Главная Истории успеха Концепция создания системы централизованного ведения единого номенклатурного справочника и единого классификатора материально-технических ресурсов. Управление нормативно-справочной информацией Способы кодирования МТР

Концепция создания системы централизованного ведения единого номенклатурного справочника и единого классификатора материально-технических ресурсов. Управление нормативно-справочной информацией Способы кодирования МТР

Вопрос: В организации вводится в промышленную эксплуатацию корпоративная информационная система (КИС), одним из блоков которой является единый справочник номенклатуры ТМЦ. Номенклатурные позиции в данном справочнике сформированы исходя из внутреннего стандарта ведения справочника ТМЦ на основе ГОСТов, ТУ и других стандартов. Как следствие, возникает проблема несоответствия названий, принятых в КИС и в первичных документах поставщиков.

Например, поставщик в первичном документе указал "Диз/топливо", а согласно внутреннему стандарту ведения справочника ТМЦ (1-е слово - имя существительное, 2-е - прилагательное) бухгалтер для проведения операции оприходования будет вынужден выбрать наименование "Топливо дизельное".

Правомерно ли отражение в автоматизированных системах управления финансово-хозяйственной деятельности организации наименования ТМЦ не в точном соответствии (символ в символ) с наименованием, указанным в первичном документе от поставщика? Правомерно ли для целей исчисления налога на прибыль отражать в учете наименование ТМЦ согласно внутреннему стандарту ведения справочника ТМЦ, отличное от его наименования в первичном документе от поставщика?

Ответ: В связи с письмом Департамент налоговой и таможенно-тарифной политики сообщает, что согласно "п. 11.4" Регламента Минфина России от 23.03.2005 N 45н обращения организаций и индивидуальных предпринимателей по оценке конкретных хозяйственных ситуаций в Департаменте не рассматриваются.

Одновременно сообщаем, что в соответствии с "п. 1 ст. 252" Налогового кодекса Российской Федерации (далее - НК РФ) налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов (за исключением расходов, указанных в "ст. 270" НК РФ).

Расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных "ст. 265" НК РФ, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.

Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором). Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

В соответствии с Федеральным "законом" от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать установленные указанным Федеральным "законом" обязательные реквизиты.

Организации, руководствуясь законодательством Российской Федерации о бухгалтерском учете, нормативными актами органов, регулирующих бухгалтерский учет, самостоятельно формируют свою учетную политику, исходя из своей структуры, отрасли и других особенностей деятельности. При этом утверждаются формы первичных документов, регистров бухгалтерского учета, а также документов для внутренней бухгалтерской отчетности, правила документооборота и технология обработки учетной информации, правила контроля за хозяйственными операциями.

Заместитель директора

Департамента налоговой

и таможенно-тарифной политики

С.В.Разгулин

Вопрос: В настоящее время в ОАО вводится в промышленную эксплуатацию корпоративная информационная система (КИС), одним из блоков которой является единый справочник номенклатуры ТМЦ. Номенклатурные позиции в данном справочнике сформированы исходя из внутреннего стандарта ведения справочника ТМЦ на основе ГОСТов, ТУ и других стандартов. Как следствие возникает проблема соответствия названий принятых в КИС и в первичных документах поставщиков. Например:

1. Поставщик в первичном документе указал "Диз.топливо", а согласно внутреннему стандарту ведения справочника ТМЦ (первое слово - имя существительное, второе прилагательное) бухгалтер для проведения операции оприходования будет вынуждена выбрать следующее наименование "Топливо дизельное".

2. В первичном документе "Бензин 80" в справочнике (в учете) "Бензин неэтилированный А-80".

3. В первичном документе "Газойль "А" в справочнике (в учете) "Газойль легкий марки "А".

На основании вышеуказанного, прошу Вас дать следующие разъяснения:

1. Правомерно ли отражение в автоматизированных системах управления финансово-хозяйственной деятельности предприятия наименования ТМЦ не в точном соответствии (символ в символ), как указано наименование в первичном документе от поставщика?

2. Будет ли считаться нарушением налогового законодательства в части налога на прибыль и НДС в случае отражения в учете наименования ТМЦ согласно внутреннему стандарту ведения справочника ТМЦ, отличного от его наименования в первичном документе от поставщика?

Ответ: В связи с вашим письмом Департамент налоговой и таможенно-тарифной политики сообщает, что согласно пункту 11.4 Регламента Минфина России от 23 марта 2005 г. N 45н обращения организаций и индивидуальных предпринимателей по оценке конкретных хозяйственных ситуаций в Департаменте не рассматриваются.

Одновременно сообщаем, что в соответствии с пунктом 1 статьи 252 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - НК РФ) налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов (за исключением расходов, указанных в статье 270 НК РФ).

Расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных статьей 265 НК РФ, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.

В соответствии с Федеральным законом от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать установленные указанным Федеральным законом обязательные реквизиты.

Письмо Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина РФ от 28 октября 2010 г. N 03-03-06/1/670

Обзор документа

Рассмотрен вопрос об оформлении первичных учетных документов.

Они принимаются к учету, если составлены по образцам, предусмотренным в альбомах унифицированных форм. Документы, форма которых не установлена в этих альбомах, должны содержать обязательные реквизиты. Последние определены Законом о бухучете.

Организации сами вырабатывают свою учетную политику исходя из структуры, отрасли и других особенностей деятельности. При этом утверждаются формы первичных документов, регистров бухучета, а также документов для внутренней бухгалтерской отчетности. Устанавливаются правила документооборота и технология обработки учетной информации, порядок контроля за хозяйственными операциями.

Вопрос: ...В организации вводится в промышленную эксплуатацию корпоративная информационная система (КИС), один из ее блоков - единый справочник номенклатуры ТМЦ. Номенклатурные позиции в справочнике сформированы исходя из внутреннего стандарта. Возникает проблема несоответствия названий, принятых в КИС и в первичных документах поставщиков. Правомерно ли отражение в автоматизированных системах управления финансово-хозяйственной деятельности наименования ТМЦ не в точном соответствии (символ в символ) с наименованием, указанным в первичном документе? Правомерно ли при исчислении налога на прибыль отражать в учете наименование ТМЦ согласно внутреннему стандарту ведения справочника ТМЦ, отличное от его наименования в первичном документе? (Письмо Минфина РФ от 28.10.2010 n 03-03-06/1/670)

