Главная Истории успеха Как правильно сделать выписку из должностной инсттрукции. Образец листа ознакомления с должностной инструкцией Как сделать выписку из должностной инструкции

Как правильно сделать выписку из должностной инсттрукции. Образец листа ознакомления с должностной инструкцией Как сделать выписку из должностной инструкции

По сути, это точное цитирование фрагмента текста с указанием реквизитов документа. Такая форма позволяет сохранить конфиденциальность остальной Как составить выписку из документаВыписка содержит точную информацию, указанную в основном документе. На практике ее оформляют в том случае, если копирование невозможно, например, при работе с конфиденциальными документами. Составляя выписку, нужно придерживаться особых требований. Спонсор размещения PG Статьи по теме Как Как получить выписку из единого государственного реестраПолучить выписку из единого государственного реестра юридических лиц или индивидуальных предпринимателей может любой, кто обратится в налоговую инспекцию по месту своего постоянного проживания или юридического адреса организации, которую представляет.

Выписка из документа: оформляем правильно

Внимание

Порядок работы с документами, отправляемыми за пределы предприятия, включает следующие основные этапы: 1) регистрация; 2) оформление почтовых реквизитов; 3) конвертование (упаковка); 4) сортировка; 5) отправка; 6) помещение контрольного экземпляра в К числу документов, регламентирующих осуществление отдельных видов деятельности на предприятии (в организации, учреждении), относятся правила, разъяснения, методические рекомендации и внутренние указания. Все перечисленные нормативные документы предназначены для конкретизации положений федеральных, 3.1.

Обязанности учредителей по созданию ООО предусматривают совершение ими в заранее согласованном порядке следующих совместных действий: 1)учредитель (указать наименование учредителя) Обязуется в срок до 20 г. совершить Следующие Объявление Продаем частотные преобразователи - инверторы 220-380, регуляторы напряжения.

Образец выписки из должностной инструкции

В деятельности организаций часто возникают ситуации, когда по запросу другой организации или гражданина (например, для подтверждения стажа) организация должна предоставить копии документов или выписки из них. В деятельности организаций часто возникают ситуации, когда по запросу другой организации или гражданина (например, для подтверждения стажа) организация должна предоставить копии документов или выписки из них.

Важно

Однако иногда вместо копии целесообразнее выдать выписку из документа.

Справки, копии и выписки из документов

Если эта вступительная часть в приказе отсутствует, можно использовать стандартное «приказываю».

В содержательную часть выписки нужно скопировать тот отрывок из текста приказа, который вы вычленили при выполнении п.1. Причём копировать отрывок нужно без изменений, следует сохранить даже порядковый номер пункта, если он есть.
Пример: «5. Иванова И. И. назначить на должность коммерческого директора с 1 августа года». Ни в коем случае не вставляйте в текст выписки данные, к делу не относящиеся (тем более – из других документов, помимо приказа).
После этого нужно указать должность, инициалы и фамилию руководителя, подписавшего распоряжение.
А вот личная его подпись в выписке из приказа не потребуется.
Наконец, выписку нужно заверить – без этого она не будет иметь законной юридической силы.

Forbidden

Как заверить трудовую книжку Для оформления пенсии работнику выдаётся на руки сама трудовая, но через три дня она должна быть возвращена в отдел кадров (статья 62 ТК). Но и копия трудовой может потребоваться, например, в таких случаях:

при оформлении загранпаспорта сотрудником;
по требованию пристава при возбуждении производства об алиментах;
при оформлении кредита.

При этом может потребоваться как копия трудовой, так и выписка из неё.

Выписка из должностной инструкции

В этот бланк в зону, отведенную для размещения реквизита «Наименование вида документа», впечатывается информация о том, из какого документа делается выписка. В управленческой практике наиболее часто делаются выписки из приказов и протоколов.

Выписка из приказа оформляется следующим образом: в определенных бланком зонах указываются дата и регистрационный номер копируемого документа. Обязательно копируется заголовок к тексту. Если приказ имеет вводную (констатирующую) часть, она копируется полностью, включая слово ПРИКАЗЫВАЮ.

