Semnătura electronică pentru o persoană juridică: cum să o obțineți? Utilizarea unei semnături electronice. Tipuri de semnătură electronică (EDS)

Utilizarea devine din ce în ce mai comună în Rusia. Și acest lucru nu este deloc surprinzător, deoarece semnătura digitală este în multe cazuri mai sigură decât detaliile corespunzătoare aplicate cu un pix sau ștampilă. Cum se face o semnătură electronică entitate legală? Cum să obțineți instrumentul potrivit?

Definiţia digital signature

În primul rând, să definim esența semnăturii digitale. semnatura digitala? Se referă la detaliile unui document, asemănătoare celor scrise pe hârtie cu un pix, dar realizate numai folosind algoritmi speciali de computer.

Scopul principal al semnăturii electronice este de a confirma că un document este semnat de o anumită persoană. Printre alții proprietăți utile, pe care o are o semnătură digitală electronică, este o certificare a integrității documentului, absența oricăror modificări în acesta pe parcursul dintre expeditor și destinatar.

Utilizarea semnăturilor digitale

În ce domenii sunt utilizate semnăturile digitale? Aproape în același mod ca o semnătură obișnuită: în afaceri și agenții guvernamentale, în comunicările cu participarea persoanelor fizice. Îndeplinește tot ce ai nevoie cerinte legale EDS este echivalent din punct de vedere legal cu o semnătură, care se face cu un pix și, în unele cazuri, cu un sigiliu, dacă despre care vorbim despre persoane juridice.

Utilizarea semnăturii electronice este comună în sectorul bancar: Astfel, la autorizarea în sisteme de tip „bancă-client” sunt activate mecanismele corespunzătoare ale utilizatorului produsului financiar. Cu ajutorul acceptat organizatie financiara si de credit algoritmi, clientul semnează ordine de plată, face diverse aplicații și solicitări.

În unele cazuri, semnătura digitală este considerată o cerință și mai fiabilă decât o semnătură realizată cu un pix. Acest lucru se datorează faptului că este foarte dificil de falsificat și, de asemenea, pentru că cu ajutorul unei semnături digitale electronice, așa cum am menționat mai sus, puteți verifica dacă s-au făcut modificări la fișierele trimise.

Cardurile electronice universale încep să se răspândească în Federația Rusă. Cu ajutorul lor, cetățenii pot efectua un număr mare de diverse actiuni. Printre acestea se numără semnarea documentelor pe internet. Cum este posibil acest lucru? Pentru a utiliza această funcție UEC, trebuie să achiziționați un cititor de carduri - un dispozitiv capabil să citească date de pe un card și să le transmită prin canale speciale online. Este necesar să utilizați un dispozitiv care acceptă standardul PC/SC.

Structura EDS

Cum funcționează semnătura digitală? Cum funcționează mecanismul de autentificare a documentelor? Foarte simplu. Semnatura electronicaîn sine este un detaliu al documentului care poate fi introdus doar de o singură persoană (sau organizație). Subiectul corespunzător al fluxului de documente are o singură copie a instrumentului cu care este plasată semnătura digitală - aceasta este cheia privată a semnăturii electronice. De regulă, nimeni altcineva nu o are, așa cum este cazul unui exemplu unic de autograf al unei persoane, pe care îl scrie cu un pix. Cheile sunt emise de organizații specializate - centre de certificare. Aceștia pot fi, de asemenea, acreditați de Ministerul Comunicațiilor.

Puteți citi semnătura digitală folosind o cheie publică, care, la rândul ei, poate fi la dispoziția oricărui număr de persoane. Prin utilizarea acestui instrument, destinatarul documentului se asigură că acesta a fost trimis și semnat de un anumit expeditor. Dacă cheie publică nu recunoaște semnătura digitală, ceea ce înseamnă că nu a fost aplicată de persoana de la care ar trebui să provină documentul.

Semnarea certificatului de cheie

Un element important al fluxului de documente este certificatul cheii de semnătură electronică. Este de obicei o sursă electronică de date care conține informații despre expeditorul fișierelor. Un certificat atestă faptul că cheia pe care o deține o persoană este valabilă. Acest document conține și informații de bază despre expeditor. Certificatul este de obicei valabil 1 an de la data eliberării lui. Elementul de semnătură corespunzător poate fi revocat și la inițiativa proprietarului acestuia, de exemplu, dacă acesta pierde controlul cheii sau suspectează că aceasta a căzut în mâini greșite. Acele documente care sunt semnate fără un certificat valabil nu au forță juridică.

Din punct de vedere tehnologic, mecanismul de schimb de fișiere la utilizarea semnăturilor digitale este de obicei implementat într-un anumit mediu software. Adică, fișierele sunt trimise și primite într-un format special folosind o interfață software specializată. Poate fi adaptat, de exemplu, pentru fluxul de documente în domeniul raportării fiscale sau pentru schimbul de dosare între diferite companii.

Un sistem universal pentru primirea și trimiterea documentelor nu a fost încă creat în Federația Rusă, dar o astfel de activitate este în desfășurare. Finalizarea cu succes va face posibilă crearea unui mediu software care, teoretic, va putea înlocui complet gestionarea documentelor pe hârtie, deoarece fiecare cetățean, împreună cu un autograf personal, va putea aplica și o semnătură electronică pe orice document. De fapt, dezvoltarea UEC este unul dintre primii pași în această direcție.

Dar, deocamdată, puteți pune o semnătură electronică folosind acest card pe un număr limitat de resurse. Prin urmare, verificarea semnăturii electronice se realizează acum în diferite programe, iar utilizarea lor se realizează prin acord între expeditorul și destinatarul documentelor.

De asemenea, este foarte posibil să faceți schimb de fișiere în afara interfețelor corespunzătoare. În acest caz, fiecare document poate fi completat cu o inserare de text cu un cifr unic, care este creat folosind o cheie privată și citit de destinatarul fișierului folosind una publică. Documentul va fi recunoscut dacă algoritmii corespunzători se potrivesc și, de asemenea, cu condiția ca certificatul menționat mai sus să fie valabil.

Cu toate acestea, cifrul în cauză va fi creat într-un fel sau altul de un program special. Teoretic, desigur, utilizatorii își pot dezvolta propria lor - iar aceasta va fi considerată formal și o semnătură digitală electronică, dar în acest caz nu este nevoie să vorbim despre un nivel suficient de securitate a fluxului de documente. În companiile mari, de obicei sunt stabilite cerințe speciale pentru aceasta. La fel ca în instituțiile guvernamentale. Să studiem mai detaliat aspectul care reflectă tipurile de semnături digitale în funcție de nivelul de securitate.

Niveluri de securitate a semnăturii digitale

Se poate remarca faptul că trimiterea documentelor prin e-mail este, de asemenea, una dintre opțiunile de utilizare a semnăturii digitale. În acest caz, vorbim despre utilizarea unei semnături electronice simple. „Cheia” sa este parola introdusă de expeditor. Legea semnăturilor electronice permite că acest tip de semnătură digitală poate fi semnificativ din punct de vedere juridic, dar practica de aplicare a legii nu este întotdeauna însoțită de implementarea acestui scenariu. Și acest lucru este de înțeles: parola - pur teoretic - poate fi introdusă de oricine o cunoaște și se pretinde a fi expeditorul.

Prin urmare, aceeași lege privind semnătura electronică stabilește că versiuni mult mai sigure ale semnăturilor digitale pot fi utilizate în fluxul documentelor. Printre acestea se numără și o semnătură digitală consolidată și calificată. Ei presupun că proprietarii lor au încredere chei electronice, care sunt foarte greu de falsificat. Ele pot fi realizate sub forma unui breloc special, cum ar fi eToken - într-o singură copie. Folosind acest instrument și un program special, o persoană poate trimite documente semnate destinatarului, care apoi, folosind cheia publică pentru verificarea semnăturii electronice, poate verifica originea corectă a fișierelor.

Specificul unei semnături calificate

Care este diferența dintre o semnătură digitală îmbunătățită și una calificată? Din punct de vedere tehnologic, ele pot fi foarte asemănătoare și pot utiliza algoritmi de criptare în general similari. Dar în cazul unei semnături digitale calificate, un certificat pentru aceasta este eliberat de un centru de certificare (dintre cei acreditați de Ministerul Comunicațiilor). Acest tip de semnătură electronică este considerată cea mai sigură și în cele mai multe cazuri este echivalată în sens legal cu detaliile corespunzătoare ale unui document care este plasat manual pe hârtie.

