Acasă Contabilitate Fișa postului asistentului președintelui companiei. Asistent personal al managerului: responsabilități și sarcini

Fișa postului asistentului președintelui companiei. Asistent personal al managerului: responsabilități și sarcini

Responsabilitatile locului de munca asistent (asistent) director general – aceasta este, în primul rând, asistență pentru directorul executiv al companiei. Descrierea postului asistentul (asistentul) directorului general poate include cerințe specifice (de exemplu, cunoașterea a două limbi straine) și responsabilități. În orice caz, un exemplu de fișă a postului pentru un asistent (asistent) al directorului general vă va ajuta la întocmirea unui document de personal.

Fișa postului pentru asistentul directorului general
(Fișa postului pentru director general adjunct)

AM APROBAT
CEO
Numele de familie I.O. ________________
„_________”_____________ ____ G.

1. Dispoziții generale

1.1. Asistentul (asistentul) directorului general aparține categoriei de specialiști.
1.2. Un asistent (asistent) al directorului general este numit în funcție și eliberat din acesta prin ordin al directorului general al companiei.
1.3. Asistentul directorului general raportează direct directorului general al companiei.
1.4. În timpul absenței asistentului (asistentului) directorului general, drepturile și responsabilitățile acestuia sunt transferate altui funcționar, așa cum este anunțat în ordinea organizației.
1.5. În funcția de asistent (asistent) al directorului general este numită o persoană care îndeplinește următoarele cerințe: studii - studii superioare sau superioare incomplete, experiență în muncă similară de cel puțin un an, cunoștințe de echipamente de birou (fax, copiator, scanner). , imprimantă), software Microsoft Office(Word, Excel), munca de birou.
1.6. Asistentul (asistentul) directorului general este ghidat în activitățile sale de:
- actele legislative ale Federației Ruse;
- Carta companiei, Regulamentul intern al muncii, altele reguli companii;
- ordine și instrucțiuni de la conducere;
- această fișă a postului.

2. Responsabilitățile postului de asistent (asistent) la directorul general

Asistentul directorului general îndeplinește următoarele responsabilități de serviciu:
2.1. Planifică ziua de lucru a Directorului General (întâlniri, apeluri, recepție etc.).
2.2. Implementări suport tehnic activități ale directorului general (comandări de transport, bilete; organizare de întâlniri, negocieri etc.)
2.3. Însoțește Directorul General la întâlniri, deplasări etc.
2.4. Ia parte la negocieri, intalniri de afaceri, receptii speciale; păstrează procesele-verbale și alte documente care documentează progresul și rezultatele întâlnirilor și negocierilor.
2.5. În numele directorului general, coordonează problemele individuale cu angajații diviziuni structurale, le comunică instrucțiunile și ordinele managerului; controlează executarea instrucțiunilor și ordinelor.
2.6. Colectează materiale și informații necesare directorului general, pregătește materiale analitice, informaționale, de referință și alte materiale și le prezintă directorului.
2.7. Efectuează munca de birou, primește corespondența primită spre examinare de către directorul general, acceptă documente și declarații personale pentru semnătura directorului general, păstrează evidența și înregistrarea acestora și le transmite managerului.
2.8. Face o programare cu managerul și organizează primirea vizitatorilor.
2.9. În numele directorului general, redactează scrisori, solicitări și alte documente.
2.10. Efectuează lucrări de pregătire a întâlnirilor și conferințelor susținute de directorul general (colecția materialele necesare, informând participanții despre ora și locul ședinței, ordinea de zi, înregistrarea acestora), ține și întocmește procese-verbale ale ședințelor și ședințelor.
2.11. Îndeplinește sarcini oficiale individuale ale directorului general.

3. Drepturile asistentului (asistentului) la directorul general

Asistentul (asistentul) directorului general are dreptul:
3.1. Primiți informații, inclusiv informații confidențiale, în măsura în care este necesar pentru a rezolva sarcinile atribuite.
3.2. Trimiteți propuneri conducerii pentru a vă îmbunătăți munca și cea a companiei.
3.3. Solicitați personal sau în numele managerului de la departamentele întreprinderii și altor specialiști informații și documente necesare îndeplinirii atribuțiilor sale oficiale.
3.4. Solicitați managementului să creeze condiții normale pentru îndeplinire atributii oficialeși siguranța tuturor documentelor generate ca urmare a activităților companiei.
3.5. Luați decizii în limitele competenței dvs.

4. Responsabilitatea asistentului (asistentului) fata de directorul general

Asistentul (asistentul) directorului general este responsabil pentru:
4.1. Pentru neexecutarea și/sau îndeplinirea prematură, neglijentă a îndatoririlor oficiale ale cuiva.
4.2. Pentru nerespectare instrucțiunile curente, ordine și instrucțiuni pentru păstrarea secretelor comerciale și a informațiilor confidențiale.
4.3. Pentru încălcarea reglementărilor interne de muncă, disciplina muncii, reguli de siguranță și contraindicații Siguranța privind incendiile.

Asistentul este chipul companiei, angajat valoros care ține toate procesele de lucru sub control, fără a pierde nimic din vedere, știe să facă față rapid dificultăților, conflictelor, problemelor și preia orice procesele organizatorice. Asistentul manager își îndeplinește atribuțiile de serviciu sub supravegherea șefului său imediat, fiind mâna sa dreaptă. Asistentul efectuează un număr colosal de sarcini de natură variată, eliberând astfel timpul șefului său pentru sarcini mai globale din campanie.

Descrierea postului pentru asistent manager

O fișă a postului este un document care conține mai multe secțiuni cheie: o listă de îndatoriri, drepturi și responsabilități ale angajaților. Instrucțiunile, pe care solicitantul pentru postul de asistent trebuie să le studieze și să le semneze cu atenție, stabilesc în detaliu care sunt responsabilitățile unui asistent manager.

Dispoziții generale

De obicei, persoanele care au educatie inalta, experienta in munca de cel putin un an, cunoștințe despre elementele de bază legislație, să aibă abilități de management de birou, să vorbească limbi străine, să știe să lucreze la computer și să tasteze de mare viteză. Îndatoririle unui asistent regizor necesită anumite calități personale:

Sunt stabilite cerințele de calificare pentru un asistent manager standard profesional, aprobat prin Ordinul Ministerului Muncii din 05.06.2015 Nr.276n. Standardul definește următoarele cerințe pentru angajați:

învăţământ - secundar de specialitate;
educatie suplimentara— program de formare pentru profesia de guler alb;
Nu există cerințe de experiență;
Nu există condiții speciale de admitere la muncă.

Funcții

Un standard profesional este necesar pentru ca angajatorul să înțeleagă cerințe funcționale clare pentru un angajat. Dar legea vă permite să alegeți între cerințele standardelor și cărțile de referință de calificare. Prin Hotărârea Ministerului Muncii nr. 37 din 21 august 1998, Directorul de calificare cuprinde funcția de secretar al managerului. În conformitate cu acesta, responsabilitățile postului unui asistent manager se reduc la următoarele funcții:

efectuarea de lucrări privind activitățile organizatorice și administrative ale conducătorului întreprinderii;
mentinerea evidenta a societatii, indeplinirea instructiunilor de la manager;
organizarea procesului de primire a vizitatorilor, efectuarea apelurilor și sortarea corespondenței.