Затем копируется нужный фрагмент документа и реквизит «Подпись», т.е. наименование должности лица, подписавшего приказ, и расшифровка его подписи. Личная подпись не копируется. Если вводной части в документе нет, то копируется слово ПРИКАЗЫВАЮ и нужный фрагмент документа.

Как правильно оформить копии и выписки из документов

Выписка оформляется в тех случаях, когда по тем или иным причинам изготовление копии документа представляется невозможным (например, в силу конфиденциальности содержащихся в документе сведений) или нецелесообразным (допустим, из-за значительного объема содержания документа). Фактически выписка выполняет функции копии документа.

Инфо

Учитывая, что в единых нормативно-правовых актах по вопросам документационного обеспечения (ГОСТ Р6.30-2003, ГСДОУ, Типовая инструкция по делопроизводству) требования к оформлению выписок не определены, представляется до Производить их оформление с соблюдением основных требований, предъявляемых перечне — ленными документами к копиям (см. выше). Требования к оформлению выписок конкретизированы в ряде ведомственных нормативно-правовых актов и организационно-распорядительных документов.

Как правильно оформить выписку из документа

Генеральный директор подпись расшифровка (ФИО) « » 201_г. М. П. Пример выписки из должностной инструкции №1 Заполняется на бланке организации Выписка из должностной инструкцииглавного инженера, 17.
организация входного контроля проектной документации объектов капитального строительства; 18. оперативное планирование, координация, организация и проведение строительного контроля в процессе строительства, реконструкции, капитального ремонта объектов капитального строительства; 19. приемка законченных видов и отдельных этапов работ по строительству, реконструкции, капитальному ремонту объектов капитального строительства, элементов, конструкций и частей объектов капитального строительства, сетей инженерно-технического обеспечения, их участков с правом подписи соответствующих документов; 20. подписание следующих документов: 20.1. акт приемки объекта капитального строительства; 20.2.

Как сделать выписку из должностной инструкции

Поэтому сотрудник-документовед практически любой Как оформить выписку из приказаВыписка из приказа — это документ, выданный по запросу для передачи фрагмента информации из действующего приказа, к примеру, работнику для подтверждения стажа при начислении трудовой пенсии органами соцзащиты. Кроме того, выписка может быть подготовлена для представления её в вышестоящую Как оформить выпискуЕдиный реестр юридических лиц является информационным ресурсом, находящимся в государственной собственности.

Отвечают за его ведение и предоставление сведений из реестра органы федеральной налоговой службы России. Информация о конкретной фирме выдается в виде выписки.

Это необходимо, например, Как составить выписку из протоколаДля предоставления в сторонние организации справочной информации, содержащейся во внутренних документах компании, используют специальную форму — выписку.

Обратите внимание! Часто можно встретить такие рекомендации: в копии или выписке писать слово «подпись» вместо личной подписи руководителя, подтверждая таким образом, что подлинник документа подписан. Следует отметить, что такая рекомендация не закреплена в каких-либо нормативных документах по делопроизводству и, по сути, является избыточной, т.к.

только подписанный документ имеет дату и регистрационный номер. Часто возникает необходимость сделать выписки из кадровых приказов, большинство из которых было оформлено по унифицированным формам, утвержденным постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» . ВАЖНО! С 1 января 2013 г. формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению.

Как правильно сделать выписку из должностной инструкции

Выписка из документа – это повтор какой-то части документа, которая относится непосредственно к конкретному работнику и содержит преамбулу и распорядительную часть. Внимание! Важно: выписки и копии, предназначенные для выдачи за пределы фирмы, всегда скрепляются печатью.
Оттиск печати организации всегда дублируется визой лица, обладающего правом подписи. Обычно это директор фирмы. Но доверенностью подписание документов или изготовление копий может быть возложено и на другого сотрудника, например, на кадровика.
При этом и печать может проставляться не организации, а отдела кадров. Как оформить выписку из документа Иногда инспекторы ГИТ, прокуроры или судьи требуют предоставления какого-то документа, например, приказа о премировании. Но в подобных приказах зачастую указывается не один конкретный работник, а несколько.

