Acasă Credit Ce documente ar trebui să fie în evidența personalului? Documente de resurse umane pe care fiecare organizație ar trebui să le aibă

Ce documente ar trebui să fie în evidența personalului? Documente de resurse umane pe care fiecare organizație ar trebui să le aibă

În procesul apariţiei şi documentație relaţiile de muncă o mulțime de documente sunt generate sub denumirea generală „documentație personală”. În literatura de specialitate, un complex de documente de personal este sistematizat după diverse criterii.

De exemplu, În funcție de scop, există două grupuri mari de documente de personal:

1. Documente de evidență a personalului personal, care includ comenzile de angajare, transfer la un alt loc de muncă, acordarea concediului, concedierea, carnetul personal de angajat și altele. Cea mai mare parte a documentelor privind personalul a fost inclusă în formele unificate de documentație contabilă primară pentru înregistrarea muncii și plata acesteia, aprobate prin Rezoluția Comitetului de Stat pentru Statistică. Federația Rusă din 5 ianuarie 2004 Nr. 1 „Cu privire la aprobarea formelor unificate de documentație contabilă primară pentru evidența muncii și plata acesteia”.

2. A doua grupă este formată din documente referitoare la implementarea funcțiilor de management al personalului și organizarea muncii (Regulamentul Intern reglementările muncii, Reglementări privind unitatea structurală, fișele postului, Structura și nivelurile de personal, Masa de personal). IN " Clasificator integral rusesc documentație de management" OK 011-93, aprobat prin Decretul Standardului de Stat al Federației Ruse din 30 decembrie 1993 nr. 299, aceste documente au fost numite "documentație privind reglementarea organizatorică și de reglementare a activităților unei organizații sau întreprinderi".

Se aplică și un alt principiu de sistematizare a documentației de personal și anume Conform procedurilor tipice de personal, se disting următoarele tipuri de documente de personal:

1. Documentatia de angajare:

· Aplicație pentru un job;

· Contract de numire pe post;

· Ordinea de acceptare la muncă;

· Protocol intalnire generala colectiv de muncă despre angajare.

2. Documentație pentru transferul la un alt loc de muncă:

· Cerere de transfer la un alt loc de muncă;

· Ideea de transfer la un alt loc de muncă;

· Ordin de transfer la un alt loc de muncă.

3. Documentație pentru concediere:

· Scrisoare de demisie;

· Ordin de concediere;

· Procesul-verbal al adunării generale a colectivului de muncă privind concedierea.

4. Documentație pentru înregistrarea vacanțelor:

· Program de vacanță;

· Cerere de concediu;

· Ordin privind acordarea concediului.

5. Documentație pentru înregistrarea stimulentelor:

· Ideea de încurajare;

· Ordinea de încurajare;

· Procesul-verbal al adunării generale a colectivului de muncă privind stimulentele.

6. Documentatie pentru inregistrare sancțiuni disciplinare:

· Raportarea încălcării disciplina muncii;

· Notă explicativă despre încălcarea disciplinei muncii;

· Ordin de aplicare a unei sancțiuni disciplinare;

· Proces-verbal al adunării generale a colectivului de muncă privind impunerea sancțiunilor disciplinare.

În realitate, componența documentelor de personal poate fi mult mai largă sau poate fi adaptată la specificul muncii pentru un anumit angajator.

În plus, documentarea relațiilor de muncă ocupă un loc important în legislația muncii.

Codul Muncii Federația Rusă stabilește necesitatea documentației relaţiile de muncă:

· contract de muncă trebuie incluse în scris(Articolul 67 din Codul Muncii al Federației Ruse);

· angajarea se formalizează prin ordin (instrucțiune) angajatorului, cu care angajatul ia cunoștință de semnătură (articolul 68 din Codul Muncii al Federației Ruse);

· cărțile de muncă sunt păstrate pentru toți angajații (articolul 66 din Codul Muncii al Federației Ruse);

· la cererea scrisă a salariatului, angajatorul este obligat, în cel mult trei zile lucrătoare de la data depunerii acestei cereri, să furnizeze salariatului copii ale documentelor legate de muncă (copii de pe ordinul de angajare, ordinele de transfer la un alt loc de muncă, ordin de concediere; extrase din carnetul de muncă; certificate de salariu, contribuții de asigurare acumulate și efectiv plătite pentru asigurarea obligatorie de pensie, perioada de muncă la un angajator dat etc.) (articolul 62 din Codul muncii). Codul Federației Ruse);

· emiterea obligatorie a unui ordin (instrucțiune) privind aplicarea unei sancțiuni disciplinare (articolul 193 din Codul Muncii al Federației Ruse);

· rezilierea unui contract de muncă se formalizează prin ordin (instrucțiune) angajatorului (articolul 84.1 din Codul Muncii al Federației Ruse).

Aceasta include, de asemenea forme unificate documentație contabilă primară pentru contabilitatea muncii și plata acesteia, a cărei menținere în conformitate cu paragraful 2 din Rezoluția Comitetului de Stat pentru Statistică al Federației Ruse din 5 ianuarie 2004 nr. 1 „Cu privire la aprobarea formelor unificate de contabilitate primară documentația pentru contabilizarea muncii și plata acesteia” este obligatorie pentru toate organizațiile care își desfășoară activitatea pe teritoriul Federației Ruse, indiferent de forma de proprietate.

