A társaság elnökének asszisztense munkaköri leírása. A vezető személyi asszisztense: felelősségek és feladatok

Munkaköri kötelezettségek asszisztens (asszisztens) főigazgató – ez elsősorban a cég vezérigazgatójának nyújtott segítség. Munkaköri leírás a főigazgató asszisztense (asszisztense) konkrét követelményeket tartalmazhat (például kettő ismerete idegen nyelvek) és a felelősségek. Mindenesetre a főigazgató asszisztensének (asszisztensének) minta munkaköri leírása segít a személyi dokumentum elkészítésében.

A főigazgató asszisztense munkaköri leírása
(Főigazgató-helyettes munkaköri leírása)

JÓVÁHAGYOM
vezérigazgató
Vezetéknév I.O. _________________
"________"_____________ ________ G.

1. Általános rendelkezések

1.1. A főigazgató asszisztense (asszisztense) a szakemberek kategóriájába tartozik.
1.2. A tisztségre a vezérigazgató asszisztensét (asszisztensét) nevezik ki, és a társaság vezérigazgatója végzésével mentik fel.
1.3. A vezérigazgató asszisztense közvetlenül a társaság vezérigazgatójának tartozik alá.
1.4. A főigazgató asszisztense (asszisztense) távolléte alatt jogai és kötelezettségei a szervezet végzése szerint más tisztségviselőre szállnak át.
1.5. Főigazgatói asszisztens (asszisztens) munkakör betöltésére olyan személy kerül kinevezésre, aki megfelel az alábbi követelményeknek: végzettség - felsőfokú vagy befejezetlen felsőfokú végzettség, hasonló munkakörben szerzett legalább egy éves gyakorlat, irodatechnikai ismeretek (fax, fénymásoló, szkenner) , nyomtató), szoftver Microsoft Office(Word, Excel), irodai munka.
1.6. A főigazgató asszisztensét (asszisztensét) tevékenységében a következők irányítják:
- az Orosz Föderáció jogalkotási aktusai;
- Vállalati alapszabály, belső munkaügyi szabályzat, egyéb előírások cégek;
- a vezetőség utasításai és utasításai;
- ezt a munkaköri leírást.

2. A főigazgató asszisztense (asszisztense) munkaköri feladatai

A vezérigazgató asszisztense az alábbi munkaköri feladatokat látja el:
2.1. Megtervezi a főigazgató munkanapját (értekezletek, hívások, fogadás stb.).
2.2. Megvalósítja technikai támogatás a főigazgató tevékenysége (fuvarozás, jegyrendelés, értekezletek szervezése, tárgyalások stb.)
2.3. Elkíséri a főigazgatót megbeszéléseken, kirándulásokon stb.
2.4. Részt vesz tárgyalásokon, üzleti megbeszéléseken, különleges fogadásokon; jegyzőkönyveket és egyéb dokumentumokat vezet, amelyek dokumentálják az értekezletek és tárgyalások előrehaladását és eredményeit.
2.5. A vezérigazgató megbízásából egyéni ügyeket egyeztet a dolgozókkal szerkezeti felosztások, közli velük a vezető utasításait, utasításait; ellenőrzi az utasítások és parancsok végrehajtását.
2.6. A vezérigazgató számára szükséges anyagokat, információkat összegyűjti, elemző, tájékoztató, referencia és egyéb anyagokat készít, és bemutat az igazgatónak.
2.7. Irodai munkát végez, átveszi a vezérigazgató által megfontolásra beérkezett levelezést, a vezérigazgató aláírására átveszi az iratokat, személyes nyilatkozatokat, vezeti azok nyilvántartását és nyilvántartását, és továbbítja a vezetőnek.
2.8. Időpontot egyeztet a vezetővel, megszervezi a látogatók fogadását.
2.9. A főigazgató megbízásából leveleket, kérelmeket és egyéb dokumentumokat készít.
2.10. Elvégzi a főigazgató által tartott értekezletek, konferenciák előkészítését (gyűjtemény szükséges anyagokat, értesíti a résztvevőket az ülés időpontjáról és helyéről, a napirendről, regisztrációjukról), vezeti és jegyzőkönyvet készít az ülésekről, ülésekről.
2.11. Ellátja a főigazgató egyéni hivatali megbízatását.

3. A főigazgató asszisztensének (asszisztensének) jogai

A főigazgató asszisztense (asszisztense) jogosult:
3.1. Információkat kapjon, beleértve a bizalmas információkat is, a kijelölt feladatok megoldásához szükséges mértékben.
3.2. Javaslatokat nyújtson be a vezetőségnek az Ön és a vállalat munkájának javítására.
3.3. Személyesen vagy a vezető nevében kérheti a vállalkozás osztályaitól és más szakemberektől a hivatalos feladatai ellátásához szükséges információkat és dokumentumokat.
3.4. Követelje meg a vezetést, hogy teremtse meg a teljesítéshez szükséges normál feltételeket hivatalos feladatokat valamint a társaság tevékenysége eredményeként keletkezett összes dokumentum biztonsága.
3.5. Hozz döntéseket a saját hatáskörödön belül.

4. Az asszisztens (asszisztens) felelőssége a főigazgató felé

A főigazgató asszisztense (asszisztense) felelős:
4.1. Hivatali kötelességeinek elmulasztásáért és/vagy idő előtti, hanyag ellátásáért.
4.2. A be nem tartásért aktuális utasításokat, az üzleti titkok és bizalmas információk megőrzésére vonatkozó utasítások és utasítások.
4.3. A belső munkaügyi szabályok megsértéséért, munkafegyelem, biztonsági előírások és ellenjavallatok tűzbiztonság.

Az asszisztens a cég arca, értékes alkalmazottja, aki minden munkafolyamatot ellenőrzése alatt tart, anélkül, hogy bármit is szem elől tévesztene, tudja, hogyan kell gyorsan kezelni a nehézségeket, konfliktusokat, problémákat, és minden szervezeti folyamatok. A menedzser asszisztens közvetlen főnöke, a jobb keze felügyelete alatt látja el munkafeladatát. Az asszisztens kolosszálisan sok különböző jellegű feladatot hajt végre, így felszabadítja főnökének idejét a kampány globálisabb feladataira.

A menedzser asszisztens munkaköri leírása

A munkaköri leírás egy olyan dokumentum, amely több kulcsfontosságú részt tartalmaz: a munkavállalók kötelezettségeinek, jogainak és felelősségeinek listája. Az utasítás, amelyet az asszisztensi állásra jelentkezőnek alaposan át kell tanulmányoznia és alá kell írnia, részletesen leírja, hogy mik a vezetőasszisztens feladatai.

Általános rendelkezések

Általában olyan személyek, akik felsőoktatás, legalább egy év munkatapasztalat, ismeri az alapokat jogszabályokkal rendelkezik, irodavezetői ismeretekkel rendelkezik, beszél idegen nyelveket, tud számítógépen dolgozni és gépelni Magassebesség. Az asszisztens igazgatói feladatokhoz bizonyos személyes tulajdonságok szükségesek:

• szorgalom, felelősségvállalás;
• műveltség, pontosság;
• stresszállóság, kezdeményezőkészség;
• tanulási képesség, kemény munka;
• pozitivitás, diplomácia;
• kitartás, kitartás;
• kommunikációs képességek;
• őszinteség, hűség;
• fegyelem, szervezettség.

Meghatározták a menedzser-asszisztens képesítési követelményeit szakmai színvonal, jóváhagyta a Munkaügyi Minisztérium 2015.06.05. 276n. A szabvány a következő követelményeket határozza meg a munkavállalókkal szemben:

• oktatás - középfokú szakirányú;
• kiegészítő oktatás— képzési program a szellemi foglalkozásúak számára;
• Nincsenek tapasztalati követelmények;
• A munkába bocsátásnak nincsenek különleges feltételei.

Funkciók

Szakmai szabványra van szükség ahhoz, hogy a munkáltató megértse a munkavállalóval szemben támasztott egyértelmű funkcionális követelményeket. De a törvény lehetővé teszi a választást a szabványok és a képesítési kézikönyvek követelményei között. A Munkaügyi Minisztérium 1998. augusztus 21-i 37. számú határozatával a Képesítési Névtár a vezető titkári beosztást tartalmazza. Ennek értelmében a menedzser-asszisztens munkaköri feladatai a következő funkciókra szűkülnek:

• a vállalkozás vezetőjének szervezési és adminisztratív tevékenységével kapcsolatos munka elvégzése;
• a cég nyilvántartásának vezetése, vezetői utasítások végrehajtása;
• a látogatók fogadásának, a hívások kezdeményezésének és a levelezés lebonyolításának folyamatának megszervezése.

