Melyik tanúsító hatóság dolgozik az EDO Megafonnal. A MegaFon segít áttérni az elektronikus dokumentumkezelésre

A világ egyik autógyártója számításai szerint egy dokumentumcsomag kinyomtatása és futárral történő szállítása egy kereskedési központba körülbelül 580 rubelbe kerül. Az üzemeltető központi irodájában mobil kommunikáció-tól nagy négyes kutatást végzett, és azt találta, hogy havonta körülbelül 420 papírcsomagot használnak fel. Ugyanakkor még a leghétköznapibb internetes startup is körülbelül 11 csomagot költ havonta. Nem nehéz kiszámolni, hogy bármelyik cégnél jelentős összeg a dokumentumkezelés költsége, amelyet bármelyik vezető szívesen csökkentene.

Ugyanakkor a vizsgálatokban senki nem vette figyelembe azt az időt, amit a munkavállalók a munkához szükséges dokumentumok felkutatásával töltenek. Ez a probléma akkor is aktuális, ha csak egy személy vesz részt a dokumentumfolyamatban. at közös használat dokumentumokat, ez sokszorosára súlyosbodik, és végül gyakorlatilag megoldhatatlanná válik, ha a szervezet földrajzilag megoszlik. Eközben az AIIM (Association for Information & Image Management) számításai szerint egy átlagosan heti 100 mappát készítő cég évente 18,7 ezer dollárt költ az elveszett dokumentumok visszaszerzésére. Szintén az AIIM statisztikái szerint az átlagos vezetők heti 2,5 órát töltenek a szükséges dokumentumok keresésével, míg az ügyintézők munkaidejük 20-30%-át fordítják erre.

Ne felejtsük el, hogy az orosz kormány évről évre egyre több fejlesztést vezet be munkájában, törvénybe iktatva a jelentéstétel átadására vonatkozó normákat. elektronikus formában elektronikus digitális aláírás használatával. Például az Orosz Föderáció Szövetségi Adószolgálatának 2015. október 14-i N ММВ-7-11/450@ rendeletével új kötelező jelentési űrlapot vezettek be a szervezetek és egyéni vállalkozók számára - 6-NDFL. Sőt, csak azok a szervezetek ill egyéni vállalkozók, amely legfeljebb 25 alkalmazottnak fizetett jövedelmet. A többi kizárólag elektronikus formában. Ez azt jelenti, hogy ma már szinte minden komoly szervezetben elérhető az elektronikus digitális aláírás (EDS). Korábbi cikkünkben (Mi az aláírás. Egy csepp vértől az elektronikus aláírásig) felmérést végeztünk, és olvasóink több mint fele dolgozott már digitális aláírással.

Ennek fényében az elektronikus jelentési szolgáltatások és az elektronikus dokumentumkezelő rendszerek (EDMS) rendkívül aktuálisak. Az informatikai technológiák térnyerése és a számítógépesítés széles köre lehetővé tette az alapvetően új irányítási módszerekre való átállásban való gondolkodást. Egyes országokban az EDMS bevezetése nemzeti feladattá vált. Tehát az észt kormánynak van egy programja e-kormányzat már 2002-ben indult, amikor Észtországban az internet-hozzáférés nem haladta meg a lakosság 30%-át. A mai napig az észt állampolgárok 98%-a használja az EDI-t a kormányzati szervekkel való kommunikáció során. Akár a parlamenti és elnökválasztáson is lehet szavazni digitális elektronikus aláírással. Ezenkívül „elektronikus lakcímet” is szerezhet, és például, ha Ön egy orosz-észt cég társalapítója, távolról kaphat elektronikus digitális aláírást, és törvényesen aláírhat minden dokumentumot. Ez nemcsak az emberek számára kényelmes és időtakarékos, hanem a kormány számára is jelentős költségcsökkentést jelent. Átlagos becslések szerint megtakarítás tól az EDMS megvalósítása egy többé-kevésbé nagy szervezetben elérheti a 95-97%-ot. Például egy dokumentum EDI-n keresztüli elküldése csak néhány rubelbe kerül.

Oroszország jelentős lemaradása ellenére nyugati cégek ebben a kérdésben az éves növekedési ütem orosz piac Az EDS az elemzők szerint legalább 30%. Megszületett az elektronikus digitális aláírásról szóló törvény elfogadása jogi alapja az elektronikus dokumentumkezelés széleskörű elterjesztésére. A Forrester Research szerint a Fortune 500-as cégek 38%-a az EDS megvásárlását kritikus fontosságúnak tartja a sikeres üzletmenethez.

