Üzleti rendezvények tartása: hogyan találhat hasznos kapcsolatokat. Üzleti rendezvény vagy Üzleti rendezvény Esemény üzletembereknek

Ha egy cég a b2b szektorban működik, nem nélkülözheti üzleti rendezvényeket. Más előadók meghallgatásával, önálló beszéddel vagy saját rendezvények szervezésével egyszerre több célt is elérhet.

Zhamilya Kameneva,

A Konica Minolta Business Solutions Oroszország üzletfejlesztési és marketing igazgatója

Ebben a cikkben a következőket olvashatja:

• Hány ügyfelet szerezhet egyetlen bejelentés után?
• Hogyan dolgozzunk a célközönséggel üzleti rendezvények tartása során
• Hogyan válasszunk ügyfeleket egy iparági kiállításon a kiváltó témákra adott reakciók alapján
• Hogyan tartsunk 50 találkozót a megcélzott ügyfelekkel két nap alatt egy rendezvényen

Üzleti rendezvények lebonyolítása -általános gyakorlat az üzleti világban. Saját magunk számára négy részvételi és megvalósítási feladatot határozunk meg. Az első a cég bevezetése a piacra, a versenytársaktól való megkülönböztetése, a márka ismertségének és megoldásainak növelése. A második a potenciális ügyfelek kapcsolatainak összegyűjtése. A harmadik az, hogy döntésre késztessük azokat az ügyfeleket, akikkel már folynak a tárgyalások. A negyedik a dolgozók szaktudásának, elismertségének növelése, „személyes márkaépítésük” kivitelezése.

Sürgősen ellenőrizze partnereit!

Tudod ezt Az ellenőrzés során az adóhatóság minden gyanús tényhez ragaszkodhat a partnerrel kapcsolatban? Ezért nagyon fontos, hogy ellenőrizze azokat, akikkel együtt dolgozik. Ma ingyenes tájékoztatást kaphat partnere korábbi ellenőrzéseiről, és ami a legfontosabb, kaphat egy listát az azonosított jogsértésekről!

Szakmai közönséghez szólva a cég szakemberei a dokumentumkezelés és a nyomtatási megoldások szakértőiként szereznek és megalapoznak hírnevet.

Formátumok üzleti események megtartásához

A lead generálására csak offline eseményeket használunk, mivel az online konferenciákon, webináriumokon lehetetlen a berendezés bemutatása és az egyes résztvevőkkel való kommunikáció. Az offline részvételre több lehetőség is kínálkozik, mindegyik szponzori csomag formájában jelenik meg, különböző árú és tartalommal.

Munka a standon és teljesítmény. Ritkán válunk főszponzorokká: ez többletköltség. A tematikus foglalkozás támogatásának lehetőségét választjuk stand felállítási lehetőséggel. A kiállításon dolgozók munkáját az előadó egészíti ki, fokozza. Ha a látogató érdeklődik a berendezés iránt, az előadás megerősíti a cég szakértői szintjét. Éppen ellenkezőleg, azok a hallgatók, akik a jelentésből értesültek a cégről és a termékekről, kommunikálhatnak az alkalmazottakkal a standon, és megtudhatják a részleteket. Az év során 10-15 ilyen jellegű rendezvényen veszünk részt.

A szervezők további lehetőségeket is biztosítanak - például olyan résztvevőkkel való találkozást, akikkel egyébként magas rangjuk vagy zártságuk miatt lehetetlen lenne felvenni a kapcsolatot. Tehát egy regionális rendezvényen 100 ezer rubel szponzori csomagért. felállítottunk egy kis standot, és az egyik fő szekcióban beszélt előadónk. A szervezők gondoskodtak arról, hogy a kiállításon több mint 50 emberrel találkozzunk. potenciális ügyfelek. Két nap alatt tárgyalásokat folytattunk, amelyekre a potenciális szerződések teljes összege elérte a 10 millió rubelt. (a tranzakciós összegek becslése az ügyféligények értékesítési osztály általi tisztázása után történik).

