Trebuie să ștampilez documentele? Utilizarea unui sigiliu rotund este un drept, nu o obligație a organizațiilor

Elena SHIRIMOVA,
avocat, expert principal al revistei „Afaceri cu personal”

Am învățat de la școală: un document fără sigiliu este invalid. Așa că am pus o ștampilă pe aproape toate hârtiile - nu puteți strica terciul cu ulei. Dar este acest lucru cu adevărat necesar? Ce documente de personal trebuie cu adevărat ștampilate și care se pot face fără el?

Editorii noștri primesc adesea scrisori cu întrebări care sunt într-un fel sau altul legate de utilizarea corectă a amprentei sigiliului. „Am nevoie de o ștampilă pe un contract de muncă?” – întreabă un antreprenor din Samara. „Unde pot găsi o listă de documente care trebuie ștampilate?” - întreabă managerul de resurse umane din Moscova. "Am pus din greșeală sigiliul unei alte organizații în cartea de muncă a angajatului. Ce ar trebui să fac acum?" - reclama un ofiter de cadre din Stavropol. Astăzi vom rezolva aceste și multe alte probleme.

Faceți cunoștință cu sigiliul

Mai întâi, să vorbim puțin despre ce este un sigiliu. Acesta este un clișeu de cauciuc dur pentru a face amprente pe hârtie pentru a confirma autenticitatea unui document. Cerințele tehnice pentru sigiliile oficiale - forma, dimensiunea, textul și simbolurile plasate pe ele - sunt stabilite în standard de stat GOST R 51511-2001*.

* Standard de stat al Federației Ruse „Sigilii cu reproducerea stemei Federația Rusă. Formă, dimensiuni și cerinte tehnice„(aprobat prin Decretul Standardului de Stat al Rusiei din 25 decembrie 2001 nr. 573-st).

Cerințele tehnice pentru sigiliile fără stemă nu au fost încă stabilite în standardul de stat. Legislația nu spune aproape nimic despre regulile de utilizare a sigiliilor. Nu este clar, de exemplu, ce sigilii ar trebui să aibă o organizație, în ce cazuri ar trebui să fie aplicate, cine este responsabil pentru siguranța lor, câte sigilii ar trebui să aibă o companie etc. Toate aceste probleme rămân la latitudinea conducerii organizației. .
Există trei tipuri de sigilii: oficiale, echivalente cu oficiale și simple.
Sigilii oficiale (cu imaginea stemei Federației Ruse) sunt utilizate numai în organe puterea statuluiȘi institutii guvernamentale. În plus, organizațiile care sunt învestite cu puteri guvernamentale primesc sigiliul oficial. De exemplu, birouri notariale private.

O societate pe acțiuni trebuie să aibă un sigiliu rotund care să conțină numele complet al companiei și adresa

Firmele comerciale folosesc sigilii echivalente cu timbrele de timbru. Ei descriu logoul companiei, logo-ul sau pur și simplu se scrie numele companiei. Atât ștampilele oficiale, cât și sigiliile echivalente cu acestea indică TIN-ul persoanei juridice și numărul certificatului de înregistrare de stat.
Antreprenorii privați au și ei propriile lor sigilii. Din punct de vedere al statutului, acestea sunt considerate echivalente cu cele de timbru. Dar pe un astfel de sigiliu, în loc de stemă și emblemă, se află numele de familie, numele și patronimul antreprenorului individual, precum și locația acestuia, numărul de identificare fiscală și numărul de înregistrare.

Timbre, datatoare, facsimile
Timbru- Acesta este un tip de imprimare dreptunghiulară cu ceva text. Cel mai adesea, ștampilele sunt folosite pentru a pune detaliile unei organizații pe un document. Există ștampile care confirmă o anumită acțiune. De exemplu, „Plătit”, „Inserați emis”.
Datator– un dispozitiv de ștanțare pentru ștanțarea automată a datei. Procedura de utilizare a ștampilelor și a daterelor nu este reglementată de lege, așa că organizația trebuie să o determine în mod independent.
Facsimil- Acesta este un sigiliu sau un clișeu cu ajutorul căruia este reprodusă semnătura unei persoane. În conformitate cu articolul 260 Cod Civil faxurile pot fi utilizate numai în conformitate cu procedura stabilită de lege. Cu toate acestea, un astfel de ordin nu există încă. Facsimile nu pot fi plasate pe documentele de personal și contabile - este necesară doar semnătura de mână a oficialului. Dar pe scrisori, certificate, felicitări - este destul de acceptabil.

Ștampilele și sigiliile similare sunt aplicate pe documentele care necesită o confirmare specială a autenticității - contracte, scrisori și certificate, carnete de muncă, ID-uri de serviciu etc.
Simplu sunt considerate foci diviziuni structurale firme, tipar pentru specii individuale documente, timbre. Ele vin în diferite forme - rotunde, triunghiulare, dreptunghiulare, pătrate. Acestea sunt plasate pe acele documente care nu necesită confirmare specială de autenticitate (certificate, permise, copii etc.).

Cerințele tehnice pentru sigiliile fără stemă nu au fost încă fixate în standardul de stat

Unde ar trebui să plasez amprenta sigiliului?

Amprenta sigiliului trebuie să fie situată în partea de jos a documentului, lângă semnătura oficialului. Vă rugăm să rețineți: sigiliul este plasat în așa fel încât să acopere parțial cuvântul care denotă poziția, dar nu ajunge pe semnătura și transcrierea semnăturii.

Unele documente au marca specială „M.P.” (locul tipăririi). Dacă există unul, există un lucru mai puțin de care să vă faceți griji: plasați imprimarea direct pe el. Literele „M.P.” prezent la Pagina titlu carnet de muncă, pe acte contabile, certificate.

Pentru ce este sigiliul?

