Externalizarea finanțelor. Externalizarea contabilă - a fi sau a nu fi? Compania noastră și-a asigurat activitățile pentru o sumă semnificativă

Nu numai practica transmiterii curierului simplu sau munca de logistica la cheremul firmelor specializate, dar si atragerea de super-profesionisti, de exemplu, pentru serviciile de contabilitate. Multe companii aleg să externalizeze acest proces, deoarece este adesea mai ieftin decât angajarea contabililor interni. Nu este nevoie să vă faceți griji cu privire la acomodarea angajaților sau la dotarea locurilor de muncă ale acestora și puteți economisi și impozitele pe salarii. În același timp, calitatea muncii nu are de suferit; agențiile chiar susțin că calificările angajaților lor depășesc nivelul de pregătire a specialiștilor pe care și-l permit micile afaceri. În orice caz, firma de contabilitate se obligă să despăgubească integral clientul pentru pierderile asociate încasării agentii guvernamentale sancțiuni (amenzi, penalități), al căror motiv de acumulare a fost executarea necinstită a obligațiilor care decurg din contractul încheiat. Dar dacă propriul contabil al companiei care a comis infracțiunea va fi pedepsit depinde de decizia conducerii superioare.

Costul serviciilor de contabilitate

Setul standard de servicii de contabilitate furnizate de agenții include înființarea contabilității sau refacerea acesteia, contabilitatea, contabilitatea personalizată (un sistem de înregistrare a informațiilor despre asigurările și părțile finanțate ale pensiilor), contabilitatea personalului și a salariilor. În acest caz, tarifele serviciilor sunt determinate de numărul de tranzacții comerciale necesare. Costul serviciilor depinde și de schema de impozitare, de gradul de automatizare a contabilității, de numărul de angajați ai companiei, de prezența sucursalelor și de tipul de activitate. De exemplu, costul raportării zero variază de la 1,5 mii la 3 mii pe trimestru între diferitele companii. Prin urmare, beneficiile reale ale externalizării funcțiilor contabile ar trebui calculate cu atenție înainte de încheierea unui contract de servicii de contabilitate. Întrucât o companie mică, care angajează o duzină de persoane angajate într-un tip de activitate, se poate descurca cu o contabilitate independentă, ceea ce este ușor de realizat cu ajutorul unor programe speciale.

Alegerea unei companii de servicii

Atunci când alegeți o companie pentru servicii de contabilitate, unul dintre principalele criterii de evaluare ar trebui să fie fiabilitatea. O companie nesigură poate aduce multe probleme, de la erori în documente sau nerespectarea termenelor specificate în contractul de servicii de contabilitate, până la dezvăluirea de informații confidențiale. Prin urmare, ar trebui să vă asigurați că compania poate fi de încredere înainte de a o contacta. Acest parametru poate fi evaluat prin recomandările clienților, apartenența firmei la societăți profesionale (cum ar fi Camera Consilierilor Fiscali) și certificări. Fiabilitatea unei companii poate fi judecată și după vârsta acesteia: calitate superioară servicii oferă companiei o viață lungă. Domeniul a început să se dezvolte la începutul anilor 2000, când au fost înființate multe companii care acum sunt considerate lideri în activitățile lor.

Contract de servicii de contabilitate

Listele de prețuri vă pot spune multe despre o companie de contabilitate. Uneori, o ofertă mai scumpă la prima vedere include deja servicii importante pe care companiile cu tarife mai mici le oferă contra unei taxe suplimentare. De exemplu, unele companii plătesc separat pentru astfel de „lucruri mărunte” precum prezentarea documentației către client prin curier sau reprezentarea unui contabil. Prin urmare, la încheierea unui acord de servicii de contabilitate cu un birou care va cunoaște toate dezavantajele financiare ale companiei, merită să studiezi cu atenție toți termenii tranzacției, astfel încât economiile vizibile să nu ducă la ruină.

Ce determină costul externalizării serviciilor de contabilitate? Cine oferă externalizarea de înaltă calitate a contabilității și contabilității fiscale? Cum să alegi un contractant de servicii de contabilitate?

Bună ziua, cititorii site-ului HeatherBeaver! Anna Medvedeva vă urează bun venit. În articolul nostru ne vom uita la un nou concept pentru mulți - externalizarea serviciilor de contabilitate.

Articolul va fi util atât proprietarilor, cât și managerilor mari intreprinderi, și reprezentanți ai întreprinderilor mici și mijlocii.

Contabilitatea este o durere de cap constantă pentru manageri: schimbări constanteîn legislație, un contabil a greșit ceva în raportare sau pur și simplu a renunțat pe neașteptate. Ce să fac? Ar trebui să mă angajez să triez eu prin acești munți de hârtii?

De fapt, totul este mult mai simplu. Puteți externaliza contabilitatea către o companie terță, care va fi responsabilă pentru corectitudinea, acuratețea și actualitatea întregii contabilități și va trebui doar să semnați rapoartele și să nu vă faceți griji pentru nimic.

Să începem în ordine!

1. Ce este externalizarea serviciilor de contabilitate și când ar putea fi necesară?

Externalizarea este implicarea organizațiilor terțe în cooperare, care își asumă o parte din responsabilitățile în funcționarea întreprinderii. Aceasta se referă la acele domenii care nu sunt esențiale pentru activitățile organizației.

– acesta este un transfer complet de contabilitate pentru o întreprindere către o companie de outsourcing care este competentă în acest domeniu, sau către un singur specialist externalizat.

Principalele obiective și motive pentru trecerea la externalizare:

• reducerea riscului (amenzi, penalități sau chiar închiderea forțată a organizației);
• reducerea costurilor (care este deosebit de importantă în perioade de criză sau activitate financiară scăzută a întreprinderii);
• creșterea flexibilității afacerii;
• reducerea numărului de angajați cu normă întreagă;
• venituri mici ale companiei;
• incapacitatea de a menține spațiul de birou;
• deschiderea ramurilor;
• activitati ale companiilor straine.

Exemplu

O mare corporație germană își deschide o reprezentanță la Moscova. Neavând experiență de lucru în Federația Rusă și nefiind conștienți de toate complexitățile legislației financiare din Rusia, reprezentanții au ajuns la concluzia că a face contabilitate pe cont propriu ar fi dificil și neprofitabil.

