Suport administrativ. Suport administrativ pentru afaceri în toate etapele de funcționare a organizației

Responsabilitatile locului de munca un asistent administrativ este mai mult decât să răspundă la telefon și să comande prânzul pentru șef. Citiți acest articol pentru a afla mai multe despre aceste responsabilități. Responsabilitățile postului unui asistent administrativ s-au extins acum la sarcini mai complexe, cum ar fi realizarea de prezentări și conducerea unui birou. Descrierea postului Asistentul administrator include atribuții și responsabilități de management de proiect. Practic, funcționează în modul multitasking. Responsabilitatea sa principală este să ofere suport administrativ pentru a ajuta biroul să funcționeze fără probleme și eficient.
Responsabilitati
Asistentul administrativ raporteaza managerului ca un senior manager administrativ.Atributiile unui asistent administrativ presupun atentie la cel mai mic detaliu, fiind bine organizat si avand excelente abilitati de comunicare. Atribuțiile unui asistent administrativ includ execuția și coordonarea activitati administrative birou, primirea și integrarea datelor și diseminarea informațiilor către clienți și angajații companiei.
Atribuțiile și responsabilitățile unui asistent administrativ se extind și pentru a îndeplini diverse sarcini, cum ar fi programarea de întâlniri, întâlniri, organizarea și gestionarea documentelor cu copii, efectuarea de cercetări și diseminarea de informații prin telefon, e-mail, scrisori și site-uri web. Responsabilitățile asistentului administrativ includ, de asemenea, suportul de călătorie și cazarea oaspeților.
Asistentul administrativ este, de asemenea, necesar să cultive și să utilizeze faxuri, fotocopiatoare, scanere, videoconferințe, sisteme telefonice, computere, programe de birou și altele. De asemenea, el/ea ar trebui să fie destul de familiarizat cu fișierele Word, foile de calcul, prezentările Powerpoint, rapoartele, documentele, publicațiile, softwareși diagrame digitale.
Asistentul administrativ trebuie să aibă bune abilități de comunicare și negociere atunci când vorbește și lucrează cu clienții, agenții de vânzări și alți angajați. Asistentul administrativ trebuie să fie capabil să administreze stocurile și alte depozite de date. Multe companii transferă sarcinile și responsabilitățile, instruirea și orientarea noilor angajați către un asistent administrativ. Un asistent administrativ are nevoie de cunoștințe pentru a gestiona apelurile video, a supraveghea munca altor angajați, a revizui note, depuneri, rapoarte etc. De asemenea, trebuie să fie capabil să pregătească planuri, să organizeze ședințe ale comitetelor și organelor executive.
Responsabilitățile principale includ colectarea corespondenței, rapoarte și alte documente. Ei ar trebui să fie capabili să întrețină fișierele de birou, să deschidă fișiere și să livreze documente prin poștă, să organizeze întâlniri și să stăpânească coordonarea reparațiilor echipamentelor de birou. De asemenea, li se cere să păstreze informații și dosare confidențiale, evidența deciziilor luate, aranjamentele pentru plata taxelor, cercetări și sprijin în pregătirea petițiilor, politici și proceduri ale biroului. De asemenea, trebuie să întâmpine și să asiste vizitatorii, să răspundă la telefoane și să-i îndrume către departamentul corespunzător.
Funcțiile și atribuțiile unui asistent administrativ, includ și organizarea biroului, comandarea papetărie, păstrând clienții și desfășurând fără probleme munca de birou. Dacă apar erori în funcționarea zilnică a biroului, el ar trebui să poată rezolva problema.
Aptitudini
Candidatul trebuie să aibă anumite abilități și cunoștințe. Aceasta include cunoașterea:

Contabilitate
Administrare birou
Aspecte financiare
Informații despre angajați și dosare
programe de procesare a textului și folosiți foi de calcul

Candidatul trebuie să aibă abilități care includ:
Abilități de comunicare scrisă
Abilități interpersonale
Capacitatea de a lua decizii
Capacitatea de rezolvare a problemelor
Abilități de ascultare verbală și de comunicare
Abilități de gestionare a timpului
Limba locală, precum și alte limbi comune de promisiune, dezvoltarea abilităților de citire și scriere
Abilitati de organizare

Pe plan personal, candidatul trebuie să aibă o etică excelentă în muncă, să fie onest, de încredere, umil și flexibil. Individul trebuie să fie sensibil din punct de vedere cultural și să respecte toți angajații și clienții organizației.

