Acasă Calculatoare Sistem electronic de management pentru primirea vizitatorilor în departamentul de vize. Lucrul cu vizitatorii în zona de recepție Tehnologie pentru primirea vizitatorilor pe probleme personale

Sistem electronic de management pentru primirea vizitatorilor în departamentul de vize. Lucrul cu vizitatorii în zona de recepție Tehnologie pentru primirea vizitatorilor pe probleme personale

ORGANIZAM PRIMIREA VISITATORILOR
Skriptunova E.A., Zeltserman K.B.
Secretar-referent Nr.4(40), aprilie 2006

Nu toți vizitatorii sunt la fel de utili

Potrivit diverselor studii, aproximativ 22% din timpul de lucru al unui manager este alocat primirii vizitatorilor. Aceasta este o parte semnificativă a timpului unui manager. Sarcina secretarului este de a organiza munca de primire a vizitatorilor în așa fel încât managerul să își petreacă timpul eficient, fără a fi distras de probleme organizatorice și pregătitoare.

Organizarea primirii vizitatorilor este o functie care depinde foarte mult de specificul companiei, structura acesteia, marimea, cultură corporatistă. În fiecare companie acest lucru organizat în felul său. În unele locuri, secretarul planifică complet ziua de lucru a managerului și supraveghează în mod independent organizarea recepției, în timp ce în altele rolul secretarului se reduce la primirea vizitatorului. Cu toate acestea, există reguli generale organizarea primirii vizitatorilor, în urma căreia orice secretar poate crește semnificativ eficiența acest proces in compania ta. Am dedicat acest articol acestor reguli.

Există patru tipuri principale de primire a vizitatorilor pe care un secretar le poate întâlni în munca sa:

Primirea angajaților companiei dumneavoastră pentru scurte probleme curente de lucru
Primirea angajaților pentru o conversație detaliată pe probleme de muncă
Primirea angajaților companiei dumneavoastră de către motive personale
Primirea vizitatorilor din alte organizații

Să ne uităm la fiecare dintre aceste tipuri separat.

Primirea angajaților companiei dumneavoastră pentru scurte probleme curente de lucru

Zilnic, în orice companie apar o mulțime de probleme de lucru care necesită soluții rapide. Aceste probleme pot fi rezolvate literalmente în câteva minute, cu toate acestea, dacă subordonatul nu are posibilitatea de a le coordona cu managerul, atunci munca lui poate încetini pur și simplu.

Aceste scurte întrebări de lucru includ:

Obținerea permisiunii verbale pentru ceva. De exemplu, un angajat vrea să știe dacă poate folosi o mașină de serviciu.
Coordonarea oricăror acțiuni. De exemplu, un angajat are sarcina de a organiza o întâlnire cu furnizorii și este important pentru el să convină asupra orei întâlnirii, componența participanților și să cadă de acord asupra listei. documente necesare la intalnire.
Primiți informații scurte. De exemplu, pentru a îndeplini o sarcină, un angajat trebuie să primească coordonatele unei organizații și informații scurte despre aceasta, care sunt disponibile managerului.
Furnizarea de informații succinte. De exemplu, un angajat a purtat negocieri importante și dorește să raporteze imediat managerului despre rezultatele lor.
Semnarea documentelor (ordine de plată, comenzi, instrucțiuni, contracte etc.). Cu toate acestea, semnarea documentelor nu este întotdeauna un proces rapid. Se întâmplă ca un angajat să se asigure că „are ceva de făcut pentru câteva minute, doar semnează acordul”, dar în realitate se dovedește că managerul vede acest acord pentru prima dată și mai trebuie să-l studieze temeinic. înainte de a semna.

Există o mulțime de probleme care necesită soluții urgente din punctul de vedere al subordonaților din orice organizație. Cu toate acestea, dacă fiecare angajat fuge imediat la manager pe măsură ce apar în munca sa chestiuni urgente, atunci asta e timp de lucru managerul va petrece timp rezolvând aceste probleme cele mai urgente. De aceea este foarte important să se regleze fluxul de întrebări urgente de la subordonați. Din nou, fiecare companie își va găsi propria soluție care este optimă pentru această organizație particulară, dar în cazul general puteți proceda după cum urmează.

Toate întrebările sunt grupate și lucrul cu fiecare grup este structurat într-un anumit mod.

Rezolvarea celor trei grupuri de probleme enumerate mai sus ia de obicei managerului 80% din timpul său din toate problemele urgente. După rezolvarea problemelor urgente în acest fel, rămân doar acele 20% dintre probleme care necesită într-adevăr o întâlnire urgentă. Dar acesta este de cinci ori mai mic decât timpul managerului - există o creștere a eficienței muncii managerului și toate acestea se datorează eforturilor secretarului său.

În plus, prin eforturile comune ale secretarului și managerului, se pot antrena treptat angajații să acumuleze întrebări de rezolvat și să vină la manager maximum o dată pe zi cu o listă pregătită de întrebări de rezolvat. Dacă o astfel de inovație poate fi implementată, aceasta va ușura semnificativ volumul de muncă al managerului. În acest caz, puteți aloca 10-15 minute pentru fiecare subordonat la sfârșitul sau începutul zilei de lucru pentru a rezolva toate problemele curente. Puteți crea un program pentru aceasta. De exemplu:

Angajat		Rezoluţie

	Semnătura bonurilor de plată Semnarea rapoartelor către Fonduri
Fedoseeva	Negocierea reducerilor pentru Versiya LLC Angajarea unui nou angajat, condițiile acestuia
Vasiliev	Coordonarea alegerii unui nou furnizor de internet	Pregătește o notă
Abrașkin	Textul reclamei în mass-media


Lukianov	Data întâlnirii cu partenerii licitatori	Vino inapoi maine

În acest caz, managerul a preferat o recepție de seară, când activitate din exterior Mediul extern(parteneri, clienți etc.) este deja scăzută. Angajații înșiși pot conveni între ei cu privire la timpul care le este alocat în astfel de întâlniri scurte și, dacă este necesar, se pot schimba între ei. Secretara ține acest formular la îndemână pe tot parcursul zilei, iar fiecare angajat poate raporta o problemă pe care trebuie să o rezolve cu managerul său. La sfârșitul zilei, secretarul dă lista managerului, el se uită la ea și poate scrie o rezoluție, de exemplu, „întoarceți-vă mâine”, dacă nu este încă pregătit să discute această problemă. Sau lăsați coloana „rezoluție” goală dacă așteaptă un angajat. Când se întocmește un astfel de program, secretarul nu mai trebuie să se afle la locul de muncă, deoarece procesul de primire este deja organizat.

O altă metodă de recepție a problemelor curente de muncă este stabilirea unui anumit moment pentru fiecare zi în care orice angajat din subordine (în ordinea priorităților, care este reglementată de secretar) poate veni la manager și își poate rezolva toate problemele. De exemplu, ora de la 13.00 la 14.00 este foarte comună, deoarece s-a dovedit că după prânz este mai eficient să se angajeze într-o activitate intelectuală ușoară, iar rezolvarea întrebărilor scurte curente le aparține. De asemenea, ora bună este de la 9.00 la 10.00. Chiar începutul zilei de lucru, când angajații au nevoie de obicei de soluții la problemele urgente ale zilei.

Acestea sunt doar câteva exemple posibilă organizare trucuri atât de scurte. În funcție de specificul organizației, timpul și durata recepției, prezența sau absența înregistrării întrebărilor și rezoluțiilor, componența angajaților și distribuția acestora la recepție, precum și alți parametri pot varia. În fiecare caz specific, secretarul își poate aplica creativitatea și poate dezvolta un algoritm care nu va fi doar avansat tehnologic și eficient din punct de vedere al timpului, ci și convenabil pentru toți membrii procesului.

Și aș dori să mai notez un punct separat. În unele organizații, secretarele stabilesc reguli speciale de primire pentru persoanele apropiate managerului. Secretarul crede că managerul dorește ca acești oameni să fie liber oricând să intre în biroul său. De fapt, această problemă este foarte rar discutată între secretară și manager, iar secretara procedează astfel pentru că așa s-a întâmplat (toți predecesorii ei au procedat la fel și i-au lăsat moștenire), sau pentru că i se pare de la sine înțeles. Managerii acceptă această ordine de lucruri, deși nu sunt întotdeauna mulțumiți de ea și, din anumite motive, nu consideră necesar să-i spună direct secretarei despre acest lucru. Prin urmare, în această chestiune, cel mai bine este să nu decideți singur, ci să discutați situația cu managerul dumneavoastră. În plus, persoanele care sunt deosebit de apropiate de manager au întotdeauna posibilitatea de a-l contacta direct, ocolind secretara, așa că crearea unor condiții speciale pentru ei de multe ori nu are sens. Orice privilegii au cel mai adesea un impact negativ asupra liderului însuși. La urma urmei, se dovedește că, dacă cineva poate intra liber în biroul managerului, atunci acesta decide pentru manager ce ar trebui să facă în birou. acest moment, iar acest lucru, vedeți, nu este în întregime adevărat din punctul de vedere al principiului unității de comandă.

Primirea angajaților companiei dumneavoastră pentru o conversație detaliată pe probleme de muncă

Pe lângă problemele actuale din orice companie, există probleme care nu sunt deosebit de urgente, dar în același timp importante și necesită discuții detaliate. Aceste probleme nu pot fi rezolvate din mers, în câteva minute sau prin telefon.

Aceste întrebări includ:

Furnizarea părere unui angajat pe baza rezultatelor oricărei lucrări de amploare pe care a finalizat-o, de exemplu, finalizarea unui proiect sau negocieri îndelungate.
Luarea unei decizii cu privire la o problemă globală, de exemplu, discutarea mai multor propuneri de la un angajat furnizori majoriși alegerea celui optim.
Discutarea planurilor și rapoartelor (lunare, trimestriale, anuale) ale angajatului.
Conversație de certificare, discuții despre rezultatele muncii angajatului pe o perioadă destul de lungă (șase luni, un an).
Discuție despre propunerile și ideile angajaților pentru îmbunătățirea muncii, reorganizare, schimbarea strategiei și alte probleme globale.

