Care dintre proiecte este cel mai de succes. Criterii principale pentru succesul proiectului: descriere, caracteristici și recomandări
Managerul de proiect se străduiește întotdeauna să-și ducă proiectul la o finalizare cu succes, pentru a evita eșecul. Implementarea cu succes a proiectelor este o condiție importantă cariera de succes ca manager de proiect profesionist și aproape orice manager responsabil pentru anumite proiecte din organizație.
Succesul proiectuluiînseamnă că toate părțile interesate ale proiectului primesc rezultate care le justifică așteptările, formulate sub formă de obiective și cerințe.
Managerul de proiect trebuie să înțeleagă clar, la începutul proiectului, așteptările participanților cheie și indicatorii prin care se va forma concluzia despre succesul proiectului, iar în timpul implementării proiectului, să monitorizeze și să prezică starea acestor indicatori. .
Sarcina de determinare a acestor indicatori ar trebui abordată în stadiul de inițiere a proiectului. În același timp, fiecare dintre părțile interesate trebuie să stabilească înțelegerea lor asupra succesului proiectului și să convină cu managerul de proiect asupra indicatorilor adecvați și asupra modului de evaluare a acestora.
Criteriile de succes a proiectului- un set de indicatori calitativi și/sau cantitativi care să permită aprecierea gradului de succes al proiectului.
Adică, ele reflectă gradul de realizare a anumitor obiective ale proiectului sau îndeplinirea anumitor cerințe.
Principal tipuri de criterii de succes a proiectelor:
Tradițional: „la timp”, „în buget”, „conform caietului de sarcini”;
Respectarea cerințelor (așteptărilor) clientului și utilizatorilor;
Satisfacerea asteptarilor celorlalti participanti la proiect.
De exemplu, criteriile de succes pentru un nou proiect de film ar putea fi:
Livrarea filmului finit la timp, in limita bugetului alocat;
Obținerea unui anumit profit pe baza rezultatelor închirierii;
Realizarea unei anumite circulații pe discuri DVD (sau Blu-ray);
Primirea de recenzii pozitive de la criticii de film și un rating ridicat al audienței;
Nominalizare la unul dintre premiile prestigioase.
Rețineți că conceptele de „succes al proiectului” și „succes al managementului de proiect” nu trebuie confundate. Managementul de succes al proiectului este determinat de indicatorii de performanță al managementului de proiect (calitatea și promptitudinea decizii de management, eficacitatea managementului riscului, optimitatea planurilor și volumul de muncă al executanților etc.). Managementul eficient al proiectului este o condiție importantă pentru succesul proiectului, dar nu singura. Chiar și un proiect care este superb gestionat poate eșua.
Luați în considerare mai multe versiuni ale factorilor de succes ai proiectului.
Factorii de succes a proiectului- conditiile externe si interne de care depinde implementarea cu succes a proiectului.
De exemplu, Peter Morris împarte factorii de succes a proiectului în factori tehnici și umani. Ca urmare, se trag concluzii despre importanța luării în considerare a factorilor care țin de oameni, cu organizarea interacțiunii acestora în proiect.
Un alt studiu a fost realizat și descris de J. Pinto, în cadrul căruia a fost realizat un sondaj pe 400 de manageri de proiect din diverse domenii ( Cercetare științifică, constructie, tehnologia de informațieși așa mai departe.). Li s-a cerut să numească factorii care determină în cele din urmă dacă un proiect poate fi finalizat cu succes.
Ca rezultat al sondajului, Top 10 factori de succes ai proiectului:
1) misiunea proiectului (importanța strategică și realizabilitatea obiectivelor proiectului);
2) suport managerial;
3) calitatea derulării planului de proiect;
4) consultări cu clientul (clientul);
5) disponibilitatea personalului calificat;
6) suport tehnic al proiectului;
7) aprobarea clientului;
8) monitorizarea și Părere;
9) comunicații;
10) managementul problemelor.
Alexey Polkovnikov și Mikhail Dubovik, pe baza sondajelor efectuate de manageri și participanți la proiect (pe tema factorilor de succes ai proiectului), au tras următoarele concluzii:
1) Factorii critici de succes pentru proiecte includ atât factori comuni tuturor proiectelor, cât și factori specifici care sunt caracteristici doar pentru anumite tipuri de proiecte. Prin urmare, managerul de proiect trebuie să țină cont de specificul proiectului și să identifice factorii de succes caracteristici proiectului său;
2) diferiți participanți la proiect (manager de proiect, curator de proiect, client, interpret) evaluează importanța și starea factorilor de succes în moduri diferite;
3) pentru implementare cu succes Proiectul trebuie să obțină prezența mai multor factori de succes care se consolidează reciproc.
Dacă rezumăm și eficientizăm rezultatele studiilor, putem concluziona că factorii de succes ai proiectului se referă la cele trei elemente principale ale proiectului (vezi Figura 1):
1) definirea corectă și clară a scopurilor și rezultatelor proiectului;
2) management eficient de proiect;
Figura 1 - Factorii care determină succesul proiectului
Definirea corectă și clară a obiectivelor și rezultatelor proiectului.
Chiar și un bine planificat, organizat și proiect finalizat poate fi considerată nereușită dacă obiectivele greșite au fost stabilite inițial. De exemplu, o organizație poate face greșeli în selectarea și lansarea proiectelor (proiectele care nu se potrivesc cu strategia organizației, proiectele cu obiective opuse sau inconsecvente, de regulă, nu pot fi recunoscute ca fiind complet de succes).
Obiectivele proiectului sunt în majoritatea cazurilor definite în afara proiectului. Ele sunt formate din conducerea de vârf a companiei (client), iar influența managerului de proiect asupra formulării inițiale a obiectivelor este limitată. Managerul de proiect are posibilitatea de a participa la perfectionarea obiectivelor proiectului, mai ales in pregatirea pentru lansarea proiectului si in fazele incipiente de planificare.
