Autogestionarea este organizarea de către un lider a propriilor activități; Utilizarea consecventă și intenționată a metodelor de lucru eficiente în practica zilnică, cu utilizarea optimă a resurselor pentru atingerea propriilor obiective.

Autogestionarea sau autoguvernarea este gestionarea personală a propriei persoane. Autogestionarea eficientă este legată atât de natura umană, cât și de organizare, managementul social. Scopul autogestionării poate fi considerat auto-îmbunătățire, în special dezvoltarea capacității de autocontrol pentru a gestiona situațiile de viață.

Autocontrolul efectiv este un punct cheie în procesul de autogestionare, oferind oportunitatea de auto-realizare.

Dacă un manager are în mod constant probleme (conceptul lui E. Bern și T. Haris), atunci acesta este un semn sigur al lipsei de autogestionare. Principalele probleme ale autogestionării sunt exprimate după cum urmează:

• 1. responsabilitate excesivă din cauza unui număr mare de obligații, care decurg din incapacitatea de a spune „nu” și conduc la pierderea controlului asupra situației;
• 2. lipsa realizării de sine depline din cauza muncii de rutină zilnică, a muncii care nu face parte din responsabilitățile managerului (munca altcuiva), a reticenței de a schimba situația;
• 3. dezorganizare(incapacitatea de a se gestiona, controlul timpului);
• 4. stres(încălcarea termenelor limită pentru îndeplinirea sarcinilor, neîndeplinirea sarcinilor suplimentare, iritabilitate constantă și temperament scurt, lipsă de entuziasm pentru muncă);
• 5. decizii greșite(transformarea vinei asupra circumstanțelor și altora, ca nedorință de a-și recunoaște vinovăția); nerezolvarea problemelor; abuzul de alcool ca modalitate de a scăpa de realitatea plictisitoare etc.;
• 6. dezorientare în ceea ce privește obiectivul(lipsa scopului în viață și dorința de succes), a face o muncă care nu aduce plăcere și alte tipuri de autoînșelăciune.

Sunt identificate următoarele abilități cheie ale unui manager, pe baza autogestionării (Tabelul 18.1-1).

Tabelul 18.1-1

Abilități cheie și limitări potențiale ale auto-managementului eficient conform lui M. Woodcock și D. Francis

Abilități cheie de autogestionare	Limitări potențiale ale autogestionării eficiente
1. Capacitatea de a se gestiona pe sine (gestionarea timpului, abilităților, energiei, a face față stresului)	1. Incapacitatea de a te gestiona
2. Valori personale rezonabile, clare sau adecvate realităţilor moderne	2. Valori personale vagi (lipsa unor baze solide pentru judecăți și acțiuni ulterioare, lipsa de dorință de a inova)
3. Obiective personale clare (claritate în probleme de viață personală și de afaceri, obiective de viață realiste)	3. Obiective personale vagi care conduc la subestimarea alternativelor reale atunci când faceți o alegere
4. Creștere personală continuă (receptivitate la inovație și oportunitate)	4. Autodezvoltarea oprită, lipsa „creșterii deasupra sinelui”, ceea ce duce la transformarea vieții de afaceri într-o rutină
5. Abilități de rezolvare a problemelor (competență în dezvoltarea strategiilor de rezolvare a problemelor moderne)	5. Lipsa creativității, lipsa gândirii creative
6. Capacitate ridicată de a influența pe ceilalți pentru a le asigura sprijinul, participarea și influența atunci când iau decizii creative, imaginative	6. Incapacitatea de a influența oamenii (interacțiunea necesită perseverență, flexibilitate, capacitatea de a se exprima și de a asculta pe ceilalți; dacă nu este cazul, atunci managerul începe să-i învinovățească pe alții, conflictul și succesul îl părăsesc)
7. Cunoștințe moderne despre abordări ale managementului.	A se vedea punctul 4 de mai sus.

La nivelul practicii zilnice, capacitatea de autogestionare este capacitatea managerului de a furniza și menține:

• 1. sănătatea fizică, care depinde de absența obiceiurilor proaste;
• 2. energie și vitalitate;
• 3. abordare calmă și echilibrată a muncii, a vieții personale etc.;
• 4. capacitatea de a face față stresului;
• 5. utilizare eficientă timp.

Principiile de bază ale autogestionării includ: spontaneitatea; „imersiune” a sistemului; direcția de autoorganizare; sprijinirea resurselor; intensitatea conceptului; virtualitate; adiţionalitatea autogestionării.

