Justificare pentru angajarea unui nou angajat. Angajarea unui nou angajat, instrucțiuni pas cu pas

Poate o femeieviitoare mamă,ar trebui să obțin un loc de muncă la o dată ulterioară? Este acesta un motiv pentru care angajatorul refuză angajarea?chiar daca potentiala angajata, dupa alte criterii, se potriveste pe deplin angajatorului si are drepturi speciale?

Justificare economică pentru angajarea unei femei însărcinate

La angajarea unei gravide, angajatorul trebuie să trimită la Fondul de Asigurări Sociale o notă explicativă în care să justifice angajarea.angajata insarcinata. Lucrarea este întocmită conform Formularului 4-FSS.Documentul descrie procedura de angajare a gravidelor și a femeilor cu copii în aceleași posturi, indicând faptul că neangajarea în astfel de cazuri este pedepsită de lege.

De asemenea, în rațiuneNeapăratse indică faptul cănu contează cât este ceasul,ealucrat la companieȘiînainte de a atribui plățile și prestațiile de maternitate.În justificareȘitrebuie indicat nivelul salarialca aceastaangajaților, conform statutului personalului.

Refuzul nerezonabil de a angaja o femeie însărcinată

Conform Codului Muncii al Federației Ruse, managerul nu are dreptul de a refuza angajarea viitoarei mame din cauza stării acesteia (articolul 64).Potrivit legii, refuzul de a angaja poate fi justificat doar pentru că aptitudinile profesionale ale angajatului nu corespund cerințelor întreprinderii.Ce motive pot fi motive pentru refuzul angajării:

• lipsa de studii sau gradul insuficient;
• lipsa competențelor în domeniul de lucru solicitat;
• vârstă necorespunzătoare;
• alte restricții privind angajarea în serviciu.

Angajatorul trebuie să justifice refuzul în scris, indicând motivul, iar solicitantul are dreptul de a cere o copie a acestuia. Dacă motivul nu este justificat, atunci el are dreptul de a depune plângere în instanță.În cazul în care refuzul afirmă că temeiul refuzului a fost condiția solicitantului, atunci angajatorul va răspunde penal pentru acest lucru în temeiul articolului 145.

Este posibil să refuzi un loc de muncă unei femei însărcinate?

Există mai mulți factori pentru care managerii nu sunt foarte dispușiangajeaza un angajat,asteptand un copil. Nu sunt mulțumiți de mai multe lucruri asociate cu acest tip de angajat.În primul rând, faptul că va lucra temporar, în al doilea rând, angajatorul este obligat să plătească concediu de maternitate, în al treilea rând, angajata va intra adesea în concediu medical și va cere concediu, iar în al patrulea rând, nu poate fi concediată.

Dar toate aceste motive nu au forță juridică, iar dacă candidatul este calificat pentru post,apoi nu o accepta pentru ca asteapta un copil ilegal si incalca legea.

Angajarea femeilor însărcinate pentru a lucra în condiții de muncă periculoase

Este posibil să angajezi o femeie însărcinată pentru un post în care condițiile de muncă sunt dăunătoare?Dacă angajatul este de acord să lucreze în aceste condiții,dar conform indicațiilor medicale, ea nu poate face acest lucru în timp ce așteaptă un copil, adică există două moduri.

În primul rând, managerul o transferă pe femeie într-un alt post vacant, cu condiții de muncă ușoare și program convenabil muncă.În al doilea rând - dacă nu există așa ceva, atunci angajatul trebuie să întocmească și să trimită o petiție managerului de eliberare de la muncă pentru întreaga perioadă a sarcinii, până când concediu de maternitate, cu mentinerea salariului mediu.După care angajatorul emite un ordin corespunzător.

Toate aceste prevederi sunt consacrate în articolul 212.ch. 2 din Codul Muncii al Federației Ruse și refuză transferul la muncă ușoară sau eliberarea de la muncă în timpul sarcinii și nașterii cu menținerea salariului, angajatorul nu are dreptul.

Are o femeie însărcinată dreptul să părăsească locul de muncă pentru a vedea un medic?

O femeie însărcinată este obligată să viziteze un medic strict la program. Are dreptul să facă asta plecând? la locul de muncă, la un moment convenabil pentru tine?De Legislația muncii(Articolul 254), o femeie însărcinată sau care are copii are anumite avantaje.

Un angajat poate fi supus unor examinări medicale obligatorii, în timp ce salariu mediu este reţinut de ea. Astfel de examinări includ și examinări medicale periodice.Prin urmare, angajatorul este obligat să-l elibereze pe salariat pentru a se supune examinărilor medicale fără deducerea salariului.Pentru a face acest lucru, angajata trebuie să furnizeze un certificat de examinare medicală sau alt document care să confirme că trebuie să viziteze medicul la ora specificată.

Angajarea este procesul de angajare a unei anumite persoane pentru un anumit post. Aceasta presupune scrierea unei cereri, semnarea unui acord, completarea unui card personal și completarea unui pachet întreg de documente, fără de care angajat nou nu va putea începe să-și îndeplinească atribuțiile la timp.

Cine ia decizii de angajare?

Închiderea oricărui post vacant este precedată de mult de lucru muncitor de personal.

El selectează candidații.

Efectuează numeroase interviuri, testează cei mai potriviți aplicanți și verifică adecvarea lor profesională.

Lucrează îndeaproape cu șeful unității structurale pentru a selecta cel mai potrivit angajat.

Dar inca Verdictul final cu privire la cine să angajeze este dat nu de ofițerul de personal, ci de manager. Doar viza de autorizare a acestuia oferă motive pentru pregătirea unui ordin de admitere.

Terenuri

Mulți oameni cred în mod eronat că este imposibil să înregistrați o persoană fără o cerere. De fapt, acest document este mai degrabă necesar pentru personalul însuși, pentru comoditate la crearea unui dosar personal.

A t Codul mineral nu necesită cereri din partea solicitanților. Documentul principal care dă undă verde pentru înregistrarea unui angajat este.

Puteți găsi un model de contract de muncă.

Dar nu are rost să renunți în grabă la aplicație. Facilitează inițierea procesului de angajare a angajaților. Scris de mana.

Semnat de toate persoanele interesate de angajat, inclusiv de șeful organizației, este un document convenabil pentru rezolvarea problemelor care apar în timpul procedurii de angajare. Voința solicitantului, acordul angajatorului - toate într-un singur loc.

Puteți aplica pentru un loc de muncă.

Etapele procesului de recrutare

Cum se desfășoară recrutarea? De ce ai nevoie?

Procedura de angajare a unui angajat poate fi împărțită în mai multe etape în următoarea secvență:

1. Solicitantul depune o cerere la angajator (după cum sa menționat mai devreme, acest pas nu este obligatoriu).
2. Furnizarea documentelor.
3. Citeste instuctiunile.
4. Semnarea contractului.
5. Emiterea unui ordin.
6. Formarea unui dosar personal.

Să ne uităm la toate etapele de angajare separat:

Scrierea unei cereri

Angajarea unui angajat începe cu persoana care își exprimă dorința de a lucra într-o anumită organizație prin scrierea unei cereri.

