Lanțul de procese bazat pe evenimente (EPC) Organizațiile folosesc diagrame EPC pentru a planifica fluxurile de lucru ale proceselor de afaceri. Există o serie de instrumente pentru crearea diagramelor EPC, cum ar fi trusa de instrumente ARIS și ARIS Express, Microsoft Visio, Adonis de la BOC Group, Mavim Rules de la Mavim BV, Business Process Visual Architect de la Visual Paradigm. Unele dintre aceste instrumente acceptă formatul de schimb de date EPC independent de instrument, limbajul de marcare EPML. Diagramele EPC folosesc mai multe tipuri de simboluri pentru a arăta structura fluxului de control (secvența de decizii, funcții, evenimente și alte elemente) a unui proces de afaceri. Metoda EPC a fost dezvoltată de August-Wilhelm Scheer ca parte a lucrării sale asupra ARIS la începutul anilor 1990. Folosit de multe organizații pentru a modela, analiza și reorganiza procesele de afaceri.

Utilizarea MS Visio În Visio 2013, categoria Business conține un șablon de diagramă EPC pe care îl puteți utiliza pentru a crea o diagramă EPC (Event Driven Process Chain) pentru a documenta procesele de afaceri.

Concluzii Utilizarea software-ului Microsoft® Visio® este convenabilă, simplă și accesibilă ca plotter pentru modele de proces, dar nu este în sensul deplin un instrument de modelare. În instrumentele profesionale de modelare, obiectele și proprietățile lor sunt stocate în celulele bazei de date, ceea ce vă permite să efectuați diverse operații cu acestea. Cu toate acestea, atunci când se utilizează sisteme complexe de modelare, este necesară achiziția, instalarea, dezvoltarea și suportul serios al unor astfel de sisteme. Acest lucru este justificat numai în cazurile în care există o nevoie reală de a folosi toate capabilitățile bazelor de date destul de pe deplin. Alegerea dvs. va depinde de domeniul de aplicare: dacă aveți nevoie de o soluție „ușoară” sau de un produs software profesional.

Dmitri Pinaev / Tehnologii moderne management

Una dintre cele mai presante provocări cu care se confruntă modernul firma ruseasca- aceasta este îmbunătățirea proceselor de afaceri și a sistemului de management în ansamblu. Folosind Microsoft Visio 2003, un analist de afaceri poate simplifica și accelera munca de bază de descriere a sistemului de management al unei companii.

Descrierea sistemului de control

Procesele de afaceri proiectate optim pot fi implementate obiective strategice organizație, precum și să ofere oportunitatea analizei de sistem pentru a lua decizii de afaceri informate.

Formalizarea și documentarea sistemelor de management astăzi este realizată de consultanți de management, strategici și Dezvoltare organizațională, specialiști IT și manageri de calitate. În același timp, se confruntă cel mai adesea cu rezolvarea următoarelor probleme:

• descrierea si optimizarea proceselor de afaceri;
• proiectarea unui sistem de management pentru o nouă direcție de afaceri;
• implementare sisteme automatizate management;
• construirea unui sistem de management al calitatii.

Descrierea sistemului de management, de regulă, include un model al proceselor de afaceri ale companiei, structura organizatorică și înregistrarea documentelor. responsabilitatile locului de muncași responsabilitatea angajaților companiei pentru un anumit proces.

Modelul procesului de afaceri al companiei

Modelul descrie activitățile companiei sub forma unui sistem de procese de afaceri și arată ce se face în companie și ce rezultate se obțin ca urmare. Un proces de afaceri este înțeles ca o secvență intenționată de acțiuni care conduc la un rezultat dat, care este valoros pentru companie. Cel mai într-un mod simplu construirea unui model de proces de afaceri este utilizarea uneia dintre notațiile grafice comune, în timp ce procesul de afaceri este reprezentat folosind o diagramă folosind simboluri grafice speciale.

Structura organizationala

Structura organizatorică arată ierarhia posturilor și diviziilor din organizație și include distribuția principalelor funcții ale întreprinderii, domeniile de responsabilitate și autoritate de-a lungul scării ierarhice de conducere.

Grafic, structura organizatorică este reprezentată sub forma unei diagrame pe care diviziunile și unitățile sunt prezentate în blocuri. oficiali companii, și linii - relațiile de subordonare dintre ele.

Astăzi, majoritatea tehnologiilor de modelare a afacerilor se bazează pe utilizarea diagramelor grafice. Ținând cont de acest lucru, Microsoft a inclus în sistemul său de creare a diagramelor și diagramelor de afaceri, Microsoft Visio 2003, instrumente speciale pentru descrierea proceselor de afaceri și a structurii organizatorice a unei companii.