După ce a analizat piața serviciilor de outsourcing, conducerea companiei s-a stabilit pe o companie potrivită, a semnat un contract și este încă mulțumit de cooperare până în prezent.

O inovație poate fi 100% justificată sau se poate dovedi a fi complet neprofitabilă. Prin urmare, trebuie să studiați bine problema. Și nu numai ideea în sine, ci și acceptabilitatea ei în cazul tău particular.

Avantajele și dezavantajele externalizării contabile:

№	Avantaje	Defecte
1	Reducerea costurilor de întreținere a unui departament de contabilitate cu normă întreagă (salarii, taxe, întreținere a spațiilor și echipamentelor, achiziționarea de programe speciale, dezvoltarea personalului).	Nu este foarte convenabil să controlezi menținerea înregistrărilor contabile, deoarece specialistul poate fi situat la distanță de tine.
2	Lipsa factorului uman (vacanțe, concedii medicale, concedii de maternitate și alte situații în care contabilul lipsește temporar).	Este posibil ca specialiștii terți să nu înțeleagă pe deplin specificul proceselor de producție ale companiei dvs.
3	Nivel ridicat de pregătire a specialiștilor în outsourcing, experiență vastă și conștientizare constantă a inovațiilor legislative.	Servicii de înaltă calitate sunt posibile numai în cooperare cu o companie de externalizare de încredere, care nu este foarte ușor de găsit.
4	Capacitatea de a concentra toate resursele companiei pe activitățile de bază.	Va trebui să stabiliți un proces de interacțiune cu compania de outsourcing și să vă dedicați ceva timp acestui lucru, sau chiar să alocați un angajat special pentru aceasta.

Veți găsi detalii suplimentare în articolul de recenzie „”.

2. Ce include externalizarea contabilă - trecerea în revistă a TOP 5 funcții principale

Apelând la serviciile unei companii de outsourcing, veți primi servicii complete de contabilitate pentru întreprinderea dvs., care nu se vor limita doar la menținerea raportării de rutină. Funcțiile unui externalizator sunt foarte diverse. Să ne uităm la cele principale.

Funcția 1. Prelucrarea și sistematizarea documentației primare

Aceasta este lucrul cu toate documentele necesare raportării. Facturi, facturi, certificate de finalizare a lucrărilor, extrase de cont, bonuri de vânzare, ordinele de plată, ordinele de primire și cheltuieli și alte documente sunt incluse în această listă.

În plus, corectitudinea executării și stocării documentelor primare intră întotdeauna în atenția autorității fiscale în perioada planificată sau inspecție neprogramată. Dacă există neconcordanțe cu legislația în vigoare, firma de outsourcing vă va pune în ordine arhiva.

Funcția 2. Crearea unui registru contabil primar

Acesta este un document în care datele documentației primare sunt reflectate sub orice formă. Registrele sistematizează informațiile, iar compilarea lor este o etapă pregătitoare înainte de raportare.

Registrul primar nu mai afișează datele originale, ci datele operaționale. De obicei, este compilat sub forma unui tabel în care sunt introduse toate datele din documentele primare.

Funcția 3. Automatizarea contabilității

Activitățile financiare ale unei întreprinderi sunt reflectate într-un număr mare de documente. Pentru a se asigura că toată documentația a fost păstrată în ordine corespunzătoare, a fost introdusă automatizarea obligatorie, iar contabilitatea a devenit poate primul său obiect.

În legislația financiară apar constant prevederi noi. O companie de outsourcing care este specializată doar în servicii de contabilitate este de obicei mereu la curent cu toate noutățile din industria sa și achiziționează rapid versiuni noi de programe de contabilitate.

Funcția 4. Menținerea documentației primare

Pentru a pregăti corect raportarea contabilă și fiscală, trebuie să puteți completa corect documentația primară. Abilități similare sunt necesare pentru a întocmi o listă completă a veniturilor și cheltuielilor organizației.

Menținerea documentației primare necesită o cunoaștere aprofundată a normelor, regulilor și metodelor de calcul al impozitelor. La urma urmei, întreaga latură financiară a întreprinderii tale depinde de asta.

Funcția 5. Întocmirea și depunerea rapoartelor fiscale

Codul Fiscal prevede ca raportarea să fie depusă în termene destul de stricte. Există și un formular special pentru completarea unei declarații fiscale. Atât primul cât și al doilea trebuie respectate cu strictețe.

Specialistii firmei de outsourcing, fiind la curent cu toate subtilitatile, vor amenaja totul conform standardelor. Dacă raportarea este trimisă către în format electronic, există un program special pentru el. În scris - prin scrisoare recomandată sau personal la organul fiscal.

3. Cum se trece la externalizarea serviciilor de contabilitate - instrucțiuni pas cu pas pentru oamenii de afaceri începători

Acum să vedem cum arată în practică întregul proces de transfer al contabilității către externalizare. In principiu, nimic complicat. Principalul lucru este acțiunea sistematică.

Pasul 1. Analizați starea afacerilor interne ale companiei

Primul pas este de a determina dacă este recomandabil să apelezi la serviciile unei companii de outsourcing. Adesea, problema nu constă în nivelul scăzut de calificare al personalului contabil, ci în organizarea proastă a muncii.

Aceasta poate fi o distribuție neuniformă a responsabilităților între angajați (unii sunt supraîncărcați și pur și simplu fizic nu au timp să facă totul, în timp ce alții stau inactiv). Sau alte departamente nu depun documentele necesare pentru prelucrarea ulterioară către departamentul de contabilitate la timp.

Pasul 2. Hotărâm să transferăm departamentul de contabilitate către o firmă contractantă

Acum este necesar să se determine diferența de remunerare a contabililor interni și a angajaților companiei de outsourcing. Pentru claritate, vă sfătuim să notați totul într-un tabel comparativ (de preferință în termeni financiari).

Care este costul serviciilor de contabilitate externalizate? Fie aceasta este complet contabilitate, fie tarif de bază, sau efectuarea unor operații individuale. Serviciile pot fi fie o singură dată, fie continue.

Opțiunea de externalizare parțială merită de asemenea avută în vedere. Cu toate acestea, practica arată că transferul întregii game de activități contabile către un externalizator vă permite să economisiți până la 40-60%.

Pasul 3. Selectați o companie de outsourcing

Alegerea trebuie abordată mai mult decât temeinic. Succesul întreprinderii dumneavoastră va depinde în mare măsură de cât de profesional funcționează compania de outsourcing.

