Главная Саморазвитие Hr бизнес процессы. Как отладить внутренние HR-процессы, на что обратить внимание

Hr бизнес процессы. Как отладить внутренние HR-процессы, на что обратить внимание

В законодательстве сферы трудовых отношений прослеживается устойчивый тренд к цифровизации. В частности, рассматривается перевод кадровых документов в электронный вид.

Решение «HR-процессы» позволяет перевести кадровый документооборот в электронный вид, сохраняя при этом возможность работы с бумажными документами. Решение встраивается в текущие процессы предприятия и становится удобным инструментом для управления персоналом.

Компании могут выбрать наиболее подходящий для себя подход:

классическая автоматизация бизнес-процессов. Позволяет ускорить бизнес-процессы организации, при этом кадровые документы хранятся в традиционном бумажном виде;
частичный перевод документов в электронный вид. В бумажном виде сохраняются только трудовые договоры, остальные кадровые документы становятся электронными;
полностью цифровое взаимодействие. Все кадровые документы создаются и хранятся в электронном виде.

Описание решения

Решение поддерживает работу как с бумажными, так и с электронными документами на всех этапах.

Рассмотрение кандидатов. Сотрудник отдела кадров может легко организовать встречу кандидата со всеми заинтересованными сотрудниками и согласовать ее результат.

Прием на работу. Создать комплект необходимых документов можно в один клик: трудовой договор, приказ о приеме сотрудника, заявление о присоединении к электронному взаимодействию и согласие на обработку персональных данных. Информация из системы подставляется в текст автоматически.

Переводы и увольнения сотрудников. Работник самостоятельно инициирует процессы с участием всех заинтересованных служб: административно-хозяйственного отдела, службы безопасности, бухгалтерии и др.

Оболожка модуля «HR-процессы»

Кадровые заявления. Сотрудники могут быстро оформить или перенести отпуск. Кроме того, можно настроить работу и с другими типами заявлений. Например, на материальную помощь, выплату пособия, изменение персональных данных.

Юридически значимое ознакомление. Специалисты кадровой службы могут быстро ознакомить персонал с приказами по личному составу с проставлением электронной подписи сотрудников.

Перечисленные процессы уже входят в стандартную поставку решения, однако круг задач ими не ограничивается. Решение адаптируется под потребности конкретной организации.

Бизнес-эффект

Решение повышает эффективность работы с персоналом и приводит к результатам:

для руководителя организации: компания значительно экономит на печати, хранении и транспортировке бумажных документов;
для директора по персоналу: HR-процессы ускоряются и становятся прозрачными на каждом этапе их жизненного цикла;
для специалистов кадровых служб: снижаются трудозатраты на прием, увольнение и перевод сотрудников, а также ускоряется поиск кадровых документов по работнику.

Эффективная работа по подбору персонала никак не может быть произведена без HR-процессов, которые лежат в самой основе. Human Resource – это не только испытания кандидатов в виде интервью, но и последующее обучение, адаптация к новому месту, установка мотиваций. Если все этапы запущены, то производительность компании с новым сотрудником значительно улучшится. Немного подробнее о каждом из них.

Организация управления кадрами

Обычному человеку не видны все действия кадрового агентства, которых на самом деле очень много. Ведь простая схема «Устройство на работу – Работа – Увольнение» включает в себя гораздо больше аспектов, если подбором персонала, конечно, занимается профессионалы. Ниже приведен список основных HR-процессов в компании, которые также могут иметь и свои подразделы:

Поиск кандидатов на должность.
Отбор сотрудников.
Адаптация работников к новому месту работу.
Оценка возможностей сотрудников.
Развитие навыков у персонала (в том числе обучение).
Управление карьерой.
Установки мотиваций путем оплаты.
Учет кадров.