Pentru a modela procesele de afaceri, Visio 2003 oferă șabloane de analiză de afaceri pentru crearea a 7 tipuri de diagrame:

1. Diagramă de bază;
2. Diagramă de flux interfuncțională (cu piste verticale sau orizontale);
3. EPC (Event-driven Process Chain);
4. IDEF0;
5. DFD (Data Flow Diagrams) în două notații: Gein-Sarson și Jordan-De Marco;
6. WFD (Diagrama fluxului de lucru)

Dintre notațiile enumerate, cele mai populare sunt IDEF0 și EPC.

Notația de modelare IDEF0 se bazează pe metodologia SADT (Structured Analysis and Design Technique).

Diagrama procesului de „Achiziție de inventar și materiale”, reprezentată folosind notația IDEF0

Elementele limbajului grafic al notației IDEF0 sunt Procese (reprezentate ca un bloc dreptunghiular) și Săgeți, care indică intrările și ieșirile unui proces. Există 4 tipuri de săgeți în total, care diferă în funcție de latura dreptunghiului de care sunt atașate.

Tipuri de săgeți de notație IDEF0

Această desemnare reflectă anumite principii de sistem: intrările sunt convertite în ieșiri, limitele de control sau prescriu condițiile de implementare a transformărilor, mecanismele arată cine îndeplinește sau cu ajutorul a ceea ce este îndeplinită o funcție.

Un alt principiu important al metodologiei este descompunerea ierarhică a proceselor (muncă): un proces poate fi reprezentat ca o succesiune a subproceselor sale constitutive. Descompunerea poate fi efectuată la gradul de detaliu necesar în descrierea procesului.

Notația IDEF0 este folosită de obicei pentru a descrie procesele de afaceri. nivel superior companiilor. Vă permite să descrieți simplu și clar compoziția principalelor procese, ieșirile proceselor de afaceri, ilustrând rezultatul specificat al executării lor și intrările, arătând ce resurse sunt necesare pentru a obține rezultatul.

Pentru a oferi navigare prin modele de procese de afaceri ierarhice, Visio 2003 vă permite să creați hyperlinkuri de la o diagramă la alta. De exemplu, puteți specifica că atunci când faceți clic pe un proces, o pagină se deschide cu diagrama de defalcare.

Diagrama procesului de procesare a comenzilor descrisă folosind notația EPC

Pentru a descrie procesele de afaceri la nivel inferior (operațional), puteți utiliza notația EPC dezvoltată de Institutul de Sisteme Informaționale al Universității din Saarland (Germania) în colaborare cu SAP AG. Caracteristica cheie a diagramelor EPC este descrierea unui proces de afaceri ca o secvență de evenimente și funcții alternative.

Elemente grafice de bază ale unei diagrame EPC:

• functii,
• evenimente,
• unități organizatorice responsabile cu îndeplinirea funcțiilor,
• informații sau obiecte materiale care sunt utilizate pentru a îndeplini funcții,
• conectori (ȘI, SAU, XOR).

Spre deosebire de notația IDEF0 Notație EPC vă permite să descrieți în mod convenabil execuția neliniară a unui proces de afaceri. Folosind conectori, puteți desemna unele funcții de proces care sunt executate în paralel, iar unele numai atunci când apar anumite condiții.

Al doilea pas în descrierea sistemului de management al companiei este construirea unui model al structurii organizaționale. Pentru a rezolva această problemă, Visio 2003 include un șablon de organigramă care vă permite să creați rapid o diagramă ierarhică a pozițiilor și departamentelor unei companii și să definiți parametrii acestora.

Structura organizationala

Șablonul Organigramă conține un set de elemente grafice care indică tipurile de poziții:

• executiv - senior manager,
• manager - lider,
• poziție - poziție,
• consultant - consultant,
• post vacant - post liber liber,
• asistent - asistent.

Dacă organigrama dvs. este mare și dificil de încadrat pe o singură foaie, Visio 2003 vă permite să împărțiți organigrama în mai multe pagini. Odată ce partea de sus a organigramei este creată, puteți continua să o descrieți pe o pagină nouă, începând cu departamentul selectat. Elementele care reprezintă același departament pe pagini diferite vor fi sincronizate între ele atunci când numele și parametrii departamentului se schimbă.

Proprietarii de procese

După descrierea structurii organizaționale, este necesar să se determine proprietarul procesului dintre liderii și managerii companiei. Proprietarul este o persoană care este responsabilă de rezultatul procesului și are autoritatea de a gestiona resursele (materiale, forță de muncă etc.) necesare implementării acestuia. Pentru a atribui un proprietar de proces în diagramele IDEF0, trebuie să creați un parametru personalizat „Process proprietar” pentru toate procesele și să introduceți în el titlul postului din structura organizațională.