Felelősségek

Nem nehéz megfogalmazni, hogy mi a feladata a szervezet igazgatói asszisztensének: a szervezet tevékenységének irányától függetlenül a menedzsment funkciói általában azonosak. Az asszisztens feladatai közé tartozik:

• személyes megbízások, főnöki kérések teljesítése;
• dokumentáció vezetése;
• a főnök elkísérése kirándulásokra és üzleti eseményekre;
• telefonhívások, levelezések és látogatók koordinálása és elosztása;
• hívások szervezése a menedzser számára;
• levelezés fenntartása papíron és digitálisan egyaránt;
• gyors döntések meghozatala sürgős helyzetekben és annak biztosítása, hogy mindenki irányítson információs bázis;
• munkahelyi rendezvények, kirándulások szervezése a vezető számára;
• figyelemmel kíséri az alkalmazottak feletteseiktől kapott utasítások és utasítások végrehajtását;
• a vezető biztosítása minden szükséges anyaggal, irodaszerrel és felszereléssel;
• szükség szerint részvétel a tárgyalásokon;
• cégbemutató szervezése.

jogok

Azt, hogy az igazgatóhelyettesnek milyen feladatai vannak, és milyen jogokkal ruházzák fel, a szervezet helyi szabályzata határozza meg. Többért magas színvonalú kivitelezés közvetlen munkavégzés a munkaköri leírásban, érdemes kijavítani a megfelelőt:

• javaslatokat tegyen munkájuk javítására, és a vezetést olyan projektekkel látja el, amelyek javítják a vállalat munkáját;
• követelje a munkaszerződésben aláírt jogainak betartását és a munkavégzéshez szükséges feltételek megteremtését;
• hatáskörükön belül döntéseket hoznak;
• kap mindent Szükséges dokumentumokÉs szükséges információ hivatali feladatok ellátásához szükséges.

A jogok listája a tevékenység típusától függően néha eltér.

Felelősség

Minden dolgozónak kötelessége, hogy megfelelően végezze munkáját. Miután a cég rögzítette, hogy a vezető asszisztensnek milyen feladatai vannak, és azokat a szervezet munkaköri leírásában és egyéb szervezeti szabályzatában rögzítette, a hűtlen kezelésért, alkalmatlanságért a munkavállaló felel. A felelősség mértéke meghatározott, és anyagi, fegyelmi és esetenként büntetőjogi felelősséggel jár a munkavégzés során elkövetett jogsértésekért. Az asszisztens felelőssége felmerülhet:

• anyagi kár okozása a szervezetben;
• hanyagság a munkában és a kötelezettségek teljesítésének elmulasztása;
• személyes ügyeket intézni munkaidő;
• a belső munkaügyi szabályzat, munkafegyelem, biztonsági és tűzvédelmi előírások be nem tartása;
• durvaság az ügyfelekkel, alkalmazottakkal és az udvariassági szabályok megsértése;
• hatáskörét meghaladó cselekvések.

A menedzser-asszisztens olyan pozíció, amely szinte minden orosz nagy- vagy középvállalkozás személyzeti struktúrájában jelen van. Az ezt a pozíciót betöltő szakembereket gyakran titkároknak tekintik, akiknek a funkciói és felelősségi köre nagyon korlátozott. De ez egy teljesen helytelen megközelítés a kérdéses pozíció sajátosságainak megértéséhez. A menedzser-asszisztens a legszélesebb körű hatáskörrel ruházható fel. Képzettségével és kompetenciájával szemben támasztott követelmények igen magasak lehetnek. Mik a kérdéses pozíció sajátosságai? Melyek a vezetői asszisztens tipikus jogai és kötelezettségei egy orosz cégnél?

A pozíció sajátosságai

Milyen pozícióról van szó - „vezető asszisztens”? Milyen feladatai vannak egy ilyen alkalmazottnak? A legtöbb esetben a „menedzser-asszisztens” beosztás titkárra vonatkozik. Ritka esetekben ez a kifejezés az igazgatóhelyettesi pozíciót jelöli - de ez általában jellemző a kis cégekre. Többé-kevésbé nagy vállalkozások A vezető személyi asszisztensének feladatai főként a titkári feladatokra korlátozódnak. Pontosan melyiket? Mindenekelőtt ez az irodai munka, a levelezéssel való munka, a különféle találkozók és egyéb rendezvények szervezésével kapcsolatos problémák megoldása, amelyekben a cég vezetője közvetlenül részt vesz. A vezetői titkár (asszisztens) feladataihoz szinte mindig hozzátartozik az irodai telefonhívások fogadása is.

Egyes esetekben a megfelelő pozíciót több típusra osztják. Így elsősorban teljesítő titkárok műszaki munka- a telefonhívások fogadását, a levelezés feldolgozását stb. referensnek nevezzük. A rendezvények szervezéséért és az irodai munkáért felelős szakembereket viszont irodavezetőknek nevezzük. Van egy olyan álláspont, amely szerint egy olyan pozíció esetében, mint például a vezetőasszisztens, a felelősség és a hatáskörök szélesebbek, mint a tipikus titkári tiszteknél. Ez különösen abban nyilvánulhat meg, hogy személyes jelenlétre van szükség olyan eseményeken, amelyeken a menedzser részt vesz - céges partik, üzleti tárgyalások, ünnepek. Ebben az esetben az asszisztens felelhet a menedzser által készített prezentációkért, vagy főnöke rendezvényen való részvételének arculati komponenséért. Megjegyzendő, hogy a munkafüzetekben a menedzser-asszisztens pozíciót leggyakrabban „titkárként” jelölik.

Követelmények vezető asszisztenssel szemben

Tekintsünk egy ilyen szempontot, mint a „menedzser-asszisztens” pozícióra jelentkezők jellemző követelményeit. Az adott munkakörben dolgozó munkavállalótól elvárt feladatok ellátása bizonyos készségeket és képzettséget igényel. Konkrét listájukat nagymértékben meghatározza a titkár tevékenységének munkaköri sajátosságai. Tehát, ha a menedzser-asszisztens tevékenysége elsősorban a felügyelői beosztásnak felel meg, akkor a követelmények ebben az esetben nem lesznek olyan szigorúak: középfokú végzettség, minimális munkatapasztalat, számítógéppel és irodai berendezésekkel kapcsolatos alapvető ismeretek. Ha viszont a menedzser asszisztens kompetenciája magában foglal néhány vezetői funkciót, akkor ebben az esetben a követelmények listája nagyobb lesz, és a munkaköri feladatok is többre terjednek ki. magas szint titkári állásra jelölt képesítése.

Egy tipikus készségkészlet, amellyel egy vezetői asszisztensnek a legtöbb esetben rendelkeznie kell: a gyakori idegen nyelvek ismerete, a dokumentumokkal, képekkel és prezentációkkal való munkavégzéshez szükséges népszerű számítógépes programokban való jártasság. A vezetői asszisztens képesítési követelményeinek fontos szempontja a személyes tulajdonságok. Ide tartozik az udvariasság, a figyelmesség, a jóindulat, a felelősségvállalás és az új problémák megoldására való készség. A menedzser-asszisztens pozícióra pályázók preferált életkora sok szervezetben a 18-35 év. De természetesen vannak olyan vállalkozások, amelyek különösen értékelik az alkalmazottak tapasztalatait, és ezért szívesen alkalmaznak sokkal idősebb embereket.

Sok cég ugyanakkor előszeretettel toboroz nagy tapasztalattal nem rendelkező szakembereket olyan munkákra, amelyek a vezetőasszisztensekre jellemző feladatok ellátásával járnak. Ennek oka lehet annak az üzleti szegmensnek a sajátosságai, amelyben a vállalat működik. Bizonyos esetekben jobb, ha egy alkalmazottat egy olyan cégben való munkavégzésre képeznek ki, amely viszonylagosan a semmiből nyitotta meg az okostelefonok és táblagépek mikroprocesszorainak első orosz gyártását, belemerülve egy ilyen csúcstechnológiás üzlet minden szükséges árnyalatába. szegmensben, mint megpróbálni elmagyarázni egy tapasztalt embernek, hogy a régi megoldási módszerek bizonyos esetekben nem működnek.

Fő feladatai

Tekintsük részletesebben azokat a felelősségeket, amelyek egy ilyen asszisztens vezetői pozícióra jellemzőek. Fentebb megjegyeztük, hogy ezek nagyrészt a titkári funkciókra csapódnak le. De ez nem mindig van így. Gyakran előfordul, hogy egy cég vezetőjének asszisztense, főleg ha arról beszélünk egy nagy szervezetről, részt vesz a legfontosabb vezetői döntések meghozatalában. Kísérheti azokat a tárgyalásokat, amelyeken a főnök is részt vesz - és nem csak technikai szempontból, hanem bekapcsolódhat a vonatkozó párbeszédekbe, véleményt nyilváníthat, tanácsot adhat.

A menedzser számos esetben átruházhatja bizonyos funkcióit asszisztensére – például a vállalati csapat tájékoztatása minden jelentős eseményről. vezetői döntések. Természetesen a szóban forgó munkakörben dolgozó alkalmazott gyakran a főnöke tevékenységének kényelmének biztosításával kapcsolatos munkát végez - az irodájában optimális mikroklíma biztosítása szempontjából mindig van úgymond friss tea, így a fő a menedzser által használt berendezés stabilan működik.