În prezent, sunt în vigoare următoarele formulare unificate de înregistrare a personalului:

Nr. T-1 „Ordin (instrucțiuni) privind angajarea unui angajat”, Nr. T-1a „Ordin (instrucțiuni) privind angajarea angajaților”, Nr. T-2 „Cartea personală a angajatului”, Nr. T-2GS (MS) „ Fișă personală a unui angajat de stat (municipal)”, Nr. T-3 „Tabloul de personal”, Nr. T-4 „Carte de înregistrare a unui lucrător științific, științific și pedagogic”, Nr. T-5 „Ordin (instruire) privind transferul unui salariat la un alt loc de muncă”, Nr. T-5a „Ordin (instrucțiune) privind transferul salariaților la alt loc de muncă”, Nr. T-6 „Ordin (instrucțiune) privind acordarea concediului unui salariat”, Nr. T -6a „Ordinul (instrucțiunea) privind acordarea concediului salariaților”, Nr. T- 7 „Program de concediu”, Nr. T-8 „Ordinul (instrucțiunea) privind încetarea (încetarea) contractului de muncă cu un salariat (concediere)” , Nr. T-8a „Ordinul (instrucțiunea) privind încetarea (încetarea) contractului de muncă cu salariații (concedierea)” „, Nr. T-9 „Ordinul (instrucțiunea) privind trimiterea unui salariat într-o călătorie de afaceri”, Nr. T-9a „Ordin (instrucțiune) privind trimiterea angajaților într-o călătorie de afaceri”, Nr. T-10 „Certificat de călătorie”, Nr. T-10a „Misiunea de birou pentru trimiterea într-o călătorie de afaceri și un raport privind implementarea acesteia”, Nr. T-11 „Ordin (instrucțiune) privind încurajarea unui angajat”, Nr. T-11a „Ordin (instrucțiune) privind încurajarea angajaților”.

În plus, Rezoluția Comitetului de Stat pentru Statistică al Federației Ruse din 5 ianuarie 2004 nr. 1 a aprobat formulare unificate de inregistrare a timpului de lucru si decontari cu personalul pentru salarii:

Nr.T-12 „Fișa de timp de lucru și calculul salariilor”, Nr.T-13 „Fișa de timp de lucru”, Nr.T-49 „Fișa de salarizare”, Nr.T-51 „Fila de salarizare”, Nr.T- 53 „Stalari”, Nr. T-53a „Jurnal de înregistrare a salariilor”, Nr. T-54 „Cont personal”, Nr. T-54a „Cont personal (svt)”, Nr. T-60 „Notă-calcul la acordare concediu angajatului” , Nr. T-61 „Notă-calcul la încetarea (încetarea) unui contract de muncă cu un salariat (concediere)”, Nr. T-73 „Actul de acceptare a muncii prestate în cadrul unui loc de muncă pe durată determinată contract încheiat pe durata de anumită muncă».

Reglementări locale- acte care contin norme dreptul muncii, dezvoltat pentru a reglementa relațiile de muncă, ținând cont de specificul muncii pentru un anumit angajator și de stabilirea de către angajator a condițiilor de muncă din competența sa în conformitate cu legislația muncii și alte acte legislative de reglementare care conțin norme de drept al muncii, contracte colective și acorduri. .

Compoziția reglementărilor locale care sunt obligatorii pentru fiecare angajator, conform interpretării normelor Codului Muncii al Federației Ruse, include:

· Tabloul de personal (articolul 57 din Codul Muncii al Federației Ruse);

· Reglementări interne ale muncii (articolele 56, 189, 190 din Codul Muncii al Federației Ruse);

· Documente care stabilesc procedura de prelucrare a datelor cu caracter personal ale angajaților, drepturile și obligațiile acestora în acest domeniu (articolele 86, 87, 88 din Codul Muncii al Federației Ruse);

· În timpul lucrului în schimburi, fiecare grup de lucrători trebuie să lucreze în timpul programului de lucru stabilit în conformitate cu programul de schimb (articolul 103 din Codul Muncii al Federației Ruse);

· Program de vacanță (articolul 123 din Codul Muncii al Federației Ruse);

· Reguli și instrucțiuni privind protecția muncii. Angajatorul este obligat să ofere condiții sigure și protecție a muncii; regulile și instrucțiunile privind protecția muncii trebuie să fie elaborate și aduse la cunoștința angajaților împotriva semnării (articolul 212 din Codul Muncii al Federației Ruse).

Aceste documentele de personal sunt printre cele care sunt verificate în primul rând de inspectorii Inspectoratului Federal de Muncă.

În baza prevederilor de mai sus, întregul complex de documente de personal poate fi împărțit in doua tipuri:

1. Documente obligatorii de personal, a căror disponibilitate este prevăzută direct de Codul Muncii al Federației Ruse pentru toți angajatorii ( entitati legaleși antreprenori individuali).

Acest tip de documente de personal include reglementări locale prevăzute de Codul Muncii al Federației Ruse (articolele 57, 86-88, 103, 123, 189, 190, 212 din Codul Muncii al Federației Ruse) și, prin urmare, obligatorii pentru fiecare angajator și documente create în procesul de creare și documentare a relațiilor de muncă în conformitate cu cerințele Codului Muncii al Federației Ruse (articolele 62, 66, 67, 68, 84.1, 193 din Codul Muncii al Federației Ruse). Primele sunt asociate cu reglementarea organizatorică și normativă a relațiilor de muncă și stabilirea regimului și condițiilor de muncă pentru un anumit angajator, cele din urmă servesc la înregistrarea personalului lucrătorilor.

2. Documentele facultative de personal pe care angajatorul le poate accepta ca parte a reglementării locale, lista acestora și procedura de păstrare a acestora sunt stabilite de angajator în mod independent.

Documentele facultative de personal au caracter consultativ, conțin și norme de drept al muncii și sunt necesare pentru reglementarea relațiilor de muncă. Astfel de documente de personal includ, de exemplu, prevederi privind diviziuni structurale, regulamente de personal, fișe de post, reglementări privind certificarea angajaților și altele.

Astfel, componența generală a documentelor de personal este determinată direct de către angajator, ținând cont de cerințele legislației în vigoare, de amploarea și specificul organizării muncii, cu excepția acelor documente și forme unificate de documentație contabilă primară pentru contabilitatea muncii. și remunerația, care sunt obligatorii pentru fiecare angajator.

REGLEMENTĂRI LOCALE OBLIGATORII

În primul rând, trebuie să rețineți că actualul Cod al Muncii al Federației Ruse (denumit în continuare Codul Muncii al Federației Ruse) impune ca organizația să creeze o serie de documente de reglementare locale (adică locale).

Reglementările locale obligatorii sunt:

Regulamentul intern al muncii (ILR).
Reglementări (sau instrucțiuni) privind protecția datelor cu caracter personal ale angajaților.
Instructiuni de siguranta.
Tabloul de personal (formular unificat T-3).

Toate aceste documente sunt valabile până când sunt înlocuite cu altele noi.