Pentru a discuta astfel de probleme, managerul trebuie să comunice cu subalternul cel puțin 20-30 de minute, deși cel mai adesea astfel de conversații durează aproximativ 1 oră. Prin urmare, astfel de probleme nu sunt de obicei rezolvate într-un mod de răspuns rapid. Pentru a discuta cu calm totul, liderul trebuie să fie sigur că mai are o oră pe care să o poată dedica cu calm pentru a discuta o problemă importantă.

Prin urmare, procesul de admitere pentru problemele neactuale trebuie organizat într-un mod special. Dacă compania este mare și managerul se întâlnește în mod regulat așa probleme importante cu un număr mare de subordonați (mai mult de 10), atunci este cel mai rezonabil să creați un jurnal de întâlniri. Jurnalul poate fi păstrat sub următoarea formă:

Numele complet, funcția de angajat	Intrebare pentru discutie	Urgența problemei (din punctul de vedere al angajatului)	Timp necesar pentru discuții	Rezoluția managerului (ora de întâlnire programată sau altă decizie)	Notă
Ivanov I.I., manager PR	Aprobarea Conceptului de Relații Publice pentru 2006			03/02/06 17.30
Stolin A.A., director departamentul IT	Discuție despre problema tranziției la o nouă software(oferi)	Nu urgent, într-o lună		Pregătește o notă

După ce managerul a stabilit o oră anume, este necesar să se informeze angajatul. Pentru a nu uita pe cine ați sesizat și pe cine nu, puteți face note direct în Jurnal, de exemplu, pentru cei pe care i-ați anunțat deja, încercuiți data stabilită.

Managerul poate seta pur și simplu o dată pentru recepție sau poate indica o anumită oră. Totul depinde de modul în care organizația planifică de obicei ziua de lucru a managerului. El își poate planifica propria zi de lucru și alege o oră care nu este aglomerată pentru el, sau secretara verifică programul de lucru al managerului și programează o întâlnire la un moment în care managerul este liber.

Există situații în care o întâlnire este programată pentru o dată sau oră la care angajatul este deja ocupat (de exemplu, are negocieri cu un client) și nu poate obține o programare cu managerul. În aceste scopuri, angajatul poate indica în coloana „Notă” când îi este convenabil să se întâlnească sau când cu siguranță nu poate. În orice caz, după stabilirea datei, secretarul trebuie să afle dacă totul este în ordine și dacă este convenabil pentru angajat. Și dacă se dovedește brusc că nu poate, fiți de acord cu altă dată.

Pe lângă preînscriere, recepția poate fi organizată după cum urmează. Fiecare angajat este repartizat anumit timp O dată pe săptămână, când poate discuta despre toate întrebările mari pe care le-a acumulat. Pentru consolidarea acestei comenzi se elaborează un program de recepție.

De exemplu,

Zi a săptămânii	Angajat	Notă
luni

	Gordeeva
	Zeleznov

Sau este convenabil ca un manager să se întâlnească cu subalternii nu în fiecare zi, ci de 2-3 ori pe săptămână, de exemplu:

Primirea angajaților companiei dumneavoastră pe probleme personale

Pe lângă problemele legate de muncă, din când în când angajații au întrebări personale, deși acest lucru se întâmplă, desigur, destul de rar.

Aceste întrebări includ:

Cerere de concediu, inclusiv concediu administrativ fără plată salariile
Discuţie concediu de maternitate
Discuție asupra posibilității de a combina munca și studiul
Solicitări de modificare a programului de lucru din motive personale/de familie
Discuție asupra posibilității creșterea carierei sau transferul la alt departament
Discuție despre posibilitatea creșterii salariilor
Discuție despre concediere

De asemenea, este puțin probabil ca astfel de probleme să fie rezolvate din mers, deoarece managerul va dori, în orice caz, să afle motivele solicitării angajatului și să decidă cum să o îndeplinească cel mai bine (dacă este posibil). Prin urmare, este nevoie de timp și pregătire pentru a primi angajații pe probleme personale. Cel mai bine este ca atât angajatul, cât și managerul să rezolve astfel de probleme într-un mediu calm. Prin urmare, în acest caz, întâlnirea trebuie convenită în prealabil. Cu toate acestea, problemele personale diferă de problemele de serviciu prin aceea că angajații (și uneori managerii) nu doresc ca conținutul conversației să fie cunoscut de nimeni altcineva, inclusiv de secretară. În principiu, programările pentru chestiuni personale se pot face în același Jurnal ca și pentru problemele de serviciu. Cu toate acestea, în coloana „Întrebare” este indicat pur și simplu „personal”, fără a specifica detalii. Managerul, atunci când decide data întâlnirii, poate contacta angajatul și poate afla esența problemei direct de la el. De obicei, nu se obișnuiește să se încredințeze astfel de clarificări secretarilor.

În unele organizații mari, managerii alocă zile speciale pentru a aborda problemele personale ale angajaților. În funcție de dimensiunea organizației și de fluxul de solicitări, aceasta ar putea fi, de exemplu, prima vineri a lunii de la 16.00 la 20.00 sau în fiecare joi chiar de la 18.00 la 20.00. În fiecare organizație, ora și ziua specifică a săptămânii sunt stabilite în funcție de situație. Cu toate acestea, de obicei, dacă este alocat timp special pentru probleme personale, atunci acestea sunt orele de seară, parțial după programul de lucru. Acest lucru este convenabil pentru manager, deoarece îi permite să nu întrerupă afacerile curente în timpul programului de lucru, iar angajații care sunt interesați să rezolve o problemă personală, de obicei, nu se deranjează să fie întârziați.

O problemă foarte importantă în organizarea oricărei recepții este informarea angajatului despre data și ora stabilite de manager. Dacă secretara nu face acest lucru, atunci toate eforturile de a organiza recepția vor fi în zadar.

În general, întocmirea Programelor și Graficelor disciplinează bine atât angajații, cât și managerii. Angajații se pregătesc pentru o anumită zi și lucrează mai sistematic. Iar managerul, știind că un angajat va veni la el, se pregătește și el pentru întâlnirea cu el, întocmește o listă de întrebări pe care ar dori să i le pună. În plus, întrucât timpul a fost deja rezervat, îi permite managerului să planifice mai bine ziua de lucru. Și nu amânați și reprogramați întâlnirile cu subalternii în fiecare zi pentru o perioadă destul de lungă. Dar problema întocmirii oricărui Program trebuie discutată cu managerul. Nu este de competența secretarului să rezolve în mod independent astfel de probleme; ea își poate exprima doar propunerile, iar decizia finală în orice caz este luată de manager. Dar totuși, aș dori să le reamintesc secretarilor că orice manager salută o inițiativă rezonabilă de îmbunătățire a muncii. Prin urmare, nu trebuie să stați și să așteptați ca managerul să dea instrucțiuni pentru a organiza recepția într-un fel sau altul. Pentru el aceasta nu este o problemă de mare prioritate și se așteaptă ca secretarul său să organizeze el însuși întregul proces. Prin urmare, gândiți-vă ce opțiune este potrivită pentru compania dvs., abordați problema în mod creativ și nu ezitați să aduceți propunerile dvs. managerului pentru discuție.

Primirea vizitatorilor din alte organizații.

Vizitatorii din alte organizații pot fi împărțiți în 2 tipuri principale:

parteneri de afaceri
"vanzatori"

Desigur, în organizație se pot înscrie și organismele de control care nu pot fi încadrate nici în prima, nici în a doua grupă. Cu toate acestea, acest lucru nu se întâmplă atât de des și necesită o discuție separată. În orice caz, dacă ai oaspeți nedoriți, primul lucru pe care trebuie să-l faci este să anunți managerul. Mai mult, regula principală este să nu oferi absolut nicio informație până la instrucțiunile corespunzătoare de la manager.

Partenerii de afaceri ai companiei includ: clienți, furnizori, parteneri, contractori, reprezentanți mass-media și alte organizații cu care compania a stabilit deja relații sau în care compania este interesată să se stabilească.

În ceea ce privește „vânzătorii”, aceștia pot fi reprezentanți ai oricăror organizații care sunt ei înșiși interesați să stabilească relații cu compania dumneavoastră. Ei pot oferi orice bunuri și servicii.

Organizarea unei recepții pentru partenerii de afaceri ai unei companii nu este de obicei dificilă. De obicei, managerul, sau cineva în numele său, este de acord cu data și ora întâlnirii, iar partenerii ajung la ora stabilită. Într-un mediu de afaceri, nu este obișnuit să ajungeți fără acord prealabil. Dacă se întâmplă acest lucru, atunci acesta este un semnal rău atât pentru secretară, cât și pentru manager. Într-o astfel de situație, trebuie să raportați vizitatorul și managerul însuși va decide ce să facă în continuare.

Sarcina secretarului în organizarea primirii partenerilor de afaceri este să stabilească data și ora întâlnirii, să pregătească materialele necesare în numele managerului și să întâlnească și să înlăture efectiv oaspeții. În acest caz, este foarte important să explici bine cum să-ți găsești organizația pentru ca invitații să nu întârzie la întâlnire din vina ta, din cauza faptului că nu ai explicat clar traseul. De asemenea, este important să verificați cu oaspeții în prealabil numele, companiile, pozițiile și numerele de contact ale acestora. Aceste informații sunt necesare pentru a comanda un permis, pentru a confirma o întâlnire în ajunul negocierilor și pentru a clarifica situația dacă oaspeții sunt întârziați brusc și nu iau ei înșiși legătura.