La ce ar trebui să acordați o atenție deosebită atunci când alegeți o companie de outsourcing:

• faima, perioada de existență și reputația companiei;
• disponibilitatea unei perioade de testare;
• un contract competent din punct de vedere legal;
• garanție de confidențialitate;
• disponibilitatea unui audit expres gratuit;
• sistem flexibil de prețuri;
• reprezentarea de către companie a intereselor dumneavoastră în organele fiscale;
• posibilitatea de optimizare fiscală pentru dumneavoastră;
• nivel inalt pregătirea profesională a angajaților companiei de outsourcing;
• acces la contabilitatea online.

Pasul 4. Elaborați termenii contractului

Un contract de outsourcing este în esență un contract de servicii.

• lista serviciilor care urmează să fie furnizate;
• termenele limită pentru furnizarea de informații și rezultate;
• gradul de responsabilitate;
• conditiile de reziliere a contractului.

Enunțând clar toate punctele, evitând formularea care poate fi interpretată în două moduri, te vei proteja de posibile eroriși, prin urmare, obțineți cooperarea la cel mai înalt nivel.

Pasul 5. Încheiați un acord

Un contract de servicii de externalizare poate fi încheiat pentru diferite perioade. Acest lucru nu este reglementat de lege și depinde în întregime de sarcinile pe care le stabiliți. Când întocmiți contractul, notați și posibilitatea prelungirii (prelungirii) ulterioare a acestuia.

Vă recomandăm să prevedeți posibilitatea rezilierii contractului de către una dintre părți înainte de expirarea perioadei convenite cu despăgubiri pentru pierderi sau plata cheltuielilor efectuate. Aici merită să acordați o atenție deosebită condițiilor de transmitere a informațiilor.

Pasul 6. Comutați la un nou format de lucru

Costurile achitării serviciilor unei companii de outsourcing sunt considerate cheltuieli de management și sunt specificate în contract. În acest caz, taxa pe valoarea adăugată nu este luată în considerare.

Dacă pentru o anumită perioadă de timp înregistrările contabile nu au fost menținute din cauza absenței unui contabil șef, atunci specialiștii organizației de externalizare ar putea începe să restabilească contabilitatea. Trebuie doar să stipulați acest lucru în contract în prealabil.

Pasul 7. Organizați un mecanism de interacțiune și control cu ​​furnizorul

După semnarea contractului, trebuie să transferați toată documentația contabilă către compania de outsourcing. Acestea sunt contracte de cumpărare și vânzare, contracte de furnizare și servicii, comenzi de muncă, documente de achiziție de mijloace fixe și orice altceva.

Când se termină trimestrul? perioadă de raportare, trebuie să-l duci la Autoritatea taxelor documente relevante semnate. Atunci când o companie de outsourcing își depune raportul anual, este necesar să întocmești un registru general cu toate documentele pe care i le-ai furnizat în ultimul an. Toată această documentație vă este returnată împreună cu inventarul.

4. Externalizarea contabilă în condiții favorabile - trecerea în revistă a TOP 5 companii de servicii

După cum am menționat deja, ar trebui să alegeți o companie de outsourcing după o analiză deosebit de amănunțită. Am selectat mai multe companii și vă invităm să vă familiarizați cu istoricul lor.

se remarcă în primul rând prin faptul că bazează munca pe cel mai mult tehnologii moderne. Contabilitate online completă - de la procesarea documentației primare până la transmiterea rapoartelor.

Activitatea serviciului „Afacerea mea” este structurată astfel încât să fie ideală pentru sistemul fiscal simplificat, UTII, OSNO și Patent.

Vi se oferă o gamă de 4 tarife:

1. „Raportarea către Serviciul Fiscal Federal”- pentru antreprenorii individuali fără angajați. Se generează și se transmit rapoarte UTII sau zero conform sistemului simplificat de impozitare.
2. „Fără angajați”- pentru antreprenorii individuali și SRL-uri fără angajați. Se calculează impozitele și contribuțiile. Raportarea este generată și trimisă. Se întocmesc documentele primare și se emit facturi. Se efectuează contabilitatea depozitului. Au loc consultări cu experți.
3. „Până la 5 angajați”- pentru antreprenori individuali si SRL-uri cu pana la 5 angajati. Contabilitatea angajaților se adaugă la serviciile din tariful anterior.
4. "Maxim"- pentru antreprenorii individuali și SRL-uri cu până la 100 de angajați. Toate serviciile sunt similare cu tariful anterior, ținând cont de numărul de angajați.

Pe lângă faptul că serviciul însuși efectuează toate lucrările contabile, se ia în considerare și factorul timp. Toate operațiunile sunt efectuate instantaneu - încărcarea ordinelor de plată pentru a le trimite la bancă, generarea, verificarea și trimiterea rapoartelor, reconcilierea cu Serviciul Fiscal Federal pentru datorii, calcularea contribuțiilor, salariilor și a altor plăți.

Serviciu online absolut transparent - contabilitatea ta este întotdeauna deschisă pentru tine. Puteți monitoriza starea rapoartelor transmise și a plăților fiscale și puteți urmări notificările de la biroul fiscal. În plus, puteți emite în mod independent facturi către clienți și chiar puteți verifica fiabilitatea viitoarelor contrapărți.

Aplicatie mobila vă va ajuta să vă urmăriți complet mișcarea Bani pentru toate conturile curente. Adică, poți verifica oricând starea afacerilor tale.

Resursa oferă, inclusiv online, consultații extinse - de la un avocat, Specialist resurse umane si consultant fiscal. Accesând site-ul web Compania mea, puteți obține toate informațiile necesare.

În ciuda faptului că compania poartă întreaga responsabilitate pentru acțiunile sale, ea anunță, de asemenea, că toată răspunderea sa este asigurată pentru 100.000.000 de ruble. Cifrele sunt destul de impresionante.

2) „Contabilitate Plus”

Compania funcționează din 2009 și este specializată în contabilitate, fiscalitate și evidența personalului. Majoritatea Specialiștii Accounting Plus sunt membri ai Camerei Consultanților Fiscali și au experiență de lucru în agenții guvernamentale.

Gama de servicii oferite include servicii pentru clienți, contabilitate, managementul înregistrărilor de personal, rambursare TVA, suport pentru inspecții fiscale.