Вопрос: В организации вводится в промышленную эксплуатацию корпоративная информационная система (КИС), одним из блоков которой является единый справочник номенклатуры ТМЦ. Номенклатурные позиции в данном справочнике сформированы исходя из внутреннего стандарта ведения справочника ТМЦ на основе ГОСТов, ТУ и других стандартов. Как следствие, возникает проблема несоответствия названий, принятых в КИС и в первичных документах поставщиков.
Например, поставщик в первичном документе указал "Диз/топливо", а согласно внутреннему стандарту ведения справочника ТМЦ (1-е слово - имя существительное, 2-е - прилагательное) бухгалтер для проведения операции оприходования будет вынужден выбрать наименование "Топливо дизельное".
Правомерно ли отражение в автоматизированных системах управления финансово-хозяйственной деятельности организации наименования ТМЦ не в точном соответствии (символ в символ) с наименованием, указанным в первичном документе от поставщика? Правомерно ли для целей исчисления налога на прибыль отражать в учете наименование ТМЦ согласно внутреннему стандарту ведения справочника ТМЦ, отличное от его наименования в первичном документе от поставщика?
Ответ:
МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ПИСЬМО
от 28 октября 2010 г. N 03-03-06/1/670
В связи с письмом Департамент налоговой и таможенно-тарифной политики сообщает, что согласно п. 11.4 Регламента Минфина России от 23.03.2005 N 45н обращения организаций и индивидуальных предпринимателей по оценке конкретных хозяйственных ситуаций в Департаменте не рассматриваются.
Одновременно сообщаем, что в соответствии с п. 1 ст. 252 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - НК РФ) налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов (за исключением расходов, указанных в ст. 270 НК РФ).
Расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 НК РФ, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.
Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.
Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором). Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.
В соответствии с Федеральным законом от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать установленные указанным Федеральным законом обязательные реквизиты.
Организации, руководствуясь законодательством Российской Федерации о бухгалтерском учете, нормативными актами органов, регулирующих бухгалтерский учет, самостоятельно формируют свою учетную политику, исходя из своей структуры, отрасли и других особенностей деятельности. При этом утверждаются формы первичных документов, регистров бухгалтерского учета, а также документов для внутренней бухгалтерской отчетности, правила документооборота и технология обработки учетной информации, правила контроля за хозяйственными операциями.
Заместитель директора
Департамента налоговой
и таможенно-тарифной политики
С.В.РАЗГУЛИН
28.10.2010

Единая система ведения НСИ

Ключевым решением проблемы является создание Единой системы ведения нормативно-справочной информации, стандартизирующей и унифицирующей все информационные потоки внутри компании.

Единая система ведения НСИ представляет собой автоматизированную информационную систему, обеспечивающую хранение, обработку и предоставление нормативно-справочной информации. В состав программного обеспечения системы входят инструменты ведения справочников и классификаторов, средства поиска объектов учета, модули обмена информацией между экспертами и пользователями, средства интеграции с внешними приложениями.

Состав нормативно-справочной информации у каждой компании индивидуален и определяется целым рядом факторов, таких как: отрасль, виды деятельности предприятия, тип выпускаемой продукции или оказываемых услуг. Наиболее важной является следующая информация:

Организации - входящие в состав предприятия юридические лица, по которым ведется общий учет и отчетность;
Подразделения - отделы и управления, из которых складывается организационная структура;
Склады;
Статьи затрат;
Номенклатура - товарно-материальные ценности и услуги, используемые в деятельности предприятия;
Контрагенты - совокупность партнеров (юридических и физических лиц), с которыми взаимодействует предприятие.

Справочники организаций, подразделений, складов и статей затрат у большинства предприятий сравнительно невелики. Необходимость редактирования их данных возникает гораздо реже, чем в случае с номенклатурой и контрагентами. Поэтому, несмотря на важность и трудоемкость заполнения каждого из них, в рамках данной статьи мы будем говорить о двух последних справочниках.

«Номенклатура» и «Контрагенты» - крупнейшие хранилища информации, включающие порой десятки тысяч позиций. Продукты уровня ERP, к которым относится, например, «1С:Предприятие 8.2 Управление производственным предприятием» (далее - 1С УПП), позволяют организовать эти справочники в виде многоуровневой системы хранения информации, состоящей из подчиненных регистров, справочников и других объектов. Это позволяет добиться структурированности и управляемости списков номенклатуры и контрагентов вне зависимости от их объемов.

Основным документом, регламентирующим порядок работы Единой системы ведения нормативно-справочной информации, должна быть Методика ведения НСИ. Этот документ формируется по распоряжению руководителя предприятия, формализует состав рабочей группы, ее цель и ответственность и порядок работы с НСИ.

Методика должна описывать работу с каждым ключевым справочником и содержать следующие положения1:

Признаки классификации содержимого справочников (элементов);

Ответственность за работу со справочниками;
Порядок и условия добавления/изменения позиций.

Последовательно разберем указанные разделы.

Классификация НСИ

Классификация НСИ может осуществляться по произвольному количеству признаков. Исходя из требований, предъявляемых к учету и к НСИ в частности, рабочей группой, ответственной за создание методики, определяет целесообразный набор признаков. Оперативный учет и формирование бухгалтерской, управленческой отчетности будет осуществляться с использованием справочных данных в том виде, в котором они заложены в Методику.

Классификационных разрезов на малом предприятии может использоваться несколько, в средних и крупных компаниях в учете целесообразно организовать сложную структуру НСИ, которая позволит формировать отчетность с нужной степенью детализации. Приведем рекомендации по наиболее емкой части НСИ - справочнику товарно-материальных ценностей.

Согласно лучшей практике, наиболее эффективно использование следующих признаков:

А. Функциональный - классифицирует товарно-материальные ценности исходя из их функциональных возможностей и предназначения. Данный признак является ключевым, поскольку позволяет быстро и безошибочно найти нужный элемент при любом объеме информации. Лежит в основе государственного Общероссийского классификатора продукции (ОКП):

31 0000 ПРОДУКЦИЯ ТЯЖЕЛОГО, ЭНЕРГЕТИЧЕСКОГО И ТРАНСПОРТНОГО МАШИНОСТРОЕНИЯ. 34 0000 ОБОРУДОВАНИЕ И МАТЕРИАЛЫ ЭЛЕКТРОТЕХНИЧЕСКИЕ. 34 1000 Трансформаторы и трансформаторное оборудование, аппаратура высоковольтная, силовая преобразовательная техника, хемотроника. 34 2000 Аппараты электрические на напряжение до 1000 В. 34 3000 Комплектные устройства и электроустановки на напряжение до 1000 В. обязательная сертификация соответствия 34 4000 Оборудование специальное технологическое, шинопроводы низкого напряжения. 34 5000 Электротранспорт, электрооборудование для электротранспорта и подъемно-транспортных машин. 35 0000 ПРОДУКЦИЯ КАБЕЛЬНАЯ.36 000 ПРОДУКЦИЯ ХИМИЧЕСКОГО И НЕФТЯНОГО МАШИНОСТРОЕНИЯ.

Б. Экономический - позволяет формировать отчетность с учетом сущности, характера использования товарно-материальные ценностей. Например, могут использоваться виды ТМЦ:

a) Продукция;
b) Полуфабрикаты;
c) Сырье;
d) Материалы;
e) Тара
f) Другое.

В. Технические. Использование технических признаков - цвет, размер, электропроводимость, плотность, точность и др. - является обязательным условием ведения учета на производственных предприятиях, часто эффективной применяется в торговых организациях. С использованием данного способа на предприятиях возникает наибольшее количество затруднений. Это вызвано неспособностью устаревшего программного обеспечения предоставить стройные и удобные инструменты классификации, увязки сведений разных систем предприятия.

Например, резисторы с разной точностью и сопротивлением могут разделяться:

2 %, 1,00 Ом = S01
5 %, 1,00 Ом = S25
5 %, 510 Ом = A42
10 %, 1,00 Ом = S49
10 %, 820 кОм = D60

Количество технических параметров, которые закладываются в основу классификации, выбирается исходя из особенностей продукции и сырья, используемого на предприятии. Чем большее количество признаков необходимо, тем большие требования предъявляются к учетной системе.

Признаки классификации можно разделить на две группы: ключевые - те, которые пронизывают весь учет и анализируются и бухгалтерской и управленческой отчетности; вспомогательные, служащие для получения различных справок, отчетов средней и низкой важной.

