Megafon electronic de gestionare a documentelor. Documente în fire: EDF de la MegaFon

27 februarie 2018 12:21

Recent, Megafon a anunțat prima operațiune transfrontalieră de schimb de documente. Astăzi vă prezentăm un interviu exclusiv pentru ECM-Journal cu Mikhail Berstenev, Director de Achiziții și Logistică. Experții au avut multe întrebări de natură tehnică, de reglementare, organizatorică și generală de piață.

EDI a fost organizat cu contrapartea din care țară? Ce documente au fost schimbate: formalizate sau informale?

– MegaFon a devenit prima companie din Rusia care a implementat o internațională managementul documentelor electronice cu un nerezident – ​​Huawei. Acesta este furnizorul nostru din China, această țară nu este membră a EAEU. Schimbăm documente neformalizate: acte de acceptare și transfer de licențe și echipamente, comenzi - conform legii, nu pot fi acte formalizate cu nerezidenții. Am hotărât formatul în stadiul de a conveni asupra contractelor. În viitor, intenționăm să semnăm contracte, acorduri suplimentare, notificări folosind EDI, precum și să efectuăm corespondență oficială cu această contraparte.

A fost acesta un schimb de teste sau o operațiune cu drepturi depline a unei soluții gata făcute?

– Putem spune că acesta este primul caz de schimb transfrontalier, dar nu singurul. Am început semnarea comenzilor de licență în august 2017, iar certificatele în decembrie, în timp ce așteptam ca operatorul să finalizeze sistemul. În decembrie, a fost semnat primul set de documente primare de livrare echipamente tehnologice, iar în ianuarie a acestui an - prima comandă pentru furnizarea de echipamente. Adică, acesta nu mai este un mediu de testare, ci un schimb cu drepturi depline. Dar soluție gata făcută inițial nu a fost, a fost dezvoltat special pentru acest caz.

Am înțeles de multă vreme necesitatea implementării unui astfel de proiect și am lucrat activ în această direcție. Huawei a devenit primul partener cu care am reușit să creăm un precedent pe piață. Desigur, nu intenționăm să ne oprim aici. Avem planuri mari pentru a scala soluția, dorim să transferăm interacțiunea cu toți furnizorii nerezidenți într-un format electronic. În ceea ce privește calendarul, țintăm primul trimestru al anului 2018. În general, situația va depinde de nevoile afacerii; suntem mereu deschiși către noi proiecte. Sunt sigur că acest lucru va optimiza procesele de afaceri și va face interacțiunea și mai eficientă.

Pe ce software s-a bazat schimbul?

– Operatorul EDI a fost compania SKB Kontur, schimbul se realizează folosind platforma Kontur Diadoc pe care au dezvoltat-o. Pe partea MegaFon, platforma este integrată în sistemul SAP ERP, pe partea Huawei - prin acces prin intermediul unei interfețe web. În viitorul apropiat, colegii plănuiesc să integreze modulul în sistemul lor SAP.

Din punct de vedere legislativ, organizarea schimburilor transfrontaliere este întotdeauna foarte dificilă. Ce norme legale ați urmat atunci când ați organizat un astfel de schimb?

– Legea fundamentală în acest caz este legea Federației Ruse. În cadrul proiectului, am încheiat un acord de licență cu operatorul EDI, iar a doua parte, Huawei, a încheiat exact același acord cu operatorul. Întrucât întregul proces a fost reglementat de legea Federației Ruse, nu au apărut dificultăți din punct de vedere juridic.

Cât timp a durat toate activitățile pregătitoare?

– Este dificil de dat o dată exactă; ne gândim de mult la organizarea EDI transfrontalieră. În general, implementarea completă a proiectului a durat aproximativ 6 luni, inclusiv așteptarea unui răspuns de la agentii guvernamentaleși modificarea sistemului de către operator.

