Elektronikus dokumentumkezelés. Elektronikus dokumentumkezelés partnerekkel: hol kezdjem
Az erumpo-n bemutatott szakkatalógus:
erumpo!
bővíteni kívánó informatikai cégek ügyfélkör, az erumpo cég teljes körű tájékoztatást nyújt a piacon ma elérhető összes pályázatról és beszerzésről, mind kereskedelmi, mind államilag, teljesen ingyenesen.
Az összes elérhető pályázat és beszerzés öt fő részre van csoportosítva:
- Informatikai berendezések és fogyóeszközök - 18 kategória
- Szoftver - 12 kategória
- Távközlés, videokonferencia, kommunikáció, gyengeáramú rendszerek - 15 kategória
- IT szolgáltatások - 14 kategória
- Internet szolgáltatások - 5 kategória
64 kategóriában választhat és tekinthet meg teljes körű információkat a pályázatokról és a beszerzésekről. Eszközellátás és fogyóeszközök szoftverek létrehozása és fejlesztése, mindenféle szolgáltatás nyújtása. A pályázatok, beszerzések, pályázatok, igények és igények teljes választéka az it és a hitech technológiák területén az erumpo-n található. A pályázatokkal és beszerzésekkel kapcsolatos információgyűjtés azon a módszertanon alapul, hogy több mint 80 kormányzati és kereskedelmi oldal pályázatait összesítik, és az erumpo megrendelői saját pályázatokat tesznek közzé. Az erumpo segítségével kereskedelmi és állami pályázatokon, versenyeken vehet részt eszközbeszerzésre és informatikai szolgáltatások nyújtására.
Az erumpo-n megvalósított pályázatkereső és beszerzési szolgáltatások lehetőséget adnak Önnek kényelmes választás az IT-termékek beszerzésére vonatkozó megrendelések, szolgáltatási igények vagy pályázatok teljes tömege között. A szokásos „egyszerű” keresésen túlmenően használhatunk bővített keresést is, amelyen megnövelt keresési szempontrendszer áll rendelkezésre a kiválasztáshoz: keresés szerződéses ár, pályázati dokumentáció, teljesítési idő, pályázati kategória, pályázati helyszín, pályázati régió és egyéb paraméterek alapján. Az RSS-hírcsatornák funkcióinak használatával mindent fogadhat és elemezhet szükséges információkat az Oroszország-szerte a pályázati oldalakon közzétett pályázatokról és vásárlásokról, az Ön számára kényelmes formátumban, anélkül, hogy folyamatosan látogatná az erumpo webhelyet. A saját maga által készített RSS-hírcsatornák alapjául szolgáló keresési feltételeket beállíthatja úgy, hogy az a legjobban megfeleljen saját igényeinek és cége tevékenységi területeinek. Lista pályázati oldalak, amelyből a szolgáltatásunkban összegyűjtött információkat folyamatosan frissítjük.
Az erumpo informatikai beszállítóinak és alvállalkozóinak szóló pályázatokkal és beszerzésekkel kapcsolatos minden információ teljesen ingyenes. Ezen az elven pedig a jövőben sem tervezünk változtatni
Jóváhagyott
a JSC Russian Railways megrendelésére
2017. február 27-én kelt N 358r
RENDELÉS
CSATLAKOZÁSI ÉS TÁMOGATÁSI SZOLGÁLTATÁSOK NYÚJTÁSA AZ AS ETRAN SZÁMÁRA
ÉS EGYÉB AZ ELEKTRONIKA SZERVEZÉSÉVEL KAPCSOLATOS SZOLGÁLTATÁSOK
DOKUMENTUMKEZELÉS (HARMADIK FÉL SZERVEZETEK SZOLGÁLTATÁSAIT is beleértve)
1. Jelen AS ETRAN csatlakozási, támogatási és egyéb, az elektronikus dokumentumkezelés megszervezésével összefüggő szolgáltatások (ideértve a külső szervezetek szolgáltatásait is) szolgáltatás nyújtására vonatkozó eljárási rend (a továbbiakban: Eljárás) határozza meg az eljárás rendjét és feltételeit. az Ügyfél, hogy a JSC Russian Railways-t átfogó szolgáltatásokat kapjon és nyújtson az Ügyfélnek az Ügyfél AS ETRAN-nál végzett munkájának megszervezésével kapcsolatban.