На этапе подготовки методики необходимо выявить и описать все ключевые признаки, потому что именно на них будет строиться учетная система. Вторая группа признаков может меняться и расширяться в ходе работы системы, без существенных затрат.

Их примерами могут служить следующие признаки:

Участие в гос.программе;
Длительность доставки;
Уровень контроля;
Наличие драгметалла в составе ТМЦ.

Ответственность за ведение НСИ

Крайне важным требованием является назначение лиц, ответственных за ведение НСИ. Только тогда прекращается ввод бесчисленных дублей, когда приказом руководителя утверждаются четкие роли участников процесса, а права на добавление позиций сосредоточены в руках ответственного сотрудника.

Как правильно определить ответственных лиц? - Их перечень формируется с учетом следующих предпосылок:

За конкретной должностью или сотрудником закрепляются права на добавление/изменение информации в справочнике; на период временного отсутствия ответственного предусматривается делегирование прав утвержденному замещающему сотруднику;
Сотрудник должен быть экспертом в предметной области НСИ, за работу с которой назначается ответственным;
Ответственного выбирают в том отделе, который первым получает информацию о новой номенклатурной позиции;
Зоной ответственности является справочник (например, «Статьи затрат»), для крупных справочников - группа входящих в них элементов (группа «Резисторы» справочника «Номенклатура»).

Результатом распределения ответственности является достижение простоты и надежности порядка работы со справочными данными. Взаимодействие ответственных лиц и пользователей систем наглядно демонстрирует следующий рисунок:

Порядок ведения НСИ

Порядок ведения НСИ описывает последовательность действий, необходимых для добавления, изменения или удаления данных справочников. Всем участникам процесса назначаются роли, определяющие наличие прав на администрирование и пользование справочной информацией.

Пользователи должны использовать рекомендуемые инструменты поиска элементов справочника и обращаться к ответственному лицу, только если уверены, что нужной позиции нет в справочнике. Потребность в новом элементе отражается в заявке ответственному и описывает все требуемые параметры.

Ответственный сотрудник проверяет, отсутствует ли в справочнике требуемая позиция, в том числе под иным наименованием. Также осуществляется контроль правильности составления заявки на добавление. На основании заявок, успешно прошедших проверки, добавляются новые элементы (позиции справочника).

Схематически процесс выглядит следующим образом:

Аналогичный алгоритм может быть применен при необходимости изменения/удаления позиций.

Предлагаемая последовательность действий заметно сложнее привычного большинству исполнителей принципа «Сам добавлю, что нужно - не придется никого просить и ждать». Этот принцип способен упростить работу рядовых сотрудников на первых порах, но неизбежно приводит к утрате целостности системы и взаимопонимания между отделами.

Методика работы с НСИ, предусматривающая разграничение полномочий и ответственность за выполняемые действия - это фундамент, который позволяет заложить крепкое и функциональное строение учетной системы, обеспечивает комплексный подход к организации учета.

Возможности ведения НСИ в «1С:Предприятие 8»

Современный набор продуктов 1С далеко ушел от «программы для ведения бухгалтерского учета». 1С предлагает комплексные автоматизированные системы управленческого учета класса ERP, полную автоматизацию планирования, бюджетирования, формирования консолидированной отчетности и многое другое. Разработка таких сложных и многофункциональных продуктов, как, например, «1С:Предприятие 8.2 Управление производственным предприятием», требует эффективной организации ведения нормативно-справочной информации.

В 2010 году в линейке продуктов 1С появилась конфигурация «1С:MDM Управление нормативно-справочной информацией». Конфигурация предназначена для автоматизации процессов консолидации, первичной обработки и ведения нормативно-справочной информации, с целью повышения рентабельности процессов использования материально-технических, человеческих, финансовых ресурсов и активов предприятий.

Задачи, реализованные в 1С MDM:

Стандартизация информационного взаимодействия между структурными подразделениями и функциональными службами;
Централизация ответственности за качество нормативно-справочной информации;
Использование качественной нормативно-справочной информации всеми пользователями информационных и учетных систем предприятия;
Обеспечение актуальности нормативно-справочной информации в части базовых справочников за счет внедрения современных методов и технологий хранения, ведения и управления НСИ; уменьшение количества ошибок, операционных издержек, снижение негативного влияния "человеческого фактора";
Рост эффективности контроля ключевых производственно-экономических показателей на основе стандартизованных данных нормативно-справочной информации.

Богатые функциональные возможности, взаимодействие с продуктами 1С, Oracle, SAP, организация единой системы из нескольких разных программ - все это обусловливает высокую ценность и высокую сложность внедрения данной конфигурации.

1С:MDM может быть востребована крупными компаниями, нацеленными на фундаментальный, многозадачный процесс автоматизации, в котором будут принимать участие группа организаций и территориально разнесенных филиалов/подразделений.

Средним и малым организациям предоставлена возможность использовать функционал, заложенных в ведущих программных продуктах 1С. В «1С:Предприятие 8.2 Бухгалтерия предприятия», «1С:Предприятие 8.2 Управление производственным предприятием» разработаны разнообразные хранилища информации, удобство и действенность которых росла от года к году.

Как мы говорили, наиболее объемным хранилищем информации является справочник «Номенклатура». При автоматизации производственного предприятия необходимо эффективно использовать возможности, заложенные в программном продукте. Приведем рекомендации по их применению.

Как мы говорили, номенклатура в 1С - собирательное понятие, включающее и разнообразные ТМЦ, и услуги. Справочник «Номенклатура» имеет сложную структуру:

Как видно на иллюстрации, с основным справочником связано много дополнительных хранилищ данных (подчиненных справочников и регистров), которые призваны обеспечить полноту и многогранность учета процессов, в которых участвует номенклатура.

Для целей данной статьи мы рассмотрим те из них, которые способствуют лучшей организации учета ТМЦ и оптимизации их перечня. Это «Характеристики номенклатуры», «Единицы измерения» и «Номенклатура контрагентов».

Номенклатура контрагентов - это список наименований поставщика, которые относятся к одной и той же по факту товарно-материальной ценности. Чтобы соблюсти требование бухгалтерии использовать именно то название, которое содержится в сопроводительной документации, не требуется создавать новую позицию в справочнике. «Номенклатура контрагентов» будет хранить все вариации наименований, использованных поставщиком, а в справочнике «Номенклатура» останется лишь одна позиция - как в жизни. Наш справочник только что уменьшился на 15%2!

Единицы измерения в 1С УПП могут присваиваться номенклатуре в любом количестве. Движения и остатки по каждой позиции - учитываться одновременно в упаковках, килограммах, метрах и т.д. Больше не нужно отдельно учитывать одну и ту же краску в зависимости от того, отражена она в накладной в банках или в литрах. Экономия - еще 7%.

Наиболее же интересные возможности связаны с характеристиками номенклатуры. Они позволяют вести учет номенклатуры в разрезе наборов параметров, заданных пользователем. Это может быть цвет, форма, стадия обработки, влагостойкость и многое другое. Характеристика - это совокупность значений параметров конкретной позиции, например: «Цвет: Серебристый, Стадия обработки: отшлифован».

Контроль остатков и движений можно вести как по номенклатуре, так и по паре номенклатура+характеристика.

Использование хараектеристик позволяет радикально сократить объем справочника «Номенклатура», а главное - обеспечить ясный и удобный порядок ведения НСИ. В приведенной таблице дан пример трансформации двух исходных нечитабельных списков (резисторов и труб) в стройную систему, состоящую всего из 2 номенклатурных элементов с наборами характеристик.