Oroszországban már régóta léteznek EDMS rendszerek, de ezek főként nagy méretű üzemeltetők, mint például a ZAO PF SKB Kontur, amelyek támogatják a szövetségi struktúrák, ill. nagyvállalatokés amelyekkel a kis- és középvállalkozások nehezen tudnak dolgozni. A MegaFon cég a modern realitásokat figyelembe véve kifejlesztette Elektronikus Dokumentumkezelő (EDF) szolgáltatását a számviteli és egyéb dokumentumok társaságon belüli, illetve közötti létrehozására, aláírására és cseréjére. jogi személyek. Az EDI segítségével leegyszerűsítheti vállalkozása dokumentumforgalmát és növelheti a részlegek hatékonyságát.

A PJSC MegaFon Elektronikus Dokumentumkezelés (EDF) szolgáltatása 2015-ben indult a vállalati ügyfelek számára az üzemeltető Stolichny és Central fiókjaiban, és ezt követően a cég bármely ügyfele vehette igénybe. Ma már bármely jogi személy dolgozhat a felhőszolgáltatással, amelyet már több mint 500 szervezet használt. Korábban költség és műszaki követelményeknek az elektronikus aláírás és a jogilag jelentős dokumentumáramlás csak a nagyvállalatok számára volt elérhető. Az EDI használatával elektronikus aktusokat, számlákat és számlákat állíthat elő a Szövetségi Adószolgálat követelményeinek és ajánlásainak megfelelően, valamint elektronikus digitális aláírással aláírhatja és kicserélheti más felhasználói cégekkel.

Oroszországban szabványok vannak az EDI használatához szükséges összes műveletre: titkosítás, hash, elektronikus aláírás.

1. Az elektronikus aláírást és a hash-t az elektronikus dokumentumok jogi jelentőségének biztosítására használják elektronikus aláírás (ES) használatával:

• GOST R 34.10-2012: Elektronikus digitális aláírások generálására és ellenőrzésére szolgáló eljárások
• GOST R 34.11-2012: Hash függvény

A titkosítási algoritmus kriptográfiai erőssége a diszkrét logaritmus problémán alapul, elliptikus görbe pontok csoportjában. On pillanatnyilag Nincs módszer ennek a problémának legalább szubexponenciális bonyolultságú megoldására. Fontos számunkra, hogy az állam elismerje, hogy kellően kriptorezisztens.

2. Titkosítás. Az információk titkosságának biztosítása és sértetlenségének felügyelete titkosítással:

• GOST 28147-89: Kriptográfiai konverziós algoritmus

Ez egy egyszerű Feistel szerkezetű blokkrejtjel, 64 bites blokkmérettel, 256 bites kulccsal és 32 fordulóval, amelyet a Szovjetunióban fejlesztettek ki. Az algoritmust a kriptográfia területén vezető szakértők széles körben tanulmányozták, és minden kutató azt mondta, hogy úgy tűnik, biztonságos lehet vagy biztonságosnak kell lennie. Számos megjegyzés szól a teljesítményéről, Nicolas Courtois sikeres támadásokról is beszámolt az algoritmus ellen, de a CryptoPro szakértői rehabilitálták a nyilvánosság előtt.

3. Adatátviteli csatornák védelme az Interneten. Ehhez a feladathoz a TLS-t használják - egy szállítási réteg biztonsági protokollt, amely használhatja a fent leírt GOST 28147-89 GOST titkosítási algoritmusokat és a GOST 34.11-2012 szerinti kivonatolást. Ez a kombináció lehetővé teszi az FSB és az FSTEC általi tanúsítást, amit a CryptoPro, a Cryptocom és a VipNet cégek végeztek el a CIPF-ben.

Az Elektronikus Dokumentumkezelést csak a WEB felületen fejlesztjük aktívan, mert a webet biztonsági tanúsítványok védik, és az ezen protokollokon keresztüli fájlcsere (viszonylag) biztonságos. Az elektronikus dokumentumkezelő üzemeltetőkkel szemben támasztott követelmények nagyon magasak, és minden cégnek megfelelő engedéllyel kell rendelkeznie Szövetségi szolgálat biztonságot, jogot adva a fejlődéshez információs rendszerekés adattitkosítási szolgáltatásokat nyújtanak. A kommunikációs és adatszolgáltatások nyújtására külön engedélyt adnak ki. Alapüzemeltetőnk a Kaluga Astral, amely jogilag jelentős EDI biztosítására szolgál. Az összes adatot a MegaFon hálózaton belül tárolják (nem az interneten) az egész webhelyen titkosítást alkalmaznak, amely garantálja az Ön személyes adatainak biztonságát. Biztonsági technológiáink minden követelménynek megfelelnek, minden adatról biztonsági másolat készül, és garantáljuk a szolgáltatás zavartalan működését a hét minden napján, 24 órában. A szolgáltatás maximális elérhetetlensége nagyon súlyos balesetek esetén nem haladja meg a 15 percet.