Factorii critici de succes, Legate de obiective poate include următoarele:
1) misiunea proiectului - importanța strategică a proiectului pentru organizație (condițiile preliminare pentru inițierea proiectului și semnificația acestuia pentru organizație trebuie să fie logice și clare pentru toți participanții principali);
2) obiectivele sunt clar definite și înțelese în mod egal de către toți participanții la proiect;
3) obiectivele sunt adecvate și realizabile;
4) sprijinul proiectului este asigurat la nivelul managementului de vârf al organizației;
5) sunt luate în considerare așteptările clientului, consumatorilor și ale altor părți interesate cheie.
Management eficient de proiect
Clădire sistem eficient managementul de proiect depinde în mare măsură de managerul de proiect. Și lipsa unui sistem eficient de management al proiectelor este adesea citată ca principala cauză a problemelor cu implementarea proiectului.
Chiar și pentru proiectele prevăzute cu specialiști cu experiență și toate resursele necesare, întârzierile și depășirile bugetare sunt tipice din cauza lipsei de coordonare în timp util a activității executanților, întârzierilor în furnizarea de echipamente și multe alte probleme care decurg din lipsa planurilor adecvate, organizarea executiei si controlul muncii.
Factorii critici de succes, Legate de management poate include următoarele:
1) disponibilitatea și calitatea dezvoltării planurilor;
2) adecvarea structurii organizatorice (distribuirea clară a responsabilităţilor şi autorităţilor, interacţiunea eficientă cu departamentele organizaţiei care implementează proiectul);
3) eficacitatea procedurilor de interacțiune, luare a deciziilor și control;
4) eficacitatea motivației participanților la proiect.
Asigurarea adecvată a proiectului cu resurse și tehnologii adecvate
Asigurarea resurselor proiectului, din păcate, depinde doar parțial de managerul de proiect. Dar factori legati de tehnologic si suport de resurse proiectul ar trebui să fie evaluat și revizuit cu atenție înainte de lansarea proiectului. Este mai bine să abandonați proiectul decât să vă asumați un proiect care nu este prevăzut cu resurse și este irealizabil din punct de vedere tehnologic.
Problemele legate de suportul tehnologic al proiectelor pot fi asociate atât cu utilizarea unor tehnologii și echipamente învechite care nu mai sunt capabile să ofere competitivitatea necesară, cât și cu utilizarea unor tehnologii noi care nu sunt încă suficient stăpânite și depanate.
Factorii critici de succes, Legate de resurse și suport tehnologic proiectul poate include următoarele:
1) calitatea elaborării documentației de proiect (alfabetizare solutii tehnologice stabilite în faza de proiectare);
2) securitatea tehnologică și fezabilitatea proiectului (folosirea de fiabile și tehnologii moderneși echipamente);
3) disponibilitatea unor interpreți calificați (inclusiv calificarea adecvată a specialiștilor tehnici și posibilitatea implicării lor în timp util);
4) suport juridic adecvat al proiectului (inclusiv suport pentru procesele de gestionare a contractelor și alte aspecte juridice).
Considera obiectivele și conținutul proiectului.
Cele mai frecvente motive pentru eșecurile proiectului includ:
Obiectivele și limitele proiectului nu sunt clar definite;
Strategia și planul insuficient elaborat pentru implementarea proiectului;
Asigurarea inadecvată a proiectului cu resurse;
Termenele limită nerealiste etc.
Toate motivele de mai sus sunt legate de înțelegerea insuficientă și descrierea neclară a proiectului ca obiect de control. Managerul și alți participanți la proiect pot înțelege obiectivele și conținutul proiectului în moduri diferite, nereprezentând amploarea și complexitatea lui reală. Și fără aceasta, nu se va putea construi o structură organizatorică adecvată pentru managementul proiectelor și să se asigure implicarea executanților pentru implementarea proiectului.
Astfel, managerul de proiect trebuie să înțeleagă cât mai clar posibil atât caracteristicile proiectului în sine, cât și limitările și caracteristicile mediului în care va fi implementat proiectul.
Luați în considerare principalele elemente ale proiectului, care trebuie definite.
În Figura 2, proiectul este prezentat sub forma unei piramide, în care se pot distinge trei părți principale:
1) vârful piramidei - obiectivele proiectului(acestea determină pentru ce se implementează proiectul);
2) partea de mijloc a piramidei - produs de proiect(acesta este ceea ce ar trebui creat în timpul implementării proiectului);
3) baza piramidei - sarcini și muncă(care trebuie completat pentru a crea un produs de proiect).
Obiectivele proiectului
Conceptul de obiectiv este unul dintre cele cheie în managementul proiectelor, deoarece orice proiect este inițiat și implementat pentru a atinge anumite obiective.
Figura 2 - Piramida scopurilor și obiectivelor proiectului
Obiectivele proiectului/programului- rezultatele dorite (efecte, beneficii) atinse prin implementarea cu succes a proiectului/programului in conditiile si cerintele specificate pentru implementarea acestora (in conformitate cu NTC)
Obiectivele proiectului răspund în primul rând la întrebarea „de ce?” (De ce este implementat acest proiect? Care este primul lucru pe care clientul (proprietarul de proiect) dorește să obțină ca rezultat al acestui proiect?) Cu toate acestea, obiectivele pot reflecta așteptările altor părți interesate cheie și ale participanților la proiect.
De exemplu,
În cazul în care așteptările acționarilor companiei de la implementarea proiectului de introducere a unui nou Sistem informatic pot fi asociate cu obținerea de transparență suplimentară și manevrabilitate a companiei, atunci așteptările șefului unității care va opera sistemul sunt asociate cu ușurința de operare și fiabilitatea sistem nou. Utilizatorii viitorului sistem se așteaptă ca sistemul să fie ușor de utilizat și să simplifice (sau să nu complice excesiv) implementarea proceselor lor de producție.
Obiectivele proiectului trebuie formulate de client. Managerul de proiect ar trebui să clarifice și, dacă este necesar, să perfecționeze obiectivele proiectului.
Un set de obiective interconectate poate fi definit pentru un proiect. Obiectivele pot fi structurate pe niveluri (ierarhia obiectivelor: de la general la mai specific). Mai multe obiective complementare pot reflecta interesele diferite ale participanților la proiect.
misiunea proiectului (sau obiective strategice proiect) - acestea sunt obiective atinse pe termen lung, care vizează îndeplinirea misiunii și atingerea obiectivelor strategice ale organizației.
