A testületi testületek típusai. Szervezetelmélet – Milner B.Z.

A kollegiális vezető testületek hatékonyságát számos tényező befolyásolja:

A találkozó időtartama. Nem haladhatja meg az egy akadémiai órát. A gyakorlatban a kommunikációs kultúra, a beszéd- és gondolkodáskultúra, valamint az általános viselkedéskultúra hiánya miatt az értekezletek késnek. Gyakran „lopják” az időt azok a résztvevők, akik szeretnének megmutatkozni, demonstrálni intelligenciájukat és függetlenségüket; ítéletek stb.

A megvitatott kérdések összetétele. A kollegiális vitára bocsátandó kérdések listájának gondos kiválasztásával lehetőség nyílik azok számának két-háromszorosára csökkentése. A valóban kollegiális megbeszélést igénylő kérdéseket kollegiális vitára kell felhozni.

A résztvevők száma és összetétele. A csoport létszáma 5-10 fő legyen. A találkozó résztvevőinek képesnek kell lenniük a következők lejátszására pszichológiai szerepek:

¦ Elnök: tolerancia mások döntéseivel és véleményével szemben, tolerancia; csoporttagok ismerete, „általános vezetés”.

¦ Döntésgyorsító: ellenőrzi az értekezlet tartalmát; könnyen kombinálható az elnökkel.

¦ Ötletgenerátor: a kereteken kívüli gondolkodás képessége, képzelőerő.

¦ Ellenfél: a józanság és egyben pártatlanság képessége

A javasolt megoldások értékelése.

¦ Cserkész: kapcsolattartás az emberekkel és az információgyűjtés képessége; kapcsolat a külső környezettel.

¦ Közelebb: tisztázó ember, aprólékos, „unalmas”.

¦ Gyakorló-szervező: képes a döntések végrehajtására; „technológus” a meghozott döntés végrehajtásáért.

¦ A csoport lelke: a kapcsolatok harmonizálásának képessége; megakadályozzák a konfliktusok és feszültségek kialakulását.

A találkozó előkészítése. Kiosztóanyagok, a találkozó időpontjának meghatározása (9-11, vagy 19-21 óra között). A produktív munkaidő megtakarítása érdekében tanácsos az esti órákat a megbeszélésekre használni.

Eljárás. Szabályzat rendelkezésre állása, eredménytelenülés esetén az ülés időben történő megszüntetése. Ügyrend az ülés sorrendje: sorrend, időpont

Előadások. Vannak rutinszerűen strukturált és rutinszerűen strukturálatlan találkozók. Az elsők szigorú szabályozást igényelnek. Ennek elmulasztása érvényteleníti a határozatot.

A rendszeres strukturálatlan értekezletek is feltételezik a szabályozás meglétét, de kevésbé szigorúakat. Ennek elmulasztása nem érvényteleníti a határozatot.

Az ülés határozata nyilatkozat részből áll, amely meghatározza a probléma vagy feladat lényegét és lebonyolítja rövid elemzés helyzetet, valamint egy feladat végrehajtását vagy probléma megoldását szolgáló intézkedéseket, megjelölve azok végrehajtásának ütemezését és a végrehajtásért felelősöket. A határozat előzetesen tervezet formájában elkészíthető, majd az ülésen történő megbeszélést követően a határozattervezetet kiigazítják és egészében elfogadják.

A meghozott határozatot vagy adminisztratív okiratba (végzés, utasítás), vagy ben kell rögzíteni szabályozó dokumentum(újrafelhasználható dokumentum).

2. GOST R 6.30-2003 Egységes dokumentációs rendszerek. A szervezeti és adminisztratív dokumentáció egységes rendszere. A dokumentumok elkészítésének követelményei (az oroszországi állami szabvány 2003. március 3-i, 65. sz. rendeletével léptették hatályba).

3. Az Egységes Megbízási Bizottság szabályzata. Jóváhagyott a Roskomnadzor Asztrahán Régió Iroda 2010.02.01. 29. számú végzésével.

4. A Pénzügyminisztérium tárgyi eszközök, immateriális javak átvételi és selejtezési megbízásáról, a készletek leírásáról szóló szabályzat Orosz Föderáció. Jóváhagyott végzésével 2010. április 15-én 197. sz.

5. Az OAO Gazprom Tudományos és Műszaki Tanácsának szabályzata. Jóváhagyott a 2009. május 26-án kelt 143. számú végzéssel módosított, 2004. augusztus 6-án kelt 58. számú végzéssel.

6. Szabályzat a Moszkvai Akadémiai Tanácsról állami intézet Elektronika és Matematika (Műszaki Egyetem). Jóváhagyott a MIEM Tudományos Tanácsának 2005. november 15-i határozatával 3. sz.

7. A moszkvai kormány 2003. május 6-i 322-PP számú rendelete (2011. július 26-án módosítva) „A Moszkva városában elkövetett közigazgatási szabálysértések ügyében felállított közigazgatási bizottságokról”.

8. Az Orosz Föderáció Oktatási és Tudományos Minisztériumának 2009. október 14-i 406. számú rendelete „A jóváhagyásról standard rendelkezés a kutatást, fejlesztést és fejlesztést végző tudományos szervezetek teljesítményét értékelő bizottságról technológiai munka civil célokra, valamint a civil célú kutatási, fejlesztési és technológiai munkát végző tudományos szervezetek teljesítményének értékelésére szolgáló szabványos módszertan.”

9. Minta rendelkezés a jutalékról (felhatalmazott). társadalombiztosítás. Jóváhagyott FSS RF 1994.07.15., 556a.

10. Mintaszabályzat a munkavédelmi bizottságról (bizottság). Jóváhagyott az Egészségügyi Minisztérium rendelete és társadalmi fejlődés RF 2006. május 29-i 413. sz.

11. 1998. 02. 08-i N 14-FZ szövetségi törvény (2011. 06. 12-i módosítással) „A korlátozott felelősség».

12. 1995. december 26-i N 208-FZ szövetségi törvény (a 2011. november 30-i módosítással) „A részvénytársaságokról”.

A kollegiális irányító testületekhez (szempontból Szövetségi törvények A „részvénytársaságokról” és a „korlátolt felelősségű társaságokról”) a következők tartoznak: részvényesek vagy résztvevők közgyűlése, igazgatóság (ill. felügyelő bizottság), kollegiális végrehajtó szerv (testület, igazgatóság).

Elég gyakran megjelenik a médiában, az üzleti szakirodalomban és a dokumentációban. Próbáljuk meg részletesen megérteni, mit jelent általában, valamint szűk szakterületeken.

Általános érték

A legtöbbben tág értelemben A kollegiális irányító testület a végrehajtó hatalom olyan szervezete, amelyben a főbb problémákat és kérdéseket oldják meg közös megbeszélés, vita, az egyes testületi tagok véleményének figyelembe vételével. A kérdés helyes megoldása az, amiért a többség beszél. Majd ezt a döntést jogi aktus formájában kidolgozva és az igazgatóság elnökének aláírásával megerősítve. Ilyen testület például az Orosz Föderáció kormánya.

A testületi testületek típusai

Általában egyéni és testületi tagokra oszlanak, számuk függvényében felelős személyek. A kollegialitás pedig vertikálisra és horizontálisra oszlik.

A vertikális kollegialitás egy olyan típus, amelyben a beosztottak tisztviselők részt venni a vezető tisztségviselők hatáskörébe tartozó kérdések, problémák megvitatásában.