Cum a fost organizată semnarea documentului electronic în timpul fluxului transfrontalier de documente electronice?

– În cazul EDI transfrontalier, la fel ca și în cazul EDI național, documentele sunt semnate pe ambele părți. Dacă vorbim despre partea tehnică, atunci pe scurt procesul de semnare este următorul - documentul este mai întâi aprobat în sistemul nostru SAP și semnat prin semnătura noastră electronică, apoi prin magistrala de integrare prin operator este transferat în contul web personal al contrapartidei. , verificat de acesta și semnat prin semnătura sa electronică. Drept urmare, atât noi, cât și contrapartea vedem în sistem un document semnat pe ambele părți.

Datorită îmbunătățirilor pe care operatorul le-a adus platformei sale special pentru proiect, MegaFon semnează documente folosind o semnătură electronică calificată, iar Huawei - o semnătură electronică necalificată. După cum am spus mai devreme, întregul proces este reglementat de legea Federației Ruse.

Ambele părți folosesc certificate rusești de cheie de verificare a semnăturii electronice. La noi, am primit semnătura electronică în mod independent prin propriul nostru centru de certificare; nerezidenții au primit-o printr-un operator de flux de documente electronice.

Este o terță parte de încredere implicată în procesul de semnare sau mecanismul de lucru este structurat diferit?

– În acest caz, terțul este operatorul EDF. Acesta este cel care verifică dacă nu se fac modificări documentului trimis și controlează valabilitatea semnăturilor electronice utilizate.

Din punct de vedere juridic, nu au existat riscuri în recunoașterea semnăturii electronice, de când am semnat acord suplimentar cu contrapartea despre utilizarea semnăturii electronice, unde se discută întregul proces. Documentul precizează clar că, din partea noastră, EPC este eliberat de un centru de certificare, iar pe de o parte, de un operator EDF. Legislația prevede și cerința confirmării „pe hârtie”, adică o versiune tipărită a certificatului, care trebuie atașată la pachetul de documente în procesul de obținere a NEP. Procedura este extrem de transparentă, toate semnăturile sunt legitime.

Cum evaluați acum perspectivele de dezvoltare a pieței transfrontaliere EDI în general și capacitățile dumneavoastră în special?

– Gestionarea electronică a documentelor în rândul contrapărților din Rusia nu mai este ceva nou; tot mai multe companii trec la acest format de interacțiune. Între timp, în timp ce companiile rusești Dacă există relații contractuale cu nerezidenții, va fi nevoie de îmbunătățirea procesului de schimb transfrontalier.

Dorința de a trece la document electronic cifra de afaceri este destul de logica, deoarece EDI are o serie de avantaje fata de sistemul traditional de schimb de documente. Printre principalele avantaje ale trecerii la semnătura electronică se numără eliminarea costurilor de creare, stocare arhivă și livrare rapidă internațională a documentelor pe hârtie, simplificarea procesului de aprobare, posibilitatea de a semna documente din orice loc unde există o conexiune la internet, precum şi eliminarea riscului de pierdere a documentelor. În opinia mea, direcția are un viitor mare.

Ce așteaptă, în opinia dumneavoastră, operatorii EDF de la stat? Este posibil ca statul să monopolizeze pe viitor piața EDI?

– Analizând situația de pe piață, pot spune cu încredere că acum statul ne întâlnește activ la jumătatea drumului și ajută la progresul în domeniul fluxului de documente electronice. Dar mi-ar plăcea să văd autoritățile de reglementare din industrie - vamă, taxe - să treacă și la EDI, să sprijine schimbul de documente prin conturi personale pe site-uri web și să lucreze în același mediu. În ceea ce privește monopolizarea, nu exclud posibilitatea ca într-o zi toți operatorii EDI independenți să fie uniți „sub aripa” unui singur centru de roaming.