Serviciile sunt furnizate de orice entitati legaleși antreprenori individuali.

Gamă completă de contabilitate și servicii juridice. Compania funcționează de mai bine de 10 ani și angajează doar specialiști cu înaltă calificare care își îmbunătățesc constant nivelul profesional.

Abordare individuală a fiecărui client, flexibilă politica de pret iar relațiile pe deplin transparente cu clienții stau la baza cooperării firmei cu clienții săi.

Fiind o filială a 1C și membră a Asociației Afacerilor Europene, compania are aproximativ 200 de angajați și are deja peste 5.000 de clienți pe listă.

Externalizarea totală sau parțială de contabilitate, evaluare și consultații competente, precum și un calculator pentru calcularea prețului serviciilor direct pe site. Plus câteva bonusuri frumoase.

O gamă completă de servicii pentru organizarea, menținerea și restabilirea contabilității. Compania foloseste Cele mai noi tehnologiiși oferă suport de la distanță.

Lucrând din anul 2000, echipa Garant ARS se poate mândri cu experiența sa solidă și cu nivelul profesional ridicat. Compania este una dintre primele în domeniul său și este considerată un partener de încredere.

5. Cum să alegi un externalizator de încredere de servicii de contabilitate - 4 sfaturi utile pentru un începător

Chiar și atunci când contactați o companie de outsourcing pe baza unei recomandări, vă sfătuim să fiți vigilenți. Ascultă următoarele sfaturi.

Sfat 1. Verificați dacă furnizorul garantează confidențialitatea

Aceasta este una dintre cele mai serioase cerințe pentru serviciile de contabilitate. Acest lucru este foarte important, deoarece compania care se va ocupa de contabilitate va cunoaște toate nuanțele întreprinderii dumneavoastră.

Prin urmare, contractul trebuie să conțină în mod necesar o clauză privind condițiile de confidențialitate a informațiilor. Ca opțiune, puteți încheia un acord suplimentar.

Trebuie să obțineți o garanție de la externalizator că toate datele (fie pe hârtie sau în formă electronică) vor rămâne neschimbate și numai persoanele de încredere vor avea acces la acestea.

Sfat 2. Aflați despre disponibilitatea unei perioade de probă pentru furnizarea de servicii de contabilitate

Unul dintre semnele unei companii de renume este atunci când își poate permite să îți ofere o perioadă de probă pentru prestarea serviciilor contra unei plăți minime sau fără ea deloc, astfel încât să poți evalua nivelul muncii prestate.

Acest lucru nu va vorbi doar despre lucruri bune situatie financiara companie, dar și despre încrederea acesteia în calitatea serviciilor pe care le oferă. O companie serioasa stie ca economisirea unei perioade de testare duce adesea la pierderea unui potential client.

Sfat 3. Acordați atenție faimei și reputației companiei

Companiile bine stabilite există de cel puțin 10 ani, au mulți clienți mulțumiți și nu trebuie să-i caute, deoarece utilizatorii îi găsesc ei înșiși. Astfel de companii sunt, de asemenea, în stare bună cu autoritățile fiscale.

Deoarece concurența este mare, compania trebuie să mențină un nivel ridicat nu numai în cooperare cu alte organizații, ci și în cadrul organizației. Acest lucru este dezvăluit în timpul procesului de audit intern.

Opinia clienților independenți va ajuta foarte mult la evaluarea nivelului de muncă al companiei de outsourcing. Recenziile pot fi vizualizate pe site-ul companiei, pe forumuri, pe rețelele de socializare, în ratinguri profesionale, mass-media și alte surse.

Folosiți recomandări personale - probabil unul dintre cunoscuții sau partenerii dvs. de afaceri are deja experiență în această cooperare. Acordați o atenție deosebită recenziilor negative - cele pozitive pot să nu reflecte întotdeauna imaginea reală, dar cele negative sunt de obicei plauzibile (desigur, dacă există).

Vă recomandăm să vizionați un videoclip interesant și util despre ceea ce trebuie să căutați atunci când alegeți un outsourcer.

6. 4 reguli de aur pentru a lucra eficient cu un antreprenor

Pentru o interacțiune fructuoasă cu o organizație terță, nu este suficient doar încheierea unui acord competent din punct de vedere juridic și respectarea tuturor clauzelor acestuia. În orice cooperare, factorul uman joacă un rol important.

Regula 1: Combină încrederea și controlul

Deoarece vă încredințați înregistrările financiare unor profesioniști din afară, este firesc să existe încredere. Cu toate acestea, pur și simplu încrederea nu este un factor complet relevant pentru afaceri. De asemenea, trebuie precizat clar.

De obicei, contractul nu specifică personalul angajaților care se vor ocupa de contabilitatea dumneavoastră. În plus, acestea se pot schimba în timpul procesului. Daca este important pentru tine ca doar anumiti specialisti specifici sa lucreze cu firma ta, lista trebuie aprobata in contract.

De asemenea, specifică modul în care compania externalizatoare va raporta clientului. Nu este nevoie să cereți în mod activ implementarea strictă a acestui punct, dar nu trebuie să ignorați nici factorul de verificare. Sunteți client și aveți dreptul de a fi la curent cu toate operațiunile care se efectuează cu documentele dumneavoastră.

Regula 2. Delimitați clar responsabilitățile fiecărei părți

Acordul standard privind serviciile de externalizare prevede că firma de externalizare este pe deplin responsabilă pentru calitatea și promptitudinea lucrărilor efectuate. Dacă termenele sunt ratate, raportarea este întocmită incorect, calculele sunt făcute incorect - în orice un astfel de caz amenzile și penalitățile vor fi plătite de interpret.

Acest articol este destinat acelor manageri care au decis deja să-și externalizeze contabilitatea, precum și celor care nu au luat încă o astfel de decizie, dar doresc să studieze în prealabil întregul proces. Deci, atunci când transferați funcții contabile către o terță parte, trebuie să acordați atenție următoarelor puncte importante

Ce externalizați?

În primul rând, decideți ce veți externaliza - toată contabilitatea sau secțiunile sale individuale, de exemplu, doar pregătirea și transmiterea rapoartelor.

Dacă despre care vorbim despre o companie de afaceri mici cu o suma mica operațiuni de afaceri și un personal de 15 până la 100 de oameni, are sens direct să externalizezi complet departamentul de contabilitate. Proprietarii de companii mici sunt adesea tentați să-și facă propria contabilitate, dar, după cum spun ei, nu merită problemele - economiile vor fi nesemnificative, complet incompatibile cu timpul și efortul petrecut.

