Eticheta corespondenței de afaceri. Despre o impresie bună

POZIŢIE

Despre organizarea unui festival-concurs deschis pentru cei mai originali

cifre din baloane„Frăția de aer”

Organizatorii festivalului

Parcul Central de Cultură și Agrement numit după. V.V. Maiakovski

Scopurile și obiectivele festivalului

1) crearea unei atmosfere de adevărată vacanță creativă;

2) schimb de realizări creative și experiență între participanți;

3) susținerea și popularizarea mișcării amatorilor de a crea figuri din baloane;

4) dezvoltarea unor noi forme de decorare a teritoriului

Participanții la festival

Sunt invitați să participe la festival:

1) companiile de vacanță ale orașului Ekaterinburg și Regiunea Sverdlovsk

2) agenții creative ale orașului Ekaterinburg și regiunii Sverdlovsk

3) proactiv grupuri creative orașele Ekaterinburg și regiunea Sverdlovsk

4) agenții pentru crearea de decorațiuni pentru sărbători în orașul Ekaterinburg și regiunea Sverdlovsk

5) designeri care sunt fani ai orașului Ekaterinburg și ai regiunii Sverdlovsk

Fără restricții de vârstă!

Ora și locul festivalului

Între orele 9.00 – 10.00: check-in pentru participanții cu structuri mari care necesită acces cu mașina în șantier;

Între orele 10.00 – 12.30: instalarea, aranjarea figurilor după numărul de serie al participantului;

De la 12.30 – 15.00: evaluarea juriului, ședință foto a vizitatorilor parcului cu figuri;

De la 15:00 - 18:30: concert festiv, dezmembrarea șantierului (ora de începere și durata evenimentului pot fi ajustate);

Locație: Parcul Central de Cultură și Agrement numit după. V.V. Maiakovski, spatiu deschis

Adresa evenimentului: Michurina 230, tramvai nr 3, 6,9,10,20,21,33. Oprire - Parcul Mayakovsky

Condiții de execuție a programului festivalului

1) Figura bilelor trebuie să se încadreze într-o zonă de 4*4 m

2) O figurină din baloane este realizată în prealabil sau creată în parc între orele 10.00 – 12.30

3) Participantul trebuie să furnizeze în mod independent metode de atașare a figurinei și să furnizeze tot ceea ce este necesar pentru a instala figurina în ziua evenimentului. (Parcul oferă doar o platformă de 4*4 m. Suprafața este iarbă!)

4) Lucrările vor fi amplasate în aer liber.

5) După înregistrare, fiecărui participant i se va trimite un număr de serie. Numerele de serie vor fi postate pe site.

6) Fiecare participant trebuie să trimită titlul și descrierea lucrării sale (vezi Anexa 1)

Capabilitățile participanților

1) Fiecare participant poate folosi o cameră acoperită (cort) pentru a-și crea propria figură și pentru a depozita lucruri

2) Participantul are dreptul de a-si plasa reclama (numele organizatiei - logo - telefon - site - servicii). Toate informațiile despre participant, și anume (numele organizației (numele persoanei) – logo – telefon – site web – servicii – titlul lucrării – descriere) vor fi plasate pe un stand cu informații de dimensiune A3. 1 stand = 1 participant. Fiecare stand va avea atașat un buzunar pentru cărți de vizită. Dacă se dorește, o organizație sau o persoană are dreptul de a include cărțile de vizită. (vezi Anexa 1.2)

3) Participantul are dreptul de a folosi electricitate de 220 V (adu cu el un prelungitor)

Juriu

1) Juriul este format din comitetul de organizare al festivalului din rândul specialiștilor din Parcul Central al Culturii și Culturii și specialiștilor din această zonă a Ekaterinburg.

2) Juriul festivalului are dreptul să stabilească nominalizări suplimentare și să stabilească diplome speciale.

Rezumarea și premiarea participanților la festival

Fiecare participant primește o diplomă de participant. Câștigătorii care au ocupat locurile 1, 2 și 3 primesc diplome și cadouri.

Conditii financiare

Taxa de organizare pentru participarea la festival NU E DISPONIBIL NU E ASIGURAT NU E PREVAZUT

Chestiuni organizatorice

1) cererile de participare la festival sunt acceptate până pe 24 august 2016 prin email [email protected]și telefon 221-34-70

În subiectul scrisorii și numele dosarului, indicați: cerere pentru festivalul Frăția Aerului. Pentru un exemplu de completare a unei cereri, consultați Anexa 1.

