A HR osztály bútorzati követelményei. Vannak-e speciális követelmények a HR irodával szemben? Keresse meg a szükséges törvényeket és szakirodalmat

"Költségvetési Intézmény Humánerőforrás Osztálya", 2011, N 10

Mint ismeretes, minden munkahelytípusnak megvannak a saját ergonómiai, egészségügyi, szervezési és egyéb követelményei, amelyeket a vonatkozó tanácsadó, diszpozitív vagy kötelező szabványok tartalmaznak, amelyek végrehajtása biztosítja az egészség szempontjából biztonságos munkakörülményeket. Mindez arra kötelezi a munkáltatót, hogy ismerje azokat a szabványos követelményeket, amelyek a munkahelyekre vonatkoznak, különös tekintettel a személyzeti szolgálat egyes kategóriáira - személyzeti ellenőr, időmérő, pszichológus, személyügyi oktató mérnök stb.

Az ilyen árnyalatok figyelembevétele kötelezi a munkáltató adminisztratív és gazdasági szolgálatait az egyes munkahelyek megszervezésére, azaz felszerelésére és elrendezésére, figyelembe véve az egyes (egyéni) munkavállalói csoportok munkájának szakmai sajátosságait. A teljesen felszerelt munkahely, valamint a racionális elrendezés lehetővé teszi a munkafolyamat legjobb megszervezését, és ennek eredményeként a hatékonyság növelését.<1>.

<1>Lásd például: GOST 12.2.032-78: SSBT "Munkahely ülve végzett munka során. Általános ergonómiai követelmények" és SSBT "Munkahely állás közben végzett munka során. Általános ergonómiai követelmények", amelyet a Szovjetunió Állam rendelete lép életbe. 1987. április 26-i N 1102 szabvány, valamint a SanPiN "A személyi elektronikus számítógépekre és a munkaszervezésre vonatkozó higiéniai követelmények". A dokumentumok elektronikus változatai elérhetők a jogi hivatkozási keresőkben és az interneten.

Tipikus munkahely a HR-eseknek

Elképzelni, milyen követelményeket támasztanak egy tipikus HR tiszt munkahelyén az alkalmazottak képesítési jegyzéke szerint<2>A szakalkalmazottak kategóriájába a Moszkvai Városi Végrehajtó Bizottság Munkaügyi és Szociális Főigazgatósága által egy időben javasolt, a személyzeti tisztek speciális álláshelyeinek létrehozására vonatkozó ajánlásokat alkalmazzuk a moszkvai szervezetekben a munkahelyek tanúsításának egyszerűsítése érdekében. .

<2>Vezetői, szakemberi és egyéb alkalmazotti pozíciók képesítési kézikönyve, jóváhagyva. Oroszország Munkaügyi Minisztériumának 1998.08.21-i N 37-i határozata (érvényes a 2011.03.14-i módosítással).

Mit jelent a moszkvai szervezetek személyzeti osztályának alkalmazottjának munkahelye? A szakirodalom a következőket mondja: a személyzeti tisztek számára ez egy alkalmazottra jutó, szabványok által meghatározott területen elhelyezett megfelelő bútor- és műszaki felszerelést jelent, amely szükséges a termelési funkciók elvégzéséhez - emberekkel és dokumentumokkal való munkavégzéshez. Irodai elrendezésben legyen egy munkaterület, amelyben fali szekrény, egy íróasztal forgatható rögzítéssel a szükséges eszközök és dokumentumok könnyű mozgatásához, valamint egy emelhető-forgatható szék található. Ezen túlmenően a munkahelyen a látogatók és a dolgozók fogadására szolgáló munkaterülettel kell rendelkezni, amelyben asztal és több fotel vagy szék található a személyzeti szolgálatra érkezők számára a szükséges dokumentumok megírásának és feldolgozásának megkönnyítése érdekében. Az ilyen munkahelyet külön helyiségben kell elhelyezni, amely kifejezetten a látogatókkal (leendő alkalmazottakkal) és a szervezet alkalmazottaival való együttműködésre van felszerelve.

A munkahely berendezése biztosítsa a személyzeti referens számára azt a lehetőséget, hogy időben minőségi információkat kapjon és felhasználjon a vezetői döntések előkészítésében. Az irodai berendezések készletének tartalmaznia kell kommunikációs eszközöket (telefon, fax), kis irodai eszközöket (számítógépek stb.). Ha a szervezet életbe léptette az "ASU-kádereket" - a rendszer működését biztosító technikai eszközök teljes készletét<3>.

<3>Lásd: Szótár-referenciakönyv a személyzeti szolgálatok munkájához. M.: Moszkva Városi Végrehajtó Bizottság Munkaügyi és Szociális Ügyek Főigazgatóságának Moszkvai Személyzeti Központja, 1989. A dokumentum jelenleg jogi hivatkozások keresőrendszereiben és az interneten található.

A személyzeti osztály vezetőjének munkahelyére vonatkozó szabványos követelmények

A személyzeti szakember munkahelyének szerkezetére, egészségügyi és higiéniai paramétereire, valamint műszaki felszereltségi szintjére vonatkozó követelményekkel ellentétben a vezetői munkát végző személy munkahelyét minden rendeletben és az erre vonatkozó szakirodalomban munkahivatalnak nevezik. téma<4>. Mindazonáltal az összes elemzett aktus és egyéb forrás (amelyek rendszerint tanácsadói standardokat tartalmaznak a különböző vezetési szinteken dolgozó vezetők standard munkahelyeinek létrehozásához) a következőkre utalnak. A többi alkalmazotthoz hasonlóan minden típusú HR-vezető munkahelyén is rendelkeznie kell egy kijelölt munkaterülettel, amely tanúsítvánnyal rendelkezik az egészségügyi biztonság szempontjából, és megfelel a járványellenes szabványok higiéniai és higiéniai követelményeinek. Ezt a követelményt az Art. (1) bekezdése tartalmazza. Az 1999. március 30-i N 52-FZ „A lakosság egészségügyi és járványügyi jólétéről” szóló szövetségi törvény (a 2011. július 19-én módosított) 25. cikke kimondja, hogy a munkakörülmények, a munkahely és a munkafolyamat nem káros hatással van az emberre. Az emberek biztonságos munkakörülményeinek biztosítására vonatkozó követelményeket az Orosz Föderáció egészségügyi szabályai és egyéb szabályozási jogi aktusai állapítják meg.

<4>Lásd például a prospektusokat: Vezetői munka tudományos szervezése. M.: Haladás, 1968; Egy vezető munkája. M.: Közgazdaságtan (évi tematikus számok sorozata: 1975, 1976, 1977, 1978); Gyártásvezetői munkahely tipikus kialakítása könnyűipar számára. M.: IPK Minlegproma Szovjetunió, 1970; Ágazatközi irányelvek a fizikai és szellemi dolgozók túlterhelésének megelőzésére. M.: Munkaügyi Kutatóintézet, 1979.

cikk (2) bekezdéséből E törvény 25. cikkéből következik, hogy az egyéni vállalkozók és jogi személyek kötelesek egészségügyi és járványellenes (megelőző) intézkedéseket tenni az emberek biztonságos munkakörülményeinek biztosítása, valamint az orosz egészségügyi szabályok és egyéb szabályozási jogi aktusok követelményeinek betartása érdekében. Gyártási folyamatok és technológiai berendezések, munkahelyek szervezése, kollektív és egyéni védőfelszerelések a munkavállalók számára, munkavégzés, pihenés és fogyasztói szolgáltatások a munkavállalók számára a sérülések, foglalkozási megbetegedések, fertőző betegségek és a munkakörülményekkel összefüggő betegségek (mérgezés) megelőzése érdekében.

Az ajánlások többnyire szabványosak, és iránymutatásul szolgálhatnak bizonyos típusú vezetői munkahelyek (irodák) bevezetésekor a gazdaság különböző ágazataiban működő szervezetekben. Ezután a munkahelyi terveket a munka sajátosságaitól, a vezetés szintjétől, valamint a tudomány és a technológia legújabb vívmányainak figyelembevételével módosítják. Kérjük, vegye figyelembe, hogy a munkahelyeket időben (általában ötévente egyszer) tanúsításnak kell alávetni a munkakörülmények javítása, valamint a munka- és pihenőrendszer ésszerűsítése érdekében.

A különböző szintű és szakmai csoportok vezetőinek munkájának fő jellemzői egyrészt a termelési vagy egyéb folyamatok megszervezésében, másrészt a beosztottak tevékenységének figyelemmel kísérése. Ezek a funkciók sok ígéretes és aktuális jellegű kérdés megoldásából, termelési és társadalmi eseményeken való részvételből állnak, vagyis a tevékenység típusa folyamatosan változik - munkanaponként 30-100 alkalommal. És minél magasabb a vezetési szint, annál sokrétűbb és annál nehezebb formalizálni a vezető tevékenységét.