Din moment ce nu este obligatoriu, spre deosebire de un contract.

Se accepta ca cererea sa indice postul pentru care candidatul candideaza, unitatea structurala si data de incepere dorita.

Aprobat de șeful sub care angajatul intenționează să lucreze, este scris de director către departamentul de resurse umane.

Primirea documentelor necesare de la candidat

Codul Muncii oferă informații complete:

1. Pașaport, SNILS.
2. Istoria Angajărilor. Se începe la întreprindere dacă persoana nu a fost angajată anterior.
3. legitimație militară pentru cei obligați pentru serviciul militar.
4. Documente care pot confirma educația și nivelul de calificare al solicitantului.

Pentru posturi individuale există documente aditionale:

1. pentru cei care doresc să intre într-un domeniu de activitate în care nu sunt acceptate persoane cu antecedente penale.
2. Permis de conducere pentru șoferi profesioniști.
3. Ajutor despre starea de proprietate pentru angajati.

Lipsa altor documente nu va constitui un obstacol în calea încheierii relaţiile de muncă .

În unele cazuri, angajatorul este obligat să solicite un certificat medical de la viitorul angajat:

1. Activități în Industria alimentară, industria de catering.

Familiarizarea cu reglementările locale

Responsabilități de serviciu, ca multe acte locale, sunt prezentate în prealabil.

La angajare angajatorul este obligat să familiarizeze angajatul cu reglementările locale împotriva semnăturii.

Acest punct important. Dacă data revizuirii este ulterioară datei contractului, atunci dacă apar probleme controversate, angajatorul va trebui să caute documente justificative de ce nu și-a îndeplinit obligațiile la timp.

Viitorul angajat, înainte de a se angaja să-și îndeplinească atribuțiile, trebuie să-și imagineze ce îl așteaptă, care sunt cerințele în colectiv de muncă prezentate angajaților.

în care nu trebuie să prezentați angajatului toate reglementările locale disponibile. Este necesar să vă familiarizați numai cu cele care se referă la viitoarea sa lucrare:

• regulile interne reglementările munciiîn conformitate cu partea 3 a articolului 68 din Codul Muncii al Federației Ruse;
• reglementarea datelor cu caracter personal (articolul 87 din Codul Muncii al Federației Ruse);
• reglementări privind remunerarea (articolul 135 din Codul Muncii al Federației Ruse);
• reguli privind protecția muncii (articolul 212 din Codul Muncii al Federației Ruse).

Ordinea de acceptare la muncă

Ordinul repetă complet termenii contractului de muncă. Cel mai adesea, se emite un ordin de admitere în. Semnat de ambele părți. Se acordă doar trei zile pentru familiarizare. Încălcarea termenelor limită este o penalizare clară în caz de litigiu.

Exemplu de completare a unei cereri de angajare formă unificată T-1 poți.

Veți învăța cum să întocmiți corect un ordin de admitere în videoclipul prezentat:

Realizarea unei înscrieri în cartea de muncă

Timpul în care un angajat al personalului poate face o înscriere în evidența muncii este limitat. Doar cinci zile disponibile.

Sesizarea biroului de înmatriculare și înrolare militară

O condiție obligatorie pentru angajarea unei persoane este ca solicitantul să fie înregistrat la armata, angajatorul trebuie să-și solicite legitimația militară. Pe baza datelor primite, informațiile sunt trimise la biroul local de înregistrare și înrolare militară (conform înregistrării angajatului). Formularul de notificare este uniform. Acesta conține următoarele informații:

• denumirea funcției;
• subdiviziune structurală;
• când este acceptat, numărul de comandă.

Informațiile trebuie trimise în termen de zece zile. Întârzierea este inacceptabilă.

• data de angajare

Relațiile de muncă apar după semnarea contractului. Deși nu există niciun document, nu există nici un angajat. Dar data semnării nu este data angajării.

Dacă în document nu se specifică ziua în care salariatul trebuie să înceapă să-şi îndeplinească a sa functiile muncii, atunci data acceptării se consideră a doua zi după intrarea în vigoare a contractului.

Adică acordul a fost încheiat pe 16 iunie și s-a făcut notă că intră în vigoare în aceeași zi. Aceasta înseamnă că data recepției este 17 iunie.

Dar cel mai adesea, contractul de muncă indică suplimentar în ce zi începe angajatul să-și îndeplinească funcțiile de muncă. Aceasta este o opțiune ideală pentru a evita neînțelegerile din partea angajatului.

Discriminare

Discriminarea la angajare este refuzul de a angaja un solicitant pe baza de sex, rasa, nationalitate, culoarea pielii, origine si alte circumstante care nu au legatura cu calitatile de afaceri ale viitorilor angajati.

Angajatorii au învățat să-și ascundă preferințele atunci când aleg un candidatși a încetat să mai indice sexul, vârsta, statutul social din cauza modificărilor recente ale legii.

Privind anunțurile de angajare existente, ați putea crede că acum toți sunt egali și vor alege doar în funcție de experiența candidatului, și nu în funcție de acesta/ea. aspect sau după gen.

Dar discriminarea în angajare există încă. De exemplu, după vârstă: dacă un angajator dorește să angajeze un tânăr ca programator, nu va angaja o femeie în vârstă pentru acest post, oricât de super profesionistă ar fi ea.

Aici este important să poți refuza corect candidații nepotriviți, pentru a nu le da un motiv să-i acuze de politici discriminatorii. Și trebuie să ne amintim că selecția lucrătorilor în funcție de starea civilă, vârstă, sex, presupune responsabilitate administrativă.

IMPORTANT! Uneori legea stabilește inițial criterii discriminatorii. De exemplu, este interzisă angajarea femeilor în muncă subterană. Și în refuzul unui post unui solicitant, într-un caz anume angajatorul va avea dreptate. El a îndeplinit doar cerința legii.

Răspunderea angajatorului

Amenzi pentru discriminare posibile nu chiar atât de grav. Antreprenor individual va plăti pentru postul greșit vacant până la 5 mii de ruble. Entitate va fi obligat să plătească o amendă de la 10 la 15 mii.

Aici Merită luat în considerare faptul că amenda se evaluează separat pentru fiecare reclamă. Și dacă un angajator selectează zeci de lucrători în fiecare lună și fiecare post vacant este publicat cu încălcări, atunci suma devine deja destul de gravă.

Refuz către reclamant

Dacă candidatul nu îndeplinește cerințele companiei și le-a primit, atunci acesta are dreptul de a solicita justificarea în scris.

Incoerența calităților de afaceri este singurul refuz motivat posibil.

Toate celelalte motive sunt nefondate.

Angajatorul este obligat să ia numai în considerare calitati de afaceri . La semnarea unui refuz este necesar să se justifice cu cele stabilite pentru pozitie vacanta cerinte:

• experiență generală;
• experienta in profil;
• educaţie.

Organizația își poate menține propriile criterii suplimentare. Pentru a face acest lucru, este necesar să înregistrați procesul de evaluare a calităților profesionale în documentele locale.

