Un angajat din orice domeniu se confruntă mai devreme sau mai târziu cu problema scrierii unei scrisori de afaceri. Întrebare principală– cum să încep și cum să termin? Multe site-uri oferă reguli de bază și exemple, acordând puțină atenție părții finale a documentelor.

Scrisoarea trebuie să fie perfectă din toate punctele de vedere. Chiar și cea mai mică nerespectare a regulilor vă poate afecta autoritatea sau prestigiul companiei.

ÎN forma scurta Vă sugerăm să vă familiarizați cu principalele reguli ale scrisorilor de afaceri și să vă opriți mai detaliat asupra părții finale a scrisorii oficiale.

Vei avea nevoie:

Principalele reguli ale scrisorilor de afaceri

1. Când scrieți o scrisoare, amintiți-vă că nu vă exprimați propria opinie, ci vorbiți în numele unei persoane juridice (instituție, organizație sau întreprindere).
2. Este responsabilitatea ta să fii clar cu privire la rezultatele pe care vrei să le obții cu această scrisoare și să folosești eficient toate caracteristicile textului.
3. Definiți clar planul de prezentare, evidențiind informațiile din introducere, partea principală sau final.
4. În introducere, după adresă, pregătim destinatarul pentru percepție. Acesta poate fi un rezumat al evenimentelor care au dus la apariția documentului. Partea principală conține o declarație a esenței problemei cu argumentarea necesară (explicație, calcule digitale, link-uri către acte legislative).

Un text mai eficient și mai ușor de înțeles, în care, în primul rând, este enunțată propunerea, cererea sau cererea, apoi argumentarea și nu există deloc o parte introductivă.

O parte a finalului - aplicații

Anumite documente au anexe care completează, clarifică sau detaliază probleme specifice. Ele trebuie notate la sfârșitul scrisorii, depărtând de câteva rânduri de ultimul paragraf.

Metode de proiectare a aplicației:

1) Cererile menționate în text, apoi o notă despre aceasta se întocmește după cum urmează:

Anexă: 5 pagini, 3 exemplare.

2) Aplicațiile care nu sunt enumerate în text trebuie listate, asigurându-vă că ați indicat titlul, numărul de pagini din fiecare cerere și numărul de copii.

Anexă: „Certificat de evaluare a costului construcției neterminate”, 2 pagini, 3 exemplare.

3) Uneori există mai multe aplicații. Apoi sunt enumerate după nume și numerotate. Dacă există un număr mare de aplicații, o listă a acestora este compilată separat, iar în scrisoarea de după text se notează următoarele:

Anexă: conform listei de pe ... pag.

Atașați copiile documentelor la scrisoare, în ordinea în care au fost numerotate în atașament.

Cererea este de obicei semnată de manageri diviziuni structurale. În cazurile în care cererile sunt legate, nu este nevoie să indicați numărul de pagini.

Politețea și corectitudinea stau la baza finalului

Există diferite opțiuni pentru construirea finalului. Depinde de ce s-a spus în scrisoare.

Cele mai frecvent utilizate exemple de completare:

1) Repetați recunoștința oferită la început sau pur și simplu vă mulțumesc pentru ajutor:

Iti multumesc din nou...

Lasă-mă să-ți mulțumesc din nou...

Dorim să ne exprimăm încă o dată sincera mulțumire...

Multumesc pentru ajutor …

2) Exprimați speranțe:

Sperăm că acordul va fi reciproc avantajos...

Sperăm că oferta noastră vă va interesa...

Așteptăm cu nerăbdare o cooperare strânsă și reciproc avantajoasă...

Sper că în curând vă voi putea întâlni personal...

Sper să primesc răspunsul dumneavoastră în curând...

3) Asigurarea destinatarului (de obicei are un efect psihologic pozitiv asupra destinatarului):

Vă asigurăm că puteți conta pe deplin pe sprijinul nostru...

Vom fi bucuroși să cooperăm cu dvs...

Aș fi bucuros să colaborez cu dumneavoastră și aștept cu nerăbdare răspunsul dumneavoastră...

4) Cerere:

Vă rugăm să citiți cu atenție materialele și să răspundeți...

Vă rugăm să informați urgent...

Vă rugăm să luați măsuri imediate pentru a îmbunătăți situația...

Va rog sa ma sunati la orice ora convenabil pentru dvs...