Как правильно сделать выписку из должностной инструкции образец

Дело в том, что особый его порядок законом не предусмотрен, и на практике выписку заверяют в том же порядке, что и обычную копию. Для этого нужно указать:

заверительную надпись «Верно»;
должность заверившего акт человека;
его личную подпись и расшифровку подписи (фамилию и инициалы);
дату заверения;
печать организации (можно использовать печать отдела кадров).

Всё, выписка готова.
Пример оформления Разберём весь описанный выше процесс на конкретном примере. Допустим, вашему работнику Петрову А. В. понадобилось документальное подтверждение факта принятия его на работу. Фиксируется этот факт в приказе о принятии на работу. Как следует составить выписку из этого акта?

Самые важные сведения – это ФИО человека, дата и условия его принятия на работу, должность и структурное подразделение.

начальника отдела досуговых и творческих программ

комитета по воспитательной и досуговой работе с молодёжью

1. Общие положения

Начальник отдела досуговых и творческих программ комитета по воспитательной и досуговой работе с молодёжью администрации городского округа Коломна (далее начальник отдела) – ведущая должность муниципальной службы категории «Руководители».

Начальник отдела в осуществлении своих обязанностей при прохождении муниципальной службы руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами, федеральными законами, указами Президента Российской Федерации, постановлениями Правительства Российской Федерации, Уставом Московской области, законами Московской области, постановлениями и распоряжениями Губернатора Московской области, постановлениями Правительства Московской области, решениями Совета депутатов городского округа Коломна, постановлениями и распоряжениями главы городского округа Коломна, а также настоящей инструкцией.

Начальник отдела назначается и освобождается от занимаемой должности главой городского округа Коломна по представлению заместителя главы администрации городского округа Коломна по направлению деятельности и председателя комитета по воспитательной и досуговой работе с молодежью.

Начальник отдела находится в непосредственном подчинении заместителя главы администрации городского округа Коломна по направлению деятельности и председателя комитета по воспитательной и досуговой работе с молодёжью.

В период временного отсутствия начальника отдела его обязанности выполняет муниципальный служащий, назначенный председателем комитета.

2. Должностные обязанности

В соответствии со ст. 12 Федерального Закона «О муниципальной службе в Российской Федерации»,

Начальник отдела обязан:

Соблюдать Конституцию Российской Федерации, федеральные конституционные законы, Устав Московской области, Устав городского округа Коломна, иные правовые акты Российской Федерации, Московской области, муниципального образования и обеспечивать их исполнение.
Исполнять должностные обязанности в соответствии с должностной инструкцией.
Обеспечивать соблюдение и защиту прав и законных интересов граждан.
Соблюдать установленные правила внутреннего трудового распорядка, должностную инструкцию и порядок работы со служебной информацией.
Повышать уровень своей квалификации, необходимой для надлежащего исполнения должностных обязанностей.
Не разглашать сведения, составляющие государственную и иную охраняемую федеральными законами тайну, а также сведения, ставшие ему известными в связи с исполнением должностных обязанностей, в том числе, касающиеся частной жизни и здоровья граждан или затрагивающие их честь и достоинство.
Беречь муниципальное имущество.
Представлять в установленном порядке предусмотренные законодательством Российской Федерации сведения о себе и членах своей семьи, а также сведения о полученных им доходах и принадлежащем ему на праве собственности имуществе, являющихся объектами налогообложения, об обязательствах имущественного характера.
Сообщать представителю нанимателя (работодателю) о выходе из гражданства Российской Федерации в день выхода из гражданства Российской Федерации или о приобретении гражданства иностранного государства в день приобретения гражданства иностранного государства.
Соблюдать ограничения, выполнять обязательства не нарушать запреты, установленные федеральными законами.
Сообщать представителю нанимателя о личной заинтересованности при исполнении должностных обязанностей, которая может привести к конфликту интересов.

