أنواع الرسائل: الغرض من كتابتها وإرسالها. أنواع الرسائل التجارية حسب المحتوى

تعريف المصطلح

أحد أشكال التواصل بين الأشخاص الذين يستخدمون الهياكل اللغوية هو نشاط الكلام. وهو يمثل بعض الجهود الإنسانية التي تهدف إلى تحقيق هدف محدد. وفي الوقت نفسه، فإن نشاط الكلام له أنواع مثل التحدث والقراءة والترجمة والكتابة وما إلى ذلك، وكلها وسائل اتصال بين الناس.

الكتابة هي نظام إشارة مساعد. يتم استخدامه لتسجيل لغة الصوت. ولكن في الوقت نفسه، الكتابة هي نظام اتصال مستقل له عدد من الوظائف الفريدة له. بالإضافة إلى تسجيل نشاط الكلام، فإنه يوفر للإنسانية الفرصة لاستيعاب معرفة الأجيال السابقة وتوسيع مجال الاتصالات. بمعنى آخر، تربط الكتابة الناس عندما لا تكون هناك إمكانية للاتصال المباشر بسبب انفصالهم في الزمان أو المكان.

تم تفسير هذا المصطلح بشكل مختلف إلى حد ما في اللغة الأدبية الروسية في القرن الثامن عشر. في تلك الأيام، كانت كلمة "رسالة"، بالإضافة إلى العنصر البريدي الذي يحتوي على نص على الورق، تعني أيضًا مقالًا أو عملًا كتبه المؤلفون. تم تقديم هذا التفسير لهذا المصطلح فيما يتعلق بالتأثير الكبير للغة البولندية على اللغة الروسية، والذي حدث خلال تلك الفترة.

اليوم، احتفظت الرسالة بوظيفتها الرئيسية - المعلومات. ومع ذلك، فقد توسعت قائمة طرق نقل رسالة معينة بشكل كبير. وبالتالي، يمكن تلقي الرسائل اليوم عن طريق البريد الإلكتروني، وكذلك باستخدام مجموعة متنوعة من عناصر الوسائط المتعددة (الصور أو الصوت أو مقاطع الفيديو).

تصنيف الرسائل

اليوم هناك أنواع مختلفة من الحروف. بادئ ذي بدء، يتم تقسيمها إلى ورقية، وهي تقليدية، وإلكترونية.

النوع الأول من الرسائل هو المراسلات ذات الطبيعة المختلفة والمختومة في ظرف. تنتقل مثل هذه الرسائل مسافة طويلة من المرسل إلى المرسل إليه.

لا تختلف الأنواع المختلفة من رسائل البريد الإلكتروني المرسلة باستخدام وسائل الاتصال الحديثة (عبر البريد الإلكتروني، والدردشة، واتصالات الفيديو، وما إلى ذلك) في جوهرها عن الرسائل التقليدية. إنهم، مثل أسلافهم، لديهم عنوان المرسل والمستلم، ونص المعلومات الأساسية، والتوقيع، والتاريخ، وما إلى ذلك. ومع ذلك، فإن أنواع الرسائل الإلكترونية هي وسيلة اتصال خاصة. وبمساعدتهم، يمكن للناس التواصل من خلال الحوار والمؤتمرات عن بعد، وما إلى ذلك. وبعبارة أخرى، يوفر البريد الإلكتروني للإنسانية فرصا هائلة، حيث ينقل أي معلومات في غضون ثوان عن طريق الضغط على زر إدخال واحد فقط.

وهناك تصنيف آخر، تكون بموجبه الأنواع الرئيسية للحروف كما يلي:

1. ودي. وهي مكتوبة للأشخاص الذين يعرفونهم، والذين يعيشون عادة في منطقة أخرى.
2. الحب. لقد كتبها رومانسيون لم ينقرضوا بعد في العالم الحديث. مثل هذه الرسائل المفعمة بالمشاعر، كما في الأيام الخوالي، لا تزال تطير من بيت إلى بيت، عابرة حدود المناطق والبلدان والقارات.
3. دعاية. غرضهم الرئيسي يتعلق بالمبيعات. اليوم في روسيا، بدأت مثل هذه الرسائل في الانتشار، وتتزايد في الحجم وتتطور من سنة إلى أخرى. يمكن أن يشمل ذلك أنواعًا مختلفة من العروض التجارية، وإعلانات العروض الترويجية، وما إلى ذلك.
4. عمل. هذه رسائل مخصصة للعملاء والشركاء والمسؤولين والمسؤولين الحكوميين. يتم فرض رقابة صارمة على إرسال مثل هذه المراسلات. يجب أن تصل الرسالة إلى المرسل إليه في الوقت المناسب لنقل المعلومات المهمة إليه.

هناك أنواع أخرى من الرسائل. لذلك، هناك رسائل مرفقة بالسيرة الذاتية، تُرسل إلى القنصلية، إلى مكتب التحرير، إلى السفارة، وأيضاً إلى خدمة الدعم الفني.

الحاجة إلى المراسلات التجارية

عند تأليف خطاب رسمي، لا يكاد الشخص يفكر في حقيقة أن أساليب تصميمه وعرضه قد تم تحسينها على مدى قرون عديدة. تعد الرسائل التجارية، كما في الأوقات السابقة، وسيلة متكاملة للاتصال بين المؤسسات المختلفة. علاوة على ذلك، فإنهم جميعا يحملون اسما عاما واحدا - "خطاب الخدمة". يتضمن هذا المفهوم وثائق ذات محتويات مختلفة، تم إعدادها وفقًا لـ GOST الحالية وإرسالها بالفاكس أو البريد أو أي وسيلة أخرى. ويجب أن يكون نص هذه المراسلات صحيحا ومتعلما ودقيقا. إن حل هذه المشكلة أو تلك، وبالتالي نجاح المؤسسة ككل، سيعتمد بشكل مباشر على هذا.

تاريخ المراسلات التجارية

بدأ تجميع المجموعات ("الرسائل") التي تحتوي على عينات من الوثائق في روسيا في بداية القرن الثامن عشر. كانت أسلاف هذه المنشورات هي "الكتب النموذجية" التي تم استخدامها في الغرب في القرن السابع.

يحتوي كلا الدليلين على وصف لتفاصيل الوثيقة، بالإضافة إلى تسلسلها المحدد. كانت هذه نوعًا من المجموعات المفيدة للكتبة. منهم، كان من الممكن جمع معلومات حول بناء الوثيقة، وكذلك التعرف على مجموعات قوالب التعبيرات والعبارات التي كانت جزءا لا يتجزأ من الآداب الرسمية.

أحد أنواع "الرسائل" كان "الكتاب الفخري". تحتوي هذه المجموعة على معلومات حول كيفية كتابة اللقب الملكي الكامل.

كما احتوى "دفتر الرسائل" أيضًا على متطلبات الكتابة اليدوية للكاتب، وكذلك لون الورق وجودته. تم إرسال جميع المراسلات في مظاريف مختومة بالشمع أو الرقائق.

أثناء وجود اتحاد الجمهوريات الاشتراكية السوفياتية، تم رفض نوع الكتابة التجارية المقبول في روسيا القيصرية باعتباره من بقايا الماضي. قللت الحكومة السوفيتية من أهمية المراسلات التجارية. بالإضافة إلى ذلك، أدى الافتقار إلى المنافسة وحرية الأعمال إلى إلغاء الحاجة إلى البلاغة والحجج المقنعة للشريك حول بدء التعاون.

أنواع الرسائل التجارية

حاليا، لا يمكن لأي منظمة الاستغناء عن المراسلات الرسمية. تُستخدم المراسلات الرسمية في حل العديد من المشكلات التشغيلية التي تنشأ في الأنشطة التجارية والإدارية.

أي خطاب عمل ليس أكثر من مجرد رسالة معلومات ذات طبيعة بروتوكولية. ولهذا السبب يجب تسجيل هذه المراسلات، والتواصل الشفهي مع الشركاء لا يلغي الحاجة إلى إرسالها عن طريق البريد.

هناك أنواع مختلفة، إلا أن تصنيفها يعتمد على الخصائص المتأصلة فيها. لذلك يميزون:

• رسائل الخدمة التي تتطلب الرد. هذا، الخ.
• المراسلات التجارية التي لا تتطلب الرد. يتضمن ذلك رسائل التحذير ورسائل التذكير وما إلى ذلك.

يمكن أيضًا تصنيف المراسلات التجارية وفقًا للخصائص الهيكلية. وفقا لها، هناك أنواع من الرسائل الرسمية كمعيار وغير منظم. تم تصميم الأول منها لحل القضايا المتعلقة بالمواقف الاقتصادية والقانونية العادية. يتم تقديم المعلومات الموجودة في مثل هذه الرسالة في شكل إنشاءات نحوية من النوع القياسي. أما غير المنظمة فهي تحتوي على السرد الرسمي والمنطقي للمؤلف، المكتوب في إطار الآداب المقبولة.

السمة الموضوعية للمراسلات الرسمية تميز بين المراسلات التجارية والمراسلات التجارية. وبالتالي، هناك خطابات تغطي الأشكال القانونية والاقتصادية والمالية وغيرها من أنشطة المؤسسة. يتم تصنيفها على أنها مراسلات تجارية. إذا كان نص الرسالة يحتوي على أسئلة تتعلق بالمبيعات أو الخدمات اللوجستية، فهي تعتبر تجارية.

بناءً على خصائص المرسل إليه، تنقسم المراسلات التجارية إلى دائرية ومنتظمة. ويختلف النوع الثاني من الرسائل في أن نفس النص يتم إرساله من مصدر واحد إلى عدة عناوين.

هناك أيضًا مراسلات تجارية أحادية الجانب ومتعددة الجوانب. أول هذين النوعين يفحص قضية أو مشكلة واحدة فقط. نص متعدد الأبعاد يسلط الضوء على عدة اتجاهات في وقت واحد (رسائل، مقترحات، طلبات).

كتابة الرسائل التجارية

تتضمن جميع المراسلات الرسمية عدة عناصر هيكلية. في الجزء العلوي من الورقة توجد منطقة العنوان. يوجد على جانبها الأيسر ختم زاوية للشركة يشير إلى الاسم بالإضافة إلى التفاصيل البريدية وغيرها من التفاصيل الخاصة بالشركة. يتم أيضًا إدخال رقم المستند الصادر وتاريخ التسجيل هنا أيضًا.

أسفل ختم الزاوية هذا بقليل يوجد عنوان نص الرسالة، ثم يتبعه النص نفسه. عند كتابة مثل هذا المستند، يجب مراعاة القواعد التالية:

• يجب أن يتناول النص إما قضية واحدة أو عدة قضايا مترابطة؛
• يجب أن يذكر الجزء الأول من النص سبب كتابته، والثاني - المقترحات والاستنتاجات والقرارات، وما إلى ذلك؛
• يجب وضع المراسلات على أوراق بحجم A5 أو A4؛
• إذا كانت هناك مرفقات، فسيتم الإشارة إليها أسفل النص الرئيسي.