A horizontális kollegialitás egy olyan típus, amelyben a problémák csoportos megbeszélése csak olyan személyek körében zajlik, akik rendelkeznek kompetenciával a problémák megoldására.

Kollégiumi legfelsőbb irányító testület

A tekintélyé a legtöbb általános kompetenciaés a legszélesebb jogkörrel, dominálva más irányító testületekkel szemben. Modernben orosz rendszer a hatóságokat kormánynak nevezhetjük. És mondjuk az Orosz Bankban a legmagasabb testületi testület az Igazgatóság.

De egy ilyen fő irányítási egységben továbbra is lehetnek például kereskedelmi és nonprofit szervezetek. Ott a kollegiális vezető testület fő célja a felelősségvállalás szigorú betartása milyen célokra hozták létre a szervezetet. Hatásköre kiterjed az alapító okirat módosítására, kiemelt tevékenységi körök meghatározására, a vagyonelidegenítéssel kapcsolatos kérdések megoldásában való részvételre, jóváhagyásra. pénzügyi tervet, fiókok és képviseleti irodák megnyitása, a szervezet átszervezése és felszámolása.

Közigazgatás

A kollegiális igazgatóságok az államapparátus független részei, amelyek egy bizonyos befolyási területtel rendelkeznek, és állami hatalommal rendelkeznek. Először is ezt politikai szervezet szükségszerűen kormányzati hatalommal rendelkezik. Joga van olyan jogi aktusok kibocsátására, amelyek kötelező érvényűek azok számára, akiknek ezek az aktusok címzettek. De ugyanakkor az államapparátus testülete nem rendelkezik azzal a joggal, hogy túllépje egyértelműen korlátozott hatáskörének határait. Fontos az is, hogy e testületi testületnek követelnie kell és köteles határozatainak végrehajtását, és azok végrehajtását felügyelni. Ennek elmulasztása esetén jogában áll kényszerintézkedést alkalmazni a szabálysértőkkel szemben.

Így a kormányzati szerv főbb jellemzői a következők:

• szükségszerűen az államapparátus része;
• az állam nevében ellátja annak feladatait, céljait és célkitűzéseit;
• tekintélye van államhatalom;
• szükségszerűen az emberi társadalom határozottan kialakult egysége;
• törvényben szigorúan előírt módon alakul;
• szigorúan elhatárolt szerkezettel és kompetenciafokkal rendelkezik;
• tevékenységéért felelősséggel tartozik az állam felé;
• végrehajtó és közigazgatási hatóság;
• végez konkrét forma kormányzati tevékenység- menedzsment.

Oktatási szervezet vezetése

A 273. számú szövetségi törvény 26. cikkének harmadik része alapján az oktatási intézménynek egyedüli vezetővel kell rendelkeznie - rektornak, igazgatónak vagy vezetőnek. E törvény negyedik része pedig a kollegiális irányító testületekről rendelkezik oktatási szervezet kötelező és választható részekre osztva.

A kötelező testületi vezető testület:

• Egy adott oktatási intézmény dolgozóinak értekezlete - hatáskörébe tartozik a munkavállaló-vezető viszony munkaügyi, szakmai, társadalmi-gazdasági kérdése.
• - iskolai önkormányzati szerv, amely a tanulók, tanulók tudásának minőségével és szintjével kapcsolatos kérdéseket rendez, a pedagógusok, pedagógusok képzettségi szintjét javítva.

A választható kollegiális irányító testület:

• A Kuratórium a nevelési-oktatási intézménynek nyújtott tárgyi támogatás kiadása felett ellenőrzést gyakorló szerv.
• A Kormányzótanács a tanulók szüleit tömörítő testület, amelynek döntései kötelezőek a szervezet igazgatására nézve.
• A Felügyelő Bizottság az oktatási szervezet irányításának ellenőrző és felügyelő szerve.
• Egyéb szervek.

Az órákig tartó, lelkileg kimerítő irodai megbeszélések nem mítosz, nem groteszk dolog, és nem vicc. A mai élet valósága olyan, hogy a munkaidő akár 50%-a üres fecsegésre telik, aminek nincs eredménye. A felgyorsuló élet az irodai kultúra új szabályait diktálja, a gyors és hatékony értekezletek tartása a vállalati etika része.

Mi az a munkatársi értekezlet?

Egy ötperces megbeszélés, egy tervezési értekezlet vagy egy értekezlet minősíthető-e hivatalos értekezletnek? Mi a célja a kollegiális munka ilyen formájának? Melyek az általánosan elfogadott technikák ennek lebonyolítására, és hogyan lehet a legmagasabb eredményeket elérni a találkozó után?

Az üzleti megbeszélés egy vállalati munkaforma, amelynek célja a szervezet összes szolgáltatása tervezett tevékenységeinek rendszeres tervezése és végrehajtásának nyomon követése. Ez hatékony eszköz személyzeti menedzsment és gyors visszajelzések fogadása az alkalmazottaktól. Igaz, ez az eszköz csak abban működik sikeresen alkalmas kezekben hozzáértő vezető.

Az alkalmazottakkal való hasonló kommunikációs forma munkamódba való bevezetése előtt általában egy megfelelő utasítást adnak ki, amelyet az értekezlet minden résztvevője aláírás ellenében áttekintésre és végrehajtásra kap. A végzés törzsében feltüntetik a hivatalos ülések céljait, céljait, időpontját és időpontját, valamint a résztvevők névsorát, a szabályzatot és a napirend szerkezetét.

A hivatali értekezletek megtartásának általános célja az alkalmazottak, a szolgálatok és a részlegek – mind a vezetők, mind a vonalbeli személyzet – bevonása az irányítási és döntéshozatali folyamatba.

Az irodai értekezletek tervezési megbeszéléseket, tájékoztatókat, ötperces megbeszéléseket foglalnak magukban, amelyeken egyeztetik a vállalat egészének fejlődési vektorát, kidolgozzák a vállalkozás taktikáját, stratégiáját, konkrét feladatokat határoznak meg. A tervezési értekezleteken az aktuális kérdések megoldása, az emlékeztetők rendezése, az általános menet egyeztetése történik. Operatív értekezlet - gyors értekezlet valamilyen probléma megoldására, ill konfliktushelyzet egy csapatban. Fő célüzleti találkozó - új problémák meghatározása és megoldása.

Ha egy vállalat kezd összezavarodni ezekről a fogalmakról, a munkaidő hatékonysága folyamatosan csökkenni fog.

A fő hibák az irodai értekezletek megtartásakor

Egy eredménytelen értekezlet rávilágít a vezető és/vagy szervező éretlenségére a munkavállalói kommunikáció ezen formájában. Bármely üzletben olyan tapasztalatra és készségekre van szüksége, amelyek átadják a vállalat általános irányvonalát az alkalmazottaknak, és a legnagyobb megtérülést tudják elérni.

Az alkalmatlan találkozó fő jele az eredménnyel való kölcsönös elégedetlenség: a vezető válaszokat vár beosztottjaitól, akik viszont a legtöbbet akarják kihozni. kedvező feltételekönmagadért. A találkozón azonban senki nem egyezik meg senkivel semmiben.

Ugyanakkor kialakul az irodai betegség – az üzleti találkozókon való érdeklődő részvétel képmutató képe, amely valójában üres fecsegés, az irodai pletykák megbeszélése. A bérelt alkalmazottak számára az ilyen rendezvények szórakoztató jellegűek, újabb lehetőséget adnak arra, hogy ne dolgozzanak, ne végezzenek napi rutinfeladatokat.