Programul de concediu (formular unificat T-7), în conformitate cu art. 123 din Codul muncii, se întocmește anual, cu cel puțin două săptămâni înainte de începerea anului calendaristic și este un document obligatoriu atât pentru angajator, cât și pentru salariat. (cu exceptia categoriilor preferentiale de salariati) .
Un program de schimburi este necesar în acele organizații în care se utilizează munca în schimburi.
Reglementările privind standardele de muncă și reglementările privind standardele de producție ar trebui elaborate în acele organizații care utilizează o formă de remunerare la cota pentru lucrători.

REGLEMENTĂRI LOCALE OPȚIONALE

Pe lângă documentele enumerate, organizația, la discreția sa, poate crea și alte documente - reglementări locale opționale. În special, acestea pot fi:

reglementări privind diviziunile structurale aprobate de directorul organizației;
fișele postului pentru angajați și instrucțiunile de muncă (sau de lucru) pentru lucrători;
instrucțiunile de gestionare a evidențelor de personal sunt un instrument foarte util pentru un angajat care îndeplinește funcțiile de ofițer de personal, deoarece îi facilitează semnificativ interacțiunea cu managerii functionali;
album de formulare de documente pentru evidența personalului;
prevederi privind certificarea - dacă organizația efectuează certificare periodică sau certificare pe baza rezultatelor testelor;
regulamentul personalului;
acord comun.

Toate aceste documente sunt valabile și până când sunt înlocuite cu altele noi.

DOCUMENTE CARE ÎNREGISTREAZĂ RELATIILE CU ANGAJAȚII ȘI CUIN INFORMAȚII DESPRE EI

Astfel de documente includ:

În primul rând, acesta este un contract de muncă, întocmit, în conformitate cu articolele 57 și 67 din Codul Muncii al Federației Ruse, în scris, în două exemplare. O copie a contractului de muncă se eliberează salariatului contra chitanță, iar a doua este păstrată de către angajator - fie în dosar personal angajat, sau în cazul „Contracte de muncă cu salariații”;
apoi se creează un card personal pentru fiecare angajat (formular unificat T-2). Cardurile personale pot fi stocate doar într-un fișier separat;
Dosarele personale ale angajaților nu sunt necesare, dar deoarece acesta este un dosar foarte convenabil pentru fiecare angajat, majoritatea ofițerilor de personal le pregătesc. Să repetăm că nu suntem obligați să conducem treburile personale, dar dacă se ia o astfel de decizie, atunci este necesar să le conducem conform regulilor stricte prevăzute pentru prelucrarea treburilor personale. Cu toate acestea, puteți crea pur și simplu fișiere sau dosare pentru fiecare angajat pentru confortul ofițerului de resurse umane. Aceste foldere stochează copii ale tuturor documentelor legate de anumiți angajați;
Carnetele de muncă ale angajaților sunt documente de strictă contabilitate și raportare, prin urmare acestea trebuie păstrate într-un seif, încuiate permanent cu cheie. Carnetele de lucru sunt întocmite în strictă și strictă conformitate cu Regulile de întreținere și păstrare înregistrările de lucru, producerea formularelor de carte de muncă și furnizarea acestora către angajatori, aprobat prin Decretul Guvernului Federației Ruse din 16 aprilie 2003 nr. 225 și Instrucțiuni pentru completarea cărților de muncă, aprobate prin Decretul Ministerului Muncii al Federația Rusă din 10 octombrie 2003. nr. 69.

COMENZI HR

Angajatul responsabil cu menținerea evidenței personalului este obligat să întocmească proiecte de ordine pentru personal și să organizeze avizarea acestora de către oficialii relevanți și semnarea de către șeful organizației. Comenzile de personal trebuie stocate și înregistrate separat de comenzile de personal. Acestea includ comenzi pentru care a dezvoltat Goskomstat forme unificate:

despre angajarea unui angajat - formular T-1;
privind angajarea salariatilor - formular T-1a;
la transferul unui angajat la un alt loc de muncă - formularul T-5;
Cu privire la trecerea salariaților la un alt loc de muncă - formular T-5a;
privind acordarea concediului unui salariat - formular T-6;
privind acordarea concediului salariaților - formular T-6a;
la încetarea (încetarea) a unui contract de muncă cu un salariat (concediere) - formular T-8;
la încetarea (încetarea) unui contract de muncă cu salariații (concediere) - formular T-8a;
despre trimiterea unui angajat într-o călătorie de afaceri - formularul T-9;
privind trimiterea angajaților într-o călătorie de afaceri - formular T-9a;
privind stimulentele angajaților - formularul T-11;
privind stimulentele angajaților - formularul T-11a.

Pe lângă aceste ordine, ofițerii de personal trebuie să întocmească sub orice formă (sau să creeze propriile formulare unificate pentru ei) următoarele tipuri de comenzi:

privind combinarea posturilor (profesiilor);
privind înlocuirea unui angajat temporar absent fără eliberare de la sarcinile de bază;
privind impunerea de sancțiuni;
privind eliminarea anticipată a sancțiunilor;
despre modificările datelor personale ale angajatului;
la atribuirea gradului;
despre implicarea în muncă peste program;
despre angajarea în weekend (sărbători);
despre datorie;
privind stabilirea sau eliminarea alocațiilor personale;
despre schimbarea modului de operare.

COMENZI PE PRINCIPALE ACTIVITĂȚI ȘI ALTE DOCUMENTE

Aș dori în special să spun că ofițerii de personal trebuie să pregătească o serie de comenzi pentru activitățile lor principale. Desigur, aceste comenzi vor fi înregistrate și stocate împreună cu alte comenzi din această categorie, dar pregătirea lor și colaborarea ulterioară cu acestea sunt responsabilitatea ofițerului de personal. Acestea sunt, în special, comenzile:

la aprobarea tabloului de personal;
privind modificările aduse tabloului de personal;
privind efectuarea de modificări (completări) la programul de vacanță;
privind introducerea de modificări (completări) la reglementările locale;
privind anularea ordinelor de personal emise ilegal sau eronat etc.