Pentru orice întrebări, vă rugăm să contactați departamentul de artă al Parcului Central de Cultură și Cultură care poartă numele. V.V. Maiakovski.

Tel.: 221-34-70; 8-982-623-64-33 Maria Doronina – curator festival;

1) comitetul de organizare își rezervă dreptul de a închide acceptarea cererilor înainte de termenul anunțat dacă numărul de participanți depășește capacitățile tehnice ale festivalului.

2) Participantul autorizează prelucrarea datelor cu caracter personal furnizate în această aplicație pentru pregătirea materialelor de informare a festivalului, precum și utilizarea fotografiilor și videoclipurilor cu participarea sa la materialele de informare a festivalului.

Anexa 1

APLICARE DE PARTICIPARE

POSTA DE INFORMATII

Sănătatea este baza viata umana. Cel mai important lucru pentru conservarea sa este modul de viață al unei persoane. O cultură a stilului de viață sănătos este cheia longevității active.

Pentru a forma o atitudine pozitivă a studenților față de un stil de viață sănătos, universitatea

octombrie 2015

conduce Maraton intrauniversitar

„STILUL DE VIAȚĂ SĂNĂTOS ÎN PROCESUL EDUCAȚIONAL

LICEU"

Scopul maratonului este de a populariza cele mai importante componente ale unui stil de viață sănătos pentru elevi: o alimentație echilibrată, educație fizică și sport, armonizarea cu societatea.

Locație: Sankt Petersburg, st. Novorossiyskaya, 48/50.

Comitet de organizare maraton intrauniversitar" Imagine sănătoasă viata in proces educațional liceu»:

Pankova Nina Vladimirovna, rectorul Instituției de învățământ de învățământ profesional superior bugetar de stat federal „SPbGTEU”,

Bazarnova Iulia Genrikhovna, șef al Departamentului de Chimie și Biotehnologie, FSBEI HPE „SPbGTEU”,

Barsukova Natalya Valerievna, Șeful Departamentului de Tehnologie de Catering al Instituției de Învățământ de Învățământ Profesional Superior de la Bugetul de Stat Federal „SPbGTEU”,

Nerobeev Nikolay Yurievici, seful departamentului cultura fizica FSBEI HPE „SPbGTEU”,

Kotomenkova Olga Gennadievna, șeful departamentului de cercetare al Instituției de învățământ de învățământ profesional superior bugetar de stat federal „SPbGTEU”.

În cadrul Maratonului Intrauniversitar, acesta este planificat să aibă loc competiție între 6 echipe de studenți. Cerințe obligatorii la componența echipelor: 10 persoane, inclusiv 2 studenți din fiecare facultate.

Următoarele competiții din cadrul evenimentului :

1. Concurs de prezentare a echipei (teme pentru acasă): broșură și prezentare (video sau prezentare de diapozitive, sau prezentare de grup etc.).

2. Jocul „Enciclopedia Sănătății”.

3. Duelul culinar „Prânzul potrivit pentru trei persoane” cu prezentare de preparate (aperitiv rece, felul întâi, felul al doilea, băutură).

4. Meci sportiv „O minte sănătoasă într-un corp atletic”(competiții sportive de echipă).

5. Concurs de proiecte „Universitate – Teritoriul Sănătății”(teme pentru acasă).

Acceptarea cererilor de la echipe pentru participarea la Maratonul Intrauniversitar (Anexa 1) se face până la 19 octombrie 2015 (inclusiv) dupa adresa E-mail:[email protected].

„Făți de parcurs” cu explicații și cerințe pentru sarcinile de competiție echipele înscrise vor fi trimise 20 octombrie 2015 la adresele de e-mail specificate în aplicații.

Pentru orice întrebări ați putea avea, vă rugăm să contactați:

- către comitetul de organizare al evenimentului: e-mail: [email protected];

- către departamentul de cercetare al instituției de învățământ de învățământ superior bugetar de stat „SPbGTEU”:

• Ce tipuri Corespondență de afaceri diferențiați.
• Ce reguli de corespondență comercială sunt importante de urmat?
• Care sunt caracteristicile corespondenței comerciale electronice?

