Üzleti levelezés etikettje. A jó benyomásról

POZÍCIÓ

Arról, hogy nyílt fesztivált-versenyt rendezünk a legeredetibbnek

számok a léggömbök"Légi Testvériség"

A fesztivál szervezői

Kulturális és Szabadidő Központi Park névadója. V.V. Majakovszkij

A fesztivál céljai és céljai

1) igazi kreatív nyaralás hangulatának megteremtése;

2) kreatív eredmények és tapasztalatcsere a résztvevők között;

3) az amatőr mozgalom támogatása és népszerűsítése lufi figurák létrehozására;

4) a területdíszítés új formáinak kialakítása

Fesztivál résztvevői

A fesztiválra a következőket várják:

1) Jekatyerinburg város üdülővállalatai és Szverdlovszki régió

2) Jekatyerinburg város és a Szverdlovszk régió kreatív ügynökségei

3) proaktív kreatív csoportok Jekatyerinburg és Szverdlovszk régió városaiban

4) ügynökségek ünnepi dekorációk készítésére Jekatyerinburg városában és a Szverdlovszk régióban

5) tervezők, akik Jekatyerinburg város és a Szverdlovszk régió rajongói

Nincs korhatár!

A fesztivál ideje és helye

9.00 – 10.00 óra között: bejelentkezés nagyméretű építményekkel rendelkező résztvevők számára, amelyekhez gépkocsival kell bejutni;

10.00 – 12.30: felszerelés, figurák elrendezése a résztvevő sorszáma szerint;

12.30 – 15.00: zsűri értékelése, parklátogatók fotózása figurákkal;

15:00-18:30: ünnepi koncert, helyszínbontás (a rendezvény kezdési időpontja és időtartama módosítható);

Helyszín: Kulturális és Szabadidő Központi Park névadója. V.V. Majakovszkij, nyílt terület

Rendezvény címe: Michurina 230, 3-as villamos, 6,9,10,20,21,33. Megálló - Majakovszkij park

A fesztivál program lebonyolításának feltételei

1) A golyók alakjának 4*4 m-es területre kell illeszkednie

2) 10.00 – 12.30 között előre elkészítjük a lufiból készült figurát, vagy elkészítjük a parkban.

3) A résztvevőnek önállóan kell megadnia a figura rögzítésének módját és minden szükséges eszközt a figura felszereléséhez a rendezvény napján. (A park csak 4*4 m-es platformot biztosít. Felülete füves!)

4) Az alkotások a szabadban kerülnek elhelyezésre.

5) A regisztrációt követően minden résztvevő sorszámot kap. A sorozatszámok felkerülnek az oldalra.

6) Minden résztvevőnek el kell küldenie munkája címét és leírását (lásd 1. melléklet)

A résztvevők képességei

1) Minden résztvevő használhat egy fedett helyiséget (sátrat) saját figurájának elkészítésére és tárgyak tárolására

2) A résztvevőnek joga van hirdetését elhelyezni (szervezet neve - logó - telefon - weboldal - szolgáltatások). A résztvevővel kapcsolatos minden információ, nevezetesen (szervezet neve (személy neve) – logó – telefon – honlap – szolgáltatások – munka címe – leírás) egy A3-as méretű információs standon kerül elhelyezésre. 1 stand = 1 résztvevő. Minden állványhoz névjegykártya zseb tartozik. Igény esetén egy szervezetnek vagy magánszemélynek joga van névjegykártyáját mellékelni. (lásd az 1.2. függeléket)

3) A résztvevőnek joga van 220 V-os áramot használni (hosszabbítót hozzon magával)

Zsűri

1) A zsűrit a fesztivál szervezőbizottsága a Központi Kulturális és Kulturális Park szakemberei, valamint Jekatyerinburg ezen területére szakosodott szakemberek alkotja.

2) A fesztivál zsűrijének jogában áll további jelöléseket alapítani és külön okleveleket alapítani.

A fesztivál résztvevőinek összegzése és díjazása

Minden résztvevő Résztvevői oklevélben részesül. Az 1., 2. és 3. helyezést elért nyerteseket oklevéllel és ajándékkal jutalmazzuk.