Am denumit deja câteva formulare unificate pentru evidențele de personal care ar trebui să fie în fiecare organizație. (Vă rugăm să rețineți că în articolul adresat cititorilor care sunt implicați în munca de personal, nu luăm în considerare documentele privind remunerarea. Acesta este un subiect de conversație cu contabilii). Totuși, pe lângă acestea, orice ofițer de cadre trebuie să fie capabil să întocmească

certificat de călătorie - formular T-10;
atribuire oficială - formular T-10a;
o notă-calcul privind acordarea concediului unui angajat - formularul T-60 (față);
nota de decontare la încetarea (încetarea) a unui contract de muncă cu un salariat (concediere) - formular T-61 (față);
act de acceptare a muncii prestate în baza unui contract de muncă încheiat pe durata unui anumit loc de muncă - formularul T-73 (acest tip de contract de muncă pe durată determinată este extrem de rar, prin urmare chiar și ofițerii de personal cu experiență cu mulți ani de experiență de muncă adesea nu au trebuie să se ocupe de formularul T-73).

ÎNREGISTRAREA DOCUMENTELOR

În prezent, există trei moduri de înregistrare:

cel mai simplu - în reviste;
mai avansat - folosind un index de card;
și cel mai avansat, convenabil, rapid - cu ajutorul programelor de calculator adecvate.

Secretarii sunt liberi să aleagă metoda cea mai potrivită pentru ei în fiecare caz concret pentru înregistrarea documentelor legate de principalele activități ale companiei. Dar înregistrarea documentelor de personal poate fi efectuată numai folosind jurnalele. În cazul unui conflict de muncă, înregistrarea informatică de către instanță sau inspecția de stat forța de muncă poate să nu fie recunoscută. Dar este necesar să se dovedească că acest document sau acela a fost de fapt creat în ziua indicată în cerința „date”! De asta depinde rezultatul cazului.

Deci, ce fel de jurnale de documente de resurse umane ar trebui să aibă o organizație:

Un jurnal pentru inregistrarea contractelor de munca (care poate fi inregistrat ca comenzi - in timpul anului calendaristic, incepand cu noul an, incepand din nou numerotarea. Sau o puteti face la fel ca, de exemplu, se inregistreaza tabele de personal - pentru întreaga perioadă a activităților organizației, adică de la primul contract de muncă, odată încheiat cu primul angajat, și până la ultimul, care va fi încheiat cândva, se pare, cu puțin timp înainte de lichidarea companiei);
registrul cardurilor personale (T-2);
un jurnal al dosarelor personale ale angajaților (dacă sunt păstrate);
jurnalele de comanda (numarul de busteni este determinat in functie de dimensiune fluxul documentelor de personal. Toate ordine de personal pot fi înregistrate în unul sau mai multe reviste - până la punctul în care pentru înregistrare tipuri diferite comenzi, pot fi folosite diferite reviste);
jurnalul de acte (despre refuzurile de familiarizare cu documente, despre absenteism, despre încălcări ale regulamentelor interne de muncă etc.);
o carte care înregistrează mișcarea cărților de muncă și inserțiile pentru acestea (pastrate, ca și cărțile de muncă, într-un seif).

Opțional (dar acest lucru este foarte util din punct de vedere al dovezilor), jurnalele sunt păstrate pentru înregistrarea declarațiilor angajaților, rapoartelor și note explicative legate de munca personalului.

Registrele contabile sunt necesare pentru a înregistra:

Muncă peste program;
folosit şi zile nefolosite concediu anual platit
concediu acordat angajaților etc.

Card de avertizare

În multe cazuri, Codul Muncii impune ca angajații să fie atenționați în timp util cu privire la producerea anumitor evenimente. Prin urmare, este extrem de util să păstrați un fișier de avertismente (hârtie sau în format electronic) despre aceste evenimente:

sfârșitul perioadei de testare (concedierea angajaților care nu testează este posibilă numai dacă aceștia au fost avertizați cu privire la acest lucru în scris, indicând motivele, cu cel puțin trei zile înainte - articolul 71 din Codul Muncii al Federației Ruse);
expirarea contractului de muncă (de asemenea, este necesar să se avertizeze angajatul în scris cu cel puțin trei zile înainte de concediere - articolul 79 din Codul Muncii al Federației Ruse);
concedii anuale plătite (angajatul trebuie să fie anunțat cu privire la ora de începere a vacanței cu cel puțin două săptămâni înainte de începerea acesteia - articolul 123 din Codul Muncii al Federației Ruse);
În plus, puteți face „mementouri” despre orice alte evenimente (aniversarile angajaților etc.) pentru confortul muncii.

În prezent, probabil, nicio profesie nu are o asemenea gamă de nume precum profesia de ofițer de personal. În Unu directorul de calificare puteți găsi șaptesprezece posturi care sunt într-un fel sau altul legate de munca personalului. Această împrejurare ne face să ne gândim la diferențele dintre aceste poziții și la sarcina funcțională a fiecăreia dintre ele. Deosebit de relevantă și acută astăzi este întrebarea în ce ar trebui să vă prescrieți Descrierea postului inspector de personal obișnuit. Vom încerca să luăm în considerare responsabilitățile acestui angajat cât mai detaliat posibil.

Importanța Departamentului HR

Mulți lideri organizaționali încă mai cred că scopul departamentului de HR este concentrat îndeaproape, legat doar de munca de birou. Cu toate acestea, astăzi țara noastră, urmând Occidentul, s-a angajat în transformarea serviciului de personal într-un departament angajat în management. resurselor de muncă, deoarece ofițerul de personal este cea mai importantă legătură între angajat și angajator.

În prezent, un specialist de personal este în primul rând un manager, același lucru se poate spune despre o poziție precum inspector de personal, ale cărui responsabilități astăzi includ adesea nu doar prelucrarea și menținerea documentației. Acest lucru este valabil mai ales pentru companiile mici, unde inspectorul de resurse umane poate fi responsabil pentru selecția personalului, formarea și multe alte funcții.

Numărul de personal

Numele și numărul de divizii ale serviciului de management al personalului depind de mărimea întreprinderii, de tradițiile acesteia și de specificul activităților sale. Acest lucru ar trebui să ia în considerare dimensiunea organizației, direcția afacerii, obiective strategiceîntreprindere, stadiul dezvoltării acesteia, numărul de angajați și sarcinile prioritare în lucrul cu personalul.

