Acasă Dezvoltare de sine Ce face un administrator de birou? Fișa postului de administrator al unei clădiri comerciale administrative

Ce face un administrator de birou? Fișa postului de administrator al unei clădiri comerciale administrative

Descărcați descrierea postului
administrator de birou(.doc, 82KB)

I. Prevederi generale

Administratorul biroului face parte din categoria specialiștilor.
Administratorul biroului trebuie să știe:
1. 2.1. Amplasarea sediului biroului.
2. 2.2. Principii de planificare și proiectare a spațiilor de birouri.
3. 2.3. Reguli și metode de organizare a muncii de birou.
4. 2.4. Domeniul de activitate al lucrătorilor de birou.
5. 2.5. Etica relațiilor într-un grup de lucru.
6. 2.6. Standarde de birou.
7. 2.7. Principii de organizare a materialelor de birou.
8. 2.8. Cerințe legislative pentru contractele de afaceri și procedura de încheiere a acestora.
9. 2.9. Echipamentul tehnic al biroului.
10. 2.10. Reguli de utilizare a echipamentelor de birou.
11. 2.11. Principiile relațiilor cu administrația (oficiul comandantului) imobilului în care se află sediul biroului.
12. 2.12. Fundamente ale esteticii, eticii si psihologiei sociale.
13. 2.13. Reguli interne reglementările muncii.
14. 2.14. Fundamentele legislației muncii.
15. 2.15. Reguli și reglementări de protecție a muncii, măsuri de siguranță, salubrizare industrială si protectie impotriva incendiilor.
Numirea în funcția de administrator de birou și eliberarea din funcție se fac prin ordin al șefului organizației.
Administratorul biroului raportează direct la _________.
În absența administratorului biroului (călătorie de afaceri, vacanță, boală etc.), atribuțiile acestuia sunt îndeplinite de o persoană desemnată să în modul prescris. Această persoană dobândește drepturile corespunzătoare și răspunde de îndeplinirea corespunzătoare a atribuțiilor care îi sunt atribuite.

II. Responsabilitatile locului de munca

Administrator de birou:

III. Drepturi

Administratorul biroului are dreptul:

Gestionați-vă independent și pe propria răspundere în numerar alocate pentru a asigura biroului obiectele de inventar necesare.
Trimiteți propuneri de îmbunătățire a activității biroului și a întreprinderii în ansamblu spre examinare de către conducătorul întreprinderii.
Faceți cunoștință cu documentele care îi definesc drepturile și responsabilitățile pentru funcția sa, criterii de evaluare a calității îndeplinirii atribuțiilor oficiale.
Semnează și avizează documente care țin de competența ta.
Solicită conducerii întreprinderii să ofere condiții organizatorice și tehnice și înregistrare documentele stabilite necesare pentru îndeplinirea atribuțiilor oficiale.

IV. Responsabilitate

Administratorul biroului este responsabil pentru:

Pentru îndeplinirea necorespunzătoare sau neîndeplinirea atribuțiilor oficiale prevăzute în prezenta fișă a postului - în limitele stabilite de actuala legislatia muncii Federația Rusă.
Pentru infracțiunile săvârșite în cursul activităților lor - în limitele stabilite de legislația administrativă, penală și civilă în vigoare a Federației Ruse.
Pentru cauzarea daunelor materiale întreprinderii - în limitele stabilite de legislația în vigoare a muncii a Federației Ruse.

1. Dispoziții generale.

1.1.Fişa postului defineşte responsabilități funcționale, drepturile și responsabilitățile administratorului.
1.2.Administratorul aparține categoriei profesioniștilor.
1.3.Administratorul biroului este numit în funcție și eliberat din funcție în modul stabilit de legislația muncii în vigoare, prin ordin al directorului întreprinderii.
1.4 Subordonarea oficială a administratorului:

1.5. Documente care reglementează activitatea administratorului:

1.5.1.Documente externe: acte legislative si de reglementare referitoare la munca prestata.
1.5.2.Documente interne: Carta intreprinderii, ordine si instructiuni de conducere, fisa postului administratorului, regulamentul intern al muncii.