في الأسفل توجد منطقة التوقيع. يُشار هنا إلى موقع الشخص الذي يوقع الوثيقة، بالإضافة إلى اسمه الأخير والأحرف الأولى من اسمه.

إذا كنت بحاجة إلى كتابة أنواع مختلفة من الرسائل باللغة الإنجليزية والألمانية وغيرها من اللغات، فعند إعدادها، عليك أن تأخذ في الاعتبار خصوصيات كتابة الرسائل الرسمية من الدولة الشريكة. وبالتالي، في دول مختلفة هناك قواعد منفصلة لكتابة التواريخ والعناوين ونقاط محددة أخرى.

قواعد كتابة رسائل البريد الإلكتروني

اليوم، يحاول مؤلفو العديد من النشرات الإخبارية والمدونات البقاء على اتصال مع قرائهم من خلال إرسال رسائل منتظمة إليهم تحتوي على نصائح مفيدة. ومع ذلك، في هذا الشأن، هناك قواعد معينة فيما يتعلق بالبريد، والتي لا يريد الشخص ببساطة رؤيتها على جهاز الكمبيوتر الخاص به.

تصنيف غير عادي

هناك 5 أنواع من رسائل البريد الإلكتروني التي لا يجب عليك إعادة توجيهها إلى جمهورك. وتشمل هذه:

1. "أوراق الحروف" التي تشغل أكثر من شاشة عرض.
2. تم إرسال "رسائل هراء" بتردد مزعج.
3. "رسائل الإحالة" التي يقدم فيها المؤلف نصيحة "للتعرف" على شيء مفيد. وللحصول على هذه المعلومات يتبع القارئ الرابط المذكور ويشاهد هناك درسا أو تدريبا آخر. يؤدي هذا الانجذاب إلى موقع جهة خارجية إلى تقليل حجم الجمهور الأصلي بسرعة.
4. "رسائل حرب العصابات" التي يرسلها مؤلف رسائل بريدية مختلفة إلى نفس قاعدة العملاء.
5. "رسائل مخيفة" وتشمل هذه المراسلات التي تبدو قبيحة عند إرسالها إلى البريد الإلكتروني من هاتف محمول أو جهاز لوحي. ولهذا السبب، عند إعداد أي نص، عليك التأكد من أنه سيتم قراءته بشكل جيد على قدم المساواة من أجهزة مختلفة.

الكتابة في عملية التنمية البشرية

يبدأ الناس في تعلم المفاهيم الأساسية لنقل الرموز الرسومية إلى الورق عندما يكونون في سن المدرسة. خلال هذه السنوات اكتسبت الكتابة كنشاط أهمية خاصة. تشير الرغبة في التعبير بوضوح وسرعة عن أفكارك على الورق إلى أن الشخص يعمل على تحسين معرفته بالقراءة والكتابة. بالإضافة إلى ذلك، يلاحظ العديد من علماء النفس حقيقة أن تفرد الكلام المنقول إلى الورق يكمن في حقيقة أنه ليس مجرد عادة للأصابع واليدين. الكتابة هي وسيلة للنشاط المعرفي النشط، ويرتبط استيعابها ارتباطا وثيقا بعملية تكوين الشخصية.

الكتابة في المدرسة الابتدائية

يبدأ الأطفال في التعرف على العالم الرائع لعرض الكلام على الورق منذ الصف الأول. وفي الوقت نفسه، يبدأ الطلاب في إدراك أن هناك أنواعًا مختلفة من الحروف. يجب أن يحتوي المعلمون في هذا الموضوع على أهداف الدرس. وهي تتألف من تعريف الأطفال بنوع الكتابة، وتطوير الكلام المتماسك، واليقظة الإملائية، والكلام السمعي والذاكرة البصرية، والمهارات الحركية الدقيقة والمجال العاطفي.

في مثل هذا الدرس، يشرح المعلم لطلابه الدور الذي تلعبه الكتابة في حياة الناس. وهذا يتيح للطلاب تطوير مهارات الاتصال لديهم. يطور الأطفال الجماعية ويتراكم لديهم الخبرة الأولية في التفكير وتصميم وكتابة الرسائل.

مقالة غير عادية

في الدروس المدرسية في اللغة الروسية وآدابها في المدرسة الثانوية، يتم تقديم مهمة مثيرة للاهتمام للغاية في بعض الأحيان. يطلب المعلم من الأطفال كتابة مقال على شكل رسالة. باستخدام هذا يمكنك تجنب العبارات القالبية والأطر الصارمة. في الوقت نفسه، يُمنح الطالب الفرصة لإطلاق العنان لخياله مع البقاء ضمن إطار الموضوع المحدد.

بالطبع الكتابة هي في المقام الأول حرية الفكر. ومع ذلك، قبل كتابة هذا المقال، لن يضر بالتفكير في خطته. سيسمح لك ذلك بالتعبير بوضوح عن أفكارك على الورق وعدم الخلط بين الأطروحات المقدمة. ستصبح مثل هذه الرسالة مفهومة ليس فقط للشخص المقصود منها. سوف يفهم أي قارئ فكرته الرئيسية.

التعليم في المدارس الإصلاحية

للأطفال الذين يعانون من أمراض معينة، يتم إنشاء مؤسسات تعليمية خاصة بمختلف أنواعها (من 1 إلى 8) في بلدنا. هدفهم الرئيسي هو إعداد الطلاب لحياة البالغين.

أصعب التعليم هو في مدارس النوع الثامن. يتم قبول الأطفال المتخلفين عقليا هنا. في المرحلة الأولى من تدريبهم، يجب على المعلم تطوير المهارات الأولية في القراءة وعرض الأصوات بيانيا. بالنسبة لهؤلاء الطلاب، تكون الكتابة (الصف الأول، النوع الثامن من المدرسة) بمثابة الأساس لتشكيل التوليف وتحليل الحروف الصوتية. يعمل طلاب الصف الأول مع الكلمات والمقاطع والنصوص القصيرة وكذلك أبسط أنواع الجمل.

والهدف الأساسي لهذه المدارس هو تعليم الأطفال القراءة والكتابة، وكذلك التوجيه في الظروف الاجتماعية والمعيشية.

إرسال عملك الجيد في قاعدة المعرفة أمر بسيط. استخدم النموذج أدناه

سيكون الطلاب وطلاب الدراسات العليا والعلماء الشباب الذين يستخدمون قاعدة المعرفة في دراساتهم وعملهم ممتنين جدًا لك.

وثائق مماثلة

الغرض والأنواع والمتطلبات لإعداد وتنفيذ خطاب الخدمة. إعداد وتنفيذ أمر للنشاط الرئيسي في حالة إدارية معينة. تصنيف الرسائل التجارية وصياغة خطاب المطالبة. نماذج عرض النص.

تمت إضافة الاختبار في 08/05/2015


تطوير البنية الأسلوبية لرسالة الأعمال. نموذج وتفاصيل خطاب الخدمة. هيكل وحجم نص الرسالة. أمثلة على صياغة وتنسيق أنواع مختلفة من الرسائل التجارية. التقارير والمذكرات التوضيحية. بروتوكول، قانون، شهادة.

تمت إضافة الاختبار في 24/11/2010


قواعد تأليف وكتابة الرسائل التجارية وأنواعها وتصنيفها ومتطلباتها. هيكل الرسالة التجارية، مراحل الإعداد؛ تحديد الأهداف، طبيعة الحجج وتكوين النص؛ أذونات التسمية واللغة والأسلوب والتصميم.

تمت إضافة التقرير في 24/12/2011


خطاب العمل كشكل من أشكال المراسلات الرسمية. استخدام خطاب شكر للاعتراف بحقيقة أو إجراء أو موقف حدث. أكثر أنواع الرسائل التجارية شيوعًا. استخدام شكوى للتعبير عن شكاوى حول خدمة ما.

الملخص، أضيف في 11/03/2014


متطلبات إعداد تفاصيل الرسالة الدولية. إعداد خطاب طلب توريد البضائع لشريك أجنبي والرد عليه. خطاب إخطار فيما يتعلق بالوفاء غير الصحيح لشروط العقد من قبل شريك أجنبي أو روسي.

تمت إضافة الاختبار في 21/04/2011


أنواع خطابات الخدمة والغرض منها؛ متطلبات تصميمها. مثال على صياغة عقد إيجار (إيجار عقار) وخطاب تقديمي إلى المدير العام للمؤسسة. قواعد إعداد السيرة الذاتية وطلبات التوظيف.

تمت إضافة الاختبار في 19/09/2014


مميزات تنظيم المؤتمرات الصحفية لتوسيع الاتصالات مع وسائل الإعلام والمشاركة في المعارض والأسواق. مراحل أنشطة الإدارة وإعداد الوثائق ذات الصلة. إنشاء نموذج خطاب الضمان كنوع من خطاب الخدمة.

تمت إضافة الاختبار في 28/11/2011


دراسة المفهوم والأنواع الرئيسية للرسائل الخدمية. دراسة قواعد تنسيق وتأليف نص الرسالة التجارية. تحليل ميزات التواصل التجاري مع الشركاء الأجانب. خصائص المعايير الدولية للمستندات التجارية.

تمت إضافة الاختبار في 11/09/2013

لا ينبغي أن يكون شكل المراسلات التجارية اليوم مفهومًا وواضحًا فحسب، بل يجب أن يكون موجزًا ​​أيضًا.
هناك عدة أنواع من الرسائل التجارية. دعونا ننظر إليهم.

النوع الأول هو رسالة - طلب.تمت صياغتها بشكل واضح وموجز. إذا كانت هناك تفسيرات للطلب، فيجب ذكرها بإيجاز قدر الإمكان. تأكد من التأكيد على اهتمامك الشخصي وشكرهم مقدمًا على تلبية طلبك.

في بعض الحالات، قد يكون من المناسب إنهاء الرسالة بعبارة "نؤكد لك أن المعلومات التي تقدمها سيتم التعامل معها بسرية تامة".

النوع الثاني من الرسائل التجارية هوخطاب - إعلام. يتم إرسال هذه الرسالة كبادرة مجاملة (للاستجابة السريعة، والتعبير عن الاستعداد للتعاون، وما إلى ذلك) أو كرسالة معلومات محددة. وبموجب هذه الرسالة يكفي توقيع السكرتير أو المساعد.

النوع الثالث هو رسالة تذكير.يتم إرسال مثل هذه الرسالة إلى المرسل إليه في الحالات التي لا يكون من الممكن فيها تحقيق نتيجة في الوقت المناسب نتيجة للمحادثات الهاتفية أو الاتصالات الشخصية. الغرض من الرسالة هو تذكير المرسل إليه بلباقة بالالتزامات التي تعهد بها والمواعيد النهائية لتنفيذها. ولا يمكن التلميح إلى العقوبات إلا في ظل الظروف القصوى. والتي قد تنشأ لاحقا.