În organizațiile mari, departamentul HR poate include mai multe departamente. De exemplu, departamentul salariile, departamentul de ocupare a forței de muncă, departamentul de formare și dezvoltare, departament de management de birou și contabilitate. ÎN organizatii mici toate funcțiile serviciului de personal pot fi îndeplinite de un singur specialist - inspectorul de personal, ale cărui atribuții trebuie să includă de fapt o listă minimă de funcții: managementul evidenței personalului și selecția personalului.

Specialisti in service

Departamentele sau serviciile de resurse umane sunt de obicei conduse de un manager de mijloc: șeful unui serviciu sau departament, care raportează directorului de resurse umane. Departamentele pot fi împărțite în unități mai mici - grupuri sau sectoare, conduse de manageri care raportează șefilor de serviciu.

În întreprinderile mijlocii (100-1000 de angajați), organizarea serviciului de personal implică cel mai adesea prezența următorilor angajați:

specialist în managementul înregistrărilor;
specialist dreptul muncii;
Specialist Recrutare;
manager de dezvoltare și formare,
trainer sau manager de formare;
manager de beneficii și compensații;
manager de evenimente corporate.

În organizațiile mai mici (număr de angajați până la 100 de persoane), aproape toate funcțiile acestor angajați sunt responsabilitatile locului de munca Inspector resurse umane.

Cerințe pentru un ofițer de personal

Desigur, toate posturile de mai sus nu pot fi combinate de un singur specialist - un inspector al departamentului de resurse umane. Responsabilitățile acestui angajat sunt legate în primul rând de gestionarea evidențelor personalului. Prin urmare, la angajare, unui potențial candidat pentru acest post i se impun cerințe profesionale relativ scăzute.

Directorul de calificări informează că un inspector de personal trebuie să aibă studii medii de specialitate (experiența sa de muncă nu contează) sau studii medii (se cere pregătire specială și experiență profesională de cel puțin trei ani).

Inspector HR: responsabilități

Deci, funcțiile acestui specialist sunt următoarele:

ținerea evidenței personalului întreprinderii;
înregistrarea diferitelor tranzacții de personal (primire, transfer, concediere);
înregistrarea și menținerea dosarelor personale ale angajaților, efectuarea modificărilor acestora;
contabilitate, pastrare si completare carnete de munca;
contabilitatea experienței de muncă;
întocmirea certificatelor de activitate a angajaților (trecută și prezentă);
înregistrarea cardurilor de asigurări de pensie și a altor documente necesare pentru atribuirea pensiilor salariaților și familiilor acestora, compensații și beneficii;
contabilizarea acordarii concediilor de odihna, monitorizarea modului in care sunt intocmite si respectate orarele de concediu.

Recrutare

Responsabilitățile unui inspector de resurse umane includ adesea recrutarea de personal pentru posturile vacante. Această lucrare este legată de plasarea de informații în diverse surse despre postul vacant disponibil, inclusiv cooperarea pe această temă cu serviciul de ocupare a forței de muncă, numirea și interviurile cu explicarea solicitantului a naturii postului vacant, condițiilor de muncă și nivelului salarial, determinând nivelul general al solicitantului pentru pozitie vacanta, experiența și gradul său de profesionalism.

Adesea, responsabilitățile postului unui inspector al departamentului de personal implică efectuarea de selecții competitive între specialiștii care aplică pentru un post vacant. Ofițerul de personal elaborează măsuri de recrutare și urmărește trecerea viitorilor angajați prin testele stabilite la încheierea unui contract de muncă cu aceștia.

Responsabilități funcționale suplimentare ale inspectorului HR

Există câteva caracteristici suplimentare care sunt cel mai adesea denumite munca de personal. Ce alte sarcini ar trebui să rezolve inspectorul de resurse umane? Responsabilitățile pot include:

pregătire materialele necesare pentru certificare, calificare, comisii de concurs, nominalizarea angajaților pentru premii și stimulente;
studierea motivelor pentru care se produce fluctuația personalului, elaborarea și implementarea măsurilor de reducere a acesteia;
intocmirea documentelor pentru depunerea in arhive;
controlul disciplinei muncii;
organizarea de formare avansată și recalificare profesională;
organizarea de examene pentru confirmarea calificărilor;
dezvoltarea unui sistem de evaluare personală şi calitati de afaceri angajații, motivându-i pentru creșterea carierei;
înregistrarea certificatelor de serviciu și eliberarea acestora;
formarea si utilizare eficientă rezerva de personal.

Înmatriculare militară

Mulți angajatori consideră că responsabilitățile funcționale ale unui inspector al departamentului de personal includ înregistrarea militară a angajaților întreprinderii. Conform Decretului Guvernului Federației Ruse nr. 719 din 27 noiembrie 2006 „Cu privire la aprobarea Regulamentului privind înregistrarea militară”, numărul de angajați care efectuează această activitate, trebuie să fie direct proporțională cu numărul de angajați care trebuie contabilizați.

În special, într-o întreprindere în care există mai puțin de cinci sute de cetățeni înregistrați în armată, evidențele sunt ținute de un angajat care îndeplinește aceste funcții cu normă parțială. Astfel, un inspector de personal într-o organizație în care numărul personalului militar înregistrat nu depășește cinci sute de persoane se poate ocupa de înregistrare militară, dar numai cu condiție job intern part-time. Și dacă există un număr mai mare de persoane de numărat, în aceste scopuri ar trebui alocată o unitate de personal separată.

Munca ofițerilor de personal într-o criză

ÎN Anul trecut managementul întreprinderilor s-a confruntat cu circumstanțe triste Criza financiară atunci când este necesar să se reducă volumul producției de bunuri și servicii, să își reducă propriile costuri, inclusiv prin reducerea numărului de personal. Pe acest fond, există o nevoie tot mai mare muncitori de personalîn posesia calităților psihologilor cu normă întreagă, care sunt nevoiți să gestioneze fondul emoțional din echipă și să găsească cuvinte de consolare, de exemplu, înmânarea de anunțuri colegilor despre concedierea lor.