În majoritatea cazurilor, o semnătură digitală calificată este necesară în timpul interacțiunii întreprinderilor și persoanelor fizice cu agențiile guvernamentale, astfel încât cerințele de identificare a documentelor în astfel de scenarii de comunicare pot fi foarte stricte. În acest caz, o semnătură digitală consolidată nu îi poate satisface întotdeauna, ca să nu mai vorbim, bineînțeles, de o simplă semnătură electronică. Centrele de certificare acreditate, de regulă, recomandă clienților lor tipul optim de software cu care se realizează fluxul de documente folosind semnături digitale.

Tipuri de semnături electronice

Deci, o semnătură digitală universală capabilă să înlocuiască o semnătură pe hârtie în orice moment nu a fost încă dezvoltată în Rusia. Prin urmare, instrumentele pe care le luăm în considerare sunt prezentate într-o gamă largă de varietăți, adaptate la diverse scopuri de partajare a fișierelor. Să ne uităm la cele mai comune tipuri de comunicări care utilizează semnăturile electronice ale documentelor.

EDS sunt populare, necesare pentru participarea organizațiilor comerciale la diferite licitații (Sberbank-AST, RTS-Tender), precum și pentru prezența pe platformele de tranzacționare, de exemplu, cele care sunt membri ai Asociației EDS. Există o semnătură electronică adaptată pentru lucrul cu bazele de date privind falimentele persoanelor juridice și faptele legate de activitățile acestora.

Pe portalul Gosuslugi.ru, tuturor persoanelor înregistrate li se eliberează și o semnătură electronică. Astfel, serviciile publice pot fi apoi comandate online - nu este nevoie să depuneți un document pe hârtie la unul sau la altul. O gamă largă de servicii este disponibilă cetățeanului; puteți chiar să solicitați un pașaport străin online. Una dintre opțiunile de implementare hardware a semnăturilor digitale pentru utilizare pe portalul Gosuslugi.ru este UEC, despre care am menționat mai sus.

Cum se obține o semnătură electronică

Din cauza absenței în Federația Rusă a unei structuri unificate pentru emiterea de semnături digitale universale, există un număr mare de companii private implicate în emiterea de semnături electronice. Ele se numesc, așa cum am menționat mai sus, centre de certificare. Aceste organizații îndeplinesc următoarele funcții principale:

Înregistrați utilizatorii ca subiecți legal autorizați de lucru cu documente atunci când folosesc semnături digitale;

Eliberarea unui certificat de semnătură electronică;

În unele cazuri, acestea asigură trimiterea și verificarea documentelor cu semnătură digitală.

Astfel, dacă un cetățean sau o organizație are nevoie de o semnătură digitală, va trebui să meargă la centrul de certificare corespunzător.

Documente pentru obținerea semnăturii digitale

Cum se emite o semnătură electronică pentru o persoană juridică? Cum să obțineți un instrument atât de util pentru afaceri? Deci, primul lucru pe care trebuie să-l faceți este să alegeți un centru de certificare. Este recomandabil să contactați acele structuri care sunt acreditate de agențiile guvernamentale. O listă a acestor organizații poate fi găsită pe site-ul web al Ministerului Comunicațiilor al Federației Ruse - minsvyaz.ru.

Următoarele documente de bază trebuie depuse la centrul de certificare:

Extras din Registrul unificat de stat al persoanelor juridice;

Certificate: la înregistrarea unei persoane juridice, la înregistrarea la Serviciul Fiscal Federal.

Dacă vorbim de obținerea unei semnături personale pentru șeful organizației, setul de documente menționat trebuie completat cu o copie a protocolului de numire a directorului general în funcție. Dacă o semnătură digitală electronică este primită de un angajat care nu este membru al celor mai înalte organe de conducere ale companiei, atunci este necesară o copie a ordinului privind angajarea sa, precum și o împuternicire. Desigur, veți avea nevoie de pașaportul unui specialist și SNILS.

După cum vedem, procesul în care este emisă o semnătură electronică pentru o persoană juridică nu este deloc complicat. Cum se obține o semnătură electronică pentru un antreprenor individual?

Foarte simplu. Vor fi necesare următoarele documente de bază:

Extras din Registrul Unificat de Stat al Antreprenorilor Individuali;

Certificate: la înregistrarea ca antreprenor individual și la înregistrarea la Serviciul Fiscal Federal;

Pașaport;

Dacă o persoană care nu are statutul de antreprenor individual, proprietar sau reprezentant al unui SRL dorește să primească un EDS, atunci tot ce trebuie să aducă la centrul de certificare este un INN, un pașaport și un SNILS.

Obținerea unei semnături electronice nu este de obicei un proces foarte lung. Multe centre de certificare sunt pregătite să furnizeze o cheie eToken sau echivalentul acesteia, precum și instrucțiuni pentru utilizarea semnăturilor digitale în câteva ore după finalizarea cererii corespunzătoare.

Nuanțe practice ale lucrului cu semnături digitale

Am studiat cum se emite o semnătură electronică pentru o persoană juridică, cum se obține acest instrument. Să luăm acum în considerare câteva nuanțe demne de remarcat uz practic EDS.

Astfel, atunci când se organizează fluxul de documente între două sau mai multe companii, este indicat să apelezi la serviciile unor structuri intermediare care să ajute companiile să evite greșelile în schimbul de dosare, dar și să garanteze respectarea tuturor cerințelor legale referitoare la aceste comunicări. Printre optiuni optimeînregistrarea unor astfel de acorduri - încheierea acordurilor de aderare, care sunt prevăzute la articolul 428 din Codul civil al Federației Ruse.

La organizarea fluxului de documente între diferite organizații, se recomandă, de asemenea, aprobarea procedurii de lucru cu fișierele în cazurile în care nu poate fi determinată autenticitatea semnăturii digitale. De exemplu, acest lucru este posibil dacă certificatul cheii de semnătură electronică a expirat.

La începutul articolului, ne-am uitat la clasificarea semnăturilor digitale în funcție de gradul de securitate. Care sunt mecanismele pentru utilizarea corectă a semnăturilor electronice simple, puternice și calificate?

Dacă o companie decide să folosească o semnătură digitală simplă atunci când face schimb de documente cu o altă organizație, atunci trebuie să încheie acorduri suplimentare, securizarea unui astfel de mecanism. Acordurile relevante trebuie să reflecte regulile pentru a determina cine a trimis exact documentul prin e-mail și, prin urmare, a furnizat o semnătură digitală simplă.

Dacă vorbim despre tranzacționare electronică, atunci semnătura trebuie să fie întărită (cel puțin) și să îndeplinească criteriile adoptate la nivelul unei anumite platforme online în care se realizează astfel de comunicări.

Raportarea în agentii guvernamentale trebuie efectuată numai atunci când se utilizează o semnătură electronică calificată. Dacă vorbim de stabilire relaţiile de muncă la distanță (mai recent Codul Muncii al Federației Ruse permite acest tip de comunicare), atunci trebuie utilizată o semnătură calificată în acest proces.

Cu ajutorul căruia puteți determina dacă informațiile conținute într-un document electronic au fost distorsionate din momentul în care a fost formată semnătura și, de asemenea, vă permite să confirmați deținerea unui anumit document de către proprietar.

Decodificarea conceptelor de bază

Fiecare semnătură electronică trebuie confirmată printr-un certificat special care verifică identitatea proprietarului. Puteți obține certificatul la centru special sau de la un reprezentant de încredere.

Deținătorul certificatului este persoana căreia centrul de certificare i-a eliberat certificatul de semnătură electronică. Fiecare proprietar are două chei de semnătură: publică și privată. Cheia privată a semnăturii electronice vă permite să semnați documente electronice; o puteți utiliza pentru a genera o semnătură electronică. Este ținut secret, ca un cod PIN pentru un card bancar.

Funcția unei chei publice este de a verifica autenticitatea semnăturilor de pe documente. Este conectat cu un „coleg” închis într-o manieră unică.

În lege

Legea federală „Cu privire la semnătura electronică digitală” împarte semnăturile electronice în mai multe tipuri: semnătură electronică simplă, semnătură electronică necalificată îmbunătățită și semnătură electronică calificată. Folosind o semnătură electronică simplă, puteți confirma faptul de a crea o semnătură electronică pentru o anumită persoană. Acest lucru se realizează prin utilizarea de parole, coduri și alte mijloace.

O semnătură digitală necalificată consolidată este rezultatul unei transformări criptografice a informațiilor, care se realizează folosind o cheie privată de semnătură digitală. Folosind o astfel de semnătură, puteți stabili identitatea semnatarului documentului, precum și a detecta, dacă este cazul, modificările intervenite de la semnarea actelor.

Semnătura calificată

Semnătura digitală calificată îmbunătățită are aceleași caracteristici, totuși, pentru a o crea, semnătura digitală este verificată folosind certificate Serviciul federal securitatea mijloacelor de cripto-protecție. Certificatele unei astfel de semnături pot fi emise doar de un centru de certificare acreditat și nicăieri altundeva.