5) Repetând scuzele deja exprimate pentru inconvenient:

Încă o dată îmi cer scuze pentru neplăcerile cauzate...

Ne cerem scuze sincer pentru această întârziere forțată a plății...

Despărţire

1) În corespondența oficială vă puteți lua rămas bun în diferite moduri:

Cu sinceritate…

Salutări și Cele mai bune gânduri…

Cu respect sincer pentru tine...

Vă dorim succes.

2) Dacă cunoști bine destinatarul sau cooperezi cu succes cu el, atunci poți încheia scrisoarea cu fraze prietenoase (nu sunt familiare):

Cu stimă…

Cele mai bune gânduri…

Cu recunoștință și cele mai bune urări.

Puteți finaliza documentul fără a utiliza aceste structuri!

Caracteristicile engleze ale literelor de sfârșit

1. De obicei, termină scrisoare oficială deci: Sincere Yours (Sincerly yours) sau pur și simplu A ta(A dumneavoastră) și o semnătură, indicând numele și funcția dvs. sub ea.
2. Pentru a evita să-ți pui partenerul într-o poziție dificilă sau să-l forțezi să facă presupuneri despre sexul tău, fă-ți osteneala să-ți scrieți numele în întregime, adică nu P.R. Dovzhenko, ci Pavel Dovzhenko.

Semnătură

Funcționarii semnează documente care sunt de competența lor.

Atributul „semnătură” este format din titlul postului, parafa și prenumele persoanei care a semnat documentul.

Director al fabricii Mramor (semnătură) A.B. Koval

Documentele încheiate în instituțiile care funcționează pe principiul unității de comandă sunt semnate de un singur funcționar (director, adjunct sau angajat încredințat).

Pe documente organe colegiale(protocoale, hotărâri) se pun două semnături (șef și secretar). Ordinul este semnat de manager.

Două sau mai multe semnături sunt plasate pe documente de conținutul cărora sunt responsabile mai multe persoane:

• Documentele monetare și financiare se semnează de către conducătorul instituției și contabilul-șef;
• acordurile sunt semnate de reprezentanții părților contractante.

Semnăturile mai multor persoane pe documente sunt plasate una sub alta într-o succesiune corespunzătoare ierarhiei serviciului.

Director (semnătură) S.P. Antonyuk

Contabil șef (semnătură) V.T.Dudko

Dacă un document este semnat de mai multe persoane care ocupă aceeași funcție, semnăturile acestora trebuie plasate la același nivel.

Director al fabricii Luch Director al fabricii Svet

(semnătură) V.R. Sakhno (semnătură) L.P. Kotov

Semnătura începe cu inițialele (plasate înaintea numelui de familie), urmate de numele de familie. Nu este nevoie să puneți decriptarea semnăturii între paranteze!

Sigiliu

Pentru a-și asigura forța legală, unele documente sunt ștampilate cu un sigiliu: contracte, decrete, încheieri etc. Ștampila trebuie să includă o parte din titlul postului și semnătura personală.

Data

Data este plasată sub semnătura din stânga.

O scrisoare oficială este datată în ziua în care a fost semnată sau aprobată de șeful instituției.

Există o ordine de întâlnire general acceptată:

1. Elementele date sunt scrise pe o singură linie folosind trei perechi de cifre arabe în ordinea zilei, lunii, anului;
2. dacă numărul de serie al zilei sau lunii este numărul primelor zece (de la 1 la 9), atunci este plasat un zero în fața acestuia: 03.01.15 .
3. Cuvânt an, reducere G. nu o pun.

• Când ați terminat, verificați scrisoarea pentru erori gramaticale și asigurați-vă că nu este nimic de prisos.
• Dă scrisoarea unui coleg sau, dacă este posibil, unui manager să o citească. O perspectivă exterioară va ajuta la identificarea deficiențelor care altfel ar putea fi trecute cu vederea.
• Nu uitați să includeți telefonul/adresa de e-mail. Acest lucru este adesea necesar pentru a rezolva rapid problema specificată în scrisoare.
• Pe lângă cerințele generale universale și regulile de proiectare, trebuie luat în considerare faptul că fiecare tip de document are propriile caracteristici de proiectare.

Amintiți-vă că nu toate documentele au o listă completă a detaliilor enumerate mai sus, ci doar un anumit set dintre cele care oferă forța juridică și integralitatea acestui tip particular de document.