Obiectivele proiectului (obiective operaționale, pe termen scurt) –rezultatul dorit activități realizate prin finalizarea cu succes a unui proiect care vizează producerea de efecte specifice pe termen scurt, satisfacerea unei nevoi sau utilizare eficientă oportunități de piață disponibile (de deschidere) în viitorul apropiat, indicând modalitățile generale, metodele și tehnologiile de realizare a acestora.
Dezvoltarea unei structuri ierarhice a obiectivelor proiectului vă va permite să determinați cerințe mai precise pentru produsul proiectului, să formulați cerințe pentru structura organizationala managementul proiectelor și alocă responsabilitatea pentru atingerea obiectivelor.
Strategia proiectului– o viziune comună asupra modului de realizare a scopului proiectului; definește direcțiile și principiile de bază ale implementării proiectului; caracterizat printr-un sistem (set) de indicatori calitativi și cantitativi ( în conformitate cu NTC).
Uneori pot fi atinse aceleași obiective căi diferite. În consecință, alegerea modului principal de atingere a obiectivului proiectului este de asemenea parte integrantă procesul de definire și clarificare a scopurilor.
De exemplu,
Creșterea acurateței urmăririi timpului angajaților poate fi realizată atât ca urmare a introducerii unui sistem informatic, cât și a creării unui serviciu special de control.
O creștere a volumului livrărilor de produse poate fi realizată atât prin construirea unei noi fabrici, cât și prin achiziționarea unui activ finit de la concurenți.
Diferite obiective ale proiectului pot fi atinse în momente diferite. Înțelegerea succesiunii de realizare a obiectivelor proiectului va permite elaborarea unei strategii de implementare a proiectului, va face vizibile procese destul de lungi și complexe pentru atingerea obiectivelor strategice, pe termen lung.
Obiectivele proiectului sunt definite de un set de indicatori (criterii de succes) pe care managerul de proiect trebuie să-i atingă pentru ca părțile interesate să primească beneficiile așteptate.
Produs proiect
Nu este suficient ca managerul de proiect să înțeleagă clar obiectivele proiectului. Este important să determinați și să fiți de acord cu clientul produs de proiect(adică ce anume ar trebui creat și predat clientului ca urmare a proiectului).
Produs proiect- un material sau o altă entitate produsă în timpul proiectului, a cărei creare și utilizare va atinge în cele din urmă obiectivele proiectului.
Produsul proiectului poate fi creat imobilizari corporale si necorporale, precum produse si servicii noi, tehnologii noi, cladiri si structuri, facilitati de productie, personal instruit, schimbari organizatorice efectuate in cadrul companiei etc. Adesea, produsul proiectului este complex și include atât componente tangibile, cât și intangibile.
Clientul poate accepta produs final ca un întreg sau să ia separat fiecare componentă a produsului proiectului (adică produse auxiliare create în timpul implementării proiectului pentru a furniza produsul final).
De exemplu, conceptul și prototipul sistemului, documentatia proiectului, raport de progres cercetare de piata sunt, de asemenea, produse ale proiectului și sunt transferate către client, dar sunt dezvoltate pentru a asigura crearea produsului final al proiectului.
Cerințele inițiale pentru produs sunt determinate în sarcina de proiectare (specificație, atribuire tehnică). În viitor, cerințele pentru produs pot fi rafinate și detaliate în timpul dezvoltării documentației proiectului.
Deoarece obiectivele sunt conduse de așteptările și cerințele părților interesate cheie ale proiectului, unul dintre procesele inițiale de stabilire a obiectivelor poate fi procesul de colectare și analiză a cerințelor.
Cerințele proiectului- dorințe clar articulate ale clienților, sponsorilor și altor participanți la proiect cu privire la caracteristicile cărora trebuie să le corespundă obiectivele, produsele, serviciile, rezultatele pe termen scurt și lung ale proiectului, precum și restricțiile și alte condiții pentru implementarea proiectul/programul (conform NTK).
Program. Portofoliu de proiecte si programe.
Program este un grup de proiecte interdependente unite printr-un scop comun și condiții pentru implementarea lor. Spre deosebire de un proiect separat, programul necesită metode speciale de management multi-proiect (MD coordonează implementarea tuturor proiectelor derulate în organizație).
Portofoliu de proiecte este un grup sau un set de proiecte care nu sunt legate între ele printr-un scop comun, ci conectate printr-o bază comună de resurse. De exemplu, portofoliul proiecte de investitii– criteriul principal în selecția proiectelor este obținerea unui profit maxim.
Elemente (componente) portofoliului de proiecte- acestea sunt componentele portofoliului: proiecte, programe, sub-portfolii (sub-portfolii). Elementele portofoliului pot fi independente unele de altele, spre deosebire de proiectele incluse în program, iar portofoliul în sine poate include sub-portfolii de proiecte.
Toate componentele portofoliului trebuie să aibă următoarele caracteristici:
· Reflecta investitiile existente sau potentiale ale companiei
· Alinierea la scopurile și obiectivele companiei
・Ai așa ceva trăsături distinctive, ceea ce le-ar permite să fie grupate pentru mai multe management eficient
・Poate fi cuantificat
Managementul portofoliului de proiecte- este un management centralizat al unuia sau mai multor portofolii, inclusiv identificarea, prioritizarea, autorizarea, managementul și controlul implementării proiectelor, programelor și altor lucrări pentru atingerea anumitor obiective strategice ale companiei.
Procedura de gestionare a unui portofoliu de proiecte diferă semnificativ de gestionarea unui singur proiect; de fapt, este o procedură pentru mai multe nivel inaltși are alte scopuri și mijloace pentru a le atinge
Procesele de management al portofoliului de proiecte sunt împărțite în două grupe: Grupul de proces de aliniere sau formarea portofoliului și Grupul de proces de monitorizare.
Aliniere:
· Identificarea proiectelor,
Evaluarea proiectelor (Evaluare),
selecția proiectelor
Definirea priorităților (Prioritizare),
Echilibrarea portofoliului
Monitorizare si control:
· Raportarea și revizuirea portofoliului
· Schimbare strategică
Obiectivele și strategiile proiectului. Criteriile de succes a proiectului.