Pénzügyi feltételek

A fesztiválon való részvétel szervezési díja NEM BIZTOSÍTOTT

Szervezeti kérdések

1) a fesztiválon való részvételi jelentkezéseket 2016. augusztus 24-ig várjuk e-mailben [e-mail védett]és a 221-34-70 telefonszámon

A levél tárgyában és a fájlnévben tüntesse fel: jelentkezés a Levegő Testvériség fesztiválra. A jelentkezési lap kitöltésére vonatkozó példa az 1. számú mellékletben található.

Kérdéseivel forduljon a Központi Kulturális és Kulturális Park művészeti osztályához. V.V. Majakovszkij.

Tel.: 221-34-70; 8-982-623-64-33 Maria Doronina – a fesztivál kurátora;

1) a szervezőbizottság fenntartja magának a jogot, hogy a jelentkezések fogadását a meghirdetett határidő előtt lezárja, ha a résztvevők száma meghaladja a fesztivál technikai lehetőségeit.

2) A résztvevő engedélyezi a jelen pályázatban megadott személyes adatainak feldolgozását a fesztivál tájékoztató anyagainak elkészítéséhez, valamint a fesztivál információs anyagaiban való részvételéről készült fotók és videók felhasználását.

1. függelék

RÉSZVÉTELI JELENTKEZÉS

TÁJÉKOZTATÓ LEVÉL

Az egészség az alap emberi élet. Megőrzéséhez a legfontosabb az ember életmódja. Az egészséges életmód kulcsa az aktív hosszú élethez.

A hallgatók egészséges életmód iránti pozitív attitűdjének kialakítása érdekében az egyetem

2015. október

dirigálja Egyetemen belüli maraton

„EGÉSZSÉGES ÉLETMÓD AZ OKTATÁSI FOLYAMATBAN

KÖZÉPISKOLA"

A maraton célja célja az egészséges életmód legfontosabb összetevőinek népszerűsítése a tanulók számára: a kiegyensúlyozott táplálkozás, a testnevelés és a sport, a társadalommal való harmonizáció.

Helyszín: Szentpétervár, st. Novorossiyskaya, 48/50.

Szervező Bizottság Egyetemen belüli maraton" Egészséges képélet benne oktatási folyamat középiskola»:

Pankova Nina Vladimirovna, a Szövetségi Állami Költségvetési Szakmai Felsőoktatási Intézmény "SPbGTEU" rektora,

Bazarnova Julia Genrikhovna, az FSBEI HPE „SPbGTEU” Kémiai és Biotechnológiai Tanszékének vezetője,

Barsukova Natalya Valerievna, a Szövetségi Állami Költségvetési Szakmai Felsőoktatási Intézmény „SPbGTEU” Vendéglátó-technológiai Osztályának vezetője,

Nyikolaj Jurjevics Nerobeev, osztályvezető fizikai kultúra FSBEI HPE "SPbGTEU",

Kotomenkova Olga Gennadievna, a Szövetségi Állami Költségvetési Szakmai Felsőoktatási Intézet (SPbGTEU) kutatási osztályának vezetője.

Az Egyetemen belüli Maraton keretében a tervek szerint megrendezik verseny 6 diákcsapat között. Kötelező követelmények a csapatok összetételéhez: 10 fő, köztük 2 hallgató minden karról.

A következő versenyek a rendezvényen belül :

1. Csapat bemutató verseny (házi feladat): füzet és prezentáció (videó vagy diavetítés, vagy csoportos bemutató stb.).

2. Agygyűrűs játék „Egészségenciklopédia”.

3. Kulináris párbaj „Megfelelő vacsora három személyre”ételek bemutatásával (hideg előétel, első fogás, második fogás, ital).

4. Sportmérkőzés „Egész lélek egy sportos testben”(csapatsportversenyek).

5. „Egyetem – Egészségügyi Terület” projektpályázat(házi feladat).

Jelentkezések elfogadása csapatoktól az Egyetemen belüli Maratonon való részvételre (1. melléklet) készül 2015. október 19-ig (beleértve) címen email:[e-mail védett].

„Útvonaltervek” a versenyfeladatok magyarázataival és követelményeivel a regisztrált csapatokat elküldjük 2015. október 20 a pályázatokban megadott email címekre.

Bármilyen kérdése van, forduljon:

- a rendezvény szervezőbizottságának: email: [e-mail védett];

- a Szövetségi Állami Költségvetési Szakmai Felsőoktatási Intézet "SPbGTEU" kutatási osztályának:

• Milyen típusok üzleti levelezés megkülönböztetni.
• Az üzleti levelezés milyen szabályait fontos betartani?
• Milyen jellemzői vannak az elektronikus üzleti levelezésnek?