Sigiliul conferă documentului forță juridică - confirmă autenticitatea semnăturii funcționarului. Dar nu tot documentele de personal nevoie de aceste elemente de recuzită. Din păcate, legislația actuală nu definește clar ce hârtii trebuie ștampilate și ce fel de ștampilă. Pe baza practicii consacrate, am întocmit o listă de documente de personal certificate de un sigiliu în organizațiile comerciale. Este prezentat în tabelul de la pagina 33.

Sigiliul certifică nu numai documentele de personal, ci și documentele contabile (comenzi, registre, deviz), precum și documentele constitutive ale organizației, un contract colectiv și diverse acorduri. Documente care nu sunt menționate în această listă, nu este necesară certificarea ștampilei.

Scrisorile scrise pe formulare (cu excepția garanțiilor) nu trebuie ștampilate

Pe ce documente ar trebui să pun ce ștampile?

Atestăm documentele conform regulilor

Desigur, nu se va întâmpla nimic rău dacă îi pui o ștampilă din greșeală. comanda personalului sau scrisoare. Dar dacă nu certificați un document care chiar are nevoie de el (de exemplu, un contract), consecințele pot fi foarte grave. Un astfel de acord nu va avea forță juridică, iar instanța cel mai probabil nu îl va considera drept probă.
Pentru a evita astfel de probleme, vă sfătuim să definiți clar procedura de utilizare a tipăririi la nivel local. Mai întâi trebuie să determinați sul documentele companiei în care vă veți afla obligatoriu a pune o ștampilă. Atunci trebuie să faci instructiuni de folosire sigilii, în care să scrieți, când să puneți un sigiliu echivalent cu o ștampilă și când să puneți unul simplu, cum se folosesc ștampilele, dacă organizația le are. Specificați separat unde va fi depozitat sigiliul și cine este desemnat responsabil pentru depozitarea acestuia (această problemă este de obicei decisă de șeful organizației).

Este recomandabil ca această instrucțiune împreună cu lista să fie anexă la instrucțiuni generale privind gestionarea înregistrărilor companiei dvs. și, dacă nu există, ca document independent sau completare la cartă. În viitor, dacă trebuie să certificați cu un sigiliu un document nespecificat în act local, șeful organizației emite un ordin special în acest sens. Lista documentelor certificate prin sigiliu poate fi completată în timp.

Instrucțiunile de utilizare a sigiliilor trebuie să specifice procedura de distrugere a sigiliilor învechite

Ștampila în cartea de muncă

Separat, este necesar să spunem despre amprenta sigiliului în cartea de muncă a angajatului. Procedura de umplere înregistrările de lucru este precizat clar în două reglementări - Reguli de întreținere și păstrare a cărților de muncă* și Instrucțiuni pentru completarea cărților de muncă**, care trebuie respectate cu strictețe. După ce am studiat aceste documente, concluzionăm: există doar trei cazuri când sigiliul unei organizații sau serviciul de personal(puteți folosi oricare dintre ele):

• în timpul înregistrării inițiale a cărții - pe pagina de titlu;
• la modificarea datelor personale ale unui angajat – pe coperta interioară;
• la concediere - după înregistrarea concedierii în secțiunea „Informații despre muncă”.

* Aprobat prin Decretul Guvernului Federației Ruse din 16 aprilie 2003 nr. 225.
** Aprobat prin rezoluție a Ministerului Muncii și dezvoltare sociala RF din 10 octombrie 2003 nr 69.

În plus, există un caz în care trebuie să puneți o ștampilă în cartea de muncă - dacă angajatului i se dă o inserție. Această ștampilă este plasată pe coperta interioară a cărții sau pe pagina de titlu și este o amprentă dreptunghiulară cu cuvintele „Insert issued”.

Larisa SANKINA,
Profesor asociat, Departamentul de Știința Documentelor, Universitatea de Stat Rusă pentru Științe Umaniste:

– Din păcate, niciuna dintre reglementările care reglementează munca cu un carnet de muncă nu vorbește despre cum să anulați un sigiliu plasat incorect (de exemplu, sigiliul unei alte organizații). Între timp, o astfel de eroare poate ridica întrebări în rândul autorităților Fond de pensie la atribuirea unei pensii unui angajat. Considerăm că poate fi corectată în același mod ca o intrare incorectă în secțiunea „Informații de lucru” din cartea de muncă. După ultima înregistrare, puneți următorul număr de serie și scrieți că sigiliul unei astfel de organizații a fost plasat incorect. De exemplu: „Sigiliul societății pe acțiuni Gloria a fost plasat incorect.” Apoi puneți-o pe cea corectă lângă acest sigiliu.
Este posibil ca un angajat cu o astfel de marcă în cartea de muncă să fie încă nevoit să confirme perioada de lucru în organizația dumneavoastră cu copii ale comenzilor. Prin urmare, furnizați angajatului copiile necesare atunci când pleacă.

Mai multe informații despre material găsiți în revistă

Va fi obligatoriu doar dacă este prevăzut expres de lege. În alte cazuri, organizațiile vor decide singure dacă folosesc sau nu un sigiliu. De exemplu, imprimarea nu va fi necesară în jurnalul de audit. Pe raportul unui accident industrial. Cu privire la o împuternicire judiciară și o împuternicire pentru reprezentare în timpul procedurilor de executare. Despre documentele de participare la achizițiile publice etc.

Notă: Sursa: Legea federală nr. 82-FZ

Sigiliul organizației trebuie aplicat atunci când (documente către Serviciul Fiscal Federal, acorduri cu contrapărțile etc.)

Anterior, înainte de aprilie 2015, dacă pe documente nu exista ștampila, consecințele în acest caz puteau fi grave. Dacă apare o dispută cu o contraparte sau cu o autoritate de reglementare. Un document încheiat fără sigiliu ar putea fi declarat nul. Prin urmare, unii contabili pun un sigiliu pe toate documentele. Chiar și cei care nu au nevoie de amprentă.

Depunerea documentelor la Serviciul Fiscal Federal: când nu trebuie să puneți ștampila

Dacă statutul societății nu conține informații despre sigiliul acesteia. Apoi, documentele transmise Serviciului Federal de Taxe nu pot conține o amprentă a sigiliului.

