Optimizarea personalului in conditii moderne: reduceri, concedieri. Îmbunătățirea managementului înregistrărilor de personal într-o întreprindere non-statală (folosind exemplul Avtotravel LLC) Optimizarea fluxului de documente de personal într-o organizație

I-a fost dedicat unul dintre seminarele online din toată Rusia organizate în mod regulat de compania Garant probleme de muncă, apărând în conditii moderne. La eveniment a luat cuvântul Valentina Ivanovna Andreeva, dr. dr. Sc., profesor de catedra dreptul munciiși drepturile de securitate socială ale Academiei Ruse de Justiție (fondatorii: Curtea Supremă de Justiție Federația Rusăși Curtea Supremă de Arbitraj a Federației Ruse).

Actualul Cod al Muncii reglementează relațiile de muncă și relațiile legate de controlul și supravegherea respectării legislației muncii și protecția muncii. Cu toate acestea, aplicarea normelor acestui document a scos la iveală anumite contradicții, neajunsuri și lacune în reglementare relaţiile de muncă. Conferentiarul a evidențiat câteva dintre ele în cadrul evenimentului. În plus, ea a spus ce documente trebuie să pregătească un angajator atunci când angajează angajați, cum să completeze corect o carte de muncă și să facă modificări acestui document.

Lacune în legislația muncii

O serie de prevederi Codul Muncii este contradictorie în interior. Unele dintre ele nu sunt enunțate suficient de clar sau conținutul altor norme nu este pe deplin luat în considerare la formularea lor. legislatia muncii. În consecință, existența unor astfel de conflicte poate complica activitățile organelor de drept și poate provoca apariția conflictelor de muncă.

Valentina Andreeva:
- Într-adevăr, de exemplu, articolul 128 din Codul Muncii prevede în mod direct că concediul fără plată salariile furnizate la cererea scrisă a angajatului. Iar articolul 255 din Cod prevede că o salariată poate beneficia de concediu de maternitate la cerere și cu certificat de incapacitate de muncă. Nu există niciun cuvânt „scris” în această normă. Cu o interpretare literală, rezultă că în primul caz este nevoie de o declarație scrisă, dar în celălalt nu este clar: o declarație orală este suficientă sau este necesară și o declarație scrisă, ceea ce, de altfel, este acceptat în practică. Aceste ambiguități ridică întrebarea: este posibil să fiți de acord cu autorii articolelor care scriu: „Angajatul trebuie să scrie o cerere prin care cere concediu de maternitate și să-i atașeze documente.” Se pare că ea nu ar trebui să facă acest lucru, dar poate, pentru că acest tip de concediu se acordă tocmai cu un certificat de incapacitate de muncă, și nu doar la cerere.
Un alt exemplu este legat de situația în care, la efectuarea oricăror acțiuni, trebuie să se ajungă la un acord între părți. De exemplu, la concediere sau împărțirea vacanței în părți. În primul caz, este necesară întocmirea unui acord de încetare a contractului de muncă. Este necesar să se întocmească un acord în al doilea caz? Cred că este suficient să scrii o aplicație prin care se cere o parte din vacanță. Potrivit unor autori, acordul este necesar.
De asemenea, vă rugăm să rețineți că atunci când întocmiți orice documente, ar trebui să știți dacă acestea au o formă unificată. De exemplu, formularele T-3 ( masa de personal), T-7 (program de vacanță) și o serie de altele sunt de natură consultativă (cu care unii inspectori de muncă nu sunt de acord). Neutilizarea acestor formulare nu duce la încălcări ale drepturilor angajaților și, prin urmare, nu poate fi considerată o încălcare în documentarea relațiilor de muncă (rețineți că aceste formulare sunt obligatorii pentru un contabil, ceea ce indică neconcordanțe grave în normele din diferite acte legislative). ). Dar formularul T-2 - cardul personal al angajatului - este necesar.
În practică, apare adesea o situație precum înlocuirea semnăturii unui manager în absența acestuia. Conform recomandărilor metodologice aprobate de Rosarkhiv pentru autoritățile executive federale, dacă nu există director, iar în locul lui există un adjunct, în documente ar trebui să fie scris „director interimar”. Cu toate acestea, nu putem fi de acord cu acest lucru. Pentru a elimina astfel de erori, este în curs de elaborare un proiect de lege privind documentarea relațiilor de muncă. Se prevede ca documentele să indice funcția persoanei care îl înlocuiește pe director: director adjunct, Inginer sef.

Recrutare

Fiecare organizație se confruntă cu nevoia de a recruta personal calificat. Pe de o parte, angajatorul este liber să aleagă personalul și poate selecta candidații pentru posturi vacante, corespunzând cât mai aproape de caracteristicile postului pentru care sunt acceptați. Pe de altă parte, Constituția Federației Ruse și Codul Muncii proclamă principiul libertății muncii, ceea ce înseamnă că fiecare are dreptul de a-și gestiona liber capacitatea de muncă, de a-și alege tipul de activitate și profesia.

Valentina Andreeva:
- Documentele de personal ale unei organizații pot fi împărțite în 2 grupe: cele referitoare la candidații pentru post și cele referitoare la angajați. Astfel, prima grupă include un anunț despre nevoia de personal. De foarte multe ori, una dintre cerințele pentru un candidat este prezența înregistrării permanente sau temporare în regiunea în care își desfășoară activitatea compania. Cu toate acestea, legislația muncii numește în mod clar o astfel de cerință discriminatorie. În acest sens, refuzul de a angaja un cetățean rus din cauza lipsei de înregistrare a acestuia la locul de reședință sau de ședere este ilegal, deoarece încalcă dreptul la libertatea de circulație, alegerea locului de ședere și reședință.
Un document numit ofertă de muncă devine, de asemenea, din ce în ce mai comun. Pe de o parte, nu dă naștere obligației managerului de a angaja o persoană, pe de altă parte, indică realizarea anumitor acorduri. Dar dacă contractul de muncă a fost totuși întocmit și condițiile cuprinse în acesta nu corespund cu cele care au fost propuse anterior, specialistul are temei de litigiu cu angajatorul.
Un solicitant de locuri de muncă trebuie să-și verifice actul de identitate. În acest caz, pașaportul nu trebuie să fie expirat. Cu toate acestea, prezența unui astfel de fapt nu poate servi drept refuz de angajare. Puteți înregistra un angajat folosind o carte de identitate temporară. După înlocuirea pașaportului, trebuie făcute modificări corespunzătoare la cardul de formular T-2 și la contractul de muncă.
O atenție deosebită trebuie acordată cărții de muncă. Trebuie eliberat pe un formular din 2003. Dacă angajatul și-a început experiența de muncă înainte de 2004, atunci formularul de document va fi din 1938 sau 1973, iar inserția din acesta trebuie să fie modernizată - 2003. Dacă descoperiți că cartea de lucru nu este compilată pe formularul necesar, atunci ar trebui să faceți o copie a acestuia sau să eliberați unul nou.
Dacă un ofițer de personal identifică o greșeală în cartea de muncă a unuia dintre angajați care a fost făcută de angajatorul anterior, puteți acționa în 2 moduri. Primul este că angajatul contactează în mod independent organizația care a făcut o greșeală în cartea de muncă și acolo este corectată în în modul prescris. A doua metodă este ca firma la care lucrează în prezent persoana să trimită o cerere către angajatorul anterior și, pe baza răspunsului său oficial, să facă corecturi la carnetul de muncă. În acest caz, înscrierile corective trebuie făcute în conformitate cu Instrucțiunile de completare a carnetelor de muncă. După ultima introducere, indicați următorul număr de serie și data la care a fost efectuată corectarea. Și apoi, sub un număr de serie, introduceți 2 fraze: „Intrarea din spatele numărului... este invalidă” și intrarea corectă.
Pe lângă numele complet al organizației, carnetul de muncă trebuie să indice și numele prescurtat al acesteia. Dacă o companie are nu numai un nume complet, ci și un nume prescurtat, atunci ambele sunt înregistrate în cartea de muncă.
Înregistrările concedierilor din acest document trebuie să fie certificate de sigiliul angajatorului, care poate include și sigiliul serviciul de personal organizație, dacă îndeplinește toate cerințele pentru sigiliul organizației, și anume: trebuie să fie rotund și să conțină următoarele detalii:

• numele complet al organizației;
• locația sa.

Pe lângă detaliile de mai sus, sigiliul organizației poate conține inscripția „Departamentul Resurse Umane”.
Dacă nu există niciun sigiliu după înregistrarea concedierii angajatului, apare o problemă cu angajarea acestuia la locul său principal de muncă, deoarece faptul încetării activității la locul principal de muncă anterior nu a fost confirmat (necertificat printr-un sigiliu). Această problemă nu apare dacă angajatul a lucrat pentru un antreprenor individual înainte de a se alătura dvs., deoarece este posibil să nu aibă un sigiliu.
Grupul de documente legate de angajat include, în special, reglementări locale (de exemplu, reglementări privind bonusurile, descrierea postului, regulamentul intern al muncii, etc.), contract de munca, tabel de personal, fisa de pontaj etc. Documentele de personal se semneaza de catre conducatorul organizatiei sau o alta persoana autorizata de acesta.
Dosarul personal nu este obligatoriu pentru înregistrare, cu excepția dosarelor personale ale funcționarilor publici. Dar dacă ați început-o, atunci încep să se aplice cerințele Regulilor de bază pentru funcționarea arhivelor organizaționale. Perioada de păstrare a înregistrărilor personale este de 75 de ani.

Refuzul de a angaja

Un angajator poate refuza angajarea unei persoane în cazurile în care acesta s-a referit la o condiție prevăzută de legea federală sau și-a justificat refuzul prin lipsa calităților de afaceri necesare a solicitantului.

Valentina Andreeva:
- Să notăm exact la ce condiții se poate face referire atunci când refuzăm încheierea unui contract de muncă:

Atunci când refuză încheierea unui contract de muncă cu un anumit solicitant, angajatorul este obligat să-i explice acestuia motivul refuzului și, la cererea solicitantului, să îl precizeze în scris. scris. Dacă, în opinia solicitantului, refuzul de a angaja este ilegal, acesta are dreptul să facă recurs la procedura judiciara.

Ascultătorii întreabă...

Ca de obicei, în a doua parte a seminarului online, ascultătorii au adresat lectorului întrebări care i-au interesat. Să ne uităm la unele dintre ele.

Ce consecințe așteaptă angajatorul dacă nu eliberează la timp un carnet de muncă unui angajat care a demisionat?

Potrivit articolului 234 din Codul muncii, angajatorul este obligat să despăgubească salariatul pentru câștigurile pe care nu le-a încasat în cazul întârzierii eliberării carnetului de muncă. În plus, un fost angajat poate da în judecată angajatorul solicitând despăgubiri pentru daune morale. Desigur, angajatul trebuie mai întâi să dovedească cauzarea unui prejudiciu moral. Instanța poate accepta ca probe multe: un certificat de boală apărut în legătură cu pierderea unui loc de muncă, suferință morală din cauza incapacității de a găsi un loc de muncă, obținerea statutului de șomer din cauza întârzierii eliberării carnetului de muncă etc. toate cazurile de cauzare a prejudiciului moral unui angajat actiuni ilegale sau ca urmare a inacțiunii angajatorului i se plătește o compensație bănească.

Organizația a decis să reducă numărul de angajați. Totuși, din cauza unei angajate care merge în concediu de maternitate, apare un post temporar vacant. Ar trebui un angajator să o ofere angajaților concediați?

În cazul concedierii din cauza unei reduceri a numărului sau a personalului de salariați, angajatorul este obligat să ofere salariatului un alt loc de muncă disponibil. Când o angajată intră în concediu de maternitate, locul de muncă ei rămâne, prin urmare, este temporar liber și nu vacant. Managerul nu are dreptul nu doar să ofere un astfel de loc de muncă angajaților disponibilizați, ci și să le ofere acestora dacă o cer. Puteți face acest lucru: concediați un angajat din cauza reducerii personalului, iar a doua zi să-l angajați contract pe termen fix pentru un loc temporar liber.

Angajatul și-a părăsit locul de muncă din cauza după plac. A refuzat însă să primească cartea de muncă, invocând faptul că fusese plătit incorect. Este obligat angajatorul să plătească salariatului pentru toate zilele de întârziere la eliberarea carnetului de muncă?

Plata pentru absenteism forțat pentru zile de întârziere în carnetul de muncă se face dacă o astfel de întârziere a intervenit din vina angajatorului. Deoarece angajatul a refuzat să primească o carte de muncă, nu ar trebui să fie plătit pentru absenteism forțat.

Profesorul efectuează muncă pentru organizație în baza unui contract civil. Are dreptul la concediu? Ar trebui să creez o carte de muncă pentru un astfel de angajat?

Un specialist care prestează muncă în baza unui contract civil nu i se acordă concediu, întrucât dreptul la concediu ia naștere numai la încheierea unui contract de muncă. Nu este nevoie să creați o carte de muncă pentru astfel de angajați.

Compania a decis să reducă personalul unei întregi divizii. Cu toate acestea, una dintre angajate este în concediu de maternitate. Poate organizația să concedieze un astfel de angajat?

Este imposibil să concediezi un angajat la inițiativa angajatorului în timp ce acesta se află în concediu, inclusiv pentru îngrijirea copilului. În plus, potrivit paragrafului 4 al articolului 256 din Codul muncii, pe perioada concediului de maternitate, salariata își păstrează locul de muncă (funcția). De asemenea, este imposibil să-și excludă poziția din tabelul de personal. Este necesar să așteptați până la sfârșitul vacanței și să avertizați angajatul cu privire la concedierea viitoare din cauza unei reduceri a numărului de angajați. Și numai după 2 luni contractul de muncă poate fi reziliat. Acest lucru se poate face mai devreme cu acordul scris al angajatului. În acest caz, angajatorul trebuie să plătească salariatului o compensație suplimentară în cuantumul câștigului mediu pentru timpul rămas înainte de expirarea preavizului de concediere. În plus, ea reține plățile prevăzute la articolul 178 din Codul muncii: indemnizație de concediere în cuantumul câștigului mediu lunar și a câștigului mediu lunar pe perioada angajării, dar nu mai mult de 2 luni de la data concedierii.

Organizația este lichidată și se creează o nouă entitate juridică. Angajatorul este obligat să transfere femeile aflate în concediu de maternitate la o firmă nou creată? Dacă nu, cum să le concediezi?

În acest caz, angajatorul are dreptul (dar nu este obligat) să ofere femeilor aflate în concediu de maternitate concedierea prin transfer la o firmă nou creată. În cazul lichidării unei organizații, contractele de muncă cu salariatele aflate în concediu de maternitate sunt reziliate în temeiul clauzei 1 a părții 1 a articolului 81 din Codul muncii.

TELEVIZOR. Sudareva,
consultant financiar senior firmă de avocatură"Taxman"

Articolul 125 din Codul Muncii prevede posibilitatea împărțirii concediului de odihnă anual în părți cu acordul reciproc al angajatului și al angajatorului. Legea nu definește forma unui astfel de acord. Aceasta înseamnă că împărțirea vacanței în părți se realizează la cererea angajatului care și-a exprimat dorința de a împărți concediul și cu acordul administrației. Dimpotrivă, dacă inițiativa vine de la angajator, atunci acesta invită angajatul în scris să ia o parte din concediu și fie este de acord cu această propunere, fie scrie o cerere pentru întreaga perioadă a următoarei vacanțe.
Dacă fixați împărțirea concediului de odihnă anual în părți într-un contract de muncă sau într-o completare la acesta, aceasta va arăta ca o constrângere din partea angajatorului și va duce la nerespectarea legislației muncii, și anume, va încălca obligațiile angajatului. dreptul la odihnă lungă și neîntreruptă. La urma urmei, angajaților li se oferă concediu anual de bază plătit de 28 de zile calendaristice (articolul 115 din Codul Muncii al Federației Ruse). Înlocuirea cu compensații bănești este permisă numai pentru perioadele de vacanță care depășesc 28 de zile calendaristice (Articolul 126 din Codul Muncii al Federației Ruse). Vacanța ca tip de timp de odihnă este obligatorie atât pentru angajator, cât și pentru angajat. Întrucât articolul 114 din Codul Muncii prevede că angajaților li se acordă concediu anual, menținându-și locul de muncă (funcția) și câștigul mediu. Numai în cazuri excepționale este permisă amânarea concediului pentru anul următor, dacă acest lucru se datorează nevoilor de producție și angajatul este de acord cu un astfel de transfer (articolul 124 din Codul Muncii al Federației Ruse). Același articol impune interdicția de a nu acorda unui salariat concediu timp de 2 ani la rând.