Spontaneitate. Principiul este fundamental și asigură apariția efectului în sistemele controlate. Luarea în considerare a acestui principiu necesită certitudine în comportamentul managerilor și oferă oportunități favorabile pentru implementarea în practică a funcțiilor de autoguvernare.

„Imersie” a sistemului. Efectul auto-organizării și autodezvoltării apare numai în așa-numitele sisteme „cufundate” în mediul lor extern și depinde de starea resurselor necesare și de caracteristicile relațiilor corespunzătoare și în ceea ce privește accesul la acestea. În plus, numărul de stări pentru formarea oricăror sisteme poate fi limitat de următoarele rezultate finale: finalizarea lucrării; pentru acasa"; pentru viața ta personală. Absorbția oferă și posibilitatea efectului de autoorganizare.

Direcția de autoorganizare. Principiul nu garantează stabilitatea proceselor de autoformare, deoarece dezvoltă paralelismul: a lucra; asupra ta (acasa, familie, viata personala).

Suport de resurse. La implementarea acestui principiu, ar trebui luate în considerare câteva puncte: în primul rând, autogestionarea prin crearea unui specific sistem orizontal trebuie să-i dea autodeterminare, adică managerul este obligat să devină observator pentru o perioadă; în al doilea rând, un sistem specific rezolvă problemele de a se asigura cu resurse și servicii; în al treilea rând, un sistem practic, după ce și-a realizat sarcinile interne, este capabil să finalizeze o activitate specifică fără a-și face griji cu privire la rezultatele finale.

Intensitatea conceptului. Acest principiu reprezintă un set de următoarele prevederi: flexibilitate obligatorie; asociativitatea structurii compoziționale; menținerea interferenței ierarhice; autocontrolul sistemelor.

Virtualitate. Crearea de noi obiecte de autogestionare bazate pe autoorganizare.

Adiționalitatea autogestionării se manifestă în dezvoltarea managementului democratic şi în implementarea principiului autoorganizarii.

Astfel, aspectele la nivel de sistem ale autogestionării constau în fundamentarea fenomenului de autoorganizare ca o nouă calitate în managementul descentralizat, și mai ales în autoguvernare.

Autogestionarea este una dintre cele mai importante condiții pentru obținerea succesului. Învățând să vă gestionați corect timpul, puteți lucra mai eficient pentru a vă atinge obiectivele.

Definiţia self-management

Când a fost întrebat în ce resursă viata umana este cel mai limitat, mulți răspund incorect. Acestea nu sunt bani sau alte beneficii, ci timp. Numai învățând să-l distribui corect pentru a efectua anumite acțiuni te poți apropia cât mai mult de atingerea obiectivelor tale.

Autogestionarea este o tehnică care implică utilizare rațională(numit și managementul timpului). Această tehnică vă permite să obțineți rezultate mai bune cu mai puțină sarcină. De asemenea despre care vorbim despre utilizarea metodelor eficiente în muncă care economisesc resurse.

Dacă luăm în considerare scopul auto-gestionării, atunci acesta este de a folosi la maximum toate resursele disponibile și de a reduce timpul petrecut pentru efectuarea anumitor operațiuni.

Esența autogestionării poate fi exprimată în următoarele prevederi:

• definirea obiectivelor (acestea trebuie să fie realiste și, de preferință, specifice);
• crearea unei imagini a succesului în mintea ta (include aici mediul și alte aspecte);
• utilizarea tehnicii „salturilor mari”, care presupune o tranziție rapidă la acțiuni specifice;
• credința necondiționată în forțele proprii și realizarea succesului;
• concentrarea pe obiectivele principale și eliminarea celor secundare;
• capacitatea de a se controla și de a începe din nou acțiuni în cazul unei experiențe proaste.

Se poate spune că pe acest moment autogestionarea este o necesitate obiectivă nu numai pentru managerii de afaceri, ci și pentru orice altă persoană care dorește să-și folosească timpul eficient și să reușească să lucreze cât mai mult posibil. Ar trebui să devină un fel de obicei, care se realizează prin munca pe termen lung asupra sinelui, dezvoltarea perseverenței, precum și capacitatea de a gândi rațional.