Serviciu pentru capitală

22 septembrie 2015 compania " Megafon» a introdus un serviciu pentru clienti corporativi„Fluxul de documente electronice” este un flux de documente semnificativ din punct de vedere juridic cu o semnătură electronică.

Pentru a lucra în sistemul electronic de management al documentelor, clienții corporativi ai operatorului pot folosi o semnătură electronică calificată existentă de la orice centru de certificare acreditat.

Folosind „Electronic Document Flow”, companiile pot genera acte electronice, facturi și facturi, pot semna electronic documente create în sistem sau încărcate de angajați și pot face schimb cu alte companii care utilizează serviciul. Sistemul va oferi acces instantaneu la documentele de raportare pentru serviciile de comunicare către clienții corporativi” MegaFon ».

Potrivit operatorului, serviciul va ajuta la optimizarea activității unei întreprinderi de orice dimensiune: semnăturile electronice și fluxul de documente erau disponibile anterior doar companii mari din cauza costului şi cerinte tehnice, acum oricine poate folosi sistemul entitate. Transferarea sistemului în cloud a redus tarifele, ceea ce a permis accesul la sistem de pe orice computer conectat la rețea.

O interfață cu navigare simplă și configurare ușoară a fost dezvoltată pentru a stoca fișiere și a trimite rapid. Cu toate acestea, nimeni nu poate folosi conținutul descărcat, toate drepturile asupra cărora rămân la utilizator. Astfel, clientul primește acces ușor și protecție fiabilă.

„Semnătura electronică a intrat în viața întreprinderilor în 2002, când a devenit posibilă depunerea declarațiilor fiscale prin Internet, iar astăzi a devenit un instrument important, datorită căruia documentele s-au accelerat semnificativ. Am oferit un nou nivel de viteză și mobilitate și suntem încrezători că clienții noștri vor aprecia acest serviciu”, a menționat Vlad Wolfson, Director de dezvoltare a afacerilor corporative " MegaFon" „Cu ajutorul serviciului „Gestionare electronică a documentelor”, poate cel mai conservator proces al activității de lucru a companiei – managementul documentelor – trece în cloud după multe resurse corporative.”

Începând cu 22 septembrie 2015, serviciul este disponibil clienților corporativi din capitala și sucursalele centrale ale operatorului.

Restricțiile teritoriale au fost ridicate

Serviciul de presă 27 noiembrie 2015 " Megafon» a anunțat dezvoltarea serviciului pentru clienții corporativi „Gestionarea electronică a documentelor”. Serviciul este acum disponibil pe tot teritoriul Rusia.

Serviciul Electronic Document Management este o interfață web pentru generarea, semnarea și schimbul de documente contabile și alte documente între persoane juridice. Mobil mediu de lucru, facilitând munca contabilă, a serviciilor administrative și a managerilor de companii.

Probleme de rezolvat:

• gestionarea tuturor tipurilor de documente electronice (de intrare, de ieșire, interne, organizatorice și administrative (ORD), de arhivă, aprobate de Serviciul Fiscal Federal al Rusiei și altele) și a copiilor lor pe hârtie;
• semnarea documentelor cu semnătură electronică - un analog semnificativ din punct de vedere juridic al celui scris de mână;
• schimb de documente electronice cu contrapărțile;
• procesarea, distribuirea, stocarea și navigarea comodă a documentelor într-un singur spațiu de informare.

Potrivit operatorului, serviciul va fi cel mai eficient pentru:

• companii care furnizează servicii de la distanță - geografia afacerii se extinde, costurile pentru serviciile poștale și de curierat sunt eliminate.

• companii cu o rețea de sucursale - optimizată fluxul de documente intern, documentele ajung la angajații potriviți instantaneu și direct; eroarea umană este eliminată în timpul livrării. Managerul poate semna un document urgent în timp ce se află în altă țară.