2. Cerințe de calificare.

2.1. Liceu profesional.
2.2. Experiență de lucru pe postul relevant – minim 1 an.

3. Sarcini și responsabilități.

Administratorul biroului îndeplinește următoarele sarcini și responsabilități:

3.1. Primirea apelurilor telefonice, înregistrarea și transmiterea informațiilor către angajații companiei, redirecționarea apelurilor către departamente, în funcție de solicitări.
3.2. Consultare inițială cu clienții cu privire la apelurile primite.
3.3. Inregistrarea si contabilizarea documentatiei de intrare si iesire, contracte, scrisori etc.
3.4. Tastare, oferte comercialeși alte documente.
3.5. Efectuarea lucrărilor de plasare a reclamelor în mass-media și agentii de recrutare la angajare, la cererea managerilor diviziuni structurale. Realizarea interviurilor inițiale cu candidații pentru posturile vacante.
3.6. Lucrați la întreținerea site-ului (introducerea informațiilor actualizate).
3.7. Mentinerea pontajelor.
3.8. Planificarea rutei vehicul, repartizat la birou.
3.9.Formarea unei aplicații pentru achiziționarea de rechizite de birou și consumabile pentru echipamentele de birou ale întreprinderii.

Administratorul are dreptul:

4.1.Acționează în numele întreprinderii, reprezintă interesele întreprinderii în relațiile cu alte companii, în cadrul atribuțiilor lor oficiale.
4.2.Interacționează cu alți angajați ai întreprinderii, în limita competenței acestora.
4.3 Faceți propuneri de îmbunătățire a activităților întreprinderii.

5. Responsabilitate.

Administratorul este responsabil:

5.1. Pentru îndeplinirea necorespunzătoare sau neîndeplinirea atribuțiilor de serviciu prevăzute în prezenta fișă a postului - în limitele determinate de legislația muncii în vigoare.
5.2.Pentru infracțiunile săvârșite în cursul desfășurării activității sale - în limitele determinate de legislația administrativă, penală și civilă în vigoare.
5.3.Pentru daune materiale cauzate intreprinderii - in limitele determinate de legislatia civila si a muncii in vigoare.

6. Trebuie să știe.

Administratorul trebuie să știe:

6.1. Bazele organizării întreprinderii.
6.2. Poziții și tendințe existente pe piața de vânzare a serviciilor de publicitate.
6.3. Gama de servicii de publicitate oferite de întreprindere.
6.4. Procedura de stabilire a prețurilor.
6.5. Mijloace de stabilire a contactelor de afaceri cu contrapartidele.
6.6. Etică comunicare de afaceri si negocieri.
6.7. Lista actuală de prețuri pentru servicii.
6.8. Fundamentele tehnologiei și organizarea producției de produse de tipar și produse de publicitate exterioară.
6.9. Fundamentele legislației muncii.
6.10. Reguli și reglementări de sănătate, securitate în muncă, salubritate industrială și protecție împotriva incendiilor.
6.11. Perspective pentru activitățile de inovare și investiții ale întreprinderii.
6.12. Lucrând cu tehnologia calculatoarelor, mijloace de telecomunicații și comunicații.

7. Alte prevederi.

7.1. Fișa postului se întocmește în două exemplare, dintre care unul se păstrează la întreprindere, al doilea - la angajat.
7.2.Secțiunile „Sarcini și responsabilități”, „Drepturi” și „Responsabilități” pot fi clarificate din cauza modificărilor în structura de management, sarcinile și funcțiile unității structurale.
7.3 Modificările și completările la această fișă a postului trebuie făcute prin ordin al Directorului General.

Am citit instrucțiunile: „___”___________ 2013

(4 voturi medii: 3.8 din 5)

Fișa postului de administrator- o instrucțiune care indică gama de sarcini, responsabilități și activități care trebuie îndeplinite de o persoană care deține o anumită funcție într-o întreprindere sau firmă.

DESCRIEREA POSTULUI A ADMINISTRATORULUI EXEMPLU

────────────────────────────── (Denumirea funcției)

00.00.0000 N 000

───────── ───────────────────

(semnătură) (inițiale, prenume)

Dispoziții generale

1.1. Administratorul aparține categoriei specialiștilor.

1.2. În funcția de administrator este acceptată o persoană cu studii medii educatie profesionala fără a prezenta cerințe de experiență în muncă sau studii profesionale inițiale și experiență de muncă în specialitate de cel puțin 2 ani. (Descrierea postului pentru exemplu de administrator)

1.3. Administratorul trebuie să știe:

1.4. Administratorul în activitățile sale este ghidat de:

Carta (Regulamente) ________________________________________________;
această fișă a postului;
_____________________________________________________________________

1.5. Administratorul raportează direct ________________________ (numele postului de manager).

1.6. În lipsa administratorului(vacanță, boală etc.) atribuțiile sale sunt îndeplinite de un angajat desemnat în modul prescris, care dobândește drepturile corespunzătoare și răspunde de neîndeplinirea sau îndeplinirea necorespunzătoare a atribuțiilor care i-au fost atribuite în legătură cu înlocuirea.