النوع الرابع هو خطاب التأكيد.في أغلب الأحيان، يكون هذا تأكيدًا للضمانات والوعود المقدمة مسبقًا. مثل هذه الرسالة لا تؤدي وظيفة قانونية كبيرة. بالأحرى أخلاقية. يعرب عن استعداده لدعم اقتراح المرسل إليه. أو تأكيد استلام الوثائق في الوقت المناسب.

النوع الخامس هو الرسالة - المطالبة.هذه الرسالة هي نوع من التحذير الرسمي. ويجب أن تحتوي على أسباب تقديم المطالبة، والمطالبات نفسها، والمتطلبات المحددة للطرف الذي يقدم المطالبة.

النوع السادس هو خطاب الرفض.تحتوي هذه الرسالة على رد على شكوى العميل أو الشريك. تساعد الرسالة المكتوبة بشكل صحيح، على الرغم من الرفض، في مزيد من التعاون بين الطرفين.
في بداية الرسالة يجب أن يكون هناك تعليق محايد يذكر ما توافق عليه، ثم أسباب الرفض. يجب أن تكون نهاية الرسالة إيجابية، على الرغم من أنك لم ترضي الشكوى المعبر عنها. اذكر استعدادك لمزيد من التعاون.

النوع السابع هو خطاب الاعتذار.هناك مواقف يتعين عليك فيها كتابة خطاب اعتذار لسبب ما. عادة ما يحتوي على بيان بأسباب عدم حدوث شيء ما، أو اجتماع، أو مؤتمر، أو عدم حضورك في حدث مهم.

النوع الثامن هو خطاب الضمان.هو شكل من أشكال الرسالة كالتزام بالدفع مقابل عملية شراء أو خدمة... يحتوي على نوع معين من العمليات التي تستحق التنفيذ. تضمن نهاية الرسالة الدفع وتوفر التفاصيل المصرفية. له توقيعان، المدير وكبير المحاسبين.

النوع التاسع هو حرف دائري.الغرض من هذه الرسائل هو نقل نفس المعلومات إلى عدة مرسلين (الشركات التابعة والفروع). يتم إرسال هذه الرسائل من قبل المنظمة الإدارية، والتوقيع الشخصي مطلوب فقط على النسخة الأولى، وعلى الباقي - الفاكس.

الرسالة هي "الأداة" الرئيسية للمراسلات الرسمية والتجارية التي تتم بين مختلف المؤسسات (المنظمات والمؤسسات). وفقًا لأحد التعريفات، فإن خطاب العمل (الرسمي) هو نداء مكتوب إلى مسؤول (مؤسسة أو منظمة أو مؤسسة يمثلها)، تم إعداده وفقًا لقواعد المراسلات. تلفزيون كوزنتسوفا، سانكينا إل في. بيكوفا ت. العمل المكتبي (تنظيم وتقنيات دعم التوثيق وإدارته): كتاب مدرسي للجامعات. - م.: UNITI-DANA، 2000. - 359 ص.

يشار إلى أن معظم مراسلات المؤسسات تتكون من رسائل. يفسر هذا الظرف جزئيًا سبب كون الرسالة "الشخصية الرئيسية" في هذا الدليل.

عند البدء بدراسة المسائل العامة المتعلقة بإعداد الرسائل التجارية، لا يسع المرء إلا أن يذكر في المقام الأول تنوع أنواعها، وذلك بسبب محتوى الرسالة. وهذا يدفع المؤلف إلى محاولة تصنيف الرسائل التجارية حسب محتواها. واستناداً إلى معيار التصنيف، أمكن تحديد ما يصل إلى 30 نوعاً من الرسائل التجارية، بما في ذلك:

1) خطابات الطلب؛

2) رسائل الرسالة؛

3) خطابات الطلب؛

4) خطابات الطلب.

5) خطابات التأكيد؛

6) خطابات الأمر.

7) خطابات العرض (العروض)؛

11) خطابات الضمان.

12) خطابات العرض.

14) رسائل مكتوبة قصيرة (الإخطارات، والتذكير، وما إلى ذلك)؛

15) خطابات الغلاف.

16) رسائل التهنئة.

17) خطابات الدعوة؛

18) رسائل الاعتذار.

19) رسائل للتعبير عن الأسف والتعازي.

20) رسائل بمناسبة التقديم (في حالة المراسلات)؛

21) رسائل بمناسبة الرحيل؛

22) رسائل للحفاظ على الاتصالات والعلاقات (رسائل مصورة)؛

25) الحروف الصغيرة (الحروف النموذجية، حروف البندول، وما إلى ذلك)؛

26) الرسائل والبطاقات البريدية.

27) خطابات ذات محتوى سلبي (خطابات الرفض، إشعارات كتابية بالفصل أو رفض توفير وظيفة شاغرة، رسائل تعبر عن الرفض أو اللوم لأفعال شخص ما، وما إلى ذلك)؛

28) رسائل للتعبير عن رفض أي اقتراح؛

29) رسائل مناشدة خاصة إلى مختلف السلطات؛

30) رسائل السيرة الذاتية .

دعونا نحاول وصف أنواع الحروف المذكورة أعلاه بإيجاز.

ربما تكون خطابات الطلب هي المجموعة الأكثر شيوعًا من رسائل العمل. ومن السهل أن نفهم السبب - فنحن لا نشعر دائمًا بالراحة عندما يكون من الضروري الاتصال بشخص ما لطلب ما شخصيًا أو عبر الهاتف على سبيل المثال.

الطلب المكتوب يبسط هذا الإجراء إلى حد كبير. في الواقع، الورق سوف يتحمل أي شيء. ومع ذلك، عند اللجوء إلى رسائل الطلب، لا تنس اتباع قاعدتين رئيسيتين (سيتم مناقشة الباقي أدناه).

أولاً، لا تبدأ أبدًا خطابًا بكلمة "من فضلك" - فمن الحكمة واللباقة أن تشرح أولاً أسباب طلبك (حتى لو كنت قد ناقشت مسبقًا جميع التفاصيل مع المرسل إليه). كيرسانوفا إم في، أكسينوف يو.إم. دورة إدارة المكاتب: كتاب مدرسي. مخصص. م. نوفوسيبيرسك، 2005. ثانيا، لا تتسرع في شكر المستلم مقدما، لأن هناك نوع خاص من الرسائل لهذا - رسائل شكر. من خلال تقديم الشكر مقدمًا، فإنك تضع نفسك والمتلقي في موقف حرج. تخيل أنه لسبب أو لآخر، خارج عن إرادته، فإن متلقي الرسالة غير قادر على الإطلاق على مساعدتك. لذا، هل يجب أن نتذكر (نعيد) الشكر "المتقدم" في هذه الحالة؟ لذا سارع بشكر الشخص عندما تكتشف أن طلبك قد تمت الموافقة عليه.

تعد رسائل الرسائل أيضًا شكلاً شائعًا إلى حد ما من أشكال الكتابة التجارية. الغرض الرئيسي من مثل هذه الرسالة هو النقل المستهدف لمعلومات محددة للغاية، وذلك بمبادرة من المؤلف (المنظمة المرسلة). لهذا السبب، فإن الرسائل النصية هي التي تؤدي في كثير من الحالات إلى مراسلات طويلة الأمد. كقاعدة عامة، فهي أساسية، لكن ما ورد أعلاه لا يعني أنه لا يمكن استخدام هذا النوع من الرسائل للرد على خطاب عمل تلقيته مسبقًا.

يجوز أن تبدأ رسالة الرسالة مباشرة بكلمة "أبلغ" أو أحد مرادفاتها ("أنا أرسل" أو "أنا أرسل" أو "أنا أقدم"). بالإضافة إلى المعلومات ذات الصلة، لا تنس إبلاغ المرسل إليه أنه إذا لزم الأمر، يمكنه الاتصال بك للحصول على معلومات إضافية (غالبا ما يتم تقديم ملاحظة حول هذا الأمر في نهاية النص).

تسبق خطابات الطلب في معظم الحالات جميع الأعمال اللاحقة لإبرام اتفاقيات مختلفة بين الشركاء في المراسلات الرسمية والتجارية. وهي مصممة، كما يوحي الاسم، لطلب المعلومات ذات الصلة. نؤكد على أن خطابات الطلب تتطلب ردًا إلزاميًا من المرسل إليهم في شكل رد مكتوب بشأن الأسس الموضوعية وفي الفترة الزمنية المحددة مباشرة إما من قبل صاحب الطلب أو من خلال وثيقة تنظيمية.

من الأفضل أن تبدأ مثل هذه الرسائل بعبارة "أطلب منك إبلاغي..."، على الرغم من أنه لن يكون من الضروري أن تشرح أولاً سبب طلبك. على عكس الطلب الموجود في نهاية النص، يمكنك التعبير بلباقة للمرسل إليه عن رغباتك فيما يتعلق بتوقيت تقديم المعلومات التي تهمك.

ونؤكد على أن خطاب الرد في هذه الحالة يكون بمثابة نص يعتمد في تكوينه وموضوعه (فيما يتعلق بالطلب). يجب أن يحتوي الرد على الطلب على رابط للرسالة الأولية وموضوعها. بالإضافة إلى ذلك، يجب أن تحتوي كلا الرسالتين تقريبًا على نفس القدر من المعلومات وتسلسل العرض والمصطلحات والنظام المرجعي.

لا ينبغي الخلط بين خطابات الطلب والبيانات العادية المنتشرة على نطاق واسع في المراسلات الداخلية 1 . يهدف خطاب الطلب إلى إبلاغ المرسل إليه رسميًا وفوريًا بموقف المؤلف (المنظمة المرسلة) لخطاب عمل بشأن هذه القضية أو تلك (للتعبير عن موقف المرء تجاه جوهرها وإجراءات حلها). على سبيل المثال، قم بتأكيد نواياك فيما يتعلق بتنفيذ خطط التعاون المتفق عليها مسبقًا.

يمكن أن يحتوي خطاب الطلب على عدة سيناريوهات، ووفقًا للظروف، يمثل إعلان نوايا أو تأكيدًا أو بيانًا مخصصًا (أي بيان في مناسبة معينة - على سبيل المثال، دعمًا لشريك تجاري، وما إلى ذلك). البداية القياسية لمثل هذه الرسالة هي: "بهذه الرسالة نعلن (نعلن) عن..." وتتضمن الخاتمة إحدى العبارات القياسية مثل: "نطلب منك أن تأخذ هذا البيان بعين الاعتبار لـ...".

يتم إرسال خطابات التأكيد إلى العنوان المناسب لتأكيد بعض الحقائق - على سبيل المثال، استلام خطاب تم إرساله مسبقًا من قبل المرسل إليه. عادةً ما يتم إعداد مثل هذه الرسائل استجابة لطلب ("يرجى التأكيد...") تم إرساله إلى مؤلف الرسالة (المنظمة المرسلة). كيرسانوفا إم في، أكسينوف يو.إم. دورة إدارة المكاتب: كتاب مدرسي. مخصص. م. نوفوسيبيرسك، 2005.