Video util

Cum să angajezi un nou angajat, cum să completezi documentele de personal? Veți afla despre asta în următorul videoclip:
https://youtu.be/EQ0qIzi7kI4

Concluzie

Nerespectarea termenelor la aplicarea pentru un loc de muncă sau documente incomplete constituie o încălcare gravă a tehnologiei de angajare stabilite de Codul Muncii. Chiar o acuzație ridicolă poate deveni un motiv pentru o inspecție serioasă de către inspectoratul de muncă.

observând reguli generale angajând angajați, angajatorul va putea evita greșelile și mecanismul de angajare nu va fi perturbat și totul va decurge bine pentru el și pentru noul angajat.

Subiect: Justificarea utilizării personalului într-o organizație

Introducere

Concluzie

Bibliografie

Introducere

La utilizarea personalului în organizații, se rezolvă o gamă largă de probleme: dezvoltarea fișelor postului, formarea abordărilor organizaționale și practice pentru implementarea mecanismului de utilizare a personalului în organizație, certificarea locurilor de muncă.

Utilizarea personalului într-o organizație se bazează pe recunoașterea rolului din ce în ce mai mare al personalității angajatului, pe înțelegerea motivației comportamentului său și pe capacitatea de a direcționa angajații în conformitate cu calificările sale și sarcinile cu care se confruntă organizația.

Trecerea la relațiile de piață a fost însoțită de abandonarea principiilor ierarhiei manageriale și a unui sistem de administrare rigid la crearea unui nou cultura organizationala, apariția de noi atitudini comportamentale și relații între oameni. În organizațiile din țările foarte dezvoltate, politica de utilizare eficientă a personalului este întotdeauna sub controlul conducerii și astăzi rămâne una dintre priorități.

Modalitățile sistemului de utilizare optimă a personalului sunt crearea unei motivații eficiente, oferind companiilor personal de înaltă calitate, utilizarea lor productivă, profesională și dezvoltare sociala personalul organizatiei.

Pentru a asigura utilizarea eficientă a personalului, conducerea organizației trebuie să dezvolte obiective clare și o strategie bine gândită pentru dezvoltarea acestuia. Toate activitățile de organizare a utilizării eficiente a personalului ar trebui să aibă ca scop crearea conditii optime alinierea capacităţilor personalului cu scopurile şi obiectivele stabilite pentru organizaţie.

1 Principalele direcții pentru utilizarea eficientă a personalului într-o organizație

Pentru a optimiza utilizarea personalului în organizații, este necesar să existe o funcționare bună a tuturor serviciilor organizației care desfășoară activități de planificare pentru selecția și plasarea personalului, certificarea locurilor de muncă și managementul direct al personalului la locurile de muncă.

Analiza locurilor de muncă ar trebui să răspundă la următoarele întrebări: caracteristicile locului de muncă, modul de operare, productivitatea muncii, cerințe de calificare la angajat. Analiza și proiectarea corectă a locului de muncă vă vor permite să alegeți combinația optimă de elemente, responsabilități și sarcini ale lucrătorilor. Rezultatul analizei este utilizat în timpul utilizării personalului.

Când descrii un loc de muncă, esența este enunțată proces de producție, condițiile de muncă, responsabilitățile angajaților, gradul de responsabilitate.

Specificația fluxului de lucru definește personalul și calitate profesională pe care trebuie să-l aibă un angajat.

Atunci când se dezvoltă un design pentru locul de muncă, se ia în considerare combinația optimă de responsabilități și sarcini ale unui anumit loc de muncă. pozitia de lucru, fără aceasta este imposibil utilizare eficientă potenţialul de resurse umane al întreprinderii.

Pentru utilizare rațională personalul are nevoie de lucru pe pregătirea personalului, pregătire avansată, planificare pentru promovarea angajaților și stimularea efectivă a indicatorilor de muncă calitativi și cantitativi.

Strategia de personal este interconectată cu strategie generală companiilor.

Rolul principal în utilizarea personalului este atribuit șefilor de departamente ale organizațiilor - șefi de departamente (servicii), maiștri, maiștri, care supraveghează direct personalul la fața locului.

Competența lor determină cât de rațional va fi utilizarea lucrătorilor la locurile lor de muncă și care va fi eficiența economică a activităților întregii echipe.

2 Dezavantaje ale folosirii personalului organizatoric

certificare de planificare a utilizării personalului

Greșeli de calcul și deficiențe la utilizarea personalului întreprinderii, chiar și cu calificare muncitori de personal tipic pentru marea majoritate a organizaţiilor. Foarte des, la mutarea lucrătorilor, toate informațiile despre angajați nu sunt luate în considerare și sunt folosite datele personale. Funcțiile de selecție a personalului se rezumă la cercetarea generală a pieței și obligă puțini oameni să facă ceva. Instruirea și formarea avansată sunt efectuate în mod oficial și sunt reduse la o „bifă” în raportare. Adaptarea profesională a lucrătorilor locali este de natură „întâmplătoare” în absența ajutoarelor organizatorice și metodologice. Angajații întreprinderii nu au o idee clară despre cultura corporativă și imaginea întreprinderii.

Conducerea întreprinderii, urmărind scopul de a obține profituri maxime, reduce sarcinile de utilizare a personalului la nevoia de a ocupa posturile vacante și documentație faptele de circulație a lucrătorilor la locul de muncă.

Utilizarea ineficientă a personalului întreprinderii este precedată de deficiențe în activitatea serviciilor de personal:

· selecția candidaților pentru posturile propuse se realizează formal;

· se ignoră calitățile personale și psihologice ale angajatului;

· sistemul de testare a candidaților la aplicarea pentru un loc de muncă nu funcționează;

· comenzile de angajare a unui angajat cu vize de serviciu sunt aglomerate, procesul de aprobare a acestora este complicat;

· absent adaptare profesională personalul ca bază pentru reținerea lucrătorilor în întreprindere.

În realitate, în întreprinderi, eficiența utilizării personalului este foarte des redusă din cauza următorilor factori:

· imposibilitatea îmbunătățirii muncii angajaților proactivi din cauza birocrației manageriale;

· lipsa gândirii inovatoare în rândul angajaților;

· ignorarea dezvoltării strategiei de dezvoltare a unei organizații;

lipsa de viziune a angajaților perspective de viitor;

· atitudinea indiferentă a echipei față de succesele colegilor;

· teama de a introduce schimbări și inovații și așteptarea unor consecințe negative din implementarea acestora.

Managerii de astăzi înțeleg că orice problemă a unei întreprinderi este o problemă de utilizare a potențialului de personal al organizației. Deși, în practică, se dovedește că managementul personalului în organizații este realizat de toate departamentele, iar angajatul, în esență, este „nimeni”. Nimeni nu este personal responsabil pentru utilizarea potențialului fiecărui angajat în parte. Între timp, angajatul poate fi cel mai scump, atât în ​​ceea ce privește pierderile, cât și în ceea ce privește realizarea de profituri.