Üzemmód

Tehát most már tudjuk, mik azok a munkaköri feladatok, amelyek egy ilyen pozíciót vezető asszisztensként jellemeznek. Következő feladatunk a megfelelő munkakörben dolgozó munkavállaló munkarendjének sajátosságainak tanulmányozása. Természetesen az asszisztens általános esetben a Munka Törvénykönyve által meghatározott beosztás szerint, azaz 8 órás munkanap keretein belül, heti 5 napon látja el feladatait. A gyakorlatban azonban jelentős eltérések lehetségesek a megfelelő rendszertől. Hasonló forgatókönyvek lehetnek jellemzőek egy olyan pozícióra, mint például a vezetői asszisztens, akinek további felelősségei vannak.

A helyzet az, hogy az ebben a pozícióban dolgozó szakember nemcsak cége ügyeiben, hanem a belső vállalati tevékenységgel nem közvetlenül összefüggő problémák megoldásában is részt vehet. Így üzleti utakra, szemináriumokra, konferenciákra egy megfelelő jogosítvánnyal rendelkező asszisztenst lehet küldeni. A munkavállaló bizonyos közvetítői feladatokat is elláthat felettese és más szervezetekben dolgozó vezetői között - például a dokumentumáramlás vagy a megvalósítás terén. közös projektek. Az ilyen problémák megoldásának munkarendje természetesen messze lehet attól, amit a Munka Törvénykönyve előír. Valójában szabálytalanná válik, gyakran hosszabb, mint a szokásos 8 óra.

Nézzük meg, hogyan nézhet ki egy vezető asszisztens munkaköri leírása. A vonatkozó dokumentum szerkezete általában az általános rendelkezésekkel kezdődik. Jelezhetik, hogy a menedzser asszisztens a szakemberek kategóriájába tartozik. Így már helyi jogforrás szintjén rögzítheti egy cég azt, hogy a szóban forgó munkakörben nem vezető (nem igazgató-helyettes). Valószínűleg - titkárnő vagy például személyi asszisztens egy menedzserhez, további felelősséggel.

Asszisztens munkaköri leírása: általános rendelkezések

BAN BEN " Általános rendelkezések» a munkaköri leírás tartalmazhat nyelvi tükrözést is képesítési követelmények szakemberhez. Például egy menedzser asszisztensnek rendelkeznie kell szakmai oktatásés némi munkatapasztalat. Néha a munkaköri leírás ugyanazon része meghatározza azt az üzleti területet, amelyen kívánatos, hogy egy személy rendelkezzen működési tapasztalattal.

Az „Általános rendelkezések” kimondja alapvető kompetenciák munkavállaló. Kifejezhetőek a vállalkozás vezetési struktúrájának, a foglalkoztató cég belső és külső politikájának ismeretében, a vállalat hatóságokkal és más szervezetekkel való kommunikációs elveiben, az irodai munkát jellemző szabványokban, szabályokban. üzleti kommunikáció, valamint a vállalat belső munkaügyi szabályzata.

Az asszisztens munkaköri feladatai

Az utasítások következő kulcsfontosságú része a „Munkaköri kötelezettségek”. Mik a sajátosságai? Ez a rész főként a menedzser-asszisztens funkcionális feladatait rögzíti. Ezek lehetnek: a főnök munkanapjának megtervezése (megbeszélések, hívások, interjúk tekintetében), a vezetői munka technikai támogatásának megszervezése (szállítás megrendelése, üzleti megbeszélések szervezése tekintetében), üzleti utakon való részvétel, üzleti tárgyalások, jegyzőkönyvek és egyéb dokumentumok vezetése, a vállalatvezetők és a vállalat egyéb struktúrái közötti interakció biztosítása, a kormányzati szervekkel való kommunikáció fenntartása.

Asszisztensi jogok

A munkaköri leírás mindig tartalmazza azokat a jogokat, amelyek a vezető asszisztenssel rendelkeznek. A munkakör sajátosságaiból adódó felelősségeket mindig a megfelelő preferenciák egészítik ki. Tehát milyen jogai vannak egy munkavállalónak a kérdéses pozícióban? Érdekes módon a vállalatvezető asszisztensének feladatai szorosan összefüggenek velük. Például bizonyos dokumentumok aláírásának és jóváhagyásának joga az ilyen forrásokkal való időszakos munka szükségessége kapcsán merül fel. Példa a megfelelő pozícióban lévő munkavállaló további jogára, hogy az azonnali vezetéstől, valamint a vállalat más szakembereitől kérjen szükséges információ dokumentumokba való felvételére. A menedzser-asszisztensnek joga van megkövetelni a főnöktől is, hogy kényelmes munkakörülményeket biztosítson. Egy személy munkaköri kötelezettségei magukban foglalhatják dokumentumok rendszeres küldését és fogadását – és ezeknek az eljárásoknak különféle technikai eszközöket. A titkárnak joga van elvárni, hogy ezekhez teljes hozzáférést biztosítson.

Asszisztensi felelősség

Megvizsgáltuk tehát, hogy mik a felelősségi köre egy menedzser-asszisztensnek, és milyen jogai lehetnek. De a legtöbb, a kérdéses profil szakembereinek munkaköri leírásában van még egy szakasz - „Felelősség”. Milyen megfogalmazás lehet benne? A menedzser-asszisztens leggyakrabban a következőkért felelős: a szóban forgó utasításokban előírt feladatok nem megfelelő végrehajtása, de az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvében meghatározott korlátok között; a tevékenysége során általa elkövetett bűncselekmények - ismételten az orosz jogszabályok korlátain belül; a vállalatnak okozott kárért - az Orosz Föderáció Munkaügyi és Polgári Törvénykönyvében, valamint más jogforrásokban megállapított határokon belül.

Összegzés

Tehát megvizsgáltuk az ilyen pozíció sajátosságait, mint asszisztens menedzser, azokat a felelősségeket és követelményeket, amelyek ezt a pozíciót jellemzik a vállalat személyzeti struktúrájában. A megfelelő munkát végző szakember leggyakrabban titkári feladatokat lát el, de lényegesen szélesebb hatáskörrel is rendelkezhet. Ritkán az igazgatóhelyettesi beosztásnak felel meg a „vezető asszisztens” fogalma, de ez elsősorban a kisvállalkozásokra jellemző.

A „menedzser-asszisztens” kifejezés „klasszikus” értelmezésében a megfelelő pozícióban lévő személy munkája közel állhat az asszisztensi, ügyintézői vagy például irodavezetői funkciókhoz. BAN BEN munkakönyv a menedzser-asszisztenst valószínűleg „titkárnak” vagy „asszisztensnek” írják, bár természetesen sok múlik az adott szervezetben elfogadott vállalati normákon.

A legtöbb menedzser tevékenységét jellemzi, hogy a kérdéses profilhoz tartozó szakembereket munkába kell hívni orosz vállalkozások. Hatékony munkavégzés a felsővezető attól függ, hogy asszisztense mennyire fogja megoldani a problémáit – látszólag másodlagosnak a gyakorlati vállalatvezetés szempontjából, de valójában rendkívül jelentős a szervezet számára. A cégvezető által irányított csapat kommunikációs struktúrájában a titkári munka a legfontosabb.

Vegye figyelembe, hogy sok vállalat több igazgatóhelyettes kinevezését alkalmazza egyszerre. Azonban mindegyik státusza és hatásköre eltérő lehet. Egy szakember a titkári feladatokért felelhet, egy másik irodavezető, egy harmadik pedig kísérheti a vezetőt a rendezvényeken. Ugyanakkor a HR vezetők gyakorolhatják a munkavállalók felcserélhetőségét az érintett tevékenységi területeken belül.

A menedzser asszisztens szakma a termelésirányítás szempontjából jelentős. A szakember elfoglalt szervezési kérdések gazdálkodó szervezet tevékenységeinek koordinálása terén. Munkaköri feladatai ellentmondásosak és kétértelműek. Ezeket a társaság vezetője minden vállalkozásnál egyedileg állapítja meg, figyelembe véve tevékenységének sajátosságait, a vezetőség hatáskörét és vágyait.

Szakmai asszisztens menedzser

A szakember feladatait gyakran összekeverik a titkári vagy irodavezetői feladatokkal. A valóságban azonban ez különböző szakterületek, amely különféle jogokat, kötelezettségeket és esetlistát javasol.

A menedzser asszisztens a felelős szervezési tevékenység cégek. Feladatai közé tartozik a partnerekkel és ügyfelekkel való találkozók koordinálása is. Az igazgatónak joga van feladatai egy részét a munkavállalóra ruházni, feltéve, hogy azokat az adminisztratív dokumentáció rá ruházza. A menedzser-asszisztens munkaköri feladatai közé tartozik az alábbi munkák elvégzése:

• találkozók ütemezése;
• üzleti utak szervezése;
• papírmunka;
• a hatáskörébe tartozó dokumentumok záradékolása vagy aláírása;
• normál légkör biztosítása a csapatban;
• telefonbeszélgetések lefolytatása;
• írószerek vásárlása;
• Tárgyalás.