Karbantartás üzleti levelezés szabályok szerint - a karrier és az üzleti élet sikerének egyik fontos összetevője. E szabályok figyelmen kívül hagyása, vagy helytelen gyakorlati alkalmazása partnerek és ügyfelek elvesztéséhez vezethet. Emellett a pontos és hozzáértő üzleti levelezés az üzleti imázs fontos eleme.

Melyek az üzleti levelezés különböző típusai?

Az üzleti levelezés - partnerekkel, ügyfelekkel, kollégákkal, szervezetekkel - az egyik a legfontosabb területek bármely vállalkozás tevékenysége. A különböző rangú vezetők és alkalmazottak leveleket fogadnak és küldenek, kereskedelmi ajánlatok stb. Formától, tartalomtól és fókusztól függően minden levelezés a következő típusokra oszlik:

• hivatalos;
• személyes;
• belső;
• külső.

Mindegyikre külön szerkesztési és benyújtási követelmények vonatkoznak. A hivatalos üzleti levelek leggyakoribb típusai a következők:

• hálaadás;
• kereskedelmi;
• levelek, követelések és kérések;
• cáfolatok;
• Gratulálok;
• részvétnyilvánítások, gyászjelentések.

Ezt figyelembe véve ma legtöbb ben folyik az üzleti levelezés elektronikus formában, léteznek kész sablonokés formák bármilyen típushoz.

Az üzleti írás művészete

Minden szöveg egy mechanizmus hatással van a címzettre. Ha nem működik, az azt jelenti, hogy megszegte az összeszerelési szabályokat: rossz alkatrészeket vett el és rosszul rendezte el. Ahhoz, hogy azt kapja meg a címzetttől, amit szeretne, választania kell helyes tények, mutassa be azokat helyesen, és tegye ezt „megfelelő arccal” – oly módon, hogy a levél címzettje el akarja fogadni az ajánlatát. Hogyan kell ezt csinálni?

Tények. Előfordul, hogy a racionális érvek, amelyek a címzettet meggyőzhetik, elvesznek a különféle, esetenként idegen gondolatok kaotikus bemutatásában. Ám a szerkezet felépítése után a betű egyértelművé és meggyőzővé válik, még akkor is, ha semmi sem változott a jelentésében. A fő gondolat (gyakran cselekvésre ösztönzés) az elejére kerül, közvetlenül az üdvözlés után. Az alábbiakban felsoroljuk az argumentumokat (mindegyik piros vonallal és dőlt betűvel van jelölve), színes illusztrációkkal (magyarázatokkal). A végén megismétlődik a cselekvésre való felszólítás. Aláírás következik. Egy egyszerű szerkesztés még a Csehov „Vanka”-történet pitiáner, „a faluba a nagyapának” üzenetét is jól megindokolt, csábító ajánlattá varázsolja nagyapának.

Feladó kép. A válasz attól függ, hogyan jelenik meg a levél feladója. Levélben lehetsz tisztviselő, vagy lehetsz személy. Néha az első hasznos, néha a második. Például, ha dicséri a címzettet, jobb, ha személyes stílust használ (a saját nevében írjon, kommunikálja a hozzáállását a tényekhez, beszéljen egyenlő félként). Ennek köszönhetően a címzett nem csak azt fogja tudni, hogy nagyszerű, hanem azt is, hogy jó véleménnyel vagy róla. Éppen ellenkezőleg, jobb formális kifejezésekkel szidni, puszta tényeket közölni. Ez a tanács egy kissé eltúlzott előadásban így néz ki: „Bolond vagy” helyett azt kell írni, hogy „nem találtak intelligencia jeleit az olvasóban”.

A modern levelezésben gyakran egyenesen a lényegre térünk, kihagyva az „időjárás-beszédet” a köszönés és a bevezető mondat között. Úgy tűnik, hogy egy opcionális rövid mondat nem hordoz nagy szemantikai terhelést. De ez jelenik meg először az olvasó szeme előtt, ezért megadja a levél hangját, és meghatározza, hogy a címzett milyen szemekkel nézze a szöveg többi részét. Íme néhány példa arra, hogyan kezdje el üzenetét a beosztottaknak és partnereknek, különböző célokat követve.