Probleme
El poate întâmpina diverse dificultăți în timpul muncii sale. Acestea includ ore lungi de muncă, utilizarea computerelor și ridicarea sau mutarea rechizitelor și materialelor individuale de birou. El/ea se poate confrunta cu o întrerupere continuă a angajaților și poate avea nevoie să vorbească cu el/ea în mod regulat. Asistentul trebuie să fie puternic mental și fizic. El trebuie nu numai să vorbească cu angajații, clienții, ci și să respecte termenele limită, să urmărească comenzile și livrările și, de asemenea, trebuie să fie foarte precis în menținerea nivelului în domeniul tuturor nuanțelor de bază și ale muncii. În unele cazuri, trebuie să aibă cunoștințe privind anumite aspecte legale, să cunoască terminologia, precum și procedurile. Cei care lucrează în medii medicale pot necesita anumite cunoștințe legate de proceduri medicale, echipamente, terminologie și rapoarte.
Puteți găsi un loc de muncă și poate fi uriaș și complex, totuși aceasta este cu siguranță una dintre oportunitățile de angajare pline de satisfacții. Întregul birou depinde de tine și va trebui să cunoști fiecare colț și colț al biroului. El devine ca bebelușul tău și trebuie să-l prețuiești și să te asiguri că alergă fără probleme. Trebuie să aveți experiență în abilități de secretariat, diplomă de absolvire liceu cu cunoștințe de bază de birou și calculator. Există un număr mare de companii care caută candidați cu diplomă de licență pentru postul de asistent administrativ. Dacă ești o persoană ambițioasă care nu se ferește de responsabilități și provocări, aceasta este calea de carieră potrivită pentru tine.

Este responsabilitatea tuturor secretarilor de a oferi suport administrativ managerului. Aceste responsabilități includ organizarea de întâlniri de afaceri, conferințe și călătorii. Pentru informații despre cum să organizați corect aceste evenimente, citiți articolul nostru.

Din acest articol veți învăța:

• cum se organizează o întâlnire de afaceri a șefului;
• suport administrativ al șefului în organizarea ședințelor;
• suport administrativ pentru șeful aranjamentelor călătoriilor de afaceri.

Secretarul șefului ar trebui să ofere maximă asistență în organizarea diverselor evenimente, fie că este vorba despre o întâlnire sau o excursie în altă țară. Este adesea dificil pentru începători să înțeleagă toate nuanțele simultan. De aceea astăzi ne vom uita la modul de organizare a suportului administrativ pentru un manager.

Sprijin administrativ al șefului: organizarea de ședințe

În primul rând, sprijinul administrativ al șefului include activități precum întâlniri de afaceri. Acestea pot fi ținute atât pe teritoriul organizației dvs., cât și în exterior. Întâlnirile de afaceri sunt împărțite condiționat în conversații de afaceri și negocieri. Primele sunt ținute în formă liberă și sunt o discuție a oricăror probleme. conversații de afaceri nu duc întotdeauna la decizii, ceea ce nu se poate spune despre negocieri. Negocierile presupun un format mai riguros de întâlniri care sunt organizate pentru a lua decizii importante asupra dezvoltării Politica de prețuri, activități comune ale organizațiilor etc. Negocierile se încheie întotdeauna cu semnarea documentelor finale sau a unui acord verbal.

Dacă o întâlnire de afaceri are loc pe teritoriul organizației dvs., atunci trebuie să pregătiți sediul, să formulați ordinea de zi, să pregătiți documente necesareși anunță toți invitații în timp util. Dacă întâlnirea va dura mult timp, atunci este necesar să se prevadă organizarea unei pauze, disponibilitatea băuturilor (ceai, cafea), precum și numărul de locuri pentru toți participanții.