Пример преобразования номенклатуры при переходе к учету по характеристикам:

Возвращаясь к принципам классификации данных справочников, можно сказать, что характеристики и единицы измерения - инструменты классификации номенклатуры по ключевым признакам. Для разделения НСИ по вспомогательным признакам в 1С УПП предусмотрены дополнительные функциональные возможности, среди которых можно выделить «Категории» и «Свойства» .

Эффективное ведение нормативно-справочной информации - один из базисов, на которых строится 1С УПП. Разработка положений внутренней методики работы с НСИ и их реализация в современной комплексной информационной системе - залог полноценного прозрачного учета. Учета, дающего руководителю исчерпывающие сведения для принятия управленческих решений.

1 Необходимо упомянуть, что применение методики требует первоначального заполнения учетной системы сведениями, подготовленными по рекомендациям данной статьи.

2 Числовые показатели, приведенные в данном разделе статьи, условные.

19. Общероссийские, отраслевые классификаторы информации, их применение для автоматизированной обработки информации. Назначение, разработка, использование локальных (корпоративных) классификаторов информации.

Важным средством достижения достоверности и сопоставимости статистических показателей в современных условиях перехода страны к рыночным отношениям и развития процессов интеграции с международным сообществом является созданная в России Единая система классификации и кодирования информации (ЕСКК) - совокупность общероссийских классификаторов технико-экономической и социальной информации; средств ведения классификаторов; нормативных и методических документов по их разработке, ведению и применению. ЕСКК устанавливает единые методологические и организационные основы проведения работ по классификации и кодированию информации, а также состав, содержание и порядок проведения этих работ.

Классификация - это разделение множества объектов технико-экономической и социальной информации на подмножества по их сходству или различию в соответствии с принятыми методами, подразделяемыми на иерархический и фасетный.

Иерархический метод классификации - это последовательное разделение множества объектов на подчиненные классификационные группировки. При этом деление производится сначала по выбранному признаку на крупные классификационные группировки, а затем каждая из них делится по другому признаку на ряд последующих группировок, конкретизируя объект классификации. Таким образом, между классификационными группировками устанавливается подчиненность (иерархия).

Фасетный метод классификации - это параллельное разделение множества объектов на независимые классификационные группировки. В этом случае множество объектов информации описывается набором независимых фасетов (списков), не имеющих жесткой взаимосвязи друг с другом, которые можно использовать отдельно для решения различных задач.

Для формализованного описания заданного множества объектов осуществляется кодирование - присвоение кода классификационной группировке или объекту классификации для обеспечения их однозначной идентификации в классификациях в соответствии с выбранным методом кодирования с помощью знаков (символов). Код - это знак или совокупность знаков, принятых для обозначения классификационной группировки или объекта классификации. Кодирование позволяет производить эффективную автоматизированную обработку информации.

Нормативный документ, содержащий систематизированный перечень наименований и кодов классификационных группировок и объектов классификации, носит название классификатора. По своему статусу классификаторы приравнены к соответствующим категориям стандартов.

В зависимости от области применения и уровня принятия (утверждения) классификаторы подразделяются на следующие категории: общероссийские, отраслевые (ведомственные) и классификаторы предприятий.

Общероссийский классификатор (ОК) принимается Госстандартом России и обязателен для применения в определенных сферах деятельности, установленных разработчиком по согласованию с заинтересованными министерствами, ведомствами. Разработана целая система общероссийских классификаторов, значительная часть которых базируется на действующих международных классификаторах. Отраслевой (ведомственный) классификатор принимается министерством или ведомством РФ и обязателен для применения всеми предприятиями данного министерства или ведомства.

Классификатор предприятия принимается предприятием или объединением предприятий и применяется только этими хозяйствующими субъектами.

Международный классификатор принимается международной организацией. Применение международных классификаторов обеспечивается путем полного или частичного включения их содержания в отечественные классификаторы либо путем разработки переходных ключей.

На базе вычислительного центра Госкомстата России создан автоматизированный банк классификаторов (АБК) - открытая распределенная информационно-справочная система ведения и распространения общероссийских классификаторов технико-экономической и социальной информации на машинных носителях. АБК предназначен для использования в качестве информационной основы при решении задач атлетического характера на различных уровнях государственного управления.

20. Информационное обеспечение управления закупками. Документооборот при закупках ТМЦ.

Информационное обеспечение закупочной деятельности на предприятия представляет собой деятельность по прогнозу, переработке, учету и анализу информации и является инструментом интеграции элементов системы логистического управления закупочной деятельностью.

Информационное обеспечение не возможно без информационных систем.

Информационные системы – это комбинация взаимосвязанных компонентов, которые собирают, обрабатывают и хранят исходные данные и распределяют информацию так, чтобы с ее помощью принимать решения, контролировать их выполнение и координировать деятельность предприятия. Информационные системы построены на основе инфраструктур информационных технологий, включающих компьютеры и программное обеспечение.

Технологии информационных систем могут дать предприятию следующие основные преимущества:

1. Снижение затрат и повышение эффективности за счет упрощения процессов закупок и высвобождения времени сотрудников службы закупок, в результате чего они могут заниматься работой, добавляющей более высокую ценность.

2. Быстрый и более легкий доступ к наиболее важным данным в режиме реального времени помогает принимать обоснованные решения.

3. Благодаря сокращению времени на административную и тактическую деятельность в процессе поставок работники могут уделять больше времени стратегическим инициативам и более сфокусированной работе с важными поставщиками и основными проектами по поставкам.

4. В масштабах всего предприятия, системы позволяют контролировать расходы.

Переход с ручных систем на автоматизированные повышает точность информации. Вследствие чего могут быть снижены запасы (например, резервный запас), сокращение случаев дефицитов, снижение затрат на ускорение выполнения заказов и т.д.

Все информационные системы основаны на электронном обмене данными (EDI) – это вариант, облегчающий проведение документации в стандартизированной электронной форме, осуществляемой непосредственно между компьютерным приложением в одной организации и аналогичным приложением в другой.

Использование информационных систем приводит к автоматизации закупочной деятельности, что представлено на рисунке 3.

Рис. 3 Схема автоматизированной системы закупок

На российских и зарубежных предприятиях для информационного обеспечения закупочной деятельности используются следующие основные программные комплексы:

1. «Галактика». Комплексная информационная система (КИС) «Галактика» предназначена для автоматизации всего спектра финансово-хозяйственной деятельности средних и крупных предприятий. Основные ее блоки: «Контур логистики», «Контур управления производством», «Финансовый контур» и др. В состав «Контура логистики» входят следующие модули: «Управление снабжением», «Управление договорами», «Складской учет», «Управление сбытом», «Поставщики, получатели».

Реализованные в системе функции (рис. 4) позволяют автоматизировать:

· определение объемов и направлений материальных потоков;

· организацию складского хозяйства;

· организацию перевозки, а также всех необходимых операций в пути следования грузов к пунктам назначения и т.д.

Рис. 4 Схема единого информационного пространства

В составе «Контура логистики» все задачи решаются комплексно, это является основным преимуществом его использования для управления закупочной деятельностью. По мнению специалистов в области управления логистической деятельностью на предприятии, «Контур логистики» системы «Галактика» отличается функциональной полнотой и удобством эксплуатации.