2. Ebben az eljárásban a következő kifejezéseket használjuk:
AWS PPD AS ETRAN - automatizált munkahelyen szállítási dokumentumok elkészítése AS ETRAN;
Az AS OZ egy automatizált rendszer a hozzáférési kérelmek feldolgozására információs források JSC Orosz Vasutak;
AS ETRAN - automatizált rendszer a fuvarokmányok központosított elkészítéséhez és nyilvántartásához;
ASU-ASU - automatizált dokumentumcsere között automatizált rendszerÜgyfél és AS ETRAN;
Az elektronikus aláírás-ellenőrző kulcs tanúsítványának tulajdonosa az a személy, akinek az elektronikus aláírás-ellenőrző kulcs tanúsítványát az elektronikus aláírásokról szóló, 2011. április 6-i 63-FZ szövetségi törvényben megállapított eljárásnak megfelelően kiállították;
Ügyfél ULS - az Ügyfél egyetlen személyes fiókja;
Telepítés - a Program reprodukálása a számítógép memóriájába a telepítés (integráció) céljából operációs rendszer), és a funkcióit rendeltetésszerűen használja. Az Ügyfél számára engedélyezett számítógépes telepítések számát az Ügyfél által benyújtott Kérelemnek megfelelően nyújtott szolgáltatásokról szóló, az Ügyfél által a jelen Eljárási feltételeknek megfelelően kifizetett és annak szerves részét képező igazolás tartalmazza. ;
Ügyfél - jogi ill egyedi, és azt is egyéni vállalkozó amely a JSC Russian Railways részére az elektronikus dokumentumkezelés megszervezésével kapcsolatos szolgáltatások nyújtásáról szóló megállapodáshoz (a továbbiakban: Megállapodás) csatlakozási kérelmet küldött a Megállapodás 1. számú mellékletében bemutatott formában;
Elektronikus aláírás-ellenőrző kulcs (elektronikus aláírás-ellenőrző kulcs tanúsítvány, KSKPEP) - elektronikus dokumentum elektronikus aláírás a CA felhatalmazott személye, akit a CA bocsát ki az Ügyfél számára az elektronikus aláírás hitelességének megerősítésére és az elektronikus aláírás-ellenőrző kulcs tanúsítványának tulajdonosának azonosítására;
JSC "Orosz Vasutak" - nyitva részvénytársaság"Orosz vasutak", amely kötelezettséget vállalt a jelen eljárásban bemutatott szolgáltatások teljesítésére;
Az ED rendszer felhasználói a JSC Russian Railways felhatalmazott alkalmazottai és az Ügyfél, akik elektronikus aláírással aláírt elektronikus dokumentumokat cserélnek az Eljárás függelékében bemutatott feltételek szerint;
Program - adathordozón található számítógépes programok (ha a Program adathordozón van szállítva), vagy az Ügyfél által a Licencadó hivatalos webhelyéről letöltött számítógépes programok, valamint dokumentáció (beleértve a felhasználói kézikönyvet és leírást szoftver termék). Azon programok listáját, amelyek jogai az Ügyfélre átszállnak, az Ügyfél által a jelen Eljárási feltételeknek megfelelően kifizetett számlán határozzák meg, amely annak szerves részét képezi;
A regisztrációs információ egy *.dst fájl, amelyre az Ügyfélnek szüksége van a ViPNet Client szoftver telepítéséhez. A *.dst fájlok kiadását a Fő számítástechnikai központ végzi - a JSC Russian Railways fióktelepe;
Elektronikus aláírás-ellenőrző kulcs tanúsítvány - olyan elektronikus dokumentum vagy papíralapú dokumentum, amelyet egy hitelesítő központ vagy a hitelesítő központ meghatalmazott képviselője bocsát ki, és igazolja, hogy az elektronikus aláírás-ellenőrző kulcs az elektronikus aláírás-ellenőrző kulcs tanúsítvány tulajdonosának tulajdonát képezi;
Program regisztrációs rendszer - speciális regisztrációs rendszer a Programok legális felhasználói számára;
Elektronikus digitális aláírás eszköz - titkosítási információvédelmi eszköz (CIPF) "CryptoPro", amely az alábbi funkciók megvalósítását biztosítja - elektronikus digitális aláírás létrehozása elektronikus dokumentumban az elektronikus aláírás privát kulcsával, megerősítés a nyilvános kulccsal az elektronikus aláírás elektronikus dokumentumban szereplő elektronikus aláírás hitelességéről, létrehozása lezárt és nyilvános kulcsok elektronikus aláírások;
TCFTO – Vállalati közlekedési szolgáltatások területi központja szerkezeti egység CFTO;
CFTO - Vállalati szállítási szolgáltatások központja - a JSC Russian Railways fióktelepe;
Szolgáltatások - a Russian Railways JSC által az Ügyfélnek nyújtott szolgáltatások a jelen Eljárás függelékében bemutatott feltételek szerint;
A CA egy tanúsítási központ, amely rendelkezik szükséges engedélyeket Az oroszországi FSB az információtitkosítás területén nyújtott szolgáltatásokért, a titkosítási (kriptográfiai) eszközök terjesztéséért, a megvalósításért karbantartás titkosítási (kriptográfiai) eszközök, amelyekkel a JSC Russian Railways Ügynökségi Szerződést kötött az Ügyfelekkel való szerződés megkötésére és aláírására. szükséges dokumentumokat hogy a Hitelesítési Központ szolgáltatásokat nyújtson az Ügyfélnek;
Elektronikus aláírás (ES) - információ be elektronikus formában, amely elektronikus formában (aláírt információ) más információhoz kapcsolódik vagy más módon kapcsolódik, és a tájékoztatást aláíró személy azonosítására szolgál;
VIPnet kliens - szoftver a ViPNet védjegy alatt gyártott számítógépekre (szellemi tulajdon tárgyaira) kizárólagos és tulajdonosi jogok.