Responsabilitati

Nu este dificil de formulat care sunt responsabilitățile unui asistent al directorului unei organizații: indiferent de direcția activităților organizației, funcțiile managementului sunt în general aceleași. Responsabilitățile asistentului includ:

îndeplinirea sarcinilor personale și a solicitărilor de la șef;
mentinerea documentatiei;
însoțirea șefului în călătorii și la evenimente de afaceri;
coordonarea și distribuirea apelurilor telefonice, corespondenței și vizitatorilor;
organizarea apelurilor pentru manager;
menținerea corespondenței atât pe hârtie, cât și pe suport digital;
luarea de decizii rapide în situații urgente și asigurarea că toată lumea este la conducere baza de informatii;
organizarea de evenimente de lucru și deplasări pentru manager;
monitorizarea implementării ordinelor și instrucțiunilor angajaților de la superiorii acestora;
asigurarea managerului cu toate materialele necesare, rechizite de birou și echipamente;
participarea la negocieri, după caz;
organizarea unei prezentări de companie.

Drepturi

Ce responsabilități are un director asistent și ce drepturi îi sunt atribuite sunt determinate de reglementările locale ale organizației. Pentru mai mult execuție de înaltă calitate munca directă în fișa postului, este logic să remediați dreptul:

să facă propuneri de îmbunătățire a activității lor și să ofere managementului proiecte pentru îmbunătățirea activității companiei;
cere respectarea drepturilor dumneavoastră semnate în contractul de muncă și crearea condițiilor necesare pentru muncă;
ia decizii în competența lor;
ia totul Documente necesareȘi informatie necesara necesare îndeplinirii sarcinilor oficiale.

Lista drepturilor difera uneori in functie de tipul de activitate.

Responsabilitate

Fiecare angajat are responsabilitatea de a-și face treaba în mod corespunzător. După ce compania a înregistrat ce responsabilități are asistentul managerului și le-a consacrat în fișa postului și în alte reglementări organizatorice ale organizației, angajatul este responsabil pentru necinste și incompetență. Nivelul de responsabilitate este stipulat si presupune raspundere materiala, disciplinara si, in unele cazuri, penala pentru abaterile savarsite in timpul prestarii muncii. Responsabilitatea asistentului poate apărea pentru:

cauzarea daunelor materiale organizației;
neglijență în muncă și neîndeplinire a obligațiilor;
face afaceri personale în timp de lucru;
nerespectarea reglementărilor interne de muncă, disciplina muncii, normele de securitate și securitate la incendiu;
grosolănie cu clienții, angajații și încălcarea regulilor de politețe;
acţiuni dincolo de competenţa cuiva.

Asistent manager este o poziție prezentă în structura personalului aproape oricărei întreprinderi mari sau mijlocii din Rusia. Adesea, specialiștii care ocupă această funcție sunt priviți ca secretari cu o gamă foarte limitată de funcții și responsabilități. Dar aceasta este o abordare complet incorectă pentru înțelegerea specificului poziției în cauză. Asistentul managerului poate fi învestit cu cea mai largă gamă de puteri. Cerințele pentru calificările și competențele sale pot fi foarte mari. Care sunt specificul postului în cauză? Care sunt drepturile și responsabilitățile tipice ale unui asistent executiv într-o companie rusă?

Specificul postului

Ce fel de poziție este aceasta - „asistent manager”? Care sunt responsabilitățile unui astfel de angajat? În cele mai multe cazuri, postul de „asistent manager” se referă la un secretar. În cazuri rare, această expresie denotă funcția de director adjunct - dar acest lucru este tipic, de regulă, pentru companiile mici. In mai mult sau mai putin afaceri mari Responsabilitățile asistentului personal la manager se reduc în principal la funcții de secretariat. Care anume? In primul rand este vorba de munca de birou, lucrul cu corespondenta, rezolvarea problemelor legate de organizarea diverselor intalniri si alte evenimente in care seful companiei este implicat direct. Îndatoririle secretarului (asistentului) managerului includ aproape întotdeauna răspunsul la apeluri telefonice în birou.

În unele cazuri, poziția corespunzătoare este diferențiată în mai multe tipuri. Astfel, secretare care prestează în primul rând munca tehnica- primirea apelurilor telefonice, prelucrarea corespondenței etc., se numesc referenți. La rândul lor, acei specialiști care sunt responsabili cu organizarea de evenimente și munca de birou sunt numiți directori de birou. Există un punct de vedere conform căruia pentru o poziție precum asistentul managerului, responsabilitățile și puterile sunt asumate a fi mai largi în comparație cu cele tipice de secretariat. În special, acestea pot fi exprimate în necesitatea prezenței personale la evenimentele la care managerul participă - petreceri corporative, negocieri de afaceri, sărbători. În acest caz, asistentul poate fi responsabil pentru prezentările pregătite de manager sau pentru componenta de imagine a participării șefului său la eveniment. Se poate observa că în carnetele de muncă funcția de asistent manager este cel mai adesea desemnată drept „secretar”.

Cerințe pentru un asistent manager

Să considerăm un astfel de aspect ca cerințele tipice pentru candidații pentru postul de „asistent manager”. Îndatoririle care se preconizează a fi îndeplinite de un angajat în poziția relevantă necesită anumite abilități și calificări. Lista lor specifică este în mare măsură determinată de specificul postului din activitățile secretarului. Deci, dacă activitățile unui asistent manager vor corespunde în primul rând funcției de supervizor, atunci cerințele în acest caz nu vor fi atât de stricte: studii medii, experiență minimă de muncă, abilități de bază în lucrul cu un computer și echipamente de birou. La rândul său, dacă competența asistentului managerului include unele funcții manageriale, atunci lista de cerințe în acest caz va fi mai mare, iar responsabilitățile postului vor implica mai mult nivel inalt calificările unui candidat pentru funcţia de secretar.

Un set tipic de abilități pe care un asistent executiv ar trebui să le aibă în cele mai multe cazuri este: cunoașterea limbilor străine comune, competența în programe de calculator populare pentru lucrul cu documente, imagini și prezentări. Un aspect important al cerințelor de calificare pentru un asistent executiv îl reprezintă calitățile personale. Acestea includ politețea, atenția, bunăvoința, responsabilitatea și disponibilitatea de a rezolva noi probleme. Intervalul de vârstă preferat pentru un candidat pentru postul de asistent manager în multe organizații este 18-35 de ani. Dar, desigur, există întreprinderi care prețuiesc în special experiența unui angajat și, prin urmare, angajează de bunăvoie oameni mult mai în vârstă.

Multe companii, în același timp, preferă să recruteze specialiști fără prea multă experiență pentru munca care implică îndeplinirea unor funcții tipice unui asistent manager. Acest lucru se poate datora specificului segmentului de afaceri în care își desfășoară activitatea compania. În unele cazuri, este mai bine să antrenezi un angajat să lucreze într-o companie care, relativ vorbind, a deschis prima producție rusă de microprocesoare pentru smartphone-uri și tablete, de la zero, cu imersiune în toate nuanțele necesare unei astfel de afaceri high-tech. segment, decât să încerci să explici unei persoane cu experiență că metodele vechi de rezolvare a sarcinilor în unele cazuri nu funcționează.

Responsabilitati principale

Să luăm în considerare mai detaliat responsabilitățile care caracterizează o astfel de poziție de asistent manager. Am observat mai sus că acestea se reduc în mare parte la funcții de secretariat. Dar nu este întotdeauna cazul. Se întâmplă adesea ca un asistent al șefului unei companii, mai ales dacă despre care vorbim despre o organizație mare, este implicat în luarea deciziilor cheie de management. El poate însoți negocierile la care participă șeful - și nu numai în aspectul tehnic, ci și să se alăture dialogurilor relevante, să exprime opinii și sfaturi.

Într-un număr de cazuri, un manager poate delega unele dintre funcțiile sale asistentului său - de exemplu, în ceea ce privește informarea echipei întreprinderii cu privire la orice decizii de management. Desigur, un angajat din funcția în cauză desfășoară adesea lucrări legate de asigurarea confortului activităților șefului său - în ceea ce privește asigurarea faptului că biroul său are un microclimat optim, există întotdeauna, ca să spunem așa, ceai proaspăt, astfel încât principalul echipamentul folosit de manager este stabil.functionat.