Notă: Scrisoare din partea Ministerului de Finanțe al Federației Ruse în scrisoarea din 16 februarie 2016 Nr. 03-02-07/1/8575.

Oficialii se referă la legile privind societățile pe acțiuni Oh. Și despre societățile cu răspundere limitată(OOO). Din care rezultă că utilizarea sigiliului de către societate este un drept. Nu este o obligație. Iar informațiile despre prezența unui sigiliu trebuie să fie conținute în statutul companiei.

la meniu

Este necesar sau nu sigiliul organizației în contractele cu contrapărțile?

În general, contractele cu contrapărțile nu trebuie ștampilate. Cu excepția cazului în care, desigur, textul acordului însuși obligă părțile să certifice sigiliul organizației la acord. Sau acest lucru nu este impus direct de lege. Această concluzie rezultă din paragraful 1.

De exemplu, este obligatoriu să aveți ștampile pe un bon de depozit dublu. Și acordul de gaj, dacă obiectul gajat rămâne la debitorul gajist. Pentru că asta se spune în și.

Dacă cerinte speciale la acordul din lege sau din textul acordului nu există. Nu este nevoie să aplicați o ștampilă. Pentru că instanțele, de exemplu, trag o concluzie. În general, sigiliul companiei este doar un lucru în plus. Și nu este o cerință obligatorie a contractului. Prin urmare, chiar și fără amprentă, contractul se consideră încheiat. Și o astfel de înțelegere nu poate fi declarată invalidă. Prin urmare, dacă în textul contractului nu există niciun cuvânt despre tipărire. Atunci contractul va fi valabil fără el. Principalul lucru este că documentul poartă semnăturile părților la tranzacție.

Cine vrea să fie în siguranță? Și urări timbre obligatorii ambele părți. Apoi puteți scrie următoarea formulare în ele. „Acest acord și modificările la acesta sunt valabile numai dacă sunt făcute în scris. Semnat de reprezentantii autorizati si sigilat de parti.” Atunci cu siguranță nu te poți descurca fără tipărire.

la meniu

Când este necesară imprimarea?

Notă: Consultați lista completă a documentelor pe care este necesar sigiliul organizației (opțional)

De la 1 ianuarie 2013, companiile pot folosi în general propriile formulare primare, precizând acest lucru în politica contabila. Principalul lucru este că acestea conțin toate detaliile obligatorii de la articolul 9 Lege federala din 6 decembrie 2011 Nr 402-FZ.

Prin urmare, dacă în formularele de document pe care compania dumneavoastră le-a dezvoltat sau îmbunătățit și le folosește acum, nici un câmp imprimabil, amprenta acesteia pe document nu este necesară. Simțiți-vă liber să lucrați fără el.

Dar dacă utilizați formulare primare standard, care sunt marcate „M.P.”, va trebui să puneți o ștampilă. În caz contrar, documentul va fi executat cu încălcare. Aceasta înseamnă că, cu ajutorul acestuia, nu va fi posibilă, de exemplu, confirmarea cheltuielilor cu impozitul pe venit.

la meniu

Tipărirea a fost anulată. Cum să lucrez acum?

Din 7 aprilie 2015, organizațiile comerciale pot refuza sigiliile rotunde. Ei au dobândit acest drept după intrarea în vigoare a Legii federale nr. 82-FZ din 6 aprilie 2015.

Este necesar să refuzați imprimarea?

Deloc necesar. Conducerea organizației, la propria discreție, decide dacă să folosească tipărirea în viitor sau să se descurce fără ea. Legea prevede doar posibilitatea renunțării la sigiliul rotund în favoarea metodelor moderne de identificare. Dar organizațiile au în continuare dreptul de a produce orice număr de sigilii și ștampile de orice formă, culoare și grad de protecție.

Ce poate înlocui imprimarea?

Puteți înlocui sigiliul, de exemplu, semnatura electronica, antete speciale ale companiei sau sigilii holografice.

Am primit o conosament de la o contraparte fără ștampilă. Ar trebui să returnez documentul pentru a-l ștampila?

Totul depinde de forma acestei facturi. Dacă furnizorul dvs. utilizează formularul standard nr. TORG-12, care este aprobat prin Decretul Comitetului de Stat pentru Statistică al Rusiei din 25 decembrie 1998 nr. 132, este necesară o ștampilă. La urma urmei, formularul în sine conține un loc special desemnat pentru amprentă. Mai mult, documentul trebuie să aibă două sigilii – al vânzătorului și al cumpărătorului.

Și dacă dvs. și furnizorul sunteți de acord să utilizați o factură auto-dezvoltată, unde nu există câmpul „M.P.”, atunci nu este necesar un sigiliu.

Și multe companii îl folosesc acum în munca lor. Acest lucru este convenabil - cu un singur document puteți confirma atât deducerile de TVA, cât și justificați cheltuielile. Formularul UPD se află în scrisoarea Serviciului Fiscal Federal al Rusiei din 21 octombrie 2013 nr. ММВ-20-3/96@. Deci, în formularul în sine există spațiu pentru o amprentă (câmpul „M.P.”).

Deși în recomandările de completare a detaliilor individuale ale documentului universal, funcționarii fiscali au indicat că imprimarea pe formular este opțională. Deci, UPD fără amprentă poate fi încă acceptat ca contabilitate fiscală. Principalul lucru este că toate detaliile primare necesare sunt completate corect în document.

Nu există nici un sigiliu al vânzătorului pe bonul de vânzare. Un astfel de document va putea confirma cheltuielile?

Dacă formularul de document în sine nu are câmpul „MP”, nu veți avea probleme. La urma urmei, fiecare vânzător dezvoltă în mod independent formularul de bon de vânzare. Formular oficial Nu. Reprezentanții Ministerului de Finanțe al Rusiei au subliniat acest lucru într-o scrisoare din 11 februarie 2009 nr. 03-11-06/3/28. Deci, dacă spațiul pentru amprentă este în chitanță nu este furnizată, atunci imprimarea pe document nu este necesară.

la meniu

Cum să refuzi sigiliul organizației?