La întâlnirea cu oaspeții, se consideră bună formă să-i întâlnești la intrarea în clădire, la punctul de securitate sau la recepție și să-i escortezi până în zona de recepție. Este recomandabil să nu forțați oaspeții să aștepte la intrare; secretarul (sau un alt angajat la cererea secretarei) trebuie să aștepte oaspeții la intrare la ora stabilită. Când vă întâlniți, trebuie să clarificați dacă aceasta este persoana pe care o întâlniți: „Ivan Ivanovici? Buna ziua.". Sarcina secretarului este să întâlnească și să-l înlăture pe oaspete, dar nu să-l distreze deloc. După salut, trebuie să te prezinți („Eu sunt Vera, secretara Irinei”) și să te oferi să te urmezi („Hai, te însoțesc”). Aici se termină practic partea conversațională, nu este nevoie să interferați cu invitatul cu conversații și întrebări, aceasta nu este treaba secretarului. Singurul lucru pe care îl puteți spune oaspetelui în drum spre recepție este locația toaletelor („Avem toalete acolo. Acum vă arăt drumul către recepție, vă puteți scoate haina acolo”).

Dacă un oaspete trebuie să aștepte ceva timp în zona recepției, secretara îi oferă ceai sau cafea și câteva materiale informative (materiale publicitare ale companiei, ultimele ziare).

După încheierea întâlnirii, secretarul îl invită pe oaspete să-l escortez („Shall I escort you?”).

Rareori, circumstanțele de forță majoră apar atunci când sosește un vizitator, dar managerul nu este acolo și întâlnirea nu poate avea loc. De exemplu, liderul era în Duma de Stat și nu a putut veni pentru că i s-a cerut în mod neașteptat să vorbească la comisie. În acest caz, secretarul încearcă să contacteze managerul și să-i ceară instrucțiuni despre ce să facă. În cazul în care aceasta nu reușește, secretarul adresează aceeași întrebare adjuncților săi sau angajaților superiori. Poate că unul dintre ei va ține singur întâlnirea. Dacă acest lucru nu este posibil, atunci sarcina secretarului este să-și ceară scuze vizitatorului și să afle de la el toate informațiile pentru a organiza o nouă întâlnire:

numele și poziția vizitatorului, Postul permite, dacă este cazul, găsirea unui angajat prin intermediul secretarului firmei sale.
denumirea instituției (societății) în care lucrează.
telefon si adresa, prin care poate fi găsit dacă este necesar.
data si ora când îi este mai convenabil să vină altă dată.

Următorul comportament în situația unei ședințe eșuate ar fi de bună formă din partea secretarului și favorabil pentru imaginea companiei:

Cere-ți scuze vizitatorului
Exprimați dorința de a ajuta
Aflați de la vizitator ora următoarei vizite care este convenabilă pentru el
Discutați cu managerul dvs. cât mai curând posibil
Sunați vizitatorul înapoi în 48 de ore și aranjați o vizită de întoarcere.

Lucrurile sunt mai complicate cu un grup de vizitatori numit convențional „vânzători”. De ele suferă în special secretarii de companie, acolo unde nu există un serviciu de pază sau recepție, ceea ce reduce semnificativ fluxul de astfel de vizitatori. Vrem să înființăm imediat secretarele; nu trebuie să considerăm „vânzătorii” ca fiind un rău absolut (cu expresia facială și remarcile adecvate). În orice caz, comportamentul tău este imaginea companiei, chiar și în ochii unui vizitator întâmplător. Prin urmare, mai presus de toate, rămâneți prietenos și calm, indiferent de situație. În plus, unii „vânzători” pot fi cu adevărat utili companiei dumneavoastră, dacă nu astăzi, atunci în viitor. Prin urmare, cele mai rezonabile tactici pentru a face față vizitatorilor neplanificați sunt:

Dacă ești politicos și arăți îngrijorare (la urma urmei, și el își face treaba aici), vizitatorul va pleca repede. Nu ar trebui să fii agresiv și să amenințe că vei apela la securitate, dar vei fi doar supărat și tot nu vei obține rezultate.

După ce vizitatorul pleacă, nu vă grăbiți să-și arunce imediat materialele la gunoi. Este mai bine să le înregistrați într-un folder, poate că într-o zi aceste servicii vă vor fi cu adevărat utile. În plus, data viitoare când vine prietenul tău, îi poți spune cu conștiința curată că i-ai depus informațiile și cu siguranță le vei folosi dacă va fi necesar.

Reguli de conduită pentru vizitatori

Adesea, prima impresie a companiei pe care o primește un vizitator depinde de secretară, potențial partener, client etc. Prin urmare, este foarte important să evitați micile lucruri enervante care pot strica imaginea companiei.

Nu mâncați la locul de muncă (foșnește pachete de nuci etc.)
Nu conduceți conversații telefonice străine (așa cum s-a arătat în mod clar în filmul „Office Romance” al secretarului realizat de incomparabila Liya Akhedzhakova)
Nu jucați solitaire și nu vă implicați în alte activități străine, inclusiv pe internet, chiar și la ora prânzului

Lista poate continua și mai departe, dar ni se pare că acestea sunt lucruri destul de evidente, doar că uneori lucrurile mărunte devin atât de integrante în viață încât nu le observi până când apare o „oglindă distorsionantă”, dar atunci poate fi prea târziu și imaginea companiei va fi deteriorată fără speranță.

După cum puteți vedea, munca unui secretar în organizarea primirii vizitatorilor este o chestiune care necesită organizare, responsabilitate, inițiativă și o abordare creativă din partea secretarului. Aceasta este o oportunitate grozavă de a vă arăta partea cea mai bună. La final, toată lumea vă va mulțumi. Vizitatorii beneficiază de organizarea clară a recepției lor. Ei vor simți respect și bunăvoință față de ei înșiși, își vor putea planifica mai bine timpul și nu îl vor pierde în așteptări inutile. Și managerul va aprecia și schimbările, deoarece va ști dinainte despre întâlnirile sale și va avea ocazia să se pregătească pentru ele, nu va fi sfâșiat de toată lumea și, în sfârșit, va avea timp să se ocupe nu numai de rutină, ci și de de asemenea, cu gândirea la probleme strategice.

ÎN Descrierea postului Secretar în secțiunea de atribuții există cu siguranță o clauză care prevede că secretarul trebuie să primească vizitatori. Astfel, indiferent de sfera de activitate a instituției, organizație, formă, forma lor de proprietate, subordonare etc. Fiecare secretar este asociat cu un anumit tip de activitate. Atribuțiile secretarului includ întocmirea programului de recepție.

În fiecare organizație, managerul stabilește zilele și orele de primire a vizitatorilor. Înainte de a face o programare, secretarul trebuie să se asigure că vizitatorul a aplicat la adresa corectă. Aflați care este problema și încercați să rezolvați problema într-o singură vizită. O programare se face de obicei în avans, iar secțiunile corespunzătoare sunt completate în jurnalul de primire a vizitatorilor, care conține următoarele secțiuni:

data partiției
numele, prenumele și patronimul vizitatorului;
adresa lui;
esența întrebării;
numele recepționerului;
rezultatele examinării problemei.

Odată cu formularul jurnal, vizitatorii sunt adesea înregistrați pe cardurile de înregistrare și control. Din punct de vedere tehnic, acest formular este mai convenabil: puteți modifica cu ușurință succesiunea recepției și, în timpul analizei, puteți identifica problemele întâlnite cel mai frecvent și formele de soluție a acestora. În prezent, înregistrarea vizitatorilor se efectuează mai des în formular electronic. Se recomandă împărțirea timpului de admisie în intervale condiționate, cu o anumită marjă.

Secretarul are dreptul, specificat în fișa postului, să stabilească și cu cine trebuie să se întâlnească managerul și cine poate fi îndrumat către adjuncții săi sau alți angajați responsabili. În plus, secretarul reglementează primirea vizitatorilor ținând cont de importanța problemelor pentru care aceștia au venit: unele probleme au nevoie de rezolvare prioritară, în timp ce altele pot să nu fie rezolvate atât de urgent.

În munca legată de primirea vizitatorilor, sunt deosebit de importante calități ale unui secretar precum bunăvoința, politețea și politețea. Toți secretarii cu experiență, de regulă, în etapa de compilare a unei liste de vizitatori, pe baza informațiilor disponibile în ea, sunt în mare măsură capabili să prevadă situații tensionate asociate cu apariția unei anumite persoane. Secretarii încearcă să-și planifice munca în detaliu în acest moment și să aplice experiența existentă.

De exemplu, un vizitator anxios nu trebuie să fie calmat, deoarece acest lucru nu poate decât să crească tensiunea. Este recomandat într-o astfel de situație să-i arăți atenție autentică și respect sincer. Căutarea unui sfat sau un compliment ascuns va ajuta vizitatorul să îl liniștească. Motive sincer situatii conflictuale Atunci când primiți vizitatori, poate exista o atitudine lipsită de respect față de el, nerespectare a intereselor sale, un comportament nepoliticos și o așteptare lungă.

Când luăm în considerare tehnologia de primire a vizitatorilor, este necesar să subliniem că secretarul trebuie să-și amintească o regulă importantă pentru el: toți vizitatorii pot intra în biroul managerului numai după raportul secretarului.

Secretarul trebuie să raporteze personal despre vizitatorii importanți. După ce i-a cerut vizitatorului să aștepte, el intră în biroul managerului, închizând ușa pe jumătate și raportează despre vizitatorul care așteaptă să fie primit. Când raportați despre un vizitator, este necesar să indicați în mod clar:

Nume, prenume, patronimic;
Poziția sau adresa;
Întrebarea pentru care a sosit vizitatorul.
Este recomandat să transferați o înregistrare a informațiilor despre el sau despre el carte de vizită.

Dacă managerul este pregătit să primească vizitatorul, atunci secretarul îl invită pe vizitator să intre. În același timp, ușa biroului se deschide larg și secretara, ținând-o, face loc de trecere. După ce vizitatorul a intrat în birou, secretara închide ușa ermetic, dar fără să bată.