Succes cu tranzacțiile și răspunsurile dorite!

Întrebări și răspunsuri frecvente

Ce e frumos să scrii la sfârșitul unei propuneri de afaceri?

Nu utilizați cuvinte și expresii în etapa finală care pot fi considerate manipulare („sperăm într-o cooperare reciproc avantajoasă”, „vă mulțumim anticipat pentru răspuns”, „vă vom aștepta scrisoarea de răspuns”, etc.).

Ar trebui să scrieți „cele mai bune urări” sau „cu respect” la sfârșitul scrisorii?

Cu siguranță, „cu respect”, trebuie respectat stilul de afaceri comunicare.

Ce scriu de obicei la sfârșitul unei scrisori dacă cer un răspuns rapid?

Nimic de genul acesta nu este scris într-o scrisoare de afaceri.

Ce să scrieți în semnătură e-mail: „cu respect” sau „cu cele mai bune urări”?

"Cu sinceritate".

Cum se înlocuiește semnătura „cu respect”?

„Cu tot respectul”, „Cu tot respectul”.

Cum să închei o scrisoare de prezentare?

Vă mulțumim pentru atenție.

Cum altfel poți scrie „Aș dori să notific”?

„Aș dori să informez”, „să sesizez”, „anunț”, „anunț”, „aduc la cunoștință”.

Este corectă expresia: „Îmi voi încheia raportul cu cuvinte”?

Amintiți-vă de celebrul lui Pușkin „Îți scriu...” Ce ar putea fi mai plăcut decât să primești scrisori și să le primești de la o persoană dragă este de două ori plăcut. Scrisoare de dragoste... Acum sună un pic de modă veche, dar cât de romantic! Sunt sigură că aproape orice femeie visează să i se scrie măcar o dată în viață o astfel de scrisoare. Și nu trebuie să așteptați până pe 8 martie sau să vină Ziua Îndrăgostiților, dacă iubiți, puteți face o surpriză plăcută chiar așa, fără niciun motiv. Deși, ce spun, pentru că Iubirea este deja motivul, cel mai mare și cel mai important.

O scrisoare este un monolog; vorbești fără să fii întrerupt. Acesta este unul dintre cele mai bune moduri vorbește despre sentimentele tale. Și pentru asta nu trebuie să fii Pușkin sau Blok. Principalul lucru este să exprimi sinceritatea și profunzimea sentimentelor tale. Scrierea unei scrisori necesită întotdeauna o dispoziție specială, o stare de spirit specială. La urma urmei, este foarte greu de exprimat în cuvinte Iubire și Tandrețe, Tristețe sau Singurătate. Scrie tot ce te gândești. Nu-ți ascunde sentimentele. Nu-ți fie teamă să-ți deschizi sufletul, spune-i persoanei dragi cât de mult înseamnă pentru tine. Dacă nu găsești cuvintele potrivite, poți folosi câteva versuri poetice despre dragoste.

Cineva va spune că acesta este secolul 21 - secolul tehnologiei și al lenei umane - este mult mai ușor să suni sau să scrii un SMS. Bineînțeles că este mai ușor, dar nu poți scrie mult într-un SMS, dar la telefon „îți poți spune sufletului?” Și, apoi, un cuvânt este un sunet (dacă zboară, nu îl poți prinde), iar un cuvânt scris pe hârtie este deja ceva material. Îl poți vedea, îl mângâi, chiar are propriul miros. Acesta este deja ceva care îți aparține numai ție. Acesta este „I Love” la care te poți uita în fiecare zi, poți chiar să-l săruți și să-l pui sub pernă noaptea. Acest „Iubesc” este diferit pentru toată lumea: pentru unii este neted și grațios, pentru alții este dansant și dezordonat, pentru alții este ilizibil și ondulat. Dar se adresează doar ție, motiv pentru care este atât de scump. Aceasta este o bucată de suflet închisă într-un plic, o bucată de hârtie plină de sens pentru doar două persoane.

Se știe de mult că doar cu ajutorul literelor vă puteți forma o părere despre o persoană, vă puteți trezi respectul de sine și chiar vă puteți îndrăgosti. Amintiți-vă de uimitoarea relație a lui P.I. Ceaikovski cu Nadezhda von Meck, surprinși în corespondența lor, care a durat treisprezece ani. Nu s-au întâlnit niciodată, dar ce dragoste și tandrețe unul pentru celălalt strălucește în scrisorile lor.