Suport administrativ al șefului în organizarea ședințelor

La pregătirea întâlnirilor, managerul și secretarul ar trebui să ia în considerare următoarele recomandări:

Trebuie avut în vedere că există două tipuri de întâlniri: operaționale și programate. La pregătirea unei ședințe operaționale (care se ține după un anumit program), secretarul trebuie să se ocupe de invitarea participanților, de anunțarea șefului celor care nu s-au prezentat și de a afla motivele absenței. În timpul întâlnirii operaționale, secretarul ar trebui să se afle în zona de recepție și să primească apeluri și vizitatori.

Atunci când se organizează o întâlnire (întâlnire) programată cu un număr mare de participanți, pregătirea începe cu 1,5-2 săptămâni înainte de desfășurare și include următorii pași:

• stabilirea datei, orei și locului ședinței;
• întocmirea agendei, a listei participanților și a vorbitorilor;
• efectuarea lucrărilor care pot fi necesare înainte de începerea ședinței;
• redactarea textului invitației.

Un tip special de întâlnire este așa-numita „ brainstorming". O astfel de întâlnire are loc atunci când este necesar să se rezolve o problemă complexă, să se găsească o cale de ieșire dintr-o situație confuză și să se ia o decizie responsabilă.

Pentru această întâlnire, este necesar să se formuleze o sarcină - cea mai importantă și urgentă. Cu cât sunt mai puține persoane care participă la întâlnire, cu atât mai rapid poate fi găsită o soluție. Timpul alocat acestui eveniment ar trebui, de asemenea, să fie strict limitat. Veți fi surprins de cât de strânse termenele limitează luarea deciziilor. Deciziile prezentate în cadrul unor astfel de reuniuni ar trebui să fie tocmai colective. Acestea. fiecare soluție propusă ar trebui discutată ținând cont de propunerile tocmai ale tuturor participanților. De regulă, amendamentele introduse de majoritate sunt cele care fac posibilă găsirea celei mai corecte și necesare soluții.

Sprijin administrativ pentru șef de călătorii de afaceri

Organizarea călătoriilor pentru un director este una dintre cele mai dificile părți ale jobului unui secretar, mai ales când vine vorba de călătorii în alte țări. În acest ultim caz, cel mai dificil și mai trist proces poate fi obținerea unei vize. Să ne dăm seama cum să evităm greșelile în această etapă.

Pentru a solicita o viză, trebuie să colectați un pachet de documente pe care le solicită ambasada. Pentru a economisi timp, vă recomandăm să vizitați mai întâi site-ul ambasadei și să vă familiarizați cu cerințele și condițiile pentru eliberarea vizelor. După aceea, trebuie să sunați la ambasada - uneori ambasadele nu au timp să posteze cerințele modificate pe site.

Merită amintit! Convorbirile cu ambasada (inclusiv o programare pentru depunerea documentelor) sunt plătite. Conturile sunt emise pe individualși plătite printr-o bancă. Dacă nu plătiți factura la timp, atunci data viitoare nu vi se vor furniza informații și nu veți fi înregistrat pentru cererea de viză, chiar dacă contactați o altă ambasadă - la ambasade o singură bază date.

În timpul apelului, specificați cine, unde și în ce condiții poate solicita (de exemplu, o procură) pentru o viză, în ce monedă și unde se plătește taxa de viză (uneori ambasadele acceptă plăți prin bănci - în acest caz, nu nu uitați să luați o confirmare de plată) și la ce dată se păstrează înregistrarea acest moment. În timpul sezonului turistic, rezervările se pot face cu până la trei săptămâni înainte. Ar putea avea sens să vă înscrieți imediat. Dacă actele nu sunt depuse la timp, nu sunt prevăzute sancțiuni, trebuie doar să vă înscrieți din nou.

Dacă nu ați avut timp să ridicați toate documentele, puteți încerca să vă permiteți să aduceți documentele lipsă mai târziu sau în ziua obținerii vizei sau să le trimiteți prin e-mail sau prin fax. Asta nu înseamnă că ambasada te va întâlni la jumătatea drumului, dar este posibil, mai ales dacă o persoană solicită o viză la această ambasadă nu pentru prima dată.

Pe site-ul ambasadei, puteți descărca formularul de cerere, pe care trebuie să îl completați, citind cu atenție instrucțiunile pentru completarea acestuia.

Există două tipuri de vize: de afaceri și turistice.