3. A jelen Eljárás keretében történő szolgáltatások igénybevételéhez az Ügyfélnek a CFTO-hoz vagy a TCFTO-hoz a Szerződéshez való csatlakozás iránti kérelmet (a továbbiakban: a Szerződés 1. számú melléklete) kell benyújtania papír alapon. a Pályázat).
4. Úgy kell tekinteni, hogy az Ügyfél elolvasta és feltétel nélkül elfogadta az elektronikus dokumentumkezelő szervezetekkel kapcsolatos szolgáltatásnyújtásról szóló szerződés feltételeit, a jelen Eljárásrendet, valamint a Hitelesítési Központ 2016. november 16-án kelt N 232/A. , amelyet a JSC Russian Railways hivatalos honlapján a www.rzd .ru címen tesznek közzé, attól a pillanattól kezdve, amikor a CFTO/TCFTO az Alkalmazás Ügyfelétől megérkezett.
A szolgáltatásnyújtás iránti kérelem aláírásával az Ügyfél megerősíti, hogy hozzájárul ahhoz, hogy az Ügyfél ELS-én rendelkezésre álló pénzeszközöket a Kérelemben meghatározott összeggel csökkentse.
Ha az Ügyfélnek nem lehet szolgáltatást nyújtani, vagy kérésére (a nyújtott szolgáltatásokról szóló igazolás megalkotása előtt), a Russian Railways JSC visszatéríti a megfelelő előleget az Russian Railways JSC által meghatározott módon, levonva az Orosz Vasutak tényleges dokumentált költségeit. JSC, ha az Ügyfél megtagadása nem a Russian Railways JSC nem megfelelő szolgáltatásnyújtásához kapcsolódik.
7. Ha meg kell hosszabbítani a JSC Russian Railways által a szolgáltatásnyújtásra irányuló kérelem teljesítésének határidejét, vagy az Ügyfélnek nem tud szolgáltatást nyújtani, beleértve a szolgáltatásnyújtást. ha az Ügyfél ELS-jén nincs pénz, a vonatkozó információkat az Ügyfél e-mail címére küldjük.
Ha az Ügyfélnek az Ügyféltől függő okból nem lehet szolgáltatást nyújtani, az Ügyfél a JSC Russian Railways-től kapott tájékoztatást követően gondoskodik arról, hogy a szolgáltatásnyújtás lehetetlenségének okát 10 (tíz) munkanapon belül megszüntesse. .
Ha az Ügyfél 10 napon belül nem teszi meg a szükséges intézkedéseket annak érdekében, hogy megszüntesse azokat az okokat, amelyek miatt a JSC Russian Railways nem nyújt szolgáltatásokat az Ügyfélnek, úgy ezeket a szolgáltatásokat az Ügyfélnek nyújtottnak kell tekinteni.
8. Fizetési eljárás
8.1. Az Ügyfél a szolgáltatásokért az Ügyfél és a JSC Russian Railways között létrejött elszámolásszervezési megállapodásban/elszámolásszervezési megállapodásban meghatározott módon és feltételek szerint történik, figyelembe véve a bemutatott Feltételekben meghatározott jellemzőket. jelen eljárás mellékleteiben.
8.2. A jelen eljárás szerinti Szolgáltatások listája és költsége a JSC Russian Railways hivatalos honlapján, a www.rzd.ru címen a " szakaszban közzétett árlista szerint kerül kiszámításra. Teherszállítás" a szolgáltatás nyújtásának napján.