Подбор персонала на предприятие

Большинство компаний все чаще выбирают в качестве новых сотрудников на свои вакансии молодые и неопытные кадры. Таким образом они ищут неподготовленных людей, которых будет проще обучить своим установкам и правилам, замотивировать и ввести в свой круг. Однако кадровая политика HR-агентств уверяет в обратном: человек, имеющий некий опыт и профессиональную подготовку будет куда лучше развивать сферу деятельности компании, просто его необходимо правильно направить.

Первый вариант с набором непрофессионалов подходит для некрупных организаций, таких как торговые точки, автозаправки и другие, обучив нового сотрудника лишь основам коммуникации с клиентами. Что же касается крупных предприятий, то здесь важно выбрать того, кто действительно будет и дальше развивать уже поставленный бизнес. Хорошей мотивацией для этого является продвижение по карьерной лестнице, премии и другие бонусы, предоставляемые компанией. Именно поэтому необходим так называемый фильтр при подборе персонала, который часто доверяют именно HR-агентствам.

Преимуществом этого процесса является то, что специалисты проводят ряд собеседований, в которых поэтапно выявляют сильные и слабые стороны человека. Только после полного прохождения конкурса, успешный кандидат переходит к следующему этапу – адаптации сотрудников.

Адаптация сотрудников на новом месте

Новый работник компании будет работать эффективнее, если его предварительно адаптировать к условиям работы. Помогает в этом процесс управления персоналом, называемый курсом ориентации. Во время этого курса в совершенно любой форме происходит погружение персонала в культуру предприятия.

Во время такого курса демонстрируются ценности компании, основы общения с клиентами, возможные конфликтные ситуации и пути выхода из них. При этом специалисты должны помнить о главном: клиенту совершенно неважно, кто его обслуживает – опытный работник или стажер. Для него всегда важно получить услугу в том виде, в котором предлагает компания. Соответственно в интересах любого кадрового агентства как можно лучше донести основные моменты до нового работника.

Обучение и развитие персонала

Еще одним немаловажным HR-процессом является обучение и дальнейшее развитие всех сотрудников компании. Необходимо, чтобы это происходило регулярно, особенно, если компания не стоит на месте, а постоянно внедряет и способы реализации задач. Данный этап включает в себя различные мероприятия:

производственные курсы;
школы с новаторскими методами;
курсы второй профессии или специальности;
факультеты повышения квалификации.

Каждый из методов способен повысить навыки персонала, а значит улучшить производительность всей компании. Это же немаловажно и для продвижения по карьерной лестнице индивидуальных сотрудников. Поэтому следует вовлечь в процесс всех работников, правильно замотивировать и проставить цели.

Оценка возможностей сотрудников

Следующим шагом в управлении персоналом становится его оценка. Очень важно не только затрачивать усилия и средства на обучение и развитие, но также понимать, что все это идет на пользу. Аттестации должны назначаться регулярно. Для этого необходимо собрать команду из независимых судей и провести ряд мероприятий.

По итогам аттестации руководство предприятия получает подробную справку о каждом сотруднике. Исходя из нее уже можно будет делать дальнейшие выводы – сохранить работника, назначить ему курсы повышения квалификации или же начать поиск нового кандидата на эту должность.

Карьерный рост или увольнение?

В работу кадрового агентства также входит и такой важный процесс, как увольнение сотрудника или же его продвижение вверх. В этом вопросе очень важно чувствовать тонкую грань и не дать повода другим сотрудникам беспокоиться о своем месте. Так, например, причина увольнения одного работника за совершение грубой ошибки, должна быть четко разъяснена остальным сотрудникам.

То же самое касается и повышения: не всегда тот или иной сотрудник, который хорошо владеет навыками продаж, сможет так же успешно выполнять руководящие задачи. Именно поэтому необходима помощь кадрового агентства, которое сможет профессионально распознать возможности работника для повышения эффективности всей компании.