Pentru a obține o viză de turist, este suficient să solicitați sprijin pentru viză de la hotelul în care intenționează să se cazeze managerul dumneavoastră. Adesea este emis exclusiv pentru datele pentru care este rezervată camera de hotel.

Pentru a obține o viză de afaceri, este necesară o invitație din partea partenerilor de afaceri. Procedura de obținere a unei vize de afaceri este, de obicei, mai complicată decât o viză de turist: ambasada cere confirmarea contactelor de afaceri (contracte, facturi, extras din registre etc.), prin urmare, pentru o singură călătorie, se eliberează adesea viza de turist. printr-un hotel. Dar dacă managerul tău plănuiește să viziteze țara des, este mai bine să aplici pentru o viză de afaceri, mai ales având în vedere că persoanelor care au intrat în țară cu o viză de turist au interzis să facă afaceri pe teritoriul acesteia.

Trebuie amintit că ambasadele nu funcționează numai în sărbătorile rusești, ci și pe sărbători tara reprezentata. Mai ales acest fapt trebuie luat în considerare în decembrie-ianuarie, când durata vacanțelor ajunge la trei săptămâni.

Apoi, trebuie să rezervați un hotel. Pentru a face acest lucru, trebuie să știți în ce parte a orașului cel mai timpul va fi petrecut de managerul dumneavoastră într-o călătorie de afaceri. Este mai bine să căutați și să rezervați un hotel pe site-uri speciale care conțin hărți ale orașului. Întrebați și despre condițiile de rezervare în acest hotel. Dacă aveți nevoie să solicitați suport pentru viză de la hotel, vă recomandăm să anunțați personalul prin telefon sau e-mail, indicând returul Adresa de e-mail. Documentul primit trebuie tipărit în două exemplare: unul va fi solicitat ambasadei, al doilea poate fi solicitat la trecerea frontierei. Nu uitați să rezervați un transfer pentru managerul dvs. care îl va întâlni la aeroport. De regulă, majoritatea hotelurilor oferă acest serviciu. Dacă managerul dumneavoastră face excursii regulate în același oraș, vă sfătuim să aranjați un serviciu special cu hotelul. Acest lucru vă va permite să rezervați o cameră în avans fără a efectua o plată în avans.

Fișiere atașate

• Protocol intalnire generala angajaţilor la alegerea reprezentanţilor colectiv de muncă(blank).doc
• Reglementări privind călătoriile de afaceri (formular).doc
• Fişa postului secretarului şefului (formular).doc

Disponibil numai pentru abonați

• Proces-verbal al adunării generale a salariaţilor privind alegerea reprezentanţilor colectivului de muncă (eşantion).doc
• Reglementări privind călătoriile de afaceri (exemplu).doc
• Fișa postului secretarului șefului (probă).doc

Postul de asistent administrativ este similar în multe privințe cu cel de secretar, inclusiv de formare documente tipărite, gestionarea apelurilor telefonice, controlul documentelor și întocmirea proceselor verbale ale întâlnirilor. În plus, sarcinile unui asistent administrativ pot include supravegherea logisticii biroului, lucru in echipa cu supraveghetori pe proiecte importante și gestionarea activității secretarilor. Deși această poziție nu necesită educație specială, asistenții administrativi ai directorilor superiori din companie și cei care lucrează în domenii speciale precum medicina sau energie nucleara poate necesita studii de specialitate.

Responsabilitati

Adesea, responsabilitățile unui asistent administrativ sunt mult mai largi decât cele ale unui secretar. Printre altele, el este responsabil cu asigurarea biroului cu tot ceea ce este necesar pentru buna funcționare a angajaților, lucrul cu corespondența de intrare și de ieșire, coordonarea programelor de călătorie și întâlnirile mai multor persoane deodată. Uneori, asistentul administrativ este responsabil și de relațiile publice. Informarea publicului despre anumite evenimente, el își reprezintă compania, adică. este chipul companiei. În unele cazuri, asistentul administrativ superior supraveghează activitatea asistenților și/sau secretarilor juniori și trebuie să furnizeze periodic rapoarte și prezentări cu privire la activitatea acestora. Destul de des, persoana care lucrează în această poziție ajută la efectuarea instruirii pentru personalul nou, mai ales dacă munca acestui personal va fi legată de îndeplinirea sarcinilor administrative. Un asistent administrativ trebuie, de asemenea, să aibă abilități precum, de exemplu, capacitatea de a lucra cu diverse echipamente de birou, înțelegerea organizării și desfășurării licitațiilor pentru furnizarea anumitor produse și servicii.