Potrivit aceleiași legi, semnăturile primelor două tipuri sunt echivalente cu o semnătură de mână pe un document pe hârtie. Între persoanele care efectuează orice tranzacție folosind semnături digitale, este necesar să se încheie un acord corespunzător.

Al treilea tip (semnătură digitală calificată) este un analog nu numai al unei semnături scrise de mână, ci și al unui sigiliu. Astfel, documentele certificate printr-o astfel de semnătură au forță juridică și sunt recunoscute de autoritățile de reglementare (Serviciul Fiscal Federal, Fondul de Asigurări Sociale și altele).

Cerere pentru persoane juridice

În prezent, semnătura digitală este folosită cel mai adesea pentru o entitate juridică. Tehnologia semnăturilor digitale este utilizată pe scară largă în managementul documentelor electronice. Scopul acestuia din urmă poate fi diferit: schimb extern și intern, documentele pot fi de natură personală sau legislativă, organizatorică, administrativă sau comercială și industrială, într-un cuvânt, tot ceea ce se poate face doar cu semnătură și sigiliu. înregistrare EDS trebuie efectuată într-un centru acreditat.

Pentru fluxul de documente intern, o semnătură digitală este utilă deoarece vă permite să inițieți rapid aprobarea documentelor care organizează procesele interne. EDS îi permite directorului nu numai să semneze documente în afara biroului, ci și să nu depoziteze grămezi de hârtie.

În fluxul documentelor inter-corporate, o semnătură digitală electronică este una dintre cele mai importante condiții, deoarece fără ea, hârtiile digitale nu au forță juridică și nu pot fi folosite ca probă în cazul depunerii unei reclamații. Un document electronic semnat cu o semnătură electronică îmbunătățită își păstrează legitimitatea chiar dacă depozitare pe termen lungîn arhivă.

Raportare electronică

EDS este indispensabil pentru raportarea către autoritățile de reglementare. Se pot depune multe documente la în format electronicîn loc să poarte o grămadă de forme. Clientul poate nu doar să aleagă un moment și să nu stea la coadă, ci și să trimită rapoarte într-un mod convenabil: prin programe 1C, portaluri agentii guvernamentale sau software separat conceput special pentru acest scop. Elementul fundamental într-un astfel de proces va fi semnătura digitală. Pentru o entitate juridică care a primit un certificat de semnătură electronică, principalul criteriu ar trebui să fie fiabilitatea centrului de certificare, dar metoda de livrare este lipsită de importanță.

Servicii guvernamentale

Majoritatea cetățenilor au întâlnit termenul „semnătură electronică” pe diferite site-uri web. Una dintre modalitățile de a verifica un cont, de exemplu, pe un portal care oferă acces la multe servicii publice, este confirmarea prin semnătură electronică. Mai mult, semnătura digitală pentru indivizii vă permite să semnați orice document digital trimis unui anumit departament sau să primiți scrisori, acorduri și notificări semnate. Dacă autoritatea executivă acceptă documente electronice, atunci orice cetățean poate trimite o cerere semnată digital și să nu-și piardă timpul trimițând documentele pe principiul primul venit, primul servit.

UEC

Un analog al unei semnături electronice pentru persoane fizice este un card electronic universal în care este încorporată o semnătură digitală calificată consolidată. UEC are forma unui card de plastic și este un mijloc de identificare pentru un cetățean. Este unic, ca un pașaport. Folosind acest card, puteți efectua multe acțiuni - de la plata și primirea serviciilor guvernamentale, până la înlocuirea documentelor precum polița medicală și cardul SNILS.

universal card electronic poate fi combinat cu un portofel electronic, cont bancarși chiar și un bilet de călătorie, într-un cuvânt, cu oricare dintre documentele care pot fi acceptate digital. Este convenabil să purtați un singur document? Sau este mai ușor să păstrezi totul pe hârtie ca de obicei? Această problemă va trebui să fie rezolvată de fiecare cetățean în viitorul apropiat, deoarece tehnologia devine din ce în ce mai ferm înrădăcinată în viețile noastre.

Alte aplicații

De asemenea, documentele semnate prin semnătură electronică sunt folosite pentru a conduce tranzacționare electronică. Prezența unei semnături digitale în acest caz garantează cumpărătorilor că ofertele de la licitație sunt reale. În plus, contractele care nu sunt semnate folosind semnătura electronică digitală nu au forță juridică.

Documentele electronice pot fi folosite ca probe atunci când se analizează cazuri în instanța de arbitraj. Orice certificate sau chitanțe, precum și alte documente certificate printr-o semnătură digitală sau alt analog al unei semnături, sunt dovezi scrise.

Fluxul de documente între persoane are loc în principal sub formă de hârtie, dar este posibil să se transfere documente sau să încheie contracte folosind semnături electronice. Lucrătorii de la distanță pot folosi o semnătură digitală pentru a trimite certificate de acceptare pe cale electronică.

Cum să alegi un certificat

Deoarece există trei tipuri de semnături electronice, cetățenii au adesea o întrebare despre ce certificat este mai bun. Trebuie amintit că orice semnătură electronică este analogă cu o semnătură scrisă de mână și acest moment Legislația Federației Ruse stabilește că o persoană are dreptul de a le folosi la propria discreție.

Alegerea unei semnături digitale depinde direct de sarcinile care vor fi rezolvate prin aceasta. Dacă vă pregătiți să transmiteți rapoarte autorităților de reglementare, va fi necesară o semnătură calificată. Pentru fluxul de documente intercorporate, cel mai adesea este necesară și o semnătură electronică calificată, deoarece nu numai că dă forță legală documentelor, ci vă permite și stabilirea autorului, controlul modificărilor și integritatea documentelor.

Fluxul de documente intern poate fi realizat cu toate tipurile de semnături digitale electronice.

Cum se semnează un document cu semnătură digitală?

Principala întrebare pentru cei care trebuie să utilizeze o semnătură digitală electronică pentru prima dată este modul în care este semnat documentul. Totul este simplu cu acte - le semnezi și le predai, dar cum poți face asta pe computer? Acest proces este imposibil fără utilizarea unui software special. Programul de semnătură digitală se numește criptoprovider. Este instalat pe computer și deja în mediul său se desfășoară diverse activități cu formulare.

Există un număr destul de mare de furnizori de cripto, atât comerciali, cât și gratuiti. Toate sunt certificate de agențiile guvernamentale, însă, dacă este necesară interacțiunea cu 1C:Enterprise, atunci alegerea ar trebui făcută pe unul dintre cele două produse: VipNet CSP sau CryptoPro CSP. Primul program este gratuit, dar al doilea va trebui achiziționat. De asemenea, trebuie să știți că atunci când instalați doi furnizori de criptomonede în același timp, conflictele sunt inevitabile, așa că pentru funcționarea corectă unul dintre ei va trebui eliminat.

Potrivit recenziilor utilizatorilor, o aplicație convenabilă pentru generarea de semnături digitale se numește CyberSafe. Nu numai că vă permite să semnați documente, ci funcționează și ca centru de certificare, adică acest program vă verifică semnătura digitală. De asemenea, utilizatorul poate încărca documente pe server, astfel încât acordul sau certificatul semnat va fi disponibil pentru toți specialiștii companiei care au acces la program și nu va mai fi nevoie să îl trimiteți tuturor prin e-mail. Pe de altă parte, vă puteți asigura că doar un anumit grup de persoane are acces.

EDI - obligatoriu sau nu?

Multe întreprinderi au apreciat deja că semnătura digitală este o comoditate și managementul documentelor electronice(EDI) economisește timp, dar dacă să îl utilizați sau nu este o alegere în întregime personală. Pentru a efectua EDI, nu este necesară conectarea unui operator; prin acord, puteți utiliza e-mailul obișnuit sau orice altă metodă de transmitere electronică a informațiilor, totul depinde de acordul dintre participanții la schimb.

Organizarea oricărui flux de documente electronice este asociată cu anumite costuri; în plus, va trebui să instalați și să configurați un program pentru semnarea documentelor - un furnizor de cripto. Puteți face acest lucru fie pe cont propriu, fie să utilizați serviciile specialiștilor care instalează software-ul de la distanță, chiar și fără a vizita biroul clientului.

EPC în EDO intern

În cazul cifrei de afaceri intercorporate, argumentele pro și contra sunt imediat clare și laturi pozitiveîntr-o majoritate clară. Printre dezavantaje, singurele dezavantaje care pot fi remarcate sunt costurile unei chei de semnătură digitală electronică, organizarea software-ului (chiar dacă aceasta este o cheltuială unică), precum și reducerea la minimum a întâlnirilor personale ale reprezentanților și managerilor companiei, totuși , dacă este necesar, se poate organiza o întâlnire.

