Gestionarea electronică a documentelor. Gestionarea electronică a documentelor cu contrapărți: de unde să începem
Catalogul specializărilor prezentate pe erumpo:
erumpo!
Companiile IT care doresc să-și extindă baza de clienti, compania erumpo oferă informații complete despre toate licitațiile și achizițiile disponibile astăzi pe piață, atât comerciale, cât și guvernamentale, absolut gratuit.
Toate ofertele și achizițiile disponibile sunt grupate în cinci secțiuni principale:
- Echipamente și consumabile IT - 18 categorii
- Software - 12 categorii
- Telecomunicatii, videoconferinte, comunicatii, sisteme de curent redus - 15 categorii
- Servicii IT - 14 categorii
- Servicii de internet - 5 categorii
Puteți selecta și vizualiza informații complete despre licitații și achiziții în 64 de categorii. Furnizare de echipamente și Provizii la acesta, crearea și dezvoltarea de software, furnizarea de tot felul de servicii. Întreaga varietate de licitații, achiziții, aplicații, nevoi în domeniul acesteia și tehnologii hitech sunt colectate pe erumpo. Colectarea de informații despre licitații și achiziții se bazează pe metodologia de agregare a ofertelor de la peste 80 de site-uri guvernamentale și comerciale și publicarea propriilor oferte de către clienții erumpo. Cu erumpo puteți participa la licitații și concursuri comerciale și guvernamentale pentru furnizarea de echipamente și furnizarea de servicii IT.
Serviciile de căutare și achiziții de licitații implementate pe erumpo vă vor oferi oportunitatea alegere convenabilă dintre întreaga masă de comenzi de achiziție de produse IT, cereri de servicii sau licitații. Pe lângă căutarea „simplu” obișnuită, puteți utiliza o căutare avansată cu un set sporit de criterii de căutare disponibile pentru selecție: căutare după prețul contractului, documentația licitației, timpul de finalizare, categoria licitației, locul licitației, regiunea licitației și alți parametri. Folosind funcționalitatea fluxurilor RSS, le puteți primi și analiza pe toate informatie necesara despre licitații și achiziții postate pe site-urile de licitații din toată Rusia, într-un format convenabil pentru dvs. și fără a vizita constant site-ul erumpo. Puteți seta criteriile de căutare care stau la baza fluxurilor RSS pe care le creați dvs., astfel încât să se potrivească cel mai bine propriilor nevoi și zonelor de activitate ale companiei dumneavoastră. Lista site-urilor de licitație, informații din care sunt colectate în serviciul nostru, este în continuă creștere.
Toate informațiile despre licitații și achiziții pentru furnizorii și subcontractanții IT de pe erumpo sunt absolut gratuite. Și nu intenționăm să schimbăm acest principiu în viitor
Aprobat
din ordinul JSC Căile Ferate Ruse
din data de 27 februarie 2017 N 358r
ORDIN
PREZENTAREA SERVICIILOR DE CONEXIUNE SI SUPORT PENTRU AS ETRAN
SI ALTE SERVICII LEGATE DE ORGANIZAREA ELECTRONICĂRII
GESTIUNEA DOCUMENTELOR (INCLUSIV SERVICIILE ORGANIZAȚILOR TERȚE)
1. Prezenta Procedură de furnizare a serviciilor de conectare, suport AS ETRAN și alte servicii legate de organizarea managementului documentelor electronice (inclusiv servicii ale organizațiilor terțe) (denumită în continuare Procedura) stabilește procedura și condițiile pentru Clientul să primească și să furnizeze JSC Russian Railways Clientului servicii complete, legate de organizarea activității Clientului la AS ETRAN.
