Scrisoare de garantie pentru plata serviciilor prestate. Scrisoare de garanție la adresa legală (exemplu)

O scrisoare de garanție are scopul de a oferi destinatarului garanții scrise care confirmă promisiunile sau condițiile, intențiile sau acțiunile expeditorului, într-un fel sau altul legate de interesele destinatarului.

Scrisoarea de garanție poate fi adresată organizației sau unui individ. Cuvântul „garanție” în sine poate să nu apară în textul scrisorii, cu toate acestea, scrisoarea va rămâne un document care conține garanții. O scrisoare de garanție poate garanta, de exemplu, plata lucrărilor efectuate, calendarul lucrării, calitatea lucrării, calitatea bunurilor furnizate, momentul livrării acesteia, plata produselor primite etc. de multe ori, astfel de garanții sunt necesare dacă una dintre părți nu. Sunt încrezător că anumite acorduri vor fi implementate. Aceste puncte pot forma conținutul întregii scrisori sau pot fi o componentă a acesteia. Scrisorile de garanție au un caracter juridic distinct, corespunzând ca statut documentelor de natură contractuală, adică contractelor și acordurilor suplimentare.

Cel mai adesea, scrisorile de garanție sunt furnizate pentru a confirma plata. În acest caz, este obligatoriu să se indice o referință la numerele de contract sau de factură conform cărora trebuie efectuată plata. În același timp, scrisoarea de garanție poate fi un document pentru terți. De exemplu, la înregistrarea unei persoane juridice, este suficient scrisoare de garantie să furnizeze o adresă legală, deoarece încheierea unui contract de închiriere de birouri nu este posibilă. O scrisoare de garanție poate fi acceptată și de o bancă ca garanție pentru un împrumut. Scrisoarea în acest caz va fi o confirmare că destinatarul va primi suma necesară pentru rambursarea acesteia.

O scrisoare de garanție se distinge prin claritate, acuratețe și formulare lipsită de ambiguitate - deoarece se ocupă de furnizarea de garanții destinatarului în numele și în numele unei organizații sau funcționar. Indică în mod necesar tipul de operație și uneori procedura completă care va fi efectuată.

Scrisorile de garanție pot începe cu o declarație a esenței garanțiilor oferite destinatarului, de exemplu: „Cu această scrisoare garantăm...”. În alte cazuri, scrisoarea de garanție poate conține o declarație a motivelor care au stat la baza intenției autorului de a-și declara disponibilitatea de a oferi destinatarului anumite garanții. În această opțiune, declarația corespunzătoare este formulată în partea finală, de exemplu: „Garantez plata” sau „Garantăm plata la timp și integrală”.

O trăsătură caracteristică a acestui tip de scrisori este prezența, alături de semnătura autorului (de obicei, directorul organizației), a semnăturii funcționarului care este direct responsabil pentru probleme financiare sau de altă natură monetară. Dacă o scrisoare de garanție este trimisă ca obligație de plată pentru o achiziție, serviciu prestat etc., atunci scrisoarea trebuie să indice datele bancare ale organizației plătitoare.

Frazele tipice ale unei scrisori de garanție includ următoarele:

• Garantam...
• Vă garantăm că...
• Compania partenera garanteaza...
• Confirmăm că vom efectua plata
• Vă rugăm să trimiteți la adresa noastră ramburs la livrare...
• Plata la timp... garantam...
• Garantam prin prezenta...

Regulile pentru emiterea unei scrisori de garanție respectă reguli generale clearance-ul .

O scrisoare de garanție este emisă atunci când una dintre părțile la tranzacție se îndoiește de solvabilitatea și onestitatea celeilalte, chiar dacă acordul a fost încheiat în conformitate cu toate normele și reglementările legale.

Situațiile frecvente în care sunt solicitate scrisori de garanție sunt:

• obligația de plată pentru bunurile primite, munca efectuată, serviciile prestate;
• garanția furnizării informatie necesara(de exemplu, furnizarea unei adrese juridice în timpul înregistrării unei persoane juridice);
• confirmarea intențiilor viitoare (de exemplu, o garanție a încheierii unui acord principal de cooperare în viitor).

IMPORTANT! O scrisoare de garanție nu este un document comercial.

Raspunde de intocmirea si implementarea garantiilor

Compilatorul sau expeditorul responsabil este partea care își asumă responsabilitatea pentru îndeplinirea anumitor obligații.

Cerințe de înregistrare

Fiecare scrisoare de garanție trebuie să respecte cerințele privind fluxul de documente:

Cum sa scriu?