A vezetők munkája a vezetés minden szintjén (az igazgatótól a művezetőig) magában foglalja a gyakori szakmai tevékenységek típusait: személyes kapcsolatfelvétel (értekezletek, beszélgetések, szerkezeti egységek látogatása az alkalmazottakkal való kommunikáció céljából stb.), munka az aktuális hivatalos és egyéb dokumentumokkal, munkájuk előkészítése, megszervezése, az elvégzett munkáról és az elvégzett feladatokról szóló beszámolók megismerése stb. A munkaidő-nyilvántartási és önmunkaidő-nyilvántartási kérdőívek elemzésének adatai azt mutatják, hogy egy-egy feladat elvégzésére fordított munkaidő aránya mind a vezetés szintjétől, mind a szervezet méretétől függ.

Megállapítást nyert, hogy a munkafolyamattal kapcsolatos váratlanul megváltozott körülményekre vonatkozó „repülési értekezletek” – operatív értekezletek – lebonyolítására sok idő (különböző szervezeteknél munkanaponként 1-6 óra között mozog). A leghosszabb találkozókat a hét elején és végén tartják. A fő tevékenységekkel (értekezletek, dokumentációval való munka, jelentések készítése, dokumentumok aláírása, látogatók fogadása stb.) fordított idő hét közben enyhén ingadozik.

Változatos szellemi munkával a magasabb vezetési szinten lévő vezetők tevékenysége gyakran neuropszichés feszültség (30-40%-ban a konfliktusokból eredő idegesség) és a fizikai aktivitás korlátozása (60-65%-a) hátterében történik. üléssel töltött időt, kevesebb mint 1 km-t gyalogolnak a munkanap során). A középszintű vezetők az esetek 30-45%-ában ülő munkát végeznek, és a munkanap során összesen 5-7 km távolságot tesznek meg.

A vezetőség valamennyi alkalmazottja kiterjedt és felelősségteljes szociális munkát végez, amelyre a munkaidőkeret 10%-át fordítják. Az ebédszünet a magasabb vezetői szintű vezetőknél 20-50 perc, a középvezetőknél 40-60 perc.

A szakirodalom alapján az alacsony szintű vezetők munkaideje átlagosan 8-9 óra, az átlagos szint - 10-14 óra, a magas szintű - 9-15 óra. Minél nagyobb a szervezet, annál hosszabb a vezető munkanapja. .

A menedzserek idejük 50-70%-át külön erre a célra kialakított helyiségekben – külön irodákban – töltik. A munkahely, ahogyan szokták nevezni, a „menedzser irodája”, például a humánerőforrás-igazgató vagy a személyzeti menedzsment igazgatóhelyettese, általában három funkcionális területből áll: egy munkaterületből, egy tárgyalótérből. és egy relaxációs terület.

Munkaterület(irodát) el kell különíteni a szervezet más helyiségeitől, kivéve a vészkijáratot (a tűzbiztonsági szabályoknak megfelelően), annak érdekében, hogy a különböző bonyolultságú dokumentációkkal zavartalanul lehessen dolgozni.

A munkaterületet fel kell szerelni megfelelő bútorokkal és technikai eszközökkel, valamint az automatizált munkaállomás-rendszer részét képező elektronikus dokumentumkezelő alrendszer speciális moduljával. A munkaterület felszerelésének kiválasztásakor figyelembe kell venni a higiéniai és higiéniai normákat és szabályokat, valamint a vezetői irodákra vonatkozó területi szabványokat.

Az iroda jellemzően a vezető szakmai tevékenységében közreműködő asszisztensek szobáival szomszédos (titkárok, asszisztensek stb.), tanácskozási zóna- az a helyiség, ahol a vezető fogadja és üléseket tart. A zóna területének meg kell felelnie az egyidejűleg ott tartózkodó látogatók várható számának.

Üdülőterület- egyéni helyiségek a természetes szükségletek és egészségügyi higiénia kielégítésére, valamint egy helyiség a pszichés megkönnyebbülésre.

A vezető irodájában a mikroklimatikus feltételeknek (megengedett hőmérséklet, levegőcsere sebesség és relatív páratartalom) meg kell felelniük az SSBT „Munkahelyi levegő általános egészségügyi követelményeinek” (GOST 12.1.005-76). Bármilyen rangú vezető iroda tervezésekor vagy felszerelésekor szigorúan be kell tartani a munkahely megvilágítására vonatkozó egészségügyi szabványokat: SNiP PA 8-72 „Természetes világítás”, PA 9-71 „Mesterséges világítás”. . A munkaterület zajszintje nem haladhatja meg az SSBT "Zaj. Általános biztonsági követelmények" (GOST 12.1.003-76) által előírt megengedett szabványokat.

Problémák a munkahelyteremtéssel

Állások, annak ellenére, hogy a cikk 4. részében említik őket. Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyve 57. cikke szerint a munkavállalók túlnyomó többségének munkaszerződése nincs feltüntetve. Álláspontunk szerint az a helyzet, hogy a munkáltatók, a munkavállalók és a munkaügyi jogszabályok betartását ellenőrző és felügyelő hatóságok nem egységesek abban, hogy mi minősül munkahelynek, amelyet a felek megegyezésével munkaszerződésben javasolnak kijelölni.

Ha közvetlenül az Art. 4. részéhez fordulunk. Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyve 57. cikkének megfelelően természetes kérdés merül fel: hogyan lehet olyan munkaterületet létrehozni, ahol a munkavállaló munkavégzési funkcióját látja el, hogy az a munkahelyének tekinthető? Vagyis mit tartalmaz az állásteremtés folyamata, amit a jelentkezőnek meg kell ismernie az állásra jelentkezésekor? A feltett kérdésre a munkáltatók túlnyomó része a következőképpen válaszol: elegendő egy üres állást, szakmát, szakot kezdetben beírni a létszámtáblázatba; majd ki kell osztani (néha munkavégzésre alkalmatlan helyiségben is) egy széket és egy asztalt a dolgozónak, illetve egy munkapadot vagy gépet a dolgozónak. Ezt követően hirdesse meg a médiában, hogy van egy betöltetlen állás a szervezetben, vagy terjesszen erről információt más módon, például a munkáltató munkatársain keresztül. Ebben az esetben azonban az üresedés bevezetése anélkül történik, hogy a munkavállalók egy meghatározott kategóriája számára megfelelően felszerelt munkahelyet hoznának létre, és ráadásul egészségügyi biztonsági tanúsítvány nélkül.

Emlékeztetünk arra, hogy a munkahelyek munkakörülmények szerinti tanúsítására vonatkozó eljárás szerint, amelyet Oroszország Egészségügyi és Szociális Fejlesztési Minisztériumának 2011. április 26-i N 342n számú rendelete hagy jóvá (a továbbiakban: tanúsítási eljárás), minden munkahely tanúsítás alá tartozik - a szervezet vezetőjétől<5>ipari helyiségek rakodóinak és takarítóinak. A tanúsító bizottságnak a vonatkozó szabványos munkahelyi tervekre és a munkavállalókra vonatkozó munkabiztonsági szabványokra kell támaszkodnia.

<5>Lásd például a hatályos Módszertani ajánlásokat (MR) „Az ipari vállalkozások vezető tisztségviselőinek standard munka- és pihenőrendszerének megszervezésének élettani indoklása”, jóváhagyva. A Szovjetunió Egészségügyi Minisztériumának 1980. július 10-i rendelete alapján N 2184-80. A dokumentumot nem tették közzé. Elektronikus változata elérhető a jogi hivatkozási keresőkben és az interneten.

Az igazolt munkahelyek számát a létszámtáblázatban szereplő létszámjegyzék alapján határozzuk meg. Ugyanakkor figyelembe kell venni, hogy egy munkahelyet egy naptári napon váltott műszakban használnak, és milyen típusú munkát végeznek az egyes munkavállalói kategóriák. Az újonnan szervezett munkahelyek tanúsítását legkésőbb az üzembe helyezést követő 60 munkanapon belül meg kell kezdeni (A Tanúsítási Eljárás 4. bekezdése, 8. pont). A Tanúsítási Eljárás 12. pontja értelmében a tanúsító bizottság minden munkahelyhez egyedi sorszámot rendel (legfeljebb 8 karakter: 1-től 99 999 999-ig). Ez tükröződik minden munkahelyi tanúsítási dokumentumban, vagyis a munkáltatónak nem nehéz, ha kívánja, ezt a számot a munkaszerződésben tükrözni, elmagyarázva a jelentését a jövőbeli munkavállalónak. Felhívjuk figyelmét, hogy az éjjel-nappal működő szervezetekben előfordulhat, hogy minden egymást helyettesítő munkavállaló esetében ugyanaz a munkahely szerepel a munkaszerződésben.