Teljesítmény. A cég szakértői és felsővezetői konferenciákon előadók, kerekasztal-beszélgetések résztvevői. A téma lehet erősen specializált vagy bővített: „Hogyan integrálódjunk elektronikus dokumentumkezelés irodai nyomtatóberendezésekkel" vagy „Mik a kilátások az outsourcing megközelítésre." A sikeres szereplés biztosítja a cégnek a rendezvény sikerének 90%-át. A teljesítményt az új kapcsolatok és a lehetséges ügyletek számának felmérésével mérjük. Sikeres tapasztalat alkalmazni tovább.

• Üzleti partnerség: amit tudnod kell, nehogy átverjenek

Például minden évben Szentpéterváron a nagy szövetségi és a CIO-k konferenciája regionális cégek. 2015-ben előadónk beszéde a négy legérdekesebb beszéde közé tartozott – így értékelték őt a felmérésben résztvevők. Közülük tízzel megkezdtük a tárgyalásokat, amelyek végül szerződéskötéshez vezetnek. Az esemény költségei valamivel több mint 200 ezer rubelt tettek ki.

Küldött részvétel. Az értékesítési vezetők rendszeresen részt vesznek speciális konferenciákon és üzleti fórumokon hallgatóként. A pálya szélén és a hivatalos rész alatt a többi résztvevővel beszélgetve megismerkednek cégek képviselőivel - potenciális ügyfelek.

Szakértői részvétel beszéddel. A szakértői részvétel általában ingyenes az előadó és a cég számára. A fő feltétel az elemző bemutatás kifejezett ill rejtett reklám szervezetek.

Hogyan szervezzük meg a rendezvényeken való részvételt

A rendezvénytervért a marketing osztály munkatársa felel. Figyelemmel kíséri a szakkiállításokat, konferenciákat, áttekinti az elmúlt évek részvételi eredményeit, eredményességét, megbeszéléseket folytat lehetséges opciók az értékesítési osztály alkalmazottaival, és végül éves eseménynaptárt és költségvetést készít.

A naptár folyamatosan frissül vállalati portál. Egész évben állítható. Az egyes események regisztrált résztvevőinek listája szintén felkerül a portálra. Az értékesítők átnézik a listát, és maguk döntik el, hova menjenek: például olyan céget látnak a résztvevők között, amelyre már régóta „vadásznak”.

• Hogyan készítsünk egy ipari szakkiállítást, hogy kiemelkedjen

Senkinek sem kötelező részt vennie a konferenciákon, de minden vezetőnek igen. Arra összpontosítanak, hogy mindegyiküknek mennyire van szüksége friss kapcsolatokra és új leadekre. A menedzserek kiválasztják az eseményeket, majd kérelmet nyújtanak be a marketing osztálynak. A látogatást a marketing költségvetésből fizetik. Ezután a menedzserek beírják az eredményeket a CRM-be, és bármilyen formában jelentést készítenek - a közvetlen vezető és a marketingesek számára.

Jelzi, hogy kik voltak jelen a rendezvényen, milyen témákról volt szó, megcélozták-e a közönséget, érdemes volt-e ott ügyfeleket keresni, átgondolt-e a szervezés. Csak a cég saját rendezvényein kötelező részt venni - az ezen a területen az értékesítésért felelős vezetők számára.

Üzleti rendezvények tartása: mit válasszunk

Ahhoz, hogy megértsük, mely üzleti eseményekre van leginkább szüksége egy vállalatnak, nem a méretekre vagy a presztízsre koncentrálunk, hanem a célközönségre. Figyelembe vesszük mind a résztvevők összetételét, mind azt, hogy ezeket a cégeket milyen alkalmazottak képviselik.

Egyesületi rendezvények. Mindenekelőtt a CIO-k egyesületei által tartott rendezvényekre figyelünk. Esetünkben ezek a Global CIO és a 4CIO1, valamint a CIO-k regionális klubjai. 100-250 fős konferenciákat, tematikus szemináriumokat, ill kerek asztalok több tucat résztvevő számára. De a célcsoporttal való egyezés mértéke fontosabb, mint az elérés, és a lehetséges tranzakciók száma, mint a hallgatók száma.