Rolul resurselor umane crește pe măsură ce resursele umane devin din ce în ce mai importante pentru succesul financiar al unei organizații. În acest sens, responsabilitățile tradiționale ale ofițerilor de HR nu dispar. Administrat servicii de personal Rămân probleme de gestionare a evidențelor de personal, remunerare, angajare și formare de specialiști. Cu toate acestea, departamentul HR este un element integral al managementului competent al întreprinderii. Mult succes la job!

Este important ca fiecare angajat să aibă documente doveditoare ale activității sale de muncă la întreprindere. În primul rând, poate ajuta la confirmarea duratei serviciului. Cu cât este mai mare, cu atât este mai mare plata concediului medical, iar pe viitor - cuantumul pensiei. Lista actelor de personal obligatorii întocmite la încheierea unei relații de muncă este următoarea:

contract de muncă. Pentru informații despre întocmirea unui contract, consultați materialul;
Istoria Angajărilor. Despre regulile de umplere am scris în articol;
carte medicala. Este necesar dacă munca salariatului implică dăunătoare sau conditii periculoase muncă. Veți afla despre asta urmând linkurile;.
documente educaționale pentru a stabili dacă educația viitorului angajat îndeplinește cerințele. De asemenea, vă invităm să citiți materialul despre modul de depunere;
conform formularului T-1;
card personal de angajat (formular T-2). Formularul pentru acest formular poate fi găsit în articolul nostru.

Nu uitați că fiecare nou angajat ar trebui să fie familiarizat cu semnătura sa și să primească o instruire în timp util!

Documente în timpul procesului de lucru

În timpul lucrului, un angajat poate fi transferat la Pozitie noua. În acest caz, se întocmesc următoarele acte:

ordin în baza căruia este transferat salariatul (formular T-5). Puteți vedea cum arată un exemplu de completare a acestui formular;
acord suplimentar. De exemplu, când sau .

Pentru eliberarea unui salariat în concediu, angajatorul emite un ordin de acordare a concediului de odihnă, întocmit în formularul T-6. Aflați cum să o completați în articol. De asemenea, vă invităm să citiți informațiile despre cum să aplicați.

Acte la concediere

Pentru a documenta încetarea unui contract de muncă, sunt necesare următoarele documente:

scrisoare de demisie (dacă angajatul a decis să părăsească compania din cauza proprie iniţiativă). , citiți în textul nostru;
contract de despartire. Vă invităm să vă familiarizați cu, precum și rezilierea contractului;
ordin de concediere întocmit în formularul T-8 sau T-8a (dacă se reziliază un contract cu mai mulți salariați). Puteți afla despre regulile de umplere din material.

Acte locale

Orice companie poate adopta propriile reglementări locale, care nu ar trebui să contravină legile Federației Ruse. Scopul unor astfel de documente este îmbunătățirea condițiilor de muncă și creșterea nivelului de disciplină la întreprindere. Absența actelor locale, precum și executarea lor incorectă, pot duce la consecințe negative pentru angajator. Ce documente obligatorii de personal ar trebui pregătite în organizație:

masa de personal (formular T-3). Mai multe detalii în articolul „;
, pe baza cărora se urmărește numărul de ore lucrate și calculele salariale (formulare T-12 și T-13) etc.

Aceste documente necesare trebuie cu siguranță acceptate de conducerea marilor organizații, deoarece acestea pun bazele relațiilor de muncă.

Microîntreprinderile își pot permite evidențe simplificate ale personalului. Li se permite să utilizeze un contract de muncă standard.

Responsabilitatea pentru întreținerea necorespunzătoare a documentației personalului

Întocmirea corectă și la timp a documentelor de personal este responsabilitatea directă a angajatorului. În cazul în care actele de personal obligatorii nu sunt completate corespunzător, acesta poate fi tras la răspundere.

Puteți selecta următoarele metode sancțiuni legate de munca de birou în sectorul personalului:

sanctiunile disciplinare prevazute Artă. 193 Codul Muncii al Federației Ruse, măsura maximă pentru care este concedierea;
în conformitate cu prevederile Codului de infracțiuni administrative al Federației Ruse - normele de tragere la răspundere administrativă pentru lipsa documentelor sunt reflectate în art. 5.27, 5.27.1 Codul contravențiilor administrative.

In afara de asta:

Artă. 13.20 Codul contravențiilor administrative pedepsește 300-500 de ruble. oficiali pentru încălcarea regulilor de stocare a documentelor;
Artă. 5.39 impune o amendă de 1000-3000 de ruble. pe persoane responsabile pentru nefurnizarea informațiilor solicitate evidența personalului unui angajat, de exemplu, pentru refuzul de a emite o copie a unui carnet de muncă.

În conformitate cu Codul Penal al Federației Ruse:

Artă. 137 din Codul penal al Federației Ruse prevede pedepse sub forma unei amenzi de până la 350.000 de ruble. sau munca corectiva pentru diseminarea informatiilor personale despre un angajat;
Artă. 183 din Codul penal al Federației Ruse aplică măsuri în cazul dezvăluirii secretelor comerciale.

Din acest articol veți învăța:

Care sunt activitățile departamentului HR?

Ce documente sunt necesare pentru activitățile departamentului de HR?

Care sunt caracteristicile planificarii ca tip de activitate a departamentului de HR?

Departamentele de resurse umane din organizații fac de obicei parte din serviciile de management al resurselor umane și își îndeplinesc funcțiile. Dar responsabilitățile lor nu se limitează doar la munca formală legată de relația dintre angajator și personal: raportare, munca de birou etc. Poate că în epoca sovietică totul era exact așa, dar acum activitățile departamentului de personal sunt diverse și cu mai multe fațete. muncă. Să aruncăm o privire mai atentă.

Functiile si activitatile departamentului HR

Departamentul HR joaca un rol important in companie, si pozitia sa in structura organizationala a unei întreprinderi reflectă semnificația activităților sale. Unii chiar cred că departamentul de resurse umane este carte de vizită organizația, fața ei, deoarece este această unitate cu care se confruntă toată lumea angajat nou angajat.
Funcția principală a departamentelor de HR este căutarea, angajarea de personal și interacțiunea continuă cu colectiv de muncă. Limitarea activităților departamentului de HR doar la selecția de noi angajați și angajarea acestora este o decizie proastă pentru afaceri. Fără o interacțiune strânsă cu echipa existentă și cunoașterea specificului funcționării companiei, este imposibil să recrutați corect personal nou.