2. «1С-Логистика: Управление складом». Данный программный продукт предназначен для автоматизации управления складским хозяйством предприятия. При ее использовании уменьшается количество ошибочных складских операций, повышается точной и оперативность учета товара, уменьшаются затраты на заработную плату складских работников и т.д. Система поддерживает работу с различными типами оборудования: принтерами этикеток, сканерами штрих-кода и др.

3. «Фолио». Данный программный продукт отличается большой функциональной полнотой. Он включает в себя: «Фолио-WinСклад», «Фолио-ЛогистикСклад», «Фолио-ЗаказПоставка», «Фолио-Интернет-Заказ» и т.д. Программный модуль «Фолио-ЗаказПоставка» автоматизирует работу отдела закупки и отдела логистики. В функциональном смысле представляет собой систему, отслеживающую цепочку поставок от заказа поставщику до прихода на склад. Преимущества: поддержка полного цикла документооборота, подбор поставщиков по нескольким критериям (цена, сроки, качество, надежность), возможность консолидации и подачи заявок в разной форме.

4. «Oracle». В данной системе находится модуль «Закупки», который представляет собой интегрированное программное решение для учета данных о поставщиках, ведения информации о заявках и заказах предприятия, а также для управления процессом поступления сырья и ресурсов. Данный модуль позволяет вести базу данных поставщиков, автоматизировать работу с заявками на приобретение, управлять процессом получения сырья и материалов.

Здесь рассмотрены только наиболее известные программные продукты отечественных и зарубежных производителей, которые уже достаточно широко внедрены в бизнес-практику, а на самом деле их ассортимент гораздо шире и продолжает увеличиваться.

На любом предприятии необходимо оценивать степень эффективности использования информационного обеспечения закупочной деятельности, также необходимо знать, какие программные продукты существуют и как, по возможности, внедрить их. От этого зависят отношения с поставщиками предприятия, а также целесообразный их поиск и выбор.

21. Технология обработки данных о поступлении ТМЦ.

Учет товарно-материальных ценностей (ТМЦ) требует, как правило, обработки больших объемов информации. Поэтому конфигурация максимально облегчает работу пользователя с помощью широкого использования механизма автоматической подставки данных по умолчанию, возможности ввода документов на основании других документов, с помощью других приемов.

Учет товаров, материалов и готовой продукции реализован в конфигурации в соответствии с ПБУ 5/01 "Учет материально-производственных запасов" и методическим указаниям по его применению.

Операции поступления, перемещения и выбытия товарно-материальных ценностей (ТМЦ), регистрируются путем ввода в информационную базу соответствующих документов. Бухгалтерские проводки при этом формируются автоматически. Реквизиты проводок заполняются на основании информации, содержащейся в документе.

Так при регистрации поступления ТМЦ путем ввода документа "Поступление товаров и услуг", номенклатура поступающих ТМЦ перечисляется в табличной части документа на закладке "Товары". Причем в процессе заполнения табличной части пользователем для каждой номенклатурной позиции конфигурация автоматически подставляет счет учета бухгалтерского учета, счет учета НДС и некоторые другие данные. Эти данные используются конфигурацией при автоматическом формировании проводок.

Проводка формируется по каждой записи табличной части "Товары". В качестве субконто (объекта аналитического учета) дебета проводки указывается элемент справочника "Номенклатура" из одноименной колонки табличной части "Товары".

Таким образом, аналитический учет ТМЦ ведется на основе справочника "Номенклатура". В этом справочнике хранятся наименования и прочие реквизиты товарно-материальных ценностей.

При автоматической подстановке бухгалтерского счета учета ТМЦ по умолчанию конфигурация выбирает наиболее подходящую запись из специального списка, хранящегося в информационной базе.

Для указания счета учета расчетов с контрагентом в проводке по умолчанию будет выбрана наиболее подходящая запись из другого аналогичного списка.

Благодаря использованию принципа умолчания можно разделить работу по учету ТМЦ между бухгалтерами и другими сотрудниками предприятия следующим образом. Бухгалтеры осуществляют общее методическое руководство, контролируют и заполняют списки, используемые для подстановки бухгалтерских счетов в документы учета движений ТМЦ. (Причем поставляемая конфигурация уже содержит списки, предварительно заполненные минимально необходимыми наборами записей). А сотрудники, отвечающие за регистрацию движений ТМЦ (сотрудники отдела материально-технического снабжения, производственных подразделений и др.), вводят документы, заполняют их наименованиями ТМЦ, контрагентов и прочими реквизитами, после чего бухгалтерские проводки формируются автоматически по правилам, предписанным бухгалтерами.

Товарно-материальные ценности могут выбывать по нескольким причинам: в результате продажи, передачи в производство, списания и др. В конфигурации поддерживаются следующие способы оценки ТМЦ при их выбытии:

по средней себестоимости;
по себестоимости первых по времени приобретения материально–производственных запасов (способ ФИФО.

Выбор того или иного способа устанавливается в информационной базе в настройках политики бухгалтерского учета организации.

Помимо синтетического учета ТМЦ на счетах бухгалтерского учета, конфигурация обеспечивает ведение аналитического учета по их видам - позициям номенклатуры (то есть элементам справочника "Номенклатура") и по местам хранения (складам). Это позволяет формировать бухгалтерские отчеты, отражающие наличие и перемещения ТМЦ в разрезе позиций номенклатуры и мест хранения в денежном и количественном выражении.

22. Автоматизации учета закупок ТМЦ и контроля выполнения заказов поставщиками.

От эффективности управления закупками товарно-материальных ценности зависит качество производимой продукции, бесперебойность снабжения производства, соблюдение сроков выполнения заказов в рамках плановой себестоимости. Конфигурация обеспечивает менеджеров, отвечающих за снабжение, информацией, необходимой для своевременного принятия решений о пополнении запасов, для снижения затрат на закупки и четкой организации взаимодействия с поставщиками.

Конфигурация автоматизирует планирование запасов по следующим двум категориям:

операционные запасы - данная категория обеспечивает операционную деятельность предприятия;
страховые запасы - данная категория запасов формируется для защиты от непрогнозируемого поведения покупателей и срывов сроков поставок заказанных товаров.

Операционные запасы планируются по известным потребностям предприятия.

На основании укрупненного плана закупок и уточненного плана производства формируется уточненный план закупок.

При этом конфигурация использует данные учета товарно-материальных ценностей предприятия.

Потребности в закупках товарно-материальных ценностей (ТМЦ) рассчитываются с учетом имеющихся свободных остатков ТМЦ на складах и с учетом необходимости остаточного страхового запаса ТМЦ после выполнения производственной программы.

Страховые запасы планируются с использованием механизма управления запасами по точке заказа. Данный механизм предусматривает автоматизированное формирование заказов поставщикам при снижении запасов ниже предопределенного уровня - точки заказа. Механизм помогает контролировать момент формирования заказов поставщикам и определять требуемый объем заказа. Точка заказа и размер страхового запаса могут быть определены пользователем отдельно для каждого вида номенклатуры. Для этого могут использоваться различные стратегии расчета: установка фиксированного значения, по среднему размеру партий номенклатуры, по оптимальному размеру заказа.

Материалы планируются с точностью до номенклатурной позиции и цели ее использования - заказа, проекта, наименования готового изделия.

В числе возможностей, которые предоставляет конфигурация:

23. Автоматизация учета и контроля запасов ТМЦ для производства.