Mentine Corespondență de afaceri conform regulilor – una dintre componentele importante ale succesului într-o carieră și în afaceri. Ignorarea acestor reguli, sau aplicarea lor incorectă în practică, poate duce la pierderea partenerilor și clienților. În plus, corespondența de afaceri precisă și competentă este o componentă importantă a unei imagini de afaceri.

Care sunt diferitele tipuri de corespondență comercială?

Corespondența de afaceri - cu parteneri, clienți, colegi, organizații - este una dintre ele cele mai importante domenii activităţile oricărei întreprinderi. Managerii și angajații de diferite grade primesc și trimit scrisori, oferte comerciale etc. În funcție de formă, conținut și focalizare, orice corespondență este împărțită în următoarele tipuri:

• oficial;
• personal;
• intern;
• extern.

Pentru fiecare dintre ele există cerințe separate de redactare și depunere. Cele mai comune tipuri de scrisori de afaceri formale sunt:

• mulțumire;
• comercial;
• scrisori, cereri și cereri;
• infirmari;
• Felicitări;
• condoleanțe, necrolog.

Având în vedere că astăzi majoritatea corespondența de afaceri se desfășoară în în format electronic, exista șabloane gata făcuteși forme pentru orice tip.

Arta scrierii în afaceri

Fiecare text este un mecanism pentru impact asupra destinatarului. Dacă nu funcționează, înseamnă că ai încălcat regulile de asamblare: ai luat piesele greșite și le-ai aranjat greșit. Pentru a obține ceea ce doriți de la destinatar, trebuie să alegeți fapte corecte, prezentați-le corect și faceți-o „cu fața potrivită” – una care să-l facă pe destinatarul scrisorii să dorească să vă accepte oferta. Cum să o facă?

Date. Se întâmplă ca argumentele raționale care îl pot convinge pe destinatar să se piardă în prezentarea haotică a unor gânduri diverse, uneori străine. Dar odată ce structura este construită, litera devine clară și convingătoare, chiar dacă nimic din ea nu s-a schimbat în sens. Ideea principală (de multe ori motivația pentru acțiune) este plasată la început, urmează imediat după salut. Următoarea este o listă de argumente (fiecare indicată printr-o linie roșie și cu caractere cursive) cu ilustrații colorate (explicații). La final, chemarea la acțiune se repetă. Urmează o semnătură. O simplă modificare transformă chiar și mesajul jalnic și nu foarte clar „către sat către bunic” din povestea lui Cehov „Vanka” într-o ofertă bine motivată și tentantă către bunic.

Imaginea expeditorului. Răspunsul depinde de modul în care apare expeditorul scrisorii. Într-o scrisoare poți fi un funcționar sau poți fi o persoană. Uneori primul este benefic, iar uneori al doilea. De exemplu, dacă lăudați destinatarul, este mai bine să folosiți un stil personal (scrieți în nume propriu, comunicați-vă atitudinea față de fapte, vorbiți în egală măsură). Datorită acestui lucru, destinatarul va ști nu numai că este grozav, ci și că aveți o părere bună despre el. Dimpotrivă, este mai bine să certați în fraze formale, enunțând fapte simple. Acest sfat, într-o prezentare oarecum exagerată, arată astfel: în loc de „Ești un prost”, trebuie să scrii „nu s-au găsit semne de inteligență la cititor”.

În corespondența modernă, ajungem adesea direct la obiect, omițând „vorbirea despre vreme” între salut și fraza principală. S-ar părea că o propoziție scurtă opțională nu are prea multă încărcătură semantică. Dar este mesajul care apare pentru prima dată în fața ochilor cititorului, prin urmare stabilește tonul scrisorii și determină cu ce ochi va privi destinatarul la restul textului. Iată câteva exemple de unde să începi mesajul către subordonați și parteneri, urmărind diferite obiective.

1. Pentru a vă acorda greutate: „Având în vedere că proiectul A se află sub controlul personal al guvernatorului regional, vă reamintim.”
2. Pentru a stabili relații calde cu o companie necunoscută: „După ce am aflat că compania dumneavoastră, ca și noi, este un sponsor al competiției KVN din Siberia, am decis să vi-l oferim mai întâi.”
3. Pentru a obține ajutor: „Olya, ai vorbit atât de bine și, cel mai important, profesional la conferință! Cred că tu, ca expert, mă poți ajuta.”
4. Pentru a mobiliza subordonații: „Felicitări - este deja vineri. Tot ce rămâne este să depuneți propuneri de buget - și vă puteți odihni.”