Proprietățile procesului de umplere

Pe baza modelelor de procese de afaceri dezvoltate, Microsoft Visio 2003 vă permite să generați rapoarte în următorul format:

• pagini Microsoft Excel,
• pagini web (fișier HTML),
• forma visio pentru a încorpora un raport ca tabel Excel direct într-o diagramă Visio,
• fișier XML.

De exemplu, pentru a primi un raport despre procese care indică managerii de proces, trebuie să configurați raportul specificând coloanele necesare și să îl rulați.

Raport de proces generat în format Microsoft Excel

O caracteristică distinctivă a Visio 2003 este ușurința și comoditatea de a crea diagrame și integrarea cu alte produse Microsoft Office. Datorită acestui fapt, specialiștii care văd Visio pentru prima dată încep să creeze diagrame de procese de afaceri și structuri organizatoriceși utilizați aceste diagrame în documentele Microsoft Word.

Pentru modelarea proceselor noi vom folosi Microsoft Visio 2010, dar tot ce este scris se aplică și altor versiuni.

Înainte de a începe lucrul la un model de proces, este necesar să se selecteze și, dacă este necesar, să se adapteze notaţie- un set de elemente grafice care vor fi folosite la construirea unei diagrame. În Microsoft Visio, astfel de elemente grafice sunt grupate în special șabloane(șabloane): șablon pentru o diagramă funcțională (diagramă interfuncțională), șablon pentru EPC (lanțul de proces bazat pe evenimente - un analog al tipului de diagramă cu același nume în ARIS), șablon pentru un flux de valori (unul din vizualizarea metodele utilizate în cadrul „lean manufacturing”) etc.

Vom lua primul dintre șabloanele enumerate (vezi Fig. 1) și îl vom adapta într-un fel.

Orez. 1. Selectarea unui șablon Visio

Puteți găsi elementele de bază în șabloanele șablon (există trei în Visio 2010). La modelarea procesului vom folosi doar câteva dintre ele. Și, pentru a face munca ulterioară mai convenabilă, este mai bine să plasăm elementele de care avem nevoie într-un set separat, apoi să le adaptăm și să le suplimentăm puțin (vezi Fig. 2). Setul prezentat în imagine poate fi descărcat.

Orez. 2. Un set de elemente pentru modelarea proceselor

Să dăm o scurtă explicație a elementelor din set:

1. Proces- o componentă care denotă activitățile angajaților organizației, desfășurate în cadrul procesului descris și care vizează obținerea unui rezultat.
2. Eveniment- un fapt care poate fi descoperit și identificat de către angajații organizației. Procesele sunt executate ca o consecință a evenimentelor care au avut loc și, la rândul lor, generează evenimente noi.
3. Document- informatii special structurate plasate pe suport hartie sau electronic.
4. „ȘI” logic- conexiunea dintre obiectele diagramei, arătând necesitatea combinării logice a mai multor obiecte. De exemplu, dacă „ȘI” conține două evenimente, aceasta înseamnă că procesul nu poate continua până când ambele evenimente au loc. Dacă două evenimente ies din „ȘI”, aceasta înseamnă că atât unul cât și al doilea eveniment au loc întotdeauna (chiar dacă evenimentele nu trebuie să se întâmple în același timp).
5. „SAU” logic- legătura logică între obiectele diagramei, arătând variabilitatea procesului. De exemplu, dacă „OR” include mai multe evenimente, aceasta înseamnă că trecerea ulterioară a fluxului este posibilă dacă are loc oricare dintre aceste evenimente. Dacă din „SAU” ies mai multe evenimente, aceasta înseamnă că poate apărea orice combinație a acestor evenimente: unul dintre ele sau mai multe.
6. Exclusiv sau- o conexiune logică între obiectele diagramei care prezintă alternative. De exemplu, dacă mai multe evenimente sunt incluse într-un SAU exclusiv, înseamnă că acestea sunt modalități alternative, care se exclud reciproc, de a iniția fluxul suplimentar. Dacă dintr-un SAU exclusiv ies mai multe evenimente, aceasta înseamnă că doar unul dintre ele poate apărea la ieșire, toate celelalte sunt excluse.
7. Resursă- un obiect material sau informaţional implicat sau format în proces.
8. Subproces- o activitate pentru care există o diagramă de descompunere.
9. Proces extern- activități ale organizației care sunt în afara domeniului de aplicare al acest proces, care se formalizează și ca proces (mai precis, ca componentă a unui model de activitate).
10. Organizare externă- o organizație terță ale cărei activități nu sunt descrise în acest model.
11. Urmări- o pistă orizontală a rolului pe diagramă, al cărei titlu indică executantul (organizație, divizie, poziție sau rol) și în limitele căreia sunt plasate toate procesele de a căror execuție este responsabil acest interpret.
12. Delimitator- o linie verticală cu care pe diagramă puteți desemna una dintre etapele procesului descris (este indicat să desemnați și toate celelalte etape).