De secole, bărbații și femeile au căutat diferite căi exprimă-ți sentimentele și transmite-le celor dragi. Scrierea unei scrisori frumoase era considerată dificilă. Atât de greu încât mulți oameni bogați au angajat chiar și slujitori-secretari speciali pentru asta. Ritmul nostru viața modernă ne lasă din ce în ce mai puțin timp pentru dragoste. Genul epistolar nu este la modă acum; cei mai mulți dintre noi am uitat deja cum să ne exprimăm gândurile și sentimentele pe hârtie. Dar dacă iubești, nu-ți fie rușine să scrii despre asta. Așează-te chiar acum și scrie o scrisoare celor dragi. Și nu contează dacă îl scrieți pe hârtie sau îl trimiteți pe e-mail, principalul lucru este că este sincer.

Probabil că toată lumea a trebuit măcar o dată să facă față nevoii de a scrie o scrisoare de afaceri. Când îl compilezi, ajungi involuntar la concluzia că nu este deloc ușor. Există multe reguli și reglementări de scriere a scrisorilor de afaceri pe care trebuie să le cunoașteți. Articolul descrie în detaliu procesul de întocmire a unui document, oferă mostre de scrisori de afaceri și discută despre tipurile și designul acestora.

Formă

Formele gata făcute vor adăuga soliditate și vor indica fiabilitatea companiei. Ele conțin informatie necesara despre o organizație precum:

• Nume.
• Abordare.
• Numerele de telefon de contact.
• Site-ul web.
• E-mail.
• Siglă.
• Alte detalii de contact.

Nu există reguli stricte cu privire la formulare. Prin urmare, fiecare organizație decide în mod independent ce informații să includă în ele.

Cum se scrie corect scrisorile de afaceri? Pregătirea

Scrisorile de afaceri sunt scrise și formatate într-un anumit mod, sub rezerva regulilor și cerințelor lor inerente. În funcție de scop, autorul gândește în detaliu conținutul pentru a obține rezultatul pe care îl calculează. El trebuie să înțeleagă clar ce informații știe deja destinatarul despre subiectul scrisorii, pe ce să se bazeze și ce va fi nou în ea. Argumentele depind de scopul pe care autorul îl urmărește. Procesul de pregătire a unei scrisori de afaceri poate fi împărțit în următoarele etape:

• Studiind problema.
• Scrierea unui proiect de scrisoare.
• Aprobarea lui.
• Semnare.
• Înregistrare.
• Trimiterea către destinatar.

Structura scrisorilor de afaceri

Când compuneți o scrisoare, este necesar să o saturați cu informații, adică să puneți acolo toate informațiile necesare. Poate fi simplu sau complex. Într-o scrisoare simplă, conținutul transmite clar și concis informații care, în general, nu necesită un răspuns din partea destinatarului. Unul complex poate consta din mai multe secțiuni, puncte și paragrafe. Fiecare paragraf prezintă un aspect al informației. Aceste tipuri de eșantioane de scrisori de afaceri constau de obicei dintr-o secțiune introductivă, de corp și de închidere.

Mai jos este un exemplu de scriere a unei scrisori de afaceri - partea sa introductivă.

Partea principală descrie situații și evenimente, oferă analiza și dovezile acestora. Tocmai în această parte ei convin că trebuie să acționeze într-un fel sau altul, să demonstreze cum au fost lucrurile și să informeze despre necesitatea de a participa la orice eveniment, oferind diverse argumente.

Concluzia conține concluzii care se fac sub formă de propuneri, solicitări, mementouri, refuzuri etc.

Un exemplu de redactare a unei scrisori de afaceri - partea sa finală - este prezentat mai jos. Aceasta rezumă cerința enunțată în cea principală.

Toate informațiile furnizate trebuie să fie optim coerente și ușor de înțeles.

Fiecare literă începe cu o adresă centrată. Această mică parte este extrem de importantă. Atunci când îl alege, autorul trebuie să ia în considerare:

• Poziția destinatarului.
• Natura relației.
• Formalitate.
• Etichetă.

Ar trebui să existe o formă politicoasă la sfârșitul scrisorii. De exemplu: „... îmi exprim speranța în continuarea cooperării (mulțumire pentru invitație)...” Aceste fraze sunt urmate de semnătura autorului.