EDS

Az EDF használatához létre kell hoznia egy minősített elektronikus aláírást, és be kell állítania számítógépét, hogy működjön vele. Az elektronikus aláírás a kézzel írott aláírás jogi analógja, az N63-FZ törvény szabályozza, és célja az aláíró személy azonosítása. elektronikus dokumentum. EDS-tanúsítványt Oroszországban bármelyik tanúsítási központban szerezhet be. Minden városban vannak. A CA-k aktuális listája az oroszországi távközlési és tömegkommunikációs minisztérium honlapján található.

A digitális aláírás kézhezvétele után meg kell vásárolnia és telepítenie kell szoftver, amely a fent leírt információbiztonsági algoritmusokat valósítja meg. A Crypto-Pro-t ajánljuk. Ezek kriptográfiai védelmi eszközök, amelyeket dokumentumok számítógépeken történő aláírására használnak.

A CryptoPro vezető szerepet tölt be a kriptográfiai információbiztonsági és elektronikus aláírási eszközök forgalmazásában Oroszországban. A cég fő termékei a kriptográfiai információvédelmi eszközök (CIPF) a CryptoPro CSP és a CryptoPro CA tanúsító központ. A legtöbb mobilplatform és digitális aláírási média támogatásának köszönhetően a CIPF be van építve a legtöbb iOS, Android és Windows8 alapú, titkosítást használó mobilmegoldásba.

A licenc árakat a hivatalos weboldalon találja. A CryptoPro telepítése és konfigurálása, valamint a digitális aláírás regisztrálása nem nehéz. Sok utasítást írtak már erről. A MegaFon egyébként továbbra is módosítja SIM-kártyáit azáltal, hogy elektronikus digitális aláírással látja el őket, amely lehetővé teszi bármilyen dokumentum gyors aláírását.

Interfészünk bármilyen minősített tanúsítványok, függetlenül attól, hogy melyik tanúsító hatóság adta ki őket.

Problémák a digitális aláírás használatával

A digitális aláírásokkal végzett munka során elkövetett csalások főként a tanúsítvány más személyek általi ellopásával vagy fizikai felhasználásával kapcsolatosak. Ez leggyakrabban a tanúsítványjogkivonat és a jelszó helytelen tárolása miatt fordul elő. Ezenkívül a támadók gyakran vírusokat juttatnak be az EDF-felhasználók számítógépére, például lecserélik egy dokumentum szövegét a képernyőn, amelyet a felhasználó alá akar írni.

Mindezek a tényezők azonban attól függnek, hogy mennyire biztonságos a felület, amelyen a felhasználó dolgozik, és attól, hogy a felhasználó maga is betartja-e az alapvető biztonsági intézkedéseket, amikor digitális aláírással dolgozik.

Együttműködés az EDF-fel

Bejegyzés

Az EDF-nél (doc.megafon.ru) való regisztrációhoz ki kell töltenie egy űrlapot, és visszaigazolást kell kapnia az Ön által megadott címen. email. Öt percig tart.

Kihasználhatja a próbaidőszakot, és 14 napon belül kipróbálhatja a szolgáltatást.

A digitális aláírás telepítése után regisztrálnia kell. Ehhez lépjen a „Dokumentumok” menübe, és kattintson a „Fogadás és küldés” vagy a „Beállítások” és a „Szolgáltatáskezelés” elemre.

Válassza ki az elektronikus aláírását:

És töltse ki cége adatait:

Felhasználók hozzáadása és szerepkörök hozzárendelése

A digitális aláírás tanúsítványának regisztrálása után a „Cégem” menüponton keresztül lépjen be a szolgáltatásba a szervezet összes dolgozója, és ott már ismert, elektronikus dokumentumkezelésben dolgozó partnereket is felvehet.

Az EDF-ben három felhasználói szerepkör van: rendszergazda, kezelő és aláíró. Megteheti, hogy egyes alkalmazottak csak alkothassanak szükséges dokumentumokat, és csak arra jogosult személyek írják alá és küldjék meg a szerződő feleknek. Például a főkönyvelő vagy a kereskedelmi igazgató.

Az adminisztrátor kitölti és szerkeszti a Portálon a Vállalat adatait, elosztja a szerepköröket és meghívókat generál az alkalmazottak és a vállalkozók között, kezeli a cégnél az elektronikus aláírási tanúsítványokat, valamint a tarifákat és egy sor szolgáltatást.