2. Următorii termeni sunt utilizați în această procedură:
AWS PPD AS ETRAN - automatizat la locul de muncă intocmirea documentelor de transport AS ETRAN;
AS OZ este un sistem automat de procesare a cererilor de acces la resurse informaționale SA „Căile Ferate Ruse”;
AS ETRAN - sistem automatizat de pregătire și înregistrare centralizată a documentelor de transport;
ASU-ASU - schimb automat de documente între sistem automatizat Client si AS ETRAN;
Deținătorul certificatului de cheie de verificare a semnăturii electronice este persoana căreia i-a fost eliberat certificatul de cheie de verificare a semnăturii electronice în conformitate cu procedura stabilită de Legea federală nr. 63-FZ din 6 aprilie 2011 „Cu privire la semnăturile electronice”;
ULS Client - contul personal unic al Clientului;
Instalare - reproducerea Programului în memoria computerului în scopul instalării acestuia (integrare în sistem de operare) și să-și folosească funcționalitatea în scopul propus. Numărul de instalări pe un computer care este permis Clientului este indicat în certificatul de servicii prestate, în conformitate cu Cererea depusă de Client, plătită de Client în conformitate cu termenii prezentei Proceduri și care fac parte integrantă din aceasta. ;
Client - legal sau individual, și antreprenor individual care a trimis către JSC Căile Ferate Ruse o cerere de aderare la Acordul privind furnizarea de servicii legate de organizarea gestionării documentelor electronice (denumit în continuare Acordul) în forma prezentată în Anexa nr. 1 la Acord;
Cheie de verificare a semnăturii electronice (certificat cheie de verificare a semnăturii electronice, KSKPEP) - un document electronic cu semnatura electronica o persoană autorizată a CA, eliberată de CA către Client pentru a confirma autenticitatea semnăturii electronice și a identifica proprietarul certificatului cheii de verificare a semnăturii electronice;
JSC „Căile Ferate Ruse” - deschis Societate pe acțiuni"Rusă căi ferate„, care și-a acceptat obligații de a efectua serviciile prezentate în prezenta Procedură;
Utilizatorii sistemului ED sunt angajați autorizați ai JSC Căile Ferate Ruse și Clientul care fac schimb de documente electronice semnate prin semnătură electronică în conformitate cu Condițiile prezentate în anexa la prezenta Procedură;
Program - programe de calculator conținute pe un mediu (dacă Programul este furnizat pe un mediu) sau descărcate de Client de pe site-ul oficial al Licențiatorului, precum și documentație (inclusiv un manual de utilizare și o descriere produs software). Lista programelor la care sunt transferate drepturile Clientului este determinată în factura plătită de Client în conformitate cu termenii acestei Proceduri și care face parte integrantă din aceasta;
Informațiile de înregistrare sunt un fișier *.dst cerut de Client pentru a instala software-ul Client ViPNet. Emiterea fișierelor *.dst este efectuată de Centrul de calcul principal - o sucursală a JSC Căile Ferate Ruse;
Certificatul cheii de verificare a semnăturii electronice - un document electronic sau un document pe hârtie eliberat de un centru de certificare sau de un reprezentant autorizat al centrului de certificare și care confirmă că cheia de verificare a semnăturii electronice aparține proprietarului certificatului cheii de verificare a semnăturii electronice;
Sistem de înregistrare a programelor - un sistem special de înregistrare pentru utilizatorii legali ai Programelor;
Instrument de semnătură digitală electronică - un instrument de protecție a informațiilor criptografice (CIPF) „CryptoPro”, care asigură implementarea următoarelor funcții - crearea unei semnături digitale electronice într-un document electronic utilizând cheia privată a unei semnături electronice, confirmarea folosind cheia publică a unei semnături electronice a autenticității unei semnături electronice într-un document electronic, creație închisă și chei publice semnături electronice;
TCFTO - Centrul Teritorial pentru Servicii Corporate de Transport subdiviziune structurală CFTO;
CFTO - Centrul pentru Servicii de Transport Corporate - o filială a JSC Căile Ferate Ruse;
Servicii - servicii furnizate de către Russian Railways JSC Clientului în conformitate cu Condițiile prezentate în anexa la prezenta Procedură;
CA este un centru de certificare care are licentele necesare FSB al Rusiei pentru furnizarea de servicii în domeniul criptării informațiilor, pentru distribuirea de instrumente de criptare (criptografice), pentru implementare întreținere mijloace de criptare (criptografice) și cu care JSC Căile Ferate Ruse a încheiat un Acord de agenție pentru dreptul de a încheia un acord cu clienții și de a semna documente necesare pentru ca Centrul de Certificare să furnizeze servicii Clientului;
Semnătura electronică (ES) - informații în formular electronic, care este atașat sau asociat în alt mod cu alte informații în formă electronică (informații semnate) și este utilizat pentru a identifica persoana care semnează informația;
Client ViPNet - software pentru computere (obiecte de proprietate intelectuală) produse sub marca comercială ViPNet, drepturi de autor exclusive și de proprietate.