Funcții de autogestionare

În timp ce rezolvăm anumite probleme în fiecare zi, uneori nu ne gândim la faptul că suntem angajați în auto-gestionare. Cu toate acestea, pentru a obține rezultate cu adevărat semnificative, este important să abordați acest proces în mod conștient și consecvent. Se pot distinge următoarele funcții ale autogestionării:

• stabilirea obiectivelor (trebuie să înțelegeți clar rezultatul final în termeni reali pe care ați dori să-l atingeți ca urmare a activităților dvs.);
• întocmirea unui plan (elaborarea unei „foaie de parcurs” detaliată care vă va determina pașii către obiectivele dvs.);
• luarea deciziilor (fiecare pas este insotit de prezenta mai multor alternative din care trebuie sa faci o alegere);
• organizarea timpului și spațiului de lucru (trebuie să-ți dezvolți un program de lucru convenabil pentru tine și să-l respectați cu strictețe, fără a fi distras de activități străine);
• automonitorizare constantă (este important să se analizeze conformitatea rezultatelor obținute cu cele planificate nu numai la etapele finale, ci și intermediare de lucru);
• stabilirea canalelor de comunicare și informare (aceasta este poate una dintre cele mai importante funcții, care este strâns interconectată cu toate celelalte).

Funcțiile de mai sus din secvența specificată pot fi, de asemenea, percepute ca etape ale autoguvernării. Este demn de remarcat importanța excepțională a fiecăruia dintre ele și, prin urmare, este inacceptabil să treci peste un punct sau altul. Este important să înțelegeți că, în ciuda faptului că la prima vedere acest lucru pare dificil și, de asemenea, necesită mult timp, în timp, aceste acțiuni vor deveni automate. Vă rugăm să rețineți că autogestionarea nu este doar o responsabilitate, ci un obicei dezvoltat al unui lider eficient și de succes.

Ce determină nevoia de autogestionare managerială?

Conceptul de autogestionare a fost dezvoltat datorită faptului că nu fiecare persoană știe să-și organizeze corect. timp de lucru si spatiu. Ca urmare, unele obiective rămân de neatins. Astfel, putem identifica următorii factori care împiedică succesul și necesită un astfel de fenomen precum autogestionarea managerului:

• incapacitatea de a-și cheltui în mod rațional timpul și resursele fizice;
• lipsa unor priorități clare atât în ​​viață, cât și în afaceri;
• incapacitatea de a-și determina propriile obiective;
• înghețarea activității de auto-dezvoltare (după ce a atins un anumit nivel, o persoană consideră că autoeducația ulterioară este nepotrivită și, prin urmare, începe să rămână în urmă cu tendințele de afaceri);
• lipsa abilităților în luarea deciziilor de management;
• utilizarea unei abordări pragmatice pentru rezolvarea problemelor și incapacitatea de a folosi metode creative;
• incapacitatea de a comunica cu oamenii, precum și de a exercita o influență și presiune adecvată asupra lor;
• lipsa de cunoștințe în domeniu activitati de management;
• incapacitatea de a gestiona subordonații și de a-și organiza eficient munca;
• a dedica timp și atenție insuficientă atât propriei instruiri, cât și pregătirii angajaților;
• lipsa competențelor în domeniul formării unei echipe de lucru eficient (vorbim nu doar despre selecția personalului, ci și despre plasarea acestora în locuri de muncă).

Este demn de remarcat faptul că autogestionarea unui manager este importantă nu numai în contextul realizărilor sale personale în carieră, ci și pentru a asigura funcționarea cu succes a întreprinderii în ansamblu. Doar un manager eficient poate conduce o organizație și angajații săi spre succes. Doar o persoană care a învățat să se gestioneze eficient pe sine și timpul său va putea face față unei organizații mari.

Esența automotivării

Autogestionarea și automotivarea sunt unele dintre cele mai multe Puncte importante nu numai în munca unui lider, ci și în Viata de zi cu zi o persoană care se străduiește să obțină succes. Este important nu doar să înveți să-ți gestionezi timpul, ci și să-ți dezvolți o dorință internă de a munci, condiționată de anumite stimulente. Funcția de automotivare nu trebuie subestimată. Uneori, o persoană poate fi neliniștită atunci când cei din jur nu cred în succesul său sau îi subestimează în mod deliberat meritele. Acest mecanism vă îndeamnă la acțiuni ulterioare, indiferent de circumstanțele externe.

