29. témakör Alkotó technológiák elektronikus dokumentumokat

Ma már nem meglepő, ha egy olvasó (felhasználó) egy könyvtárba betérve, és bizonyos időt ott tölt, nemcsak hogy nem használja a gyűjteményt, de még csak kísérletet sem tesz irodalom megrendelésére. A felhasználók számos igényüket információs szinten elégítik ki, pl. Meglehetősen elégedettek az interneten, CD-ROM-on vagy egyéb módon kapott bibliográfiai, absztrakt, hivatkozási és egyéb elektronikus információkkal. Sőt, az elektronikus források fejlődése oda vezet, hogy sok olyan könyvtár, amelynek nincs pénze külföldi kiadványok beszerzésére, lehetőséget talál arra, hogy megszervezze felhasználói hozzáférését a teljes szövegű elektronikus forrásokhoz, és ezek a tendenciák egyre nagyobb lendületet kapnak (elektron. tudományos könyvtár RFBR, az Intézet elektronikus kiadványai " Nyílt társadalom" - Oroszország és mások számos könyvtár számára biztosítottak ingyenes hozzáférést több ezer címû külföldi folyóirathoz. Emellett egyre szélesebb körben elterjedt az elektronikus dokumentumszállítás, amely lehetõvé teszi a könyvtárhasználók számára, hogy anélkül, hogy maguk a könyvtárba mennének, rendelhetnek a munkahelyükrõl ( vagy otthonról ) ennek vagy annak a cikknek, brosúrának, könyvtöredéknek az elektronikus példányát, és pillanatok alatt megkapja. Megjegyzendő, hogy már sok könyvtárban a könyvtár internetes oldalának távoli elérése (látogatás) száma. meghaladja a rendszeres fizikai látogatások számát.
A fentiek mindegyike megerősíti, hogy a könyvtárral kapcsolatos régi elképzelések összeomlanak a szemünk előtt. Az olvasó már nem mindig dokumentumért jön a könyvtárba, hanem információért és/vagy elektronikus forrásért. A könyvtár fokozatosan információs központtá alakul elektronikus források, ennek ellenére megtartva a rendszeres könyvtár funkcióit, amely a felhasználókat nyomtatott dokumentumokkal szolgálja ki. Ez új funkció A modern könyvtár nemcsak jól szemlélteti a modern könyvtári tevékenység egyik fő irányzatát, hanem figyelembe kell venni mind az automatizált könyvtári és információs technológiák fejlesztésének tervezésénél, mind általában a már elavult koncepció felülvizsgálatánál. hagyományos könyvtár.

Technológiák elektronikus dokumentum létrehozásához

Először is ezt analitikai és szintetikus információfeldolgozás technológiái az ALIS-ben.
Az analitikai-szintetikus feldolgozás (ASP) különálló folyamatok, amelyek a dokumentumok vagy adatok elemzéséhez kapcsolódó műveleteket vagy műveletcsoportokat foglalnak magukban, de nem vezetnek jelentős változáshoz tartalmukban, szerkezetükben és megjelenésükben. IN automatizált rendszerek ah Az ASO végrehajtható kézi, „ember-gép” és tisztán „gépi” (vagyis csak automatizált eszközök felhasználásával) műveletek formájában. Az ASO teljesen vagy részben automatizált megvalósítására példák a rendezési, rögzítési/újraírási, kódolási, dekódolási, titkosítási/dekódolási, átalakítási műveletek stb. Az adatfeldolgozás az adatokkal kapcsolatos heterogén folyamatok általános elnevezése. Megjegyezhet néhány, az adatfeldolgozás típusaihoz kapcsolódó kifejezést:

• Az integrált adatfeldolgozás az adatfeldolgozás automatizált rendszerben történő megszervezésének elve, amelyben korábban folyamatokat vagy műveleteket hajtottak végre különféle szervezetek, a technológiai lánc részlegeit vagy szakaszait kombinálják vagy optimalizálják a rendszer hatékonyságának növelése érdekében. Az „integrált adatfeldolgozás” egyik lehetséges célja az integrált adatbázisok létrehozása.
• Az elosztott adatfeldolgozás elosztott rendszerben végzett adatfeldolgozás, amelyben a rendszer egyes technológiai vagy funkcionális csomópontjai önállóan tudnak helyi adatokat feldolgozni és megfelelő döntéseket hozni. Külön folyamatok, csomópontok futtatásakor elosztott rendszer kommunikációs csatornákon keresztül információt cserélhetnek adatfeldolgozás vagy a számukra kölcsönös elemzési eredmények megszerzése céljából.
• Automatizált feldolgozás (adatok/dokumentumok) – feldolgozás (adatok vagy dokumentumok) automatikusan, emberi beavatkozás nélkül vagy korlátozottan történik. Technikai eszközökkel Az „automatizált feldolgozás” megvalósításai lehetnek számítógépek vagy más eszközök vagy gépek.
• Gépi feldolgozás - adatokon végzett műveletek számítógép vagy más adatfeldolgozó eszközök segítségével.
• Gépi feldolgozás, adatok előkészítése bevitelre - az analitikus és szintetikus feldolgozás vagy dokumentumfeldolgozás szakasza, amely a végleges dokumentumok formalizálásával és tartalmuk munkalapon történő rögzítésével jár.
• A rendezés a dokumentumok vagy adatok automatikus vagy kézi szétosztása bármely meghatározott szempont szerint. A fájl rekordjainak megfelelővé tételéhez kapcsolódó folyamatok halmaza legújabb változások a tárgykörben, vagy új információ (adat) szerzett. A "fájl frissítése" a következő műveleteket foglalja magában: rekordok megtekintése, új rekordok hozzáadása, meglévő rekordok törlése (törlése) vagy javítása (szerkesztése).

Másodszor ez információs digitalizálási technológiák.
Az információs digitalizálási technológiák közé tartozik:

1.Szkennelés.
Ez a módszer különösen kényelmes azok számára, akik meglévő nyomtatott anyagok és illusztrációk alapján készítenek multimédiás alkalmazásokat.
A lapolvasó a személyi számítógép perifériás eszköze, amely lehetővé teszi az eredeti dokumentumok számítógépbe bevitelét, szöveges dokumentumok, rajzok, diák, fényképek stb. formájában. A szkenner ezeket az információkat elektronikus információvá alakítja.
A szkennerek jellemzőinek általános értékelése alapján ezek az eszközök a következő alcsoportokba sorolhatók:

o Kézi szkennerek.

o Oldal (feltört) szkennerek.

o Slide – szkennerek.

o Vetítő szkennerek.

o Dobszkennerek.

2.Adatok bevitele a billentyűzetről.

A billentyűzetes adatbevitel egyfajta kézi bevitel. Technológiai eszközök a billentyűzet bevitelét egy munkalap biztosítja. A szövegbevitel a Word szövegszerkesztővel történik, amely a Microsoft Corporation által kiadott Office általános néven található a szoftvercsomagban. Úgy tervezték, hogy Windows operációs rendszer alatt futjon.
A Word egy Windows-alkalmazás, amelyet szöveges dokumentumok létrehozására, megtekintésére, módosítására és nyomtatására terveztek, és kivétel nélkül mindent lehetővé tesz hagyományos műveletek a szöveg felett, a modern számítástechnika által biztosított:

o formázatlan alfanumerikus információk gépelése és módosítása;

o karakterek formázása különféle stílusú és méretű True Type betűtípusok használatával;

o oldal formázása (beleértve a fejlécet és láblécet);

o a dokumentum egészének formázása (tartalomjegyzék és különféle indexek automatikus összeállítása);

o helyesírás-ellenőrzés, szinonimák kiválasztása és automatikus szóelválasztás.