Dar cum va fi util managementul documentelor electronice în cadrul unei întreprinderi? Cum vor fi recuperate costurile de furnizare a tuturor angajaților chei de semnătură digitală?

Folosirea documentelor digitale economisește timp: în loc să imprimi mai întâi hârtia necesară și apoi să o cauți printre o grămadă de tipărite sau chiar să mergi la alt birou, dacă se folosește o imprimantă de rețea, un angajat poate semna și trimite totul fără a părăsi biroul său. În plus, la trecerea la EDF, costurile de hârtie, toner și întreținere imprimante.

Documentele digitale pot fi, de asemenea, un instrument pentru menținerea confidențialității. O semnătură electronică nu poate fi falsificată, ceea ce înseamnă că, chiar dacă un angajat sau un manager are nedoritori în cadrul companiei, nu va putea face nicio înlocuire de documente.

Adesea, inovațiile sunt promovate cu dificultate, așa că la început poate fi dificil pentru angajați să se obișnuiască cu noul format de depunere a documentelor, dar odată ce vor aprecia comoditatea semnăturii digitale, nu vor mai dori să se întoarcă să alerge cu hârtii. .

Bariera psihologică

Semnăturile electronice digitale au apărut relativ recent, așa că este dificil pentru mulți să le perceapă ca un analog real al documentelor pe hârtie familiare. O problemă similară apare în multe întreprinderi: angajații pur și simplu nu consideră contractul semnat până când nu există o ștampilă și o semnătură reală pe hârtie. Ei folosesc scanări din documente pe hârtie și își pierd cu ușurință cheia de semnătură digitală. depășește asta barieră psihologică va ajuta... încă o bucată de hârtie. O semnătură „umedă” certificată oficial privind gestionarea documentelor electronice va informa angajații că aceasta este o problemă serioasă, iar documentele digitale ar trebui tratate la fel ca și cele analogice.

O altă problemă poate apărea în partea educațională. Multe întreprinderi angajează angajați mai în vârstă. Sunt personal valoros, cu experiență în domeniul lor, au o experiență vastă, dar le poate fi destul de dificil să explice cum să folosească o semnătură digitală electronică, deoarece tocmai au stăpânit recent. E-mail, dar aici totul este mult mai complicat și există și multe nuanțe.

Sarcina de instruire poate fi delegată departamentului IT sau poate fi folosit ajutorul unor specialiști terți. Multe companii desfășoară cursuri de formare informatică pentru angajații lor, unde li se explică elementele de bază ale lucrului cu e-mailul și diverse programe. De ce să nu includeți o aplicație pentru generarea de semnături digitale în această listă?

O semnătură digitală electronică este un analog al unei semnături de mână aplicată unui document electronic. Implementarea și utilizarea sistemelor electronice de gestionare a documentelor în organizațiile de orice formă de proprietate implică necesitatea utilizării semnăturilor digitale pentru a garanta autenticitatea datelor transmise.

Ce este un EDS?

EDS este un parametru al unui document electronic care are o reprezentare digitală. Semnătura digitală este aplicabilă numai în contextul schimbului electronic de date și poate avea aceeași semnificație juridică ca și o semnătură de mână pe un document pe hârtie dacă sunt îndeplinite condițiile pentru a garanta autenticitatea și fiabilitatea documentelor semnate. Forța juridică a semnăturii digitale este consacrată în legislație prin Legea federală nr. 1 din 10 ianuarie 2002 și Legea federală nr. 63 din 6 aprilie 2011, cu modificările ulterioare la 28 iunie 2014.

Ambele legi federale privind semnăturile electronice digitale reglementează mecanismele de utilizare a semnăturilor electronice atunci când se efectuează tranzacții în interior relaţiile civile, funcționarea guvernului și servicii municipale.

Semnificația semnăturii digitale

EDS este un analog digital al unei semnături și sigilii asociate cu conținutul unui document semnat și utilizat în organizarea schimbului electronic de date pentru a confirma autenticitatea documentelor trimise și primite.

Funcționarea semnăturii digitale vă permite să:

• crește securitatea și confidențialitatea managementului documentelor electronice, protejează documentele împotriva falsificării;
• acordă datelor electronice forță juridică echivalentă documentelor pe hârtie cu semnătură și sigiliu;
• optimizarea proceselor de flux de documente prin simplificarea și reducerea costurilor de procesare și stocare a documentelor;
• utilizarea unei singure semnături în tranzacționarea electronică, atunci când transmiteți diferite tipuri de raportare către autoritățile guvernamentale și fiscale, când aprobă și lucrează cu documente financiare;
• garantarea autenticității documentației electronice;
• asigura posibilitatea de coordonare cu sisteme internaţionale fluxul documentelor.

Domeniul de aplicare al semnăturii digitale

În orice domenii în care schimbul de date este reglementat de tehnologia Informatiei:

• fluxul de documente electronice interne între diviziile unei organizații, precum și sucursale;
• fluxul documentelor în sistemele interorganizaționale de clasă B2B și B2C;
• acces la specializate resurse informaționale, de exemplu, sisteme de clasă „Client-Bank”;
• transferul rapoartelor fiscale și contabile către organele fiscale;
• raportează la Fond de pensie;
• transmiterea declarațiilor vamale;
• participarea la licitatii electronice.

Cum funcționează EDS?

Utilizarea funcțională a semnăturii digitale vă permite să semnați un document electronic, să verificați semnătura proprietarului pentru autenticitate și conținutul documentului electronic semnat pentru modificări după semnare.

Semnarea și autentificarea sunt efectuate pe baza cheilor de criptare și decriptare. Expeditorul, folosind un software special și o cheie, generează o secvență de caractere care devine parte a datelor trimise. Destinatarul folosește același software și cheie de decriptare pentru a decripta datele primite și pentru a efectua o serie de verificări. Dacă verificările au avut succes, atunci datele primite sunt identice cu datele trimise, adică. nu au fost modificate după semnare. Secvența de caractere generată în acest proces este semnătura digitală electronică.

Pentru a falsifica o astfel de semnătură digitală, fie va trebui să furați cheia de criptare a expeditorului, fie să petreceți mulți ani parcurgând opțiunile de cheie până când o găsiți pe cea potrivită.

Cum și de unde să obțineți o semnătură electronică?

Deci, să ne uităm la întrebarea de unde să obțineți o semnătură electronică pentru o persoană fizică sau o entitate juridică. față. Certificatele cheie EDS sunt produse și emise de o organizație specializată - un centru de certificare (CA). Funcțiile CA includ, de asemenea, înregistrarea utilizatorului, anularea, reînnoirea și rezilierea certificatelor cheie. CA oferă suportul tehnic necesar pentru funcționarea semnăturii digitale. Pentru obținerea unei semnături electronice un participant la fluxul de documente electronice trebuie să contacteze orice centru de certificare autorizat.

Lista actuală a CA autorizate este disponibilă pe site-ul web al portalului unic EDS din Rusia.

Procedura de obținere a unei semnături digitale electronice

Procedura de obținere a semnăturii electronice presupune următorii pași:

• completați un formular de cerere pe site-ul centrului de certificare selectat sau lăsați o cerere la numărul de telefon specificat și așteptați să fiți contactat de un specialist - metoda depinde de CA specific;
• colectează toate documentele necesare pentru eliberarea unui certificat de semnătură electronică și trimite copii către CA. Pe baza formularului de cerere completat și a unui set de documente, CA întocmește un certificat de semnătură electronică;
• primiți un certificat EDS prin furnizarea documentelor originale.

Timpul de livrare pentru producerea certificatelor cheie depinde de autoritatea de certificare, dar în medie este 3-5 zile.

Ce documente sunt necesare pentru a obține o semnătură electronică?

Atât o persoană juridică, indiferent de forma de proprietate a organizației, cât și un antreprenor individual pot primi o semnătură digitală electronică. Persoanele fizice pot obține și o semnătură digitală electronică (de exemplu, pentru a participa la tranzacționare electronică).

Un certificat de semnătură digitală electronică conține informații despre proprietarul semnăturii, astfel încât doar persoana în numele căreia este emis acest certificat poate solicita și primi o semnătură digitală electronică. În alte cazuri, este necesară furnizarea unei împuterniciri pentru dreptul de a întocmi și de a primi o semnătură electronică, certificată de notar. Reprezentantul autorizat în numele căruia este eliberată împuternicirea furnizează un pașaport rusesc și copii ale paginilor a 2-a, a 3-a și a paginii de înregistrare.