Szabványos felelősségek

A menedzser-asszisztens munkaköri leírása tartalmaz egy listát szabványos feladatokat amelyet a munkavállaló köteles teljesíteni. Egy gazdálkodó szervezet irodai munkájának megszervezéséhez kapcsolódnak. A munkavállaló tevékenységi köre le lehet szűkíteni a csak a vállalat vezetői csoportját érintő okirati kérdések megoldására.

A menedzser-asszisztens munkaszerződésében mindig van félreértés, mivel nincs egyértelműen szabályozva, hogy pontosan mik a munkavállaló feladatai.

Egy lemez alkotja, amelyet nem csak szakmai feladatokat, hanem a vezetőség személyes utasításait is. Egyes vállalkozásoknál a szakemberek koordinálják tevékenységét, munkatervet készítenek, találkozókat készítenek a látogatók számára, megbeszéléseket ütemeznek, emlékeztetik az igazgatót az eseményekre és a konkrét tevékenységek szükségességére, valamint munkatervet készítenek számára. Az asszisztens feladatai közé tartozhat még a társaság nevében történő levelezés, a gazdálkodó szervezet érdekében telefonbeszélgetés, valamint az igazgatók kérésére információkeresés.

További kötelezettségek

A menedzser-asszisztens pozícióra való jelentkezéskor ne számítson arra, hogy a felelősségi körök az interjún egyeztetett standardra korlátozódnak. A szakembernek ismernie kell a szakma sajátosságait, és készen kell állnia arra, hogy a menedzsment utasításai szerint vállaljon kötelezettségeket. Megvalósításuk további ismereteket, képzettséget igényelhet, sőt, magában foglalhatja fizikai munka, amely a vészhelyzetek megelőzése vagy megszüntetése szempontjából releváns.

A szakemberrel szemben támasztott követelmények és munkaköri feladatai

Az asszisztens megbízható azzal, hogy figyelemmel kísérje a vállalkozás munkavédelmi állapotát és a tűzvédelmi szabályok betartását a munkavállalók részéről. Az ilyen feladatokkal való megbirkózás érdekében további képzésen kell részt vennie.

Olvassa el még: Benzinkút-kezelő munkaköri leírása

A menedzser asszisztens idegennyelv-tudását szívesen látjuk, melyet a tárgyalások során tud alkalmazni. Gyakran bizalmas jellegűek, aminek következtében a vezetőség nem kíván külső fordító szolgáltatásait igénybe venni, hogy ne hozzon nyilvánosságra információkat. Ilyen helyzetekben az asszisztensnek el kell kísérnie a vezetőt üzleti utakra, amelyeket leggyakrabban magának kell megszerveznie. Az ő feladata lesz a jegyvásárlással, üzemanyaggal, taxirendeléssel és szállodabejegyzéssel kapcsolatos mindennapi kérdések megoldása. Ezenkívül meg kell oldania minden dokumentumfilmes kérdést és a másik városban vagy országban éléssel kapcsolatos problémákat.

Szakmai követelmények

A szakemberrel szemben támasztott követelményeket a vezetőség szakmáról alkotott elképzelésének megfelelően alakítják ki.

Leggyakrabban úgy tekintik, mint vezető pozíciót pályakezdési lehetőséggel. Az igazgató, aki hozzáértő szakembert szeretne asszisztensében látni, vezetési és adminisztrációs gyakorlattal rendelkező személyt keres. Tovább nagyvállalatok, a vezetőség kiválaszt egy asszisztenst, aki rendelkezik ismeretekkel a jogi területen.

Funkcionális felelősségek

A rábízott feladatok hatékony ellátásához a szakembernek rendelkeznie kell az irodai programokkal való munkavégzésben, írástudással és gyors szövegírással. Idegen nyelvek és számítógépes programok ismerete üdvözlendő, ami hasznos, vagy akár szükséges is lehet a cégvezetés tevékenységének segítésében.

A menedzser-asszisztens feladatai közé tartozhat a levelezés fenntartása és az iratáramlás megszervezése, amely kötelezi az üzleti feltételekben és a hivatali eljárásokban alkalmazott etikett alapjainak ismeretére. A tárgyalásokhoz fontos ismerni a hatályos jogszabályokat és folyékonyan beszélni.

A szakemberrel szemben támasztott alapvető követelményeket a vezető kiegészítheti a vállalat tevékenységének sajátosságaival és a szakember munkájának árnyalatainak személyes megértésével. Előfordulhat, hogy a jelentkezőnek felsőfokú képzésben kell részt vennie vagy üzleti végzettséggel kell rendelkeznie.

Személyes tulajdonságok

A pozíció sajátosságai meghatározzák a tulajdonos személyes tulajdonságaira vonatkozó követelményeket. A szakember a munkáltató közvetlen felügyelete alatt működik, aminek következtében neki kell elsőként elviselnie haragját, amelyet nemcsak a személyesen végzett munka, hanem a beosztott munkavállalók tevékenysége miatti elégedetlenség fejez ki. neki. Normálisan érzékelni konfliktushelyzetek, szükség van egy olyan tulajdonságra, mint a stresszállóság.

A szaktudással szemben támasztott követelmények

Valószínűleg a vezetőség arra törekszik, hogy számos feladatát asszisztensre hárítsa, ezért fel kell készülni a multitaskingra, amely több feladat magas színvonalú és hozzáértő párhuzamos mérlegelésével és megoldásával jár. A munkavállalónak fel kell készülnie arra, hogy gyakran túllép az üzleti együttműködés keretein.

A menedzser-asszisztens munkaköri leírása képet ad a kijelölt pozícióra pályázó munkavállaló feladatainak listájáról. A DI jogilag jelentős dokumentum. Négy alap- és több kisebb részből áll, és egyben a társaság egyik legfontosabb belső, munkaügyi kapcsolatokat szabályozó dokumentuma.

Munkaköri leírás minta vezető asszisztens számára

1. Alapvető rendelkezések

1. A vezető asszisztens felvétele és elbocsátása a cégvezető utasítására történik.
2. Az asszisztens operatívan az illetékes vezetőnek van alárendelve.
3. Kényszer távollét (betegség, üzleti út stb.) ideje alatt az asszisztens feladatait ideiglenesen a cégvezető titkára látja el.

A menedzser asszisztensnek meg kell felelnie a következő képesítési követelményeknek:

1. teljes felsőfokú végzettség;
2. Asszisztensi, titkári vagy vezetői asszisztensi munkakörben szerzett tapasztalat;
3. az irodai berendezések és számítógépes programok alapjainak ismerete;
4. jó üzleti angol nyelvtudás.

A menedzser asszisztensnek meg kell értenie:

• az irodai munka alapvető normái;
• a céges partnerekkel való tárgyalás alapjai;
• az irodában keresett számítógépes programok;
• üzleti angol olyan szinten, amely elegendő ahhoz, hogy segítse az igazgatót a tárgyalásokban és a levelezésben;
• a bejövő és kimenő levelezés áramlásának fenntartása az általánosan elfogadott üzleti normák szerint;
• a társaság hatáskörébe tartozó kérdéseket szabályozó belső dokumentumok;
• a vállalat hierarchiája és szerkezete;
• gyorsírási technikák;
• Orosz nyelvű szabályok a hibamentes dokumentációra vonatkozóan;
• irodai berendezések használatának szabályai;
• szabványoknak üzleti etikett.

A menedzser asszisztenst a következők irányítják:

• az Orosz Föderáció jelenlegi törvényei;
• a társaság belső dokumentumai;
• pontjait ennek a munkaköri leírásnak.

2. Funkciók

A menedzser asszisztens feladatai:

1. A vezető segítése a tárgyalásokon, megbeszéléseken.
2. Tevékenységek koordinálása más vezetők asszisztenseivel közös munkatalálkozók és konferenciák szervezése érdekében.
3. A dokumentumok és a levelezés áttekintése a vezető titkárával, valamint annak kezdeti feldolgozása.
4. A menedzser segítése a külföldi partnerekkel való találkozókon és kommunikációban.
5. A látogatók optimális fogadásának megszervezése.
6. Segítségnyújtás a vezetőnek üzleti ütemtervének megtervezésében.
7. Összefoglalók és egyéb dokumentumok készítése értekezletek, konferenciák eredményei alapján.
8. Vezetői utasítások közlése a cég dolgozóival hatásköre keretein belül.
9. Munkafeladatok végrehajtása a vezetőtől.
10. A vezető helyettesítése az üléseken kényszertávolléte alatt az ő hatáskörébe tartozik.
11. A dokumentumáramlás helyességének ellenőrzése saját hatáskörben.
12. Információgyűjtés, iratok készítése a vezető megbízásából, hatáskörében.
13. Intézkedések biztosítása a vezető irodájának és munkahelyének működőképességének fenntartására.
14. A vezető tájékoztatása arról lehetséges problémákat a társaság tevékenységében.