Stil

Toate scrisorile trebuie să fie scrise într-un stil oficial de afaceri, ceea ce înseamnă utilizarea unui limbaj formal relații de afaceri. Caracteristicile unui astfel de limbaj se formează în următoarele circumstanțe:

• Principalii participanți în relațiile de afaceri sunt entitati legale, în numele cărora sunt scrise scrisori manageri și funcționari.
• Relațiile în organizații sunt strict reglementate.
• Subiectul comunicării îl constituie activitățile companiei.
• Documentele de management au, în general, un anumit destinatar.
• Adesea, în cursul activităților unei organizații, apar aceleași situații.

În acest sens, informațiile conținute într-o scrisoare de afaceri ar trebui să fie:

• Oficial, impersonal, subliniind distanța dintre participanți la comunicare.
• Adresat, destinat unui anumit destinatar.
• Actual la momentul scrierii.
• Fiabil și imparțial.
• Motiv pentru a-l determina pe destinatar să efectueze orice acțiune.
• Complet pentru luarea deciziilor.

Cerințe

Scrisoare de afaceri trebuie să îndeplinească următoarele cerințe:

• Vorbirea este standardizată la toate nivelurile - lexical, morfologic și sintactic. Conține multe expresii, termeni și formule.
• Tonul scrisului este neutru, restrâns și strict, fără utilizarea unui limbaj emoțional și expresiv.
• Acuratețea și claritatea textului, fără erori logice, claritatea și atenția formulării.
• Concizie și concizie - fără a folosi expresii care au un sens suplimentar.
• Utilizarea formulelor de limbaj formate ca urmare a unor situații repetate.
• Utilizarea termenilor, adică cuvinte sau expresii care au concepte speciale.
• Utilizarea abrevierilor, care pot fi lexicale (adică cuvinte compuse formate prin eliminarea literelor din părți ale cuvintelor: LLC, GOST și așa mai departe) și grafice (adică denumiri de cuvinte în formă prescurtată: grn, zh-d, etc.).
• Utilizarea construcțiilor în cazurile genitiv și instrumental.
• Expresii cu substantive verbale („oferiți sprijin” în loc de „sprijin”).
• Folosind propoziții simple comune.

Exemplele de scrisori de afaceri de mai jos sunt afișate în versiunea completa(cu partea principală). Informațiile îndeplinesc toate cerințele unui stil de afaceri oficial.

Tipuri de scrisori de afaceri

Cel mai bine este să scrieți o scrisoare de afaceri pe o anumită problemă. Dacă este necesar să se rezolve mai multe probleme deodată, se recomandă să se elaboreze mai multe opțiuni diferite.

Scrisorile de afaceri pot avea următorul conținut:

• Însoțitor. Astfel de scrisori sunt de obicei necesare pentru a vă informa unde să trimiteți documentele.
  (Cum să scrieți o scrisoare de afaceri? Un exemplu de scrisoare de intenție îi va ajuta pe cei care au nevoie să scrie acest tip de document.)

• Garantat. Sunt scrise pentru a confirma orice promisiuni sau condiții. De exemplu, plata pentru muncă, chirie, termene de livrare etc. poate fi garantată.
• Mulțumiri. Ele au început să fie folosite mai ales des în ultima perioadă. Astfel de scrisori demonstrează un ton bun de parteneriat. Pot fi emise pe hârtie cu antet obișnuită sau pe hârtie colorată cu un imprimeu frumos.
  (Cum se scrie o scrisoare de afaceri? Se întocmește un eșantion din varietatea de mulțumire în formă liberă, în funcție de sarcinile pe care le rezolvă. În acest caz, scrisoarea își exprimă esența în cea mai scurtă formă. O astfel de mostră, realizată pe hârtie colorată cu ornament, poate atârna pe perete în camera companiei la loc de cinste.)

• Informațional.
• Instructiv.
• Felicitări.
• Publicitate.

Există și scrisori:

• Propuneri de cooperare. Destul de comune în ultima vreme, trimise către organizații, sunt adesea de natură publicitară, de exemplu, ca acest eșantion. Este destul de dificil să scrii scrisori comerciale; trebuie să ții cont de multe nuanțe pentru a atrage atenția și, cu atât mai mult, pentru a deveni interesat. Dar dacă îl compui conform eșantionului de mai jos, are toate șansele de succes.

