Portal intranet corporativ. Portalul intranet intern ca instrument de management

Pentru a face schimb și a partaja o parte din informații în cadrul acelei organizații. Acestea pot fi liste de angajați, liste de telefon cu parteneri și clienți. Cel mai adesea, acest termen se referă doar la partea vizibilă a Intranetului - site-ul web intern al organizației. Bazat pe protocoalele de bază HTTP și HTTPS și organizat pe un principiu client-server, site-ul intranet este accesibil de pe orice computer prin intermediul unui browser. Astfel, un Intranet este un Internet „privat”, limitat la spațiul virtual al unei singure organizații. Intranetul permite utilizarea canalelor publice de comunicare incluse în Internet (VPN), dar în același timp sunt asigurate protecția datelor transmise și măsurile de prevenire a pătrunderii externe a nodurilor corporative.

Aplicațiile de pe Intranet se bazează pe utilizarea tehnologiilor Internet și în special a tehnologiilor Web: hipertext în format HTML, Hypertext Transfer Protocol HTTP și interfața aplicației server CGI. Componentele Intranetului sunt servere Web pentru publicarea statică sau dinamică a informațiilor și browsere pentru vizualizarea și interpretarea hipertextului.

Potrivit lui Stephen Lawton, termenul „intranet” a apărut pentru prima dată pe 24 aprilie 1995, în Digital News & Review, al cărui redactor tehnic, într-un articol intitulat „ Intranet stimulează creșterea instrumentelor de acces la Internet”.

Particularități

Un intranet este construit pe aceleași concepte și tehnologii care sunt utilizate pentru Internet, cum ar fi arhitectura client-server și stiva de protocoluri Internet (TCP/IP). Toate protocoalele Internet cunoscute se găsesc pe Intranet, cum ar fi HTTP (servicii web), SMTP (e-mail) și FTP (transfer de fișiere). Tehnologiile de internet sunt adesea folosite pentru a oferi interfețe moderne cu funcții sisteme de informare găzduirea datelor corporative.

Un intranet poate fi gândit ca o versiune privată a Internetului sau ca o extensie privată a Internetului care este restricționată de o organizație printr-un firewall. Primele site-uri intranet și pagini de start au început să apară în organizații în 1990-1991. Cu toate acestea, conform datelor neoficiale, termenul Intranet a început să fie folosit pentru prima dată în 1992 în instituții precum universități și corporații care lucrează în domeniul tehnic.

Intranetul este, de asemenea, contrastat cu Extranet; Accesul la Intranet este limitat la angajații organizației, în timp ce Extranetul poate fi accesat de clienți, furnizori sau alte persoane aprobate de conducere. În tehnologia Extranet, pe lângă o rețea privată, utilizatorii au acces la resursele de Internet, dar sunt luate măsuri speciale pentru acces, autorizare și autentificare securizate.

Un intranet al companiei nu trebuie neapărat să ofere acces la Internet. Atunci când este asigurat un astfel de acces, acesta este de obicei printr-un gateway de rețea cu un firewall, protejând Intranetul de accesul extern neautorizat. Gateway-ul de rețea oferă adesea, de asemenea, autentificarea utilizatorilor, criptarea datelor și adesea conectivitate la rețea privată virtuală (VPN) pentru angajații din afara sediului pentru a accesa informațiile companiei, resursele de calcul și contactele interne.

Beneficiile evidente ale folosirii unui intranet

• Productivitate ridicată atunci când lucrați împreună la unele proiecte comune
• Acces facil al personalului la date
• Nivel flexibil de interacțiune: puteți modifica schemele de interacțiune comercială atât pe verticală, cât și pe orizontală.
• Publicarea instantanee a datelor pe resursele Intranet permite ca cunoștințele specifice ale companiei să fie întotdeauna menținute în formă și ușor accesibile de oriunde în companie folosind tehnologiile de rețea și hipermedia. De exemplu: instrucțiuni de service, regulile interne, standarde, servicii de buletine informative și chiar instruire la locul de muncă.
• Vă permite să implementați o cultură corporativă comună și să utilizați flexibilitatea și versatilitatea tehnologiilor informaționale moderne pentru a gestiona activitatea corporativă.

Avantajele unui site Intranet față de programele client cu arhitectură client-server

• Nu este nevoie să instalați un program client pe computerele utilizatorilor (un browser este folosit ca acesta). În consecință, dacă funcționalitatea sistemului de informații corporative se modifică, actualizarea software-ului client nu este, de asemenea, necesară.
• Reducerea timpului petrecut cu operațiunile de rutină pentru introducerea diferitelor date, datorită utilizării formularelor web în loc de schimbul de date prin e-mail
• Compatibilitate multiplatformă - browser standard pe Microsoft Windows, Mac și GNU/Linux/*NIX.

Dezavantajele intranetului

• Rețeaua poate fi piratată și utilizată în scopuri de hacker
• Informațiile neverificate sau inexacte publicate pe Intranet duc la confuzii și neînțelegeri.
• Materialele ilegitime și ofensive pot fi distribuite într-un spațiu interactiv gratuit.
• Accesul ușor la datele corporative poate provoca scurgerea acestora către concurenți prin intermediul unui angajat fără scrupule.
• Funcționalitatea și flexibilitatea unui Intranet necesită o dezvoltare semnificativă și o suprafață de administrare.

Planificarea, crearea și implementarea unui Intranet

Baza pentru planificarea intranet ar trebui să fie reducerea și optimizarea țintită a schimbului de informații intra-corporate. Pe baza acestor obiective, este important să evidențiem 2 - 3 componente cele mai importante, de exemplu:

• HTTP (HTTPS) Server Intranet Web
• Server de e-mail SMTP/IMAP

Următoarele servicii sunt în mare parte opționale:

• Server de mesagerie (MSN Messenger, Jabber etc.)
• Server de știri NNTP
• Server VoIP pentru telefonie intracorporativă.

Literatură

• Kulgin M. Tehnologii ale rețelelor corporative. Enciclopedie. - Sankt Petersburg: Peter, 2000. - 509 p.

Legături

Note

Fundația Wikimedia. 2010.

Sinonime:

Vedeți ce este „Intranet” în alte dicționare:

O rețea de computere corporative distribuită concepută pentru a oferi angajaților accesul la telecomunicații la resursele de informații corporative și pentru a utiliza produse software și tehnologii de internet. Intranetul vă permite să controlați accesul... ... Dicţionar financiar

Intranet- o rețea distribuită de computere corporative bazată pe tehnologii Internet și concepută pentru a oferi angajaților acces la informațiile corporative resurse electronice... Sursa: Rezoluția Rosstat din 20 decembrie 2007 N... ... Terminologie oficială

Rețea internă corporativă construită pe tehnologii Internet. O rețea de computere corporative distribuită, concepută pentru a oferi angajaților acces la telecomunicații la resursele de informații corporative și utilizarea software-ului... ... Dicţionar de termeni de afaceri

Substantiv, număr de sinonime: 2 intranet (2) rețea (96) Dicționar de sinonime ASIS. V.N. Trishin. 2013… Dicţionar de sinonime

intranet- intranet O rețea intracorporativă care utilizează tehnologia Internet. O rețea corporativă închisă construită pe tehnologii de internet. Poate include un site web corporativ accesibil doar angajaților companiei. Intranet...... Ghidul tehnic al traducătorului

intranet- 3.18 intranet: O rețea privată implementată în cadrul unei organizații. Sursă … Dicționar-carte de referință de termeni ai documentației normative și tehnice

Intranet- o rețea închisă care utilizează tehnologia Internet pentru a transmite informații în cadrul unei întreprinderi (organizație) separată... Dicţionar « Activitati de inovare" Termeni managementul inovăriiși domenii conexe

internat- intranet... Dicționar scurt anagrame

Ce este un intranet

Un intranet este o rețea intra-corporativă creată pe principiul web-ului global, dar închisă de utilizatorii externi. Se dovedește că este folosit doar în cadrul organizației, iar angajații angajați de companie au acces la el. Rețeaua este potrivită pentru comunicare, lucru, stocare de informații; în ea pot fi integrate diverse aplicații și platforme suplimentare.

