Descrierea postului pentru funcționar secret. Fișa postului șefului departamentului secret al organizației

specialist șef în managementul documentelor

Real Descrierea postului elaborat si aprobat in baza unui contract de munca cu specialistul sef management documente si in conformitate cu prevederile Codului Muncii. Federația Rusăși alte reglementări care reglementează relaţiile de muncăÎn Federația Rusă.

1. Dispoziții generale

1.1. Postul de specialist sef in managementul documentelor apartine categoriei de specialisti.

1.2. Numiți și eliberați din funcție prin ordin al șefului organizației la propunerea șefului de departament.

1.3. Cerințe de calificare: mai mare educatie profesionala, experienta de lucru in specialitate de minim trei ani.

1.4. Specialist șef pentru rapoarte de flux de documente către șeful de departament politica de personal.

1.5. În absența specialistului șef în managementul documentelor (călătorie de afaceri, vacanță, boală etc.), atribuțiile acestuia sunt îndeplinite de către cineva desemnat să în modul prescris un specialist care poartă întreaga responsabilitate pentru executarea lor corectă.

1.6. În activitățile sale, specialistul șef în managementul documentelor și controlul actual este ghidat de:

• documente legislative și de reglementare privind lucrările efectuate;
• materiale didactice pe probleme conexe;
• statutul organizației;
• comenzi și instrucțiuni _____________, reguliși alte acte normative care reglementează activitățile departamentului;
• regulamente interne;
• norme de protectie si securitate a muncii, protectie impotriva incendiilor;
• această fișă a postului.

1.7. Specialistul șef în managementul documentelor ar trebui să știe:

• suport juridic pentru activitățile companiei;
• munca de arhivă;
• structura și conducerea organizației;
• singur sistem de stat munca de birou, regulile de depozitare, arhivarea documentelor, revizuirea documentelor, distrugerea, transferul pentru stocare în arhiva companiei, precum și standarde pentru un sistem unificat de documentație organizatorică și administrativă;
• procedura de întocmire a unui nomenclator de cazuri, inventare de cazuri de depozitare permanentă și temporară, raportare stabilită;
• cultura organizationalași etica muncii.

2. Responsabilitățile postului

Specialistul șef în managementul documentelor este obligat să:

2.1. Urmați procedura de pregătire și transmitere a proiectelor de ordine și regulament ______________________.

2.2. Monitorizează executarea actelor normative și juridice în conformitate cu Instrucțiunile Administrației pentru păstrarea evidenței.

2.3. Menține înregistrarea documentelor de intrare, ieșire și interne ________________________________.

2.4. Înregistrarea Ordinelor și Instrucțiunilor ________________________________ se efectuează numai dacă există o fișă de acord cu adjuncții supraveghetori și o examinare juridică a specialistului juridic șef.

2.5. Introduceți în registru și depuneți comenzile și instrucțiunile originale ____________ cu o fișă de aprobare.

2.6. Prelucrați și stocați documentele, depuneți-le în termenele stabilite pentru stocare în arhivă.

2.7. Monitorizează execuția documentelor organizatorice și administrative din ____________________.

2.8. Eliberat artiștilor interpreți contra semnăturii Documente necesare cu sigiliul de control al execuției, monitorizați executarea lor la timp.

2.9. Mentine inregistrarea si asigura pastrarea actelor juridice de reglementare ale administratiei, acorduri, contracte.

2.10. Depozitați ștampile, sigiliile departamentului general și sigiliile documentelor și asigurați-le siguranța.

2.11. Monitorizați funcționarea faxurilor și a liniilor telefonice pe distanțe lungi.

2.12. Păstrați procesele verbale ale întâlnirilor de planificare și ________________, trimiteți instrucțiuni ____________.

2.13. Monitorizează executarea comenzilor ___________.

2.14. Își îmbunătățesc nivelul profesional prin pregătire, formare și recalificare la inițiativa angajatorului.

2.15. Observa principii generale comportamentul corporativ angajat, interdicții și restricții legate de muncă.

3. Drepturi

Specialistul șef în managementul documentelor are dreptul de a:

3.1. Trimiteți propuneri de îmbunătățire a activității legate de responsabilitățile prevăzute în aceste instrucțiuni spre examinare de către conducere.