Harmadszor, ez digitalizált dokumentumok feldolgozásának technológiái.
A digitalizált dokumentumok feldolgozásának technológiái közé tartozik a karakterfelismerés és azok további szerkesztése.
Optikai karakterfelismerő szoftver – az OCR (Optical Character Recognition) számára készült automatikus bemenet a számítógéphez nyomtatott dokumentumok. A felhasználók a gyakorlatban leggyakrabban az ABBYY által gyártott FineReader optikai szövegfelismerő rendszert és a Cognitive Technologies Ltd. által gyártott CuneiForm optikai karakterfelismerő rendszert használják. Mindkét rendszer megközelítőleg azonos képességekkel rendelkezik, és szinte bármilyen betűtípussal (kivéve a hieroglifákat és az arabot) beírt szövegeket előzetes képzés nélkül felismeri. A programok különlegessége a nagy karakterfelismerési pontosság és a nyomtatási hibákra való alacsony érzékenység.
Szoftver rendszerek Az OCR-ek működnek alábbiak szerint. Tegyük fel, hogy van egy szöveges papírdokumentuma összetett szerkezet, azaz A dokumentum a szövegen kívül táblázatokat, diagramokat, illusztrációkat stb. A szöveget szövegszerkesztővel kell szerkesztenie. A probléma megoldásához el kell helyeznie egy dokumentumot egy szkennerbe, és létre kell hoznia egy elektronikus másolatot, amely a dokumentum grafikus képe.
Ezután a képet szöveggé kell konvertálnia. Ez a szakasz nagyon fontos, mivel a szkennelés eredménye egy olyan kép, amely kizárólag egy vagy másik grafikus formátumú fájlba menthető, vagy feldolgozásra nem szövegszerkesztőbe, hanem valamilyen grafikus szerkesztőbe tölthető be. A képet közvetlenül beillesztheti egy szövegszerkesztőbe. Szöveges alkalmazásoknál azonban a kép oszthatatlan elem, és nem azonosítható. Így még ha van is szöveg a képen, azt nem lehet szövegszerkesztővel szerkeszteni. Ezért mindenekelőtt a karakterek képét kell szöveggé alakítani, mint olyant, azaz. szövegszerkesztőkben feldolgozható karaktersorozattá.
A FineReader és a CuneiForm szoftverrendszerek lehetővé teszik a képek szöveggé alakításával kapcsolatos problémák megoldását, és a gyakorlati használatra elég erős komplexek formájában szállítják őket.
Az OCR-rendszerek szövegfelismerésének folyamata a következő.
Először be kell szereznie a dokumentum grafikus képét, amelyet kétféleképpen lehet megtenni - a dokumentum beolvasásával vagy a kép fájlból való betöltésével. Az alkalmazásszoftver-környezet lehetővé teszi a képek különböző méretarányú megtekintését, valamint bizonyos átalakítások végrehajtását, különösen elforgatását és megfordítását.
A dokumentumfeldolgozás következő szakaszában ezek megjelölésre kerülnek. Ennek a műveletnek az a célja, hogy megmondja az OCR rendszernek, hogy a szöveg hogyan helyezkedik el a képen.
Az automatikus jelölés eredménye manuálisan módosítható - szövegblokkokat hozhat létre és törölhet, mozgathatja őket, beállíthatja a méretüket, feloszthatja szomszédos blokkokra, sokszögletűvé tehető blokktéglalapok rögzítésével vagy kivágásával stb. A blokkokhoz sorszámot lehet rendelni, ami nagyon kényelmes, ha bonyolultan formázott szöveget egyszerű szöveggé kell konvertálnia.
Az elmosódottan vagy nem egyenletes háttérre nyomtatott szövegeknél adaptív szkennelést alkalmaznak, amely a termelékenység bizonyos csökkenése rovására teszi lehetővé a betűk körvonalainak meghatározásának pontosabbá tételét.
Alacsony kontrasztú, halványan nyomtatott dokumentumok felismerésekor a felismerés minősége javítható olyan paraméterek beállításával, mint a fényerő, a kontraszt és a fekete-fehér pont küszöbértéke.
A jelölés és az OCR beállítások úgy vannak konfigurálva, hogy az OCR rendszer megfelelően tudja blokkolni és felismerni a szöveget. Különösen azt kell jeleznie, hogy a felismerni kívánt szöveg mely nyelv(ek)en íródott.
A felismert szöveggel való gyors munka érdekében az OCR rendszer integrálja saját szövegszerkesztőjét, amely emlékeztet a beépített Windows alkalmazás WordPad. A szövegszerkesztő olyan alapvető szövegformázási funkciókat képes támogatni, mint a betűtípusok és stílusok, felső- és alsó indexek, táblázatok, oszlopok és a szöveg tetejére mozgatható keretek. A felismert szövegben a kétes szavakat egy bizonyos háttérrel kiemelik, a szövegszerkesztő pedig eszközöket biztosít a kétes szavak gyors kereséséhez, ami nagyban leegyszerűsíti a felismert szöveg megtekintését és szerkesztését.
Az OCR-rendszerek egyes verziói, például az ABBYY FineReader Corporate Edition integrált eszközöket tartalmaznak a csapatmunkához. A hálózaton való munkavégzés megvalósításához a program külön példányát kell telepíteni minden számítógépre.
Ebben az esetben ugyanazzal a csomaggal több számítógépen is meg lehet szervezni a munkát. A rendszer hálózati eszközei képesek nyomon követni az oldalfeldolgozás folyamatát – azt, hogy ki által pillanatnyilag az oldalt megnyitották, beszkennelték, felismerték, ellenőrizték stb. Az oldalon egy felhasználó által végrehajtott módosításokat mindenki láthatja, aki ugyanazzal a csomaggal dolgozik.
Csapatmunka képességekkel is rendelkezik a CuneiForm 2000 Master rendszer, amely magán a CuneiForm 2000 környezeten és egy szövegszerkesztőn kívül tartalmaz egy beépített kötegelt szkennelő és felismerő szoftver egységet, valamint a szkennerek használatához szükséges szoftvereket. helyi hálózat.

Negyedszer, ez technológiák WEB dokumentumok létrehozásához.
A HTML-t (HyperText Markup Language) gyakran használják webes dokumentumok létrehozására. Ez a fogalom magában foglalja különféle módokon hipertext dokumentumok tervezése, tervezés, hipertext szerkesztők, böngészők és még sok más. A hiperszöveg ideális multimédiás elemek hagyományos dokumentumokba való beillesztésére. A gyakorlatban a legtöbb felhasználó a hipertext fejlesztésének köszönhette saját létrehozását multimédiás termékekés CD-ken terjesztik. Az ilyen információs rendszerek, amelyek HTML oldalkészletek formájában készülnek, nem igényelnek speciális szoftver fejlesztését, mivel minden szükséges eszközöket Az adatokkal való munkavégzés a szabvány részévé vált szoftver a legtöbb személyi számítógép. Ezzel a megközelítéssel a felhasználónak csak azt a munkát kell elvégeznie, amely közvetlenül kapcsolódik a fejlesztés alatt álló termék témájához: szövegeket készíteni, képeket rajzolni, HTML oldalakat készíteni, és átgondolni a köztük lévő összefüggéseket.