Az üzemeltető állítja elő és írja alá a dokumentumok átvételéről szóló értesítéseket és értesítéseket.

Az aláíró a küldendő dokumentumokat aláírja vagy elutasítja. Az aláíró a hibásan aláírt dokumentumokat is törölheti.

A rendszergazda meghívhatja a felhasználót.

Vagy keresse meg az EDI rendszerhez már hozzáadottak között.

Dokumentumok készítése

Tekintsük a dokumentumcsere létrehozásának folyamatát, amelynek érdekében valójában egy EDI rendszert állít fel. Két lehetőség van a dokumentumok partnernek történő elküldésére: vagy feltölti őket, vagy saját maga készíti el a felületen. A rendszer maga jelzi, ha valamit rosszul csinál.

Próbáljunk meg számlát, szállítólevelet vagy bizonylatot készíteni a felületen. A „Letöltés” ​​menüből a szerződő félnek történő elküldéshez csatolhatja a szerződést és bármely egyéb kísérő dokumentumot is.

Ha partnere még nem szerepel a rendszerben, a megfelelő menüből felveheti.

A dokumentum elkészítése után így néz ki. Ha minden helyes, akkor elküldheti egy EDF operátoron keresztül. A cég aláírási folyamatának elindításához aktiválnia kell egy speciális EDF-üzemeltető szolgáltatását.

Ezen kívül megtekintheti és kinyomtathatja a dokumentum papíralapú változatát, és a teljes előzménye is látható. Hasznos lehetőség vezetők számára.

Ha a szervezetében az 1C rendszerrel dolgozik, akkor egy speciális modul segítségével automatizálhatja a beérkezett vagy kiállított formalizált dokumentumok (TORG-12, teljesítési igazolások és számlák) feldolgozását. elektronikus formában.

Kapcsolatok

A Kapcsolatok menü összegyűjti az összes partnert, alkalmazottat és egyszerűen az EDI rendszerben dolgozó személyek elérhetőségeit, akikkel dokumentumokat cserél.

Eredmény:

Igyekeztünk a PJSC MegaFon Elektronikus Dokumentumkezelő rendszerét a lehető legegyszerűbbé és érthetőbbé tenni a felhasználók számára. Mindössze annyit kell tennie, hogy befejezze a kezdeti beállítást, és elkezdjen vele dolgozni. Természetesen minden partnerének csatlakoznia kell az EDI-hez.

Az EDI használatának előnyei a következők:

• a papírhordozók kiküszöbölése és a kapcsolódó idő- és pénzmegtakarítás fogyóeszközökés irodai berendezések karbantartása;
• biztonságos módja az információk cseréjének és tárolásának, valamint a többszintű hozzáférés megszervezésének a vállalat bármely alkalmazottja számára;
• gyors módja a szükséges adatok megtalálásának, ami különösen fontos a nagy mennyiségű dokumentációval dolgozó szervezetek számára.

Mi lassítja az elektronikus dokumentumkezelés fejlődését egy szervezetben:

• az a kialakult vélemény, hogy a papíralapú dokumentum megbízhatóbb
• dokumentumok visszamenőleges lezárása
• a személyzet elektronikus munkára való képzésének szükségessége.
• más szerződő felek felkészületlensége

Az EDF üzemeltetői azzal próbálják ösztönözni a vállalatokat, hogy kényelmes eszközt kínálnak a dokumentumok cseréjére kész partnerek felkutatására. elektronikusan. A MegaFon nem marad le, és továbbra is dolgozunk a szolgáltatás fejlesztésén és a felület egyszerűsítésén. Ma a dokumentum küldésének folyamata meglehetősen egyszerű, de nem állunk meg itt, és folytatjuk a kutatást, igyekszünk termékünket a lehető legegyszerűbbé és kényelmesebbé tenni.

MegaFon bemutatja egyedi szolgáltatás vállalati ügyfelek számára „Elektronikus dokumentumkezelés”. A szolgáltatás lehetővé teszi a jogilag jelentős iratok elektronikus aláírással történő megszervezését.

Az elektronikus aláírás ma mindenki által elismert dokumentumautomatizálási eszköz kormányzati szolgáltatások, beleértve az Orosz Föderáció adószolgálatát is. Az Elektronikus Dokumentumkezelő rendszerben való munkához az üzemeltető vállalati ügyfelei bármely akkreditált hitelesítési központ meglévő minősített elektronikus aláírását használhatják.