3.2. Solicitați și primiți de la șefii diviziilor structurale și specialiști informații și documente necesare îndeplinirii acestora responsabilitatile locului de munca.

3.3. Cere conducerii administrației să ofere asistență în îndeplinirea îndatoririlor și drepturilor lor oficiale.

4. Responsabilitate

Specialistul șef în managementul documentelor este responsabil pentru:

4.1. Pentru neîndeplinirea și îndeplinirea necorespunzătoare a atribuțiilor de serviciu prevăzute de prezenta fișă a postului, în conformitate cu legislația în vigoare

4.2. Pentru dezvăluirea de informații de natură proprietară și confidențială.

4.3. Pentru infracțiunile săvârșite în cursul desfășurării activității lor - în limitele stabilite de legislația administrativă, penală și civilă a Federației Ruse.

4.4. Pentru cauzarea de daune materiale - în limitele stabilite de legislația administrativă, penală și civilă a Federației Ruse.

Am citit instructiunile,

instructiuni primite ________________________________

DESCRIEREA POSTULUI
șeful (șeful) departamentului secret al organizației

1. DISPOZIȚII GENERALE

1.1. Această fișă a postului definește responsabilități funcționale, drepturile și responsabilitățile șefului (managerului) departamentului secret (parte, birou, grup) al atelierului sectorial și ale altor structuri de producție ale organizației (denumit în continuare „Salariatul”) din ________ (denumit în continuare "Organizare").
1.2. Un angajat este numit într-o funcție și concediat dintr-o funcție stabilită de curent legislatia muncii ordin prin ordin al șefului organizației.
1.3. Angajatul raportează direct la __________________ Organizația.
1.4. În funcția de Angajat este numită o persoană care are studii profesionale (tehnice) superioare și experiență de lucru în agenții secrete sau în funcții de inginerie de cel puțin 3 ani.
1.5. Angajatul trebuie să știe:
- rezoluții, instrucțiuni, ordine și alte îndrumări, metodologice și reguli privind organizarea măsurilor de asigurare a secretului muncii clasificate în curs, privind documentele secrete și protecția secretelor comerciale;
- instrucțiuni și prevederi pentru asigurarea protecției informațiilor în timpul prelucrărilor automate pe calculatoare electronice;
- diagramele fluxului documentelor, procedura de întocmire a unui nomenclator de cazuri, inventare de cazuri de depozitare permanentă și temporară, raportare stabilită;
- termenul și procedura de depunere a documentelor la arhivă;
- structura Organizatiei;
- bazele organizării muncii, producţiei şi managementului, bazele legislaţiei muncii;
- regulile de protectie a muncii, salubrizare industrială si siguranta la incendiu.
1.6. În perioada de absență temporară a Salariatului, atribuțiile acestuia sunt atribuite ___________________________.
1.7. Salariatul este subordonat: ______________________________.