Mod de operare

Așadar, știm acum care sunt responsabilitățile postului care caracterizează o astfel de poziție de asistent manager. Următoarea noastră sarcină este să studiem specificul regimului de muncă al angajatului în poziția corespunzătoare. Desigur, în cazul general, asistentul își îndeplinește atribuțiile conform programului stabilit de Codul Muncii, adică în cadrul unei zile de lucru de 8 ore, 5 zile pe săptămână. Dar, în practică, sunt posibile abateri semnificative de la regimul corespunzător. Scenarii similare pot fi tipice pentru o poziție, cum ar fi un asistent executiv cu responsabilități suplimentare.

Cert este că un specialist care lucrează în această poziție poate fi implicat nu numai în afacerile companiei sale, ci și în rezolvarea problemelor care nu sunt direct legate de activitățile interne ale companiei. Astfel, un asistent cu puterile corespunzătoare poate fi trimis în călătorii de afaceri, la seminarii și conferințe. Un angajat poate îndeplini, de asemenea, anumite responsabilități de intermediar între supervizorul său și managerii care lucrează în alte organizații - de exemplu, în ceea ce privește fluxul de documente sau implementarea proiecte comune. Programul de lucru pentru rezolvarea unor astfel de probleme, desigur, poate fi departe de ceea ce este prevăzut de Codul Muncii. De fapt, devine neregulat, adesea mai lung decât standardul de 8 ore.

Să vedem cum ar putea arăta o fișă de post pentru un asistent manager. Structura documentului relevant, de regulă, începe cu prevederi generale. Ele pot indica faptul că asistentul managerului aparține categoriei de specialiști. Astfel, deja la nivelul unui izvor local de drept, o companie poate consemna faptul ca persoana aflata in functia in cauza nu este manager (nu director adjunct). Cel mai probabil - o secretară sau, de exemplu, un asistent personal al unui manager cu responsabilități suplimentare.

Fișa postului asistent: prevederi generale

IN " Dispoziții generale» fișa postului poate conține, de asemenea, limbajul care reflectă cerințe de calificare unui specialist. De exemplu, asta ar trebui să aibă un asistent manager educatie profesionalași ceva experiență de muncă. Uneori, aceeași parte a fișei postului specifică domeniul de afaceri în care este de dorit ca o persoană să aibă experiență în desfășurarea activităților.

„Dispoziții generale”. competențe de bază angajat. Ele pot fi exprimate în cerințe de cunoaștere a structurii de conducere a întreprinderii, politicile interne și externe ale companiei angajatoare, principiile de comunicare ale companiei cu autoritățile și alte organizații, standardele care caracterizează munca de birou, reguli comunicatii de afaceri, precum și reglementările interne de muncă din companie.

Responsabilitățile postului de asistent

Următoarea secțiune cheie a instrucțiunilor este „Responsabilitățile postului”. Care sunt specificul ei? Această secțiune înregistrează în principal responsabilitățile funcționale ale asistentului managerului. Acestea pot fi: planificarea zilei de lucru a șefului (în ceea ce privește întâlnirile, apelurile, interviurile), organizarea suportului tehnic pentru munca managerului (în ceea ce privește comandarea transportului, organizarea întâlnirilor de afaceri), participarea la călătorii de afaceri, negocieri de afaceri, mentinerea proceselor verbale si a altor documente, asigurarea interactiunii intre managerii companiei si alte structuri ale companiei, mentinerea comunicatiilor cu agentiile guvernamentale.

Drepturi de asistent

Fișa postului include întotdeauna drepturile pe care le are directorul asistent. Responsabilitățile prevăzute de specificul postului sunt întotdeauna completate de preferințele corespunzătoare. Deci, ce drepturi are un angajat în funcția în cauză? Interesant este că responsabilitățile unui asistent la șeful unei întreprinderi sunt destul de corelate cu acestea. De exemplu, dreptul de a semna și viza anumite documente apare în legătură cu necesitatea de a lucra periodic cu astfel de surse. Un exemplu de alt drept al unui angajat într-o poziție corespunzătoare este de a solicita conducerii imediate, precum și altor specialiști ai companiei, informatie necesara pentru includerea în documente. Asistentul managerului are și dreptul de a cere șefului să ofere condiții confortabile de muncă. Responsabilitățile de serviciu ale unei persoane pot implica trimiterea și primirea periodică a documentelor - iar aceste proceduri trebuie efectuate prin diverse mijloace tehnice. Secretarul are dreptul de a se aștepta la acces deplin la acestea.

Responsabilitatea asistentului

Așadar, am studiat care sunt responsabilitățile unui asistent manager, precum și care poate fi gama drepturilor sale. Dar în majoritatea fișelor de post pentru specialiștii din profilul în cauză, mai există o secțiune - „Responsabilitate”. Ce formulare poate fi prezentă în el? Asistentul managerului este cel mai adesea responsabil pentru: îndeplinirea necorespunzătoare a sarcinilor prevăzute de instrucțiunile în cauză, dar în limitele stabilite în Codul Muncii al Federației Ruse; infracțiunile comise de acesta în cursul activităților sale - din nou, în limitele legislației ruse; pentru cauzarea prejudiciului companiei - în limitele stabilite în Codul Muncii și Codul civil al Federației Ruse și alte surse de drept.

rezumat

Așadar, am studiat specificul unei astfel de posturi de asistent manager, responsabilitățile și cerințele care caracterizează această funcție în structura de personal a întreprinderii. Specialistul care efectuează munca relevantă îndeplinește cel mai adesea funcții de secretariat, dar poate avea puteri semnificativ mai largi. În cazuri rare, conceptul de „asistent manager” corespunde funcției de director adjunct, dar aceasta este tipică în principal pentru întreprinderile mici.

În interpretarea „clasică” a expresiei „asistent manager”, munca unei persoane în poziția corespunzătoare poate fi apropiată de funcțiile unui asistent, un funcționar sau, de exemplu, un manager de birou. ÎN cartea de munca un asistent manager va fi scris cel mai probabil ca „secretar” sau „asistent”, deși mult, desigur, depinde de standardele corporative adoptate într-o anumită organizație.

Necesitatea de a invita la muncă specialiști ai profilului în cauză caracterizează activitățile majorității managerilor întreprinderi rusești. Munca eficienta un manager de top depinde de cât de bine își va rezolva asistentul problemele – aparent secundar din punctul de vedere al managementului practic al întreprinderii, dar de fapt extrem de semnificativ pentru organizație. Munca secretarului este cea mai importantă în structura de comunicare a echipei, care este condusă de șeful companiei.

Rețineți că multe companii practică numirea mai multor directori asistenți deodată. Cu toate acestea, statutul și puterile fiecăruia pot varia. Un specialist poate fi responsabil de funcțiile de secretariat, altul poate fi un manager de birou, iar un al treilea îl poate însoți pe manager la evenimente. Totodată, managerii de HR pot exersa interschimbabilitatea angajaților în domeniile relevante de activitate.

Profesia de asistent manager este semnificativă pentru managementul producției. Specialistul este angajat probleme organizatoriceîn sfera coordonării activităților unei entități comerciale. Responsabilitățile sale de serviciu sunt contradictorii și ambigue. Acestea sunt stabilite de către conducătorul companiei la fiecare întreprindere în mod individual, ținând cont de specificul activităților acesteia, de puterile echipei de conducere și de dorințele acestora.

Asistent manager de profesie

Responsabilitățile unui specialist sunt adesea confundate cu responsabilitățile unui secretar sau director de birou. Cu toate acestea, în realitate aceasta diferite specialități, sugerând diferite drepturi, responsabilități și o listă de cazuri.