2.2. Начальник отдела, исходя из конкретных задач деятельности администрации городского округа, обязан:

2.2.1. Осуществлять меры по реализации направлений «Эстетическое воспитание, интеллектуальное и физическое развитие молодежи» «Информационное обеспечение мероприятий молодёжной политики», «Городские молодежные праздники» «Международные творческие обмены», «Поддержка молодых семей» в рамках муниципальной целевой программы «Гражданско-патриотическое воспитание и организация досуга молодёжи городского округа Коломна».

2.2.2. Организовывать работу по организационно-методическому обеспечению направлений деятельности отдела.

2.2.3. Участвовать в работе межведомственных советов, комиссий, рабочих групп по направлению деятельности отдела.

2.2.4. Содействовать развитию творческого потенциала молодёжи, взаимодействовать с любительскими молодёжными театральными коллективами, клубом КВН, ФАН - клубами и др.

2.2.5. Осуществлять взаимодействие с представителями неформальной молодёжной субкультуры (ди-джеи, байкеры, реперы, рокеры, граффитисты, брэйкеры и др.).

2.2.6. Сотрудничать с местными и региональными средствами массовой информации по профилю деятельности отдела.

2.2.7. Своевременно рассматривать обращения граждан, предприятий, учреждений и организаций, запросы депутатов, государственных органов, органов местного самоуправления по вопросам деятельности отдела в пределах своей компетенции и принимать по ним решения в установленном законодательством порядке.

2.2.8. Выполнять иные обязанности по поручению вышестоящих руководителей, а также предусмотренные муниципальными правовыми актами.

1Герасимов Б.Н. Развитие функциональной структуры организации. Самара: СГЭА, 2005

2Виханский О.С., Наумов А.И. Менеджмент. Человек, стратегия, организация, процесс. М.: Гардарика, 2003.

3Управление человеческими ресурсами: менеджмент и консультирование [Электронный ресурс] / ред. В. В. Щербина. - Электрон. текстовые дан. - М. : Независимый институт гражданского общества, 2004. - Загл. с титул. экрана

4Положение о Комитете по воспитательной и досуговой работе с молодежью администрации городского округа Коломна Московской Области. Городской округ Коломна 2008 год

5Егоршин В.В. Управление персоналом: Учеб. Нижний Новгород: НИМБ, 2006.

6Управленческие решения [Электронный ресурс] : учебное пособие / Н. В. Злобина; ГОУ ВПО «Тамбовский государственный технический университет». - Электрон. текстовые дан. (683 Кб). - Тамбов: Изд-во Тамб. гос. техн. ун-та, 2007. - Электрон. версия печ. публикации. - Библиогр.

7Справочник директора предприятия. – М., 2006

8Справочник директора предприятия. – М., 2006

9Аникин Б.А. Высший менеджмент для руководителей: Учеб. пособие. М.: ИНФРА-М, 2006

10Экономический инструментарий принятия управленческих решений [Электронный ресурс] : учебное пособие для магистрантов направления 521500 "Менеджмент" (МВА) / Г. Я. Гольдштейн, А. Н. Гуц. - Электрон. текстовые дан. - Таганрог: ТРТУ, 1999. - pdf. - Загл. с титул. экрана. - Ресурс сайта www.aup.ru.

11Справочник директора предприятия. – М., 2006

12Герасимов Б.Н., Морозов В.В. Никитин А.А. Теория организации. Самара: СГТУ, 2008

13Герасимов Б.Н. Инновационный менеджмент: Учеб. пособие. Самара: СГЭА, 2007

14 Герасимов Б.Н. Инновационный менеджмент: Учеб. пособие. Самара: СГЭА, 2007

15Экспертиза рисков [Электронный ресурс] / ООО "Экспертиза рисков". - Электрон. текстовые дан. - [Б. м.] : ООО "Экспертиза рисков", 2003. - Загл. с домашней страницы Интернета. - Б. ц.

16Гончаров В. В. В поисках совершенства управления. – М., 2003

17Гончаров В. В. В поисках совершенства управления. – М., 2003

Что такое выписка из правил внутреннего трудового распорядка

Правила внутреннего трудового распорядка — основной нормативный документ на предприятии, которым регламентируется трудовой распорядок у конкретного работодателя.

