متطلبات الأثاث لقسم الموارد البشرية. هل هناك أي متطلبات خاصة لمكتب الموارد البشرية؟ البحث عن القوانين اللازمة والأدبيات المتخصصة

"إدارة الموارد البشرية في مؤسسة الميزانية"، 2011، العدد 10

كما هو معروف، فإن كل نوع من أماكن العمل له متطلباته المريحة والصحية والتنظيمية وغيرها من المتطلبات الواردة في المعايير الاستشارية أو التنظيمية أو الحتمية ذات الصلة، والتي يضمن تنفيذها ظروف عمل آمنة للصحة. كل هذا يُلزم صاحب العمل بمعرفة المتطلبات القياسية التي تنطبق على أماكن العمل، على وجه الخصوص، لفئات معينة من موظفي خدمة الموظفين - مفتش شؤون الموظفين، وضابط الوقت، وعلم النفس، ومهندس تدريب الموظفين، وما إلى ذلك.

مع الأخذ في الاعتبار هذه الفروق الدقيقة، يُلزم الخدمات الإدارية والاقتصادية لصاحب العمل بتنظيم كل مكان عمل، أي تجهيزه وتخطيطه، مع مراعاة الخصائص المهنية لعمل كل مجموعة من الموظفين (الفرديين). يتيح لك مكان العمل المجهز بالكامل، بالإضافة إلى تصميمه العقلاني، تنظيم عملية العمل بشكل أفضل، وبالتالي زيادة كفاءتها.<1>.

<1>انظر على سبيل المثال GOST 12.2.032-78: SSBT "مكان العمل عند أداء العمل أثناء الجلوس. المتطلبات العامة المريحة" وSSBT "مكان العمل عند أداء العمل أثناء الوقوف. المتطلبات العامة المريحة"، التي دخلت حيز التنفيذ بموجب مرسوم دولة اتحاد الجمهوريات الاشتراكية السوفياتية معيار 26 أبريل 1987 N 1102، وكذلك SanPiN "المتطلبات الصحية لأجهزة الكمبيوتر الإلكترونية الشخصية وتنظيم العمل." تتوفر النسخ الإلكترونية من الوثائق في محركات البحث عن المراجع القانونية وعلى شبكة الإنترنت.

مكان عمل نموذجي لأخصائيي الموارد البشرية

تخيل متطلبات مكان العمل النموذجي لمسؤول الموارد البشرية، وفقًا لدليل مؤهلات الموظفين<2>بالنسبة لفئة الموظفين المتخصصين، سنستخدم التوصيات الخاصة بإنشاء وظائف متخصصة لضباط شؤون الموظفين، والتي اقترحتها في وقت واحد المديرية الرئيسية للعمل والشؤون الاجتماعية التابعة للجنة التنفيذية لمدينة موسكو لتبسيط عملية التصديق على الوظائف في منظمات موسكو .

<2>تمت الموافقة على كتاب التأهيل المرجعي لوظائف المديرين والمتخصصين وغيرهم من الموظفين. قرار وزارة العمل الروسية بتاريخ 21/08/1998 رقم 37 (صالح بصيغته المعدلة بتاريخ 14/03/2011).

ما هو المقصود بمكان عمل موظف قسم شؤون الموظفين في المنظمات في موسكو؟ تقول الأدبيات المتخصصة ما يلي: بالنسبة لضباط الأركان، فهذا يعني أنه يقع على حجم المساحة لكل موظف تحدده المعايير، ومجموعة مناسبة من الأثاث والمعدات التقنية اللازمة لأداء وظائف الإنتاج - العمل مع الأشخاص والعمل مع المستندات. في تصميم المكتب، يجب أن يحتوي على منطقة عمل بها خزانة حائط، ومكتب مزود بملحق دوار لسهولة حركة الأجهزة والمستندات الضرورية، وكرسي قابل للرفع والدوران. بالإضافة إلى ذلك، يجب أن يحتوي مكان العمل على منطقة عمل لاستقبال الزوار والعمال، حيث توجد طاولة والعديد من الكراسي أو الكراسي لتسهيل كتابة ومعالجة الوثائق اللازمة من قبل الأشخاص الذين يصلون إلى خدمة شؤون الموظفين. يجب أن يقع مكان العمل هذا في غرفة منفصلة، ​​​​مجهزة خصيصًا للعمل مع الزوار (الموظفين المستقبليين) وموظفي المنظمة.

يجب أن توفر معدات مكان العمل لضابط شؤون الموظفين الفرصة لتلقي معلومات عالية الجودة في الوقت المناسب واستخدامها في إعداد قرارات الإدارة. يجب أن تشمل مجموعة المعدات المكتبية معدات الاتصالات (الهاتف والفاكس)، والمعدات المكتبية الصغيرة (الآلات الحاسبة، وما إلى ذلك). إذا قامت المنظمة بتطبيق "كوادر جامعة ولاية أريزونا" - مجموعة كاملة من الوسائل التقنية التي تضمن تشغيل هذا النظام<3>.

<3>انظر: كتاب مرجعي في القاموس لعمل خدمات شؤون الموظفين. م: مركز شؤون الموظفين في موسكو في المديرية الرئيسية للعمل والقضايا الاجتماعية التابعة للجنة التنفيذية لمدينة موسكو، 1989. الوثيقة موجودة حاليًا في أنظمة البحث عن المراجع القانونية وعلى الإنترنت.

المتطلبات القياسية لمكان عمل رئيس قسم شؤون الموظفين

على عكس متطلبات الهيكل والمعايير الصحية والنظافة ومستوى المعدات التقنية لمكان عمل أخصائي شؤون الموظفين، يُطلق على مكان عمل الشخص الذي يعمل في العمل الإداري اسم مكتب العمل في جميع اللوائح والأدبيات الخاصة المخصصة لهذا الغرض عنوان<4>. ومع ذلك، فإن جميع الأفعال التي تم تحليلها والمصادر الأخرى (التي تحتوي، كقاعدة عامة، معايير استشارية لإنشاء وظائف قياسية للمديرين على مستويات مختلفة من الإدارة) تشير إلى ما يلي. كما هو الحال مع الموظفين الآخرين، في مكان عمل مديري الموارد البشرية بجميع أنواعهم، يجب أن تكون هناك منطقة عمل مخصصة معتمدة لسلامتها الصحية وتلبي متطلبات الصرف الصحي والنظافة لمعايير مكافحة الأوبئة. هذا الشرط وارد في الفقرة 1 من الفن. 25 من القانون الاتحادي المؤرخ 30 مارس 1999 N 52-FZ "بشأن الرفاهية الصحية والوبائية للسكان" (بصيغته المعدلة في 19 يوليو 2011)، والذي ينص على أن ظروف العمل ومكان العمل وعملية العمل لا ينبغي أن تكون تأثير ضار على الإنسان. يتم تحديد متطلبات ضمان ظروف العمل الآمنة للبشر من خلال القواعد الصحية وغيرها من الإجراءات القانونية التنظيمية للاتحاد الروسي.

<4>انظر على سبيل المثال الكتيبات: التنظيم العلمي للعمل الإداري. م: التقدم، 1968؛ عمل القائد . م: الاقتصاد (سلسلة القضايا المواضيعية السنوية: 1975، 1976، 1977، 1978)؛ تصميم نموذجي لمكان عمل مدير الإنتاج للصناعات الخفيفة. م: IPK Minlegproma اتحاد الجمهوريات الاشتراكية السوفياتية، 1970؛ المبادئ التوجيهية المشتركة بين القطاعات لمنع إرهاق العمال البدني والعقلي. م: معهد بحوث العمل 1979.

من الفقرة 2 من الفن. يترتب على 25 من هذا القانون أن رواد الأعمال الأفراد والكيانات القانونية ملزمون بتنفيذ التدابير الصحية ومكافحة الأوبئة (الوقائية) لضمان ظروف عمل آمنة للبشر والامتثال لمتطلبات القواعد الصحية وغيرها من الإجراءات القانونية التنظيمية للاتحاد الروسي. اتحاد عمليات الإنتاج والمعدات التكنولوجية، وتنظيم أماكن العمل، ومعدات الحماية الجماعية والفردية للعمال، والعمل والراحة والخدمات الاستهلاكية للعمال من أجل الوقاية من الإصابات والأمراض المهنية والأمراض المعدية والأمراض (التسمم) المرتبطة بظروف العمل.

بالنسبة للجزء الأكبر، تكون التوصيات قياسية ويمكن أن تكون بمثابة دليل إرشادي عند إدخال نوع معين من أماكن العمل التنفيذية (المكاتب) في المنظمات في قطاعات مختلفة من الاقتصاد. ثم يتم تعديل تصميمات أماكن العمل حسب تفاصيل العمل ومستوى الإدارة ومراعاة أحدث إنجازات العلم والتكنولوجيا. يرجى ملاحظة أن أماكن العمل يجب أن تخضع لشهادة في الوقت المناسب (عادة مرة كل خمس سنوات) لتحسين ظروف العمل وترشيد أنظمة العمل والراحة.

السمات الرئيسية لعمل المديرين على مختلف المستويات والمجموعات المهنية هي، أولاً، تنفيذ وظائف متنوعة في تنظيم عملية إنتاج أو عملية أخرى، وثانيًا، مراقبة أنشطة المرؤوسين. تتكون هذه الوظائف من حل العديد من القضايا ذات الطبيعة الواعدة والحالية، والمشاركة في الإنتاج والمناسبات الاجتماعية، أي أن نوع النشاط يتغير باستمرار - من 30 إلى 100 مرة في يوم العمل. وكلما ارتفع مستوى الإدارة، كلما زاد تنوعها وأصعب إضفاء الطابع الرسمي على أنشطة المدير.