5 prime fraze groaznice care îți vor ucide scrisul

Compania americană HubSpot a aflat care primele propoziții nu inspiră cititorul, ci, dimpotrivă, îl obligă să ștergă scrisoarea. Aflați care sunt aceste expresii și nu le folosiți niciodată la începutul unei conversații.

Reguli generale pentru corespondența de afaceri

Reputația companiei dvs. depinde indirect de modul în care este concepută și scrisă scrisoarea de afaceri. Putem spune că pentru formație imagine de succes companiei și formarea reputației sale, este necesar ca angajații să respecte regulile de corespondență de afaceri atât pentru comunicarea externă, cât și pentru cea internă.

Forma scrisorii. Corect ar fi să folosim formulare întocmite în stil corporativ, care conțin detalii. Designul stilului înseamnă prezența unui logo, utilizarea unui font special, indicarea tuturor informațiilor de contact și a numelui complet al organizației.

Aranjament în pagină. La formatarea unei scrisori de corespondență comercială, se folosesc marginile (marginea din stânga - 2 cm, marginea din dreapta - 1 cm, marginile de sus și de jos - 2 cm fiecare). Dacă litera include mai multe foi, atunci acestea trebuie numerotate (puse în partea de sus a foii în mijloc).

Stil. Scrisorile de afaceri sunt scrise stil de afaceri formal, care presupune scurta descriere esența literei, acuratețea formulării și utilizarea ștampilelor și frazelor standard. În plus, în corespondența de afaceri există o regulă: o problemă - o scrisoare.

Structura textului. O scrisoare de corespondență comercială standard include trei părți:

1. Adresarea destinatarului.
2. Introducere (scopurile scrisorii).
3. Parte principală.
4. Rezumat.

Reguli pentru corespondența de afaceri în limba engleză

Pregătirea corespondenței de afaceri pentru Limba engleză efectuate în conformitate cu cerințele generale:

1. Textul este distribuit în paragrafe fără a utiliza o linie roșie.
2. La formatarea unei scrisori, colțul din stânga sus trebuie să conțină informațiile personale ale expeditorului (numele complet sau numele organizației și adresa acesteia).
3. Mai jos este numele adversarului, sau numele companiei destinatarului cu adresa (într-un rând nou).
4. Data întocmirii scrisorii este indicată pe trei rânduri mai jos, sau în colțul din dreapta sus.
5. Partea principală a scrisorii este plasată în centrul foii.
6. Este mai bine să începeți ideea principală indicând motivul solicitării: „Vă scriu...”
7. O scrisoare standard ar trebui să se încheie cu expresia: „Cu drag” dacă numele destinatarului este cunoscut; „Cu încredere” – dacă nu.
8. Sări peste patru rânduri după mulțumire și includeți numele și funcția dvs.
9. Semnătura este plasată între nume și salutul de mai sus.

„Limba” corespondenței de afaceri

Există cerințe speciale pentru corespondența de afaceri. În primul rând, scrisorile nu trebuie să conțină nuanțe emoționale. Acestea ar trebui să fie cât mai reținute, concise și precise posibil. Construcția logică și consistentă a textului înlocuiește complet emoționalitatea. Interjecții, diminutive, abrevieri care nu sunt pe lista celor general acceptate - toate acestea ar trebui evitate în corespondența de afaceri.

Una dintre condițiile importante pentru alcătuirea unei litere este acuratețea semantică, care reprezintă valoarea ei practică.

Următorul criteriu important este prezentarea logică a textului. Cuvintele nu ar trebui să fie supuse unei interpretări duble - acest lucru poate schimba sensul conținutului din scrisoare și îi poate da un ton nedorit.

Scopul principal al oricui document de afaceri- Acest persuasivitatea în exprimarea unui anumit punct de vedere. Principalele reguli în scrierea și redactarea unui document, memoriu sau scrisoare sunt alfabetizarea, argumentarea, apelul corect, fiabilitatea informațiilor și o cantitate suficientă de dovezi.