Cel mai important este să menționezi în scrisoare toate condițiile importante privind obligațiile de îndeplinit. Altfel, scrisoarea nu va avea sens. Să ne uităm la cele mai utilizate tipuri de scrisori de garanție.

La amânarea plății către furnizor

Aceasta este o garanție financiară. Expeditorul solicită plata amânată și se obligă să efectueze plata la timp pentru bunurile primite (muncă efectuată, servicii prestate).

Structura unei scrisori de garanție pentru plata amânată:

1. Număr de ieșire, data.
2. Titlul documentului.
3. Textul scrisorii:
   • numele inițiatorului și al destinatarului, indicând detalii juridice(De exemplu, SRL „AAA” solicită OJSC „A1” să ofere o plată amânată pentru(indicați detaliile documentului în baza căruia a luat naștere obligația de plată));
   • Puteți indica (dar nu neapărat) motivul pentru care este imposibil să efectuați plata la timp (de exemplu, Nu putem efectua plata în termenul stabilit prin contract din cauza...);
   • suma de bani pentru care se solicită amânarea și data până la care se va efectua plata (de exemplu, Prin această scrisoare garantăm efectuarea plății în sumă de…. la ZZ.LL.AAAA).
4. Numele complet, funcția, semnătura managerului și contabilului.

Despre livrare

Expeditorul se obliga sa livreze marfa de calitate corespunzatoare in termenele specificate in contract si in cantitatea convenita.

Structura:

1. Este recomandabil să folosiți antet companiei.
2. Număr de ieșire, data.
3. Titlul documentului.
4. Textul scrisorii:
   • numele furnizorului și destinatarului cu detalii;
   • detaliile documentului care stau la baza livrării;
   • puteți indica numele și cantitatea mărfurilor garantate pentru livrare (de exemplu, 10 bucati. tablete Lenovo), Dacă articole de marfa mult, doar faceți o referire la numărul facturii și atașați o copie a acesteia la scrisoare;
   • data la care bunurile vor fi livrate destinatarului.
5. Numele complet, funcția și semnătura managerului și contabilului.
6. Numele complet și informațiile de contact ale interpretului.

Modalitati de primire a unui document de catre destinatar

Scrisorile de garanție trebuie furnizate în persoană destinatarului în două exemplare astfel încât copia expeditorului să fie marcată cu numărul de intrare și data livrării. Căi alternative livrarea scrisorilor de garantie sunt: ​​scrisoare recomandata cu confirmare de primire prin posta, trimitere serviciu de curierat cu notificare de livrare.

Scrisorile de garanție întocmite corect pot fi utilizate și recunoscute de autoritățile judiciare ca probe directe.

SCRISOARE DE GARANTIE

STK-Lab LLC (denumit în continuare „Proprietarul”) garantează prin prezenta furnizarea de spațiu de birou cu suprafata totala ___ mp. m. ca adresa locației directorului general Ivan Ivanovici Ivanov (unic organ executiv) a Societății înregistrate cu răspundere limitată„Vasiliok” (denumit în continuare SRL „Vasilyok”). Adresa sediului furnizat: 124482, Moscova, st. Takaya, 1, birou 17.

La trecerea lui Vasilek SRL înregistrare de stat Se va incheia cu firma un contract de inchiriere pentru spatiu de birouri situat la adresa de mai sus.

Proprietarul garantează că spațiile îi aparțin în mod legal și că pot fi închiriate liber fără a încălca interesele nimănui, precum și legislația Federației Ruse.

Se anexează o copie a certificatului de înregistrare de stat a dreptului de proprietate asupra imobilului, seria ___ Nr. __________ datat zz.ll.aaaa pe 1 filă.

Notă: Scrisoarea este pregătită pe antetul Proprietarului. Detaliile Locatorului trebuie să includă contacte prin care angajații autorității de înregistrare să poată contacta Locatorul și să verifice din nou informațiile specificate în scrisoare.

Atunci când companiile interacționează între ele, precum și cu persoane fizice, devine adesea necesară întocmirea unei scrisori de garanție conform unui anumit eșantion. Nu există legi cerințe specifice la un astfel de document, prin urmare fiecare companie are dreptul de a alege o formă sau alta. Cum să-l compune corect, precum și exemple reale scris – mai departe.

La întocmire, trebuie avut în vedere că, indiferent de eșantionul specific, acest document confirmă anumite fapte care sunt indicate în text, de exemplu:

• intenția de a semna un acord (deseori se întocmește și un acord preliminar în acest scop);
• informații despre contul bancar;
• garanţii de îndeplinire a anumitor obligaţii.