3. Pentru a primi servicii în cadrul acestei Proceduri, Clientul trebuie să trimită în formă hârtie către CFTO sau TCFTO o Cerere de aderare la Acord, întocmită sub forma Anexei nr. 1 la Contract (denumită în continuare aplicația).
4. Se consideră că Clientul a citit și a acceptat necondiționat termenii Acordului pentru furnizarea de servicii legate de organizațiile de gestionare a documentelor electronice, prezenta Procedură, precum și reglementările Centrului de Certificare din 16 noiembrie 2016 N 232/A , postat pe site-ul oficial al JSC Căile Ferate Ruse la www.rzd .ru, din momentul primirii CFTO/TCFTO de la Clientul Aplicației.
Prin semnarea Aplicației pentru furnizarea de servicii, Clientul își confirmă consimțământul de a reduce suma de fonduri disponibile pe ELS al Clientului în conformitate cu suma specificată în Aplicație.
În cazul în care este imposibil să furnizeze servicii Clientului sau la cererea acestuia (înainte de formarea unui certificat de prestare a serviciilor), Russian Railways JSC returnează avansul corespunzător în modul stabilit de Russian Railways JSC, minus cheltuielile reale documentate ale Căilor Ferate Ruse. SA, în cazul în care refuzul Clientului nu este legat de furnizarea necorespunzătoare a serviciilor de către Russian Railways JSC.
7. Dacă este necesar să se mărească termenul limită de executare de către JSC Căile Ferate Ruse a Aplicației pentru furnizarea de servicii sau incapacitatea de a furniza servicii Clientului, incl. dacă nu există fonduri pe ELS al Clientului, informațiile relevante sunt trimise la adresa de e-mail a Clientului.
În cazul în care este imposibil să furnizeze servicii Clientului dintr-un motiv care depinde de Client, Clientul, după ce a primit informații de la JSC Russian Railways, se asigură că motivul imposibilității de a-i furniza servicii este eliminat în termen de 10 (zece) zile lucrătoare. .
În cazul în care în termen de 10 zile Clientul nu întreprinde măsurile necesare menite să elimine motivele imposibilității ca JSC Russian Railways să furnizeze servicii Clientului, aceste servicii sunt considerate furnizate Clientului.
8. Procedura de plata
8.1. Plata serviciilor de către Client se efectuează în modul și în condițiile acordului de organizare a decontărilor/acordului de organizare a decontărilor încheiat între Client și JSC Căile Ferate Ruse, ținând cont de caracteristicile definite în Condițiile prezentate. în anexele la prezenta Procedură.
8.2. Lista și costul Serviciilor în conformitate cu această Procedură sunt calculate în conformitate cu Lista de prețuri publicată pe site-ul oficial al Căilor Ferate Ruse JSC la www.rzd.ru în secțiunea „ Transport de marfa" la data prestării serviciului.
8.3. Acceptarea serviciilor în conformitate cu această Procedură se realizează pe baza actului (actelor) serviciilor prestate (act de ajustare a serviciilor prestate), generat de JSC Căile Ferate Ruse sub forma Anexei nr. 2, nr. 3 la prezenta Procedura și la locul încheierii acordului privind organizarea decontărilor/acordului de organizare a decontărilor între Client și JSC Căile Ferate Ruse.