Dacă vorbim de o companie mijlocie cu un personal de până la 250 de persoane, atunci în acest caz puteți începe să transferați departamentul de contabilitate din secții separate. În unele cazuri, este mai ușor, din punct de vedere organizațional și psihologic. Responsabilitățile externalizatorului pot fi extinse treptat, iar apoi le puteți încredința să întrețină întreaga contabilitate a companiei.

Ce model este de preferat să fie implementat în țara dumneavoastră ar trebui discutat direct cu furnizorul de servicii. În această etapă, trebuie să găsiți un echilibru optim cu externalizatorii, în care 1) să reduceți costurile de întreținere a departamentului de contabilitate și/sau a departamentului de resurse umane, 2) dar să mențineți gradul dorit de control asupra proceselor contabile și analitice ale treaba ta.

Ce să includă în contract

Odată ce ați decis câte funcții contabile veți externaliza către o terță parte, precizați clar în contract întreaga listă de servicii pe care externalizatorul vi le va furniza.

Asigurați-vă că creați un program de evenimente cheie de afaceri care să permită companiei dvs. să funcționeze fără probleme. De exemplu, plătiți salariul de două ori pe lună: pe 25 - plata în avans, pe 15 - ultima plată pentru luna precedentă. Deci, borderourile de salariu salariile externalizatorul trebuie să vi-l prezinte spre aprobare cel târziu pe 21 și 11.

Acordați asupra criteriilor de cost, cantitative și de timp care vor fi utilizate de părți în evaluarea calității serviciilor.

Aflați cum puteți monitoriza și controla munca interpretului și faceți ajustări. Acum multe firme de contabilitate Ei folosesc sisteme online (CRM) pentru asta. Cu ajutorul lor, puteți urmări progresul muncii în timp real. Cu toate acestea, dacă preferați formatul tradițional, puteți fi de acord ca rapoartele să fie furnizate pe hârtie sau trimise prin e-mail.

Cea mai importantă problemă este confidențialitatea. Includeți în contract acele categorii de informații pe care le considerați confidențiale, precum și cercul persoanelor autorizate să aibă acces la astfel de informații și penalitățile pentru dezvăluirea acestora.

Asigurați-vă că discutați problema stocării documentelor: unde vor fi stocate - cu dvs. sau cu furnizorul. Dacă antreprenorul are, atunci care – toate documentele disponibile de la începutul activităților companiei dumneavoastră sau doar cele care vor apărea după externalizarea contabilității.

Problema împărțirii responsabilității este extrem de importantă: de ce anume ești responsabil, pentru ce este executantul; din ce moment incepe? Externalizatorii conștienți își asumă de obicei responsabilitatea pentru greșelile care sunt din vina lor. Adică dacă, să zicem, un externalizator gestionează complet raportarea dvs. și aceasta nu a fost transmisă la timp sau cu erori, atunci externalizarea plătește amenda datorată pentru aceasta. Sau, mai bine zis, te despăgubește pentru cuantumul amenzii, întrucât conform legii trebuie să o plătești anume. Cu toate acestea, dacă nu ați furnizat datele necesare raportării la timp și, ca urmare, a existat o întârziere, atunci este deja vina dumneavoastră. Pentru a evita situațiile controversate, toate aceste puncte trebuie enunțate clar. În plus, acestea trebuie să fie specificate în contract și să fie înțelese pentru dvs. și pentru antreprenor.

Notă!

În 2016, situațiile financiare trimestriale nu sunt depuse autorităților de reglementare. Dar aveți nevoie de raportare trimestrială pentru operațional contabilitate de gestiuneși luarea deciziilor strategice. Așadar, prevăd în contractul cu firma de outsourcing sfera rapoartelor contabile trimestriale interne și forma în care vi se vor prezenta. Aceasta poate fi o notă analitică care indică toți principalii indicatori în termeni de cost și cantitativ.

Dacă aveți obligații de împrumut către bănci, atunci cel mai probabil băncile așteaptă și raportări trimestriale de la dvs. De asemenea, ar trebui să informați externalizatorul despre acest lucru la începutul cooperării dumneavoastră.

Cum se transferă funcțiile contabile și documentele contabile

Când acordul este acceptat de ambele părți și semnat, puteți trece direct la transferul contabilității.

Primul lucru pe care trebuie să-l faceți în această etapă este să emiteți un ordin de modificare politica contabila compania dvs. În ea, înregistrați faptul transferului funcțiilor contabile către un terț, indicând data.

Apoi, trebuie să efectuați un audit expres al stării contabile (de regulă, acest lucru se face direct de către furnizor). Un audit expres include un audit al tuturor documentelor primare și contabile, compararea versiunii electronice a contabilității cu documentele primare reale.

Acest lucru trebuie făcut, în ciuda timpului suplimentar și, eventual, a costurilor financiare. Cert este că în timpul procesului de audit expres pot fi descoperite deficiențe în organizarea și întreținerea evidențelor contabile și fiscale. Dacă externalizați contabilitatea fără verificare prealabilă, atunci, în primul rând, este posibil situatii conflictuale. De exemplu, s-a făcut o greșeală în etapa dinaintea transferului și a avut anumite consecințe. Dai vina pe externalizator pentru asta, el incearca sa iti demonstreze ca nu are nimic de-a face cu asta. Poate că în cele din urmă veți ajunge la înțelegere reciprocă, dar veți pierde timp și efort cu asta și, după cum se spune, va rămâne un reziduu. În al doilea rând, orice erori nedetectate la timp duc în cele din urmă la un fel de pierdere.

Pe baza rezultatelor auditului expres și al auditului documentar se întocmește un act prin care se consemnează starea efectivă a evidenței contabile, fiscale și de personal din societate la momentul transferului. De asemenea, enumeră distorsiunile faptelor din viața economică (dacă există), inconsecvențele faptelor cu sistemul contabil, documentele lipsă și alte fapte identificate. În partea de recomandare a actului, externalizatorii înregistrează ceea ce trebuie restaurat în contabilitate, ce corecții trebuie făcute în evidențele contabile, fiscale sau de personal ale organizației, astfel încât acestea să devină fiabile. De asemenea, oferă recomandări privind elaborarea reglementărilor locale (comenzi, instrucțiuni, reglementări interne), care refac logica vieții economice a companiei.