Modificați statutul organizației dvs. Informațiile despre prezența unui sigiliu trebuie să fie în acest document.

Dacă refuzăm sigiliul organizației, este necesar să îl punem în documente standard în care aceste detalii sunt furnizate, de exemplu, într-o carte de casă?

Nu au existat încă clarificări oficiale cu privire la această problemă. Dar Serviciul Fiscal Federal al Rusiei, Fondul de Pensii al Rusiei și Serviciul Fiscal Federal al Rusiei explică că imediat după intrarea în vigoare a legii, compania are dreptul de a le transfera orice documente fără sigiliu. Singura mea dorință este ca, dacă decideți să refuzați sigiliul, să informați inspectorii despre acest lucru prin scrisoare. De îndată ce clarificări oficiale vor fi disponibile, vor fi aduse modificări articolului.

Este necesar să se pună o ștampilă pe produsul primar, formele cărora compania și-a dezvoltat singură?

Nu, nu e nevoie. Sigiliul nu figurează printre detaliile obligatorii ale documentelor primare enumerate în partea 2 a articolului 9 din Legea din 6 decembrie 2011 nr. 402-FZ.

Este necesar să se folosească un sigiliu în contracte, de exemplu, într-un contract de cumpărare și vânzare?

Nu, nu neapărat. Este necesară aplicarea unei ștampile într-un acord cu contrapărțile numai dacă acest lucru este prevăzut în mod expres în contract (clauza 1). Prin urmare, dacă una dintre părți refuză sigiliul rotund, asigurați-vă pur și simplu că cerința de a-l aplica este eliminată din contract.

la meniu

Vor cere băncile ștampile pe documente?

Nu, nu vor face. Reprezentanții băncii raportează că semnăturile director general pe orice documente este suficient pentru ei dacă firma refuză să imprime.

Organizațiile nu sunt obligate să pună o ștampilă pe declarațiile și documentele depuse la inspecție

Inspectorii fiscali nu au dreptul de a refuza să accepte documente de la o organizație, invocând absența ștampilei contribuabilului în acestea. Această concluzie rezultă din scrisoarea Serviciului Fiscal Federal al Rusiei din 05.08.15 nr. BS-4-17/13706@. Scrisoarea comentată a fost trimisă la nivelurile inferioare autoritățile fiscale pentru utilizare la locul de muncă.

Potrivit scrisorii, inspectorii fiscali trebuie să accepte documentele depuse de contribuabili, indiferent dacă sunt sau nu atestate cu sigiliu.

Această problemă (lipsa ștampilei pe declarație, calcul sau alte documente depuse la inspecție) nu există pentru organizațiile care depun prin internet. La urma urmei, pentru a certifica documentele de mai sus, este suficient ca ei să semneze dosarul trimis cu o semnătură electronică calificată.

Aveți nevoie de o ștampilă pe formularul 4-FSS?

Conform Informației FSS din 10 iunie 2015, absența sigiliului rotund al organizației la calcularea primelor de asigurare nu poate servi drept bază pentru refuzul de a accepta rapoarte. În plus, angajații FSS nu au dreptul de a cere organizațiilor să certifice cu un sigiliu corecțiile și cererile de compensare (rambursare) a sumelor plătite în exces (colectate) ale primelor de asigurare, penalităților și amenzilor.

la meniu

Este posibil acum să nu se pună ștampile în cărțile de muncă?

Anterior, a face asta era riscant. La urma urmei, regulile de completare a cărților de muncă încă prevăd că înregistrarea de pe pagina de titlu trebuie să fie certificată cu un sigiliu (clauza 2.2 din Instrucțiuni, aprobată prin Rezoluția Ministerului Muncii din Rusia din 10 octombrie 2003 nr. 69). ).

Imprimarea în cărțile de lucru nu mai este necesară!

Ministerul Muncii a pus capăt dezbaterii despre utilizarea sigiliului organizației la completarea carnetelor de muncă. Acum trebuie doar să certificați înregistrările din carnetul de muncă cu un sigiliu dacă aveți unul.

Notă: Ordinul Ministerului Muncii din 31 octombrie 2016 nr.589n și Ordinul Ministerului Muncii din 31 octombrie 2016 nr.588n.

Conform noilor reguli, organizațiile care au refuzat să folosească sigiliul trebuie să certifice evidența angajărilor, mișcărilor de personal și concedierilor doar cu semnătura managerului sau a persoanei responsabile cu menținerea evidenței muncii. Companiile care continuă să folosească sigiliul trebuie să continue să certifice înregistrările de reziliere cu sigiliul.

Apropo, clauza „dacă este disponibilă” se aplică și pentru aplicarea unei ștampile pe prima pagină a cărții de muncă și a inserției în cartea de muncă. De asemenea, nu mai este necesară certificarea cu sigiliu a carnetului de chitanță și cheltuieli pentru înregistrarea formularelor carnetului de muncă și a carnetului de înregistrare a mișcării carnetelor de muncă și a inserțiilor pentru acesta.

Notă: Comandă nouă intră în vigoare la 27 noiembrie 2016.

la meniu

Dacă aplicarea unui sigiliu în contracte este voluntară, atunci pe alte documente prezența acestuia este obligatorie.

Procura trebuie să fie complet completată și să aibă un eșantion de semnătură a persoanei în numele căreia este emisă. O procură în numele unei persoane juridice este emisă, semnată de șeful acesteia sau de o altă persoană autorizată să facă acest lucru prin documentele sale constitutive, cu sigiliul acestei organizații atașat (clauza 5 din articolul 185 din Codul civil al Federației Ruse). .