Elektronikus kiadványok és elektronikus könyvtárak
A számítástechnika lehetővé teszi az információk elektronikus formában történő tárolását és terjesztését, ami a nyomtatás feltalálásához hasonlóan forradalmi szerepet tölt be az emberiség történetében. Elektronikus forma lehetővé teszi az információk legmegbízhatóbb és legtömörebb tárolását, gyorsabb és szélesebb körű terjesztését, emellett olyan lehetőségeket biztosít azok felhasználására, amelyek más formában nem lennének elérhetőek. E lehetőségek kihasználásának fő eszközei az elektronikus kiadványok (EP) és az elektronikus elektronikus könyvtárak (EL).
Természetesen ahhoz, hogy funkcióikat ellássák, az EI-t és az EB-t ténylegesen meg kell valósítani néhány formájában információs rendszerek amelynek megkülönböztető tulajdonságai vannak hosszú távú tárolás valamint az információk felhasználása, különösen azok terjesztése. Nem sorolhatók ebbe az osztályba azok az információs rendszerek, amelyek dinamikus információkkal dolgoznak, valamint információt halmoznak fel, de nem szándékoznak terjeszteni (archív típusú rendszerek). Így az EI és az EB bizonyos pozíciót foglalnak el a többi információs rendszer között.
Elektronikus kiadvány – szerkesztői és kiadói feldolgozáson átesett, változatlan formában terjesztésre szánt, impresszum-információkkal ellátott elektronikus dokumentum (dokumentumcsoport).
Az EI információkból és szoftverekből áll, amelyek lehetővé teszik ezen információk megjelenítését, hatékony felhasználását, de megváltoztatását nem. Így az EI egy információs rendszer, amelyben nincsenek funkciók a meglévő információk javítására (törlés, hozzáadása stb.). Az EI információs rendszer fő célja, hogy a lehető legpontosabban reprodukálja az eredeti információkat, és lehetőséget biztosítson a felhasználónak bizonyos funkcionális problémák megoldására.
Az EI replikálható termékek, és bármely géppel olvasható adathordozón (kompakt optikai lemezek, mágneses hajlékonylemezek stb.) vagy telekommunikációs hálózatokon terjeszthetők.
Nem szabad megfeledkezni arról, hogy az információs rendszert terjesztik, és nem csak az információkat. Ha az információt más szoftverrel használják fel, akkor azok egy része elveszhet, minden tulajdonsága nem realizálódik, és a felhasználói képességek köre jelentősen csökkenhet.
A digitális könyvtárakkal kapcsolatos tevékenységi terület meglehetősen új, ezért még nem rendelkezik stabil terminológiával. (Persze nem azonosítható a hagyományos könyvtári folyamatok automatizálásával, bár ezek között aligha lehet pontos határt húzni.)
A digitális könyvtárakkal kapcsolatos munka jelentős fejlődésen ment keresztül a 90-es évek fordulóján, amikor megjelentek a megfelelő eszközök számítástechnikaÉs információs technológia megbízható tárolást biztosítva, azonnali feldolgozásÉs hatékony felhasználása heterogén információk nagy tömbjei, elsősorban szöveges. Ekkoriban kezdték el a projektek előkészítését számos országban elektronikus könyvtárak. Ezek egy része a vonatkozó nemzeti és nemzetközi programok alapját képezte.

Most szinte minden önmagát tisztelő vállalkozás elhagyja a papíralapú dokumentumkezelést, és modernebbre cseréli. Az elektronikus dokumentum a legrelevánsabb létezési forma minden modern, hatalmas mennyiségű fontos információt tartalmazó fájl közül.

Főbb előnyök

Az elektronikus dokumentáció fő előnye, hogy lehetővé teszi a gyors és hatékony munkavégzést. Az ilyen formátumú anyagokat könnyű aláírni, még akkor is, ha azok, akiknek támogatniuk kell őket, távol vannak egymástól. Ennek köszönhetően hatalmas mennyiségű pénzt és erőfeszítést takaríthat meg.

Többek között az elektronikus archívum jelenléte elkerüli, hogy a szervezetben hatalmas számú dokumentumot kell karbantartani. A felhalmozott papírok tárolásához megfelelő területet kell kijelölnie a vállalkozás területén, valamint magasan képzett levéltárost kell felvennie, aki gyorsan megérti a rendelkezésre álló anyagokat. Egy elektronikus archívum tárolásához mindössze egy kompakt cserélhető adathordozóra vagy több merevlemezre van szüksége.

A jogilag jelentős elektronikus dokumentumok és számlák cseréjének legegyszerűbb módja a Diadoc elektronikus dokumentumkezelő rendszer.

Mit értesz ED alatt?

Az elektronikus dokumentum olyan anyag, amelyet speciális adathordozóra (lemezek, USB flash meghajtók, kiegészítő berendezések) rögzítenek.

Ez lehet képek, hangfájlok és szimbólumok egész halmaza. Egy ilyen fájl térben és időben továbbítható speciális távközlési eszközök segítségével. A távközlési csatornák publikálásra, tárolásra és további feldolgozásra is felhasználhatók. Itt a legfontosabb az összes meglévő adat helyes feldolgozása.

Ezenkívül egy ilyen dokumentumot egy speciális űrlapnak kell tekinteni, amellyel az adatokat teljesen más célokra használhatja fel. kb az információk elektronikus vagy mágneses adathordozóra történő rögzítéséről, majd azok további feldolgozásáról és az adathelyesbítési folyamat valamennyi résztvevője részére történő megküldéséről.

Minden elektronikus formátumba konvertált dokumentált anyag alkalmas a meglévő információs struktúrákban történő feldolgozásra és a TCS-en keresztüli továbbításra. Mindezek a fájlok alkalmasak analitikai feldolgozásra, amely információs rendszerek segítségével végezhető el.

Elektronikus dokumentum és digitális aláírás

Az elektronikus dokumentumoknak jogi erővel kell rendelkezniük - különben nem használhatók fel más szerkezetekkel való munka során. Egy dokumentum érvényességét elektronikus digitális aláírással biztosíthatja, amely ugyanolyan képességekkel rendelkezik, mint a hagyományos papíralapúé.

A digitális aláírás akkor releváns, ha létrehozása során számos feltétel teljesül:

• az aláírás működését vezérlő kulcs tanúsítványának érvényesnek kell lennie az elektronikus fájlok jóváhagyásakor;
• bizonyítékot kell szolgáltatni, amely alapján megállapítható, hogy mikor írták alá az aktát;
• a digitális aláírás hitelességét ugyanabban a fájlban kell megerősíteni, ahol azt használják;
• az aláírást a mellékelt tanúsítványban meghatározott adatok szerint kell használni.

Egy ilyen aláírás megszerzéséhez kapcsolatba kell lépnie egy tanúsító központtal. Ebben az esetben előre el kell készítenie egy dokumentumcsomagot. A szervezet helye a területi kirendeltségen tisztázható Nyugdíjpénztár Oroszország, ahol SNILS-t kaphat.

A nyugdíjigazolványon feltüntetett SNILS-en kívül meg kell adnia az útlevél másolatát és az aktuális e-mailt. Ezenkívül előzetesen elő kell készítenie egy USB-meghajtót, amelyre a tanúsító központ alkalmazottainak fel kell írniuk az elektronikus dokumentumok jóváhagyásához szükséges kulcsokat és tanúsítványokat.

Az elektronikus dokumentum adatai csak akkor érvényesek, ha azt hitelesítették elektronikus digitális aláírás. Az elektronikus digitális aláírás egyenlő jelentőséggel bír a papíralapú megfelelőjével, de ehhez minden követelménynek teljesülnie kell. szükséges feltételeket. Az aláírásnak legálisnak, a CA-nál regisztráltnak kell lennie.

