Analiza comunicațiilor în organizație. Analiza comunicațiilor într-o organizație – rezumat

În procesul de comunicare există comunicări interpersonale și organizaționale; în continuare vom lua în considerare fiecare dintre ele.

Comunicările interpersonale sunt acele comunicări care au loc între oameni.

Comunicările organizaționale sunt acele comunicări care au loc în cadrul unei organizații între angajații săi.

O trăsătură distinctivă a comunicării interpersonale este că acestea pot apărea nu numai între angajații aceleiași organizații, ci și între angajații diferitelor organizații (de exemplu, firme care sunt parteneri între ele).

Comunicarea organizațională, dimpotrivă, poate afecta o singură organizație sau firmă. Acestea includ unele dintre comunicările interpersonale care apar doar între angajații acelei firme. Dar, în același timp, comunicările interpersonale pot avea comunicații organizaționale în interiorul lor.

Dintre numărul mare de metode de comunicare, cel mai Orice manager își petrece timpul schimbului interpersonal direct de informații. Prin urmare, necesitatea studierii comunicațiilor interpersonale pentru a le gestiona eficient joacă un rol important.

Comunicarea în unele cazuri este asociată cu dificultăți semnificative. Dacă două persoane nu sunt de acord în mod semnificativ cu privire la o anumită problemă, doar stabilirea de comunicații bidirecționale le permite să realizeze acest lucru.

Comunicarea poate fi considerată reușită doar dacă destinatarul informației poate înțelege și interpreta corect sensul mesajului care i-a fost transmis. În orice alte cazuri, comunicarea va fi considerată nereușită.

Succesul comunicării poate fi influențat de mulți factori, numiți bariere (sau obstacole) în comunicare. În prezent, astfel de bariere sunt de obicei împărțite în niveluri macro și micro.

Barierele macro în procesul de comunicare creează obstacole în calea comunicării de succes în general. Acestea includ:

• - diverse distorsiuni ale informatiilor pe care expeditorul le va muta, sau supraincarcarea retelelor de informatii;
• - nevoia emergentă de informații din ce în ce mai complexe;
• - internationalizarea contactelor de afaceri si cresterea rolului de limbi straineȘi așa mai departe.

Spre deosebire de macrobariere, microbarierele creează dificultăți pentru comunicarea de succes în orice zonă sau sferă îngustă specifică. Astfel de bariere includ:

• - relația expeditorului informațiilor direct cu destinatarul informațiilor;
• - dimpotrivă, atitudinea destinatarului informaţiei faţă de sursa informaţiei;
• - capacitatea destinatarului de informaţie de a percepe cuvinte polisemantice;
• - imposibilitatea feedback-ului.

Toate obstacolele care pot apărea în procesul de comunicare pot fi reprezentate sub forma unei diagrame.

Analizând comunicațiile în sistemul de management, se pot identifica principalele probleme în eficacitatea comunicațiilor. Toate pot fi împărțite în 2 grupe:

• - probleme de comunicare organizaţională;
• - probleme care apar în timpul comunicării interpersonale.

Să ne uităm mai întâi la problemele care împiedică comunicarea organizațională eficientă.

Dacă o organizație are canale de comunicare clar funcționale, atunci acestea pot ajuta la rezolvarea multor probleme organizaționale. Prezența lor contribuie și ea management eficient unități structurale individuale din organizație pe drumul spre sarcina comună. Dar crearea unor astfel de canale, de regulă, este asociată cu o serie de dificultăți care pot fi cauzate atât de defecte ale canalelor de transmitere a informațiilor, cât și de codificarea sau decodificarea defectuoasă a mesajelor primite de destinatari.

Problema principală în procesul de comunicare între elemente structura organizationala apare din cauza faptului că adesea nu există o certitudine necesară în relațiile dintre unitățile structurale individuale ale organizației. Drept urmare, ordinele și instrucțiunile transmise de conducere pot fi interpretate greșit de către subordonați, duplicate, ultimul mesaj le poate contrazice pe cele trimise anterior etc.

De asemenea, în acest caz, apar conexiuni orizontale instabile între departamente sau angajații acestora. Informația primită începe să fie haotică, provocând astfel „foame de informații” sau, dimpotrivă, o suprasaturare a informațiilor contradictorii. În astfel de condiții de incertitudine, principalele tipuri de bariere în procesul de comunicare se manifestă cel mai puternic.