Elég gyakran az ilyen szabályozott fecsegés után a vezető elkezd eredményeket követelni az alkalmazottaktól, összeférhetetlenség lép fel, majd elbocsátás következik. alkalmazottak, néha egész osztályok.

Az egyik legtöbb gyakori hibák irodai értekezletek során - a vezetői döntés strukturálatlan bemutatása, amikor helyette ötletelés, a felsővezető túlzott igényeket támaszt, a csapat pedig, aki nem tud eleget tenni, okokat hoz fel, hogy miért nem teljesíthető a javaslat.

Ez azért történik, mert gyakran maga a menedzser nem tudja, mit akar, és nem keresi a kívánt eredmények elérésének módjait.

A hatékony találkozók titkai

Hogy a találkozóra kerüljön sor legmagasabb hatékonyságés jelentős eredményeket hozott, e kollegiális munkaforma elindítójának tudnia kell néhány titkot.

A találkozó céljának meghatározása. Minden vállalkozás a megfelelő célmeghatározással kezdődik. Mielőtt összegyűjti az alkalmazottakat egy üzleti találkozóra, a szervezőnek válaszolnia kell számos kérdésre:

Az ülés megtartásának megvalósíthatósága;

Korrekt szabályozás és pontos téma;

Jelzők, amelyek alapján megítélhető az esemény hatékonysága.

A vezető olyan stratéga, aki képes világos és konkrét feladatot kitűzni. A beosztottak olyan szakemberek, akik tudják, milyen eszközöket kell alkalmazni a rábízott feladatok végrehajtásához.

Az ülés lebonyolításáért felelős személyek kijelölése. Bármely üzleti megbeszélés a műfaj általános törvényei szerint zajlik - először gondos előkészítés, a munkatársak meghívásáért, az elvárások és javaslatok összegyűjtéséért, az egyes napirendi pontok vezetéséért, az előadók és a titkárok, a munka szakaszainak rögzítéséért felelős személyek kijelölése. az ülésen, jegyzőkönyvek és jelentések kitöltésével.

A résztvevők optimális kiválasztása. A találkozó sikere nagyban függ azoktól, akik részt vesznek a találkozón. Elfogadhatatlan olyan alkalmatlan munkatársak bevonása az ilyen eseményekbe, akik más irányba terelhetik az eseményt. Az irodai értekezleten felmerülő kérdések megvitatására kész szakemberek kiválasztását hozzáértő szervező-stratégára kell bízni.

Szabályzat kialakítása. Az üzleti megbeszélések a megoldandó kérdésektől és a cég méretétől függően általában a szokásos időtartamon belülre esnek - harminc perctől két óráig. A tervezési értekezletnek öt-tíz percen belül, az operatív értekezletnek negyven perctől egy óráig kell érnie.

Találkozóterv készítése. Az üzleti megbeszélés megnyitása előtt minden résztvevő megkapja részletes terv napirendeket, beszámoló anyagokat, amelyek alapján elkészítheti kérdéseit és/vagy beszámolóit.

Minta napirendi szerkezet. Ez a dokumentum tartalmazhat a műveleti, taktikai és/vagy kulcsfontosságú pontokat stratégiai menedzsment a társaságban. A napirend felépítése általában egy konkrét listát tartalmaz a vállalkozás tervei által diktált feladatokról és azok megoldási módjairól. Ezen kívül a napirenden szerepelhet további feladatokat amelyeket a közeljövőben célszerű megvalósítani.

Találkozót tartani. Annak érdekében, hogy egy üzleti megbeszélés a lehető leghatékonyabban lebonyolítható legyen, és ne váljon elhúzódó káoszba, pontosan időben kell elkezdődnie, kérdésről kérdésre gyorsan, habozás nélkül haladni. Minden megvitatott kérdés után szükséges egy közbenső összegzést összefoglalni, jelezve pontos időtés dátum, a végrehajtásért felelős alkalmazottak. Ugyanakkor a megbeszéléseket minimálisra kell csökkenteni, a megoldások kidolgozásakor csak a pontosításokat engedni.

Hatékonysági mérések. Minden egyes ülést elemezni kell a céloknak és célkitűzéseknek való megfelelés szempontjából. A találkozó hatékonyságát az arányosság méri kívánt eredményt a végrehajtásához szükséges költségekhez képest.

Ellenőrzés és elemzés. Az üzleti megbeszélés hatékonyságának elérése után figyelemmel kell kísérni az eredményt és alapos elemzést kell végezni. Az összes adat mérésének, elemzésének és ellenőrzésének képessége a bölcs vezető minősége, amely képes egy vállalatot piacvezetővé tenni.

Megjegyzések egy okos vezetőnek

Az üzleti megbeszéléseket a legjobb a nap elején megtartani, amikor az alkalmazottak képesek intelligens döntési lehetőségeket generálni.

A vállalati etikai kódexnek meg kell határoznia az algoritmust, az ülések ütemezését és gyakoriságát, az előírásokat, a célokat és a célkitűzéseket. A legjobb, ha egy ilyen találkozót hétfőnként tartunk, amikor mini feladatokat kell meghatározni a hétre, és össze kell foglalni az elmúlt jelentési időszak eredményeit.

Minden dolgozónak ismernie kell a rendszeres üzleti megbeszélések idejét, helyét és dátumát, és fel kell készülnie rájuk. Ez a szempont tükröződik a legjobban munkaköri kötelezettségek minden alkalmazott, jelezve felelősségének és részvételének mértékét. Ez a hivatalos kapcsolatok etikája, melynek megsértése a csapat súlyos megbetegedéseivel jár.

Az értekezletek során gyakran előfordul az alkalmazottak ellenállása, amelyet időben diagnosztizálni és ügyesen el kell távolítani anélkül, hogy szabotázshoz és belső érdekellentéthez vezetne. Ha olyan cégeknél tekintélyelvű stílus félelem vagy bizonytalanság miatt nem fordul elő ilyen ellenállás az üléseken, mesterségesen kell kiváltani. Ellenkező esetben a rábízott feladatok végrehajtása és megoldása során komoly problémák adódhatnak a munkavállalók céggel szembeni hűtlensége miatt.

Ennek a gyakorlatnak a megelőzése érdekében minimálisra kell csökkenteni a problémákat a cél kiválasztásának és a feladatok beosztottak számára történő kiosztásának szakaszában. Ehhez ki kell osztani a „fülbevalót az összes nővérnek”, vagyis el kell foglalni a személyzetet fontos ügyeket: megbízni valakit a projekt fejlesztésének és megvalósításának nehéz szakaszaival, a végrehajtás feletti irányítást másokra ruházni, a csapatban való tekintélyük növelésével másokat „bûvöltökre” motiválni, ideiglenes eljáró feladatként közvetlen vezetõt kinevezni, ill. demotiválja a különösen lelkes alkalmazottakat.

Az alkalmazottak felelősségét a rábízott feladatok elvégzéséért úgy kell elosztani, hogy kényelmesen ellenőrizhetőek legyenek. Minden egyes találkozón össze kell foglalni és elismerni a különösen kiváló alkalmazottakat, és meg kell büntetni a vétkeseket és szabotálni a munkát az egész csapat előtt. Nem szabad megbeszéléseket vagy döntéseket megengedni az alkalmazottak háta mögött, mert azonnal fennáll a vállalaton belüli konfliktusok kirobbanásának veszélye.