2. RESPONSABILITĂȚI FUNCȚIONALE

Muncitor:
2.1. Asigură păstrarea secretelor de stat și respectarea regimului de secretizare la desfășurarea lucrărilor și la efectuarea actelor secrete.
2.2. Poartă responsabilitatea personală pentru îndeplinirea de către departamentul secret (parte, birou, grup) al atelierului, sectorului și altor structuri de producție ale Organizației a sarcinilor și funcțiilor care îi sunt atribuite.
2.3. Elaborează instrucțiuni și ordine pe baza instrucțiunilor autorităților superioare.
2.4. Organizează înregistrarea, păstrarea, reproducerea și distribuirea documentației clasificate, asigurând siguranța acesteia și respectarea regimului de secretizare.
2.5. Organizează munca pentru a preveni scurgerea de informații clasificate.
2.6. Participă la dezvoltarea regimului de suport pentru sistemele automate de control și prelucrarea informațiilor pe calculatoare electronice.
2.7. Monitorizează eficiența software-ului și a sistemelor de protecție a informațiilor matematice atunci când le procesează pe computere electronice.
2.8. Menține înregistrări și stocare pe mediile mașinii de informații clasificate.
2.9. Organizează și controlează contabilitatea angajaților Organizației cu privire la informațiile care constituie secrete de stat.
2.10. Asigură respectarea regimului de secretizare în timpul întâlnirilor, conferințelor și sesiunilor de instruire pe probleme clasificate.
2.11. Ia măsuri pentru a preveni includerea de informații secrete inutile în documente și pentru a reduce numărul de documente secrete emise.
2.12. Organizează verificarea disponibilității documentelor și participă la implementarea acestora.
2.13. Organizează lucrările comisiei de experți pentru selectarea documentelor pentru depozitarea și distrugerea arhivei, verifică documentația selectată și pregătită pentru distrugere și participă la distrugerea acesteia.
2.14. Participă la lucrările de păstrare a secretelor comerciale, la efectuarea de analize pentru a îmbunătăți documentele secrete și a închide canalele de scurgere de informații secrete.
2.15. Organizează instrucțiuni pentru artiști, ține evidența încălcărilor regimului de secret, monitorizează respectarea regulilor de manipulare a documentelor secrete la locurile de muncă ale artiștilor și participă la efectuarea investigațiilor oficiale.
2.16. Ia parte la selecția personalului, plasarea acestuia și formarea avansată.
2.17. Întocmește planuri anuale de lucru și planuri de acțiune pentru a aborda problemele individuale de asigurare a păstrării secretelor de stat.
2.18. Gestionează angajații departamentului (unitate, birou, grup), controlează conformitatea acestora cu cerințele regimului de secret, păstrarea secretelor de stat și comerciale, regulilor interne reglementările muncii.

3.1. Angajatul are dreptul:
- să-i asigure o muncă determinată de contract de muncă;
- să-i pună la dispoziție un loc de muncă care să îndeplinească cerințele de reglementare de stat pentru protecția muncii și condițiile prevăzute de contractul colectiv;
- să-i ofere informații complete și de încredere despre condițiile de muncă și cerințele de protecție a muncii la locul de muncă;
- pentru formare profesionala, recalificare si perfectionare in modul stabilit Codul Muncii RF, altele legi federale;
- să primească materiale și documente legate de activitățile sale, să se familiarizeze cu proiectele de hotărâri ale conducerii Organizației referitoare la activitățile sale;
- sa interactioneze cu alte departamente ale Angajatorului pentru rezolvarea problemelor operationale ale activitatilor lor profesionale;
- să prezinte propuneri cu privire la aspectele activității lor pentru a fi examinate de către supervizorul lor imediat.
3.2. Salariatul are dreptul de a cere din partea Angajatorului asistență în îndeplinirea atribuțiilor sale oficiale.

4. RESPONSABILITATE

Angajatul este responsabil pentru:
4.1. Neexecutarea sau îndeplinirea necorespunzătoare a atribuțiilor de serviciu prevăzute în prezenta fișă a postului - în conformitate cu legislația muncii în vigoare.
4.2. Încălcarea regulilor de siguranță și a instrucțiunilor de protecție a muncii.
4.3. Neluarea măsurilor pentru a suprima încălcările identificate ale reglementărilor de siguranță, siguranța la incendiu și alte reguli care reprezintă o amenințare pentru activitățile Organizației și ale angajaților săi.
4.4. Infracțiunile săvârșite în perioada activității sale sunt în conformitate cu legislația civilă, administrativă și penală în vigoare.
4.5. Cautarea pagubelor materiale – in conformitate cu legislatia in vigoare.

5. CONDIȚII DE MUNCĂ

5.1. Programul de lucru al Salariatului este stabilit în conformitate cu Regulamentul Intern al Muncii stabilit în Organizație.
5.2. Datorită nevoilor de producție, Angajatul este obligat să plece în călătorii de afaceri (inclusiv locale).

Vei primi materiale utile pe probleme legate de subiecte Fișa postului șef de cale, fișa postului șef reparație autostradă.

Fiecare întreprindere are o mulțime de documente. Fiecare proces de lucru este documentat în scris, sigilat și semnat. Și toate documentele trebuie luate în considerare corect, stocate și compilate corect.