دائمًا تقريبًا، تبدأ رسائل التأكيد بالكلمات "نحن بموجب هذا نؤكد (نؤكد، نؤكد)..." هناك سمة مميزة أخرى لهذا النوع من الرسائل التجارية وهي إيجازها وإيجازها بسبب السبب المحدد للكتابة. من المعتاد الامتناع عن تقديم طلب مضاد "لتأكيد" شيء ما في رسائل التأكيد.

تمثل خطابات الطلب رقم 9 في كثير من الحالات ردًا على خطابات العرض (العروض). الغرض الوظيفي لهذه الرسائل هو إكمال أمر مكتوب وتوثيقه (على الرغم من أنه يمكن إصدار الأمر نفسه في نموذج خاص، كما هو الحال مع البريد المباشر). وفي الحالة الأخيرة، يكون خطاب الطلب بمثابة خطاب تعريفي في نفس الوقت.

ومن المستحسن أن يستهل كاتب الرسالة بيانه بنيته طلب شيء ما من المرسل إليه (منتج، خدمة، الخ) مع توضيح دوافع تصرفاته. ولهذا الغرض، قد يكفي الإشارة إلى مصدر المعلومات (مواد المراسلات، خطاب المعلومات أو البريد المباشر، المعلومات الإعلانية، وما إلى ذلك). بالإضافة إلى ذلك، كما في حالة خطاب الطلب، من المقبول إبلاغ المرسل إليه برغباتك فيما يتعلق بتوقيت الطلب. يجب أن يبدو هذا تمامًا مثل الرغبة (إلا إذا كنا نتحدث عن المحاولة الثانية أو حتى الثالثة أو الرابعة للمؤلف لتلقي طلب، والتي تم دفع ثمنها أيضًا منذ فترة طويلة).

تهدف خطابات العرض (العروض) إلى تقديم عرض رسمي إلى المرسل إليه فيما يتعلق بتوريد (تسليم إضافي) لمنتج معين. السمة المميزة لهذا العرض هي الدقة والدقة الاستثنائيتين في تحديد شروط الصفقة التجارية المقترحة (الشروط، مجموعة المنتجات، الكمية، إجراءات الدفع، وما إلى ذلك).

من المهم أيضًا اختيار الشكل الأكثر نجاحًا للاقتراح. لاحظ أنه من الناحية العملية، فإن الخيار الأقل فعالية هو طلب مكتوب يبدأ بكلمة "أعرض (أعرض)". يعتبر من الأصح إعطاء مجاملة صغيرة للمستلم - للإشارة إلى سمعته التي لا تشوبها شائبة. في النهاية، يتم تقديم العرض ليس من أجل كتابة ورقة عمل أخرى، ولكن من أجل الحصول على عميل آخر.

تساعدنا الرسائل التكميلية في جميع الحالات التي وجدنا فيها، بعد إرسال رسالة، أنه من المستحيل اللجوء إلى حاشية، ونتيجة لذلك، تبين أن بعض المعلومات المهمة لا يمكن الوصول إليها من قبل المرسل إليه. وبما أنه من المستحيل إعادة رسالة تم إرسالها بالفعل في منتصف الطريق، فيمكن للمؤلف أن يرسل - كما يقولون، بعد ذلك - رسالة متابعة.

السمة المميزة لمثل هذه الرسالة هي الإشارة المباشرة إلى أنها استمرار للرسالة السابقة (في هذه الحالة، يبدو من المرغوب فيه للغاية الإشارة إلى ميزات محددة للرسالة - تاريخها ورقمها وما إلى ذلك). هذا هو بالضبط المكان الذي يجب أن تبدأ فيه الرسالة، على سبيل المثال: "هذه الرسالة إضافة إلى...".

بالإضافة إلى ذلك، يجب أن يوضح نص الرسالة التكميلية سبب الحاجة إلى إرسالها، على سبيل المثال: "بسبب تغيير كبير (غير متوقع) في تكلفة مكونات المنتج... وهو أمر ذو أهمية مباشرة لشركتك" ..."

تعتبر رسائل الشكوى (رسائل المطالبة) أمرًا نادرًا نسبيًا في المراسلات الرسمية. تهدف هذه الرسائل إلى التعبير عن شكاوى مكتوبة فيما يتعلق بالوفاء غير المرضي من قبل المرسل إليه لالتزاماته التجارية.

يرجى ملاحظة أن الشركاء ذوي الضمائر الحية يحاولون حل الخلافات دون اللجوء إلى الشكاوى. ومع ذلك، فإن العمل هو عمل تجاري، وفي ظروف معينة، تكون هذه الرسالة هي الطريقة الوحيدة المقبولة للطرفين للخروج من الوضع الحالي.

يجب أن يستند نص خطاب الشكوى في جميع الأحوال إلى الأدلة الوثائقية ذات الصلة التي تثبت عدم أمانة المرسل إليه (عن قصد أو إهمال). وفي معظم الحالات، يكون هذا الدليل بمثابة عمل مصدق عليه بتوقيعات المسؤولين وختم المنظمة المرسلة. يُنصح بإرفاق مثل هذا الفعل (نسخته أو نسخته الثانية) بخطاب المطالبة (في الحالة الأخيرة سيكون بمثابة خطاب تغطية في نفس الوقت).

في الوقت نفسه، ليس من المستحسن تقديم خطاب مطالبة في شكل فعل - فقد يؤدي ذلك إلى تعقيد علاقتك مع المرسل إليه بشكل كبير. على العكس من ذلك، أوضح للمنظمة التي تتلقى الرسالة أنك تفعل ذلك مع الأسف (اكتبها بهذه الطريقة)، معربًا عن أملك في رد الفعل المناسب. يجب أن يحتوي خطاب الشكوى على تعليمات واضحة بشأن الإجراءات التي تتوقعها من المرسل إليه، وكذلك توقيت هذه الإجراءات. لا ينبغي اعتبار النشرات الإخبارية نوعًا من أنواع الاتصالات أو الرسائل الترويجية. الرسالة، كما تعلمون، تتطلب الإيجاز وتعمل في المقام الأول على إقامة (تجديد) الاتصال مع المرسل إليه.

الرسالة الإعلامية هي نتيجة التطور المنطقي للمراسلات. يتم إرسال مثل هذه الرسالة إلى المرسل إليه إذا تم الاتصال به ولم يعترض على تطويره لاحقًا. تهدف مثل هذه الرسالة إلى إبلاغ المرسل إليه بشكل موضوعي وإلى حد أكبر إلى حد ما (مقارنة بالرسالة) برغبة مؤلف الرسالة في تطوير الاتصالات الرسمية والتجارية والشخصية، حول جوانب معينة من تنفيذها، وما إلى ذلك.

تعد رسائل المعلومات مفيدة بشكل خاص عند إنشاء اتصال أولي مع المرسل إليه، الذي يتم تزويده بقدر معين من المعلومات الإضافية (على سبيل المثال، حول أنشطة المنظمة التي ترسل خطاب المعلومات) ذات طبيعة عامة. وبناء على المعلومات المقدمة، يمكن للمرسل إليه أن يطلب لاحقا التوضيحات اللازمة. سيكون من الصحيح تشجيع المرسل إليه على القيام بذلك باستخدام صيغة قياسية مثل: "سنكون سعداء للإجابة على أسئلتك ...".

تهدف خطابات الضمان إلى تزويد المرسل إليه بضمانات مكتوبة فيما يتعلق بنوايا أو تصرفات المؤلف (المنظمة المرسلة)، والتي تؤثر بطريقة أو بأخرى على مصالح المرسل إليه. في أغلب الأحيان، يتم إصدار خطابات الضمان لتأكيد الدفع.

تتميز خطابات الضمان بالوضوح والدقة والصياغة التي لا لبس فيها - حيث أننا نتحدث عن تزويد المرسل إليه بالضمانات نيابة عن ونيابة عن منظمة أو مسؤول.

ويمكن أن تبدأ مثل هذه الرسائل ببيان جوهر الضمانات المقدمة للمرسل إليه، على سبيل المثال: "بهذه الرسالة أضمن...". وفي حالات أخرى، يجوز أن يتضمن خطاب الضمان بيان الأسباب التي دفعت المؤلف إلى إعلان استعداده لتقديم ضمانات معينة للمرسل إليه.

في هذه الحالة، تتم صياغة البيان المقابل في الجملة النهائية، على سبيل المثال: "أضمن الدفع الكامل وفي الوقت المناسب". من السمات الخاصة لهذا النوع من الرسائل وجود توقيع المسؤول المباشر عن القضايا المالية أو غيرها من القضايا، إلى جانب توقيع المؤلف (على سبيل المثال، مدير المنظمة).

تهدف رسائل العرض (الإعلانية والتجارية) إلى تقديم (حرفيًا - تقديم في ضوء إيجابي) أي منتج أو منظمة أو شخص (في شكل ترويج ذاتي) - على سبيل المثال، شخصية سياسية أو حدث مهم اجتماعيًا - على سبيل المثال، عطلة في المدينة. إن خطاب العرض ذو طبيعة مفتوحة (عامة)، أي أنه موجه إلى الجمهور، عامة الناس، وبالتالي لا يتضمن مناشدة شخصية للمرسل إليه. لنفس السبب، ليس من المعتاد الرد على رسائل العرض التقديمي برسائل الرد.

البداية القياسية لخطاب العرض التقديمي الذي يعرض أي منتج هي الصياغة التالية: "نود أن ننتهز هذه الفرصة للفت انتباهكم إلى...". عند تقديم المعلومات ذات الصلة، يجب عليك لفت انتباه المستلم إلى أهم الفوائد الموضحة في الرسالة. في الختام، من الضروري تشجيع المرسل إليه على اتخاذ الإجراءات اللازمة - على سبيل المثال، للحصول على معلومات إضافية أو المشاركة بشكل مباشر في شيء ما. عادة، تحتوي رسالة العرض التقديمي على ملحق - في شكل مواد معلومات أساسية وصور فوتوغرافية ورسوم توضيحية وما إلى ذلك.

تهدف رسائل البريد المباشر (البريد المباشر)، على عكس رسائل العرض (الإعلان)، إلى حث المستلم على إجراء عملية شراء. لا تحتوي هذه الرسائل على وصف للمنتج فحسب، بل تحتوي أيضًا على نموذج طلب لاستلامه (مرة أخرى عن طريق البريد أو البريد السريع)، وفي بعض الحالات، عينات من المنتجات للاستخدام المجاني (التجريبي).

تكمن خصوصية رسائل البريد المباشر في أنها موجهة إلى مئات وآلاف، وفي بعض الحالات، مئات الآلاف من المشترين المحتملين. وبناء على ذلك، فإن هذه الرسائل لا تنطوي على عنوان شخصي للمرسل إليه. بالإضافة إلى ذلك، كما ذكرنا، هذه الرسالة هي أيضًا وسيلة للتعليقات بين المرسل إليه ومؤلفها - لذلك، بالإضافة إلى نماذج الطلب، يتم استخدام القسائم والقسائم والدعوات وما إلى ذلك.