Pachet de documente ale unei persoane juridice

1. O copie a certificatului de înregistrare certificată de notar.
2. Original sau copie certificată a unui extras din Registrul unificat de stat al persoanelor juridice. Termenul de prescripție pentru declarație nu trebuie să fie mai mare de 30 de zile;
3. Cerere pentru emiterea unei semnături electronice (formularul de cerere depinde de CA).
4. O copie a ordinului de numire în funcția de manager, dacă certificatul de semnătură digitală este emis pe numele acestuia, cu semnătura și sigiliul organizației.

Dacă autoritatea de a conduce organizația este transferată altuia companie de management sau managerului, atunci sunt furnizate toate documentele enumerate la paragrafe. 1-3 referitoare la societatea de administrare.

În plus, este necesar să se atașeze o copie legalizată a hotărârii consiliului de administrație privind transferul de competențe, dacă forma de proprietate este OJSC sau CJSC. Dacă forma de proprietate a organizației este SRL, atunci sunt furnizate copii legalizate ale primei și ale celei de-a doua foi ale cartii, o fișă care indică posibilitatea de a transfera managementul unei organizații terțe și o fișă cu marcaj de la autoritatea fiscală.

Cum să obțineți o semnătură electronică pentru un antreprenor individual: un pachet de documente necesare

1. O copie și originalul unui extras din Registrul unificat de stat al antreprenorilor individuali, al cărui termen de prescripție nu depășește 30 de zile de la data emiterii.
2. O copie a certificatului TIN, certificată de un notar.
3. Copie certificat de înregistrare de stat IP certificat de notar.
4. Cerere de eliberare a semnăturii digitale.

Ce documente sunt necesare pentru a obține o semnătură electronică pentru persoane fizice?

1. O copie a certificatului TIN.
2. Copii ale paginilor a 2-a, a 3-a ale pașaportului rusesc și ale paginii de înregistrare. La depunerea unui pachet de documente trebuie furnizat un pașaport rusesc.
3. Cerere de eliberare a semnăturii digitale.

Procedura de obținere și utilizare a semnăturii digitale electronice devine din ce în ce mai ușoară pe măsură ce cultura juridică în acest domeniu se dezvoltă și tehnologia informației se îmbunătățește. Gestionarea electronică a documentelor folosind semnături digitale nu mai provoacă neîncredere atât din partea partenerilor de afaceri, cât și din partea guvernului și autorităților fiscale.

Întrebările despre unde să obțineți o semnătură digitală electronică și care este scopul utilizării acesteia devin o necesitate necesară dacă o afacere se internaționalizează.

Bună, dragă colegă! În acest articol, vom vorbi în detaliu despre cum să obțineți o semnătură electronică și despre ce vi se cere pentru aceasta. Cel mai probabil, acesta nu este un articol, dar algoritm pas cu pas, în care am încercat să răspund la toate cele mai importante întrebări pe această temă. Acum nu vă voi spune ce este o semnătură digitală și de ce este necesară. Am vorbit despre asta în detaliu în al meu. Puteți merge și citi, apoi reveniți pentru a studia acest articol. Deci, să începem...

Algoritm pentru obținerea unei semnături electronice

Am decis să încep articolul meu cu o descriere a secvenței de pași pe care trebuie să-i parcurgeți pentru a obține o semnătură electronică.

1. Selectați de ce semnătură electronică (ES) aveți nevoie.
2. Selectați Autoritatea de certificare (CA).
3. Completați și trimiteți cererea către CA.
4. Primiți o factură și plătiți-o.
5. Furnizați CA-ului toate documentele (scanările) necesare.
6. Vino la CA cu documente originale pentru a primi o semnătură electronică.

Lasă-ne acum să te ghidăm prin fiecare pas în detaliu.

Pasul 1. Selectarea unei semnături electronice

În această etapă, trebuie să determinați pentru ce scopuri și sarcini aveți nevoie de o semnătură electronică. Aceasta poate fi cheia pentru lucrul cu EPGU (Portalul Unificat al Serviciilor Statale și Municipale); cheie pentru transmiterea rapoartelor către Rosalkogolregulirovanie, Rosfinmonitoring, Fondul de pensii, autoritățile fiscale etc.; sau o cheie pentru lucrul pe platforme electronice și participarea la licitații electronice.

Pasul 2. Selectarea unei autorități de certificare

Lista actuală a centrelor de certificare pentru obținerea semnăturilor digitale este întotdeauna disponibilă pe site-ul oficial al Ministerului Telecom și Mass Media al Federației Ruse - www.minsvyaz.ru .

Pentru a face acest lucru, trebuie să accesați acest site web, iar pe pagina principală, în coloana „Important”, găsiți secțiunea „Acreditarea Centrelor de Certificare”.

Acest format este deschis folosind programul Microsoft Excel sau alt editor de foi de calcul. Începând cu 26 mai 2015, această listă includea 361 de CA.

Unul dintre astfel de CA este Centrul de Certificare a Tehnologiilor Internet și Comunicațiilor LLC.

Acesta este centrul de certificare pe care îl cunosc personal și pentru calitatea serviciilor ale cărui servicii pot garanta. Echipa buna, servicii excelente si de calitate, utilizare tehnologii moderne, precum și viteza de furnizare a serviciilor și prețuri rezonabile.

Pasul 3. Completarea cererii

După ce ați ales un CA adecvat, trebuie să completați și să trimiteți o cerere pentru emiterea unei semnături electronice. Acest lucru se poate face de la distanță - pe site-ul web al centrului sau direct la birou.

În acest formular, trebuie să indicați numele dvs., adresa de e-mail (e-mail), numărul de telefon de contact și comentariul: „Am nevoie de o semnătură electronică” și, de asemenea, introduceți „captcha” - un cod alfabetic situat în partea stângă a câmpul de intrare. După aceea, faceți clic pe butonul „Lăsați o cerere de semnătură digitală”.

În termen de o oră de la momentul depunerii cererii, managerul centrului vă va contacta pentru a clarifica detaliile și pentru a vă sfătui cu privire la toate întrebările dvs.

Pasul 4. Plătiți factura

Cred că acest pas nu vă va crea dificultăți. Plătiți factura și trimiteți documentul justificativ către CA.

Pasul 5. Trimiterea documentelor către CA

La depunerea unei cereri pentru producerea unui certificat de cheie electronică către centrul de certificare, solicitantul trebuie să furnizeze pachetul de documente necesar.

Documente pentru obținerea semnăturii digitale

Lista documentelor pentru persoane fizice:

— cerere de eliberare a semnăturii electronice;

— certificat de asigurare de asigurări de pensie de stat (SNILS).

Lista documentelor pentru persoane juridice:

— cerere de eliberare a semnăturii electronice;

— certificat de înregistrare de stat a unei persoane juridice (OGRN);

- certificat de inregistrare cu Autoritatea taxelor(STANIU);

— un extras din Registrul unificat de stat al persoanelor juridice, valabil pentru cel mult șase luni de la data primirii acestuia (original sau copie legalizată);

Notă: Cerințele pentru termenul de prescripție pentru declarații pot diferi de la o CA la alta.

— pașaportul unui cetățean al Federației Ruse al viitorului proprietar al semnăturii electronice (copii ale paginii cu fotografie și ale paginii cu înregistrare);

— certificatul de asigurare de asigurare de pensie de stat (SNILS) al titularului semnăturii electronice;

Dacă semnătura electronică este pregătită în numele șefului organizației, atunci este, de asemenea, necesar să se furnizeze un document privind numirea șefului cu semnătura sa și sigiliul organizației;

Dacă proprietarul semnăturii electronice nu este prima persoană, ci un angajat al organizației (reprezentantul său autorizat), atunci este necesar să se furnizeze ca parte a documentelor o procură pentru a transfera puteri unui astfel de angajat cu semnătura. a sefului si a sigiliului organizatiei;

Dacă documentele sunt depuse sau primite o semnătură electronică nu de către proprietarul semnăturii digitale însuși, ci de către un reprezentant autorizat al unei persoane juridice, atunci este necesar să se furnizeze o procură pentru a-i transfera funcții cu semnătura șefului. și sigiliul organizației, precum și o carte de identitate (pașaportul unui cetățean al Federației Ruse) a unui astfel de reprezentant.

Lista documentelor pentru antreprenorii individuali (IP):

— cerere de eliberare a semnăturii electronice;

— certificat de înregistrare de stat a întreprinzătorilor individuali;

— certificat de înregistrare la organul fiscal (TIN);

— un extras din Registrul Unificat de Stat al Antreprenorilor Individuali, valabil pentru cel mult șase luni de la data primirii acestuia (original sau copie legalizată);

Notă: Cerințele pentru termenul de prescripție pentru declarații pot diferi de la o CA la alta.