A munkavállalók és a munkaügyi jogszabályok követelményeinek betartását ellenőrző és felügyeletet gyakorló állami szervek képviselői szempontjából a munkáltató által a potenciális munkavállaló számára munkahelyet teremtő folyamatnak a következőnek kell lennie.

Először is egy felszerelt munkahely tényleges létrehozása egy meghatározott munkaköri feladat elvégzésére szabványos vagy egyedi projektek szerint. Ezután átesik az olyan munkakörülmények tanúsításán, amelyek vagy biztonságosak lehetnek a munkavégzés szempontjából, vagy tartalmazhatnak káros és (vagy) veszélyes termelési tényezőket. Ebben az esetben a munkahelyen azonosított összes kóros tényező, beleértve azokat is, amelyek mikroklimatikus kényelmetlenséghez vezetnek (a megvilágítás, a zaj stb. normáit meghaladó)<6>), kötelezi a munkáltatót, hogy találjon módot ezek csökkentésére vagy kiegyenlítésére. A vízvezeték- és egyéb szabványoktól való eltérések észlelése esetén a munkáltatónak intézkednie kell azok megszüntetéséről - vagy meghatározza a munkavállaló egyéni védelmének módját, és törvényben előírt egyéni védőeszközt kell kiadnia neki, vagy a veszélyes munkahelyet újból felszerelni és felszerelni. És csak ezt követően jelenítheti meg a munkáltató a munkahelyet a létszámtáblázatban, mint a munkavédelmi külön jogszabály követelményeit, és hirdetheti meg az állásra jelentkezők keresését.

<6>"MR 2.2.9.2311-07. 2.2.9. A munkavállalók egészségi állapota a munkakörnyezet állapotával összefüggésben. A munkavállalók stresszének megelőzése különböző típusú szakmai tevékenységek során. Módszertani ajánlások", jóváhagyva. Az Orosz Föderáció állami egészségügyi főorvosa 2007. december 18-án kelt, a Mentális önszabályozás módszertanával együtt. A dokumentumot nem tették közzé. Elektronikus változata elérhető a jogi hivatkozási keresőkben és az interneten.

Tehát azok az alanyok, akik jogosultak a munkaszerződés további feltételeként értékelni a munkahely-létrehozási folyamat teljességét, eltérően értik, hogy megfelelően vagy helytelenül hozták-e létre és formálták-e. A tényleges munkahelyet illető bizonytalanság gyakran okoz nézeteltéréseket a munkavállaló és a munkáltató között, amikor már munkaviszonyt kötöttek. És ha ez a pont időben tükröződött volna a munkaszerződésben, ez megakadályozta volna a munkaügyi vitát.

Mielőtt azonban foglalkozna azokkal a problémákkal, amelyek megakadályozzák, hogy munkaszerződésben konkrét munkahelyet határozzon meg a foglalkoztatás során, meg kell értenie, hogyan határozzák meg a költségvetési intézmények személyzeti tisztviselőinek létszámát. Ez lesz a kutatás tárgya abban az anyagban, amely folyóiratunk egyik soron következő számában fog megjelenni.

N. A. Brilliantova

egyetemi tanár,

helyettes vezetője

Munkajogi Tanszék és

társadalombiztosítási jogok

tudományos titkár

doktori értekezés tanácsa

az ATiSO-nál

V. V. Arkhipov

gyakorló ügyvéd

Válasz a kérdésre:

Kérdését átgondolva elmondhatjuk, hogy sajnos a jogszabály nem tartalmaz bizonyos követelményeket a HR osztály irodájára vonatkozóan. Ugyanakkor a személyzeti osztály dolgozóinak munkatevékenysége a személyi dokumentumok összeállítására és rögzítésére korlátozódik, beleértve az alkalmazottak személyes adatait is. A személyi dokumentumok biztonságáért viszont a szervezet vezetője és a személyzeti szolgálat vezetője felelős. Feladata tehát nemcsak a dokumentumokkal való munka helyes megszervezése, hanem mindenekelőtt a biztonságukat biztosító feltételek megteremtése is. Mivel a hatályos jogszabályok adminisztratív felelősséget írnak elő az iratok elvesztéséért, valamint a papírok határidő előtti megsemmisüléséért.

Ne hagyd ki: a hónap fő cikke egy gyakorlati szakértőtől

A személyzeti dokumentumok vizuális csalólapon való tárolására vonatkozó összes szabály és feltétel.

A személyzeti dokumentáció szervezeten belüli tárolásának sajátosságait az alkalmazottak személyes adatait tartalmazó dokumentumokhoz való jogosulatlan hozzáférés korlátozásának és a szükséges információk hatékony felkutatásának feladatai határozzák meg.

Ezért ideális esetben a HR-irodának legalább három szomszédos helyiséggel kell rendelkeznie: egy helyiséggel az osztály dolgozóinak, egy vezetői irodával és egy helyiséggel, ahol szekrények és széfek helyezkednek el az iratok, iratok és iratszekrények számára.

Ugyanakkor a HR osztálynak egy bejárata kell legyen. A dokumentumok tárolására szolgáló helyiségek elrendezésére vonatkozó ajánlásokat a Rosarkhiv igazgatótanácsának 2002. február 6-i határozatával jóváhagyott szabályzat, valamint az Oroszországi Kulturális Minisztérium 2007. január 18-i 19. számú rendeletével jóváhagyott szabályzat tartalmazza.

Nem szükséges azonban, hogy a kereskedelmi szervezetek megfeleljenek a dokumentumok tárolására szolgáló speciális helyiségek felszerelésére vonatkozó összes követelménynek (a Szabályzat bevezetésének 3. bekezdése, amelyet a Rosarkhiv igazgatótanácsának 2002. február 6-i határozata hagyott jóvá, 1.1. pont) Az Oroszország Kulturális Minisztériuma által 2007. január 18-án kelt 19. számú rendelettel jóváhagyott Szabályzat pontja. A dokumentumok részvénytársaságokban történő tárolásának egyetlen kötelező előírása, hogy a szervezeteknek zárt szekrényekben kell tárolniuk a dokumentumokat, amelyek biztosítják az iratok biztonságát, és védik a dokumentumokat a portól és a fénytől (a Szövetségi Értékpapír-bizottság határozatával jóváhagyott szabályzat 3.6. pontja). Oroszország piaca 2003. július 16-án, 03. sz. -33/ps). Az LLC-nek alapszabályában meg kell határoznia a tárolási jellemzőket (1998. február 8-i 14-FZ törvény 12. cikkének 2. cikkelye). Logikus lenne, ha az LLC az alapító okirataiba beépítené azt a követelményt is, hogy a szervezet dokumentációját zárt szekrényekben vagy helyiségekben tárolja.

Így elmondhatjuk, hogy a jogszabály nem tartalmaz konkrét követelményeket a személyzeti osztály helyiségeire vonatkozóan. Ha azonban a szervezetnek nincs külön helyisége a dokumentumok tárolására, és minden személyi dokumentumot a személyzeti osztályon tárolnak, akkor legalább az alapvető feltételeknek teljesülniük kell:

A személyzeti kiszolgáló helyiségeket tűz- és biztonsági riasztóval kell felszerelni. Kívánatos, hogy a személyzeti szolgálat bejárati ajtaja dupla fém legyen, az ablakokat pedig fémrács védje. A helyiségnek elég tágasnak kell lennie ahhoz, hogy egyrészt munkakörülményeket biztosítson a kiszolgáló személyzet számára, másrészt helyet kell biztosítani szekrények és széfek elhelyezésére a dokumentumok rutinszerű tárolására. Megjegyezzük továbbá, hogy a munkáltató nemcsak a személyi okmányok testi épségéért, hanem a munkavállalók személyes adatainak védelméért is felelős (Mt. 14. fejezet). A személyes adatok védelmére vonatkozó követelmények be nem tartása nemcsak adminisztratív, hanem büntetőjogi felelősséget is vonhat maga után - hat hónapig terjedő letartóztatásig a Ptk. 137. §-a alapján.

Részletek a Személyzeti Rendszer anyagaiban:

1.Válasz: Dokumentumok tárolása a személyzeti osztályon

N.Z. Kovyazina

A tároláshoz szükséges dokumentumok

Milyen személyi dokumentumokat kell megőriznie egy szervezetnek?