Asistentul managerului este responsabil activitati organizatorice companiilor. Responsabilitățile sale includ și coordonarea întâlnirilor cu partenerii și clienții. Directorul are dreptul de a atribui o parte din atribuțiile sale salariatului, cu condiția ca acestea să fie atribuite acestuia prin documentație administrativă. Responsabilitățile postului de asistent manager implică efectuarea următoarei liste de lucrări:

programarea întâlnirilor;
organizare de călătorii de afaceri;
documente;
avizarea sau semnarea documentației de competența sa;
asigurarea unui climat normal în echipă;
conducerea convorbirilor telefonice;
achiziționarea de articole de papetărie;
Negociere.

Responsabilități standard

Fișa postului unui asistent manager include o listă sarcini standard pe care angajatul este obligat să le execute. Acestea sunt legate de organizarea muncii de birou a unei entități comerciale. Domeniul de activitate al angajatului poate fi redus la rezolvarea problemelor documentare care sunt relevante doar pentru echipa de conducere a companiei.

Există întotdeauna ambiguitate în contractul de muncă al unui asistent manager, deoarece nu este reglementat clar care sunt sarcinile exacte ale lucrătorului.

Este format dintr-o înregistrare pe care trebuie să o execute nu numai responsabilități profesionale, dar și instrucțiuni personale de la conducere. La unele întreprinderi, specialiștii îi coordonează activitățile, întocmesc un plan de lucru, creează întâlniri pentru primirea vizitatorilor, întocmesc programe de întâlnire, reamintesc directorului despre evenimente și necesitatea unor activități specifice și, de asemenea, întocmesc un plan de lucru pentru el. Atribuțiile asistentului pot include și corespondența în numele companiei, desfășurarea convorbirilor telefonice în interesul entității comerciale, precum și căutarea de informații la cererea directorilor.

Obligații suplimentare

Atunci când aplicați pentru un post de asistent manager, nu trebuie să vă așteptați ca lista de responsabilități să fie limitată la setul lor standard, convenit la interviu. Specialistul trebuie să înțeleagă specificul profesiei și să fie gata să-și asume orice obligații conform instrucțiunilor conducerii. Implementarea lor poate necesita cunoștințe și calificări suplimentare și poate chiar implica muncă fizică, care este relevant în contextul prevenirii sau eliminării situațiilor de urgență.

Cerințe pentru un specialist și responsabilitățile sale de muncă

Asistentul poate fi însărcinat cu monitorizarea stării de protecție a muncii la întreprindere și respectarea regulilor de securitate la incendiu de către angajați. Pentru a face față unor astfel de sarcini, va trebui să urmeze o pregătire suplimentară.

Citeste si: Descrierea postului pentru operator benzinarie

Cunoștințele de limbi străine ale asistentului managerului sunt binevenite, pe care le poate aplica în timpul negocierilor. Acestea sunt adesea de natură confidențială, drept urmare conducerea nu dorește să recurgă la serviciile unui traducător terță parte pentru a nu dezvălui informații. În astfel de situații, asistentul va trebui să însoțească managerul în călătorii de afaceri, pe care cel mai adesea va trebui să le organizeze singur. El va fi responsabil pentru rezolvarea tuturor problemelor de zi cu zi privind achiziționarea de bilete, combustibil, comanda unui taxi și înregistrarea unui hotel. De asemenea, va trebui să rezolve toate problemele documentare și problemele de a trăi într-un alt oraș sau țară.

Cerințe profesionale

Cerințele pentru un specialist sunt formate în conformitate cu ideea conducerii despre profesie.

Cel mai adesea este considerat ca poziție de conducere cu potențial de începere a carierei. Directorul, dorind sa vada un specialist competent in asistentul sau, va cauta o persoana cu experienta in management si administrare. Pe mari intreprinderi, conducerea selectează un asistent care are cunoștințe în domeniul juridic.

Responsabilitati functionale

Pentru a îndeplini sarcinile încredințate în mod eficient, specialistul trebuie să aibă abilități de lucru cu programe de birou, să fie alfabetizat și să fie capabil să tasteze rapid texte. Cunoașterea limbilor străine și a programelor de calculator sunt binevenite, care pot fi utile sau chiar necesare în asistarea activităților echipei de conducere a companiei.

Funcțiile unui asistent manager pot include menținerea corespondenței și organizarea fluxului de documente, ceea ce îl obligă să cunoască elementele de bază ale etichetei utilizate în condițiile de afaceri și procedurile de birou. Pentru a negocia, este important să cunoașteți legislația actuală și să fiți fluent în vorbire.

Cerințele de bază pentru un specialist pot fi completate de manager în conformitate cu specificul activităților companiei și cu înțelegerea personală a nuanțelor muncii specialistului. Solicitantului i se poate cere să urmeze cursuri de pregătire avansată sau să aibă o educație în afaceri.

Calitati personale

Specificul postului determină cerințele pentru calitățile personale ale proprietarului său. Specialistul operează sub supravegherea directă a angajatorului, drept care va trebui să fie primul care să-și suporte mânia, exprimată prin nemulțumire față de rezultatul nu numai al muncii depuse personal, ci și al activităților angajaților din subordine. către el. A percepe normal situatii conflictuale, este necesar să existe o asemenea calitate ca rezistența la stres.

Cerințe pentru cunoștințe de specialitate

Cel mai probabil, conducerea se va strădui să-și transfere o serie de responsabilități către un asistent, așa că trebuie să fii pregătit pentru multitasking, care implică o analiză paralelă de înaltă calitate și competentă și rezolvarea mai multor sarcini. Angajatul trebuie să fie pregătit pentru faptul că deseori vor depăși sfera cooperării în afaceri.

Fișa postului unui asistent manager oferă o idee despre lista de responsabilități ale unui angajat care aplică pentru postul desemnat. DI este un document semnificativ din punct de vedere juridic. Este format din patru secțiuni de bază și mai multe secțiuni minore și este, de asemenea, unul dintre cele mai importante documente interne ale companiei care reglementează relațiile de muncă.

Exemplu de descriere a postului pentru asistent manager

1. Dispoziții de bază

Un asistent manager este angajat și eliberat din ordin al șefului companiei.
Asistentul este subordonat operațional managerului relevant.
În timpul absenței forțate (boală, călătorie de afaceri etc.), atribuțiile asistentului sunt atribuite temporar secretarului directorului companiei.

Asistentul manager trebuie să îndeplinească următoarele standarde de calificare:

studii superioare complete;
Experiență de lucru ca asistent, secretar sau asistent executiv;
cunoașterea elementelor de bază ale echipamentelor de birou și ale programelor de calculator;
cunoștințe bune de engleză de afaceri.

Asistentul manager trebuie să înțeleagă:

standardele de bază ale muncii de birou;
elementele de bază ale negocierii cu partenerii companiei;
programe de calculator solicitate la birou;
engleză de afaceri la un nivel suficient pentru a ajuta directorul în negocieri și corespondență;
menținerea fluxului de corespondență de intrare și de ieșire în conformitate cu standardele de afaceri general acceptate;
documentele interne ale companiei care reglementează aspecte din sfera sa de competență;
ierarhia companiei și structura acesteia;
tehnici de stenografie;
Reguli în limba rusă privind documentarea fără erori;
reguli de utilizare a echipamentelor de birou;
standardele eticheta de afaceri.

Asistentul managerului este ghidat de:

legile actuale ale Federației Ruse;
documentele interne ale companiei;
puncte din această fișă a postului.