Începutul oricărui proiect este ideea, conceptul proiectului, care determină scopurile și obiectivele acestuia, iar finalul este primirea unui rezultat specific: un produs, serviciu, tehnologie etc. Astfel, odată cu definirea unui scop, începe orice proiect.
Obiectivul proiectului- acesta este rezultatul dorit al activitatii, realizat ca urmare a implementarii cu succes a proiectului in conditiile date pentru implementarea lui. Principalii indicatori aici sunt obținerea unui rezultat, un anumit nivel de calitate, în limitele de timp și cost.
Strategie este modalitatea de atingere a scopului.
Un obiectiv este ceea ce vrem să atingem. O strategie este o declarație a modului în care vom atinge un obiectiv.
Limite de cost există în orice proiect, sfera lor de aplicare este în mare măsură determinată de strategia aleasă. Dacă principalul lucru în proiect este timpul (pentru a obține rezultatul cât mai repede posibil), atunci alegerea acestei strategii va duce la o creștere a costului proiectului. O altă strategie poate fi aleasă - pentru a obține rezultatul dorit când cost minim. Această alegere este potrivită atunci când factorul timp nu este atât de critic.
După finalizarea proiectului, se oferă o evaluare generală a rezultatelor obținute, iar proiectul poate fi clasificat ca fiind de succes sau nereușit pe baza unui set de indicatori.
În cazul în care, din cauza modificărilor în curs, proiectul își pierde relevanța, este necesar să se ia în considerare opțiunile de a face modificări la plan sau să se ia o decizie de închidere a acestui proiect.
Principalul criteriu de succes proiectul este relevanța rezultatului la momentul realizării acestuia.
Chiar la începutul proiectului, este foarte recomandabil să se analizeze cauzele posibilelor eșecuri ale proiectului (zone de risc potențial).
Principalele motive pentru eșecurile proiectului pot fi:
Obiective neclare;
Finanțare insuficientă;
Schimbarea priorităților de afaceri;
Sprijin insuficient din partea managementului superior;
Echipa ineficientă (calificarea personalului de proiect);
Interacțiune insuficientă eficientă în proiect;
Lipsa autoguvernării;
Insuficient comunicații eficiente;
Lipsa motivației (se referă la riscuri interne);
Este necesar să se testeze proiectul pentru „cauzele posibilului eșec”: obiectivele proiectului sunt suficient de clare? Gradul de fiabilitate al investitorilor? Este echipa de proiect suficient de calificată? Este suficient de motivată?
Criteriile pentru succes și criteriile pentru eșec sunt interconectate. Dar în timp, acestea se pot schimba, în special, pe măsură ce situația pieței se schimbă.
24) Metode de planificare a costurilor.
Există mai multe metode de planificare a costurilor proiectului:
· În mod similar,
· "de sus în jos",
prin parametri
· "jos sus".
În mod similar(estimare analogă) poate fi utilizată atunci când proiectul planificat este similar cu un număr de altele care au fost efectuate anterior în organizație. În acest caz, costul total al proiectului este determinat pe baza experienței acumulate, iar apoi costul total este distribuit între sarcini.
Această metodă este cea mai puțin precisă, dar este nevoie de cel mai puțin timp pentru aplicare. De regulă, costul proiectului este estimat în acest fel numai în stadiul inițial de planificare, când sfera lucrării nu a fost încă determinată definitiv și nu pot fi utilizate metode mai precise. Pentru a utiliza această metodă în MS Project, este suficient să completați manual câmpurile corespunzătoare din tabel.
Determinarea costului proiectului prin parametri(modelarea parametrică) este o tehnică destul de populară. Un exemplu tipic este o evaluare a costului unei case în construcție pe suprafață sau determinarea costului mobilierului prin metri liniari
Precizia acestei metode și, în consecință, costurile forței de muncă pentru utilizarea acesteia depind de numărul de parametri estimați. Puteți aplica tehnici primitive, precum cele care au fost date în exemplu, în proiecte mici, mai ales dacă ați acumulat multă experiență în implementarea lor. Pentru proiectele de anvergură pot fi aplicate tehnici care utilizează un număr mare de parametri. Precizia unor astfel de metode este mult mai mare, dar aplicarea lor durează mai mult timp. Pentru a aplica tehnica parametrică în MS Project, trebuie să utilizați câmpuri și funcții personalizate.
Metodologia de determinare a costului proiectului "jos sus"(estimarea de jos în sus) constă în calcularea costului sarcinilor individuale ale proiectului și formarea costului total al proiectului din costul total al tuturor lucrărilor. Această tehnică este cea mai precisă și tocmai pe utilizarea ei este orientat programul MS Project. Adevărat, aplicarea sa necesită cel mai mult timp, deoarece acuratețea sa depinde în mare măsură de gradul de detaliu al domeniului de activitate și al resurselor.
Direct opusă acesteia este metoda de determinare a costurilor. "de sus în jos", la care se calculează costurile totale pentru proiect sau faza, iar pe baza acesteia se determină costurile posibile pentru componentele proiectului sau fazei. De obicei, această tehnică este utilizată atunci când proiectul este constrâns de buget sau în combinație cu metoda de estimare prin analogie.
Întrebarea 3 - Obiectivele și strategia proiectului.
Obiectivele proiectului- rezultatul dorit al activitatii, realizat ca urmare a implementarii cu succes a proiectului, in conditiile date pentru implementarea acestuia.
Strategia proiectului- descrie rezultatele care trebuie atinse pentru a atinge totalitatea obiectivelor proiectului.
Obiectivele proiectului descriu întreaga gamă de probleme majore legate de proiect în toate domeniile funcționale.
Indicatorii obiectivului proiectului:
1. Acestea sunt rezultatele unui produs sau serviciu de calitatea cerută;
2. Ora (durata si data specifica);
3. Costuri.
Definiția proiectului descrie sarcinile cu care se confruntă și principalele condiții pentru implementarea acestuia. Scopul devine o sarcină dacă este specificat termenul limită pentru atingerea lui și sunt specificate caracteristicile cantitative ale rezultatului dorit.
Găsirea scopurilor proiectului echivalează cu definirea proiectului și reprezintă o etapă importantă în dezvoltarea conceptului de proiect. După ce au găsit obiectivele proiectului, ei încep să caute și să evalueze moduri alternative realizările ei.