3. Felelősség

A menedzser asszisztensnek a következő feladatai vannak:

1. A vállalkozást illetéktelen cselekménye miatt - a munkajogban meghatározott keretek között - ért kárért.
2. Belső cégadatok nyilvánosságra hozataláért és egyéb üzleti normák megsértéséért - a törvényben és a cégdokumentumban meghatározott keretek között.
3. Munkafunkciók hibás ellátásáért - a cég vonatkozó hivatalos dokumentumaiban meghatározott határokon belül.
4. A hivatali feladatok ellátása során elkövetett jogszabálysértésekért - a hatályos jogszabályok szerint.

4. Jogok

A munkafeladatok ellátásához a vezető asszisztenst a következő jogok illetik meg:

1. Tájékoztassa a vezetőt a munkafeladataik ellátásának optimalizálásának lehetőségeiről.
2. Megkapja a cég hivatalos dokumentumait, ideértve a bizalmas dokumentumokat is, amelyek feladataik sikeres ellátásához szükségesek.
3. Az Ön hatáskörén belül információkat kaphat a vállalat más alkalmazottaitól.
4. Adjon utasításokat a vezető nevében, abban az esetben, ha megfelelő közvetlen utasítást kapott.
5. Jóváhagyja a dokumentumokat a saját hatáskörén belül.
6. Figyelemmel kíséri a vezető vonatkozó munkamegbízásainak a vállalat alkalmazottai általi végrehajtásának folyamatát.
7. Vegyen részt a vezető munkamegbeszélésein.
8. Átmeneti távolléte esetén képviseli a vezetőt az üzleti megbeszéléseken.
9. Követelni a cégvezetéstől a munkafeladataik minőségi ellátásához szükséges feltételek megteremtését.
10. Jutalomban és jutalomban részesül a szervezet szabályai szerint.

Miért van szüksége munkaköri leírásra?

Az utasítás egy szabványos vállalaton belüli dokumentum, amely a munkavállalók közötti munkakapcsolatok kiépítéséhez kapcsolódik. Lehetővé teszi a vezető asszisztens funkcióinak és felelősségi körének egyértelmű meghatározását. Emellett jogilag jelentős dokumentumként segít meghatározni a felek álláspontját az esetleges jogvitákban.

Egy menedzser számára a DI, ha helyesen fogalmazták meg, jó eszköz a problémamentes munkakapcsolat kialakítására asszisztensével. Ez a dokumentum pedig segít az asszisztensnek abban, hogy beazonosítsa munkaköri feladatai és felelősségi körét, amelyeket a felvételkor elvárnak tőle.

Mind az asszisztens, mind a vezető számára rendkívül fontos szerepet töltenek be az instrukciók, amelyek a munkahelyi konfliktusok következményeinek minimalizálását jelentik.

Mit kell figyelembe venni a CI írásakor

A munkaköri leírás egységes formáját jogszabály még nem írta elő. Ez teret nyit a cégek számára, hogy kreatívak legyenek, különösen a munkaköri leírásokban. Vannak azonban általánosan elfogadott szabványok a DI írására, ezek főként a szakaszok számára és nevére vonatkoznak:

A felsorolt ​​elemekhez további tételek is hozzáadhatók, amelyek például a munkakörülmények leírását tartalmazzák. Beépítésük megvalósíthatóságát a cég vezetése határozza meg.

Alapvető rendelkezések

Itt szerepelnek a munkavállaló képesítési követelményei. Az asszisztensi munkakörhöz fontos lesz megemlíteni az irodai eszközök kezelésében szerzett tapasztalatot, a szükséges számítógépes programkészletet, valamint szükség esetén a jó idegennyelv-tudást. A rész szabványosan megemlíti azt is, hogy ki veszi fel az asszisztenst, és kinek számol be, valamint azt is, hogy feladatai ellátása során mire kell ügyelnie.

Ha az igazgatónak több asszisztense van, akkor jobb, ha mindegyikükhöz DI-t készít, megjelölve a konkrét egyéni felelősségeket.

Funkciók

Ennek a szakasznak az a célja, hogy a lehető legrészletesebben felsorolja azokat a funkciókat, amelyeket egy vezető asszisztenstől elvárnak. Általában egy sor olyan felelősséget írnak le, amelyek közel állnak a titkári feladatokhoz, de inkább az emberekkel való kommunikációhoz kapcsolódnak, és kevésbé kapcsolódnak a bejövő hívások és levelek feldolgozásához. Fontos figyelembe venni a cég munkájának sajátosságait is, hiszen nem mindenhol kötelező az angol.

Sok vállalatnál a vezetői asszisztensek feladatait titkárok vagy asszisztensek látják el. Ezért világosan le kell írni, hogy maga a vezető mit vár el az asszisztenstől: helyettesíti a titkárt, vagy ellát majd néhány további feladatot.

Felelősség

A szakasz felvázolja a munkavállalók felelősségét az orosz törvények és a vállalati szabályok megsértése, az adatok nyilvánosságra hozatala és egyéb jogsértések esetén. Általában a szakasz nem jelöl meg konkrét felelősségi intézkedéseket, mert csak munkaügyi és jogi eljárások során határozhatók meg érdemben.

jogok

Ez a vezetőasszisztens jogainak összességét írja le. Általában meglehetősen szabványos, és csak a vállalat sajátosságai és egy adott asszisztens felelőssége miatt különbözik.

Az utasítások elkészítése és jóváhagyása után az asszisztensek számával megegyező mennyiségben nyomtatják ki. Általában céges fejléces papírra nyomtatják, így megkímélve magát a cégre és annak igazgatójára vonatkozó adatok dokumentumba bevitelével járó felesleges fáradságoktól. Tovább végső szakasz az aláírásokat és azok átiratát maga a vezető és asszisztense is elhelyezi. Azon személyek aláírása is hozzáadható, akikkel ebben a kinevezésben megállapodtak. Ebben a dokumentumban nem kötelező a cégpecsét.

A menedzser asszisztens munkaköri leírása

A munkaügyi kapcsolatok ésszerűsítése érdekében a vezető asszisztens munkaköri leírása készül. A dokumentum jelzi funkcionális felelősségek, felelősség, munkavállalói jogok.

A „menedzser-asszisztens” pozíciót a különböző szervezetekben eltérően lehet nevezni: az igazgató személyi asszisztense, vezető asszisztens, titkár.

Minta a vezető asszisztens tipikus munkaköri leírásából

ÉN. Általános rendelkezések

1. A beosztásba vezető asszisztens kerül kinevezésre és felmentésére a szervezet vezetőjének rendeletével.

2. A menedzser asszisztens közvetlenül a cégvezetőnek tartozik alárendelni.

3. A vezető-helyettes távollétében jogai és funkcionális kötelezettségei más tisztségviselőre szállnak át, a szervezetre vonatkozó utasításban foglaltak szerint.

4. Vezető asszisztens munkakörbe felsőfokú végzettséggel és legalább egy éves hasonló munkakörben szerzett gyakorlattal rendelkező személy kerül kinevezésre.

5. A menedzser asszisztenst tevékenysége során a következők irányítják:

• az Orosz Föderáció jogszabályai;
• A társaság belső munkaügyi szabályzata, alapszabálya és egyéb szabályzatai;
• a vezetőségtől kapott utasítások és utasítások;
• ezt a munkaköri leírást.

6. A menedzser asszisztensnek tudnia kell:

• a szervezetben a dokumentumok kezelésére megállapított eljárás;
• szabályokat üzleti kommunikációés etikett;
• a jelentési dokumentáció vezetésének eljárása;
• irodai berendezések és kommunikációs eszközök használatának szabályai;
• a szövegszerkesztőben, táblázatkezelőben való munkavégzés alapjai;
• az irodai munka alapjai;
• a vállalat szervezeti felépítése;
• szerződéskötési és -végrehajtási eljárás.

II. A vezető asszisztens munkaköri feladatai

A menedzser asszisztens a következő funkcionális felelősségekkel rendelkezik:

1. A vezető munkanapjának megtervezése: megbeszélések, látogatások, hívások, fogadások és egyéb tevékenységek ütemtervének kidolgozása és koordinálása.

2. A vezető személyes kísérete megbeszéléseken, fogadásokon és kirándulásokon.

3. Technikai támogatás a menedzser munkájához: jegyrendelés, szállítás; tárgyalások és találkozók szervezése.

4. Az ülések, ülések, tárgyalások menetét, eredményeit rögzítő jegyzőkönyvek és egyéb dokumentumok vezetése.

5. A szervezeti utasítások, vezetői utasítások strukturális részlegeinek dolgozóinak tudomására hozatala és végrehajtásának ellenőrzése.

6. Információgyűjtés, elemző, tájékoztató, referencia- és egyéb jelentések készítése és vezetése.

7. Irodai munka lebonyolítása, a vezetőnek küldött levelezés fogadása.

8. Látogatók regisztrációja személyes találkozóra a vezetőnél, fogadásuk szervezése.

9. Iratok, aláírási kérelmek vezető általi átvétele, nyilvántartása, elszámolása és átadása a vezetőnek.

10. Levelek, kérelmek és egyéb dokumentumok elkészítése a vezetőség nevében.

11. A vezető által tartott értekezletek, értekezletek, értekezletek előkészítése. A szükséges anyagok összegyűjtése, a résztvevők értesítése az időpontról, helyszínről és napirendről.