8.3. A szolgáltatások jelen Eljárás szerinti átvétele a JSC Russian Railways által a jelen melléklet 2. számú mellékletének 3. sz. Az Ügyfél és a JSC Russian Railways közötti elszámolásszervezési megállapodás/elszámolásszervezési megállapodás megkötésének módja és helye.
8.4. A nyújtott szolgáltatásokról szóló igazolás adataival való egyet nem értés esetén az Ügyfél a jelen Eljárási Feltételekben meghatározott határidőn belül nézeteltéréseit aláírja és átadja a JSC Russian Railways-nek. A nézeteltérésekkel nyújtott szolgáltatásokról szóló igazolás aláírásakor, a nyújtott szolgáltatásokról szóló tanúsítvány átadásával egyidejűleg az Ügyfél (ha van ilyen) átadja a JSC Russian Railways részére az eltéréseket igazoló dokumentumokat.
8.5. A nézeteltérésekkel aláírt szolgáltatási okirat mérlegelési eredményei alapján a JSC Russian Railways kiigazítási okiratot állít elő a jelen Eljárás 3. számú melléklete formájában. A nyújtott szolgáltatások korrekciós jelentésében szereplő adatok a fizetési összegek felfelé és lefelé történő változását is tartalmazhatják. Az Ügyfél a jelen Eljárási Feltételekben meghatározott határidőn belül nyújtott szolgáltatásokról igazítási igazolást ír alá.
8.6. Az Ügyfél az elektronikus dokumentumkezelés megszervezésével kapcsolatos szolgáltatásokról szóló, a 2. számú mellékletek és az Eljárásrend szerint összeállított okirat/módosítási okirat aláírásával igazolja, hogy egyetért a nyújtott szolgáltatások mennyiségével és költségével, valamint a megfelelő halmozással. törvény alapján készült nyilatkozat.
9. Az Ügyfél kezdeményezésére, vagy olyan okok miatt, amelyekért egyik fél sem felelős a jelen Eljárás betartásának megtagadása, indokolt, szükséges, ténylegesen felmerült, az Orosz Vasutak JSC dokumentált kiadásai mindaddig fizetendők. a Szerződés felmondásáról vagy a Szolgáltatások igénybevételének megtagadásáról szóló értesítés kézhezvételének dátuma az Russian Railways JSC által az Ügyfél által a JSC Russian Railways részére korábban benyújtott szolgáltatásnyújtásra irányuló kérelem alapján.
10. Felelősség:
10.1. Kötelezettségeik elmulasztásáért vagy nem megfelelő teljesítéséért az Orosz Vasutak JSC és az Ügyfél a törvény szerint felelős. Orosz Föderáció, jelen eljárással, az Eljárási Feltételekben meghatározott sajátosságok figyelembevételével.
10.2. A Szolgáltatások nyújtását akadályozó körülmények esetén az Ügyféltől vagy partnerétől függő okok miatt az Russian Railways JSC mentesül az Ügyfélnek nyújtott szolgáltatások keretében vállalt kötelezettségek teljesítése alól, és az Ügyfél felelős a következményekért, ill. megtéríti az Orosz Vasutak JSC-nél a felmerült körülmények következtében felmerülő összes költséget.
10.3. Ha harmadik feleket vesznek igénybe feladataik ellátása során a szolgáltatásnyújtás részeként, a JSC Russian Railways úgy felelős tetteikért, mintha a sajátja lenne.
10.4. A JSC Russian Railways mentesül a kötelezettségei nem teljesítéséért vagy nem megfelelő teljesítéséért való felelősség alól, ha a nemteljesítés vagy nem megfelelő teljesítés a JSC Russian Railways hatáskörén kívül eső körülmények miatt következett be.
10.5. A JSCo "Russian Railways" jogosult egyoldalúan felfüggeszteni a szolgáltatásnyújtást, ha az Ügyfél nem fizetett előleget, és nem utalt át a JSCo "Russian Railways" elszámolási számlájára. előtörlesztés készpénz, amely elegendő a JSC Russian Railways részére a Szolgáltatásokért esedékes kifizetések kifizetéséhez.
10.6. A felek elfogadják azt a tényt, hogy a komplex információs szolgáltatás Az eljárás keretében nyújtott szolgáltatások kizárólag tájékoztató jellegűek, működési adatokon alapulnak. információs rendszerek a JSC "Orosz Vasutak" valós idejét, "ahogy van" alapon. Ennek eredményeként a JSC Russian Railways nem vállal felelősséget az információk hibás és/vagy helytelen beviteléért vagy eltorzításáért, amely önhibáján kívül keletkezett, valamint az Ügyfélnek az e körülményekből eredő és a tárgyhoz közvetlenül nem kapcsolódó veszteségeiért. pontja szerint.