تُستخدم الرسائل المكتوبة المختصرة في الحالات التي يحتاج فيها المؤلف (المنظمة المرسلة) إلى إبلاغ المرسل إليه بشكل عاجل ببضع كلمات فيما يتعلق لسبب محدد. يتم إرسال هذه الرسائل إلى المستلمين في شكل إشعار أو تذكير أو تحذير.

بالنسبة للإخطار الأولي، يتم إرسال إشعار إلى المرسل إليه. يحتوي على شرح لدوافع المؤلف (المنظمة المرسلة) ويعكس اقتراحات (رغبات أو متطلبات) هذه الأخيرة إلى المرسل إليه، مذكورة في شكل محدد وواضح. على سبيل المثال، يحق للبنك، بمساعدة إشعار، إبلاغ عميله بضرورة سداد القرض المقدم له، ويحق للقاضي إخطار المدعي أو المدعى عليه في القضية بالمثول أمام المحكمة. الاجتماع.

إذا لم يكن للإخطار التأثير المتوقع على المرسل إليه (على سبيل المثال، لم يستجب الأخير لطلب المؤلف بالرد عليه كتابيا قبل مهلة معينة)، فسيتم إرسال تذكير باسمه. السمات المميزة للتذكير هي: Kirsanova M.V.، Aksenov Yu.M. دورة إدارة المكاتب: كتاب مدرسي. مخصص. م. نوفوسيبيرسك، 2005.

ب) شكل أكثر إيجازًا لعرض جوهر مقترحات المؤلف (الرغبات أو المتطلبات)؛ ج) الإبلاغ عن العقوبات التي يمكن تطبيقها على المرسل إليه إذا لم يستجب الأخير للتذكير وفقًا لذلك.

إذا لم يستجب المستلم للتذكير بشكل صحيح، فسيتم إرسال تحذير إليه. ويحتوي، بالإضافة إلى الإشارات إلى الرسائل السابقة ومعلومات مختصرة عن جوهرها، على معلومات حول نية المؤلف (المنظمة المرسلة) لتطبيق العقوبات المناسبة على المرسل إليه (على سبيل المثال، عقد جلسة استماع في القضية دون مشاركته أو إحالة مسألة سداد القرض إلى المحكمة).

خطابات التقديم هي خطابات تحتوي على معلومات حول إرسال المستندات والمواد الإعلامية وما إلى ذلك إلى المرسل إليه، والتي ج. نظرًا للطبيعة المحددة للمحتوى، لا يمكن إصدار حجم أو شكل العرض التقديمي في شكل خطاب. تتضمن خطابات التقديم رسالة حول إرسال المستندات (المواد) ذات الصلة، بالإضافة إلى قائمة بها. .

كقاعدة عامة، تبدأ رسائل الغلاف بالكلمات: "أرسل (أرسل) ...". تحتوي قائمة المستندات (المواد) المرفقة برسالة الغلاف على معلومات حول أسمائها وكميتها وحجمها (عدد الأوراق والصفحات)، إذا لزم الأمر، حول نوعها والمرسل إليه المحدد (على سبيل المثال، عند إرسال عدة نسخ، خطاب الغلاف يشير إلى أي من المستلمين مخصص لرقم النسخة هذا أو ذاك).

لا تزال رسائل التهنئة شائعة جدًا في المراسلات الرسمية والتجارية، حيث لا تتاح لنا دائمًا الفرصة لتهنئة شخص ما شخصيًا أو عبر الهاتف. يوصى ببدء نص رسالة التهنئة بكلمة: "مبروك..." ("مبروك..."). عادة ما يتم استكمال التهاني بالتمنيات لجميع أنواع البركات للمتلقي.

نطاق طلبات رسائل التهنئة واسع جدًا. اعتمادًا على طبيعة العلاقة بين المؤلف والمرسل إليه، يعتبر من المناسب تمامًا إرسال التهاني في المناسبات التالية:

أ) عيد ميلاد المرسل إليه (بما في ذلك تاريخ تأسيس المنظمة المتلقية)؛

ب) العطلات الرسمية؛

ج) العطلات المهنية؛

د) التعيين في منصب أكثر مرموقة؛

ه) التنازل عن لقب فخري أو خاص (بما في ذلك للمنظمة المتلقية)؛

و) الجائزة (بما في ذلك المنظمة المتلقية)؛

ز) الإنجازات المتميزة (الملحوظة) في المجال المهني (تتجاوز مؤشرات التنمية الاقتصادية، والمناقصات الفائزة، والفوز بالمسابقات، والمسابقات، وما إلى ذلك)؛

ح) إبرام اتفاقيات شراكة متبادلة المنفعة؛

ط) ذكرى التعاون (عادةً الأولى أو "الجولة").

تهدف خطابات الدعوة إلى دعوة المرسل إليه للمشاركة في حدث تجاري (رسمي) أو احتفالي (لا يُنسى) معين. يجب أن يؤخذ في الاعتبار أن رسائل الدعوة لا يتم إرسالها عادة لأسباب تافهة. الاستثناء هو الحالات التي لا يمكن فيها إبلاغ المرسل إليه بخلاف ذلك لسبب ما (على سبيل المثال، إذا كان الأخير غائبًا مؤقتًا).

عادة يبدأ نص الدعوة بكلمة: "نحن ندعو (أدعو)...". يمكن إصدار الدعوة إما على شكل رسالة أو على نموذج خاص (بطاقة الدعوة مرفقة بالرسالة). *

الدعوة دائما شخصية. من محتوى الدعوة، يجب أن يفهم المرسل إليه متى وأين ولأي غرض تتم دعوته، وفي بعض الحالات، نوع المشاركة التي يتوقعها منظمو الحدث من جانبه (على سبيل المثال، التحدث حول موضوع معين ).

يجب إرسال الدعوات مسبقًا لتجنب سوء الفهم. إذا لزم الأمر، يجوز للمؤلف إخطار المرسل إليه بضرورة تأكيد مشاركته في الحدث.

نادرًا ما يتم العثور على رسائل اعتذار في المراسلات التجارية الرسمية. ومع ذلك، في كثير من الحالات، يتبين أنها لا غنى عنها لتقديم اعتذار رسمي إلى المرسل إليه (الاعتذارات غير الرسمية لا تزال تنطوي على خطاب مباشر (لفظي)) وتطبيع العلاقات، خاصة إذا لم يكن من الممكن الاعتذار بأي طريقة أخرى.

الصياغة القياسية لبداية رسائل الاعتذار هي: "أطلب منك قبول اعتذاري فيما يتعلق بـ (من أجل) ...".

وفي نفس الوقت لا يجب أن تعتذر مرتين خلال الرسالة (وهذا أمر غير معتاد). بدلاً من ذلك، يجب عليك التعبير عن أسفك بأكبر قدر ممكن من الصدق والمقنع فيما يتعلق بالانقطاع المؤقت للعلاقة مع المرسل إليه. يجب أن تكون النغمة العامة لخطاب الاعتذار تصالحية بشكل مؤكد، ولكن ليست مجاملة.

تُستخدم أيضًا رسائل التعبير عن الأسف والتعاطف والتعازي في المراسلات التجارية اليومية فيما يتعلق بالأحداث غير السعيدة. من المعتاد عادة التعبير عن التعازي فيما يتعلق بوفاة الأشخاص المقربين من المتلقي (الأقارب والأصدقاء والزملاء).

يهدف التعبير المكتوب عن التعاطف إلى إظهار الدعم الودي فيما يتعلق بأحداث أقل مأساوية - على سبيل المثال، حادث أدى إلى دخول المتلقي إلى المستشفى، أو كارثة طبيعية أثرت على سلامته، أو إفلاسه أو مشاكل كبيرة أخرى في أنشطة الشركة. المنظمة التي يمثلها المتلقي، الخ. .

أما بالنسبة للتعبير عن الأسف، فيجوز اللجوء إلى هذا النوع من التواصل الكتابي في حالة سوء الفهم في العلاقة بين المؤلف والمرسل إليه - في حالة وجود خلافات تنتهك الترتيب المعتاد للاتصالات التجارية. ويعتبر من المقبول التعبير عن الندم لأسباب أقل أهمية. في أي حال، لا يمكن أن يؤدي ذلك إلى تفاقم العلاقة مع المستلم - على العكس من ذلك، سيتم قبول مثل هذه الرسالة من قبل شريكك بفهم.

ويجب أن تبدأ مثل هذه الرسائل بكلمات التعزية (تعاطف، أسف)، على سبيل المثال: "أطلب منكم قبول تعازي..." أو "أعرب لكم عن خالص تعازي...". في هذه الحالة، يتلاشى شرح أسباب الاستئناف المكتوب في الخلفية، ولكنه إلزامي. ومن المرغوب فيه للغاية أن تكون النغمة العامة لمثل هذه الرسالة دافئة بشكل مؤكد وتترك مجالاً للتعبير عن الشعور بالأمل والتفاؤل (حيثما كان ذلك مناسباً).

لا غنى عن الرسائل بمناسبة العرض التقديمي عند مقابلة المستلم غيابيًا. في جوهرها، هذه وسيلة فعالة لإقامة اتصالات شخصية مع شخص لديه مؤلف الرسالة الحد الأدنى من المعلومات، والذي مع ذلك يشجعه على التعرف شخصيا على المرسل إليه.

يجب أن تبدأ مثل هذه الرسائل ببيان موجز للظروف التي كانت بمثابة الدافع لإعداد الرسالة. قد تذكر اهتمامات مشتركة بين المؤلف والمستلم، أو حدثًا حديثًا حضره كلاهما ولكن لم يتمكنا من التواصل.

تنتهي الرسالة عادةً بطلب من المرسل إليه الرد. يحتوي خطاب المقدمة دائمًا على بطاقة عمل المرسل كمرفق.

تعتبر الرسائل بمناسبة المغادرة علامة على الاهتمام الخاص من جانب الشخص المغادر بالنسبة للطرف المتبقي (المستقبل). تؤدي مثل هذه الرسالة عادةً وظيفتين - بمساعدتها يعرب المؤلف عن امتنانه للمرسل إليه على الاستقبال المقدم، وثانيًا، يدعوه إلى مواصلة الاتصالات (التعاون). قمة الأدب الدعوة لزيارة العودة، بشرط أن تلبي ذلك مصالح وخطط الطرفين.

تتميز بداية الرسالة بمناسبة المغادرة بمزيد من الحرية في اختيار الوسائل اللغوية. يمكن أن تبدأ بهذه الطريقة: "أود أن أغادر مدينتك المضيافة، وأود أن أعرب عن امتناني العميق..." ومن الممكن أيضًا إصدار نسخة أقصر: "شكرًا لك على الترحيب. يرجى قبول الدعوة للزيارة..." يمكن أيضًا إرفاق بطاقة عمل المؤلف بالرسالة. تعمل رسائل الحفاظ على الاتصالات والعلاقات أو رسائل العلامة التجارية على تعزيز العلاقات التجارية والشخصية بين المؤلف والمرسل إليه. في بعض الأحيان يقولون إن هذه الرسائل لا تخدم إلا لملء فترات التوقف القسري في المراسلات، وهي في الواقع "رسائل حول لا شيء". ومع ذلك، في الواقع، من الصعب المبالغة في تقدير أهمية الحروف المصورة - فبمساعدتهم يمكنك إظهار انتباهك إلى المرسل إليه دون سبب رسمي (شخصية تجارية أو احتفالية).