В целях оптимизации управления на этапе производственного процесса используемая программа автоматизации должна отслеживать фактические затраты, то есть вести в автоматическом режиме постатейный учет себестоимости производимой продукции. Наибольший удельный вес в себестоимости продукции имеют, как правило, материальные затраты, важнейшую часть которых в свою очередь составляют затраты на сырье и основные материалы. Основными задачами учета производственных запасов являются, во-первых, калькуляция фактических затрат по заготовлению (приобретению) материальных ценностей, во-вторых, контроль за их сохранностью и за соблюдением норм и нормативов и, в-третьих, правильное распределение стоимости израсходованных в процессе производства материалов по объектам калькулирования. В данной статье мы подробнее остановимся на классификации производственных запасов, их оценке при приобретении и списании на производство, а также документальном оформлении такого списания.

г. Москва, Ленинский пр-т, 9 Тел.: (4, E’mail: *****@***ru, *****@***ru

ВЫПИСКА

КОНЦЕПЦИЯ СОЗДАНИЯ СИСТЕМЫ ЦЕНТРАЛИЗОВАННОГО ВЕДЕНИЯ ЕДИНОГО НОМЕНКЛАТУРНОГО СПРАВОЧНИКА И ЕДИНОГО КЛАССИФИКАТОРА МАТЕРИАЛЬНО-ТЕХНИЧЕСКИХ РЕСУРСОВ

Ремонтные работы" href="/text/category/remontnie_raboti/" rel="bookmark">работы по ремонту и техобслуживанию. Например, для ремонта механической части агрегатных станков требуется детализировать:

Для готовой продукции металлургического производства (Функциональная группа «Сбыт и маркетинг») можно предложить следующую структуру характеристик, детализирующих позиции справочника ЕНС:

Классификаторы, кодификатор и навигаторы – верхний уровень описания информации о материально-технических ресурсах – с точки зрения разных функциональных групп.

Помимо множества детализированных справочников параметров МТР, используемых для описания МТР в разных функциональных группах (нижний уровень - уровень детализации ЕНС), необходимо использовать и различные классификаторы и навигаторы, являющимися надстройкой на д ЕНС, служащей целям структурирования этого справочника со стороны разных функциональных направлений.

Так, для разработки навигатора для функционального блока «Снабжение» необходимо рассмотреть и творчески переработать как существующие на _______» правила категоризации закупаемой продукции (ПД _______ 3-ЩСА), так и международные торговые классификаторы, например, КОМПАСС:

Если рубрикация в системе КОМПАСС отражает глобальный характер этой торговой системы, то стоит рассмотреть и противоположные примеры – упрощенные рубрикаторы российских торговых систем:

Для построения навигаторов оборудования для функционального блока «Техобслуживание и Ремонты», возможно следует использовать структуру классификатора производственного оборудования ПМ-100:

Для функционального направления «Сбыт и маркетинг» при разработке навигатора следует ориентироваться, например, на классификатор гармонизированной номенклатуры грузов МПС:

Необходимость построения разных навигаторов для разных функциональных групп вытекает не только из задач навигации по справочнику ЕНС: существует необходимость использовать различные классификаторы для идентификации продукции на разных стадиях жизненного цикла: ОКП, ГНГ, ЕТСНГ, ТН ВЭД и др.

Создание в рамках ЕСВ МТР только одного Единого классификатора МТР, одновременно отвечающего нуждам самых различных подразделений предприятия и гармонизированного со всеми общероссийскими и международными классификаторами также невозможно. И не только по причине того, что создание такого классификатора - это уровень долгосрочной национальной задачи, выполнение которой силами одного предприятия не представляется возможным (см. Схему). Но и в силу сложности самого объекта описания, в частности, многовариантности его возможных описаний ка со стороны факторов производства, так и со стороны факторов назначения МТР (см. Схему).

Для выполнения функций навигации по Единому номенклатурному справочнику необходимо формировать несколько вариантов классификаторов (навигаторов), каждый из которых будет отражать специфику и требования различных функциональных направлений использования ЕНС.

В силу сказанного, проектируемая структура ЕСВ МТР неизбежно будет включать помимо корпоративного (а не глобального общепромышленного) кодификатора продукции еще и несколько навигаторов, предназначенных для конкретных специализированных подразделений _______».

В итоге, для отражения всего многообразия сведений о материально-технических ресурсах _______» необходимо будет построить множество взаимосвязанных с ЕНС детализирующих справочников (нижний уровень) и множество навигаторов (верхний уровень). Модель общей структуры системы ведения информации о МТР показана на нижеприведенной схеме.

Схема 6: Основные линии классификации МТР

Анализ текущего состояния ЕНС и других используемых в _______» справочников продукции показывает, что накопленные предприятием массивы в большинстве случаев сделаны на высоком профессиональном уровне и вполне могут служить основой для формирования ЕСВ МТР. Имеющиеся проблемы с качеством и полнотой наполнения некоторых конкретных позиций могут быть успешно решены в процессе предстоящей выверки массивов НСИ, оптимизации структуры и нормализации описаний МТР в рамках предлагаемых ниже методологических подходов.

Столь же высокой оценки заслуживает и используемая на _______» система категоризации закупаемых ресурсов, которая с минимальными изменениями и дополнениями может быть встроена в ЕСВ МТР в качестве навигатора для группы «Снабжение». Имеющиеся расхождения с рекомендуемыми стандартами принципами классифицирования (например, Кодификатором групп средств измерений, МИ2314-00) могут быть отнесены на специфику отрасли и предприятия.

Вместе с тем, практика применения отдельными подразделениями _______» собственных вариантов классификаторов МТР (включая модифицированный ОКП 4 уровня) показывает необходимость принятия единой методологической основы и объединения усилий разных групп специалистов для создания единого общекорпоративного кодификатора МТР, гармонично учитывающего интересы собственных подразделений предприятия, требования со стороны партнеров _______» и в целом – со стороны инициированного в России процесса создания единого общепромышленного классификатора продукции, а также задачи гармонизации с существующими классификаторами общероссийского уровня, стран ЕЭС и НАТО, стран тихоокеанского региона в рамках вступления в ВТО.

Возможные модели построения Корпоративного Классификатора продукции (ККП).

1. На базе общероссийских классификаторов (ОК)

Некоторые недостатки стандартных общероссийских классификаторов, затрудняющие их прямое использование в качестве ККП:

Существующие классификаторы (ОКП, ОКДП, ОКВЭД и другие) не позволяют однозначно решить проблему классификации продукции. В ряде случаев возникают противоречия, связанные с отнесением схожей продукции в разные группы классификации. В итоге это порождает множественное дублирование номенклатурных позиций и искажение информации;

Существующие классификаторы, в том числе, недавно введенный в действие гармонизированный ОКВЭД, создавались прежде всего исходя из потребностей статистического наблюдения, нужд таможенных органов (взимание пошлин) и разработки прогнозов социально-экономического развития Российской Федерации. Принятая в них группировка продукции по производственному принципу оказывается неудобной при их использовании в качестве закупочного каталога;

В ряде случаев необходимо использовать сразу несколько стандартных классификаторов. Это требует разработки в каждом случае системы специальных таблиц соответствия, что создает дополнительные трудности создания и поддержки объединенных систем (над решением этой проблемы несколько десятилетий работают специалисты ЕС и ВТО);

Существующие классификаторы не всегда достаточно подробно описывают виды продукции. В случае необходимости более подробного описания продукции, как правило, используются различные расширения стандартных классификаторов. Но, поскольку в каждом случае строятся разные расширения с разными детальными кодами, эти расширения оказываются несовместимы друг с другом;