Lipsa sigiliului organizației care a eliberat împuternicirea indică invaliditatea acestui document, deoarece nu îndeplinește cerințele specificate paragraful 5 al art. 185 din Codul civil al Federației Ruse (Rezoluția Serviciului Federal Antimonopol al Districtului Volga din 28 mai 2009 în cazul nr. A49-7388/2006).

O ștampilă va fi necesară și la deschiderea unui cont personal. La urma urmei, înainte de a deschide un cont bancar, trebuie să depuneți un pachet de documente, inclusiv un card cu mostre de semnături și amprente de sigiliu (formular N 0401026 conform OKUD).

Când furnizați servicii populației unei organizații, efectuați plăți în numerar și (sau) plăți folosind carduri de plată fără a utiliza echipamente de casa de marcat, trebuie eliberat unui individ un document sub formă de raportare strictă, echivalent cu o chitanță de numerar. În paragrafe „și” clauza 3 din Regulamentul privind punerea în aplicare a plăților în numerar și (sau) decontărilor cu carduri de plată fără utilizarea echipamentului de casă de marcat (aprobat prin Decretul Guvernului Federației Ruse din 6 mai 2008 N 359) enumeră detalii obligatorii ale unui astfel de document, printre care se numără sigiliul organizației.

Documentele pe care este necesar un sigiliu includ anumite forme de documente primare enumerate în albume de formulare unificate aprobate prin decretele Comitetului de Stat pentru Statistică al Rusiei. Necesitatea unei amprente a sigiliului pe ele este indicată de prezența abrevierei „MP”. În special, atributul „Print Place” este prezent în cele ce urmează forme unificate:

Aviz de trăsură (formular N TORG-12, aprobat prin Rezoluția Comitetului de Stat pentru Statistică al Rusiei din 25 decembrie 1998 N 132);

Un act privind acceptarea lucrărilor finalizate, un certificat privind costul lucrărilor efectuate și cheltuielile, un act privind punerea în funcțiune a unei structuri temporare (fără titlu), un act privind suspendarea construcției, un act privind suspendarea proiectării și lucrări de cercetare pentru construcții nerealizate (respectiv forme N N KS-2, KS-3, KS-8, KS-17 și KS-18, aprobate prin Rezoluția Comitetului de Stat pentru Statistică al Rusiei din 11 noiembrie 1999 N 100);

Aviz de trăsură (formular N 1-T, aprobat prin Rezoluția Comitetului de Stat pentru Statistică al Rusiei din 28 noiembrie 1997 N 78);

Act privind înregistrarea bunurilor materiale primite în timpul dezmembrării și demontării clădirilor și structurilor (formular N M-35, aprobat prin Rezoluția menționată anterior a Comitetului de Stat de Statistică al Rusiei N 71a);

Acte privind recepția și transferul mijloacelor fixe, privind recepția și livrarea mijloacelor fixe reparate, reconstruite, modernizate, cu privire la recepția și transferul echipamentelor în vederea instalării, asupra defectelor echipamentelor identificate (conform formularelor N N OS-1, OS-1a). , OS-1b, OS -3, OS-15 și OS-16, aprobate prin Rezoluția Comitetului de Stat pentru Statistică al Rusiei din 21 ianuarie 2003 N 7);

Camion pentru un camion (formular N 4-P, aprobat prin Rezoluția Comitetului de Stat pentru Statistică al Rusiei din 28 noiembrie 1997 N 78).

Fără sigiliu, aceste acte vor fi întocmite cu încălcări. Din cele de mai sus rezultă că o amprentă a sigiliului pe documentele contabile primare este necesară numai atunci când este prevăzută expres în forma unificată.

Abrevierea indicată este prezentă și pe unele forme unificate de documentație contabilă primară pentru înregistrarea muncii și a plății acesteia (aprobată prin Rezoluția Comitetului de Stat de Statistică al Rusiei din 5 ianuarie 2004 N 1):

În actul de acceptare a muncii prestate în baza unui contract de muncă pe durată determinată încheiat pe durata unei anumite lucrări (formular N T-73);

Certificat de călătorie (formular N T-10).

În certificatul de călătorie, sigiliul atestă nu numai semnătura șefului organizației care trimite angajatul într-o călătorie de afaceri, ci și note despre sosirea călătorului la locul călătoriei de afaceri și plecarea din acesta. Dacă nu există un sigiliu al organizației la care angajații sunt trimiși într-o călătorie de afaceri, autoritățile fiscale nu acceptă cheltuieli pentru această călătorie de afaceri atunci când calculează impozitul pe venit.

Pe chitanța pentru comanda de primire în numerar (formular N KO-1) (aprobat prin Rezoluția Comitetului de Stat pentru Statistică al Rusiei din 18.08.1998 N 88) este prevăzută „M.P. (ștampila)”. Chitanța, în conformitate cu instrucțiunile de utilizare și completare a acesteia, trebuie să fie semnată de contabilul-șef sau de o persoană împuternicită în acest sens, și de casier. Semnăturile sunt certificate prin sigiliul (ștampila) casieriei. O prevedere similară este prevăzută în clauza 13 din Procedura pentru efectuarea tranzacțiilor cu numerar în Federația Rusă (aprobată prin Scrisoarea Băncii Rusiei din 4 octombrie 1993 nr. 18). După cum puteți vedea, în actele de conducere menționate mai sus nu vorbim despre sigiliul unei persoane juridice, ci despre sigiliul (ștampila) casierului.

Faptul că legislația actuală a Federației Ruse nu necesită aplicarea sigiliului unei persoane juridice pe o chitanță pentru un ordin de primire în numerar a fost confirmat și de judecătorii Serviciului Federal Antimonopol al Districtului Siberiei de Est. O discrepanță între amprentele sigiliului de pe chitanță și sigiliul organizației care a acceptat banii nu duce la nulitatea documentului (Rezoluția Serviciului Federal Antimonopol al Districtului Siberiei de Est din 22 ianuarie 2009 N A33-11360/ 07-F02-7117/08).