بالطبع، عند بدء رسالة مصورة، لا يجب أن توضح للمستلم أن إرسالها هو روتين عادي للمؤلف. على العكس من ذلك، يجب أن تكون بداية الرسالة مرتبطة ارتباطًا وثيقًا ببعض الأحداث الإيجابية المعروفة للمشاركين في المراسلات الرسمية والتجارية. هنا يمكننا أن نوصي بذكر معاملة ناجحة أصبحت ممكنة بفضل جهود المرسل إليه أو المشاركة المشتركة للمؤلف والمرسل إليه في بعض الأحداث غير الرسمية. يجب اختتام الرسالة المصورة بالتعبير عن الأمل في استمرار وتعزيز الاتصالات، وتطوير الشراكات ذات المنفعة المتبادلة، وما إلى ذلك.

تتم كتابة خطابات الشكر لغرض وحيد هو التعبير عن الامتنان للمرسل إليه فيما يتعلق بالجهود التنظيمية وغيرها من الجهود التي بذلها، وكانت النتيجة استلام المؤلف (المنظمة المرسلة) لفوائد ملموسة (مزايا، فوائد، إلخ). .). حالة أخرى للامتنان الرسمي هي التعبير عن التهاني والتعازي وما إلى ذلك التي تم تلقيها مسبقًا للمؤلف.

يجب أن تبدأ رسائل الشكر بالتعبير عن الامتنان للمرسل إليه (المنظمة المتلقية)، على سبيل المثال: "أعرب عن خالص امتناني..." أو "أشكرك بصدق على...". يُذكر الدافع بعد كلمات الشكر: "... فيما يتعلق بـ..."، "... بمناسبة..."، إلخ. ويجب التأكيد على أن استبدال كلمة "الامتنان" بكلمة "التقدير" أو "الرضا" في رسالة الشكر لا يعادلها.

خطابات التوصية هي شكل من أشكال الالتماس من المؤلف إلى المرسل إليه لصالح طرف ثالث لا يشارك في المراسلات. ويمكن إصدار مثل هذا الالتماس في شكل قصير أو موسع.

الأول مقبول إذا كانت الرسالة تتعلق بشخص معروف لدى المرسل إليه. ثانياً: إذا كان المؤلف ينوي أن يوصي للمرسل إليه شخصاً لا يعرفه جيداً أو لا يعرفه أصلاً.

الصياغة النموذجية لبداية خطاب التوصية التفصيلي هي، على سبيل المثال، ما يلي: "بهذه الرسالة، يشرفني أن أوصيك بالسيد (السيدة) ...". وبعد ذلك يلفت المؤلف انتباه المرسل إليه إلى أسباب استئنافه ويطرح فكرته الخاصة عما يوصى به. لاحظ أن التوصية التفصيلية لا يمكن أن تكون "عامة" - بل يجب أن تحتوي على وصف للمزايا (أو العيوب) المحددة للشخص الموصى به من أجل خلق انطباع موضوعي عن هذا الشخص للمرسل إليه.

أحرف ميلي - أحرف القالب وأحرف البندول وما إلى ذلك. - هي أشكال رسائلية صغيرة. السمة المميزة للرسائل المصغرة هي التكرار الكبير (التوحيد) لمحتواها، ويرجع ذلك في المقام الأول إلى رغبة مؤلف الرسالة في توفير الوقت في تصميمها. ميزة أخرى مهمة هي وجود كتلة فارغة في بنية معظم هذه الحروف، مخصصة لتنفيذ استجابة سريعة من المرسل إليه.

عادةً ما يتم اختزال نص الرسائل القصيرة إلى بيان موجز لجوهر الأمر، وبهذا المعنى يكون خاليًا من الالتزام ببعض القواعد الرسمية لكتابة الرسائل التجارية. تعتبر الكتابة بهذا الأسلوب "البرقي" مقبولة للمخاطبين الذين طور معهم مؤلف الرسالة القصيرة علاقات عمل أو علاقات شخصية وثيقة تتطلب الفهم "في لمحة".

تعتبر رسائل البطاقات البريدية شكلاً آخر من أشكال الرسائل الصغيرة المحددة. وهي الأنسب لإجراء المراسلات التي لا تؤثر بشكل مباشر على جوانب العلاقات الرسمية والتجارية للمشاركين فيها.

يوصى باستخدام رسائل البطاقات البريدية للرسائل الشخصية القصيرة، خاصة خلال الفترات التي تكون فيها الاتصالات الشخصية بين المشاركين في المراسلات التجارية صعبة لسبب ما. يجب دائمًا إعداد مثل هذه الرسائل على بطاقة بريدية (بطاقة بريدية مصورة مزودة بعلامات بريدية). بالإضافة إلى ذلك، نظرا لأن هذه البطاقات يتم إرسالها عادة عن طريق البريد دون مظروف، عند تقديم المحتويات، يجب عليك الامتناع بكل طريقة ممكنة عن ذكر المسائل ذات الطبيعة السرية.

الرسائل السلبية هي رسائل رفض، وإشعارات كتابية بالفصل أو رفض تقديم الدعم، بالإضافة إلى رسائل تعبر عن عدم الموافقة أو اللوم على تصرفات شخص ما، وما إلى ذلك. (لا تتضمن هذه الرسائل رسائل تعبر عن الرفض الرسمي لأي مقترح). وبقدر ما هو محزن، يتعين علينا من وقت لآخر إعداد مثل هذه الرسائل وإرسالها.

لاحظ أنها في معظم الحالات تكون متبادلة (باستثناء حالات التعبير عن الرفض أو اللوم على تصرفات المرسل إليه). بطبيعة الحال، فإن الوظيفة الرئيسية لمثل هذه الرسالة هي التعبير عن موقف سلبي (سلبي) تجاه بعض الإجراءات. ومع ذلك، يجب ألا ننسى أنه يمكن القيام بذلك بطرق مختلفة.

يوصى بتوخي الحذر بشكل خاص عند اختيار صياغة وترتيب عرض محتوى الرسالة. بمعنى آخر، يجب أن تكون سلبية فقط بمعنى محتوى المعلومات، ولكن في نفس الوقت تكون محايدة تمامًا فيما يتعلق بشخصية المرسل إليه. ومن المستحسن أن تبدأ مثل هذه الرسائل بالتعبير عن الأسف على الرفض، على سبيل المثال: "يؤسفنا أن نعلمك أن..." كما يجب أن توضح للمستلم أن قرار الرفض لم يتم اتخاذه دون صعوبة و تم إملاءها فقط من خلال الاعتبارات التجارية. في نهاية الرسالة، يجب عليك تشجيع المرسل إليه - على سبيل المثال، التوصية بتقديم طلب للحصول على إعانة إلى مؤسسة مصرفية أخرى أو إلى صاحب عمل آخر (في حالة رفض توفير وظيفة شاغرة).

يجب أن يحتوي إشعار الفصل بالضرورة على تعبير عن الامتنان للعمل (شريطة ألا يكون المرسل إليه مخترقًا سيئ السمعة). الخيار الأكثر تعقيدًا هو خطاب للتعبير عن الموقف السلبي (الرفض) لأي تصرفات يتخذها المرسل إليه، أو أي من نواياه (في الحالة الأخيرة، ينبغي أن نتحدث عن تحذير الأخير من تحقيق هذه النوايا).

يجب أن تكون الميزة الرئيسية لمثل هذه الرسالة هي قدرتها على الإقناع، دون ترك أي شك للمرسل إليه حول صدق المؤلف وشرح سبب عدم تمكن الأخير من التصرف بشكل مختلف في هذه الحالة وبالتالي مخاطبته بالرسالة المناسبة.

بالإضافة إلى ذلك، يجب أن يفهم المرسل إليه أن الاستئناف المكتوب يهدف إلى حمايته من ارتكاب أفعال غير مدروسة بشكل كاف. يجب أن يتم عرض هذه الفكرة عبر المحتوى بأكمله على شكل "خيط أحمر" ويتم التأكيد عليها مرة أخرى في نهاية الرسالة.

تشكل الرسائل التي تعبر عن الموافقة أو الرفض لأي اقتراح، كما ذكرنا سابقًا، نوعًا مستقلاً من الرسائل الخاصة. سبب إعدادها هو الموافقة الرسمية أو الرفض الرسمي لأي اقتراح وارد في رسالة المرسل إليه - على سبيل المثال، رفض الدعوة.

تتم كتابة الرسائل التي تعبر عن الموافقة أو الرفض فقط في الحالات التي يطلب فيها المرسل إليه نفسه إجابة، أو على الأقل يتبع ذلك بوضوح محتوى الرسالة. على سبيل المثال، بعد تلقي دعوة للمشاركة في حدث ما من شريك طويل الأمد، يجب عليك الرد - بشكل إيجابي أو سلبي - على العرض لتجنب المضاعفات المحتملة في مزيد من الاتصالات معه.

عند إرسال موافقة كتابية، يجب عليك، على الرغم من الطبيعة الرسمية للرسالة، التأكيد على تصورك الإيجابي لها، على سبيل المثال: "يسعدني أن أعلن موافقتي على المشاركة في...". إذا كنا نتحدث عن رفض كتابي، فلا تنس أن تشهد للمرسل إليه بأسفك على ذلك، على سبيل المثال، مثل هذا: "نحن آسفون جدًا، ولكن بسبب ظروف مؤقتة نحن مضطرون إلى رفض عرضك الكريم.. ". وفي نهاية الرسالة، يجب عليك في كل الأحوال أن تشكر المتلقي على اهتمامه بك.

يجب أن نتذكر أيضًا أن افتقار المؤلف إلى الكفاءة يمكن أن يسبب مشاكل إضافية للمرسل إليه، تتعلق على وجه الخصوص بتنظيم حدث ما. لذلك، إذا تلقيت مثل هذه الرسالة، فلا تتأخر في الرد.

تحتوي رسائل الاستئناف إلى السلطات المختلفة لأسباب شخصية على طلب أو طلب محدد من المؤلف فيما يتعلق بعمل أو تقاعس المرسل إليه (المنظمة المتلقية). اعتمادًا على الظروف، قد تكون هذه السلطات هيئات قضائية، ومرافق عامة، ومؤسسات تعليمية، ومنظمات النقل، وخدمات المستهلكين، والخدمات والتجارة، وما إلى ذلك. يخضع محتوى هذه الرسائل لغرضين - إبلاغ المرسل إليه بشيء ما وتشجيعه على اتخاذ إجراءات معينة. يجب أن تبدأ الرسالة ببيان موجز عن ظروف القضية، وتستمر بالتعبير عن طلب أو مطالبة (إذا ظل الطلب الذي تم التعبير عنه مسبقًا دون إجابة أو تلبية). من المناسب في نهاية الرسالة الإشارة إلى أحكام محددة من الإجراءات القانونية التنظيمية التي تؤكد مشروعية طلب المؤلف (الطلب).

