمتة العمليات التجارية، يمكن للشركة زيادة مستوى وجودة الخدمات المقدمة بشكل كبير. أتمتة العمليات التجارية تقضي عمليا على العامل البشري، الذي يؤثر بشكل خاص على العمل مع كميات كبيرة من المعلومات. من خلال اختيار أتمتة العمليات التجارية، ستحقق ما يلي:

• تقليل عدد الأخطاء.
• زيادة سرعة العمليات داخل الدورة.
• زيادة الإنتاجية في المؤسسة.
• دقة عالية في العمليات وسرعة اتخاذ القرار.
• تقليل التكاليف والوقت الذي يقضيه في العمل.
• تقليل العدد المحتمل للنتائج المحتملة.
• تنفيذ عمليات متعددة بالتوازي.

بمجرد الانتهاء من تحسين عمليات عملك، قم بتحليل الخيارات المتاحة لأتمتتها. في بعض الحالات، لن يتم توفير أتمتة العمليات التجارية النتائج المرجوةجلب الخسائر فقط. ونحن نتحدث بشكل خاص عن الحالات التالية:

• عند إجراء عملية ما تلقائيًا، لا يمكن دعمها المستوى المطلوبجودة؛
• تعتبر أتمتة العمليات التجارية مهمة معقدة من الناحية التكنولوجية؛
• عند التحول إلى أتمتة العمليات التجارية، يجب إعادة تدريب جزء كبير من الموظفين أو فصلهم؛
• تتمتع كل من الخدمات والمنتجات بدورة حياة قصيرة؛
• الطلب في السوق غير مستقر، والإنتاج يتطلب تعديلات مستمرة.

في أي مجالات العمل تكون أتمتة العمليات التجارية في المؤسسة مطلوبة؟

كقاعدة عامة، تبدأ أتمتة العمليات التجارية بعمل روتيني طويل، والذي يعتمد عليه دخل الشركة وإيراداتها بشكل مباشر. الخيار الثاني هو العمل على مجالات المشاكل والفجوات في الإنتاج. إذن ماذا يجب أن تفعل؟

الأول هو أتمتة حل المهام الصعبة. وتشمل هذه، على سبيل المثال، أنشطة مثل محاسبة حجم مبيعات التجزئة، وتحليل حركات المنتج، وتخطيط التدفقات المالية، وتوزيع ومحاسبة ساعات العمل، وحساب تكلفة السلع والخدمات.

ثانيا، يمكن أن تؤثر الأتمتة على عمل موظفي الشركة الذين يقومون بإجراءات بسيطة ولكن روتينية. هنا يمكنك ذكر اللوجستيين والمسوقين عبر الهاتف ومديري المبيعات. يمكنك أيضًا حفظ بعض العاملين من تنفيذ عدد من الإجراءات. على سبيل المثال، من المعقول جدًا أن تحتفظ إدارة الشركة بسجلات البضائع في المتجر عبر الإنترنت.

ثالثًا، يمكن استخدام أتمتة العمليات التجارية لاستعادة النظام، وعلى وجه الخصوص، لتتبع المخزون في المستودع والتحكم في حسابات القبض. يمكنك معرفة مدى انشغال الموظفين، وما إذا كانوا منتجين، وما إذا كانوا يكملون جميع المهام المعينة لهم. أتمتة العمليات التجارية، دفعة واحدة، ليست ضرورية. إذا لزم الأمر، يمكنك توسيع نطاق أتمتة عمليات الأعمال تدريجيًا في مؤسستك. وهكذا الخلق نظام موحدالسيطرة ستكون تدريجية الشيء الأكثر أهمية هو أنه يجب عليك أن تتذكر سبب إدخال أتمتة العمليات التجارية إلى مؤسستك. يجب أن يكون هذا النظام مفيدًا ويحل بعض المشكلات. وإلا ستضيع الوقت والجهد في تنفيذه.

رأي الخبراء

ما يجب أتمتة أولا

اناتولي زوبيروف,

المدير العام لشركة ميلسيستمز، موسكو

يجب أن تؤثر الأتمتة، أولا وقبل كل شيء، على تلك العمليات التجارية التي تتطلب تكاليف عمالة كبيرة. إذا كنا نتحدث عن مؤسسة واسعة النطاق، فمن الممكن تبسيط تداول المستندات داخل الشركة المتعلقة بالتسليم والمدفوعات بين أقسامها المختلفة. يجب أن يقوم نظام المعلومات بمراقبة جميع العمليات التجارية بشكل مستقل دون إشراك الموظفين.

أما بالنسبة للمؤسسات المتوسطة الحجم، فيجب تطبيق أتمتة العمليات التجارية على المشترين والموردين - تفاعلهم مع بعضهم البعض. بادئ ذي بدء، من المفيد التفكير في أتمتة العمليات التجارية الشركات التجاريةمع عدة عشرات من عناصر المنتجات وعدد كبير من الأطراف المقابلة. تحتاج الشركات الصغيرة إلى التأكد من أن العمل مع تكنولوجيا المعلومات بسيط قدر الإمكان، وأن أنشطة الشركة تظل فعالة. لإجراء جميع العمليات التجارية، يجب أن يكون لدى المؤسسة الحد الأدنى لعدد الموظفين.