• 1 Distorsiunea mesajelor este una dintre barierele în calea procesului de comunicare, în care unitățile structurale ale unei organizații primesc informații care nu sunt adecvate situației reale. Această barieră încetinește foarte mult activitatea organizației în ansamblu, deoarece este important să înțelegem de la început ce obiectiv a fost stabilit și cum să îl atingem și abia apoi să finalizați rapid și eficient munca. O interpretare incorectă a obiectivului poate strica toată munca din stadiul inițial.
• 2 Supraîncărcare de informații. Datorită cantității mari de informații primite, este adesea dificil pentru un manager să se concentreze pe ceea ce este cel mai important. Cerne, după cum i se pare, o informație inutilă, uneori neobservând ceva care nu este doar inutil, ci și important. Prin urmare, dacă un manager primește prea multe informații diferite, aceasta reduce managementul eficient.
• 3 Puncte slabe în structura organizației. Ele au un impact foarte negativ asupra eficacității procesului de comunicare. Atunci când o organizație are multe departamente de diferite niveluri, informațiile care circulă de la nivelul cel mai de jos către cel de sus sunt distorsionate și parțial pierdute. Cu cât sunt mai multe astfel de niveluri, cu atât informațiile sunt mai distorsionate. Acest lucru este valabil în principal pentru fluxurile de comunicare ascendente (de jos în sus, de la subordonați la manageri).
• 4 Lipsa unor conexiuni orizontale stabile între departamentele organizației. Această barieră apare atunci când managementul nu acceptă comunicarea între departamentele organizației, ci, dimpotrivă, permite doar comunicațiile verticale. Acest dezavantaj este tipic pentru structurile liniare foarte centralizate și formalizate.
• 5 Prezența conflictelor între grupurile și diviziunile individuale ale organizației. Dacă managerii sau angajații sunt în conflict între ei sau între ei, acest lucru contribuie la ruperea legăturilor de comunicare. Adesea, angajații încep să folosească legăturile de comunicare în beneficiul lor. Această situație este valabilă mai ales atunci când o organizație, de exemplu, produce mai multe tipuri de produse și servicii, în timp ce contribuția fiecărei divizii nu este diferențiată. Conflictele încep să apară între membrii fiecărei divizii, fiecare încercând să diminueze importanța celuilalt.
• 6 Grad înalt diferențierea spațială. Această barieră împiedică trecerea informațiilor prin canalele de comunicare din cauza îndepărtării diviziilor individuale ale organizației. Uneori este dificil să controlezi execuția sau să transferi un volum mare, de exemplu, folosind comunicare telefonică. Toate acestea conduc la o scădere a eficienței procesului de comunicare.

Structura organizatorică este construită după un tip liniar-funcţional. În prezent, structura de conducere a companiei include producția principală și contabilitatea.

Structura de management liniar-funcțională se bazează pe principiul „mina” de construcție și specializare proces de managementîn funcţie de responsabilităţile atribuite directorilor adjuncţi – manageri funcţionali. Astfel, structura de management a unui SRL include unități speciale sub conducerea de linie care îi ajută să îndeplinească sarcinile organizației.

Structura de conducere se caracterizează prin centralizarea puterilor și responsabilităților. Cu această structură de management, managerul de linie (directorul) care conduce echipa își asumă întreaga putere. Acest lucru se reflectă în distribuție responsabilități funcționaleîntre departamente, comunicații de sus în jos.

Structura de comunicare include comunicațiile interne și externe ale organizației.

Comunicatii interne:

• - comunicatii intre manager si grup de lucru, de exemplu, comunicațiile dintre contabilul șef și un angajat cu normă întreagă al departamentului de contabilitate;
• - comunicații între diverse divizii și departamente, de exemplu, comunicări între contabili și personalul de producție;
• - comunicare ascendentă, adică între personalul de producțieși șeful atelierului etc.

Comunicările informale sunt prezente ca în orice altă întreprindere și sunt asociate cu comunicarea dintre angajați pe teme personale, discuții despre fenomene sociale și politice etc. Aceste grupuri informale se formează ca urmare a intereselor comune, a locului apropiat de reședință sau a vârstei. Deseori sunt organizate evenimente corporative, ceea ce duc și la extinderea comunicării informale.

Formele de comunicare internă sunt ordine, instrucțiuni, solicitări, instrucțiuni, persuasiune etc.