De fapt, notația propusă este o simbioză a două notații „clasice” - Diagramă interfuncționalăȘi Lanț de proces bazat pe evenimente. După cum puteți vedea, în cadrul abordării descrise, elementul tradițional al diagramelor bloc funcționale - „decizia” nu este utilizat; în schimb, se utilizează o desemnare explicită a evenimentelor, indicând relațiile logice dintre acestea. Acest lucru oferă o claritate relativ mai mare, flexibilitate și posibilitatea unei descrieri mai complete a logicii procesului.

Sunt adesea întrebat - ce să citesc despre procesele de afaceri?
Unul dintre cele mai bune site-uri de pe internetul rusesc este www.klubok.net. Eu însumi „am crescut” pe forum și articole de pe acest site. Multe articole nu și-au pierdut actualitatea nici acum. Recomand să începi să studiezi cu el.

Dar dacă vorbim despre cărți, pot spune cu încredere cea mai buna carte despre procesele de afaceri este o carte scrisă de Repin și Elliferov: „Procesele de afaceri ale companiei. Construcție, analiză, reglementare.”

Descrierea proceselor de afaceri: căutarea simplității.

Articolul discută problemele alegerii unei notații pentru descrierea proceselor în scopul reglementării ulterioare. Sunt comparate notațiile de flux de lucru utilizate frecvent, cum ar fi: „Diagrama simplă de flux” în MS Visio, „Procedură” în Business Studio, notația ARIS eEPC și altele.

Când se compară notațiile, accentul principal este pe crearea de diagrame de proces care sunt simple și ușor de înțeles pentru angajații organizației.

Pentru analiștii de afaceri ai companiilor, tezele discutate în articol reprezintă un motiv serios de a se gândi cât de eficiente sunt abordările pe care le folosesc pentru elaborarea diagramelor grafice ale proceselor organizaționale.

Introducere

Unul dintre cele mai importante obiective ale creării diagramelor de proces grafice este utilizarea lor ulterioară în documentele de reglementare ale organizației. De regulă, aceste scheme sunt folosite de angajați care nu sunt instruiți în notații complexe, nu au abilități de analiză a sistemelor etc. Simplitatea și claritatea diagramelor sunt foarte importante pentru ei. Diagrame complexe, confuze, care conțin multe diferite simboluri, sunt prost percepute de oameni, ceea ce le îngreunează uz practic. Prin urmare, în scopuri practice, este important să selectați și să utilizați corect notația (metodologia) pentru descrierea proceselor. Ce criterii ar trebui folosite pentru a alege o astfel de notație? Cum să comparăm diferite notații între ele? Să ne uităm la mai multe notații populare și să încercăm să răspundem la aceste întrebări.

Comparația notațiilor

Pentru comparație, au fost alese următoarele notații de descriere a procesului:

1. „Diagramă simplă” (afișarea mișcării documentelor, folosind blocul „Soluție”);
2. „Schema bloc simplă” (fără afișarea mișcării documentelor, fără utilizarea blocurilor „Soluție”);
3. "Procedură" Sisteme de afaceri Studio (unul dintre opțiuni posibile reprezentare);
4. ARIS eEPC.

Un proces simplu și intuitiv a fost ales ca caz de testare. Rezultatele descrierii acestui proces sunt prezentate în Fig. 1-4.

Orez. 1. Diagrama procesului în notația „Simple Flowchart” în MS Visio (cu mișcarea documentelor, folosind blocul „Decizie”).

În diagrama fig. 1. Secvența operațiunilor procesului în timp este afișată cu ajutorul săgeților groase, iar mișcarea documentelor este afișată cu săgeți punctate subțiri. Blocurile de soluție sunt folosite într-un mod clasic. Ele afișează informații (întrebări) de care „depinde” cursul ulterior al procesului. Această abordare a utilizării „diamantelor” este foarte comună. Dar, de fapt, întreaga logică a luării deciziilor și a formării anumitor rezultate (documente) ar trebui să fie cuprinsă în operațiunile procesului. Dacă vă gândiți mai bine, valoarea (sensul) desenului acestor „diamante” nu este evidentă. Ce fel de obiecte sunt acestea: operațiuni de proces, evenimente? Se pare că nu este nici una, nici alta. Aceștia sunt mai degrabă operatori pentru a lua o decizie bazată pe o anumită condiție. Dar dezvoltăm o diagramă de proces pentru oameni și nu scriem un program de calculator într-un limbaj special. Într-un program de calculator, un „diamant” ar fi o operațiune cu drepturi depline pentru compararea condițiilor etc. Dar diagrama procesului trebuie să arate obiecte reale - procese efectuate de oameni, documente, Sisteme de informareși așa mai departe. Gândiți-vă: este corect să afișați „diamantele” separat de operația de proces pe diagramă? În schimb, puteți:

a) descrie logica luării deciziilor sub forma unei secvențe de operații pe diagrama procesului luat în considerare;
b) descrieți logica sub forma unei diagrame a etapelor subprocesului corespunzător, trecând la un nivel inferior;
c) descrieți logica în text (în atributele text ale operației) și apoi afișați-o în regulamentele de execuție a procesului.

Să formulăm „pro” și „contra” metodei de utilizare a „diamantelor” discutate mai sus (Fig. 1).

„Diagramă simplă” în MS Visio (cu mișcarea documentului, folosind blocul „Soluție”)
„Pro”	"Minusuri"
O afișare vizuală a „logicii” selectării anumitor ieșiri de proces. Concentrarea atentiei interpretului asupra punctului de decizie/ramificarea procesului in functie de conditii.	Mutarea logicii decizionale „în afara” operațiunii procesului (incorectă din punct de vedere al descompunerii formale a procesului). Este incomod să documentezi procesul (trebuie să duplicați „romanele” cu text atunci când creați o descriere text a operațiunii). Diagrama procesului devine supraîncărcare de informații. „Diamantele” sunt adesea folosite prea formal, fără nevoie reală.

În fig. 2. prezintă un exemplu de același proces, descris doar fără utilizarea blocurilor și documentelor „Soluție”. Este ușor de verificat că această diagramă are cu 24 de elemente grafice mai puține decât diagrama din Fig. 1. Schema Fig. 2. pare mult mai simplu. Elementele grafice nu orbiesc ochii, iar din punct de vedere al conținutului informațional, această diagramă este destul de înțeleasă și accesibilă utilizatorului final. Dacă pentru fiecare operațiune de proces descrii cerințele pentru implementarea acesteia în text, atunci prin combinarea formelor de prezentare tabelare și grafice, poți descrie destul de adecvat procedura de executare a procesului pentru angajații companiei.

Orez. 2. Diagrama procesului în notația „Diagramă simplă” în MS Visio (fără deplasarea documentului, fără utilizarea blocului „Decizie”).

„Pro” și „contra” unei reprezentări grafice a procesului în forma prezentată în Fig. 2. sunt prezentate mai jos.

În general, utilizarea diagramelor într-un format similar cu cele prezentate în Fig. 2 este convenabil atât pentru dezvoltatori, cât și pentru angajații care lucrează la aceste scheme.

În fig. 3. Este prezentată o diagramă de proces, formată în notația „Procedură” a mediului de modelare Business Studio. Schema are mai multe caracteristici. În primul rând, blocurile „Decizie” nu sunt utilizate într-un mod standard - nu ca element grafic pentru a afișa o întrebare și ramificare, ci ca o operațiune de proces cu drepturi depline asociată cu luarea deciziilor. În Business Studio, „diamantul” are aproape toate atributele unui proces cu drepturi depline, dar nu poate fi descompus (poate că dezvoltatorii de sistem vor face acest lucru posibil în timp). Folosirea unui „diamant” (în loc de un patrulater) face diagrama mai vizuală. În același timp, puteți introduce orice informație text în atributele „diamantului”: descriere, început, finalizare, cerințe de termen etc.

A doua caracteristică a diagramei de proces prezentată în Fig. 3., este utilizarea săgeților. Pentru a afișa o secvență de operații, puteți utiliza o săgeată cu un singur vârf - săgeata „precedență”. Puteți folosi o săgeată cu două capete pentru a afișa mișcarea documentului. Dar în Business Studio puteți utiliza un singur tip de săgeți - săgețile „precedență”. În același timp, numărul necesar de documente care sunt definite în directorul de obiecte de activitate poate fi legat de săgeți numite. Această abordare face posibilă:

• reduce semnificativ numărul de elemente grafice din diagrama procesului și, în același timp:
• a pus în proces reglementări informatie necesara despre documentele de intrare și de ieșire.

Astfel, fără a aglomera diagrama cu elemente inutile, putem totuși să descriem complet procesul și să încărcăm toate informațiile necesare în reglementări.