Mai jos sunt câteva reguli pentru scrierea scrisorilor de afaceri:

Utilizarea pronumelor. Corespondența de afaceri ar trebui să evite reflectarea emoțiilor și percepțiilor personale. Informațiile comerciale sunt în mod tradițional comunicate folosind formulare standard. De regulă, în timpul unei astfel de corespondențe, sunt exprimate interesele unei întregi întreprinderi, și nu ale unui individ, deci adresa provine de la plural. Și, deși acest lucru sugerează utilizarea pronumelui „noi”, ar trebui să evitați să îl folosiți folosind formele verbale adecvate.

Forme colaterale. În corespondența de afaceri, ar trebui să utilizați vocea pasivă. Astfel de apeluri au un aspect mai moale. De exemplu, dacă rearanjați expresia: „Nu ați finalizat lucrările de reparație la timp”, cu cuvintele „ Lucrări de reparații stipulate prin contract nu au fost îndeplinite”, atunci se poate afirma însuși faptul neîndeplinirii lucrării fără a face acuzații directe. Adică este indicat faptul încălcării, dar nu sunt indicați vinovații specifici, ceea ce face tonul literei mai blând.

Vocea activă este folosită atunci când definiți într-o literă un obiect care servește drept inițiator al anumitor acțiuni. De exemplu, „departamentul juridic oferă clarificări...”. Trebuie remarcat faptul că astfel de propoziții folosesc timpul prezent.

Utilizarea vocii pasive determină și natura literei. Astfel de formulare vă permit să puneți accentul pe un anumit eveniment, și nu pe executanții acțiunii (propunerea trimisă, raportul primit). Vocea pasivă este folosită și dacă obiectul este evident (s-a stabilit data întâlnirii).

Forma verbului. Dacă este nevoie să se concentreze atenția asupra unei acțiuni care se repetă în mod constant, verbele într-o formă incompletă sunt folosite pentru a le descrie (specialiștii încalcă în mod regulat termenele limită). Dacă este necesar să evidențiem caracterul complet al procesului, se folosește forma perfectă a verbelor (patrulerii și-au început datoria).

Introducerea accentelor. În ciuda faptului că cea mai mare parte a corespondenței de afaceri are un ton neutru, în unele cazuri este necesară o concentrare suplimentară asupra anumitor puncte. Pentru a face acest lucru, frazele introductive sunt folosite pentru a înmuia fraza. (Dacă rescrieți sintagma „vă rugăm să trimiteți documentația care se află în posesia dumneavoastră” cu cuvintele vă cerem să trimiteți documentația care, aparent, se află în posesia dvs.”, atunci gradul de tensiune din aceasta se reduce semnificativ , și este mai potrivit pentru cerințele de tact al corespondenței de afaceri).

Când scrieți scrisori de afaceri, ar trebui să acordați atenție și să vă tratați cu respect adversarul. Deci, dacă expresia „nu suntem interesați de oferta dvs.” este înlocuită cu „din păcate, în acest moment nu suntem interesați de oferta dvs.”, aceasta este eliberată de rigiditatea inutilă, care nu este adecvată în corespondența de afaceri.

Structurile introductive sunt, de asemenea, o componentă importantă a unei scrisori de afaceri, deoarece o fac mai puțin uscată. În conformitate cu standardele eticheta de afaceri expresia „vă rugăm, dacă este posibil, furnizați comentariile dumneavoastră de experți cu privire la calitatea materialelor noastre” ar fi potrivită. Construcțiile introductive sunt un instrument bun pentru a reduce categoricitatea, pentru a arăta respect și atenție, precum și pentru a exprima un ton prietenos. Folosirea lor vă permite să exprimați un gând fără a răni mândria adversarului.

Eticheta corespondenței de afaceri: 5 sfaturi despre cum să faci o impresie bună de la distanță

1. Timpul de răspuns la scrisoare demonstrează interesul dumneavoastră pentru comunicare și cooperare. Trebuie să răspundeți la e-mailurile de afaceri în cel mai scurt timp posibil: minute, ore, maxim pe zi. Dacă există motive obiective pentru întârziere, trimiteți o scrisoare și scrieți că ați primit mesajul și că veți răspunde în curând. Pentru a stabili prioritățile corect, ar trebui să acordați atenție notelor corespunzătoare din scrisoarea adversarului - „importanță”, „temă” și așa mai departe. Prezența unor astfel de semne indică cât de important este răspunsul tău.