Atunci când organizează o recepție pentru angajații instituției sale pe probleme de actualitate, secretarul este obligat să:

Cunoașteți cercul de oameni care au acces oricând la manager și lăsați-i să treacă fără piedici;
Aduceți în atenția tuturor angajaților instituției programul de lucru pe probleme de actualitate;
Stabiliți durata vizitei și avertizați vizitatorul despre aceasta;
Informați managerul despre vizitator folosind un interfon sau un telefon local.

Informațiile despre procedura de primire se află într-un loc vizibil: sub forma unui mic anunț sau secretarul se asigură că pe ușile zonei de recepție este afișat un tabel indicând zilele și orele de primire a vizitatorilor. La cererea managerului, secretarul trebuie să poată pregăti și servi ceai sau cafea managerului și vizitatorilor, membri ai delegației.

Vasele trebuie să fie perfect curate; ceaiul sau cafeaua trebuie pregătite în zona de recepție, apoi turnate în căni și aduse la biroul managerului pe o tavă. De obicei, vizitatorii iau ei înșiși pahare din tavă.

Puteți aranja cești în funcție de numărul de vizitatori de pe masă înainte de sosire, dacă cafeaua și ceaiul sunt aduse în birou în vase de cafea după sosirea vizitatorilor și sunt turnate în prezența lor. Ar trebui să existe cu siguranță șervețele pe masă.

Cafeaua și ceaiul sunt de obicei servite cu prăjituri, prăjituri și dulciuri. De asemenea, puteți pune pe masă sticle de apă minerală și pahare în funcție de numărul de vizitatori și o cheie pentru deschiderea sticlelor.

www.sekret-gorn.narod.ru

10. ORGANIZAREA PRIMIREA VISITATORILOR ȘI LUCRUREA CU APELĂRI SCRISE ALE CETĂȚENILOR

10.1 Organizarea recepției

Primirea vizitatorilor este una dintre cele mai importante funcții ale unui secretar. Prima impresie a unei firme (instituții) se formează tocmai din nivelul de organizare al recepției. Secretarul unei firme (mică instituție) este responsabil de organizarea primirii tuturor celor care solicită la aceasta. Secretarul managerului organizează primirea vizitatorilor de către conducere.

In primul rand trebuie sa ai grija de zona de receptie, care sa faca o impresie favorabila vizitatorului, intrucat zona de receptie este locul primului contact cu firma (organizatie, institutie). Zona de recepție trebuie să fie suficient de spațioasă, cu un interior bine organizat, zone de așteptare, cu anunțurile necesare și, dacă este posibil, produse care caracterizează direcția companiei.

Secretarul trebuie să fie capabil să întâmpine vizitatorii, să fie politicos și prietenos pentru a asigura eficiența întâlnirii sau a netezi situațiile dificile. Amabilitatea lui, claritatea și caracterul complet al răspunsurilor la întrebări formează prima impresie a companiei în ansamblu. Organizarea recepției depinde de categoria de vizitatori:

1 angajați ai organizației dvs.;

2 angajați ai altor organizații:

A. cu aranjament prealabil;

b. sosit brusc.

3 vizitatori la întrebări în flagrant.

În toate cazurile, secretarul îl salută în primul rând cu căldură pe nou venit.

Deoarece secretarul îl ajută pe manager în implementarea planului zilei sale de lucru, acesta are deseori dreptul de a stabili cu cine trebuie să se întâlnească managerul și cine poate fi îndrumat către alți funcționari, ce probleme necesită urgent, rezolvarea prioritară și atenția acestuia. administrator.

Atunci când organizează o recepție cu managerul, secretarul trebuie să cunoască și să lase liber să treacă persoanele care au acces la el în orice moment.

Pentru a primi pe ceilalți angajați ai organizației pe probleme de actualitate, este indicat să aveți stabilite ore și zile, care stau la baza planificării raționale a zilei de lucru a managerului.Angajaților care vin la recepție li se adresează nume și patronim, pt. pe care secretarul ar trebui să aibă o listă cu numele de familie (cu prenumele și patronimul) (director) ale tuturor angajaților organizației.

Când primiți angajați ai altor organizații, după salut, trebuie să aflați și să notați:

♦ prenume, prenume, patronim;

♦ organizația pe care o reprezintă și funcția sa;

♦ pe ce problemă;

♦ dacă a fost programată ora întâlnirii.

Astăzi, un vizitator se prezintă adesea secretarei înmânându-i cartea de vizită, care conține informațiile necesare despre el. Vizitatorul ar trebui să fie rugat să stea jos și să aștepte până când sosirea lui este anunțată.

După ce a identificat problema care este scopul vizitei, secretarul poate direcționa imediat vizitatorul către un anumit angajat care se ocupă de această problemă.

Dacă vizitatorul este primit de către manager, acesta este raportat prin predarea unei cărți de vizită sau a unei evidențe cu informații despre el. Uneori, secretara selectează și transferă managerului documentele necesare conversației.

Dacă există o întârziere în primirea unui vizitator, acesta este rugat să aștepte și să se uite la ziare, reviste și broșuri. În cazul în care ora programării a fost stabilită, iar managerul este ocupat, secretarul trebuie să-și ceară scuze politicos, să explice motivul întârzierii, să indice la ce oră va fi amânată programarea sau să convină asupra unei alte zile pentru vizită.

La discreția sa, secretarul poate oferi ceai sau cafea vizitatorului care așteaptă.

Dacă amânarea programării din cauza unor circumstanțe neprevăzute (boală a managerului, călătorie de afaceri, apel urgent etc.) este cunoscută dinainte, este necesar să contactați vizitatorul, să îl informați și să conveniți asupra orei pentru care este programarea. amânat.

Fiecare vizitator, indiferent de poziția sa oficială, trebuie raportat. Angajații organizației care au venit la recepție pot fi anunțați telefonic. Cei care vin la recepție din alte organizații sunt prezentați managerului, menționându-și clar numele de familie, prenumele, patronimul, funcția, firma (organizația) și li se oferă o carte de vizită sau o evidență a informațiilor despre acesta.

Primirea lucrătorilor detașați are unele particularități. În acest caz, secretarul poate asista la cazare la hotel, poate marca certificatul de călătorie și poate selecta documentele necesare.

În lipsa managerului, secretarul, în funcție de problema care se rezolvă, poate îndruma vizitatorul către adjuncții săi. În toate cazurile, sarcina secretarului este de a îndruma vizitatorul către angajatul care se ocupă de aceste probleme și de a salva managerul de trucuri inutile.

Procedura de primire a cetățenilor pe probleme personale este oarecum diferită.

Primirea personală, în condițiile legii, este efectuată de șefii organizațiilor, adjuncții acestora sau angajații responsabili,

Primirea cetățenilor trebuie să fie atent organizată. In primul rand se stabileste locul si ora receptiei. Trebuie să existe zile și ore desemnate în care cetățenii vor fi întotdeauna primiți. Informațiile despre procedura de admitere vor fi afișate într-un loc vizibil. Totodată, se asigură și seara liberă de la serviciu. Cel mai convenabil este să organizați recepții săptămânale ale vizitatorilor.

Recepția are loc într-o cameră cu acces gratuit. Dacă este necesar, se organizează vizite ale managerilor la locul de primire a populației.

Zona de recepție trebuie să fie bine dotată, cu scaune și o masă la care se pot face cereri în scris. Trebuie să existe hârtie și pixuri. Se recomandă utilizarea pe scară largă a „certificatelor silențioase” cu aplicații eșantion, adrese și numere de telefon ale acelor instituții și organizații la care sunt trimise cel mai des

În timpul unei recepții personale, managerul este asistat de o secretară care salută vizitatorii și îi înregistrează.

Amabilitatea, atenția, amabilitatea și disponibilitatea secretarei determină în mare măsură atmosfera sălii de recepție.

În timpul primirii personale a cetățenilor, se ține un jurnal (carte) de recepție, care înregistrează: data primirii, numele, prenumele și patronimul persoanei care a venit la recepție, adresa acesteia, esența problemei, numele recepționerului și rezultatele examinării contestației. Dacă volumul de muncă este mare, o astfel de înregistrare se efectuează pe carduri de înregistrare și control. Dacă cererea sau reclamația nu poate fi soluționată de către manager în timpul recepției, acestea sunt expuse în scrisși lucrăm cu ei ca și cu contestații scrise.

Executiv, primirea gazdei, trebuie să fie extrem de atent la vizitator, nevoile și solicitările acestuia, să orienteze conversația pentru a identifica esența contestației și circumstanțele care contribuie la luarea deciziei corecte.

La finalul primirii, cetățeanul trebuie să fie informat cu privire la decizia luată cu privire la contestație sau, în cazul în care soluționarea problemei intră în competența altui organ, asistență în identificarea acestui organism, localizarea acestuia, numere de telefon etc.

www.bibliotekar.ru

Regulile de primire a vizitatorilor

Sferele relațiilor interindividuale, ale comunicării, ale comunicării aparțin dimensiunilor fundamentale ale lumii umane. Aceste probleme devin deosebit de acute din cauza creșterii în lumea civilizată modernă a singurătății, individualismului, încercărilor constante de a manipula o persoană, conștiința și psihicul lui în general și stereotipurile relațiilor.

După cum știți, este mai rău pentru o persoană când nu are unde să meargă și nimeni la care să meargă. Trebuie să ne amintim acest lucru atunci când ne îndeplinim responsabilitatile locului de munca, interacționând cu vizitatorii în timpul orelor de recepție. Deci, credeți că ocupați poziție de conducere sau datorita naturii activitatii tale pe care esti nevoit sa o accepti, nu trebuie sa uiti ca reprezentati institutia in care functioneaza tote-ul.