8.4. În caz de dezacord cu datele certificatului de servicii prestate, Clientul, în termenul stabilit în Condițiile la prezenta Procedură, îl semnează cu dezacorduri și îl transferă către JSC Căile Ferate Ruse. La semnarea unui certificat de servicii prestate cu neînțelegeri, concomitent cu transferul certificatului de servicii prestate, Clientul (dacă există) transferă către JSC Căile Ferate Ruse documente care confirmă discrepanțe.
8.5. Pe baza rezultatelor luării în considerare a actului de prestare a serviciilor, semnat cu dezacorduri, SA Căile Ferate Ruse elaborează un act de ajustare sub forma Anexei nr. 3 la prezenta Procedură. Datele din raportul de ajustare pentru serviciile prestate pot conține modificări ale sumelor de plată, atât în creștere, cât și în scădere. Clientul semnează un certificat de ajustare pentru serviciile prestate în termenul stabilit în Condițiile la prezenta Procedură.
8.6. Prin semnarea actului/actului de ajustare a serviciilor prestate aferente organizării gestiunii electronice a documentelor, întocmit în conformitate cu Anexele nr. 2 și la Procedură, Clientul confirmă acordul cu volumul și costul serviciilor prestate și cu cumulativul corespunzător. declaratie intocmita in baza acestui act.
9. În cazul refuzului de a respecta această Procedură la inițiativa Clientului sau din motive pentru care niciuna dintre părți nu este responsabilă, cheltuielile justificate, necesare, efectiv suportate, documentate ale Russian Railways JSC sunt supuse plății până la data data primirii notificării de către Russian Railways JSC privind rezilierea Acordului sau refuzul de a primi Servicii în cadrul Aplicației pentru furnizarea de servicii transmisă anterior de către Client către JSC Russian Railways.
10. Responsabilitate:
10.1. Pentru neîndeplinirea sau îndeplinirea necorespunzătoare a obligațiilor lor, Russian Railways JSC și Clientul sunt răspunzători în conformitate cu legea. Federația Rusă, prin prezenta Procedură, ținând cont de specificul stabilit în Condițiile la Procedură.
10.2. În cazul unor circumstanțe care împiedică furnizarea Serviciilor, din motive care depind de Client sau de contrapărțile acestuia, Russian Railways JSC este eliberată de îndeplinirea obligațiilor în cadrul serviciilor furnizate Clientului, iar Clientul este responsabil pentru consecințele și rambursează toate cheltuielile efectuate de Russian Railways JSC ca urmare a circumstanțelor apărute.
10.3. În cazul în care terți sunt angajați să își îndeplinească atribuțiile ca parte a furnizării de servicii, JSC Căile Ferate Ruse este responsabilă pentru acțiunile lor ca și cum ar fi ale sale.
10.4. JSC Căile Ferate Ruse este scutită de răspunderea pentru neîndeplinirea sau executarea necorespunzătoare a obligațiilor sale, dacă o astfel de neîndeplinire sau executare necorespunzătoare a avut loc din cauza unor circumstanțe care nu pot fi controlate de JSC Căile Ferate Ruse.
10.5. JSC Russian Railways are dreptul de a suspenda unilateral furnizarea de servicii dacă Clientul nu a efectuat o plată în avans și nu a asigurat un transfer în contul curent al JSC Russian Railways ca plată în avans bani gheata, suficient pentru a plăti Plățile datorate Căilor Ferate Ruse JSC pentru Servicii.
10.6. Părțile acceptă faptul că cuprinzătorul serviciul de informare serviciile furnizate în cadrul acestei proceduri au doar caracter informativ și sunt furnizate pe baza datelor operaționale sisteme de informareîn timp real al SA „Căile Ferate Ruse” pe o bază „ca atare”. Ca urmare, JSC Russian Railways nu este responsabilă pentru introducerea sau denaturarea incorectă și/sau incorectă a informațiilor care au apărut fără vina proprie, precum și pentru pierderile Clientului rezultate ca urmare a acestor circumstanțe și care nu au legătură directă cu subiectul. din prezenta Procedură.
10.7. Clientul este responsabil pentru utilizarea în continuare a informațiilor primite în conformitate cu această Procedură.