Aptitudini necesare

Având în vedere faptul că reprezentanții acestei profesii trebuie să controleze programul de lucru al mai multor persoane simultan și să urmărească progresul mai multor proiecte simultan, trebuie să fie foarte atenți chiar și la cele mai mici detalii și să fie capabili să îndeplinească mai multe sarcini. o dată. De asemenea, trebuie să aibă abilități bune de comunicare ca prin natura activităților lor, ei trebuie să interacționeze foarte mult cu oamenii, atât cu angajații companiei, cât și cu clienții acesteia. Abilitatea de a lua decizii și de a lucra independent este, de asemenea, o componentă importantă, deoarece. un asistent administrativ este o persoană care poate determina rapid dacă un document primit este important sau nu de interes deosebit. Ce e-mail poate răspunde un angajat obișnuit și care dintre ele necesită mai mult atenția unui manager nivel inalt. Cum și în ce ordine să treci aprobarea documentelor pentru toate instanțele oficiale, astfel încât sarcina să fie îndeplinită eficient și la timp. Pe lângă toate cele de mai sus, un asistent administrativ trebuie să aibă o dicție bună, să poată scrie frumos și să înțeleagă tehnologii moderne, deoarece acest lucru este adesea necesar atunci când lucrați cu o cantitate mare de corespondență, baze de date, verificarea și editarea documentelor.

Specializare

Un asistent administrativ se poate specializa în munca unui singur departament al companiei, cum ar fi resursele umane sau tehnologia informației. Deși această stare de fapt este mai degrabă caracteristică organizațiilor mari.

Asistent administrativ superior oficial lucrează numai cu primele persoane ale companiei. El poate fi responsabil pentru munca unui întreg grup de oameni sau poate lucra în echipă cu o singură persoană. În orice caz, pe lângă cele de mai sus, asistentul de la acest nivel este responsabil cu organizarea călătoriilor și participarea la conferințe. senior management companii, interacțiunea cu organul de conducere al companiilor partenere și membrii consiliului lor de administrație. Mai simplu spus, cu cât poziția șefului este mai înaltă, mai mare și mai semnificativă, cu atât mai multe cerințe sunt impuse asistentului său administrativ.

Uneori, un asistent administrativ se poate specializa într-un anumit domeniu, cum ar fi medicina sau dreptul. În astfel de cazuri, pe lângă sarcini standard, trebuie să îndeplinească sarcini legate direct de specializarea sa. De exemplu, unui asistent juridic poate fi solicitat să efectueze studii de caz și să organizeze o scurtă întâlnire pentru a discuta punctele principale ale cazului în cauză. Asistentilor medicali li se cere adesea să știe cum să proceseze și să factureze o companie de asigurări pentru îngrijirea medicală. servicii medicaleși regulile de laborator.

Există și asistenți administrativi virtuali care își desfășoară activitatea de la distanță, prin telefon și internet.

Formare profesională

În cele mai multe cazuri, un candidat pentru postul vacant de asistent administrativ poate obține acest post cu studii medii complete și promovând cursuri în etică de afaceriși tehnologia de informație. Pentru posturile vacante în domenii specializate, cum ar fi medicina sau dreptul, candidatul trebuie să cunoască, să înțeleagă și să navigheze mecanismul acestei industrii și terminologia acesteia. Certificat de absolvire a pregătirii profesionale, diplomă de specialist, certificat de absolvire a pregătirii într-o instituție recunoscută instituție educațională- toate acestea pot ajuta semnificativ la găsirea unui loc de muncă și la promovarea ulterioară prin grade.

Shamaeva M.A.
absolvent al grupului ITM-24
Școli de management IT
RANEPA sub președintele Federației Ruse.