Un intranet este diferit de unul obișnuit retea locala deoarece permite utilizatorilor să se conecteze printr-un browser de internet. De obicei, un portal este creat pe baza unor platforme cunoscute, de exemplu, Bitrix24, Jive, Yammer, CyberCloud, Podio, Microsoft SharePoint.

Exemplu de intranet

Sistemele intranet sunt implementate în organizațiile mari care au mai multe sucursale, deoarece facilitează interacțiunea angajaților. Ideea principală a portalurilor este de a combina elemente de informații corporative. Rețelele folosesc tehnologia VPN pentru a se proteja împotriva accesului neautorizat.

Ce funcții îndeplinește un intranet?

Funcțiile rețelei depind direct de conținutul site-ului. Puteți adăuga widget-uri de informații, foldere cu documente, alte fișiere, implementați chat-uri și multe altele.

12 domenii cărora un portal corporativ este proiectat să le facă față

1. Rețea socială convenabilă

Comunicarea personalului cu privire la problemele de muncă online, unde nu există străini sau informații inutile, ajută la creșterea productivității. Angajații nu sunt distrași de nimic, înțeleg că managerul încă îi urmărește, așa că încearcă să nu piardă timpul.

1. Rezolvarea problemelor zilnice

Orice job este o serie de sarcini, pe măsură ce le rezolvi, poți atinge scopul final. Intranetul vă permite nu numai să oferiți instrucțiuni, ci și să controlați rezultatele și calitatea muncii. Stabiliți termene limită și afișați-le pe portal, construiți diagrame de eficiență a forței de muncă, lucrați cu diagrame Gantt și alte rapoarte. Creați liste de verificare și șabloane universale pentru a reduce timpul de finalizare a proiectului.

1. comunicatii, colaborare

Viteza de comunicare afectează flexibilitatea organizației, astfel încât angajații caută modalități de comunicare și încep să folosească mesageria instantanee. Este dificil să colectezi și să analizezi corespondența acestora, astfel încât există o amenințare de scurgere de informații. Implementați un singur instrument - un intranet. Deoarece doar subordonații dvs. vor avea acces la portal, persoanele din afara nu se vor putea conecta în sistem. La concedierea angajaților, blocați utilizatorul.

Ce nevoi pot fi satisfăcute folosind portalul corporativ?

1. Documentație

Încărcați șabloane și exemple de documente pe site, astfel încât subordonații dvs. să aibă acces la ele. Veți accelera procesul de creare a lucrărilor și veți minimiza numărul de erori. Angajații care lucrează la același proiect vor avea acces partajat la fișierele necesare și vor putea să își coordoneze reciproc acțiunile. Dacă este necesar, limitați drepturile de utilizare la dosare individuale.

1. Stocare fisiere

Intranet-urile sunt adesea folosite pentru a stoca fișiere. Având un site web, nu trebuie să utilizați dispozitive de stocare, care sunt adesea pierdute. Trimiteți linkuri directe către fișiere în loc să trimiteți documente prin poștă.

1. Calendare

Sincronizați calendarele cu portalul, marcați datele pentru care sunt planificate lucruri importante, termenele limită ale proiectelor etc. Creați evenimente la care invitați participanți din calendarul dvs. Conduceți întâlniri și sesiuni de planificare online, creați protocoale, stabiliți sarcini. Explicați subordonaților dvs. importanța intranetului. Dacă înțeleg de ce trebuie să meargă la portal, vor începe să-l folosească.

1. Poștă

Este mai eficient să lucrezi cu mail dacă este integrat cu intranet. Baza de date de contacte va fi mereu la îndemână, iar corespondența va fi atașată cardurilor personale ale clienților sau partenerilor, tranzacțiilor. În acest fel, veți evita pierderea de date, veți sistematiza informațiile și veți reduce timpul petrecut în căutarea acestora.

1. Telefonie

Configurați telefonia intranet pentru a crește vânzările dacă activitățile companiei dvs. sunt direct legate de acestea. Nu trebuie să comutați constant clienții la un alt manager - sistemul însuși va determina cine lucrează cu el și va efectua o redirecționare. Pentru a controla calitatea, înregistrați conversațiile, apoi ascultați și evaluați-le.

1. Procesele de afaceri

Procesele manuale pierd timpul lucrătorilor. La crearea unui intranet, nevoia de aprobări îndelungate și deplasări de la birou la birou dispare. Specialiștii rezolvă rapid problemele din rețea, iar tu le controlezi acțiunile. Pe șantier poate fi implementat și un sistem de notificare pentru lucrătorii responsabili cu îndeplinirea unei sarcini specifice.

1. operațiuni HR

O bază de date unică de contacte pe intranet simplifică comunicarea. Angajații găsesc rapid colegii și informații despre ei. Ei petrec un minim de timp completând documente în care trebuie introduse datele personale, ceea ce are un efect pozitiv asupra proceselor.

1. Bază de cunoștințe

Munca organizației este construită pe cunoștințe și competențe. Utilizare portal corporativ ca bază de date în format Wiki. Documentați cunoștințele, creați secțiuni tematice. Înregistrând toate informațiile necesare, plasând mementouri și liste de verificare, veți accelera procesul de instruire a angajaților și le veți prezenta. Experții de la Sistema Personnel ne-au spus pe ce să ne concentrăm.

1. Integrare

Puteți integra instrumentele și aplicațiile de care aveți nevoie pentru munca dvs. în portal. Angajații le vor folosi direct pe portal sau instalându-le pe PC.

Subiecte pentru publicare în publicații corporative

Cui ar trebui să i se încredințeze crearea unei rețele intranet?

Dacă doriți să începeți să utilizați un intranet cu investiții financiare minime, acordați atenție soluțiilor gata făcute sau serviciilor cloud. Indiferent de tipul de rețea ales, pentru a crea și implementa un portal, contactați companiile care angajează dezvoltatori cu experiență care au finalizat mai mult de un proiect. Experții vor vorbi despre avantajele și dezavantajele soluțiilor gata făcute și create individual, selectați cea mai buna varianta, în funcție de nevoile companiei, planurile de dezvoltare, resursele și bugetul alocat.

Exemple de portaluri intranet

TopS BI a implementat portalul corporativ Oracle la AvtoVAZ

În 2006, AvtoVAZ a operat aproximativ 80 de sisteme informatice, iar în centrul de date erau concentrate 150 de servere. Când portalul a fost implementat, mai mult de 10 mii de stații de lucru automate au fost incluse în rețeaua corporativă. Scopul principal al proiectului a fost găsirea de soluții care să asigure integrarea IS-ului organizației și nivelul cerut securitatea informatiei. Ca urmare, Tops BI a implementat un produs la AvtoVAZ - un portal corporativ bazat pe pachetul Oracle AS Portal cu configurare pe mai multe niveluri a drepturilor de acces, integrare a serviciilor etc.