أتمتة عالية الجودة لوجستيات المستودعاتوالتسليم والمبيعات يقود الشركات إلى خفض التكاليف ويتجنب أيضًا:

• مكافأة الموظفين الزائدين الذين يعملون مقابل أجر؛
• الاستخدام غير الفعال لوسائل النقل المملوكة للشركة والمساحة الزائدة في المستودعات؛
• فقدان البضائع ذات مدة الصلاحية المحدودة؛
• المدفوعات الزائدة ل خدمات النقللمختلف المؤسسات (سيكون هذا ممكنًا من خلال تحسين التعريفات وتنظيم عمليات التسليم).

كيفة تختار برمجة؟ بادئ ذي بدء، ينبغي أن يسمح بأتمتة العمليات التجارية لجميع السلاسل. من الضروري أن يتم تنفيذ العملية بأكملها بجميع مراحلها في أسرع وقت ممكن. من المهم أن يكون جميع الموظفين على دراية باستخدام برامج أتمتة العمليات التجارية، حتى لو لم يكن لديهم مهارات الكمبيوتر الكافية.

على أي مستويات يتم تنفيذ أتمتة العمليات التجارية للشركة؟

هناك حاجة إلى أتمتة العمليات التجارية لدعم الإدارة على جميع مستويات المؤسسة. ينبغي أن يقال عن عدة مستويات من الإدارة في الشركة. نحن نتحدث عن التكتيكية والاستراتيجية والعملياتية. وبناءً على هذا النظام، يجدر تسليط الضوء على المستويات التالية لأتمتة العمليات التجارية:

1. انخفاض مستوى الأتمتة أو مستوى فناني الأداء. نحن هنا نتحدث عن الأحداث التي تحدث بانتظام. الغرض من الأتمتة في هذه الحالة هو حل المشكلات العاجلة، على سبيل المثال، الإنتاج والصيانة المعلمات المعطاةوظروف تشغيل معينة (درجات الحرارة في المستودع، وما إلى ذلك).
2. مستوى إدارة الإنتاج أو المستوى التكتيكي. في هذه المرحلة يسمح لك بتوزيع المهام بكفاءة بين العمليات المختلفة على المستوى الأدنى. وتشمل الأمثلة إدارة أنشطة الإنتاج والعمليات التجارية المرتبطة بها. على وجه الخصوص، نحن نتحدث عن التخطيط أعمال الإنتاجوالصيانة والتوثيق وإدارة موارد الشركة.
3. مستوى إدارة المؤسسة أو المستوى الاستراتيجي. في هذه الحالة يسمح لك بحل كل من التوقعات و المهام التحليلية. هذا المستوى، الذي يهدف إلى الإدارة الإستراتيجية والنقدية، ضروري لدعم عمل الإدارة العليا للشركة.

رأي الخبراء

ما هو مدرج في حزمة البرامج لإدارة العمليات التجارية

أليكسي توليشوف,

المدير التنفيذيشركة سيتي بوكس، موسكو

عند تنفيذ مشاريع لأتمتة العمليات التجارية، غالبًا ما تعتمد الشركات على ممارسات الشركات الأخرى في مجالها وتبدأ بتحسين العملية الأكثر أهمية، في رأيها. لكن استخدام هذا النهج ليس له ما يبرره في جميع الحالات. على سبيل المثال، لم تبدأ شركتنا بعد في أتمتة عملية الأعمال الرئيسية - العمل مع العملاء. قامت شركتنا بأتمتة عدد من العمليات التجارية الأخرى إلى الحد الأقصى، بالاعتماد على خبرة الشركات الغربية التي تعمل في صناعة مماثلة لصناعتنا. بحثنا عن حلول جاهزة في روسيا، لكن دون جدوى. وفي هذا الصدد، بدأنا في تطوير حزمة البرامج الخاصة بنا، والتي جعلت من الممكن إدارة العمليات التجارية. يتكون هذا المجمع من ثلاث كتل.

1. برنامج المحاسبة الإداريةيجعل من الممكن ممارسة الرقابة على تقديم الخدمات، بما في ذلك الخدمات الإضافية (لوجستيات النقل، وأعمال التحميل والتفريغ، وبيع الصناديق، والرفوف، والأقفال، والرفوف). كل هذه الخدمات تجلب لشركتنا حوالي 20% من إجمالي الأرباح.
2. يعمل نظام CRM على الحفاظ على التفاعل مع العملاء.
3. يتيح نظام إدارة المحتوى (CMS) إمكانية إدارة مواقع الويب والمدونات وموارد المعلومات الأخرى.

لإنشاء مثل هذا النظام، أنفقنا حوالي 2.5 مليون روبل. وخصصنا من هذا المبلغ 500 ألف روبل لإعداد المواصفات الفنية للمتخصصين في التطوير. في الوقت الحالي، نحن ننتهي من اختبار النظام، لكن الجزء الأكبر من العمل قد اكتمل، ويمكننا أن نقول بالفعل: لتنفيذ مثل هذا المشروع، يستغرق الأمر حوالي 6 أشهر إلى سنة واحدة.

ما هو الإعداد الذي تتطلبه أتمتة العمليات التجارية؟

تتضمن أتمتة العمليات التجارية تنفيذ أربعة أنواع من الأحداث على الأقل.