• agenți, distribuitori și francizați, al căror profit depinde în mare măsură de închiderea corectă și promptă a tranzacției - cu gestionarea electronică a documentelor, compania nu pierde timpul așteptând ca documentele să ajungă la partener. Riscul de pierdere a banilor din cauza întârzierii documentelor sau a pierderii documentelor este minimizat.

• firme cu contabilitate externă - control sporit asupra documentelor contabile, acces constant la arhivă. Contabilul lucrează de la distanță, generând și trimițând în orice moment documente spre semnare.

• pentru întreprinderile mici - un sistem simplu și ușor de înțeles, este ușor să navigați, să generați și să emiteți documente corecte contractorilor fără ajutorul unui contabil.

PJSC MegaFon a prezentat un nou serviciu pentru clienții corporate, Electronic Document Management (EDF). Serviciul este acum disponibil pentru clienții corporativi în sucursalele Stolichny și Central ale operatorului.

Serviciul face posibilă organizarea unui flux de documente semnificativ din punct de vedere juridic cu semnătură electronică. Folosind Electronic Document Management, companiile pot genera acte electronice, bonuri de livrare și facturi, pot semna electronic documente create în sistem sau încărcate de angajați și le pot schimba cu alte companii care utilizează serviciul. În plus, sistemul va oferi acces la documentele de raportare pentru serviciile de comunicare clienților corporativi ai MegaFon.

Anterior, semnăturile electronice și gestionarea documentelor erau disponibile doar companiilor mari din cauza costurilor și cerințelor tehnice. Astăzi sistemul poate fi utilizat de orice persoană juridică. Acest lucru a devenit posibil datorită transferului sistemului în cloud.

După cum comentează Vlad Volfson, director de dezvoltare a afacerilor corporative la MegaFon:

Semnătura electronică a intrat în viața întreprinderilor în 2002, când a devenit posibilă depunerea rapoartelor fiscale prin internet, iar astăzi a devenit un instrument important care a accelerat semnificativ hârtiile. Am oferit un nou nivel de viteză și mobilitate și suntem încrezători că clienții noștri vor aprecia acest serviciu. Cu ajutorul serviciului „Gestionare electronică a documentelor”, poate cel mai conservator proces al activității de lucru a companiei – managementul documentelor – merge în cloud după multe resurse corporative.

Vom afla în viitorul apropiat care operator EDF a furnizat serviciul pentru Megafon. Putem presupune provizoriu că aceștia sunt mai mulți operatori deodată. informat despre începerea conectării clienților Megafon încă din decembrie 2014. Taksky a anunțat și el acest lucru, dar din anumite motive informații despre acest proiect au dispărut de pe site-ul său. Și nici SKB Kontur nu a stat deoparte.

MegaFon PJSC face schimb de documente electronice prin următorii operatori:

• Taxkom SRL
• CJSC PF SKB Kontur
• SA „Kaluga Astral”
• KORUS Consulting CIS LLC
• SRL „Compania „Tensor”

În acest caz, clientul este invitat să plătească serviciile EDF direct la Cont personal transferând bani direct în contul curent al Megafon. Dacă ipotezele noastre sunt confirmate și există într-adevăr un singur operator, atunci în curând chestiunile legate de roaming interoperator vor începe din nou să fie discutate activ și vor căpăta o importanță și mai mare.

Alții urmăresc activ proiecte similare. Sperăm că în viitorul apropiat vor exista informații despre succesul altor proiecte.

Unul dintre producătorii de automobile din lume a calculat că imprimarea și livrarea prin curier către un centru de dealeri a unui pachet de documente costă aproximativ 580 de ruble. La sediul central al operatorului comunicatii mobile din patru mari au efectuat cercetări și au descoperit că folosesc aproximativ 420 de ramuri de hârtie pe lună. În același timp, chiar și cel mai obișnuit startup de internet cheltuiește aproximativ 11 pachete pe lună. Nu este greu de calculat că costul managementului documentelor pentru orice companie este o sumă semnificativă pe care orice manager ar fi bucuros să o reducă.