• Invitații. Sunt trimiși, invitându-i să participe la diverse evenimente. Acestea sunt de obicei adresate managerului sau oficial, dar se poate adresa și întregii echipe.
• Cereri.
• Notificări.
• Cereri și multe altele.

Cum se scrie un răspuns la o scrisoare. Exemplu

Răspunsul trebuie să înceapă prin repetarea cererii formulate în prima literă. Apoi se acordă rezultatele examinării acesteia și se exprimă aprobarea sau motivul refuzului. O scrisoare de răspuns de afaceri poate conține o soluție alternativă la informațiile așteptate. În mod obișnuit, îndeplinește următoarele principii:

• Disponibilitatea unui link către prima literă și conținutul acesteia.
• Limbajul identic înseamnă.
• Domeniul de aplicare și aspectele de conținut comparabile.
• Respectarea unei anumite secvențe.

Decor

Pe lângă utilizarea antetelor corporative pentru scrisorile de afaceri, este necesar să se țină cont de alte subtilități atunci când le proiectați. Acestea sunt detalii, reguli pentru abrevieri, adrese de scriere, titluri, lungimea textului, lățimea câmpurilor și multe altele.

Exemplele unei scrisori de afaceri vă ajută să o compuneți, ținând cont de toate subtilitățile și nuanțele. Sunt folosite atât de lucrătorii de birou începători, cât și de lucrătorii experimentați. Datorită mostrelor, ei învață să scrie corect literele și economisesc mult timp.

Dragi prieteni, astăzi am decis să scriu despre o problemă dureroasă - cum să scriu scrisori 😉. Cred că mulți experți din diverse domenii primesc zilnic multe scrisori cu întrebări și cereri de ajutor.

Umilul tău slujitor nu face excepție :) Numărul de scrisori cu întrebări și cereri de ajutor este în medie de 40-50 pe zi și uneori depășește capacitatea mea fizică de a le răspunde.

O parte semnificativă a corespondenței este formată din scrisori în care întrebările și descrierile problemelor nu sunt în întregime formulate corect, motiv pentru care necesită scrisori suplimentare de clarificare, ceea ce ocupă timp inutil atât pentru expeditor, cât și pentru destinatar.

În această postare, vreau să vorbesc despre cum să scrieți corect scrisori cu întrebări către specialiști, astfel încât obținerea informațiilor de care aveți nevoie să ia un minim de timp și să nu necesite corespondență inutilă.

Regula principală, după părerea mea, este că într-o scrisoare este foarte important să precizezi că prețuiești timpul destinatarului. Totul ar trebui să fie concis și clar formulat.

1. Salutare

Cred că orice scrisoare trebuie să înceapă cu un salut. „Bună ziua”, „Bună ziua”, „Bună ziua” - scrierea acestor cuvinte nu este dificilă și durează câteva secunde. Mie personal nu-mi plac e-mailurile care nu includ un salut. Nimic nu este prețuit atât de scump sau dat atât de ieftin ca politețea.

2. Apel pe nume

Pe toate paginile site-ului blog unde există un formular părere(de exemplu, pagina „”), scriu întotdeauna „Numele meu este Mihail”, așa că nu văd nicio problemă în a nu mă adresa oamenilor după nume în litere. În subconștient, orice persoană adoră să fie numită pe nume.

Și deși îmi place „Mike” mai mult decât „Mikhail” 😉, orice apel pe nume va face 🙂.

3. Mai întâi pe Google.

De câte ori în corespondență a trebuit să ofer link-uri către materiale pe care le-am găsit prin simpla introducere a întrebării care mi-a fost adresată într-un motor de căutare! Nici măcar nu am destule degete de la mâini și de la picioare 😉!

Serios, vă sfătuiesc sincer să căutați mai întâi pe google întrebarea care vă interesează în diverse versiuni (inclusiv în engleză, o puteți traduce prin Google Translator) și să petreceți timp studiind materialele găsite.

În cele mai multe cazuri, puteți găsi cu ușurință răspunsuri la întrebările dvs. în motoarele de căutare sau pe forumuri (mulți oameni vin acolo pentru a comunica, discuta probleme specifice pe diverse subiecte și răspund la întrebări). De ce să pierzi timpul altei persoane când în multe cazuri poți găsi cu ușurință tot ce ai nevoie?

Vă doresc succes în creșterea traficului către site-urile dvs.!