Автоматизация HR-процессов – это важная составляющая сервиса кадровых агентств, которые должны присутствовать на любом этапе работы с персоналом. Не только подбор новых кандидатов, но и увольнение работников со стажем должны происходить под четким наблюдением профессионалов. Любая крупная компания, ценящая свое время и кадры, должна внедрять HR-процессы, как основу для лучшей производительности. Крупные международные предприятия уже давно отмечают связь работы HR-агентств с их успехом на рынке, а также общей удовлетворенностью сотрудников. Если персонал доволен своей работой, он будет оказывать максимальный сервис посетителям. Поэтому работа HR-департамента с персоналом гарантирует компании хороший сервис на выходе.

Как изменить HR-процессы: Видео

В IT-компаниях и банках множество разных процессов. И если разработку софта и создание дизайна еще можно успешно оптимизировать с помощью гибких методологий (если их правильно внедрить и использовать), то некоторые вещи Agile так же быстро ускорить не может. Например, HR-процессы. Со стороны кажется, что все просто, есть у ребят из отдела кадров софтинки для ведения кандидатов и сотрудников, и всё, чего тут сложного.

На самом деле, затыков и тормозов в этих процессах более, чем достаточно. В этом посте мы расскажем, как внедрение HR-роботов помогает нам в работе.

Важно сразу обозначить, что мы говорим не о каких-то роботизированных помощниках, не о натасканном боте в чате приложения и не о роботе-обзвонщике с женским голосом, предлагающем вакансии или кредиты. Мы говорим именно о инфоботах, которые берут на себя большую часть рутины современного HR.

В оперблок Альфа-Банка пришли представители Ernst & Young и предложили нам решение, платформу Blue Prism для создания роботов, и мы решили попробовать. Тогда, во время пилота, первых трёх роботов мы делали вместе с E&Y, а потом приобрели лицензию и начали делать их сами. E&Y провели базовое обучение, да и дело еще в том, что для создания такого робота не нужно каких-то специфических знаний, достаточно понимать, что такое блок-схема и какую последовательность действий нужно в нее вписать. В общем, любой, кто на уроках информатики работал с этими блок-схемами, или же играл с ребенком в LEGO Mindstorm, в состоянии написать робота на этой платформе после небольшого инструктажа.

Что такой робот делает и чем полезен

Полезен он, прежде всего, экономией времени живого сотрудника. Можно сходу перечислить ряд задач, которые смело можно отдать роботу.

Заказ пропусков. Сотруднику требуется проверить календарь, посмотреть, когда с каким кандидатом назначена встреча и где, заказать пропуск в нужный сектор здания, заполнив соответствующую заявку на корпоративном портале. Это если совсем на пальцах, потому что даже в этом процессе достаточно всякого, он один из самых длинных в работе.

Робот же, видя в календаре назначенную встречу, быстро делает все сам.

Family Function. Внутренний атрибут сотрудника, который необходим нам для формирования штатного расписания о локации денег. Сама схема тоже непростая и состояла из семи этапов, суммарно это могло занимать часов 8, с обходом каждой из систем. И надо было делать это ручками примерно раз в неделю. Де-факто один рабочий день в неделю уходил на это. Робот тратит на тот же самый процесс час-полтора.

Робот-табельщик . Как и многие другие, мы работаем со связкой E-staff+SAP. Робот прописывает айдишки для штатных должностей, табельный номер сотрудника и проставляет всё это в e-staff и SAP. Тут уже сложного мало, проблема в том, что это довольно однообразные механические действия и цепочка копипаста. То есть именно то, что можно отдать роботу.

И это притом, что у робота нет отпуска, выходных, мигрени и похмелья.

Суммарно же роботы закрывают сейчас почти десяток подобных процессов, где человеку приходится что-то монотонно заполнять и перепечатывать. Точнее, приходилось раньше. И если сегодня по большей части робот взаимодействует с SAP и E-staff, то в будущем мы планируем уйти от таблиц к базам данных, где будет храниться вся нужная информация для робота. К примеру, там постоянно обновляется информация по HR BP, по каким-то структурным подразделениям. Структура сейчас продолжает меняться, а вы представляете, какую уйму формальностей это всё за собой тащит.