Cerințe pentru formularea obiectivelor proiectului:
1. Definiție clară și sens clar;
2. Rezultatele obţinute la atingerea scopului trebuie să fie măsurabile;
3. Constrângerea și cerința dată trebuie îndeplinite (timp, buget, resurse și calitatea cerută a rezultatului).
stabilirea obiectivelor este un proces continuu în care se analizează situația actuală, tendința și, dacă este necesar, se fac ajustări la obiectiv.
Strategia proiectului determină direcția și principiile de bază ale implementării proiectului, se caracterizează printr-un set de indicatori calitativi și cantitativi prin care se evaluează performanța proiectului.
Cerința de formulare a strategiei:
1. Trebuie dezvoltat în fazele inițiale ale implementării sale.
2. Trebuie să fie cuprinzător.
3. Ar trebui să acopere toate aspectele majore ale implementării proiectului.
4. Pe măsură ce proiectul se dezvoltă, strategia ar trebui actualizată și revizuită în consecință.
Criteriile pentru succesul și eșecul proiectului sunt un set de indicatori care fac posibilă aprecierea succesului proiectului. Cerința principală, criteriul este definiția lor clară și neechivocă. Pentru fiecare proiect și fiecare client trebuie definite, evaluate și analizate criterii de succes.
Principalele tipuri de criterii:
1. Tradițional - „la timp în limita bugetului alocat în conformitate cu cerințele de calitate și rezultate ale proiectului”;
2. Specific - conducere în proiectul organizației;
3. Beneficii pentru participanții la proiect.
Exemple de criterii de succes a proiectului:
1. Asigurarea functionalitatii cerute;
2. indeplinirea cerintei clientului;
3. Beneficii pentru antreprenor;
4. Satisfacerea nevoilor tuturor participantilor la proiect;
5. Atingerea unui obiectiv prestabilit.
Exemple de criterii de eșec:
1. Depășirea limitei de costuri și timp;
2. Nerespectarea cerinței de calitate;
3. Ignoranța sau necunoașterea cerințelor sau pretențiilor.
Ce este un proiect? Organizarea întreprinderii de la zero? Sau, poate, doar împărțirea sa separată? Construirea unui brand sau a unui singur produs? Organizezi o sărbătoare în scop comercial sau doar organizezi o petrecere cu prietenii? Și câți dintre noi știu să măsoare succesul unui proiect? Criterii de succes, câte și cum sunt definite - pentru mulți, aceste concepte sunt și ele un mister nerezolvat. O mulțime de întrebări, nu? Pentru a obține răspunsuri la ele, citiți articolul.
Clasici ale genului
În managementul managerial, are o definiție complet logică și de înțeles. Aceasta este orice întreprindere limitată în timp care are scopul de a crea un produs, serviciu sau alt rezultat clar. Adică proiectul nu va fi în sine activitate antreprenorială, ci doar începutul sau reorganizarea acestuia. Nu creând o idee, ci aducerea ei la viață.
Dacă totul este clar, atunci întrebarea cum sunt determinate criteriile pentru succesul proiectului nu este atât de clară. Pentru început, nu este întotdeauna clar ce se înțelege în general prin succes. Experții în management consideră că o afacere poate fi considerată de succes atunci când inițiatorii ei îndeplinesc termenul limită și bugetul alocat pentru implementarea sa, în timp ce calitatea bunului creat corespunde celei menționate în plan. Cu toate acestea, există mai mulți parametri care indică și în mod condiționat implementarea pozitivă a proiectului sau eșecul acestuia.
Criterii nerostite pentru succesul proiectului
Pentru început, toată lumea vede însăși definiția succesului în felul său. Potrivit statisticilor, departe de toate întreprinderile ajung la concluzia lor logică de la prima dată, dar doar o treime dintre ele. În toate celelalte cazuri, este necesar să se facă unele ajustări ale lucrării în cursul comenzii. Dar din nou, dacă credeți cifrele, atunci profitul oamenilor de afaceri care au sacrificat o creștere a cheltuielilor de dragul accelerării ritmului muncii crește de aproape o ori și jumătate (cu 140%) față de cei care au decis să nu umfle. bugetului, dar a prelungit perioada pentru atingerea obiectivelor.
Prin urmare, pe lângă măsurile de mai sus sub formă de bani, timp și calitate, trebuie luați în considerare încă doi parametri:
- O nouă experiență pozitivă acumulată ca urmare a muncii echipei.
- Satisfacția cu rezultatele sarcinii tuturor participanților la întreprindere.
Nu se poate spune că acestea sunt criteriile fundamentale pentru succesul proiectului, dar ele sunt importante și trebuie să fie luate în considerare de acei lideri care caută să-și dezvolte urmașii, și să nu stagneze într-un singur loc toată viața.
Ceea ce nu poate fi atins
Dificultatea în determinarea celor doi parametri prezentați mai sus este că aceștia nu pot fi calculați. Rezultatele lor sunt destul de subiective. Experiența acumulată îl privește în primul rând pe executantul comenzii, iar odată cu rezolvarea fiecărei sarcini noi, compania devine mai puternică și mai de succes. Acest lucru este important pentru activitățile viitoare ale afacerii, deoarece experiența bogată ajută la atragerea clienților și face posibilă implementarea cu succes a noilor proiecte.
Dar pentru a obține o satisfacție cuprinzătoare cu rezultatele muncii este aproape nerealist. Întotdeauna va exista cineva căruia nu-i va plăcea un partener de afaceri. Acest lucru se întâmplă mai ales în cazurile în care obiectivele și criteriile pentru succesul proiectului nu sunt definite inițial. Managementul proiectelor este un domeniu separat în știința managementului întreprinderilor și ar trebui să i se acorde o atenție specială. După cum arată practica, o afacere se termină cu succes, care este favorizat de următorii factori:
- managerul de proiect și echipa sa sunt pregătiți pentru schimbări, au flexibilitate și capacitatea de a redirecționa rapid vectorul activităților lor;
- fiecare dintre participanții la întreprindere are propria sa cotă de responsabilitate;
- nu există ierarhie în echipă sau este minimizată;
- compania care implementează proiectul promovează principiile unei culturi a încrederii între angajați, de asemenea, este important să răspundem din timp la situatii conflictualeși evitați tensiunile în echipă și între executant și client;
- ultimul factor este dezvoltarea culturii informaţiei şi comunicării.