يتضمن عمل المديرين على جميع مستويات الإدارة (من المدير إلى رئيس العمال) أنواعًا شائعة من الأنشطة المهنية: الاتصالات الشخصية (الاجتماعات والمحادثات والزيارات إلى الوحدات الهيكلية للتواصل مع الموظفين، وما إلى ذلك)، والعمل مع الوثائق الرسمية الحالية وغيرها، إعداد وتنظيم عملهم، والتعرف على التقارير المتعلقة بالعمل المنجز والمهام المكتملة، وما إلى ذلك. تظهر البيانات المستمدة من تحليل استبيانات ضبط الوقت وحفظ الوقت الذاتي أن نسبة وقت العمل المخصص لأداء مهمة معينة تعتمد على مستوى الإدارة وحجم المنظمة.

لقد ثبت أن هناك حاجة إلى الكثير من الوقت (في المنظمات المختلفة يتراوح الرقم من ساعة إلى ست ساعات في يوم العمل) لإجراء "اجتماعات الطيران" - اجتماعات تشغيلية تتعلق بالظروف المتغيرة بشكل غير متوقع المتعلقة بعملية العمل. أطول الاجتماعات تعقد في بداية الأسبوع ونهايته. يتقلب الوقت الذي يقضيه في الأنشطة الرئيسية (الاجتماعات، والعمل مع الوثائق، وإعداد التقارير، وتوقيع المستندات، واستقبال الزوار، وما إلى ذلك) قليلاً خلال الأسبوع.

مع مجموعة متنوعة من العمل العقلي، غالبًا ما يتم تنفيذ أنشطة المديرين على مستوى أعلى من الإدارة على خلفية التوتر النفسي العصبي (30 - 40٪ من العصبية الملاحظة الناتجة عن الصراعات) والقيود المفروضة على النشاط البدني (60 - 65٪ من قضاء الوقت في الجلوس، والمشي أقل من كيلومتر واحد خلال يوم العمل). ينخرط المديرون من المستوى المتوسط ​​في العمل المستقر بنسبة 30 - 45٪ من الوقت، وخلال يوم العمل يغطون مسافة إجمالية تتراوح من 5 إلى 7 كيلومترات.

يقوم جميع موظفي الإدارة بعمل اجتماعي واسع النطاق ومسؤول، حيث يتم إنفاق ما يصل إلى 10٪ من ميزانية وقت العمل. تستمر استراحة الغداء للمديرين على مستوى الإدارة العليا من 20 إلى 50 دقيقة، وللمديرين على المستوى المتوسط ​​من 40 إلى 60 دقيقة.

بناءً على الأدبيات المتخصصة، يتراوح متوسط ​​يوم عمل المديرين ذوي المستوى المنخفض من 8 إلى 9 ساعات، والمستوى المتوسط ​​- من 10 إلى 14 ساعة، والمستوى العالي - من 9 إلى 15. وكلما كبرت المنظمة، زاد يوم عمل المدير .

يقضي المديرون ما بين 50 إلى 70% من وقتهم في غرف مخصصة لذلك - مكاتب منفصلة. مكان العمل، كما يطلق عليه عادة، "مكتب المدير"، على سبيل المثال، مدير الموارد البشرية أو نائب مدير إدارة شؤون الموظفين، كقاعدة عامة، يتكون من ثلاثة مجالات وظيفية: منطقة العمل، منطقة الاجتماعات ومنطقة للاسترخاء.

منطقة العمل(المكتب) يجب أن يكون معزولاً عن مباني المنظمة الأخرى، باستثناء مخرج الطوارئ (وفقاً لقواعد السلامة من الحرائق)، وذلك لضمان القدرة على العمل مع التوثيق بدرجات متفاوتة من التعقيد دون تدخل.

يجب أن تكون منطقة العمل مجهزة بالأثاث المناسب والأجهزة التقنية، بالإضافة إلى وحدة متخصصة للنظام الفرعي لإدارة المستندات الإلكترونية، والذي يعد جزءًا من نظام محطة العمل الآلي. عند اختيار المعدات لمنطقة العمل، يجب أن تؤخذ في الاعتبار المعايير والقواعد الصحية والنظافة، ومعايير المنطقة للمكاتب التنفيذية.

عادة، يكون المكتب مجاورًا لغرف المساعدين الذين يساهمون في الأنشطة المهنية للمدير (السكرتيرات والمساعدين، وما إلى ذلك)، وبه منطقة التداول- الغرفة التي يستقبل فيها المدير ويعقد الاجتماعات. يجب أن تتوافق مساحة هذه المنطقة مع العدد المتوقع من الزوار الذين سيتواجدون هناك في نفس الوقت.

منطقة ترفيهية- غرف فردية للاحتياجات الطبيعية والنظافة الصحية وكذلك غرفة للراحة النفسية.

يجب أن تتوافق الظروف المناخية الدقيقة (درجة الحرارة المسموح بها ومعدل صرف الهواء والرطوبة النسبية) في مكتب المدير مع "هواء منطقة العمل والمتطلبات الصحية العامة" (GOST 12.1.005-76). عند تصميم أو تجهيز مكتب لمدير من أي رتبة، من الضروري الالتزام الصارم بالمعايير الصحية لإضاءة مكان العمل SNiP PA 8-72 "معايير تصميم الإضاءة الطبيعية"، PA 9-71 "معايير تصميم الإضاءة الاصطناعية". . يجب ألا يتجاوز مستوى الضوضاء في منطقة العمل المعايير المسموح بها المنصوص عليها في SSBT "الضوضاء. متطلبات السلامة العامة" (GOST 12.1.003-76).

مشاكل في خلق فرص العمل

الوظائف، على الرغم من ذكرها في الجزء 4 من الفن. 57 من قانون العمل في الاتحاد الروسي، لم تتم الإشارة إلى عقود العمل للغالبية العظمى من الموظفين. في رأينا، الحقيقة هي أن أصحاب العمل والموظفين والسلطات الرقابية والإشرافية للامتثال لتشريعات العمل ليس لديهم فهم مشترك لما ينبغي أن يشكل مكان العمل، والذي يُقترح تعيينه في عقد العمل باتفاق الطرفين.

إذا انتقلنا مباشرة إلى الجزء 4 من الفن. 57 من قانون العمل في الاتحاد الروسي، ثم يطرح سؤال طبيعي: كيفية إنشاء منطقة عمل يؤدي فيها الموظف وظيفة عمله بحيث يمكن اعتباره مكان عمله؟ بمعنى آخر، ما الذي تتضمنه عملية إنشاء الوظيفة، والتي يجب على مقدم الطلب التعرف عليها عند التقدم للحصول على وظيفة؟ سوف يجيب العدد الساحق من أصحاب العمل على السؤال المطروح على النحو التالي: يكفي أن تدخل في البداية منصبًا شاغرًا أو مهنة أو تخصصًا في جدول التوظيف؛ ثم خصص (أحيانًا حتى في غرفة غير مناسبة للعمل) كرسيًا وطاولة للموظف، ومنضدة عمل أو آلة للعامل. بعد ذلك، قم بالإعلان في وسائل الإعلام عن وجود وظيفة شاغرة في المنظمة، أو نشر معلومات حول ذلك بطريقة أخرى، على سبيل المثال، من خلال موظفي صاحب العمل. ولكن في هذه الحالة، يحدث إدخال الوظيفة الشاغرة دون إنشاء مكان عمل مجهز بشكل مناسب لفئة معينة من العمال، وعلاوة على ذلك، دون الحصول على شهادة السلامة الصحية.

دعنا نذكرك أنه وفقًا لإجراءات التصديق على أماكن العمل وفقًا لظروف العمل، والتي تمت الموافقة عليها بأمر من وزارة الصحة والتنمية الاجتماعية في روسيا بتاريخ 26 أبريل 2011 N 342n (المشار إليه فيما يلي بإجراءات التصديق)، تخضع جميع أماكن العمل لشهادة - من رئيس المنظمة<5>للرافعات وعمال النظافة في المباني الصناعية. يجب أن تعتمد لجنة إصدار الشهادات على تصاميم أماكن العمل القياسية ذات الصلة ومعايير سلامة العمل للعمال.

<5>انظر، على سبيل المثال، التوصيات المنهجية الحالية (MR) "المبررات الفسيولوجية لتنظيم نظام العمل والراحة القياسي للموظفين التنفيذيين في المؤسسات الصناعية"، تمت الموافقة عليها. بأمر من وزارة الصحة في اتحاد الجمهوريات الاشتراكية السوفياتية بتاريخ 10 يوليو 1980 رقم 2184-80. ولم يتم نشر الوثيقة. نسخته الإلكترونية متاحة في محركات البحث عن المراجع القانونية وعلى شبكة الإنترنت.