1.7. ___________________________________________________________________.

Funcții

2.1. Furnizarea de servicii eficiente și culturale vizitatorilor.

2.2. Controlul asupra siguranței bunurilor materiale.

Responsabilitatile locului de munca

A Administratorul îndeplinește următoarele atribuții:

3.1. Efectuează lucrări de serviciu eficient și cultural pentru vizitatori, creând condiții confortabile pentru aceștia.

3.2. Oferă control asupra siguranței bunurilor materiale.

3.3. Consultă vizitatorii la întrebări referitoare la serviciile oferite.

3.4. Ia măsuri pentru prevenirea și eliminarea situațiilor conflictuale.

3.5. Ia în considerare plângerile legat de serviciul nesatisfăcător pentru vizitatori, efectuează măsurile organizatorice și tehnice necesare.

3.6. Exercită controlul pentru proiectarea corespunzatoare a incintei, monitorizeaza amplasarea, actualizarea si starea de publicitate in interiorul incintei si pe cladire. (Descrierea postului pentru exemplu de administrator)

3.7. Oferă curatenie si ordine in incinta si in zona adiacenta acestuia sau imobilului.

3.8. Monitorizează respectarea de către angajații din subordine a disciplinei muncii și a producției, a regulilor și reglementărilor privind protecția muncii, a cerințelor de salubritate industrială și de igienă.

3.9. informează conducerea organizațiilor despre deficiențele existente în deservirea vizitatorilor și măsurile luate pentru a le elimina.

3.10. Se asigură că angajații respectă instrucțiunile conducerii întreprinderii.

3.11. ________________________________________________________________ (alte sarcini).

Drepturi

A Administratorul are dreptul:

4.1. Participa la discutarea proiectelor de decizii ale conducerii organizatiei. (Descrierea postului pentru exemplu de administrator)

4.2. De comun acord cu supervizorul imediat, implicati alti angajati in rezolvarea sarcinilor care i-au fost atribuite.

4.3. Solicitați și primiți de la angajații altor divizii structurale informatie necesara, documentație.

4.4. Participă la discuții pe probleme legate de atribuțiile îndeplinite.

4.5. Solicitați conducerii organizației să acorde asistență în îndeplinirea atribuțiilor oficiale.

4.6. _________________________________________________________________ (alte drepturi).

Responsabilitate

5.1. Administratorul este tras la răspundere:

- pentru îndeplinirea necorespunzătoare sau neîndeplinirea sarcinilor de serviciu prevăzute în prezenta fișă a postului - în modul stabilit de legislația muncii în vigoare a Federației Ruse; (Descrierea postului pentru exemplu de administrator)
- pentru infracțiuni și infracțiuni comise în cursul activităților lor - în modul stabilit de legislația administrativă, penală și civilă în vigoare a Federației Ruse;
- pentru producerea de pagube materiale - în modul stabilit de legislația în vigoare a muncii a Federației Ruse.

5.2. ___________________________________________________________________.

Dispoziții finale

6.1. Această fișă a postului a fost elaborată pe bazaCaracteristicile de calificare ale postului „Administrator” (Unificatdirectorul de calificare al posturilor de manageri, specialiști șiangajati. Secțiunea „Caracteristicile generale de calificare a posturilor din industrie”lucrători angajați la întreprinderi, instituții și organizații”,aprobat prin Decretul Ministerului Muncii si Dezvoltarii SocialeFederația Rusă din 21 august 1998 N 37), _________________________________(detalii despre alte acteși documente). (Descrierea postului pentru exemplu de administrator)

6.2. Familiarizarea angajatului cu această fișă a postuluiefectuate la angajare (inainte de semnarea unui contract de munca).Faptul că angajatul a citit această fișă a postuluiconfirmat de ____________________________________________________________ (semnat pe foaia de familiarizare, care face parte integrantă dinparte a acestei instrucțiuni (în jurnalul de familiarizare cu oficialinstrucțiuni); într-o copie a fișei postului stocatăla angajator; intr-un alt mod). (Descrierea postului pentru exemplu de administrator)

6.3. ___________________________________________________________________.

Exemple de documente

Pentru majoritatea mari și firme serioase introducerea unui post de director de birou a fost de multă vreme necesară pt funcționare cu succes măsura. Mai mult, majoritatea companiilor aparținând categoriei întreprinderilor mijlocii și mici astăzi au început să introducă din ce în ce mai mult această unitate structurală în personalul lor. În consecință, fișa postului managerului de birou, care dezvăluie pe deplin funcționalitatea a acestui angajat, a devenit din ce în ce mai relevant în ultima vreme.