الخطوة 1. إجراء تدقيق للعمليات التجارية

الهدف الرئيسي من التدقيق هو تحديد العمليات التجارية الرئيسية والأشخاص المسؤولين عن تحقيق هذا الهدف. يجب عليك المناقشة مع إدارة جميع الإدارات المهمة في المؤسسة ومعرفة النقاط التالية:

• من المسؤول عن إكمال مهمة معينة.
• تحقق من وجود موظفين في الفريق يمكن أن يطلق عليهم "الكرادلة الرمادية". نحن نتحدث عن أشخاص طموحين للغاية يمكنهم الوصول إلى الإدارة في ظل ظروف غير قانونية، وبالتالي منع أتمتة العمليات التجارية.

اسمح للمستشارين المدعوين بوصف العمليات التجارية في شركتك. سيكون هذا هو القرار الأذكى لأنك ستحصل على وصف موضوعي ومعلومات حول مدى فعاليتها.

الخطوة 2. تعيين مدير للمشروع

عند تعيين موظف مسؤول عن أتمتة العمليات التجارية، ضع في اعتبارك أنك لن تنجح في الحالات التالية:

• إذا كان المشروع يرأسه مدير متوسط، لأن الموظفين ذوي المستوى الأعلى لن يتبعوا تعليماته.
• إذا تم تنفيذ الإدارة من قبل الشخص الأول في المؤسسة. عادةً، لا يهتم الموظفون النموذجيون بأتمتة العمليات التجارية والأنشطة المماثلة.

الحل الأكثر عقلانية هو تكليف هذه المهمة بشخص لديه خبرة إدارية مماثلة، بالإضافة إلى مهارات القيادة والتواصل اللازمة. التالي يجب عليك:

• جعل الموظف المسؤول عن المشروع نائبا لك وتخصيص مكتب له بالقرب منك؛
• اطلب من مدير المشروع أن يخبرك عن أي محاولات "لعدم المصالحة" مع نظام جديدفريق؛
• تكليفه بوضع المتطلبات والتعليمات اللازمة للتنفيذ من قبل أعضاء الفريق الآخرين.

يجب عليك الترويج لخطك وإخبار الموظفين بضرورة الالتزام بجميع متطلبات المشروع.

الخطوه 3. اختر أحد حلول تكنولوجيا المعلومات

ليست هناك حاجة للانخداع بالحكايات الخيالية للمستشارين المتخصصين، ناهيك عن شراء البرامج غير المختبرة أو تلك التي ظهرت مؤخرًا في السوق. من الناحية المثالية تحتاج إلى:

• يذاكر الشركات الروسيةالذين يعملون في مجال عملك ويتعرفون على حلول أتمتة العمليات التجارية التي قاموا بتنفيذها؛
• خذ بعين الاعتبار فقط تلك الشركات التي نجح فيها تنفيذ نظام أتمتة العمليات التجارية؛
• تأكد من أن أتمتة العمليات التجارية لم تتم فقط في المستندات، ولكن أيضًا في الممارسة العملية.

من المهم أن تتجادل باستمرار مع موظفيك. استمع إلى مرؤوسيك وتحدث عنهم الخيارات الممكنة. على سبيل المثال، إذا كانت شركتك مرتبطة بـ أنشطة الإنتاج، الاستغناء عن تنفيذ برنامج مكلف في الإنتاج.

الخطوة 4: تحديد أقساط التأمين الخاصة بك

لا تعمل أتمتة العمليات التجارية إذا لم يكن لدى موظفي الشركة الحافز الكافي. يجب أن تناقش مع المالك الأسئلة الماليةوالاتفاق على المبلغ الذي سيتم تخصيصه للمكافأة من أجل التنفيذ الفعال لأتمتة العمليات التجارية في كل مرحلة من مراحل المؤسسة.

يعد حساب مبلغ القسط أمرًا شخصيًا للغاية. وفي هذه الحالة، من المهم ألا ننسى العامل البشري، لأنه العامل الأساسي. إذا كنت رئيس المؤسسة، فأنت تدرك جيدًا احتياجات مرؤوسيك. شخص ما سعيد جدًا بمكافأة صغيرة عمل جيدوالبعض غير راضٍ عن الدفع السنوي كحافز.

إذا كان نظام تكنولوجيا المعلومات الذي تقوم بتنفيذه غير مكلف، فلا داعي لوضع أقساط كبيرة، لأنك غير مهتم بزيادة تكلفة المشروع. سؤال آخر هو ما إذا كان عليك العمل مع نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) المعقد، والذي سيسمح لك بإعادة هيكلة أنشطة المؤسسة بالكامل. من المنطقي هنا الاهتمام بالحجم الكبير صندوق المكافأةأو حتى زيادة مستوى تكاليف نظام تكنولوجيا المعلومات.

رأي الخبراء

كيفية زيادة اهتمام الموظفين بالأتمتة

أندريه كيستينيف,

المدير العام لشركة "Intoto" (خدمة التوصيل Shop-Logistics)، موسكو

سيتعين على موظفي مؤسستك دراسة واجهة البرنامج. في هذا الصدد، من المنطقي تماما الاستماع إلى اقتراحاتهم فيما يتعلق بالصورة على الشاشة، والتصميم المطلوب، والأزرار الموجودة على الشاشة والمكونات الأخرى. إذا كنت تعمل بشكل وثيق مع مرؤوسيك، فسوف تتجنب بالتأكيد "التمرد" عند إدخال أتمتة العمليات التجارية. ويبدو لي أنه من الحكمة التعاون في هذا الأمر ليس مع الفريق بأكمله، بل مع جزء منه، وتحديدًا مع المديرين التنفيذيين. على سبيل المثال، خلال أحد الاجتماعات، أعبر عن بعض شكاوى العملاء المتعلقة بنظام أتمتة العمليات التجارية، وأتشاور مع مرؤوسي بشأن ما يجب فعله لتجنب مواقف مماثلة في المستقبل.