Этот локальный документ должны разработать все работодатели, независимо от формы организации бизнеса и направлений деятельности предприятия. Он подлежит согласованию с профсоюзным органом, если он есть на предприятии, и составляется с учетом требований трудового законодательства.

Действие правил распространяется на всех сотрудников, которые работают в компании, независимо:

Учитывая, что данный документ затрагивает работников всех сфер деятельности предприятия, он достаточно объемен. Как правило, в него включаются следующие положения:

трудовой распорядок каждого отдела;
порядок, в котором сотрудники принимаются и увольняются, и перечень документации, предъявляемой при приеме;
права работников и работодателя;
режим труда и время отдыха;
система поощрений за успехи в труде и взысканий за нарушение дисциплины.

Специфика хозяйственной деятельности каждой компании может потребовать внесения в правила ВТР и других положений, таких как:

определение порядка, согласно которому учитывается рабочее время;
перечень должностей, для которых устанавливается ненормированный рабочий день;
регламентация дополнительных перерывов;
порядок, в котором оформляются и оплачиваются командировки;
порядок использования служебного транспорта.

Положения ст. 68 ТК РФ обязывают работодателя при приеме сотрудников на работу знакомить их с утвержденными правилами ВТР, действующими на предприятии, до того, как они подпишут трудовой договор.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Положения ст. 62 ТК РФ предполагают обязанность работодателя выдать копию локального документа компании работнику, если он настаивает на ее получении.

Таким образом, выписка из правил ВТР может составляться по запросу работника.

Алгоритм оформления выписки из правил ВТР

Единственный документ, в котором дается официальное определение выписки из служебного документа, — это ГОСТ Р 7.0.8-2013 СИБИД «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Поскольку других документов не существует, ориентироваться можно на него.

Согласно п. 26 данного стандарта выписка из документа представляет собой копию определенной части документа, которая заверяется в установленном порядке.

Оформление выписки производится на основании оригинального варианта правил ВТР следующим образом:

Шапка и преамбула нормативного документа оставляются без изменений. При этом его название «Правила внутреннего трудового распорядка» заменяется на «Выписка из правил внутреннего трудового распорядка».
Основной текст документа содержит необходимый фрагмент правил ВТР.
Под текстом выписки указывается лицо, которое утвердило правила ВТР, и занимаемая им должность. Его личная подпись не ставится.
Заверяет выписку работник кадровой службы по доверенности или руководитель компании. Возле его подписи делается надпись: «Верно».

В делопроизводстве выписки из служебных документов признаются разновидностью копий. Для обретения юридической силы выписку необходимо заверить подписью руководителя или другого уполномоченного сотрудника и печатью компании (при ее наличии).

Образец составления выписки из правил ВТР

Типового образца данного документа не существует. Так же как и сами правила ВТР, выписка из них составляется по образцу, разработанному предприятием самостоятельно.

Однако существует указ президиума ВС СССР от 04.08.1983 № 9779-x, содержащий общие требования к составлению копий документов, затрагивающих права граждан. На основании его положений выписка оформляется на бланке компании, содержащем наименование компании и место составления.

Образец выписки может выглядеть следующим образом:

_____________________________________________________________________________

Название предприятия

Не знаете свои права?

Должностная инструкция генерального директора создается для регламентации трудовых взаимоотношений. В документе указаны квалификационные требования, функциональные обязанности, права, ответственность сотрудника.

Ниже предоставлена типовая форма должностной инструкции генерального директора. Обязанности и содержание некоторых других пунктов может изменяться в зависимости от отраслевой специализации (строительная организация, производственное, торговое предприятие, транспортная компания, ЖКХ, аптека и т.п.) и формы собственности фирмы (ООО, ОАО и др).

Образец типовой должностной инструкции генерального директора

І. Общие положения

1. Генеральный директор принадлежит к категории «руководители».