Toate formularele de declarație fiscală depuse de organizații trebuie să fie certificate printr-un sigiliu (clauza 31 din Procedura de completare a declarației fiscale pentru taxa pe valoarea adăugată, aprobată prin Ordinul Ministerului Finanțelor al Rusiei din 15 octombrie 2009 N 104n, clauza 2). , clauza 3.3 din Procedura de completare a declarației fiscale pentru impozitul pe profitul organizațiilor, aprobată prin Ordinul Serviciului Fiscal Federal al Rusiei din 15 decembrie 2010 N ММВ-7-3/730@).

La efectuarea inspecțiilor, autoritățile fiscale au dreptul de a solicita contribuabilului (agentul fiscal) documente care confirmă corectitudinea calculării și plata la timp a impozitelor (clauza 1, clauza 1, articolul 31, clauza 1, articolul 93 din Codul fiscal al Federația Rusă). Deoarece Serviciul Fiscal Federal al Rusiei nu depune originale, ci copii ale documentelor, acestea trebuie, de asemenea, certificate prin semnătura șefului și sigiliul organizației (clauza 2 a articolului 93 din Codul fiscal al Federației Ruse).

Dar, în practică, vânzătorului i se poate cere totuși să-și aplice sigiliul. Astfel, corecțiile efectuate la facturi trebuie să fie certificate prin semnătura managerului și sigiliul vânzătorului, cu indicarea datei corectării (clauza 29 din Regulile de păstrare a registrelor facturilor primite și emise, carnetelor de cumpărare și carnetelor de vânzări contravaloare). calculele taxei adăugate , aprobate prin Decretul Guvernului Federației Ruse din 2 decembrie 2000 N 914). Prin urmare, la corectarea erorilor descoperite în urma întocmirii unei facturi, organizația care a emis factura, inclusiv agentul fiscal, trebuie să le certifice cu semnătura managerului (autorizat în în modul prescris persoană) și sigiliu (Scrisoare a Serviciului Federal de Taxe al Rusiei din 12 august 2009 N ShS-22-3/634@).

Cerința aplicării sigiliului organizației în carnetele de muncă este consacrată, așa cum s-a menționat mai sus, în Instrucțiunile de completare a cărților de muncă, precum și în Regulile de păstrare și păstrare a cărților de muncă, întocmirea formularelor de carnet de muncă și furnizarea acestora către angajatori (aprobate). prin Decretul Guvernului Federației Ruse din 16.04.2003 N 225).

Astfel, pe pagina de titlu este necesară o ștampilă și se aplică la înregistrarea unui carnet de muncă (clauza 2.2 din Instrucțiuni). Pentru a face acest lucru, există un câmp corespunzător în colțul din dreapta jos al acestei foi, marcat cu abrevierea „MP”. În acest caz, puteți utiliza atât sigiliul organizației, cât și sigiliul serviciului de personal. Abrevierea „M.P.” utilizate și pe prima foaie a inserției cărții de lucru (forma registrului de lucru și forma inserției registrului de lucru au fost aprobate prin decretul menționat anterior al Guvernului Federației Ruse N 225, mostrele lor sunt prin ordin al ministerului al Finanțelor Rusiei din 22 decembrie 2003 N 117n).

Sigiliul este aplicat și pe interiorul copertei atunci când se fac modificări la informațiile conținute pe pagina de titlu (clauza 2.3 din Instrucțiuni). De exemplu, cel mai frecvent caz: o muncitoare s-a căsătorit și și-a schimbat numele de fată cu numele de familie al soțului ei.

Atunci când un angajat este concediat, toate înscrierile făcute în carnetul de muncă în timpul activității sale în această organizație sunt certificate prin semnătura angajatorului sau a persoanei responsabile cu păstrarea carnetului de muncă, sigiliul acestuia și semnătura salariatului însuși (clauza 35 din Reguli).

Articolul 62 din Codul Muncii al Federației Ruse obligă angajatorul să furnizeze angajatului copii ale documentelor legate de muncă. În plus, aceste copii trebuie să fie certificate corespunzător.

Conform Decretului Prezidiului Sovietului Suprem al URSS din 08/04/1983 N 9779-X „Cu privire la procedura de eliberare și certificare de către întreprinderi, instituții și organizații a copiilor documentelor referitoare la drepturile cetățenilor” ( se aplică în măsura în care nu contravine Codului Muncii al Federației Ruse (articolul 423)), corectitudinea copiei documentului trebuie să fie certificată prin semnătura managerului sau a unui funcționar autorizat și a unui sigiliu (cu excepția cazurilor în care un un anumit document necesită legalizare). În acest caz, data emiterii sale este indicată pe copie și se notează că documentul original se află această întreprindere, instituție, organizație.

GOST R 6.30-2003 menționat determină exact cum ar trebui să arate inscripția de certificare: sub atributul „semnătură” este aplicată inscripția „Adevărat”; În continuare, se indică funcția celui care a certificat copia, se aplică semnătura personală a acestuia, se face o transcriere a semnăturii (inițiale, prenume), se indică data certificării și se aplică un sigiliu.

Toate entitati legale, se pare, ar trebui să aibă un sigiliu disponibil. Cu toate acestea, nici unul GK Federația Rusă, nici Federală lege din 08.08.2001 N 129-FZ „Cu privire la înregistrarea de stat a persoanelor juridice și antreprenori individuali„nu-i obligați la aceasta. Dar o asemenea cerință este încă prevăzută de normele legilor speciale:

Pentru societatile pe actiuni - clauza 7 art. 2 Legea federală din 26 decembrie 1995 N 208-FZ „Cu privire la societățile pe acțiuni”;

Pentru societatile cu raspundere limitata - clauza 5 art. 2 Legea federală din 02/08/1998 N 14-FZ „Cu privire la societățile cu răspundere limitată”;

Pentru întreprinderi unitare - clauza 3 art. 2 Legea federală din 14 noiembrie 2002 N 161-FZ „Cu privire la întreprinderile unitare de stat și municipale”;

Pentru nu organizatii comerciale - Artă. 3 Legea federală din 12 ianuarie 1996 N 7-FZ „Cu privire la organizațiile non-profit”;

Pentru cooperativele de economii locative - clauza 8 art. 3 Legea federală din 30 decembrie 2004 N 215-FZ „Cu privire la cooperativele de economii locative”.