يتم تحديد عدد أماكن العمل المعتمدة بناءً على قائمة وحدات التوظيف في جدول التوظيف. ولكن في الوقت نفسه، من الضروري مراعاة عدد الأشخاص الذين يستخدمون مكان عمل واحد في نوبات خلال يوم تقويمي، وأنواع العمل التي تؤديها فئات محددة من العمال. يجب أن يبدأ التصديق على أماكن العمل المنظمة حديثًا في موعد لا يتجاوز 60 يوم عمل بعد تشغيلها (الفقرة 4، البند 8 من إجراءات التصديق). وفقًا للفقرة 12 من إجراءات التصديق، تقوم لجنة التصديق بتخصيص رقم تسلسلي فريد لكل مكان عمل (لا يزيد عن 8 أحرف: من 1 إلى 99,999,999). وينعكس ذلك في جميع وثائق شهادة مكان العمل، أي أنه ليس من الصعب على صاحب العمل، إذا رغب في ذلك، أن يعكس هذا الرقم في عقد العمل، موضحًا معناه للموظف المستقبلي. يرجى ملاحظة أنه في المنظمات التي تعمل على مدار الساعة، قد ينعكس نفس مكان العمل في عقد العمل لجميع الموظفين الذين يحلون محل بعضهم البعض.

من وجهة نظر الموظفين وممثلي الهيئات الحكومية الذين يمارسون الرقابة والإشراف على الامتثال لمتطلبات تشريعات العمل، يجب أن تكون عملية قيام صاحب العمل بإنشاء مكان عمل لموظف محتمل على النحو التالي.

أولا، هناك الإنشاء الفعلي لمكان عمل مجهز لأداء وظيفة وظيفية محددة وفقا لمشاريع قياسية أو فردية. ثم يخضع لشهادة ظروف العمل، والتي يمكن أن تكون آمنة للعمل أو تحتوي على عوامل إنتاج ضارة و (أو) خطرة. في هذه الحالة، يتم تحديد جميع العوامل المرضية في مكان العمل، بما في ذلك تلك التي تؤدي إلى عدم الراحة المناخية (تتجاوز معايير الإضاءة والضوضاء وما إلى ذلك)<6>) ، إلزام صاحب العمل بإيجاد طرق لتقليلها أو تسويتها. إذا تم تحديد أي انحرافات عن السباكة والمعايير الأخرى، يجب على صاحب العمل اتخاذ التدابير اللازمة للقضاء عليها - إما تحديد طرق الحماية الفردية للموظف وتزويده بمعدات الحماية الشخصية المنصوص عليها في القانون، أو إعادة تجهيز مكان العمل الخطير وإعادة تجهيزه. وفقط بعد ذلك، يمكن لصاحب العمل أن يعكس مكان العمل في جدول التوظيف باعتباره يلبي متطلبات التشريعات الخاصة بشأن حماية العمل ويعلن عن البحث عن المتقدمين لهذه الوظيفة الشاغرة.

<6>"MR 2.2.9.2311-07.2.2.9. الحالة الصحية للعمال فيما يتعلق بحالة بيئة العمل. الوقاية من الإجهاد لدى العمال أثناء أنواع مختلفة من الأنشطة المهنية. التوصيات المنهجية"، تمت الموافقة عليها. كبير أطباء الصحة في الاتحاد الروسي بتاريخ 18 ديسمبر 2007، جنبًا إلى جنب مع منهجية التنظيم الذاتي العقلي. ولم يتم نشر الوثيقة. نسخته الإلكترونية متاحة في محركات البحث عن المراجع القانونية وعلى شبكة الإنترنت.

لذلك، فإن الأشخاص الذين لديهم الحق في تقييم مدى اكتمال عملية إنشاء مكان العمل كأحد الشروط الإضافية لعقد العمل، لديهم فهم مختلف حول ما إذا كان قد تم إنشاؤه وإضفاء الطابع الرسمي عليه بشكل صحيح أو غير صحيح. غالبًا ما يصبح عدم اليقين بشأن مكان العمل الفعلي سببًا للخلافات بين الموظف وصاحب العمل عندما يكونان قد دخلا بالفعل في علاقات عمل. ولو انعكست هذه النقطة في الوقت المناسب في عقد العمل، لكان ذلك قد حال دون نشوب نزاع عمالي.

ولكن قبل التعامل مع المشاكل التي تمنعك من تحديد مكان عمل معين في عقد العمل أثناء العمل، عليك أن تفهم كيفية تحديد مستوى التوظيف لموظفي شؤون الموظفين في مؤسسات الميزانية. وهذا سيكون موضوع البحث في المادة التي ستنشر في أحد الأعداد القادمة لمجلتنا.

N. A. بريليانتوفا

أستاذ،

نائب رئيس

قسم قانون العمل و

حقوق الضمان الاجتماعي

السكرتير العلمي

مجلس أطروحة الدكتوراه

في ATiSO

V. V. أرخيبوف

محام ممارس

الجواب على السؤال:

بعد النظر في سؤالك، يمكننا القول أنه، لسوء الحظ، لا يحتوي التشريع على متطلبات معينة لمكتب إدارة الموارد البشرية. في الوقت نفسه، يتم تقليل نشاط العمل لموظفي قسم شؤون الموظفين إلى تجميع وتسجيل وثائق الموظفين، بما في ذلك البيانات الشخصية للموظفين. وفي المقابل، تقع مسؤولية سلامة وثائق الموظفين على عاتق رئيس المنظمة ورئيس خدمة شؤون الموظفين. ولذلك، فإن مهمته لا تشمل التنظيم الصحيح للعمل مع الوثائق فحسب، بل أيضا، قبل كل شيء، تهيئة الظروف التي تضمن سلامتها. حيث أن التشريع الحالي ينص على المسؤولية الإدارية عن فقدان المستندات، وكذلك عن إتلاف الأوراق قبل الموعد المحدد.

لا تفوت: المقالة الرئيسية لهذا الشهر من خبير عملي

جميع القواعد والشروط الخاصة بتخزين مستندات الموظفين في ورقة الغش المرئية.

يتم تحديد خصوصيات تخزين وثائق الموظفين في المنظمة من خلال مهام الحد من الوصول غير المصرح به إلى المستندات التي تحتوي على البيانات الشخصية للموظفين والبحث الفعال عن المعلومات الضرورية.

لذلك، من الناحية المثالية، يجب أن يحتوي مكتب الموارد البشرية على ثلاث غرف متجاورة على الأقل: غرفة لموظفي الإدارة، ومكتب المدير وغرفة توجد بها خزائن وخزائن للمستندات والملفات وخزائن حفظ الملفات.

وفي الوقت نفسه يجب أن يكون هناك مدخل واحد لقسم الموارد البشرية. ترد التوصيات الخاصة بترتيب أماكن تخزين المستندات في القواعد المعتمدة بقرار مجلس إدارة روسارخيف المؤرخ 6 فبراير 2002، والقواعد المعتمدة بأمر من وزارة الثقافة الروسية بتاريخ 18 يناير 2007 رقم 19.

ومع ذلك، ليس من الضروري أن تمتثل المنظمات التجارية لجميع متطلبات معدات المباني الخاصة لتخزين المستندات (الفقرة 3 من مقدمة القواعد، التي تمت الموافقة عليها بقرار مجلس إدارة روسارخيف بتاريخ 6 فبراير 2002، البند 1.1 من القواعد تمت الموافقة عليها بأمر من وزارة الثقافة الروسية بتاريخ 18 يناير 2007 رقم 19). الشرط الإلزامي الوحيد لتخزين المستندات في الشركات المساهمة هو أنه يجب على المؤسسات تخزين المستندات في خزائن مقفلة تضمن سلامة المستندات وتحمي المستندات من الغبار والضوء (البند 3.6 من اللوائح المعتمدة بقرار اللجنة الفيدرالية للأوراق المالية سوق روسيا بتاريخ 16 يوليو 2003 رقم 03 -33/ملاحظة ). يجب أن تحدد الشركة ذات المسؤولية المحدودة ميزات التخزين في ميثاقها (البند 2، المادة 12 من القانون رقم 14-FZ المؤرخ 8 فبراير 1998). سيكون من المنطقي أن تدرج الشركة ذات المسؤولية المحدودة أيضًا في وثائقها التأسيسية شرطًا لتخزين وثائق المنظمة في خزائن أو أماكن مغلقة.

وبالتالي يمكننا القول أن التشريع لا يحتوي على متطلبات محددة لمباني إدارة شؤون الموظفين. ومع ذلك، إذا لم يكن لدى المنظمة غرفة خاصة لتخزين المستندات ويتم تخزين جميع وثائق الموظفين في قسم شؤون الموظفين، فيجب استيفاء الشروط الأساسية على الأقل:

يجب أن تكون مباني خدمة الموظفين مجهزة بأجهزة إنذار للحريق والأمن. من المرغوب فيه أن يكون باب مدخل خدمة الموظفين مزدوج المعدن، وأن تكون النوافذ محمية بقضبان معدنية. يجب أن تكون الغرفة فسيحة بما يكفي، أولاً، لتوفير ظروف العمل لموظفي الخدمة، وثانيًا، يجب أن تكون هناك مساحة لوضع الخزانات والخزائن للتخزين الروتيني للمستندات. نلاحظ أيضًا أن صاحب العمل مسؤول ليس فقط عن السلامة الجسدية لوثائق الموظفين، ولكن أيضًا عن حماية البيانات الشخصية للموظفين (الفصل 14 من قانون العمل). قد لا يستلزم عدم الامتثال لمتطلبات حماية البيانات الشخصية مسؤولية إدارية فحسب، بل أيضًا مسؤولية جنائية - تصل إلى الاعتقال لمدة ستة أشهر وفقًا للمادة. 137 من القانون الجنائي.