— pașaportul unui cetățean al Federației Ruse (copii ale paginii cu fotografie și ale paginii cu înregistrare);

— certificat de asigurare de asigurări de pensie de stat (SNILS);

Dacă documentele sunt depuse sau primite o semnătură electronică nu de către proprietarul semnăturii digitale însuși, ci de către reprezentantul său autorizat, atunci este necesar să se furnizeze o procură certificată de un notar pentru acest reprezentant.

Dacă proprietarul semnăturii electronice transferă toate funcțiile pentru primirea acesteia reprezentantului său autorizat, atunci lista documentației necesare include și o carte de identitate (pașaportul unui cetățean al Federației Ruse) a acestui reprezentant autorizat.

Pasul 6. Obținerea semnăturii electronice

Puteți primi o semnătură electronică la orice punct de emitere CA convenabil pentru dvs., furnizând originalele tuturor documente necesare. Originalele vor fi necesare doar pentru a verifica informațiile și apoi vă vor fi returnate.

Deci, tu și cu mine ne-am uitat la întreaga procedură pentru obținerea unei semnături electronice; după cum puteți vedea, nu este nimic complicat.

Cât costă o semnătură electronică?

Este destul de dificil să răspunzi cu exactitate la această întrebare, deoarece costul semnăturii electronice depinde de următorii parametri:

— tipul și domeniul de aplicare a semnăturii electronice;

— politica de prețuri a CA;

— regiunea de emitere a semnăturii electronice.

De asemenea, merită să înțelegeți clar în ce constă acest cost:

— înregistrarea și eliberarea unui certificat de cheie electronică;

— acordarea drepturilor de a lucra cu software specializat;

— eliberarea software-ului necesar pentru funcționarea cu semnături electronice;

— transferul cheii de protecție a operatorului de semnătură electronică;

- suport tehnic.

Gama de prețuri pentru emiterea unei semnături electronice pentru participarea la licitațiile electronice variază de la 5 la 7 mii de ruble.

Timpul de producere a semnăturii electronice

Timpul de producție pentru semnătura electronică depinde în întregime de dvs., adică. cu privire la cât de repede se întocmește pachetul de documente necesar și se transferă la CA și se face plata pentru acest serviciu. Cineva poate primi o semnătură digitală electronică în 1 oră, în timp ce pentru alții poate dura de la câteva zile la o săptămână. Dar timpul mediu pentru emiterea semnăturilor digitale pentru majoritatea CA este de 2-3 zile lucrătoare. Perioada de pregătire a unui extras din Registrul unificat de stat al persoanelor juridice sau din Registrul unificat de stat al antreprenorilor individuali către Serviciul Fiscal Federal este de 5 zile lucrătoare. Prin urmare, asigurați-vă că îl primiți în avans.

Perioada de valabilitate EDS

Rețineți că semnătura digitală este valabilă exact 1 an. Acestea. EDS trebuie reeditat în fiecare an. Vă puteți reînnoi semnătura digitală la aceeași CA în care ați primit-o sau puteți solicita eliberarea la un alt CA.

Cum arată o semnătură electronică?

Cei mai mulți dintre noi suntem obișnuiți cu faptul că o semnătură electronică arată ca o unitate flash obișnuită. Acesta este așa-numitul purtător de chei (ruToken sau eToken). În interior, această unitate flash constă dintr-un program cripto (CryptoPro CSP), o cheie privată și o cheie publică. Puteți citi despre asta mai detaliat.

Verificarea semnăturii electronice

Verificarea autenticității unei semnături electronice este destul de simplă. Pentru a face acest lucru, trebuie să urmați o secvență simplă de acțiuni, care este descrisă în acest tutorial video:

Cod PIN pentru semnătură digitală

Cheile media sau cheile USB (eToken, ruToken, semnătură digitală ruToken) sunt emise cu parole standard (coduri PIN) deja instalate:

- Pentru eToken această parolă este 1234567890;

- Pentru ruTokenȘi ruToken EDS acesta este: utilizator – 12345678; administrator – 87654321.

După ce primiți această cheie media și instalați driverele pe computer, puteți modifica aceste coduri PIN.

Asta incheie articolul meu. Sper că am putut să vă răspund la toate întrebările. Dacă nu, atunci întrebați-i mai jos în comentarii. Dați like și împărtășiți informații cu prietenii și colegii dvs.

P. S.: Dacă aveți nevoie de o semnătură electronică de către pret bun de la o Autoritate de Certificare verificată, apoi lăsați-vă cererea.

Mai mult întreprinderi rusești implementează sisteme electronice de management al documentelor, evaluând deja din propria experiență avantajele acestei tehnologii pentru lucrul cu documente. Schimbul electronic de date se realizează prin sisteme informatice, rețele de calculatoare, internet, e-mail și multe alte mijloace.

Semnătura electronică este o cerință a unui document electronic conceput pentru a proteja informațiile împotriva falsificării.

Utilizarea unei semnături electronice vă permite să:

• participa la tranzacționare electronică, licitații și licitații;
• construirea de relații cu populația, organizațiile și agențiile guvernamentale pe bază modernă, mai eficient, la cel mai mic cost;
• extindeți geografia afacerii dvs. efectuând de la distanță diverse tranzacții, inclusiv economice, cu parteneri din orice regiune a Rusiei;
• reducerea semnificativă a timpului petrecut pentru finalizarea unei tranzacții și schimbul de documentație;
• construi sistem corporativ schimbul de documente electronice (fiind unul dintre elementele sale).

Cu utilizarea unei semnături electronice, munca conform schemei „dezvoltarea unui proiect în formă electronică - crearea unei copii pe hârtie pentru semnătură - trimiterea unei copii pe hârtie cu o semnătură - revizuirea unei copii pe hârtie” devine un lucru din trecut. Acum totul se poate face electronic!

Tipuri de semnătură electronică

Au fost stabilite și reglementate următoarele tipuri: semnătură electronică simplă și semnătură electronică îmbunătățită. În același timp, o semnătură electronică îmbunătățită poate fi calificată sau necalificată.

Masa

Care este diferența dintre cele 3 tipuri de semnături electronice?

Restrângeți afișarea

Este foarte greu de falsificat orice semnătură electronică. Și cu îmbunătățită semnătură calificată(cel mai sigur dintre cele trei) cu nivelul actual de putere de calcul și resursele de timp necesare, acest lucru este pur și simplu imposibil de realizat.

Semnăturile simple și necalificate pe un document electronic înlocuiesc un document pe hârtie semnat cu o semnătură de mână, în cazurile prevăzute de lege sau de acordul părților. O semnătură calificată îmbunătățită poate fi considerată un analog al unui document cu sigiliu (de ex. „potrivit” pentru orice ocazie).

Un document electronic cu semnătură calificată înlocuiește un document pe hârtie în toate cazurile, cu excepția cazului în care legea prevede ca documentul să fie doar pe hârtie. De exemplu, cu ajutorul unor astfel de semnături, cetățenii pot contacta organisme guvernamentale pentru a primi servicii de stat și municipale și autorități puterea statului pot trimite mesaje cetățenilor și pot interacționa între ei prin intermediul sistemelor informaționale.

Semnăm cu cheia privată și verificăm semnătura electronică cu cheia publică.

Pentru a putea semna documentele electronic, trebuie să aveți:

• tasta ES(așa-zisul închis cheie) - este folosit pentru a crea o semnătură electronică pentru un document;
• Certificatul cheii de verificare ES (deschis cheia ES) - cu ajutorul acesteia se verifică autenticitatea semnăturii electronice, adică. se confirmă dreptul de proprietate asupra semnăturii electronice unei anumite persoane.

Organizațiile care îndeplinesc funcțiile de creare și emitere a certificatelor de chei de verificare a semnăturii electronice, precum și o serie de alte funcții, sunt numite centre de certificare.

În procesul de creare a unui certificat de cheie de verificare ES, o cheie ES și o cheie de verificare ES sunt generate pentru fiecare utilizator. Ambele chei sunt stocate în fișiere. Pentru a vă asigura că nimeni altul decât proprietarul semnăturii nu poate folosi cheia de semnătură digitală, aceasta este de obicei înregistrată pe purtător de chei protejat(de obicei împreună cu cheia de verificare a semnăturii electronice). La fel ca un card bancar, este echipat cu Cod PIN. Și la fel ca în timpul tranzacțiilor cu cardul, înainte de a utiliza cheia pentru a crea o semnătură electronică, trebuie să introduceți valoarea corectă a codului PIN (vezi Figura).

Suporturile de cheie securizate sunt produse de o varietate de producători și, de obicei, seamănă cu un card flash. Furnizarea de către utilizator a confidențialității cheii sale ES asigură faptul că atacatorii nu vor putea semna un document în numele proprietarului certificatului.