Pregătit
E.N. Podlipalina,
expert revistă

1 clauza 1 art. 77 Codul Muncii al Federației Ruse
2 linguri. 125 Codul Muncii al Federației Ruse
3 ordinul Rosarkhiv din 23 decembrie 2009 N 76
4 linguri. 37 din Constituția Federației Ruse
5 linguri. 2 Codul Muncii al Federației Ruse
6 ordin al Ministerului de Finanțe al Rusiei din 22 decembrie 2003 N 117n
7 clauza 27 din Regulament, aprobat. rapid. Guvernul Federației Ruse din 16 aprilie 2003 N 225
8 Instrucțiuni pentru completarea carnetelor de muncă, aprobate. rapid. Ministerul Muncii al Rusiei din 10 octombrie 2003 N 69
9 linguri. 63 Codul Muncii al Federației Ruse
10 alin 2, 3, 4 linguri. 63 Codul Muncii al Federației Ruse
secolul al XI-lea 65 Codul Muncii al Federației Ruse
12 linguri. 266 Codul Muncii al Federației Ruse
13 sub. „b” art. 44, art. 47 din Codul penal al Federației Ruse
secolul al XIV-lea 64 Codul Muncii al Federației Ruse
15 alin 6 linguri. 64 Codul Muncii al Federației Ruse
al 16-lea secol 237 Codul Muncii al Federației Ruse
secolul al 17-lea 81 Codul Muncii al Federației Ruse
secolul al 18-lea 233 Codul Muncii al Federației Ruse
secolul al 19-lea 81 Codul Muncii al Federației Ruse

Esența și semnificația politicii de personal, sarcinile și funcțiile acesteia. Determinarea tipurilor de documente în activitățile departamentului HR al organizației SRL „Avtotravel”. Procedura de pregătire a comenzilor pentru personal. Analiza muncii personalului întreprinderii, îmbunătățirea acesteia.

Trimiteți-vă munca bună în baza de cunoștințe este simplu. Utilizați formularul de mai jos

Studenții, studenții absolvenți, tinerii oameni de știință care folosesc baza de cunoștințe în studiile și munca lor vă vor fi foarte recunoscători.

postat pe http: www. toate cele mai bune. ru/

INSTITUȚIE DE ÎNVĂȚĂMÂNT NEGUVERNAMENTALĂ

ÎNVĂŢĂMÂNT PROFESIONAL SUPERIOR

„INSTITUTUL DE JURISPRUDENȚĂ DE LA MOSCOVA”

DEPARTAMENTUL DE DISCIPLINE JURIDICE PUBLICE ŞI STUDII DE DOCUMENTE

MUNCĂ DE CALIFICARE DE LICENZIAT

Subiect: Îmbunătățire managementul înregistrărilor de personalîntr-o întreprindere non-statală (folosind exemplul Avtotravel LLC)

Elev: Guskova Anastasia Sergeevna

Specialitatea 032001.65 „Documentare și

documentatie suport pentru management"

Consilier stiintific:

dr., Kandaurova Tatyana Ivanovna

MOSCOVA 2012

Introducere

1. Aspecte teoretice Activități de politică de resurse umane

1.1 Esența și semnificația politicii de personal

1.2 Obiectivele și funcțiile politicii de personal

2. Serviciul HR al Avtotravel LLC

2.1 caracteristici generale organizația SRL „Avtotravel”

2.2 Documente de personal ale Avtotravel LLC

2.3 Procedura de pregătire a comenzilor pentru personal

2.4 Procedura de completare a documentelor la aplicarea pentru un loc de muncă

2.5 Procedura de intocmire a documentelor pentru concediu

2.6 Procedura de prelucrare a documentelor în timpul traducerii

2.7 Încetarea contractului de muncă

3. Serviciu HR la Avtotravel LLC

3.1 Analiza politicii de personal a Avtotravel LLC

3.2 Elaborarea de propuneri de îmbunătățire a politicii de personal a Avtotravel SRL

Lista surselor utilizate

Introducere

Serviciul de personal este un set de reguli și reglementări, scopuri și idei care determină direcția și conținutul lucrului cu personalul. Prin activitățile de personal se realizează scopurile și obiectivele managementului personalului, de aceea este considerat nucleul sistemului de management al personalului.

Munca unei organizații comerciale este determinată de eficiența tuturor proceselor care au loc în ea diverse etape activitățile ei. Rentabilitatea unei organizații depinde direct de activitățile angajaților săi, având în vedere acest lucru, o construcție adecvată politica de personal este una dintre cele mai importante probleme în organizarea muncii întreprinderii în ansamblu. Activitățile serviciului de personal au drept scop indirect obținerea de profit suplimentar pentru organizație, iar acest fapt determină esența acesteia. Profitul este imposibil fără munca personalului, ceea ce înseamnă că viteza de generare a profitului și dimensiunea acestuia depind direct de eficiența departamentului de HR.

Relevanța subiectului teza se datorează faptului că activitățile departamentului de HR, ca niciun alt tip de activitate, necesită un sistem de suport al documentației corect construit. Munca personalului și întregul sistem de sarcini ale departamentului de personal dintr-o întreprindere sunt cel mai mult conectate cu oamenii factor important relațiile industriale și, prin urmare, erorile în munca personalului sunt inacceptabile. comanda personalului departamentului

Documentele de personal sunt cele mai importante documente și necesită o atenție și precizie deosebită la pregătirea și asigurarea siguranței pe o perioadă lungă de timp. Aceste documente reflectă activitatea de muncă a angajatului și confirmă vechimea în muncă necesară pentru calcularea pensiei. În plus, documentele de personal se disting prin capacitatea lor de a acționa ca un act juridic. De exemplu, o comandă, pe de o parte, certifică, confirmă prezența fapt juridicîncheierea, modificarea sau încetarea unui contract de muncă, adică este un document administrativ. Pe de altă parte, ordinul înregistrează acest fapt și acționează ca document contabil primar și generează un lanț tehnologic de contabilitate și raportare. documentele de personal. Prin urmare, o comandă de personal ca tip de document poate fi atribuită simultan nu numai unui sistem unificat de documentație organizatorică și administrativă, ci și unui sistem unificat de documentație contabilă primară.

Obiectul cercetării tezei s organizarea suport documentatie pentru serviciul de personal al Companiei cu răspundere limitată„Călătorie automată”.

Subiectul studiului este îmbunătățirea activităților de personal ale Avtotravel LLC, o organizație de transport de pasageri situată în orașul Korolev, lângă Moscova, cu o populație de 250.000 de mii de oameni. Orașul Korolev este la 17 km. din orașul Moscova pe autostrada federală Moscova - Kholmogory. Avtotravel LLC efectuează transport de pasageri pe rute care leagă orașe precum: Moscova, Yaroslavl, Sergiev Posad, Alexandrov, Rybinsk, Korolev, Pușkino. Volumul traficului în 2011 a fost de 6,85 milioane de persoane. Autotravel LLC are un personal de 444 de persoane în toate departamentele.

Scopul redactării tezei este de a analiza suportul organizațional al activităților și de a îmbunătăți activitățile de personal în activitatea departamentului de personal al Atotravel LLC.

Principalele sarcini stabilite la redactarea acestei teze și la analiza personalului lucrează la Avtotravel LLC:

Luarea în considerare a sarcinilor și funcțiilor departamentului de HR la întreprindere;

Determinarea tipurilor de documente din activitățile departamentului de resurse umane al organizației;

Redactarea caracteristicilor fluxului de documente al personalului de lucru la Avtotravel LLC;

Efectuarea analiză cuprinzătoare munca personalului Avtotravel LLC pentru a identifica punctele slabe și implementarea ulterioară a inovațiilor.

La redactarea tezei au fost folosite surse precum Codul Muncii al Federației Ruse, care reglementează relațiile de muncă ale angajatorului și angajatului. În baza articolelor din Codul muncii, întreprinderea trebuie să stabilească o procedură uniformă de înregistrare a admiterii, concedierii și transferului de salariați.

Noutatea rezultatelor cercetării este că pentru prima dată au fost elaborate propuneri de îmbunătățire a activităților de personal ale întreprinderii și schimbări în căutarea și selecția angajaților la Avtotravel LLC.

Structura lucrării este determinată de logica studiului, de scopurile și obiectivele acestuia. Lucrarea constă dintr-o introducere, trei capitole, o concluzie, o listă de referințe și anexe.

Introducerea fundamentează relevanța acestei lucrări, definește obiectul și subiectul și stabilește scopurile și obiectivele studiului.

Primul capitol examinează esența și semnificația politicii de personal, dezvăluie semnificația teoretică a muncii de birou, conținutul principal al politicii de personal și descrie sarcinile și funcțiile activităților de personal din întreprindere.

Al doilea capitol descrie caracteristicile organizației Avtotravel LLC, examinează documentele de personal și activitatea de gestionare a dosarelor de personal.

Al treilea capitol propune măsuri de îmbunătățire a activităților de personal ale întreprinderii, elaborarea fișelor posturilor, modificări în tabelul de personal, modificări în căutarea și selecția angajaților.

În concluzie, sunt rezumate informații despre activitățile personalului și funcțiile acestuia. Sunt prezentate rezultatele preconizate ale implementării măsurilor de îmbunătățire a activităților personalului.

1. Teoreticaspecte ale serviciului de resurse umane

1.1 Esența și semnificația politicii de personal

Politica de personal este formată de conducerea organizației și este implementată de serviciul de personal în procesul de îndeplinire a funcțiilor angajaților săi. Se reflectă în următoarele documente de reglementare:

Reguli regulamente interne;

Acord comun.

Termenul „politică de personal” are interpretări ample și restrânse:

1. un sistem de reguli și norme (care trebuie înțelese și formulate într-un anumit mod), conducând resurse umaneîn conformitate cu strategia companiei (de aici rezultă că toate activitățile legate de lucrul cu personalul: selecție, personal, certificare, instruire, promovare - sunt planificate în prealabil și coordonate cu o înțelegere generală a scopurilor și obiectivelor organizației);

2. un set de reguli, dorințe și restricții specifice în relația dintre oameni și organizație. În acest sens, de exemplu, cuvintele: „Politica de personal a companiei noastre este de a angaja oameni numai cu educatie inalta" - poate fi folosit ca argument atunci când se rezolvă o problemă specifică de personal. Pe baza materialelor de pe site: http://ru.wikipedia.org/wiki/Main_page

Formarea politicii de personal este un accent fundamental pe propriul personal sau pe personal extern, gradul de deschidere în raport cu mediul extern la formarea personalului.

O politică deschisă de personal se caracterizează prin faptul că organizația este transparentă pentru potențialii angajați de la orice nivel; organizația este pregătită să angajeze orice specialist cu calificări adecvate fără a ține cont de experiența de lucru în alte organizații. O astfel de politică de personal poate fi adecvată pentru noile organizații care urmăresc o politică agresivă de cucerire a pieței, axată pe creștere rapidă și acces rapid la pozițiile de lider în industria lor.

O politică de personal închisă se caracterizează prin faptul că organizația se concentrează pe includerea de personal nou doar de la cel mai de jos nivel. nivel oficial, iar înlocuirea are loc numai din rândul angajaților organizației. Această politică de personal este tipică companiilor axate pe crearea unei anumite atmosfere corporative și pe crearea unui spirit special de implicare.

Strategia de resurse umane a unei organizații este o parte importantă a conducerii unei afaceri de succes. Principalele și cele mai importante resurse ale unei organizații sunt, în primul rând, oamenii. O strategie de HR bine dezvoltată și în concordanță cu realitatea este unul dintre cele mai importante domenii de activitate pentru managementul unei organizații. Acest lucru permite interacțiunea optimă între o persoană și o organizație, precum și relația lor cu Mediul extern. Stolyarenko, L.D. Psihologie și etică relații de afaceri: Tutorial. - Ediția a II-a, adaugă. și revizuit/ Stolyarenko L.D. - Rostov-pe-Don: Editura Phoenix, 2003.

Conţinutul principal al politicii de personal: furnizarea forță de muncă calitate înaltă, inclusiv planificarea, selecția și angajarea, eliberarea (pensie, concedieri), analiza fluctuației personalului etc.; îmbunătățirea organizării și stimularea muncii, asigurarea măsurilor de siguranță, a beneficiilor sociale; dezvoltarea angajaților, îndrumarea și recalificarea în carieră, certificarea și evaluarea nivelurilor de calificare, organizarea avansării în carieră.

Nivelul de dezvoltare a personalului afectează direct capacitățile competitive ale organizației și avantajele strategice ale acesteia. O întreprindere competitivă se străduiește să folosească cât mai eficient capacitățile angajaților săi, făcând toate eforturile pentru a obține cea mai bună rentabilitate și dezvoltare intensivă potenţialul lor. Există multe exemple triste despre modul în care deciziile prost concepute cu privire la problemele de personal au dus o organizație să se prăbușească. Dacă o întreprindere își consideră personalul drept principala sursă de existență stabilă și prosperitate a afacerii, atunci practica sugerează că astfel de organizații au succes și pot fi competitive. Esipov, V.E. Evaluarea afacerii: ed. a II-a / Esipov V.E. - Sankt Petersburg: Editura Peter, 2008.

Principiul de bază al politicii de personal este că este la fel de necesară atingerea obiectivelor individuale și organizaționale. Principiile principale ale domeniilor individuale ale politicii de personal a organizației pot fi numite următoarele (Tabelul 1): Link către http://www.webarhimed.ru/

Tabelul nr. 1

Nu.	Directii	Principii	Caracteristică
	Managementul personalului organizațional	Nevoia egală de a atinge obiectivele individuale și organizaționale (de bază)	Necesitatea de a căuta compromisuri corecte între administrație și angajați, mai degrabă decât să acorde prioritate intereselor organizației
	Selecția și plasarea personalului	conformitate competențe profesionale realizări practice individualitate	Corespondența sferei sarcinilor, puterilor și responsabilităților cu capacitățile persoanei Nivel de cunoștințe corespunzător cerințelor postului Experiență necesară, abilități de conducere (organizarea muncii proprii și a subordonaților) Aspect, trăsături intelectuale, caracter, intenții, stil” de conducere
	Formarea și pregătirea unei rezerve pentru avansare la posturi de conducere	Competitivitate verificări individuale de caz de instruire adecvarea pentru post regularitatea evaluării calităților și capacităților individuale	Selectarea candidaților pe bază de concurs Schimbarea sistematică a pozițiilor pe verticală și pe orizontală Pregătirea unei rezerve pentru un anumit post conform unui program individual Stagiu efectiv în funcții de conducere Adecvarea actuală a candidatului pentru post Evaluarea rezultatelor performantei, interviuri, identificarea inclinatiilor etc.
	Evaluarea si certificarea personalului	Selectarea indicatorilor de evaluare evaluări de calificare evaluări ale sarcinilor	Un sistem de indicatori care ia în considerare scopul evaluărilor, criteriile de evaluare, frecvența evaluărilor Adecvarea, determinarea cunoștințelor necesare desfășurării unei activități date Evaluarea performanței
	Dezvoltarea personalului	Antrenament avansat auto-exprimare dezvoltare de sine	Necesitatea revizuirii periodice a fișelor posturilor pentru dezvoltarea continuă a personalului Independență, autocontrol, influență asupra formării metodelor de performanță Capacitate și oportunitate de auto-dezvoltare
	Motivarea si stimularea personalului, remunerare	Respectarea remunerației cu volumul și complexitatea muncii prestate o combinație uniformă de stimulente și sancțiuni motivare	Sistem de remunerare eficient Descrierea specifică a sarcinilor, responsabilităților și indicatorilor Factori de stimulare care influențează creșterea eficienței muncii

Orice întreprindere axată pe existență și dezvoltare de succes își planifică munca nu numai pentru viitorul apropiat, ci și pe termen lung. Politica de personal și strategia de personal joacă un rol important în aceste planuri. Practica de funcționare a multor organizații indică o relație clară între deciziile strategice privind managementul acestora și sistemul de management al personalului. Prin urmare, planificarea lucrului cu personalul vă permite să vă atingeți obiectivele cu costuri minime resurse materiale si umane.

1.2 Sarcinile și funcțiile departamentului de resurse umane într-o întreprindere

Pentru orice organizație comercială, principalul lucru este munca și rezultatele acesteia. Tehnologia este aplicabilă aproape oricărei afaceri managementul resurselor. Vă permite să evaluați destul de precis ce are compania, ce oportunități are ca rezultat și ce lipsește pentru a-și implementa planurile.

Există mai multe resurse ale companiei. Primul este bunurile materiale încorporate în structuri, mașini, inventar etc. Al doilea este Bunuri financiare sub formă de bază capital de lucru, precum și resurse de credit. În continuare - active necorporale sub formă de know-how, mărci, reputația companiei pe piață. Există și o resursă administrativă. Este aproape de travaliu, din moment ce deja vorbim de oameni. Este asigurată de sistemul de management construit în companie, personal calitati de afaceri manageri de toate nivelurile. Și resurse de muncă. Departamentul de Resurse Umane - carte de vizităîntreprinderilor. Primul pas al unei persoane într-o întreprindere este departamentul de personal. Și este natura umană să-și amintească începutul și sfârșitul diferitelor evenimente. Pe baza materialelor de pe site: http://www.bizneshaus.ru/kadry.html

Pentru mai mult management eficient a fost dezvoltat de managementul producției planificare strategica, care a afectat toate activitățile organizației, inclusiv managementul personalului. Și aici principalul element care determină direcția activității este politica de personal. Este conceput pentru a asigura un echilibru optim între procesele de actualizare și menținere a componenței numerice și calitative a personalului în dezvoltarea acestuia în conformitate cu nevoile organizației în sine, cerințele legislației în vigoare, starea pieței muncii, ținând cont ține cont de tendințele activităților sindicatelor și ale altor organizații care influențează resursele de muncă a acestei regiuni. Principii fundamentale pentru formarea politicii de personal:

- caracterul științific, utilizarea tuturor dezvoltărilor științifice moderne în acest domeniu, care ar putea oferi un efect economic și social maxim;

- complexitatea, când trebuie acoperite toate domeniile de activitate ale personalului;

- consistența, adică luând în considerare interdependența și interconectarea componentelor individuale ale acestei lucrări;

- necesitatea de a lua în considerare atât efectele economice, cât și cele sociale, atât impacturile pozitive, cât și negative ale unui anumit eveniment asupra rezultatului final;

- eficiență: orice costuri pentru activitățile din acest domeniu ar trebui recuperate prin rezultatele activității economice.