Poti obtine un real succes doar daca activitatile tale sunt insotite de mecanisme precum autogestionarea si automotivarea. Cel mai cale rapidă a te împinge înseamnă a-ți asculta stimulii interiori. Așadar, acordați atenție nevoilor dumneavoastră fiziologice. Pentru a-i satisface pe cei mai mulți dintre ei, cu siguranță veți avea nevoie de anumite mijloace care sunt pur și simplu imposibil de obținut dacă stați inactiv, stând în în rețelele sociale sau vizionarea de programe de televiziune.

Are nevoie de mai mult nivel inalt sunt securitatea și încrederea în viitor. Astfel, o persoană are nevoie în mod constant de locuințe, îmbrăcăminte, divertisment, precum și de o anumită rezervă de fonduri pentru a satisface alte nevoi. Puterea motivației depinde doar de cât de sus este ștacheta. Locuiți într-un apartament închiriat sau în propria casă, îmbrăcați-vă la piață sau într-un magazin de marcă, relaxați-vă într-o casă de țară sau în stațiuni de prestigiu, economisiți o sumă mică sau un capital impresionant pentru viitor - puterea stimulentelor interne va depinde de aspiratiile tale.

În ciuda faptului că mulți neagă influența opinie publica, este uneori principalul factor de automotivare. Așadar, de exemplu, o persoană poate merge la muncă pentru a nu fi calificată de leneș și, în același timp, să se mulțumească cu o poziție scăzută și o medie. salariile. Unii oameni sunt motivați de automotivare pentru a avansa în mod activ scara carierei, ridicându-se statut social, precum și venituri semnificative în numerar.

Astfel, automotivarea se bazează pe nevoile umane, care sunt descrise de piramida lui Maslow. La nivelul inferior, de bază, sunt nevoile fiziologice. După ce sunt complet mulțumiți, apare dorința de a simți încredere în viitor, putere de poziție și securitate. De asemenea, fiecare persoană se străduiește să ocupe o anumită poziție socială și să creeze o opinie corespunzătoare despre sine.

Tehnica de autogestionare

Metodele de autogestionare pot fi împărțite în mai multe categorii:

• Metodă management organizațional presupune planificarea activităţilor viitoare pe baza unei analize obiective a situaţiei actuale. Vorbim atât de factori interni cât și externi.
• Tehnica de autoreglare a stresului este de a învăța să reziste influențelor negative externe, menținând în același timp echilibrul psihologic și performanța.
• Antrenamentul autogen este una dintre principalele proceduri pe care se bazează autogestionarea. Pe scurt, poate fi descris ca autohipnoză și autoconvingere în propriile forțe și abilități.
• Meditația este adesea folosită pentru a restabili rapid puterea și echilibrul emoțional între munca stresantă.

Putem spune că autogestionarea este o muncă continuă asupra sinelui. Nu este vorba doar de dezvoltarea anumitor abilități profesionale și de capacitatea de a-ți petrece timpul de lucru în mod eficient. Aceasta înseamnă, de asemenea, să lucrezi la propriul tău psihic. Drept urmare, o persoană trebuie să devină încrezătoare în propriile abilități și, de asemenea, să învețe să-și mențină calmul în situații stresante.

Implementarea autogestionării

Tehnologia de autogestionare reprezintă o anumită secvență de etape care este în consonanță cu obiectivele sale principale. În primul rând, trebuie să decideți asupra obiectivului, precum și asupra criteriilor care vor indica realizarea acestuia. Pentru a face acest lucru, este necesar să se analizeze în mod clar starea actuală a lucrurilor, după care vor deveni evidenti indicatori reali realizabili în viitor. Este important ca rezultatul final să aibă o expresie clară (de exemplu, cantitativă).

În următoarea etapă, este necesar să se acorde atenție factorului de informare care este necesar pentru a realiza obiectivul autogestionării. Datele pot proveni atât din surse interne, cât și din surse externe. În același timp, ele trebuie să fie relevante (adică să corespundă imaginii reale a ceea ce se întâmplă).

Planificarea constă în dezvoltarea unui algoritm clar de acțiuni pentru a-ți atinge obiectivele. În acest caz, este important să se prevadă posibile fluctuații în interiorul sau Mediul extern pentru a identifica algoritmi alternativi care vor evita consecințele negative și situațiile de criză.

Luarea deciziilor este una dintre cele mai importante etape ale autogestionării. Organizații acest proces merita o atentie deosebita. Trebuie create condiții de muncă confortabile, precum și furnizarea completă a informațiilor, astfel încât acțiunile să fie semnificative și în concordanță cu starea actuală a lucrurilor.