2. Генеральный директор управляет всеми видами деятельности организации и несет ответственность за последствия принимаемых решений, сохранность, использование имущества компании и результаты ее работы.

3. Генеральный директор непосредственно подчиняется собранию учредителей организации.

4. В период отсутствия генерального директора его функциональные обязанности, права, ответственность переходят к иному должностному лицу, относящемуся к категории «руководители», о чем сообщается в приказе по организации.

5. Генеральный директор руководствуется в своей деятельности:

законодательством РФ;
данной должностной инструкцией;
Уставом организации;
Правилами внутреннего трудового распорядка, другими нормативными актами компании.

6. Освобождение или назначение на должность генерального директора проводится решением собрания учредителей организации.

7. На должность генерального директора назначается лицо, имеющее высшее образование, опыт работы на руководящих должностях в соответствующей профилю компании отрасли не менее 5 лет.

8. Генеральный директор должен знать:

гражданское, трудовое, финансовое, налоговое, хозяйственное законодательство;
руководящие, нормативные материалы финансовых и контрольно-ревизионных органов;
организационно-штатную структуру организации;
основы бухгалтерского учета, финансовых расчетов, оборота товарно-материальных ценностей, их инвентаризации;
правила и нормы охраны труда.

ІІ. Должностные обязанности генерального директора

На генерального директора возложены следующие функциональные обязанности:

1. Управление финансовой деятельностью организации, реализация выполнения возложенных на сотрудников задач, их результативное взаимодействие.

2. Соблюдение законности деятельности компании, выполнение требований к ее функционированию в рамках законов РФ.

3. Способствование выполнению организацией всех обязательств перед федеральным, региональным и местным бюджетами, государственными внебюджетными социальными фондами, а также заказчиками и кредиторами.

4. Налаживание разработки и внедрения в целях повышения качества работ и рационального использования ресурсов:

прогрессивных средств управления и организации труда;
обоснованных нормативов материальных, трудовых затрат;
исследований рынка и передового опыта.

5. Разрешение вопросов, относящихся к финансовой, хозяйственной деятельности организации, в пределах своей компетенции.

6. Контроль выполнения:

должностных обязанностей сотрудниками организации, требований законодательства РФ и внутренних нормативных документов компании;
мер по устранению нарушений, недостатков в работе сотрудников.

7. Обеспечение:

организации всеми необходимыми материально-техническими средствами, необходимыми для ее деятельности;
сохранности материальных ценностей компании;
защиты имущественных интересов организации в суде, арбитраже, органах государственной власти;
ведения учета и составления предусмотренной отчетности.

8. Организация:

работы по обеспечению компании квалифицированными кадрами, рациональному использованию их профессиональных знаний и опыта, проведению аттестаций и обучению сотрудников;
разработки и утверждения штатного расписания компании, должностных инструкций для ее сотрудников;
ведения бухгалтерского учета, отчетности, делопроизводства, архивов организации;
всех необходимых работ по внутреннему контролю в компании.

ІІІ. Права

Генеральный директор имеет право:

1. Делегировать отдельные задачи другим должностным лицам организации.

2. Составлять и подписывать документы в пределах собственной компетенции.

3. Представлять интересы организации без доверенности во взаимоотношениях с государственными органами, контрагентами и иными сторонами.

4. Заключать и расторгать от имени компании любые виды договоров, в том числе трудовые.

5. Открывать в банках все виды счетов организации.

6. Утверждать в компании штатное расписание, Правила внутреннего трудового распорядка дня и иные внутренние документы.

7. Распоряжаться имуществом и денежными средствами в интересах организации.

8. Выдавать доверенности, ставить подпись в соответствующих документах.

9. Принимать в штат и освобождать от должностей сотрудников организации.

10. Обоснованно поощрять и налагать взыскания на работников компании.

11. Определять систему, формы и размер оплаты труда и материального поощрения сотрудников организации в рамках законодательства РФ.

12. Выносить вопросы на рассмотрение собрания учредителей компании, связанные с собственной деятельностью и выходящие за ее пределы.

13. Принимать решения в пределах своей компетенции.