Este întotdeauna semnat de șeful companiei. Alături de acesta, poate semna și deputatul, la fel ca oricare altul executiv, care este responsabil și de îndeplinirea obligațiilor (de exemplu, contabil șef).

NOTĂ. Indiferent de eșantionul specific, scrisoarea de garanție este întotdeauna tipărită pe antetul companiei, care conține informații de contact și numele complet al instituției. De regulă, sigiliul companiei este aplicat și pe document.

Pentru o pregătire corectă, puteți urmări orice probă. Conținutul unui anumit document, de regulă, depinde de cazul specific, dar ar trebui să conțină următoarele informații:

• data întocmirii și numărul de referință, care este înregistrat în jurnalul special al companiei;
• numele destinatarului, precum și numele complet director general firma sau alt angajat căruia i se trimite;
• titlul documentului este de obicei subiectul în sine;
• apoi urmează textul, care este compilat concis și extrem de specific (de regulă, întregul text se încadrează pe 1 pagină tipărită);
• în cazul în care la scrisoarea se anexează documente care confirmă faptul garanției, se completează rubrica „Atasamente”, indicând denumirea acestor documente, cantitatea și tipul acestora (original sau copie).
• la final se indică funcția și prenumele, prenumele și patronimul salariatului care l-a întocmit;
• Apoi se pun data și semnătura.

NOTĂ. Dacă un angajat acționează în baza unei împuterniciri, el indică detaliile acestui document și, de asemenea, anexează o copie a procurii. În acest caz, sigiliul companiei nu este de obicei aplicat.

feluri

În prezent, în fluxul documentelor de afaceri s-a dezvoltat o anumită practică de scriere, pe baza căreia se pot defini mai multe tipuri de acest document:

Formă și exemple

În forma sa cea mai simplă, eșantionul include doar cele mai de bază secțiuni, și anume:

• cui i se adresează;
• cine l-a compilat;
• conţinut;
• data, semnătura și sigiliul.

Dacă despre care vorbim despre plata bunurilor care sunt acest moment testat pentru a lua o decizie finală dacă să cumpărați sau nu, puteți utiliza acest eșantion.

În unele cazuri, are un nume diferit, de exemplu, „Programul de plată a obligațiilor de împrumut”. Atunci este important doar să înregistrați programul de rambursare - adică. termeni și sume.

Dacă un angajator oferă o garanție pentru a angaja un cetățean, exemplul ar arăta astfel:

Reguli de compilare și proiectare

Indiferent de eșantionul specific, la compilarea acestuia, este recomandabil să se procedeze de la următoarele reguli:

1. Stilul de prezentare este doar formal de afaceri.
2. Volumul nu mai mult de 1-2 pagini tipărite
3. Nu este de dorit să se folosească în text structuri sintactice complexe care îl fac dificil de înțeles.
4. Orice greșeală gramaticală este inacceptabilă.
5. Întrucât scrisoarea trebuie să garanteze anumite acțiuni pe care partea intenționează să le efectueze, acestea ar trebui scrise într-un paragraf separat și evidențiate în moduri diferite (italice, aldine sau font mai mare).
6. Textul promisiunii în sine trebuie să fie extrem de specific - de exemplu: „Promitem să plătim pentru serviciul de conexiune la Internet în conformitate cu contractul de servicii cu plată din 22 mai 2014, cel târziu la 30 noiembrie 2017” (și nu în noiembrie a acestui an).

Este important să vă consolidați garanția prin susținerea acesteia cu dovezi documentare adecvate, dacă este posibil.

Întotdeauna compilat în 2 exemplare, fiecare fiind semnat de Directorul General și timbru albastru. Un exemplar rămâne în custodia expeditorului și este înregistrat în jurnalul de flux de documente.

metode de livrare

• personal împreună cu curierul;
• prin scrisoare recomandată cu confirmare de livrare;
• prin scanarea unui document prin e-mail– în acest caz, este important să înțelegeți că originalul care este scanat sau fotografiat este trimis.

Nu se trimite prin fax, deoarece în acest caz nu se știe întotdeauna cât de bine va fi tipărit și dacă va ajunge la un anumit destinatar.