În termeni practici, se pot distinge următoarele funcții principale ale serviciului de management al personalului:

1. Înțelegerea și implementarea clară a obiectivelor strategice și tactice ale companiei dvs. Din păcate, acesta este un punct slab în practica de astăzi. Izolarea departamentelor de HR de stabilirea obiectivelor pe termen lung duce la faptul că potențialul de personal existent de multe ori nu oferă oportunitatea implementării de noi idei și tehnologii, iar restructurarea acesteia durează prea mult timp, ceea ce este mai ales inacceptabil într-o economie de piață.

2. Prognoza situației pe piața muncii și în propria echipă pentru a lua măsuri proactive. Fără un studiu serios al costului forței de muncă, al ofertei și al cererii de lucrători cu înaltă calificare de profilul necesar, schimbări în motivația muncii și alți factori de mișcare resurselor de muncă Puteți pierde rapid potențialul de personal existent. Iar pentru extinderea sa constantă în lupta cu concurenții, este necesară și surse de completare a personalului, cunoașterea situației în domeniul pregătirii personalului și prevederea circumstanțelor nefavorabile.

3. Analiza existentelor resurse umaneși planificarea dezvoltării acesteia ținând cont de viitor. Planificarea dezvoltării personalului decurge din implementarea funcțiilor de mai sus. În primul rând, aceasta este planificarea mișcării naturale a personalului: pensionare, concediere pe motiv de boală, din cauza studiilor, serviciului militar etc. Acest lucru nu este greu de făcut, dar este necesar pentru a pregăti o înlocuire echivalentă în timp util. manieră. Ceea ce este mai dificil este cum să întărești potențialul echipei și să-i crești competitivitatea. Există mai multe moduri, inclusiv selecția atentă a personalului, îmbunătățirea sistematică a calificărilor acestora și crearea condițiilor pentru cea mai eficientă manifestare a abilităților lor. Funcțiile departamentului HR includ și: Conform site-ului Kama-Protect Managementul resurselor umane: http://www.7712009.ru/

· Crearea unei rezerve de personal, selectarea candidaților, determinarea grupelor de rezervă.

· Selectarea personalului din grupul de rezervă.

· Intocmirea contractelor de munca.

· Nota activitatea muncii fiecare angajat.

· Transfer, promovare, retrogradare, concediere in functie de rezultatele muncii.

· Orientare si adaptare in cariera - includerea lucratorilor recrutati in echipa, in procesul de productie.

· Determinarea salariilor și beneficiilor pentru a atrage, reține și asigura personal.

· Organizarea instruirii personalului.

· Instruirea personalului de conducere.

· Managementul disciplinei.

· Managementul motivației.

· Evaluarea pieţei muncii.

Scopul departamentului HR este de a contribui la atingerea obiectivelor întreprinderii prin asigurarea acesteia cu personalul necesar și utilizare eficientă calificările, experiența, calificarea, eficiența, potențialul creativ al acestora. Fiecare organizație trebuie să aprobe Regulamentul Departamentului HR, care precizează organizarea muncii, principalele funcții și obiective ale Departamentului HR. Pe baza celor de mai sus, putem concluziona că principalele sarcini ale departamentului de HR sunt:

Îndeplinirea necondiționată a drepturilor și obligațiilor cetățenilor în domeniul muncii prevăzute de Constituție; respectarea de către toate organizaţiile şi cetăţenii individuali a prevederilor legislaţiei muncii şi sindicate, Codul Muncii, regulamente interne tip și alte documente adoptate de autoritățile superioare pe această temă;

Subordonarea tuturor lucrărilor cu personalul sarcinilor de furnizare neîntreruptă și de înaltă calitate a de bază activitate economică numărul necesar de angajați cu calificările profesionale necesare;

Utilizarea rațională a resurselor umane de care dispune întreprinderea, organizația, asociația;

Formarea si mentinerea unor echipe de productie eficiente, prietenoase, dezvoltarea principiilor organizationale procesul muncii; dezvoltarea democrației intra-industriale;

Elaborarea criteriilor și metodelor de selecție, selecție, pregătire și plasare a personalului calificat;

Instruirea si pregatirea avansata a restului fortei de munca;

Dezvoltarea teoriei managementului personalului, principii de determinare socială și efect economic din activităţile cuprinse în acest complex.

2. Serviciul de resurse umane al Avtotravel LLC

2.1 Caracteristicile generale ale organizației SRL „Avtotravel”

Obiectul cercetării tezei este organizația Societății cu răspundere limitată „Avtotravel”, care a fost aprobată de SRL „Avtotravel” în 1997 în orașul Korolev, regiunea Moscova. SRL „Autotravel” se află la adresa: regiunea Moscova, orașul Korolev, microdistrictul Pervomaisky, st. Sverdlova, 29A. Astăzi, Autotravel LLC este una dintre cele mai multe companii mari printre transportatorii de pasageri. Compania are peste 350 de angajați.

Autotravel LLC este organizare comercială. Principalul document organizatoric al Companiei este Carta. Acesta definește principalele obiective și activități ale companiei. Societatea este o entitate juridică și poate, în nume propriu, să dobândească și să exercite drepturi de proprietate și drepturi personale non-proprietate, să îndeplinească obligații și să fie reclamant și pârât în ​​instanță. Societatea raspunde pentru obligatiile sale in limita proprietatii pe care o detine si a serviciilor prestate. SRL „Avtotravel” are timbru rotund, care contine denumirea societatii, forma organizatorica si juridica, are dreptul de a detine stampile si formulare cu denumirea sa, dobandeste si exercita drepturi de proprietate si persoane neproprietate, are bilant independent, decontare si altele, inclusiv valuta, conturi bancare in Rusia. Statutul juridic al Avtotravel LLC este determinat în conformitate cu Cod Civil Federația Rusă și Legea federală a Federației Ruse „Cu privire la societățile cu răspundere limitată”.

Avtotravel SRL este condusă de Directorul General reprezentat de A.A.Agapov. Este singura persoană executivă și administrativă a Societății, care conduce directoratul, reprezintă interesele Societății și acționează în numele acesteia fără împuternicire. Competența Directorului General include efectuarea de tot felul de tranzacții; eliberarea de împuterniciri; aprobarea structurii, tabloul de personal, fisele postului angajatilor companiei, semnarea comenzilor si instructiunilor care sunt obligatorii pentru toti angajatii companiei.

Proprietatea Avtotravel SRL se formează prin contribuții la capitalul autorizat, precum și prin alte surse prevăzute de legislația în vigoare a Federației Ruse. Sursele de proprietate ale Companiei sunt:

Capitalul autorizat al Societății;

Venituri primite din prestarea de servicii de catre Societate;

Împrumuturi de la bănci și alți creditori;

Alte surse neinterzise de lege.

Astăzi, Avtotravel LLC deservește 16 rute regulate de autobuz care trec prin orașul Korolev. Firma are un parc taxi de pasageri. Volumul traficului în 2011 a fost de 6,85 milioane de persoane.

Scopul activităților Societății este generarea de profit, obiectul de activitate îl constituie serviciile de transport persoane.

Relațiile de muncă ale angajaților Avtotravel LLC sunt reglementate de legislația muncii în vigoare, un contract de muncă, regulamentele interne de muncă și fișele postului angajaților.

2.2 Documentele de personal ale Avtotravel LLC

Respectarea normelor Codului Muncii al Federației Ruse și executarea corectă a documentației de personal sunt controlate atât de organele Inspectoratului Federal de Muncă (Rostrudinspektsiya), cât și de organele Federale. oficiu fiscal. Un inspector de stat poate veni la biroul oricărei organizații, indiferent de forma sa de proprietate, și poate solicita documente referitoare la evidența personaluluiși alte reglementări interne obligatorii și comenzi disponibile în organizație ( legea federală din 26 decembrie 2008 N 294-FZ „Cu privire la protecția drepturilor persoanelor juridice și ale întreprinzătorilor individuali în exercitarea controlului (supravegherii) de stat și controlului municipal”). Pe baza materialelor de pe site: http://base.garant.ru/12164247/

Documentarea activităților serviciului HR acoperă toate procesele legate de pregătirea și prelucrarea documentației de personal conform regulilor stabilite și rezolvă următoarele sarcini de management al personalului:

Organizarea muncii muncitorilor;

Incheierea unui contract de munca si angajare;

Transfer la un alt loc de muncă;

Asigurarea angajaților cu concediu de odihnă;

Încurajarea angajaților;

Impunerea de sancțiuni disciplinare salariaților;

Certificarea angajatilor;

Mentinerea personalului;

Contabilizarea utilizării timpului de lucru;

Atragerea angajaților la muncă în weekend și zile nelucrătoare sărbători;

Încetarea contractului de muncă și concedierea de la muncă.

Organizarea muncii muncitorilor se realizează prin adoptarea reglementărilor locale. Fiecare angajator în obligatoriu Trebuie să existe reglementări interne de muncă și prevederi privind protecția datelor cu caracter personal. Pastrarea dosarelor personale ale angajatilor este recomandata companiilor private. Dar pentru comoditate, este totuși mai bine să creați fișiere personale sau foldere personale. În dosarul personal al angajatului (dosarul personal), puteți include copii ale documentelor care sunt necesare la angajare (pașaport, legitimație militară, certificat de atribuire TIN, certificat de asigurare de pensie, certificat de căsătorie, certificat de naștere al copiilor - pentru a oferi beneficii fiscale; documente privind studiile etc.) și, ulterior, toate documentele principale create în timpul vieții de muncă a salariatului, care caracterizează activitatea sa de muncă (cereri de transfer la un alt loc de muncă, scrisoare de demisie, caracteristici, documente privind pregătirea avansată, copii ale ordinelor de admitere, transfer , concediere etc.).

În plus, angajatorul trebuie să aibă următoarele documente privind protectia muncii:

Instrucțiuni privind protecția muncii prin profesie;

Jurnalul briefing-ului (familiarizarea cu instrucțiunile).

Șefii organizațiilor poartă responsabilitatea personală pentru fondul documentar generat în procesul activităților lor. Pentru încălcarea legislației Federației Ruse și a altor acte juridice de reglementare, menținerea incorectă a documentației de personal sau lipsa acestora, cineva poate fi supus răspunderii materiale, disciplinare, precum și civile, administrative și chiar penale (articolul 419 din Codul Muncii al Federației Ruse). Conform site-ului: http://www.profiz.ru/ Atât lipsa documentației de personal care să reflecte activitatea de muncă și care să confirme vechimea în muncă a angajatului necesară pentru calcularea pensiei, cât și menținerea acesteia cu încălcarea cerințelor Codului Muncii al Federației Ruse, Instrucțiuni pentru păstrarea evidenței muncii și alte legi iar reglementările sunt inacceptabile. Absența documentelor obligatorii de personal, a căror prezență este direct prescrisă de Codul Muncii al Federației Ruse, se referă la cazuri de încălcare a legislației muncii.

Componența completă a documentației de personal pe care trebuie să o dețină un antreprenor individual este destul de dificil de determinat. Ca și în cazul în care angajatorul este persoană juridică, lista finală a documentelor de personal depinde de mulți factori: domeniul de activitate, locația, condițiile de muncă și chiar dorințele angajatorului însuși. (Masa 2)

Lista documentelor de personal necesare pentru Avtotravel LLC:

Tabelul nr. 2

Nu.	Document	Ce document reglementează	Notă	Termendepozitare
	Reglementări interne ale muncii	Articolul 189 din Codul Muncii al Federației Ruse	La angajare (înainte de semnarea unui contract de muncă), angajatorul este obligat să familiarizeze angajatul cu PVTR împotriva semnării. Valabil până când este înlocuit cu unul nou.	În mod constant
	Reglementări privind protecția datelor cu caracter personal ale angajaților	Articolul 86 din Codul Muncii al Federației Ruse	La angajare (înainte de semnarea unui contract de muncă), angajatorul este obligat să familiarizeze angajatul cu Regulamentul privind protecția datelor cu caracter personal ale angajaților împotriva semnăturii. Valabil până când este înlocuit cu unul nou.	În mod constant
	Tabloul de personal (formular T-3)	Articolul 57 din Codul Muncii al Federației Ruse	Este compilat de fiecare dată când i se fac anumite modificări.	În mod constant
	Cartea de contabilitate a carnetelor de munca si inserturi pentru acestea		Stocat în departamentul HR și întreținut continuu.
	Registrul de chitanțe și cheltuieli pentru înregistrarea formularelor de cărți de muncă și inserții pentru acestea	Instrucțiuni privind procedura de completare a cărților de muncă și inserții pentru acestea (aprobate prin Rezoluția Ministerului Muncii din Rusia din 10 octombrie 2003 nr. 69)	Stocate în departamentul de contabilitate împreună cu formularele cărților de muncă și inserțiile pentru acestea; Formularele sunt primite de departamentul HR la solicitarea unui angajat HR.	50 de ani (dar la lichidarea companiei se preda arhivei orașului împreună cu alte documente, a căror valabilitate este de 75 de ani)
	Reglementări privind remunerarea	Secțiunea 6 din Codul Muncii al Federației Ruse, capitolul 21 din Codul Muncii al Federației Ruse	În prezența sistemelor complexe de plată și muncă și a sistemelor de bonusare. Valabil până când este înlocuit cu unul nou.	În mod constant
	Reglementări privind certificarea angajaților	Articolul 81 din Codul Muncii al Federației Ruse	La efectuarea certificării prin decizie a angajatorului.	În mod constant
	Program de vacanță	Articolul 123 din Codul Muncii al Federației Ruse	Aprobat de angajator cu cel mult două săptămâni înainte de începerea anului calendaristic.
	Contract de muncă	Articolul 16, 56, 57, 67 Codul Muncii al Federației Ruse	Încheiat în scris cu fiecare angajat.
	Fișele postului pentru fiecare post în conformitate cu tabelul de personal		Aplicați la discreția angajatorului	În mod constant
	Comenzi pentru angajare	Articolul 68 din Codul Muncii al Federației Ruse	Publicat in baza unui contract de munca. Acestea se anunta salariatului contra semnatura in termen de trei zile de la data inceperii efective a muncii.
	Comenzi pentru transfer la un alt loc de muncă	Articolul 72.1 din Codul Muncii al Federației Ruse	Eliberat pe baza unui acord de transfer la un alt loc de muncă (acord suplimentar la contractul de muncă).
	Ordine de concediere	Articolul 84.1 din Codul Muncii al Federației Ruse	La concedierea unui angajat. Anunțat angajatului împotriva semnăturii
	Lasă comenzi	Capitolul 19 din Codul Muncii al Federației Ruse	Eliberat pe baza programului de vacanță sau a cererii angajatului
	Cererile angajatului pentru concediu fără plată	Articolul 128 din Codul Muncii al Federației Ruse	Concediul fără plată se acordă la cererea (cererea) salariatului în conformitate cu partea 1 a art. 128 din Codul Muncii al Federației Ruse sau conform prevederilor legale pe baza cererii unui angajat (Partea 2 a articolului 128 din Codul Muncii al Federației Ruse).
	Cartea personală a angajatului (formularul T-2)		Efectuat pentru fiecare angajat
	Istoria Angajărilor	Articolul 66 din Codul Muncii al Federației Ruse	Angajatorul ține carnetele de muncă pentru fiecare angajat care a lucrat pentru el mai mult de cinci zile.	La concediere, angajatul primește în mâini un carnet de muncă. Carnetele de muncă nerevendicate sunt stocate în organizație timp de 50 de ani; la lichidarea întreprinderii, acestea sunt arhivate
	Acorduri privind răspunderea integrală		Acestea se încheie cu angajați care deservesc direct bunurile materiale.
	Carnetul de contabilitate (jurnalul de bord) al comenzilor pentru personal	Instrucțiuni pentru munca de birou în serviciul de personal al VNIIDAD „Instrucțiuni aproximative pentru munca de birou în serviciul de personal al organizației”	Trebuie să fie numerotate și dantelate, sigilate și semnate de către angajator
	Jurnal de informare (familiarizarea cu instrucțiunile)	Secțiunea 10 din Codul Muncii al Federației Ruse

Dar această listă nu este exhaustivă, deoarece în procesul de stabilire a relațiilor de muncă poate exista obligația de a pregăti alte documente, de exemplu, un certificat de asigurare de pensie de stat pentru un angajat care intră pentru prima dată la muncă.