11. Circumstanțele de forță majoră
11.1. Părțile sunt eliberate de răspundere în cazul neîndeplinirii sau îndeplinirii necorespunzătoare a obligațiilor din prezenta Procedură din cauza circumstanțelor de forță majoră, adică a circumstanțelor extraordinare și de neprevenit în condițiile date, inclusiv război declarat sau efectiv, tulburări civile, epidemii, blocade, embargouri, incendii, cutremure, inundații și alte dezastre naturale, precum și emiterea de acte ale organelor guvernamentale.
Introducerea managementului electronic al documentelor vă permite să realizați următoarele oportunități:
Conectarea managementului documentelor electronice este convenabilă pentru organizațiile care:
- Depuneți o declarație pe TVA.
- Încheia contract de muncă cu angajați la distanță.
- schimb valutar documentatie primara cu furnizorii sau clientii.
- Cooperați cu angajați mobili.
- Ține întâlniri acţionarilor.
- Executa operațiuni de factoring la momentul platii produselor.
- Au extins fluxul documentelor.
- Avea contrapartidelor sau ramuri in alte orase.
Pentru conectarea EDF, se încheie un acord cu un operator EDF acreditat. Pentru ca documentația să aibă forță juridică, dosarele sunt certificate cu semnătură electronică. Pentru fiecare angajat care are dreptul de a semna categoria corespunzătoare de documente, se achiziționează o semnătură electronică digitală calificată îmbunătățită. De asemenea, vor fi necesare instrumente de protecție a informațiilor criptografice și software pentru acestea. Politica contabilă a companiei include o prevedere privind legalitatea întocmirii documentației primare în în format electronic cu confirmare semnatura digitala. Un „Acord privind schimbul de documente electronice” se încheie cu contrapărțile cu care se intenționează să facă schimb de documente electronic. Computerul pe care este instalat programul electronic de gestionare a documentelor este conectat la Internet.
Formulare de documentare
Lucrarea se desfășoară cu două forme de documentare: incoming și outgoing.
- Documentația primită este generat automat în baza de date. După ce ați primit documentația de la contraparte, faceți clic pe butonul „Obțineți răspuns”. După aceasta, dosarul este disponibil pentru revizuire, aprobare sau respingere. Când este aprobat, o confirmare automată este trimisă destinatarului.
- Documentație de ieșire după generare, acesta este trimis instantaneu către contrapartidă prin apăsarea butonului „Semnați și trimiteți”. După trimitere, fișierul este marcat automat în registrul de documentație de ieșire.
- Altă documentație este, de asemenea, disponibilă pentru schimb prin EDI. În acest scop, fișierele sunt semnate digital.
Un set de documentație semnat de ambele părți este considerat un original care are putere juridică deplină și nu necesită confirmare pe hârtie.
Adjunct director general Taxkom SRL
Marea majoritate a contabililor folosesc programe informatice specializate și trimit rapoarte electronice către oficiu fiscalși fonduri. Deci, de ce să nu comunicați „electronic” cu contrapărțile dvs.? De ce să tipăriți teancuri de hârtie când puteți crea și stoca documente electronice? Ni s-a spus cum să facem acest lucru de către o companie care oferă servicii de gestionare electronică a documentelor.
Igor Vladimirovici, vă rog să ne spuneți ce este gestionarea electronică a documentelor?
I.V. Murashkintsev: Gestionarea electronică a documentelor este o modalitate de organizare a muncii cu documente, atunci când cea mai mare parte a originalelor acestora sunt generate în formă electronică, fără utilizarea suporturilor de hârtie. Vă rugăm să rețineți că, cu un astfel de flux de documente, originalele sunt create în formă electronică și nu doar copiile electronice ale documentelor pe hârtie. Documentele electronice în formate aprobate pot fi compilate în majoritatea programelor de contabilitate. Însă, pentru ca un document electronic să fie semnificativ din punct de vedere juridic, acesta trebuie nu doar să respecte formatele aprobate și să aibă detalii obligatorii, ci și să fie semnat cu o semnătură electronică.