Specialisti in probleme orale comunicare de afaceri 18 recomandă pentru o organizare clară a recepției să țină cont și să țină cont de următoarele puncte:

o. Întocmește un program de recepție și aduce-l la cunoștința tuturor părților interesate

o. Nu încălcați programul de admisie. Dacă totuși se întâmplă ca managerul să nu se poată prezenta în timpul orelor de recepție, trebuie avut grijă ca vizitatorii să fie primiți de o altă persoană competentă.

O recepție perturbată din vina managerului este o manifestare de neatenție, lipsă de respect față de subordonați, superioritate

o. Reglați strict ora de primire a vizitatorilor. Merită să postați notificări despre cine, unde și despre ce probleme este mai bine să contactați, astfel încât vizitatorii să nu deranjeze alți lucrători

o. Echipați zona de recepție în mod corespunzător: aveți grijă de mobilierul pentru scaune (absența acestora va arăta și neatenție față de vizitatori), o masă cu materiale de scris, hârtie

o. Numiți în funcția de secretar o persoană competentă, atentă, educată, corectă, care ar putea rezolva în mod independent unele probleme de interes pentru vizitatori, să pregătească cu promptitudine și competență curry și informațiile necesare.

o. Menține ordinea perfectă în birou și pe desktop, unde ar trebui să existe un pix, notepad, documente necesare la primirea vizitatorilor

REGULILE OFIȚERULUI DE ACCEPTARE A VISITATORILOR

1. În timpul orelor de recepție, fiți bine dispus și nu prezentați cea mai mică iritare.

2. Când intră un vizitator, fii politicos:. Asigurați-vă că vă ridicați de la masă, salutați, invitați vizitatorul să se așeze (nu să se așeze), apoi să vă așezați și să vă adresați interlocutorului cu cuvinte de încurajare pentru conversație:

. Ascult cu adevărat cu atenție. Te rog vorbeste. Despre ce problema vorbesti?

3. Ascultă interlocutorul cu atenție, cu înțelegere. Dacă telefonul sună în acest moment, nu ridicați telefonul și nu vorbiți, deoarece acest lucru va reduce la tăcere clienții și apoi explicați din nou problema

4. Dați dovadă de reținere și bunătate: nu întrerupeți clienții „la mijlocul propoziției” dacă interlocutorul nu se poate opri și nu dă. Dacă spui doar un cuvânt, poți încerca să-i transformi monologul într-un dialog folosind următoarele formule verbale:

. Lasă-mă să spun câteva cuvinte. Aș dori doar să subliniez Ce

. Scuză-mă, oprește-te un moment și nu uita ce ai de spus, trebuie să subliniez, Ce

. Dacă interlocutorul nu ia în considerare acest lucru, atunci ar trebui să-l ascultați cu răbdare și politicos până când vorbește și apoi să începeți un dialog

5. Folosiți doar vocabular normativ: nu folosiți cuvinte cu tentă de ironie, dispreț sau aprecieri negative

6 tone de conversații ar trebui să fie de afaceri, reținute, calme, ritmice - negrabă (dar nu indiferent)

7. Dacă situația de comunicare permite, la sfârșitul conversației ridicați-vă și conduceți vizitatorul la ușă și luați-vă la revedere

Corectitudinea, politețea, corectitudinea, toleranța, respectul pentru vizitatori sunt predicatele unui funcționar. Asigurați-vă că aceste îndrumări morale iau forma anumitor reglementări legale, respectarea cărora este concretizată în acțiuni adecvate.

REGULI PENTRU VISITATORI

1. Cereți permisiunea de a intra, salutați și așezați-vă fără permisiune.

2. Nu uita de formele de politete:. Vă rog

3. Exprimați-vă cererea în mod clar, clar și concis

4 fi politicos, reținut, corect

Anterior CUPRINS Următorul

uchebnikirus.com

Organizarea primirii vizitatorilor

Primirea vizitatorilor este una dintre cele mai importante funcții ale unei secretare, a cărei amabilitate, atenție, politețe și curtoazie determină în mare măsură atmosfera sălii de recepție.

Secretarul companiei este responsabil de organizarea primirii tuturor vizitatorilor, iar secretarul managerului organizează primirea oaspeților de către conducere.

Primirea angajaților organizației

Deoarece secretarul îl ajută pe manager în implementarea planului zilei sale de lucru, acesta are adesea dreptul de a stabili cu cine trebuie să se întâlnească managerul și cine poate fi îndrumat către alți funcționari; ce probleme au nevoie urgentă, rezoluție prioritară și atenție managerială.

Atunci când organizează o recepție pentru manager, secretarul trebuie să cunoască și să lase liber să treacă pe persoanele care au acces la el în orice moment. Pentru a primi restul angajaților organizației pentru a rezolva problemele curente, este de dorit să existe ore și zile stabilite, care stă la baza planificării raționale a zilei de lucru a managerului. Angajații care vin la recepție trebuie să li se adreseze nume și patronimic, pentru care secretarul trebuie să aibă o listă cu numele de familie (cu prenumele și patronimicul) a tuturor angajaților organizației.

Primirea angajaților organizației pentru scurte probleme curente de lucru

Zilnic, în orice companie apar o mulțime de probleme de lucru care necesită soluții rapide. Aceste probleme pot fi rezolvate în câteva minute, iar dacă subordonatul nu are posibilitatea de a le coordona cu managerul, atunci munca lui poate încetini. Întrebările operaționale scurte includ:

● obținerea permisiunii verbale pentru ceva (de exemplu, un angajat vrea să știe dacă poate folosi o mașină de serviciu);

● coordonarea oricăror acțiuni (de exemplu, un angajat are sarcina de a organiza o întâlnire cu furnizorii și este important ca acesta să convină asupra orei întâlnirii, lista participanților și lista documentelor necesare).

● obținerea de informații succinte (de exemplu, pentru a finaliza o misiune, un angajat trebuie să primească coordonatele unei organizații și informații succinte despre aceasta, pe care managerul le are);

● furnizarea de informații succinte (de exemplu, un angajat a purtat negocieri importante și dorește să raporteze imediat managerului despre rezultatele lor);

● semnarea documentelor (ordine de plata, comenzi, instructiuni, contracte etc.). Dar nu trebuie să uităm că semnarea documentelor nu este întotdeauna un proces rapid. De exemplu, un angajat se asigură că „are ceva de făcut pentru câteva minute, doar semnează un acord”, iar apoi se dovedește că managerul vede acest acord pentru prima dată și trebuie să-l studieze temeinic înainte de a semna.

Sunt probleme care, din punctul de vedere al subordonaților, necesită soluții urgente în orice organizație. Cu toate acestea, dacă fiecare angajat se adresează managerului pe măsură ce apar astfel de probleme, atunci tot timpul de lucru al managerului va fi cheltuit pentru rezolvarea acestora. De aceea este important să se organizeze corect fluxul de vizitatori cu probleme urgente. Fiecare companie trebuie să-și găsească propria soluție, optimă pentru aceasta, dar, pentru a rezuma, puteți face următoarele: toate problemele sunt grupate, iar lucrul cu fiecare grup este organizat într-un anumit mod.

Elaborați documente pe care un manager trebuie să le studieze înainte de a lua orice decizie(proiecte de comenzi, instrucțiuni, scrisori, contracte, materiale publicitare și informative, memorii) , Secretarul le adună în dosarul „Pentru considerație”. În timpul zilei, aceste documente se acumulează cu secretara, iar managerul le vede pe toate odată la sfârșitul zilei de lucru sau la începutul următoarei.

Managerul poate informa secretara că un document așteaptă examinare urgentă - atunci când executorul aduce documentul, secretarul îl va transfera imediat managerului. În cazul în care societatea folosește e-mailul pentru a face schimb de informații, executorii trimit documente la secretariat prin e-mail. După aceasta, secretarul imprimă documentele și le pune în folderul „Pentru revizuire”.

Uneori, angajații trimit scrisori direct managerului - astfel de mesaje distrag atenția managerului la fel de mult ca și vizitele. Dacă compania este mare, acest lucru duce la supraîncărcarea managerului și la lucrul în regim de pompieri. În plus, majoritatea managerilor preferă să studieze documentele pe hârtie, notând imediat întrebările și făcând comentarii.

Documente pe care managerul le-a văzut și aprobat deja, gata pentru semnare, Secretarul îl pune în folderul „Pentru semnătură”. Managerul poate semna aceste documente dintr-o dată, alocând 10-15 minute pentru aceasta fie în mijlocul zilei (pentru descărcare), fie la începutul și sfârșitul zilei (perioada de antrenament sau oboseală).

Întrebări cu adevărat urgente poate fi rezolvată la telefon (dacă nu aveți nevoie să studiați sau să semnați documente). Acest lucru vă permite să economisiți timp semnificativ. Secretara intreaba angajatul ce intrebare are si raporteaza managerului telefonic, iar managerul decide daca va vorbi sau nu cu angajatul. Dacă managerul decide să nu vorbească, el poate fie să trimită întrebarea cuiva (de exemplu, adjunctul său), fie să-i ceară angajatului să pună întrebarea în scris și să o pună în dosarul „Pentru revizuire”, fie să-i ceară angajatului să contactați-l altă dată.

Toate grupurile de mai sus reprezintă de obicei aproximativ 80% din toate problemele urgente. După sortare, rămân 20% dintre problemele care necesită într-adevăr o întâlnire urgentă pentru a fi rezolvate.

Opțiuni posibile

Prin eforturile comune ale secretarului și managerului, puteți antrena treptat angajații să acumuleze întrebări și să vină la manager cel mult o dată pe zi cu o listă de întrebări. Dacă o astfel de inovație poate fi implementată, aceasta va ușura semnificativ volumul de muncă al managerului. În acest caz, puteți aloca 10-15 minute fiecărui subordonat la sfârșitul sau începutul zilei de lucru pentru a rezolva problemele curente. Pentru a optimiza acest proces, puteți crea un program.