Un specialist în managementul documentelor vă ajută să faceți față întregului flux de hârtie. Să vorbim despre acest lucru important și profesia cerută cât mai detaliat posibil.

Specialiștii în managementul documentelor, adică întregul suport de documentare al unei întreprinderi, sunt numiți și funcționari, gestionari de documente și gestionari de documente.

Un astfel de angajat va fi responsabil pentru pregătirea, înregistrarea și introducerea în baza de date a tuturor documentelor întreprinderii. De asemenea, va asigura păstrarea corectă a documentației în termenele prevăzute de lege.

Într-o întreprindere mare pot exista mai mulți funcționari, deoarece fluxul de documentație este mare. În întreprinderile mijlocii există de obicei un singur manager de documente, dar într-o companie mică aceste responsabilități sunt adesea preluate de un contabil.

În Rusia, în 2016 a intrat în vigoare o lege federală care reglementează procedura de elaborare a standardelor profesionale. În plus, ar trebui să vă ghidați de articolul 195.2 din Codul muncii.

Standardul profesional nr. 447 este folosit pentru funcționari, se aplică și bibliotecarilor. De asemenea, puteți utiliza standardul profesional nr. 1044.

Vă rugăm să rețineți că standardele de mai sus sunt de natură consultativă, dar ar trebui să fie luate în considerare în următoarele cazuri:

• în timpul elaborării unei fișe de post pentru un funcționar;
• în timpul unui interviu cu un candidat pentru un post;
• în timpul formării întregii politici de personal a întreprinderii, în special, mecanismul de plată a remunerației pentru muncă, calcularea tarifelor.

În plus, cele două standarde profesionale existente pentru funcționari vor ajuta la denumirea corectă a funcției, precum și a prezentului cerințele necesare candidaților la astfel de locuri de muncă.

Abilitățile unui solicitant pentru postul de specialist în managementul documentelor

Solicitantul trebuie să cunoască temeinic:

• Documentați diagramele de flux și organizarea muncii de birou în ansamblu.
• Norme de stocare a documentelor, termene de transfer în arhivă și procedura pentru acest proces.
• Reguli de distrugere a documentelor și audituri.
• Standarde pentru documentația administrativă și organizatorică unificată.
• Măsuri de siguranță.
• Procedura de intocmire a inventarelor, nomenclatoarelor, raportarii.
• Structura unei entități economice și caracteristicile fluxului documentar al acesteia.
• Lucrați cu baze de date și programe Microsoft Office.
• Eticheta de afaceri, redactare scrisori oficiale pe diverse teme.

Ar trebui să înțelegeți și să vă amintiți că acum grefierului i se cere nu numai să fie absolut alfabetizat, ci și să poată întocmi documente în conformitate cu toate regulile și fără erori. Trebuie să ai experiență de lucru cu tehnologia informației, pentru că acum multe documente sunt întocmite în în format electronic. Și bazele de date sunt menținute doar în programe speciale.

Două cerințe importante pentru un candidat la postul de manager de documente:

• studii medii de specialitate, studii superioare sau superioare incomplete;
• experienta pentru loc similar cel puțin șase luni.

Când lucrați ca specialist în managementul documentelor, trebuie să fiți ghidat de:

• PVTR.
• Fișa postului sau prevederile contractului de muncă.
• Carta intreprinderii.
• Acte juridice și orientări pentru munca de birou adoptate la diferite niveluri.
• Instructiuni pentru munca de arhiva si munca de birou.
• Ordinele și instrucțiunile administrației companiei.

Viitorul angajat trebuie să citească fișa postului, care trebuie semnată, chiar înainte de a începe munca. Solicitantul trebuie să înțeleagă ce așteaptă compania de la el, confirmă în scris că este de acord cu toate cerințele specificate în fișa postului și își înțelege responsabilitatea.