În același timp, nimeni din studii nu a ținut cont de timpul pe care angajații îl petrec căutând documentele necesare muncii. Această problemă este relevantă chiar dacă o singură persoană este implicată în fluxul de documente. La utilizare în comun documente, se agravează de multe ori și, în cele din urmă, devine practic de nerezolvat dacă organizația este distribuită geografic. Între timp, conform calculelor AIIM (Association for Information & Image Management), o companie care produce în medie 100 de dosare de documente pe săptămână cheltuiește 18,7 mii USD pe an pentru recuperarea documentelor pierdute. De asemenea, conform statisticilor AIIM, directorul mediu petrece 2,5 ore pe săptămână căutând documentele necesare, în timp ce funcționarii petrec 20-30% din timpul lor de lucru pentru asta.

Nu uitați că în fiecare an guvernul rus introduce din ce în ce mai multe îmbunătățiri în activitatea sa, legiferând normele pentru transferul raportării către formular electronic folosind o semnătură digitală electronică. De exemplu, prin ordin al Serviciului Fiscal Federal al Federației Ruse din 14 octombrie 2015 N ММВ-7-11/450@, a fost introdus un nou formular de raportare obligatorie pentru organizații și antreprenori individuali - 6-NDFL. Mai mult decât atât, doar acele organizații și antreprenori individuali, care a plătit venituri la cel mult 25 de angajați. Restul sunt exclusiv în formă electronică. Aceasta înseamnă că semnăturile digitale electronice (EDS) sunt acum disponibile în aproape toate organizațiile serioase. Am făcut un sondaj în articolul nostru anterior (Ce este o semnătură. De la o picătură de sânge la o semnătură electronică) și mai mult de jumătate dintre cititorii noștri au lucrat deja cu semnatura digitala.

În acest context, serviciile de raportare electronică și sistemele electronice de gestionare a documentelor (EDMS) devin extrem de relevante. Creșterea tehnologiilor IT și informatizarea pe scară largă au făcut posibil să se gândească la trecerea la metode fundamentale de management noi. În unele țări, implementarea EDMS a devenit o sarcină națională. Deci guvernul estoniei are un program e-guvernare a fost lansat deja în 2002, când accesul la internet în Estonia în ansamblu nu depășea 30% din populație. Până în prezent, 98% dintre cetățenii estonieni folosesc EDI atunci când comunică cu agențiile guvernamentale. Puteți vota chiar și la alegerile parlamentare și prezidențiale folosind digital semnatura electronica. De asemenea, puteți obține „reședință electronică” și, de exemplu, dacă sunteți co-fondator al unei companii ruso-estone, puteți primi de la distanță o semnătură digitală electronică și puteți semna legal toate documentele. Acest lucru nu este doar convenabil și economisește timp pentru oameni, ci și o reducere semnificativă a costurilor pentru guvern. Conform estimărilor medii, economii de la implementarea EDMSîntr-o organizație mai mult sau mai puțin mare poate ajunge la 95-97%. De exemplu, trimiterea unui document prin EDI costă doar câteva ruble.

În ciuda întârzierii semnificative a Rusiei companiile occidentaleîn această chestiune, rata anuală de creștere piata ruseasca EDS, conform analiștilor, este de cel puțin 30%. A fost creată adoptarea Legii semnăturii digitale electronice Bază legală pentru distribuirea pe scară largă a managementului documentelor electronice. Potrivit Forrester Research, 38% dintre companiile din Fortune 500 consideră că achiziționarea unui EDS este esențială pentru conducerea unei afaceri de succes.