Elektronikus dokumentáció

Az elektronikus dokumentum fogalma előírja, hogy nemcsak a felhasználók számára érthető szimbólumokból állhat. Elfogadható a strukturálatlan információ, amelyet meg kell fejteni operációs rendszerek. A lényeg az, hogy az anyagot speciális hordozón kell tárolni.

A dokumentum fontos eleme a leírásához szükséges attribútumkészlettel ellátott űrlap is. Így a fájlnak tartalmaznia kell információkat a következőkről:

• megalakításának időpontja;
• az adatok szerzője;
• a dokumentum neve;
• az anyagok helyes olvasásához szükséges formátum.

Minél részletesebb az információ a meglévő dokumentumról, annál könnyebb lesz vele dolgozni a jövőben. Az elektronikus dokumentum és az elektronikus dokumentumkezelés szorosan összefügg az első nélkül, a második lehetetlen. Ugyanakkor az anyagok körforgása nagymértékben leegyszerűsödik, ha az információt cserélő szervezetek ugyanazokat a távközlési rendszereket és szoftvereket használják.

Az elektronikus dokumentáció tartalmazhat olyan anyagokat, amelyek segítségével fájlokat lehet keresni, vagy bizonyos szempontok szerint osztályozni lehet. Minden létező fájlnak eltérő lehet a felbontása, és előfordulhat, hogy nem tartalmaznak strukturált elemeket. Ebben az esetben az elektronikus dokumentum közvetlenül a tulajdonosától függ. A strukturált anyagok speciális elemekkel rendelkezhetnek, amelyek lehetővé teszik a külső további alkalmazások számára, hogy adatokat szerezzenek a fájl egyes elemeiről.

A papír és az elektronikus dokumentumokat nem lehet összehasonlítani egymással, mert a digitális dokumentumoknak számos előnye van. Köztük:

• hosszú távú tárolás lehetősége;
• kényelem a további műveletek elvégzésében (szerkesztés, törlés, archiválás stb.);
• az adatok keresésének képessége a fájlokon belül kulcsjelölők segítségével;
• az anyagok feldolgozásának egyszerűsége az elektronikus forgalommal foglalkozó szervezetek által használt automatizált rendszerekkel.

Jelenleg számos formátum létezik az elektronikus dokumentumokhoz, de a legnépszerűbb az „odf” formátum, amely kényelmes bármilyen szoftveren végzett munka során.

Az elektronikus dokumentum fogalma és szerkezete jelentősen eltérhet. A feldolgozásához használt szoftverek óriási hatással vannak erre. Külön kiemelni kell az 1C-vel feldolgozott anyagokat. Az ilyen fájlok jelentősen eltérnek a többitől, mivel nincsenek kiemelve egyedi dokumentumokat. Csak egyedi azonosítókkal és módosítási eszközökkel rendelkező információs egységnek tekinthetők.

Az ilyen dokumentáció tartalmazhat olyan anyagokat is, amelyek az alkalmazott információs rendszerek aktív működésének eredményeként jönnek létre. Dinamikusan generálódnak a meglévő anyagraktárak felhasználásával. Így nem hordoznak magukról semmilyen információt, csak a rendszer segítségével tekinthetők meg.

Amint egy dokumentumot kinyomtatnak vagy megtekintenek, az objektumként megszűnik létezni a rendszerben. Mostantól speciális alkalmazásként működik. Ha a fájlt más szoftverrel kell megnyitni, akkor konvertálnia kell.

Milyen elektronikus dokumentumok léteznek

Az elektronikus dokumentum olyan fájl, amely bizonyos információkat tartalmaz, amelyek nem mindig egyértelműek a felhasználó számára. Az ilyen fájlok archívumának és gyűjteményének létrehozásához ismernie kell a besorolásukat.

• Az egyik kiviteli alakban az anyagokat hasonló nyomtatott dokumentumok jelenléte vagy hiánya alapján lehet megkülönböztetni.
• A fájlok abban is különbözhetnek, hogy milyen információkat tartalmaznak. Ez a besorolás a következőkre vonatkozik:

1. szöveg,
2. finom,
3. hang,
4. multimédiás kiadványok,
5. szoftver termékek.

Ez utóbbiakat elidegeníthető műveknek vagy a műsorszövegek és kódok egyes töredékeinek publikációinak kell tekinteni.

• A legnagyobb besorolásnak az elektronikus dokumentumok típusait kell tekinteni rendeltetésük szerint. Leggyakrabban hivatalos kiadványok jelennek meg kormányzati szervek, általában tartalmaznak előírásokat.
• A termelési kiadványokat a vállalkozások használják. Információkat tartalmaznak a szervezetről meglévő termelés. Egyes anyagokat kifejezetten azért hoztak létre, hogy az egyes termelési területek dolgozóit tájékoztassák a szabványok és követelmények létezéséről, amikor a vállalkozások területén tartózkodnak.
• Könnyen használható oktatási és referencia kiadványok készülnek. Néhány másodperc alatt megtalálhatja a szükséges információkat egy ilyen fájlban, így rengeteg időt és erőfeszítést takaríthat meg. Az ilyen dokumentumokat nemcsak a diákok, hanem a tanárok is használhatják.
• A politikai pártok gyakran használnak elektronikus kiadványokat kampányanyagként. Társadalmi témákkal foglalkozó műveket tartalmaznak, amelyek az olvasók széles közönségének szólnak. Az ilyen anyagokban leggyakrabban olyan elemző információk találhatók, amelyeket politológusok és szociológusok használnak szerte a világon.
• A dokumentumok egy másik osztályozása a terjesztés módja alapján különbözteti meg őket. Vannak olyan helyi kiadványok, amelyek egy vállalkozáson belül használhatók, ezek papíralapú változatban és korlátozott számú azonos példányban is megjelennek.
• Az online kiadványok széleskörű felhasználásra készültek, számuk nem korlátozott. A további papíralapú másolatok ebben az esetben nem kötelezőek, ez többszörösére növeli az elektronikus dokumentum értékét. Az ilyen dokumentumok könnyen elküldhetők az archívumba.

Az elektronikus ügyiratok a modern társadalom követelményei

Most már tudja, mi az elektronikus dokumentum, milyen típusai léteznek, és hogyan használhatók fel mindennapi élet. Ebben az esetben az információ titkosított formátumú fájlokban lehet. A velük való együttműködéshez meglévő jelszavakat kell használnia, amelyek bármikor módosíthatók.

A távközlési csatornák bármely felhasználójának joga van saját dokumentumait létrehozni. Ehhez csak speciális szoftverre van szüksége. Az ilyen fájlok tárolási ideje korlátlan. Bármikor bármilyen műveletet elvégezhet velük.

Elektronikus dokumentum - tárgyi adathordozón szimbólumok, hangfelvételek vagy képek formájában rögzített információ, amelyet a számítástechnika és a távközlés segítségével tárolásra és nyilvános használatra szánt időben és térben közvetítenek.

A számítógépes adathordozón lévő információ objektumként ismerhető fel jogviszonyok(jogi értelemben vett dokumentum) csak akkor, ha rendelkezésre bocsátják digitális aláírás . Ugyanakkor hitelesíteni kell azokat a szoftvereket és hardvereket, amelyek biztosítják az ilyen aláírás létrehozását és ellenőrzését.

Az elektronikus dokumentumnak meg kell felelnie a következő követelményeknek:

szoftver és hardver használatával létrehozott, továbbított és tárolt;

rendelkezik az e szövetségi törvényben meghatározott szerkezettel;

képes legyen az emberi felfogás számára érthető formában bemutatni.