Cel mai important document care reglementează pregătirea unui număr mare de documente de personal este Rezoluția Comitetului de Stat de Statistică al Federației Ruse din 5 ianuarie 2004 nr. 1 „Cu privire la aprobarea formelor unificate de documentație contabilă primară pentru contabilitatea muncii și plata acesteia. ” Pe baza materialelor de pe site-ul: http://www.termika.ru/dou/docs/detail.php?ID=1551 Această rezoluție a aprobat așa-numitele forme unificate de documentație contabilă primară pentru înregistrarea muncii și plata acesteia.

Corectitudinea menținerii documentației de personal, precum și respectarea legislației muncii și a altor acte juridice de reglementare care conțin norme de drept al muncii, sunt controlate de Arhiva de Stat a Federației Ruse și Rostrudinspektsiya, care efectuează periodic planificare și planificare. inspecții neprogramate. Este sigur să spunem că în legătură cu modificările introduse la Codul Muncii al Federației Ruse indicate la începutul articolului, inspectorii vor face în curând vizite frecvente la antreprenori.

Să rezumăm rezultatele preliminare:

Există o serie de documente obligatorii de personal pe care un antreprenor trebuie să le aibă. Disponibilitatea acestor documente este prevăzută direct de Codul Muncii al Federației Ruse și de alte legi federale.

Pentru absența, întreținerea și/sau păstrarea incorectă a documentelor de personal antreprenor individual poate fi implicat în

răspundere civilă, materială, administrativă și chiar penală în conformitate cu legislația actuală a Federației Ruse.

2.3 Procedura de pregătire a comenzilor pentru personal

În fiecare organizație, managerul emite ordine de două tipuri: pe activități de bază și pe personal. Obligația de a emite ordine pentru personal este stabilită de Codul Muncii al Federației Ruse. De exemplu, acestea sunt necesare atunci când aplică pentru un loc de muncă (articolul 68 din Codul Muncii al Federației Ruse), când reziliază un contract de muncă (articolul 841 din Codul Muncii al Federației Ruse).

Un ordin este un document intern al unei organizații emis de șeful acesteia pe probleme operaționale, organizaționale, de personal și alte aspecte munca internă organizatii. Este, de asemenea, cel mai important document din sistemul de documentare a personalului. Cu ajutorul acestuia sunt procesate angajări, transferuri interne, concedieri etc. Pe baza comenzilor, se păstrează toate formularele contabile (cartea personală a angajatului (formularul nr. T-2), conturile personale), dosarele personale, cărțile de muncă și o serie de alte documente sunt completate. Ordinele privind personalul nu sunt doar documente administrative, ci, în același timp, se referă la documentele contabile primare, deoarece înregistrează faptul admiterii, transferului sau concedierii unui cetățean și stau la baza calculării salariului acestuia. Ordinele de personal documentează procesul de mișcare a personalului în organizație.

Următoarele proceduri sunt întocmite cu comenzile pentru personal la Avtotravel LLC:

Recrutare;

Transfer la un alt loc de muncă;

Concedierea (încetarea contractului de muncă);

Furnizarea de vacanțe (rechemare din vacanță);

Efectuarea modificărilor documentelor contabile;

Aplicarea de măsuri de stimulare a angajatului;

Impunerea unei sancțiuni disciplinare unui angajat.

Toate comenzile pentru personal sunt pregătite de departamentul de personal. Emiterea unui ordin include mai multe etape: pregătirea, executarea, înregistrarea, avizarea și familiarizarea angajatului cu acesta.

Pregătirea unei comenzi începe cu controlul obligatoriu al calității documentelor primare, care sunt întocmite de angajații organizației și prezentate departamentului de personal. Documentarea angajării, concedierii și deplasării personalului implică pregătirea inițială a documentelor precum declarații, memorii, declarații, notificări etc. Aceste documente primare se numesc documente de bază pentru emiterea comenzilor pentru personal. Înainte de a pregăti o comandă privind documentul primar, ofițerul de personal este obligat să obțină o rezoluție de la șeful organizației. Rezoluția se scrie manual pe prima filă a documentului din dreapta și exprimă decizia șefului asupra problemei ridicate în document. Pe actele de personal, rezoluția este de natură „permisivă” sau „prohibitivă”, precizând eventual procedura și natura executării actului. Rezoluția trebuie să conțină: numele angajatului HR căruia i se dă misiunea, conținutul misiunii, termenul de executare, semnătura personală a managerului și data întocmirii rezoluției. Documentele de bază pentru comenzile asupra personalului cu rezoluția șefului organizației sunt Bază legală acţiunea care este stabilită în ordin .

Întocmirea unui proiect de comandă pentru personal constă în completare formă unificată; Fiecare formular conține o linie și instrucțiuni de completare. În prezent, sunt utilizate formularele aprobate prin Decretul Comitetului de Stat pentru Statistică al Rusiei din 5 ianuarie 2004 nr. 1. Pe site-ul web: http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req =doc&base=LEGE&n=47274

Numărul comenzii este introdus la înregistrare. Într-un an calendaristic ordine de personalînregistrate prin numere de serie cu adăugarea unui index de litere; într-o organizație dată, litera K este ordine de personal.

Numărul de înregistrare al comenzii este necesar pentru înregistrarea documentelor, dar, în plus, este unul dintre detaliile care conferă documentului forță juridică, adică face documentul indiscutabil din punct de vedere al oficialității sale.

Comenzile pentru personal trebuie emise în strictă conformitate cu Codul Muncii al Federației Ruse.

* trebuie specificat în momentul aplicării pentru un loc de muncă setat dimensiunea salarizarea si conditiile de angajare: temporar (de la... la...), cu perioada de proba (durata) etc.;

* la concediere - motivul concedierii (articol specific din Codul Muncii al Federației Ruse);

* la acordarea concediului - tipul, durata, data de începere și de încheiere a acestuia;

* la transferul la un alt loc de muncă - tip de transfer (dacă este temporar - durată), Pozitie nouași departament, motivul transferului, modificarea remunerației;

* în caz de încurajare sau acțiune disciplinară - motivul și tipul încurajării sau pedepsei;

Partea constatatoare din comenzile de personal poate lipsi.

Partea administrativă a ordinului începe cu indicarea numelui de familie (imprimat cu majuscule), prenumelui și patronimului (tipărit în întregime cu litere mici); trebuie să conțină formularea precisă a soluției unei anumite probleme de personal.

Comenzile pentru personal prevăd includerea unor detalii precum data emiterii comenzii, care este plasată în partea de antet. Vă rugăm să rețineți: art. 68 din Codul Muncii al Federației Ruse stabilește că un ordin de angajare este anunțat angajatului împotriva semnării în termen de trei zile de la data începerii efective a muncii. Aceasta înseamnă că data emiterii ordinului trebuie să corespundă acestei perioade. Atunci când lucrați cu comenzi pentru personal, o atenție deosebită trebuie acordată pregătirii datelor - indicarea datei însoțește acțiunea administrativă, viza de familiarizare a angajatului și un link către documentul de bază. După încheierea textului principal al comenzii, cuvântul „Base” este scris în toate formele unificate: și sunt introduse numele, data și numărul documentului (documentelor) care stau la baza emiterii comenzii. Ultima etapă a pregătirii unei comenzi este semnarea acesteia. Un formular unificat complet completat este prezentat șefului organizației pentru semnare. Înregistrarea semnăturii presupune indicarea funcției managerului, a semnăturii sale personale, a paralelor și a numelui. Ultimul detaliu care se completează în formularele unificate este viza de familiarizare a angajatului, constând din cuvintele „Am citit ordinul”, semnătura personală a angajatului și data familiarizării.

Structura comenzilor poate fi simplă sau complexă.

Dacă ordinul se referă la o persoană, atunci se numește simplu (individual). Titlurile textelor unor astfel de ordine includ: „La angajare...”, „La transfer la alt loc de muncă...”, „La promovare...”, etc.

Combinarea mai multor puncte administrative într-o comandă face comanda complexă.

În comenzile complexe la rezolvarea unei probleme de personal (angajare sau concediere etc.), rubrica se formulează în funcție de problema care se rezolvă. În comenzile complexe care rezolvă mai multe probleme de personal (angajare, concediere etc.), titlul lipsește sau este dat într-o formă generalizată („La personal”). În aceste ordine, de regulă, există o anumită succesiune de aranjare a problemelor individuale: mai întâi - numirea în funcții, apoi - transferul în alte funcții, apoi - eliberarea din funcții. Dacă într-un paragraf sunt enumerate mai multe nume, acestea sunt enumerate în ordine alfabetică.

2.4 Procedura de completare a documentelor la aplicarea pentru un loc de muncă

Angajarea începe cu depunerea cererii de angajare de către solicitant. Cererea se intocmeste in forma acceptata de organizatie, adresata directorului general al organizatiei pentru angajare, cererea este datata si semnata de supervizorul imediat. Solicitantul furnizează împreună cu cererea documente necesare sa-l angajeze:

· pașaport sau alt document de identificare;

· carte de muncă;

· certificat de asigurare de asigurare de pensie de stat;

· Număr de identificare a contribuabilului (dacă este disponibil)

· documentație înregistrare militară- pentru cei obligati la serviciul militar si persoanele supuse recrutarii serviciu militar;

· un document privind studiile, calificările sau cunoștințele speciale - atunci când aplicați pentru un loc de muncă care necesită cunoștințe speciale sau pregătire specială.

· Certificat medical de conducător auto (pentru șoferi);

· Permis de conducere (pentru șoferi).

Articolul 65 din Codul Muncii al Federației Ruse prevede în mod expres că este interzis să se solicite unei persoane care solicită un loc de muncă alte documente decât cele prevăzute de Codul Muncii al Federației Ruse, alte legi federale, decrete ale președintelui Federației Ruse. Federația Rusă și decretele Guvernului Federației Ruse.

De asemenea, solicitanții care aplică pentru postul de șofer autobuz sunt supuși unui test conform regulamentului traficîn Departamentul Operațiuni. Și dacă rezultatul este bun (nu mai mult de 3 erori), acestea sunt apoi aplicate pentru un loc de muncă.

După ce viitorul angajat a trecut testul și a furnizat toate documentele necesare, el trebuie să fie familiarizat cu o serie de reglementări locale:

Reglementări interne ale muncii (prevăzute de partea 3 a articolului 68 din Codul Muncii al Federației Ruse);

Descrierea postului;

Instructiuni de securitate a muncii;

Reglementări privind unitatea structurală în care salariatul își va presta munca;

Reglementări privind secretele comerciale;

Reglementări privind remunerarea.

Angajatul angajat semnează într-un jurnal separat pentru a confirma că a citit toate reglementările locale.

Următorul pas în aplicarea pentru un loc de muncă este încheierea unui contract de muncă cu angajatul. Contractul de munca se incheie in scris, intocmit in doua exemplare, fiecare fiind semnat de parti. O copie a contractului de muncă este dată angajatului, cealaltă este stocată în departamentul de personal (articolul 67 din Codul Muncii al Federației Ruse). Un contract de muncă semnat și certificat servește ca bază pentru stabilirea unui raport de muncă. Refuzul unui angajat de a semna un contract de muncă nu poate servi drept temei pentru a-l aduce la răspundere disciplinară. Legislația actuală nu stabilește o singură formă obligatorie de contract de muncă, prin urmare contractul de muncă se întocmește sub orice formă. La încheierea unui contract de muncă, prin acordul părților, se poate discuta un test al angajatului pentru a-i testa abilitățile profesionale (articolul 70 din Codul Muncii al Federației Ruse). Condiția de probă trebuie specificată în contractul de muncă și în ordinul de angajare. Lipsa clauzei de probă în contractul de muncă înseamnă că salariatul a fost angajat fără proces. Nu este stabilit un test de angajare pentru:

Persoanele care candideaza la munca prin concurs pentru ocuparea postului corespunzator, detinut in modul prevazut de lege;

femei gravide;

Persoane sub 18 ani;

Persoanele care au absolvit institutii de invatamant primar, secundar și superior învăţământul profesional iar cei care intră în muncă pentru prima dată în specialitatea lor;

Persoane alese (selectate) într-o funcție electivă pentru muncă remunerată;

Persoanele invitate să lucreze prin transfer de la un alt angajator, conform acordului dintre angajatori; - persoane angajate pe o perioadă de până la două luni;

În alte cazuri prevăzute de Codul Muncii al Federației Ruse, alte legi federale și contractul colectiv. Perioada de probă nu poate depăși trei luni, iar pentru șefii organizațiilor și adjuncții acestora, contabilii șefi și adjuncții acestora, șefii de sucursale, reprezentanțe și alte divizii structurale separate ale organizațiilor - șase luni, dacă legea federală nu prevede altfel. Informațiile despre stabilirea testului nu sunt înscrise în cartea de muncă a angajatului.

În conformitate cu prevederile articolului 68 specificat din Codul Muncii al Federației Ruse, angajarea este oficializată printr-un ordin al angajatorului, emis pe baza unui contract de muncă încheiat. Conținutul ordinului angajatorului trebuie să respecte termenii contractului de muncă încheiat. La cererea angajatului, acesta trebuie să i se dea o copie legalizată ordinul menționat. Un ordin de angajare a unui angajat este un document administrativ care formalizează un contract de muncă semnat. Nici o comandă, nici o cerere de angajare avizată nu pot înlocui un contract de muncă.

La solicitarea unui loc de muncă (comandă) se indică următoarele: denumirea unității structurale, funcția, perioada de probă, precum și condițiile de angajare și natura muncii de efectuat (în ordinea transferului de la alta organizare, part-time, pentru a înlocui un angajat temporar absent, a presta anumită muncă si altul). (Anexa nr. 1)

De reținut că ordinul de muncă nu înlocuiește contractul de muncă, ci este un document intern unilateral al angajatorului.

Datele personale ale angajatului sunt introduse în cardul său personal. Datele personale, o comandă de angajare, precum și un contract de muncă sunt înregistrate în „dosarul personal” al angajatului.

La încheierea pentru prima dată a unui contract de muncă, carnetul de muncă și certificatul de asigurare de asigurări de pensie de stat se eliberează de către ofițerul de personal. Carnetele de muncă sunt păstrate pentru toți angajații care lucrează în organizație mai mult de cinci zile.

Angajarea unui cetățean se finalizează prin efectuarea unei înscrieri corespunzătoare în cartea de muncă, care este documentul principal despre activitatea de muncă a angajatului; toate înregistrările ulterioare sunt făcute în acesta (de exemplu, despre transferuri, stimulente, concediere).

2.5 Procedura de pregătire a documentelor pentru concediu

În conformitate cu paragraful 5 al art. 37 din Constituția Federației Ruse, toată lumea are dreptul la odihnă. Persoanei care lucrează în baza unui contract de muncă i se garantează concediul anual plătit stabilit de legea federală.

Există mai multe tipuri de vacanțe în organizația Autotravel LLC:

1. Concediu de bază (plătit);

2. Concediu fără plată (furnizat la cerere dacă este necesar);

3. Concediul de maternitate (un astfel de concediu se acordă din motive de sănătate);

4. Concediu pentru salariații care au adoptat copii nou-născuți direct de la maternitate (desigur, un astfel de concediu se acordă la nevoie și nu anual);

5. Concediu pentru îngrijirea unui copil până când copilul împlinește vârsta de 3 ani (în primii 1,5 ani, femeii i se plătește o alocație de îngrijire a copilului, în restul de 1,5 ani alocația nu se plătește), acordată femeii sau tatăl copilului, sau bunica, bunicul, altă rudă, tutorele care îngrijește efectiv copilul;

6. Concediu suplimentar fără plată pentru angajații cu doi sau mai mulți copii sub 14 ani, angajații cu un copil cu handicap sub 18 ani, mamă sau tată singur care crește un copil sub 14 ani;

7. Concediu pentru susținerea examenelor în școlile de învățământ general seral (în ture);

8. Concediu în legătură cu studiile la școlile profesionale serale;

9. Concediu suplimentar pentru susţinerea examenelor de admitere la liceu;

10. Concediu fără plată pentru susținerea examenelor de admitere la instituțiile de învățământ profesional superior și secundar;

11. Concediu în legătură cu studiile în instituţiile de învăţământ profesional superior şi secundar cu frecvenţă serală şi cu frecvenţă redusă.

Toți angajații au dreptul la concediu anual de bază plătit. Durata concediului este de 28 de zile calendaristice. Un salariat primește dreptul la o vacanță de această durată dacă a lucrat timp de un an. Dreptul de a folosi concediul pentru primul an de muncă ia naștere salariatului după șase luni de muncă continuă. Prin acordul părților, concediul plătit poate fi acordat angajatului înainte de expirarea a șase luni (articolul 122 din Codul Muncii al Federației Ruse). Codul Muncii prevede că vacanța nu include vacanțele stabilite la articolul 112 din Codul Muncii al Federației Ruse. Adică, dacă o vacanță cade în perioada vacanței, aceasta nu aparține perioadei de vacanță. În acest caz, data de încheiere a vacanței este amânată.