Существующие классификаторы не позволяют оперативно получать информацию о продукции, особенно – о новой продукции;

Существующие классификаторы не позволяют оперативно реагировать на скорость появления новых классов продукции (в частности, в ОК практически не охвачен компьютерный раздел и новые виды ;

Ни один из существующих классификаторов не отвечает полностью современным требованиям по поддержанию и развитию. Соответствующие регламенты и процедуры не учитывают возможности информационно-коммуникационных технологий;

Отсутствует прямая связь позиций классификаторов с номенклатурой продукции, выпускаемой предприятиями Российской Федерации;

Существующие классификаторы ОК (ОКП, ОКДП, ОКВЭД и другие) не позволяют однозначно решить проблему классификации продукции. В ряде случаев возникают противоречия, связанные с отнесением схожей продукции в разные группы классификации. В итоге это порождает множественное дублирование номенклатурных позиций и искажение информации, например:

У большинства существующих классификаторов можно отметить следующие недостатки в использовании принципов классифицирования:

2. Использование корпоративных классификаторов, полностью независимых от ОК.

3. Корпоративные Классификаторы продукции, использующие в качестве базовой структуры переработанную структуру ОК.

Варианты формирования Перечня базовых классов корпоративного классификатора:

ü формирование базовой структуры путем выделения среднего уровня из ОК;

ü анализ существующих на предприятии справочников и классификаторов МТР, выделение из них ключевых классов продукции.

ВЫБОР ИСХОДНОГО КЛАССИФИКАТОРА ДЛЯ ПОСТРОЕНИЯ ПЕРЕЧНЯ БАЗОВЫХ КЛАССОВ.

После определения методики формирования Перечня базовых классов необходимо определиться на базе каких ОК целесообразнее строить корпоративный классификатор МТР. Специалистам Заказчика и Исполнителя предлагается выбрать наиболее подходящий для _______» вариант из нижеследующих:

Основной вариант 1: построение корпоративного классификатора продукции на основе ОКПД/ОКП/ОКДП/ОКОФ (гармонизация с международными стандартами ЕС);

Основной вариант 2: построение корпоративного классификатора продукции на основе ЕКПС для госзакупок в системе ФСКП (гармонизация с международными стандартами стран НАТО).

Дополнительный вариант 1: построение корпоративного классификатора продукции на на базе классификаторов стандартов ОКС/МКС (непосредственная связь с госстандартами на продукцию).

Дополнительный вариант 2: построение корпоративного классификатора продукции на на базе классификатора международной системы КОМПАСС.

Краткое описание Общероссийских классификаторов ОКС/ОКП/ОКДП/ОКОФ

/ОКПД.

ü ОКС - Общероссийский классификатор стандартов , входит в состав Единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации (ЕСКК) Российской Федерации. Соответствует Международному классификатору стандартов (МКС), утвержденному ИСО и рекомендованному к применению в странах - членах ИСО, а также Межгосударственному классификатору стандартов. Классификатор представляет собой иерархическую трехступенчатую классификацию с цифровым алфавитом кода классификационных группировок всех ступеней иерархического деления и имеет следующую структуру: ХХ. YYY. ZZ, где XX - группа, YYY - подгруппа, ZZ - раздел

ü ОКП - Общероссийский классификатор продукции , входит в состав ЕСКК РФ, разработан и введен в действие на территории РФ взамен Общесоюзного классификатора промышленной и сельскохозяйственной продукции. В ОКП предусмотрена пятиступенчатая иерархическая классификация с цифровой десятичной системой кодирования.

ü ОКДП - Общероссийский классификатор видов деятельности , продукции и услуг , входит в состав ЕСКК РФ, разработан на основе международных классификаторов International Standard Industrial Classification of all Economic Activities (Международная стандартная отраслевая классификация всех видов экономической деятельности - МСОК, третий пересмотренный вариант) и Central Product Classification (Единая классификация товаров - ЕКТ или Классификация основных продуктов - КОП), утвержденных Статистической комиссией ООН. В ОКДП используется семиразрядный код (четыре разряда - высшие классификационные группировки для классификации видов экономической деятельности и три низших разряда - для классификации видов продукции и услуг.

ü ОКОФ - Общероссийский классификатор основных фондов , входит в состав ЕСКК РФ. При разработке ОКОФ учтены: Международная стандартная отраслевая классификация всех видов экономической деятельности (МСОК) - International Standard Industriel Classification of all Economic Activities (ISIC), международный Классификатор основных продуктов (КОП) - Central Product Classification (CPC), стандарты Организации Объединенных Наций по международной системе национальных счетов (СНС), Положение о бухгалтерском учете и отчетности в Российской Федерации, а также Общероссийский классификатор видов экономической деятельности, продукции и услуг (ОКДП), для которого МСОК и КОП являются базовыми. В ОКОФ используется девятизначная иерархическая классификация.

ü ОКПД - Общероссийский классификатор продукции по видам экономической деятельности , планируется введение в состав ЕСКК РФ 01.01.2007г., взаимоувязан с Общероссийским классификатором видов экономической деятельности (ОКВЭД), Статистической классификацией продукции по видам деятельности в Европейском экономическом сообществе (КПЕС) и Перечнем ПРОДКОМ. В основу ОКПД положена Statistical Classification of Products by Activity (CPA) in the European Economic Community

Построение корпоративного классификатора продукции на основе Единого кодификатора предметов снабжения (ЕКПС) Федеральной системы каталогизации продукции (ФКПС).

Одной из основных систем каталогизации в мире является Система каталогизации НАТО (NATO Codification System - NCS, 1956). В этой системе участвуют 46 наиболее развитых стран мира. Подписание Соглашения между Государственным комитетом РФ по стандартизации и метрологии и Советом национальных директоров по каталогизации НАТО, делает возможным участие России в системе NCS в качестве участника 1 уровня , что позволяет:

получать коды для каталогизации предметов снабжения;

получать каталожную информацию от системы

NCS, но не передавать её;

получать платную помощь по запросам по развитию работ по каталогизации.

В рамках этого сотрудничества в России был разработан Единый кодификатор предметов снабжения для федеральных государственных нужд (ЕКПС).

Построение Перечня базовых классов МТР – начальный этап создания корпоративного классификатора материально-технических ресурсов.

После выбора исходного ОК необходимо выполнить комплекс работ по созданию Перечня базовых классов МТР, которые будут являться основой для последующего кодирования продукции.

Основные принципы создания Перечня базовых классов продукции были определены выше. Для определения базовых классов для таких Активов предприятия как Здания и сооружения, необходимо выбрать соответствующий исходный классификатор или же создать свой собственный классификатор основных фондов, который бы в полной мере учитывал специфику _______».

Построение верхнего уровня корпоративного классификатора МТР.

Вторым шагом необходимо выстроить иерархию верхних уровней кодификатора и разных (ракурсных) навигаторов МТР. При этом необходимо придерживаться базовых принципов формирования классификаторов:

1. Формулировки должны обеспечить ясность понимания содержания рубрик классификатора для всех, кому предстоит с ним работать (т. е. и для специалистов по рубрицированию с соответствующим образованием, и для пользователей, не имеющих такого образования). Поэтому использование не общеупотребительных терминов должно быть сведено к минимуму, а если таковые неизбежны - они снабжаются полными определениями / толкованиями.