Pentru a implementa eficient deciziile luate, este important să se asigure condiții confortabile de lucru. În acest caz, trebuie respectate atât caracteristicile fiziologice, cât și cele psihologice. Sarcinile cheie trebuie îndeplinite independent, iar cele secundare pot fi delegate subordonaților.

În toate etapele de lucru, trebuie efectuată o monitorizare continuă a rezultatelor obținute pentru a asigura conformitatea acestora cu cele planificate. Acest lucru va permite identificarea la timp a abaterilor și răspunsul corespunzător.

ore de lucru

Principiile autogestionării pot fi descrise după cum urmează:

• Doar 60% din timpul de lucru ar trebui să fie supus unei planificări și distribuții precise a operațiunilor. În același timp, restul de 40% ar trebui să rămână neocupați în cazul unor circumstanțe neprevăzute, negocieri urgente, precum și contacte atât în ​​interiorul organizației, cât și în afara acesteia. În plus, lucrurile pe care le-ați planificat, pur fizic, pot dura mai mult timp.
• Planificarea timpului de lucru nu ar trebui să fie un lucru unic. acest lucru trebuie efectuată în mod regulat și sistematic. În plus, puteți face în mod constant ajustări la programul de acțiune dezvoltat.
• Planurile trebuie să fie realiste și dezvoltate pe baza capacităților reale ale fiecărei persoane în parte. Puteți lua ca bază indicatori de raportare perioade anterioare sau calcule speciale.
• Pentru o autogestionare eficientă, conceptul de compensare pentru timpul pierdut joacă un rol important. Aceasta înseamnă că, dacă ai o „fereastră” astăzi, este mai bine să o cheltuiești pentru a finaliza unele dintre sarcinile planificate pentru mâine.
• La întocmirea unui raport privind munca depusă, înregistrați nu numărul de acțiuni efectuate, ci rezultatele obținute în termeni reali. Acest lucru va ajuta la crearea unei imagini obiective a implementării planului.
• Pentru ca lucrările să fie finalizate în timp util, este important ca planurile să fie coordonate clar în timp. Este indicat să finalizați lucrarea puțin mai devreme decât termenul limită pentru a putea face ajustările necesare.
• Dacă planurile sunt întocmite la diferite niveluri (director, manageri de linie, subordonați), atunci acestea trebuie coordonate în timp.

Beneficiile autogestionării

Autogestionarea eficientă oferă o mulțime de beneficii atât liderilor organizaționali, cât și persoanelor implicate în orice alt domeniu de activitate. Vorbim despre următoarele puncte pozitive:

• o reducere semnificativă a costurilor de timp, precum și a altor resurse pentru efectuarea anumitor lucrări;
• organizarea unui mecanism eficient activitatea muncii, care oferă rezultate economice și alte rezultate mai mari decât în ​​condiții normale;
• absența situațiilor stresante care sunt asociate cu graba din cauza fricii de a nu putea finaliza munca la timp;
• dacă munca este efectuată eficient și în termenele stabilite, atunci aduce satisfacție morală atât managerilor, cât și subordonaților acestora;
• dacă munca are un rezultat vizibil, atunci acesta este un fel de motivație pentru acțiuni active ulterioare;
• cu fiecare pas clar planificat creste nivelul de profesionalism si calificare;
• în procesul de auto-gestionare, cauți scurtături pentru a atinge obiective care anterior necesitau o perioadă semnificativă de timp pentru a le atinge.

Este de remarcat faptul că timpul petrecut cu planificarea și organizarea muncii este răsplătit în totalitate nu numai prin rezultatele finale ale activității, ci și prin abilitățile dobândite în gestionarea resurselor proprii.

Componentele autogestionării

Un sistem de autogestionare presupune o combinație a unui număr de elemente interdependente care asigură organizarea eficientă a procesului de muncă. Se pot distinge următoarele componente principale:

• managementul timpului presupune definiție corectă proporțiile de muncă și odihnă, precum și distribuția duratei fiecărei operațiuni;
• managementul financiar constă în determinarea resurselor disponibile, precum și a celor care trebuie utilizate pentru atingerea scopului;
• Managementul comunicarii inseamna cautarea de legaturi si surse de informatii atat in mediul intern cat si extern;
• Managementul spațiului de lucru presupune organizarea corectă a locului de muncă în conformitate cu cerințele ergonomice și de altă natură.