Minden vezető számára hasznos tudni, hogy mi a különbség az irodai értekezletek, a tervezési értekezletek és a tájékoztatók között az ötletbörze, a véleménycsere és a megbeszélések között. Mindkét kezelési formátum magában foglalja a visszajelzések fogadását, de eltérő módon. Az üzleti megbeszélések egy olyan technológia, amely az emberek irányítását és a taktikai és stratégiai célok, a megbeszélés formája pedig az informális kommunikáció, annak jelzője, hogy a vezető tapasztalatlan, és nem tudja, hogyan irányítsa a találkozó menetét, vagy hogyan terelje azt a megfelelő irányba.

Ezenkívül az üzleti találkozó a következőkre oszlik:

Tanulságos, amikor a vezető pontos utasításokat ad és fogad visszacsatolás beosztottaktól;

Operatív, amelyen belül az aktuális feladatokat oldják meg;

Problémás, ha a csapat valamilyen problémáját megoldják, és lépésről lépésre kidolgozzák a jelenlegi válsághelyzetből való kilábalási tervet.

Sok modern cégek Bűnösek abban, hogy összekeverik az üzleti formátumokat, belerángatják a csapatot a zűrzavar, a konfliktusok és a teljesen nem működő kérdések megbeszélésébe. A formátumok strukturálása a kultúra része, amelyre szigorú vállalati szabványok vonatkoznak.

Az üzleti találkozók hatékonyságának felmérése

Hogyan lehet megérteni, hogy az üzleti találkozót hozzáértően és rendkívül hatékonyan bonyolították le? A következő kérdésekre kell választ adni:

Teljesültek-e a rendezvényre kitűzött célok?

Az egész napirendet lefedték? Minden kérdést megbeszéltek?

Megfelelte a megadott előírásokat?

Minden döntést közölnek a végrehajtókkal?

Helyesen értették-e az előadók feladataikat, határidőket?

E kérdések megválaszolásakor felvetődik egy mennyiségi komponens - hány ember vesz részt a probléma megoldásában, hány munkaórára van szükségük a feladatok elvégzéséhez, mennyi pénzre van szükség ehhez, és így tovább. A kvantitatív marker jó eszköz a teljesítmény időbeli elemzésére és az elmúlt időszakokkal való összehasonlításra.

Általában a hatékonyan lebonyolított találkozók, amikor minden célt a megfelelő időben érnek el, kézzelfogható eredményeket hoznak.

Igazi művészet egy rendkívül hatékony találkozó levezetése, ahol a vezető a karmester, a titkár az első hegedű, a teljes csapat pedig a teljes zenekar. Az üzleti megbeszélések gondos előkészítése és hozzáértő lebonyolítása határozza meg, hogy ez az élő organizmus milyen zenét ad elő – klasszikus zene, amely lelkes érzelmeket válthat ki és jövőbeli győzelmekre inspirálhat, vagy a hangok kakofóniája, amely mindent megöl.

Okos vezetési lépéseket kívánok, uraim!

Zhanna Pyatirikova különösen az üzleti portál számára BZZN.ru

Tekintsük a kollegiális testületek dokumentumainak összeállítását és lebonyolítását, tartalmuk néhány kötelező és új szempontját egy „operatív” szintű kollegiális végrehajtó testület (nevezzük Igazgatóság) példáján. Azok. általános üzleti gyakorlatot mutatunk be, anélkül, hogy figyelembe vennénk a törvényhozási szinten létrejött egyes testületi testületek sajátosságait (ezeknek a kérdéseknek az elmúlt hónapokban több külön cikket is szenteltünk).

A dokumentumok összetétele

Minden, a kollegialitás elve alapján működő kormányzati és irányító szerv tevékenységét kötelezően dokumentálni kell.

A kollegialitás elve érvényesül a tevékenységekben:

• kormányzati szervek (a Szövetségi Tanács kamaráinak ülései, az Orosz Föderációt alkotó szervezet törvényhozó gyűlése),
• végrehajtó hatóságok (a szövetségi végrehajtó hatóság kollégiuma, az Orosz Föderációt alkotó szervezet igazgatása),
• szervek önkormányzat(községi körzeti képviselőgyűlés, képviselő-testület),
• vállalkozások és szervezetek vezető testületei (alapítók, részvényesek közgyűlése, igazgatótanácsok, igazgatóságok, bizottságok, állandó bizottságok ülései stb.).

Tevékenység testületi testületek ben dokumentálva kötelező. De az is alá tartozik egyszeri vagy időszakosan összehívott konferenciák, értekezletek, konferenciák sőt operatív értekezletek, amelyeket a szervezet vezetője, helyettesei és vezetői tartanak szerkezeti felosztások aktuális tevékenységének kérdéseiről.

A testületi testület hivatalból titkárának, a társasági titkárnak és a társaságirányítási eljárásokat lebonyolító ügyvédeknek, valamint az irodavezetői szolgálatnak, valamint az osztályokon az irodai munkavégzésért felelősöknek a felelősségi köre a testületi tagság előkészítésének rendjének betartása. a testületi testület ülése, ideértve a tájékoztatók és meghívók közzétételét és közvetítését az ülés résztvevői számára, a meghozott határozatok helyes dokumentálását, valamint a jogszerűségükről és végrehajtásukról szóló bizonyítékok teljességének biztosítását a testületi testület teljes megbízatásának időtartama alatt.

A testületi testület tevékenysége során a egymással összefüggő dokumentumok halmaza, amit általában úgy hívnak funkcionális dokumentumkomplexum. A komplexum különböző alrendszerekhez és dokumentációs rendszerekhez tartozó dokumentumokat foglal magában, de egyesíti őket a vezetési helyzet és a létrehozó szerv hatásköre.

1. táblázat

A kollegiális végrehajtó szerv (Testület) tevékenységét támogató funkcionális dokumentum-együttes dokumentumainak hozzávetőleges összetétele

Show összecsukása

alapján ezt a példát Ellenőrizheti, pontosíthatja a szervezetében működő testületi testület iratainak összetételét, valamint az ügyiratok helyes kialakításáért és az iratok biztonságának biztosításáért felelősséget legalább az Igazgatóság titkárára, a társasági titkárra vagy az iroda titkárára ruházhat vagy delegálhat. vezetői szolgálat, megszervezzék interakciójukat a kollegiális testületek tevékenységének biztosításának folyamatában, hogy az Igazgatóság elnökének vagy a társasági titkárának cseréjekor kényelmes legyen a dokumentumokért való felelősség átadása az ügyátvételi és átadási aktus szerint. pozíció.

A dokumentumok egy funkcionális dokumentum-együtteshez való tartozása meghatározza részleteik kialakításának egységét és egyes beszédképletek egységességét a szövegekben (például a kérdések megfogalmazása egységes legyen a negyedéves üléstervben, napirendben, jegyzőkönyvben, kivonatban belőle, utasítások).

A funkcionális dokumentum-együttesben szereplő első iratlapok elkészítésekor egy adott testületi szerv tevékenységéről közös formanyomtatványt kell használni. De a tapasztalat legjobb gyakorlatok» univerzális ajánlást fogalmazott meg - az összes dokumentumot egyszerűen A4-es papírlapokra kell elkészíteni, a fejléc részleteivel a szervezet által jóváhagyott általános nyomtatvány mintájára (vagy akár címlap, amely a testületi testület szabályzataira, szabályzataira készíthető).