1. Hogy súlyt adjunk: „Mivel az A projekt a regionális kormányzó személyes irányítása alatt áll, emlékeztetjük Önt.”
2. Hogy meleg kapcsolatokat építsünk ki egy ismeretlen céggel: „Miután megtudtuk, hogy az Ön cége, akárcsak mi, a KVN of Siberia verseny szponzora, úgy döntöttünk, hogy először Önnek ajánljuk fel.”
3. Segítséghez: „Olya, olyan jól és ami a legfontosabb, profin beszéltél a konferencián! Azt hiszem, szakértőként tud nekem segíteni.”
4. A beosztottak mozgósítása: „Gratulálunk – már péntek van. Már csak a költségvetési javaslatok benyújtása van hátra – és máris pihenhet.”

5 szörnyű első mondat, amely megöli az írásodat

Az amerikai HubSpot cég kiderítette, mely első mondatok nem inspirálják az olvasót, hanem éppen ellenkezőleg, a levél törlésére kényszerítik. Tudja meg, mik ezek a kifejezések, és soha ne használja őket a beszélgetés elején.

Az üzleti levelezés általános szabályai

Cége hírneve közvetve attól függ, hogy az üzleti levél hogyan készült és íródott. A formációra ezt mondhatjuk sikeres kép a vállalat és hírnevének kialakítása érdekében a munkavállalóknak mind a külső, mind a belső kommunikáció során be kell tartaniuk az üzleti levelezés szabályait.

Levélforma. Helyénvaló lenne a nyomtatványokat használni vállalati stílus, amelyek részleteket tartalmaznak. A stílus egy logó meglétét, egy speciális betűtípus használatát, az összes elérhetőség és a szervezet teljes nevének feltüntetését jelenti.

Oldalelrendezés. Az üzleti levelezés formázásakor margót használnak (bal margó - 2 cm, jobb margó - 1 cm, felső és alsó margó - egyenként 2 cm). Ha a levél több lapot tartalmaz, akkor azokat meg kell számozni (a lap tetejére középre kell tenni).

Stílus. Az üzleti levelek be vannak írva formális üzleti stílus, amely azt feltételezi rövid leírás a levél lényege, a fogalmazás pontossága, valamint a bélyegek és szabványmondatok használata. Ezenkívül az üzleti levelezésben van egy szabály: egy probléma - egy levél.

Szöveg szerkezete. A szabványos üzleti levelezés három részből áll:

1. A címzett megszólítása.
2. Bevezetés (a levél céljai).
3. Fő rész.
4. Folytatás.

Az angol nyelvű üzleti levelezés szabályai

részére üzleti levelezés készítése angoláltalános követelményeknek megfelelően kell elvégezni:

1. A szöveget a rendszer bekezdésekre osztja piros vonal használata nélkül.
2. A levél formázása során a bal felső sarokban fel kell tüntetni a feladó személyes adatait (teljes név vagy szervezet neve és címe).
3. Alul az ellenfél neve, vagy a címzett cégének neve a címmel (új sorban).
4. A levél összeállításának dátuma három sorral alatta, vagy felül a jobb sarokban van feltüntetve.
5. A levél fő része a lap közepére kerül.
6. A fő gondolatot jobb a kérés okának megjelölésével kezdeni: „Írok...”
7. A szabványos levélnek a következő kifejezéssel kell végződnie: „Tisztelettel”, ha a címzett neve ismert; "Tisztelettel" - ha nem.
8. Hagyjon ki négy sort a köszönet után, és adja meg nevét és beosztását.
9. Az aláírás a név és a fenti üdvözlet közé kerül.

Az üzleti levelezés „nyelve”.

Az üzleti levelezésre speciális követelmények vonatkoznak. Először is, a levelek nem tartalmazhatnak érzelmi felhangokat. A lehető legvisszafogottabbnak, tömörnek és precízebbnek kell lenniük. A szöveg logikus és következetes felépítése teljesen felváltja az érzelmességet. Közbeszólások, kicsinyítések, rövidítések, amelyek nem szerepelnek az általánosan elfogadottak listáján - mindezt kerülni kell az üzleti levelezésben.

A levél összeállításának egyik fontos feltétele a szemantikai pontosság, amely a gyakorlati értékét képviseli.

A következő fontos kritérium a szöveg logikus megjelenítése. A szavakat nem szabad kettős értelmezésnek alávetni - ez megváltoztathatja a levél tartalmának jelentését, és nemkívánatos hangot adhat neki.