Este de remarcat faptul că autogestionarea este un proces complex și, prin urmare, este necesar să-l abordăm în mod cuprinzător. Dacă vă lipsește una sau mai multe componente, atunci așa-numita locuri înguste, care poate afecta negativ calitatea lucrării, precum și momentul finalizării acesteia. Pregătirea pentru a efectua un anumit flux de lucru necesită un efort și poate dura ceva timp, care ulterior va avea rezultate.

concluzii

Unul dintre conditiile necesare Munca de succes și eficientă este autogestionarea. Constă în capacitatea de a distribui corect resursele disponibile, inclusiv cele temporare. Este demn de remarcat faptul că destul de des acest concept identificate cu managementul timpului. Și acest lucru nu este surprinzător, deoarece capacitatea de a-ți organiza corect ziua de muncă este cea care determină viteza și calitatea atingerii obiectivelor tale. În acest moment, având în vedere ritmul modern de viață, precum și nivelul competiției, auto-managementul devine o necesitate obiectivă pentru acei oameni care sunt concentrați pe rezultate.

Este de remarcat faptul că funcțiile de autoguvernare corespund în mare măsură funcțiilor de management. Mai întâi trebuie să dezvoltați un obiectiv care va determina direcția în care trebuie să vă mișcați. Este detaliat în continuare prin întocmirea unui plan. Implementarea acestuia reprezintă o adoptare consecventă a lanțului și a organizării procesului de lucru. Dacă vorbim de o întreprindere, atunci trebuie stabilite legături de comunicare între toate diviziile acesteia. Și nu uitați de o astfel de funcție precum controlul, care poate fi nu numai finală, ci și intermediară.

Este important să acordați atenție nu numai managementului, ci și automotivării. Pentru a înțelege când atingeți anumite obiective, merită studiat Baza sa o reprezintă nevoile fiziologice. Aceasta este mâncarea, îmbrăcămintea etc. După ce a furnizat minim necesar, o persoană se gândește să se simtă în siguranță. Ideea aici este să aveți încredere în viitor (cel mai adesea aceasta înseamnă bunăstare financiară). Cea mai înaltă categorie de nevoi care motivează o persoană la activitate este statutul social.

Un manager în munca sa zilnică alocă mult efort și timp în îndeplinirea sarcinilor de rutină: participarea la întâlniri, instruirea subordonaților, pregătirea și citirea rapoartelor, răspunsul la apeluri telefonice, vizualizarea E-mailși corespondența curentă, monitorizarea și evaluarea performanței subordonaților etc. Aceste sarcini, dintre care multe nu au fost planificate în prealabil, umplu ziua de lucru, iar managerul trebuie doar să reacționeze la ele și să nu treacă înaintea evenimentelor. În astfel de condiții, există o mare probabilitate de apariție a erorilor: prioritățile sunt alese incorect, sarcinile secundare nu sunt delegate și se pune accent pe procesul de activitate mai degrabă decât pe rezultat.

Procedurile raționale, metodele dovedite și testate pot fi aplicate tuturor responsabilităților curente, de rutină ale unui manager, pentru a elimina cauzele timpului pierdut și pentru a ajuta managerul să atingă obiectivele companiei mai rapid și la costuri mai mici.

Autogestionarea este aplicarea de proceduri raționale, metode eficiente de lucru în fiecare zi, activitati curente pentru a vă folosi cât mai bine timpul. Scopul principal al autogestionării este de a-și maximiza potențialul atât la locul de muncă, cât și în viața personală, depășind circumstante nefavorabileși gestionându-ți în mod conștient viața.

Autogestionarea vă permite să obțineți următoarele beneficii:

1) efectuarea muncii cu mai puțin timp și efort;

2) o mai bună organizare a muncii și rezultate mai bune;

3) mai puțină grabă și stres;

4) satisfacție mai mare față de munca prestată;

5) motivare mai mare pentru munca managerului și a angajaților;

6) volum de muncă mai mic;

7) creșterea calificărilor managerilor și personalului;

8) atingerea obiectivelor profesionale și personale în cel mai scurt mod posibil.

Este necesar să începi autogestionarea cu o analiză a stilului de lucru practicat, cu un inventar al timpului tău. Se desfășoară pe parcursul mai multor zile lucrătoare (de obicei o săptămână) pentru a determina cauzele lipsei de timp.