Az Elektronikus Dokumentumkezelés segítségével a cégek elektronikus aktusokat, szállítóleveleket és számlákat állíthatnak elő, a rendszerben létrehozott, illetve a munkatársak által feltöltött dokumentumokat elektronikusan aláírhatják, és azokat kicserélhetik a szolgáltatást igénybe vevő többi céggel. Ezenkívül a rendszer azonnali hozzáférést biztosít a MegaFon vállalati ügyfelei számára a kommunikációs szolgáltatásokhoz szükséges jelentési dokumentumokhoz.

Az Elektronikus Dokumentumkezelés szolgáltatás bármilyen méretű vállalkozás munkáját optimalizálja. Ha korábban az elektronikus aláírás és a dokumentumáramlás költség- és műszaki igények miatt csak nagyvállalatok számára volt elérhető, ma már bármely jogi személy használhatja a rendszert. Ez a rendszer felhőbe való átvitelének köszönhetően vált lehetővé, ami lehetővé tette a tarifák minél alacsonyabb és rugalmasabbá tételét, valamint a rendszerhez való hozzáférést a hálózatra csatlakozó bármely számítógépről. Ez lehetővé teszi a munkafolyamatok felgyorsítását, mert a vezető a világ bármely pontjáról bármikor aláírhat dokumentumokat.

A fájlok tárolására és szükség esetén fájltárolóról („felhőről”) való gyors küldésre egy nagyon barátságos felületet fejlesztettek ki, egyszerű navigációval és rendkívül egyszerű konfigurálással. A letöltött tartalmat azonban senki sem használhatja, amelynek minden joga a felhasználót illeti meg. Így az ügyfél könnyű hozzáférést és megbízható védelmet kap.

A döntés meghozatala előtt minden elektronikus aláírással rendelkező ügyfél hozzáférhet a rendszerhez, és 14 napon belül ingyenesen kézbesítheti a dokumentumokat. Ez lehetővé teszi nemcsak a rendszer összes lehetőségének megismerését, hanem a használat szükséges intenzitásának felmérését is, ami segít a megfelelő tarifa kiválasztásában.

„Az elektronikus aláírás 2002-ben lépett be a vállalkozások életébe, ekkor vált lehetővé az adóbevallás internetes benyújtása, mára pedig fontos eszközzé vált, aminek köszönhetően jelentősen felgyorsult a papírmunka. A sebesség és a mobilitás új szintjét kínáltuk, és biztosak vagyunk benne, hogy ügyfeleink értékelni fogják ezt a szolgáltatást” – kommentálja Mihail Sinyugin, a MegaFon vállalati üzletfejlesztési részlegének vezetője az orenburgi régióban. „Az „Elektronikus dokumentumkezelés” szolgáltatás segítségével a cég munkatevékenységének talán legkonzervatívabb folyamata – a dokumentumkezelés – sok vállalati erőforrás után a felhőbe kerül.”

Szolgáltatás a főváros számára

2015. szeptember 22-én a MegaFon cég bemutatta a vállalati ügyfelek számára az „Elektronikus dokumentumkezelés” szolgáltatást - egy jogilag jelentős dokumentumfolyamatot elektronikus aláírással.

Az Elektronikus Dokumentumkezelő rendszerben való munkához az üzemeltető vállalati ügyfelei bármely akkreditált hitelesítési központ meglévő minősített elektronikus aláírását használhatják.

Az „Electronic Document Flow” segítségével a cégek elektronikus aktusokat, számlákat és számlákat állíthatnak elő, a rendszerben létrehozott, vagy a munkatársak által feltöltött dokumentumokat elektronikusan aláírhatják, illetve cserélhetnek más, szolgáltatást igénybe vevő cégekkel. A rendszer azonnali hozzáférést biztosít a MegaFon vállalati ügyfelei számára a kommunikációs szolgáltatásokhoz szükséges jelentési dokumentumokhoz.

Az üzemeltető szerint a szolgáltatás bármilyen méretű vállalkozás munkáját segíti optimalizálni: az elektronikus aláírást és a dokumentumáramlást a költség- és műszaki igények miatt korábban csak a nagyvállalatok vehették igénybe, ma már bármely jogi személy használhatja a rendszert. A rendszer felhőbe átvitele csökkentette a tarifákat, így a rendszer elérhetővé vált bármely hálózatra csatlakozó számítógépről.

A fájlok tárolására és gyors küldésére egy egyszerű navigációt és könnyen konfigurálható felületet fejlesztettek ki. A letöltött tartalmat azonban senki sem használhatja, amelynek minden joga a felhasználót illeti meg. Így az ügyfél könnyű hozzáférést és megbízható védelmet kap.