Desertul pentru azi este un videoclip cu un tip care face trageri pe o bară orizontală cu un deget. Vreau si eu :)

Ești sigur că, printre sutele de e-mailuri pe care le vede destinatarul, scrisoarea ta iese cu adevărat în evidență? Experții în dezvoltarea carierei și specialiștii în marketing au vorbit despre cum să indice corect subiectul unui e-mail pentru a se asigura că destinatarul îl deschide și îi răspunde în timp util.

1. Includeți întotdeauna un subiect

Ignorarea câmpului de subiect al unui e-mail este cea mai mare greșeală pe care o face un expeditor atunci când speră să primească un răspuns în timp util. Subiectul unui e-mail îi spune de obicei destinatarului conținutul mesajului și îl obligă să decidă dacă deschide sau nu e-mailul. Un e-mail cu un câmp de subiect gol va fi, cel mai probabil, șters imediat pentru că îl va irita pe destinatar, care va trebui să deschidă e-mailul pentru a afla despre ce este vorba.

2. Introduceți mai întâi subiectul scrisorii, apoi începeți să scrieți mesajul

Mulți oameni cred că subiectul unui e-mail este o preocupare secundară după ce îl scrie. Totuși, Amanda Augustine, consultant de carieră la The Ladders, subliniază că subiectul scrisorii este prioritatea autoarei. În primul rând, este subiectul care dă tonul mesajului și, în al doilea rând, nu vă permite să fiți distras de alte subiecte.

3. Fii scurt

În timp ce atunci când deschideți căsuța de e-mail pe un monitor de computer puteți vedea 60 de caractere în linia de subiect, pe un smartphone puteți vedea doar 25-30 de caractere. Prin urmare, păstrați linia de subiect al e-mailului dvs. la 6-8 cuvinte. Acest lucru va fi mai mult decât suficient.

4. Pune cele mai importante lucruri la începutul liniei de subiect

Dmitri Leonov, vicepreședintele SaneBox, a spus că aproximativ 50% din scrisori sunt vizualizate din telefoane mobile. Luați în considerare acest lucru și scrieți cele mai importante lucruri chiar la începutul liniei de subiect. În caz contrar, în 50% din cazuri, părți importante ale mesajului pot fi pur și simplu tăiate de dispozitivele mobile și nu citite de destinatari.

5. Evita cuvintele inutile

Nu aglomerați subiectul cu fraze inutile, cum ar fi „Bună ziua”, „Îmi pare bine să vă cunosc”, „Mulțumesc” și așa mai departe. În primul rând, nu înseamnă nimic pentru destinatar. În al doilea rând, le puteți folosi în siguranță în scrisoarea în sine, ceea ce va fi și mai logic.

6. Fii clar și specific în linia de subiect

Subiectul scrisorii ar trebui să indice exact despre ce va fi scrisoarea. Este subiectul scrisorii pe care destinatarul trebuie să-l prioritizeze și să decidă când exact trebuie să îi răspundă. De exemplu, un mesaj în subiectul „Ai acum timp liber pentru a-mi rezolva întrebarea?" este foarte vagă, deoarece nu oferă destinatarului o înțelegere a ceea ce își dorește exact de la el și îl obligă să deschidă scrisoarea. Prin urmare, dacă trimiteți un CV, atunci în linia de subiect nu ezitați. pentru a scrie numele dvs. și numele postului vacant pentru care aplicați. Ce se întâmplă dacă Dacă doriți să adresați o întrebare despre proiectul curent colegului sau partenerului dvs., atunci indicați numele proiectului specific în linia de subiect.

7. Păstrați subiectul simplu și îndemn la acțiune.

Acest sfat va fi util în special pentru agenții de marketing și pentru cei care trimit e-mailuri de marketing. Vicepreședintele Hub Spot, Kip Bodnar, sfătuiește să scrieți un subiect care cheamă destinatarul la acțiune și îl interesează.

8. Folosiți cuvinte cheie pentru a căuta și a filtra în continuare

Mulți profesioniști în e-mail Există foldere tematice și, de asemenea, folosesc în mod activ filtre pentru a căuta anumite litere. Prin urmare, dacă nu există astfel de etichete în subiectul scrisorii dvs., atunci scrisoarea dvs. nu va fi observată. Prin urmare, este foarte important să folosiți cuvinte cheie care reflectă subiectul scrisorii, pentru ca pe viitor destinatarul să o găsească cu ușurință prin sistemul de căutare.