ІV. Ответственность

Генеральный директор несет ответственность за:

1. Нанесение материального ущерба компании, ее контрагентам, сотрудникам, государству.

2. Недостоверную информацию, предоставленную собранию учредителей организации.

3. Разглашение личных данных, коммерческой тайны, конфиденциальной информации.

4. Ненадлежащее исполнение собственных должностных обязанностей.

5. Нарушение положений трудовой дисциплины, техники безопасности, противопожарной защиты, правил внутреннего трудового распорядка.

Эта обязанность регламентирована, в частности, Указом Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 № 9779-Х «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» (в ред. от 08.12.2003) и Трудовым кодексом Российской Федерации. Одной из должностных обязанностей секретаря является изготовление копий с документов и их заверение. Однако иногда вместо копии целесообразнее выдать выписку из документа. Юридически выписка из документа будет иметь права копии, но только при условии ее правильного оформления.

В каких случаях выдается выписка из документа вместо его копии? Во-первых, в случае если документ содержит конфиденциальную информацию о других лицах, во-вторых, когда объем документа достаточно большой, но не вся информация, содержащаяся в нем, относится к существу запроса.

ГОСТ Р 7.0.8-2013 СИБИД. "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" дает определение выписки из документа: «копия части документа, заверенная в установленном порядке». Поскольку других официальных определений не существует, воспользуемся этим.

В соответствии с требованиями Указа Президиума ВС СССР от 04.08.1983 № 9779-x выписки из документов должны быть оформлены на бланках предприятий, учреждений и организаций, заверены подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью. В выписке указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинный документ находится в данном предприятии, учреждении, организации.

Организации, с учетом этих требований, регламентируют оформление выписки из документа локальным нормативным актом, как правило, инструкцией по делопроизводству.

Для оформления выписки из документа используется общий бланк организации, т.е. такой бланк, в котором указаны только наименование организации, место составления или издания документа и определены места для проставления даты и регистрационного номера документа. В этот бланк в зону, отведенную для размещения реквизита «Наименование вида документа», впечатывается информация о том, из какого документа делается выписка.

В управленческой практике наиболее часто делаются выписки из приказов и протоколов. Выписка из приказа оформляется следующим образом: в определенных бланком зонах указываются дата и регистрационный номер копируемого документа. Обязательно копируется заголовок к тексту. Если приказ имеет вводную (констатирующую) часть, она копируется полностью, включая слово ПРИКАЗЫВАЮ. Затем копируется нужный фрагмент документа и реквизит «Подпись», т.е. наименование должности лица, подписавшего приказ, и расшифровка его подписи. Личная подпись не копируется.

Если вводной части в документе нет, то копируется слово ПРИКАЗЫВАЮ и нужный фрагмент документа.

Оформление выписки из кадрового приказа

Часто возникает необходимость сделать выписки из кадровых приказов, большинство из которых было оформлено по унифицированным формам, утвержденным постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» .

ВАЖНО!

С 1 января 2013 г. формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению. Вместе с тем обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (например, кассовые документы) (информация Минфина России № ПЗ-10/2012).

В этом случае выписку можно оформить двумя способами.

Первый способ – оформляем выписку в виде связного текста, используя общий

Второй способ – копируем фрагмент текста в виде таблицы, как в приказе.

Как и копия, выписка заверяется подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью. Требование проставления оттиска печати, закрепленное в Указе Президиума ВС СССР, обязательно в отношении копий и выписок из документов, предоставляемых в сторонние организации. Если копия или выписка остается в организации, печатью ее можно не заверять. Этим же Указом предусмотрено право организации выдавать копии и выписки из имеющихся у нее документов, исходящих от других предприятий, учреждений и организаций, от которых получить непосредственно копии этих документов затруднительно или невозможно. В этих случаях при изготовлении выписок воспроизводятся реквизиты бланков.

Более подробно о том, как правильно оформить выписку из протокола, а также как правильно заверить выписки вы узнаете в №9 2014 .

Солнцева О. Н., бизнес-тренер в области ДОУ и кадрового делопроизводства