Vacanțele sunt procesate conform programului de vacanță. Acest document, în opinia noastră, este obligatoriu act local, întrucât proiectarea sa este reglementată de art. 123 Codul Muncii al Federației Ruse. Ordinea de acordare a concediilor de odihna platite se stabileste anual in conformitate cu programul de concediu aprobat de angajator. Decembrie este luna în care se fac planurile pentru anul care vine. Unul dintre documentele obligatorii care trebuie adoptate în această perioadă este programul de concediu. Programul de concediu pentru anul următor, după cum reiese din art. 123 din Codul muncii, trebuie aprobat de angajator cu cel mult 2 săptămâni înainte de începerea anului calendaristic, adică înainte de 16 decembrie. Întrucât au mai rămas doar câteva zile până la adoptarea acestui document, ne vom opri asupra acelor puncte care trebuie luate în considerare la elaborarea lui. Vacanțele se eliberează conform programului de vacanță (Anexa 12 (nu este furnizată) - Formular unificat T-7). Programul de concediu este obligatoriu atât pentru angajator, cât și pentru angajat. Angajatul trebuie anunțat despre ora de începere a concediului de odihnă cu cel puțin două săptămâni înainte de începerea acesteia.

După cum sa menționat mai sus, programul de vacanță trebuie aprobat cu cel puțin două săptămâni înainte de sfârșitul anului de producție curent și începutul celui următor, de exemplu. este cam la mijlocul lui decembrie. Pentru a lucra la programare aveți nevoie de:

Stabiliți cele mai „descărcate” perioade de activitate ale organizației

Aflați direct dorințele angajaților cu privire la momentul concediului

Stabiliți ce angajați beneficiază de beneficii de concediu

Pentru a rezolva prima condiție este necesar să se analizeze proces de fabricație organizație, determină perioadele de volum de muncă și calculează când are loc o scădere a procesului de muncă. Managerii de departamente pot ajuta la clarificarea dorințelor angajaților. Aceștia trebuie să fie instruiți să colecteze declarații de la subordonații lor cu privire la timpul așteptat de concediu și să rezolve neînțelegerile dintre angajați care au apărut în procesul de identificare a acestei probleme. După aceasta, acești manageri trebuie să ofere departamentului de HR informații despre datele de începere a vacanțelor subordonaților lor pentru a întocmi un program.

...

Documente similare

Componența documentației de serviciu de personal. Conținutul și procedura de executare a documentelor care reglementează activitatea personalului și a documentelor de evidență a personalului. Procedura de emitere și înregistrare a comenzilor pentru personal. Aprobarea fișei postului.

lucrare de curs, adăugată 20.11.2011


Sarcini și funcții, structura și formele serviciului de personal. Standardizarea muncii pentru angajatii departamentului de resurse umane. Acte de reglementare care reglementează problemele de gestionare a evidenței personalului. Comenzi pentru personal. Jurnalele de contabilitate si control, corespondenta oficiala interna.

lucrare curs, adăugată 04.11.2015


Conceptul și tipurile de politică de personal. Particularităţi ale organizării activităţilor serviciului de management al personalului. Studiul managementului evidenței personalului și al legislației muncii folosind exemplul unei anumite întreprinderi. Recomandări pentru îmbunătățirea muncii personalului.

lucrare de curs, adăugată 10.01.2012


Conceptul de documentație de personal. Componența și structura documentației serviciului de personal. Locul serviciului de personal în structura organizației. Planificarea si organizarea muncii pentru asigurarea personalului. Organizarea depozitarii documentelor asupra personalului (personal).

lucrare curs, adăugată 04.06.2014


Sensul, rolul și conținutul politicii de personal a întreprinderii, obiectivele și principiile acesteia. Certificarea personalului și procedura acesteia. Metode de formare a personalului. Analiza politicii de personal și planificarea personalului la întreprinderea SU-45. Dinamica numerelor de personal.

teză, adăugată 02.12.2009


Tipuri de comenzi pentru personal. Forme unificate de comenzi pentru personal. Tipuri de comenzi pentru personal. Întocmirea și executarea unui proiect de comandă. Etape de pregătire, reguli de înregistrare și păstrare a proiectului de ordin pentru personal.

lucru curs, adăugat 01/09/2009


Esența și obiectivele politicii de personal la întreprindere. Analiza utilizării politicii de personal la o întreprindere folosind exemplul minei Shakhtinskaya. Experiență străinăîmbunătățirea organizării și a remunerației. Metode de formare a personalului la o întreprindere.

teză, adăugată 28.09.2010


Caracteristicile procesului de formare a personalului la întreprindere modernă. Personalul întreprinderii ca obiect managementul resurselor umane. Direcții ale politicii de personal a întreprinderii Modus LLC și procesul de pregătire a personalului, ca unul dintre elementele sale constitutive.

teză, adăugată 16.12.2010


Baze teoretice pentru dezvoltarea politicii de personal: esență, obiective, trăsături de caracter potenţialul de resurse umane al întreprinderii. Studierea metodelor de planificare, recrutare, creare rezerva de personal. Caracteristicile stimulentelor materiale pentru personal.

lucrare de curs, adăugată 23.03.2010


Sarcini de formare a politicii de personal a întreprinderii. Suport informațional formarea politicii de personal a întreprinderii. Reglementări privind departamentul HR și dezvoltare sociala. Măsuri de îmbunătățire a eficienței politicii de personal și a motivației personalului.

Documentatia personalului Aceasta este o gamă largă de documente care conțin informații despre angajați și activitățile lor de muncă. Documentele de personal includ următoarele grupuri de documente:

Toate comenzile pentru personal privind acceptarea, transferul, concediul, călătoria de afaceri, promovarea, sancțiuni disciplinare, modificarea datelor personale.

Declarații, acte, protocoale ale angajaților;

Contracte de munca si carnete de munca;

- dosarele personale și cardurile personale ale angajaților;

- programul de personal și foile de timp;

Conturi personale pentru salarii.

Documentele privind tipurile de activități reflectate în ele sunt împărțite în două grupuri mari.

Prima grupă este documentele privind cheltuielile generale și administrative, adică despre problemele managementului general al întreprinderii.

Al doilea grup - documente prin funcţiile de conducere. Astfel de documente sunt întocmite de către angajații departamentelor de servicii de personal, contabilitate, planificare și control, aprovizionare și vânzări.

Documente de bază organizatorice și juridice reglementare generală probleme de lucru cu personalul organizației: regulamente interne de munca, regulamente de personal, reglementari privind unitatile structurale, fisele postului.

Reglementările interne de muncă sunt un document organizatoric și administrativ care reglementează procedura de angajare, transfer și concediere a angajaților, principalele responsabilități ale lucrătorilor și angajaților Principalele responsabilități ale administrației, timpul de lucru și utilizarea acestuia, stimulentele pentru succesul în muncă, penalități, intra -regimul obiect si organizarea muncii.

Regulamentul de personal este un document care reflectă aspecte de dezvoltare profesională și socială a forței de muncă, relația acesteia cu administrația, securitatea locului de muncă și alte aspecte.

Tabelul de personal este un document care conține o listă a tuturor posturilor din organizație, indicând numărul și nivelurile salariale ale acestora.

Regulamentul privind o unitate structurală este un document prin care se stabilește statutul funcției, drepturile, îndatoririle și responsabilitățile unităților structurale.

O fișă a postului este un document emis în scopul reglementării organizaționale statut juridic angajat, îndatoririle, drepturile, responsabilitățile și asigurarea condițiilor pentru munca sa eficientă.

Tabelul 6.3 - Lista aproximativă a documentelor privind managementul personalului într-o organizație

proceduri HR	Documente în curs de elaborare
Documentarea încheierii unui contract de muncă și angajare	Aplicație pentru un job. Contract de muncă (acord) Ordin (instrucțiune) privind angajarea unui angajat Fișă personală de evidență a personalului (chestionar) Autobiografie CV
Documentarea problemelor generale ale managementului forței de muncă și plasării personalului	Contract colectiv Carta (regulamente) privind organizarea Reglementări interne de muncă Reglementări privind unitatea structurală Descrierea postului Structura și personalul Ordin de personal privind repartizarea responsabilităților între conducerea organizației
Documentarea înregistrărilor privind utilizarea timpului	Program pentru acordarea zilelor suplimentare de odihnă Cerere de stabilire (anulare) a muncii cu fracțiune de normă
Documentarea problemelor legate de organizarea de stimulente materiale pentru personal	Reglementări privind remunerarea și stimulentele materiale Regulamente privind organizarea salarizării lucrătorilor Regulamente privind sporurile pentru personal Regulamente privind plățile și prestațiile sociale (în pachet social) si etc.
Documentarea procedurilor de bază de management al personalului	Codul de etică organizații Reglementări privind efectuarea certificării personalului Reglementări privind lucrul cu rezerva de personal pentru promovarea în funcții de conducere Reglementări privind lucrul cu tinerii specialiști Reglementări privind gestionarea carierei în afaceri a personalului etc.
Documentarea acordării concediilor angajaților	Program de concediu Cerere pentru acordarea concediului Ordin (instrucțiune) pentru acordarea concediului unui angajat Notă-calcul pentru acordarea concediului unui angajat
Documentatia de incetare a contractului de munca si concediere	Scrisoare de concediere, depunerea încetării contractului de muncă, Proces-verbal al organului sindical ales, Ordin (instrucțiune) privind încetarea contractului de muncă cu salariații

Optimizarea fluxului de documente

Optimizarea fluxului de documente include două domenii majore:

creșterea calității conținutului informațional (legarea la centrele de responsabilitate; set optim și conținut de indicatori; calitate superioară norme și reglementări; disponibilitatea informațiilor despre abateri);

creșterea eficienței fluxului de documente și a confortului pentru manageri (eliminarea dublării informațiilor, optimizarea rutelor de trafic; combinarea contabilității primare pentru gestiunea contabilă și operațională etc.; alinierea titlurilor documentelor cu conținutul).

Să luăm în considerare opțiunea de a reduce fluxul de documente, menținând în același timp capacitatea de informare.

La construirea unui flux de documente, precum și la crearea structurilor organizaționale pentru contabilitatea de gestiune, munca începe cu studierea influenței unor factori precum: caracteristicile tehnologiei, compoziția produsului, organizarea producției și managementul întreprinderii și diviziunile sale structurale, procesele de afaceri, fluxurile de materiale. Organizarea fluxului de documente depinde în mare măsură de disponibilitatea structuri organizatorice managementul centrelor de responsabilitate; dezvoltarea mecanismului antreprenoriatului intra-companie; disponibilitatea managementului abaterilor; competența managerială și utilizarea de către aceasta a unor metode progresive de luare a deciziilor; disponibilitatea calculatoarelor personale, retelelor de informatii si etc.

Optimizarea fluxului de documente presupune crearea de standarde de flux de documente și generarea de raportări interne. Pentru fiecare subiect (sau document) sunt elaborate formulare (documente) de raportare; instrucțiuni pentru completarea formularului (utilizarea prevăzută, ținând cont de nivelul de management, ordinea de completare a detaliilor și (sau) indicatorilor: în ce coloană și/sau linie, ce valoare a indicatorului etc.); sunt elaborate reglementări (cine, unde, cui și în ce interval de timp depune formularul de raportare (document); se stabilește responsabilitatea pentru încălcarea reglementărilor.

Întrebări de control

1. Definiți un bilanţ?

2. Care sunt principalele tipuri de solduri?

3. De ce este bilanțul principalul material informativ pentru uz intern și extern al situațiilor financiare ale unei organizații?

4. Cum putem explica egalitatea totalurilor de active și pasive (valută) din bilanţ?

5. Enumerați numele și conținutul secțiunilor de activ și pasiv din bilanț?

6. Enumerați tipurile de tranzacții comerciale care afectează bilanțul?

7. Ce este un plan de conturi? contabilitate?

8. După ce criterii se determină activitatea și pasivitatea conturilor contabile?

9. Care este ordinea intrărilor în conturile active și pasive?

10. Definiți metoda intrare dubla?

11. Ce este corespondența conturilor și a înregistrărilor contabile?

12. Cum sunt împărțite conturile în raport cu soldul?

13. Definiți soldul și denumiți metodele de calcul a soldurilor în conturile active și pasive?

14. Dați un exemplu de conturi și subconturi sintetice, analitice?

15. Ce grupuri de contoare sunt folosite pentru a reflecta proprietatea organizației?

16.Ce este contabilitatea afacerilor?

17.Ce se înțelege prin contabilitate?

18.Ce caracteristici sunt inerente contabilității?

19. Din ce părți constă contabilitatea?

20.Care sunt principalele obiective ale contabilității?

21.Cine este responsabil de organizarea contabilității la întreprindere?

22.Ce informații oferă datele contabile?

23. Pentru ce sunt folosite informațiile contabile?

24.Care sunt utilizatorii externi și interni ai informațiilor contabile?

25.Ce factori influențează alegerea și justificarea politica contabila?

26.Numiți și descrieți subiectul și metoda contabilității?

27.Cum este împărțită proprietatea organizației în funcție de compoziție și locație?

28.Care sunt sursele formării proprietății?

29. Definiți conturile de încasat și conturile de plătit?

30. Dați conceptul de investiții financiare?

31. Descrie-ți propriile surse?

32. Oferiți o descriere a surselor împrumutate?

33.Cum sunt grupate registrele contabile după conținut?

34.Cum sunt grupate registrele contabile după aspect?

35.Ce se înțelege prin formă de contabilitate?

36.Care este structura contabilă?

37. Enumerați tipurile de documente contabile primare?

38.Ce se înțelege prin detaliile documentului?

39.Ce se înțelege prin documentație de personal?

40. Care sunt principalele documente organizatorice și juridice care reglementează principalele probleme ale lucrului cu personalul?

Dacă luăm în considerare munca cu angajații unei organizații în mod holistic, utilizând astfel de categorii filosofice precum formă și conținut, atunci managementul personalului poate fi reprezentat ca conținut, iar managementul înregistrărilor de personal ca o formă de politică de personal a organizației. Aceste conținuturi și forme nu pot exista unul fără celălalt. Să vedem cum puteți construi o muncă eficientă și continuă cu personalul, ținând cont de specificul întreprinderii și de natura muncii angajaților.

Compania a găsit un angajat potrivit. În continuare, specialiștii în resurse umane trebuie să o oficializeze în mod corespunzător. La urma urmei, dacă înregistrările HR sunt incomplete sau incorecte, organizația este expusă riscurilor financiare, iar șeful întreprinderii se poate aștepta la o amendă personală impresionantă.

Dacă politica de personal a companiei se caracterizează prin economii de costuri și fluctuații semnificative de personal (în special muncitori), atunci este necesar să se acorde o mare atenție problemei optimizării administrării personalului și creșterii eficienței serviciului de personal. Aceasta este exact sarcina care a fost atribuită șefului departamentului de personal al unui grup de organizații de securitate 1.

Povești, sau Povești de companie ca

Condiții preliminare pentru implementarea proiectului

În 2012, grupul de companii era format din 500 de persoane. Trei angajați ai departamentului HR (doi specialiști și un supervizor) au fost implicați în gestionarea evidenței personalului. Nu existau documente speciale care să reglementeze activitatea departamentului; totul se făcea prin acord verbal. Contabilitatea a fost efectuată în programul standard 1C. Am lucrat cu fiecare angajat personal. Oamenii și-au adus aplicațiile direct la departamentul de resurse umane. Aici au fost angajați și concediați. Angajații au trecut și au așteptat ca unul dintre specialiști să fie liber, să-și copieze documentele, să introducă date în 1C, să tipărească actele necesare, apoi să semneze documentele și să se familiarizeze cu reglementările locale împotriva semnăturii...

Când organizația a primit comanda la începutul anului 2013, departamentul de selecție a furnizat un aflux de lucrători în termen de șase luni și, prin urmare, numărul de personal a crescut la 3 mii de persoane. Componența angajaților a fost următoarea: 100 persoane - personal administrativ și de conducere, 2900 - personal muncitor (paznici și controlori). Cifra de afaceri în rândul personalului de lucru a fost de 10%.

Organizația a folosit o metodă de lucru în ture, cu rotații având loc la fiecare două săptămâni: concedierea în masă a angajaților care și-au încheiat tura și nu doreau să lucreze în continuare și angajarea în masă a noilor sosiți. Au trebuit procesate până la 50 de numiri și același număr de concedieri pe zi (pentru comparație: în zilele normale se procesează 10–15 numiri și același număr de concedieri).

Pe lângă procesarea programărilor (până la 300 pe lună) și concedierilor (aceeași sumă), funcțiile departamentului au inclus: procesarea vacanțelor (până la 200 pe lună); eliberarea certificatelor de angajare și a copiilor carnetelor de muncă (până la 100) angajaților la cererea acestora; organizarea emiterii cardurilor bancare pentru a primi salarii (până la 300 pe lună); suport documentar pentru deplasarea angajaților de la o unitate de securitate la alta (până la 500 pe lună); înregistrarea de noi carnete de muncă (aproximativ 80 lunar); colectarea de informații pentru management despre instrumentele de recrutare (cum au aflat candidații despre disponibilitatea posturilor vacante) și motivele concedierii; întocmirea de rapoarte zilnice, săptămânale și lunare privind numărul, angajarea și concedierea angajaților.