După ce ați creat un document, îl puteți semna imediat cu o semnătură electronică în multe, deși nu toate, programele de contabilitate.
În cazul în care un document electronic este trimis unei contrapartide, acesta trebuie trimis în conformitate cu procedura de schimb de documente electronice.
Ce fel de procedură este aceasta pentru schimbul de documente electronice? Ce tip de semnătură electronică ar trebui să fie semnat un document electronic?
Mulțumim contabilului șef al SRL „Firma „ANIS-98”” pentru tema propusă pentru interviu Olga Vladimirovna Saltykova, Orașul Moscova.
I.V. Murashkintsev: Pentru diferite documente această ordine va fi diferită. Facturile electronice au cerințe speciale, mai stricte. Acestea trebuie să fie semnate cu o semnătură electronică calificată îmbunătățită și trimise printr-un operator de gestionare a documentelor electronice Comandă, aprobată. Prin Ordinul Ministerului Finanțelor din 25 aprilie 2011 nr.50n.
O semnătură electronică calificată îmbunătățită este un analog al sigiliului unei organizații împreună cu o semnătură persoana responsabila. Atașat de el certificat calificat cheie de verificare. Numai centrele de certificare acreditate pot emite astfel de semnături electronice Legea din 04.06.2011 Nr.63-FZ. Documente care au fost semnate cu semnătură electronică digitală în conformitate cu vechea Lege EDS, care nu va mai fi valabilă de la 1 iulie Legea din 10 ianuarie 2002 nr.1-FZ, sunt considerate a fi semnate cu o semnătură electronică calificată îmbunătățită.
În anumite industrii, de exemplu în producția de bijuterii, este indicat să se transfere printr-un operator nu doar extern, ci și unele documente interne ale organizației. Documentele interne de obicei nu trebuie să fie semnate cu un puternic semnătură calificată. La discreția organizației însăși, o semnătură electronică necalificată consolidată sau chiar o simplă semnătură electronică poate fi suficientă.
Semnăturile necalificate îmbunătățite sunt emise și de centrele de certificare și pot fi mai ieftine decât cele calificate. O semnătură simplă este un cifr sau o parolă care vă permite să identificați creatorul documentului. Puteți adăuga o astfel de semnătură folosind un program de calculator și va necesita mai puține cheltuieli decât achiziționarea unei semnături îmbunătățite.
Documentele externe, cu excepția facturilor, pot fi trimise contrapărților simplu prin e-mail. Prin acordul părților, acestea pot fi semnate fie cu o semnătură electronică îmbunătățită calificată, fie cu o semnătură electronică îmbunătățită necalificată. Dar utilizarea unui sistem electronic special de gestionare a documentelor este mai convenabilă, deoarece vă permite să primiți instantaneu o notificare că partenerul dvs. a primit documentul. El, la rândul său, îl poate semna imediat și ți-l poate trimite.
Care este cea mai bună modalitate de a începe implementarea managementului electronic al documentelor?
I.V. Murashkintsev: De obicei, mergeți la utilizare documente electronice decis de companii care au multe contrapartide și un volum mare de flux de documente externe. Deoarece schimbul de documente electronice, în special de facturi, este posibil numai prin acordul comun al părților clauza 1 art. 169 Codul Fiscal al Federației Ruse, apoi mai întâi trebuie să discutați despre posibilitatea de a trece la gestionarea electronică a documentelor cu contrapărțile dvs. obișnuite. Apoi trebuie să selectați un operator de gestionare a documentelor electronice și să încheiați un acord cu acesta. Lista operatorilor de gestionare a documentelor electronice incluși în Rețeaua de încredere a Serviciului Fiscal Federal este postată pe Site-ul Serviciului Federal de Taxe .
Ce criterii ar trebui să urmăriți atunci când alegeți un operator?