10.7. Az Ügyfél felelős a jelen Eljárásrend szerint kapott információk további felhasználásáért.
11. Vis maior körülmények
11.1. A felek mentesülnek a felelősség alól, ha a jelen eljárásban vállalt kötelezettségeiket vis maior körülmények, azaz rendkívüli és az adott körülmények között elháríthatatlan körülmények, ideértve a kihirdetett vagy tényleges háborút, polgári zavargásokat, járványokat, nem teljesítik vagy nem megfelelően teljesítik, blokádok, embargók, tüzek, földrengések, árvizek és egyéb természeti katasztrófák, valamint kormányzati szervek jogi aktusainak kiadása.
Az elektronikus dokumentumkezelés bevezetése az alábbi lehetőségek megvalósítását teszi lehetővé:
Az elektronikus dokumentumkezelés összekapcsolása olyan szervezetek számára kényelmes, amelyek:
- Nyilatkozat benyújtása a KÁD.
- Következzék munkaszerződés távoli alkalmazottakkal.
- Csere elsődleges dokumentáció beszállítókkal vagy ügyfelekkel.
- Együttműködni mobil alkalmazottak.
- Tarts találkozókat részvényesek.
- Végezzen faktoring műveletek a termékek kifizetésekor.
- Legyen kiterjedt dokumentumfolyamat.
- Van szerződő felek vagy ágak más városokban.
Az EDF csatlakoztatásához szerződést kell kötni egy akkreditált EDF üzemeltetővel. A dokumentáció jogerőssége érdekében az állományokat elektronikus aláírással hitelesítik. Minden olyan alkalmazott számára, aki jogosult a megfelelő dokumentumkategóriához aláírni, továbbfejlesztett minősített digitális elektronikus aláírást vásárolnak. Kriptográfiai információvédelmi eszközökre és szoftverekre is szükség lesz. A társaság számviteli politikája tartalmaz egy rendelkezést a készítés jogszerűségére vonatkozóan elsődleges dokumentáció V elektronikus formában megerősítéssel digitális aláírás. Azokkal a szerződő felekkel, akikkel elektronikus dokumentumcserét kívánnak folytatni, „Egyezmény az elektronikus dokumentumok cseréjéről” jön létre. Az a számítógép, amelyre az elektronikus dokumentumkezelő program telepítve van, csatlakozik az internethez.
Dokumentációs nyomtatványok
A munka kétféle dokumentációval történik: bejövő és kimenő.
- Bejövő dokumentáció automatikusan generálódik az adatbázisban. Miután megkapta a dokumentációt a partnertől, kattintson a „Válasz” gombra. Ezt követően a fájl áttekinthető, jóváhagyható vagy elutasítható. Jóváhagyáskor automatikus visszaigazolást küld a címzettnek.
- Kimenő dokumentáció generálás után az „Aláírás és küldés” gomb megnyomásával azonnal elküldésre kerül a partnernek. Az elküldést követően a fájl automatikusan megjelölésre kerül a kimenő dokumentumok nyilvántartásában.
- Egyéb dokumentáció is elérhető EDI-n keresztül. Ebből a célból a fájlokat digitálisan aláírják.
A mindkét fél által aláírt iratkészlet eredetinek minősül, amely teljes jogerővel rendelkezik, és nem igényel papíron történő megerősítést.
Helyettes főigazgató Taxkom LLC
A könyvelők túlnyomó többsége speciális számítógépes programokat használ és elektronikus jelentéseket nyújt be adóhivatalés alapok. Miért ne kommunikálhatna „elektronikusan” partnereivel? Miért nyomtatna ki egy köteg papírt, ha elektronikus dokumentumokat hozhat létre és tárolhat? Ennek mikéntjét egy elektronikus dokumentumkezelési szolgáltatást nyújtó cég árulta el nekünk.
Igor Vladimirovich, kérem, mondja el, mi az az elektronikus dokumentumkezelés?
I.V. Muraskincev: Elektronikus dokumentumkezelés a dokumentumokkal végzett munka megszervezésének módja, amikor az eredeti példányok nagy része elektronikus formában, papíralapú adathordozó használata nélkül jön létre. Felhívjuk figyelmét, hogy az ilyen dokumentumáramlással az eredeti példányok elektronikus formában jönnek létre, nem csak a papíralapú dokumentumok elektronikus másolatai. Az engedélyezett formátumú elektronikus dokumentumok a legtöbb számviteli programban összeállíthatók. Ám ahhoz, hogy egy elektronikus dokumentum jogilag jelentős legyen, nemcsak a jóváhagyott formátumoknak kell megfelelnie, és kötelező részletezéssel kell rendelkeznie, hanem elektronikus aláírással is alá kell írnia.