O întârziere în răspuns înseamnă o probabilitate mare de a pierde un client. Dacă este posibil, răspundeți imediat. Lăsați numai litere „pentru mai târziu” cărora le va lua timp să răspundă. Școala CEO vă va ajuta să învățați să preziceți comportamentul oamenilor și să negociați bine.

2. Apel personal. Adresa personală este de preferat, deoarece arată respect față de destinatar.

Utilizarea adresei personale este una dintre regulile obligatorii ale corespondenței de afaceri. Concentrarea personală este o demonstrație de respect pentru individualitate și bunăvoință. În plus, acest lucru vă va ajuta să vă scoateți scrisoarea în evidență din masa gri de răspunsuri șablon.

3. Exprimarea cuvintelor de recunoștință (pentru apel). Recunoștința exprimată într-o scrisoare este un fel de exprimare a recunoștinței pentru alegerea unui adversar sau a unui client în favoarea companiei dumneavoastră. Un răspuns scris care începe cu „Mulțumesc pentru scrisoarea ta” demonstrează adversarului tău că este valoros pentru tine. Acest ton al unei scrisori de afaceri este corect, deoarece reflectă o poziție constructivă. De exemplu:

O expresie de recunoștință pentru încrederea în afacerea dumneavoastră se face la începutul scrisorii folosind următoarele construcții:

• Îți mulțumesc pentru interes…;
• Multumesc pentru scrisoarea ta...;
• Mulțumim că ne-ai contactat...;
• Vă mulțumim că ați ales compania noastră...;
• Apreciem interesul dvs...

4. Final pozitiv. Construcțiile finale sunt garantate să ajungă în atenția adversarului după citirea scrisorii. Prin urmare, este recomandabil să consolidați starea de spirit pozitivă a corespondenței de afaceri în această formă și să creați o dispoziție pozitivă și dorința ca partenerul de corespondență să continue comunicarea. De exemplu;

ultimul lucru care rămâne în atenția destinatarului când vă citește scrisoarea. Asigurați atmosfera emoțională și pozitivă a comunicării de afaceri în ultimele fraze. Creați o dispoziție bună pentru destinatar - astfel încât acesta să dorească să comunice din nou cu dvs. De exemplu:

Întotdeauna, când terminați o scrisoare, creați o dispoziție pozitivă în adversarul dvs. pentru a continua comunicarea. În aceste scopuri puteți utiliza următoarele structuri:

• Suntem bucuroși să cooperăm;
• Gata să vă răspundă la întrebări;
• Dacă aveți întrebări, vă rugăm să ne contactați;
• Sperăm într-o cooperare reciproc avantajoasă;
• Suntem bucuroși să vă ajutăm;
• Cu sinceritate.

5. Semnătura și blocarea contactului. Un angajat care conduce corespondența de afaceri trebuie să aibă o idee despre cine este prezent „de cealaltă parte a monitorului”. Cu alte cuvinte, sunt necesare informații despre numele, poziția și informațiile de contact ale adversarului:

1. Prenume (nume) – oferă posibilitatea pentru adresa personală;
2. Poziție – oferă adversarului o înțelegere a nivelului de competență
3. Coordonate – contribuie la apariția unor canale de comunicare suplimentare.

Pentru a optimiza munca cu corespondența de afaceri, blocați cu informații de contact Este mai bine să îl schimbați la setările implicite. Acest bloc ar trebui să fie prezent în scrisorile către parteneri, colegi și clienți ca simbol al unei atitudini profesionale față de problemă.

Reguli pentru corespondența comercială electronică

Grigori Sizonenko, CEO CJSC „Compania de implementare a informațiilor”, Moscova

1. Folosiți butonul „Răspunde tuturor”. Dacă în corespondență sunt implicate mai multe persoane, toată lumea trebuie să răspundă, nu doar expeditorul ultimului mesaj.