Elektronikus kiadás - szerkesztői és kiadói feldolgozáson átesett, változatlan formában terjesztésre szánt, impresszum információval is rendelkező elektronikus dokumentum vagy elektronikus dokumentumok csoportja.

3. Elektronikus dokumentumkezelő rendszer

Az összes létrehozott vezetési dokumentum bizonyos irányítási funkciókat „kiszolgál”, például: tervezés, számvitel, finanszírozás, beszámolás, operatív irányítás, személyzet stb.

Az egy vezetési funkcióhoz kapcsolódó dokumentumokat általában dokumentációs rendszernek nevezik, például: szervezeti és adminisztratív dokumentációs rendszer.

Dokumentációs rendszer – eredetük, céljaik, típusuk, tevékenységi körük és a végrehajtásukra vonatkozó egységes követelmények alapján egymással összefüggő dokumentumok összessége.

Az irányítási funkciók minden szervezetben azonos típusúak, ezért az egyes funkciókhoz tartozó dokumentumoknak azonos típusúnak és formájúaknak kell lenniük. A dokumentumok összetételében és formában történő optimális egységesítését ún egyesítés dokumentumokat. Az egységes dokumentumforma az adott tevékenységi körben megoldandó feladatoknak megfelelően kialakított, adathordozón meghatározott sorrendben elhelyezkedő részletezettség.

A dokumentumok egységesítése szabványosításuk egyik módszere. Szabványosítás - ez egy olyan tevékenység, amelynek célja, hogy szabályokat és jellemzőket állapítsanak meg azok önkéntes ismételt felhasználása céljából, a termelés és a termékek forgalmának rendezettségére, valamint a termékek, munkák vagy szolgáltatások versenyképességének növelésére.

A vezetői dokumentációra vonatkozó szabványok meghatározzák a dokumentum egyes elemeinek (részletek) összetételét, elhelyezkedését és tervezési szabályait.

Az okmányok számos fajtája és változata, összetételük összetettsége, az iratok jogerőt biztosító speciális szabályainak megléte és egyéb, a vezetői dokumentációval kapcsolatos súlyos problémák szükségessé teszik egy speciális tevékenységi ág meghatározását, amely biztosítja a dokumentálást és a hatósággal való munka megszervezését. dokumentumokat. Ezt a tevékenységi ágat ún irodai munka vagy dokumentációs támogatás a menedzsment számára .

Az „irodai munka” kifejezés Oroszországban a 18. század második felében jelent meg.

Azóta nyelvészeti szótárak is feljegyezték a használatát. A kifejezés az „eljárás” szavak kombinációjából jött létre.

Nemzeti szabvány GOST R 51141-98 „Irodai munka, archiválás. Kifejezések – definíciók" kifejezés irodai munka és terminológiai szinonimája, a menedzsment dokumentációs támogatása (DMS) a hivatalos dokumentumokkal való dokumentálást és munkaszervezést biztosító tevékenységi ág.

Irodai munka vagy rendszer dokumentumfolyamat , mind az okmánykezelők gyakorlati tevékenységére, mind a vállalkozási tevékenység során okmányt létrehozó vagy felhasználó más személyek gyakorlati tevékenységére vonatkozik.

Az irodai menedzsmentrendszer vagy dokumentumfolyamat-rendszer lehetővé teszi a szervezet tevékenységeivel kapcsolatos információforrás létrehozását, amely támogatja a későbbi tevékenységeket és az egyéni vezetői döntésekés biztosítsa az elszámoltathatóságot minden érdekelt fél felé.

A számítástechnika megjelenésével áttörés következett be a dokumentumkezelési módszerekben, a korábbiaknál sokkal hatékonyabban, könnyebben és gyorsabban lehet dolgozni. Ez nem csak a kész tipográfiai űrlapok számítógépen tárolt elektronikus sablonokkal való helyettesítéséről szól. Bár ez önmagában nagyságrendekkel növelheti az irodai termelékenységet.

Ugyanakkor egyszerre több irányban történt áttörés. Az első hullámot az internet okozta. Az e-mailek, a sokféle információval rendelkező elérhető webhelyek nagy száma a DBMS-től eltérő adatstrukturáló rendszert igényelt. „Üzenet”, HTML, XML, „kereső” stb. – teljesen más területről származó kifejezések, mint a DBMS.

Ezzel párhuzamosan a nyilvántartási és a megbízások végrehajtásának ellenőrzési rendszerei is fejlődésnek indultak. Ezekben a rendszerekben a dokumentum fogalma a fő, még akkor is, ha a valóságban csak másodlagos információk – regisztrációs és ellenőrző kártyák – mozognak. És végül, az információ „dokumentumszerű” szemléletének alapvető igazolása a nagyon papírmentes technológia bevezetésére tett kísérletekből adódott, amely úgy tűnt, megszünteti ezt. Kiderült, hogy a jelentős információk hálózaton keresztüli továbbításához aláírással kell „igazolni”. De az aláírás, még az elektronikus is, nem valamilyen adat vagy adathalmaz alá kerül, hanem csak egy dokumentum alá, a papír analógja alá.

Így fokozatosan kialakul egy egész terület - dokumentumkezelő rendszerek (DMS). Mondhatnánk dokumentumáramlást, és ez így lenne helyes, de sajnos ezt a szót gyakran nagyon szűken értelmezik az irodai munka egyfajta kiterjesztéseként. A terület formálódik, bár még nem öltött formát, nem vált mindenki számára érthetővé, sajátosságában „megemésztett”, világosan megfogalmazott koncepcióval, fogalomkörrel, feladatokkal stb. A fentiek egy része már kellőképpen kidolgozott, mások még csak most kezdenek megvalósulni.

Elektronikus dokumentumkezelés - az elektronikus dokumentumok kialakításának, feldolgozásának, tárolásának és cseréjének folyamata;

Eszközök elektronikus dokumentumkezelés - az elektronikus dokumentumkezelésben használt szoftver és/vagy hardver;

Az elektronikus dokumentumok cseréjének résztvevői - fizikai és jogi személyek, valamint a szervek államhatalom az Orosz Föderáció és az elektronikus dokumentumok cseréjében részt vevő önkormányzati szervek és egyéb szervek;

Az elektronikus dokumentum feladója - az elektronikus dokumentumok cseréjének résztvevője, aki elektronikus dokumentumot állít elő, azt elektronikus digitális aláírással vagy az aláírás más elektronikus analógjával aláírja és közvetlenül vagy információközvetítőn keresztül megküldi a címzettnek;

Az elektronikus dokumentum címzettje - az elektronikus dokumentumok cseréjének résztvevője, aki számára címzett elektronikus dokumentumot kapott;

Közvetítő az elektronikus dokumentumok cseréjében (információs közvetítő) - jogi személy vagy egyéni vállalkozó, aki az elektronikus dokumentumok feladója és címzettje között elektronikus dokumentumok cseréjével kapcsolatos szolgáltatásokat nyújt;

Elektronikus archívum - a szabályozás által meghatározott módon tárolandó elektronikus dokumentumok tömbje jogi aktusok Orosz Föderáció;

Az elektronikus dokumentumkezelés elsősorban az iratmozgatás szempontjából előnyös. Hiszen a számítógépes formátumú dokumentum csak kódok halmaza, amely számítógépes hálózatokon és e-mailen keresztül könnyen elküldhető, könnyen reprodukálható, szerkeszthető és kiegészíthető.

Az elektronikus dokumentumok könnyen kombinálhatók adatbázisok és tudásbázisokká. Az elektronikus könyvtárak gyakorlatilag már felváltották a kényelmetlen, hiányos, korlátozott papíralapú dokumentumok könyvtárait. Az elektronikus katalógusok hozzáférést biztosítanak szükséges információkat több százszor gyorsabban, mint a papír- vagy kártyakatalógusokkal végzett munka során lehetséges.