التفاصيل في مواد نظام شؤون الموظفين:

1.الإجابة: كيفية تخزين المستندات في قسم شؤون الموظفين

نيوزيلندي. كوفيازينا

المستندات المطلوبة للتخزين

ما هي وثائق الموظفين التي يجب على المنظمة الاحتفاظ بها؟

يُلزم التشريع جميع أصحاب العمل بضمان التخزين الذي يتم إنشاؤه أثناء أنشطتهم (). عادةً ما يكون قسم شؤون الموظفين في المنظمة مسؤولاً عن تخزين المستندات الخاصة بالموظفين.

في المنظمات التجارية

بالإضافة إلى ذلك، فإن التزام المنظمات بتخزين المستندات منصوص عليه في قوانين الشركات المساهمة والشركات ذات المسؤولية المحدودة (،). تشمل المستندات المطلوبة للتخزين، على وجه الخصوص، ما يلي:

• اللوائح والأوامر وما إلى ذلك إلزامية التنفيذ من قبل جميع موظفي المنظمة.

تحدد شركة ذات مسؤولية محدودة في ميثاقها معلومات حول كيفية تخزين المستندات (). تقوم الشركات المساهمة بتخزين المستندات بالطريقة المحددة. يمكن تحديد قواعد التخزين في المستندات الداخلية للمؤسسة، على سبيل المثال في ().

شروط تخزين المستندات

أين يجب على المنظمة تخزين وثائق الموظفين؟

لتخزين المستندات، تحتاج المنظمة إلى تجهيز أماكن خاصة (خزائن أو خزائن). وترد التوصيات الخاصة بترتيب مرافق التخزين هذه في التوصيات المعتمدة. ولا يتعين على المنظمات التجارية الالتزام بجميع متطلبات معدات المباني الخاصة لتخزين المستندات (القواعد المعتمدة).

في المنظمات التجارية

الشرط الإلزامي الوحيد لتخزين المستندات في الشركات المساهمة هو أنه يجب على المؤسسات تخزين المستندات في خزائن مقفلة تضمن سلامة المستندات وحماية المستندات من الغبار والضوء (معتمدة في اللوائح). يجب أن تحدد شركة ذات مسؤولية محدودة ميزات التخزين في ميثاقها (). سيكون من المنطقي أن تدرج الشركة ذات المسؤولية المحدودة أيضًا في وثائقها التأسيسية شرطًا لتخزين وثائق المنظمة في خزائن أو أماكن مغلقة.

إذا قامت إحدى المنظمات بتخزين المستندات في شكل إلكتروني، فمن الضروري ضمان وضع تخزين يمنع فقدان المعلومات أو إتلافها أو تشويهها. بالإضافة إلى ذلك، أثناء تخزين هذه المستندات، من الضروري إعادة كتابتها على وسائط جديدة حيث تصبح الوسائط القديمة قديمة. جاء ذلك في القواعد المعتمدة.

من أجل ضمان التخزين الفعال للوثائق سواء في شكل ورقي أو إلكتروني، تمت الموافقة على المنظمة (القواعد). المستندات التي انتهت فترة تخزينها (تمت الموافقة على القواعد).

نصيحة: قم بتكوين أوامر للموظفين الذين لديهم حالات مختلفة في حالات مختلفة، وإلا فقد تواجه المنظمة مشاكل في نقل مثل هذه الحالات "المختلطة" لتخزين الأرشيف.

منذ البداية، قم بتعيين أرقام مختلفة لمستندات مختلفة. باستخدام الترميز، يمكنك فصل الطلبات التي تكون (المتعلقة بالتوظيف، والتحويلات، والانتقال، والمكافآت، وما إلى ذلك) عن الطلبات التي تكون (المتعلقة برحلات العمل، وما إلى ذلك). وهذا سيجعل من السهل تقديمها في حالات مختلفة.

المسؤولية عن الانتهاكات المرتكبة عند العمل مع الوثائق الأرشيفية

ما هي المسؤولية المنصوص عليها في حالة الانتهاكات المرتكبة عند العمل مع الوثائق الأرشيفية؟

في حالة انتهاك قواعد التخزين أو الاستحواذ أو المحاسبة أو استخدام المستندات الأرشيفية، يتم توفير المسؤولية الإدارية ().

تدابير المسؤولية - أو غرامة إدارية بمبلغ:لعبة مهمة لضباط شؤون الموظفين: تحقق مما إذا كنت تعرف كيف تغير العمل منذ بداية العام
لقد حدثت تغييرات مهمة في عمل مسؤولي الموارد البشرية يجب أخذها بعين الاعتبار في عام 2019. تحقق في تنسيق اللعبة مما إذا كنت قد أخذت في الاعتبار جميع الابتكارات. قم بحل جميع المشكلات واحصل على هدية مفيدة من محرري مجلة "Personnel Business".

اقرأ في المقال: لماذا يحتاج مدير الموارد البشرية إلى التحقق من المحاسبة، وما إذا كان يجب تقديم التقارير الجديدة في يناير، وما هو الرمز الذي يجب الموافقة عليه للجدول الزمني في عام 2019

اكتشف محررو مجلة "Personnel Business" عادات ضباط الأركان التي تستغرق الكثير من الوقت ولكنها تكاد تكون عديمة الفائدة. وبعضهم قد يسبب حيرة لمفتش الجهاز الهضمي.

أخبرنا مفتشون من GIT وRoskomnadzor بالوثائق التي لا يجب أن تكون مطلوبة الآن تحت أي ظرف من الظروف من القادمين الجدد عند التقدم للحصول على عمل. بالتأكيد لديك بعض الأوراق من هذه القائمة. لقد قمنا بتجميع قائمة كاملة واخترنا بديلاً آمنًا لكل مستند محظور.

إذا قمت بدفع إجازة مدفوعة الأجر متأخرًا بيوم واحد، فسيتم تغريم الشركة بمبلغ 50000 روبل. قم بتقليل فترة الإشعار بتسريح العمال لمدة يوم واحد على الأقل - ستعيد المحكمة الموظف إلى عمله. لقد درسنا الممارسة القضائية وأعددنا لك توصيات آمنة.

“...إذا اخترت أصدقاءك بحكمة، فإن عملك سوف يسير على ما يرام.

إذا اخترت عملك بحكمة والأشخاص الذين سيعملون معك، فسوف تزدهر.

(وارن هيلمان)

لا يمكن لأي منظمة في ظروف الاتجاهات التقدمية الحديثة أن توجد بدون خدمة (قسم) تشارك في التوظيف في المنظمة، والحفاظ على جميع الوثائق المتعلقة بتعيين الموظفين وفصلهم، والعديد من الأنشطة المحددة الأخرى التي، في رأينا، لا يمكن تنفيذها تؤديها خدمات أخرى، على الرغم من وجود رأي بين أصحاب العمل بأن وظائف خدمة شؤون الموظفين (قسم الموارد البشرية) يمكن أن يؤديها سكرتير أو محاسب. نعم، بشكل عام، يمكنه، على سبيل المثال، ملء كتاب العمل أو ملء ورقة وقت العمل، ولكن ليس أكثر. قم بتسجيل الموظف بشكل صحيح عند التوظيف، وإجراء تغييرات على عقد العمل، والامتثال لجميع متطلبات قانون العمل في الاتحاد الروسي بتاريخ 30 ديسمبر 2001 رقم 197-FZ (بصيغته المعدلة في 24 و25 يوليو 2002 و30 يونيو ، 2003، 27 أبريل، 22 أغسطس، 29 ديسمبر 2004، 9 مايو 2005، 30 يونيو 2006) (المشار إليه فيما يلي بقانون العمل في الاتحاد الروسي) واللوائح الأخرى، لا يمكن القيام بها إلا من قبل ضابط شؤون الموظفين "المحترف".

يجب القول أنه منذ أكتوبر 2006، تم إجراء تغييرات كبيرة على قانون العمل في الاتحاد الروسي، والذي يسمح لخدمات شؤون الموظفين (الإدارات) أو الموظفين الآخرين الذين يؤدون أعمال الموظفين بأن يكونوا أكثر مسؤولية في إضفاء الطابع الرسمي على علاقات العمل مع الموظفين (خاصة في إبرام عقد عمل). بالطبع، لا يزال هناك الكثير مما يجب شرحه، ولكن كل هذا سيتم مع مرور الوقت، كما يقولون - كل شيء يتم تعلمه من خلال الممارسة.

دعنا نعود إلى نقل وظائف الموارد البشرية إلى أشخاص آخرين.

غالبًا ما يؤدي التنفيذ العملي للرأي المتعلق بنقل مهام ضابط شؤون الموظفين إلى سكرتير أو محاسب إلى حدوث أخطاء في شؤون الموظفين. على سبيل المثال، في الممارسة العملية، غالبا ما تكون هناك عقود عمل مكتوبة بشكل غير صحيح تنتهك حقوق الموظف. غالبًا ما يواجه المؤلف أيضًا، في الممارسة العملية، عند تعيين موظف، إدخالات غير صحيحة حول نشاط العمل في دفتر عمله، مما قد يؤدي إلى الحاجة إلى تأكيد فترة التأمين عند التقاعد. لذلك يمكننا أن ننصح أصحاب العمل بشيء واحد - لا تبخل بتنظيم خدمة شؤون الموظفين (القسم) في مؤسستك؛ فهذا سيؤدي إلى نتائج إنتاجية عالية، والأهم من ذلك، راحة البال.

ليس من قبيل الصدفة أن يقولوا: قسم الموارد البشرية هو وجه الشركة.