I.V. Murashkintsev: De regulă, operatorii de gestionare a documentelor electronice oferă posibilitatea de a face schimb de documente electronice cu mai multe contrapărți în modul de testare. În timpul unei astfel de „operațiuni de probă” veți putea înțelege care interfață este mai convenabilă pentru dvs. și dacă va fi ușor să combinați programul dvs. de contabilitate cu sistemul de gestionare a documentelor al operatorului.
Cu cât este mai dificil să combinați un program de contabilitate cu un sistem electronic de gestionare a documentelor, cu atât costul implementării sistemului va fi mai mare. Vă rugăm să fiți atenți și la prețul de trimitere a documentelor electronice. De obicei, costurile de transport sunt aceleași ca în comunicatii mobile: „Apelantul”, adică expeditorul documentului electronic, plătește. Documentele electronice trebuie adesea trimise ca un set. În acest caz, poate exista o taxă pentru trimiterea unui pachet de documente, de exemplu o factură și un certificat de finalizare a lucrărilor sau o factură.
Este necesar să se încheie simultan un acord cu un centru de certificare - o organizație care emite semnături electronice?
I.V. Murashkintsev: La fluxul de documente extern este necesar. Centrul de certificare trebuie să furnizeze tuturor participanților la fluxul de documente semnături electronice. Companiile care transmit rapoarte electronice au încheiat deja astfel de acorduri. Dacă utilizați doar fluxul de documente intern, atunci depinde de dorința dvs. Documentele interne pot fi semnate cu o simplă semnătură electronică, iar în acest caz nu este necesară încheierea unui acord cu o autoritate de certificare.
Contrapartidele pot folosi sisteme diferite managementul documentelor electronice? Sau este posibil să primiți documente doar dacă partenerul dvs. le-a trimis prin același operator?
I.V. Murashkintsev:În prezent, din păcate, nu există roaming intern între operatori. Prin urmare, pentru a primi documente, trebuie să vă conectați la același operator cu compania care trimite documentele. Deci, dacă contrapărțile dumneavoastră lucrează prin diferiți operatori, pentru a face schimb de documente cu contrapărțile, va trebui să încheiați un acord cu fiecare dintre operatori.
Sperăm ca roamingul să funcționeze în cursul acestui an și apoi să se poată accepta documente trimise prin alți operatori.
Este necesar să se stipuleze separat utilizarea unui sistem electronic de gestionare a documentelor în contractele cu contrapărțile?
I.V. Murashkintsev: Nu, nu trebuie să faci asta. Este suficient să faci schimb obișnuit prin e-mail(nu trebuie să fie certificate cu semnături electronice) sau scrisori pe hârtie prin fax, unde se confirmă acordul de utilizare a documentelor electronice Scrisoare a Ministerului Finanțelor din 01.08.2011 Nr.03-07-09/26. Sau, de exemplu, una dintre contrapărți poate invita pe alta prin operatorul său, așa cum se întâmplă atunci când invită „prieteni” în în rețelele sociale, iar celălalt este să accepți această invitație. Cu toate acestea, dacă contrapartea dumneavoastră nu dorește să primească documente electronic, va trebui să continuați să le trimiteți documente pe hârtie.
Ei bine, am convenit cu partenerii noștri, am ales un operator sau chiar mai mulți operatori. Ce e de facut in continuare?
I.V. Murashkintsev: Acum trebuie să adaptăm procesele de afaceri ale companiei la implementarea managementului electronic al documentelor atunci când lucrăm cu contractori:
elaborează și aprobă o procedură de gestionare a documentelor electronice;
numiți responsabili cu întreținerea acestuia;
organizează o arhivă electronică a documentelor primite și trimise;
inregistreaza-te in politica contabila reguli pentru crearea, primirea și stocarea documentelor electronice, desemnează responsabili cu formarea și semnarea documentelor electronice.Fiecare angajat care este autorizat să semneze documente electronice trebuie să aibă o semnătură electronică, deoarece nu vă puteți transfera semnătura altor persoane.
Trebuie să imprim și să stochez documente electronice pe hârtie?