A jogszabály minden munkáltatót kötelez a tevékenysége során keletkező tárolás biztosítására (). Egy szervezet személyzeti osztálya főszabály szerint felelős a személyzettel kapcsolatos dokumentumok tárolásáért.

Kereskedelmi szervezetekben

Ezenkívül a szervezetek dokumentumtárolási kötelezettségét a részvénytársaságokról és az LLC-kről szóló törvények rögzítik (,). A tároláshoz szükséges dokumentumok különösen a következők:

• szabályzatok, utasítások stb., amelyeket a szervezet minden alkalmazottja köteles végrehajtani.

Az LLC alapító okiratában meghatározza, hogyan fogja tárolni a dokumentumokat (). A részvénytársaságok a dokumentumokat a megállapított módon tárolják. A tárolási szabályok a szervezet belső dokumentumaiban adhatók meg, például a () pontban.

A dokumentumok tárolásának feltételei

Hol tárolja a szervezet a személyzeti dokumentumokat?

A dokumentumok tárolásához a szervezetnek speciális helyiségeket (széfeket vagy szekrényeket) kell felszerelnie. Az ilyen tároló létesítmények elrendezésére vonatkozó ajánlások a jóváhagyott helyeken találhatók.

Kereskedelmi szervezetekben

A részvénytársasági dokumentumok tárolásának egyetlen kötelező követelménye, hogy a szervezeteknek az iratokat zárt szekrényekben kell tárolniuk, amelyek biztosítják az iratok biztonságát és védik a dokumentumokat a portól és a fénytől (Szabályzat jóváhagyva). Az LLC-nek meg kell határoznia a tárolási jellemzőket az alapszabályában (). Logikus lenne, ha az LLC az alapító okirataiba beépítené azt a követelményt is, hogy a szervezet dokumentációját zárt szekrényekben vagy helyiségekben tárolja.

Ha egy szervezet a dokumentumokat elektronikus formában tárolja, akkor olyan tárolási módot kell biztosítani, amely megakadályozza az információ elvesztését, megsemmisülését vagy torzulását. Ezen túlmenően az ilyen dokumentumok tárolása során át kell írni őket új adathordozóra, mivel a régi adathordozók elavulnak. Ezt a jóváhagyott szabályzat tartalmazza.

A dokumentumok hatékony tárolása érdekében mind papír, mind elektronikus formában a szervezet (, Szabályzat, jóváhagyva). Lejárt tárolási idővel rendelkező dokumentumok (a szabályok jóváhagyva).

Tanács: a különböző állományú munkatársaknak különböző megrendeléseket kell készítenie, ellenkező esetben a szervezetnek gondot okozhat az ilyen „vegyes” ügyek levéltári tárolásra való átadása.

A kezdetektől fogva különböző számokat rendeljen a különböző dokumentumokhoz. A kódolás segítségével elválaszthatja azokat a rendeléseket (a felvételről, áthelyezésekről, áthelyezésről, bónuszokról stb.) azoktól a megrendelésektől, amelyek (üzleti utakról stb.). Ez megkönnyíti azok iktatását a különböző esetekben.

Felelősség a levéltári dokumentumokkal végzett munka során elkövetett jogsértésekért

Milyen felelősség terheli az archív dokumentumokkal végzett munka során elkövetett jogsértéseket?

Az irattári iratok tárolásának, beszerzésének, elszámolásának vagy felhasználásának szabályainak megsértéséért igazgatási felelősséggel tartozik ().

Felelősségi intézkedések - vagy adminisztratív bírság összege:Küldetésjáték személyzeti tiszteknek: ellenőrizze, hogy tudja-e, hogyan változott a munka az év eleje óta
A HR-esek munkájában fontos változások történtek, amelyeket 2019-ben figyelembe kell venni. Ellenőrizze a játék formátumában, hogy figyelembe vett-e minden újítást. Oldja meg az összes problémát, és kapjon hasznos ajándékot a „Personnel Business” magazin szerkesztőitől.

Olvassa el a cikkben: Miért kell egy HR-vezetőnek ellenőriznie a könyvelést, kell-e új jelentéseket benyújtani januárban, és milyen kóddal kell jóváhagyni a munkaidő-nyilvántartást 2019-ben

A "Personnel Business" magazin szerkesztői rájöttek, hogy a személyzeti tisztek mely szokásai sok időt vesznek igénybe, de szinte haszontalanok. Néhányan pedig még a GIT-felügyelőt is megzavarhatják.

A GIT és a Roskomnadzor felügyelői elmondták nekünk, hogy milyen dokumentumokat nem kell most semmilyen körülmények között megkövetelni az újonnan érkezőktől, amikor állást kérnek. Biztos van néhány papírod ebből a listából. Összeállítottunk egy teljes listát, és minden tiltott dokumentumhoz kiválasztottunk egy biztonságos helyettesítőt.

Ha egy nap késéssel fizet szabadságdíjat, a cég 50 000 rubel bírságot kap. Csökkentse az elbocsátások felmondási idejét legalább egy nappal – a bíróság visszahelyezi a munkavállalót a munkahelyére. Tanulmányoztuk a bírói gyakorlatot, és biztonságos ajánlásokat készítettünk az Ön számára.

„...Ha okosan választod meg barátaidat, jól fog menni a vállalkozásod.

Ha bölcsen választja meg vállalkozását és azokat az embereket, akik veled fognak dolgozni, akkor boldogulni fog.”

(Warren Helman)

Egyetlen szervezet sem létezhet a modern progresszív irányzatok körülményei között a szervezet személyi állományba vételével, a munkavállalók felvételével és elbocsátásával kapcsolatos minden dokumentáció karbantartásával és sok más olyan konkrét tevékenység nélkül, amely véleményünk szerint nem végezhető el. más szolgálatok látják el, bár a munkáltatók körében az a vélemény alakult ki, hogy a személyzeti szolgálat (HR osztály) feladatait titkárnő vagy könyvelő is elláthatja. Igen, általában tud például kitölteni egy munkafüzetet vagy kitölteni egy munkaidő-lapot, de nem többet. Felvételkor megfelelően regisztrálja a munkavállalót, módosítsa a munkaszerződést, tartsa be az Orosz Föderáció 2001. december 30-i 197-FZ (2002. július 24-én, június 30-án módosított) Munka Törvénykönyve minden követelményét. , 2003 , április 27, augusztus 22, december 29, 2004, május 9, 2005, 2006. június 30) (a továbbiakban: az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyve) és más előírásokat csak „hivatásos” személyzeti tiszt végezhet.

El kell mondanunk, hogy 2006 októbere óta jelentős változások történtek az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvében, amely lehetővé teszi a személyzeti szolgálatok (részlegek) vagy a személyzeti munkát végző egyéb alkalmazottak felelősségteljesebbé tételét a munkavállalókkal való munkaügyi kapcsolatok formalizálásában (különösen a munkaviszony megkötésében). munkaszerződés). Persze még sok mindent meg kell magyarázni, de ez idővel meg fog történni, ahogy mondani szokás – mindent a gyakorlat tanul meg.

Térjünk vissza a HR-funkciók más személyekre való átadásához.

A személyzeti tiszti feladatkör titkárra vagy könyvelőre történő átruházásával kapcsolatos vélemény gyakorlati megvalósítása gyakran vezet személyi hibákhoz. Például a gyakorlatban gyakran előfordulnak hibásan megkötött munkaszerződések, amelyek sértik a munkavállaló jogait. A szerző a gyakorlatban a munkavállaló felvételekor is gyakran szembesül a munkakönyvében hibásan beírt munkatevékenység-bejegyzésekkel, ami a nyugdíjba vonuláskor szükségessé teheti a biztosítási időszak megerősítését. Tehát egy dolgot tanácsolhatunk a munkáltatóknak - ne spóroljon a személyzeti szolgálat (részleg) megszervezésével a vállalkozásnál, ez magas termelési eredményeket, és ami a legfontosabb, nyugalmat eredményez.

Nem hiába mondják: a HR osztály a cég arca.

A potenciális alkalmazott a személyzeti szolgálattal (részleggel) kezdi megismerkedni a szervezettel. A személyzeti szolgálattól (részlegtől) függ, hogy az érkező személy továbbra is Önnél fog-e munkát kapni, vagy mivel kétes vagy hiányos információkat kapott potenciális munkájáról, megtagadja a további kommunikációt az Ön szervezetével.

Ezért a személyzeti szolgáltatás alkalmazottjának nemcsak végzettséggel kell rendelkeznie, hanem bizonyos tulajdonságokkal is. A HR-esnek reprezentatív megjelenésűnek kell lennie – mindenekelőtt vonzónak, nyitottnak és jó beszédűnek kell lennie.