Acum să discutăm mai detaliat principalele criterii de succes și eșec al proiectelor.
Timp și planificare
Toți cei care s-au implicat vreodată în implementarea unui proiect știe cât de important este să se întocmească plan preliminar viitoare întreprindere. Cu toate acestea, nu toată lumea știe cum să o facă corect. Atunci când planificați activități, este necesar să descrieți fiecare pas în detaliu, alocând un timp realist pentru implementarea acestuia. Managementul timpului este de o importanță fundamentală în implementarea proiectului. Criteriile pentru succesul oricărei afaceri includ acest parametru ca fiind unul obligatoriu dintr-un motiv.
Dacă antreprenorul nu poate finaliza lucrările la timp, iar termenul limită este întârziat în mod constant, există foarte puține șanse de finalizare cu succes a proiectului. Cu toate acestea, nu ar trebui să lucrați rapid, ci în detrimentul calității. De multe ori, chiar și acele proiecte în care au fost ratate toate termenele, până la urmă dau rezultate bune și aduc profituri solide.
Prețul și realocarea resurselor
Adesea în afaceri există situații în care un proiect este în pericol din cauza finanțării insuficiente. Banii pot să nu fie suficienți din diverse motive - schimbare cadrul de reglementare, greșeli de calcul în pregătirea planului, schimbarea furnizorului sau contractantului etc. Decizia de depășire a crizei cade pe umerii investitorilor, a șefului companiei sau a managerului de proiect.
În cazul în care nu este prevăzută finanțarea suplimentară a întreprinderii, managerul de proiect trebuie să decidă cu privire la optimizarea costurilor. Acesta este un pas complet logic și rezonabil, dar, așa cum arată practica, este puțin probabil ca un caz în care personalul a intrat sub distribuție (reducerea oamenilor, refuzul de a forma nou-veniți, scăderea nivelului general de competență al angajaților) este puțin probabil să obțină un mare succes. . Prin urmare, este mai bine să depășești bugetul decât să plătești și mai mult mai târziu pentru a-ți corecta propriile greșeli.
Reducerea calității și a cererii
Timpul și bugetul sunt criteriile pentru succesul proiectului, care permit corecții și abateri de la planul inițial. Majoritatea clienților sunt de acord să plătească în plus și să acorde mai mult timp pentru implementarea cazului, dar nimeni, repetăm - nimeni nu va fi de acord să primească un produs de calitate scăzută ca urmare a muncii. Nu poți economisi materii prime sau resurse umane. O astfel de „optimizare” duce rareori la succes. Excepțiile pot fi doar schimbări cu adevărat valoroase, care vă permit să reduceți simultan costul implementării proiectului, dar care să nu diminueze perspectivele acestuia.
Este managerul de proiect criteriul succesului său?
Nu, mai degrabă este un factor de succes al întreprinderii. Dovada acestui lucru nu este un exemplu de viață. Criteriile de succes al unui proiect nu se referă la o persoană anume, ci la a sa activitati organizatoriceși calitățile sale de conducere. Cu toate acestea, chiar și un manager de proiect extrem de experimentat și din toate punctele de vedere bun nu își va putea atinge obiectivele dacă nu face față multă birocrație și incompetenței subordonaților.
Orice specialist își poate dovedi cu ușurință aptitudinea profesională în domeniul de activitate cu care este familiarizat, dar de îndată ce se află într-un mediu necunoscut pentru el, este susceptibil să eșueze. Dar, după cum se spune, cel care nu face nimic nu se înșală, așa că du-te și reușește!
Va urma...
Astăzi vreau să vorbesc pe scurt despre criteriile de succes ale proiectelor și managerilor de proiect.
Dar mai întâi trebuie să răspunzi la întrebarea „ce este un proiect” :)
Ce este un proiect
Aceasta este prima întrebare la care trebuie să răspundă orice manager.
Nu este evident, dar management de proiect mai dificil decât „de obicei”, așa-numitul „management regulat”. Gestionarea unui departament sau a subordonaților este un lucru. Managementul proiectelor este cu totul altceva.
Majoritatea metodologiilor de management de proiect sunt voluminoase. De exemplu, cea mai recentă ediție a „Bibliei managerilor” PMBoK are aproape 1000 de pagini, Prince2, IPMA și alte manuale (despre ele altădată) nu sunt, de asemenea, mici.
În viața unui lider, este important să înveți să înțelegi rapid „proiectul este în fața ta sau nu” pentru a nu risipi energie (și încercând să tragi metodologii de 1.000 de pagini acolo unde poți face cu puțin sânge ).
Una dintre primele descoperiri care trebuie făcute este că managementul de vârf însuși, de regulă, nu înțelege prea bine unde sunt proiectele și unde nu sunt. Acestea. să speri că ți s-a atribuit ceva, l-a numit proiect și deja te-ai gândit bine - nu este necesar. În practică, proiectele se numesc orice, tu (managerul de proiect) ești cel care trebuie să verifici ceea ce s-a spus pentru adecvare.
Avem nevoie de o definiție care să ajute la sortarea sarcinilor la îndemână în cele care necesită o abordare de proiect și în cele care (din fericire) pot fi rezolvate mai ușor folosind „managementul obișnuit” mai familiar pentru majoritatea oamenilor.
Definiția termenului
Să ne amintim sau să cautăm pe Google o definiție mai mult sau mai puțin clasică. Vom întâlni ceva de genul: „Un proiect este un eveniment pentru atingerea unui obiectiv, resurse limitate în timp și asociat cu atingerea unui rezultat unic.”
Astfel de expresii sunt comune. Inclusiv în PMBoK în sine. Problemă: eșuează. Dintre acestea, principalul lucru nu este clar - cum diferă proiectul de „nu este un proiect”.
Nu crezi? Încercați să alegeți cel puțin un exemplu de activitate care nu se încadrează în această definiție?