A dokumentum létrehozása után azonnal aláírhatja azt elektronikus aláírással sok, bár nem minden számviteli programban.
Ha elektronikus dokumentumot küldenek a szerződő félnek, akkor azt az elektronikus dokumentumok cseréjére vonatkozó eljárási rend szerint kell megküldeni.
Milyen eljárás ez az elektronikus dokumentumok cseréjére? Milyen típusú elektronikus aláírással kell aláírni egy elektronikus dokumentumot?
Köszönjük az „ANIS-98” LLC főkönyvelőjének a javasolt interjútémát Olga Vladimirovna Saltykova, Moszkva.
I.V. Muraskincev: Mert különböző dokumentumokat ez a sorrend más lesz. Az elektronikus számlákra speciális, szigorúbb követelmények vonatkoznak. Ezeket fokozott minősített elektronikus aláírással kell aláírni, és elektronikus dokumentumkezelőn keresztül kell elküldeni Megrendelés, jóváhagyva. A Pénzügyminisztérium 2011. április 25-i 50n.
A továbbfejlesztett minősített elektronikus aláírás a szervezet pecsétjének analógja az aláírással együtt felelős személy. Csatlakoztatva hozzá minősített tanúsítvány ellenőrző kulcs. Csak akkreditált tanúsító központok adhatnak ki ilyen elektronikus aláírást 2011. 04. 06. 63-FZ törvény. Azok a dokumentumok, amelyeket a régi EDS-törvény értelmében elektronikus digitális aláírással írtak alá, amely július 1-jétől nem lesz érvényes 2002. január 10-i 1-FZ törvény, továbbfejlesztett minősített elektronikus aláírással aláírtnak minősülnek.
Bizonyos iparágakban pl ékszergyártás, nem csak külső, hanem a szervezet egyes belső dokumentumait is célszerű az üzemeltetőn keresztül átvinni. A belső dokumentumokat általában nem kell erős jellel aláírni minősített aláírás. A szervezet saját belátása szerint elegendő lehet egy megerősített minősítés nélküli vagy akár egy egyszerű elektronikus aláírás is.
A továbbfejlesztett minősítés nélküli aláírásokat a tanúsító központok is kiadják, és ezek olcsóbbak lehetnek, mint a minősítettek. Az egyszerű aláírás egy titkosítás vagy jelszó, amely lehetővé teszi a dokumentum készítőjének azonosítását. Egy ilyen aláírást számítógépes programmal is hozzáadhat, és ez kevesebb kiadást igényel, mint egy továbbfejlesztett aláírás vásárlása.
A külső bizonylatok a számlák kivételével egyszerűen elküldhetők a szerződő feleknek e-mailben. A felek megállapodása alapján aláírása történhet fokozott minősített vagy fokozott minősítés nélküli elektronikus aláírással. De használd speciális rendszer Kényelmesebb az elektronikus dokumentumkezelés, amely lehetővé teszi, hogy azonnal értesítést kapjon arról, hogy partnere megkapta a dokumentumot. Ő viszont azonnal aláírhatja és elküldheti Önnek.
Mi a legjobb módja az elektronikus dokumentumkezelés bevezetésének?
I.V. Muraskincev:Általában megy használni elektronikus dokumentumokat olyan cégek döntenek, amelyek sok partnerrel és nagy mennyiségű külső dokumentumáramlással rendelkeznek. Mivel az elektronikus dokumentumok, különösen a számlák cseréje csak a felek közös megegyezésével lehetséges 1. záradék art. 169 Az Orosz Föderáció adótörvénykönyve, akkor először meg kell beszélnie a rendszeres partnereivel az elektronikus dokumentumkezelésre való átállás lehetőségét. Ezután ki kell választania egy elektronikus dokumentumkezelő üzemeltetőt, és szerződést kell kötnie vele. A Szövetségi Adószolgálat bizalmi hálózatába tartozó elektronikus dokumentumkezelési szolgáltatók listája közzétételre került A Szövetségi Adószolgálat webhelye .
Milyen szempontokat kell figyelembe venni az operátor kiválasztásakor?