Bárkinek a fő célja üzleti dokumentum- Ezt meggyőzőképesség egy bizonyos nézőpont kifejezésében. A dokumentum, feljegyzés vagy levél megírásának és elkészítésének fő szabályai a műveltség, az érvelés, a helyes fellebbezés, az információk megbízhatósága és a kellő mennyiségű bizonyíték.

Íme néhány szabály az üzleti levelek írásához:

A névmások használata. Az üzleti levelezésnek kerülnie kell a személyes érzelmek és felfogások tükrözését. Az üzleti információk közlése hagyományosan szabványos űrlapokon történik. Az ilyen levelezés során általában egy egész vállalkozás érdeke fejeződik ki, nem pedig egy magánszemélyé, így a cím többes számból származik. És bár ez a „mi” névmás használatát sugallja, kerülje a használatát a megfelelő igealakok használatával.

Biztosítéki formák. Az üzleti levelezésben passzív hangot kell használni. Az ilyen fellebbezések lágyabb megjelenésűek. Például, ha átrendezi a következő mondatot: „Nem végezte el időben a javítási munkát”, a következő szavakkal: „ Javítási munkák szerződésben rögzítettek nem teljesültek”, akkor direkt vádak nélkül is kijelenthető a munka nem teljesítésének ténye. Vagyis a szabálysértés tényét jelzik, de a konkrét tetteseket nem, ami lágyabbá teszi a levél hangját.

Az aktív hangot akkor használják, amikor egy levélben olyan objektumot határoznak meg, amely bizonyos műveletek kezdeményezőjeként szolgál. Például: „a jogi osztály ad felvilágosítást...”. Meg kell jegyezni, hogy az ilyen mondatok jelen időt használnak.

A passzív hang használata a levél jellegét is meghatározza. Az ilyen űrlapok lehetővé teszik, hogy egy adott eseményre állítsa a hangsúlyt, ne pedig a művelet végrehajtóira (ajánlat elküldve, jelentés beérkezett). A passzív hang akkor is használatos, ha a tárgy nyilvánvaló (meg van határozva a találkozó időpontja).

Igeforma. Ha egy folyamatosan ismétlődő cselekvésre kell összpontosítani a figyelmet, akkor azok leírására hiányos formájú igéket használnak (a szakemberek rendszeresen megszegik a határidőket). Ha a folyamat teljességét kell kiemelni, akkor az igék tökéletes alakját használjuk (a járőrök megkezdték szolgálatukat).

Az ékezetek bevezetése. Annak ellenére, hogy a legtöbb üzleti levelezés semleges hangvételű, bizonyos esetekben további összpontosításra van szükség bizonyos pontokra. Ehhez bevezető mondatokat használnak a kifejezés lágyítására. (Ha a „kérjük, küldje el a birtokában lévő dokumentációt” kifejezést átírja arra, hogy a látszólag a birtokában lévő dokumentációt kérjük, akkor a feszültség mértéke jelentősen csökken. , és jobban megfelel a tapintatos üzleti levelezés követelményeinek).

Üzleti levelek írásakor ügyeljen az ellenfél tiszteletére is. Tehát, ha a „nem érdekel minket az Ön ajánlata” kifejezést „sajnos jelenleg nem érdekli az Ön ajánlata” kifejezésre, akkor az mentesül a felesleges merevségtől, ami az üzleti levelezésben nem helyénvaló.

A bevezető szerkezetek is fontos elemei az üzleti levélnek, mivel kevésbé szárazak. A szabványoknak megfelelően üzleti etikett helyénvaló lenne a „kérjük, ha lehetséges, adja meg szakértői észrevételeit anyagaink minőségével kapcsolatban”. A bevezető konstrukciók jó eszközei a kategorikusság csökkentésének, a tisztelet és figyelmesség kifejezésének, valamint a barátságos hangnem kifejezésének. Használatuk lehetővé teszi, hogy kifejezze gondolatait anélkül, hogy megsértené ellenfele büszkeségét.

Üzleti levelezés etikettje: 5 tipp, hogyan kelts jó benyomást messziről

1. A levélre adott válaszidő a kommunikáció és az együttműködés iránti érdeklődését mutatja. Az üzleti e-mailekre a lehető legrövidebb időn belül kell válaszolnia: percek, órák, maximum egy nap. Ha objektív okai vannak a késedelemnek, küldjön egy levelet, és írja meg, hogy megkapta az üzenetet, és hamarosan válaszol. A helyes rangsorolás érdekében ügyeljen az ellenfél levelében szereplő megfelelő megjegyzésekre - „fontosság”, „téma” stb. Az ilyen jelek jelenléte jelzi, mennyire fontos a válasz.