În zilele noastre, lucrul cu personalul este un set de măsuri și acțiuni organizatorice și de altă natură care sunt necesare pentru utilizarea la maximum a abilităților, aptitudinilor și abilităților de afaceri ale personalului. Un personal competent, motivat de angajați interesați de o muncă fructuoasă este scopul oricărui departament de HR. Fără această unitate, care selectează, înregistrează și sprijină angajații, este greu de imaginat funcționarea unei organizații moderne de succes.

Activitățile departamentului HR la întreprindere vizează îndeplinirea următoarelor funcții:

identifică nevoia de noi angajați, caută și angajează angajați împreună cu șefii de departamente;
analizează fluctuația personalului și caută modalități de reducere a acesteia;
întocmește grafice de personal pentru specialiști;
întocmește dosarele personale ale angajaților, la cererea acestora, eliberează certificatele necesare și fotocopiile documentelor;
efectuați toate operațiunile cu cărți de muncă: acceptați, stocați și emiteți, completați-le în conformitate cu standardele și normele de înregistrare în vigoare conform Codului Muncii al Federației Ruse;
creați un program de vacanță, aveți grijă de contabilitatea lor (de asemenea, în conformitate cu legislatia muncii);
organizează certificări pentru personal, elaborează planuri de dezvoltare a carierei;
să creeze planuri de dezvoltare a personalului.

Documentatia necesara activitatilor departamentului HR

Tabloul de personal (articolul 57 din Codul Muncii al Federației Ruse).

Înainte de a începe recrutarea personalului, departamentul de resurse umane este obligat să formuleze și să aprobe graficul de personal de la conducerea companiei. Pe baza ei, cantitatea este deja determinată locuri libere. Vă puteți baza pe acest document atunci când argumentați în instanță legalitatea concedierii unui angajat din cauza reducerii de personal. Programul de personal va fi solicitat de instanță în orice caz de relații de muncă, iar dacă această solicitare este ignorată sau este depus un program incorect, angajatorul va pierde șansa de a câștiga litigiul.

Contract de muncă.

Întocmirea unui pachet de documente de personal începe cu un contract de muncă încheiat cu salariatul în scris, cu semnăturile ambelor părți. Trebuie să reflecte condiții de muncă și remunerare care să respecte legislația muncii și să satisfacă atât angajatorul, cât și angajatul. Completarea acestor lucrări este una dintre cele mai importante sarcini pe care departamentul de HR le rezolvă în activitățile sale curente.

Reglementari de munca.

Acest regulament intern este obligatoriu pentru orice companie. Stabilește procedura de angajare și concediere a personalului, liste de drepturi și responsabilități, responsabilități ale angajatorului și salariatului, orele de muncă și de odihnă, metodele de motivare a salariaților, tipurile de sancțiuni disciplinare și multe alte aspecte ale relațiilor de muncă.

Comanda (instrucțiuni) privind angajarea.

Pe baza acestui document se repartizează noul angajat la locul de muncă, îi atribuie proprietatea necesară. Departamentul HR îl întocmește împreună cu un contract de muncă adresat angajatului. Ofițerii de personal și supervizorul imediat al noului angajat îl prezintă Corespondență de afaceri, acte necesare etc.

Cărți de muncă.

Acesta este documentul principal care reflectă activitatea de muncă și vechimea în muncă a unui cetățean. Atunci când aplică pentru un loc de muncă într-o companie, o persoană este obligată să-l prezinte (cu excepția cazurilor în care este angajată pentru prima dată sau contractul său de muncă nu prevede muncă cu fracțiune de normă). Angajatorul, reprezentat de angajații departamentului de personal, trebuie să țină evidența muncii pentru fiecare angajat care a lucrat la întreprindere timp de cinci zile sau mai mult. Depozitarea dosarelor de lucru are și propriile cerințe: este permisă numai în seifuri sau dulapuri metalice, la care are acces doar un specialist responsabil (desemnat printr-o comandă specială).

Cartea de contabilitate a cărților de muncă și inserții în acestea.

În această carte, lucrătorul semnează la concediere și la primirea permisului de muncă. Trebuie să fie dantelat și numerotat, să conțină sigilii și o semnătură. Acest lucru este monitorizat de departamentul de resurse umane.

Acord privind responsabilitatea financiară deplină.

Activitățile departamentului HR includ semnarea de acorduri cu angajații pe deplina responsabilitate financiară. Acest lucru se face în cazurile în care un angajat primește bunuri materiale pentru depozitare, procesare, vânzare (vacanță), transport sau utilizare în timpul producției. Doar un cetățean adult poate fi responsabil financiar.

Program de vacanță.

Angajatorii sunt obligați să mențină un program de vacanță pentru angajați în conformitate cu Formularul nr. T-7 (aprobat prin Rezoluția Comitetului de Stat pentru Statistică nr. 1 din 5 ianuarie 2004). Pe lângă cerințele formale, acestui document se aplică norme legislative. Aceasta este respectarea dreptului anumitor categorii de lucrători de a pleca la o anumită oră sau aleasă de acestea; acordarea concediului persoanelor care lucrează cu normă parțială, concomitent cu concediul la locul lor principal de muncă etc. Documentarea timpului de odihnă face parte din activitățile departamentului HR, precum și înregistrarea timpului lucrat.

Reglementări privind remunerarea.

Unul dintre obiectivele departamentului de HR este utilizare rațională resursele umane disponibile, ținând cont de specificul activităților companiei și de situația actuală a pieței. În acest scop, sunt utilizate de obicei sistemele de standardizare a muncii și de remunerare. Procedura de remunerare acceptată este fixată în interior act normativîntreprinderi - Reglementări privind remunerarea.

Reglementări privind bonusurile.