2. Funcții

Funcțiile asistentului managerului:

Asistarea managerului in negocieri si intalniri.
Coordonarea activităților cu asistenții altor manageri pentru a organiza întâlniri și conferințe comune de lucru.
Revizuirea documentelor și corespondenței împreună cu secretarul managerului, precum și procesarea inițială a acesteia.
Asistarea managerului in intalniri si comunicare cu partenerii straini.
Organizarea primirii optime a vizitatorilor.
Asistarea managerului în planificarea programului său de afaceri.
Pregătirea rezumatelor și a altor documente pe baza rezultatelor întâlnirilor și conferințelor.
Comunicarea ordinelor managerului angajatilor societatii in limitele competentei sale.
Efectuarea sarcinilor de lucru din partea managerului.
Înlocuirea unui manager la întâlniri în timpul absenței sale forțate este de competența sa.
Monitorizarea corectitudinii fluxului de documente în limitele competenței cuiva.
Colectarea informațiilor și întocmirea documentelor la ordin al managerului, în competența acestuia.
Furnizarea de măsuri pentru menținerea în stare de funcționare a biroului managerului și a locului de muncă al acestuia.
Informarea managerului despre posibile probleme in activitatile firmei.

3. Responsabilitate

Asistentul manager are următoarele responsabilități:

Pentru prejudiciul suferit de societate din cauza actiunilor sale incompetente - in limitele specificate in legislatia muncii.
Pentru dezvăluirea datelor interne ale companiei și alte încălcări ale normelor de afaceri - în limitele stabilite de lege și documentele companiei.
Pentru efectuarea incorectă a funcțiilor de muncă - în limitele determinate de documentele oficiale relevante ale companiei.
Pentru încălcări ale legilor care au avut loc în timpul îndeplinirii atribuțiilor oficiale - în conformitate cu articolele actuale ale legislației.

4. Drepturi

Pentru îndeplinirea funcțiilor de muncă, asistentul managerului este învestit cu următoarele drepturi:

Informați managerul despre oportunitățile de optimizare a îndeplinirii sarcinilor lor de muncă.
Primește documentele oficiale ale companiei, inclusiv cele confidențiale, necesare pentru îndeplinirea cu succes a funcțiilor lor.
Primiți informații, în limita competenței dumneavoastră, de la alți angajați ai companiei.
Dați ordine în numele managerului, în cazurile în care li s-au dat instrucțiuni directe corespunzătoare.
Aprobați documente în limitele competenței dumneavoastră.
Monitorizează procesul de implementare a comenzilor de lucru relevante ale managerului de către angajații companiei.
Participați la întâlnirile de lucru ale managerului.
Reprezintă managerul la întâlnirile de afaceri în cazul absenței sale temporare.
Solicitați conducerii companiei să creeze condițiile necesare pentru îndeplinirea de înaltă calitate a sarcinilor lor de muncă.
Primiți beneficii și recompense în conformitate cu regulile organizației.

De ce ai nevoie de o fișă a postului?

Instrucțiunea este un document standard în cadrul companiei, legat de construirea de relații de lucru între angajați. Vă permite să definiți în mod clar domeniul de aplicare al funcțiilor și responsabilităților managerului asistent. În plus, ca document semnificativ din punct de vedere juridic, ajută la determinarea pozițiilor părților în eventualele litigii juridice.

Pentru un manager, un DI, dacă este scris corect, este un instrument bun pentru a construi relații de lucru fără probleme cu asistentul său. Și acest document îl ajută pe asistent să identifice gama de îndatoriri și responsabilități la locul de muncă care sunt așteptate de la el atunci când este angajat.

Atât pentru asistent, cât și pentru manager, instrucțiunile joacă un rol extrem de important, care se rezumă la minimizarea consecințelor conflictelor de muncă.

Ce să țineți cont atunci când scrieți un CI

O formă unificată de fișă a postului nu a fost încă prevăzută în legislație. Acest lucru deschide spațiu pentru firme pentru a fi creative, în special în fișele posturilor. Cu toate acestea, există câteva standarde general acceptate pentru scrierea DI, acestea se referă în principal la numărul și numele secțiunilor:

La articolele enumerate pot fi adăugate articole suplimentare, care includ, de exemplu, o descriere a condițiilor de muncă. Fezabilitatea includerii lor este determinată de conducerea companiei.

Dispoziții de bază

Aici sunt precizate cerințele de calificare pentru angajat. Pentru postul de asistent va fi important de mentionat experienta in manipularea echipamentelor de birou, setul necesar de programe de calculator, precum si, daca este cazul, buna cunoastere a unei limbi straine. De asemenea, secțiunea menționează în mod standard cine angajează asistentul și cui raportează, precum și după ce ar trebui să se ghideze atunci când își îndeplinește funcțiile.

Dacă directorul are mai mulți asistenți, atunci este mai bine să întocmești un DI pentru fiecare dintre ei, indicând responsabilitățile individuale specifice.

Funcții

Conținutul acestei secțiuni este dedicat listării cât mai detaliate posibil a funcțiilor care sunt așteptate de la un asistent manager. De obicei, ele descriu o serie de responsabilități care sunt apropiate de cele de secretariat, dar sunt mai mult legate de comunicarea cu oamenii și mai puțin legate de procesarea apelurilor și scrisorilor primite. De asemenea, este important să țineți cont de particularitățile activității companiei, deoarece limba engleză nu este necesară peste tot.

În multe companii, funcțiile de asistenți executivi sunt îndeplinite de secretari sau asistenți. Prin urmare, este necesar să descrieți în mod clar ce așteaptă managerul însuși de la asistent: va fi un înlocuitor pentru secretar sau va îndeplini unele sarcini suplimentare.

Responsabilitate

Secțiunea prezintă gama de răspundere a angajaților pentru încălcarea legilor și regulilor companiei ruse, dezvăluirea datelor și alte încălcări. De obicei, secțiunea nu indică măsuri specifice de responsabilitate deoarece pot fi determinate pe fond numai în cursul procedurilor de muncă și judiciare.

Drepturi

Acesta descrie setul de drepturi ale unui asistent manager. De obicei, este destul de standard și diferă doar datorită specificului companiei în sine și responsabilităților unui anumit asistent.

După întocmirea și aprobarea instrucțiunilor, acestea sunt tipărite în cantități egale cu numărul de asistenți. De obicei, acestea sunt tipărite pe antetul companiei, scutindu-se astfel de bătălia inutilă asociată cu introducerea datelor în documentul despre companie și directorul acesteia. Pe stadiu final Semnăturile și stenogramele lor sunt aplicate atât de managerul însuși, cât și de asistentul său. Pot fi adăugate și semnăturile persoanelor cu care este convenită această numire. Sigiliul companiei nu este necesar în acest document.

Descrierea postului pentru asistent manager

O fișă a postului pentru un asistent manager este creată pentru a eficientiza relațiile de muncă. Documentul indică responsabilități funcționale, responsabilitate, drepturile angajatului.

Poziția de „asistent manager” în diferite organizații poate fi numită diferit: asistent personal al directorului, asistent manager, secretar.

Exemplu de fișă tipică a postului pentru un asistent manager

eu. Dispoziții generale

1. Un asistent manager este numit în funcție și eliberat din acesta prin ordin al șefului organizației.

2. Asistentul managerului raportează direct șefului companiei.

3. În absența asistentului managerului, drepturile și responsabilitățile funcționale ale acestuia sunt transferate altui funcționar, așa cum se raportează în ordinul organizației.

4. În funcția de asistent manager este numită o persoană cu studii superioare și cel puțin un an de experiență în muncă similară.

5. Asistentul managerului este ghidat în activitățile sale de:

legislația Federației Ruse;
Reglementări interne ale muncii, Carta și alte reglementări ale companiei;
comenzi și instrucțiuni de la conducere;
această fișă a postului.

6. Asistentul managerului trebuie să știe:

procedura stabilită pentru manipularea documentelor în organizație;
reguli comunicare de afaceriși eticheta;
procedura de mentinere a documentatiei de raportare;
reguli de utilizare a echipamentelor de birou și a echipamentelor de comunicații;
elementele de bază ale lucrului într-un editor de text, foi de calcul;
elementele de bază ale muncii de birou;
structura organizatorica a companiei;
procedura de incheiere si executare a contractelor.