Explicarea cu un exemplu
Te duci la serviciu sau gătești singur ouă omletă pentru micul dejun dimineața.
Aceste activități sunt pentru atingerea scopului? Desigur, scopul este destul de specific (ajunge la destinație, obține suficient).
Limitat în timp? Fara indoiala! Nu poți lua micul dejun pentru o jumătate de zi sau petreci o zi pe drum.
Sunt resursele limitate? Din nou, da. Aveți o sumă clară pe care o puteți și nu vă deranjează să o cheltuiți pe drum. Sau în cazul ouălor omletă, în frigider sunt doar o duzină de ouă. Folosește-le și vei rămâne fără micul dejun.
Această lucrare ar trebui să se numească proiect? Desigur că nu! Ce sunt 1000 de pagini de metodologii pentru prăjirea ouălor omletă. Te poți descurca cu o singură intuiție și bun simț.
Dacă ai găti omletă nu singur, ci împreună cu familia, dându-ți unul altuia o tigaie, atunci gătitul micul dejun tot nu s-ar transforma într-un proiect, intuiția ar fi totuși suficientă.
Despre patosul antrenorilor
Mulți antrenori de management de proiect iubesc patos și tind să exagereze. Uneori se spune „totul în lume este un proiect”. Sau „managementul de proiect este o abilitate foarte veche, primele proiecte sunt vechi de mii de ani - aici, piramidele egiptene ...”.
Îndrăznesc să spun că construcția piramidei egiptene de către vechii egipteni nu a fost pur și simplu un proiect, la fel ca gătitul omletă. Proiectele din jurul nostru (din fericire), în general, sunt mult mai mici decât pare. Și în sensul normal, modern al cuvântului, un management de proiect cu drepturi depline s-a format acum aproximativ 50-70 de ani (cu puțin mai mult).
Cu toate acestea, înapoi la ouă.
Acum imaginați-vă că aveți o sarcină mai dificilă în față. Gătiți mai mult decât omletă pentru micul dejun pentru tine (sau familia ta). Urmează un eveniment (ziua de naștere a copilului). Vrei să faci o surpriză - iei un ou de struț omletă.
Miza crește brusc. Există încă limite de timp (de exemplu, ziua de naștere vine în curând). Există un singur ou, l-ai cumpărat de la o fermă de struți. Știți foarte puține despre struți și nu sunteți sigur dacă va fi posibil să-i prăjiți corect. Nici măcar nu este clar dacă se va potrivi într-o tigaie normală și dacă coaja se va rupe corect. Chiar nu vrei să faci o greșeală și să strici surpriza copilului.
Și într-o astfel de situație, activitatea ta începe să semene din ce în ce mai mult cu un proiect. Începeți să planificați mai atent (comparativ cu micul dejun obișnuit) - navigați pe internet, aflați „cum să prăjiți”, „cum să rupeți”, selectați o tigaie specială (sau chiar cumpărați una potrivită în magazin, calculați timp.Nu neapărat toate cele 1000 de pagini PMBoK vor fi folosite în această abordare, dar există o mulțime de elemente pe care nici nu te-ai gândi să le folosești pentru un mic dejun obișnuit sau o excursie la birou, le vei aplica aici.
Ce s-a schimbat
Permiteți-mi să ofer propria mea definiție.
Vom numi un proiect de lucru pe o sarcină care se caracterizează simultan prin:
- membru,
- incertitudine mare.
Finitudinea este un „cadru”, timp și resurse limitate.
Incertitudine mare - indică faptul că sarcina nu este complet clar cum să o rezolve. Numai când AMBELE condiții sunt îndeplinite, aplicați managementul de proiect.
Gândiți-vă la principalele industrii și sectoare în care managementul de proiect este comun: de exemplu, IT sau știința aplicată. Când proiectul de dezvoltare și implementare este lansat produs software sau la lansarea unei noi ferme. droguri - au de obicei un cadru. Compania are un anumit buget și își permite să investească în dezvoltare pe anumit timp. Dar apoi banii trebuie returnați. În același timp, sarcina pe care o vor rezolva inginerii de software, tehnologii și oamenii de știință adesea nu are un algoritm clar, este slab previzibilă, multe riscuri pot funcționa (trebuie să adoptați parțial principiul „implicați-vă în luptă, vom vedea").
La această „intersecție” abordările din managementul obișnuit funcționează foarte prost. Când există atât limite foarte rigide (finitate) cât și incertitudine mare în același timp.
De aceea (după părerea mea) construcție Piramidele egiptene de către egiptenii antici – nu un proiect. Cel puțin unul dintre parametri lipsește. Și acesta este sfârșitul.
Construcția piramidelor egiptene nu este un proiect
Construcția piramidei a început când s-a născut faraonul. Trebuia să fie terminat până la moartea lui. Dacă nu a existat nicio moarte în copilărie, atunci, cel mai probabil, au fost alocați cel puțin 20-30 de ani pentru construcție. Resursele (oameni, materiale) nu au fost, de asemenea, rare. Opiniile diferă - dacă sclavi sau mercenari liberi au construit piramida, dar, în orice caz, principiul a funcționat - „ceva a mers prost? Să luăm mai mulți oameni.” Dacă nu aveți timp și/sau bugete limitate, atunci mai devreme sau mai târziu veți face față oricărei sarcini. Chiar și cu una foarte dificilă. Și foarte de neînțeles pentru tine. Din a cincea-zecea-douzecea oară, după cheltuieli uriașe - totul va funcționa pentru tine.
Un exemplu de „piramide egiptene” în lumea modernă- oarecare stare proiecte. Sau munca unor companii de produse (deseori din sectorul IT). Când o companie a realizat un anumit produs IT și apoi îl rafinează și îl îmbunătățește ani de zile, vânzând din ce în ce mai mulți clienți, extinzând numărul de servicii. Deși o astfel de companie nu atinge un nou nivel de dezvoltare, dar este deja foarte bogată - nu are nevoie de management de proiect (imaginați-vă Google sau Facebook). Acum, acestea sunt corporații gigantice, angajate într-o varietate de proiecte, de la crearea de mașini și sateliți până la start-up-uri medicale și financiare. Dar odată ce au avut un produs de mare succes (motor de căutare sau rețea socială), și ar putea stabili dezvoltarea acesteia ca singura lor sarcină (pentru care ar putea cheltui cel puțin o sumă nelimitată de bani). Acest Google și acest Facebook nu ar avea nevoie de management de proiect.