خلال المناقشة نصل إلى قاسم مشترك ونحدد ما هو سبب هذا الفشل أو ذاك. في هذه الحالة أسأل رئيس القسم ما الذي يجب فعله لتجنب مواقف مماثلة في المستقبل. ويتعرف المدير بدوره على المشكلة ويقدم الطرق المثلى لحلها. نظرا لأنه مهتم بتحسين الوضع، فسوف يراقب شخصيا تنفيذ أتمتة العمليات التجارية ومراقبة جودة عمل جميع الموظفين.

بناءً على ممارسات شركتنا، أستطيع أن أقول: كل قسم في المؤسسة على يقين دائمًا من أن التغييرات ستؤثر عليه وعلى وجه التحديد مع الجانب السلبي. ونتيجة لهذا الاجتماعات العامةقبل تنفيذ أتمتة العمليات التجارية، فهي مفيدة للغاية، حيث تحصل على الفرصة لشرح النقاط الرئيسية لمسألة معينة بمزيد من التفصيل، وكذلك الاستماع إلى رغبات وآراء الموظفين.

كيفية تحديد نظام أتمتة العمليات التجارية المطلوب

للانتقال من العمل الروتيني اليدوي إلى تكنولوجيا المعلومات وجعل تنفيذ العمليات التجارية أسرع وأكثر ملاءمة، يتم استخدام أنظمة التشغيل الآلي التي تتكون من برامج وخدمات مختلفة. بمعنى آخر، يعد نظام أتمتة العمليات التجارية نظامًا معقدًا لتخطيط موارد المؤسسات (ERP) وخدمة سحابية. يوجد في أي نظام لأتمتة العمليات التجارية نوعان العنصر الرئيسيأحدهما إدخال (جمع) المعلومات والثاني هو توفير البيانات المعالجة بالنوع أو التنسيق الذي يطلبه المدير أو المتخصص.

هناك خيار جيد للحصول على "مسار تحويل المبيعات" على الفور. من الضروري فقط إدخال معلومات حول الاتصالات مع المشترين المحتملين للسلع والخدمات في الوقت المناسب، والإشارة إلى الشكل الذي تجري فيه المفاوضات، وما إذا كانت ناجحة، وبناءً على نتائجها، قم بتسجيل البيانات حول المعاملات التي تمت في البرنامج . وبالتالي، فإن نظام أتمتة العمليات التجارية يمكن أن يسهل بشكل كبير عمل المؤسسة. عندما تتراكم بعض الإحصائيات، يمكنك استخلاص استنتاج حول جودة وكثافة عمل مديرك.

تجدر الإشارة إلى أن كل شيء يعتمد على حجم العمل وتنوعه. هذا المؤشر هو الذي يؤثر على كمية المعلومات الأولية وتنوع وتفاصيل التقارير النهائية عن العمل المنجز. يتم استخدام أنظمة الأتمتة القائمة على نفس المبدأ في عمليات أخرى. بفضل تقنيات تكنولوجيا المعلومات المدروسة، يمكن لمديري الأعمال، في جزء من الثانية، الحصول على البيانات التي تهمهم، على وجه الخصوص، مقدار الربح الذي تحصل عليه الشركة، وما هي النفقات التي تتكبدها الشركة، وما هو هيكلها، وكيف المشاريع مربحة، وما إذا كان المديرون يعملون بفعالية.

عند اختيار نظام أتمتة العمليات التجارية، تذكر أن لديك خيارين.

1. استخدم منتجًا قياسيًا (معبأًا).
2. تطوير وتنفيذ حل برمجي مخصص.

يبدو أن أبسط مهمة هي تنفيذ الحل القياسي لأتمتة العمليات التجارية. ومن الناحية المالية، فهي أيضًا أكثر ربحية. ولكن تجدر الإشارة إلى أنه لا يمكن تكييف كل نموذج قياسي ليناسب مؤسستك. في بعض برامج التشغيل الآلي، لا يمكن إجراء إعدادات إضافية، أو تكون هذه الإجراءات محدودة بشكل كبير. الأمر نفسه ينطبق على الخدمات السحابية.

لاختيار البرنامج المناسب لك، تحتاج إلى معالجة كمية كبيرة من بيانات المعلومات. يتم تمثيل السوق الحديثة بمنتجات البرمجيات ولها مزاياها وفروقها الدقيقة. ومن المهم الإجابة على عدد من الأسئلة الرئيسية:

• أتمتة العمليات التجارية والمهام من أي نوع تم التخطيط لها.
• هل يتوافق المكون الوظيفي للبرنامج مع المهام التي يجب حلها بفضله؟
• هل من الواقعي تخصيص النظام فيما يتعلق بممارسات عملك؟
• هل سيكون من الممكن إجراء تغييرات على النظام إذا لزم الأمر، إذا تغيرت ظروف العمل أو العمليات فيه فجأة؟
• هل النظام بسيط وسهل الاستخدام؟
• هل من الممكن دمج النظام مع الخدمات والتطبيقات الأخرى.
• هل من الممكن تسجيل الدخول والعمل في النظام من جهاز لوحي أو هاتف ذكي؟
• هل هناك موظف يمكن تكليفه بتنفيذ الدعم الفني؟
• ما هي تكلفة الدعم والتنفيذ.