مع خدمة شؤون الموظفين (القسم) يبدأ الموظف المحتمل في التعرف على المنظمة. يعتمد الأمر على خدمة شؤون الموظفين (القسم) ما إذا كان الشخص الذي يأتي سيستمر في الحصول على وظيفة معك أو، بسبب حقيقة أنه تلقى معلومات مشكوك فيها أو غير كاملة حول عمله المحتمل، سيرفض المزيد من التواصل مع مؤسستك.

لذلك، يجب أن يكون لدى موظف خدمة شؤون الموظفين ليس فقط التعليم، ولكن أيضا مجموعة من الصفات المعينة. يجب أن يتمتع موظف الموارد البشرية بمظهر حسن المظهر - أولاً وقبل كل شيء، يجب أن يكون جذابًا وله نظرة منفتحة وخطاب جيد التحدث.

ستتم مناقشة متطلبات موظف الموارد البشرية بعد قليل.

والآن عن خدمة الموظفين (القسم) بشكل عام.

دعونا نفكر هيكل خدمة شؤون الموظفين (قسم الموارد البشرية).

عادة، ولكن ليس في كل مكان، رئيس خدمة الموظفين (قسم شؤون الموظفين). رئيس قسم شؤون الموظفين(قسم الموارد البشرية)، والذي غالبًا ما يكون نائب رئيس المنظمة (في الوقت الحاضر يُطلق على هذا المنصب غالبًا - نائب المدير لشؤون الموظفين). في رأيي، مرادف لعنوان هذا الموقف هو مدير الموارد البشرية(إذا حكمنا من خلال دليل مؤهلات وظائف المديرين والمتخصصين وغيرهم من الموظفين، المعتمد بقرار وزارة العمل في الاتحاد الروسي بتاريخ 21 أغسطس 1998 رقم 37 (بصيغته المعدلة في 12 نوفمبر 2003) (يشار إليه فيما يلي باسم الدليل) له نفس المسؤوليات الوظيفية). ويخضع له الموظفون الذين يشغلون المناصب التالية: مدير شؤون الموظفين، ومهندس تدريب الموظفين، وأخصائي شؤون الموظفين، ومفتش شؤون الموظفين. قد يشمل هيكل خدمة شؤون الموظفين (القسم) أيضًا الكتبة والطابعين. بشكل عام، قد تكون الاختلافات في التشكيل الهيكلي لخدمة الموظفين (القسم) مختلفة. لذلك، على سبيل المثال، في المنظمة يوجد موظف واحد فقط للموارد البشرية ومنصبه هو أخصائي الموارد البشرية.

ما ينبغي أن يكون حجم خدمة شؤون الموظفين (القسم) لضمان الأداء الطبيعي للمنظمة.

للقيام بذلك، من الضروري تحديد تكلفة وقت العمل للموظفين والمحاسبة وغيرها من وظائف خدمة شؤون الموظفين (القسم).

الوثيقة الرئيسية المستخدمة لتحديد تكلفة وقت العمل لأعمال محاسبة الموظفين والموظفين، وكذلك لتبرير العدد المطلوب من العمال المشاركين في هذه الأعمال، لا تزال حتى يومنا هذا هي المعايير الزمنية المتكاملة المشتركة بين القطاعات لأعمال محاسبة الموظفين والموظفين، المعتمدة بقرار وزارة العمل في اتحاد الجمهوريات الاشتراكية السوفياتية بتاريخ 14 نوفمبر 1991 رقم 78 (المشار إليها فيما يلي باسم المعايير). تم تمديد فترة صلاحية المعايير مرارًا وتكرارًا وبما أنه لم يتم اعتماد معايير زمنية جديدة لأداء عمليات شؤون الموظفين بعد، فإن أحكامها، باعتبارها لا تتعارض مع تشريعات العمل وتنظم توحيد العمل لموظفي خدمة شؤون الموظفين (القسم)، لا تزال سارية مُطبَّق.

لا توجد لوائح أخرى تنظم حجم خدمة شؤون الموظفين (القسم).

أستاذ مشارك MGIEM، مرشح العلوم الفيزيائية والرياضية، Yurashev V.V. لقد تمكنت من اكتشاف هذه المشكلة باستخدام صيغ البيانات الصارمة في المعيار. في رأيي، أجاب بحث يوراشيف بشكل كامل وواضح تمامًا على الأسئلة المتعلقة بحجم خدمة شؤون الموظفين (القسم)، والتي غالبًا ما تنشأ ليس فقط من ضباط شؤون الموظفين، ولكن أيضًا من رؤساء المنظمات.

أجرى Yurashev حسابات للوقت الذي يقضيه في أربعة أعمال فقط تؤديها خدمة شؤون الموظفين (القسم): تسجيل القبول والفصل والإجازات ووثائق تقاعد الموظفين. ولكن تبين أن هذا كافٍ لتحديد عدد ضباط الأركان الذي يجب أن يكون لكل عدد من الموظفين.

بادئ ذي بدء، من الضروري شرح المسؤوليات الوظيفية التي يتم تنفيذها من قبل موظفي خدمة شؤون الموظفين (القسم).

يتم تغطية عدد قليل منهم فقط بالمعايير، لأنه على مر السنين بعد الموافقة على المعايير، العمل على إعداد وتوفير الوثائق للمحاسبة الفردية (الشخصية) في نظام تأمين التقاعد الحكومي، والعمل على التأمين الاجتماعي، والتأمين الصحي وعدد من الأعمال الأخرى كثيفة العمالة. لا تأخذ المعايير هذه الأعمال بعين الاعتبار، ولكن بغض النظر عن عدد موظفي خدمة شؤون الموظفين (القسم)، يتم تنفيذها.

وبالتالي، تحدد الفقرة 1.3 من المعايير العمل التالي:

1) إعداد الوثائق عند توظيف العمال والموظفين؛

2) إعداد الوثائق عند إقالة العمال والموظفين؛

3) تسجيل ومحاسبة دفاتر العمل.

4) إعداد الوثائق لتسجيل حركة الموظفين؛

5) إعداد التقارير الإحصائية عن سجلات الموظفين.

6) إعداد الشهادات والمشاركة في تطوير الخطط والأعمال الأخرى التي يقوم بها الموظفون للتوظيف والمحاسبة؛

7) العمل على الجداول الزمنية.

8) العمل في مكتب المرور.

9) العمل في مكتب التسجيل العسكري.

10) الأعمال المتعلقة بأنظمة التحكم الآلي.

11) أعمال أخرى.

وفقًا للمعيار، يتم تحديد الوقت القياسي لأداء وحدة العمل الموحد بواسطة الصيغة:

أين NVR - الوقت القياسي لأداء نوع العمل القياسي التعاقدي (ساعات العمل)؛

توبر - وقت التشغيل القياسي لأداء هذا العمل، المحدد وفقًا للمعيار (ساعات العمل)؛

ك - المعامل الذي يأخذ في الاعتبار الوقت المستغرق في الصيانة التنظيمية والفنية لمكان العمل، والاحتياجات الشخصية، وما إلى ذلك (بالنسبة المئوية).

تلقى يوراشيف ما يلي:

"بالنسبة لـ 100 عامل، فإن كثافة العمل السنوية لأربع وظائف فقط هي:

11.88 شخص ح – تسجيل الإجازات.

19.7 شخص ح – تسجيل المعاش.

15.15 شخص ح - الفصل؛

26.64 شخص ح – التوظيف .

في المجمل، على أساس 100 موظف، ستكون كثافة العمل السنوية لهذه الأعمال 73.37 ساعة عمل.

ثم حدد يوراشيف "... أحد العوامل الرئيسية التي تؤثر بشكل مباشر على عبء العمل لموظفي الموارد البشرية هو دوران الموظفين ».

"... بالنظر إلى عدد الأشخاص الذين يتم فصلهم سنويًا، يجب علينا توظيف نفس العدد من الأشخاص سنويًا؛ نحن نعتبر النسبة المئوية للعمال والموظفين دون تغيير. على سبيل المثال، إذا أخذنا شركة يعمل بها 100 موظف، منهم 20% عمال و80% موظفون، إذن مع k = 8% ومع الفصل الشهري لشخص واحد وتعيين موظف واحد، فإن سيحتاج موظف الموارد البشرية إلى قضاء 14.01 ساعة. إذا كان هناك شخص مثل هؤلاء الأشخاص، فسوف يستغرق الأمر 14.01 ساعة. مع أن وقت العمل المفيد لموظف واحد يساوي 1910 ساعة، يتم تحديد عدد الموظفين بواسطة الصيغ:

لأن أ هو عدد الأشخاص المحسوب لكل 100 وحدة موظفين، ثم a هي في الوقت نفسه النسبة المئوية للأشخاص الذين تم فصلهم وتعيينهم.

يعتقد يوراشيف أن توظيف العمال والموظفين يتم بنسبة النسبة المئوية الخاصة بهم، أي أنه سيتم فصل وتوظيف 2.4 عامل و 9.6 موظف في العام، بشرط أن يكون الفصل والتوظيف الشهري شخصًا واحدًا.

في حالة عندما يكون لدى الشركة 20% موظفين و 80% عمال تتغير صيغ تحديد عدد موظفي قسم شؤون الموظفين وتأخذ الشكل التالي:

قام يوراشيف بحساب عدد موظفي شؤون الموظفين في شركة تضم 500 موظف (20% موظف و80% عمال) باستخدام الصيغة التالية

وهكذا، خلص يوراشيف إلى أن معدل دوران الموظفين يؤثر على عدد ضباط الأركان، ويحسب أيضًا أن وظيفتين فقط (تسجيل التوظيف والفصل) تتطلبان موظفًا واحدًا في شركة تضم 500 موظف بمعدل دوران يبلغ 27٪ شهريًا.