În acest caz, aceste persoane juridice au dreptul să aibă ștampile cu numele lor.

Notă. Legislația regională a rămas mult timp procedura de autorizare producerea de sigilii. De exemplu, la Moscova, pentru a obține permisiunea de a face un sigiliu, au contactat departamentul de afaceri interne al districtului sau al orașului ( clauza 4.14 S-a aprobat regulamentul privind procedura de înregistrare a întreprinderilor la Moscova. Decretul Guvernului de la Moscova din 17 septembrie 1991 N 97). Acest ordin a existat în oraș până în 1997.

După cum vedem, prezența obligatorie a sigiliului nu este menționată la nivel legislativ în raport cu companiile cu răspundere suplimentară și parteneriate.

Ștampila pentru documente - unde se pune ea și ce ar trebui să fie? Răspunsul la aceste întrebări aparent simple este caracterizat de o serie de nuanțe - să le privim.

Ce tip de sigiliu ar trebui folosit pentru documente?

Organizațiile și antreprenorii individuali pot folosi următorul sigiliu pentru a certifica documentele:

• principal;
• unitate structurală;
• special (de exemplu, sigiliu pentru documente pentru uz intern).

Legislația Federației Ruse nu conține nicio clasificare a sigiliilor - utilizarea soiurilor de mai sus s-a dezvoltat în practică.

Nevoia de implicare timbre pentru documente, diferit de cel principal, se poate datora dificultății de a obține accesul operațional la sigiliul principal de către diviziile structurale ale companiei sau angajații specifici. Prin urmare, li se poate oferi posibilitatea de a utiliza instrumente alternative adecvate pentru certificarea documentelor.

Din punct de vedere juridic, toate tipurile de sigilii utilizate de o companie sunt echivalente dacă:

• prin intermediul acestora se poate consemna pe hartie denumirea completa a societatii, precum si adresa acesteia;
• au formă rotundă;
• denumirea tipului de sigiliu utilizat (de exemplu, „Pentru departamentul de resurse umane”) nu contrazice domeniul de aplicare al acestuia (adică departamentul de resurse umane nu poate certifica documentele departamentului de vânzări cu sigiliul său).

Dacă documentul este trimis către agenție guvernamentală, ar trebui să fie certificat numai cu sigiliul principal. Utilizarea de sigilii speciale sau a sigiliilor corespunzatoare diviziunilor structurale de catre companie atunci cand interactioneaza cu partenerii si contractorii se realizeaza cu acordul acestora.

În conformitate cu modificările aduse prin Legea din 04/06/2015 nr. 82-FZ la o serie de reglementări federale, organizații ruseștiîn general, aceștia nu sunt obligați să folosească un sigiliu în raporturile juridice, cu excepția cazului în care se prevede altfel în mod expres prin anumite reguli de drept.

Puteți afla mai multe despre specificul aplicării normelor legale care reglementează utilizarea sigiliilor de către organizații în articol.

Dar dacă compania încă folosește propriile sale stampila pentru documente - unde o poti pune? ea, în ce parte a foii?

Care parte a documentului este ștampilată?

Este lipit sigiliu pentru documenteîn cele mai multe cazuri, lângă semnătura persoanei care a certificat actul oficial. De regulă, abrevierea „M.P.” este prezentă în zona corespunzătoare a documentului. (loc pentru tipărire). Dar dacă nu este furnizat în formularul original, nu trebuie să îl introduceți manual.

Unde pot ștampila documentele? la certificarea lor? Deci, pe documentul care se certifică, sigiliul trebuie plasat în așa fel încât să permită:

• recunoașteți alte detalii semnificative ale documentului (numele coloanelor și informațiile pe care le conțin);
• atestă autenticitatea semnăturii persoanei care a verificat documentul.

De asemenea, este de dorit ca sigiliul să acopere parțial unul dintre cuvintele care formează titlul postului persoanei care semnează documentul.

Contractorii, autoritățile fiscale și alte agenții guvernamentale salută întotdeauna imprimarea cât mai clară pe hârtie (dar nu îndrăzneață).

Unde pot găsi mostre de sigilii pentru documente?

Specialiștii noștri au pregătit mai multe mostre pentru tine timbre pentru documente, care sunt folosite în diverse cazuri. De asemenea, puteți vedea un exemplu de ștampilare corectă a unui document.

Rezultate

Pentru a optimiza fluxul documentelor companiile rusești are dreptul de a utiliza nu numai cea principală, ci și suplimentară sigilii pentru documente. Cu toate acestea, în structuri oficiale Documentele certificate numai cu sigiliul principal trebuie trimise.

Este important să se asigure că structura principală și suplimentară timbre pentru documente denumirile si adresele companiilor. Toate tipurile timbre pentru documente, folosite de companie pentru a le certifica, trimise la entitati externe - contrapartide, agentii guvernamentale, trebuie sa fie rotunde.

Unde se pune ștampila pe documente? Acesta trebuie plasat în așa fel încât să nu acopere alte mențiuni semnificative prezente în document.

Vă puteți familiariza cu alte nuanțe ale utilizării tipăririi atunci când organizați fluxul de documente într-o întreprindere în articol.

Este o ștampilă plasată pe comenzile organizației în 2019? Să luăm în considerare regulile de utilizare a acestei cerințe pe documentele administrative.

Citiți articolul nostru:

Comenzile trebuie ștampilate?

Regula generală de utilizare a sigiliilor la comenzi este că acestea sunt plasate numai dacă comanda utilizează propriul formular de document creat de organizație. Comenzile unificate pentru personal nu necesită astfel de detalii.