Responsabilitățile postului unui specialist în managementul documentelor

Zilnic, specialistul în managementul documentelor trebuie să:

• Primiți toată corespondența primită și procesați-o.
• Sortați documentele primite după importanță, înregistrați tot ce trebuie înregistrat.
• Întocmește documente care trebuie revizuite urgent de către reprezentanții conducerii și managerii companiei.
• Monitorizează evoluția documentului transferat, conform rezoluției șefului, în vederea executării.
• Elaborați liste de cazuri.
• Înainte de a trimite documentul la fișier, verificați dacă este formatat corect și dacă există un semn care indică faptul că a fost finalizat.
• Depuneți documentele în cazuri, monitorizați momentul acestui proces.
• Mențineți o bază de date computerizată de documente sau un dulap de fișiere (acest lucru este acum o raritate).
• Procesați și trimiteți documentele trimise către destinatari.
• Crea sistem eficient căutare documente necesare, se angajează în lucrări de informare și referință.
• Întocmește protocoale comisiilor de monitorizare a pregătirii documentelor pentru depozitare.
• Întocmește un act de distrugere a documentelor pe care legea nu impune să fie păstrate.
• Transferați documente cu un inventar pentru stocare în arhivă.
• Urmați alte ordine ale managerilor, cu excepția cazului în care acestea contravin legilor.

Grefierul este responsabil pentru:

• Pentru sabotaj disciplina muncii, măsuri de siguranță și PVTR.
• Pentru ignorarea îndatoririlor tale sau îndeplinirea lor necorespunzătoare.
• Pentru ignorarea prevederilor și reglementărilor privind secretele comerciale și confidențialitatea informațiilor.

Pentru aceste încălcări, specialistul în managementul documentelor poate fi tras la răspundere conform codurilor administrativ, civil și penal. Totul depinde de gravitatea și tipul încălcării.

Drepturile unui specialist în managementul documentelor

În cursul activității sale, grefierul are dreptul:

• Oferă-ți să-ți îmbunătățești munca, faci câteva modificări procesului care vizează creșterea eficienței acestuia.
• Solicitare de la administrație proiecte de hotărâri care au fost deja aprobate.
• Solicitați de la alți angajați informații și documente necesare pentru operatie normalaîntreprindere și îndeplinirea atribuțiilor oficiale.

Concluzie

După cum puteți vedea, un funcționar sau un specialist în managementul documentelor este foarte important pentru asigurarea procesului normal al întreprinderii. Fără el, va fi foarte dificil de înțeles fluxul de scrisori, propuneri, contracte și de a monitoriza cum și unde este stocat acest sau acel document.

Oricine este suficient întreprindere mare este necesar un manager de documente pentru ca cineva să ceară hârtia pierdută sau o scrisoare netrimisă la timp și să încredințeze toată documentația.

1. Dispoziții generale

1.1. Grefierul face parte din categoria executanților tehnici.
1.2. Funcționarul este numit în funcție și eliberat din aceasta prin ordin al directorului general al societății.
1.3. Grefierul raportează direct către CEO/ șef suport documentație al organizației / șef birou.
1.4. În lipsa grefierului, drepturile și obligațiile acestuia se transferă altuia oficial, după cum se anunță în ordinul de organizare.
1.5. În funcția de funcționar este numită o persoană care îndeplinește următoarele cerințe: studii - superioare, superioare incomplete sau secundare de specialitate, experiență în muncă similară de cel puțin șase luni, cunoștințe de birou, programe Microsoft Office.
1.6. Funcționarul este ghidat în activitățile sale de:
- acte normative de reglementare, reglementări, instrucțiuni, alte materiale de orientare și documente privind evidența în întreprindere;
- Instructiuni pentru munca de birou si munca de arhiva la intreprindere;
- Carta Firmei, Regulamentul Intern al Muncii;
- ordine și instrucțiuni de la conducere;
- această fișă a postului.