لا يسع المرء إلا أن يتخيل أن أداء عشرين وظيفة بظروف مماثلة سيتطلب حوالي 10 موظفين في خدمة شؤون الموظفين (القسم).

الجدول 1. معايير الوقت المستغرق في عمليات الأفراد

لا يتضمن الجدول جميع العمليات التي يقوم بها موظفو خدمة شؤون الموظفين (القسم)، ولكن القائمة المعروضة تبدو مثيرة للإعجاب بالفعل.

طاولة. 2. المعايير التقريبية لعدد العاملين في خدمة شؤون الموظفين (القسم)

ستساعد الجداول المقدمة العاملين في مجال الموارد البشرية على تنظيم عملهم بشكل أكثر عقلانية.

لذا فإن أحد المديرين الذي يعتقد أنه لا فائدة من تنظيم خدمة شؤون الموظفين (القسم) مخطئ في السماح للسكرتير أو المحاسب بالتعامل مع شؤون الموظفين. يمكننا أن نخبرك بكل ثقة – أنت مخطئ!

أن يكون لديك خدمة شؤون الموظفين (قسم) أو، في أسوأ الأحوال، متخصص في شؤون الموظفين في هيكل المنظمة - يتحدث عن الاستقرار والاستدامة الاقتصادية لمؤسستك.

إن نجاح أي عمل تجاري لا يعتمد فقط على الأفكار أو التقنيات الجديدة. السر الرئيسي للنجاح هو العامل البشري. يواجه قسم الموارد البشرية في المقام الأول هدف– تزويد المنظمة بموظفين واعين ومؤهلين ومسؤولين ومنتجين، وتهيئة الظروف المثلى لموظفي المنظمة لأداء واجباتهم الوظيفية بنجاح.

الفوائد التي تعود على المنظمة نتيجة البناء الرشيد والأمثل لخدمة الموظفين (القسم):

1) معلومات كاملة وموثوقة عن كل موظف؛

2) معرفة احتياجات المنظمة للموظفين الجدد، للتدريب والتدريب المتقدم للموظفين؛

3) تحديد مسؤوليات الوظيفة ومستوى المسؤولية.

4) الإجراءات الوقائية التي تتخذها إدارة المنظمة للقضاء على الظواهر السلبية (على سبيل المثال، عند تسريح الموظفين في حالة تخفيض عدد الموظفين)؛

5) والجانب الرئيسي - عدم وجود استئناف أمام المحاكم والسلطات الأخرى بسبب التنفيذ غير الصحيح لوثائق الموظفين.

في كثير من الأحيان، يواجه مدير الموارد البشرية المبتدئ مهمة صعبة تتمثل في تنظيم سجلات الموارد البشرية. لتسهيل هذه العملية، استخدم الدليل التفصيلي أدناه. لن يشرح هذا فقط من أين تبدأ، بل سيساعدك أيضًا على اكتساب الخبرة.

عزيزي القارئ! تتحدث مقالاتنا عن طرق نموذجية لحل المشكلات القانونية، ولكن كل حالة فريدة من نوعها.

إذا كنت تريد أن تعرف كيفية حل مشكلتك بالضبط - اتصل بنموذج المستشار عبر الإنترنت الموجود على اليمين أو اتصل عبر الهاتف.

إنه سريع ومجاني!

ما هي إدارة الموارد البشرية؟

- هذا هو الجزء الأكثر أهمية في تدفق المستندات في أي شركة. والغرض منه هو الاحتفاظ بسجلات واضحة لأنشطة الصناعات الحالية للشركة.
تعد إدارة سجلات الموظفين ضرورية من أجل:

• تنظيم عمليات العمل التي تحدث داخل المنظمة؛
• العثور على الاحتياطيات غير المستخدمة أو المجمدة؛
• مراقبة وحل المشكلات في مجال الموارد البشرية في الوقت المناسب؛
• تكون قادرة على أن تنقل بكفاءة إلى هيئات التدقيق مسار العمليات الاقتصادية والعمليات داخل النظام.

البحث عن القوانين اللازمة والأدبيات المتخصصة

الفواتير والقوانين الرئيسية المتعلقة بإدارة سجلات الموظفين:

• قانون العمل في الاتحاد الروسي؛
• اللوائح المتعلقة بقانون العمل؛
• الفواتير المتعلقة بالبيانات الشخصية والأسرار التجارية؛

يمكن العثور على الأدبيات المرجعية حول هذا الموضوع باستخدام المكتبة الإلكترونية HR Package. فهو لا يحتوي فقط على عينات من جميع المستندات والنماذج الضرورية، ولكنه يقدم أيضًا أمثلة حول كيفية ملؤها. وصف مؤلفو هذا الدليل التفصيلي عمليات جميع عمليات الموظفين بشكل يسهل الوصول إليه وقدموا مواد إضافية في شكل كتب مواضيعية ومذكرات استشارية.

تحديد الوثائق التي تمتلكها المنظمة والتي لا تملكها.

لتجميع قائمة بالوثائق المتوفرة أو الغائبة في مجال الموارد البشرية، يكفي استخدام هذه القائمة:

• عقود العمل؛
• البيانات المتعلقة بدفع الأجور للموظفين أو أي تعويضات؛
• لوائح العمل داخل المنظمة ؛
• دفاتر العمل ودفاتر السجلات الخاصة بها؛
• الوثائق المتعلقة بحماية ومعالجة البيانات الشخصية للموظفين؛
• نموذج معتمد لوثائق الدفع؛
• جدول التوظيف
• أوامر بتعيين أو فصل الموظفين.

بعد إعداد جميع الوثائق اللازمة التي تتطلبها تشريعات الاتحاد الروسي، يجب عليك التحقق مع مدير المؤسسة من الأفعال الاختيارية التي لا يزال يتعين إعدادها. بالإضافة إلى ذلك، تحتاج إلى معرفة الشروط التي تفضل الإدارة رؤيتها في المستندات الداخلية للشركة وعقود توظيف الموظفين.

تحديد الأشخاص المسؤولين عن الوثائق

عند بدء عمل الموظفين، أول شيء عليك القيام به هو معرفة ما إذا كان رئيس المؤسسة مسجلاً بشكل صحيح. إذا لم يكن هناك أمر بتعيينه، فمن الضروري إضفاء الطابع الرسمي عليه لمنصب قيادي. يمكن العثور على تعليمات خطوة بخطوة لهذا التسجيل في "حزمة الموظفين". يحتوي على عينات من المستندات والمواد الاستشارية اللازمة حول موضوع "تسجيل علاقات العمل مع مدير مستأجر".

من الضروري حل مسألة من يجب أن يكون مسؤولاً عن الحفاظ على سجلات العمل مع المدير. وبما أن الموظفين لم يتم تسجيلهم للعمل بعد، يجب على مدير المؤسسة الاحتفاظ بالدفاتر. ولنقل هذه الصلاحيات إلى المدير، يجب إصدار أمر مناسب ينص على تولي المدير مسؤولية الاحتفاظ بسجلات العمل. في المستقبل، يحق للمدير نقل هذه الصلاحيات إلى ضابط شؤون الموظفين المقبول عن طريق أمر.

تنظيم مكان عمل ضابط شؤون الموظفين

لزيادة كفاءة العمل، يجب أن يكون موظف قسم شؤون الموظفين قادرا على تنظيم مكان عمله بشكل صحيح. للقيام بذلك، أولا وقبل كل شيء، تحتاج إلى التأكد من أن منطقة العمل مريحة قدر الإمكان. من المهم أن يكون لديك كرسي مريح لا يسمح لعمودك الفقري بالتعب ويدعم وضعيتك. يجب ألا تقل المسافة إلى الشاشة عن 50 سم، وإلا فإن العيون سوف تصبح متعبة للغاية. تلعب الإضاءة أيضًا دورًا مهمًا؛ يجب أن تكون مريحة، وإلا فقد تتفاقم صحة الموظف، وقد يحدث الصداع أو التعب المفرط.

يجب على موظف الموارد البشرية الاحتفاظ بجميع الوثائق بالترتيب الزمني أو الأبجدي الصحيح. يجب أن تكون الوثائق الإضافية في شكل نماذج أو طلبات في متناول اليد دائمًا.

البرامج المطلوبة

ولتسهيل الاحتفاظ بالوثائق، يجب على إدارة الشركة الاهتمام بشراء برنامج محاسبة خاص. هناك الكثير من البرامج المماثلة وكلها مريحة، ومع ذلك، يتم التعرف على الوظيفة الأكثر شعبية باسم "1C: الرواتب والموظفين".

جدول التوظيف

إذا لم يكن لدى المنظمة بعد جدول توظيف واضح، فينبغي البدء في تطويره. بادئ ذي بدء، من الضروري الاتفاق مع المدير على محتوى لوائح العمل الداخلية واللوائح الأخرى. يجب أن تأخذ النسخة النهائية من الوثائق في الاعتبار جميع تعليقات إدارة الشركة، وكذلك الامتثال لقوانين قانون العمل.
يعتمد جدول التوظيف على نموذج موحد. إذا واجهت صعوبات في إعداد المستندات، فيمكنك التعرف على الإرشادات خطوة بخطوة الواردة في "حزمة الموظفين".