După aceasta, puteți respira ușor în toate sensurile: atât pentru că procesul de transfer al contabilității este încheiat, cât și pentru că, în cele din urmă, sunteți complet sau parțial eliberat de contabilitate - această activitate intensivă, supărătoare și non-core.

Oricine o face activitate antreprenorială, știe că raportarea financiară este o parte importantă a afacerii. Nu afectează forma de proprietate pe care o are întreprinderea. In zilele noastre au aparut un numar imens de firme a caror activitate principala este furnizarea de servicii de contabilitate. Apariția lor pe piață s-a datorat cererii crescute de întreținere la distanță a documentației contabile.
Transferul funcțiilor contabile companii terțe, tocmai recent a provocat multe nedumerire și neîncredere. Cum ați putea încredința întreținerea aproape a întregii documentații financiare unor persoane care nu făceau parte din personalul companiei? Dar, timpul nostru dictează o conduită de afaceri transparentă și, prin urmare, nu există nimic care să vă ascundă indicatori financiari, mai ales dacă acestea sunt autorități fiscale. Externalizarea contabilă este o situație în care o companie „schimbă” sarcinile și funcțiile de zi cu zi ale propriului departament de contabilitate către o companie de contabilitate terță.
Externalizarea contabilă nu pregătește doar un raport pentru cineva oficiu fiscal. Aceasta este protecția și sprijinul său juridic complet în autoritățile fiscale. Șeful companiei și fondatorii nu trebuie să-și facă griji cu privire la documente; se pot concentra pe conducerea afacerii principale. Dar, cel mai important, acestea sunt beneficiile economice ale comenzii unor astfel de servicii. Adevărul este că modern situațiile financiare este în continuă schimbare și diferite autorități fiscale fac sistematic modificări și completări.
Pentru a evita orice sancțiuni pentru cea mai mică discrepanță, este necesar să se mențină un întreg colectiv de contabili, avocați și analiști financiari. În acest caz, întocmirea situațiilor financiare devine o sarcină ovală trimestrială, în care este implicat neapărat șeful companiei. Prin transferarea contabilității către firme specializate, compania își optimizează imediat costurile. La urma urmei, reducerea unui astfel de aparat uriaș se reflectă imediat în fondul de salarii.
Acest lucru eliberează o cantitate destul de colosală de spațiu, care poate fi folosit mai profitabil. Ei bine, și în consecință nu există costuri pentru echipamentele de birou obligatorii și software. Puteți calcula beneficiile indirecte din astfel de servicii după primul raport trimestrial. Într-adevăr, în acest caz, costurile de contabilitate sunt transferate la costul de producție, ca plată pentru serviciile unei organizații terțe.
Compania primeste nu doar contabilitate, ci un intreg personal de specialisti calificati care, pe langa contabilitate, pot presta servicii in domeniul monitorizarii deplasarii resurselor materiale si financiare, indeplinesc functiile unui departament de resurse umane si multe altele. Nu contează când are loc această tranziție contabilă. Chiar dacă societatea funcționează de o perioadă destul de lungă, documentația primară a companiei va fi prezentată în condițiile legii, până la documente de înregistrare.
Poți, desigur, să comanzi un serviciu unic, dar doar un serviciu complet cu abonament oferă o garanție a stabilității și a posibilității de dezvoltare a companiei. În acest caz, costul serviciilor de contabilitate va reflecta întreaga gamă de asistență oferită întreprinderii. Personalul companiilor specializate include întotdeauna analiștii financiariși specialiști în audit. Funcțiile mai avansate transferate conducerii unor astfel de companii fac posibilă primirea nu doar de rapoarte trimestriale, ci și de informații operaționale cu caracter lunar sau chiar săptămânal. Mai mult, acesta va fi însoțit de note analitice care caracterizează poziția reală a companiei într-o anumită perioadă de timp, o evaluare a perspectivelor sale de dezvoltare pe termen scurt, precum și o analiză a posibilelor planuri pentru o perioadă mai lungă.

1. Externalizarea în Rusia.

Externalizarea contabilă ca serviciu a apărut în Rusia relativ recent. Externalizarea contabilă este o situație în care o companie „schimbă” sarcinile și funcțiile de zi cu zi ale propriului departament de contabilitate către o companie de contabilitate terță. Trebuie remarcat faptul că cooperarea cu o companie care furnizează servicii de externalizare are o serie de avantaje incontestabile față de contabil cu normă întreagă. Potrivit agenției DISCOVERY Research Group (www.drgroup.ru), revizuire de specialitate volumul său variază de la 50 de milioane de dolari până la 100 de milioane de dolari.O astfel de răspândire semnificativă a estimărilor se datorează prezenței multor jucători mici care lucrează cu unul sau doi clienți, ale căror servicii sunt greu de luat în considerare atunci când se evaluează volumul total al pieței. Jucătorii mari, care au intrat pe piață relativ recent, nu au reușit încă să ia o cotă semnificativă. Cu toate acestea, conform previziunilor participanților de pe piață, în viitor ar trebui să existe o redistribuire a cotelor de piață în favoarea marilor companii.
Conform estimărilor unui număr de experți, astăzi aproximativ 5% din toate companiile rusești folosesc serviciile externalizatorilor (exclusiv antreprenori individuali sau deloc firme mici care apelează la serviciile contabililor individuali).
Piața abia începe să se formeze și este încă departe de stadiul de saturație; creșterea anuală ajunge la 50-60%. De exemplu, numărul clienților care doresc să primească servicii de salarizare crește cu 70% anual.
În Rusia, conform Unistaff Payroll Services, în 2007, aproximativ 250.000-500.000 de muncitori au primit salarii calculate de companiile de outsourcing. Experții sugerează că creșterea pieței în următorii 2-3 ani va fi ca o avalanșă, numărul de angajați „calculați” va crește la 1-1,5 milioane de oameni. Cea mai mare piață din Rusia este piața de la Moscova: conform participanților pe piața serviciilor de contabilitate, există peste 100 de firme specializate în acest tip de servicii în Moscova, în timp ce doar unele dintre cele mai mari centre regionale numărul lor poate ajunge la 30-40.
Potrivit experților, cele mai mari companii care operează pe piața de externalizare a serviciilor de contabilitate sunt: ​​Intercomp, Unistaff, UCMS Group și BDO UBS - mari și midwestern și companiile rusești să-i considere principalii furnizori de servicii de externalizare.
În primul rând, externalizarea este relevantă atunci când cifra de afaceri nu este încă suficientă pentru a susține un personal complet de angajați, când volumul de muncă asigură doar angajare parțială. Pentru companiile care operează, aceasta este o perioadă de tranziție sau criză, când sunt necesare modificări ale structurii actuale pentru a continua operațiunile.
Un alt stimulent poate fi creșterea afacerii, în urma căreia sarcina și costurile proceselor non-core cresc semnificativ, precum și dificultățile de angajare. personal profesionist. Când decideți să treceți la externalizare, ar trebui să înțelegeți că tranziția este eficientă în general efect pozitiv din inovare depăşeşte costurile creării acesteia