للإجابة على هذه الأسئلة، يمكنك استشارة المتخصصين من الشركات التي تنتج البرمجيات. سيكون من الجيد أن تتمكن أيضًا من التواصل مع رواد الأعمال الذين يعملون في مشاريع مماثلة. الاعتماد عليهم توصيات عمليةوالخبرة، ستتلقى معلومات قيمة وستكون قادرًا على اختيار منتج أو آخر.

ما هي الأدوات والتقنيات اللازمة لأتمتة العمليات التجارية للشركة؟

دعونا نلقي نظرة على عدد من أدوات أتمتة العمليات التجارية الشائعة في روسيا.

تخطيط موارد المؤسسات، ويسمى أيضًا تخطيط موارد المؤسسات. في هذه الحالة، تتم أتمتة العمليات التجارية العالمية في المؤسسات - التدفق المالي والموظفين والأنشطة التشغيلية والإدارة عملية الإنتاج. تشمل أنظمة تخطيط موارد المؤسسات الكبيرة المحاسبة ووظائف المراقبة وكشوف المرتبات ومحاسبة الموظفين والوقت والإدارة المالية. كقاعدة عامة، يتم استخدام هذه الأنظمة من قبل الشركات واسعة النطاق التي تقع أقسامها في مناطق مختلفة، وبالتالي تريد الإدارة معرفة مدى شفافية العمليات التجارية، وكيف يتم تشكيلها وتحويلها.

لتنفيذ تخطيط موارد المؤسسات، تحتاج إلى التعامل مع هذه المشكلة بعناية، لأن العملية تتعلق بإدارات وفئات مختلفة من المستخدمين. ترتكب العديد من الشركات خطأً كبيرًا عند التنفيذ هذا النظاملأتمتة العمليات التجارية لشركتك، بينما في الواقع لا تحتاج إليها حقًا.

إدارة علاقات العملاء (أنظمة CRM). الهدف من الحلول البرمجية المعقدة من هذا النوع هو أتمتة العلاقات مع العملاء. في الوقت الحالي، لديهم اتصال وثيق ببرنامج SFA (أتمتة قوة المبيعات) ويتضمنون ميزات كلا النظامين. وتجدر الإشارة إلى أن الأتمتة العمليات التجارية CRMاليوم هو البرنامج الأكثر عالمية وشعبية.

من خلال العمل مع إدارة علاقات العملاء، يعرف موظفو الشركة معلومات حول كل عميل من عملائهم، ويديرون العمليات التجارية ويؤدون عددًا من الوظائف الأخرى. في السابق، كان المستخدمون الرئيسيون لإدارة علاقات العملاء هم: خدمات تجاريةوكبار المديرين، ولكن الآن أصبحت هذه الأنظمة مثالية لكل مؤسسة تقريبًا. إذا لزم الأمر، يمكن للشركة اختيار أتمتة العمليات التجارية لإدارة علاقات العملاء (CRM) وتطبيقها للعمل في صناعتها.

عندما يتعلق الأمر بالاختلافات في أنظمة إدارة علاقات العملاء (CRM)، فإن الأمر يتعلق بعدد الميزات. يمكن أن يكون نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) معقدًا ومتعدد المراحل أو بسيطًا دفتر. إذا تم تصميم نظام CRM بشكل صحيح، فيمكن دمجه بسهولة مع 1C والبرامج المختلفة للعمل التحليلي والتشغيلي في الشركات.

مساءً ( ادارة مشروع) هي أنظمة يمكنك من خلالها إدارة المشاريع والأهداف، وتوزيع المهام بين الموظفين المسؤولين وتحديد المواعيد النهائية لإنجازها. وعادة ما تأخذ هذه الأنظمة في الاعتبار الجوانب المالية للمشاريع والموارد البشرية والمادية. باستخدام نظام إدارة من هذا النوع، يمكنك مراقبة تنفيذ المهام في المشروع نفسه، وتخطيط النتائج، والتعرف على تحميل الموارد.

حجم الأنظمة يختلف. يمكن أن يكون هذان النظامان للإنتاج الكبير والشركات الناشئة الصغيرة. تكمن الاختلافات أيضًا في الوظائف والأهداف والغايات.

نظام إدارة العمليات التجارية (BPMS). نحن نتحدث عن أتمتة العمليات التجارية. هذا نوع منفصل من البرامج أو متصل بـ CRM/ERP/ECM الذي يدرس العمليات في المؤسسة كخطوات في تسلسل معين مع الإجراءات والمواعيد النهائية، الأشخاص المسؤولينفي كل مرحلة. تتيح لك هذه الأنظمة تصميم العمليات التجارية وإطلاقها وتحليلها أيضًا. توفر أنظمة إدارة عمليات الأعمال (BPMS) القدرة على إنشاء خوارزميات عمليات الأعمال باستخدام كل من المحررين الأصليين والرموز الخاصة (BPMN 2.0).