الالتزام بجدول التوظيف والبيانات الموضحة في عقود العمل

يجب التحقق من محتويات وثائق الموظفين المكتملة بالمعلومات المحددة في عقود العمل لموظفي الشركة. تشير التناقضات في البيانات إلى انتهاك قانون العمل في الاتحاد الروسي، الأمر الذي قد يؤدي في النهاية إلى فرض عقوبات. يجب عليك أيضًا التحقق من اتساق جميع توقيعات الموظفين وصحة التواريخ المحددة في العقود.
إذا تم صياغة العقود مع الموظفين بالطريقة الصحيحة، ولكن تم إجراء تغييرات لاحقًا (زيادة الرواتب، نقل الموظفين، وما إلى ذلك)، فيجب إعداد اتفاقيات إضافية لكل حالة على حدة.

مجلات الموارد البشرية

على الرغم من أن تدفق المستندات في جميع الشركات الحديثة يتم إلكترونيًا، إلا أن مجلات الموارد البشرية تعد مكونات مهمة في عمل الموارد البشرية. أشكال المجلات موحدة ويمكن شراؤها من المتاجر المتخصصة.

المجلات الإلزامية تشمل:

• دفتر سجل العمل؛
• سجل تسجيل الإجازة؛
• كتاب لتسجيل أوامر الإجازة؛
• مجلة تسجيل عقود عمل الموظفين والاتفاقيات الإضافية؛
• كتاب تسجيل أوامر للموظفين.

وثائق أخرى

ويجب توخي الحذر بشكل خاص عند إنشاء الوثائق التي تعكس عمليات عمل الشركة. وتشمل هذه:

• إجراء تغييرات وإضافات على عقود العمل والتوصيف الوظيفي؛
• الإجازات؛
• ترجمات.

ينبغي إيلاء اهتمام خاص لإعداد الوثائق. في حالة عدم فصل الموظف والإدارة بالتراضي، يجب تنفيذ إجراءات الفصل مع الامتثال الكامل للقانون، وإلا فقد تنشأ مشاكل خطيرة.

تثبت البيانات المستمدة من إجراءات المحكمة في مثل هذه الأمور أن المحكمة غالبًا ما تقف إلى جانب الموظف بدلاً من إدارة الشركة.

جدول الإجازة

في موعد لا يتجاوز أسبوعين قبل عطلة رأس السنة الجديدة، يجب على الشركة وضع جدول الإجازة والموافقة عليه. إذا كانت الشركة صغيرة، فيمكن لمدير الموارد البشرية نفسه إجراء مقابلات مع الموظفين والاتفاق معهم على جدول زمني بناءً على رغباتهم. في منظمة كبيرة، تصبح هذه العملية أكثر تعقيدا إلى حد ما. من الضروري التأكد من أن المغادرة المتزامنة للعديد من موظفي قسم واحد في إجازة لا تؤثر على عملها.

إذا كان وقت إعداد الجدول متعلقًا بتوقيت الإجازات، فيجب لفت انتباه السلطات إلى المعلومات ووضع جدول بناءً على قرار الإدارة.

في موعد لا يتجاوز 14 يومًا قبل بدء الإجازة، يجب إخطار الموظف ببدئها وإصدار أمر بذلك. يمكن للموظف تأجيل بداية الإجازة بالاتفاق مع رؤسائه. إذا مرض الموظف أثناء بداية أيام الإجازة وأخذ إجازة مرضية، فمن الضروري تأجيل فترة الراحة إلى فترة مناسبة له.

وثائق للترجمة

إذا قررت الإدارة نقل موظف إلى قسم آخر، أو أعرب هو نفسه عن هذه الرغبة، فيجب إعداد مستندات النقل المناسبة. يمكن العثور على عيناتهم ومثال على ملئها في "حزمة الموظفين". وبمجرد أن تصبح المستندات جاهزة، يجب تقديمها إلى المدير للموافقة عليها، وبعد ذلك سيتم نقل الموظف.

مقدمة 3
الفصل الأول. تجهيز أماكن عمل موظفي خدمة موظفي المؤسسات الحكومية 7
1.1. 7- تنظيم عمل موظفي خدمة الموظفين
1.2. تجهيز مكان عمل موظف خدمة شؤون الموظفين 11
1.3. معايير العمل لموظفي خدمات شؤون الموظفين 14
الفصل 2. دراسة تنظيم وتجهيز أماكن العمل لموظفي خدمة الموظفين في مؤسسة موسكو الحكومية الوحدوية "موسفودوكانال" 18
2.1. الخصائص الاجتماعية والاقتصادية للمؤسسة 18
2.2. تحليل أنشطة خدمة شؤون الموظفين 19
2.3. تجهيز أماكن العمل لموظفي قسم الموارد البشرية في MGUP Mosvodokanal 24
الاستنتاج 41
المراجع: 43

مقدمة

أهمية الموضوع.
حاليًا، يعتمد مستوى إدارة الموارد البشرية، وبالتالي فعالية الأنشطة التجارية لمنظمة من أي نوع من الملكية والشكل القانوني، وكذلك إدارتها الاجتماعية، إلى حد كبير على عمل خدمة شؤون الموظفين، التي تؤدي الوظائف التقليدية ، وخدمة إدارة شؤون الموظفين مع نطاق أوسع من المسؤوليات.
يتم تحديد فعالية إدارة شؤون الموظفين من خلال نتائج عمل ضباط شؤون الموظفين، والتي لها خصوصية معينة في المحتوى (التواصل مع الأشخاص أثناء المقابلات، والمقابلات، والتوظيف، وتقييم الأعمال والصفات المهنية؛ وحل حالات الصراع، وما إلى ذلك) و الطبيعة (تنظيمية وتعليمية وإبداعية وتتطلب المعرفة في العديد من مجالات الاقتصاد وعلم الاجتماع والقانون وما إلى ذلك). والنتيجة النهائية للعمل هي اتخاذ قرارات لا يتم تقييمها كميًا، بل نوعيًا، اعتمادًا على تأثيرها على تحقيق أهداف التنمية الاقتصادية والاجتماعية للمنظمة.
في الوقت نفسه، فإن ممارسة استخدام عمل موظفي خدمات شؤون الموظفين من حيث المؤهلات والأرقام وما إلى ذلك، وكذلك تنظيمها وتنظيمها، لا تلبي متطلبات إدارة شؤون الموظفين الحديثة.
أدى التعقيد المتزايد للإنتاج الحديث وإعادة هيكلة الإدارة الاقتصادية إلى زيادة كبيرة في كمية المعلومات في مجال إدارة شؤون الموظفين. حجم الوثائق الرسمية يتزايد كل عام. إن إدخال معالجة المستندات الآلية في عدد من أقسام شؤون الموظفين في المؤسسات والجمعيات الكبيرة لم يقلل من عدد الموظفين، بل على العكس من ذلك، أدى إلى زيادة في عدد الموظفين المرتبطين بالعمل المكتبي. ولكن بما أن الزيادة البسيطة في عدد موظفي الإدارة لا تؤدي إلى تأثير إيجابي، فإن هناك حاجة إلى بذل جهود كبيرة لحل المشكلات التنظيمية لإدارة مكاتب خدمات شؤون الموظفين.
تعتمد فعالية عملية إدارة الموارد البشرية بأكملها على التنظيم الصحيح والأتمتة الأكثر اكتمالاً لعمليات معالجة المستندات. يتم إنفاق معظم الوقت على خدمات التوثيق: المراجعة الأولية، والمحاسبة، والتخزين، ومراقبة تنفيذ المستندات، والأوامر المختلفة، وما إلى ذلك.
يتضمن تنظيم العمل المكتبي لخدمات شؤون الموظفين حل عدد من المشكلات:
أولا، هيكل تنظيمي واضح لعمل أقسام الموارد البشرية واختيار الشكل الأكثر عقلانية لتنظيم العمل مع الوثائق؛
ثانيا، التحديد الصحيح للوظائف بين فناني الأداء الفرديين والإدارات وفقا لمؤهلاتهم، وإدخال الأساليب الحديثة لحفظ السجلات. ويتم حل هذه المشكلة من خلال تطوير وتنفيذ اللوائح والمعايير والوصف الوظيفي. يجب إيلاء اهتمام خاص للصحيح
تطوير الأوصاف الوظيفية للمفتشين والمشرفين على خدمات شؤون الموظفين؛
ثالثا، التوحيد الصحيح للعمل لموظفي خدمات شؤون الموظفين. وهو مصمم لضمان عبء العمل الطبيعي للعمال خلال يوم العمل والأسبوع والشهر والسنة مع كثافة العمل العادية في كل مكان عمل، وكذلك المساعدة في تقييم عمل كل موظف؛
رابعا، التحسين المستمر لمؤهلات وثقافة عمل موظفي خدمات شؤون الموظفين. تنظيم هذه العملية هو المسؤولية المباشرة لمدير الموارد البشرية. يتم تنفيذه من خلال إنشاء دورات وندوات مباشرة في الإنتاج، مع أو بدون انقطاع عن العمل، وإرسال العمال إلى دورات تدريبية متقدمة في المعاهد والجامعات والمنظمات الأخرى، وكذلك من خلال تنظيم التدريب الداخلي، بما في ذلك في الشركات الأجنبية والمنظمات. ;
خامسا، التنظيم العقلاني لأماكن العمل وتوفير ظروف العمل الملائمة. يجب تنظيم مكان العمل لكل موظف في إدارة الموارد البشرية بشكل صحيح بحيث يتم توجيه الجهود العقلية والجسدية للمتخصص نحو أداء المهام الوظيفية، وليس للتغلب على متاعب العمل.
تُفهم ظروف العمل المواتية على أنها مجموعة من العوامل الموجودة في بيئة العمل والتي لها تأثير إيجابي على صحة الإنسان وأدائه أثناء عملية العمل. هذه العوامل هي الظروف الصحية والصحية (الإضاءة المناسبة، أقصى قدر من الصمت، درجة الحرارة المثلى، الرطوبة)؛ مجموعة مناسبة من الأثاث والمعدات المكتبية لأماكن العمل (مكاتب، وخزائن مكتبية، وطاولات كونسول لأجهزة الكمبيوتر، وكراسي قابلة للرفع والدوران، ورفوف لتخزين خزائن الملفات، وخزائن ملفات سطح المكتب، ومجموعة من اللوازم المكتبية، والهواتف، ودباسات المستندات، والمراسلات الصواني، الخ.).
الغرض من هذه الدورة هو دراسة معدات أماكن العمل لموظفي خدمة الموظفين في مؤسسة الدولة MGUP Mosvodokanal.
كجزء من عمل الدورة، سيتم حل المهام التالية:
- تمت دراسة آليات تنظيم العمل لموظفي خدمة شؤون الموظفين؛
- تم النظر في متطلبات تجهيز أماكن عمل موظفي خدمة الموظفين؛
- تم إجراء تحليل لأنشطة خدمة الموظفين في مؤسسة موسكو الحكومية الوحدوية "موسفودوكانال"؛
- تم إجراء دراسة حول تجهيز أماكن العمل لموظفي مؤسسة موسكو الحكومية الوحدوية "موسفودوكانال".