În Rusia, sistemele EDMS există de mult timp, dar aceștia sunt în principal operatori pe scară largă, cum ar fi ZAO PF SKB Kontur, care sprijină activitatea structurilor federale și mari intreprinderiși cu care sunt dificil de lucrat întreprinderile mici și mijlocii. Ținând cont de realitățile moderne, compania MegaFon și-a dezvoltat serviciul Electronic Document Management (EDF) pentru generarea, semnarea și schimbul de documente contabile și de altă natură în cadrul companiei și între persoane juridice. Cu ajutorul EDI, puteți simplifica fluxul de documente în întreprinderea dvs. și puteți crește eficiența departamentelor.

Serviciul Electronic Document Management (EDF) al PJSC MegaFon a fost lansat în 2015 pentru clienții corporativi din sucursalele Stolichny și Central ale operatorului, iar ulterior orice client al companiei l-ar putea folosi. Astăzi, orice entitate juridică poate lucra cu serviciul cloud, care a fost folosit de peste 500 de organizații. Anterior, din cauza costurilor și cerințelor tehnice, semnăturile electronice și fluxul de documente semnificativ din punct de vedere juridic erau disponibile doar companiilor mari. Folosind EDI, puteți genera acte electronice, facturi și facturi în conformitate cu cerințele și recomandările Serviciului Fiscal Federal, precum și să le semnați cu o semnătură digitală electronică și să le schimbați cu alte companii utilizatori.

În Rusia există standarde pentru toate operațiunile necesare pentru utilizarea EDI: criptare, hashing, semnătură electronică.

1. Semnătura electronică și hashingul sunt utilizate pentru a asigura semnificația juridică a documentelor electronice prin utilizarea unei semnături electronice (ES):

• GOST R 34.10-2012: Procese de generare și verificare a semnăturilor digitale electronice
• GOST R 34.11-2012: Funcția Hash

Puterea criptografică a algoritmului de criptare se bazează pe problema logaritmului discret într-un grup de puncte de curbă eliptică. Pe acest moment Nu există nicio metodă de a rezolva această problemă cu o complexitate cel puțin sub-exponențială. Este important pentru noi ca statul să-l recunoască ca fiind suficient de rezistent la criptografie.

2. Criptare. Asigurarea confidențialității și monitorizarea integrității informațiilor prin criptare:

• GOST 28147-89: Algoritm de conversie criptografică

Acesta este un cifru bloc cu o structură Feistel simplă, cu o dimensiune a blocului de 64 de biți, o cheie de 256 de biți și 32 de runde, dezvoltat în Uniunea Sovietică. Algoritmul a fost studiat pe scară largă de experți de top în domeniul criptografiei și toți cercetătorii au spus că pare să fie sigur sau ar trebui să fie sigur. Există o serie de comentarii despre performanța sa; Nicolas Courtois a raportat chiar atacuri de succes asupra acestui algoritm, dar experții de la CryptoPro l-au reabilitat în ochii publicului.

3. Protecția canalelor de transmitere a datelor pe Internet. Pentru această sarcină, se folosește TLS - un protocol de securitate la nivel de transport, care poate folosi algoritmii de criptare GOST GOST 28147-89 descriși mai sus și hashing în conformitate cu GOST 34.11-2012. Această combinație îi permite să fie certificat de FSB și FSTEC, ceea ce a fost făcut de companiile CryptoPro, Cryptocom și VipNet în CIPF.

Dezvoltăm activ Managementul electronic al documentelor doar în interfața WEB, deoarece web-ul este protejat de certificate de securitate și schimbul de fișiere prin aceste protocoale este (relativ) sigur. Cerințele pentru operatorii de gestionare a documentelor electronice sunt foarte mari și fiecărei companii trebuie să dețină licența corespunzătoare Serviciul federal securitate, dând dreptul de dezvoltare Sisteme de informareși oferă servicii de criptare a datelor. Se eliberează o licență separată pentru furnizarea de servicii de comunicații și date. Operatorul nostru de bază este Kaluga Astral, este folosit pentru a furniza EDI semnificativ din punct de vedere legal. Toate datele sunt stocate în rețeaua MegaFon (nu pe Internet); criptarea este folosită pe tot site-ul, ceea ce garantează securitatea datelor dumneavoastră personale. Tehnologiile noastre de securitate îndeplinesc toate cerințele, toate datele sunt susținute și garantăm funcționarea neîntreruptă a serviciului 24/7. Indisponibilitatea maximă a serviciului în caz de accidente foarte grave nu depășește 15 minute.