لا ينبغي ربط خطابات السيرة الذاتية بالسيرة الذاتية نفسها (SU أو السيرة الذاتية - سيرة ذاتية قصيرة مترجمة من اللاتينية)، يتم إعدادها عند البحث عن وظيفة شاغرة. بمعنى ما، يشبه خطاب السيرة الذاتية خطاب العرض التقديمي، مع الاختلاف الوحيد وهو أن الجزء الأكبر من محتواه ليس وصفًا لمزايا منتج أو خدمة، ولكنه ترويج ذاتي للصفات المهنية للمؤلف نفسه.

يتم تقديم خطاب السيرة الذاتية بنفس طريقة تقديم خطاب عادي، أي بدون تصنيف إلى فقرات وتصميم عنوان المستند (كما هو معتاد في السيرة الذاتية). في الوقت نفسه، يجب صياغة محتواها وتصميمها بطريقة تجعل المرسل إليه من الأسطر الأولى يقدر فوائد الاقتراح الوارد في الرسالة. بمعنى آخر، إذا كان لديك شيء لتخبره عن نفسك، فافعله، ولكن بشكل موجز ومحدد ومناسب من الناحية الأسلوبية. ابدأ بذكر أسباب طلبك، وانتهي بمعلومات الاتصال: رقم هاتفك أو بريدك الإلكتروني أو عناوين الفاكس.

16أبريل

مرحبًا! في هذه المقالة سنتحدث عن الرسائل التجارية.

اليوم سوف تتعلم:

1. لماذا لم تفقد المراسلات التجارية أهميتها؟
2. ما هي أنواع الرسائل التجارية الموجودة وكيفية تنسيقها؟
3. كيفية كتابة خطاب عمل بشكل صحيح.

الآن خارج نوافذنا حان وقت التكنولوجيا العالية والإنترنت. لكن المراسلات التجارية لم تفقد أهميتها وأهميتها، بل انتقلت ببساطة إلى وسائل الإعلام الأخرى. دعونا نتحدث اليوم عن سبب أهمية أن تكون قادرًا على كتابة وتنسيق رسائل العمل.

لماذا تحتاج المراسلات التجارية؟

في البداية، هذه فرصة لتبادل الآراء والاقتراحات والأفكار مع الموظفين أو شركاء العمل. وبمساعدة المراسلات، يقومون بتقديم الشكاوى والطلبات وتوضيح سوء التفاهم بين الشركات.

المراسلات التجارية هي أحد أنواع المراسلات الرسمية.

الفرق بين الرسائل التجارية وغيرها

الاختلافات الرئيسية هي كما يلي:

• أساليب العرض؛
• مفردات لا تسمح بالتعبير الواضح عن المشاعر؛
• يتم ذلك على الورق الرسمي للشركة؛
• الخط ليس صغيرًا جدًا، ولكنه ليس كبيرًا أيضًا، وهو نفسه في النص بأكمله؛
• نادرًا ما تشغل أكثر من صفحة واحدة؛
• وجود تسلسل قيادي رسمي صارم.

أنواع الرسائل التجارية

يمكن تقسيم جميع رسائل العمل إلى عدة مجموعات. سنتناول كل منها بمزيد من التفصيل ونقدم وصفًا موجزًا.

رسائل لا تحتاج للرد.

• خطاب الضمان
• مصاحب؛
• معلوماتية؛
• رسالة تحذير؛
• رسالة تذكير.

الرسائل التي تتطلب الرد.

• جاذبية؛
• يعرض؛
• طلب؛
• متطلبات؛
• التماس.

خطابات غير تجارية.

• خطاب دعوة؛
• رسائل التعزية؛
• رسائل تعبر عن الامتنان؛
• رسائل تخبر عن شيء ما؛
• رسائل تحتوي على توصيات؛
• خطابات الضمان
• خطابات تؤكد استلام البضاعة وتقديم الخدمة وما إلى ذلك؛
• رسائل تهنئة في مختلف المناسبات؛
• خطاب طلب؛
• خطابات التعليمات؛
• تغطيه الرسائل.

خطابات تجارية.

وعادة ما يتم استخدامها قبل الدخول في اتفاقية، وكذلك أثناء سريان العقد.

وتشمل هذه:

• رسائل الرد على الاستفسارات؛
• طلب مباشر؛
• - خطاب يُقترح فيه إجراء معاملة أو إبرام اتفاقية؛
• مطالبة؛
• تذكير؛
• رسالة تحتوي على تحذير بشأن إنهاء الاتفاقيات أو ضرورة الوفاء بالالتزامات وما إلى ذلك.

إذا تحدثنا عن التصنيف حسب الهيكل، فهناك نوعان من الرسائل التجارية:

• تحتوي على نص المؤلف ومكتوب بشكل حر؛
• تم تجميعها وفقا لنمط صارم.

بواسطة المرسل إليه.

• التعميم – خطاب يتم إرساله إلى عدة مرسلين؛
• عادي - يتم إرساله إلى مستلم واحد نيابة عن شخص واحد؛
• الجماعية – يتم إرسالها إلى مستلم واحد، ولكن من عدة أشخاص.

كما يتم تقسيم الرسائل حسب الشكل الذي أرسلت به:

• تم إرسالها كرسالة فاكس؛
• أرسلت عن طريق البريد الإلكتروني.
• تلك التي يتم إرسالها في مظاريف عادية.

هناك أنواع من الرسائل التي يجب، لأسباب أخلاقية، أن تكون مكتوبة بخط اليد وليس مطبوعة. وهذا ينطبق على التعازي والتهاني.

أسرار التصميم السليم

ينقسم نص الرسالة إلى أجزاء تمهيدية ورئيسية ونهائية. إنهم مرتبطون منطقيا ببعضهم البعض. يتضمن الجزء التمهيدي الظروف التي أدت إلى إنشاء الرسالة، ويمثل الجزء الرئيسي المحتوى نفسه. أما الجزء الأخير فيلخص النتائج التي تعبر عن الطلب والرفض وما إلى ذلك.

بشكل عام، يمكن تسمية المراسلات التجارية بكل المسؤولية بالفن، لأنه من الضروري تعلم كيفية إجرائها بشكل صحيح، مع مراعاة جميع المتطلبات. بعد كل شيء، في أغلب الأحيان نفكر فقط في المعلومات المقدمة بوضوح، وننسى حقيقة أن الرسالة يمكن اعتبارها وجه الشركة.

الأسلوبية.

يتم الاحتفاظ بكل حرف بأسلوب عمل صارم، باستخدام وسائل الكلام المميزة للوثائق الرسمية.

متطلبات تقديم المعلومات.

جميع المعلومات الواردة في الرسالة معروضة على النحو التالي:

• موجهة، مخصصة لشخص معين؛
• يجب أن تكون جميع المعلومات حديثة اعتبارًا من تاريخ الكتابة؛
• موثوق؛
• بحيادية
• مسبب؛
• على أكمل وجه ممكن، بحيث يمكن اتخاذ القرار بناءً عليه.

استمارة.

أولاً، يتم كتابة الرسالة على ورق رسمي خاص بالشركة.

• لكتابة خطاب عمل، يتم استخدام أوراق بحجم A4؛
• يجب أن يكون الهامش الأيسر للنموذج 3 سم على الأقل، لأنه بعد مرور بعض الوقت سيتم إرساله إلى الملف؛
• يشار إلى اسم الشركة وعنوانها القانوني والفعلي وعنوان البريد الإلكتروني؛
• من الأفضل استخدام الخط القياسي Times New Roman، الحجم 12. وهو الأمثل وسهل القراءة؛
• يُسمح بإعداد خطابات عمل دون استخدام ترويسة، ولكن بعد ذلك لا تزال بحاجة إلى تقديم المعلومات من النموذج.

إذا كانت الرسالة تتناول معاملات كبيرة تتعلق بالتمويل أو معلومات سرية ذات طبيعة أخرى، فلا ينصح بإرسال مثل هذه الرسائل عن طريق الفاكس أو إلكترونيا. إنها الطريقة القديمة الأفضل، في ظرف ورقي عادي.

الترقيم.

إذا كانت الرسالة مكونة من عدة صفحات، يتم ترقيمها ابتداء من الثانية. تم وضع علامة على الأرقام في الأعلى في المنتصف بالأرقام العربية. لا توجد نقاط بجانب الرقم.

التقسيم إلى أجزاء.

وهذا يعني تقسيم الرسالة إلى فقرات. يجب ألا يتدفق النص في دفق مستمر، وإلا فلن يتم إدراكه ببساطة. بفضل التقسيم إلى فقرات، يمكنك معرفة أين تنتهي فكرة وتبدأ أخرى.

توافر الإصلاحات.

لا يُنصح بالسماح بالتصحيحات أو الأخطاء المطبعية أو المحو. يجب كتابة الرسالة بشكل صحيح، ويجب طباعة النص على فترات 1.5 - 2.

التفاصيل المستخدمة.

سنشير فقط إلى أهمها، لأننا تحدثنا عنها بإيجاز قبل قليل:

• إذا كانت الشركة مملوكة للدولة، يتم استخدام شعار النبالة للاتحاد الروسي. وهي تقع في منتصف الشكل الرسمي؛
• اسم الشركة بالكامل؛
• أرقام الفاكس والهاتف؛
• رقم الحساب المصرفي؛
• المرسل إليه - ويتم استخدام اسم الشركة المتلقية في الحالة الاسمية؛ للإشارة إلى منصب ولقب المستلم، استخدم حالة الجر؛
• إذا كان المستلم لديه درجة أكاديمية أو لقب أكاديمي، قم بالإشارة إليه قبل الاسم الأخير للشخص؛
• تتم كتابة أي تفاصيل على سطر جديد وبحرف كبير.

رسالة عمل بعد الاجتماع

لقد عقدت اجتماع عمل، وكان هناك بعض الآفاق ل. سنناقش كذلك كيفية عكس ذلك في الرسالة.

1. بادئ ذي بدء، في بداية الرسالة، قم بالإشارة إلى تاريخ ووقت اتصالك مع شريكك المحتمل، حتى لو مرت بضعة أيام منذ الاجتماع.
2. تجنب الأخطاء أو العبارات المعقدة للغاية: اجعل الرسالة قصيرة وواضحة، ولكن بطريقة تجعل المستلم يرغب في قراءتها.
3. اذكر موضوع الحديث. على سبيل المثال: " لقد ناقشنا تكلفة المزهرية ذات الطراز الفينيسي.»
4. التأكد من أن متلقي الرسالة يعبر عن رأيه في موضوع الاجتماع.
5. حدد وقتًا يمكنك فيه التواصل عبر الهاتف أو الاجتماع شخصيًا.
6. دع المتلقي يعرف أنك تتطلع إلى العمل معه: " وإنني أتطلع إلى العلاقات التجارية المستقبلية معكم«.
7. أنهِ رسالتك بالعبارة التالية أو ما شابهها: " أطيب التمنيات لك...».