„Az elektronikus aláírás 2002-ben lépett be a vállalkozások életébe, ekkor vált lehetővé az adóbevallás internetes benyújtása, mára pedig fontos eszközzé vált, aminek köszönhetően jelentősen felgyorsult a papírmunka. A sebesség és a mobilitás új szintjét kínáltuk, és biztosak vagyunk abban, hogy ügyfeleink értékelni fogják ezt a szolgáltatást” – mondta Vlad Volfson, a MegaFon vállalati üzletfejlesztési igazgatója. „Az „Elektronikus dokumentumkezelés” szolgáltatás segítségével a cég munkatevékenységének talán legkonzervatívabb folyamata – a dokumentumkezelés – sok vállalati erőforrás után a felhőbe kerül.”

A szolgáltatást 2015. szeptember 22-től az üzemeltető fővárosi és központi fiókjaiban vehetik igénybe a vállalati ügyfelek.

Feloldották a területi korlátozásokat

A MegaFon sajtószolgálata 2015. november 27-én bejelentette az Elektronikus Dokumentumkezelés szolgáltatás fejlesztését vállalati ügyfelek számára. A szolgáltatás jelenleg Oroszország egész területén elérhető.

Az Elektronikus Dokumentumkezelés szolgáltatás egy webes felület a könyvelési és egyéb dokumentumok jogi személyek közötti előállítására, aláírására és cseréjére. Mozgó munkakörnyezet, a számviteli, adminisztratív szolgáltatások és a cégvezetők munkájának megkönnyítése.

Megoldandó problémák:

• minden típusú elektronikus dokumentum (bejövő, kimenő, belső, szervezeti és adminisztratív (ORD), archív, az Oroszországi Szövetségi Adószolgálat és mások által jóváhagyott) és azok papíralapú másolatainak kezelése;
• dokumentumok aláírása elektronikus aláírással - a kézzel írott aláírás jogilag jelentős analógja;
• elektronikus dokumentumok cseréje szerződő felekkel;
• dokumentumok feldolgozása, terjesztése, tárolása és kényelmes navigációja egyetlen információs térben.

Az üzemeltető szerint a szolgáltatás a leghatékonyabb:

• távolról szolgáltatásokat nyújtó cégek - bővül a vállalkozás földrajzi területe, megszűnnek a postai és futárszolgálat költségei.

• fiókhálózattal rendelkező cégek – optimalizálva belső dokumentumfolyamat, a dokumentumok azonnal és közvetlenül a megfelelő munkatársakhoz jutnak, a kézbesítés során kiküszöböljük az emberi hibákat. A menedzser egy másik országban tartózkodva aláírhat egy sürgős dokumentumot.

• ügynökök, forgalmazók és franchise-vállalkozók, akiknek nyeresége nagymértékben függ a tranzakció helyes és gyors lezárásától - az elektronikus dokumentumkezeléssel a cég nem vesztegeti az időt arra, hogy megvárja, amíg a dokumentumok eljutnak a partnerhez. A papírmunka késése vagy a dokumentumok elvesztése miatti pénzvesztés kockázata minimálisra csökken.

• külső könyveléssel rendelkező cégek - fokozott ellenőrzés a számviteli dokumentumok felett, állandó hozzáférés az archívumhoz. A könyvelő távmunkában dolgozik, bármikor készíti és küldi el a dokumentumokat aláírásra.

• kisvállalkozások számára - egyszerű és érthető rendszer, könyvelő segítsége nélkül könnyű navigálni, előállítani és megfelelő dokumentumokat kiállítani a vállalkozóknak.

A PJSC MegaFon új szolgáltatást mutatott be vállalati ügyfelek számára, az Elektronikus dokumentumkezelést (EDF). A szolgáltatás már vállalati ügyfelek számára elérhető az üzemeltető Stolichny és Central fiókjában.

A szolgáltatás lehetővé teszi a jogilag jelentős iratok elektronikus aláírással történő megszervezését. Az Elektronikus Iratkezelés segítségével a cégek elektronikus aktusokat, szállítóleveleket és számlákat állíthatnak elő, a rendszerben létrehozott vagy a munkatársak által feltöltött dokumentumokat elektronikusan aláírhatják, és azokat kicserélhetik a szolgáltatást igénybe vevő többi céggel. Emellett a rendszer hozzáférést biztosít a MegaFon vállalati ügyfelei számára a kommunikációs szolgáltatásokhoz szükséges jelentési dokumentumokhoz.

Korábban az elektronikus aláírás és a dokumentumkezelés költség- és műszaki igények miatt csak a nagyvállalatok számára volt elérhető. Ma a rendszert bármely jogi személy használhatja. Ez a rendszer felhőbe való átvitelének köszönhetően vált lehetővé.