În prima etapă, se întocmește o listă de inventar a tuturor activităților la care participă managerul:

1) analiza activităților și a consumului de timp;

2) o foaie de „întreruperi de zi”, pauze de lucru.

A doua etapă este analiza inventarului timpului din punct de vedere al punctelor forte și puncte slabe lider. Pentru a face acest lucru, trebuie să analizați munca efectuată în timpul săptămânii conform următoarelor criterii:

Lucrul era necesar? (da; nu. Răspunsul „nu” trebuie introdus și în coloanele „B” și „C”).

B – a fost justificată investiția de timp? (Nu chiar). Î – A fost stabilit în mod deliberat intervalul de timp pentru finalizarea lucrării? (Nu chiar).

1) durata totală de muncă a zilei corespunzătoare (TPD);

2) durata muncii pentru care managerul a răspuns „nu” (PA, PB, PV);

3) rapoarte:

a) PA / OPD x 100%;

b) PB / OPD x 100%;

c) PV / OPD x 100%.

Dacă se dovedește că mai mult de 10% din activitățile managerului au fost opționale, înseamnă că managerul are probleme cu delegarea sarcinilor și stabilirea priorităților.

Dacă în mai mult de 10% din cazuri consumul de timp a fost prea mare, atunci managerul ar trebui să analizeze motivele acestei cheltuieli excesive (poate autodisciplină slabă, tehnici tehnice iraționale etc.)

Dacă în mai mult de 10% din cazuri momentul executării lucrării a fost determinat spontan, atunci managerul are probleme cu planificarea timpului de lucru (întocmirea planurilor pentru ziua, pregătirea pentru muncă etc.).

A treia etapă este procesarea datelor din tabelul „Daily Interference Sheet” pentru a identifica cauzele acestora.

2. Simptomele și cauzele organizării iraționale a muncii a managerilor

Identificați primele cinci cauze ale pierderilor temporare care se repetă. Să notăm cele mai semnificative scurgeri de timp:

1) stabilirea neclară a obiectivelor;

2) lipsa de priorități în materie;

3) încercarea de a face prea multe deodată;

4) planificarea defectuoasă a zilei de lucru;

5) dezorganizare personală, un birou „aglomerat”;

6) lipsa de motivație (atitudine indiferentă față de muncă);

7) apeluri telefonice care distrag atenția;

8) vizitatori neprogramați;

9) informații incomplete, tardive;

10) incapacitatea de a spune „nu”;

11) lipsa de autodisciplină;

12) întâlniri îndelungate;

13) graba, nerăbdare;

14) lipsa de comunicare (comunicare) sau feedback slab;

15) chat pe subiecte private;

16) incapacitatea de a delega sarcini etc.

3. Instrumente de autogestionare: „curba vieții”, serii cronologice pentru clasarea obiectivelor de viață, analiza punctelor forte și a punctelor slabe, stabilirea priorităților folosind analiza ABC și principiul Eisenhower

Funcții de autogestionare, ca oricare altele proces de management, sunt planificarea (stabilirea obiectivelor personale și profesionale, elaborarea planurilor pentru activitățile cuiva), organizarea (elaborarea unei rutine zilnice și organizarea personalului procesul munciiîn vederea atingerii scopurilor stabilite), motivație (motivarea de a se angaja în activități care vizează atingerea scopurilor stabilite), control (autocontrol și monitorizarea rezultatelor, dacă este necesar, ajustarea scopurilor).

Stabilirea unui obiectiv înseamnă privirea în viitor, orientarea și concentrarea forțelor asupra a ceea ce trebuie realizat, a rezultatelor. Obiectivele ar trebui să aibă o ierarhie, un scop superior și subobiective, obiective intermediare pe drumul spre cel principal. Obiectivele trebuie descrise cu acuratețe.