2. Indicați întotdeauna subiectul scrisorii. În cele mai multe cazuri, destinatarul vede doar antetul noului mesaj. Ulterior, informațiile din câmpul Subiect vă ajută să găsiți și să sortați mesajele. Puteți folosi cuvinte de etichetă în antet - de exemplu, „IMPORTANT!” - dar numai dacă corespund într-adevăr conținutului scrisorii (cu toate acestea, este mai convenabil să faceți clic pe butonul „Importanță”, care este disponibil în toate cele populare programe de e-mail, iar eticheta va apărea lângă câmpul „Subiect”). Dezvoltați un stil uniform de formulare și respectați-l în mod constant. Rețineți că mulți oameni folosesc astăzi filtre automate pentru a sorta corespondența. Prin urmare, titlul trebuie ales astfel încât o mașină să-l poată „citi”.

3. Scrisoarea trebuie să fie scurtă și structurată. Străduiți-vă pentru transparența maximă a sensului și claritatea prezentării, separați detaliile esențiale și minore. Este în interesul dumneavoastră ca, după ce ați citit o singură dată o scrisoare de afaceri, puteți înțelege cu ușurință atât esența problemei, cât și istoria problemei, sensul propozițiilor și natura acțiunilor așteptate de la destinatar. Materiale suplimentare(documente, tabele, fotografii) se trimit cel mai bine ca atasamente pentru a nu umfla textul mesajului; În acest caz, scrisoarea trebuie să indice ce fel de fișiere trimiteți.

4. Fii politicos. În orice scrisoare ar trebui să existe un loc pentru salut, adresă și semnătură (puteți activa adăugarea automată a acesteia la oricare dintre mesajele dvs.). De asemenea, trebuie să plasați accente semantice și emoționale - evitați stilul telegrafic. Chiar dacă corespondența se referă la o problemă sau un conflict presant, mențineți un ton respectuos. La urma urmei, în afaceri este important să nu jignești, ci să găsești o soluție. Reținerea și curtoazia sunt bune ajutoare în acest sens.

5. La scrisori trebuie să se răspundă! Și repede. Neînțelegerea acestui adevăr elementar implică o mulțime de neînțelegeri. Expeditorul ar trebui să știe că scrisoarea a fost citită și după un timp vă puteți aștepta la un răspuns semnificativ. În același timp, nu ar trebui să vă bazați în întregime pe autorespondere și notificări automate - scrieți o frază scurtă Apăsaţi. Dimpotrivă, la unele scrisori nu trebuie să se răspundă. În primul rând, pentru cei la care adresa dumneavoastră este în câmpul „Cc”: expeditorul dorește să fiți la curent cu corespondența sa cu o altă persoană. În al doilea rând, pentru cei la care adresa dvs. nu este deloc prezentă: aceasta înseamnă că autorul scrisorii a adăugat coordonatele dvs. în câmpul „Copie oarbă carbon” - adică intenționează să vă familiarizeze cu corespondența în secret de la destinatarul direct a mesajului.

6. Nu ștergeți textul scrisorii la care răspundeți. Este posibil ca răspunsul tău să fie recitit după un timp - poate chiar după câțiva ani. Multe companii au deja instalate sisteme de arhivare a e-mailurilor. Apropo, în țările în care e-mail din oficial societatea este recunoscută ca un document semnificativ din punct de vedere juridic, depozitare pe termen lung corespondența este o cerință legală. Nu avem încă acest lucru, dar practica este înaintea reglementărilor scrise. Privește fiecare scrisoare pe care o scrii prin ochii destinatarului. Aceasta este regula de bază a corespondenței de afaceri. Dacă îl urmați, destinatarii vor începe să vă evidențieze mesajele din flux.

7. Scrie corect. Erorile unice făcute într-o scrisoare sunt ofensatoare pentru destinatar, deoarece sunt percepute ca un semn de grabă sau neglijență. Și mai multe erori indică un nivel cultural scăzut al expeditorului și, de asemenea, - din moment ce despre care vorbim despre corespondența de afaceri – prezintă într-o lumină nefavorabilă și compania la care expeditorul lucrează.

• Afaceri
• Dezvoltare de sine
• Idei
• Calculatoare
• Povesti de succes

avtovsamare.ru - Afacerea mea - Francize. Evaluări. Povesti de succes. Idei. Munca și educație

Certificat de înregistrare a mass-media EL Nr FS 77 - 57771 din 18.04.2014.
Copyright © 2006-2017. Toate materialele sunt protejate prin drepturi de autor
Institutul de presă „BusinessGarant” este înregistrat de către Serviciul Federal de Supraveghere a Comunicațiilor, Tehnologiilor Informației și Comunicațiilor de Masă