Pentru a asigura confidențialitatea cheii ES, trebuie să urmați recomandările de stocare și utilizare a cheii ES conținute în documentație, eliberată de obicei utilizatorilor la centrul de certificare - și veți fi protejat de abatere realizat cu o cheie de semnătură electronică în numele dvs. Cel mai bine este dacă cheia dvs. privată este accesibilă exclusiv pentru dvs. Această idee este foarte importantă de transmis fiecărui proprietar de cheie. Acest lucru se realizează cel mai bine prin emiterea de materiale de instruire pe acest subiect și familiarizarea angajaților cu acestea sub semnătură.

Desen

Programul solicită o parolă (cod PIN) pentru a semna un document cu semnătură electronică folosind o cheie de semnătură electronică conținută pe o unitate flash conectată la computer.

Restrângeți afișarea

Exemplul 1

Fragment din Ghidul pentru asigurarea securității utilizării unei semnături electronice calificate a JSC Electronic Moscow

Restrângeți afișarea

La crearea unei semnături electronice, instrumentele de semnătură electronică trebuie:

1. arată persoanei care semnează documentul electronic conținutul informațiilor pe care o semnează;
2. crearea unei semnături electronice numai după confirmarea de către persoana care semnează documentul electronic a operațiunii de a crea o semnătură electronică;
3. arată clar că a fost creată o semnătură electronică.

Atunci când verifică o semnătură electronică, instrumentele de semnătură electronică trebuie:

1. arată conținutul unui document electronic semnat cu semnătură electronică;
2. afișează informații despre efectuarea modificărilor unui document electronic semnat cu o semnătură electronică;
3. indicați persoana care utilizează cheia de semnătură electronică a cărei documente electronice au fost semnate.

Certificatul cheii de verificare ES conține toate informatie necesara pentru a verifica o semnătură electronică. Datele certificatului sunt deschise și publice. De obicei, certificatele sunt stocate într-un magazin sistem de operareîn centrul de certificare care l-a produs pe termen nelimitat (la fel cum un notar stochează toate informațiile necesare despre persoana care a efectuat actul notarial pentru el). În conformitate cu prevederile Legii nr. 63-FZ Centrul de verificare, care a eliberat certificatul cheii de verificare a semnăturii electronice, este obligat să furnizeze informații în mod gratuit oricărei persoane la cererea acesteia, cuprinse în registrul certificatelor, incl. informații despre revocarea certificatului cheie de verificare a semnăturii electronice.

Restrângeți afișarea

Oleg Komarsky, Specialist IT

Centrul de certificare care a emis semnătura electronică păstrează certificatul cheii de verificare a acestei semnături electronice pe termen nedeterminat, sau mai precis, pe toată durata existenței acesteia. În timp ce centrul de certificare funcționează, nu există probleme, dar... centrul este organizare comercială, poate înceta să mai existe. Astfel, în cazul încetării activității unei CA, există posibilitatea pierderii informațiilor despre certificate, atunci documentele electronice semnate cu semnături electronice emise de CA închisă își pot pierde semnificația juridică.

În acest sens, este planificată crearea unui fel de depozit de certificate de stat (atât valabile, cât și revocate). Acesta va fi ceva asemănător unui centru notarial de stat unde vor fi stocate datele de pe toate certificatele. Dar deocamdată, astfel de informații sunt stocate în CA pe termen nelimitat.

Ce ar trebui să ia în considerare un angajator atunci când își echipează angajații cu semnături electronice?

În certificatul cheii ES Neapărat există informații despre numele complet proprietarul său, exista si o posibilitate includere Informații suplimentare, ca Numele companieiȘi denumirea funcției. În plus, certificatul poate indica identificatori de obiecte (OID), definind relația în implementarea căreia un document electronic semnat prin semnătură electronică va avea semnificație juridică. De exemplu, OID poate preciza că angajatul are dreptul de a posta informații pe platforma de tranzacționare, dar nu poate semna contracte. Acestea. Folosind OID, puteți diferenția nivelul de responsabilitate și autoritate.

Există subtilități ale transferului de autoritate atunci când angajații sunt concediați sau transferați într-o altă funcție. Ar trebui luate în considerare.

Exemplul 2

Restrângeți afișarea

La concediere director comercial Ivanov, care a semnat documente cu semnătură electronică, pentru noua persoană care l-a înlocuit pe Ivanov în acest scaun, trebuie să comandați un nou suport cheie pentru lucrul cu semnătura electronică. La urma urmei, Petrov nu poate semna documente cu semnătura lui Ivanov (chiar dacă este electronică).

De obicei, la concediere, se organizează reemiterea cheilor de semnătură electronică; De regulă, pentru a face acest lucru, angajații înșiși vizitează centrul de certificare. Organizația care plătește pentru eliberarea cheilor este și proprietara cheii, așa că are dreptul de a suspenda valabilitatea certificatului. În acest fel, riscurile sunt minimizate: este exclusă o situație în care un angajat concediat ar putea semna documente în numele angajatorului anterior.

Restrângeți afișarea

Natalia Khramtsovskaya, Ph.D., expert lider în managementul documentelor la compania EOS, expert ISO, membru al Inspectoratului Bugetar de Stat și al ARMA International

Eficient activitate de afaceri organizarea depinde de mulți factori. Unul dintre elemente cheieÎntregul sistem de management se bazează pe principiul interschimbabilității angajaților. Ar trebui să vă gândiți dinainte cine va înlocui angajații care sunt temporar în imposibilitatea de a-și îndeplini sarcinile. responsabilitatile locului de munca din cauza bolii, calatoriei de afaceri, vacantei etc. Dacă organizația dumneavoastră se ocupă cu semnarea documentelor cu semnături electronice, acest aspect trebuie luat în considerare separat. Unul care neglijează asta problema organizatorica, riscă să întâmpinați probleme serioase.

Indicativ în acest sens este cazul nr. A56-51106/2011, care a fost examinat de Curtea de Arbitraj a orașului Sankt Petersburg și a Regiunii Leningrad în ianuarie 2012.

Cum a apărut problema:

• SRL „Asociația de vânzări „Tvernefteprodukt” în iulie 2011 a depus singura cerere de participare la o licitație deschisă în formular electronic pentru furnizarea de benzină folosind carduri de combustibil pentru filiala Volga Superioară a Instituției științifice bugetare de stat federale „Institutul de cercetare științifică de stat pentru pescuitul lacurilor și fluviale” (FGNU „GosNIORH”). Comisia de licitație a clientului a decis să încheie un contract guvernamental cu singurul participant licitaţie
• Proiectul contractului guvernamental a fost transmis de client operatorului platforma electronica 12 iulie 2011 și l-a transferat către SRL. În termenul stabilit de lege, SRL nu a transmis operatorului platformei electronice un proiect de contract semnat cu semnătura electronică a unei persoane care are dreptul de a acționa în numele participantului la plasarea comenzii, deoarece Acest executiv era în concediu medical.
• În iulie 2011, Departamentul din Sankt Petersburg al Serviciului Federal Antimonopol (UFAS) a revizuit informațiile transmise de client despre sustragerea SRL de la încheierea unui contract și a decis să le includă în registrul furnizorilor fără scrupule.

În dezacord cu decizia Serviciului Federal Antimonopol, SRL a mers în instanță. Toate cele trei instante au considerat SRL-ul vinovat de sustragerea de la încheierea unui contract. Și în ultimă instanță, în octombrie 2012, a reieșit că SRL a contactat clientul pe 10 august 2011 și a invocat nu boala angajatului său, ci neglijența acestuia drept motiv pentru nesemnarea contractului.

Un alt caz interesant a apărut când a fost semnat un contract guvernamental cu semnătura electronică a unei persoane neautorizate. Acest caz a fost examinat de Curtea de Arbitraj din Regiunea Kaluga în septembrie 2011 (cazul nr. A23-2637/2011).

Circumstanțele au fost următoarele:

• În martie 2011, SEL TECHSTROY LLC a fost recunoscută drept câștigătoarea unei licitații deschise. În acest moment, SRL a avut o schimbare de director general: fostul director general V. a devenit adjunctul noului director general P. Dar noul director general nu avusese încă timp să emită o semnătură electronică. Prin urmare, la 14 martie 2011, am decis să „ne simplificăm viețile” și să semnăm contractul guvernamental folosind semnătura digitală a lui V., care își părăsise postul, însă, principala greșeală a fost că V. a semnat documentul ca CEO SEL TECHSTROY LIMITED.
• Informații despre demiterea directorului general V. și numirea directorului general P., precum și împuternicirea de a efectua acțiuni în numele participantului la achiziție, eliberată lui V. în calitate de director general adjunct, au fost afișate pe pagina de internet. site-ul electronicului platforma de tranzactionare doar 24.03.2011, i.e. dupa semnarea si transmiterea contractului catre client.
• Clientul a observat această neglijență, crezând că contractul a fost semnat de o persoană neautorizată, iar în aprilie 2011 a contactat Serviciul Federal Antimonopol. Drept urmare, Serviciul Federal Antimonopol a inclus SRL în registrul furnizorilor fără scrupule pe o perioadă de 2 ani din cauza sustragerii de la încheierea unui contract guvernamental.