Compartimentul HR a interacționat cu serviciul de securitate (unitate care păzea direct facilitățile și avea următoarea structură: șeful departamentului de securitate, șefii adjuncți, șefii de departament, ture de seniori, paznicii și controlorii), precum și cu contabilitatea. Totodată, s-a menținut procedura de lucru anterioară (fără reglementări, contabilitate în programul standard 1C, lucru personal cu fiecare angajat). Declarațiile angajaților de la departamentul de securitate au fost transferate fără documente de înregistrare și au fost adesea pierdute; nu a existat nicio modalitate de a verifica dacă au fost transferate. Lucrătorii mergeau adesea la departamentul de personal și își depuneau singuri declarațiile fără nicio înregistrare. Astfel, formatul și termenul limită pentru transferul documentelor de către angajații departamentului HR către departamentul de contabilitate au fost arbitrare.

În ciuda adăugării a trei specialiști la departamentul de HR (acum erau cinci, fără să se ia în calcul șeful), era evident că departamentul încă nu își ducea treaba la bun sfârșit. Acest lucru s-a manifestat în cele ce urmează. În zilele în ture, angajații stăteau la locul de muncă până la ora 22.00, în zilele normale până la ora 20.00, pentru care se plăteau în mod regulat orele suplimentare. Timp de șase luni nimeni nu a plecat în vacanță, pentru că nu a fost nicio oportunitate. Cifra de afaceri a angajaților departamentului de resurse umane a crescut: trei persoane s-au schimbat în ultimele șase luni. Zilnic erau plângeri de la departamentul de contabilitate. Erorile în documente (pe hârtie sau electronice) s-au ridicat la 18–20%, încălcarea termenelor de furnizare a documentelor (comenzi pentru concedii și concedieri, documente pentru producerea cardurilor bancare etc.) - 20–25%. Au fost reclamații de la serviciul de securitate (despre timpi lungi de procesare pentru angajarea și concedierea angajaților, întârzieri în îndeplinirea cererilor, pierderea cererilor depuse, procesarea intempestivă a concediilor și a certificatelor). Toate acestea au contribuit la apariția conflictelor între specialiștii HR, precum și între departamentul HR, serviciile de contabilitate și securitate. Angajații organizației, atât actuali, cât și foști, au început să facă apel la inspectoratul de muncă și la instanță cu acuzații de calitate proastă și executare intempestivă a documentelor.

Introducerea principiilor de bază ale departamentului HR

Noului șef al departamentului HR i s-a dat sarcina: să stabilească munca eficienta diviziune care i-a fost încredințată fără creșterea bugetului pentru salariile angajaților. În cadrul acestei sarcini, a fost necesară oprirea primirii reclamațiilor din partea serviciilor de pază și contabilitate, asigurarea completării documentelor în termenele stabilite de lege și eliminarea plângerilor angajaților către organele de conducere și inspecție referitoare la nesatisfăcătoare. executarea actelor de personal.

Pentru a studia situația, șeful le-a cerut subordonaților săi să lucreze ca până acum timp de două săptămâni (în perioada inter-shift și în perioada re-shift). După ce a văzut toate problemele enumerate mai sus și ținând cont de cerința managementului de a nu crește numărul de angajați din departamentul de resurse umane, șeful a ales o cale intensivă de schimbare a muncii, și anume maximizarea reducerii timpului de procesare a documentelor prin reducerea neproductivității. costuri de timp. Totodată, au fost elaborate următoarele principii ale activității departamentului:

• fluxul de lucru;
• lucrul cu supraveghetorii imediati ai angajaților;
• reglementarea activitatilor departamentului HR;
• automatizarea maximă a sarcinilor rezolvate cu ajutorul programului 1C.

Să luăm în considerare modul în care aceste principii au fost introduse în procesul de lucru și ce efect a fost obținut.

Gestionarea în linie a evidențelor personalului

Una este să gătești terci pentru o familie și cu totul alta să gătești terci pentru o companie de soldați: un lucru este, dar abordările sunt diferite. La fel este și cu munca de birou: una este să o faci într-o companie cu un personal de 100 de oameni și o cifră de personal de 10% pe an și cu totul altceva într-o companie cu un personal de 3 mii de oameni și o cifră de afaceri de 10% pe lună.

Esența gestionării continue a înregistrărilor de personal constă în documentele continue (ca pe o linie de asamblare). Adică, un specialist formalizează nu doar o concediere și apoi o angajare, ci un număr mare de documente de același tip într-o anumită perioadă de timp. În același timp, efectuează multe operații omogene la rând, concentrându-se asupra acestui lucru și nefiind distras de alte probleme.

Observând munca subordonaților săi, șeful departamentului de resurse umane a remarcat o pierdere de timp neproductivă. În acest sens, au fost identificate probleme care au redus eficiența utilizării timpului și au fost luate măsuri pentru eliminarea acestora (Tabelul 1).

Tabelul 1. Măsuri pentru introducerea principiului fluxului de lucru

Probleme (cum au fost)	Rezolvarea problemelor (cum s-a întâmplat)
Departamentul HR era zgomotos înainte. Aproximativ șase persoane au fost angajate sau concediate la un moment dat. Specialiștii au făcut adesea greșeli la introducerea datelor personale în program, ceea ce a provocat nemulțumiri din partea departamentului de contabilitate. Lucrătorii în schimburi sunt o categorie specifică de lucrători. Nu toți au timp să facă un duș după tren și nu toată lumea este plăcut să vorbească. Atunci când înregistrau până la o sută de astfel de angajați pe zi, specialiștii în resurse umane au experimentat rapid burnout profesional	Acum angajații nu intră în departamentul HR, ci își așteaptă rândul în hol. Specialiștii îi vizitează la fiecare jumătate de oră în perioada inter-tururilor și la fiecare 15 minute. în zilele de rotație, ei colectează documente pentru angajare și concediere și răspund la întrebări. În acest scop, în hol au fost plasate afișe de avertizare: „Așteaptă-ți rândul pe coridor, vor ieși la tine”. Însoțitorii de etaj și șefii de securitate au fost avertizați cu privire la introducerea unei astfel de proceduri. Lucrătorii care încă încearcă să intre în birou sunt opriți cu strictețe. Pe măsură ce documentele sunt gata, specialiștii departamentului HR merg la angajați, aceștia din urmă semnează și îi iau
Angajații departamentului de resurse umane au fost adesea distrași de la introducerea datelor în timp ce efectuau lucrări care nu necesitau calificări speciale (colectarea și copierea documentelor). Acest lucru a redus acuratețea introducerii datelor, provocând plângeri din partea departamentului de contabilitate	În zilele fără ture, specialiștii gratuiti merg pe rând la muncitori pentru a obține documente. În timpul unei schimbări de tură, este numit un ofițer de serviciu care doar colectează documentele și copiază documentele necesare; alți lucrători nu fac acest lucru, ci se concentrează pe introducerea datelor. Atribuțiile ofițerului de serviciu includ verificarea dacă candidatul a completat formularul de cerere și a făcut-o documente necesare. Apoi, toate documentele unui angajat sunt puse într-un pachet separat, iar pachetele colectate (8-10 bucăți) sunt aduse la birou. Ofițerul de serviciu realizează copii ale documentelor pentru dosarele personale și le distribuie specialiștilor. La concediere, se verifică completarea cererii și disponibilitatea card bancar Pentru a primi un salariu, se emite o fișă de ocolire
Anterior, cărțile de muncă și dosarele personale erau depozitate în birou într-o manieră dezordonată (documente ale angajaților concediați amestecate cu acte ale angajaților care lucrează), ceea ce le făcea greu de găsit. Fișierele personale au rămas în cutii timp de săptămâni, nesortate după literele inițiale ale numelor de familie.	S-a pus la dispoziție stocarea înregistrărilor de lucru. Acum sunt sortate după organizație (după literă inițială). Carnetele de muncă ale lucrătorilor disponibilizați (și celor care nu au primit acte) și ale lucrătorilor absenți au fost special selectate pentru a nu complica căutarea. Dosarele personale ale angajaților care lucrează, concediați și absenți sunt stocate separat, toate fiind aranjate după literele inițiale ale numelui lor. Conform regulii introduse, toate carnetele de muncă și dosarele personale ale angajaților sunt puse la locul lor în cel mult o săptămână de la înregistrare.
Anterior, dulapuri cu cărți de lucru erau amplasate în camera alăturată. Dosarele personale au fost aranjate numai de organizație (un amestec de angajați activi și concediați)	Acum cabinetele cu carnete de muncă și dosare personale uzate se află în cabinetul specialiștilor, iar dosarele personale ale celor absenți și disponibilizați se află în camera de arhivă alăturată. Acest lucru a făcut posibilă reducerea timpului petrecut cu mutarea specialiștilor și căutarea documentelor anumitor angajați
Contractele de muncă colectate de la angajați au fost semnate de managerul principal a doua zi, iar apoi distribuite managerilor imediati pentru semnarea de către angajați și oferirea lor un exemplar. Al doilea exemplar urma să fie păstrat în organizație. Cu toate acestea, contractele s-au pierdut adesea și nu au ajuns la angajați (ceea ce le-a cauzat nemulțumirea) sau la departamentul de resurse umane (ceea ce reprezintă o încălcare a evidenței personalului)	Acum se eliberează împuternicirea pentru semnarea contractelor de muncă directorului adjunct, care în perioada de rotație se află în permanență în biroul său și le semnează. În aceste zile, specialiștii în resurse umane vin liber în biroul lui pe tot parcursul zilei, semnează contracte și oferă angajaților o copie a acestora. Angajații au încetat să se plângă de lipsa contractelor; toate copiile destinate stocării în organizație sunt disponibile
Procesul de completare a cărților de muncă (până la 300 pe lună) este foarte laborios, nu permite corecții și necesită atenție și concentrare sporite	Ținând cont de faptul că în majoritatea cărților de muncă se fac înscrieri standard, s-au făcut ștampile pentru numele tuturor organizațiilor exploatației, precum și ștampile: „Contract de muncă reziliat”, „Acceptat ca agent de pază”, „Acceptat ca agent de securitate”. un controlor”, „Copia este corectă”, „Director general Ivanov A.A.”, „Lucrări până în prezent”, etc.
Solicitările de concediu (nu conform programului) și eliberarea de certificate au fost primite zilnic. Managerii imediati trebuiau adesea să afle dacă au fost rezervate vacanțe. În același timp, au făcut adesea plângeri cu privire la executarea lor prematură.	Acum colectarea cererilor de concediu și eliberarea certificatelor se efectuează în zile strict definite - de două ori pe lună de la 1 la 6 și de la 15 la 21. Solicitările de concediu sunt acumulate, transferate departamentului de resurse umane și procesate la un moment strict definit (conform programului de lucru al departamentului). Aplicațiile nu vor fi acceptate în alte momente. După ce toate vacanțele au fost finalizate, este generat un raport, care este apoi trimis serviciului de securitate pentru aprobare. După ce raportul a fost convenit, cererile privind înregistrarea în vacanță nu vor fi acceptate.
Lucrătorilor le era adesea dificil să completeze declarațiile scrise și le-au redactat incorect și încet	Formularele de cerere elaborate către departamentul de resurse umane necesită doar aplicarea datelor efective și semnătura angajatului. Acest lucru accelerează semnificativ procesul de înregistrare
Anterior, se folosea un singur chestionar pentru angajarea atât a lucrătorilor, cât și a personalului de conducere (experiență munca anterioară, educație etc.). Trimiterea la locul de muncă și consimțământul pentru prelucrarea datelor cu caracter personal au fost completate pe foi separate, lucrătorii s-au încurcat, documentele s-au pierdut	Chestionarul a fost refăcut, acum lucrătorii intră în el doar cel mai mult informatie necesara, ceea ce accelerează semnificativ această procedură. Chestionarul include, de asemenea, o recomandare de locuri de muncă de la serviciul de securitate și consimțământul pentru prelucrarea datelor cu caracter personal
Specialiștii departamentului de resurse umane au primit informații despre instrumentele de selecție a angajaților (răspunsul la întrebarea cum a aflat despre postul vacant disponibil) oral. Lucrătorilor le era adesea greu de explicat, iar specialiștii au uitat de informațiile primite	Chestionarul pentru lucrători a inclus o întrebare: „De unde ați aflat despre postul vacant?” După aceasta, sunt enumerate sursele de informare. Angajatul poate marca doar ceea ce este necesar. Acum, atunci când introduce date în program, specialistul HR se bazează pe un document, și nu pe un mesaj verbal
Inovațiile introduse trebuiau transmise supraveghetorilor imediati ai serviciului de securitate	Compania organizează cursuri regulate (săptămânale) pentru managerii imediati cu privire la modul de depunere a documentelor în mod corespunzător (în conformitate cu termenele și formularele stabilite), și oferă, de asemenea, consiliere pentru cei care aplică individual

Lucrul cu supervizorul dvs. imediat

Din munca personala fiecare angajat a trebuit să fie abandonat. S-a făcut o tranziție la conceptul de lucru cu supervizorii imediati. Acestea sunt turele superioare și șefii departamentelor de securitate. Angajații departamentului HR contactează personalul de lucru numai în timpul angajării și concedierii. Acest lucru a fost convenit cu conducerea serviciului de securitate, deoarece este necesară asistența acestora. Pentru a implementa acest principiu, se organizează evenimente speciale (Masa 2).

Tabelul 2. Măsuri pentru implementarea principiului lucrului cu supraveghetorii imediati

Probleme (cum au fost)	Rezolvarea problemelor (cum s-a întâmplat)
După înregistrarea locului de muncă, lucrătorii nu știau la ce unitate trebuie să meargă și au adresat întrebările relevante angajaților departamentului de personal.	Acum angajații primesc note cu instrucțiuni scurte cu privire la solicitarea documentelor. În acestea, managerii imediati indică adresa unității la care trebuie să meargă angajatul, precum și numele complet și numărul lor de telefon
Angajații își aduceau adesea propriile declarații la departamentul de resurse umane. Documentele de la serviciul de securitate au fost acceptate fără înregistrare sau stabilire de termene. Nu a existat posibilitatea de a verifica transferul documentelor	Toate documentele de înregistrare sunt acceptate de la supraveghetorii imediati conform registrului cu secțiuni speciale. În acest registru, managerii introduc numele complet al persoanei care a depus documentele și semnează pentru primire. Registrul se formează zilnic. A doua zi, strict la ora 9:00, adjunctul șefului aduce registrul și documentele și le predă șefului departamentului de personal pentru semnare. Acum oricine poate găsi cu ușurință o înregistrare a unei anumite aplicații
Anterior, ordinele de concediu, certificatele și alte documente care urmau să fie semnate de angajați și predate acestora de la departamentul de resurse umane erau luate haotic de către angajații înșiși sau de către supervizorii lor imediati.	S-au achiziționat tăvi de papetărie în funcție de numărul de direcții și așezate sub formă de raft în incinta serviciului de pază. Angajații departamentului HR plasează în ele documente completate, care trebuie semnate de angajați și date acestora. Șefii departamentului de securitate preiau aceste documente din tăvi la un moment convenabil pentru ei, fără a deranja angajații departamentului de personal
Angajații au pus în mod constant întrebări despre esența muncii, înregistrarea concediilor, concedierea, remunerarea, obținerea de certificate etc. Specialiștii departamentului de resurse umane au petrecut mult timp consiliându-i personal și telefonic	Răspunsurile la întrebările pe care angajații le adresau anterior departamentului de resurse umane au devenit acum responsabilitatea managerilor imediati. Lucrătorii sunt redirecționați către sediul serviciului de securitate pentru informații (așa cum se raportează în anunțurile postate). Personalul HR nu mai oferă nicio lămurire. Acest lucru este valabil și pentru apelurile telefonice.

Reglementarea activităților departamentului de resurse umane

Împreună cu toată lumea, a fost adoptat principiul reglementării activității departamentului de personal și proiectarea reglementară a relațiilor acestuia cu contabilitatea și serviciul de securitate. Acest lucru a necesitat dezvoltarea și implementarea unui număr de reglementări corporative. După ce a studiat particularitățile interacțiunii dintre departamente, șeful departamentului de resurse umane a propus reglementări pentru interacțiunea departamentului de resurse umane și serviciul de securitate și reglementări pentru interacțiunea departamentului de contabilitate și departamentului de resurse umane, care descriu strict termenele de furnizare. a documentelor.

A fost elaborat un standard pentru fluxul documentelor de personal cu mostre de execuție a documentelor; s-a întocmit un program de activitate al departamentului, stabilind un anumit ritm de lucru și perioade de procesare a anumitor documente; pregătit instrucțiuni pas cu pas lucrează în programul 1C asupra procedurilor de bază de înregistrare în modificarea utilizată în organizație; a fost întocmită o listă a rapoartelor departamentului de resurse umane care indică persoanele responsabile (incertitudinea în această problemă a fost eliminată); a fost elaborată o diagramă a principalelor procese de afaceri pentru formalizarea relațiilor de muncă (concedieri, angajări, mișcări de personal, concedii), reflectând succesiunea de lucru a tuturor departamentelor implicate.

Pe parcursul implementării proiectului au fost elaborate următoarele reglementări:

• Standard de resurse umane corporative.
• Reglementari de interactiune intre departamentul HR si serviciul de securitate (Anexa 1).
• Reglementări de interacțiune între departamentele de contabilitate și HR (Anexa 2).
• Reglementari pentru intocmirea rapoartelor de catre departamentul HR (Anexa 3).
• Lista de raportări. Instrucțiuni pentru lucrul cu programul 1C.
• Descrierea proceselor de afaceri pentru înregistrarea relațiilor de muncă.