ما هي تكلفة خدمات أتمتة العمليات التجارية؟

من الصعب الإجابة على هذا السؤال بشكل لا لبس فيه. يمكن إجراء تشبيه هنا من خلال طرح السؤال، على سبيل المثال: "كم تكلفة المنزل؟" يمكنك إنفاق مليون روبل، ويمكنك إنفاق عشرة. كل هذا يتوقف على جودة مواد البناء ومساحة الغرفة ونوع التشطيب. إنه نفس الشيء مع البرامج. يجب عليك تحديد ما يلي: حل المشكلات ذات الأهمية القصوى بالنسبة لك، وما إذا كان المنتج قياسيًا أم مخصصًا، وما هي الموارد التي ستحتاج إلى استخدامها، وعدد محطات العمل التي سيتم توصيلها، وما إلى ذلك.

عند حساب سعر أتمتة العمليات التجارية، ضع في الاعتبار ما يلي:

• تكاليف النظام نفسه (سعر الصندوق أو تكلفة الإيجار إذا كنت تستخدم التطبيقات السحابية).
• التكاليف المرتبطة بإعداد البرنامج وتدريب موظفي الشركة على العمل معه.
• أسعار الصيانة الدورية.

هنا يمكننا أيضًا التحدث عن التكاليف غير المباشرة، والتي تشمل، على سبيل المثال، تكاليف الوقت للمدير والمشاركين الرئيسيين الآخرين في المشروع.

المراحل الرئيسية لأتمتة العمليات التجارية

المرحلة 1. تحديد أهداف الأتمتة

لاتخاذ قرار بشأن بدء العمل المتعلق بأتمتة العمليات التجارية، عليك أن تقرر ذلك الأهداف الاستراتيجيةلهذا الحدث. فكر فيما تريد تحقيقه.

المرحلة 2. إضفاء الطابع الرسمي على العمليات التجارية

لوصف العمليات التجارية، حدد العمليات الفرعية التي تحتوي عليها، وفي أي تسلسل يجب تنفيذ جميع الأنشطة، وكيفية تدفق المعلومات، والتفكير في مدى توفر الموارد والقيود. تؤخذ المؤشرات أيضًا في الاعتبار هنا عمل فعالوفعالية العمليات التجارية: مقدار الوقت والمال المطلوب لإكمالها، ومدى جودة النتيجة النهائية، ومدى دقتها واستقرارها. الناتج هو نموذج حقيقي للعمليات التجارية.

المرحلة 3. تحسين العمليات التجارية

بمجرد تطوير النماذج، يقوم الخبراء بإجراء تحليل شامل لها وترجمتها من النموذج الفعلي إلى النموذج المطلوب. بعد ذلك، يتم وضع خطة للأنشطة التي من شأنها أن تسمح بتحقيق الأهداف المحددة باستخدام العمليات التجارية. في نهاية هذه المرحلة، يتم إنشاء العمليات التجارية للتخلص من التأخير والعمليات غير الضرورية وغير الضرورية. ونتيجة للتحسين، يمكن إعادة تنظيم الهيكل التنظيمي للشركة.

المرحلة 4. تطوير المواصفات الفنية

تحديد المهام الدقيقة التي يعتمد حلها على مشاركة أصحابها.

المرحلة 5. ترميز العمليات التجارية وتطوير الأوصاف الوظيفية

تتم عملية ترميز المعلومات من قبل المنظمات المنفذة. لتبسيط تدريب وتشغيل الأنظمة، يوصى بتطوير تعليمات الخدمة في مرحلة مبكرة.

المرحلة 6. تمرين

يعد تدريب الموظفين ضروريًا في الحالات التي يحدث فيها تغيير في هيكل العمل. تتضمن هذه المرحلة إمكانية المقاومة بسبب التغيرات في تكوين الموظفين.

المرحلة 7. التشغيل التجريبي

من أجل تقييم إنتاجية الأنظمة المقدمة، قم بتطبيقها عملياً. سيساعدك هذا على تجنب الأخطاء المحتملة.

كيف يتم تنفيذ أتمتة العمليات التجارية في المؤسسة

النشر هو عملية توصيل البرامج إلى الأعمال التي تحتاج إلى تحسين.

تعتبر مهام "التنفيذ" البسيطة، على سبيل المثال، تثبيت البرامج على أجهزة كمبيوتر الشركة، والتسجيل في الخدمات عن بعد، ونسخ البيانات، وما إلى ذلك. بعد هذه العمليات، يمكنك الانتقال إلى مرحلة التشغيل، وبدء العمل في الوضع المعتاد، والبدء في التعبئة قاعدة العملاءوإلخ.

المهام الأكثر تعقيدًا هي تلك التي يتم وضع خطة لها، ويتم تطوير خوارزمية لحل مشكلات معينة، ويتم تعديل الأنظمة لتلبية المتطلبات المحددة للشركة. وفي المرحلة التالية، يتم اختيار متخصصي البرمجة لأتمتة العمليات التجارية. يتكون الاختيار من خيارين أكثر شعبية. على سبيل المثال، المبرمجون الذين يتم استدعاؤهم خصيصًا من الخارج، والمبرمجين العاملين في مؤسستك.