Безопасность

С одной стороны, одним из самых сложных этапов в процессе внедрения таких роботов у нас были наши же собственные безопасники. Но мы смогли им все объяснить. С другой стороны, этот робот на деле представляет собой что-то типа автоматической учетки сотрудника. То есть это не использование API для прямого доступа к важным данным или чего-то подобного, нет, это именно имитация действий живого человека, который под своей учеткой может зайти в определенные разделы и выполнить определенные действия.

Получается, что риски тут такие же, как и в случае реального сотрудника. И не больше. Робот может на входе проверять запросы, которые к нему приходят. Например, запросил некто Иванов выполнить определенное действие в системе, а робот пошел и прочекал, есть ли у Иванова вообще такие полномочия, может ли он запрашивать подобное или нет. Если да, то ОК, работает. Если нет, то присылает отбивку, к кому из вышестоящих сотрудников надо обратиться по такому запросу.

Но безопасники зачастую довольно консервативные ребята. А тут им приходят и говорят, что вот у нас теперь будет такая новая автоматическая сущность, которая сможет и запросы отправлять, и пропуска заказывать, и доступ к финансовым данным определенный иметь. Персональные данные, конфиденциальная информация, а вдруг он как начнет это все сливать налево.

Робот, выполняющий все это, это набор инструкций. А инструкцию пишет человек, определенный сотрудник с определенным уровнем допуска.

Но все равно безопасникам было бы проще, делай мы все по старинке. Поэтому подобные инициативы мы сначала пилотируем на небольших масштабах, а потом, когда все всё проверяют и успокаиваются, раскатываем активнее.

Ограничения

Конечно, повесить на робота вообще все и пойти читать книжку не получится (пока), есть ряд ограничений. И большинство из них это ограничения самой платформы (Blue Prism) и положений конкретных лицензий на ее использование. Например, мы не можем запускать более одного робота на одной виртуальной машине, нельзя. Один робот - одна машина. Один робот может работать только на одном процессе, на двух и более параллельно тоже нельзя. Зато можно расставить приоритеты и прописать для него расписание, когда чего нужно делать. Это всё тоже из-за того, что это не какой-то программный процесс, напрямую работающий в системе, а имитация действий живого сотрудника с учеткой.

Например, с тем же пропуском. У нас в Альфе IBM Lotus, и для робота, заказывающего пропуска, есть соответствующая учетка с именем. Как внештатный сотрудник. Какое-то время мы согласовывали все это еще и с лотусистами, а потом отдельно договаривались с экономическими безопасниками, чтобы их не шокировали заявки на пропуск с этой учетки. И так для каждого робота - проанализировал процессы в работе, выявил те, которые можно отдать роботу, согласовал со всеми и написал робота.

Кстати, пока пишешь роботов для процессов, это помогает по-другому взглянуть на сами процессы. Найти какие-то лишние шаги, что-то сложить в один шаг вместо трех и так далее. В HR легаси ничуть не меньше, чем в IT, и оно может быть куда более бородатым. У нас так было с Family Function - пока писали инструкцию роботу, поняли, что пора сам процесс серьезно переписать.

Пишем робота

У каждого пользователя в системе есть админка Blue Prism, интерфейс создания робота вполне себе дружелюбен (понятное дело, для HR делали), похож на конструктор с рядом предзаполненных форм. Ну и, как мы писали выше, создание робота = создание блок-схемы его действий. Робот умеет считывать текст из полей в разных формах, поэтому прописываешь для него, в какую систему сходить, на какие поля смотреть, какие данные из этих полей выбирать и прочее. Ну и люди, работавшие с Visio, тоже быстро включаются в процесс.