O altă opțiune de recepție pe probleme curente de muncă este să se stabilească o anumită oră pentru fiecare zi în care orice angajat (în ordinea priorităților, care este reglementată de secretar) poate veni la manager și poate rezolva toate problemele. De exemplu, o oră populară este de la 13.00 la 14.00 (după pauza de prânz), deoarece s-a dovedit că după prânz este mai bine să se angajeze într-o activitate intelectuală ușoară, iar rezolvarea întrebărilor scurte curente le aparține. Ora dintre orele 9:00 și 10:00 este, de asemenea, potrivită pentru aceste scopuri, deoarece angajații trebuie de obicei să rezolve probleme urgente la începutul zilei de lucru.

Primirea angajaților organizației pentru o conversație detaliată pe probleme de muncă

În cursul activităților oricărei companii apar și probleme care nu sunt deosebit de urgente, dar în același timp importante și care necesită o discuție amănunțită. Aceste probleme nu pot fi rezolvate din mers, în câteva minute sau prin telefon. Aceste întrebări includ:

● oferirea de feedback unui angajat cu privire la rezultatele oricărei lucrări la scară largă, de exemplu, la finalizarea unui proiect sau a unor negocieri îndelungate;

● luarea unei decizii asupra unei probleme globale, de exemplu, discutarea cu un angajat a mai multor oferte de la furnizori mari si alegerea celei optime;

● discutarea planurilor si rapoartelor (lunare, trimestriale, anuale) ale angajatului;

● conversație de evaluare a performanței, discuție despre performanța angajatului pe o perioadă lungă (șase luni, un an);

● discutarea propunerilor și ideilor angajaților pentru îmbunătățirea muncii, reorganizare, schimbarea strategiei și alte probleme globale.

Pentru a discuta astfel de probleme, managerul trebuie să comunice cu subalternul timp de cel puțin 20-30 de minute, deși cel mai adesea astfel de conversații durează aproximativ o oră. Prin urmare, astfel de probleme nu sunt de obicei rezolvate într-un mod de răspuns rapid. Pentru a discuta totul calm, managerul trebuie să fie sigur că mai are o oră. De aceea, procesul de admitere pe probleme care nu țin de probleme de actualitate trebuie organizat în mod special. Dacă compania este mare și managerul comunică în mod regulat pe probleme importante cu un număr mare de subordonați (mai mult de 10), atunci cel mai bine este să păstrați un jurnal de întâlniri.

După ce managerul a stabilit o oră anume, este necesar să se informeze angajatul. Pentru a nu uita cine a fost anunțat și cine nu, puteți face notițe direct în jurnal.

Managerul poate stabili o dată pentru recepție sau poate indica o anumită oră: totul depinde de modul în care organizația își planifică de obicei ziua de lucru. El poate alege el însuși orele pentru programare, sau secretara, în funcție de programul său de lucru, își programează o întâlnire pentru timpul liber.

Se poate întâmpla ca angajatul să fie ocupat la ora pentru care este programată întâlnirea (de exemplu, are negocieri cu un client) și să nu poată ajunge la întâlnirea cu managerul. Pentru a preveni apariția unor astfel de situații, angajații pot indica în coloana „Notă” când le este convenabil să se întâlnească sau când vor fi ocupați. În orice caz, după stabilirea unei date, secretarul trebuie să afle dacă această oră este potrivită pentru angajat și, dacă este necesar, să reprogrameze întâlnirea.

Pe langa preinregistrare, in firmele mici i se poate seta un anumit timp pentru fiecare angajat - o data pe saptamana - cand poate discuta toate problemele grave care s-au acumulat in el. Pentru consolidarea acestei comenzi se elaboreaza un program de receptie.

Primirea angajaților organizației pe probleme personale

Aceste întrebări includ:

● cerere de concediu, inclusiv fără plată;

● discutarea concediului de maternitate;

● discutarea posibilității de a combina munca și studiul;

● solicitări de modificare a programului de lucru din cauza oricăror circumstanțe personale/familiale;

● discutarea posibilitatii de crestere a carierei sau transfer in alt departament;

● discutarea posibilității de creștere a salariilor;

Este puțin probabil ca astfel de probleme să fie rezolvate din mers, deoarece managerul va dori, în orice caz, să afle motivele solicitării angajatului și să decidă cum să o îndeplinească cel mai bine (dacă este posibil). Va fi mai bine atât pentru angajat, cât și pentru manager dacă aceste probleme sunt rezolvate într-un mediu calm. Prin urmare, în acest caz, întâlnirea trebuie convenită în prealabil. Cu toate acestea, problemele personale diferă de problemele de serviciu prin aceea că angajații (și uneori managerii) nu doresc ca conținutul conversației să fie cunoscut de nimeni altcineva, inclusiv de secretară. Programările pentru probleme personale se pot face în același jurnal ca și pentru problemele de serviciu. Totuși, în coloana „Întrebare” este indicat doar „personal”, fără a se specifica detalii. Când managerul decide data întâlnirii, el poate contacta angajatul și poate afla direct de la el esența problemei (de obicei nu este obișnuit să încredințeze clarificarea unor astfel de probleme secretarilor).

Există un timp special pentru întrebările personale ale angajaților

În unele organizații mari, managerii desemnează zile speciale pentru a aborda problemele personale ale angajaților. În funcție de dimensiunea organizației și de fluxul de solicitări, aceasta ar putea fi, de exemplu, prima vineri a lunii de la 16:00 la 20:00 sau în fiecare joi chiar de la 18:00 la 20:00. Ora și ziua specifică a săptămânii sunt stabilite în funcție de situație, de cele mai multe ori este în orele de seară, parțial după încheierea zilei de lucru. Acest lucru este convenabil pentru manager, deoarece afacerile curente din timpul orelor de lucru nu sunt întrerupte, iar angajații care sunt interesați să rezolve o problemă personală, de obicei, nu se deranjează să rămână până târziu.

Primirea angajaților altor organizații

Vizitatorii din alte organizații pot fi împărțiți în două tipuri principale: parteneri de afaceri (clienți, furnizori, contractori, reprezentanți mass-media și alte organizații cu care compania cooperează sau intenționează să stabilească relații de afaceri) și „vânzători” (reprezentanți ai oricăror organizații care sunt interesate). în stabilirea relaţiilor de afaceri cu compania dumneavoastră). În organizație se pot înscrie și organele de control, care nu pot fi încadrate nici în prima, nici în a doua grupă. Cu toate acestea, acest lucru nu se întâmplă atât de des și necesită o discuție separată. În orice caz, dacă aveți oaspeți neaștepți, primul lucru pe care trebuie să-l faceți este să anunțați managerul și să nu furnizați absolut nicio informație până la comenzile corespunzătoare.

Organizarea unei recepții pentru partenerii de afaceri ai unei companii, de regulă, nu este deosebit de dificilă. De obicei, managerul sau cineva în numele său este de acord cu data și ora întâlnirii, iar partenerii ajung la ora stabilită. Într-un mediu de afaceri, nu este obișnuit să ajungeți fără acord prealabil. Dacă se întâmplă acest lucru, atunci acesta este un semnal de alarmă atât pentru secretară, cât și pentru manager. În această situație, trebuie să raportați vizitatorul, iar managerul însuși va decide ce să facă în continuare.

Sarcinile secretarului în organizarea primirii partenerilor de afaceri sunt să stabilească data și ora întâlnirii, să pregătească materialele necesareîn numele managerului, întâlniți și despărțiți oaspeții.

Trebuie să explicați clar vizitatorilor cum să vă găsiți organizația.

De asemenea, este important să întrebați oaspeții în prealabil despre numele lor, numele companiilor lor, pozițiile și numerele de contact. Aceste informații sunt necesare pentru a comanda un permis și a confirma o întâlnire în ajunul negocierilor, precum și pentru a le putea contacta în cazul în care întârzie brusc și nu iau legătura ei înșiși.

Este considerată o formă bună să întâlniți oaspeții la intrarea în clădire, la punctul de securitate sau la recepție și să-i însoțiți în zona de recepție. Pentru ca oaspetele să nu fie nevoit să aștepte la intrare, secretara (sau un alt angajat la cererea secretarei) trebuie să se întâlnească deja cu oaspeții la intrare la ora stabilită. Când vă întâlniți, trebuie să clarificați dacă aceasta este persoana pe care o așteptați: „Ivan Ivanovici? Buna ziua". Sarcina secretarului este să întâlnească și să escorteze oaspetele, dar nu să-l distreze deloc. După salut, trebuie să vă prezentați („Eu sunt Ekaterina, secretara lui Ivan Ivanovici”) și să vă oferiți să vă urmați („Hai, te însoțesc”). Aici se termină practic prima parte a întâlnirii - nu este nevoie să enervezi oaspetele cu conversații și întrebări. Singurul lucru pe care îl puteți spune oaspetelui în drum spre recepție este locația toaletelor („Avem toalete acolo. Acum vă arăt drumul către recepție, vă puteți scoate haina acolo”).

După ce conversația oaspetelui cu directorul s-a încheiat, secretarul îl invită pe oaspete să-l însoțească („Shall I escort you?”).

Lucrurile sunt mai complicate cu un grup de vizitatori numit convențional „vânzători”. Secretarii companiilor unde nu există serviciu de pază sau recepție, ceea ce poate reduce semnificativ fluxul de astfel de vizitatori, suferă mai ales de ei. Vrem să stabilim imediat secretarele: nu ar trebui să considerați „vânzătorii” ca fiind un rău absolut (cu expresia facială și observațiile adecvate). În orice caz, comportamentul tău este imaginea companiei, chiar și în ochii unui vizitator întâmplător. Prin urmare, rămâne prietenos și calm indiferent de situație. În plus, unii „vânzători” pot fi cu adevărat utili companiei dumneavoastră, dacă nu astăzi, atunci în viitor.

Cel mai inteligent mod de a trata vizitatorii neprogramați este următorul.