I-Teco a implementat Oracle AS Portal în Camera de Conturi a Federației Ruse

În timpul proiectării ITCS, compania I-Teco a propus produsul software Oracle Application Server Portal (Oracle AS Portal), care oferă suport pentru noile tehnologii, ca soluție pentru construirea unui portal. Se bazează pe standarde deschise, specificații și include instrumente gata făcute pentru dezvoltarea și implementarea aplicațiilor. Utilizarea componentelor și a instrumentelor interactive a făcut posibilă reducerea cantității de programare manuală. Oportunitatea de a modifica și întreține pe cont propriu un site web corporativ s-a dovedit a fi foarte atractivă.

Cum să atrageți atenția angajaților către intranet

Numarul 1. Creați un portal convenabil, frumos și interesant

O resursă plictisitoare nu va fi populară în rândul angajaților, la fel ca un portal cu navigare complexă. Publicați în mod constant nu numai informații oficiale, ci și informații despre divertisment și fapte interesante.

Exemplu Compania Beer Knight a dezvoltat conceptul unui portal corporativ numit Worklife Office. Site-ul web conține informații despre muncă și viață într-un raport de 50:50. Acest lucru se face pentru ca angajații să nu se plictisească, să viziteze portalul cu plăcere și să primească discret informațiile necesare de natură de producție. De exemplu, personalul poate posta informații despre sport, sănătate, diete, stiluri diferite haine. Colegii împărtășesc în mod activ informații interesante, pe care le găsesc, postează fotografii și înregistrări video și audio. Datele oficiale sunt țesute cu pricepere în această varietate de informații informale.-despre noile sarcini ale companiei, obiectivele departamentelor, premii, proiecte de implementat și posturi vacante. Ordinele de management, alte documente și anunțuri sunt postate.

nr 2. Implicați angajații în completarea portalului

Distribuiți responsabilitățile între angajați pentru completarea coloanelor portalului. Oferiți acces de editare doar celor în care aveți încredere, altfel pe site pot apărea informații nedorite și chiar provocatoare. Opriți bârfele și faptele false.

Numarul 3. Ștergeți imediat postările, documentele și fișierele irelevante sau mutați-le în arhivă

Dacă există o mulțime de fișiere inutile și date irelevante pe intranet, este dificil pentru angajați să găsească Informații importante. Treptat își pierd interesul pentru portal și încetează să-l mai folosească. Desemnați pe cineva responsabil pentru eliminarea informațiilor inutile. Este mai bine dacă este unul dintre lideri care este bine versat în ceea ce este relevant și ce nu este.

nr. 4. Instalați widget-uri utile

Lăsați dezvoltatorii să configureze importul de informații de pe Internet, apoi managerul de resurse umane nu va trebui să copieze zilnic informații despre vreme, cursuri de schimb și știri pe site-uri terțe. În plus, angajații care au pagini personale pe rețelele de socializare nu vor trebui să completeze un profil. Portalul corporativ în sine va transfera toate datele din rețelele sociale.

nr. 5. Nu postați informații despre colecții pe site.

Mustrarea publică este un instrument excelent pentru gestionarea comportamentului și performanței personalului, dar trebuie folosită cu înțelepciune și grijă. Dacă începeți să publicați informații despre încălcările persistente pe portalul corporativ, veți reuși doar ca angajații să nu le mai folosească. De asemenea, atitudinile față de tine se vor schimba, nu în bine.

Dacă decideți să implementați un intranet, învățați-i subordonații cum să îl folosească, astfel încât să nu aibă întrebări. Revizuiește-ți periodic subiectele de corespondență, altfel munca ta se va transforma într-o conversație interesantă, dar fără sens. Controlul ar trebui să fie discret pentru a nu copleși personalul sau a provoca nemulțumiri.

„Ofițer de personal. Gestiunea evidenței personalului”, 2008, N 12

Comunicații - în în sens larg- schimbul de informații între indivizi prin utilizarea sistem comun simboluri efectuate prin verbale şi mijloace non-verbale. Comunicările intracompanii implică activități comune angajați - participanți la interacțiune, timp în care o viziune comună (până la o anumită limită) asupra valorilor, obiectivelor, direcțiilor activităților companiei și propriile actiuni din cauza asta. Un mijloc modern de gestionare a comunicațiilor corporative este crearea unui spațiu informațional intern - un portal intranet.

Esența întrebării

Un portal intranet (în traducere din engleză intranet - intranet, portal - intrare principală, poartă) este un sistem informatic intern corporativ cu o serie de sarcini funcționale care permit cea mai completă comunicare în cadrul companiei - între angajați, departamente și reprezentanțe ale Compania. Funcționarea sa se bazează pe tehnologiile Internet. Portalurile intranet sunt situate în rețeaua internă computerele companiei, doar angajații au acces la ele.

Dicţionar managementul înregistrărilor de personal. Intranetul este un sistem informatic distribuit în interiorul companiei, conceput pentru a oferi angajaților acces la resursele informaționale ale companiei, folosind produse software și tehnologii Internet.

Conținutul este conținutul informațional al unui sistem informațional (texte, grafice, multimedia și alte conținuturi semnificative din punct de vedere informațional). Parametrii esențiali ai conținutului informațional sunt volumul, relevanța și relevanța acestuia.

Scopul portalului intranet:

• asigurarea accesului transparent la informațiile de management conținute în diverse sisteme informaționale operate de companie, precum și la alte surse de informații;
• oferind un singur punct de acces la informațiile corporative, aplicațiile corporative și alte surse de date din interiorul și din afara companiei. În acest caz, informațiile pot fi furnizate într-o formă personalizată, integrată și agregată, adică furnizate în așa fel încât să susțină la maximum procesul de luare a deciziilor de afaceri și de rezolvare a problemelor și sarcinilor funcționale;
• menținerea unei baze de date istorice indicatori cheie activitățile companiei, calculul indicatorilor necesari pe baza datelor conținute în sistemele informaționale ale companiei. Furnizarea de transcrieri analitice ale valorilor indicatorului cu diferite grade de detaliu;
• asigurarea interactiunii operationale a personalului la toate nivelurile si sustinerea colaborarii intre angajati, departamente si servicii ale companiei.

Utilizarea tehnologiilor web în funcționarea portalului permite unui număr nelimitat de utilizatori să lucreze în mediul informațional. Cu ajutorul soluțiilor de intranet local, angajații companiei pot avea acces la o porțiune de informații corporative alocate pentru fiecare dintre ei.

Exemplu. Sistemul intranet al Băncii Finservice (Moscova) este utilizat în mod constant de câteva sute de angajați din peste 50 de birouri și sucursale ale băncii, iar compania Okna-Etalon (Vladivostok) oferă un portal intranet. interacțiune operațională peste 40 de birouri și puncte de vânzare în toată regiunea Orientului Îndepărtat.

Structura tipică a portalului intranet al unei companii

Portalurile pentru întreprinderi pot fi clasificate după nivelurile de interacțiune pe care le oferă. Putem distinge astfel de niveluri de bază de automatizare a interacțiunii ca „companie - angajați”, „divizii - divizii”, „angajat - angajat”, „companie - parteneri și investitori”, „companie - clienți”.