EDS

Pentru a utiliza EDF, trebuie să creați o semnătură electronică calificată și să configurați computerul să funcționeze cu aceasta. Semnătura electronică este un analog legal al unei semnături olografe, este reglementată de legea N63-FZ și are scopul de a identifica persoana care a semnat documentul electronic. Puteți obține un certificat EDS în Rusia la oricare dintre Centrele de Certificare. Sunt în fiecare oraș. Lista actuală a CA poate fi găsită pe site-ul web al Ministerului Telecomunicațiilor și Comunicațiilor de Masă al Rusiei.

După obținerea unei semnături electronice trebuie să cumpărați și să instalați software, care implementează algoritmii de securitate a informațiilor descriși mai sus. Vă recomandăm Crypto-Pro. Acestea sunt instrumente de protecție criptografică utilizate pentru a semna documente pe computere.

CryptoPro este lider în distribuția de instrumente de securitate a informațiilor criptografice și de semnătură electronică în Rusia. Principalele produse ale companiei sunt instrumentele de protecție a informațiilor criptografice (CIPF) CryptoPro CSP și centrul de certificare CryptoPro CA. Datorită suportului pentru majoritatea platformelor mobile și a suporturilor de semnătură digitală, CIPF este integrat în majoritatea soluțiilor mobile bazate pe iOS, Android și Windows8 care utilizează criptografia.

Puteți găsi prețurile licențelor pe site-ul oficial. Nu este dificil să instalați și să configurați CryptoPro, precum și să vă înregistrați semnătura digitală în el. Au fost deja scrise o mulțime de instrucțiuni despre asta. Apropo, MegaFon continuă să-și modifice cartelele SIM dotându-le cu o semnătură digitală electronică, care vă va permite să semnați rapid documente de orice fel.

Interfața noastră acceptă orice certificate calificate, indiferent de autoritatea de certificare de care au fost emise.

Probleme cu utilizarea semnăturilor digitale

Frauda atunci când lucrați cu semnături digitale este asociată în principal cu furtul sau utilizarea fizică a certificatului de către alte persoane. Acest lucru se întâmplă cel mai adesea din cauza stocării incorecte a simbolului de certificat și a parolei acestuia. De asemenea, atacatorii folosesc adesea introducerea de viruși pe PC-urile utilizatorilor EDF, de exemplu, înlocuind textul unui document de pe ecran pe care utilizatorul dorește să-l semneze.

Cu toate acestea, toți acești factori depind de securitatea interfeței în care lucrează utilizatorul și de dacă utilizatorul însuși respectă măsurile de securitate de bază atunci când lucrează cu semnături digitale.

Lucrul cu EDF

Înregistrare

Pentru a vă înregistra la EDF (doc.megafon.ru), trebuie să completați un formular și să primiți confirmarea la adresa specificată. E-mail. Durează cinci minute.

Puteți profita de perioada de probă și puteți încerca serviciul în termen de 14 zile.

După instalarea semnăturii digitale, trebuie să o înregistrați. Pentru a face acest lucru, accesați „Documente” și faceți clic pe „Primire și trimitere” sau „Setări” și „Gestionare servicii”.

Selectați semnătura dvs. electronică:

Și completați detaliile companiei dvs.:

Adăugarea de utilizatori și atribuirea de roluri

După înregistrarea certificatului EDS, adăugați toți angajații organizației la serviciu prin meniul „Compania mea” și puteți adăuga acolo și contrapărți deja cunoscute care lucrează în gestionarea electronică a documentelor.