II. Responsabilitățile postului unui asistent manager

Asistentului manager îi sunt atribuite următoarele responsabilități funcționale:

1. Planificarea zilei de lucru a managerului: elaborarea și coordonarea unui program pentru întâlniri, vizite, apeluri, recepții și alte acțiuni.

2. Însoțirea personală a managerului la întâlniri, recepții și excursii.

3. Suport tehnic pentru munca managerului: comanda bilete, transport; organizarea de negocieri și întâlniri.

4. Mentinerea proceselor-verbale si a altor documente care inregistreaza progresul si rezultatele intalnirilor, sesiunilor, negocierilor.

5. Aducerea în atenția angajaților direcțiilor structurale ale organizației instrucțiuni, ordine de conducere și monitorizarea implementării acestora.

6. Colectarea de informații, pregătirea și furnizarea de rapoarte analitice, informaționale, de referință și alte rapoarte către conducere.

7. Efectuarea muncii de birou, primirea corespondenței trimise managerului.

8. Înregistrarea vizitatorilor pentru o întâlnire personală cu managerul, organizarea primirii acestora.

9. Recepția documentelor și cererilor de semnătură de către manager, înregistrarea acestora, contabilizarea și transferul către administrator.

10. Întocmirea de scrisori, cereri și alte documente în numele conducerii.

11. Pregătirea ședințelor, ședințelor, ședințelor ținute de manager. Colectarea materialelor necesare, notificarea participanților despre ora, locația și ordinea de zi.

12. Efectuarea sarcinilor oficiale ale managerului.

III. Drepturi

Asistentul managerului are dreptul:

1. Primiți informații în măsura necesară pentru a îndeplini sarcinile atribuite.

2. Trimiteți propuneri conducerii pentru a-și îmbunătăți munca și a raționaliza activitățile companiei.

3. Trimiteți cereri către diviziile organizației (în numele managerului sau din inițiativă personală) pentru obținerea documentelor necesare îndeplinirii atribuțiilor sale oficiale.

4. Cere conducerii instituției să creeze condițiile necesare îndeplinirii atribuțiilor sale oficiale.

5. Luați decizii independente în limitele competenței dumneavoastră.

6. Aveți acces la informații confidențiale atunci când apare o nevoie de afaceri.

IV. Responsabilitate

1. Furnizarea angajaților organizației de informații false.

2. Efectuarea necorespunzătoare a îndatoririlor sale oficiale.

3. Cauzarea de prejudicii materiale organizației, statului, contrapărților acesteia și angajaților.

4. Încălcarea termenelor limită pentru îndeplinirea sarcinilor atribuite.

5. Încălcarea prevederilor documentelor de conducere, deciziilor, regulamentelor organizației.

6. Dezvăluirea secretelor comerciale, a datelor personale, a informațiilor confidențiale.

7. Acțiuni dincolo de competența sa.

8. Încălcarea disciplinei muncii, a reglementărilor de securitate, a reglementărilor interne de muncă, apărării împotriva incendiilor.

9. Încălcarea standardelor de etichetă în afaceri, tratament nepoliticos al partenerilor de afaceri, vizitatorilor și angajaților organizației.

Fișa postului pentru asistent manager - exemplu

Descrierea postului pentru asistent manager - un document care definește în mod clar specificul sarcinilor îndeplinite de angajatul în funcția relevantă, deoarece poate include o gamă largă de responsabilități. Vă vom spune la ce să acordați atenție atunci când redactați instrucțiuni în articolul nostru.

Cine este asistentul managerului?

Poziția de „director general adjunct” poate însemna foarte diferit functiile muncii. Un angajat al unei companii care ocupă această funcție poate fi, în practică:

actual adjunct al șefului companiei pentru anumite grupuri de probleme (de exemplu, juridice);
secretar personal al directorului.

Să studiem mai detaliat caracteristicile instrucțiunilor pentru fiecare dintre poziții.

Descrierea postului pentru director general adjunct (adjunct)

Instrucțiunile directorului adjunct cu privire la un anumit grup de probleme precizează în primul rând că acest angajat:

aparține categoriei de manageri;
raportează direct directorului general.

În ceea ce privește competențele sale, un astfel de specialist este de fapt egal cu adjunctul șefului companiei. Acest angajat este supus unor cerințe de calificare destul de înalte:

disponibilitatea învățământului superior într-un domeniu de specialitate (de exemplu, juridic);
experiență îndelungată în muncă - 3 ani sau mai mult.

În plus, instrucțiunile pentru acest specialist indică o listă de surse pe care ar trebui să le urmeze. De regulă, acesta este un set de documente foarte complex: poate include acte juridice legate atât de general, cât și legislatie specialaîn domeniul de activitate al companiei, acte locale, metodologice, materiale educaționale, surse care reflectă practica de aplicare a legii.

Directorul asistent pentru un grup special de probleme are adesea alți angajați în subordinea lui și are un număr mare de competențe pentru a organiza evenimente de afaceri, a emite ordine și instrucțiuni și a monitoriza activitatea diferitelor departamente ale companiei.

Instrucțiuni pentru asistentul personal al directorului

Funcția de asistent executiv poate corespunde și cu funcția de secretar care desfășoară activități în zona de recepție.

ÎN fișa postului pentru asistent manager, efectuând această funcție, se poate înregistra că:

aparține categoriei specialiștilor;
raportează nu numai directorului general, ci și șefului serviciului responsabil de managementul resurselor umane, privind funcţiile de secretariat.

Astfel, un director asistent cu statut de secretar are puteri disproporționat mai puține decât un specialist ale cărui funcții de post corespund directorului general adjunct. Acest lucru predetermina cerințe de calificare semnificativ mai puțin stricte pentru acestui angajat. De regulă, pentru a ocupa un post, este suficient ca acesta să aibă studii medii, iar cerințele de experiență de muncă pentru un secretar nu pot fi stabilite în principiu.

Lista surselor pe care trebuie să le urmeze secretarul este, de asemenea, semnificativ mai restrânsă decât în cazul unui director adjunct efectiv. De regulă, vorbim despre norme juridice generale, precum și acte locale, care reglementează direct activitatea secretarului.

Asistentul directorului general al unei firme, care îndeplinește funcția de secretar, cel mai adesea nu are alți angajați în subordine. Cu toate acestea, i se poate acorda autoritatea de a trimite cereri și comenzi altor angajați dacă acest lucru este necesar pentru îndeplinirea funcțiilor sale.

De unde să descărcați un exemplu de descriere a postului pentru un director asistent

Întrucât, în practică, un asistent al șefului unei companii poate fi înțeles fie ca adjunct, fie ca secretar (2 posturi care sunt diferite în funcțiile și atribuțiile postului), oferim exemple de instrucțiuni pentru angajații care ocupă fiecare dintre aceste posturi.

Descarca fișa postului pentru asistent director, exercitand functia de munca de secretar, puteti aici.

Rezultate

Asistent manager este o poziție care poate însemna funcții de muncă foarte diferite. Este important ca angajatorul, în primul rând, să le definească foarte clar, iar în al doilea rând, să le consolideze prin emiterea unei fișe a postului.

Puteți studia caracteristicile compilării altor instrucțiuni în articole:

Fișa postului unui asistent (asistent) directorului general, responsabilitățile postului unui asistent (asistent) directorului general, exemplu de fișă a postului unui asistent (asistent) directorului general

Responsabilitatile locului de munca asistent (asistent) directorului general– aceasta este, în primul rând, asistență pentru directorul executiv al companiei. Fișa postului unui asistent (asistent) al directorului general poate include cerințe specifice (de exemplu, cunoașterea a două limbi străine) și responsabilități. În orice caz, un exemplu de fișă a postului pentru un asistent (asistent) al directorului general vă va ajuta la întocmirea unui document de personal.