O pierdere uriașă vine din utilizarea unui angajat cu potențial bun într-o poziție în care acțiunile sale sunt limitate la o gamă restrânsă de responsabilități și nu există nicio oportunitate de a-și demonstra pe deplin abilitățile. Un factor important care influențează dezvoltarea personală este discrepanța dintre abilitățile angajatului în ceea ce privește nivelul de educație și calificările postului deținut, ceea ce duce, în cele din urmă, la defecte în muncă și dăunează companiei. Nici organizația, nici angajatul nu beneficiază de un astfel de aranjament de personal. Atunci când abilitățile profesionale ale unui angajat nu sunt utilizate pe deplin, acestea activitate de afaceri, se instalează nemulțumirea față de sine și producția. Atunci când este utilizat de lucrători cu cerințe sporite pentru calificări, sunt posibile îndeplinirea slabă a sarcinilor, defecte în producție etc. fapte negative în producție. Atât în ​​primul cât și în cel de-al doilea caz, se produce daune întreprinderii și angajatului.

Astăzi, în contractul colectiv al întreprinderii sunt incluse perspectivele de dezvoltare a serviciului de personal ultima sectiune. Ca urmare, interesele angajatului obișnuit sunt puțin identificate cu interesele companiei.

Manifestarea de înaltă calitate a sinelui în muncă, dezvăluirea potențialului bogat devine neprofitabilă, pur și simplu inutilă pentru oricine și pentru unii, periculoasă. Adică, potențialul uman este folosit conform principiului „ciocanului de aur care bate cuie”.

Atunci când activitățile sunt concentrate pe consumator, forma dominantă de management devine criteriul formei de piață - profitabilitatea.

Strategia de management al întreprinderii nu îndeplinește obiectivele moderne ale dezvoltării întreprinderii, deoarece managerii nu pot sau nu știu să folosească pe deplin potențialul subordonaților lor.

Rolul și locul atribuit personalului în sistemul de management nu corespunde naturii și sferei sarcinilor atribuite managementului.

Nu există tehnologii pentru studierea și implementarea realizărilor științifice în domeniul utilizării de către personal. Angajatorii nu pot determina în mod clar parametrii necesari lucrătorilor, nu știu să analizeze locurile de muncă și să stabilească cerințele de calificare pentru locuri de muncă, nu există o analiză a pieței muncii și calcule ale prețurilor forței de muncă.

Unii manageri nu au fost instruiți în relațiile de piață la universități, mulți specialiști sunt formați în principal folosind manuale străine care nu sunt adaptate condițiilor tranziției rapide către o piață și nu sunt concepute pentru mentalitatea autohtonă.

3 Modalități de îmbunătățire a eficienței utilizării personalului

In conditii relaţiile de piaţă Managementul întreprinderii se confruntă adesea cu nevoia de a reduce volumele de producție și uneori de a exclude unități întregi din procesul de producție. Toate acestea conduc inevitabil la o reducere a numărului de personal al întreprinderilor. În același timp, aceste sarcini trebuie îndeplinite în așa fel încât să rețină angajați calificați care s-au dovedit a fi cel mai valoros „nucleu” al personalului întreprinderii. Aici ar putea fi nevoie de recalificarea lucrătorilor și formarea acestora în a doua profesie. În această etapă, ar trebui luate în considerare experiența angajatului, vârsta, educația, mobilitatea către recalificare, precum și fezabilitatea recalificării lucrătorilor, ținând cont de cerințele de producție și de motivele personale ale angajaților organizației. Și atunci când dificultățile temporare care au apărut pentru întreprindere sunt depășite cu succes, iar perioada de expansiune a producției începe, potențialul de personal reținut va permite întreprinderii să se dezvolte în continuare cu succes, iar lucrătorilor nou recrutați să se adapteze rapid la condițiile de producție.

De regulă, într-o astfel de schemă, angajatele însărcinate sunt rude, cunoștințe și prieteni (de exemplu, soția fondatorului). Deoarece valoarea prestațiilor rambursate din Fondul rus de asigurări sociale depinde direct de valoarea salariului, aceasta este stabilită la nivelul maxim (a se vedea subevaluarea). Astfel, organizația reușește să plătească angajatei însărcinate un venit mare care nu este supus impozitului pe venitul personal și contribuțiilor.

Economiile la impozite și contribuții depind direct de mărimea salariului dvs

Pentru calcularea indemnizației de maternitate se folosesc următorii indicatori: perioada de facturare, câștigul pentru perioada de facturare, câștigul mediu zilnic și valoarea maximă posibilă a indemnizației zilnice. Ultima sumă depinde de experiența de asigurare a femeii. Dacă la începutul concediului de maternitate experiența de asigurare a angajatei este de șase luni sau mai mult, atunci indemnizația zilnică este egală cu 100 la sută din câștigul mediu zilnic (articolul 1). Lege federala din 19 iunie 2000 Nr. 82-FZ și clauza 20 din Regulamentele aprobate prin Decretul Guvernului Federației Ruse Nr. 15.06.07 Nr. 375). Astfel, se dovedește că valoarea prestației nu este limitată, depinde de venitul femeii și poate ajunge la o sumă foarte mare.

Este evident că schema descrisă este cel mai adesea o situație creată artificial. În acest sens, efectul utilizării sale depinde direct de o justificare logică și documentară fiabilă. În special, compania trebuie să fie pregătită să răspundă la întrebări precum:

• ce a determinat-o să angajeze o angajată cu puțin timp înainte de concediul de maternitate;
• de ce o angajată însărcinată are un salariu mai mare în comparație cu alte angajate similare;
• dacă calificările femeii corespund cu postul ocupat;
• din anumite motive, după ce angajata a intrat în concediu de maternitate, pe postul ei nu a fost angajat nimeni.

Dacă inspectorii de la Fondul Federal de Asigurări Sociale din Rusia nu primesc răspunsuri la astfel de întrebări, atunci beneficiul plătit nu va fi acceptat pentru credit. Apoi, compania va trebui să acumuleze contribuții la valoarea plății (Partea 1, articolul 7 din Legea federală din 24.07.09 nr. 212-FZ, clauza 1 articolul 20.1 din Legea federală din 24.07.98 nr. 125- FZ). Adică, ea se poate confrunta cu evaluări suplimentare ale contribuțiilor pentru asigurări sociale, contribuțiile la asigurările de pensie și de sănătate (ca parte a unei inspecții unice sau comune a Fondului de pensii al Rusiei), precum și impozitul pe venitul personal (în timpul unei inspecții la fața locului a impozitului pe venitul personal).