9. Vă rugăm să indicați dacă aveți nevoie de un răspuns.

Când o persoană primește o scrisoare, este, de asemenea, important pentru el să știe dacă trebuie doar să o citească sau dacă trebuie să răspundă la ea. Deci, spune Amanda Augustine, pune „Vă rugăm să răspundeți” sau „Vă rog să citiți” în linia de subiect. De asemenea, puteți folosi expresia „FYI”. Este folosit pentru a anunța destinatarului că mesajul va fi de interes pentru el. În corespondența prin e-mail de afaceri, se subliniază faptul că expeditorul dorește să informeze destinatarul, dar mesajul nu este o comandă și nu solicită destinatarului să efectueze acțiuni legate direct de mesaj.

10. Indicați termenul limită în subiectul e-mailului

Dacă trimiteți o mulțime de informații în corpul e-mailului, dar aveți nevoie de cineva care să răspundă anumite termene limită, apoi indicați-le în subiectul scrisorii. Acest lucru va crește semnificativ șansele de a citi și de a răspunde la mesaj în timp util. De exemplu, ați putea spune: „Vă rugăm să răspundeți la acest e-mail până vineri până la încheierea lucrărilor”.

11. Dacă cineva v-a îndrumat către acest destinatar, vă rugăm să-i anunțați.

Dacă contactul destinatarului v-a fost oferit de un partener, client sau coleg, atunci indicați numele acestuia direct în subiect, și nu în scrisoare în sine. În primul rând, un nume familiar va atrage atenția destinatarului. În al doilea rând, îi va oferi destinatarului o idee despre proiectul sau problema cu care îl abordezi.

12. Evidențiați ceea ce doriți să oferiți

Dacă trimiți un e-mail rece, nu știi dacă destinatarul tău va fi interesat de oferta ta. Prin urmare, indicați în subiect ce oferiți și spuneți-ne și despre bonusuri - reduceri, oferte speciale.

13. Introduceți numele destinatarului sau numele companiei

Trebuie să știi cui îi trimiți scrisoarea. Și, de asemenea, destinatarul ar trebui să realizeze imediat că această scrisoare este destinată în mod special pentru el. Kip Bodnar afirmă că una dintre cele mai bune modalități de a arăta acest lucru este să includă numele său sau numele companiei în linia de subiect. De exemplu, puteți scrie astfel: „Vladimir, uită-te la aceste cifre: vânzările companiei au crescut cu 25%”.

14. Folosiți cuvinte care limitează intervalul de timp pentru a răspunde la scrisoare.

Dacă doriți să atrageți atenția cuiva și să convingeți destinatarul să vă răspundă, atunci indicați termenul limită pentru oferta dvs. în subiectul scrisorii. De exemplu: „Înregistrarea este necesară astăzi”, „Numărul de locuri este limitat - grăbiți-vă să vă înscrieți la eveniment.”

15. Nu începe o propoziție în linia de subiect care se termină în e-mailul în sine.

Dacă începeți să scrieți o întrebare sau o propoziție în subiectul scrisorii, atunci terminați-o chiar acolo, fără a continua în scrisoarea în sine. Acest lucru îl enervează pe destinatar pentru că îl obligă să deschidă scrisoarea și să continue să citească. Gândiți-vă, poate un mesager sau chiar un apel ar fi mai potrivit pentru o întrebare scurtă?

16. Recitiți mesajul din linia de subiect

Amanda Augustine sfătuiește să recitiți subiectul înainte de a trimite. De ce asta? Foarte des, atunci când un expeditor trimite un întreg „teanc” de scrisori către diferiți destinatari, el uită să schimbe numele sau numele companiei în subiectul scrisorii. Acest lucru poate irita destinatarul sau chiar te poate jigni. Prin urmare, înainte de a trimite scrisoarea, recitiți-o și verificați dacă există neconcordanțe.

17. Nu scrie cu majuscule

Folosirea cuvintelor scrise cu majuscule atrage atenția, dar în direcția greșită. Această metodă face scrisoarea dificil de citit și îl face pe destinatar să se îngrijoreze la nivel subconștient. În schimb, puteți folosi liniuțe și două puncte pentru a trasa o linie între cuvinte și pentru a sublinia ceva.

Traducerea articolului a fost pregătită de Ekaterina Nikitina pe baza materialelor de la Business Insider