دعونا نلقي نظرة على كلا الخيارين لإنشاء أتمتة العمليات التجارية، والتي، للوهلة الأولى، لا تبدو رائعة للغاية.

من خلال اختيار المبرمجين من شركتك، فأنت على بعد خطوة واحدة من إكمال مهامك بنجاح، لأن المتخصصين لديك يفهمون بالفعل ما تتخصص فيه الشركة. لديهم حقًا فكرة عن شركتك، لكن هذا لا يضمن نتيجة جيدة، نظرًا لأن موقفهم من العمل ليس مسؤولاً كما ينبغي. لن تتمكن من إنشاء جدول زمني محدد للمتخصصين أو زيادة سرعة العمل. يتضمن يوم العمل العادي للمبرمجين العمل على القضايا الأساسية، ولكن ليس هناك ما يكفي من الوقت للعمل على أتمتة العمليات التجارية. من المستحيل استبدال هؤلاء العمال، لأن لغة الترميز فريدة لكل مبرمج.

لكن المتخصصين الخارجيين لا يعرفون نوع نشاط شركتك، مما سيؤثر بالتأكيد على جودة العمل الذي يقومون به. في الأساس، ليس لديهم نهج مناسب للعمل، لذلك يجب عليك توخي الحذر عند اختيار المتخصصين لأتمتة العمليات التجارية في مؤسستك.

عند اختيار المتخصصين لتنفيذ نظام أتمتة العمليات التجارية، عليك أن تأخذ على محمل الجد خصائص الشركاء المقصودين. للقيام بذلك، من الضروري إجراء بحث ودراسة الأسعار في سوق الخدمات. القيمة المرضية مقابل المال نادرة للغاية. لذلك، قم بتعيين حدود التعريفة لنفسك واسترشد بذلك عند اختيار الشريك. من المهم للغاية أن يكون لدى الشريك شهادة مطابقة وفقًا لـ المعيار الدوليايزو.

وبعد اختيار بعض المتخصصين، من المرغوب فيه إجراء لقاء حقيقي معهم جميعاً الشركاء المحتملين. اطرح سلسلة من الأسئلة المتعلقة مباشرة بإدخال أنظمة أتمتة العمليات التجارية في الشركة. اكتشف، على سبيل المثال، ما هي شروط الصفقة، وما إذا كان لديك خبرة في العمل مع الشركات التي يكون نوع نشاطها مشابهًا لنشاطك. بفضل هذه المعلومات، سيكون لديك فكرة عن شريكك المستقبلي المحتمل.

لاتخاذ قرار لصالح أي منظمة بحكمة، يجب أن تأخذ في الاعتبار مستوى شركتك. إذا لم تكن الشركة علامة تجارية كبيرة، أ أعمال صغيرةالذي يشارك في نوع واحد من النشاط، سيكون من الأفضل اختيار شريك من نفس المستوى. في هذه الحالة، سيكون العمل مع هذه المنظمات أسرع وأكثر استقرارا، لأنه من الأفضل حل المشكلات التي تنشأ مع الشركات الصغيرة.

ما هي المخاطر المخفية حتى من خلال الأتمتة الأكثر فعالية للعمليات التجارية؟

يجب ألا ننسى المخاطر المحتملة بعد عملية التنفيذ. قد تختلف المخاطر. كل هذا يتوقف على التغييرات في الموعد النهائي، والتنفيذ قبل احتجاج الموظفين والتغييرات المحتملة في هيكل مهام العمل. لتجنب المخاطر المحتملة، من المهم التعامل بجدية مع البحث عن متخصصين مؤهلين ودراسة البرامج المتاحة للتشغيل المستقر للأنظمة في المستقبل. ومع المشاركة الشخصية لصاحب العمل، تزداد فرص نجاح "الترقية" بشكل ملحوظ. إذا اتبعت جميع التوصيات المذكورة أعلاه، نضمن لك نتيجة إيجابية.

إن التوضيح المختص للشركة حول فوائد وفعالية أتمتة العمليات التجارية سيساعد على تجنب المقاومة المحتملة من الموظفين. بعد الشرح، يجب أن يشعر الموظفون بأن القرار لم يتغير. وفي حالة ظهور أي مشاكل يجب حلها فوراً، حيث أن أي تأخير سيؤدي إلى تدهور كبير في أداء الشركة. لتحسين تنفيذ أتمتة العمليات التجارية، يوصى بمكافأة الموظفين بالمكافآت. يمكن لهذه التقنية تحسين جودة العمل المنجز.

مشاكل أتمتة العمليات التجارية وطرق حلها

المشكلة 1.لا يتم تقسيم المشروع إلى كتل يمكن التحكم فيها، ولا يتم تخصيص المعالم الرئيسية، ونتيجة لذلك، تتأخر المواعيد النهائية للمشروع

هناك خيارات حلول مختلفة لمجالات المشروع المختلفة:

• للحصول على عمل كامل، يجب تحديد عدة مجالات، وتعيين مديرين للتحكم فيها.
• يجب عليك أيضًا تسليط الضوء على المخططات المنطقية العامة، وتحديد تسلسل العمليات لتنفيذ نظام أتمتة العمليات التجارية، وتحليل النتيجة النهائية لعملك.