■ Salutați și clarificați numele vizitatorului și scopul vizitei sale - acest lucru vă va permite să luați imediat inițiativa în propriile mâini („Bună ziua, vă rugăm să vă prezentați și să-mi spuneți la ce problemă vă aflați”).

■ După ce auziți numele companiei și scopul vizitei, întrerupeți politicos vizitatorul dacă începe imediat să-și laude produsul și încercați să încheiați conversația („Vă mulțumesc, înțeleg că sunteți dintr-o companie de curățenie și doriți să oferiți-ne servicii de curățenie birouri. Momentan vă stăm la dispoziție Nu avem nevoie”).

■ Dacă „vânzătorul” pare persistent, atunci nu se va calma și nu va încerca să continue conversația, așa că trebuie să încheiați conversația din nou, dar mai ferm („După cum am spus deja, încă nu avem nevoie de astfel de servicii , dar poate că în viitor aceste informații ne vor fi de folos. Dacă aveți materiale promoționale cu dvs., lăsați-le, le voi da mai departe pentru luare în considerare").

Dacă ești politicos și arăți îngrijorare (la urma urmei, „vânzătorul” își face și treaba), vizitatorul va pleca repede. Dacă te comporți agresiv și amenințați securitatea, veți fi doar supărați, dar tot nu veți obține rezultate.

După ce vizitatorul pleacă, nu vă grăbiți să aruncați imediat materialele promoționale la gunoi. Este mai bine să le înregistrați într-un folder, poate că într-o zi aceste servicii vă vor fi cu adevărat utile. In plus, data viitoare cand vine prietenul tau ii poti spune cu constiinta linistita ca ai informatii despre firma lui si cu siguranta le vei folosi daca va fi nevoie.

Primirea cetățenilor pe probleme personale

În conformitate cu legea, primirea cetățenilor în chestiuni personale se realizează de către șefii organizațiilor, adjuncții acestora sau angajații responsabili.

Primirea cetățenilor trebuie să fie atent organizată. In primul rand se stabileste locul si ora (zile si orele) receptiei. Informațiile despre procedura de admitere vor fi afișate într-un loc vizibil. Totodată, se stabilește și ora de seară liberă de la muncă. Cel mai convenabil este să organizați recepții săptămânale ale vizitatorilor.

Recepția are loc într-o cameră cu acces gratuit. Dacă este necesar, se organizează vizite ale managerilor la locul de primire a cetățenilor.

Zona de recepție trebuie să fie bine echipată, cu scaune și o masă. Trebuie să pregătiți hârtie și pixuri. Se recomandă utilizarea unui „certificat tăcut” cu exemple de aplicații, adrese și numere de telefon ale acelor instituții și organizații la care sunt trimiși cel mai des cetățenii.

Atunci când primește cetățeni cu privire la chestiuni personale, secretarul ajută managerul: el întâlnește vizitatorii și efectuează înregistrarea acestora.

În timpul unei primiri personale a cetățenilor, se ține un jurnal (carte) a recepției, în care data, prenumele, prenumele și patronimul persoanei care a venit la recepție, adresa acestuia, esența problemei, numele de familie al recepționer și rezultatele examinării cererii sunt înregistrate. Dacă volumul de muncă este mare, o astfel de înregistrare se efectuează pe carduri de înregistrare și control. Dacă o cerere sau o plângere nu poate fi rezolvată de către manager în timpul recepției, acestea sunt declarate în scris și tratate ca cereri scrise.

Funcționarul care efectuează recepția trebuie să fie extrem de atent la vizitator, nevoile și solicitările acestuia și să orienteze conversația pentru a identifica esența cererii și circumstanțele, care vor contribui la luarea deciziei corecte.

La finalul primirii, este necesară informarea cetățeanului cu privire la decizia luată cu privire la contestație sau, în cazul în care soluționarea problemei intră în competența altui organ, să se ajute la identificarea acestui organism, locația acestuia, numerele de contact etc.

Reguli de conduită pentru vizitatori

■ Nu mâncați la serviciu.

■ Nu aveți conversații telefonice străine (așa cum sa arătat clar în filmul „Office Romance”).

■ Nu jucați solitaire și nu vă implicați în activități care nu sunt legate de muncă, inclusiv pe internet, chiar și în timpul orelor de prânz.

■ Un vizitator poate intra oricând în zona de recepție, așa că păstrați-vă zona de lucru ordonată în orice moment. O masă aglomerată, căni nespălate și scrumiere cu mucuri de țigară fac o impresie neplăcută.

■ Când primiți vizitatori, nu uitați să păstrați confidențialitatea. Nu lăsați computerul pornit cu monitorul cu fața către vizitatori. Nu lăsați documente care pot fi citite pe desktop, chiar dacă informațiile conținute în ele vi se par neclasificate.

Lista poate continua și mai departe, dar ni se pare că acestea sunt lucruri destul de evidente, doar că uneori lucrurile mărunte devin atât de integrante în viață încât nu le observi până când apare o „oglindă distorsionantă”, dar atunci poate fi prea târziu, pentru că imaginea companiei este deja stricat fără speranță.

E.A. Vershinina,
asistent director general CJSC Tetra Pak

Ce sunt colectorii EOS Compania de colectare „EOS” - Divizia rusă Holdingul german EOS Group (parte a grupului de companii OTTO), care furnizează servicii de colectare […]
Rata impozitului pe proprietate este prezentată aici informații reale despre cota impozitului pe proprietate pt indiviziiîn Belarus. Cotele impozitului pe proprietate sunt stabilite după cum urmează […]
Direcția Principală de Securitate Economică și Anticorupție Născut la 17 iulie 1969 la Sevastopol. Absolvent al Școlii Navale Superioare de la Marea Neagră care poartă numele. P.S. […]
Obiectul studiului îl constituie analiza condițiilor „Gajului” hârtii valoroase„. Subiectul studiului este de a lua în considerare aspecte individuale formulate ca obiective ale acestui […]
Condiții de obținere a capitalului de maternitate Condițiile de obținere a capitalului de maternitate sunt dezvoltate și descrise în detaliu în Lege federala din 29 decembrie 2006 Nr. 256-FZ „Cu privire la măsuri suplimentare […]
Legea drepturilor executorului executoriu Asigurare auto Litigii locative Litigii funciare Lege administrativa Participarea la construcții comune Litigii familiale Drept civil, Cod civil […]

Primirea vizitatorilor este una dintre cele mai importante funcții ale asistentului-secretar. Prima impresie a unei firme (instituții) se formează tocmai din nivelul de organizare al recepției. Secretarul unei firme (mică instituție) este responsabil de organizarea primirii tuturor celor care solicită la aceasta. Secretarul managerului organizează primirea vizitatorilor de către conducere.

Secretarul asistent trebuie să fie capabil să întâmpine vizitatorii, să fie politicos și prietenos pentru a asigura eficiența întâlnirii sau a netezi situațiile dificile. Amabilitatea lui, claritatea și caracterul complet al răspunsurilor la întrebări formează prima impresie a companiei în ansamblu.

Organizarea recepției depinde de categoria de vizitatori:

1. angajații organizației dumneavoastră;

2. angajații altor organizații: prin acord prealabil; sosit brusc.

3. vizitatori pe probleme personale.

În toate cazurile, secretarul, în primul rând, îl salută călduros pe nou-venit.

Întrucât secretarul asistent îl ajută pe manager în implementarea planului zilei sale de lucru, acesta are deseori dreptul de a stabili cu cine trebuie să se întâlnească managerul și cine poate fi trimis altor funcționari, ce probleme necesită urgent, rezolvarea prioritară și atenția a managerului.

La organizarea unei recepții cu managerul, asistentul secretarului trebuie să cunoască și să lase liber să treacă pe persoanele care au acces la el în orice moment.

Când primiți angajați ai altor organizații, după salut, trebuie să aflați și să notați:

¦ nume, prenume, patronim;

¦ organizația pe care o reprezintă și funcția sa;

¦ pe ce problemă;

dacă a fost programată o întâlnire.

După ce a clarificat problema care este scopul vizitei, asistentul secretarului poate direcționa imediat vizitatorul către un anumit angajat care se ocupă de această problemă.

Dacă există o întârziere în primirea unui vizitator, acesta este rugat să aștepte și să se uite la ziare, reviste și broșuri. În cazul în care ora programării a fost stabilită, iar managerul este ocupat, secretarul adjunct trebuie să își ceară scuze politicos, să explice motivul întârzierii, să indice la ce oră va fi amânată programarea sau să convină asupra unei alte zile de vizită.

La discreția sa, secretarul poate oferi ceai sau cafea vizitatorului care așteaptă.

Primirea lucrătorilor detașați are unele particularități. În acest caz, asistentul secretarului poate asista la cazare la hotel, poate marca certificatul de călătorie și poate selecta documentele necesare.

În lipsa managerului, secretarul, în funcție de problema care se rezolvă, poate îndruma vizitatorul către adjuncții săi. În toate cazurile, sarcina secretarului asistent este de a îndruma vizitatorul către angajatul care se ocupă de aceste probleme și de a salva managerul de trucuri inutile.

Responsabilitatile asistentului secretarului in timpul receptiei:

a) asigurați-vă că este afișat un indicator care indică zilele și orele de primire a vizitatorilor;

b) ține evidența vizitatorilor și monitorizează implementarea deciziilor luate în timpul primirii vizitatorilor;

c) monitorizează ordinea recepției și regulile conversației.

Procedura de primire a cetățenilor pe probleme personale este oarecum diferită. Recepția personală, în conformitate cu legea, este efectuată de șefii organizațiilor, adjuncții acestora sau angajații responsabili.

Recepția are loc într-o cameră cu acces gratuit. Dacă este necesar, se organizează vizite ale managerilor la locul de primire a populației.

Zona de recepție trebuie să fie bine dotată, cu scaune și o masă la care se pot face cereri în scris. Trebuie să existe hârtie și pixuri. Se recomandă utilizarea pe scară largă a „certificatelor tăcute” cu aplicații eșantion, adrese și numere de telefon ale acelor instituții și organizații la care sunt trimiși cel mai des cetățenii.