Comunicările interne se realizează oral (instrucțiuni, solicitări etc.) și în formă scrisă (scrisori, ordine, acte).

Principalele moduri comunicare de afaceriîn sunt întâlniri, negocieri, dialog.

Întâlnirile au loc după cum este necesar atunci când se rezolvă probleme complexe cu participarea echipei de conducere a întreprinderii.

Negocierile de afaceri într-o organizație sunt conduse de director, director comercial, inginer șef sau un angajat contabil autorizat în procesul de comunicare cu clienții.

La analizarea conexiunilor de comunicare, s-a dezvăluit că SRL-ul are canale de comunicare atât pe verticală, cât și pe orizontală.

Canalele de comunicare verticale conectează elemente ale structurii de management aparținând diferitelor sale niveluri. Comenzile, instrucțiunile, instrucțiunile sunt transmise de sus în jos, iar rapoartele despre munca efectuată, cererile și comenzile de la consumatori sunt primite de jos în sus. Canalele de comunicare verticale conectează, de exemplu, directorul cu șeful atelierului.

Canalele de comunicare orizontale conectează direct nivelurile de management de statut egal. Ele oferă cele mai eficiente soluții la probleme comune. Canalele orizontale de comunicare sunt reprezentate de conexiuni între muncitorii din producție sau inginer-șef și directorul atelierului.

Cu toate acestea, în majoritatea cazurilor, sistemul de comunicare într-o organizație se bazează pe interacțiuni interpersonale între manageri și subordonați. Dar și șefii departamentelor înrudite pe orizontală acționează armonios. Organizația este echipată echipamente informatice, s-au stabilit comunicații externe (cu furnizorii), există un unitar rețeaua internă, facilitând schimbul rapid în cadrul organizației.

Având în vedere structura de comunicare, se poate observa că ordinele managerului către subordonați sunt transmise mai des prin interacțiunea interpersonală. Acest lucru, pe de o parte, vă permite să instalați imediat părereși aflați cât de corect este înțeleasă sarcina și eliminați ambiguitățile, dar, pe de altă parte, informațiile din procesul de activitate pot fi uitate și, în lipsa de recomandări scrise, este distorsionat în conștiință și, ca urmare, nu este pe deplin implementat.

În plus, au fost identificate bariere în procesul de comunicare.

Acestea includ:

• - supraîncărcare de informații, de ex. angajaţii sunt supraîncărcaţi cu organizatori şi teste. Acest lucru duce la faptul că unele informații sunt uitate, ca urmare anumită muncă nu finalizat la timp.
• - in plus, din lipsa unui serviciu de marketing, toate activitati de marketing sunt mutate la director comercial. Cu toate acestea, marketingul în organizație se realizează eficient.

Comunicații externe.

• 1) De către consumatori. În procesul de comunicare, aduce consumatorului informații despre produsele companiei, calitatea acestora, timpul de producție, procedura de încheiere a contractelor etc. Pe de altă parte, consumatorul, în procesul de comunicare, transmite întreprinderii un mesaj despre dorințele sale, cerințele și preferințele sale cu privire la produsele achiziționate. Comunicarea cu consumatorii - indivizii iar persoanele juridice efectuează în principal Inginer sef sau personalul contabil. Dacă cumpărătorul este un mare entitate Negocierile de vânzare sunt conduse de directorul adjunct pentru afaceri comerciale.
• 2) Furnizorii și intermediarii se află și sub autoritatea directorului adjunct pentru afaceri comerciale. Componenta comunicării în acest caz este informația despre calitate și cost resurse materiale, despre momentul livrării acestuia, formele de plată etc.
• 3) Organisme guvernamentale(Administrația orașului Omsk, Inspectoratul Fiscal) - comunicările cu aceștia sunt efectuate de director și Contabil șefîntreprinderilor.

Comunicările externe au loc sub următoarele forme:

• - negocieri, conversatii (pentru furnizori, intermediari, consumatori);
• - decrete si ordine (organe de stat);
• - scrisori (cumpărători, furnizori, intermediari, agenții guvernamentale).

Dacă luăm în considerare procesele de comunicare prin intermediul transmisiei, atunci această întreprindere prezent:

• - comunicare verbală (scrisă și orală);
• - comunicare paralingvistică (gesturi, expresii faciale, posturi);
• - comunicare material-semn (de exemplu, demonstrarea mostrelor de produse fabricate către clienți în sălile comerciale și expoziționale).