Fișa postului pentru asistentul directorului general
(Fișa postului pentru director general adjunct)

AM APROBAT
CEO
Numele de familie I.O. ________________
„_________”_____________ ____ G.

1. Dispoziții generale

1.1. Asistentul (asistentul) directorului general aparține categoriei de specialiști.
1.2. Un asistent (asistent) al directorului general este numit în funcție și eliberat din acesta prin ordin al directorului general al companiei.
1.3. Asistentul directorului general raportează direct directorului general al companiei.
1.4. În timpul absenței asistentului (asistentului) directorului general, drepturile și responsabilitățile acestuia sunt transferate altui funcționar, așa cum este anunțat în ordinea organizației.
1.5. În funcția de asistent (asistent) al directorului general este numită o persoană care îndeplinește următoarele cerințe: studii - studii superioare sau superioare incomplete, experiență în muncă similară de cel puțin un an, cunoștințe de echipamente de birou (fax, copiator, scanner). , imprimantă), programe Microsoft Office (Word, Excel), muncă de birou.
1.6. Asistentul (asistentul) directorului general este ghidat în activitățile sale de:
— actele legislative ale Federației Ruse;
— Carta companiei, regulamentele interne de muncă și alte reglementări ale companiei;
— ordine și instrucțiuni de la conducere;
- această fișă a postului.

2. Responsabilitățile postului de asistent (asistent) la directorul general

Asistentul directorului general îndeplinește următoarele responsabilități de serviciu:
2.1. Planifică ziua de lucru a Directorului General (întâlniri, apeluri, recepție etc.).
2.2. Oferă suport tehnic pentru activitățile Directorului General (comandări de transport, bilete; organizare de întâlniri, negocieri etc.)
2.3. Însoțește Directorul General la întâlniri, deplasări etc.
2.4. Ia parte la negocieri, intalniri de afaceri, receptii speciale; păstrează procesele-verbale și alte documente care documentează progresul și rezultatele întâlnirilor și negocierilor.
2.5. În numele directorului general, coordonează problemele individuale cu angajații diviziilor structurale, le comunică instrucțiunile și ordinele managerului; controlează executarea instrucțiunilor și ordinelor.
2.6. Colectează materiale și informații necesare directorului general, pregătește materiale analitice, informaționale, de referință și alte materiale și le prezintă directorului.
2.7. Efectuează munca de birou, primește corespondența primită spre examinare de către directorul general, acceptă documente și declarații personale pentru semnătura directorului general, păstrează evidența și înregistrarea acestora și le transmite managerului.
2.8. Face o programare cu managerul și organizează primirea vizitatorilor.
2.9. În numele directorului general, redactează scrisori, solicitări și alte documente.
2.10. Efectuează lucrări de pregătire a ședințelor și ședințelor desfășurate de Directorul General (colectarea materialelor necesare, informarea participanților cu privire la ora și locul ședinței, ordinea de zi, înregistrarea acestora), ține și întocmește procesele-verbale ale ședințelor și ședințelor.
2.11. Îndeplinește sarcini oficiale individuale ale directorului general.

3. Drepturile asistentului (asistentului) la directorul general

Asistentul (asistentul) directorului general are dreptul:
3.1. Primiți informații, inclusiv informații confidențiale, în măsura în care este necesar pentru a rezolva sarcinile atribuite.
3.2. Trimiteți propuneri conducerii pentru a vă îmbunătăți munca și cea a companiei.
3.3. Solicitați personal sau în numele managerului de la departamentele întreprinderii și altor specialiști informații și documente necesare îndeplinirii atribuțiilor sale oficiale.
3.4. Solicitați conducerii să creeze condiții normale pentru îndeplinirea atribuțiilor oficiale și siguranța tuturor documentelor generate ca urmare a activităților companiei.
3.5. Luați decizii în limitele competenței dvs.

4. Responsabilitatea asistentului (asistentului) fata de directorul general

Asistentul (asistentul) directorului general este responsabil pentru:
4.1. Pentru neexecutarea și/sau îndeplinirea prematură, neglijentă a îndatoririlor oficiale ale cuiva.
4.2. Pentru nerespectarea instrucțiunilor, ordinelor și reglementărilor actuale privind păstrarea secretelor comerciale și a informațiilor confidențiale.
4.3. Pentru încălcarea reglementărilor interne de muncă, a disciplinei muncii, a regulilor de siguranță și de securitate la incendiu.

Descrierea postului: cerințe pentru un asistent manager, puterile și drepturile sale + sfaturi despre utilizarea drepturilor sale

La formarea personalului, șeful oricărei organizații trebuie să informeze angajatul angajat cu privire la responsabilitățile sale oficiale. La redactarea unei instrucțiuni, managerul trebuie să mențină ordinea secțiunilor sale și structura specifică.bDe obicei sunt descrise caracteristicile profesiei, sunt indicate poziția oficială a angajatului în structură, cerințele, drepturile și responsabilitățile acestuia. Asistentul managerului, ca și alți angajați ai organizației, este obligat să acționeze și să respecte toate cerințele prezentului document.

Manualul este scris de manager conform standardelor stabilite și nu ar trebui să încalce Codul Muncii al Federației Ruse. Acesta trebuie să fie convenit cu serviciile relevante (avocat, șef departament personal), familiarizat cu solicitantul pentru post și semnat de ambele părți. Cu toate acestea, unii avocați nu consideră prezența unui astfel de document obligatorie pentru oficializarea relațiilor oficiale.

Fezabilitatea fișei postului

asistarea managerului in activitatile sale zilnice;
informații maxime despre responsabilități, funcții, cerințe pentru angajați;
în cazul unui proces, va fi mai ușor să se dovedească inadecvarea funcției ocupate;
lipsa de informații detaliate în contract despre funcțiile specifice și responsabilitățile directe ale unui anumit angajat;
permite unui solicitant pentru un post să dea un refuz justificat din cauza nerespectării cerințelor pentru post;
vă permite să delimitați responsabilitățile între angajații organizației;
vă permite să evaluați activitățile fiecărui angajat;

A avea instrucțiuni este util și pentru asistentul însuși. Își cunoaște în mod clar drepturile și responsabilitățile. El nu este obligat să îndeplinească funcții care nu sunt specificate în instrucțiuni.

Cadrul normativ - legal pentru intocmirea fiselor postului

Practic arată așa:

legislația actuală a Federației Ruse;

Legislația permite unui angajat să i se ofere orice funcție dacă are încredere în el și are cunoștințe, experiență și calificări suficiente pentru a rezolva astfel de probleme. Vă rugăm să rețineți că managerul trebuie să formalizeze autoritatea prin ordin propriu.

Fisa postului se intocmeste tinand cont de specificul postului si stabileste gama de responsabilitati. Ar trebui să reflecte munca efectiv efectuată de asistentul managerului.

documente interne:
carta de organizare, ordine de conducere, reguli regulamente interneși comportament.

Asistentul trebuie să navigheze rapid în cadrul de reglementare care îi guvernează activitățile și activitatea celor subordonați lui oficiali. El trebuie să studieze legislația federală și regională, reguli organizatii.

Principalele părți ale fișei postului

Structura este prezentată în cărți de referință de stat privind calificările angajaților. Conține toate cerințele de bază pentru un asistent manager și indică locul său în structura organizației.