12. A vezető hatósági megbízásainak ellátása.

III. jogok

A menedzser asszisztensnek joga van:

1. A kijelölt feladatok elvégzéséhez szükséges mennyiségű információ megszerzése.

2. Küldjön javaslatokat a vezetőségnek munkájuk javítására és a cég tevékenységének racionalizálására.

3. Kérelmeket küldjön a szervezet részlegeinek (a vezető nevében vagy személyes kezdeményezésre) a hivatalos feladatai ellátásához szükséges dokumentumok beszerzésére.

4. Követelje, hogy az intézmény vezetése teremtse meg a hivatali feladatai ellátásához szükséges feltételeket.

5. Hozzon önálló döntéseket saját hatáskörén belül.

6. Hozzáférhet a bizalmas információkhoz, ha üzleti igény merül fel.

IV. Felelősség

1. A szervezet alkalmazottainak valótlan adatokkal való ellátása.

2. Hivatalos kötelezettségeinek nem megfelelő ellátása.

3. Anyagi kár okozása a szervezetnek, az államnak, annak szerződő feleinek, dolgozóinak.

4. A rábízott feladatok teljesítésére vonatkozó határidők megszegése.

5. A szervezet irányadó dokumentumaiban, határozataiban, szabályzataiban foglaltak megsértése.

6. Üzleti titkok, személyes adatok, bizalmas információk nyilvánosságra hozatala.

7. A hatáskörén kívül eső cselekmények.

8. Munkafegyelem, munkavédelmi szabályzat, belső munkaügyi szabályzat, tűzvédelem megsértése.

9. Üzleti etikett megsértése, durva bánásmód az üzleti partnerekkel, látogatókkal, a szervezet alkalmazottaival szemben.

A menedzser asszisztens munkaköri leírása - minta

A menedzser asszisztens munkaköri leírása - olyan dokumentumot, amely egyértelműen meghatározza a munkavállaló által az adott munkakörben végzett feladatok sajátosságait, mivel széleskörű felelősséget tartalmazhat. Cikkünkben elmondjuk, mire kell figyelni az utasítások összeállításakor.

Ki az asszisztens menedzser?

A „vezérigazgató-helyettes” pozíció nagyon eltérő lehet munkaügyi funkciók. Az ezt a pozíciót betöltő cég alkalmazottja a gyakorlatban:

• a vállalat tényleges helyettes vezetője bizonyos ügycsoportokban (például jogi);
• az igazgató személyi titkára.

Tanulmányozzuk részletesebben az egyes pozíciók utasításainak jellemzőit.

Főigazgató-helyettes (helyettes) munkaköri leírása

Az igazgatóhelyettes utasításai egy bizonyos kérdéscsoportra vonatkozóan mindenekelőtt kimondják, hogy ez a munkavállaló:

• a menedzserek kategóriájába tartozik;
• közvetlenül a főigazgatónak számol be.

Hatáskörét tekintve egy ilyen szakember tulajdonképpen a cégvezető-helyettessel egyenlő. Erre a munkavállalóra meglehetősen magas képesítési követelmények vonatkoznak:

• felsőoktatás elérhetősége egy speciális területen (például jogi);
• hosszú munkatapasztalat - 3 év vagy több.

Ezenkívül a szakembernek szóló utasítások felsorolják azokat a forrásokat, amelyeket követnie kell. Általában ez egy nagyon összetett dokumentumkészlet: tartalmazhat mind általános, mind pedig jogi aktusokat külön jogszabály a társaság tevékenységi körében helyi aktusok, módszertani, oktatási anyagok, a rendészeti gyakorlatot tükröző források.

Az igazgatóhelyettesnek egy speciális kérdéskörben gyakran más alkalmazottai vannak alárendelve, és nagyszámú hatáskörrel rendelkezik az üzleti események szervezésére, parancsok és utasítások kiadására, valamint a vállalat különböző részlegeinek munkájának ellenőrzésére.

Utasítások az igazgató személyi asszisztensének

A vezetői asszisztensi munkakör a fogadótéren munkát végző titkári beosztásnak is megfelelhet.

BAN BEN vezető asszisztens munkaköri leírása, ezt a funkciót végrehajtva rögzíthető, hogy:

• a szakemberek kategóriájába tartozik;
• nem csak a főigazgatónak, hanem a felelős szolgálatvezetőnek is beszámol HR menedzsment, a titkári feladatokat illetően.

Így a titkári státuszú igazgatóhelyettesnek aránytalanul kisebb jogosítványa van, mint annak a szakembernek, akinek munkaköri feladatai megfelelnek az általános igazgató-helyettesnek. Ez lényegesen kevésbé szigorú minősítési követelményeket határoz meg ennek az alkalmazottnak. A pozíció betöltéséhez általában elegendő a középfokú végzettség, és a titkári munkatapasztalat követelményei elvileg nem állapíthatók meg.

A titkárnak követendő források listája is lényegesen szűkebb, mint egy tényleges igazgatóhelyettes esetében. Általában általános jogi normákról beszélünk, valamint helyi aktusok, amelyek közvetlenül szabályozzák a titkár munkáját.

Egy cég vezérigazgatójának asszisztense, aki titkári munkakört lát el, legtöbbször nincs beosztottja. Mindazonáltal felhatalmazást kaphat arra, hogy kéréseket és utasításokat küldjön más alkalmazottaknak, ha ez munkaköri feladatai ellátásához szükséges.

Honnan tölthető le az igazgatóasszisztens munkaköri leírásának mintája

Mivel a gyakorlatban a cégvezető asszisztense alatt akár a helyettesét, akár a titkárát értjük (2 munkakörben és hatáskörben eltérő beosztás), ezért az egyes beosztásokat betöltő alkalmazottaknak mintautasításokat adunk.

Letöltés igazgatóhelyettes munkaköri leírása, a titkár munkaügyi funkcióját ellátó, itt tudod.

Eredmények

A menedzser asszisztens egy olyan pozíció, amely nagyon különböző munkaköri funkciókat jelenthet. Fontos, hogy a munkáltató egyrészt ezeket nagyon egyértelműen meghatározza, másrészt munkaköri leírás kiadásával egységesítse őket.

Tanulmányozhatja az egyéb utasítások összeállításának jellemzőit a cikkekben:

A főigazgató asszisztense (asszisztense) munkaköri leírása, a főigazgató asszisztense (asszisztense) munkaköri feladatai, a főigazgató asszisztense (asszisztense) munkaköri leírása minta

Munkaköri kötelezettségek a főigazgató asszisztense (asszisztense).– ez elsősorban a cég vezérigazgatójának nyújtott segítség. A főigazgató asszisztense (asszisztense) munkaköri leírása tartalmazhat konkrét követelményeket (például két idegen nyelv ismerete) és felelősségi köröket. Mindenesetre a főigazgató asszisztensének (asszisztensének) minta munkaköri leírása segít a személyi dokumentum elkészítésében.

A főigazgató asszisztense munkaköri leírása
(Főigazgató-helyettes munkaköri leírása)

JÓVÁHAGYOM
vezérigazgató
Vezetéknév I.O. _________________
"________"_____________ ________ G.

1. Általános rendelkezések

1.1. A főigazgató asszisztense (asszisztense) a szakemberek kategóriájába tartozik.
1.2. A tisztségre a vezérigazgató asszisztensét (asszisztensét) nevezik ki, és a társaság vezérigazgatója végzésével mentik fel.
1.3. A vezérigazgató asszisztense közvetlenül a társaság vezérigazgatójának tartozik alá.
1.4. A főigazgató asszisztense (asszisztense) távolléte alatt jogai és kötelezettségei a szervezet végzése szerint más tisztségviselőre szállnak át.
1.5. Főigazgatói asszisztens (asszisztens) munkakör betöltésére olyan személy kerül kinevezésre, aki megfelel az alábbi követelményeknek: végzettség - felsőfokú vagy befejezetlen felsőfokú végzettség, hasonló munkakörben szerzett legalább egy éves gyakorlat, irodatechnikai ismeretek (fax, fénymásoló, szkenner) , nyomtató), Microsoft Office programok (Word, Excel), irodai munka.
1.6. A főigazgató asszisztensét (asszisztensét) tevékenységében a következők irányítják:
– az Orosz Föderáció jogalkotási aktusai;
- a társaság alapszabálya, belső munkaügyi szabályzata és a társaság egyéb szabályzatai;
— a vezetőség utasításai és utasításai;
- ezt a munkaköri leírást.