Din punct de vedere structural, portalul este o colecție de blocuri de informații. Scopul acestor blocuri este de a reflecta principalele și cele mai importante informații ale portalului, pentru a asigura o navigare rapidă și convenabilă prin acesta. Astfel, pagina principală a portalului corporativ ar trebui să conțină blocurile de informații prezentate în Tabel. 1.

tabelul 1

Conținutul paginii principale a portalului intranet

• despre companie (misiuni și obiective de dezvoltare, licențe și statuturi, structură și persoane, știri despre companie, știri despre piață, media despre noi, carieră (posturi vacante), ziar corporativ);
• marketing și publicitate ( plan de marketing, programele de marketing existente, stilul formei, broșuri, machete și alte materiale de marketing);
• ordine și reglementări (pe probleme generale de conducere operațională a companiei, pe probleme organizatorice, despre management activitati financiare, cu privire la gestionarea circulației stocurilor, la măsurile de siguranță, la personal, la sistemul de salarizare, la probleme de securitate economică și informațională, precum și la reglementări privind structura și personalul; descrierea postuluiși alte documente);
• șabloane (mostre de documente și instrucțiuni pentru completarea acestora, contracte standard, formulare și exemple de propuneri comerciale, mostre și exemple de executare de scrisori, ordine, instrucțiuni și alte documente);
• forum (cu privire la dezvoltarea activităților companiei, pe probleme generale de implementare activitati curente, promoții);
• reclame;
• vot;
• zile de nastere;
• galerii (galerii foto si video);
• bibliotecă (documente companiei, directoare, dosare);
• căutare (după cuvânt cheie, după parametri suplimentari).

Pagina principală a portalului ar trebui să devină un centru de formare a sensului și a imaginii, legând structura, conținutul și designul informațiilor într-un singur întreg.

Scopurile si obiectivele organizarii unui spatiu informatic intra-firma

Desigur, crearea unui portal intranet nu este un panaceu pentru toate problemele, dar poate deveni un instrument de management al personalului prin care conducerea companiei și angajații pot accesa ușor și simplu tot felul de sursele de informareși sistemele informaționale, care, de regulă, s-au dezvoltat într-un mod mozaic în compania lor. Un portal este doar un instrument bun pentru acumularea a tot ceea ce a fost creat anterior într-o companie, oferindu-i o aplicare adecvată și completă, realizând dezavantajele și avantajele sale și simplificând munca angajaților lucrând cu o singură aplicație corporativă, și nu cu o duzină de sisteme informatice separate și surse de informare.

Atunci când decizi în favoarea creării unui portal intranet în compania ta, lideri moderni, după cum arată practica, urmăresc următoarele obiective:

• cresterea nivelului de management si suport decizional pentru sefii de departamente companiei prin organizarea colectarii, consolidarii si analizei informatiilor necesare;
• Creare o singură bază cunoștințe despre companie, inclusiv informații agregate, a căror achiziție necesită timp și resurse mari;
• economisirea timpului și efortului angajaților companiei;
• reducerea costurilor și cheltuielilor companiei;
• creșterea nivelului de comunicare și colaborare între angajații companiei;
• suport pentru unificarea si standardizarea proceselor si procedurilor din companie;
• imbunatatirea calitatii muncii si a serviciilor oferite clientilor companiei;
• creşterea competitivităţii şi a atractivităţii investiţionale a companiei.

Sarcinile pe care le rezolvă un portal de intranet corporativ sunt prezentate în Tabel. 2.

masa 2

Probleme rezolvate prin crearea unui spațiu intranet

Sarcini	Direcții de soluții
1. Prevedere intern comunicatii	- organizare fluxul de documente intern, generarea de rapoarte și interogări pentru diverse resurse informaționale; - organizarea de conferințe virtuale, întâlniri și schimb rapid de date între prieteni la distanță unul de altul de către departamente și (sau) funcționari persoane; - de mare viteză și protejat de exterior accesați transferul de date, stocarea, căutarea și schimb de informatii
2. Prevedere angajati informație	- difuzare largă de informații corporative generale, știri; - acoperirea evenimentelor semnificative din companie; - organizarea accesului diferenţiat la bazele de date corporative
3. Chitanță adiţional efect economic	îmbunătăţirea calităţii şi vitezei schimbului de informaţii şi rezolvarea problemelor curente și, ca urmare, creșterea indicatori standard ai profitabilității companiei și reducerea pierderilor din accesul neoperațional la informare
4. Specializat sarcini	sarcini de specializare restrânsă, permițând îmbunătățirea munca companiei în ansamblu ca un singur organic structuri care răspund la interne și externe schimbări

Crearea unui portal intranet corporativ vă permite să creați un singur portal spațiu informațional să lucreze cu fluxurile de informații și comunicații în cadrul organizației. Instrumentele de întreținere și asistență încorporate și, de regulă, intuitive ale portalului oferă personalului posibilitatea de a administra independent secțiuni fără ajutorul programatorilor. Previzualizarea conținutului vă permite să vedeți informațiile postate înainte de a fi publicate, ceea ce face ca actualizarea resursei să fie simplă și clară.

Un sistem de ierarhii poate asigura coordonarea consecventă a informațiilor destinate publicării de-a lungul lanțului de management. Astfel, se realizează informații corecte și de încredere, care sunt agreate cu toate nivelurile necesare de management și aprobate pentru publicare. Capacitățile oferite de sistemul intranet pentru aprobarea și aprobarea conținutului vă permit să evitați erorile și inexactitățile în pregătirea informațiilor corporative.

Portalul intranet oferă, de asemenea, posibilitatea de a descărca șabloane de documente și prezentări ale diferitelor modele, pe baza cărora sunt generate documente pentru utilizatorul final.

Utilizarea instrumentelor pentru combinarea, organizarea, căutarea datelor și a informațiilor de rutare în portalurile intranet oferă posibilitatea de a organiza și accelera fluxul de documente corporative între angajați și grupuri de lucru.

Organizarea lucrărilor la formarea portalului intranet al companiei

Metodologia de dezvoltare și implementare a portalurilor intranet în activitățile unei companii este în general similară cu implementarea oricărui sistem informațional cu un număr mare de utilizatori. Experții numesc trei modalități principale de a crea un portal corporativ:

• cumpărare soluții gata făcute(platforme sau sisteme de înaltă disponibilitate);
• dezvoltare portal de la zero (dezvoltare personalizată);
• abordare combinată (dezvoltare de module specifice, dar bazate pe soluții sau platforme gata făcute).

Fiecare dintre aceste căi necesită o abordare profesională din partea dezvoltatorilor, un manager de proiect calificat și o echipă de proiect, o abordare industrială a dezvoltării și implementării sistemului (proiectare, dezvoltare, testare, instruire, punere în funcțiune - Tabelul 3).