Există trei roluri de utilizator în EDF: administrator, operator și semnatar. Puteți face astfel încât unii angajați să nu poată decât să creeze Documente necesare, și le încredințează să fie semnate și transmise contrapărților numai de către persoane autorizate. De exemplu, contabilul-șef sau directorul comercial.

Administratorul completează și editează detaliile Companiei pe Portal, distribuie roluri și generează invitații între angajați și contractori, gestionează certificatele de semnătură electronică în companie, precum și tarifele și o gamă de servicii.

Operatorul generează și semnează notificări și notificări de primire a documentelor.

Semnatarul semnează documentele care urmează să fie trimise sau le respinge. Semnatarul poate șterge și documentele semnate eronat.

Administratorul poate invita utilizatorul.

Sau găsiți-l printre cele deja adăugate în sistemul EDI.

Crearea documentelor

Să luăm în considerare procesul de creare a unui schimb de documente, de dragul căruia, de fapt, configurați un sistem EDI. Există două opțiuni pentru a trimite documente către o contraparte: fie le încărcați, fie le creați singur în interfață. Sistemul însuși vă va spune dacă faceți ceva greșit.

Să încercăm să creăm o factură, un bon de livrare sau un document în interfață. Din meniul „Descărcare”, puteți, de asemenea, să atașați un acord și orice alt document însoțitor pentru a-l trimite către contrapartidă.

Dacă contrapartea dvs. nu este încă în sistem, o puteți adăuga din meniul corespunzător.

După pregătirea documentului, arată așa. Dacă totul este corect, atunci îl puteți trimite printr-un operator EDF. Pentru a începe procesul de semnare a unei companii, trebuie să activați serviciul unui operator special EDF.

În plus, puteți vizualiza și imprima o versiune pe hârtie a documentului, iar întregul său istoric este, de asemenea, vizibil. O opțiune utilă pentru un manager.

Dacă lucrați cu sistemul 1C în organizația dvs., atunci puteți utiliza un modul special pentru a automatiza procesul de procesare a documentelor formalizate (TORG-12, certificate de muncă finalizată și facturi) primite sau emise electronic.

Contacte

Meniul Contacte colectează toate contrapărțile, angajații și pur și simplu contactele persoanelor care lucrează în sistemul EDI și cu care faceți schimb de documente.

Rezultat:

Am încercat să facem sistemul Electronic Document Management al PJSC MegaFon cât mai simplu și ușor de înțeles pentru utilizatori. Tot ce trebuie să faceți este să finalizați configurarea inițială și să începeți să lucrați cu ea. Desigur, toate contrapărțile dvs. trebuie să se conecteze și la EDI.

Avantajele utilizării EDI includ:

• eliminarea suporturilor de hârtie și economiile asociate de timp și bani pe Consumabileși întreținerea echipamentelor de birou;
• o modalitate sigură de a schimba și stoca informații, precum și de a organiza accesul pe mai multe niveluri pentru oricare dintre angajații companiei;
• o modalitate rapidă de a găsi datele necesare, care este deosebit de importantă pentru organizațiile care lucrează cu volume mari de documentație.

Ceea ce încetinește dezvoltarea managementului electronic al documentelor într-o organizație:

• opinia stabilită că un document pe hârtie este mai de încredere
• închiderea documentelor retroactiv
• necesitatea de a instrui personalul în munca electronică.
• nepregătirea altor contrapărți

Operatorii EDF încearcă să încurajeze companiile oferind un instrument convenabil pentru căutarea contrapărților care sunt gata să facă schimb de documente electronic. MegaFon nu rămâne în urmă și continuăm să lucrăm la îmbunătățirea serviciului și la simplificarea interfeței. Astăzi, procesul de trimitere a unui document este destul de simplu, dar nu ne oprim aici și continuăm cercetările, încercând să facem produsul nostru cât mai simplu și convenabil.