2. A főigazgató asszisztense (asszisztense) munkaköri feladatai

A vezérigazgató asszisztense az alábbi munkaköri feladatokat látja el:
2.1. Megtervezi a főigazgató munkanapját (értekezletek, hívások, fogadás stb.).
2.2. Technikai támogatást nyújt a főigazgató tevékenységéhez (fuvar, jegyrendelés, értekezletek szervezése, tárgyalások stb.)
2.3. Elkíséri a főigazgatót megbeszéléseken, kirándulásokon stb.
2.4. Részt vesz tárgyalásokon, üzleti megbeszéléseken, különleges fogadásokon; jegyzőkönyveket és egyéb dokumentumokat vezet, amelyek dokumentálják az értekezletek és tárgyalások előrehaladását és eredményeit.
2.5. A főigazgató megbízásából egyezteti az egyes kérdéseket a strukturális részlegek dolgozóival, közli velük a vezető utasításait, utasításait; ellenőrzi az utasítások és parancsok végrehajtását.
2.6. A vezérigazgató számára szükséges anyagokat, információkat összegyűjti, elemző, tájékoztató, referencia és egyéb anyagokat készít, és bemutat az igazgatónak.
2.7. Irodai munkát végez, átveszi a vezérigazgató által megfontolásra beérkezett levelezést, a vezérigazgató aláírására átveszi az iratokat, személyes nyilatkozatokat, vezeti azok nyilvántartását és nyilvántartását, és továbbítja a vezetőnek.
2.8. Időpontot egyeztet a vezetővel, megszervezi a látogatók fogadását.
2.9. A főigazgató megbízásából leveleket, kérelmeket és egyéb dokumentumokat készít.
2.10. Ellátja a vezérigazgató által tartott értekezletek, értekezletek előkészítését (szükséges anyagok összegyűjtése, a résztvevők értesítése az ülés időpontjáról, helyéről, napirendjéről, nyilvántartásba vételéről), az ülésekről, értekezletekről jegyzőkönyv vezetése, készítése.
2.11. Ellátja a főigazgató egyéni hivatali megbízatását.

3. A főigazgató asszisztensének (asszisztensének) jogai

A főigazgató asszisztense (asszisztense) jogosult:
3.1. Információkat kapjon, beleértve a bizalmas információkat is, a kijelölt feladatok megoldásához szükséges mértékben.
3.2. Javaslatokat nyújtson be a vezetőségnek az Ön és a vállalat munkájának javítására.
3.3. Személyesen vagy a vezető nevében kérheti a vállalkozás osztályaitól és más szakemberektől a hivatalos feladatai ellátásához szükséges információkat és dokumentumokat.
3.4. Követelje meg a vezetést, hogy teremtse meg a hatósági feladatok ellátásához és a társaság tevékenysége során keletkezett összes dokumentum biztonságának normális feltételeit.
3.5. Hozz döntéseket a saját hatáskörödön belül.

4. Az asszisztens (asszisztens) felelőssége a főigazgató felé

A főigazgató asszisztense (asszisztense) felelős:
4.1. Hivatali kötelességeinek elmulasztásáért és/vagy idő előtti, hanyag ellátásáért.
4.2. Az üzleti titkok és bizalmas információk megőrzésére vonatkozó hatályos utasítások, utasítások és előírások be nem tartásáért.
4.3. Belső munkaügyi szabályzat, munkafegyelem, biztonsági és tűzvédelmi szabályok megsértéséért.

Munkaköri leírás: vezető asszisztensre vonatkozó követelmények, jogosítványai és jogai + tippek jogai felhasználásához

Az állomány kialakítása során bármely szervezet vezetőjének tájékoztatnia kell a felvett alkalmazottat hivatali feladatairól. Az utasítás megírásakor a vezetőnek meg kell őriznie annak szakaszainak rendjét és a sajátos felépítést.bÁltalában ismertetik a szakma jellemzőit, feltüntetik a munkavállaló hivatali beosztását a szerkezetben, a követelményeket, jogait és kötelezettségeit. A vezető asszisztens a szervezet többi alkalmazottjához hasonlóan köteles eljárni és betartani a jelen dokumentumban foglalt összes követelményt.

A kézikönyvet a menedzser írta a megállapított szabványoknak megfelelően, és nem sértheti az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvét. Ezt az illetékes szolgálatokkal (jogász, személyzeti osztályvezető) egyeztetni, a munkakörre jelentkezővel meg kell ismerni, és mindkét félnek alá kell írnia. Egyes jogászok azonban nem tartják kötelezőnek egy ilyen dokumentum meglétét a hivatalos kapcsolatok formalizálásához.

Munkaköri leírás megvalósíthatósága

• a vezető segítése napi tevékenységében;
• maximális tájékoztatás a munkavállalókkal szemben támasztott felelősségekről, funkciókról, követelményekről;
• tárgyalás esetén könnyebb lesz bizonyítani a betöltött pozícióra való alkalmatlanságot;
• a szerződésben szereplő részletes információk hiánya egy adott munkavállaló konkrét funkcióiról és közvetlen felelősségéről;
• lehetővé teszi, hogy a munkakörre jelentkező indokolt megtagadja az állás követelményeinek való megfelelést;
• lehetővé teszi a felelősségek körvonalazását a szervezet alkalmazottai között;
• lehetővé teszi az egyes alkalmazottak tevékenységének értékelését;

Az utasítások birtokában az asszisztensnek is hasznos. Világosan ismeri a jogait és kötelességeit. Nem köteles olyan funkciókat ellátni, amelyeket az utasítások nem tartalmaznak.

A munkaköri leírások elkészítésének szabályozási és jogi alapja

Alapvetően így néz ki:

• az Orosz Föderáció jelenlegi jogszabályai;

A jogszabályok lehetővé teszik, hogy a munkavállalónak bármilyen funkciót ellássanak, ha megbíznak benne, és elegendő tudással, tapasztalattal és képesítéssel rendelkezik az ilyen problémák megoldásához. Felhívjuk figyelmét, hogy a vezetőnek a felhatalmazást saját utasítására kell formálnia.

A munkaköri leírás a munkakör sajátosságainak figyelembevételével készül, és meghatározza a felelősségi köröket. Ennek tükröznie kell a vezetőhelyettes által ténylegesen végzett munkát.

• belső dokumentumok:
• szervezeti alapszabály, vezetői utasítások, szabályok belső szabályzatokés viselkedés.

Az asszisztensnek gyorsan el kell tájékozódnia a tevékenységét és a beosztottak munkáját szabályozó szabályozási keretben tisztviselők. Tanulmányoznia kell a szövetségi és regionális jogszabályokat, előírások szervezetek.

A munkaköri leírás főbb részei

A szerkezetet a munkavállalói képesítésekkel foglalkozó állami referenciakönyvek mutatják be. Tartalmazza a vezető asszisztensekkel szemben támasztott összes alapvető követelményt, és jelzi a helyét a szervezet felépítésében.

Az utasítások fő összetevői:

• általános rendelkezéseit. Előírják az állományba vétel feltételeit, a felmondási eljárást, a szervezetben való alárendeltséget, az asszisztens távollétében történő helyettesítésének szabályait. Fel van tüntetve a végzettség, az iskolai végzettség, a készségek, a tapasztalat szintje;
• követelményei és képességei;
• munkaköri kötelezettségek. Az asszisztens fő funkciói egyértelműen fel vannak tüntetve;
• hatáskörök. Ez a bekezdés meghatározza az asszisztens kompetenciájának fokát és jogait;
• felelősség. Előírják a munka során elkövetett hibákért és jogsértésekért a különleges felelősség általános szintjét, és feltüntetik ezek listáját (a vezető kérésére);
• kapcsolatokat a betöltött pozícióhoz. A szakasz meghatározza a csapat többi tagjával való hivatalos interakció körét. Jelzi, hogy kivel és milyen konkrét kérdésekben szükséges az együttműködés.

Nézzük meg részletesebben az egyes szakaszokat.

Általános rendelkezések

• asszisztens - szakember, aki segíti őt műszaki és dokumentációs kérdésekben;
• a beosztásba való kinevezés és az onnan való elbocsátás a szervezet vezetője utasítására történik;
• a munkafolyamat során az asszisztens csak a vezető utasításait és utasításait követi;
• távolléte alatt megfelelő helyettesítésről gondoskodnak, a helyettesítő beosztását megjelölik, és a szervezet számára megbízást adnak helyettesítésére;
• Az asszisztensnek szakirányú felsőfokú végzettséggel kell rendelkeznie. Minimum két év releváns tapasztalat. A felvételkor további képzésre lehet szükség.

Követelmények

A vezetői asszisztensi pozíció nagyon különböző funkciókat foglalhat magában.

A gyakorlatban ezt a pozíciót betöltő személy lehet:

• valójában a helyettese és közvetlenül a vezetőnek és csakis neki jelent. Gyakran más alkalmazottak is vannak alatta;
• személyi asszisztens. Titkári munkát lát el, és a fogadókörben is van szakember. Ugyanakkor nemcsak a vezetőnek, hanem a vezetőnek is beszámol személyzeti szolgáltatás a titkárság feladatait illetően.

Egy ilyen asszisztensnek sokkal kevesebb joga és hatásköre van, mint egy szakembernek, akinek feladatai megfelelnek a helyettes vezetőnek. Előfordulhat, hogy középfokú végzettsége nem is szükséges a szakterületén.

Hibás azonosítás meghatározott pozíciókat. Az egyik alapvetően az előadásra vonatkozik segédfunkciók, a vezető asszisztens pedig szervezési és adminisztrációs feladatokat lát el.