Care este funcția unui manager de birou?

O poziție de birou de conducere pentru orice companie implică adesea îndeplinirea multor funcții diferite. Prin urmare, ca o completare la contractul de muncă, este adesea necesar să se întocmească un document, cum ar fi fișa postului pentru un manager de birou, care să precizeze clar toate responsabilitățile unui astfel de angajat. În primul rând, este necesar să înțelegem că principalele cerințe pentru un astfel de angajat sunt managementul și controlul diviziunii administrative a companiei. Astfel, „birou” nu înseamnă o sediu anume, ci un departament al unei întreprinderi ai cărei specialiști sunt angajați în îndeplinirea funcțiilor administrative și manageriale. Fișa postului managerului de birou ar trebui să acopere întreaga gamă de responsabilități de supraveghere atribuite specialistului relevant. În special, acestea pot include următoarele funcționalități:

planificarea activităților angajaților departamentului administrativ;
elaborarea și implementarea unei culturi corporative și a unei etici a comunicării cu contrapărțile companiei în rândul specialiștilor companiei;
organizarea și controlul asupra funcționării sistemului de management al biroului format între diviziile companiei;
monitorizarea constantă a disponibilității materialelor necesare funcționării depline a biroului;
întocmirea de rapoarte pentru management folosind formulare stabilite anterior.

Diferența dintre manager de birou și administrator

Fișa postului unui manager de birou poate fi extinsă la discreția conducerii companiei și completată de toți responsabilitățile necesare, care sunt prescrise a fi efectuate de către un specialist care ocupă postul corespunzător pentru funcționarea normală a unității administrative existente. Un astfel de document este format oarecum diferit față de fișa postului unui administrator de birou. În acest din urmă caz, de regulă, specialistului ar trebui să i se încredințeze funcții economice legate de organizarea activității unității. Trebuie amintit că managerul îndeplinește în primul rând responsabilități legate de gestionarea activităților angajaților.

Administratorul este responsabil pentru organizarea condițiilor care să permită tuturor specialiștilor să implementeze pe deplin funcționalitatea care le este atribuită.

Responsabilitatile unui specialist HR

În plus, există și un astfel de document precum fișa postului a departamentului de personal. Responsabilitățile specificate în acest document sunt legate și de organizarea muncii personalului. Diferența este că angajatul departamentului HR este responsabil în primul rând pentru angajarea lucrătorilor și controlează mișcările postului specialiștilor din cadrul companiei. Organizarea muncii angajaților din domeniu nu este responsabilitatea lui.

Colecția include fișe de post întocmite în conformitate cu caracteristici de calificare cuprins în Director de calificare posturi de manageri, specialiști și alți angajați, aprobate prin Decretul Ministerului Muncii al Rusiei din 21 august 1998 nr. 37, precum și în conformitate cu alte reguli conform tarifului și caracteristicilor de calificare (cerințe). Colecția este formată din două secțiuni: prima include fișele posturilor la nivel de industrie pentru manageri, specialiști, executanți tehnici, a doua include fișele posturilor pe industrie (activități editoriale și de publicare, transport, activitate bancară, comerț, cercetare, educație, sănătate). Pentru șefii de organizații, personal și servicii juridice.

Acest manual este o colecție de mostre descrierea postului pentru angajații întreprinderilor comerciale din profesii atât cuprinse în directorul unificat de tarife și calificare, cât și neincluse în acesta. Fișele postului sunt elaborate ținând cont de prevederi documentație de reglementareȘi practica judiciara. Proiectat pentru muncitori servicii de personalîntreprinderi comerciale.

Acest manual este o colecție de exemple de fișe de post pentru angajații întreprinderii care ocupă posturi atât incluse în directorul unificat de tarife și calificări, cât și în alte profesii. Fișele postului au fost elaborate ținând cont de prevederile documentației de reglementare și ale practicii judiciare. Destinat angajaților din HR.

Colecția include fișe de post întocmite în conformitate cu reglementările în vigoare, în special, reglementările privind tarifele și caracteristicile de calificare (cerințe). Pentru șefii de organizații, specialiști în personal și servicii juridice, angajați ai organizațiilor.