Componentele principale ale instrucțiunilor:

prevederile sale generale. Sunt prescrise condițiile de înscriere în personal, procedura de concediere, subordonarea în organizație și regulile de înlocuire a unui asistent în lipsa acestuia. Sunt indicate nivelul de calificare, educație, aptitudini, experiență;
cerințele și abilitățile sale;
responsabilitatile locului de munca. Principalele funcții ale asistentului sunt clar indicate;
puterile. Acest alineat precizează gradul de competență și drepturile asistentului;
responsabilitate. Este prescris nivelul general de responsabilitate specială pentru greșelile și încălcările comise în muncă și este indicată o listă a acestora (la cererea managerului);
conexiuni pentru postul ocupat. Secțiunea definește cercul de interacțiune oficială cu alți membri ai echipei. Se indică cu cine și pe ce probleme specifice este necesară cooperarea.

Să ne uităm la fiecare secțiune mai detaliat.

Dispoziții generale

asistent - un specialist care îl asistă în probleme tehnice și documentare;
numirea într-o funcție și demiterea din aceasta se efectuează prin ordin al șefului organizației;
în procesul de lucru, asistentul urmează ordinele și instrucțiunile numai ale managerului;
în timpul absenței acestuia se asigură un înlocuitor adecvat, se indică funcția înlocuitorului acestuia și se emite ordin de înlocuire a acestuia de către organizație;
Asistentul trebuie să aibă studii superioare de specialitate. Minim doi ani de experiență relevantă. La angajare poate fi necesară o pregătire suplimentară.

Cerințe

Postul de asistent executiv poate implica functii foarte diferite.

Persoana care ocupă această funcție în practică poate fi:

de fapt, adjunctul lui si raporteaza direct liderului si numai lui. El are adesea alți angajați sub el;
asistent personal. Îndeplinește munca de secretar și se află în zona de recepție, este și specialist. În același timp, el raportează nu numai managerului, ci și managerului serviciul de personal cu privire la funcţiile secretariatului.

Un astfel de asistent are mult mai puține drepturi și puteri decât un specialist ale cărui funcții corespund unui director adjunct. El poate avea studii medii; experiența în specialitatea sa poate să nu fie necesară.

Identificare greșită pozitii specificate. Unul implică performanța în esență funcții auxiliare, iar asistentul managerului îndeplinește funcții organizatorice și administrative.

Cerințe de bază pentru un asistent cu funcții organizatorice și administrative:

îndeplini cerințele contract de muncă, Descrierea postului;
cunoașterea regulilor de etichetă corporativă și de comunicare în afaceri;
să cunoască temeinic fluxul documentelor, documentația de raportare și structura organizatorică;
conduce negocierile de afaceri în mod competent;
să poată întocmi documente importante;
informează managerul în domeniul depunerii rapoartelor importante;
lucrează pe un PC, utilizează echipamente de birou (scaner și imprimantă) pentru a-și îndeplini sarcinile directe;
cunoașterea limbilor străine este de dorit (la nivel de comunicare);
să poată întocmi acorduri standard.

Șeful întreprinderii, ținând cont de importanța funcției de asistent, poate completa lista specificată, ținând cont de specificul organizației și al activității sale.

Responsabilitățile unui asistent manager

Un asistent are multe responsabilități în timp ce lucrează direct cu managerul.

Principalele responsabilități sunt următoarele:

Termeni de referinta

Puterile si drepturile de baza ale asistentului:

înregistrează, semnează documente în limitele competenței lor;
să obțină acces la informații care sunt închise publicului larg cu privire la o nevoie de afaceri;
documente de studiu legate de activitățile dumneavoastră profesionale;
cunoașteți structura, conducerea tuturor diviziilor organizației;
— întocmește scrisori, solicitări, alte documente, întocmește răspunsuri la solicitări (în numele managerului);
solicită de la reprezentanții diviziilor structurale documentele și materialele necesare, primesc informații în măsura în care este necesar pentru îndeplinirea sarcinilor lor directe;
se familiarizează cu deciziile luate, ordinele și instrucțiunile managerului;
participa la întâlniri și întâlniri ale liderilor organizației;
depune o cerere managerului pentru permisiunea de a furniza documente importante unităților structurale;
trimite propuneri pentru a-ți îmbunătăți munca și activitățile companiei;
organizarea locului de muncă al managerului, creând condiții pentru o muncă de succes și eficientă.

Ținând cont de specificul organizației în sine și de caracteristicile muncii asistentului, lista propusă de puteri și drepturi poate fi modificată, extinsă semnificativ sau, dimpotrivă, redusă.

De obicei, ultimul alineat este prevederi privind măsurile de răspundere care se impun salariatului.

Responsabilitatile asistentului

Sancțiunile pentru încălcarea unui contract, fișa postului, regulamentele interne, legile ar trebui să fie doar în conformitate cu legislația în vigoare. De obicei, gradul de responsabilitate este reglementat de Codul Muncii al Federației Ruse.

Asistentul managerului este responsabil pentru:

îndeplinirea necorespunzătoare a atribuțiilor oficiale, refuzul de a îndeplini;
încălcarea termenelor de finalizare a lucrărilor solicitate;
încălcarea ordinelor, hotărârilor, hotărârilor șefului;
acțiuni care nu sunt de competența lor;
tratament neprietenos, nepoliticos al partenerilor organizației, vizitatorilor, angajaților, nerespectarea comunicării și etichetei în afaceri;
daune materiale cauzate organizației, contrapărților acesteia și angajaților;
furnizarea de informații false angajaților;
control insuficient asupra activităților angajaților din subordine;
dezvăluirea datelor cu caracter personal, informații confidențiale care au acces limitat.

Sunt prevăzute penalități pentru:

neîndeplinirea sarcinilor oficiale în totalitate sau insuficient de conștiincios (conform Codul Muncii RF);
infracțiuni (conform legislației: administrative, civile, penale);
a cauzat pagube materiale (conform Muncii și Codurile civile RF).

Pedeapsa prevăzută poate fi sub formă de privare de remunerație materială, chiar de concediere. La sfârșitul documentului trebuie să existe vizele angajaților care îl aprobă și semnătura asistentului managerului.

Șeful organizației elaborează instrucțiuni, care sunt aprobate de: un avocat, șeful departamentului de personal și protecția muncii. După efectuarea modificărilor și completărilor, managerul aprobă. Sunt indicate funcția, prenumele (cu explicații), data aprobării și semnătura acestuia.

Semnătura sa confirmă acordul cu modificările aduse modificărilor și legalitatea acestui document.

Concluzie

Postul de asistent manager este o poziție foarte multifațetă, responsabilă, specială. El raportează direct doar managerului și trebuie să-și îndeplinească impecabil toate instrucțiunile - principalul lucru în munca sa. El a crescut responsabilitatea pentru atitudinea necinstită față de muncă. În acest caz, consecințele pot duce la daune angajatorului însuși.

Asistentul trebuie să aibă calități personale deosebite: angajament în îndeplinirea funcțiilor sale, conștiinciozitate, sociabilitate, să fie exigent cu el însuși și să poată comunica cu un număr mare de persoane. El trebuie să aibă o anumită carismă și farmec înnăscut.

Am examinat în detaliu componentele instrucțiunilor, gama de responsabilități, funcții și cerințe. Ele pot fi adăugate și clarificate în funcție de specificul și dimensiunea organizației. Principalul lucru este că instrucțiunile trebuie să fie întocmite de manager și convenite cu serviciile relevante. Solicitantul pentru acest post trebuie să fie familiarizat cu acesta sub semnătură personală și este indicat să îl primească în mână.

Fiecare manager are nevoie de un asistent de afaceri care, atunci când conduce companie mare, se poate avea încredere în el că va îndeplini multe dintre îndatoririle sale. Aceasta trebuie să fie o persoană cu cunoștințele necesare, aptitudini, competență, în care cu siguranță vei avea încredere în toate. Un asistent este „mâna dreaptă” a managerului, este neapărat un asistent inteligent, muncitor, competent, de încredere, care, în absența managerului, îl poate înlocui în mare măsură. Nu degeaba directorul de calificareîl clasifică drept specialist – manager.