В Blue Prism есть две основные рабочие сущности – процессы и объекты, сущности отвечающие за данные. Процесс запускается путем создания объектов, информация об исполнении записывается и хранится в очередях

Объекты запускаются с помощью визуального интерфейса. Кроме того, объекты могут интерпретировать код C#, J#, VB. Также можно производить insert в страницу браузера javascript. А для решения нестандартных и ресурсоёмких задач мы используем самописные объекты. Мы сделали так, что у нас есть роботы, которые отвечают за определенную работу и выполняют задания, присылаемые роботу на почту. Один робот разбирает письма, наполняет очереди. Следующие роботы начинают исполнять задания по данным из этих очередей.

При возникновении ошибок отправляются уведомления на почту, элементы очередей маркируются как ошибочные. А все падения отражаются в мониторинге.

Рабочее окно

Объект

Исполняемый код

Ребят из IT подключаем уже на последних этапах, когда робота уже запускают в бой. Плюс они его мониторят и тестируют. Потому что бывает, что какой-то робот вдруг начинает проводить какой-то процесс сильно дольше обычного - можно пойти и посмотреть, чего случилось и где затык. А мониторинг позволяет отслеживать, сколько задач и за какое время закрывает робот, чтобы потом представить это в денежном эквиваленте.

Кстати, о деньгах, мы сэкономили благодаря роботам около 2 миллионов рублей в год. По сути цифра небольшая, но это потому, что сами процессы у нас в HR не такие дорогие. А вот когда таких роботов делают для оперблока или Equation, где каждый процесс стоит ощутимо дороже наших, тогда и экономия будет соответствующей.

Самое главное, конечно, время. Если раньше по запросу живому человеку насчет изменения функциональной подчиненности надо было потратить около 6 минут, то сейчас робот, получая такой запрос, укладывается в минуту-полторы. Это на один такой запрос. А их много. Оформление компакета для кандидата занимало минут 10, робот делает за 2. И так везде.

И это не значит, что всё, злобные роботы (и алчные блок-схемы) отнимают работу у людей, что грядут массовые сокращения и прочее, нет. Это значит, что сотрудник вместо копипаста данных из таблички в табличку займётся чем-то куда более полезным, и уж точно более интересным.

Правила организационного менеджмента существуют объективно. Они во многом уникальны в каждой организации. Эти правила определяют (формализуют), КТО может инициировать процесс, КТО и на каком шаге, в каком порядке к нему подключается для выполнения тех или иных действий, КТО и чем завершает процесс. Причем эти КТО – не конкретные ФИО, эти КТО – позиции работников в организации!

Понятие позиции работника многогранно – по сути это ячейки в многомерном пространстве организации, которые могут занимать сегодня одни, завтра другие люди со своими ФИО. Это могут быть позиции в соответствии со штатным расписанием, линейной, матричной или иерархической моделью подчиненности, проектным участием, управленческим разделением ролей и функций, показателями профиля занимаемой должности, личными данными, личными результатами деятельности и т.д. и т.п. Иногда позиции могут определять даже просто персонифицированные управленческие обычаи, укоренившиеся в организации.

Все это “знает” (точнее сказать – должна “знать” по самому своему назначению) информационная система, поддерживающая организационный и персональный менеджмент. Обычно это HRM-система, она чаще всего и выступает базовым поставщиком информации по участникам процессов для BPM и ECM окружения. Теперь же, используя БОСС-Кадровик, можно не выходить за периметр HRMS, по крайней мере при автоматизации HRM-процессов.

БОСС-Кадровик, став процессной системой, объединил в себе богатейший учетный и расчетный функционал в области управления человеческими ресурсами с современными тенденциями цифровой трансформации предприятий и постепенного перехода к концепции Digital HRM.