Proiectele de regulament au fost convenite cu departamentele și conducerea interesate.

Automatizare maximă a operațiunilor efectuate în 1C

Următoarea idee a fost automatizarea suplimentară în programul 1C pentru a reduce numărul de documente întocmite în Word și scrise de mână. Întregul departament a fost implicat în procesul de identificare a operațiunilor care necesitau automatizare. Lucrătorii au propus în mod activ automatizarea unui lucru sau altul. Cu toate acestea, toate acestea necesitau anumite costuri materiale. Organizația are în personal un programator 1C. Pentru a-l implica în acest proiect, conducerea a cerut să determine durata distragerii atenției angajatului pentru a calcula costurile viitoare. Drept urmare, împreună cu acest specialist, s-a stabilit planul de automatizare și numărul de ore de lucru necesare (Tabelul 3).

Tabelul 3. Lista sarcinilor automate și durata lucrărilor la acestea

№	Formulare furnizate pentru automatizarea operațiunilor	Efect atins	Timp petrecut în operațiuni, ore.
1	Formele de contracte de muncă sunt prevăzute cu posibilitatea de a descărca din program contractul cu datele personale ale angajatului, detaliile organizației, condițiile de plată (salariu, tariful), condițiile de muncă (rotație sau lucru în schimburi), capacitatea de a selectați o categorie de angajați („gardist de tură”, „agent de securitate în tură”) „, „controller de ceas”, „controller de tură”, „specialiști și manageri”) și parametri de lucru („principal/tur”)	Organizația a aprobat model de contracte de muncă pentru fiecare categorie de salariați, ținând cont de specificul muncii. Încărcarea contractelor de muncă gata făcute de la 1C vă permite să eliminați erorile la completarea contractelor de muncă și reduceți timpul de înregistrare a angajării	8
2	Documentul „Angajare la o organizație” include un formular „Lista de documente”, care conține numele organizației, numele complet al angajatului și o listă de documente în dosarul său personal	Elimină completarea manuală a unei liste de documente din dosarul personal, accelerează înregistrarea angajării	2
3	Directorul „Angajat al organizației” include formularul „Certificat de la locul de muncă”, care conține antetul organizației, numele complet al angajatului, funcția, data admiterii (pentru un angajat) și concediere (pentru o persoană concediată), numerele și datele ordinului de angajare (concediere)	Elimină necesitatea de a completa certificate manual și accelerează pregătirea documentelor	2
4	Ordinul de admitere include un formular „Notă de acceptare”, care este necesar pentru înregistrarea unui angajat în alte departamente. Formularul conține numele complet al angajatului, numele organizației, funcția, informații despre cartea de muncă (pentru departamentul de licențiere) și o listă de mărci ale departamentului. A fost înființat un registru special pentru introducerea datelor în carnetul de muncă	Elimina nevoia de a completa manual nota de acceptare si accelereaza pregatirea documentelor	4
5	Ordinul de admitere include formularul „Cerere de deducere pentru carnetul de muncă” (F.I.O. al salariatului și textul cererii)	Furnizat în legătură cu înregistrarea unui număr mare de cărți de muncă noi. Elimina nevoia de a completa cererile manual si reduce timpul necesar obtinerii unui loc de munca	2
6	Documentul „Transfer de personal în organizație” prevede două forme de acord suplimentar (cu privire la schimbarea funcției și la schimbarea salariului)	Elimină necesitatea de a completa formulare manual și accelerează procesarea transferurilor și transferurilor	2
7	Ordinul de admitere include formularul „Coperta Cartei de muncă”. Trei angajați sunt selectați în raport, iar numele complet al angajatului și liniile de despărțire pentru tăiere sunt tipărite în mijlocul foii. Formularul este tipărit și folosit ca copertă pentru o carte de lucru.	Dezvoltat în legătură cu înregistrarea unui număr mare de cărți de lucru noi. Elimina nevoia de a completa cererile manual si reduce timpul necesar obtinerii unui loc de munca	3
8	Ordinul de angajare a unui angajat prevede un formular pentru carnetul de muncă cu numele coloanelor în conformitate cu carnetul de muncă. Formularul este căptușit în consecință, iar dimensiunile rândurilor și coloanelor sunt ajustate pentru a se potrivi cu formatul revistei. Sunt încărcate următoarele informații: Numele complet, funcția, data angajării, numărul cărții de muncă. Formularul este tipărit și lipit în revistă.	Elimină necesitatea de a completa jurnalul manual și accelerează procesul de angajare a unui angajat	3
9	Ordinul de angajare a unui angajat include formularul „Imputernicire pentru primirea unui card”. Conține datele persoanei împuternicite (specialist HR este selectat din listă), datele mandantului, textul împuternicirii, detalii bancare. Semnat și prezentat băncii pentru a primi cardul		3
10	Fișierele bancare sunt încărcate cu distribuirea numerelor de cont curent între angajați (pentru transferuri de salarii)	Elimină necesitatea de a completa formulare manual și accelerează emiterea unui card bancar pentru ca un angajat să primească un salariu	8
11	Un raport special a fost elaborat pentru a colecta statistici privind motivele concedierii. La concedierea unui angajat, se completează un câmp special prin selectarea motivului concedierii (condiții de muncă, relații în echipă, salarii, la inițiativa angajatorului). Raportul conține următoarele informații: Numele complet al angajatului, direcția, motivul concedierii	Facilitează colectarea datelor statistice (doar întrebați angajatul și marcați unul dintre motive în listă), permite managerului să facă un eșantion pentru orice departament	4
12	A fost elaborat un raport special pentru a colecta statistici privind instrumentele de selecție (media, internet, cunoștințe, campania „Referiți un prieten”, agenții, lucrat anterior și returnat). Raportul conține următoarele informații: Numele complet al angajatului, direcția, instrumentul de selecție	Facilitează colectarea datelor statistice (doar întrebați angajatul și selectați unul dintre motivele din listă), permite managerului să facă o selecție pentru orice departament	4
13	Există un formular de raportare pentru campania „Referiți un prieten”, indicând numele complet al angajatului recompensat și numele complet al angajatului atras. Format prin selectarea unui instrument de selecție. În coloana „Promovare” există un câmp suplimentar „Selectarea unui angajat recomandat”	Facilitează colectarea datelor statistice, elimină necesitatea de a completa manual o listă de angajați pentru bonusuri în cadrul promoției „Referiți un prieten”	4
14	Calcularea automată a compensației de concediu. La calculul perioadei de muncă care dă dreptul la compensare pentru concediu la concediere, surplusurile în valoare de mai puțin de jumătate de lună sunt excluse din calcul, iar surplusurile în valoare de mai mult de jumătate de lună se rotunjesc la o lună. O jumătate de lună este o perioadă de 15 zile.	Întrucât programul 1C nu a ținut cont de aceste prevederi, a existat frecvent returnarea documentelor de la departamentul de contabilitate și recalcularea manuală a compensațiilor. Automatizarea acestei operațiuni reduce numărul de cazuri de returnare a documentelor și accelerează procesarea concedierii angajaților	5
15	Numele „Frunzii suplimentare” a fost adăugat la lista de vacanțe. Zilele sunt introduse manual, plata este determinată pe baza câștigurilor medii	S-a realizat automatizare suplimentară datorită prezenței unei sucursale într-o zonă cu concediu suplimentar, precum și a angajaților cu drept de concediu suplimentar(lichidatori Accident de la Cernobîl, părinții unui copil cu handicap etc.). Elimină necesitatea de a înregistra manual astfel de vacanțe	3
16	Când un angajat este angajat, adresa de înregistrare este introdusă automat în adresa de rezidență (în mod implicit). Dacă există o a doua adresă, aceasta este introdusă manual	Elimină necesitatea de a reintroduce o adresă și accelerează procesul de angajare a unui angajat	1
17	O coloană „Directie” a fost adăugată la lista comenzilor de angajare, concediere, concediu și transfer de personal, indicând numele complet al angajatului	Deoarece există multe divizii în organizație, numite direcții, pentru a menține înregistrări statistice și a pregăti un raport, trebuie să știți care dintre ele (în ce direcție) este acceptat angajatul. Automatizarea elimină nevoia de a căuta manual un angajat după atribuire și accelerează colectarea datelor statistice.	3
18	La înregistrarea unei foi de pontaj, detaliile „Manager” și „Persoană responsabilă” sunt introduse automat (prin selectare din listă)	Elimină necesitatea de a completa formulare manual și accelerează procesul de concediere a unui angajat	1
19	Lista actelor locale cu care angajatul este familiarizat este inclusă în formularul de contract de muncă cu cerința suplimentară „Semnătură”. Este imposibil ca un angajat să se familiarizeze cu acesta pe o foaie separată sau într-un jurnal special.	Elimină înregistrarea document suplimentar sau păstrarea unui jurnal, accelerează înregistrarea angajării salariaților	2
20	La fila Angajat a fost adăugată o filă Opțiuni, care include o casetă de selectare Specială și descrierea corespunzătoare, precum și o casetă de selectare Absent și descrierea corespunzătoare. Angajații marcați cu steagul „Special” sunt evidențiați cu albastru în listă, iar cei cu steagul „Absent” sunt evidențiați cu roșu.	Printre personalul care lucrează sunt mulți angajați care își părăsesc la locul de muncă fără înregistrarea concedierii. Acum contabilitatea lor a fost stabilită, sunt evidențiate color în listă și sunt excluse din rapoarte statistice de către angajații organizației. Printre lucrători se numără cei care trebuie să acorde o atenție deosebită (femei însărcinate, lucrători condamnați, persoane cu dizabilități etc.). Ele sunt evidențiate în culoare în listă, acest lucru ajută la luarea în considerare a caracteristicilor lor	3
21	A fost stabilit un director special de tarife (fiecare obiect are propriul tarif), determinat prin selectarea obiectului corespunzător	Introdus pentru a elimina necesitatea introducerii manual a tarifelor. Elimină erorile la stabilirea tarifului, accelerează înregistrarea angajării salariaților
22	Datele introduse au fost verificate pentru erori. Când faceți clic pe „Generează raport de verificare”, este afișat un tabel care indică câmpurile completate incorect (cu spații suplimentare, număr incorect de cifre, caractere suplimentare). S-a organizat o verificare pentru a stabili absența unui tarif tarifar. În cazul în care angajatul nu are un tarif determinat, programul informează despre aceasta	Deoarece un număr mare de documente crește probabilitatea erorilor, au fost introduse verificări speciale pentru a reduce influența factorului uman	4
23	Există un mesaj despre introducerea acelorași nume complete ale diferiților angajați. La introducerea datelor personale, programul vă solicită să verificați dacă acesta este un nou angajat sau cineva care lucrează deja în organizație	Cu un număr mare de angajați, probabilitatea apariției unor nume și omonime crește. Verificarea specială elimină confuzia	3
24	Există interzicerea utilizării aceluiași număr de personal atunci când cinci persoane lucrează simultan în aceeași bază de date (programul standard a permis acest lucru)	Când cinci persoane lucrau în program în același timp, același număr de personal a fost atribuit mai multor angajați, ceea ce a provocat reclamații din partea departamentului de contabilitate, deoarece angajatul nu a putut fi identificat. Acum o astfel de eroare este eliminată	4
	Total ore de lucru pentru automatizare suplimentară		78

Costurile introducerii automatizării s-au ridicat la: 150 mii. e.: (salariul programatorului) / 168 (număr de ore de lucru pe lună) x 78 = 69.640 USD

Economiile din plata orelor suplimentare angajaților departamentului de resurse umane după implementarea tuturor măsurilor s-au ridicat la:

72 de ore (pe parcursul unei luni, 3 angajați au fost întârziați de 3 ori pe săptămână timp de 2 ore) x (42 mii uc (salariu specialist HR) / 168 (număr de ore de lucru pe lună) = 18 mii uc pe lună .

Astfel, costurile au fost recuperate în termen de patru luni.

Implementarea activităților a continuat timp de șase luni, toate cele patru principii fiind implementate în paralel.

Rezultatele proiectului

Ca urmare a măsurilor luate, primirea plângerilor de la serviciul de securitate practic s-a oprit (nu mai mult de una pe lună), 96% din documente sunt finalizate cu calitate superioară, 98% sunt finalizate la timp. Numărul de reclamații din partea departamentului de contabilitate a scăzut semnificativ (2–4%), angajații au încetat să mai contacteze organele de control (nu a fost primită nicio reclamație în ultimele șase luni). La șase luni de la implementarea măsurilor, indicatorii rămân stabili; trebuie doar să respectați principiile de funcționare implementate.

Anexa 1. Reglementări pentru interacțiunea dintre departamentul HR și serviciul de securitate (fragment)

Acest regulament a fost elaborat pentru a stabili procedura de interacțiune între departamentul de resurse umane și serviciul de securitate.

1. Procedura de interacțiune la cererea pentru angajarea unui angajat

1.1.Șefii de departamente/diviziuni/secții (denumite în continuare șefi) serviciului de securitate, după ce au convenit asupra angajării salariatului, trebuie să completeze următoarele secțiuni din Chestionarul pentru angajați:

1.2 Pentru a completa secțiunea „Verificarea documentelor (semnătura unui funcționar),” managerii trimit angajatul la directorul general sau la șeful serviciului de securitate.

1.3.În cazul reangajării unui angajat, departamentul de resurse umane îl trimite pe salariat la șeful serviciului de securitate pentru coordonarea reangajării.

1.4 După ce au convenit asupra numirii angajatului, managerii trebuie să completeze următoarele secțiuni din Memo pentru angajat:

După înregistrare, Angajatul este trimis

1.5.Compartimentul HR asigură serviciului de securitate liste cu angajații din personal în zilele de 3 și 17 ale lunii.

1.6.Serviciul de securitate, înainte de zilele de 4 și 18 ale lunii în curs, înaintează departamentului de resurse umane un raport privind numărul de lucrători principali și lucrători cu fracțiune de normă la posturi.

2. Procedura de interactiune la eliberarea concediilor, adeverintelor, concediilor medicale pentru angajati

2.1.Solicitările de concediu (pe un formular aprobat sau în text scris de mână conform formularului) se depun la departamentul HR de către serviciul de securitate cu cel mult 10 zile calendaristice înainte de începerea concediului.

2.2.Solicitările pentru furnizarea certificatelor și copiile documentelor sunt depuse de către serviciul de securitate la departamentul de personal (pe un formular aprobat sau în text scris de mână conform formularului) cu cel mult 3 zile lucrătoare înainte de data cerută de furnizare. Perioada de pregătire a certificatelor și a copiilor de către departamentul HR este de 3 zile lucrătoare.

2.3.Perioada de depunere a cererilor de concediu este de la 1 la 6 a lunii si de la 15 la 21. Perioada de depunere a cererilor pentru certificate este de la 1 la 10 și de la 15 la 25 a lunii.

2.4.Pe cererea de concediu, viza de aprobare se aplică de către şeful secţiei şi şeful adjunct al serviciului de securitate. Concediul se acordă atunci când salariatul a lucrat cel puțin 6 luni.

2.5.Departamentul HR asigură serviciul de securitate cu e-mail lista concediilor spre aprobare pana pe 8 si 24 ale lunii. Serviciul de securitate verifică lista vacanțelor în termen de o zi lucrătoare, în caz de dezacord, furnizează informațiile relevante și, dacă este de acord, este de acord cu lista prin e-mail.

2.6 Certificatele de incapacitate de muncă se eliberează de către serviciul de securitate în termen de două zile lucrătoare de la primirea de la salariat.

3. Procedura de interacțiune la înregistrarea concedierilor

3.1.Solicitările de concediere (pe formular aprobat sau scris de mână conform formularului) se întocmesc la locul de muncă în timpul turei, avizate de șeful secției și transferate de către compartimentul de securitate sau salariați către departamentul de personal. În cazul venirii la birou pentru a scrie o cerere, angajatul primește un formular de la ofițerul de serviciu operațional și avizează cererea la departamentul de securitate de la șeful departamentului (șeful adjunct al departamentului de securitate). Cererea este apoi depusă de către angajat direct la departamentul de resurse umane. Șefii de departamente (șefii adjuncți ai serviciilor de securitate) introduc numărul de schimburi lucrate, data ultimului schimb și tariful și, de asemenea, aprobă cererea.

3.2 O fișă de ocolire (formular aprobat) este emisă angajatului de către ofițerul de serviciu operațional la raportarea pentru concediere. Angajații aprobă fișa de ocolire de la ofițerul de serviciu operațional, de la departamentul de autorizare și autorizare și de la departamentul administrativ.

3.3 În cazul concedierii în timpul unui schimb, fișa de ocolire este vizată de șeful departamentului la aprobarea cererii salariatului și depusă la departamentul de personal. În perioada de retur, foile de ocolire sunt vizate de către departamentul de securitate și depuse în zilele de 3 și 18 ale lunii la departamentul de personal.

4. Procedura de interacțiune în timpul deplasărilor personalului

4.1.Mișcările de personal în cadrul organizației (de la obiect la obiect, de la direcție la direcție) se efectuează pe baza de memorii de la șefii de departamente/departamente.