I.V. Muraskincev:Általános szabály, hogy az elektronikus dokumentumkezelő szolgáltatók lehetőséget biztosítanak arra, hogy tesztüzemmódban elektronikus dokumentumokat cseréljenek több partnerrel. Az ilyen „próbaüzem” során megértheti, melyik felület a kényelmesebb az Ön számára, és hogy könnyű lesz-e összekapcsolni a könyvelési programját az üzemeltető dokumentumkezelő rendszerével.
Minél nehezebb egy számviteli programot egy elektronikus dokumentumkezelő rendszerrel kombinálni, annál magasabb lesz a rendszer bevezetésének költsége. Kérjük, vegye figyelembe az elektronikus dokumentumok küldésének árát is. Általában a szállítási költség megegyezik a megadottal mobil kommunikáció: A „hívó”, azaz az elektronikus dokumentum feladója fizet. Az elektronikus dokumentumokat gyakran készletként kell elküldeni. Ebben az esetben díjat számíthatnak fel egy dokumentumcsomag, például számla és munkavégzési igazolás vagy számla elküldése.
Szükséges-e egyidejűleg megállapodást kötni egy hitelesítési központtal - egy elektronikus aláírást kibocsátó szervezettel?
I.V. Muraskincev: Ez kötelező a külső dokumentumáramláshoz. A tanúsító központnak a dokumentumfolyamban minden résztvevőt el kell látnia elektronikus aláírással. Az elektronikus jelentést benyújtó cégek már kötöttek ilyen megállapodást. Ha csak használ belső dokumentumfolyamat, akkor ez a vágyától függ. A belső dokumentumok egyszerű elektronikus aláírással is aláírhatók, és ebben az esetben nem kell megállapodást kötni a hitelesítés-szolgáltatóval.
Használhatják-e a szerződő felek különböző rendszerek elektronikus dokumentumkezelés? Vagy csak akkor lehet dokumentumokat fogadni, ha a partnered ugyanazon a szolgáltatón keresztül küldte?
I.V. Muraskincev: Jelenleg sajnos nincs belső roaming a szolgáltatók között. Ezért a dokumentumok fogadásához ugyanahhoz a szolgáltatóhoz kell csatlakozni, mint a dokumentumokat küldő céghez. Tehát ha az Ön partnerei különböző szolgáltatókon keresztül dolgoznak, akkor ahhoz, hogy dokumentumokat cserélhessenek a partnerekkel, mindegyik szolgáltatóval megállapodást kell kötnie.
Bízunk benne, hogy még ez éven belül működni fog a roaming, és akkor lehetőség nyílik más szolgáltatón keresztül küldött dokumentumok fogadására is.
Szükséges-e külön kikötni az elektronikus dokumentumkezelő rendszer használatát a szerződő felekkel kötött szerződésekben?
I.V. Muraskincev: Nem, ezt nem kell megtenned. Elég kicserélni a rendes e-mailben(nem kell elektronikus aláírással igazolni) vagy faxon küldött papíralapú levelek, ahol megerősítik az elektronikus dokumentumok használatára vonatkozó hozzájárulást A Pénzügyminisztérium 2011.08.01-i levele 03-07-09/26 sz.. Vagy például az egyik szerződő fél meghívhat egy másikat az üzemeltetőjén keresztül, ahogy ez történik „barátok” meghívásakor. közösségi hálózatok, a másik pedig, hogy elfogadja ezt a meghívást. Ha azonban az Ön partnere nem kíván dokumentumokat elektronikusan megkapni, akkor továbbra is papíralapú dokumentumokat kell küldenie.
Nos, megegyeztünk a partnereinkkel, választottunk egy kezelőt, vagy akár több kezelőt is. Mi a teendő ezután?
I.V. Muraskincev: Most hozzá kell igazítanunk a vállalat üzleti folyamatait az elektronikus dokumentumkezelés megvalósításához, amikor vállalkozókkal dolgozunk:
kidolgozza és jóváhagyja az elektronikus dokumentumkezelési eljárást;
kijelöli a karbantartásáért felelős személyeket;
elektronikus archívumot szervez a fogadott és elküldött dokumentumokról;
regisztrálj be számviteli politika az elektronikus dokumentumok létrehozására, átvételére és tárolására vonatkozó szabályokat, kijelöli az elektronikus dokumentumok kialakításáért és aláírásáért felelős személyeket.Minden olyan munkavállalót, aki jogosult elektronikus dokumentumok aláírására, el kell látni elektronikus aláírással, mert az aláírását nem adhatja át másnak.
Kell-e nyomtatnom és papír formátumban tárolnom az elektronikus dokumentumokat?