Az informatikai igazgatók azok célközönség, általában ők döntenek a szolgáltatásaink megvásárlásáról. Más cégek fontolóra vehetik egyesületi konferenciák szervezését pénzügyi igazgatók, HR Igazgatók Szövetsége, Egyesület vezérigazgatók Oroszország és más közösségek. Sokan nem fordítanak kellő figyelmet az egyesületi rendezvényekre, ez pedig csökkenti a célközönség elérésének esélyét. 2015-ben tíz ilyen rendezvényen vettünk részt, és a jövőben is folytatjuk együttműködésünket.

1 Angolból információs igazgató - információs technológiai igazgató.

Iparági és tematikus rendezvények. A cég többek között speciális megoldásokat értékesít bankok számára, oktatási intézményekben, energiaszektor, olajtársaságok. Ezért értékesítők és szakértők vesznek részt az iparági és tematikus rendezvényeken. Független szervezők és iparági közösségek egyaránt végrehajtják: az Orosz Bankok Szövetsége, a Szövetség bevásárlóközpontok stb.

Iparági rendezvényeken, potenciális ügyfelekkel kommunikálva, az iparág sajátosságait figyelembe vevő megoldásokat mutatunk be. Például az egyetemek számára három alapvető igényt fogalmazhatunk meg a dokumentumkezelés és a nyomtatás területén:

• belső adminisztrációs dokumentumáramlás;
• igény szerinti nyomtatás és szkennelés diákok számára;
• további nyomtatás oktatási anyagok(kézikönyvek stb.).

Ennek ismeretében az egyetemi rendezvényeken beszélünk saját belső nyomdai részleg létrehozásának lehetőségeiről, amely lehetővé teszi ezen problémák megoldását.

Médiaesemények. Üzleti fórumokat és konferenciákat is tartanak az üzleti média (RBC, Vedomosti) és informatikai kiadványok (PC Week, CNews, Comnews, Nyílt technológiák" stb.). Ezek az események általában jól szervezettek, és vonzzák a szakértőket. Cégünk inkább a márka imázsának javítása érdekében vesz részt ezekben, semmint a lead generálás érdekében.

Hogyan lehet kiszűrni a haszontalan kapcsolatokat egy üzleti rendezvény szervezése során

Mind a standnál végzett munkában, mind a hallgatókkal való kommunikációban a fejlett kommunikációs készségek elősegítik az erős kapcsolat kialakítását.

Kapcsolatfelvétel a kiállításon. Tapasztalt értékesítési vezetőket küldünk a standhoz, akik tudják, hogyan lehet egyensúlyt tartani az aktivitás és a feltűnésmentesség között. A túlzott nyomás irritálja a beszélgetőpartnert. A kiállításon a beszélgetés nem tart sokáig, a menedzsereknek fél perc alatt kellemes benyomást kell kelteniük, rá kell kelteniük a beszélgetőpartnert, hogy többet megtudjon a cégről, és közben megértse, hogy az ügyfél célpont-e, és érdemes-e. időt tölteni vele. Nem szabad „kihasználni” azokat, akik kíváncsiságból beszélnek. A megcélzott ügyfelek és a többi látogató megkülönböztetése érdekében a vezetők figyelik a reakciókat, hogy kiváltsa a kifejezéseket.

A standnál egy rövid beszélgetés során az értékesítők megemlítik a „nyomtatási minőséget”, „új funkciókat”, „nyomtatási költséget”, „ alacsony költség fogyóeszközök", "a berendezés fő alkatrészeinek kopása". Ha a beszélgetőpartner mindent figyelmen kívül hagy, akkor biztosan nem ez a célkliens. Ha valamelyik téma felkelti az érdeklődést és érzelmek kimutatására késztet, akkor érdemes elmélyíteni a kapcsolatot.

Egy másik technika: ha a látogató érdeklődőnek tűnik, amikor egy alkalmazott bemutatja a berendezés képességeit, az eladó a vendég válla mögé áll. Figyeli, hogy a látogató a gép mely részeit vizsgálja, milyen gombokat nyom meg, milyen funkciókat tesztel. Így megtudhatja, hogy a beszélgetőpartner érti-e a témát, és a gép mely tulajdonságai hasznosak számára.