4.2 În cazul în care un angajat nu se prezintă la serviciu pentru o perioadă mai mare de o lună, departamentul de securitate depune un memoriu privind trecerea sa la categoria „Absent”.

4.3 La întoarcerea unui angajat, departamentul de securitate transmite un memoriu în care indică expedierea lui la unitate în termen de trei zile lucrătoare de la data plecării.

7. Procedura de transfer de documente între departamentul HR și departamentul de securitate

7.1.Transferul cererilor de concediu, adeverințele, certificatele de incapacitate de muncă, cererile de concediere în perioada turelor se ridică de către serviciul adjunct de securitate în timpul zilei și se transferă la departamentul de personal până la ora 10:00 a doua zi conform registrului. împotriva semnăturii.

7.2.Documentele întocmite pentru semnare de către angajați sunt transferate de către departamentul HR către departamentul de securitate în tăvi (prin direcție) conform registrului contra semnături.

Anexa 2. Reglementări de interacțiune între departamentele de contabilitate și HR

ACESTE REGULAMENTE AU FOST ELABORATE ÎN SCOPUL DETERMINĂRII PROCEDURII DE INTERACȚIUNE ÎNTRE DEPARTAMENTUL DE HR ȘI DEPARTAMENTUL DE CONTABILITATE.

1. Înregistrarea documentelor în baza de date 1C de către angajații departamentului HR trebuie efectuată în ziua în care sunt primite. Informațiile privind conturile personale ale angajaților din baza de date 1C sunt completate de departamentul HR la primirea unui card bancar, dar nu mai târziu de următoarea zi lucrătoare.

2.Documentele sunt transferate de către departamentul de resurse umane către departamentul de contabilitate într-un anumit interval de timp.

2.1.Documentele de înregistrare a concediului se depun cu cel mult cinci zile lucrătoare înainte de începerea vacanței, conform listei și cerințelor de finalizare.

2.1.1 Ordinul de concediu (copie) este semnat director general.

2.2 Documentele de înregistrare a concedierii se depun cu cel puțin trei zile lucrătoare înainte de ziua concedierii conform listei și cerințelor de completare.

2.2.1 Ordinul de concediere (copie) este semnat de directorul general.

2.2.2.Fila de bypass trebuie completată.

2.2.3 Foaia de pontaj pentru luna curentă trebuie completată.

2.2.4 Trebuie să existe o cerere din partea angajatului care să indice contul personal (în lipsa unui card bancar în cadrul proiectului salarial), în cazuri excepționale - o cerere din partea angajatului de plată din casa de marcat numai cu aprobarea contabilului-șef.

2.3.La concedierea unui angajat în aceeași zi (conform datei cererii), documentele conform listei specificate în clauza 2.2 trebuie să fie furnizate cel târziu la ora 15:00 a zilei curente.

2.4.Documente pentru înregistrare concediu medical trebuie depuse cel târziu în ziua primirii la departamentul de resurse umane.

2.5 Fișa de pontaj pentru calcularea și plata salariilor pentru luna curentă trebuie depusă în perioada specificată de un local separat. act normativ organizație, aprobată cel târziu în prima zi lucrătoare a lunii în curs.

4. Există anumite cerințe pentru transferul documentelor de la departamentul de HR către cel de contabilitate.

4.1.Angajații departamentului HR transferă documente conform registrului (Anexa 1 la prezentul regulament) zilnic la 12:00 și 15:00. Registrul se intocmeste in doua exemplare: unul pentru departamentul HR, al doilea pentru departamentul de contabilitate.

4.2 Documentele departamentului HR cu introducerea datelor relevante în baza de date a programului 1C ZUP trebuie completate în timp util și de înaltă calitate.

4.3.În cazul în care se încalcă termenul de transfer al documentelor, la registru se anexează un memoriu intern certificat de șeful departamentului HR, în care se justifică motivele.

4.4 În cazul în care sunt detectate erori sau există alte comentarii la informațiile prezentate/introduse în „1C”, documentele sunt returnate spre revizuire conform registrului conform Anexei 1, indicând comentariile relevante.

Anexa 3. Reglementări pentru întocmirea rapoartelor de către departamentul HR

№	Periodicitate	Data Ora	Nume	Destinaţie	Responsabil
1	Zilnic	9:30	Raport de angajare și concediere	Prin poștă	Șeful Grupului nr. 1
2	Săptămânal	Luni, ora 9:30	Raport de recepție pe zi a săptămânii	Supraveghetor
3	Săptămânal	Luni, ora 9:30	Raport de prezență	Supraveghetor
4	Săptămânal	Luni, ora 9:30	Raport asupra cardurilor emise	Supraveghetor
5	Lunar	Până pe 5 a lunii viitoare	Raport privind angajații AUP disponibilizați, angajați, transferați	Contabil șef
6	De doua ori pe luna	Prin ordin separat	Foile de pontaj	Contabil șef
7	Lunar	2 până la ora 16:00	Raport pentru departamentul de selecție	Șef Departament Recrutare	Șeful Grupului nr. 2
8	Săptămânal	9:30, luni	Raport cu privire la numărul totalși planul de recrutare	Supraveghetor
9	De doua ori pe luna	12, 22, 2 ale lunii	Raport asupra carnetelor de lucru stabilite	Contabilitate
10	De doua ori pe luna	3 și 17 ale lunii	Liste de angajați (nume complet) pe zonă	Serviciu de securitate - prin lista de corespondență
11	De doua ori pe luna	8 și 24 ale lunii	Informații despre concediile emise (nume complet) pe departament	Serviciu de securitate - prin lista de corespondență
12	De doua ori pe luna	5 și 18	Raport de schimbare	Supraveghetor
13	Lunar	Până pe 3 a lunii viitoare	Raport lunar de performanță	Supraveghetor	Șef departament HR

1 Compania protejează diverse obiecte în Moscova și regiunea Moscovei și are filiale în regiuni. Numărul de angajați este de 3 mii, principalul contingent sunt agenți de pază și controlori.

Documentele de personal sunt o listă destul de mare de documente care ar trebui să fie în orice companie sau întreprinzător individual care are salariati. Unele dintre ele se referă la probleme de personal la nivelul întregii organizații, altele se referă la probleme de calcul și plata salariilor, iar altele se referă la problema presantă în prezent a protecției datelor cu caracter personal. În consecință, diferite organizații pot verifica astfel de documente de personal agentii guvernamentale, controlând cutare sau cutare chestiune „personală”: inspectoratul de muncă, Roskomnadzor și, firește, Serviciul Fiscal Federal și fonduri.

Între timp, în lipsa unuia sau altuia document de evidență a personalului, sunt posibile reclamații de la inspectori și amenzi.

Să ne dăm seama ce documente de personal trebuie să verifice mai întâi managerul sau proprietarul companiei, pentru că... sunt documente obligatorii ale SRL.

Contracte de munca . Fiecare angajat trebuie să aibă un contract de muncă scris. Contractul trebuie întocmit și semnat în termen de 3 zile de la începerea angajării. Contractul de muncă se întocmește în 2 exemplare, iar unul dintre ele se dă salariatului. Contractul specifica locul de munca, functia, plata, termenul contractului, durata perioadă de probă etc. Toate modificările privind condițiile de muncă (de exemplu, creșterile salariale) sunt înregistrate în acord suplimentar la contractul de munca.

Important! Pentru a economisi la primele de asigurare, mulți oameni încheie mai degrabă un contract civil decât un contract de muncă. După cum arată practica, inspectorii sunt familiarizați de mult cu această metodă de economisire, așa că studiază cu atenție contractele pentru a identifica înlocuirea raporturilor de muncă cu cele de drept civil. Dacă se detectează o încălcare, va exista o amendă: pentru o companie - până la 100 de mii de ruble, pentru antreprenorii individuali - până la 10 mii de ruble.

Cartele personale ale angajaților . De completat pentru toți angajații. Cardul poate fi menținut utilizând formularul unificat nr. T-2 (aprobat prin Rezoluția Comitetului de Stat de Statistică al Rusiei din 01/05/2004 nr. 1), sau puteți utiliza un formular dezvoltat independent, aprobat de șef (furnizat că conține toate detaliile necesare). Cardul personal este un document obligatoriu de personal. Însă de la 1 ianuarie 2013, formularele documentelor contabile primare conținute în albumele formelor unificate ale documentației contabile primare nu sunt obligatorii pentru utilizare.

În practică, mulți vor continua să mențină T-2 și nu își dezvoltă propria formă, deoarece în programele de contabilitate este încărcat automat (informații ale Ministerului de Finanțe al Rusiei nr. PZ-10/2012).

Înregistrări de lucru . De regulă, registrele sunt ținute de șeful societății sau desemnate prin ordinul acestuia persoana responsabila. Carnetul de muncă este principalul document de personal care confirmă vechimea în muncă a angajatului, iar toți angajatorii, fără excepție, sunt obligați să le mențină. Pentru un angajat care nu a mai lucrat niciodată nicăieri, este necesar să fie creată și eliberată un carnet de muncă de către angajator la cererea scrisă a angajatului. La eliberarea unui carnet de muncă unui salariat, angajatorul percepe acestuia un onorariu, al cărui cuantum este determinat de suma cheltuielilor pentru dobândirea acestuia (clauza 47 din Regulamentul, aprobat prin HG nr. 225 din 16 aprilie 2003) .

Pe lângă cărțile în sine, lista documentelor de personal, a căror prezență este obligatorie în companie, include o carte pentru înregistrarea mișcării cărților de muncă și inserții în acestea, precum și un carnet de chitanțe și cheltuieli pentru înregistrarea carnetului de muncă. formulare și inserturi (Rezoluția Ministerului Muncii din Rusia din 10 octombrie 2003 nr. 69). La concediere, carnetul de muncă este eliberat salariatului în ultima zi de muncă. Faptul de a emite un carnet de muncă unui angajat este reflectat în carnetul de înregistrare a mișcării carnetelor de muncă și inserții în acestea. Coloana 12 indică data emiterii cărții, iar coloana 13 conține semnătura angajatului.

Important! Disponibilitatea carnetelor de muncă și procedura de menținere a acestora sunt verificate de inspectoratul de muncă și de Fondul de pensii al Federației Ruse. Pentru încălcarea termenelor de eliberare a cărții sau completarea incorectă a acesteia, este prevăzută răspunderea financiară (Articolul 234 din Codul Muncii al Federației Ruse).

Este posibil să trimiteți o carte de muncă prin poștă unui angajat concediat?
Cartea de muncă poate fi trimisă prin poștă (cu condiția consimțământului angajatului de a-l transmite la adresa specificată) dacă angajatul a lipsit în ziua concedierii sau a refuzat să-l primească. Într-o astfel de situație, angajatorul trebuie să transmită salariatului o notificare privind necesitatea de a se prezenta cartea de munca sau dați consimțământul pentru a-l trimite prin poștă (partea 6 a articolului 84.1 din Codul Muncii al Federației Ruse, clauza 36 din Regulile pentru păstrarea și păstrarea cărților de muncă).

Masa de personal . „Personalul” indică structura, componența și numărul personalului: o listă a diviziilor structurale, numele posturilor, profesiile care indică calificări (clase, ranguri etc.). Din punctul de vedere al gestionării înregistrărilor de personal, tabelul de personal este inclus în documentele obligatorii de personal (articolele 15, 57 din Codul Muncii al Federației Ruse).

Important!În practică, personalul poate fi foarte util în soluționarea diverselor litigii privind salariile, în dovedirea inspectoratului fiscal a valabilității costurilor de angajare a personalului extern etc.

Descrierea postului . Pe de o parte, fișa postului nu este inclusă în documentele obligatorii ale serviciului de personal, deoarece compania însăși decide dacă o dezvoltă sau nu. Pe de altă parte, dacă apar situații controversate cu un angajat, acesta poate fi foarte util. De exemplu, dacă un angajat susține că a fost disciplinat pe nedrept, atunci fără instrucțiuni va fi dificil să dovedești ceva.

Important! Deși fișele postului sunt documente neobligatorii în munca personalului, este totuși mai bine să le pregătiți, deoarece cu ajutorul lor puteți limita puterile angajatului. De exemplu, poate indica responsabilitatea managerului de vânzări de a coordona cu reducerile de management pentru clienți și tranzacții peste o anumită sumă. De asemenea, pentru a preveni activitățile frauduloase, instrucțiunile ar trebui să limiteze drepturile de acces la programul de contabilitate al companiei.

Reglementări interne ale muncii . Acest document de personal prescrie procedura de angajare și concediere a angajaților, drepturile și obligațiile părților, orele de lucru, perioadele de odihnă, măsurile de stimulare și penalizare etc. (Articolul 189 din Codul Muncii al Federației Ruse). Noul angajat trebuie să fie familiarizat cu Regulile împotriva semnării.

Program de vacanță . Este un document obligatoriu de personal în temeiul articolului 123 din Codul Muncii al Federației Ruse. Orarul este întocmit de șeful departamentului HR (dacă există) și semnat de directorul general. Mai mult, acest lucru trebuie făcut nu mai târziu de jumătatea lunii decembrie, adică. cu două săptămâni înainte de începerea noului an calendaristic. Toți angajații trebuie să fie familiarizați cu documentul. Atunci când întocmește un program, este important să reții că atunci când împarte vacanțele în părți, una dintre părți trebuie să fie de cel puțin 14 zile calendaristice.

Declarație privind datele personale . De asemenea, este inclus în lista documentelor de personal pe care trebuie să le dețină orice companie (Legea federală din 27 iulie 2006 nr. 152-FZ, articolul 88 din Codul Muncii al Federației Ruse). Reglementările prescriu componența datelor cu caracter personal, procedura de prelucrare și transfer a acestora către terți, drepturile și obligațiile angajaților în timpul prelucrării etc. Documentul este întocmit sub orice formă, dar, în orice caz, conținutul acestuia trebuie să respecte cerinţele Legii nr. 152-FZ. Toți angajații companiei trebuie să fie familiarizați cu Regulamentul la semnare.

Consimțământ pentru prelucrarea datelor cu caracter personal . Nu puteți procesa datele personale ale unui angajat până când acesta și-a dat consimțământul pentru prelucrarea acestora. Consimțământul trebuie obținut în scris de la fiecare angajat.

Amenzi pentru lipsa consimțământului angajatului pentru prelucrarea datelor
Pentru lipsa consimțământului pentru prelucrarea datelor cu caracter personal, sunt prevăzute amenzi: pentru companii - de la 15 la 75 mii de ruble, pentru oficiali- de la 10 la 20 de mii de ruble. (Articolul 13.11 din Codul contravențiilor administrative al Federației Ruse).

Reglementări privind remunerarea . Reglementările privind remunerarea sunt întocmite atunci când organizația, pe lângă salarii, prevede și alte plăți (de exemplu, bonusuri) sau funcționează sisteme diferite salariile. Regulamentele prescriu principiile remunerației, procedura de indexare a salariilor, rambursarea cheltuielilor de călătorie, plata orelor suplimentare, condițiile de plată a bonusurilor etc. (Articolul 135 din Codul Muncii al Federației Ruse). Toate acestea, în principiu, pot fi precizate în regulamentul intern al muncii, dar, în practică, condițiile de remunerare sunt incluse într-o prevedere separată - în acest fel vor fi mai puține întrebări în timpul inspecțiilor efectuate de autoritățile de reglementare.

Foaia de pontaj . Compania păstrează evidența timpului lucrat de fiecare angajat (articolul 91 din Codul Muncii al Federației Ruse). Pentru aceasta, se utilizează o foaie de pontaj - în formularul nr. T-12, T-13 sau elaborat de angajator independent. Pe baza pontajului, se calculează salariile și se completează fișele de plată. Adică, foaia de pontaj este inclusă în principalele documente de personal ale organizației.

Document care confirmă forma fișei de plată . La plata salariului, angajatorul este obligat sa anunte fiecare salariat in scris despre aceasta componente salariile care i se cuvin pe perioada corespunzatoare, suma si temeiurile deducerilor efectuate, precum si totalul suma monetara a fi platit. Deoarece legislația nu prevede o formă unificată de fișă de plată, acest formular este elaborat de către angajator în mod independent și aprobat prin ordin sau alt document intern de personal.

Comenzi . În documentele obligatorii de personal pot fi incluse și diverse forme de comenzi neunificate, care sunt întocmite de companie în mod independent. Ordinele privind activitățile de bază sunt emise pe probleme legate de activitatea organizației ca entitate juridică (de exemplu, un ordin de numire a responsabililor pentru Siguranța privind incendiile, despre termenele de depunere a rapoartelor, despre organizarea înmatriculării militare etc.). Ordinele privind personalul (de regulă, unificate) sunt emise pe probleme legate de activitățile organizației în calitate de angajator (angajare, transfer, concediere, bonusuri etc.).

Noi, la rândul nostru, vă putem oferi serviciul de păstrare a documentelor de personal. Având personal încredințat reguliși, în general, înregistrările de personal pentru noi, nu veți putea fi distras de problemele de hârtie, ci vă veți descurca cu calm treburile.

Sunați, scrieți - suntem întotdeauna gata să vă ajutăm cu orice problema de personal sau un act de personal!

Contactați un expert