Tabelul 3

Tehnologie pentru organizarea lucrărilor de creare a unui portal intranet (pe baza unei abordări combinate)

Număr etapă	General Nume etapă	Conținutul sarcinilor de etapă
Etapa 1	Dezvoltare proiect portal intranet	1.1. Studierea caracteristicilor proceselor de afaceri client; formarea cerințelor pentru intranet portal 1.2. Generarea documentatiei cu descrieri procesele de afaceri ale clientului 1.3. Proiectarea structurii și arhitecturii portal intranet 1.4. Dezvoltare documentatia proiectuluiȘi documentație privind implementarea portalului intranet 1.5. Dezvoltarea unui prototip de portal intranet 1.6. Dezvoltarea unei soluții de stil și a unei schițe design șablon de portal
Etapa 2	Programare portal intranet	2.1. Formarea structurii bazei de date a portalului 2.2. Programarea funcțiilor și sistemelor intranet portal 2.3. Integrare cu aplicația software software și site-ul web extern (dacă specificate în cerințele proiectului) 2.4. Testarea proiectelor 2.5. Instalarea portalului pe serverul clientului 2.6. Dezvoltarea documentației pentru utilizatori și administratorii portalului

Fiecare cale are avantaje și dezavantaje, dar, de regulă, atunci când alegeți o soluție, toate abordările sunt evaluate în funcție de următorul set de criterii:

• costul soluției (inclusiv licențe, echipamente și lucrări);
• viteza de implementare și livrare a sistemului finit;
• unicitatea proceselor de afaceri ale companiei sau prezența unor cerințe specifice;
• standardele corporative și preferințele tehnologice;
• disponibilitatea unor specialiști calificați în cadrul companiei și specializarea acestora;
• stilul inovator sau conservator al companiei;
• abordarea dominantă a inovației - sistemul este configurat pentru a se potrivi proceselor de afaceri ale companiei sau compania configurează procesele de afaceri pentru a se potrivi cu funcționalitatea soluției implementate.

În fiecare caz specific, este necesară o analiză detaliată a situației din companie.

Cel mai important lucru care nu trebuie uitat atunci când decideți să creați un portal intranet în compania dumneavoastră este că la implementarea acestuia nu vor fi dificultățile tehnice care vor trece în prim-plan, ci problemele administrative, problemele de securitate a informațiilor și transferul de cunoștințe din dezvoltator la dezvoltator.utilizatori finali.

Caracteristicile implementării unui portal corporativ depind în mare măsură de scopurile și obiectivele pe care compania client și le stabilește pentru acest sistem, de cultura sa corporativă și de nivelul actual de automatizare din companie. Două companii care concurează pe piață pot avea cerințe de sistem diferite, iar implementarea unui portal corporativ în aceste companii va fi realizată în moduri complet diferite.

Printre problemele care pot apărea la implementarea portalurilor corporative se numără următoarele:

• necesitatea de a schimba procesele de afaceri ale companiei din cauza automatizării deja finalizate, nevoia de a redistribui responsabilitatea;
• lipsa formalizării proceselor și a documentării acestora, ceea ce nu permite o enunțare clară a sarcinii;
• obiceiul de a lucra la „contact personal”;
• cultura scăzută a utilizării computerului în companii;
• rezistența personalului companiei la implementarea sistemului;
• fermitate insuficientă a managementului la implementarea sistemului în companie;
• nivel scăzutînțelegerea potențialelor beneficii din utilizarea sistemelor de informații corporative de către conducerea companiei și angajații;
• dificultate în formalizarea distribuirii drepturilor de acces la informație;
• o încercare de a transfera haosul informațional existent în companie într-un haos automatizat printr-un portal;
• lipsa de experiență în operarea unor astfel de sisteme și, ca urmare, nivelul scăzut de înțelegere opțiuni posibile folosind portalul.

Acest lucru nu înseamnă că toate aceste probleme sunt insolubile. Doar că pentru a le rezolva mai eficient este nevoie de atragerea de specialiști și consultanți cu experiență, care au experiență în implementarea unor astfel de sisteme și vor oferi companiei căi și mijloace de rezolvare a acestor probleme, deja testate cu alți clienți, ținând cont de cunoștințe. a specificului afacerilor rusești.

Andrey Nadein (compania TopS Business Integrator) și Vladimir Kuznetsov (Centrul de informare și consultanță pentru e-business) Printre furnizorii străini de soluții intranet se numără companii precum IBM Websphere Portal, Oracle9iAS Portal, Plumtree, Sun ONE Portal Server, ATG Enterprise Portal Suite”, mySAP Enterprise Portal, precum și blocuri software Microsoft.NET Servers.

Evoluțiile interne sunt prezentate la piata ruseasca sistem intranet TopS BI, solutie intranet. Optimizator al companiei „Garant-Park-Internet”, soluție intranet a companiei RBC SOFT, soluție Axiom. Portalul companiei Gorod-Info, soluția V6 Active Portal și altele.

Îmbunătățirea eficienței utilizării portalului corporativ

Într-un fel sau altul, ca urmare a creării unui portal intranet corporativ, o companie poate primi o serie de avantaje (Tabelul 4).

Tabelul 4

Beneficiile implementării unui portal de intranet corporativ

Beneficii directe

Beneficii indirecte

- economisirea timpului de lucru angajații companiei; - cresterea ratei de adoptie decizii; - economii de la repetate utilizarea acumulate în compania cunoștințelor; - reducerea costurilor interacțiunea cu telecomanda diviziile companiei; - schimbul de cunoștințe în cadrul companiei și, în consecință, o creștere calitate si performanta munca angajatului; - cost mai mic pentru furnizeaza informatii Securitate; - cost scăzut suport de sisteme

- optimizarea proceselor de afaceri ale companiei; - cresterea eficientei muncii angajati; - transparența activității tuturor departamentelor companii; - viteza de informare a personalului despre evenimente și activități importante din interior companii; - cresterea manevrabilitatii companiei pt cont de organizarea unui feedback eficient comunicarea cu personalul; - construirea efectivă orizontală conexiuni si schimb de informatii intre diviziile companiei; - unirea angajaţilor prin formarea de grupuri de interese; - intrare mai rapidă și mai nedureroasă noi angajați în viața companiei; - imbunatatirea imaginii companiei in ochi angajații, precum și partenerii companiei, investitori

Eficacitatea utilizării resurselor intranet ca mijloc de gestionare a fluxurilor de informații, comunicații și cultura corporativă depinde direct de popularitatea și traficul portalului corporativ.

În acest sens, iată câteva sfaturi practice:

• dacă angajații companiei primesc remunerație financiară ținând cont de gradul de satisfacție al clienților (clienților), atunci publicarea șablonului „Satisfacția Clientului” pe portalul intranet al companiei, de preferință în timp real și cu rezultatele sondajelor clienților, poate avea un bun efect;
• dacă managerii de vânzări sunt plătiți pe bază de comisioane, atunci publicarea informațiilor despre vânzări cu calcule de comisioane pe Intranet este o modalitate fiabilă de a forța managerii de vânzări și contabilii să verifice portalul zilnic, reducând numărul de solicitări către departamentele specializate ale companiei ( contabilitate, serviciu comercial) pentru aceste informații;
• în loc de a folosi poșta programe de aplicație puteți integra un sistem de e-mail accesibil pe web (cum ar fi Exchange Outlook Web Access) cu portalul intranet, apoi angajații vor putea accesa e-mailul de oriunde;
• Dacă creați o secțiune de informații actualizată care oferă informații interesante și relevante pentru toți angajații (de exemplu, secțiunea „Ce este pentru prânz astăzi?”), puteți crește semnificativ utilizarea portalului de către angajați. Mai ales dacă adăugați un forum (de exemplu, „Meniu Discuție”).

Un portal de intranet corporativ ar trebui folosit pentru a publica informații care ar putea fi de fapt necesare (solicitate) de către angajații companiei și care sunt de interes pentru aceștia dintr-o poziție profesională sau din punct de vedere uman general, apoi va deveni un mijloc convenabil de management intern. comunicatii in companie.

La pregătirea articolului s-au folosit materiale de la centrul de informare și consultanță pentru afaceri electronice www.e-commerce.ru și SRL „BIAT. Consulting” (http://intranet-portal.ru).