Forța juridică

Indiferent de conținutul textului, precum și de mostra pe care a fost întocmit, actul are forță juridică. Cu toate acestea, responsabilitatea specifică este asociată cu acele obligații care sunt indicate în text:

1. În cele mai multe cazuri, se întocmește ca o declarație de intenție că societatea va încheia un contract în viitor în anumite condiții. Atunci se consideră că entitateși-a exprimat doar intențiile, pe care le poate refuza. Prin urmare, în acest caz are doar un caracter informativ.
2. Ele sunt întocmite și în cazurile în care firma își confirmă intenția de a plăti pentru un produs sau serviciu pentru o anumită perioadă de timp. Este imperativ să se furnizeze legături către anumite acorduri și alte documente între contrapărți.
3. Se întocmește și pentru o bancă atunci când societatea confirmă existența obligațiilor de datorie și intenția de a efectua următoarea plată sau de a rambursa întreaga datorie până la o anumită dată.

În ultimele 2 cazuri, firma care a întocmit nu numai că își declară intenția de a plăti pentru un produs, serviciu sau obligație financiară, dar garantează și că va face acest lucru într-o anumită perioadă de timp. Prin urmare, un astfel de document are putere juridică deplină. În consecință, a doua parte poate folosi scrisoarea ca probă suplimentară dacă este nevoie de un proces.

În relațiile comerciale, apar destul de des situații când unul dintre parteneri nu poate plăti imediat pentru un produs sau serviciu. Puteți obține o plată amânată în diferite moduri, de exemplu, prin intrarea în acord suplimentar cu furnizorul, obțineți un împrumut sau capital împrumutat, efectuați o achiziție în rate sau emiteți o garanție documentară. Un exemplu de scrisoare de garanție actuală pentru plata mărfurilor poate fi descărcat la sfârșitul articolului.

De fapt, documentul nu are forță juridică semnificativă și nimic nu împiedică cumpărătorul să încalce promisiunea scrisă de a plăti la timp. Cu toate acestea, acest tip de documentație poate:

• restabilirea termenului de prescripție, adică GP confirmă că debitorul recunoaște și acceptă datoria;
• compensează absența unui contract încheiat, de exemplu, dacă bunurile au fost livrate, dar contractul nu a fost încă semnat, atunci „garanția” va exclude probleme juridice;
• corectarea erorilor contractuale, de exemplu, dacă un acord între parteneri a fost încheiat de o persoană neautorizată, atunci medicul de familie va elimina pata legală.

În unele cazuri, furnizorul poate solicita în mod independent o scrisoare de garanție pentru plată (o mostră poate fi descărcată gratuit la sfârșitul articolului), chiar dacă termenii contractului nu se aplică. De exemplu, este necesară furnizarea unei garanții către terți ca confirmare a termenelor de livrare și de plată.

Prezența unui astfel de document nu exonerează părțile de responsabilitate și de îndeplinirea termenilor acordurilor încheiate. De exemplu, dacă prin contract cumpărătorul este obligat să plătească pentru produse în termen de 10 zile, dar a indicat 35 de zile în garanție, atunci furnizorul are dreptul de a accepta termenii GP, dar în același timp percepe o penalitate. pentru încălcarea termenelor de virare a plății pentru produsele furnizate.

Procedura de întocmire a unei „garanții”

Nu există un formular unificat pentru întocmirea unei scrisori de garanție. Instalare formă unică lipsit de sens, întrucât în ​​fiecare caz conținutul și textul cererii-garanție sunt determinate în individual. Vă sugerăm să utilizați un exemplu de formular de scrisoare de garanție de plată ( îl puteți descărca gratuit).

Întocmim garanția pe o coală A4; se acceptă utilizarea antetului organizației. În continuare respectăm reguli simple:

1. În primul rând, notăm numele și adresa destinatarului „garanției”, indicăm, de asemenea, funcția șefului companiei și numele complet al acestuia.
2. Indicăm denumirea documentației, eșantion: „scrisoare de garanție la plata mărfurilor”.
3. Descriem în detaliu condițiile și esența recursului. ÎN obligatoriu Indicăm detaliile contractului și ale documentelor de decontare, precizăm termenii și procedura de efectuare a plăților între parteneri. Indicăm suma de transferat, frecvența plăților și condițiile speciale, dacă există.
4. Dacă GP este întocmit pentru a ajusta detaliile și termenii acordului, atunci este necesar să se descrie în detaliu noile condiții și detalii.
5. Semnăm documentul cu managerul și contabilul șef. Punem data și ștampila companiei.
6. Înregistrăm documentul în jurnalul de documentație de ieșire.

Puteți descărca gratuit un exemplu de scrisoare de garanție a plății.