Egyes dokumentumok (értesítések az ülés időpontjáról, az ülésre meghívó levelek, az ülés résztvevőinek névsora, szavazólapok stb.) elkészítéséhez pedig kidolgozható. egységes formanyomtatványok, kényelmes a dokumentumtervezetek elektronikus elkészítéséhez. Általában a következőket írják:

• szabályzatok, szabályzatok részeként a testületi szerv ill
• magasabb vezető testület

Egyes állami vállalatok megpróbálják ezeket a dokumentumokat a könyveikben feltüntetni vállalati identitás(márkakönyv), és rendelje meg fejlesztésüket „kívülről” a tervezőktől. Ezt a feladatot nem szabad teljesen rájuk bízni. Hiszen a hivatalos ügyvezetési dokumentumok és azok formája nem a marketing és PR szolgálatok feladata. A dokumentumok elkészítése során felmerülő hírnévkockázatokat az irodavezetői szolgálat ellenőrzi, vállalati titkárés jogi szolgáltatás.

Az 1. táblázatban felsorolt ​​dokumentumok teljes egészében a testületi testület döntéseinek bizonyítékalapját jelentik. Kiegészíthető olyan dokumentumokkal, amelyek segítségével a meghozott döntések végrehajtásának ellenőrzése történik, ezek a következők:

• regisztrációs és ellenőrző kártyák és
• beszámolók az előadási fegyelem állapotáról (kérdések, osztályok, előadók, határidők tekintetében).

Ha kicsi a szervezet, akkor nem az archívum beszerzési forrása, miközben a vezetés tudatában van annak, hogy „az információ és a dokumentumok értéket képviselnek”, és önállóan felelős a biztonságuk biztosításáért, akkor minden dokumentum ebből a komplexumból egy adott testületi testület megbízatásának idejére egy aktává alakítható „A testület tevékenységéről szóló dokumentumok” általánosított címmel, amely több kötetre oszlik. Ebben az esetben a tárolási időket a kötetben lévő összes dokumentum „legrégebbi” időszaka határozza meg:

2. táblázat

Show összecsukása

Ez az ügyalakítási eljárás némileg ellentétes az irodai munka és archiválás elfogadott szabályaival. De lehetővé teszi az egyesülési és felvásárlási eljárásokban, a belső ellenőrzések és a külső auditok során, a kiadási eljárás keretében végzett tevékenységek értékelési folyamatában értékpapír, azonnal mutassa be a meghozott döntések bizonyítékalapját képező dokumentumok összességét. Ugyanakkor természetesen a testületi testület iratainak ügyirattá alakítását és tárolásának feltételeit mindenekelőtt az ügyiratok nómenklatúrájának kell rögzítenie, amelynek kialakítására a testületi titkár vagy a testületi titkár. szerv felelős a pozíciójáért.

Ha a szervezet az archívumszerzés forrása, akkor az ügyek nómenklatúrájában az ügyek rendszerezési sémája és kialakításuk sorrendje továbbra is megszokott marad - az egyedi esetek tárolási időinek megfelelően a következők kerülnek összegyűjtésre:

• szervezeti dokumentumok;
• munkatervek;
• protokollok;
• ülések dokumentumai, beleértve a határozattervezeteket is;
• az ülések előkészítésére vonatkozó dokumentumok.

Az értekezletek előkészítését és lebonyolítását olyan dokumentumok is biztosítják, amelyek alapján az adminisztratív és technikai előkészítő intézkedéseket hajtják végre (lásd a 3. táblázatot a kiadások számviteli nyilvántartásának alapjául szolgáló dokumentumokhoz). Ezen túlmenően a testületi testületek tevékenységét tükrözik a pénzügyi dokumentációs rendszer költségvetési kérdéseivel foglalkozó dokumentumok (a 3. táblázatban is).

3. táblázat

A testületi testület tevékenységét is tükröző, de más funkcionális dokumentum-együttesekbe (igazgatási és gazdasági / adminisztratív és szervezési feladatokra, valamint költségvetési funkcióra) tartozó dokumentumok

Show összecsukása

A „legjobb gyakorlatok” azt mutatják, hogy a kollegiális testületek hatáskörét és hatáskörét olyan rendelkezésekben és szabályzatokban kell meghatározni, amelyeket az alapszabály alapján, a hatályos jogszabályok előírásait figyelembe véve dolgoznak ki. Ezen dokumentumok elérhetősége a szervezetirányítás minőségének egyik mutatója. Elkészítésük alapvető követelményeit a testületi szervek tevékenységének szabályozásáról szóló cikk véleményében vázoltuk.

Tekintsük a hivatkozási, információs és adminisztratív dokumentumokat.

Íme példák azokra a dokumentumokra, amelyeket el kell küldenie a résztvevőknek egy testületi ülés előkészítése során.

A soron következő ülés véglegesen elfogadott napirendjét a szervezet által jóváhagyott formában meg kell küldeni a testületi testület tagjainak, legalább az ülésre meghívott személyekről, annak helyéről és időpontjáról (1. példa). A napirenddel együtt általában egy végleges anyagcsomagot is elküldenek az ülésre megfontolásra.

1. példa

Show összecsukása

Az Ön szervezete azon dolgozói közül az ülésre meghívott személyeknek, akik nem tagjai a testületi testületnek, ugyanazt a végleges napirendet (1. példa) vagy tájékoztatást egyszerűsített formában, pl. email. De szokás hivatalos meghívó levelet küldeni a kívülről meghívott személyeknek (2. példa).

2. példa

Meghívás találkozóra „külső” bulikra levél formájában

Show összecsukása

Az ülés eredményein alapuló irányelv dokumentumok

Jegyzőkönyv

Tekintsük részletesen az ülés menetét és a testületi testület döntéseit rögzítő jegyzőkönyv elkészítését és végrehajtását. Szabványos formája a következőket tartalmazza: részletek:

• a szervezet teljes neve, feltüntetve jogi formáját;
• a bizonylattípus neve (PROTOKOLL);
• dátum (konkrét dátum vagy időszak, ha az ülés 2 vagy 3 napig tartott, például 2015.01.04.-03.04. vagy 2015.01.04.-2015.04.03., vagy 2015. április 1-03.);
• index (a testületi testület megbízatásának időtartama alatt, illetve a vezetővel való operatív értekezletre naptári éven belül);
• összeállítás helye;
• ülés típusa (ahol a szöveg címe más ügyviteli dokumentumokban szerepel);
• a szöveg formalizált részei még nem öltöttek formát önálló részletekként, és a szöveg külön elemeinek tekintendők:
  • jelenlévők összetétele (elnök; titkár; a testületi testület jelenlévő tagjainak névsora; meghívottak, ha vannak). Felhívjuk figyelmét, hogy a kezdőbetűket a vezetéknév után kell elhelyezni. A testületi testület tagjainak beosztása nincs feltüntetve, mert ez egy állandó összetétel, ahol „mindenki ismeri egymást”, de a meghívottaknál a beosztásokat általában a teljes név előtt tüntetik fel. (és ha egy személyt harmadik fél szervezetből hívnak meg, akkor a teljes neve szerepel a beosztás megnevezésében);
  • napirend, amely a kérdések listája címsorok formájában a következő szöveghez. Minden kérdésnél szokás az előadót is feltüntetni;
  • fakultatív feljegyzés a testületi testület ülésének dokumentálási módjáról. Például:
    • „A találkozót moszkvai idő szerint 15:00 és 17:15 között gyorsírással rögzítették”;
    • „A találkozó videokonferencia formájában zajlott, moszkvai idő szerint 20:00 és 21:05 között. Rendszergazda Petrov P.R.”;
    • „A találkozót magnóra rögzítették. Felelős – Koszovó I. I. titkára.”;
  • a jegyzőkönyv szövege az egyes napirendi pontokhoz MEGhallgatott - BESZÉLTETT - DÖNTÉS (DÖNTÉS) képlet szerint készül. Igaz, a protokoll rövid változatában ennek a triásznak az első 2 eleme hiányzik, pl. Csak a meghozott döntést dokumentálják;
• aláírásokat.