D. Chalysheva

Șeful grupului de la Moscova

departament de resurse umane

Natalia Zaverukha

Director adjunct pentru calitate și organizare a proceselor de afaceri la ProNET

Un portal de intranet este „centrul de comunicații” virtual al unei companii. El ajuta:

• Angajații se pot uni într-o singură echipă (chiar dacă se află în orașe diferite);
• Managerii trebuie să controleze termenele limită pentru finalizarea sarcinilor de lucru și să îmbunătățească gestionabilitatea companiei.

Companie ProNET— producător de produse intelectuale. Al nostru obiectiv strategic— crearea unei organizații eficiente reprezentate pe toate segmentele pieței IT din Ucraina. Pentru a face acest lucru, consolidăm activele de bază, îmbunătățim proiectul și sistemul de management al afacerii în ansamblu; în special, acordăm o mare atenție utilizării cele mai noi tehnologii pentru a automatiza procesele de afaceri de bază.

În legătură cu extinderea în regiuni, a existat o nevoie urgentă de extindere a personalului companiei: astăzi avem peste 170 de angajați la sediul central și în 10 birouri regionale. Creșterea rapidă a companiei a necesitat, la rândul său, standardizarea muncii, planificare și control clare și comunicare constantă cu angajații departamentelor aflate la distanță.

Am înțeles că măsurile individuale nu vor ajuta aici: trebuie să combinăm cele existente resurse informaționale, creați un portal intranet corporativ - un singur spațiu de informații. Și o astfel de decizie a fost luată.

Pentru a implementa proiectul, am creat grup de lucru de la specialiștii companiei noastre. Conducerea grupului a fost încredințată directorului adjunct, care este responsabil cu asigurarea calității și organizarea proceselor interne.

Grupului de lucru i-au fost atribuite sarcini care pot fi grupate în trei domenii:

1. Relațiile dintre angajați, comunicarea internă corporativă:
   • Descrieți responsabilitățile funcționale/postului pentru toți angajații (pentru toate posturile);
   • Elaborarea unui regulament „Cu privire la interacțiunea diviziilor companiei”;
2. Lucrul cu clientii:
   • Crearea de reguli/standarde corporative uniforme pentru servicii, organizare a muncii și comunicare a departamentelor implicate în planificarea și implementarea proiectelor IT complexe;
   • Optimizați și automatizați procesul de „gestionare a contractelor”;
3. Lucrați cu angajații: minimizați perioada de adaptare pentru noii veniți, precum și timpul petrecut pentru rezolvarea problemelor lor tipice.

Rezultatul a fost un proiect complex care a dus la schimbări, perfecționări și formalizarea multor procese. Cel mai interesant lucru este că am reușit să implementăm un proiect atât de mare, cu un buget practic „zero” și resurse proprii.

Pentru început, am definit:

1. Goluri;
2. Perioada de timp a proiectului;
3. Componența grupului de lucru.

Aș dori să atrag o atenție deosebită asupra necesității de a stabili în mod clar termenele limită. Dacă limitele de timp nu sunt fixate, atunci când încep să lucreze, artiștii interpreți se condamnă adesea la un „proiect etern”. Aceasta este o mare greșeală. Este extrem de important să se stabilească în mod clar nu doar „punctele de control” finale (de trecere), ci și pe cele intermediare - însumând, analizând rezultatele obținute. În plus, este important să formați o echipă corect: principalul lucru aici nu este numărul de oameni „la bord”, ci dacă înțeleg semnificația proiectului și dacă doresc să îmbunătățească compania cu ajutorul ei.

Atunci când implementează proiecte legate de modificări ale algoritmului de lucru obișnuit, inițiatorii întâmpină inevitabil rezistență ascunsă sau evidentă. Eram pregătiți pentru asta. Pentru a preveni eventualele nemulțumiri, am efectuat lucrări explicative cu angajații:

1. Ei au vorbit despre cum se dezvoltă un portal de intranet și că, datorită muncii sale, fiecare dintre ei va primi anumite beneficii.
   Pe intalnire generala a informat oamenii despre idee, precum și despre obiectivele portalului. Apoi am ținut întâlniri în fiecare departament și le-am spus ce beneficii va aduce angajaților. organizare adecvată lucrări Am chestionat colegii despre modulele necesare și am colectat sugestii. ;
2. A organizat un permanent părere;
3. S-au înregistrat sugestii constructive din partea colegilor.

În prima etapă, au fost dezvoltate blocurile cheie ale portalului intern:

• „Modelul proceselor de afaceri ale companiei”, „automatizarea procesului de afaceri de încheiere a contractelor”, „bază de cunoștințe”;
• O serie de servicii speciale: directorul intern corporativ al angajaților; card personal de angajat; lista zilelor de naștere; fluxuri de stiri; calendarul evenimentelor; suport tehnic(Service Desk), o listă a serviciilor companiei (vezi Fig. 1 și 2).

Orez. 1. Cardul personal al angajatului

Orez. 2. Sistem de gestionare a fișierelor

Un sistem de modelare a afacerilor a fost ales ca instrument pentru rezolvarea acestor probleme Studio de afaceri. Crearea unui sistem de management „fără întreruperi” (inclusiv modelarea, reglementarea și controlul execuției proceselor de afaceri) a fost realizată prin integrarea sistemelor Studio de afaceriȘi DIRECTUM:

• Primul în sistem Studio de afaceri a fost construită arhitectura companiei în ansamblu și principalele procese de afaceri la nivel operațional;
• Apoi, procesele de afaceri deja optimizate (de exemplu, „managementul contractelor”) au fost automatizate folosind un sistem electronic de gestionare a documentelor și interacțiuni. DIRECTUM.

Integrarea acestor două sisteme a făcut posibilă construirea rapidă a proceselor de afaceri optime, fără probleme. Acum portalul ne ajută:

• Formalizarea si optimizarea proceselor de afaceri;
• Proiectați și ajustați structura organizatorică, tabloul de personal, construirea unei organigrame (vezi Fig. 3);
• Întocmește documentația de reglementare în conformitate cu Standardele ISO si etc.

După ce am descris procesele de afaceri „ca atare”, am creat diagrame cu ajutorul cărora am identificat principalii participanți la proces, cerințele pentru termene limită, Documente necesareși o serie de alți parametri (de exemplu, acorduri de acord - vezi Fig. 4). După finalizarea formalizării proceselor de afaceri, fiecăruia dintre ei au fost alocați „proprietari” și „executori”.

Apoi au fost dezvoltate următoarele:

1. Reglementări privind departamentele (locul în structura organizatorică, drepturi și responsabilități, interacțiune cu alte departamente, indicatori de evaluare a performanței etc.);
2. Fișele postului specialiștilor companiei (vezi Fig. 5).

Orez. 3. Pe portal puteți vedea (și ajusta) structura organizatorică a companiei

Orez. 4. Exemplu de diagramă de lucru

Orez. 5. Fișele postului specialiștilor de pe portal

Am adoptat o abordare creativă pentru a rezolva sarcinile care ni ne-au fost atribuite, astfel încât rezultatul final a fost departe de un portal corporativ tipic:

in primul rand, aici angajații pot găsi structura organizatorică și fișele postului, care se bazează pe procesele reale de afaceri ale companiei (cu detalii până la un anumit executant, indicând sfera responsabilităților acestuia, precum și gradul de influență asupra rezultatului final).