În timpul unei recepții personale, managerul este asistat de un secretar-referent care întâlnește vizitatorii și efectuează înregistrarea acestora.

Amabilitatea, atenția, amabilitatea și disponibilitatea secretarei determină în mare măsură atmosfera sălii de recepție.

În timpul primirii personale a cetățenilor, se ține un jurnal (carte) de recepție, care înregistrează: data primirii, numele, prenumele și patronimul persoanei care a venit la recepție, adresa acesteia, esența problemei, numele recepționerului și rezultatele examinării contestației. Dacă volumul de muncă este mare, o astfel de înregistrare se efectuează pe carduri de înregistrare și control. Dacă o cerere sau o plângere nu poate fi rezolvată de către manager în timpul recepției, acestea sunt declarate în scris și tratate ca cereri scrise. Funcționarul care efectuează recepția trebuie să fie extrem de atent la vizitator, nevoile și solicitările acestuia și să orienteze conversația pentru a identifica esența contestației și circumstanțele care să conducă la luarea deciziei corecte.

Organizarea unei recepții pentru partenerii de afaceri ai companiei, de regulă, nu este deosebit de dificil. De obicei, managerul, sau cineva în numele său, este de acord cu data și ora întâlnirii, iar partenerii ajung la ora stabilită. Într-un mediu de afaceri, nu este obișnuit să ajungeți fără acord prealabil. Dacă se întâmplă acest lucru, atunci într-o astfel de situație trebuie să raportați vizitatorul, iar managerul însuși va decide ce să facă în continuare.

Sarcinile secretarului-asistent în organizarea primirii partenerilor de afaceri sunt să stabilească data și ora întâlnirii, să pregătească materialele necesare în numele managerului, să întâlnească și să înlăture oaspeții. Este foarte important să le explicați clar vizitatorilor cum să găsească organizația, astfel încât să nu întârzie la întâlnire. De asemenea, este important să întrebați oaspeții în prealabil despre numele lor, numele companiilor lor, pozițiile și numerele de contact. Aceste informații sunt necesare atât pentru a comanda un permis, cât și pentru a confirma o întâlnire în ajunul negocierilor.

Este considerată o formă bună să întâlniți oaspeții la intrarea în clădire, la punctul de securitate sau la recepție și să-i însoțiți în zona de recepție. Este recomandabil ca oaspeții să nu fie nevoiți să aștepte la intrare - secretarul (sau un alt angajat la cererea secretarei) ar trebui să aștepte deja oaspeții la intrare la ora stabilită. Sarcina secretarului adjunct este să-l întâlnească și să-l alunge pe oaspete, dar nu să-l distreze deloc.

Organizarea primirii angajaților pe probleme de muncă (folosind exemplul Companiei Normal Vent).

O dată pe lună, Compania Normal Vent realizează interviuri cu angajații.

Sarcina secretarului-asistent în organizarea primirii angajaților se rezumă la următoarele:

Întocmește un program de primire a angajaților (în primul rând, angajații sunt chestionați pentru a identifica ora optimă de primire, astfel încât să nu existe întârzieri de lucru; apoi acest program este convenit cu managerul pentru ca acesta să aibă acest timp liber);

Anunțați angajații cu privire la data și ora specifică a recepției;

Întocmește documente privind rezultatele activităților profesionale ale angajaților pentru o lună dată;

Direct în timpul recepției propriu-zise, interviurilor cu angajații, secretarul asistent ține o evidență a conversației pentru a confirma respectarea legislației muncii.

Secretarul companiei este responsabil de organizarea primirii tuturor vizitatorilor, iar secretarul managerului organizează primirea oaspeților de către conducere.

Primirea angajaților organizației

Primirea angajaților organizației pentru scurte probleme curente de lucru

● obținerea permisiunii verbale pentru ceva (de exemplu, un angajat vrea să știe dacă poate folosi o mașină de serviciu);

● furnizarea de informații succinte (de exemplu, un angajat a purtat negocieri importante și dorește să raporteze imediat managerului despre rezultatele lor);

Managerul poate informa secretara că un document așteaptă examinare urgentă - atunci când executorul aduce documentul, secretarul îl va transfera imediat managerului. În cazul în care societatea folosește e-mailul pentru a face schimb de informații, executorii trimit documente către secretariat prin e-mail. După aceasta, secretarul imprimă documentele și le pune în folderul „Pentru revizuire”.

Opțiuni posibile

Primirea angajaților organizației pentru o conversație detaliată pe probleme de muncă

● oferirea de feedback unui angajat cu privire la rezultatele oricărei lucrări la scară largă, de exemplu, la finalizarea unui proiect sau a unor negocieri îndelungate;

● luarea unei decizii asupra unei probleme globale, de exemplu, discutarea cu un angajat a mai multor oferte de la furnizori mari si alegerea celei optime;

● discutarea planurilor si rapoartelor (lunare, trimestriale, anuale) ale angajatului;

● conversație de evaluare a performanței, discuție despre performanța angajatului pe o perioadă lungă (șase luni, un an);

● discutarea propunerilor și ideilor angajaților pentru îmbunătățirea muncii, reorganizare, schimbarea strategiei și alte probleme globale.

După ce managerul a stabilit o oră anume, este necesar să se informeze angajatul. Pentru a nu uita cine a fost anunțat și cine nu, puteți face notițe direct în jurnal.

Primirea angajaților organizației pe probleme personale

Aceste întrebări includ:

● cerere de concediu, inclusiv fără plată;

● discutarea concediului de maternitate;

● discutarea posibilității de a combina munca și studiul;

● solicitări de modificare a programului de lucru din cauza oricăror circumstanțe personale/familiale;

● discutarea posibilitatii de crestere a carierei sau transfer in alt departament;

● discutarea posibilității de creștere a salariilor;

● discuție despre concediere.

Există un timp special pentru întrebările personale ale angajaților

Primirea angajaților altor organizații

Sarcinile secretarului în organizarea primirii partenerilor de afaceri sunt să stabilească data și ora întâlnirii, să pregătească materialele necesare în numele managerului, să se întâlnească și să înlăture oaspeții.

Trebuie să explicați clar vizitatorilor cum să vă găsiți organizația.

După ce conversația oaspetelui cu directorul s-a încheiat, secretarul îl invită pe oaspete să-l însoțească („Shall I escort you?”).

Cel mai inteligent mod de a trata vizitatorii neprogramați este următorul.

Primirea cetățenilor pe probleme personale

În conformitate cu legea, primirea cetățenilor în chestiuni personale se realizează de către șefii organizațiilor, adjuncții acestora sau angajații responsabili.

Recepția are loc într-o cameră cu acces gratuit. Dacă este necesar, se organizează vizite ale managerilor la locul de primire a cetățenilor.

Atunci când primește cetățeni cu privire la chestiuni personale, secretarul ajută managerul: el întâlnește vizitatorii și efectuează înregistrarea acestora.

Reguli de conduită pentru vizitatori

■ Nu mâncați la serviciu.

■ Nu aveți conversații telefonice străine (așa cum sa arătat clar în filmul „Office Romance”).

■ Nu jucați solitaire și nu vă implicați în activități care nu sunt legate de muncă, inclusiv pe internet, chiar și în timpul orelor de prânz.

Lista poate continua și mai departe, dar ni se pare că acestea sunt lucruri destul de evidente, doar că uneori lucrurile mărunte devin atât de integrante în viață încât nu le observi până când apare o „oglindă distorsionantă”, dar atunci poate fi prea târziu, pentru că imaginea companiei este deja stricat fără speranță.

E.A. Vershinina,
Director general adjunct al Tetra Pak JSC

Trimiteți-vă munca bună în baza de cunoștințe este simplu. Utilizați formularul de mai jos

Studenții, studenții absolvenți, tinerii oameni de știință care folosesc baza de cunoștințe în studiile și munca lor vă vor fi foarte recunoscători.

Documente similare

Modul de organizare și aspecte psihologice munca managerului de birou. Cerințe de afaceri și personale ale angajatorilor pentru posturile vacante de directori de birou și secretari. De bază responsabilitatile locului de munca. Organizarea locului de munca si asistenta in munca managerului.

munca de curs, adăugat 13.01.2011

Organizarea si conducerea primirii vizitatorilor de catre secretar. Cultura de comunicare în afaceri și cerințele pentru aspect. Munca secretarului în pregătirea călătoriilor de afaceri și organizarea de întâlniri și conferințe. Amenajarea locului de munca si conditiile de munca.

lucrare de curs, adăugată 10.11.2011

Munca unui secretar în furnizarea de servicii documentare și non-documentare managerului. Organizare rațională la locul de muncă. Raționalizarea informațiilor și a muncii analitice și planificarea zilei de lucru. Crearea unui post de lucru automat pentru secretariat.

teză, adăugată 20.10.2013

Responsabilitati functionaleși rol în formare structura corporativă secretar-referent; organizare optimă locul de muncă și timpul său. Studierea mecanismelor de interactiune dintre manager si secretar. Caracteristicile lucrului cu vizitatorii în zona de recepție.

lucrare curs, adaugat 15.09.2013

Importanţă organizare adecvată Primirea vizitatorilor la întreprindere ca funcție de secretar. Dotarea sediului și suport de informare și documentare pentru recepție. Stabilirea orelor de recepție. Organizarea procesului de primire a vizitatorilor de către manager.

test, adaugat 19.07.2011

Studierea activitatilor secretarei in zona de receptie a managerului, tinand cont de conditiile de functionare. Organizarea locului de munca si a programului de lucru al secretarei. Lucrul cu vizitatorii în zona de recepție. Mentine conversații de afaceri. Organizare de negocieri, intalniri, intalniri de afaceri.

lucrare de curs, adăugată 24.06.2010

lucru curs, adăugat 06/01/2009