خطابات الأعمال الإلكترونية

من المستحيل تجاهل متطلبات تصميمها، حيث يتم الآن إصدار المزيد والمزيد من الرسائل في شكل إلكتروني، وليس في شكل ورقي. ففي النهاية، إنه القرن الحادي والعشرين.

إن إعداد خطاب عمل إلكتروني ليس بالأمر الصعب، فمتطلبات التنسيق مطابقة للأحرف التقليدية. الشيء الوحيد هو أن مثل هذه الرسالة يجب أن تحتوي دائمًا على عنوان (أو سطر الموضوع) حتى لا تضيع في تدفق الوثائق.

بالإضافة إلى ذلك، عند الرد على مثل هذه الرسالة، من الأفضل عدم تغيير موضوع الرسالة، لذلك ستفهم بسرعة ما يقال إذا تلقيت الكثير من رسائل البريد الإلكتروني.

أيضًا، يجب ألا تستخدم أحدث البرامج عند إنشاء مرفقات بمثل هذه الرسائل، فهذا أبعد ما يكون عن حقيقة أن المستلم الخاص بك لديه نفس الشيء. إذا لم يكن هناك، فلن يتم فتح الرسالة ببساطة.

لا تستخدم الرموز التعبيرية عند كتابة خطاب عمل إلكترونيًا. التكنولوجيا رائعة، لكن اجعلها تشبه الأعمال عند الكتابة.

ما هو الموعد النهائي للرد على الرسالة؟

إذا تم تصنيف الرسالة على أنها تتطلب الرد، فإن موعد الرد يعتمد على المعلومات الواردة في الرسالة:

• إذا تلقيت طلبًا، فيرجى التأكد من استلامه خلال الأيام الثلاثة التالية من استلامه. ويمكن إعطاء الإجابة النهائية خلال شهر؛
• إذا كنا نتحدث عن التعازي، فيمكن إرسالها في غضون عشرة أيام بعد وقوع الحدث الحزين؛
• يجوز إرسال التهنئة خلال 8 أيام من لحظة علمك بالموعد الخاص؛
• وإذا تحدثنا عن القواعد العامة للأخلاق الحميدة فالأفضل الرد على الرسائل خلال سبعة أيام.

كيفية كتابة خطاب عمل: بلغة بسيطة حول أشياء معقدة

التمييز بين خطاب العمل والمراسلات الشخصية. لقد تحدثنا اليوم أكثر من مرة عن ماهية هذه الاختلافات، ويجب ألا ننساها. الآن دعونا نلقي نظرة على كتابة رسالة خطوة بخطوة.

المرحلة 1. نشير إلى المرسل إليه.

في الزاوية اليمنى العليا من النموذج نكتب اللقب والأحرف الأولى وموقع الشخص الذي نوجه إليه الرسالة. إذا كان المرسل إليه منظمة، فاذكر عنوانها القانوني.

المرحلة 2. جاذبية.

نضعه في منتصف النموذج. ويتم تنفيذه بطريقة محترمة، دون اختصارات أو محو.

مثال: عزيزي (الاسم، اللقب)!كما يمكن مخاطبة المرسل إليه من خلال الإشارة إلى موقفه. لكن عندما تخاطب شخص بالاسم فإن ذلك يخفف من التوتر النفسي ويشير إلى أن علاقة العمل مستقرة وراسخة.

المرحلة 3. بيان الغرض.

اشرح الغرض من الرسالة وجوهرها وأفكارها الرئيسية. هذا الجزء هو الجزء الرئيسي. اكتب عما تريد قوله، ما هو سبب استئنافك. لكن لا تنسى الأسلوب الرسمي والمحايد.

المرحلة 4. تقديم المقترحات والتوصيات.

تشير أي رسالة عمل تقريبًا إلى أن المرسل إليه سوف يستجيب لها. هذا بشكل عام ليس مطلوبًا إلا من خلال الرسائل ذات الطبيعة الإعلامية. لذلك، لا تصف المشكلة فحسب، بل تقترح أيضًا كيفية حلها.

إذا قمت بتقديم شكوى، فاطلب اتخاذ إجراءات معينة؛ وإذا عرضت التعاون، فأخبرنا بالخيارات المتاحة.

ببساطة، يجب على الشخص الذي يتلقى الرسالة أن يرى أنه لا يريد شيئًا منه فحسب، بل يجب أن يفهم أيضًا كيف يمكن تحقيق ذلك.

كيفية إنهاء خطاب العمل

يجب كتابة خطاب العمل بشكل مثالي. إذا لم يتم اتباع قواعد الكتابة، فقد يؤثر ذلك سلبًا على سمعة الشركة ككل. لذلك، نقترح الآن أن نتناول بمزيد من التفصيل تصميم الجزء الأخير من خطاب العمل.

في نهاية الرسالة، قم بتلخيص كل ما تمت مناقشته سابقًا. لكن لا ينبغي عليك تمديد استنتاجاتك إلى 10 جمل، ففي نهاية المطاف، يتم تقدير الإيجاز والإيجاز في الرسائل التجارية. من الأفضل أن تقتصر على العبارات البسيطة.

سنبني النهاية على مؤشرين: يجب أن تكون مهذبة وصحيحة قدر الإمكان. هناك خيارات مختلفة لكيفية بنائه.

وهنا بعض الأمثلة:

• شكرا لاهتمامكم أو مساعدتكم: شكرًا لك! (دعني أشكرك...)؛
• عبر عن آمالك للمستقبل: نأمل في تعاون متبادل المنفعة (نأمل أن نتلقى الرد في المستقبل القريب...)؛
• يمكنك بناء عبارة لطمأنة المرسل إليه بشيء ما: سنكون سعداء بالتعاون معكم؛
• تقديم طلب: نطلب منكم الإبلاغ عن النتائج؛
• نعتذر عن أي إزعاج: أعتذر عن التأخير غير المتوقع في دفع ثمن المادة.

كيف نقول وداعا للمتلقي.

على الرغم من أن المراسلات رسمية، يمكنك أن تقول وداعا بطرق مختلفة.

وهنا عدد قليل من الخيارات:

• مع احترامي لك...;
• مع تمنياتي بالنجاح...;
• أطيب التمنيات…

نوقع بشكل صحيح.

عند التوقيع على الرسالة، حدد منصبك واسمك الأول والأخير. إذا كنت تشك في مدى ملاءمة عبارة مثل: "" تفضلوا بقبول فائق الاحترام" -فقط لا تستخدمه.

يمكنك الإشارة إلى جهات الاتصال الخاصة بك أو رقم الهاتف الإضافي أو عنوان البريد الإلكتروني في التوقيع، وبذلك تثبت للمستلم أنك مستعد للتواصل والتعاون معه.

في الجزء التالي من مقالتنا أود أن أتحدث عن رسائل الأعمال باللغة الإنجليزية.

رسائل الأعمال باللغة الإنجليزية

لا يوجد شكل منظم لتأليف مثل هذه الرسائل. كل شيء يعتمد على الغرض من الرسالة ومن هو المرسل إليه. فيما يلي بعض التوصيات المختصرة للصياغة.

تاريخ الكتابة.

إذا كنا نكتب في الولايات المتحدة الأمريكية، فعند الإشارة إلى التاريخ نضع الشهر أولاً، ثم اليوم ثم السنة فقط. إذا كان إلى المملكة المتحدة، يتم إدخال التاريخ كما هو الحال في الاتحاد الروسي. في هذه الحالة، اكتب الشهر بالحروف لتجنب الالتباس.

تفاصيل المستلم.

• إذا كتبت لرجل فتواصل معه بهذه الطريقة: السيد (أدخل الاسم الأخير)؛
• إذا كانت المرأة متزوجة: السيدة (أدخل الاسم الأخير)؛
• إلى سيدة غير متزوجة: ملكة جمال (أشير إلى الاسم الأخير) ؛
• إذا كنت لا تعرف حالة السيدة: السيدة (أدخل الاسم الأخير).

تحديد العنوان.

الترتيب هو عكس الترتيب المقبول في الاتحاد الروسي: المكتب، رقم المنزل، اسم الشارع، الرمز البريدي، اسم الولاية (إذا كنت تكتب في الولايات المتحدة الأمريكية)، اسم المقاطعة واسم البلد (إذا كنت تكتب في المملكة المتحدة).

كيفية الاتصال بالمستلم.

المكالمات القياسية:

• سيدتي العزيزة؛
• سيدي العزيز؛
• سيدي العزيز او سيدتي؛
• عزيزتي السيدة؛
• عزيزي.

بعد العنوان نضع فاصلة (في حالة الكتابة إلى المملكة المتحدة) أو نقطتين (في حالة الكتابة إلى الولايات المتحدة الأمريكية). ليس من المعتاد وضع علامة تعجب.

موضوع.

تأكد من الإشارة إلى موضوع الرسالة، كما هو الحال في الاتحاد الروسي.

النص الرئيسي.

قسمها إلى فقرات. أو اكتب كل جملة على سطر جديد.

كيف تقول مع السلامة.

على سبيل المثال، مثل هذا: " نشكرك على المساعدة، نبقى لك حقًا"- شكرًا لك أيها المخلص...، على الرغم من أنها قد تكون أقل رسمية.

تسجيل التوقيع.

نضع توقيعنا تحت فقرة الوداع، ونشير إلى اسمنا الأول والأخير، واسم الشركة والمنصب.

تصميم التطبيقات.

إذا كنت تريد إرفاق أي مستندات، يرجى الإشارة إلى ذلك في نهاية الرسالة: " إنك."وقائمة التطبيقات.

ماذا أكتب بحرف كبير.

• الأسماء الأخيرة والأحرف الأولى؛
• أسماء الشركات؛
• أسماء المدن والولايات، وما إلى ذلك؛
• أي كلمات تشير إلى المنصب الذي يشغله؛
• الكلمات الأولى في الوداع؛
• عناوين الافتتاح.

قبل أن ننهي المحادثة، إليك بعض الأمثلة على رسائل الأعمال باللغتين الروسية والإنجليزية.

عينات من الرسائل التجارية باللغتين الروسية والإنجليزية

خاتمة

لتلخيص، أود أن أقول إن خطاب العمل هو أداة للتواصل في أي مجال من مجالات النشاط. إذا تمت كتابته بشكل صحيح، فإنه بالتأكيد سيقدم شركتك في ضوء إيجابي.

من ناحية أخرى، فإن الرسالة المكتوبة بشكل غير دقيق وبها أخطاء يمكن أن تدمر تماما الأعمال الواعدة. اكتب الحروف بشكل صحيح، وحاولنا أن نخبرك بكيفية القيام بذلك.