Comunicarea este schimbul de informații între două sau mai multe persoane.

O rețea de comunicații este o conexiune a indivizilor care participă într-un anumit mod la procesul de comunicare folosind fluxuri de informații.

În această analiză este necesară identificarea legăturilor de comunicare în cadrul structurii organizaționale. În primul rând, să ne uităm la fiecare tip de comunicare și apoi să identificăm dificultățile în dezvoltarea relațiilor de comunicare.

1. Comunicare verticală

Totul aici este practic clar. Comunicațiile circulă de sus în jos. Adică, aparatul de management emite instrucțiuni și le trimite la departamente. De sus până jos director general la angajaţii de nivel inferior.

2. Comunicații orizontale

Comunicațiile în acest caz au loc atât în ​​aparatul de control, cât și la nivelurile de mai jos, sub aparatul de control. De obicei, relațiile interpersonale sunt mai multe niveluri scăzute se desfășoară independent de directorul general.

Dacă luăm forma verticală a comunicațiilor, atunci aceasta se aplică în primul rând documente de reglementare, ordine, formă orală. În plus, informațiile de control sunt trimise ca scris, deci prin poștă. La Bayan-Sulu JSC, comenzile se fac cel mai adesea în scris. Există, de asemenea, un apel de conferință pentru întâlniri la întreprindere în sine. De asemenea, folosit eficient E-mailși centrele telefonice. Compania a creat baza de date electronica date, care stochează informații despre diverși indicatori.

Sistemul informatic și de calcul al întreprinderii este coordonat de centru Sistem automat management responsabil de disponibilitatea calității software, eliminând defecțiunile sistemului.

În formă orizontală totul este mult mai simplu. Nu există bariere. Comunicările aici au loc după modele binecunoscute. Te este un telefon prin care angajații pot comunica între ei fără a părăsi locul de muncă timp de lucru. În plus, toți angajații sunt conectați la un singur operator comunicare celulară la un singur tarif corporativ, care vă permite să-i contactați telefonic la nivel local mai ieftin decât de obicei.

Urmează e-mailul, care în vremea noastră nu este o inovație, deoarece este și unul dintre cele mai convenabile mijloace de comunicare. Compania are, de asemenea rețeaua locală, iar lucrătorii pot face schimb de documente fără a se conecta la Internet.

Un alt mijloc de transmitere/primire a informațiilor este faxul, prin care sunt transmise documente necesare managementului afacerii, bilanţuri, contabilitate etc.

Printre metodele neoficiale de comunicare, merită inclus și serverul de mesagerie rapidă ICQ. Angajati in timp liber, iar în timpul lucrului comunică prin ICQ. Acest tip de comunicare poate fi considerat un plus.

• 3. Stiluri de comunicare
• 1) Oficial. Aceasta include purtarea obligatorie a îmbrăcămintei formale, comportamentul corect și comunicarea.
• 2) Afaceri. În multe privințe similar cu cel oficial, dar mai relaxat în comportament și mod de comunicare. Aceasta nu înseamnă înjurături, insulte sau vorbire tare.
• 3) Gratuit. Mai potrivit pentru îmbrăcăminte lejeră, confortabilă. Asta nu înseamnă haine murdare, rupte, blugi sau ceea ce obișnuiești să porți acasă.

Compania în cauză nu are un cod vestimentar clar definit, dar aderă la el stilul de afaceri haine cu elemente casual. Sunt necesare curățenia, curățenia îmbrăcămintei și coafura.

Ca în orice organizație, Bayan-Sulu JSC are diverse obstacole și apar diverse dificultăți. Acestea includ livrarea în timp util a informațiilor către angajați și director (mai des dacă se află într-o călătorie de afaceri), toate acestea putând duce la pierderi materiale sau la un fel de inconsecvență.