A késedelmes válasz azt jelenti, hogy nagy a valószínűsége az ügyfél elvesztésének. Ha lehetséges, azonnal válaszoljon. Csak azokat a leveleket hagyja „későbbre”, amelyek megválaszolása időbe telik. A CEO School segít megtanulni megjósolni az emberek viselkedését és jól tárgyalni.

2. Személyes fellebbezés. A személyes megszólítás előnyösebb, mivel ez a címzett iránti tiszteletet fejezi ki.

A személyes cím használata az üzleti levelezés egyik kötelező szabálya. A személyes összpontosítás az egyéniség és a jóakarat tiszteletének demonstrálása. Ráadásul így a leveled kiemelkedik a sablonválaszok szürke tömegéből.

3. Hála kifejezése (a fellebbezésért). A levélben kifejezett hála egyfajta köszönetnyilvánítás, amiért az Ön cége javára választott ellenfelet vagy ügyfelet. A „Köszönöm a levelét” kezdetű írásbeli válasz bizonyítja ellenfelének, hogy értékes az Ön számára. Az üzleti levélnek ez a hangvétele helyes, mivel konstruktív álláspontot tükröz. Például:

A levél elején a következő konstrukciók segítségével fejezzük ki köszönetünket a vállalkozásba vetett bizalomért:

• Köszönjük érdeklődését...;
• Köszönöm levelét...;
• Köszönjük, hogy felvette velünk a kapcsolatot...;
• Köszönjük, hogy cégünket választotta...;
• Nagyra értékeljük érdeklődését...

4. Pozitív befejezés. A végső konstrukciók a levél elolvasása után garantáltan felkeltik az ellenfél figyelmét. Ezért célszerű az üzleti levelezés pozitív hangulatát ebben a formában megszilárdítani, és pozitív hangulatot és vágyat kelteni a levelezőpartnerben a kommunikáció folytatására. Például;

az utolsó dolog, ami a címzett figyelmében marad a leveled olvasásakor. Biztosítsa az üzleti kommunikáció érzelmi és pozitív légkörét az utolsó mondatokban. Teremtsen jó hangulatot a címzettnek – hogy újra kommunikálni akarjon Önnel. Például:

A levél befejezésekor mindig teremtsen pozitív hangulatot az ellenfélben a kommunikáció folytatásához. Erre a célra a következő struktúrákat használhatja:

• Örülünk az együttműködésnek;
• Készen áll a kérdéseire;
• Ha kérdése van, forduljon hozzánk;
• Bízunk a kölcsönösen előnyös együttműködésben;
• Örömmel segítünk;
• Őszinte tisztelettel.

5. Aláírás és kapcsolattartó blokk. Az üzleti levelezést folytató alkalmazottnak fogalma kell legyen arról, hogy ki van jelen „a monitor másik oldalán”. Más szóval, információra van szükség az ellenfél nevéről, pozíciójáról és elérhetőségi adatairól:

1. Keresztnév (vezetéknév) – lehetőséget biztosít a személyes megszólításra;
2. Pozíció – az ellenfél számára a kompetencia szintjének megértését biztosítja
3. Koordináták – hozzájárulnak további kommunikációs csatornák kialakulásához.

Az üzleti levelezéssel végzett munka optimalizálásához blokkolja a következővel: elérhetőségei Jobb az alapértelmezett beállításokra állítani. Ennek a blokknak jelen kell lennie a partnereknek, kollégáknak és ügyfeleknek írt levelekben, az ügyhöz való professzionális hozzáállás szimbólumaként.

Az elektronikus üzleti levelezés szabályai

Grigorij Szizonenko, főigazgató CJSC "Information Implementation Company", Moszkva

1. Használja a „Válasz mindenkinek” gombot. Ha többen vesznek részt a levelezésben, mindenkinek válaszolnia kell, nem csak az utolsó üzenet feladójának.