În al doilea rând, datorită portalului intranet, cel deja existent proiect intern„Marcă de calitate”. Scopul proiectului este de a colecta idei și sugestii de la angajați cu privire la îmbunătățirea și modernizarea proceselor de afaceri existente. ÎN Birou de servicii a fost creată o coadă specială în care sunt acceptate propunerile angajaților, iar progresul discuției/rafinamentului/implementarii acestora este monitorizat.

Al treilea Prin automatizarea procesului de încheiere a contractelor, am reușit să minimizăm riscurile apărute în timpul pregătirii acestora. De exemplu, acum:

• Aproape toate informațiile sunt introduse automat în șablonul de contract;
• Acum este posibil să protejați anumite câmpuri de editare (și deci de introducerea de erori);
• O semnătură electronică este utilizată pentru aprobarea documentelor.

Compania a primit un instrument excelent - special conceput și personalizat pentru nevoile noastre. Pentru companiile mijlocii si mari cu un numar mare de angajati, o structura de filiale dezvoltata si clienti, implementarea unui portal corporativ nu mai este un lux, ci o necesitate urgenta.

Noul portal intranet a crescut semnificativ eficiența muncii noastre! Iată doar primele rezultate:

1. Nivelul disciplinei de performanță a crescut semnificativ;
2. Lucrul cu contracte a fost optimizat:
   • Timpul de pregătire și aprobare a contractelor a fost redus (cu o medie de 50%);
   • Numărul de contracte convenite la timp a crescut (de la 55 la 90%);
   • Intensitatea muncii de executare a muncii conform contractului la etapa de înregistrare a scăzut (de la trei la o oră om);
   • Numărul de iterații la acordul asupra unui contract într-un departament a scăzut (de la o medie de cinci la două).
3. Timpul de adaptare pentru noii angajați a fost redus (de la patru la două săptămâni);
4. Compania a primit certificatul de Sistem de Management al Calității ISO 9001:2009;
5. Echipa noastră a devenit câștigătoarea competiției Intranet Awards UA-2012 la categoria „Business Solution”.

Premierea companiei ProNET, câștigătoare a competiției Intranet Awards UA-2012

Dar cel mai important lucru este schimbarea oamenilor: echipa a devenit prietenoasă, toată lumea lucrează mai consecvent și obține rezultate mai bune.

Ce altceva este important? Suntem convinși că întreținerea și modernizarea portalului intern necesită muncă constantă - acesta nu este un proiect care poate fi făcut și uitat. Prin urmare, echipa noastră nu se oprește la rezultatele obținute - deja ne pregătim pentru reproiectarea portalului! În special, planificăm:

• Automatizarea procesului de „Pregătirea unei propuneri comerciale”;
• Implementați modulul „Procese HR” (vor fi automatizate aici următoarele procese: selecția candidaților, controlul finalizării perioadă de probă, înregistrare în personal, concediere, transfer și numire, aprobare documentele de personal, contabilizarea călătoriilor de afaceri etc.);
• Efectuați integrarea bidirecțională a funcțiilor (datelor) portalului intranet cu programul 1C.

Companie ProNET fondată în 1997. Unul dintre cei mai importanți integratori de sisteme din Ucraina. Domenii principale de activitate: complexe de infrastructură pentru clădiri și campusuri; echipamente electrice ale clădirilor; rețele și sisteme de telecomunicații; complex mijloace tehnice Securitate; protectia impotriva incendiilor a cladirilor; centre de prelucrare și stocare a datelor; managementul infrastructurii IT; mediul de aplicații orientat spre servicii al întreprinderii; sisteme electronice de gestionare a documentelor; suport service; consultanta IT si outsourcing; formarea unor specialiști terți. Numărul de personal este de 170 de persoane.

Globalizarea generală duce la faptul că tot mai multe companii au o structură distribuită geografic, birouri și reprezentanțe în diferite orașe și țări. Angajații petrec mai mult timp lucru de la distanță, iar portalul intranet corporativ devine principalul instrument de lucru.

Vremurile în care oamenii pur și simplu veneau să lucreze la birou și lucrau doar în timpul orelor de lucru devin de domeniul trecutului. Angajații și echipele sunt în permanență în contact. Accesul rapid la informații, sarcini și proiecte devine o cerință esențială pentru o muncă de succes și foarte productivă. Companiile au nevoie de flexibilitate și de a nu fi legate de locul de muncă dacă își stabilesc obiective ambițioase pentru angajați.

Evoluția spațiului de lucru

Trăim într-o perioadă de schimbări interesante și vedem cum se schimbă spațiul de lucru, transformându-se într-unul care combină toate instrumentele pe care le folosesc angajații pentru a lucra. Pornind de la e-mail și mesagerie instantanee până la gestionarea documentelor electronice și automatizarea proceselor de afaceri. Expresie "spațiu de lucru digital" a devenit ferm stabilit în viața de zi cu zi, deși destul de recent a provocat multe controverse și controverse.

Termen "portal intranet", devine tot mai popular, este căutat mai des pe google în motoarele de căutare, iar sinonimul său poate fi numit în siguranță "portal corporativ", ceea ce implică același scop și același set de funcții.

Spațiul de lucru evoluează, iar noi canale de comunicare digitală sunt integrate în el, atât în ​​cadrul companiei, cât și pentru comunicarea cu clienții și partenerii. Un intranet bun este Unealtă puternică companie modernă . Reunește resurse și funcții care le permit angajaților să-și facă treaba mai rapid, mai ușor și mai eficient.

Tranziția la un loc de muncă digital permite companiilor să realizeze nivel inalt implicarea angajaților. Recent Cercetare Deloitte HR a arătat că implicarea și interesul angajaților reprezintă problema nr. 1 pentru companiile cu structură distribuită. Implicarea începe cu ascultarea angajaților, implicarea acestora în luarea deciziilor și acordarea lor de autoritate și responsabilitate de a rezolva problemele.

Cum poate ajuta un portal de intranet?

• Flexibilitate: accesul la informații și documente ar trebui să fie flexibil și independent de locația și dispozitivul utilizat de angajat.
• Colaborare: echipele au nevoie de un singur spațiu în care să poată interacționa și să lucreze la sarcini și proiecte, ținând în același timp la curent cu toate evenimentele în timp real.
• Implicarea și cultura corporativă: comoditatea, integritatea mărcii și designul corporativ reflectă unitatea și angajamentul companiei față de angajați.

Ce este un portal intranet și de ce nu se poate face fără el mai mult de o companie modernă?

Dacă vă întrebați ce este portal intranetși ceea ce reprezintă, cu siguranță nu ești singur. Majoritatea oamenilor nu realizează că există un astfel de instrument care le permite să rezolve probleme cu fluxul de documente, comunicații, procese de afaceri, controlul sarcinilor și proiecte până când le întâlnesc.

Definiție tehnică: un portal intern închis al companiei bazat pe o soluție cloud sau instalat pe un server local.

Definitie generala: un portal intranet este un instrument intern de automatizare a afacerilor închise care oferă o serie de funcții pentru rezolvarea problemelor de afaceri. Numărul și setul acestor funcții depind de soluție sau de nevoile afacerii.

Cu toate că un intranet poate rezolva multe diverse sarcini , distingem 13 instrumente principale și cele mai comune utilizate în portalurile intranet. Mai jos intrăm în mai multe detalii despre fiecare dintre ele și despre cum le puteți aplica companiei dumneavoastră.