„Pro” și „contra” unei reprezentări grafice a procesului în forma prezentată în Fig. 3. sunt prezentate mai jos.

Orez. 3. „Procedura” a sistemului Business Studio (opțiune cu utilizarea netradițională a blocurilor „Soluție”).

Când utilizați Business Studio, notația Procedure poate fi utilizată în moduri ușor diferite. Autorul articolului este înclinat către abordarea prezentată în Fig. 3.

În fig. Figura 4 prezintă o diagramă a procesului luat în considerare, dezvoltată în notația ARIS eEPC. Rețineți că unele operațiuni de proces nu se potriveau în diagramă. Această diagramă parțială a unui proces simplu, scrisă în notația ARIS eEPC, conține patru instrucțiuni logice și opt evenimente! Persoana care citește diagrama trebuie să fie capabilă să interpreteze corect toți acești operatori logici. Fără pregătire specială și anumite abilități în citirea unor astfel de diagrame, este puțin probabil ca un angajat obișnuit să poată înțelege logica procesului în cauză fără o descriere detaliată a textului sau ajutorul unui analist de afaceri calificat.

Rețineți că diagrama procesului din notația ARIS eEPC ocupă mult mai mult spațiu decât diagramele prezentate în Fig. 1-3. Complexitatea formării unei astfel de scheme este, de asemenea, semnificativ mai mare.

Diagrama de proces în notația ARIS eEPC (încorporată în Business Studio)
„Pro”	"Minusuri"
Atunci când se formează o diagramă, se menține o logică strictă, formală a procesului. Toate evenimentele care au loc în timpul procesului sunt clar definite.	Dificultate de percepție. Complexitate semnificativă a formării unei scheme. Personalul trebuie să aibă abilități și experiență specializate în interpretarea unor astfel de diagrame. Redundanța informațiilor. Ocupă prea mult spațiu, ceea ce este incomod pentru documentare.

În general, dacă nu veți cumpăra SAP R/3, atunci alegerea și utilizarea notației ARIS eEPC nu este, din punctul de vedere al autorului articolului, soluție optimă. Merită să acordați atenție notațiilor pentru descrierea proceselor care sunt mai vizuale și mai intuitive pentru artiști. Cu toate acestea, unii pot considera notația ARIS eEPC mai vizuală și mai ușor de înțeles. Într-o anumită măsură, aceasta este o chestiune de gust.

Orez. 4. Diagrama de proces în notația ARIS eEPC (încorporată în Business Studio).

Descrierea procesului în scopuri de automatizare ulterioară

Este interesant să privim diagrama de proces în cauză dacă este descrisă în notația BPMN 2.0. Această notație este destinată să descrie procesele „executive”, adică procesele suportate de sistemul BPM.

Opinia dvs. despre utilizarea BPMN 2.0. acțiunile A.A. Belaychuk - CEO Compania „Business Console”:

În fig. Figura 5 ilustrează același proces în notație BPMN. După cum putem vedea, această figură este similară cu Fig. 1: în notația BPMN, sarcinile sunt descrise ca dreptunghiuri, furculițele ca romburi și datele ca o pictogramă similară unui document. Fluxurile de control sunt linii continue, fluxurile de date sunt punctate. Trebuie avut în vedere că această diagramă folosește doar o mică parte din notația BPMN: doar un tip de furcă din 5 disponibil în paletă, un tip de sarcină din 8. Pe lângă o paletă mai largă, această notație este se distinge prin capacitatea de a modela nu numai un flux de lucru izolat, ci și mai multe procese, interacționând între ele prin mesaje sau date. În plus, această notație este mai strictă: definește nu numai pictogramele, ci și regulile prin care acestea pot fi combinate între ele. Necesitatea unor astfel de reguli este dictată de faptul că notația BPMN se concentrează nu numai pe faptul că oamenii o vor citi, ci și pe executarea directă prin special software- „motorul” sistemului BPM. În același timp, așa cum se arată acest exemplu, atunci când se folosește un subset limitat al paletei BPMN, nu se dovedește a fi mai complicat decât o diagramă convențională. Ei bine, pentru cei care doresc să stăpânească profesional BPMN, recomandăm formare specializată www.bpmntraining.ru.

Orez. 5. Diagrama de proces în notație BPMN 2.0.

Practica de viata

În fig. Figura 6 prezintă un fragment dintr-o diagramă de proces dezvoltată de analiștii de afaceri ai unei companii foarte specifice în notația inventată de ei. Diagrama este construită folosind principiile unei „Diagrame bloc simple” - blocul „Soluție” este folosit în versiunea sa clasică. În plus, diagrama prezintă multe alte simboluri utilizate într-un mod nestandard.