Cartea oferă exemple de fișe de post de bază pentru angajați institutii de invatamant, care definesc responsabilitatile locului de munca, drepturile si responsabilitatile fiecarui angajat in functie de pozitia pe care o are. Pentru ușurință în utilizare, instrucțiunile sunt grupate în secțiuni corespunzătoare departamentelor instituției de învățământ. Publicația este destinată angajaților instituțiilor de învățământ secundar, secundar de specialitate și universităților, angajaților departamentelor de personal (servicii de personal) ale acestor instituții și autorităților de reglementare.

Colecția conține peste 250 de mostre de fișe de post pentru manageri, medici specialiști, specialiști cu studii superioare non-medicale, personal medical și farmaceutic, personal medical junior, angajați ai serviciilor administrative și economice ale instituțiilor de sănătate, precum și recomandări metodologice pentru acestea. pregătire. Toate materialele se bazează pe documentele de reglementare actuale. Publicația este destinată managerilor și specialiștilor agențiilor guvernamentale și instituțiilor sanitare, serviciilor sanitare și epidemiologice de stat și farmaciilor.

ÎN ghid practic Sunt luate în considerare aspectele cheie ale organizării activității contabile a unei întreprinderi (organizație, instituție) de orice formă de proprietate. Materialul din manual este prezentat sistematic, pe baza documentelor tehnice de reglementare, metodologice și de reglementare actuale, inclusiv Instrucțiunile pentru munca de birou. Cartea se concentrează pe examinarea procedurii de lucru cu documentele contabile, precum și pe documentarea activităților departamentului de contabilitate. Secțiunea introductivă a cărții este dedicată organizării de la zero a activităților grupului de contabilitate. Cartea este destinată contabililor-șefi ai întreprinderilor, personalului de conducere și specialiștilor serviciilor și departamentelor financiare și economice, contabililor, specialiștilor în documente, precum și studenților de la specialitățile „Contabilitate” și „Management de birou” din instituțiile de învățământ și din cursurile de specialitate. .

Munca de birou este o ramură de activitate care asigură documentarea și organizarea muncii cu documente oficiale. Pe disc veți găsi prelegeri despre problemele de bază ale muncii de birou, precum și un atelier care va ajuta un viitor specialist să-și dezvolte abilitățile necesare activităților sale profesionale. Cursul de prelegeri se bazează pe programul pentru superioare institutii de invatamantși liceele din Federația Rusă și este bine citit folosind o metodologie specială dezvoltată pentru a crește digerabilitatea materialului. Conținutul cursului: 1. Formarea muncii de birou în Rusia. 2. Concepte de bază ale muncii de birou. 3. Înregistrarea detaliilor. Tipuri de forme. 4. Conceptul de documente organizatorice. Carta si memorandum de asociere. 5. Documente organizatorice: Regulamente de organizare. Reguli. 6. Documente organizatorice: Instructiuni. 7. Documente organizatorice: Reglementări interne de muncă. Structura si...

Cartea dezvăluie funcțiile și principalele domenii de activitate ale serviciilor moderne de muncă de birou pe baza cerințelor actelor legislative, instrucțiuni privind munca de birou, sisteme de documentare unificate, un album de documente ale sistemului de documentare organizatorică și administrativă, standarde și recomandări metodologice. . Este prezentată o descriere detaliată a diferitelor seturi de documente întocmite de serviciile de management al biroului, precum și exemple de completare și organizare a muncii cu documente. Cartea conține material practic pentru evidența într-o organizație, indiferent de forma de proprietate, pentru gestionarea documentelor. Se adresează angajaților structurii de conducere, managerilor de orice nivel, specialiștilor în domeniul managementului documentelor, precum și tuturor celor interesați de tehnologia de lucru cu documentele.

Cursul „Management de birou” este predat folosind o metodologie specială dezvoltată pentru a crește asimilarea materialului și a crește confortul învățării. Veți putea obține profesia potrivităîn domeniul managementului de birou ascultând cu atenție acest Curs audio. Cursul este conceput pentru a vă face un specialist căutat pe piața muncii. Cursul se bazează pe programul pentru instituțiile de învățământ superior și liceele din Federația Rusă. Conținutul cursului audio: Formarea muncii de birou în Rusia. Concepte de bază ale muncii de birou. Înregistrarea detaliilor. Tipuri de forme. Conceptul de documente organizatorice. Carta si actul constitutiv. Documente organizatorice: Regulamente de organizare. Reguli. Documente organizatorice: Instructiuni. Documente organizatorice: Regulamentul intern al muncii. Structura și personalul. Masa de personal. Documente organizatorice: Conceptul de documente administrative. Ordin. Ordin....