Examinând acest caz în primă instanță, instanța a reținut că noul director general al companiei, P., în explicațiile sale către Serviciul Federal Antimonopol, în primul rând, și-a confirmat disponibilitatea de a semna un contract guvernamental și, în al doilea rând, a admis că greseala comisa, fara a contesta imputernicirile lui V., indicata intr-o imputernicire. În plus, faptul că împuternicirea a fost postată pe site-ul oficial al platformei electronice, deși cu întârziere, a fost considerat de instanță drept actiuni active societate pentru a corecta greșeala. Drept urmare, Curtea de Arbitraj a ordonat Serviciului Federal Antimonopol să excludă SRL din registrul furnizorilor fără scrupule. În decembrie 2011, Curtea a XX-a de Arbitraj de Apel a susținut poziția instanței de fond.

Dar Curtea Federală de Arbitraj din Districtul Central din martie 2012 a judecat diferit. În opinia sa, la 14 martie 2011, V. a folosit o semnătură electronică cu încălcarea prevederilor art. 4 Lege federala„Cu privire la semnătura digitală electronică” și condițiile specificate în certificatul cheie de semnătură (la urma urmei, un document electronic cu o semnătură electronică care nu respectă condițiile incluse în certificat nu are semnificație juridică). În cele din urmă, instanța a concluzionat că contract guvernamental a fost semnat de o persoană neautorizată și a recunoscut drept legală decizia Serviciului Federal Antimonopol de a recunoaște SRL-ul ca furnizor fără scrupule.

Cazuri similare sunt adesea luate în considerare de către instanțe. Apoi directorul, care deține certificatul cheii de semnătură digitală și are dreptul de a semna documente în numele companiei, demisionează și noul director nu are timp să pregătească o semnătură electronică și să semneze un contract la timp. Apoi încearcă să semneze documente cu semnătura unui angajat care și-a dat deja demisia (sau s-a transferat într-o altă funcție din aceeași organizație). Apoi apar probleme cu neglijența angajaților sau boala acestora (ca în primul dintre cazurile descrise), și din nou nu au timp să delege autoritatea unei alte persoane și să îi emită o semnătură electronică. Dar rezultatul este același - organizația ajunge pe lista furnizorilor fără scrupule și este lipsită de dreptul de a încheia contracte finanțate de la buget.

Primirea de către un angajat al unei organizații a unei chei de semnătură electronică, asigurarea siguranței acesteia și acțiunile cu aceasta sunt de obicei reglementate printr-un ordin pentru organizație cu aprobarea materialelor de instruire. Acestea definesc procedura de utilizare a cheilor de semnătură electronică pentru semnarea documentelor, obținerea, înlocuirea și revocarea unui certificat de cheie de verificare a semnăturii electronice, precum și acțiunile întreprinse atunci când cheia de semnătură electronică este compromisă. Acestea din urmă sunt similare cu acțiunile efectuate atunci când un card bancar este pierdut.

Cum să alegi un centru de certificare?

Legea nr. 63-FZ prevede împărțirea centrelor de certificare în cele care au trecut și cele care nu au trecut procedura de acreditare (acum este realizată de Ministerul Telecomunicațiilor și Comunicațiilor de Masă al Federației Ruse). Centrului de certificare acreditat i se eliberează un certificat corespunzător și pentru a obține certificat calificat pentru cheia de verificare a semnăturii electronice, trebuie să contactați doar o astfel de CA. CA neacreditate pot emite doar alte tipuri de semnături.

Atunci când alegeți un CA, ar trebui să aveți în vedere că nu fiecare dintre ei folosește toți furnizorii posibili de cripto. Adică, dacă partenerii care organizează gestionarea electronică a documentelor au nevoie de semnături electronice generate folosind un anumit furnizor de cripto, atunci ar trebui să aleagă un centru de certificare care funcționează în mod special cu acest instrument de protecție a informațiilor criptografice (CIPF).

Procedura de obținere a semnăturii electronice și a documentelor necesare

Pentru a organiza schimbul de documente electronice între organizații, trebuie să efectuați următorii pași:

• determinați obiectivele și specificul fluxului de documente între dvs. și o altă organizație. Aceasta ar trebui să fie formalizată sub forma unui acord sau contract, care definește și reglementează operațiunile și componența documentelor cu semnătură electronică transmise electronic (cum ar fi contracte standard semnat, de exemplu, de bănci cu clienți, permițând utilizarea sistemului client-bancă);
• schimb de certificate de chei pentru verificarea semnăturii electronice a persoanelor, documente semnate prin care vor fi transferate între organizații. Este clar că partenerii pot obține astfel de certificate nu numai unul de la celălalt, ci și de la autoritatea de certificare care a eliberat aceste certificate;
• eliberare instrucțiuni interne reglementarea ordinii de transmitere si receptie documente electronice o altă organizație, inclusiv procedura de verificare a semnăturii electronice a documentelor primite și acțiunile în cazul detectării faptului de a efectua modificări la document după semnarea acestuia cu semnătură electronică.

Pentru a produce chei de semnătură electronică și certificate de cheie de verificare a semnăturii digitale, utilizatorii trebuie să furnizeze centrului de certificare documentele de aplicare, documentația care confirmă acuratețea informațiilor care urmează să fie incluse în certificatul cheii de verificare a semnăturii digitale, precum și împuternicirile corespunzătoare.

Pentru a asigura un nivel adecvat de identificare a utilizatorului, procedura de obținere a certificatelor de cheie de verificare a semnăturii electronice necesită prezența personală a proprietarului acestuia.

Adevărat, există și excepții. De exemplu, astăzi pentru angajații guvernului și organizatii bugetare, precum și angajații autorităților executive ale orașului Moscova, centrul de certificare al OJSC „Electronic Moscow” a dezvoltat un sistem pentru emiterea în masă a certificatelor de cheie de verificare a semnăturii electronice (SKPEP), care, menținând în același timp nivel inalt fiabilitatea identificării utilizatorilor face posibilă ca fiecare angajat să nu fie necesară vizitarea personală a centrului de certificare, ceea ce reduce semnificativ costurile financiare și de timp ale organizației în comparație cu emiterea SKPEP organizată conform schemei tradiționale.

Cât costă o semnătură electronică?

Este o greșeală să credem că un centru de certificare vinde pur și simplu suporturi pentru stocarea cheilor și certificatelor; serviciul este complex, iar media cu informații cheie este una dintre componente. Preț pachet complet de semnătură electronică depinde de:

• regiune;
• Politica de prețuri centru de certificare;
• tipuri de semnătură și domenii de aplicare a acesteia.

De obicei, acest pachet include:

• Servicii ale unui centru de certificare pentru producerea unui certificat de cheie de verificare a semnăturii electronice;
• transferul drepturilor de utilizare a corespunzătoare software(CSI);
• furnizarea destinatarului cu software-ul necesar pentru lucru;
• furnizarea de media cheie protejate;
• suport tehnic utilizatorii.

În medie, costul variază de la 3.000 la 20.000 de ruble pentru un pachet complet cu un singur suport informatie cheie. Este clar că atunci când o organizație comandă zeci sau sute de certificate cheie pentru angajații săi, prețul per „semnatar” va fi semnificativ mai mic. Cheile sunt reeditate în fiecare an.

În prezent, în Rusia, circulația documentelor electronice care utilizează o semnătură electronică câștigă rapid amploare. Semnătura electronică este implementată pe scară largă atât în organizatii guvernamentale, și la întreprinderile private. Trebuie avut în vedere faptul că tipuri diferite Semnăturile electronice au valori diferite; un document certificat prin semnătură electronică este semnificativ din punct de vedere juridic, prin urmare transferul media cheii împreună cu codul PIN către alte persoane este inacceptabil.

Cel mai important lucru: o semnătură electronică economisește semnificativ timp, eliminând documentele, ceea ce este extrem de important în condiții de concurență acerbă și când partenerii sunt localizați la distanță.

Problema rămâne până acum doar în zona confirmării autenticității unei astfel de semnături și a documentului cu aceasta pe toată perioada lungă de stocare.

Note de subsol

Restrângeți afișarea