La formarea diagramei din Fig. 6, analiștii de afaceri, evident, „s-au luptat” pentru claritate și înțelegere maximă pentru utilizatorul obișnuit. Ei au căutat să minimizeze, sau chiar să elimine, comentariul textual asupra diagramelor de proces. Interpreții au fost pur și simplu tipăriți cu o diagramă în format A3, la citire, totul a devenit imediat clar: ce să facă, cum, ce documente să folosească etc.

Schema luată în considerare nu este, desigur, un exemplu de simplitate și claritate. Dar a fost format pentru a transmite maximum de informații utile celor implicați în proces.

concluzii

Așadar, este evident că atunci când descrii procesele trebuie să te străduiești pentru simplitate și claritate pentru angajați.
Utilizarea de notații complexe, formalizate atunci când descrieți procesele conduce la:

• dificultăți în utilizarea (interpretarea) diagramelor de către angajații obișnuiți;
• imposibilitatea (dificultatea) organizării muncii pentru a descrie procesele de către angajații departamentelor care nu au urmat o pregătire specială;
• o creștere semnificativă a costurilor cu forța de muncă ale analiștilor de afaceri pentru formarea de scheme;
• dificultăți suplimentare la documentarea circuitelor (volum mare etc.);

Prin urmare, nu ar trebui să aglomerați diagrama procesului cu diverse elemente grafice. Dar dacă le folosești, este mai bine să le poarte Informatii utile pentru angajați, mai degrabă decât să fie doar o consecință a aplicării formale a notațiilor de modelare.

V.V. Repin, Ph.D., profesor asociat, director executiv al BPM Consulting Group LLC, șef. Departamentul de Management al Proceselor de Afaceri al Instituției Naționale de Învățământ de Învățământ Profesional Superior „IEF „Synergy”, fondator al portalului www.FineXpert.ru

Sunt aceste principii simple pe care încerc să le transmit liderilor de afaceri care sunt fascinați prezentari frumoase produse software Ei uită adesea că o listă de verificare simplă este adesea mai bună decât 10 pagini de regulamente.

Această lecție vorbește despre construirea de diagrame simple (de sus în jos, urmărirea datelor, planificarea proceselor etc.) și funcționale (afișând relațiile dintre un proces de afaceri și departamente).

Schemă bloc simplă

Șablonul Diagramă simplă este conceput pentru a proiecta diagrame de flux, diagrame de sus în jos, diagrame de urmărire a datelor, diagrame de planificare a proceselor și diagrame de prognoză structurală. Șablonul conține formele necesare, linii de legătură și legături.

Exercitiul 1

Orez. 3.3.Diagramă simplă (etapa 3)

8. Introduceți text în formele diagramei de flux (vezi Figura 3.4). Pentru a introduce text într-o formă, urmați acești pași:

9. Pe fila Acasă in grup Serviciu selectați instrumentul Indicator.

• Faceți clic pe forma în care doriți să fie introdus textul.
• Introduceți textul dorit.

Notă:

1. Pentru a mări o cifră, apăsați comanda rapidă de la tastatură + și faceți clic stânga pe formă până când ajungeți la scara dorită.
2. Pentru a reduce scara unei figuri, apăsați comanda rapidă de la tastatură + și faceți clic dreapta pe formă până ajungeți la scara dorită.

Orez. 3.4. Diagramă simplă (etapa 4)

Numerotarea figurilor într-o diagramă bloc

Visio poate numerota forme într-o diagramă. Pentru a specifica opțiunile de numerotare, pe fila Vedere in grup Macro-uri faceți clic pe butonul Suplimenteși selectați în grup Soluții suplimentare Visio echipă Numerotarea figurilor. În fereastra care se deschide Numerotarea figurilor specificați parametrii de numerotare necesari și faceți clic pe butonul Bine.

Sarcina 2

1. În diagrama de flux pregătită în timpul sarcinii 1, adăugați numerotarea automată a tuturor figurilor (vezi Fig. 3.6).

   Pentru aceasta:

   • Pe fila Vedere in grup Macro-uri faceți clic pe butonul listă Suplimente, selectați grupul Soluții suplimentare Visio, iar în ea comanda Numerotarea figurilor.
   • În fereastra care se deschide Numerotarea figurilor specificați parametrii
     • pe filă Sunt comune:
       • Operare - Numerotare automată;
       • Aplicați la - Toate formele;
       • Începe de la - 1;
       • Interval - 1;
       • Selectați caseta de selectare Continuare numerotarea formelor pe măsură ce acestea sunt trase pe pagină.
     • Pe fila În plus:
       • Numărul locului - Înainte de textul formei;
       • Ordinea numerotării: de la stânga la dreapta, de sus în jos;
       • Bifeaza casuta Excludeți liniile de legătură.
     • Faceți clic pe butonul Bine.
2. Salvați diagrama de flux.