Figyelem: a jegyzőkönyvben nem szokás a mellékletek meglétét a szöveg után és az aláírások előtt megjelölni. A mellékletként szereplő, a szövegben megemlített dokumentum mellé elég beírni a „(melléklet)”, „(1. sz. melléklet)” vagy „Jelentés szövege csatolva”.

További (opcionális) protokollrészletek lehetnek:

• az ülés helye (a helyiség, iroda címe);
• az ülés kezdési ideje és teljes ideje;
• az ülésen elnöklő vagy az ülést megnyitó személy vezetékneve és kezdőbetűi;
• a jegyzőkönyv aláírásának dátuma;
• szavazás módja az egyes kérdésekben (nyílt, titkos, távollevő; a szövegben feltüntetve).

A szöveges bemutatás részleteinek és teljességének regisztrálása attól függ, hogy az adott testületi testület szabályzata milyen típusú protokollt ír elő. A rögzítés teljességének foka szerint a protokollokat a következőkre osztják:

• rövidÉs
• tele, ami viszont lehet:
  • részletes szöveg(a dokumentáció szöveges módja),
  • gyorsírás(szöveges módszer speciális használatával szimbólumok),
  • fonográf(hangfelvétel),
  • videó protokollok(videokonferencia eredményeként).

A teljes jegyzőkönyvnek tartalmaznia kell a teljes ülés jegyzőkönyvét, ideértve az egyes kérdések megvitatása során felszólalásokat, észrevételeket, kérdéseket, észrevételeket, felszólalásokat és információkat, megjegyzéseket arról, hogy zaj volt a teremben, taps, stb. (de természetesen a dokumentálás módjától függően). A teljes jegyzőkönyv általában dokumentálja a részvényesek közgyűléseit és az igazgatóság üléseit.

A rövid jegyzőkönyv következetesen csak az elnök, a titkár nevét, a jelenlévők összetételét, a mérlegelt kérdések és a meghozott döntések listáját rögzíti. Azok. A napirend utáni jegyzőkönyv a séma szerint mérlegelt kérdések rövid szekvenciális összefoglalását tartalmazza: KÉRDÉS SZÁMA - HATÁROZAT ELFOGADVA (ezt a lehetőséget a 15. példa a „” cikk 2. napirendi pontjában mutatja be).

Az állami szerveknél és önkormányzatoknál használható teljes és rövid jegyzőkönyvek elkészítésére a 16. sz. Módszertani ajánlások a szövetségi végrehajtó hatóságoknál az irodai munkára vonatkozó utasítások kidolgozásáról (Rosarkhiv 2009. december 23-i, 76. sz. rendeletével jóváhagyva). Ezek alapján abszolút minden szervezet, beleértve a kereskedelmieket is, önállóan dolgozhat ki és hagyhat jóvá a vonatkozó szabályozás részeként. protokoll űrlap, amely a testületi testület gazdálkodási szintjét és státuszát figyelembe véve dokumentálja majd a testület döntéshozatalát. Célszerű a szabályzatban azonnal rögzíteni, hogy a protokollok:

• Az igazgatósági üléseket szövegesen kell részletezni (mint a 10. példában), és azonnal jóvá kell hagyni a jegyzőkönyv formáját,
• és az osztályvezető által hetente tartott operatív értekezletek:
  • rövid jegyzőkönyvekkel dokumentálva ill
  • videókonferencia formájában egy rövid szöveges protokoll utólagos végrehajtásával vagy akár anélkül is, de ezután kötelező utasítások elkészítésével operatív jellegű adminisztratív dokumentum formájában (mint a 13. példában).

Kommentáljunk útvonal a piszkozattól az eredetiig. A jegyzőkönyvet az ülés ideje alatt egy külön kiválasztott vagy megbízott személy vagy egy állandó testületi szerv titkára vezeti hivatalból. A vezetők által vezetett operatív értekezletek jegyzőkönyveit pedig a titkárok vagy asszisztenseik vezetik és készítik el.

A jegyzőkönyv készítésekor (hivatalból vagy választott) az ülés titkára az ülésre előzetesen elkészített dokumentumokat használ fel: napirend, meghívottak névsora, a testületi tagok névsorai, beszámolók, felszólalások, elektronikus előadások, tájékoztatók szövegei. igazolások, határozattervezetek stb.

Emlékeztetni kell arra, hogy a közvetlenül az ülésen készült jegyzőkönyv az tervezet. Az értekezletet követő 1-5 napon belül tisztázni, átirattal, videófelvétellel vagy hangfelvétellel igazolni, megszerkeszteni és kivitelezni. Ezért fontos a testületi testület szabályzatában az eredeti jegyzőkönyv hivatalos dokumentumként történő feldolgozásának konkrét határidejét rögzíteni. A szavazás után a meghozott döntés nem igényel jóváhagyást. Ellenkezőleg, az ülés elnöke és titkára jogi felelősséggel tartozik a szavazásra bocsátott, hivatalos kollektív határozat erejét kapott határozat szövegének jegyzőkönyvben való tükrözésének pontosságáért.

Megjegyezzük továbbá, hogy az ülés előtt önálló tájékoztatóként elkészített, az ülés résztvevőinek és a testületi testület tagjainak előzetesen megküldött napirendben szereplő „Egyéb” szövegrész teljes mértékben elfogadható. De ez nem helyénvaló az elkészült jegyzőkönyvben, mert a dokumentum az ülést követően készül, amikor már pontosan meg lehet fogalmazni az összes ténylegesen tárgyalt kérdést, és rögzíteni lehet az azokkal kapcsolatos döntési eljárást.

A fő nehézséget a teljes jegyzőkönyv szövegének összeállítása és végrehajtása jelenti. Az értekezlet titkára szinte szinkrontolmácsként dolgozzon, mert A jelentéseket, kérdéseket, beszédeket szóbeli formából (gyakran spontán, érzelmes és nem mindig felkészült) „fordítja” írásos formába, i.e. megrendelt, a követelményeknek megfelelő beszédmintára épített üzleti stílus Orosz irodalmi nyelv.

A jegyzőkönyv szövegének fő része forma szerinti napirendi pontoknak megfelelően épül fel HALLGATOT - BESZÉLT - DÖNTÉST vagy DÖNTÉST, i.e. tulajdonképpen szakaszok szerint. Nézzük meg mindegyiket.

A „MEGHALLGATVA” szó a napirendi pont sorszámának megfelelően, a bal margó szélétől húzva, nagybetűvel, kettősponttal történik. Ezt követően a piros vonaltól a beszélő vezetéknevét és kezdőbetűit írják ki nemzetős kisbetűvel a beosztás megnevezése nélkül (HALLGATSZ valakit?), egy kötőjel kerül, és utána általában röviden a jelentés tartalma. leírva. Mert a jelentést és annak bemutatását előzetesen aláírják és dátummal látják el, és a jegyzőkönyv hivatalos mellékleteként formálják.