Ahogy Vlad Volfson, a MegaFon vállalati üzletfejlesztési igazgatója megjegyzi:

Az elektronikus aláírás 2002-ben lépett be a vállalkozások életébe, ekkor vált lehetővé az adóbevallások internetes benyújtása, mára pedig fontos eszközzé vált, amely jelentősen meggyorsította a papírmunkát. A sebesség és a mobilitás új szintjét kínáltuk, és biztosak vagyunk benne, hogy ügyfeleink értékelni fogják ezt a szolgáltatást. Az „Elektronikus dokumentumkezelés” szolgáltatás segítségével a cég munkatevékenységének talán legkonzervatívabb folyamata – a dokumentumkezelés – sok vállalati erőforrás után a felhőbe kerül.

A közeljövőben megtudjuk, melyik EDF szolgáltató biztosította a szolgáltatást a Megafon számára. Feltételezhetjük, hogy egyszerre több operátorról van szó. tájékoztatott a Megafon ügyfelek összekapcsolásának megkezdéséről még 2014 decemberében. Taksky is bejelentette ezt, de valamilyen oknál fogva a projektről információ eltűnt a honlapján. És az SKB Kontur sem állt félre.

A MegaFon PJSC elektronikus dokumentumokat cserél a következő szolgáltatókon keresztül:

• Taxkom LLC
• CJSC PF SKB Kontur
• JSC "Kaluga Astral"
• KORUS Consulting CIS LLC
• LLC "Tensor" társaság

Ebben az esetben az ügyfél felkérést kap, hogy közvetlenül a Személyes számláján fizessen az EDI-szolgáltatásokért, közvetlenül a Megafon folyószámlájára utalva. Ha feltevéseink beigazolódnak, és valóban csak egy szolgáltató van, akkor hamarosan újra aktívan megvitatják az üzemeltetők közötti barangolás kérdéseit, és még nagyobb jelentőséget kapnak.

Mások is aktívan folytatnak hasonló projekteket. Reméljük, hogy a közeljövőben további projektek sikeréről is lesz információ.

Az Egyesült Államok és Európa szervezetei már az 1960-as években megkezdték az elektronikus adatcserét. De csak kevesen használtak elektronikus dokumentumkezelést nagy cégek aki megengedhette magának. Hiszen nem voltak egységes szabványok az elektronikus dokumentumcserére vonatkozóan. Egészen addig, amíg az 1970-es évek végén elkezdtek beszélni az elektronikus aláírásokról.

Az elektronikus aláírás olyan elektronikus formátumú információ, amely más elektronikus formátumú információhoz (az aláírandó információhoz) kapcsolódik vagy más módon kapcsolódik, és amely az információt aláíró személy azonosítására szolgál.

2. cikk Szövetségi törvény"Az elektronikus aláírásról"

Egyszerűen fogalmazva, ez egy elektronikus dokumentum részlete, amely lehetővé teszi annak hitelességének (szerzőségének), hitelességének és integritásának ellenőrzését.

Kriptográfiai algoritmus primitív létrehozásához digitális aláírások 1977-ben fejlesztették ki. Hét évvel később pedig egyetlen páneurópai adatcsereszabványt, az EANCOM-ot (EDI) hagyták jóvá.

Az 1990-es években számos európai ország elfogadta speciális törvények az elektronikus dokumentumokról és a jogilag jelentős dokumentumáramlásról elektronikus formában kezdték lebonyolítani. Oroszországban egy ilyen törvényt 2011-ben fogadtak el.

Elektronikus dokumentumkezelés

Egyre több vállalat automatizálja a belső üzleti folyamatokat, implementál információs rendszereket és tárolja az adatokat a felhőben. A papíralapú szerződéseket és aktusokat elektronikus dokumentumok váltják fel. Az idő törvénye.

És ha a legtöbb vállalat többé-kevésbé sikeresen megbirkózik a belső optimalizálással, akkor elektronikus dokumentumkezelés a partnerekkel gyakran egyenesen béna.

Az elektronikus dokumentumkezelés (EDF) jogilag jelentős elektronikus formában zajló dokumentumáramlás jogi személyek és/vagy magánszemélyek között.

Tipikus helyzet: a könyvelő a könyvelési rendszerében munkavégzési jegyzőkönyvet készít, azt kinyomtatja és futárral elküldi a partnernek. Néhány nappal később a partnercég könyvelője megkapja és beszkenneli ezt a dokumentumot, majd manuálisan rögzíti a könyvelési rendszerébe. Ebben az esetben mindkét félnek meg kell őriznie az aktus papíralapú változatát.