2. Mindig tüntesd fel a levél tárgyát. A legtöbb esetben a címzett csak az új üzenet fejlécét látja. Később a Tárgy mezőben található információk segítenek megtalálni és rendezni az üzeneteket. Használhat címkeszavakat a fejlécben – például „FONTOS!” –, de csak akkor, ha azok valóban megfelelnek a levél tartalmának (kényelmesebb azonban a „Fontos” gombra kattintani, amely minden népszerű nyelven elérhető levelezőprogramokat, és a címke megjelenik a "Téma" mező mellett) Alakíts ki egységes fogalmazási stílust, és folyamatosan ragaszkodj hozzá. Ne feledje, hogy manapság sokan automatikus szűrőket használnak a levelezés rendezésére. Ezért a címet úgy kell megválasztani, hogy egy gép „el tudja olvasni”.

3. A levél legyen rövid és strukturált. Törekedjen a jelentés maximális átláthatóságára és a bemutatás egyértelműségére, különítse el a lényeges és kisebb részleteket. Az Ön érdeke, hogy egy üzleti levél egyszeri elolvasása után könnyen megértse mind a probléma lényegét, mind a probléma történetét, a mondatok jelentését és a címzetttől elvárt cselekvések jellegét. Kiegészítő anyagok(dokumentumokat, táblázatokat, fényképeket) célszerűbb csatolmányként elküldeni, hogy ne duzzadjon fel az üzenet szövege; Ebben az esetben a levélben fel kell tüntetni, hogy milyen fájlokat küld.

4. Légy udvarias. Minden levélben helyet kell adni az üdvözlésnek, a megszólításnak és az aláírásnak (az automatikus hozzáadást bármelyik üzenethez engedélyezheti). Szemantikai és érzelmi akcentusokat is el kell helyeznie - kerülje a távirati stílust. Még akkor is, ha a levelezés sürgető problémára vagy konfliktusra vonatkozik, tartsa tiszteletben a hangnemet. Hiszen az üzleti életben nem sértődni kell, hanem megoldást találni. Ebben jó segítség a visszafogottság és az udvariasság.

5. A levelekre válaszolni kell! És gyorsan. Ennek az elemi igazságnak a meg nem értése sok félreértést von maga után. A feladónak tudnia kell, hogy a levelet elolvasta, és egy idő után értelmes válaszra számíthat. Ugyanakkor nem szabad teljes mértékben az automatikus válaszadókra és az automatikus értesítésekre hagyatkoznia - írja egy rövid mondat Nyomja meg. Éppen ellenkezőleg, egyes levelekre nem kell válaszolni. Először is, azoknak, ahol a „Másolat” mezőben az Ön címe szerepel: a feladó azt szeretné, ha értesülne egy másik személlyel folytatott levelezéséről. Másodszor, azok számára, akiknél az Ön címe egyáltalán nincs jelen: ez azt jelenti, hogy a levél írója a „Vak másolat” mezőbe adta az Ön koordinátáit - vagyis titokban kívánja megismertetni Önt a levelezéssel a közvetlen címzett elől. az üzenetről.

6. Ne törölje a levél szövegét, amelyre válaszol. Lehetséges, hogy a válaszát egy idő után újra elolvassák – akár több év múlva is. Sok vállalkozás már rendelkezik e-mail-archiváló rendszerrel. Egyébként olyan országokban, ahol email-tól hivatalos a céget jogilag jelentős okiratként ismerik el, hosszú távú tárolás a levelezés törvényi előírás. Nálunk még nincs ilyen, de a gyakorlat megelőzi az írott előírásokat, nézzen minden levelet a címzett szemével. Ez az üzleti levelezés alapszabálya. Ha követi, a címzettek elkezdik kiemelni az üzeneteket a folyamatból.

7. Írj helyesen. A levélben elkövetett egyedi hibák sértőek a címzett számára, mivel ezeket a sietség vagy hanyagság jelének tekintik. A többszörös hiba pedig a feladó alacsony kulturális szintjét jelzi, és azóta is arról beszélünküzleti levelezésről – szintén kedvezőtlen színben tüntetik fel azt a céget, ahol a feladó dolgozik.

• Üzleti
• Önfejlesztés
• Ötletek
• Számológépek
• Sikertörténetek

avtovsamare.ru - Vállalkozásom - Franchise. Értékelések. Sikertörténetek. Ötletek. Munka és oktatás

FS 77 - 57771 számú, 2014.04.18-i kelt.
Copyright © 2006-2017. Az oldal összes anyaga szerzői jogvédelem alatt áll
A "BusinessGarant" sajtóorgánumot a Szövetségi Kommunikációs, Információtechnológiai és Tömegkommunikációs Felügyeleti Szolgálat regisztrálta.