Az előadás általában egyes szám harmadik személyben szerepel a múlt időben (lásd a 3. példát). Ha a főbeszámoló szövegét előzetesen elkészítették, akkor a jegyzőkönyv elkészítésekor célszerű más technikát alkalmazni - röviden fogalmazza meg a jelentés témáját a napirendnek megfelelően, és a pont után jelölje be „A jegyzőkönyv szövege a jelentés csatolva van” (4. példa).

3. példa

Show összecsukása

1. MEGhallgatott:

Kuznetsova A.I. - beszámolt a Házirend főbb rendelkezéseiről információbiztonság 2015-2016-ra Megjegyezte, hogy teljesen átdolgozott, és megfelel a 2015. január 1-jén hatályba lépett szabályozó jogszabályok előírásainak. A 2015-2016 közötti időszakra vonatkozó Információbiztonsági Szabályzat elfogadásának javaslata.

4. példa

Show összecsukása

1. MEGhallgatott:

Kuznetsova A.I. - a 2015-2016-os Információbiztonsági Szabályzat főbb rendelkezéseiről. A jelentés szövegét mellékeljük.

Kérdés: Minden eseménycsoportot figyelembe vesznek az információbiztonsági szabályzatban az elkövetkező időszakra?

Igen, minden tevékenységcsoport szerint létrejött csoportokés az információbiztonsági kockázatok típusai.

A felszólalóhoz intézett kérdéseket és az egyes felszólalókhoz intézett további kérdéseket, valamint a rájuk adott válaszokat a beérkezés sorrendjében rögzítik, és egy új sorba írják. Előfordulhat, hogy a kérdező vezetékneve nem szerepel (lásd a 4. példát).

A tárgyalt témával kapcsolatos valamennyi felszólalás a bal margó szegélyéről a „BESZÉLTETT” szó után nagybetűvel íródik, és kettőspontot is tesznek utána. Az egyes beszélők vezetékneve és kezdőbetűi piros vonalra vannak írva, és névelőben vannak feltüntetve (ki beszélt?). A kötőjel után az űrlapon közvetett beszéd A beszéd rövid vagy részletes tartalma rögzítésre kerül.

Az egyes megvitatott kérdésekben közösen hozott döntéseket a „HATÁROZOTT” vagy a „HATÁROZOTT” szó mögé írjuk. Az üzleti gyakorlatban e szavak mindegyikének megvan a maga használati köre. Így a részvényesek, alapítók, igazgatósági ülések, ülések jegyzőkönyveiben munkás kollektívák, dolgozói értekezletek (a kódex által megállapított és engedélyezett önkormányzati keretek között vállalati magatartás), kezdeményező csoportok, helyesnek tartják a „DÖNTÖTT” szó használatát (a tevékenység formalizált felsőbb testületi szervek, vezető testületek, i.e. "hatalom"). A testületek, bizottságok, elnökségek, munkacsoportok, operatív ülések és egyéb testületi testületek üléseinek jegyzőkönyvében „operatív” irányítási szint(végrehajtó szervek) a „MEGHATÁROZOTT” ige helyes használata helyesnek minősül.

A megfelelő szót a bal margó szegélyétől írjuk ki nagybetűkkel, amit ismét kettőspont követ (lásd 5. példa). Ezután a piros vonalról pontról pontra röviden és pontosan megfogalmazzák azokat az adminisztratív intézkedéseket, amelyeket meg kell számozni. A szám felépítése a következő: először a napirendi pont száma, majd egy pont, majd a kérdés mérlegelésekor a határozat száma következik (például 1.1 és 1.2, majd 1.3 stb.). Ha a kérdést elfogadják az egyetlen megoldás, számának továbbra is 2 ponttal elválasztott részből kell állnia (például 1.1).

• mit kell tenni - mennyi idő alatt, mikortól vagy mennyi ideig?

• kinek - mit tegyen - mikorra? (5. példa 2.1. pontja) vagy
• mit kell tenni - mikorra? Felelős - az adott végrehajtó beosztásának neve, vezetékneve és kezdőbetűi (6. példa).

5. példa

Show összecsukása

HATÁROZOTT:

1.1. Jóváhagyja és 2015. május 1-jétől hatályba lépteti a 2015-2016-os időszakra vonatkozó információbiztonsági szabályzatot.

2.1. A biztonsági osztály vezetője I. V. Petrov frissítse a 2015–2016-os információbiztonsági szabályzatot. fiókvezetők figyelmébe és regionális irodák. Határidő - 2015.04.28.

6. példa

Show összecsukása

2.1. A 2015-2016 közötti időszakra vonatkozó információbiztonsági szabályzat előterjesztése. 2015.04.28-ig a kirendeltség- és területi képviseletek vezetőinek figyelmébe. Felelős - a biztonsági osztály vezetője I. V. Petrov.

Ha a döntést szavazással hozták meg, akkor annak eredményeit a következő formában mutatjuk be: "Mellett - 10, ellene - 0, tartózkodás - 2" vagy "Egyhangúlag"(ez a rövid változat a 7. és 8. példában, egy részletesebb változat pedig a „A testületi szervek munkájának szabályozása” című cikk 15. példájában látható). Ennek az űrlapnak a betartása kötelező a jelöltek kinevezéséről, megválasztásáról vagy jóváhagyásáról, illetve a bizottságok, bizottságok személyi összetételéről, pénzügyi döntésekről stb. Más esetekben nem kötelező, ezért az 5. és 6. példánkból hiányzik.

Azokat a kérdéseket, amelyekben a szavazási eredményt jegyzőkönyvben kell rögzíteni, a helyiben kell jelezni normatív aktus a testületi testület tevékenységének szabályozása. Egyes szervezetek azonban nem állapítanak meg ilyen különbségtételt, hanem mindig rögzítik a szavazás eredményét.

Bár ha a kollegiális döntései végrehajtó szerv elfogadott egyhangúlag, akkor a szavazás eredményét általában nem tüntetik fel a jegyzőkönyv adminisztratív paragrafusai (lásd a 10. példát).

7. példa

Show összecsukása

HATÁROZOTT:

Mellette - 6, ellene - 0, tartózkodott - 1.

8. példa

Show összecsukása

HATÁROZOTT:

4.1. Ide tartozik a biztonsági osztály vezetője, O. M. Turantsev. 2015. április 20-tól a Technológiai Bizottság tagja.

Egyhangúlag.

A szerkesztett és ellenőrzött jegyzőkönyvre a testületi szerv elnökének és titkárának (hivatalból vagy adott ülésen e feladatok ellátására megválasztott) aláírását rögzítik. Két vagy három sorral a szöveg alatt helyezkednek el a bal margó szegélyétől, és egy sor választja el őket. Az aláírások átiratában a kezdőbetűk a vezetéknév elé kerülnek. A jegyzőkönyv pecséttel való hitelesítése általában nem szükséges.

9. példa

Show összecsukása

Által általános szabály a jegyzőkönyvet a testületi testület elnöke és titkára írja alá, de más lehetőség is lehetséges, például a testületi testület összes tagjának aláírásával kiegészítve (lásd „A testületi testületek munkájának szabályozása” cikk 15. példája) ). ­ Ezt a pillanatot szervezeti dokumentumokkal is meg kell határozni.