• Ipari áruk kiállítása: hogyan növelheti vevőkörét 30%-kal

A kiállításon az értékesítési csapat feladata nem az, hogy minél több névjegykártyát hozzanak magukkal, hanem az, hogy kapcsolatot teremtsenek azokkal, akik a későbbiekben nagy valószínűséggel kötnek szerződést. Az első kapcsolatfelvételkor csak stabil érdeklődés keletkezik. Itt nem értékesítésről vagy bemutatóról beszélünk, a kiállítás túl zajos, és sok a zavaró tényező. A termék bemutatását és részletes történetét el kell halasztani egy találkozóig az irodában, ahol van bemutatóterem.

Kapcsolatfelvétel egy klubeseményen. Könnyebb párbeszédet folytatni az üzleti reggeliken és más viszonylag kötetlen találkozókon, mint a konferenciákon. De minden esetben előzetesen átnézzük a regisztrált résztvevők névsorát, és kiválasztjuk az együttműködésre a legígéretesebbeket, akikkel a jövőben kapcsolatot létesítünk.

Üzleti rendezvények tartása

Az ilyen rendezvények segítik a meglévő ügyfelekkel való kapcsolatok kialakítását és új ügyfeleket vonzani. Számos formátumot fejlesztettünk ki. Például a nyomtatási outsourcing szolgáltatások népszerűsítésére OPS-Lunch 2 néven üzleti ebédeket szervezünk.

Először cégünk képviselője beszél a termékről, majd a megrendelő példát mutat a megvalósításra. Az ügyfelek számára ez további lehetőség szakértőként bizonyítják magukat szakmai közösségükben. Az is érdekli őket, hogy a beszélgetés során új ötleteket kapjanak.

2 Angolból optimalizált nyomtatási szolgáltatások - optimalizált nyomtatási szolgáltatások.

A közönséget általában az értékesítési vezetők gyűjtik össze. Ha új az irány, vagy bővíteni szeretnénk ügyfélkör, szakmai egyesületek bevonását rendeljük el - ugyanazok, amelyek saját rendezvényeiket szervezik. Mindegyiküknek fix költsége van az ügyfelek bevonzásához és saját kapcsolattartó bázisa.

Utasításaink szerint kezdeti kiválasztás történik: egy 20 fős rendezvényre általában 100-200 elérhetőséget kínálnak. Ezt követően az értékesítési csapat meghatározza a prioritásokat, kiválaszt 50-60 embert a javasolt jelöltek közül és meghívja őket, végül 20-30 látogató érkezik.

Ha az eseményeket a berendezések jellemzőinek szentelik, akkor azokat a cég irodájában, a bemutatóteremben tartjuk, mivel sok mindent „élőben” kell bemutatni. Például egy olyan témát, mint a színminőség, nem lehet csak elméletben tárgyalni. Az előadók szakértők és jelenlegi ügyfelek.

Üzleti rendezvények eredményei

A marketing költségvetés üzleti rendezvényekre való elköltésének hatékonyságának felméréséhez ügyelünk arra, hogy a részvételi vagy szervezési költségek ne haladják meg a rendezvényeken való kapcsolatfelvétellel kezdődő tranzakciók értékesítési összegének 5%-át. Minden elköltött rubelért 20 rubelt kell kapnia. jövedelem. Az ügyfelek körülbelül 5%-a vett részt a rendezvényeinken, és a tervek szerint ez a szám növekedni fog.

• Céges részvétel a kiállításon: előkészítési algoritmus 9 lépésben

Ha a hatást az új ügyfelek száma és a potenciális tranzakciók szempontjából értékeljük, akkor valaki más rendezvényén egy hallgatóként részt vevő menedzser 10-15 olyan személlyel találkozik, akiből vevő válhat.

Egy cég saját rendezvényén 30-40 vendéggel öten-hatan lépnek színpadra kereskedelmi ajánlat, ha ezek új ügyfelek. Ha az ügyfelek idősek, akkor egy-kettő közvetlenül a rendezvényen vagy közvetlenül utána vásárol felszerelést. Ha már meglévő ügyfelekről beszélünk, a sikeresen lebonyolított tranzakciók aránya elérheti a meghívott résztvevők számának 30-40%-át.

Információk a szerzőről és a cégről

Zhamilya Kameneva Moszkvában végzett állami egyetem erdők, van MBA végzettség a MIRBIS Business School-ban. Az Orange Business Servicesnél, a VimpelCom marketing osztályán dolgozott, és a Samsung Electronics Rus igazgatóságának marketing osztályát vezette. 2015 óta – jelenlegi pozícióban.