În prezent, domeniul managementului administrativ a suferit schimbări majore în majoritatea sectoarelor și industriilor de afaceri. Pe parcursul probabil ultimului deceniu în Rusia, conceptul de birou de oficiali de top, asistență în afaceri, personal de servicii profesionale, care se referă la specialiști administrativi, economici, manageriali cu o gamă largă de competențe profesionale care permit construirea de suport administrativ pentru managementul companiei la cel mai înalt și cel mai înalt nivel de calitate. Acesta este un proces de serviciu intern, bazat pe clasificarea propusă de Michael Porter, procesul de suport administrativ și de lucru, care, la rândul său, este conceput pentru a susține procesele de bază ale afacerii organizației. Adică este totul muncă administrativă pentru a sprijini managementul superior și managerii în atingerea unui obiectiv cheie de afaceri - creșterea vitezei de generare a veniturilor companiei, precum și reducerea capitalului asociat și a costurilor operaționale.

În primul capitol teza sunt prezentate fundamentele teoretice ale suportului administrativ și administrării organizațiilor. Se dezvăluie originea managementului administrativ ca ansamblu de cunoștințe profesionale, se dezvăluie conceptele de administrație, leadership și management. Blocul administrativ din organizație este poziționat ca formă de administrare. Sunt date funcțiile blocului administrativ, factorii de administrare internă și externă.

În al doilea capitol teză, am dezvăluit trăsăturile suportului administrativ pentru afaceri - de la momentul formării acesteia până la funcționarea durabilă. Profesioniștii din blocul administrativ, care lucrează cu oficiali de vârf, sunt obligați să țină cont de toate caracteristicile etapelor ciclu de viață organizare, posedă o gamă largă de profesioniști și calitati personale aplicat profesiei. Capitolul are în vedere modelul mecanismului de administrare a organizației, suport pentru adoptare decizii de management, precum și locul și rolul unității administrative în structurile organizatorice.

În al treilea capitol se dezvăluie tehnologia administrării organizaţiilor bazată pe abordarea structurală a lui Henry Mintzberg. Sunt luate în considerare principalele părți ale organizației, mecanismele de coordonare, sistemele de control și planificare, instrumentele de interacțiune.

Al patrulea capitol este dedicat problemelor practice de sprijin administrativ și de administrare a organizațiilor. Consider necesar și util să ofer o descriere a portretului (profilului) unui lucrător administrativ, un model de conducere, o listă a comunităților și asociațiilor profesionale lucrători administrativi. Eficacitatea blocului administrativ în organizație este principalul efect al administrației. Recomandări practice privind extinderea zonei de influență a blocului administrativ/angajat sunt date sub formă de tabel și dezvoltate de mine pe baza ipotezelor relațiilor organizaționale ale lui Henry Mintzberg.

Am acumulat mulți ani de experiență profesională în formare și lansare biroul primelor persoane, sprijinul administrativ al primelor persoane– actionari, proprietari de afaceri si manageri nivel superior management.Rezultatul generalizării și regândirii experienței administrative în companii din diferite sectoare de afaceri a fost acest proiect de absolvire.Problema luării deciziilor manageriale competente este deosebit de relevantă în ceea ce privește creșterea productivității muncii în țara noastră. Companiile de consultanță estimează productivitatea în Rusia la un nivel scăzut.Conform cercetărilor firma de consultanta McKinsey&Company productivitatea muncii activată întreprinderi ruseștiținând cont de echipamentul tehnic de care dispun, este de 30-50% din nivelul potențial. Aceasta înseamnă că companiile, plătind personalul 100% salariile, in schimb primesc mai putin de 50% din randament.Ca urmare, avem de-a face cu pierderi directe datorate productivitatii reduse a muncii, care se ridica la peste 50% din salariul.

Totodata, pierderile totale, in functie de numarul de personal la intreprinderi, rezulta in sume serioase.

Îmbunătățirea tehnologiilor de producție, informare și management în condiții economie modernă, precum și reevaluarea individuală și valorile corporative a permis firmelor care utilizează abordări organizaționale și management administrativ să abordeze soluția uneia dintre cele mai importante sarcini din orice organizație - obținerea rentabilității maxime de la angajați și, în consecință, obținerea unor rezultate de performanță finală ridicată.

Valoarea practică deosebită a proiectului de diplomă este dezvoltată pe baza abordării organizatorice și structurale a lui Henry Mintzberg. sfaturi practice care decurg din experiența mea personală și profesională în munca administrativă.