2. Responsabilitățile de serviciu ale funcționarului

Grefierul îndeplinește următoarele atribuții:
2.1. Primește și înregistrează corespondența și o trimite către unități structurale.
2.2. În conformitate cu rezoluția conducerii întreprinderii, transferă documente pentru execuție, emite carduri de înregistrare sau creează o bancă de date.
2.3. Menține un dosar card pentru înregistrarea trecerii materialelor documentare, exercită controlul asupra executării acestora și eliberează certificatele necesare pe documentele înregistrate.
2.4. Trimite documentația completată destinatarilor.
2.5. Păstrează evidența corespondenței primite și trimise, sistematizează și stochează documentele în arhiva curentă.
2.6. Oferă căutarea convenabilă și rapidă a documentelor.
2.7. Intocmeste si depune la arhiva intreprinderii materiale documentare completate prin munca de birou, fise de inregistrare sau banci de date informatice, intocmeste inventarele dosarelor transferate spre depozitare la arhiva.
2.8. Acceptă documente spre semnare de către șeful biroului/șeful compartimentului suport documentație, verifică corectitudinea întocmirii și executării acestora.
2.9. Asigură siguranța documentației oficiale în curs de desfășurare.
2.10. Îndeplinește sarcini oficiale individuale de la superiorul său imediat.

3. Drepturile grefierului

Grefierul are dreptul:
3.1. Familiarizați-vă cu proiectele de hotărâri ale conducerii întreprinderii cu privire la activitățile acesteia.
3.2. Trimiteți propuneri de îmbunătățire a activității legate de responsabilitățile prevăzute în aceste instrucțiuni spre examinare de către conducere.
3.3. Solicitați personal sau în numele supervizorului dvs. imediat de la șefii de departamente și specialiști informații și documente necesare pentru a vă îndeplini sarcinile de serviciu.
3.4. Solicitați conducerii întreprinderii să ofere asistență în îndeplinirea îndatoririlor și drepturilor sale oficiale.

4. Responsabilitatea grefierului

Grefierul este responsabil pentru:
4.1. Pentru neexecutarea și/sau îndeplinirea prematură, neglijentă a îndatoririlor oficiale ale cuiva.
4.2. Pentru nerespectare instrucțiunile curente, ordine și instrucțiuni pentru păstrarea secretelor comerciale și a informațiilor confidențiale.
4.3. Pentru încălcarea reglementărilor interne de muncă, disciplina muncii, reglementări de siguranță și securitate la incendiu.

Exemplu de descriere a postului pentru un funcționar

Exemplul de fișă a postului este întocmit ținând cont de standardul profesional

1. Dispoziții generale

1.1. Grefierul aparține categoriei specialiștilor.

1.2. O persoană care are:

1) învățământul profesional secundar în programe de formare pentru specialiști de nivel mediu, învățământ profesional suplimentar în programe speciale;

1.3. Grefierul trebuie să știe:

1) structura organizației, conducerea diviziilor structurale;

2) modern tehnologia de informație lucrul cu documente;

3) procedura de lucru cu documentele;

4) diagrame de flux de documente;

5) reguli de lucru cu documentele de intrare, de ieșire și interne;

6) reguli de organizare și forme de control asupra executării documentelor în organizație;

7) termene tipice de executare a documentelor;

8) principii de lucru cu fișierele cardului de timp;

9) scopul și tehnologia monitorizării curente și preventive;

10) reguli de întocmire a rapoartelor analitice privind organizarea muncii cu documente și monitorizarea executării documentelor;

11) reguli pentru documentarea suportului activităților organizației;

12) tipuri de documente, scopul acestora;

13) cerințe pentru documente în conformitate cu reglementările și standardele de stat;

14) reguli de întocmire și execuție a documentelor informative, de referință, organizatorice, de management;

15) reguli pentru crearea și menținerea bazelor de date cu documentele oficiale din organizație;

16) sisteme electronice de gestionare a documentelor;

17) reguli și termene de trimitere a documentelor de ieșire;

18) cerinţele de protecţie a muncii;

19) acte normative, acte normative și metodologice, standardele de stat, definirea procedurii de susținere a documentației a conducerii;

20) tipuri de articole, Cerințe generale la nomenclatura, metodele de întocmire și proiectare a acestuia;

21) reguli de coordonare a nomenclatorului dosarelor cu arhivele departamentale și comisia de experți;

22) procedura de formare și înregistrare a cauzelor, specificul formării unor categorii de cauze;

23) reguli de stocare a fișierelor, inclusiv a documentelor cu acces limitat;

24) reguli de emitere și utilizare a documentelor din dosarele generate;

25) criterii de împărțire a documentelor în grupuri în funcție de valoarea informațiilor conținute în acestea;