Az elektronikus dokumentumkezelés alapelvei:

Egy dokumentum egyszeri regisztrációja, amely lehetővé teszi a dokumentum egyedi azonosítását.

Párhuzamozási lehetőség műveletek elvégzése, amely lehetővé teszi a dokumentumok mozgási idejének csökkentését és végrehajtásuk hatékonyságának növelését.

Az iratmozgás folyamatossága, amely lehetővé teszi a dokumentum (feladat) végrehajtásáért felelős személy azonosítását az irat (folyamat) életének minden pillanatában.

A dokumentuminformációk egységes (vagy összehangolt elosztott) adatbázisa, amely kizárja a dokumentumok sokszorosításának lehetőségét.

Hatékonyan szervezett dokumentumkereső rendszer, amely lehetővé teszi, hogy minimális információval rendelkező dokumentumot találjon.

Kifejlesztett jelentési rendszer a dokumentumok különféle állapotaihoz és attribútumaihoz, amely lehetővé teszi a dokumentumok mozgásának szabályozását a dokumentumfolyamatok során, és a jelentésekből származó adatok alapján vezetői döntések meghozatalát.

Az információcsere gyakorlata régóta kialakult elektronikus formában. A papírmentes dokumentumáramlást a legáltalánosabb esetben könnyen támogatják a Microsoft Office programok. A Word szövegszerkesztő, az Excel-táblázatok és a PowerPoint prezentációs csomag segít az elektronikus dokumentumok létrehozásában. Az Outlook levelezőkliens szállítja őket.

Így akár egy szabványos irodai szoftverkészlettel is meg lehet szervezni az elektronikus dokumentumáramlást egy vállalkozáson belül, de akár vállalkozások között is. De egyre több programozó sem áll félre, és időről időre belép a játékba saját rendszerükre vonatkozó, részletesen kidolgozott javaslatokkal.

Még egy speciális rövidítést is létrehoztak az ilyen fejlesztésekre - ASDOU(Automatizált vezetői dokumentációs rendszerek). Komoly adatbázisokat biztosítanak, amelyek hosszas tanulmányozást, számos és többlépcsős ellenőrzést és újraellenőrzést igényelnek a létrehozott és továbbított információk bizalmasságának megőrzése érdekében.

Az elektronikus dokumentum akkor kaphat teljes jogú státuszt, ha hitelesített elektronikus aláírás (ES). Az elektronikus aláírás olyan kódkészlet, amely egyedileg azonosítja a tulajdonost. A digitális aláírás létrehozásának technológiája meglehetősen összetett, és a digitális aláírás létrehozásának módjai eltérőek lehetnek. Hatáskörüket törvény állapítja meg. További részletek a elektronikus aláírás Erről a következő előadáson fogunk beszélni.

A modern dokumentumautomatizálási rendszerek egységes (integrált) információfeldolgozási technológiát támogatnak, amely a következő összetevőket tartalmazza:

többfelhasználós DBMS;

eszközök dokumentumok (szöveges, grafikai, multimédiás) elkészítéséhez jelentések, táblázatok, diagramok, nyomtatványok, üres lapok formájában;

helyi hálózatok;

külső kommunikációs eszközök - e-mail, fax;

rendszeradminisztrációs eszközök - hardver- és szoftverkonfiguráció meghatározása, hozzáférési jogok beállítása a rendszerhez és egyes összetevőihez, verziók és hozzáférési jogok ellenőrzése, szabálysértések bejelentése;

makró programozási eszközök, amelyek biztosítják a rendszerek bővíthetőségét és testreszabhatóságát speciális követelményekés az ügyfél képességeit.

Nyilvánvalóan az elosztott információfeldolgozás olyan kommunikációs környezet meglétét feltételezi, amely biztosítja a szükséges tranzakciókat, többszörös hozzáférést a közös információs források. TO kommunikációs rendszer , az információszolgáltatási funkciókat ellátva a következő követelményeket támasztják:

a szállítás megbízhatósága (kivéve a dokumentumok elvesztésének lehetőségét);

megnövekedett valószínűségi idő jellemzők;

a továbbított dokumentumok megbízhatósága;

a dokumentumok bizalmas kezelése;

üzenet kézbesítésének és forgalmi nyilvántartásának ellenőrzése;

külső telematikai szolgáltatásokhoz való hozzáférés képessége a külső rendszerektől származó információk továbbítására és fogadására;

rendszer hibatűrése (erőforrás foglalás) 1.

Különféle dokumentumkezelő rendszerek léteznek, amelyek valamilyen szinten ellátják a felsorolt ​​funkciókat. A rendszer kiválasztásakor mind a gazdasági, mind a műszaki szempontokat figyelembe kell venni. Nagyon fontos a meglévő technológiák folytonossága, valamint annak lehetősége további fejlesztés valamint a rendszer egyetlen bázison alapuló fejlesztése. A rendszer kezelésének és adminisztrációjának kérdése is lényeges.

Dokumentumkezelő rendszerek (DMS)

A dokumentumkezelő rendszerek (DMS) biztosítják a nagy mennyiségű dokumentum létrehozásának, hozzáférésének kezelését és elosztását. számítógépes hálózatok, valamint ellenőrzést biztosítanak a szervezet dokumentumainak áramlása felett. Ezeket a dokumentumokat gyakran speciális tárolókban vagy fájlrendszer-hierarchiában tárolják. A DMS-rendszerek által általában támogatott fájltípusok közé tartoznak a szöveges dokumentumok, képek, táblázatok, hang-, videó- ​​és webdokumentumok. Az ICS rendszerek közös képességei a dokumentumkészítés, a hozzáférés-vezérlés, az átalakítás és a biztonság.

Az elektronikus dokumentumkezelő rendszerek felépítése általában a következőket tartalmazza: modulok , nevezetesen:

Elektronikus dokumentum-jóváhagyási modul;

Minden beérkező dokumentum kezdeti nyilvántartása és a végrehajtás gondos ellenőrzése;

A kimenő dokumentumok részletes naplója;

Elektronikus dokumentumok archiválása;

Vállalati fórum;

Különféle szervezeti címtárak;

Adminisztrációs modul a teljes rendszerhez.

Viszont megfelelő modul Az elektronikus dokumentumokat az alábbi feladatok elvégzésére tervezték:

Elektronikus dokumentumok készítése a szervezetben elfogadott sablonok szerint;

Útvonal létrehozása elektronikus dokumentum átadásához;

Az elektronikus dokumentumok jóváhagyása a jóváhagyásban részt vevő valamennyi érdekelt fél részéről;

A hatáskörök újraelosztása az egyik vállalati alkalmazottról a másikra;

Dokumentum jóváhagyása;

A dokumentumot jóváhagyó összes személy határozatainak tárolása;

Lezárt jóváhagyások.

Feldolgozó modul a következő műveleteket hajtja végre a kimenő és bejövő levelezéshez:

Kimenő és bejövő elektronikus dokumentumok nyilvántartása;

Az összes levelezés osztályozása;

Vezérlés telepítése;

Utasítások kiadása kimenő és bejövő elektronikus dokumentumokhoz;

Részletes levelezés lebonyolítása;

Bejövő elektronikus dokumentum küldése már létrehozott vagy új dokumentum útvonalakon;

A kimenő és bejövő dokumentumok közötti összes kapcsolat tárolása elektronikus archívumban;

Elektronikus dokumentumok továbbításának ellenőrzése létrehozott útvonalak mentén;

Naplók kitöltése a szervezeti dokumentumok elektronikus változataiban.