Konica Minolta Business Solutions Oroszország. A japán Konica vállalatot 1873-ban alapították. 2003-ban egyesült a Minoltával. Átfogó szolgáltatásokat és megoldásokat biztosít digitális nyomtatás vállalati és termelési környezetek. Képviselet Oroszországban - 2000 óta Moszkvában található. Az alkalmazottak száma meghaladja a 100 főt. Hivatalos weboldal - www.konicaminolta.ru

Az üzleti események különleges szintű események, amelyek, mint minden más, meghatározott célokat követnek.

Minden évben sok hasonló rendezvényt tartanak világszerte. Ennek megszervezése és lebonyolítása egyesül általános szféra szolgáltatások, és a neve MICE. Ez a rövidítés négy különböző területből áll, amelyeket egy közös ügyfélközpontúság köt össze, ezek pedig a vállalati ügyfelek.

Ezeknek a rendezvényeknek a lebonyolítására üzleti központokat, konferenciatermeket hoznak létre szerte a világon (sok nagy szállodában van hasonló), stb. Mindezt egy közös infrastruktúrában egyesítik, és évről évre fejlődnek.

Az ilyen rendezvényeket cégek szervezik, hogy partnereket vonzanak és közvélemény magára a cégre, termékei és szolgáltatásai körére. Az ilyen események nagyon jelentős eseményekké válhatnak, és nagy tömegek figyelmét felkelthetik.

Ahhoz, hogy egy üzleti esemény sikeres legyen, először világosan és pontosan meg kell határoznia a projekt céljait. Jóváhagyni ezt a döntést az üzleti projekt előkészítésében részt vevő összes résztvevővel. Határozza meg a meghívott résztvevők összetételét és az esemény helyszínét. Ha rendezvénye nyilvános részvétellel jár magasabb értéket, majd tedd fel az eseményed médiavisszhangjának kérdését.

Világosan dolgozza ki a programot minden szakaszban: nyitó, hivatalos (fő) rész, záró, nem hivatalos rész stb.

Az üzleti események példái közé tartoznak az üzleti találkozók, konferenciák, üzleti szemináriumok és egyéb üzleti események, amelyek célja üzleti kommunikációügyfelekkel és partnerekkel.

Üzleti rendezvények lebonyolítása

Az üzleti rendezvények piaca folyamatosan fejlődik és bővül. Sok új helyszín nyílik ilyen jelentős események megrendezésére. Oroszország már régen elérte a közös szintet a világ vezetőivel. Napjainkban az oroszországi üzleti események a legmagasabb világszinten tarthatók. Ráadásul ez az állítás nemcsak Moszkvára és Szentpétervárra vonatkozik. Ma sikeres és lendületes üzleti eseményeket lehet tartani olyan városokban, mint Kazan, Jekatyerinburg, Szocsi és még sokan mások.

Az ilyen eseményekhez jobb a megfelelő vállalkozó kiválasztása. Egy üzleti rendezvény előkészítése és lebonyolítása körültekintést és körültekintő hozzáállást igényel. A fellépő cégnek nem csak mindent úgy kell csinálnia, ahogy meg van írva, hanem segítenie kell az üzleti esemény céljainak és irányainak megfogalmazásában is az ügyfél cége számára. Az ilyen munkához széles körű tapasztalatra van szüksége az üzleti rendezvények piacán, mind Oroszországban, mind külföldön.

Üzleti események szervezőjeként működik mind Oroszországban, mind az egész világon. Cégünk segít létrehozni és megtartani egy ilyen rendezvényt a világ bármely pontján. Megbízható és figyelmes asszisztensek vagyunk üzleti projektek- ezt számos ügyfelünk és készített programunk is megerősíti! Hozzon létre egy jelentkezést, és üzleti projektmenedzserünk felveszi Önnel a kapcsolatot, és segít a programkészítés és az üzleti rendezvény megszervezésének minden szakaszában.

A versenyzők nem alszanak, ezért is fontos a folyamatos friss ötletek generálása, még ha hagyományos rendezvényekről van szó. A kezedbe is játszhatnak új tervüléselrendezések és szokatlan ülések. Íme néhány ötlet, hogyan lehelhet életet az üzleti eseményekbe.