26) procedura de utilizare a listelor standard sau departamentale de documente, stabilirea perioadelor de păstrare în timpul examinării valorii documentelor;

27) procedura de constituire, organizare și documentare a lucrărilor comisiei de experți;

28) reguli de întocmire și aprobare a protocolului de lucru al comisiei de experți;

29) reguli pentru întocmirea și aprobarea unui act de atribuire a documentelor care nu fac obiectul depozitării;

30) reguli de prelucrare tehnică și înregistrare completă a dosarelor pentru perioade de stocare permanentă și temporară;

31) reguli de întocmire a unui inventar al dosarelor pentru perioade permanente și temporare de păstrare în conformitate cu documentele normative și metodologice în vigoare;

32) reguli pentru transferul cazurilor în arhiva organizației;

33) ……… (alte documente, materiale etc.)

1.4. Grefierul trebuie să fie capabil să:

1) lucrul cu întregul set de resurse de informare și documentare ale organizației;

2) folosirea bazelor de date, inclusiv la distanță;

3) utilizarea sistemelor de referință și juridice;

4) bucurați-vă sisteme automatizate contabilitate, înregistrare, control și sisteme de informare și referință atunci când se lucrează cu documentele organizației;

5) să aplice tehnologii moderne de informare și comunicare pentru a lucra cu documente, inclusiv pentru a le optimiza și a crește eficiența;

6) organizează lucrările de înregistrare, stocare și transferare a documentelor curente de lucru de birou către unitatea structurală corespunzătoare;

7) efectuează managementul metodologic al muncii de birou în organizație, controlează formarea corectă, păstrarea și depunerea dosarelor la arhivă;

8) elaborarea unei liste de afaceri ale unității structurale;

9) să utilizeze nomenclatorul cazurilor la studierea structurii organizației și întocmirea inventarelor de cazuri;

10) organizează lucrările de formare a dosarelor în conformitate cu nomenclatorul de cazuri aprobat al organizației;

11) întocmește corect și la timp documentele pentru cazuri, ținând cont de specificul acestora;

12) sistematizarea documentelor în cadrul cazului;

13) să asigure siguranța și protecția documentelor organizației;

14) să utilizeze liste de documente și să analizeze conținutul efectiv al documentelor disponibile în caz la stabilirea perioadelor de păstrare a acestora;

15) întocmește actele comisiei de experți;

16) întocmește copertele dosarelor pentru perioade de păstrare permanentă și temporară în conformitate cu cerințele standardelor de stat;

17) efectuează sistematizarea cronologică și structurală a cazurilor;

18) efectuează prelucrarea tehnică și înregistrarea completă a dosarelor pentru perioade de stocare permanentă și temporară;

19) întocmește un inventar al dosarelor pentru perioade de păstrare permanentă și temporară în conformitate cu documentele normative și metodologice în vigoare;

20) ……… (alte abilități și abilități)

1.5. Funcționarul în activitățile sale este ghidat de:

1) ……… (denumirea actului constitutiv)

2) Reglementări privind ……… (denumirea unității structurale)

3) această fișă a postului;

4) ……… (denumirile reglementărilor locale care reglementează funcțiile de muncă în funcție de poziție)

1.6. Grefierul raportează direct la ……… (numele postului de manager)

1.7. ……… (alte prevederi generale)

2. Funcții de muncă

2.1. Documentare suport pentru activitățile organizației:

1) organizarea muncii cu documente;

2) organizarea stocării curente a documentelor;

3) organizarea procesării cazurilor pentru depozitarea ulterioară.

2.2. ……… (alte funcții)

3. Responsabilitățile postului

3.1. Grefierul îndeplinește următoarele atribuții:

3.1.1. Ca parte a funcției de muncă, organizarea muncii cu documente:

1) primește și prelucrare primară documentele primite;

2) efectuează revizuirea preliminară și sortarea documentelor în înregistrate și neînregistrate;

3) întocmește documentele primite pentru a fi luate în considerare de către manager;

4) înregistrează documentele primite;

5) organizează predarea documentelor către executorii executori;

6) menține o bază de date cu documentele organizației;

7) efectuează lucrări de informare și referință;