Practica arată că angajații FSS bănuiesc că valoarea beneficiilor este umflată artificial destul de des. Și adesea instanțele sunt de acord cu controlorii (de exemplu, rezoluția Curții de Arbitraj din Districtul Siberiei de Est din 18.09.14 nr. A19-16413/2013, precum și instanțele federale de arbitraj din Districtul Siberiei de Est din 13.12. 13 Nr. A33-5426/2013, iar Judecătoria Siberia de Vest din data de 12.08.13 Nr. A46-29711/2012, raionul Orientul Îndepărtat nr. F03-3341/2013 din data de 01.08.13, raionul Caucazian de Nord nr. 2012 din data de 18.02.13). Cu toate acestea, putem spune cu încredere că rezultatul cauzei în instanță depinde de argumentele companiei. Există multe hotărâri judecătorești în favoarea asiguraților, inclusiv rezoluția Prezidiului Curții Supreme de Arbitraj a Federației Ruse nr. 16549/12 din 23.04.13 (a se vedea și deciziile Curților Federale de Arbitraj din Volga din 27.08.13). Nr. A65-32607/2012, Instanţele din Siberia de Est din 06.08.13 Nr. A33-17568/2012, Siberia de Vest din 05.07.13 Nr. A27-11253/2012 (lăsat în vigoare prin hotărârea Curţii Supreme de Arbitraj al Federaţiei Ruse din 07/04/13 Nr. VAS-7923/13) raioane).

Pentru a nu inventa rațiunea angajării din mers a unei angajate însărcinate, este indicat ca firma să elaboreze un regulament intern. În care trebuie să justificați clar logica acțiunilor dvs. într-o astfel de situație.

În ce formă este compilat? Sub forma unui regulament intern separat privind procedura de angajare a salariatelor gravide. Este mai sigur dacă documentul este dezvoltat special serviciul de personal organizație și va fi aprobată de directorul general. În plus, în regulament este important să semnezi contabilul șef despre familiarizarea cu documentul.

Ce trebuie să fie în document.În primul rând, reglementările trebuie să indice faptul că societatea angajează gravide și femei cu copii pe o bază generală. Refuzul de a încheia un contract de muncă cu astfel de angajați este o încălcare directă a articolului 64 din Codul Muncii al Federației Ruse. Analiză practica judiciara arată că acesta este cel mai convingător argument în favoarea companiei în astfel de dispute (rezoluții ale curților federale de arbitraj din Ural din 22.05.13 nr. F09-4047/13, din data de 06.10.13 nr. F09-5133/13 ( menținută prin decizia Curții Supreme de Arbitraj a Federației Ruse din 26.08.13 Nr. VAS- 11929/13), districtul Siberia de Vest din data de 30.08.13 Nr. A27-20974/2012). În plus, organizația poate adăuga că un refuz nerezonabil de a admite o femeie însărcinată se pedepsește penal (articolul 145 din Codul penal).

În al doilea rând, este indicat să se indice în prevedere că legislația nu face ca plata indemnizației de maternitate și acceptarea cheltuielilor asigurătorului să depindă de cât timp a lucrat femeia înainte de producerea evenimentului asigurat. Practica confirmă că, în situația în cauză, acesta este un argument foarte eficient și instanțele îl acceptă (hotărâri ale curților federale de arbitraj din Ural din 11 iulie 2013 nr. F09-6714/13, Curtea Centrală de Arbitraj din 24 ianuarie 2012). Nr. A48-664/2011 (menținută prin decizia Curții Supreme de Arbitraj a Federației Ruse din 11 aprilie 2012 Nr. VAS-3548/12), raionul Nord-Vest Nr. A56-56931/2010 din 16.05.2010 /11).

În al treilea rând, documentul trebuie să sublinieze că calificările unei angajate însărcinate trebuie să corespundă pe deplin postului pe care îl ocupă. De exemplu, Curtea Federală de Arbitraj a Districtului Nord-Vest, prin rezoluția din 20.06.13 Nr. A66-9662/2012, a atras atenția asupra faptului că o angajată însărcinată are studii superioare. educatie profesionala la specialitatea „metode matematice și cercetare operațională în economie” cu calificarea „economist-matematician”. Această calificare, potrivit instanței, permite unei femei să lucreze mai întâi ca manager de marketing și apoi ca manager de companie. În aceeași cauză, instanța a sugerat un alt argument eficient asiguraților. Esența căruia este că legea nu obligă asiguratul să justifice eficiență economică angajarea unei angajate însărcinate.

În al patrulea rând, este important în document să se abordeze problema stabilirii salariilor pentru lucrătoarele însărcinate. Și subliniați că salariul este stabilit în conformitate cu graficul de personal aprobat de companie. Astfel, angajatorul trebuie să înțeleagă că, în efortul de a oferi unei femei un salariu mai mare, este mai sigur să introducă masa de personal o nouă poziție pentru ea. Necesitate nou post vacant Este mai ușor de explicat (de exemplu, a fost nevoie de un agent de marketing lider pentru a cerceta piețe noi) decât de a explica diferențele semnificative în salariile angajaților similari.

Iată un exemplu despre cum să nu o faci. O companie din Volgograd a calculat beneficii pentru o angajată însărcinată (adjunct director general) pe baza unui salariu de 30 de mii de ruble pentru o zi de lucru de trei ore. S-a dovedit că salariul complet pentru o astfel de poziție este de 80 de mii de ruble, adică de 1,6 ori mai mult decât salariul unui manager și de 11,9 ori. mai multe salarii contabil și manager. Desigur, instanța a considerat o astfel de diferență artificială. Și a fost de acord cu inspectorii că compania a creat în mod deliberat o schemă pentru a umfla cuantumul beneficiilor (rezoluție a Curții Federale de Arbitraj din Districtul Volga din 30 august 2011 nr. A12-24193/2010, menținută prin decizia Supremului Curtea de Arbitraj a Federației Ruse din 22 decembrie 2011 Nr. VAS-16170/11).

Să remarcăm că în toate litigiile similare, companiile nu au putut să se apere dintr-un singur motiv - nu au dovedit realitatea relației de muncă. Adică prezența unui angajat la locul de muncă și îndeplinirea efectivă a sarcinilor sale de serviciu (de exemplu, rezoluția Curții Federale de Arbitraj din Districtul Caucazului de Nord din 04.08.11 Nr. A32-31681/2010 (menținută prin decizia) a Curții Supreme de Arbitraj a Federației Ruse din 27.10.11 Nr. VAS-13478/11)).

În cazul în care compania confirmă că angajata însărcinată a îndeplinit efectiv sarcini de serviciu, pentru care a primit salariul corespunzător, atunci instanța va considera, cel mai probabil, refuzul FSS ilegal. De exemplu, într-unul dintre cazuri, fondul a refuzat să compenseze beneficiile în legătură cu o angajată însărcinată care a fost angajată ca avocat într-un magazin cu un salariu de 30 de mii de ruble. Potrivit controlorilor, acest salariu este artificial ridicat, deoarece salariul directorului din același magazin era de 20 de mii de ruble. Cu toate acestea, de fapt, a primit 10 mii de ruble. Totuși, antreprenorul a explicat că, deși un anume cetățean figura pe directorul magazinului, de fapt nu era unul. Managementul direct a fost realizat chiar de antreprenor. Și directorul primea un salariu în funcție de timpul lucrat (nu ieșea în fiecare zi). În plus, antreprenorul a explicat că pe lângă munca juridica De asemenea, angajatei însărcinate i s-a încredințat gestionarea activităților magazinului și rezolvarea problemelor organizatorice. Drept urmare, refuzul fondului de a compensa beneficiul a fost declarat ilegal de către Prezidiul Curții Supreme de Arbitraj a Federației Ruse (rezoluție din 23 aprilie 2013 nr. 16549/12).