Acesta este un alt document intern al companiei care reglementează problemele de remunerare. Este pregătit de departamentul HR și aprobat de șeful organizației printr-un ordin special. Bonusurile - suplimentare, peste salariul standard, plăți în numerar către angajați - sunt necesare pentru a-i încuraja pentru o muncă productivă de înaltă calitate și pentru a-i motiva pentru dezvoltarea profesională ulterioară.
Acestea se acordă acelor angajați care îndeplinesc condiții de bonusare preaprobate. Acest cerc de persoane, precum și condițiile de acordare a bonusurilor și mărimea acestora pentru fiecare funcție sau specialitate (sau valoarea maximă) sunt descrise de Regulamentul privind sporurile.

Foile de pontaj.

Sunt utilizate activ în activitățile departamentului de HR privind angajații cu program flexibil, pentru care este necesar să se calculeze constant totalul timp de lucru. Documentele de acest tip iau în considerare timpul efectiv lucrat pentru luna fiecărui astfel de angajat (pentru fiecare zi a lunii), indicând numele complet și numărul de personal al acestuia.
Intretinerea acestor fise de pontaj se realizeaza de catre un cronometrator sau alt salariat obligat sa se angajeze in aceasta activitate din ordinul conducerii societatii. Contabilitatea orelor lucrate este necesară pentru activitățile cu drepturi depline ale departamentului de contabilitate, care calculează salariile, și departamentului de resurse umane, care controlează munca personalului.

Reglementări privind protecția datelor cu caracter personal ale angajaților.

Acest document conține informații despre care sunt scopurile și obiectivele companiei în domeniul protecției datelor cu caracter personal, în ce departamente și pe ce medii sunt stocate aceste informații, în ce modalități sunt colectate și prelucrate, ce angajați au acces la acestea, ce activități sunt efectuate pentru a proteja datele de accesul neautorizat al personalului companiei și al terților. Regulamentul privind protecția datelor cu caracter personal ale angajaților întocmit de departamentul HR trebuie semnat de șeful companiei.

Planificarea ca activitate a departamentului HR

Planificarea are două aspecte. În sens general, acesta este denumirea activităților care vizează dezvoltarea strategiei și politicii unei companii, precum și selectarea metodelor de implementare a acestora. În esență, această muncă se reduce la scrierea planurilor - documente oficiale de un anumit tip.
O componentă importantă a acestei activități a companiei este planificarea personalului. Sarcinile lui sunt de a asigura întreprinderea prin resurse umane in cantitatea si calitatea potrivita, utilizarea optima a existentei muncă, îmbunătăți relatii sociale la întreprindere.

Există două abordări în planificarea personalului:

Independent (de la companiile care pregătesc, selectează personal).

Subordonat principalelor planuri - financiar, comercial, de producție (pentru toate celelalte organizații).

Prin urmare, planificarea personalului, de regulă, este secundară și este determinată sistem comunîntocmirea unui plan corporativ, iar implementarea activităților legate de personal sunt incluse în alte programe, fiind completarea și specificarea acestora.

Activități precum planificarea personalului fac posibilă determinarea:

nevoia companiei de a-și completa personalul: de câți angajați vor fi necesari, unde și când, ce pregătire ar trebui să aibă;
scheme de calificare profesională pentru orice post din fiecare departament (cerințe pentru diferite categorii de angajați);
modalități de reducere a lucrătorilor care nu sunt necesari și de a-i atrage pe cei necesari;
utilizarea optimă a personalului în funcție de potențialul acestora;
strategii de dezvoltare a personalului, îmbunătățirea calificărilor acestora;
modele de remunerare corectă, metode de motivare a angajaților, acordarea acestora de bonusuri sociale;
costurile pentru pachetul de măsuri luate.

Ca orice altă planificare, planificarea personalului este supusă unui număr de principii.

Regula cheie astăzi este să implicăm cât mai mult personal al companiei în procesul de planificare și cât mai devreme, încă de la începutul întocmirii planului. Pentru proiecte sociale, format din departamente de HR, acest principiu este primordial, pentru toate celelalte este de dorit.

A doua regulă de planificare a activităților de HR este consecvența. Activitate economică compania este continuă, personalul este, de asemenea, în mișcare constantă, prin urmare planificarea ar trebui să fie un proces continuu și nu o acțiune unică. În plus, acest principiu include cerința de a lua în considerare perspectivele și continuitatea (astfel încât planurile de viitor să fie întocmite pe baza celor anterioare). Rezultatele proiectelor anterioare ar trebui să fie luate în considerare atunci când se construiesc altele noi.

Principiul constanței planificării, căruia îi sunt supuse departamentele de resurse umane ale unei întreprinderi în activitățile lor, asigură implementarea celei de-a treia reguli: flexibilitatea. Planuri flexibile (inclusiv cele legate de personal) - cele în care orice decizie poate fi ajustată în orice moment, dacă este necesar. Această calitate se realizează prin prezența așa-numitelor perne, care asigură libertate de manevră (în limite rezonabile, desigur).
Un alt principiu important al planificării personalului este eficiența costurilor: costurile activităților departamentului de HR în analiza și elaborarea planurilor nu trebuie să depășească efectul implementării acestora.
Formare conditiile necesare permițând îndeplinirea planului - nu mai puțin regula importanta orice planificare.
Toate aceste prevederi sunt universale și se aplică la orice nivel de conducere, nu numai în ceea ce privește personalul. Și fiecare caz, desigur, va avea propriile sale specificități.
Astfel, atunci când planificăm activitățile oricărui departament al companiei, trebuie să ținem cont de principiu blocajele: productivitatea globală a echipei corespunde productivității celui mai leneș și mai lent angajat. Cu toate acestea, mai mult nivel inalt, Când despre care vorbim despre activitățile întregii companii, acest principiu nu funcționează.
Unul dintre obiectivele departamentului HR, care realizează planificarea personalului, este acela de a asigura cea mai bună dezvoltare a potențialului și valorificarea deplină a abilităților angajaților, a motivației acestora, ținând cont de consecințe. decizii de management acceptate în companie (sociale, financiare etc.).
Personalul este astăzi principalul factor care influențează eficiența unei întreprinderi. Succesul planificării poate fi judecat după îndeplinirea obiectivelor strategice ale companiei.