Orez. 3.6. Diagramă simplă (pasul 6)

Schimbarea diagramei de flux

Adăugarea unei forme între alte două forme

Pentru a adăuga o nouă formă între alte două forme de diagramă, trageți noua formă pe conectorul care conectează formele pe care le introduceți. Visio inserează o nouă formă între cele existente și extinde automat diagrama de flux.

Ștergerea unei forme

Pentru a elimina o formă dintr-o diagramă, selectați forma și faceți clic pe tastatură.

Renumerotarea cifrelor

Pentru a renumerota figurile diagramei, urmați acești pași:

1. Pe fila Vedere in grup Macro-uri faceți clic pe butonul Suplimenteși selectați în grup Soluții suplimentare Visio echipă Numerotarea figurilor.
2. În fereastra care se deschide Numerotarea figurilor pe filă Sunt comune selectați butonul radio Renumerotați în aceeași ordine, te rog sa indici numărul de început pentru numerotare și clic Bine.

Sarcina 3

1. Modificați diagrama de flux pregătită în sarcina 2:
   • Ștergeți o formă Document(Depune cererea).
   • Între cifre Soluţie(Cererea este completată corect) și Document(Depune refuz) plasează figura Proces(Redirecționați la asistentul de expoziție comercială).
   • Adăugați o formă Proces(Apelați expozantul pentru plată) figura de mai jos Document(Trimite factura).
   • Renumerotați cifrele diagramei bloc în aceeași ordine, începând cu numărul de început - 1.
2. Salvați diagrama de flux.

Orez. 3.7. Diagrama bloc simplă (pasul 7)

Rearanjarea formelor conectate

Odată ce formele diagramei de flux au fost conectate, le puteți rearanja complet și rearanja conexiunile. Pentru a face acest lucru, pe fila Constructor in grup Aspect faceți clic pe butonul listă Schimbați aspectul paginiiși selectați aspectul dorit.

Dacă modificați aspectul diagramei, este posibil să nu se potrivească pe pagina documentului. În acest caz, modificați dimensiunea paginii (fila Constructor, grup Setările paginii, butonul Lista de dimensiuni) sau orientarea acestuia (fila Constructor, grup Setările paginii, butonul listă Orientare).

Sarcina 4

Diagrama bloc funcțională

Scopul aspectului Diagrama bloc funcțională

Aspect Diagrama bloc funcțională are scopul de a arăta relația dintre un proces de afaceri și unitățile organizaționale sau funcționale, cum ar fi departamentele responsabile cu executarea pașilor din acel proces.

Benzile dintr-o diagramă reprezintă unități funcționale, cum ar fi departamente, poziții sau alte funcții. Fiecare formă reprezentând o etapă a procesului este situată pe traseul unității funcționale responsabile pentru acea etapă.

Sarcina 5

Adăugarea, mutarea, ștergerea unei piese

Pentru adaosuri urmăriți diagrama bloc funcțională, efectuați una dintre următoarele:

• Faceți clic dreapta pe o pistă de pe diagramă și selectați Introduceți „Track” înainte sau Introduceți „Track” după.
• Treceți mouse-ul peste colțul uneia dintre piste. Faceți clic pe săgeata albastră care apare Inserați o formă de cale.
• Pe fila Diagrama bloc funcțională in grup Introduce faceți clic pe butonul Urmări. Piesa va fi adăugată după piesa selectată sau la sfârșitul benzii dacă piesa nu este selectată.
• Dintr-un set de elemente Forme ale diagramei bloc funcționale trageți piesa în locația dorită de pe marginea benzii.

Pentru miscarile piese:

1. Faceți clic pe titlul piesei pe care doriți să o mutați pentru a o evidenția. Indicatorul mouse-ului se va schimba într-o pictogramă de mutare.
2. Trageți piesa în locația dorită.

Figurile situate pe pistă se vor mișca odată cu acesta. Pentru a verifica dacă o formă se află pe o pistă sau doar deasupra acesteia, selectați forma. Dacă o piesă se află pe o pistă, culoarea pistei se va schimba în galben-portocaliu. Dacă o piesă nu este pe pistă, dar trebuie plasată acolo, mișcați-o puțin și pista o va identifica.

Pentru îndepărtare piese:

1. Faceți clic pe eticheta piesei pe care doriți să o ștergeți.
2. Apăsați tasta pe tastatură.

Notă. Ștergerea unei piese șterge și toate formele pe care le conține.