Круг процессов кадрового менеджмента широк в любой организации, достаточно вспомнить базовые группы HRM-процессов:

Планирование и контроль отпусков
Планирование и контроль командировок
Планирование и контроль обучения и переподготовки
Планирование производственных задач и контроль их выполнения
Планирование и контроль временных затрат
Управление штатной, управленческой и оперативной расстановкой
Компенсационное планирование и контроль
Оценивание деятельности персонала и его премирование по результатам
Оценивание сотрудников и руководителей (на соответствие должностным профилям)
Прохождение адаптационных процедур и испытательного срока новыми сотрудниками
Участие в различных HR-программах, мероприятиях, опросах и анкетировании
Назначение прав доступа к различным ресурсам организации (включая ИТ-системы) на основе стандартных профилей занимаемых ими позиций.

Значительная часть этих процессов может быть полноценно реализована через заявочные кампании внутри организации (инициация – согласование – утверждение – фиксация) с роботизированными проверками со стороны ИТ-системы корректности контента заявки и хода процесса исполнения. БОСС-Кадровик уже в дистрибутивной конфигурации поддерживает процессы управления отпусками, командировками, отгулами, работой в выходные и праздничные дни. При этом может использоваться и динамическая маршрутизация (RBC). Располагая же встроенным универсальным процессным драйвером, БОСС-Кадровик дает принципиальную возможность поэтапно автоматизировать весь процессный слой в области HRM в любой организации.

Одним из важнейших компонентов слаженной работы любого крупного бизнеса является правильная организация управления персоналом. Когда сотрудники предприятия чувствуют себя комфортно на рабочем месте, это повышает их результативность и приносит пользу всему предприятию в целом. Поиском персонала и формированием команды на крупных предприятиях занимается HR-отдел.

С точки зрения сотрудников, работа HR-отдела сводится к упрощенной схеме «прием на работу – работа – увольнение», в то же время функции кадровой службы и количество бизнес-процессов в сфере управления персоналом не настолько ограничены, как кажется.

Пример бизнес-процесса - Выход на работу нового сотрудника:

Поскольку бизнес-процессы в HR являются внутренними для предприятия, то потребителем, на которого они направлены, является штатный сотрудник, а не клиент. Чтобы правильно сформировать процесс, важно иметь полную информацию о потребителе.

Перечислим основные кадровые бизнес процессы, каждый из которых может быть раздроблен на дополнительные этапы:

Пример бизнес-процесса - Подбор персонала :

Важным этапом модернизации современных предприятий с большим количеством сотрудников является внедрение механизмов автоматизации бизнес-процессов в HR.

Автоматизация бизнес-процессов HR

Автоматизация бизнес-процессов в HR имеет следующие преимущества:

Примеры популярных HR-процессов

Рассмотрим самые популярные бизнес-процессы в HR, автоматизация которых поможет повысить эффективность работы компаний с большим штатом сотрудников. Самый яркий пример – прием сотрудника на работу. За счет внедрения механизма автоматизации этот процесс будет выполняться следующим образом:

эффективно планируется и проводится серия собеседований с разными претендентами на должность;
подготавливается предложение о вакантной должности и контролируется статус решений, которые принимают кандидаты;
на e-mail отправляется приглашение на собеседование и его результат;
формируется резервный список кандидатов.

Пример бизнес-процесса – Увольнение сотрудника :

Не менее популярным бизнес-процессом, который требует внедрения автоматизированных систем, является заявка на отпуск. В режиме автомата могут обеспечиваться следующие процедуры:

учитываются заявки на отпуск сотрудников компании;
визируются заявки на отпуск непосредственным руководством работника;
данные об отпуске отображаются в расписании работника.

Пример бизнес-процесса – Заявка на отпуск :

Автоматизация работы HR не будет мешать ходу других актуальных бизнес-процессов компании, поскольку современные системы обладают мощными интеграционными возможностями и способны легко синхронизироваться с кадровыми, финансовыми и другие системами предприятия.

Примеры бизнес-процессов были построены в системе bpm’online от компании Террасофт, детальней на сайте - www.terrasoft.ru/crm/bpms