A HR-esekkel szemben támasztott követelményekről kicsit később lesz szó.

És most általában a személyzeti szolgáltatásról (osztályról).

Mérlegeljük a személyzeti szolgálat (HR osztály) felépítése.

Általában, de nem mindenhol, a személyzeti szolgálat (személyzeti osztály) vezetője az személyzeti osztály vezetője(HR osztály), aki gyakran a szervezet vezető-helyettese (ma ezt a pozíciót gyakran nevezik - személyügyi igazgatóhelyettes). Véleményem szerint a pozíció címének szinonimája az HR vezető(Az Orosz Föderáció Munkaügyi Minisztériumának 1998. augusztus 21-i 37. számú határozatával jóváhagyott Vezetők, szakemberek és egyéb alkalmazottak beosztásainak minősítési jegyzéke alapján (a továbbiakban: 2003. november 12.) a címtár) ugyanazokkal a funkcionális felelősségekkel rendelkezik). Beosztottjai a következő munkakört betöltő munkavállalók: személyzeti vezető, személyügyi oktatómérnök, személyügyi szakember, személyügyi ellenőr. A személyügyi szolgálat (osztály) struktúrája tartalmazhat ügyintézőket és gépírókat is. Általánosságban elmondható, hogy a személyzeti szolgálat (részleg) szerkezeti kialakítása eltérő lehet. Így például egy szervezetben csak egy HR-es dolgozik, és az ő beosztása HR-szakértő.

Mekkora legyen a személyzeti szolgálat (részleg) a szervezet normális működéséhez.

Ehhez meg kell határozni a személyzeti szolgálat (osztály) személyzeti és számviteli, valamint egyéb funkcióinak munkaidő költségét.

A személyzeti és személyi számviteli munkák munkaidő-költségének meghatározására, valamint az e munkákban részt vevő munkavállalók szükséges létszámának igazolására használt fő dokumentum a mai napig a jóváhagyott Ágazatközi integrált munkaidő-szabványok a személyzeti és személyi számviteli munkákra. a Szovjetunió Munkaügyi Minisztériumának 1991. november 14-i 78. számú határozata (a továbbiakban: szabványok). A szabványok érvényességi idejét ismételten meghosszabbították, és mivel a személyzeti műveletek végrehajtására vonatkozó új időszabványokat még nem fogadták el, a munkajognak nem ellentmondó rendelkezései továbbra is érvényesek alkalmazott.

A személyi szolgálat (osztály) létszámát egyéb szabályozás nem szabályozza.

MGIEM docens, a fizikai és matematikai tudományok kandidátusa, Yurashev V.V. Ezt a problémát a szabvány szigorú adatképleteivel tudtam kitalálni. Véleményem szerint Jurasev kutatása a legteljesebben és egyértelműen válaszolt a személyzeti szolgálat (osztály) méretével kapcsolatos kérdésekre, amelyek gyakran nemcsak a személyzeti tisztek, hanem a szervezetek vezetői részéről is felmerülnek.

Yurasev számításokat végzett a személyzeti szolgálat (osztály) által végzett négy munkára fordított időre vonatkozóan: a felvételi és elbocsátási regisztráció, a szabadságok és a nyugdíjba vonuló alkalmazottak dokumentumai. Ez azonban elegendőnek bizonyult ahhoz, hogy meghatározzuk, hány személyzeti tisztnek kell lennie egy alkalmazotti számra.

Mindenekelőtt el kell magyarázni, hogy a személyzeti szolgálat (osztály) alkalmazottai milyen funkcionális feladatokat látnak el.

Ezek közül csak néhányra vonatkoznak a szabványok, mivel a szabványok jóváhagyását követő évek során az állami nyugdíjbiztosítási rendszerben az egyéni (személyre szabott) elszámoláshoz szükséges dokumentumok elkészítése és biztosítása, a társadalombiztosítási, egészségbiztosítási munka. és számos más nagyon munkaigényes munka. Ezeket a munkákat a Szabványok nem veszik figyelembe, de a személyzeti szolgálat (részleg) alkalmazotti létszámától függetlenül elvégzik.

Így a szabványok 1.3. pontja a következő munkákat írja elő:

1) dokumentumok elkészítése munkavállalók és alkalmazottak felvételekor;

2) dokumentumok elkészítése a munkavállalók és alkalmazottak elbocsátásakor;

3) munkakönyvek nyilvántartása és könyvelése;

4) a személyzet mozgását rögzítő dokumentumok elkészítése;

5) statisztikai jelentés készítése a személyi nyilvántartásokról;

6) igazolások készítése, részvétel a tervek kidolgozásában és az alkalmazottak által végzett egyéb munkák a személyzettel és a számvitellel kapcsolatban;

7) munkaidő-nyilvántartással dolgozni;

8) munka a bérletirodában;

9) munka a katonai nyilvántartási pultnál;

10) automatizált vezérlőrendszerekkel kapcsolatos munka;

11) egyéb művek.

A szabvány szerint a szabványos munkaegység elvégzésének szokásos idejét a következő képlet határozza meg:

Ahol Nvr – a szerződéses szabványos munkavégzés szokásos ideje (fő óra);

Topr – a munkavégzéshez a Szabvány szerint megállapított normál üzemidő (főóra);

k – együttható, amely figyelembe veszi a munkahely szervezési és műszaki karbantartására fordított időt, személyes igényeket stb. (%-ban).

Jurasev a következőket kapta:

„100 dolgozóra csak 4 munkahely éves munkaerő-intenzitása:

11,88 fő h – szabadságok nyilvántartása;

19,7 fő h – nyugdíj nyilvántartásba vétele;

15.15 fő h – elbocsátás;

26,64 fő h – bérbeadás.

Összességében 100 alkalmazottra vonatkoztatva ezeknek a munkáknak az éves munkaintenzitása 73,37 munkaóra lesz.”

Jurasev ezután megállapította: „...az egyik kulcstényező, amely közvetlenül befolyásolja a HR-alkalmazottak leterheltségét a személyzet fluktuációja ».

„... g az elbocsátottak száma évente, ugyanannyi embert kell felvennünk évente; A dolgozók és az alkalmazottak százalékos arányát változatlannak tekintjük. Ha például egy 100 fős céget veszünk, amelynek 20%-a dolgozó és 80%-a alkalmazott, akkor k = 8%-kal és havi 1 fő elbocsátásával és 1 fő felvételével a A HR-es alkalmazottnak 14,01 órát kell töltenie. Ha van ilyen személy, akkor ez óránként 14.01 ґ. Egy alkalmazott órában kifejezett hasznos munkaideje esetén 1910 óra, az alkalmazottak számát a következő képletek határozzák meg:

Mert A a 100 állományi egységre számolt létszám, akkor a egyben az elbocsátott és felvett emberek százalékos aránya.

Jurasev úgy véli, hogy a munkavállalók és alkalmazottak felvétele százalékos arányban történik, vagyis egy év alatt 2,4 dolgozót és 9,6 alkalmazottat bocsátanak el és vesznek fel, feltéve, hogy a havi elbocsátás és felvétel 1 fő lesz.

Abban az esetben, ha a vállalat 20%-os és 80%-os dolgozói létszámmal rendelkezik, a személyzeti részleg alkalmazottainak számának meghatározására szolgáló képletek megváltoznak, és a következő formát öltik:

Jurasev a következő képlet segítségével számította ki a személyzeti tisztek számát egy 500 fős (20% alkalmazottal és 80% dolgozót) foglalkoztató vállalatnál

Így Jurasev arra a következtetésre jutott, hogy a személyi fluktuáció befolyásolja a személyzeti tisztek számát, és azt is kiszámította, hogy csak két munkakörhöz (a felvétel és az elbocsátás nyilvántartásba vétele) van szükség 1 alkalmazottra egy 500 fős cégnél, havi forgalom 27%.

Elképzelhető, hogy kéttucatnyi munkakör hasonló feltételekkel történő ellátásához a személyzeti szolgálat (osztály) mintegy 10 alkalmazottja szükséges.

1. táblázat A személyzeti műveletekre fordított időszükséglet

A táblázat nem sorolja fel a személyzeti szolgálat (részleg) alkalmazottai által végzett összes műveletet, de a bemutatott lista már lenyűgözőnek tűnik.

Táblázat. 2. A személyzeti szolgálat (részleg) alkalmazotti létszámának hozzávetőleges szabványai

A bemutatott táblázatok segítenek a HR-eseknek munkájuk ésszerűbb megszervezésében.