2. Tendințele moderne aplicarea externalizării contabile.

Recent, externalizarea contabilității a devenit din ce în ce mai populară în străinătate și în Rusia. Transferul contabilității și contabilității fiscale către o societate specializată pentru management are loc fie integral, fie parțial, în funcție de o serie de factori. Principalul punct al externalizării este transferul proceselor de rutină și non-core către o terță parte, ceea ce vă permite să vă salvați propriile resurselor de muncă pentru sarcini de afaceri mai importante. Până de curând, acest concept era aplicabil numai pentru Procese de producție. Cei mai mari producători occidentali de echipamente, îmbrăcăminte și alte bunuri și-au transferat liniile de producție în țări cu ieftine forță de muncă, concentrându-se pe rezolvarea problemelor strategice și inovatoare. Recent, nu numai în străinătate, ci și în Rusia, acest tip de externalizare precum contabilitatea a devenit din ce în ce mai popular. Transferul contabilității și contabilității fiscale către o societate specializată pentru management are loc fie integral, fie parțial, în funcție de specificul activităților companiei, sarcinile, cantitatea și calitatea specialiștilor și buget.
Devenind un consumator de servicii de outsourcing, organizația client are oportunitatea de a se concentra asupra activității sale de bază, deoarece acordul de outsourcing este încheiat în mod special pentru domeniile non-core ale activităților organizației. Transferarea unei părți din muncă către externalizare vă permite să reduceți costurile, deoarece adesea serviciile unui externalizator sunt mult mai ieftine decât întreținerea propriului personal. Externalizarea contabilă a fost utilizată în principal de organizațiile străine care operau în Rusia, precum și de întreprinderile mixte. Aceasta este mai degrabă o măsură necesară: la urma urmei, oamenii de afaceri străini nu sunt întotdeauna bine versați în toate complexitățile legislației ruse. Totuși, acum din ce în ce mai mult oameni de afaceri ruși utilizați externalizarea contabilă, care oferă servicii de refacere, întreținere a evidenței contabile și fiscale, optimizare a plăților impozitelor, pregătirea raportărilor intermediare și anuale, precum și relațiile cu autoritățile fiscale.
Avantajele transferului de funcții pentru transformarea raportării către o terță parte sau menținerea contabilității de către profesioniști sunt evidente. Ca urmare a acestui tip de externalizare financiară, o companie poate:
- creșterea atractivității investiționale a companiei prin creșterea transparenței
- transforma departamentele de contabilitate ale companiilor din grup intr-un mecanism unic, fara probleme
- eliberați-vă de procesele contabile individuale care necesită multă muncă și dedicați-vă timpul afacerii
- asigurarea confidentialitatii la calculul salariilor
- primiți sfaturi despre consecințe fiscale tranzactii si executarea acestora
- primiți sprijin juridic într-un litigiu fiscal
- nu vă faceți griji pentru schimbarea privată a contabililor din companie
Este ușor să treci la contabilitate pe cont propriu, după ce ai primit metodologie și suport tehnic externalizator
Costul serviciului este comparabil cu costurile forței de muncă ale unui contabil șef sau ale unui mic departament de contabilitate. Totodată, organizarea contabilității la o întreprindere cu implicarea unei firme specializate prezintă o serie de avantaje.
Clientul nu cheltuiește bani pentru întreținerea locurilor de muncă ale contabililor (echipamente de birou, documentație, Consumabile, literatură specială, seminarii etc.);
Clientul nu se va confrunta cu o problemă atunci când singurul său contabil nu se află la momentul potrivit la fața locului, întrucât într-o organizație de contabilitate are de-a face nu cu un singur contabil, ci cu o echipă - departamentul de contabilitate, condus de un contabil senior;
Clientul are acces la avocați și auditori profesioniști cu care se poate consulta cu privire la desfășurarea optimă a unei anumite tranzacții din punct de vedere al fiscalității, dreptului civil etc.;
Clientul nu își face griji cu privire la livrarea documentelor necesare (aceasta este sarcina curierilor externalizatorului);
Contractantul este responsabil pentru transmiterea cu întârziere a rapoartelor (dacă clientul a furnizat totul la timp Documente necesare pentru prepararea acestuia);
Clientul poate deduce TVA la serviciile unei firme de contabilitate;
Clientul nu este preocupat de problemele legate de cifra de afaceri și volumul de muncă al personalului contabil.
Spre deosebire de serviciile de contabilitate furnizate de furnizorii externi, externalizarea contabilă este o formă de interacțiune în care o companie externă este inclusă în procesele de lucru ale companiei client ca unitate funcțională integrală, rămânând în același timp independentă organizațional și juridic. Experții străini în domeniul externalizării notează că, împreună cu transferul de anumite functii financiare, care sunt adesea efectuate de un externalizator în fiecare zi, controlul acestor funcții și procese este de obicei transferat.
Potrivit experților de la Institutul de Outsourcing, SUA, cea mai mare creștere în outsourcing, ca tip de optimizare neobișnuit de dinamică a activităților întreprinderii, se manifestă prin externalizarea proceselor de afaceri din domeniul financiar și contabil. Un studiu efectuat pe 600 de firme de către Asociația Americană de Management a arătat că până la acel moment, 1/5 dintre firmele chestionate au externalizat cel puțin o parte din operațiunile lor financiare și contabile, iar 4/5 dintre firme și-au externalizat unele dintre funcțiile administrative.