المشكلة 2.لم يتم تحديد الإطار المنطقي للمشروع، وتظهر رغبات جديدة باستمرار، مما يؤدي إلى تأخير المشروع

يجب أن تشير بوضوح في الوثيقة المعتمدة إلى القيود (الإطار) للمشروع الذي اخترته. قد تكون هذه القيود المواصفات الفنية والمشاريع وحلول التصميم. يجب أن تعكس عملية أتمتة العمليات التجارية بوضوح جميع أهداف هذه الخطة.

المشكلة 3. تنجذب الموارد إلى المشروع في الوقت الخطأ، ولا تتوافق جودتها مع المهام التي يتم حلها

تقييم المبلغ المطلوب من الموارد وتوقيت مشاركتها. أجب بصراحة على السؤال: هل هذه الموارد متاحة الآن، وهل ستكون متاحة في الوقت المناسب؟ إيجاد حل وسط بين الحاجة إلى الموارد وتوافرها وتوقيت المشروع.

المشكلة 4. يقاوم موظفو الشركة

باستخدام مختلف مصادر المعلوماتإعلام الموظفين حول أتمتة العمليات التجارية. انتبه جيدًا للمعلومات التي تتحدث عن أهمية وقيمة التنفيذ. إبلاغ الموظفين باهتمام كبار المسؤولين بنتائج العملية. ابحث عن منظم الاحتجاج، وحاول حل النزاع، وإذا فشل ذلك، قم بطرده.

المشكلة 5.يعد الإبلاغ عن التقدم المحرز في المشروع أمرًا رسميًا، ولا توجد عروض توضيحية حقيقية أو اختبار للوظائف.

إن تسليط الضوء على النتائج الرائعة من حالات الفشل المحتملة سيساعد في تنظيم سير عملك بالكامل. لمنع تفويت المواعيد النهائية في المستقبل، استكشف جميع الخيارات الممكنة لحل المشكلة. على سبيل المثال، تحليل النتائج التي تم الحصول عليها بعد فترة زمنية معينة. إذا كانت النتائج لا ترضي موظفي الشركة، يتم تحسين المؤشرات إلى المثالية.

المشكلة 6. غائب نظام فعالادارة مشروع.

خلال الاجتماعات التي تحضرها، ترى كيف ينخرط موظفو الشركة في النزاعات والصراعات، مما يظهر عدم اليقين. للقضاء على مثل هذه الصراعات، يوصى بتعيين أخصائي إدارة الصراع الذي سيساعد في حل جميع المواقف الصعبة الحالية.

المشكلة 7. يتمتع المشروع بأولوية منخفضة بالنسبة للمقاول ويتم تنفيذه على أساس متبقي.

المقاول غير مهتم بالعمل ولا يخصص الوقت الكافي للمشروع. نحن بحاجة إلى محاولة العثور على أسباب هذا الموقف المهمل تجاه المشروع ومحاولة القضاء عليه. إذا ظل الوضع دون تغيير، فيجب استبدال المؤدي.

المشكلة 8. لم يتم تحديد أهداف المشروع، ولم تتم الموافقة على معايير تحقيق الأهداف وتقييم نتائج المشروع.

يتم تقييم النتائج بناءً على التفضيلات الشخصية، مما يؤثر سلبًا على التقييم العام للمشروع بأكمله. يتم تجميع معايير التقييم بشكل فردي، اعتمادا على اتجاه المشروع. على سبيل المثال، يتطلب اتجاه "إدارة العلاقات مع المدين" إنشاء معيار نجاح يساعد الشركة على التعامل بكفاءة مع مسألة ديون العملاء. قد يكون هذا المعيار هو زيادة سعر الفائدة بمبلغ ثابت (1.45٪ سنويًا). إن تحديد هدف المشروع للمراحل اللاحقة من تنفيذ المهمة سيساعد الشركة على تحقيق نتائج إيجابية بشكل أسرع.

معلومات عن الخبراء

اناتولي زوبيروف، المدير العام لشركة ميلسيستمز، موسكو. شركة Millsystems هي الموزع الرسمي لنظام معلومات نظام إدارة Sellora. نظام إدارة Sellora هو نظام إدارة تخطيط موارد المؤسسات (ERP) الذي يلبي احتياجات أي عمل ومناسب لأي مؤسسة. بالإضافة إلى ذلك، تم تحسين النظام بشكل مثالي للواقع السوق الروسية، أي. يأخذ في الاعتبار جميع الخصائص الوطنية للعمل المكتبي المنزلي.

أليكسي توليشوف، المدير العام لشركة City-Box، موسكو. نطاق النشاط: توفير خلايا تخزين (أو صناديق) للإيجار للأفراد. عدد المستودعات: 2. عدد الموظفين: 20. حجم المبيعات السنوي: أكثر من 100 مليون روبل. (في عام 2012).

أندريه كيستينيف، المدير العام لشركة Intoto (خدمة التوصيل اللوجستي للتسوق)، موسكو. تخرج أندريه كيستينيف من MIPT. منذ عام 2008 يعمل في هذا المجال التجارة الإلكترونية; شارك سابقًا في مشاريع أتمتة الأعمال. مجال النشاط: نقل البضائع، بما في ذلك بناء على طلب المتاجر عبر الإنترنت. عدد الموظفين: 30 (من الموظفين)، 40-70 سعاة (بدوام كامل ومستقل).