Téved tehát az egyik vezető, aki úgy gondolja, hogy nincs értelme a személyzeti szolgálatot (osztályt) szervezni, hagyja, hogy titkárnő vagy könyvelő intézze a személyzeti ügyeket. Bátran kijelenthetjük – TÉVEDSZ!

Személyzeti szolgálat (részleg) vagy legrosszabb esetben személyzeti szakember a szervezet felépítésében - ez a szervezet stabilitását és gazdasági fenntarthatóságát jelzi.

Minden vállalkozás sikere nem csak az új ötleteken vagy technológiákon múlik. A siker fő titka az emberi tényező. A HR osztály mindenekelőtt szembesül cél- Lelkiismeretes, képzett, felelősségteljes, eredményes munkatársakkal a szervezet biztosítása, optimális feltételek megteremtése a szervezet dolgozói számára munkaköri feladataik sikeres ellátásához.

Előnyök a szervezet számára a személyzeti szolgáltatás (osztály) ésszerű és optimális felépítésének eredményeként:

1) teljes és megbízható információ minden alkalmazottról;

2) a szervezet új alkalmazottak, képzési és továbbképzési igényeinek ismerete;

3) a munkaköri kötelezettségek és a felelősség mértékének meghatározása;

4) a szervezet vezetésének megelőző intézkedései a negatív jelenségek kiküszöbölésére (például az alkalmazottak elengedésekor létszámleépítés esetén);

5) és fő szempontként - a bíróságokhoz és más hatóságokhoz történő fellebbezés hiánya a személyi dokumentáció hibás végrehajtása miatt.

Egy kezdő HR-vezető gyakran szembesül azzal a nehéz feladattal, hogy rendszerezze a HR-nyilvántartásokat. A folyamat megkönnyítése érdekében használja az alábbi, lépésenkénti útmutatót. Nemcsak elmagyarázza, hol kezdjem, hanem segít tapasztalatszerzésben is.

Kedves olvasó! Cikkeink a jogi problémák megoldásának tipikus módjairól szólnak, de minden eset egyedi.

Ha tudni akarod hogyan oldja meg pontosan a problémáját - lépjen kapcsolatba a jobb oldalon található online tanácsadó űrlappal, vagy hívjon telefonon.

Gyors és ingyenes!

Mi az a HR menedzsment?

- Minden cégnél ez a legfontosabb része a dokumentumáramlásnak. Célja, hogy egyértelmű nyilvántartást vezessen a társaság meglévő iparágainak tevékenységéről.
A személyi nyilvántartások kezelése szükséges a következők érdekében:

• szabályozza a szervezeten belüli munkafolyamatokat;
• fel nem használt vagy befagyott tartalékokat találni;
• időben figyelemmel kíséri és megoldja a HR területen felmerülő problémákat;
• képes legyen hozzáértően közvetíteni az ellenőrző szervek felé a gazdasági és rendszeren belüli folyamatok menetét.

Keresse meg a szükséges törvényeket és szakirodalmat

A személyzeti iratkezelésre vonatkozó főbb számlák és törvények:

• az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyve;
• munkajogi szabályozás;
• személyes adatokkal és üzleti titkokkal kapcsolatos számlák;

A témával kapcsolatos referenciairodalom a HR Package elektronikus könyvtár segítségével található. Nemcsak mintát tartalmaz az összes szükséges dokumentumról és nyomtatványról, hanem példákat is ad ezek kitöltésére. Ennek a lépésről-lépésre szóló útmutatónak a szerzői hozzáférhető formában ismertették az összes személyzeti művelet folyamatát, és további anyagokat mutattak be tematikus könyvek és tanácsok formájában.

Határozza meg, mely dokumentumokkal rendelkezik a szervezet és melyek nincsenek.

A HR területen elérhető vagy hiányzó dokumentumok listájának összeállításához elegendő ezt a listát használni:

• munkaszerződések;
• nyilatkozatok a munkavállalók bérének kifizetéséről vagy bármilyen kompenzációról;
• a szervezeten belüli munkaügyi szabályok;
• munkakönyvek és naplóik;
• a munkavállalók személyes adatainak védelmével és feldolgozásával kapcsolatos dokumentumok;
• jóváhagyott fizetési formájú dokumentumok;
• személyzeti ütemterv;
• alkalmazottak felvételére vagy elbocsátására vonatkozó parancsok.

Miután elkészítette az Orosz Föderáció jogszabályai által megkövetelt összes szükséges dokumentumot, ellenőrizze a vállalkozás igazgatójával, hogy a választható aktusok közül melyiket kell még elkészíteni. Ezenkívül meg kell találnia, hogy a vezetés milyen feltételeket szeretne látni a vállalat belső dokumentumaiban és a munkavállalói munkaszerződésekben.

A dokumentumokért felelős személyek meghatározása

A személyzeti munka megkezdésekor először meg kell találnia, hogy a vállalkozás vezetője megfelelően van-e bejegyezve. Ha nincs utasítás a kinevezésére, akkor hivatalosan vezetői pozícióra kell formálni. Az ilyen regisztrációhoz lépésről lépésre vonatkozó utasítások a „Személyzeti csomagban” találhatók. Tartalmazza a szükséges dokumentumok mintáit és konzultációs anyagokat a „Munkaügyi kapcsolatok nyilvántartása bérelt igazgatóval” témában.

Az igazgatóval meg kell oldani azt a kérdést, hogy ki legyen felelős a munkanyilvántartások vezetéséért. Mivel a személyzetet még nem regisztrálták munkavégzésre, a könyvelést a vállalkozás igazgatójának kell vezetnie. E jogkörök igazgatóra való átruházásához megfelelő végzést kell kiadni, amely szerint az igazgató vállalja a munkaügyi nyilvántartások vezetésének felelősségét. A jövőben az igazgatónak jogában áll ezeket a jogköröket utasítással átruházni az átvett személyzeti tisztviselőre.

A személyzeti tiszti munkahely megszervezése

A munka hatékonyságának növelése érdekében a személyzeti osztály alkalmazottjának képesnek kell lennie a munkahely megfelelő megszervezésére. Ehhez először is meg kell győződnie arról, hogy a munkaterület a lehető legkényelmesebb legyen. Fontos, hogy legyen egy kényelmes szék, amely nem engedi, hogy a gerinced elfáradjon, és támogatja a testtartást. A monitor távolsága nem lehet kevesebb 50 cm-nél, különben a szem nagyon elfárad. A világításnak is jelentős szerepe van, annak kényelmesnek kell lennie, különben romolhat a munkavállaló közérzete, fejfájás vagy túlzott fáradtság léphet fel.

A HR-tisztnek minden dokumentumot megfelelő időrendi vagy ábécé sorrendben kell megőriznie. A kiegészítő dokumentumoknak nyomtatványok vagy kérelmek formájában mindig kéznél kell lenniük.

Szükséges programok

A dokumentáció karbantartásának kényelme érdekében a cégvezetésnek gondoskodnia kell egy speciális számviteli program beszerzéséről. Elég sok hasonló program létezik, és mindegyik kényelmes, azonban a legnépszerűbb funkciót az „1C: fizetés és személyzet” néven ismerik el.

Személyzeti asztal

Ha a szervezet még nem rendelkezik egyértelműen összeállított személyzeti táblázattal, akkor el kell kezdenie annak fejlesztését. Mindenekelőtt egyeztetni kell az igazgatóval a belső munkaügyi szabályzat és egyéb szabályzatok tartalmáról. A dokumentáció kész változatának figyelembe kell vennie a cégvezetés minden észrevételét, és meg kell felelnie a munka törvénykönyvének.
A létszámtábla egységes formanyomtatványon alapul. Ha nehézségekbe ütközik a dokumentumok elkészítése során, megismerkedhet a „Személyzeti csomagban” található lépésről lépésre található útmutatóval.

A létszámtáblázatnak és a munkaszerződésekben leírt adatoknak való megfelelés

A kitöltött személyzeti dokumentációban foglaltakat a cég alkalmazottainak munkaszerződésében meghatározott adatokkal kell ellenőrizni. Az adatok eltérései az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvének megsértését jelzik, ami végső soron szankciók kiszabásához vezethet. Ezenkívül ellenőriznie kell az összes munkavállaló aláírásának egyezőségét és a szerződésekben meghatározott dátumok hitelességét.
Ha a személyzettel kötött szerződéseket megfelelően kötötték meg, de utólag történtek változtatások (béremelés, munkavállalói áthelyezés stb.), akkor minden egyedi esetre további megállapodásokat kell készíteni.

HR folyóiratok

Annak ellenére, hogy minden modern cégben elektronikusan zajlik a dokumentumáramlás, a HR-naplók a HR-munka fontos elemei. A folyóiratok nyomtatványai szabványosak, és a szaküzletekben megvásárolhatók.