I.V. Murashkintsev: Nu, nu este necesar, deși mulți continuă să o facă în mod veche. Toate documentele electronice trimise și primite sunt stocate într-o arhivă electronică. Iar arhiva dumneavoastră electronică să fie organizată în așa fel încât, dacă este necesar, de exemplu, la solicitarea inspectoratului fiscal, să găsiți rapid documentele solicitate și să le trimiteți inspectoratului electronic, la fel ca acum se transmite raportarea electronică. .
Și dacă fiscul sau auditorul solicită o copie pe hârtie a unui document electronic, va fi clar că aceasta este o copie a documentului electronic și că documentul electronic este semnat de părți?
I.V. Murashkintsev: Puteți imprima documentul electronic și puteți primi o copie pe hârtie. Această copie va fi tipărită automat că este o copie pe hârtie a unui document electronic și originalul a fost semnat electronic de către părți. O copie pe hârtie, dacă este corect executată, adică certificată prin semnătura și sigiliul organizației sau legalizată, poate fi utilizată în același mod ca o copie a documentului original pe hârtie.
Toate documentele pot fi create electronic?
I.V. Murashkintsev: Documentele pot fi create atât în format hârtie, cât și în format electronic. Dacă un document electronic este semnat cu o semnătură electronică calificată, este echivalent cu un document pe hârtie semnat manual clauza 5 art. 9 din Legea din 6 decembrie 2011 nr.402-FZ; clauza 1 art. 6 din Legea din 04/06/2011 nr.63-FZ. Pentru factura, scrisoarea de trasura TORG-12 si certificatul de finalizare a lucrarilor sunt aprobate de catre Federal serviciul fiscal formate electronice. Alte documente pot fi create în orice format, cum ar fi text sau pdf.
Dar există un document care trebuie întocmit pe hârtie. Aceasta este o scrisoare de trăsură. Încă nu este posibil să oferiți posibilitatea de a-l citi electronic în timpul călătoriei.
În plus, documentele care reglementează relația dintre angajator și angajat, de exemplu, o cerere de angajare, un contract de muncă, trebuie să fie întocmite și pe hârtie.
Care sunt cerințele pentru echipamentele și calculatoarele conectate la sistemul electronic de gestionare a documentelor?
I.V. Murashkintsev: La fel ca și pentru computerele de pe care se trimit raportarea electronică către biroul fiscal și alte autorități de reglementare. Fiecare loc de muncă conectat la sistemul electronic de management al documentelor trebuie să aibă un canal de Internet stabil și trebuie instalat programul Crypto-Pro sau alt program similar pentru lucrul cu chei electronice.
Ce pericole pot apărea la crearea și trimiterea documentelor electronice și cum să le evitați?
I.V. Murashkintsev:În opinia mea, nu există pericole serioase. Singurul lucru este că trebuie să fii foarte atent, să faci totul la timp și să nu faci greșeli în documentele electronice, în special în facturi. Reglementările pentru emiterea și trimiterea facturilor sunt foarte stricte. Și pentru a corecta eroarea din factura depusă, trebuie să retrimiteți factura corectată.
Dar nu puteți posta o nouă factură folosind o dată care a trecut deja.
Numerotarea continuă a facturilor are loc în programul de contabilitate. Nu contează dacă trimiteți facturi pe hârtie sau electronice și dacă utilizați unul sau mai mulți transportatori.
Ce este costul aproximativ trimiterea și primirea unui document electronic?
I.V. Murashkintsev: Un preț stabil pe piață pentru aceste servicii abia se așteaptă. Astăzi poate varia de la 1 la 5 ruble. pentru trimiterea unui document electronic. Unii operatori percep suplimentar o taxă de abonament. Primirea documentelor electronice este de obicei gratuită.
În orice caz, este mai ieftin decât trimiterea documentelor prin poștă obișnuită, mai ales pe distanțe lungi. În plus, reducerea costurilor de tipărire și stocare a documentelor pe hârtie.
Potrivit recenziilor companiilor care au început să implementeze gestionarea electronică a documentelor, economiile la trecerea la schimbul electronic de documente cu contrapărțile se pot ridica la aproximativ 2% din cifra de afaceri brută a companiei.