8) prelucrează și trimite documentele de ieșire;

9) organizarea lucrărilor de înregistrare, contabilitate, păstrare și transfer a documentelor curente de muncă de birou către unitățile structurale relevante;

10) exercită controlul asupra executării documentelor în organizație;

3.1.2. Ca parte a funcției de muncă, organizarea stocării curente a documentelor:

1) elaborează o listă de afaceri ale organizației;

2) verifică corectitudinea executării documentelor și notează asupra executării acestora înainte ca acestea să fie întocmite într-un dosar pentru păstrarea ulterioară;

3) formulează titlurile cauzelor și determină perioadele de păstrare a acestora;

4) compila cazuri;

5) urmărește distribuirea și clasarea corectă și la timp a documentelor în dosare;

3.1.3. Ca parte a funcției de muncă, organizarea procesării dosarelor pentru depozitarea ulterioară:

1) verifică perioadele de păstrare a documentelor, întocmește un protocol de lucru al comisiei de experți privind pregătirea documentelor pentru păstrare, un act privind alocarea pentru distrugere a documentelor care nu fac obiectul depozitării;

2) întocmește un inventar intern al dosarelor pentru documente deosebit de valoroase;

3) efectuează înregistrarea dosarelor pentru perioade de stocare permanente, pe termen lung;

4) proiectează coperta dosarelor pentru stocare permanentă, pe termen lung;

5) întocmește un inventar al dosarelor pentru păstrare permanentă, pe termen lung;

6) transferă cazurile în arhivele organizației;

3.1.4. Ca parte a îndeplinirii sale functiile muncii execută instrucțiuni de la supervizorul său imediat.

3.1.5. ……… (alte sarcini)

3.2. ……… (alte prevederi privind responsabilitățile postului)

4. Drepturi

Grefierul are dreptul:

4.1. Participa la discutiile proiectelor de hotarari, la intalniri privind pregatirea si implementarea acestora.

4.2. Solicitați clarificări și clarificări de la supervizorul dumneavoastră imediat cu privire la aceste instrucțiuni și sarcinile atribuite.

4.3. Solicitați în numele supervizorului imediat și primiți de la alți angajați ai organizației informatie necesara, documente necesare executării comenzii.

4.4. Faceți cunoștință cu proiectele de decizii de conducere referitoare la funcția pe care o îndeplinește, cu documentele care îi definesc drepturile și responsabilitățile pentru funcția sa și cu criteriile de evaluare a calității îndeplinirii funcțiilor sale de muncă.

4.5. Trimite propuneri de organizare a muncii în cadrul funcțiilor lor de muncă spre examinare de către supervizorul lor imediat.

4.6. Participă la discuții pe probleme legate de atribuțiile îndeplinite.

4.7. ……… (alte drepturi)

5. Responsabilitate

5.1. Grefierul este tras la răspundere:

Pentru îndeplinirea necorespunzătoare sau neîndeplinirea sarcinilor de serviciu prevăzute în această fișă a postului - în modul stabilit de legislația muncii în vigoare a Federației Ruse;

Pentru infracțiunile și infracțiunile săvârșite în cursul acestora activitatea muncii, - în modul stabilit de legislația administrativă și penală actuală a Federației Ruse;

Pentru cauzarea prejudiciului organizației - în modul stabilit de legislația muncii în vigoare a Federației Ruse.

5.2. ……… (alte prevederi privind răspunderea)

6. Dispoziții finale

6.1. Această fișă a postului a fost elaborată pe baza Standard profesional" ", aprobat prin Ordinul Ministerului Muncii și Protecției Sociale al Federației Ruse din 6 mai 2015 N 276n, ținând cont de ……… (detalii privind reglementările locale ale organizației)

6.2. Angajatul este familiarizat cu această fișă a postului la angajare (înainte de semnarea contractului de muncă).

Faptul că angajatul s-a familiarizat cu această fișă a postului este confirmat de ……… (prin semnătura pe foaia de familiarizare, care face parte integrantă din această instrucțiune (în jurnalul de familiarizare cu fișele postului); într-o copie a fișa postului păstrată de angajator; în alt mod)

6.3. ……… (alte dispoziții finale).