A kötelező folyóiratok közé tartoznak:

• munkakönyv;
• nyaralás regisztrációs napló;
• könyv nyaralási rendelések regisztrálásához;
• a munkavállalói munkaszerződések és kiegészítő megállapodások nyilvántartási naplója;
• személyzeti rendelések nyilvántartási könyve.

Egyéb dokumentumok

Különös körültekintéssel kell eljárni a cég munkafolyamatait tükröző dokumentáció elkészítésekor. Ezek a következők:

• munkaszerződések és munkaköri leírások módosítása, kiegészítése;
• nyaralások;
• fordítások.

Különös figyelmet kell fordítani a dokumentumok elkészítésére. Abban az esetben, ha a munkavállaló és a vezetés nem közös megegyezéssel válik szét, a felmondási eljárást a törvényi előírásoknak maradéktalanul betartva kell lefolytatni, ellenkező esetben súlyos problémák adódhatnak.

Az ilyen ügyekben folytatott bírósági eljárásokból származó adatok azt bizonyítják, hogy a bíróság leggyakrabban a munkavállaló, nem pedig a cég vezetése oldalára áll.

Nyaralás menetrendje

Legkésőbb két héttel az újévi ünnepek előtt a vállalatnak el kell készítenie és jóvá kell hagynia a nyaralási ütemtervet. Ha kicsi a cég, akkor maga a HR-menedzser is interjút készíthet az alkalmazottakkal, és a kívánságuk alapján ütemtervben egyeztethet velük. Egy nagy szervezetben ez a folyamat némileg bonyolultabbá válik. Gondoskodni kell arról, hogy egy osztály több dolgozójának egyidejű szabadságon történő távozása ne befolyásolja annak működését.

Ha az ütemterv összeállításakor a szabadságok időpontjával kapcsolatos, akkor a tájékoztatást a hatóságok tudomására kell hozni, és a vezetőség döntése alapján ütemtervet kell készíteni.

Legkésőbb 14 nappal a szabadság kezdete előtt a munkavállalót értesíteni kell a szabadság kezdetéről, és el kell rendelni. A szabadság kezdetét a munkavállaló a feletteseivel egyetértésben elhalaszthatja. Ha a szabadság napjaiban a munkavállaló megbetegszik és betegszabadságot vesz ki, akkor a pihenőidőt el kell halasztani egy számára megfelelő időszakra.

Fordításra szánt dokumentumok

Ha a vezetés úgy döntött, hogy áthelyez egy alkalmazottat egy másik osztályra, vagy ő maga is kifejezte ezt a kívánságát, akkor el kell készíteni a megfelelő áthelyezési dokumentumokat. Ezek mintái és a kitöltési példa a „Személyi csomagban” találhatók. A dokumentumok elkészülte után jóváhagyásra be kell őket nyújtani az igazgatóhoz, majd megtörténik a munkavállaló áthelyezése.

Bevezetés 3
1. fejezet A kormányzati intézmények személyügyi szolgálatában dolgozók munkahelyeinek felszerelése 7
1.1. A személyzeti szolgálat dolgozóinak munkaszervezése 7
1.2. A személyzeti szolgálati alkalmazott munkahelyének felszerelése 11
1.3. Munkaügyi normák a személyzeti szolgáltatások alkalmazottai számára 14
2. fejezet Tanulmány a Moszkvai Állami Egységes Vállalat "Mosvodokanal" személyzeti szolgálatának alkalmazottai munkahelyeinek megszervezéséről és felszereléséről 18
2.1. A vállalkozás társadalmi-gazdasági jellemzői 18
2.2. A személyügyi szolgálat tevékenységének elemzése 19
2.3. Munkahelyek felszerelése az MGUP Mosvodokanal 24 HR osztályának alkalmazottai számára
41. következtetés
Hivatkozások: 43

Bevezetés

A téma relevanciája.
Jelenleg a humánerőforrás-gazdálkodás színvonala, így egy bármilyen tulajdonosi és jogi formájú szervezet kereskedelmi tevékenységének eredményessége, valamint társadalmi irányítása nagymértékben függ a hagyományos funkciókat ellátó személyzeti szolgálat munkájától. , valamint a személyzeti menedzsment szolgáltatás szélesebb körű feladatkörrel.
A személyzeti menedzsment eredményességét a személyzeti tisztek munkájának eredményei határozzák meg, aminek van bizonyos tartalmi sajátossága (interjúk, interjúk, munkaerő-felvétel, üzleti és szakmai kvalitások felmérése; konfliktushelyzetek megoldása stb.) ill. természet (szervezeti, oktatási, kreatív, a közgazdaságtan, szociológia, jog stb. számos területén ismereteket igénylő). A munka végeredménye olyan döntések meghozatala, amelyeket nem mennyiségileg, hanem minőségileg értékelnek, attól függően, hogy milyen hatást gyakorolnak a szervezet gazdasági és társadalmi fejlődésének céljainak elérésére.
Ugyanakkor a személyzeti szolgáltatások személyzetének képzettségi, létszámú stb. munkaerő-felhasználásának gyakorlata, valamint annak szervezete és szabályozása nem felel meg a modern személyzeti menedzsment követelményeinek.
A modern termelés egyre bonyolultabbá válása és a gazdasági irányítás átstrukturálása a személyzeti menedzsment területén az információ mennyiségének jelentős növekedését okozta. A hivatalos dokumentumok mennyisége évről évre nő. A gépi iratfeldolgozás bevezetése a nagyvállalatok és egyesületek számos személyzeti osztályán nem csökkentette a létszámot, hanem éppen ellenkezőleg, az irodai munkához kapcsolódó alkalmazottak számának növekedéséhez vezetett. Mivel azonban a vezetők számának egyszerű növelése nem jár pozitív hatással, jelentős erőfeszítésekre van szükség a személyzeti szolgáltatások irodai irányításának szervezési problémáinak megoldására.
A teljes HR menedzsment folyamat hatékonysága a dokumentumfeldolgozási folyamatok helyes megszervezésétől és a legteljesebb automatizálásától függ. A legtöbb időt a dokumentációs szolgáltatások foglalják el: előzetes áttekintés, könyvelés, tárolás, dokumentumok végrehajtásának ellenőrzése, különféle megrendelések stb.
A személyzeti szolgáltatások irodai munkájának megszervezése számos probléma megoldását foglalja magában:
egyrészt a humánerőforrás-osztályok munkájának világos szervezeti felépítése és a dokumentumokkal végzett munka legracionálisabb szervezési formájának megválasztása;
másodsorban az egyes előadók és szakok képzettség szerinti helyes elhatárolása, a korszerű nyilvántartási módszerek bevezetése. Ezt a problémát szabályozások, szabványok és munkaköri leírások kidolgozásával és végrehajtásával oldják meg. Különös figyelmet kell fordítani a helyesre
munkaköri leírások kidolgozása a személyzeti szolgáltatások felügyelői és felügyelői számára;
harmadszor, a munkaerő megfelelő szabványosítása a személyzeti szolgálatok alkalmazottai számára. Úgy tervezték, hogy biztosítsa a dolgozók normál munkaterhelését a munkanap, hét, hónap, év során, normál munkaintenzitás mellett minden munkahelyen, és segítse az egyes munkavállalók munkájának értékelését;
negyedrészt a személyzeti szolgáltatók képzettségének és munkakultúrájának folyamatos fejlesztése. Ennek a folyamatnak a megszervezése a HR vezető közvetlen felelőssége. Egyrészt tanfolyamok és szemináriumok létrehozásával, közvetlenül a termelésben, munkamegszakítással vagy anélkül, másrészt intézetekben, egyetemeken és más szervezetekben továbbképző tanfolyamokra küldésével, valamint szakmai gyakorlatok szervezésével, többek között külföldi vállalkozásoknál és szervezeteknél. ;
ötödször, a munkahelyek ésszerű megszervezése és a kedvező munkakörülmények biztosítása. A HR osztály minden dolgozójának munkahelyét megfelelően meg kell szervezni, hogy a szakember szellemi és fizikai erőfeszítései a munkaköri feladatok ellátására irányuljanak, ne pedig a munkahelyi kellemetlenségek leküzdésére.
Kedvező munkakörülmények alatt a munkakörnyezet azon tényezőinek összességét értjük, amelyek pozitív hatással vannak az emberi egészségre és a munkafolyamat során a teljesítményre. Ilyen tényezők az egészségügyi és higiéniai feltételek (megfelelő világítás, maximális csend, optimális hőmérséklet, páratartalom); megfelelő bútor és irodai felszerelés munkahelyekhez (íróasztalok, irodai szekrények, számítógépes konzolasztalok, emelhető-forgatható székek, iratszekrények tárolására szolgáló állványok, asztali iratszekrények, irodaszerek, telefonok, irattűzők, levelezés tálcák stb.).
Ennek a kurzusnak a célja az MGUP Mosvodokanal állami intézmény személyzeti szolgálatának alkalmazottai munkahelyi felszerelésének tanulmányozása.
A tanfolyami munka részeként a következő feladatokat kell megoldani:
- tanulmányozták a személyzeti szolgálat dolgozóinak munkaszervezési mechanizmusait;
- figyelembe vették a személyzeti szolgálatban dolgozók munkahelyeinek felszerelésére vonatkozó követelményeket;
- elvégezték a Moszkvai Állami Egységes Vállalat "Mosvodokanal" személyzeti szolgálatának tevékenységének elemzését;
- tanulmányt készítettek a Moszkvai Állami Egységes Vállalat "Mosvodokanal" alkalmazottai munkahelyeinek felszereléséről.