Előzetesen dolgozzon ki egy tervezési koncepciót, és emelje ki azokat a szempontokat, amelyek egyedivé teszik

Az Ön fő feladata, hogy ugyanazt az eseményt minden alkalommal új módon hajtsa végre. Tegye másnak a megjelenését, miközben megőrzi lényegét. Ez különösen fontos, ha szponzort keresel. A versengő események közül azt választja ki, aki másképp nézhet ki.

Válasszon egy helyet, amely megfelel a tervezésnek

Használja magának a térnek az építészetét és belső részleteit a márka népszerűsítésére, ahelyett, hogy unalmas feliratokkal zsúfolná össze. Válasszon olyan helyiségeket és helyszíneket, amelyek folytatják az esemény tervezési koncepcióját, és együtt alkotnak egyedi teret.

Találja meg újra az üléselrendezést

Nem minden üzleti esemény igényli a konferenciatermek hangulatát ill tantermek. Adjon a résztvevőknek választási lehetőséget, hogy hol üljenek. Vannak, akik szeretnek asztalhoz ülni, mások a karosszéket részesítik előnyben. A kényelem az első dolog, amit figyelembe kell venni, különösen, ha az embereknek nagyon hosszú ideig kell ülniük. Keverje össze a hagyományos és a szokatlan ülősarokkal.

A kerekasztalok kiválóan alkalmasak megbeszélésekre. Annak érdekében, hogy a résztvevőket megismertessük az esemény több aspektusával, osszuk fel a teret több „szakaszra”, amelyek között könnyű mozogni.

A tervezésnek meg kell felelnie a vendégek műszaki igényeinek

Az üzleti események résztvevőinek gyakran még az esemény ideje alatt is dolgozniuk kell. Valahova csatlakoztatniuk kell a laptopjukat, fogadniuk kell egy hívást stb. Ezért is fontos, hogy például minden helyet biztosítsunk töltővel. Emellett a rendezvény alatti kütyük használata maguknak a szervezőknek is a kezére játszhat. Élő csevegést szervezhetnek, és lehetőséget adnak arra, hogy kérdéseket tegyenek fel az előadóknak digitális eszközökön keresztül.

Teremts színházi hangulatot

A zene gyakran az esemény szerves részét képezi. Megfelelő légkört teremt. De üzleti rendezvényekre a DJ-fülke nem a legalkalmasabb megoldás. Tedd egy kicsit teátrálisabbá a DJ előadását. Állítsa fel lemezjátszóit egy teljes színpadra.

Rendeljen külön helyet a kommunikációhoz

A teremben közvetlenül az előadást követő kérdezz-felelek foglalkozások elavultak. Hogy senki se szaladgáljon mikrofont keresve, és senkinek ne kelljen a számára nem érdekes kérdésre a választ hallgatnia, jobb, ha kialakítunk egy külön teret, ahová az előadó az előadása után azonnal megmozdul. Itt tehetik fel neki kérdéseikat az érdeklődők. Ez mindenki számára kényelmes: egy ilyen helyen a hangszóró kényelmesebben érzi magát, és a vendégeknek lehetősége van személyesen kommunikálni vele.

Használja designját, hogy szponzorai értékeljék Önt

Az ilyen rendezvényeken natív reklámozásra is sor kerül. Szervesen integráljon szponzort rendezvénye koncepciójába. Ez lehet egy további oldal az interneten, amely a fő oldallal azonos stílusban készül, vagy a vendégek szórakoztatása, amely az esemény szerves részévé válik.

A fentiek alátámasztására pedig vannak élő példák.

Ha eleged van a formális vagy színházi bútorokból, keverje össze a stílusokat. Adjon a vendégeknek választási lehetőséget, hogy hol szeretnének leülni.

Hosszú ideig egy helyben ülni fárasztó. Kényelmes ülőhelyeket kínál vendégeinek minden ízléshez.

A háromirányú ülőalkalmatosság a közelség érzését kelti a rendezvény házigazdái számára.

A konferencia első soraiban helyezzen el kanapékat a VIP vendégek számára, tőlük távolabb pedig helyezzen el magas asztalokat azoknak, akiknek laptopon kell dolgozniuk.