Introducere……………………………………………………………………………… 3

Capitolul 1 Comunicarea în organizație…..………………………………………………………………………..7

1.1 Comunicații – concept și funcții…………………………………………………………………..7

1.2 Tipuri de comunicații…………………………………………………………………….…11

1.3 Procesul de comunicare…………………………………………………………………18

1.4 Rețele și stiluri de comunicație……………………………………………………………………….25

1.5 Comunicări interpersonale și bariere…………………………………………………..…30

1.6 Comunicări organizaționale și bariere în calea lor…………….…..36

1.7 Reglarea fluxurilor de informații……………………………………………………39

Capitolul 2 Sisteme de comunicații la Dina-Service SRL………………43

2.1 Caracteristicile întreprinderii……….………………………………….….….43

2.2 Structura comunicării………………....…………………………….…46

2.3 Efectuarea unei analize de comunicare……………...………………...48

Capitolul 4 Organizațional – eficiență economică recomandări………..87

Capitolul 5 Sprijin de mediu și juridic pentru proiect..…………………………….90

Concluzie………………………………………………………………………………………………..96

Lista surselor utilizate………………………………………………………………………98

Introducere

Una dintre cele mai factori importanți integrarea managementului este comunicare. Comunicarea este comunicarea oamenilor în procesul lor activități comune, acesta este schimbul de idei, gânduri, sentimente, schimb de informații. Fără comunicare, este imposibil ca orice grup organizat de oameni să existe.

Comunicarea este mijlocul prin care oamenii sunt uniți într-un singur întreg. activitate organizată. Poate fi văzută și ca un mijloc prin care se introduc contribuțiile sociale și energetice sistemele sociale. Comunicarea este mijlocul prin care comportamentul este modificat, se fac schimbări, informația devine eficientă și obiectivele sunt realizate. În esență, acesta este un fel de „sistem circulator” al unui singur organism al companiei. Liderii eficienți sunt considerați cei care comunică eficient. Managerii trebuie să fie fluenți în arta comunicării, deoarece, la figurat vorbind, ei fac munca „cu mâinile altcuiva”.


Lucrare publicată

Trimiteți-vă munca bună în baza de cunoștințe este simplu. Utilizați formularul de mai jos

Studenții, studenții absolvenți, tinerii oameni de știință care folosesc baza de cunoștințe în studiile și munca lor vă vor fi foarte recunoscători.

Documente similare

Conceptul de comunicare eficientă. Funcţiile şi tipologia comunicaţiilor. Structura procesului de schimb de informații. Probleme de comunicare și modalități de îmbunătățire a eficienței acesteia. Creșterea eficienței comunicării interne pe baza experienței companiilor rusești.

lucrare de curs, adăugată 12.08.2009


Procesul de comunicare și eficacitatea managementului. Comunicații între niveluri in organizatii. Comunicari interpersonale. Procesul de comunicare. Managerul este responsabil pentru stabilirea comunicării. Îmbunătățirea comunicațiilor.

lucrare curs, adaugat 05.12.2002


Rolul și importanța comunicării interne în activitățile conducătorului unei întreprinderi. Tipuri de comunicații interne ale unei organizații și caracteristicile lor distinctive. Probleme asociate cu aceste comunicări și metode de rezolvare a acestora de către manager.

lucrare curs, adaugat 23.12.2009


Funcții structuri de comunicare. Tipuri de comunicații. Procesul de comunicare. Structura comunicarii. Bariere de comunicare. Schimb eficient de informații. Funcții de management planificarea, organizarea, motivarea și controlul.

lucrare de curs, adăugată 01/04/2004


Esența naturii și complexității comunicațiilor și importanța lor în organizație. Caracteristicile conținutului procesului de comunicare și obstacolele care le stau în cale. Principalele tipuri de comunicații. Forme de modalități de îmbunătățire a sistemului de comunicare într-o organizație modernă.

lucrare de curs, adăugată 12.08.2008


Conceptul și esența comunicării în management. Structura procesului de comunicare. Barierele de comunicare și depășirea lor. Fluxurile de informații în organizație. Etape de dezvoltare comunicare efectiva. Analiza sistemului de comunicare la SA „Picnic”.

lucrare de curs, adăugată 11.06.2011


Sistemul de comunicații interne, rolul lor în procesul decizional. Influența stilului de comunicare asupra relației dintre management și angajați dintr-o organizație. Condiții și metode de comunicare eficientă în lucrul cu personalul organizațional în perioade de criză.

lucrare curs, adaugat 26.07.2015


Conceptul, formele și cultura comunicării de afaceri. Caracteristicile comunicării de afaceri ale unui manager de vânzări. Comunicații interpersonale și organizaționale. Metode de îmbunătățire a comunicării de afaceri a unui manager de vânzări folosind exemplul antreprenorului individual „Tatyankina”.

teză, adăugată 07.06.2010