I.V. Muraskincev: Nem, nem szükséges, bár sokan továbbra is a régi módon csinálják. Minden elküldött és fogadott elektronikus dokumentumot elektronikus archívumban tárolunk. Az elektronikus archívumot pedig úgy kell megszervezni, hogy szükség esetén, például az adóhatóság kérésére gyorsan megtalálhassa a kért dokumentumokat, és elektronikus úton elküldhesse a felügyelőségnek, ugyanúgy, ahogy az elektronikus bejelentést most továbbítják. .
És ha az adóhivatal vagy a könyvvizsgáló kér egy elektronikus dokumentum papíralapú másolatát, akkor egyértelmű lesz, hogy ez az elektronikus dokumentum másolata, és az elektronikus dokumentumot a felek aláírják?
I.V. Muraskincev: Kinyomtathatja az elektronikus dokumentumot, és papíralapú másolatot kaphat. Ez a példány automatikusan kinyomtatásra kerül, hogy az egy elektronikus dokumentum papíralapú másolata, és az eredeti példányt a felek elektronikusan aláírták. A papíralapú másolat, amennyiben az megfelelően van elkészítve, azaz a szervezet aláírásával és pecsétjével hitelesített vagy közjegyzői hitelesített, ugyanúgy használható, mint az eredeti papíralapú dokumentum másolata.
Minden dokumentum elkészíthető elektronikusan?
I.V. Muraskincev: A dokumentumok papír és elektronikus formában is elkészíthetők. Ha egy elektronikus dokumentumot minősített elektronikus aláírással írnak alá, az egyenértékű a kézzel aláírt papíralapú dokumentummal 5. cikk A 2011. december 6-i 402-FZ törvény 9. cikke; 1. záradék art. A 2011. június 4-i 63-FZ. törvény 6. §-a. A számlát, a TORG-12 fuvarlevelet és a munkavégzési igazolást a Szövetségi Hatóság hagyja jóvá. adószolgáltatás elektronikus formátumok. Más dokumentumok bármilyen formátumban létrehozhatók, például szöveges vagy pdf-ben.
De van egy dokumentum, amelyet papíron kell elkészíteni. Ez egy fuvarlevél. Utazás közben még nem biztosítható az elektronikus olvasás lehetősége.
Emellett a munkáltató és a munkavállaló viszonyát szabályozó dokumentumokat, például álláspályázatot, munkaszerződést is papír alapú formában kell elkészíteni.
Milyen követelmények vonatkoznak az elektronikus dokumentumkezelő rendszerhez csatlakoztatott berendezésekre, számítógépekre?
I.V. Muraskincev: Ugyanaz, mint azoknál a számítógépeknél, amelyekről elektronikus jelentést küldenek az adóhivatalnak és más szabályozó hatóságoknak. Minden elektronikus dokumentumkezelő rendszerhez csatlakozó munkahelynek stabil Internet csatornával kell rendelkeznie, és telepíteni kell a Crypto-Pro programot vagy más hasonló programot az elektronikus kulcsokkal való munkavégzéshez.
Milyen veszélyek merülhetnek fel az elektronikus dokumentumok létrehozása és küldése során, és hogyan lehet ezeket elkerülni?
I.V. Muraskincev: Véleményem szerint nincsenek komoly veszélyek. Az egyetlen dolog, hogy nagyon óvatosnak kell lennie, mindent időben meg kell tennie, és nem hibáznia kell az elektronikus dokumentumokban, különösen a számlákban. A számlakibocsátási és -küldési előírások nagyon szigorúak. A benyújtott számla hibájának javításához pedig újra kell küldenie a javított számlát.
De nem tud új számlát kiadni olyan dátummal, amely már elmúlt.
A számlák folyamatos számozása a könyvelő programban történik. Nem mindegy, hogy papíralapú vagy elektronikus számlát küld, és hogy egy vagy több szolgáltatót használ.
Mi az hozzávetőleges költség elektronikus dokumentum küldése és fogadása?
I.V. Muraskincev: E szolgáltatások stabil ára a piacon még csak most van kialakulóban. Ma 1-5 rubel között mozoghat. egy elektronikus dokumentum küldésére. Egyes szolgáltatók ezen felül előfizetési díjat számítanak fel. Az elektronikus dokumentumok átvétele általában ingyenes.
Mindenesetre olcsóbb, mint a hagyományos postai úton történő dokumentumok küldése, különösen nagy távolságra. Ráadásul csökkenti a papíralapú dokumentumok nyomtatásának és tárolásának költségeit.
Az elektronikus dokumentumkezelés bevezetését megkezdő cégek értékelései szerint az elektronikus iratcserére való átálláskor a megtakarítás a cég bruttó forgalmának mintegy 2%-át teheti ki.