2. При формировании классификатора используется единственный логический оператор - логическое деление . При этом неукоснительно соблюдаются три основных правила логического деления: единство основания деления, исчерпывающий характер деления и альтернативность членов деления.

Построение нижних уровней классификатора МТР

Следующим этапом построения корпоративного классификатора МТР является этап расклассифицирования каждого базового класса из соответствующего Перечня.

За основу здесь слудует брать либо утвержденные Государственные реестры материалов, оборудования, приборов и т. п., либо рекомендационные классификационные группировки ГОСТов и других нормативных документов (в т. ч. ведомственных и корпоративных).

Перечень стандартных наименований продукции.

Согласно принципам международной системы каталогизации, в том числе и принятой в России, неотъемлемым результатом процедуры классификации изделия должно явиться соответствие этого изделия конкретному утвержденному наименованию из единого перечня стандартных наименований продукции (ЕПСН).

ЕПСН или «Утвержденное наименование» (УН) является важнейшим понятием в системе каталогизации продукции, а формирование и использование единого перечня УН – важнейшим этапом в процессе каталогизации изделий.

Способы кодирования МТР

Выгоды кодификации продукции:

Получение более точной и полной информации о материальных запасах. Более полные сведения для оперативного планирования . Сокращение ручного труда при управлении данными о ресурсах. Уменьшение затрат на управление ресурсами. Точные данные для оценки и учета имущества и оборудования. Помощь при расчетах полной стоимости государственных проектов, использующих рассматриваемые ресурсы.

Существует три варианта кодификации продукции:

Ø код зависит от класса продукта и, возможно, от Стандартного наименования (например, NCS)

Ø код не зависит от класса продукта, но зависит от предприятия-изготовителя (например, EAN, UID, ФНН)

Ø код зависит от места в иерархии кодификатора и, возможно, от перечня и порядковых номеров характеристик продукции (например, Интертех)

Организация централизованной системы ведения ЕНС МТР

Одним из самых сложных моментов при построении Единой системы ведения информации о материально-технических ресурсах предприятия является определение принципов централизованного ведения Единых справочников и классификаторов МТР при условии, что в различных подразделениях предприятия могут сохраняться их собственные справочники МТР. Более того, эти «старые» или локальные справочники могут еще значительное время использоваться в работе разного рода унаследованных информационных систем.

Для решения вопросов сосуществования централизованных и локальных справочников, как правило, используются две основные возможные модели организации системы ведения НСИ:

Схема операций по раскодированию позиций МТР:

Схема Автоматической обработки нераскодированных позиций МТР:

Схема Ручной обработки нераскодированных позиций МТР:

Общий план работ по созданию Централизованного справочника МТР и таблиц переходных ключей

	Создание и предобработка сводных унифицированных массивов справочников МТР
	Анализ и унификация структурных различий в справочниках МТР: Оценка обычаев и регламентов описания различных видов материалов и продукции, Разработка стандартных форматов унифицированного описания для единого эталонного справочника МТР, Решение задач параметрического слияния и/или разделения.
	Формирование сводных унифицированных массивов МТР из справочников подразделений.
	Предобработка сводных массивов МТР: Прямое и косвенное дублирование; Перевод/замена латиницы; Разработка регламента лингвистической обработки.
	Запуск и мониторинг исполнения потоков задач лингвистической обработки наименований МТР.
	Экспертиза Единого справочника МТР на предмет наличия записей-двойников.
	Экспертная обработка массивов лингвистических аналогов наименований МТР.
	Формирование массивов возможных аналогов для многофакторного анализа.
	Экспертная обработка массивов возможных аналогов по полной совокупности параметров описания МТР.
	Формирование таблиц явных и возможных двойников для передачи Экспертам Заказчика. (с учетом сведений об актуальности позиций МТР и их распределения по предприятиям и кураторам).
	Принятие решения Экспертами Заказчика по записям-двойникам и формирование Единого справочника МТР.
	Принятие решений по явным двойникам.
	Анализ предлагаемых Исполнителем изменений по числу и правилам написания основных параметров возможных двойников и принятие решений по переводу возможных двойников в явные двойники.
	Формирование единого справочника МТР и таблиц переходных ключей к справочникам МТР подразделений.
	Разработка регламента и контроль за процессом исправлений кодов МТР в транзакционных базах данных и аналитических хранилищах в подразделениях.
	Настройка распределенной системы ведения справочника МТР с поддержкой процедур ввода-рассмотрения заявок на внесение новых записей (с механизмом гарантированной доставки сообщений), с мониторингом общего качественного состояния и механизмом пакетного внесения изменений (на основе ВЭБ-сервисов).

Общий план работ по созданию Корпоративного классификатора МТР

	Выбор приемлемой для _______» модели построения Централизованного классификатора МТР.
	Выбор исходного Общероссийского классификатора для построения ЕСВ МТР.
	Формирование перечня товарных классов корпоративного классификатора.
	Определение дополнительных исходных классов для определения перечня товарных классов в разделе «Здания и сооружения».
	Разработка корпоративного классификатора основных фондов.

	Разработка детализированной структуры товарных классов.
	Разработка перечня технических характеристик для детального описания МТР для разных товарных классов.
	Создание перечня стандартных наименований продукции на базе существующего ЕНС.
	Нормализация описаний МТР в справочнике ЕНС.
	Разработка принципиальной схемы и осуществление кодирования МТР.
	Описание системы связей (в том числе вхождения и подчинения) между объектами МТР.
	Разработка системы видения Централизованного справочника и классификатора МТР в условиях реляционной модели отношений с унаследованными справочниками продукции различных подразделений (включая таблицу переходных ключей).
	Осуществление работ по гармонизации справочника и классификатора МТР с основными общероссийскими и международными классификаторами.
	Разработка специализированного программного обеспечения , поддерживающего технологии создания и ведения ККП МТР.
	Разработка и создание программной среды для последующего обновления и развития вспомогательных баз данных для системы централизованного ведения справочника и классификатора МТР (БД резерва МТР, БД прейскурантов, БД каталогов МТР, БД аналогов продукции, Справочника марок МТР, Справочника ГОСТов и ТУ, справочников синонимов, сокращений, транслитераций и др.).

Приведенный выше перечень работ по построению Корпоративного классификатора МТР структурно изображен на следующих Схемах:

Перечень необходимых методологий для построения Единой системы ведения информации о материально-технических ресурсах _______».

Классификатор, кодификатор и навигаторы ЕСВ МТР:

Методы формирования Перечня базовых классов МТР

Методы создания объединяющих и детализирующих группировок базовых классов в процессе формирования Кодификатора и Навигаторов МТР

Методы формирования Единого перечня стандартных наименований (ЕПСН МТР)

Методы кодификации МТР

Методы гармонизации ЕК МТР с внешними классификаторами, составления и поддержки переходных ключей

Справочники ЕСВ МТР:

Методы свода исходных справочников МТР и создания Единого номенклатурного справочника

Методы верификации ЕСН

Методы нормализации описаний позиций МТР

Методы идентификации МТР

Методы организации централизованного ведения ЕСВ НСИ с поддержкой реляционной системы отношений со справочниками МТР подразделений

Вспомогательные массивы НСИ, Базы данных, Контент-Хранилища:

Методы формирования и использования БД резерва МТР

Методы формирования и использования резерва стандартных наименований

Методы формирования и использования БД прейскурантов

Методы формирования и использования БД каталогов МТР

Методы формирования и использования БД аналогов продукции и условий взаимозаменяемости