Astfel, dacă o angajată însărcinată îndeplinește sarcini suplimentare, este mai sigur să înregistrați acest lucru în acord suplimentar La contract de muncă, a încheiat cu ea. În plus, aceasta va fi o justificare suplimentară pentru creșterea salariului (chiar și pentru o perioadă temporară).

Măsuri suplimentare de securitate. Pe lângă justificarea logică, este important ca angajatorul să aibă documente care confirmă realitatea raportului de muncă. În special, acestea pot fi ordine de angajare, copii înregistrările de lucru, tabel de personal, fișe de salariu, foi de pontaj, descrierea postuluiși așa mai departe.

Astfel, într-unul dintre cazuri, societatea a confirmat faptul că o salariată însărcinată și-a îndeplinit sarcinile de serviciu cu documente contabile primare: extras din registrul de venituri și cheltuieli, copie de pe factură și copii de bonuri de livrare (rezoluție a Curtea Federală de Arbitraj a Districtului Ural din 11 iulie 2013 Nr. F09-6714/13 ).

În plus, în această schemă nu trebuie să ratezi o nuanță importantă - legăturile de familie. Instanțele consideră adesea că aceasta este o bază pentru refuzul de a rambursa fondurile de la Fondul de asigurări sociale. De exemplu, asta s-a întâmplat în urmatoarele situatii când o femeie însărcinată s-a găsit:

• fiica directorului companiei (rezoluție a Curții Federale de Arbitraj din Districtul Siberiei de Vest din data de 12.08.13 nr. A46-29711/2012);
• sora unui antreprenor (rezoluția Curții Federale de Arbitraj din Districtul Siberiei de Vest din data de 1 aprilie 2013 Nr. A27-14796/2012);
• soţia directorului şi unic fondator societate (rezoluție a Curții Federale de Arbitraj din Districtul Siberiei de Est din 30 august 2012 Nr. A33-14985/2011).

Cu toate acestea, practica arată că nu toate instanțele consideră prezența legăturilor de familie ca fiind un obstacol în calea refuzului prestațiilor. În special, într-unul dintre cazuri, arbitrii au indicat că baza pentru angajarea unui angajat a fost în primul rând oferta centrului de ocupare a forței de muncă, și nu prezența unei relații de familie cu antreprenorul (rezoluție a Curții Federale de Arbitraj din Nord- Districtul de Vest din 23 septembrie 2013 Nr. A21-9542/2012 (menținut prin decizia Curții Supreme de Arbitraj a Federației Ruse nr. VAS-17019/13 din 12/09/13) Judecătorii au ajuns la concluzii similare în multe alte decizii (de exemplu, deciziile curților de arbitraj federale din Siberia de Est din 23.08.12 nr. A33-20033/2011, instanțele din Ural din data de 05. 04.12 nr. F09-2332/12, Orientul Îndepărtat din 19.06.12 nr. F03 -1893/2012, Volga-Vyatka din 24.10.11 Nr. A82-14347/2010, Siberia de Vest din 09.06.11 Nr. A45-21736/2010 raioane).

Au trecut mai bine de 15 ani de când sunt implicat în suport documentar al proceselor de management. În această perioadă, am avut norocul să lucrez în cele mai mari organizații din țara noastră și să îmi îmbunătățesc nivelul de calificare atât în ​​domeniul cunoștințelor teoretice, cât și în practică. Dar iată ceea ce nu încetează să uimească: de ce lucrului cu documente i se acordă un loc atât de nesemnificativ în organizații axat pe dezvoltarea inovatoare și dinamică, de ce există o părere că „totul” poate fi încredințat secretarului?

Și este bine dacă acesta este un secretar cu „S” mare, care este înalt calificat și capabil să construiască întregul proces de lucru de birou în organizație, ținând cont de întregul ciclu de documentare suport pentru activități, precum și să rezolve alte probleme. de sprijin organizatoric pentru manager. Dar aceasta este mai degrabă o excepție de la regulă.

În prezent, baza prosperității afacerilor este dezvoltarea acesteia, ceea ce implică o creștere inevitabilă a fluxului de documente în termeni cantitativi și calitativi și necesită noi abordări în domeniul susținerii documentației a activităților organizației și resurse suplimentare. Trebuie să recunoaștem că titlurile stabilite anterior, inclusiv titlurile de post și funcțiile, sunt actualizate periodic, dar în mare măsură nu corespund nevoilor moderne. În același timp, nu există standarde pentru sprijinul organizațional al activităților de management.

Dar dinamica pozitivă a fost deja stabilită. Astăzi, multe organizații concentrate pe atingerea pozițiilor de conducere în industria lor implementează sisteme de management al documentelor, asigurând astfel avantaj competitiv. În același timp, evaluarea importanței funcției de management al documentelor se schimbă radical: în locul unui rol auxiliar se formează o atitudine stabilă față de acesta ca proces de afaceri. Este important să transmiteți această idee conducerii de top a organizației dumneavoastră, chiar dacă nu pentru prima dată.

Profesiile de funcționar, secretar, arhivar, specialist în recepție (secretariat), asistent personal, șef serviciu instituție de învățământ preșcolar etc. trebuie să fie clar separate funcțional și, de asemenea, trebuie să se înțeleagă că pentru munca de succes în fiecare dintre cele enumerate. cazuri, sunt necesare calificări diferite. Adesea, conducerea organizațiilor percepe aceste profesii ca fiind identice și cu aproximativ aceeași funcționalitate: „ceai-cafea, telefon, hârtii”. Dar fiecare profesie este semnificativ diferită și necesită cunoștințe și abilități speciale. La fel cum procesul de „gestionare a documentelor” este acum mult mai larg decât modul în care îl percep oamenii care sunt departe de el: în ochii lor, adesea se reduce la înregistrarea „intrarilor și ieșirilor”. Asemenea stereotipuri trebuie, de asemenea, transformate sistematic.

Acest lucru poate fi realizat de un specialist cu înaltă calificare, care este familiarizat cu cerințele de stat existente pentru suportul documentației și are competența de a construi logica proceselor de suport a documentelor, ținând cont de specificul unei anumite organizații. În marile companii de succes, un astfel de specialist conduce de obicei departamentul corespunzător, indiferent cum se numește: șef de secretariat, manager de afaceri, șef al serviciului de învățământ preșcolar etc.

Utilizați standarde - internaționale și interne!

Nu este o coincidență că criteriile semnificative atunci când se evaluează sistemul de management al unei organizații sunt cerințele și standardele în domeniul managementului documentelor; aceste cerințe sunt incluse în toate sisteme internaţionale calitatea managementului. „Conceptele moderne, în primul rând, consideră calitatea ca principalul factor de competitivitate și de formare a unei afaceri durabile, iar în al doilea rând, ele subliniază legătura directă dintre calitatea produselor/serviciilor unei întreprinderi și calitatea organizării activităților acesteia. ” Acest mesaj, bazat pe standardele internaționale din seria ISO 9001, ar trebui să fie clar pentru conducerea organizației dumneavoastră, precum și pentru proprietarii de afaceri. Apoi puteți continua spunând că criteriile semnificative atunci când se evaluează sistemul de management al unei organizații este conformitatea acestuia cu cerințele standardelor, inclusiv. în domeniul managementului documentelor.