الهدف من الدراسة هو مؤسسة موسكو الحكومية الوحدوية "موسفودوكانال".
موضوع الدراسة هو مبادئ تجهيز أماكن العمل لموظفي الموارد البشرية.
من الناحية الهيكلية، يتكون عمل الدورة من مقدمة وفصلين وخاتمة وقائمة المراجع.

الفصل الأول. تجهيز أماكن عمل موظفي خدمة موظفي المؤسسات الحكومية

1.1. تنظيم عمل موظفي خدمة الموظفين

لحل مشكلة تحسين تنظيم عمل موظفي خدمة الموظفين، يُنصح باستخدام الخبرة المحلية كتوصيات، أي التطورات النظرية والمنهجية في التنظيم العلمي للعمل.
تم اعتماد الاتجاهات الرئيسية للتنظيم العلمي للعمل (NOT) في مؤتمر عموم الاتحاد حول تنظيم العمل (26-29 يونيو 1967):
تطوير وتنفيذ الأشكال العقلانية لتقسيم وتعاون العمل؛
تحسين تنظيم وصيانة أماكن العمل؛
تصميم وتنفيذ الأساليب والتقنيات العقلانية لأداء عمليات العمل؛
خلق ظروف عمل مواتية؛
تطبيق الأشكال والأنظمة التقدمية للحوافز والأجور؛
تحسين معايير العمل، الخ.
بعد ذلك، تم استكمال مجالات العمل هذه المتعلقة بتنظيم عمل العمال من مختلف الفئات وتبريرها من خلال التطورات العلمية والنظرية ذات الصلة والأحكام المنهجية.
يتميز موظفو خدمات الموارد البشرية بتقسيم التأهيل الوظيفي والتكنولوجي والمهني والتعاون في العمل.
يرتبط التقسيم الوظيفي والتعاون في العمل ارتباطًا وثيقًا بهيكل المؤسسة (المنظمة)، وإنشاء أقسام وخدمات تركز على أداء وظائف معينة لإدارة موارد العمل، على سبيل المثال، إنشاء خدمة إدارة شؤون الموظفين جنبًا إلى جنب مع الموارد البشرية قسم.
يجب أن ينعكس التحديد الواضح للمهام والوظائف وأشكال عمل الخدمات المختلفة في اللوائح الخاصة بهذه الوحدة الهيكلية للمؤسسة (المنظمة).
يعتمد التقسيم الوظيفي والتعاون بين موظفي خدمة شؤون الموظفين على المسؤوليات الوظيفية التي يحددها جدول التوظيف والهيكل التنظيمي لخدمة شؤون الموظفين. على سبيل المثال، في النسخة التقليدية، يتم تنفيذ أعمال تعيين وتسجيل الموظفين من قبل مفتش العمل؛ في ضبط الوقت - ضابط الوقت، في مكتب المرور - ضابط الخدمة.
أساس التقسيم التكنولوجي والتعاون في العمل هو تطوير تقنية واضحة للعمل (الوظائف) المنجزة.
عند تطوير التكنولوجيا للعمل الذي يؤديه الأفراد، يوصى باستخدام مفاهيم مثل "التشغيل" و"عنصر التشغيل" و"الإجراء".
العملية هي جزء ثابت المحتوى من عملية أداء أي عمل (وظيفة)، يقوم بها فنان واحد، وليس له هدف مستقل، ولكنه ضروري لتحقيق نتائج هذا العمل.
عنصر العملية هو إجراء يقوم به أحد المؤديين، ولا يمكن تقسيمه ويكون مفيدًا فقط بالاشتراك مع العناصر الأخرى للعملية.
الإجراء هو تسلسل محدد لتنفيذ مجموعة من العمليات لمعالجة هدف موثق، وينتهي بنتائج محددة في الشكل والمحتوى.
يتميز التقسيم التكنولوجي للعمل بإسناد العمليات الفردية أو مجمعها إلى فنان معين. على سبيل المثال، يقوم أحد الموظفين بإعداد المستندات عند التقدم للحصول على وظيفة، ويضع أمرًا على أساسه يتم الإدخال في دفتر العمل، ويشكل ملفًا شخصيًا، ويقدم الموظف إلى لوائح العمل؛ والآخر يشارك في إعداد التقارير الإحصائية والشهادات لسجلات الموظفين، وتقارير عن عدد وتكوين المتخصصين بمستويات مختلفة من التعليم، وعن حركة الموظفين، وما إلى ذلك. أساس هذا القسم هو قائمة العمليات المعينة و الإجراءات التي تشير إلى حجمها، وبالتالي تكاليف وقت العمل لتنفيذها.
يتضمن التقسيم المهني والمؤهل والتعاون في العمل توزيع المسؤوليات بين العاملين مع مراعاة الأنشطة التي يتم أداؤها والمؤهلات المطلوبة لأداء العمل وإقامة العلاقات بين العاملين في أنشطة عملهم.
يتم تنفيذ التقسيم المهني والمؤهل للعمل على أساس دليل مؤهلات مناصب المديرين والمتخصصين والموظفين الآخرين المعتمدين. قرار وزارة العمل الروسية بتاريخ 21 أغسطس 1998 رقم 37 "بشأن الموافقة على كتاب المؤهلات المرجعية لوظائف المديرين والمتخصصين وغيرهم من الموظفين".
يتضمن دليل المؤهلات (QD) خصائص التأهيل لمناصب المديرين والمتخصصين وغيرهم من الموظفين الذين يؤدون وظائف إدارة شؤون الموظفين في المؤسسة (المنظمة). وتحتوي خصائص كل منصب على ثلاثة أقسام:
"مسؤوليات الوظيفة" - تسرد الوظائف التي يجب أن يؤديها الموظفون الذين يشغلون هذا المنصب كليًا أو جزئيًا؛
"يجب أن يعرف" - يحتوي على متطلبات الموظف الذي يشغل هذا المنصب فيما يتعلق بالمعرفة في التخصص والقوانين التشريعية واللوائح والتعليمات والوثائق المعيارية الأخرى، وكذلك الأساليب والوسائل المستخدمة في أداء واجبات الوظيفة؛
"متطلبات التأهيل" - يتم تحديد مستوى وملف التدريب الخاص للموظف اللازم لأداء الوظائف والمسؤوليات الأساسية، ومتطلبات الخبرة في العمل.
تعمل لجنة التنمية المستدامة، التي تنظم عمل العمال، على تعزيز تنظيم التقسيم العقلاني والتعاون في العمل من خلال تحديد مسؤوليات الوظيفة ومتطلبات مؤهلات العمال.
من أجل الفصل بوضوح بين مهام ومسؤوليات العمل للمتخصصين وفناني الأداء وتنظيم عملهم فيما يتعلق بظروف مؤسسة معينة (منظمة)، يتم تطوير الأوصاف الوظيفية لجميع أنواع الوظائف المنصوص عليها في جدول التوظيف، باستثناء منصب المدير الذي تحدد حقوقه ومسؤولياته بموجب اللوائح ذات الصلة.
يتيح لك الوصف الوظيفي التخلص من الازدواجية وضمان الترابط في العمل وحسن التوقيت والتنفيذ الإلزامي للعمل المعين لفناني الأداء المحددين. عند تطوير الأوصاف الوظيفية، من الضروري مراعاة تفاصيل مؤسسة معينة (منظمة)، وتوافر معدات الحوسبة الحديثة للعمل مع وثائق موظفي المعلومات، وما إلى ذلك.
يجب أن يضمن اختيار خيارات تقسيم العمل والتعاون بين العاملين في خدمة شؤون الموظفين أقصى قدر من التوظيف بكثافة عمل مثالية ومتساوية، فضلاً عن إمكانية تبادل العمال في عملية عملهم.

1.2. تجهيز مكان عمل موظف الموارد البشرية

من المهم لكل موظف في الموارد البشرية أن ينظم...
**************************************************************