Az információs termékek tárolására egy elektronikus dokumentumkezelő rendszerben elektronikus archívum jött létre, részletes keresés, a szükséges anyagok másolatainak kiválasztása és a törölt vagy hibásan elveszett dokumentumok pontos helyreállítása.

Modul a megbízások ellenőrzéséhez és kiadásához a következő műveleteket végzi:

Rendeléseket ad le a rendszerben, osztályadatokat a szervezet adminisztratív elektronikus dokumentumaiban, ülések jegyzőkönyveiben;

Utasításokat küld a dolgozóknak a cégvezetőtől, asszisztensétől, valamint gondoskodik az utasítások teljesítésének határidejének ellenőrzéséről;

Vezeti a szervezeti dokumentáció elektronikus archívumát.

Adminisztrációs modul a következő feladatokat látja el:

A szervezet alkalmazottai hozzáférési jogainak korlátozása;

Minden felhasználói művelet ellenőrzése.

A fent leírt struktúrát megvalósító elektronikus dokumentumkezelő rendszerek a szervezeti automatizálási rendszerek új generációját alkotják.

A jelenleg piacon lévő rendszerek a mögöttük lévő technológiák alapján három csoportra oszthatók:

1. Nyugati gyártású rendszerek. Fejlesztési környezetek.

2. Helyi termelési rendszerek (Oroszország, Ukrajna), Lotus Domino/Notes alapú.

3. Teljesen helyi fejlesztések.

Az első csoportba a következő három nyugati rendszer (fejlesztői környezet) tartozik:

DOCSOpen/DOCSFusion

Lotus Domino.Doc

A második csoportba a következő cégek és rendszerek tartoznak:

CompanyMedia - InterTrust

OfficeMedia – InterTrust

BOSS Referens - IT Co.

CINDERELLA STC - IRM

Eskado Interprokom – LAN

A harmadik csoportba sorolható rendszerek:

1C:Archívum - 1C

RBC Docs – RBC SOFT

DocsVision – digitális tervezés

IIG Intravert - IIG

IT-Inco - IncoFlow

LanDocs - Lanit

Optima-WorkFlow - Optima

VisualDoc – CenterInvest Soft

Gran Doc - Granit

Tok - EOS

DocManager - SoftIntegro

Eufrátesz Kognitív – Technológiák

Effect-Office IKK - Garant International

A Delo rendszer elsősorban a kormányzati szervezetek irányítási tevékenységeinek dokumentálásának automatizálására szolgál:

az irodai műveletek minden szakaszának és a vállalkozás fő funkcionális folyamataival kapcsolatos munka eredményeinek ellenőrzése;

az összes bejövő belső levelezés egységes nyilvántartása, beleértve az állampolgárok leveleit és fellebbezéseit is, regisztrációs kártyák létrehozásával.

regisztrációs kártyák és határozatok felkutatása a dokumentumok végrehajtásának nyomon követésére referencia- és elemző munkavégzés céljából;

a szervezet dokumentumáramlásának nyomon követése, ideértve a papíralapú eredetik és dokumentumok másolatai, határozatok, végrehajtási jelentések mozgását, dokumentum jóváhagyását;

az intézményektől, szervezetektől érkező utasítások, kérések, határozatok, vezetői utasítások időben történő végrehajtásának ellenőrzése; a dokumentumok teljesítésének határidejének ellenőrzése;

információs és statisztikai anyagok, összefoglalók, jelentések beszerzése a vezetőségnek történő bemutatásra;

– elektronikus dokumentumok tárolása.

Szoftver és technológiai komplexum „CinderellaWIN” - elektronikus iroda

a kimenő és bejövő levelek, valamint a fődokumentumhoz csatolt kísérőokmányok, ismételt és másodlagos dokumentumok nyilvántartása;

az előadási fegyelem időbeli és előadói ellenőrzése az ellenőrzési dokumentumokra és a végrehajtási határidőkre vonatkozó emlékeztetővel;

igazolások, összefoglalók, listák készítése a teljes dokumentumkötetről, tematikus rovatonként stb.;

bármely dokumentum keresése (beleértve a választ és az ismételtet is) bármely ismert részlet vagy részletkészlet segítségével, beleértve a kontextus szerinti keresést a dokumentum tartalma (név) alapján;

a dokumentumok elektronikus másolataihoz való hozzáférés megszervezése.

Azokban az intézményekben, ahol az elektronikus iratáramlást kialakították, a regisztrációt követően az elektronikus regisztrációs és ellenőrző kártyát (ERCC) a csatolt dokumentummal együtt a hálózaton keresztül megküldik az irat végrehajtásáról döntést hozó tisztviselőnek, ill. majd az irat végrehajtóihoz a kiadott határozat adatai szerint.

Ugyanakkor minden vezető vagy végrehajtó bizonyos jogokkal rendelkezik, amelyek lehetővé teszik a munkavégzés biztosítását olyan dokumentumokkal, amelyek a lehető legközelebb állnak a hagyományoshoz, amely szerint a dokumentumokat az általa kialakított eseteknek megfelelően alakítják ki. besoroló szerint neki, és amelyek vagy a végrehajtás megkezdésére várnak („Beérkezett iratok” ügyben), vagy a munkavállaló által végrehajtásra átvett („Végrehajtás alatti okmányok” fájlban), vagy a határidő megjelölésével átadják a beosztottaknak. végrehajtáshoz (az „Ellenőrzés alatt” fájlban).

Elektronikus dokumentumokkal való munka során kombinált teljes szöveges és attribútumkeresést kell biztosítani szükséges dokumentumot, beleértve a rendszerek dokumentumadatbázisához való webes hozzáférést is.

A kimenő és belső dokumentumok szövegét (képét) tartalmazó állományok szabványos technológiával szintén csatolva vannak az ERKK-hoz. A kimenő irat a vonatkozó ERKK adatokkal együtt elektronikus digitális aláírással védhető, titkosítva továbbítható a címzettnek.

Az automatizált dokumentumkezelés dokumentumfeldolgozási folyamatai és az elektronikus dokumentumkezelés azonos folyamatai között kicsi a különbség.

Mivel az automatizált dokumentumfolyamatban modern megoldásokat alkalmaznak, és a kiválasztás szempontja csak a papíralapú iratkezeléssel való kompatibilitás, ezért az elektronikus változatban nincs elsősorban újdonság.

A SEDD-ben használt dokumentum-előkészítési technológia nagyon fontos előnye, hogy képes automatizálni a dokumentum jóváhagyásának és jóváhagyásának teljes folyamatát, beleértve a kézzel írt aláírás elektronikus analógjainak használatát is.

Az elektronikus dokumentumkezelési technológiát ebben a szakaszban a következők támogatják: funkcionalitás rendszerek:

Dokumentum elektronikus képének csatolása bármilyen formátumú fájl(ok) formájában a regisztrációs és ellenőrző kártyához (ERCC);

Dokumentum elektronikus képének csatolt fájljaihoz való hozzáférési jogok megkülönböztetése;

Minden tisztviselőnek - a papírmunka résztvevőjének - saját személyes virtuális fiókkal való ellátása, ezáltal hozzáférést biztosítva hivatalos a hatáskörébe tartozó dokumentumokra;

A dokumentumtervezetek jóváhagyási (vising) folyamatának biztosítása;

Elektronikus dokumentumok teljes szöveges és attribútum-keresésének megvalósítása, beleértve a távoli teljes szöveges keresést;

Küldés e-mailben vagy az elektronikus kimenő dokumentumok intézményének internetes portálján történő közzététele (felhasználva email tanúsított eszközökkel védett;

Ügyek kialakítása, nyilvántartása, azaz a végrehajtott iratok ügyekbe csoportosítása nómenklatúra szerint;

Elektronikus dokumentumok archiválása. A rendszerben a könyvelés fő egysége továbbra is az ERKK-dokumentum marad, amelynek részleteinek teljessége biztosítja a statisztikai és elemző jelentések készítésének lehetőségét a különböző információs részekről és a keresés gyorsaságát.