Și aici sunt pe deplin de acord cu opinia Verei Iritikova, exprimată în urmă cu câteva luni pe paginile acestei reviste: „Dacă trebuie să obțineți informații despre modul în care lucrează cu documentele în țări străine cum se rezolvă problemele legate de documente, care este nivelul de documente „străine”, atunci în primul rând ar trebui să studiezi standardele ISO, pentru că Acestea sunt cele care conțin, într-o formă generalizată, informații despre nivelul modern (atins deja în unele țări și dorit în altele) de înțelegere a importanței lucrului cu documente și a cerințelor optime pentru organizarea acestuia.”

Unul dintre standarde internaționale ISO a fost tradus și adoptat ca standard intern - acesta este GOST R ISO 15489-1-2007 „Sistem de standarde pentru informații, bibliotecă și publicarea. Managementul documentelor. Cerințe generale".

Prin acceptarea voluntară a principiilor SMC și a recomandărilor standardelor, organizația trebuie să asigure o calitate adecvată nu numai în domeniile consemnate în Politica Organizației, ci și în managementul documentelor. Acest obiectiv poate fi atins prin dezvoltarea și furnizarea managementului organizației cu o gamă largă de instrumente - de la crearea documentelor și monitorizarea execuției acestora până la gestionarea activităților organizației, de la formarea unei strategii de dezvoltare pe termen lung până la procesarea aplicațiilor simple.

Cum îți poți optimiza munca?

De regulă, funcțiile de suport de documentare pentru activitățile organizației sunt concentrate într-un mod separat unitate structurală. În compania noastră, aceștia sunt alocați departamentului de suport documentație al Administrației Afacerilor (denumit în continuare Departamentul). Valoarea companiei noastre este un top management modern, mobil, prin urmare una dintre sarcinile Departamentului, ținând cont de structura distribuită geografic a organizației noastre, a fost crearea unui centru de competențe și formarea angajaților (inclusiv secretari și specialiști care asigură prima linie de suport organizatoric si documentar catre conducere si la receptia companiei). Acești angajați sunt responsabili de munca de birou, de însoțire activitati de management management la sediul central și sucursale în conformitate cu standardele internaționale moderne.

Funcțiile extinse ale specialiștilor Departamentului includ:

1. în cadrul suportului organizațional:
   • asigurarea comunicarii prompte si lucrul cu mini-PBX (call center);
   • procesarea cererilor de abonamente pentru vizitatori, trimiterea acestora spre aprobare, introducerea lor în sistemul de acces;
   • management/facilități de întâlnire negocieri de afaceri(6 săli de ședințe dotate cu sistem special de rezervare);
   • distributie de aplicatii pentru vehicule;
   • decor trimiteri poştaleși livrare expres;
   • suport organizatoric pentru evenimente (consiliu de administratie, intalniri cu presedintele) in conformitate cu cerintele stabilite pentru eveniment;
   • asigurarea actualizării în timp util a agendelor telefonice, adreselor și contactelor sucursalelor și companiilor administrate;
   • îndeplinirea sarcinilor oficiale din partea conducerii;
   • rezervarea de hoteluri, comandarea de vehicule, bilete de cale ferată și de avion pentru directorul general și adjuncții săi;
   • primirea, verificarea livrării periodicelor și publicațiilor cu abonament (livrare la biroul managerilor);
   • Servicii de doamnă de cafea;
2. în cadrul suportului de documentare:
   • înregistrarea și distribuirea corespondenței în EDMS;
   • tratament E-mail;
   • verificarea inițială a proiectelor de documente administrative și generarea de comentarii;
   • pregătirea și înregistrarea ședințelor conducerii;
   • coordonarea, distribuirea și monitorizarea implementării proceselor-verbale ale ședințelor de conducere în EDMS;
   • înregistrarea și distribuirea documentației administrative către EDMS;
   • înregistrarea certificatelor de călătorie, a comenzilor de călătorie în pachetul software 1C pentru toți angajații organizației;
   • monitorizarea implementării instrucțiunilor directorului general conform documentelor administrative;
   • întocmirea documentației unității pentru depunerea în arhivele EDMS;
   • asistență metodologică pe probleme de documentare și suport normativ etc.

Anumite funcții din EDMS pentru căutarea documentelor, pregătirea proiectelor de documente, procesarea originalelor acestora și prelucrarea ulterioară sunt efectuate direct în departamente, ceea ce, în special, permite eficiența pregătirii proiectelor de documente, permite angajaților companiei și, cel mai important, managerilor să facă în mod independent conduce Corespondență de afaceriîn conformitate cu repartizarea puterilor etc. Independența interpreților și a managerilor la un moment dat a făcut posibilă în mod semnificativ reducerea numărului de angajați din departamentul nostru. Dar pentru a preveni scăparea situației de sub control, procesul trebuie gestionat și trebuie oferite utilizatorilor mecanisme convenabile cu un algoritm de acțiuni încorporat care vizează eliminarea erorilor neintenționate. Aceasta a necesitat dezvoltare și implementarea calitatii materiale didactice(regulamente), precum și EDMS.

Exemplul 1

Repartizarea funcțiilor între angajații Departamentului și ai altor divizii în cadrul procesului „Emiterea documentului administrativ al Directorului General”

Restrângeți afișarea

Voi da exemplul cel mai simplu - publicarea unui document administrativ standard (în continuare - RD) al directorului general folosind EDMS. Procedura este următoarea:

• Executor: crearea proiectului RD folosind un șablon în EDMS.
• Angajat departament: verificare inițială pentru respectarea regulilor stabilite pentru DR, înregistrarea proiectului sau returnare spre revizuire.
• Persoane de aprobare: aprobarea proiectului sau trimiterea de comentarii.
• Interpret: prelucrarea comentariilor; direcție pentru aprobare.
• Angajat departament: verificarea corectitudinii procedurii de aprobare, adresarea comentariilor.
• Semnatar: semnează sau revin pentru revizuire.
• Angajat departament: înregistrarea documentelor, repartizarea sarcinilor pentru execuție, depunerea la control, publicarea pe portal.
• Executor în numele DR: primirea unui document aprobat în vederea executării, executarea propriu-zisă, transmiterea unui raport către Direcție.
• Angajat departament: creație sarcini de testare pentru fiecare comanda, primirea si procesarea rapoartelor, inlaturarea controlului, trecerea in arhiva operationala.