1. Rețea socială

Un portal de intranet înlocuiește cu ușurință rețeaua socială internă a unei companii, fără a fi nevoie să învețe în mod special cum să o folosească, deoarece toată lumea a reușit deja să facă acest lucru de mult timp. Folosește toate lucrurile pe care le știi pentru a fi la curent cu toate evenimentele sau proiectele companiei, pentru a comunica, a împărtăși informații, a comenta, a te referi la colegi în mesaje, a trimite documente și a efectua sondaje. Alăturați-vă unor grupuri bazate pe interese sau proiecte și folosiți puterea rețelelor sociale pentru a vă crește productivitatea.

2. Obiective

Orice job sau proiect este o serie de sarcini, atât mari, cât și nu atât de mari, dar toate au ca scop atingerea scopului final. Omenirea nu a venit încă cu un instrument mai bun pentru a urmări eficiența muncii și pentru a nu se abate de la cursul propus. Sarcinile sunt un mod convenabil, simplu și, cel mai important, familiar de lucru.

Portalul intranet vă permite nu numai să setați sarcini ușor și rapid, ci și să verificați rezultatele și calitatea implementării acestora. Urmăriți termenele limită și creați programe performanta angajatului, lucrați cu diagrama Gantt și alte rapoarte care vă ajută evaluați eficacitatea și calitatea muncii echipei dvs. Creați-vă propriile liste de verificare și șabloane pentru a petrece mai puțin timp pe sarcini identice și de rutină.

3. Comunicare și colaborare

Viteza de comunicare într-o companie decide foarte mult și influențează foarte mult eficiența și flexibilitatea acesteia. Vremurile în care documentele puteau călători prin birouri zile lungi și mesajele de e-mail transformate într-o serie nesfârșită de transferuri devin rapid un lucru din trecut. Se caută angajați și companii noi moduri de a accelera comunicareași, de regulă, în acest moment compania începe să folosească Skype și alte mesagerie instant. Este pur și simplu imposibil să colectezi și să analizezi toată această corespondență mai târziu, iar amenințarea cu scurgerile de date devine și mai acută.

Începeți să utilizați un singur instrument de comunicare și colaborare. Comunicați prin messenger, creați grupuri bazate pe interese și proiecte, efectuați apeluri audio și video gratuite unul către celălalt. Trimite fișiere și documente. Excluderea e-mailului de la comunicatii interne compania crește eficiența angajaților cu cel puțin 28%. Un portal de intranet vă permite să faceți toate acestea. În plus, puteți controla oricând corespondența și puteți vedea istoricul acesteia.

4. Documente

Documentele sunt parte integrantă a oricărui loc de muncă și companie. Este rar ca documentele să fie create perfect prima dată; de obicei, există mai multe runde de modificări și aprobări înainte ca documentul să fie lansat în producție. Mai mulți oameni sunt probabil implicați în întreg acest proces și nu este nimic mai rău decât lucrul secvenţial cu documente. Această abordare este adevăratul dușman al eficienței. .

Colaborarea pe documente este unul dintre avantajele cheie și principale ale unui portal intranet. Nu ești doar puteți economisi pe aplicații de birou precum Microsoft Word, dar și să lucrați la un document la un moment dat. Controlați toate editările, urmăriți istoricul modificărilor și versiunile documentului. Deschideți și restricționați accesul la documente și dosare, discutați-le, aprobați-le și găsiți-le rapid. Pentru toate acestea, aveți nevoie de un singur instrument - un portal de intranet.

5. Stocarea fișierelor

Tehnologiile cloud revoluționează abordarea stocării fișierelor, deschizându-se astfel mari oportunitățiși ușurință de utilizare cu ele. Nu mai trebuie să experimentați inconvenientul utilizării unităților flash USB și unităților corporative locale.

Stocați fișiere în nor. Acest lucru vă va oferi mai multă flexibilitate și control asupra lor. Configurați drepturile de acces în funcție de cerințele dvs. și fiți siguri că acestea sunt sigure. Nu veți mai pierde niciodată un singur fișier sau document. Trimiteți linkuri directe către fișierele dvs. și nu ocupați spațiu în aplicația de e-mail.

6. Calendare

Căutați modalități de a fi transparent cu calendarele dvs. și ale angajaților dvs.? Activitatea companiei implică un număr mare de evenimente și activități. Problema este că disponibilitatea unui anumit angajat la momentul potrivit nu este întotdeauna clară, iar capacitatea de planificare se transformă într-o sarcină complexă.

Sincronizați-vă toate calendarele cu portalul intranet. După ce ați făcut acest lucru, toate informațiile despre disponibilitatea colegilor și întâlnirile dvs. vor fi la îndemână. Incepe planificați-vă timpul mai eficient. Creați evenimente și invitați participanții la el direct din calendar și atunci când este convenabil pentru toată lumea. Conduceți întâlniri și sesiuni de planificare, creați procese verbale de întâlnire și atribuiți sarcini participanților direct în portalul intranet.

7. Poștă

Mail popular și metoda eficienta comunicare, deși nu este foarte potrivită pentru comunicațiile interne. Tot ce ține de comunicațiile externe, corespondența este un asistent și un instrument indispensabil.

Este mai eficient să lucrați cu e-mailul atunci când este strâns integrat cu portalul dvs. de intranet. Creați-vă propriile cutii poștale sau conectați-vă domeniul. Întreaga dumneavoastră bază de date de contacte este la îndemână, iar toată corespondența este atașată cardurilor clienților, partenerilor sau tranzacțiilor dumneavoastră. Toate tipurile de contoare și analize privind utilizarea e-mailului vă vor ajuta să înțelegeți Cât de eficient poți folosi acest instrument pentru a-ți atinge obiectivele?.

8. Telefonie

Cât timp petreci căutând contacte și formând numere? Telefonia este parte integrantă a oricărei afaceri. Dacă afacerea dvs. este construită în întregime pe comunicare telefonică, atunci viteza și eficiența utilizării acestui instrument vor fi un factor critic.

Configurați telefonia în portalul dvs. de intranet și creșteți-vă vânzările și productivitatea angajaților. Nu mai trebuie să comutați apelantul la managerul dorit; sistemul însuși va determina cine lucrează cu acest client și îl va direcționa către el. Efectuați apeluri cu un singur clic, înregistrați conversații, ascultați-le și evaluați performanța angajaților dvs. la telefon.

9. Procese de afaceri

Nu există nimic mai rău decât operațiunile de rutină neautomatizate. Timpul petrecut mergând la birouri pentru a aproba o factură de plată sau o cerere de călătorie de afaceri poate fi cheltuit mai util. Dacă compania are o structură distribuită geografic, atunci această problemă poate fi înmulțită în siguranță cu două. Multe companii cheltuiesc încă mult timp și bani pe lucruri care pot și ar trebui automatizate.

Lucrați acolo unde vă este convenabil și din orice instrument convenabil pentru dvs. - tabletă, telefon. Un portal intranet cu o aplicație mobilă te face flexibil și eficient, indiferent de locație și condițiile de lucru. Profită de toate avantajele intranetului și fii mereu la curent cu toate evenimentele legate de sarcinile și proiectele tale în timp real.

Ai nevoie de un portal de intranet?

Dacă vreuna dintre problemele descrise mai sus vă este familiară și căutați modalități de a le rezolva, trebuie neapărat să vă gândiți să începeți să utilizați un portal intranet în compania dumneavoastră. Dacă nu știi de unde să începi, comanda o prezentare, unde veți afla cum un portal de intranet vă poate ajuta să vă rezolvați problemele și ce beneficii veți obține în urma utilizării acestuia.

Utilizați un portal de intranet în compania dumneavoastră? Împărtășește-ți experiența în comentarii.