A szervezési és adminisztrációs feladatokat ellátó asszisztenssel szemben támasztott alapvető követelmények:

• követelményeket teljesíteni munkaszerződés, munkaköri leírás;
• ismerje a vállalati etikett és az üzleti kommunikáció szabályait;
• alaposan ismeri a dokumentumfolyamatot, a jelentéskészítési dokumentációt és a szervezeti felépítést;
• hozzáértően lefolytatni az üzleti tárgyalásokat;
• képes legyen fontos dokumentumokat összeállítani;
• tájékoztatja a vezetőt a fontos jelentések benyújtásának területéről;
• számítógépen dolgozni, irodai berendezéseket (szkenner és nyomtató) használni közvetlen feladataik ellátásához;
• idegen nyelvek ismerete kívánatos (kommunikációs szinten);
• képes legyen szabványszerződéseket kötni.

A vállalkozás vezetője, figyelembe véve asszisztense beosztásának fontosságát, kiegészítheti a meghatározott listát, figyelembe véve a szervezet sajátosságait és munkáját.

A menedzser asszisztens feladatai

Egy asszisztensnek sok feladata van, miközben közvetlenül a menedzserrel dolgozik.

A fő felelősségek a következők:

• szigorúan tartsa be a vezetőség összes utasítását és utasítását;
• megtervezni a menedzser napi rutinját a következő napra. A látogatások és fogadások időpontjának kialakítása és összehangolása. Időben adja át az ütemtervet a vezetőnek;
• elkíséri a vezetőt a fogadásokon és kirándulásokon;
• látogatók fogadása, vezetői látogatási listák készítése, telefonhívások fogadása és különféle igazolások benyújtása jogkörüknek megfelelően;
• a vezető tevékenységének támogatása, technikai problémák megoldása (tárgyalások, értekezletek szervezése, jegyfoglalás, szállásfoglalás);
• előkészíti az értekezleteket, értekezleteket, vezetői értekezleteket, értesít minden résztvevőt az ülés napirendjéről és időpontjáról;
• az értekezletek, értekezletek, tárgyalások előrehaladásáról és eredményeiről jegyzőkönyvet vezet, eredményeit dokumentálja;
• koordinálja a szervezet osztályainak, részlegeinek munkáját, a vezető utasításai és utasításai szerint;
• felhívja a strukturális részlegek vezetőinek figyelmét a vezetői utasításokra, ellenőrzi azok végrehajtásának ütemezését;
• Az ügyvezető által aláírásra benyújtott dokumentumok, kérelmek átvétele, nyilvántartásba vétele és az ügyvezetőnek történő átadása;
• leveleket, kéréseket és egyéb dokumentumokat készíteni a vezető nevében;
• gondoskodik a vezető által kiadott meghatalmazások elszámolásáról;
• önállóan kommunikálni az osztályok és más szervezetek alkalmazottaival, megoldani számos felmerülő kérdést, amelyek menedzser nélkül is megoldhatók;
• a szükséges információk megszerzése - a vezető kérésére összegyűjti a szükséges dokumentációt;
• előkészíti az értekezlet megtartásához szükséges szemléltető eszközöket, dokumentációt;
• az irodai munka megszervezése, az irodai dolgozók tevékenységének irányítása, ellenőrzése;
• fogadni, regisztrálni és a vezetőnek bemutatni a vezetőnek küldött levelezést;
• kommunikálni a látogatókkal. Találkozzon a szervezet ügyfeleivel, munkatársaival, nyilvántartást vezessen, és megszervezze a látogatók személyes fogadását a vezetőnél. Válaszoljon a kérdéseikre is, amelyeket egyedül is meg tud oldani.

Felhasználási feltételek

Az asszisztens alapvető jogai és jogai:

• nyilvántartásba veszi, aláírja az iratokat hatásköre keretein belül;
• hozzáférést kapnak a nagyközönség elől zárt információkhoz üzleti szükségletek miatt;
• szakmai tevékenységéhez kapcsolódó tanulmányi dokumentumok;
• ismerje a szervezet összes részlegének felépítését, irányítását;
• — levelek, megkeresések, egyéb dokumentumok elkészítése, megkeresésekre válaszok elkészítése (a vezető megbízásából);
• bekéri a szerkezeti részlegek képviselőitől a szükséges dokumentumokat, anyagokat, tájékoztatást kap a közvetlen feladataik ellátásához szükséges mértékben;
• megismerkedjen a vezető meghozott döntéseivel, utasításaival, utasításaival;
• részt venni a szervezeti vezetők értekezletein és értekezletein;
• kérelmet nyújt be a vezetőhöz, hogy engedélyezze a fontos dokumentumok strukturális egységekhez történő eljuttatását;
• javaslatokat nyújtson be munkájának és a vállalat tevékenységének javítására;
• a vezető munkahelyének megszervezése, a sikeres és hatékony munkavégzés feltételeinek megteremtése.

Figyelembe véve magának a szervezetnek a sajátosságait és az asszisztens munkájának jellemzőit, a javasolt hatáskörök és jogok listája megváltoztatható, jelentősen bővíthető vagy éppen ellenkezőleg, csökkenthető.

Általában az utolsó bekezdés a munkavállalót terhelő felelősségi intézkedésekre vonatkozó rendelkezések.

Az asszisztens kötelezettségei

A szerződés, munkaköri leírás, belső szabályzatok, törvények megszegéséért kiszabható szankciók csak a hatályos jogszabályokkal összhangban legyenek. Általában a felelősség mértékét az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyve szabályozza.

A menedzser asszisztens felelős:

• hivatali feladatok nem megfelelő ellátása, a teljesítés megtagadása;
• az előírt munka elvégzésére vonatkozó határidők megsértése;
• a vezetői utasítások, határozatok, határozatok megsértése;
• a hatáskörükbe nem tartozó tevékenységek;
• barátságtalan, durva bánásmód a szervezet partnereivel, látogatóival, alkalmazottaival, az üzleti kommunikáció és az etikett be nem tartása;
• a szervezetnek, partnereinek és alkalmazottainak okozott anyagi kár;
• hamis információk nyújtása az alkalmazottaknak;
• a beosztott alkalmazottak tevékenységének nem megfelelő ellenőrzése;
• személyes adatok, korlátozott hozzáférésű bizalmas információk nyilvánosságra hozatala.

Szankciókat írnak elő:

• a hivatali feladatok teljes körű vagy nem kellő lelkiismeretes teljesítése (szerint Munka Törvénykönyve RF);
• bűncselekmények (jogszabályok szerint: közigazgatási, polgári, büntetőjogi);
• anyagi kárt okozott (a munkaügyi és Polgári törvénykönyvek RF).

A kiszabott büntetés lehet anyagi javadalmazás megvonása, akár elbocsátás is. A dokumentum végén szerepelnie kell az alkalmazottak vízumának és a vezető-helyettes aláírásának.

A szervezet vezetője utasításokat dolgoz ki, amelyeket jóváhagy: ügyvéd, személyzeti osztályvezető, munkavédelem. Módosítások, kiegészítések után a vezető jóváhagyja. Fel van tüntetve beosztása, vezetékneve (magyarázattal), jóváhagyásának dátuma és aláírása.

Aláírása megerősíti, hogy egyetért a módosításokkal, valamint a jelen dokumentum jogszerűségével.

Következtetés

A menedzser-asszisztens munkakör nagyon sokrétű, felelősségteljes, speciális pozíció. Közvetlenül csak a menedzsernek számol be, és minden utasítását kifogástalanul kell végrehajtania - ez a legfontosabb dolog a munkájában. Növelte a felelősséget a munkához való tisztességtelen hozzáállásért. Ebben az esetben a következmények kárt okozhatnak magának a munkáltatónak.

Az asszisztensnek különleges személyes tulajdonságokkal kell rendelkeznie: elkötelezettség a feladatai ellátása során, lelkiismeretesség, társaságiság, igényesnek kell lennie önmagával szemben, képesnek kell lennie arra, hogy sok emberrel kommunikáljon. Biztosan van egy bizonyos veleszületett karizmája és varázsa.

Részletesen megvizsgáltuk az utasítások összetevőit, a felelősségi köröket, a funkciókat és a követelményeket. A szervezet sajátosságaitól és méretétől függően kiegészíthetők és pontosíthatók. A lényeg az, hogy az utasításokat a vezetőnek kell elkészítenie, és egyeztetnie kell az illetékes szolgálatokkal. Az állásra jelentkezőt személyes aláírással meg kell ismerni, és célszerű kézbe venni.

Minden vezetőnek szüksége van egy üzleti asszisztensre, aki az irányítás során nagy cég, rá lehet bízni számos feladatának elvégzésében. Ennek egy személynek kell lennie a szükséges tudást, készségek, kompetencia, akiben biztosan mindenben megbízol. Az asszisztens a menedzser „jobb keze”, szükségszerűen intelligens, szorgalmas, hozzáértő, megbízható asszisztens, aki a vezető távollétében nagyrészt helyettesítheti őt. Nem hiába képesítési jegyzék szakembernek – menedzsernek minősíti.