Levelezés feldolgozása és küldése

A kimenő iratok postai szolgáltatást, távközlést igénybe vevő címzettekhez jutnak el, valamint futárral vagy futárszolgálattal is kézbesítik.

A postai úton történő megküldésre szánt iratok feldolgozását az intézmény irodavezetői szolgálata a Postai szolgáltatásnyújtás szabályzatában foglaltak szerint végzi.

Az irodavezetési szolgáltatás a távközlés segítségével továbbítja a táviratokat, faxokat, telefonüzeneteket, elektronikus digitális aláírással elektronikus dokumentumokat, valamint szkennelt dokumentumokat elektronikus digitális aláírás nélkül.

Ha a faxokat és dokumentumokat szkennelt formában, elektronikus digitális aláírás nélkül küldi, akkor az eredeti dokumentumot papír formában is el kell küldenie.

A távközlési csatornákon továbbított iratok típusait, valamint az eredeti papír alapú címzetthez történő eljuttatásának szükségességét és eljárási rendjét az intézmény utasításai határozzák meg a rendelkezésre álló technikai és szoftvereszközök figyelembevételével. az intézményben.

Az információs, távközlési és információs-távközlési rendszereknek védelmet kell nyújtaniuk az olyan jogosulatlan cselekmények ellen, amelyek az információk véletlen vagy szándékos megváltoztatásához vagy megsemmisüléséhez vezethetnek.

A kimenő iratok feldolgozása és elküldése központilag a végrehajtó szervezeti egységektől történő beérkezés napján, de legkésőbb a következő munkanapon történik.

Az iratkezelési szolgálatnál történő nyilvántartásba vétel nélkül dokumentumokat küldeni vagy átvinni tilos

Előadók kimenő üzeneteinek fogadása során papír dokumentumokat ellenőrizve:

A dokumentum helyes végrehajtása (összeállítása és minden részlet elhelyezése rajta);

a levelező címének elérhetősége és helyessége;

Az összes szükséges aláírás rendelkezésre állása a dokumentumon és mellékletein;

A vízumok rendelkezésre állása az intézmény aktájában maradt dokumentumok másolatain;

mellékletek elérhetősége a dokumentumon;

A példányszám és a címzettek számának megfelelősége.

A visszaküldendő eredeti dokumentumokon az első oldal jobb felső margójára bélyegző kerül

Az azonos címzettnek egyidejűleg küldött dokumentumok egy borítékban (csomagolásban) vannak. A borítékban található összes dokumentum regisztrációs indexe a borítékra kerül.

A rendszeres levelezőknek címzett iratokat a címzett és a feladó címét feltüntető borítékban ajánlott, előzetesen gépeléssel vagy nyomtatással elkészíteni.

A futárszolgálat által kézbesített dokumentumokat aláírás ellenében a megfelelő könyvben adjuk át a címzetteknek.

A korábban kiosztott irat továbbítása, pótlása az iratot aláíró tisztségviselő vagy az irodavezetői szolgálat vezetőjének utasítására történik.

A szerkezeti egységek és az egyéni előadók kötelesek átadni a kimenő dokumentumokat és egyéb postai küldemények az irodavezetői szolgálatra az intézmény utasítása szerint erre a célra megállapított időpontokban.

A megrendelések, tervek, jegyzőkönyvek stb. eredeti példányait azoknál az intézményeknél kell hagyni, amelyek ezeket a dokumentumokat készítik. A második példányokat elküldik az egységeknek.

A rendszeres levelezőknek címzett iratokat a címzett és a feladó címét tartalmazó borítékban ajánlott, előzetesen, nyomtatással elkészíteni.

Az ország más városaiba történő levélküldés esetén a borítékon az intézmény megnevezése, beosztása és a címzett vezetékneve mellett a postacímet is fel kell tüntetni.

Külföldre történő levélküldéskor a címzett neve után a címszám, utca, város, megye vagy állam, ország és irányítószám is szerepel. Példák Ukrajnán belüli és külföldre történő levélküldésre az 5.16. mellékletben találhatók.

Lehetőség van európai borítékok használatára kis műanyag ablakkal. Ebben az esetben a legfontosabb az, hogy meghatározzuk azt a helyet, ahol a címet aláírták a levélben, és megfeleljen az ablak méretének.

A boríték jobb felső sarkában a bélyegek mellett esetenként fel van tüntetve a mellékelt levelezés irányának sorrendje és jellemzői. A következő feliratok használhatók: Air Mail(Levegő), Bizalmas(Bizalmas), Magán(Magán) Sürgős(Ajánlott) Expressz(Sürgős), Szigorúan bizalmas(Titkos). A futárral kézbesített dokumentumokat a címzetteknek aláírás ellenében a megfelelő naplóban kell átadni.

A számítástechnikával készült dokumentumokat kísérőlevéllel olyan csomagban küldjük meg, amelynek meg kell felelnie műszaki követelményeknek a rajtuk rögzített információkat tartalmazó adathordozók biztonsága. Másolat kísérőlevéláltalános alapon csatolva az érintett ügyhöz.

Minden kimenő levelezést és egyéb postai küldeményt a szervezeti egységek vagy a végrehajtók továbbítanak az erre a célra meghatározott, az adott intézmény irodai munkavégzési utasításaiban meghatározott órákban.

A meg nem fogalmazott vagy nem megfelelően elkészített dokumentumokat átdolgozásra visszaküldik a vállalkozónak.

A kimenő iratokat és egyéb postai küldeményeket a szervezeti egységek és az egyéni előadók a megállapított óra előtt kötelesek átadni a titkár-asszisztensnek.

A titkárhelyettes a kimenő bizonylatokat a kimenő iratok nyilvántartására szolgáló naplóban tartja nyilván (5.7. melléklet). Ebben az esetben minden kimenő dokumentumhoz hozzárendelnek egy számot, amely a dokumentum kereszt- és vezetéknevének betűiből, indexből áll. szerkezeti egység valamint a bizonylat év eleji sorszámát. Például: GT/10-56, ahol a GG egy index, amely azt jelzi, hogy a dokumentumot a vezető írta alá (I. Timosenko), A 10 a dokumentum szerzőjének indexe, az 56 a sorszám.

Példaként a divíziókhoz rendelt indexek listája oktatási intézmény mellékletben találhatók 5.16.

A kimenő válaszdokumentumokról a titkár-referens feljegyzést készít a beérkező dokumentumok nyilvántartására szolgáló naplókban, ahol feltünteti a kimenő irat számát és dátumát, valamint az iratot aláíró vezető nevét.

Az egy címzettnek egyidejűleg küldött dokumentumok egy borítékba kerülnek. A levelezést borítékolva, megjelölve kézbesítik a postára.

A követelmények teljesítése racionális szervezés Mind a hagyományos, mind az elektronikus dokumentumkezelés csak alaposan átgondolt dokumentumfeldolgozási technológiával és az elvégzett műveletek sorrendjének betartásával lehetséges. Ehhez dokumentumfolyamat-sémák kidolgozása, routing és technológiai térképek hivatalos dokumentációhoz.