Dacă întreprinderea și-a dezvoltat propriile formulare de documente și reglementările locale prevăd prezența unui sigiliu, atunci acesta este aplicat. Aceasta rezultă din articolul 8 Codul Muncii RF și articolele 7, 9 din Legea din .

De asemenea, este necesară o ștampilă pe comandă dacă documentul este trimis către organizatii externe, deoarece își va certifica autenticitatea. Cererea de sigilare poate fi făcută de către organizația destinatară, caz în care se pune și ștampila.

Legea oferă următoarea listă de situații în care este necesar un sigiliu. Acest:

• (la pornire, concedierea unui angajat sau, de exemplu, schimbarea numelui de familie al angajatului).
• Local reguli organizatii.
• Contractele de muncă (împreună cu acorduri suplimentare acestora și acorduri privind răspunderea financiară integrală).
• Acte și scrisori de garanție.
• Imputerniciri legate de implementarea anumitor actiuni legate de cheltuieli Baniși bază materială.
• Referințe de arhivă și copii ale documentelor.
• Certificate de serviciu și de călătorie.
• Certificate de atribuire, petiții, caracteristici, recomandări etc.

Cine are dreptul să pună o ștampilă pe o comandă?

Organizația are dreptul de a stabili propria listă de documente care necesită sigilare. Și, prin urmare, angajatorul poate emite un ordin asupra angajaților folosind sigiliul pentru nevoi oficiale. De obicei, aceștia includ oficiali de vârf ai organizației, șefi de divizii structurale etc.

Ştampila de pe comandă este executiv care emite acest ordin. Dacă ordinul acoperă întreaga întreprindere, sunt necesare semnătura managerului și ștampila organizației. Și dacă ordinul se referă la un anumit departament, iar șeful acestuia are propriul său sigiliu, acesta este ceea ce se folosește.

Ce tipuri de sigilii există?

Să enumerăm tipurile de sigilii:

• Timbru. Al lor aspect reglementate de GOST R 51511-2001. Sigiliile oficiale sunt folosite în agențiile guvernamentale și organizațiile care au dreptul de a folosi simbolurile Federației Ruse (de exemplu, birourile notariale).
• Echivalat cu ștampila. Astfel de sigilii sunt create pentru organizațiile comerciale. Ele pot fi marcate cu un logo sau o emblemă corporativă unică. În orice caz, trebuie să indice TIN-ul și numărul certificatului de înregistrare de stat. Întreprinzătorul individual indică suplimentar numele de familie, prenumele și patronimul, dar logo-ul nu mai este aplicat.
• Simplu. Necesitatea acestora este determinată de însuși angajator și este consemnată în ordine de reglementare. De exemplu, acestea sunt sigilii pentru certificate de certificare, copii și extrase.
• Stampila detalii pentru situații similare, folosit pentru a accelera și îmbunătăți eficiența fluxului de documente. Acestea sunt adresa, înregistrarea, cu drepturi de acces (de exemplu, clasificate ca „secrete”) etc.

Pentru ce sunt exact timbrele?

Domeniul de utilizare a sigiliilor este reglementat de Unified sistem de stat munca de birou (aprobat). Detaliile sigiliului confirmă autenticitatea unei anumite comenzi, act, certificat etc. În consecință, utilizarea acestuia conferă documentului forță juridică și dovedește legalitatea acțiunilor în conformitate cu acesta.

Locația de imprimare

Locația pentru impresie se numește locație. Este plasat în partea de jos a documentului, lângă viza de manager.

Notă

Este important ca imprimarea să nu coincidă cu semnătura în sine. Este acceptabil ca sigiliul să apară parțial pe titlul postului.

ÎN managementul înregistrărilor de personal se obişnuieşte să-l lase pe document loc specialși marcați-l cu abrevierea M.P. Aceasta este o tehnică convenabilă pentru a evita deteriorarea documentelor din cauza plasării incorecte a imprimării.

Depozitarea sigiliilor

Sigiliile sunt păstrate de către angajații care au dreptul de a folosi această cerință. Sigiliu rotund de bază cel mai timpul este la dispoziţia şefului compartimentului organizatoric. În cazul în care managerul pleacă în vacanță sau într-o călătorie de afaceri, acesta este predat angajatului responsabil împotriva semnăturii. O varietate de sigilii auxiliare simple sunt eliberate angajaților care le solicită în îndeplinirea atribuțiilor lor oficiale.

Locațiile de depozitare pentru sigilii depind de tipul acestora. Sigiliul rotund principal (precum și ștampila cu adresa) este depozitat într-un seif sigilat neinflamabil. Este suficient să păstrați ștampile auxiliare într-o masă care este încuiată cu o cheie. Sigiliile sunt păstrate într-un jurnal special.

Reguli pentru certificarea documentelor în munca de birou

Cel mai bine este atunci când angajatorul introduce instrucțiuni care reglementează utilizarea sigiliilor. În primul rând, se stabilește o listă de documente certificate prin această cerință. Lista nu este definitivă, se va putea adăuga modificările necesare. Necesitatea acestora este determinată de însuși angajator și este consemnată în ordine de reglementare.

În continuare, sunt dezvoltate instrucțiuni pentru utilizarea sigiliilor. Acesta specifică regulile pentru aplicarea, depozitarea și eliminarea ștampilelor și regulile de depozitare a înregistrărilor. Instrucțiunea este creată ca o completare la statutul organizației sau ca document separat.

• Afaceri
• Dezvoltare de sine
• Idei
• Calculatoare
• Povesti de succes

avtovsamare.ru - Afacerea mea - Francize. Evaluări. Povesti de succes. Idei. Munca și educație

Certificat de înregistrare a mass-media EL Nr FS 77 - 57771 din data de 18.04.2014.
Copyright © 2006-2017. Toate materialele sunt protejate prin drepturi de autor
Institutul de presă „BusinessGarant” este înregistrat de către Serviciul Federal de Supraveghere a Comunicațiilor, Tehnologiilor Informației și Comunicațiilor de Masă