Concluzie

Spre deosebire de serviciile de contabilitate, care sunt adesea de natură episodică, externalizarea contabilă este o strategie pe termen lung care presupune o restructurare majoră a proceselor de afaceri din cadrul companiei. Experții din diverse companii nu sunt de acord cu privire la cât de gravă poate fi această restructurare a proceselor de afaceri. Cu toate acestea, cei mai mulți dintre ei sunt de acord că stabilirea proceselor de interacțiune și a fluxului de documente este o componentă importantă a succesului externalizării într-o întreprindere. Externalizarea contabilă nu trebuie clasificată ca un serviciu. Orice întreprindere poate avea sute de furnizori, dar există un singur externalizator pentru fiecare funcție transferată.

O altă formă comună de suport contabil într-o întreprindere - implicarea unui contabil independent - nu poate fi clasificată drept externalizare a contabilității, întrucât furnizorul de servicii în acest caz este un individși în mod obiectiv nu poate avea propria infrastructură necesară pentru a asigura și susține procesele de interacțiune în afaceri și este, de asemenea, lipsită de o serie de alte capacități ale unei companii specializate. Chiar și cu volum de muncă egal și calitate comparabilă a muncii, companiile specializate au un avantaj față de profesioniștii individuali. Datorita avantajelor outsourcing-ului contabil enumerate mai sus, putem concluziona ca externalizarea este o solutie foarte relevanta la problemele cu care se poate confrunta un antreprenor.

Acest articol este atât de unic, încât nu am putut găsi niciun serviciu legat de el!

Serviciile de contabilitate la distanță sunt unul dintre cele mai populare servicii în rândul întreprinderilor mici și mijlocii. Popularitatea sa se datorează mai multor factori:

• economii la menținerea contabililor în personal;
• rezolvarea de înaltă calitate și promptă a tuturor problemelor, ținând cont de schimbările din cadrul de reglementare;
• garantarea despăgubirii pierderilor în cazul erorilor de raportare;
• munca permanenta, fara concedii, concediu medical, concediu de maternitate, concediu etc.

Controlul tranzacțiilor financiare, pregătirea și transmiterea documentației de raportare, suport de personal - toate aceste procese preiau atenția și timpul managerilor dacă sunt efectuate de angajați cu normă întreagă. Încredințând suportul contabil unei organizații terțe responsabile, puteți crește eficiența companiei și puteți economisi semnificativ. În același timp, beneficiați de garanția unui serviciu de înaltă calitate și confidențial.

De ce să alegi Finabi?

Compania noastră operează pe piața serviciilor de contabilitate de mai bine de 15 ani, deservind organizațiile din Moscova. Personalul nostru angajează doar specialiști cu experiență, în ale căror calificări suntem complet încrezători. Ne puteți contacta pentru contabilitate fiscală, de personal și financiară. Încredințând aceste sarcini birocratice specialiștilor noștri, veți putea dedica mai mult timp dezvoltării afacerii dumneavoastră în ansamblu.

Serviciile de contabilitate din Moscova de la compania Finabi sunt, în primul rând, de încredere. Avem o înaltă autoritate în domeniul nostru și prețuim încrederea binemeritată.

Riscurile financiare ale clienților noștri sunt minimizate datorită „controlului triplu al calității”. Supraveghează activitatea fiecărui contabil Contabil șef, iar totul este asigurat prin asigurarea activităților noastre cu o garanție de despăgubire a amenzilor, dacă, brusc, acestea au fost impuse de autoritățile de reglementare din vina noastră. Puteți avea încredere în securitatea dumneavoastră juridică și financiară.

Contactându-ne, economisiți în găsirea unui contabil și reduceți la zero riscurile din cauza acțiunilor neprofesionale ale unui specialist slab pregătit.

Ce includ serviciile de contabilitate?

Angajații noștri sunt specializați în contabilitate. servicii în diverse domenii de activitate (comerț, construcții, locuințe și servicii comunale, transport de mărfuri, benzinării etc.). Aceasta înseamnă că ei sunt conștienți de particularitățile contabilității în multe domenii și își aplică efectiv cunoștințele în practică.

Asistența profesională în contabilitate include:

• generarea documentației primare;
• întocmirea registrelor contabile și fiscale;
• contabilitate fiscală;
• mentinerea rapoartelor si transmiterea lor la timp;
• suport de personal;
• sistematizarea fluxului de documente;
• impozit şi contabilitate etc.

Lista completă a serviciilor depinde de forma de proprietate, sistemul de impozitare, tipul de activitate și alte caracteristici ale organizației clientului. Dacă este necesar, specialiștii noștri sunt pregătiți să întreprindă restabilirea preliminară a contabilității.

Cooperarea cu Finabi înseamnă o absență completă a plăților ascunse și de neînțeles. Tarifele noastre sunt simple și transparente. Acestea trebuie convenite cu clientul și înțelegeți pentru ce plătiți.

Pe baza unor raportări actualizate și bine scrise, managerul va fi capabil să ia decizii în cunoștință de cauză, să evite riscurile comerciale și pericolele tendințelor negative în dezvoltarea companiei sale în timp util.

Cum se desfășoară serviciul de contabilitate?

Doriți să comandați servicii de contabilitate de la profesioniștii Finabi? Lăsați o cerere sau sunați-ne.

• O sa discutam serviciile necesare iar noi vom selecta pachetul optim pentru tine.
• Vom conveni asupra condițiilor de asistență și vom documenta în contract.
• Ne vom ocupa de documentele companiei tale.

Serviciile profesionale de contabilitate vă vor permite să uitați de penalitățile pentru nedepunerea rapoartelor în timp util sau incorecte. După încheierea contractului, suportul contabil nu se oprește niciodată. Aceasta înseamnă că specialiștii noștri nu se vor îmbolnăvi în cel mai inoportun moment, nu se vor renunța sau își vor lua o vacanță. Îl poți contacta oricând, chiar dacă verificarea vine pe neașteptate. Și dacă dintr-o dată nu lucrați bine cu contabilul dvs. personal, îl vom înlocui cu altul.

Specialiștii companiei noastre vă vor sfătui cu privire la orice probleme juridice, contabile și fiscale care apar adesea în legătură cu reglementările legale în continuă schimbare. Chiar și în etapa negocierilor inițiale, înregistrăm caracteristicile organizației clienților și studiem cu atenție cerințele și solicitările clientului. În plus, puteți comanda optimizare fiscală și planificare fiscală. Schema pe care o propunem va fi cu adevărat optimă și eficientă.