10. példa

Részletes protokoll a fejléc részleteinek hosszanti középre rendezésével

Show összecsukása

Kivonat a jegyzőkönyvből

A kitöltött és aláírt jegyzőkönyv másolata vagy a jegyzőkönyv kivonata nemcsak a meghozott határozatok végrehajtásra való megküldéséhez, hanem azokról való tájékoztatáshoz is szükséges minden tájékozódásra jogosult érdekeltnek (pl. vállalatirányítás stakeholdereknek nevezik őket, lehetnek adatkezelők, szabályozók és egyszerű állampolgárok).

IN utóbbi időben A testületi testületek döntéseiről szóló tájékoztatás egyik formájaként gyakran használnak jegyzőkönyvi kivonatot, amelyet (az ülés vagy a testületi testület) titkára jogosult aláírásával hitelesíteni, a hitelesítésről szóló feljegyzés helyes elkészítésével. másolatát és a szervezet pecsétjével történő hitelesítését. A 11. példában a GOST 6.30-2003 ajánlásainak megfelelően tervezték. Ezenkívül tetszőleges bejegyzést tehet benne a jegyzőkönyv tárolási helyéről (12. példa) a Szovjetunió Legfelsőbb Tanácsa Elnökségének 1983. 08. 04-i 9779-X számú rendelete szerint - ez a lehetőség különösen fontos a szabályozó hatóságok kérésére másolatok és kivonatok benyújtása esetén.

A jegyzőkönyv kivonata az szövegének egy részének másolata, ebben gyakorlatilag változatlanok maradnak a dokumentum fejléc- és dizájnrészeinek részletei (csak az aláírók személyes vonásai hiányoznak). A kivonat mintáját lásd a „A testületi szervek munkájának szabályozása” című cikk 17. példájában

A meghozott döntésekről tájékoztatás céljából megnyithatja a hozzáférést a protokoll elektronikus képéhez az EDMS-ben, vagy terjesztheti annak hiteles másolatait (a 11. vagy 12. példa mintájának megfelelő hiteles felirattal), de csak azon osztályvezetőknek, ill. alkalmazottak, akik megfelelő hozzáférési jogokkal rendelkeznek a hivatalos dokumentumokhoz (lásd/olvassa el az összes dokumentumot).

Rendelés

A kollegiális testületi határozatok végrehajtásra küldésének egyik formája, amely az információkhoz, dokumentumokhoz való hozzáférési jogok elhatárolásának szabályát is alátámasztja, a testületi utasítás. Az utasítások, mint dokumentumok elsősorban az igazgatóság és a menedzsment tevékenységében találtak alkalmazásra.

Az elmúlt 10-15 évben a megrendelés az adminisztratív dokumentáció as alrendszer részévé vált új megjelenés főszabály szerint a parancsegység alapján kiállított dokumentum. Ezért a testületi testület végzésének fej- és formai részei szinte a végzések és utasítások szerint készülnek, és a meghozott, konkrét garanciális pontokat tartalmazó határozat átkerül (másolódik) a „DÖNTETT” (vagy „DÖNTETT)”-ből. szakaszában. A végzést csak a testületi elnök írja alá.

Megrendelés teljesítéséhez kényelmesebb a részleteket egy sarokba helyezni, mert... a felelős végrehajtó a jobb oldalon általában a „címzett” rekvizit számára fenntartott területen regisztrál.

13. példa

Rendelés a fejléc részleteinek szögletes elhelyezkedésével

Show összecsukása

Ez a megrendelés szövegének bemutatására szolgáló kérdőív kényelmes az ellenőrzéshez, sőt lehetőséget biztosít a jóváhagyott dokumentumok automatikus elkészítésére is. szabványos forma jegyzőkönyv alapján, feltéve, hogy annak tervezete ben alakul elektronikus formában az információs rendszerben.

Szavatossági idő

A szervezet kollegiális vezető testületeinek jegyzőkönyvei(közgyűlés, igazgatóság, alapító gyűlés stb.) ill kollégiumi végrehajtó szervek (testület, elnökség, testület stb.), valamint azon bizottságok üléseinek jegyzőkönyvei, amelyek jogosultak e testületek létrehozására (az alapszabály szerint) főként állandó szavatossági idejű dokumentumok (a szabványkezelési lista 18. cikke szerint levéltári dokumentumok tevékenység során keletkezik kormányzati szervek, önkormányzatok és szervezetek, tárolási időszakok megjelölésével jóváhagyta. Oroszország Kulturális Minisztériumának 2010. augusztus 25-i, 558. számú rendelete (a továbbiakban: PTUD).

Az egyéb típusú jegyzőkönyvek tárolási idejét a vezetés szintjétől és az értekezlet típusától függően magán a szervezeten belül kell meghatározni. testületi testületek elnökei és titkárai az iratkezelési és levéltári szolgálat módszertani irányításával végzett értékvizsgálat eredményeként, valamint az ügyek nómenklatúrájában rögzítettek.

14. példa

Show összecsukása

Művészet. 18 d) A PTUD állandó tárolási időszakot állapít meg a szervezet vezetője által tartott értekezletek jegyzőkönyvére. Ha ez egy olyan stratégiai jelentőségű találkozó, amely a szervezet vezérigazgatójának hatáskörébe tartozik, akkor a megőrzési időszak valóban állandó. De ha a vezető egyszeri operatív értekezleteket tart vagy a vállalati tanács üléseit elnököl (az összes részleg vezetőinek operatív értekezletének státusza, egyfajta „tervezési értekezlet”, és nem az alapszabály által előírt vezető testület) , akkor figyelembe kell venni a 18. cikk d) pontjának (2) megjegyzését, majd a társasági tanácsi jegyzőkönyvek megőrzési idejét 5 évre állíthatja be. EPK.

A testületi testület utasításainak és az ülések jegyzőkönyveinek kivonatainak, valamint azok végrehajtásának ellenőrzése során beérkezett jelentések tárolási időtartama, pontja szerint határozzák meg. 6 és 7 PTUD. Figyelembe véve a megjegyzéseket, az utasítások és nyilatkozatok fő tárolási ideje a 5 l. EPK.

Ha a szervezet nagy kereskedelmi szerkezet valamint az állami vagy önkormányzati levéltár beszerzési forrása, javasoljuk, hogy a jegyzőkönyvekkel és az ahhoz csatolt mellékletekkel ellátott ügyiratok készítésekor, valamint az iratok értékvizsgálata során az „A levéltári munka alapvető szabályai szerint járjanak el. szervezetek” (a Rosarkhiv igazgatótanácsának 2002. június 2-i határozatával jóváhagyva) és a PTUD. A részvénytársaságoknak be kell tartaniuk a tárolási időket és a biztonsági követelményeket, amelyeket a Szövetségi Értékpapír-felügyelet (az új szabályozó az Oroszországi Bank) 2003. július 16-i, 03-33/ps számú, jelenleg hatályos határozata határoz meg. „A részvénytársaságok okirat-megőrzésének rendjéről és időtartamáról szóló szabályzat jóváhagyásáról” . Az itt meghatározott dokumentumok tárolási ideje megegyezik a PTUD-ban rögzített szabályozási időtartamokkal.

A kollegiális tevékenységek dokumentálására szolgáló folyamatok racionális és hatékony alapja Szükségesnek tartjuk és előfeltétel gyümölcsöző interakció a testületi szervek vezetői, titkárai és a dokumentumokat ismerő és értő iratkezelési szolgálat között.

Szavazási lapok, jegyzőkönyvek közgyűlés A részvényesek és a szavazatszámláló bizottság, valamint ezen és egyéb közgyűlési dokumentumok tárolásának rendje a „Az éves közgyűlés eredményének dokumentálása” című cikkben található.