Operațiuni este ceea ce
Uneori este menționată așa-numita „activitate operațională”. Acesta este cel mai evident exemplu imaginabil în care managementul de proiect nu este deloc necesar.
Activitatea operațională se caracterizează printr-o încălcare a ambelor principii: finititatea (infinită) și (lipsa) incertitudinii.
Un exemplu este munca unei fabrici de asamblare de mașini. Fabrica unde lucrează transportorul. De-a lungul ei se deplasează mașini. Cineva este angajat în vopsirea caroseriei, instalarea roților, farurilor, scaunelor și așa mai departe. Această activitate este condiționat infinit (se va repeta zi de zi până când fabrica este închisă sau producția acestei mărci de mașini este redusă). Este extrem de previzibil (se știe câte mașini pot fi produse pe schimb, care va fi „eșapamentul” la sfârșitul zilei, săptămânii, lunii, anului). Aplicarea principiilor managementului de proiect în astfel de condiții nu va oferi niciun beneficiu (nu va face decât să complice și să încurce totul).
Un alt exemplu de activitate operațională este munca suport tehnicîn domeniul IT. Call center-ul sau site-ul acceptă aplicații, acestea sunt distribuite între angajați după un anumit algoritm, care fie dau recomandări orale utilizatorului, fie elimină defecte minore. O astfel de muncă amintește foarte mult de o linie de asamblare: mici, cel mai adesea de același tip de cereri de intrare, un algoritm previzibil pentru procesarea lor. Cel puțin până când vine vorba de restructurarea pe scară largă a sistemului. În astfel de condiții, managementul de proiect este și el inutil.
Cu toate acestea, atunci când vă confruntați cu o sarcină care are în același timp o incertitudine mare și un caracter finit, managementul de proiect este în prezent cea mai bună modalitate (cu câteva avertismente) de a o rezolva.
Criteriile de succes a proiectului
Vorbind despre definiția proiectului, este important să menționăm criteriile de succes. Ce este un „manager de succes”? Ce s-a întâmplat " proiect de succes"? Și ce este considerat un eșec?
Răspunsul a fost de mult elaborat de metodologi.
Un proiect de succes este unul care se întâlnește în avans anumite termene limită, costul (și alte resurse), a oferit clientului ceea ce a cerut și, în același timp, părțile interesate cheie au fost mulțumite.
Sună greoi, dar este ușor de transmis într-o singură imagine. Imaginați-vă un triunghi (de ceva timp au încetat să-l deseneze în PMBoK, dar esența nu a dispărut). Triunghiul are trei laturi = sincronizare, bani, conținut. În centru este o față zâmbitoare. Toate.
Acestea sunt criteriile pentru proiectul tău de succes.
Margini - ceea ce este convenit cu clientul înainte de începerea proiectului. De obicei, astfel de acorduri sunt la nivel înalt, în termeni generali, dar sunt și inviolabile. Au promis că vor construi o casă din cărămidă, 9 etaje, în termen de 12 luni și cu un buget de 1 milion de dolari? Fă-o!
Cum va fi această casă, cum vor arăta balcoanele, ce lifturi ale companiei vor fi instalate în ea - a doua întrebare. Acest lucru nu a fost încă convenit, posibil pe măsură ce proiectul avansează. Dar acorduri-cadru - imediat. Înainte de a începe proiectul. De obicei, acestea sunt fixate într-un document hiper-concis numit „carta de proiect” (mai multe despre asta altădată).
Deci, cele trei fațete ale proiectului trebuie să le definiți ÎNAINTE de a începe lucrul. Termenele limită („se completează nu mai târziu de”), bani („bugetul proiectului nu mai mult de...”) și conținut în 2-3 propoziții („ce facem și ce nu facem”). Aceste fețe sunt simbolizate de triunghiul din imagine.
Acestea trebuie realizate în așa fel încât părțile interesate cheie (nu toți, ci cheie) ale proiectului (utilizatori cheie și reprezentanți ai clienților, conducerea dvs., autoritățile de reglementare cheie și alții) să fie satisfăcuți. Această satisfacție este simbolizată de un zâmbet în interiorul unui triunghi.
Cum să devii un bun manager
Ceea ce distinge un bun manager de proiect de unul prost este că acesta se încadrează în triunghi la finalizare și părțile interesate cheie sunt mulțumite.
Toate metodologiile, în mare, sunt axate pe modul de formare a unui triunghi la începutul proiectului cu suficientă acuratețe și ce trebuie făcut pe parcurs atunci când apar abateri (estimari ratate, au apărut noi cerințe, s-a schimbat reprezentantul clientului etc.) .
Managerul nu are succes dacă nu poate menține proiectul în triunghi (pe care el însuși a convenit la început). Sau dacă proiectele sale sunt finalizate „la buget și la timp și strict conform TOR”, dar clientul rămâne profund nemulțumit și dezamăgit (fața zâmbitoare într-un triunghi cu colțurile buzelor în jos). Un alt exemplu de eșec: proiectul a fost finalizat în triunghiul indicat inițial, clientul este mulțumit, dar echipa este suprasolicitată - oamenii din ea sunt demotivați, mulți, după ce au primit un bonus de proiect, au depus o scrisoare de demisie. Reputația internă a companiei este stricata, este dificil și costisitor să cauți noi specialiști pe piața muncii. În acest caz, este probabil ca conducerea superioară a companiei să fie nemulțumită. Și acestea sunt, de asemenea, părți cheie interesate (la urma urmei, proiectul a fost făcut cu banii lor - ei au fost cei care v-au plătit salariul ție, ca manager și tuturor membrilor personalului).
Managementul proiectului este un act de echilibru: cum să definiți și să nu treceți prin sfera triunghiului (timp-bani-sfera) și să obțineți satisfacția părților interesate cheie ale proiectului. Acesta este lucrul cheie de reținut despre criteriile de succes a proiectului.
Articolul a fost scris pe baza unui curs de formare privind managementul proiectelor.