A vizsgálat tárgya a Moszkvai Állami Egységes Vállalat „Mosvodokanal”.
A tanulmány tárgya a HR-es dolgozók munkahelyi berendezésének elvei.
Szerkezetileg a kurzusmunka egy bevezetőből, két fejezetből, egy következtetésből és egy irodalomjegyzékből áll.

1. fejezet Munkahelyek felszerelése a kormányzati intézmények személyzeti szolgálatában dolgozók számára

1.1. A személyzeti szolgálat dolgozóinak munkaszervezése

A személyzeti kiszolgáló személyzet munkaszervezésének javításával kapcsolatos probléma megoldásához tanácsos a hazai tapasztalatokat ajánlásként felhasználni, nevezetesen a tudományos munkaszervezés elméleti és módszertani fejlesztéseit.
A tudományos munkaszervezés (NOT) fő irányait a Munkaszervezésről szóló Szövetségi Konferencia (1967. június 26–29.) fogadta el:
a munkamegosztás és együttműködés racionális formáinak kialakítása és megvalósítása;
a munkahelyek szervezésének és karbantartásának javítása;
racionális módszerek és technikák tervezése és megvalósítása a munkafolyamatok végrehajtására;
kedvező munkakörülmények megteremtése;
progresszív ösztönző- és javadalmazási formák és rendszerek alkalmazása;
a munkaügyi normák javítása stb.
Ezt követően a különböző kategóriájú munkavállalók munkaszervezésével kapcsolatos munkaterületeket a vonatkozó tudományos és elméleti fejlemények, módszertani rendelkezések egészítették ki és igazolták.
A HR kiszolgáló személyzetet a funkcionális, technológiai és szakmai-képzettségi munkamegosztás és együttműködés jellemzi.
A funkcionális munkamegosztás és együttműködés elválaszthatatlanul összefügg a vállalkozás (szervezet) felépítésével, a munkaerő-gazdálkodás egyes funkcióinak ellátására összpontosító divíziók és szolgáltatások létrehozásával, például a személyzeti menedzsment szolgáltatás létrehozásával a humánerőforrás mellett. osztály.
A különböző szolgálatok feladatainak, funkcióinak és munkaformáinak világos körülhatárolását tükröznie kell a vállalkozás (szervezet) e szerkezeti egységére vonatkozó szabályzatban.
A személyzeti szolgálat dolgozóinak funkcionális munkamegosztása és együttműködése a létszámtáblázat által meghatározott munkaköri feladatokon és a személyzeti szolgálat szervezeti felépítésén alapul. Például a hagyományos változatban a személyzet toborzását és rögzítését munkaügyi felügyelő végzi; időmérőben - időmérő, bérleti irodában - ügyeletes.
A munka technológiai megosztásának és együttműködésének alapja az elvégzett munkára (funkciókra) egyértelmű technológia kialakítása.
A személyzet által végzett munka technológiájának kidolgozásakor ajánlatos olyan fogalmakat használni, mint a „művelet”, „műveleti elem” és „eljárás”.
A művelet bármely munka (funkció) végrehajtási folyamatának egy tartalmilag stabil része, amelyet egy végrehajtó végez, és amelynek nincs önálló célja, de e munka eredményének eléréséhez szükséges.
A művelet eleme az egyik végrehajtó művelete, amely nem osztható fel, és csak a művelet többi elemével együtt célszerű.
Az eljárás a dokumentált cél feldolgozására szolgáló műveletek meghatározott sorozata, amely formailag és tartalmilag meghatározott eredményekkel végződik.
A technológiai munkamegosztást az jellemzi, hogy az egyes műveleteket vagy azok komplexumát egy meghatározott végrehajtóhoz rendelik. Például az egyik munkavállaló állásra jelentkezéskor dokumentumokat állít ki, végzést készít, amely alapján bejegyzést tesz a munkakönyvbe, személyi aktát készít, és bemutatja a munkavállalót a munkaügyi szabályoknak; a másik a létszámnyilvántartásra vonatkozó statisztikai jelentéskészítés és igazolások, a különböző végzettségű szakemberek létszámáról és összetételéről, a személyi mozgásokról stb. szóló jelentések készítésével foglalkozik. Ennek a felosztásnak az alapja a hozzárendelt műveletek listája, ill. terjedelmét, és ennek megfelelően a végrehajtásukhoz munkaidő-költséget jelző eljárásokat.
A szakmai és szakképzett munkamegosztás és együttműködés magában foglalja a munkavállalók közötti felelősségmegosztást, figyelembe véve a végzett tevékenységeket és a munkavégzéshez szükséges képesítést, valamint a munkavégzés során a munkavállalók közötti kapcsolatok kialakítását.
A szakmai és képesítési munkamegosztás a jóváhagyott Vezetői, Szakorvosi és Egyéb Munkavállalói Beosztási Jegyzék alapján történik. Az Oroszországi Munkaügyi Minisztérium 1998. augusztus 21-i 37. sz. határozata „A vezetők, szakemberek és egyéb alkalmazottak beosztására vonatkozó képesítési referenciakönyv jóváhagyásáról”.
A képesítési jegyzék (QD) tartalmazza a vállalatnál (szervezetnél) a vezetők, a szakemberek és a személyzeti irányítási feladatokat ellátó egyéb alkalmazottak beosztásainak képesítési jellemzőit. Az egyes pozíciók jellemzői három részből állnak:
„Munkaköri kötelezettségek” - felsorolja azokat a funkciókat, amelyeket részben vagy egészben az ezt a pozíciót betöltő alkalmazottaknak kell ellátniuk;
„Tudni kell” - tartalmazza az ezt a pozíciót betöltő munkavállalóval szemben támasztott követelményeket a szakterület ismeretével, jogszabályi aktusokkal, rendeletekkel, utasításokkal és egyéb normatív dokumentumokkal, valamint a munkaköri feladatok ellátása során alkalmazott módszerekkel és eszközökkel kapcsolatban;
„Képesítési követelmények” - meghatározzák a munkavállaló speciális képzésének szintjét és profilját, amely az alapvető funkciók és kötelezettségek elvégzéséhez szükséges, valamint a munkatapasztalat követelményei.
A munkavállalók munkáját szabályozó CSD a munkaköri kötelezettségek és a munkavállalók képesítési követelményeinek meghatározásával elősegíti az ésszerű munkamegosztás és együttműködés megszervezését.
A szakemberek és a műszaki előadók munkaügyi funkcióinak és felelősségének egyértelmű elkülönítése, valamint az adott vállalkozás (szervezet) körülményeihez viszonyított munkavégzésük szabályozása érdekében a létszámtáblázatban meghatározott minden típusú munkakörre munkaköri leírás készül, kivéve a vezető beosztása, akinek jogait és kötelezettségeit a vonatkozó szabályzat határozza meg.
A munkaköri leírás lehetővé teszi a párhuzamosságok kiküszöbölését, a munkavégzés összekapcsolásának, az időszerűségnek és a konkrét előadókhoz rendelt munka kötelező végrehajtásának biztosítását. A munkaköri leírások kidolgozásakor figyelembe kell venni az adott vállalkozás (szervezet) sajátosságait, a modern számítástechnikai eszközök rendelkezésre állását az információs személyzeti dokumentációval való munkavégzéshez stb.
A személyzeti szolgálatban dolgozók munkamegosztásának és együttműködésének lehetőségeinek megválasztásának biztosítania kell maximális foglalkoztatásukat optimális és egyenlő munkaerő-intenzitás mellett, valamint a dolgozók felcserélhetőségét munkavégzésük során.

1.2. HR alkalmazott munkahelyének felszerelése

Minden HR-es számára fontos, hogy megszervezze...
**************************************************************