Pentru a asigura posibilitatea efectuării setului de lucrări desemnat:

1. Divizia noastră are personal cu cunoștințe și experiență profesională în organizarea acestor procese, precum și
2. a fost elaborat un concept pentru managementul procesului de suport pentru documentație, inclusiv reglementări interne pentru munca de birou și utilizarea sistemului managementul documentelor electronice(SED).
   În sistemul de suport al documentației și guvernanța corporativă au inclus reglementări care definesc procedura și cei responsabili pentru următoarele procese:
   • procesează „corespondența”;
   • procesează „documentația administrativă”;
   • procesul de „monitorizare a executării deciziilor de conducere”;
   • procesul „suport documentativ al managementului”;
   • procedura de adaptare (instrucțiuni de lucru în EDMS pentru noii angajați);
   • modele de documentație de management și rute pentru deplasarea acestora;
   • conceptul de muncă pentru un recepționer (cerințe de aspect, comunicare, program);
   • fișele postului fiecărui angajat al Departamentului de Afaceri.

În condițiile de angajare ridicată a personalului existent și lipsa constantă a acestora cel mai important factor suport documentatie de calitate pentru companie:

1. unificarea și stabilirea unor reguli uniforme de lucru cu documentele, înființarea de instrumente de lucru care să asigure automatizarea proceselor de documentare;
2. separarea zonelor pentru efectuarea operațiunilor cu documente;
3. stabilirea unor termene limită pentru fiecare operațiune.

Unul dintre aceste instrumente a fost automatizat sistem corporativ managementul documentelor electronice (EDMS). Implementarea EDMSîn cadrul instrumentelor de mai sus sa întâmplat în companie în 2009, acest lucru a făcut posibilă reducerea fluxului de documente prin controlul și reducerea numărului de tipuri de documente, precum și menținerea numărului Departamentului nostru până în 2012 la nivelul anului 2009.

Dar compania se dezvoltă, iar în 2012, „supraîncărcarea” diviziei noastre a devenit evidentă pentru angajații obișnuiți și pentru șeful Departamentului. A apărut întrebarea: cum să transmiteți acest mesaj managementului în așteptarea planificării resurselor pentru 2013?

Cum să demonstrezi că este timpul să-ți mărești personalul?

Dacă departamentul dumneavoastră nu are suficient personal, nu este deloc necesar ca departamentul de personal însuși să „vadă” acest lucru și să rezolve problema. După cum știți, salvarea oamenilor care se înec este opera oamenilor înecați înșiși. Așadar, propun o abordare simplă pe care șeful unui departament o poate aplica pentru, în primul rând, să înțeleagă el însuși situația și, în al doilea rând, să aibă fapte pentru a lua decizii și a argumenta la autoritățile superioare.

Fiecare funcție a angajaților departamentului poate fi identificată, formulată, măsurată în timp și descrisă într-un tabel. Indicatorii cantitativi medii pentru documentele generate pot fi preluați din registrele de înregistrare specii individuale documente. Este mai bine să transferați datele colectate în Excel pentru calcule ulterioare (vezi Exemplul 2).

Conform calculului dat în Exemplul 2, rezultă că cele 3 persoane disponibile nu sunt suficiente pentru a îndeplini funcțiile desemnate, deoarece Calculul reflectă deja excesul de sarcină procentuală pentru fiecare angajat, care este mai mare de 100%. În consecință, pentru a evita consecințele negative, este necesară o creștere a numărului. De asemenea, trebuie să luați în considerare:

• Ce un nou angajat trebuie să fie supus adaptării și stăpânirii funcțiilor necesare timp de cel puțin 3 luni înainte de a începe să lucreze în forță deplină ;
• creșterea anuală proiectată a fluxului de documente (în compania noastră este de aproximativ 30%);
• Trebuie să existe o resursă pentru dezvoltarea competențelor; companiile de succes introduc în mod constant noi tehnologii și reguli.

Astfel, la angajarea unui nou angajat în departamentul nostru la începutul anului viitor, putem spera la finalizarea cu succes a perioadei sale de adaptare până la 30 martie 2013. Acestea. aproximativ după această dată se poate vorbi despre posibilitatea introducerii complete a unui nou angajat și admiterea acestuia la muncă independentă, privind repartizarea adecvată a funcțiilor în rândul personalului, excluzând factorul de încărcare dincolo de normă.

Observ că în reglementările statului există formule care ar trebui folosite de specialiștii departamentului HR la formare numărul total personalul organizatiei. Mai mult, formulele includ și coeficienți speciali care țin cont de timpul alocat nevoilor personale, întreținerea locului de muncă, odihnă etc., incl. rata absenteismului, care este rareori luată în considerare de către angajator. Acestea. La planificarea volumului de muncă al personalului, angajatorul poate să nu ia în considerare acest lucru în perioada de execuție responsabilitatile locului de munca Fiecare angajat trebuie să aibă o perioadă de odihnă planificată, că va pleca cu siguranță în vacanță și poate lua concediu medical. ÎN cazuri similare sarcina de muncă suplimentară, de regulă, ar trebui distribuită altor angajați, care, la rândul lor:

• sau trebuie să existe o rezervă de timp de lucru „liber”,
• sau sarcina suplimentară trebuie să fie documentată în mod corespunzător și plătită prin acordul părților (conform articolului 151 Codul Muncii RF).

Nu am inclus astfel de coeficienți suplimentari în calculul nostru, dar am măsurat sarcina „pură”, așa că trebuie să înțelegeți că dimensiunea sa reală este mai mare decât indicatorii din exemplul 2 de tabel.

În plus, în calculul indicat există o discrepanță cu principiile motivației angajaților, deoarece Având în vedere volumul de muncă actual, este dificil să implicați angajații în procesele de îmbunătățire a calității serviciilor, de formare și mentorat, de interschimbabilitate și de angajament față de valorile culturii corporative.. Fiecare angajat ar trebui să aibă o idee despre posibilitatea de a-și dezvolta și îmbunătăți abilitățile, un accent pe atingerea unor indicatori de producție înalți, datorită cărora dezvoltarea și îmbunătățirea calității serviciilor companiei are loc constant, trecând de la an la an la noi. niveluri de calitate. Dar cu volumul de muncă descris în Exemplul 2, se poate afirma că nu există nicio resursă pentru dezvoltarea competențelor angajaților.

Concluzii:

1. Cel mai de înțeles argument pentru lideri moderni limbajul numerelor devine și, dimpotrivă, o plângere nespecifică despre supraîncărcarea personalului poate părea abstractă. Prin urmare, am formulat funcțiile și am calculat sarcina asupra personalului existent. Puteți urma aceeași cale.
2. O condiție necesară dezvoltare cu succes rezultatele obținute vor fi planificarea corectă a lucrărilor pentru perioadele viitoare, prin urmare calculul de mai sus a fost efectuat pentru a demonstra în mod clar dependența directă a creșterii numărului de funcții sau a volumului fluxului de documente de numărul de personal specializat implicat. , care preiau sarcina principală a centrului de competențe pentru suportul documentației companiei.
3. Dacă o decizie pozitivă de creștere a personalului nu poate fi luată în timp util, lista funcțiilor angajaților ar trebui revizuită și funcțiile care depășesc norma ar trebui excluse din aceasta pentru a evita riscurile legale și consecințele negative din cauza înregistrării incorecte a forței de muncă. relațiile cu angajații, precum și scăderea suportului documentației de calitate pentru managementul organizației.

Note de subsol

Restrângeți afișarea