Az elektronikus dokumentumkezelés nagyban leegyszerűsíti és felgyorsítja ezt a folyamatot.

Az EDI előnyei

1. Nem kell fizetést fizetni a futárnak, és nem kell fizetni a postai szolgáltatásokért.
2. Az elektronikus dokumentumokkal való munkavégzés gyorsabb és kényelmesebb, és nulla a kockázata annak, hogy útközben elvesszenek.
3. Nem kell rengeteg papírt tárolni az irodában.
4. Minden dokumentum csak egy kattintásnyira van, és bármelyikhez hozzáférhet, ahol van internet-hozzáférés.

Hogyan állítsuk be az EDF-et

Az elektronikus dokumentumok cseréjének két fő módja van: közvetlenül és közvetítőn keresztül.

Az első esetben a cégeknek megállapodást kell kötniük egymás között, amely részletesen ismerteti a csere menetét és feltételeit, vagy minden szerződő félnek minősített elektronikus aláírással kell rendelkeznie. Ennek megszerzéséhez kapcsolatba kell lépnie az oroszországi távközlési és tömegkommunikációs minisztérium által akkreditált tanúsító központtal.

Azonban még minősített elektronikus aláírással sem lehet minden dokumentumot közvetlenül elküldeni, például e-mailben. A hatályos jogszabályok szerint a számlák elektronikus úton csak a Szövetségi Köztársaság által jóváhagyott formában küldhetők ki adószolgáltatás XML formátum.

Ezért sokkal kényelmesebb az elektronikus dokumentumkezelést közvetítőn keresztül beállítani. A MegaFon cég webes felületet fejlesztett ki a könyvelési és egyéb dokumentumok jogi személyek közötti generálására, aláírására és cseréjére. Segítségével könyvelője, menedzsere vagy titkára gyorsan szerződést köthet új partnerrel, számlát állíthat ki beszállítónak vagy becslést fogadhat el egy vállalkozótól.

Ezzel egyidejűleg minden dokumentumot rendszereznek és biztonságosan tárolnak a cég személyes fiókjában.

Az EDF használatához minősített elektronikus aláírással kell rendelkeznie.

A MegaFon elektronikus dokumentumkezelési portálján lévő személyes fiókjában új dokumentumokat hozhat létre (aláírás vagy elküldés nélkül), és feltöltheti azokat munkahelyi számítógépére.

Ott is kérhet bejelentési dokumentumokat a kommunikációhoz: számlákat, számlákat és aktusokat. Az így megszerzett dokumentumok jogilag kötelező érvényűek, és nem igényelnek nyomtatást vagy papírra sokszorosítást.

Még a MegaFonnal mobilkommunikációs szolgáltatások nyújtására vonatkozó szerződés is köthető távolról. Vállalati ügyfelek számára akik rendelkeznek elektronikus aláírással, nem feltétlenül kell időt vesztegetniük a cég irodájának meglátogatásával. Mindent meg lehet csinálni személyes fiók. Gyors, és ami a legfontosabb, teljesen ingyenes.

A MegaFon elektronikus dokumentumkezelésének másik előnye, hogy könnyen integrálható az 1C-vel. Ha ezzel a számviteli rendszerrel dolgozik, akkor közvetlenül az 1C-ből tölthet fel dokumentumokat a portálra.

Az Elektronikus dokumentumkezelő szolgáltatás használatának megkezdéséhez a következőket kell tennie:

1. Regisztráljon a megfelelő portálon.
2. Csatlakoztasson egy érvényes elektronikus aláírást a rendszerhez.
3. Töltse ki az Elektronikus Iratkezelési Rendszer Szabályzatához való csatlakozási kérelmet.

Az első 14 napban az alap Promo csomagot használhatod. Legfeljebb kétezer hivatalos és ezer informális dokumentum ingyenes kiküldését írja elő. Két hét elég idő ahhoz, hogy megtapasztaljuk az elektronikus dokumentumkezelés minden előnyét. Ezek után lehet majd választani díjcsomagüzleti céljai alapján.

Az Electronic Document Flow szolgáltatás pénzt és időt takarít meg a tranzakciók lebonyolítása és a dokumentumok cseréje során. A szolgáltatás előnyeit teljes mértékben értékelni fogják az ügynökök, a disztribútorok, a franchise átvevők, a fiókszerkezettel rendelkező szervezetek, valamint azok a cégek, amelyek a dokumentumcsere hatékonyságának növelését tervezik mind a szervezeten belül, mind a partnerekkel való együttműködés során. Minél gyorsabbak az üzleti folyamatok, annál nagyobb a profit. Egyetértek, hülyeség figyelmen kívül hagyni egy ilyen döntést.