Pentru a face acest lucru, este util să descrii o „curbă a vieții”, care marchează succesele și eșecurile din trecut și succesele dorite în viitor. „Curba” vieții ar trebui să reflecte:

1. Cum a fost viața ta până acum?

2. Care au fost cele mai mari succese ale tale? Unde au fost înfrângerile tale în sfera profesională? In personal?

3. Cum îți imaginezi viitorul?

4. La ce vârstă ai vrea să trăiești?

5. Ce altceva vrei să realizezi?

6. Ce lovituri ale destinului și ce înfrângeri sunt posibile?

Punctul în care se află persoana este marcat pe curbă, iar lângă punctele extreme ale „curbei vieții” se scrie Cuvinte cheie, care caracterizează succesele sau eșecurile corespunzătoare. În continuare, sunt formulate cinci obiective cele mai importante pe care o persoană dorește să le atingă înainte de sfârșitul vieții, iar aceste obiective sunt diferențiate în funcție de criterii de timp. În acest caz, este necesar să ții cont de persoanele cele mai apropiate de tine (parteneri, copii, părinți, prieteni, șef), deoarece evenimentele din viața lor trebuie luate în considerare. Puteți crea o serie de timp pentru a găsi obiective personale.

Apoi notați pe o foaie separată toate obiectivele dorite pentru viitorul apropiat și îndepărtat:

1) obiective pe termen lung - linii directoare pentru ceea ce o persoană vrea să realizeze în viață;

2) obiective pe termen mediu - rezultate specifice pe care o persoană dorește să le atingă în următorii 5 ani;

3) obiective pe termen scurt – rezultate specifice pe care o persoană dorește să le atingă în următoarele 12 luni. Obiectivele formulate sunt împărțite în personale și profesionale. Stabilirea obiectivelor implică fixarea termenelor limită și a rezultatelor.

După ce v-ați clarificat întrebările despre personal și scopuri profesionale este necesar să se determine mijloacele de realizare a acestora. Pentru a face acest lucru, trebuie să vă determinați punctele forte și punctele slabe. În acest scop, puteți apela din nou la „viața strâmbă” și puteți analiza motivele succesului și eșecului. În același timp, este important să se stabilească acele abilități, cunoștințe și experiență care au condus la rezultatul corespunzător. Acestea pot fi cunoștințe speciale (cunoștințe de producție, management, erudiție generală), calități personale (dedicare, sociabilitate, echilibru, inițiativă, perseverență, tact), abilități intelectuale (creativitate, intuiție, gândire logică, prudență), etc. Abilitățile de analiză vor ne permit să determinăm potențialul pe care îl are o persoană și care trebuie dezvoltat pentru a-și atinge obiectivele.

În același timp, ar trebui să vă cunoașteți slăbiciunile pentru a evita acțiunile care pot contribui la manifestarea unor astfel de calități, sau să luați măsuri pentru a scăpa de aceste slăbiciuni. A-ți cunoaște slăbiciunile înseamnă a-ți întări punctele forte.

Cunoașterea punctelor forte și a punctelor slabe (ce pot face?) vă va permite să determinați mijloacele pentru atingerea obiectivelor (personale, financiare, resurse de timp). În această etapă, trebuie găsit răspunsul la întrebarea: „Ce anume începe persoana respectivă?” În acest scop, se întocmesc planuri de implementare a obiectivelor stabilite. Din planurile de viață și planurile pe termen lung decurg planuri anuale, trimestriale, lunare, pe zece zile, care sunt specificate în planurile de afaceri ale zilei. Planificarea timpului aduce economie de timp.

Planul zilnic este cel mai important pas în planificarea timpului și realizarea obiectivelor tale. Atunci când faceți planuri, este necesar să prioritizați scopurile și obiectivele. Pentru a ilustra acest principiu simplu, este adesea citat poveste celebră numită „Sfat de 25.000 USD”.

Charles M. Schwab, în ​​calitate de președinte al Bethlem Steel Company, l-a desemnat pe Yves Lee, activitate antreprenorială, o sarcină neobișnuită: „Arată-mi o mai bună utilizare a timpului meu. Dacă reușiți, vă voi plăti orice taxă rezonabilă.” Lee ia oferit lui Schwab o bucată de hârtie și a spus: „Faceți o listă cu cele mai importante lucruri pe care trebuie să le faceți mâine și clasați-le în ordinea importanței. Mâine dimineață, începeți cu problema #1 și lucrați la ea până când se rezolvă. Apoi verificați-vă de două ori prioritățile și treceți la numărul 2, dar nu treceți mai departe până nu ați terminat și asta. Apoi treceți la nr. 3 etc. Chiar dacă nu vă puteți finaliza întregul plan pentru ziua respectivă, aceasta nu este o tragedie. Până la sfârșitul zilei, cel puțin cele mai importante sarcini vor fi finalizate înainte de a pierde timpul cu sarcini de importanță mai mică. Cheia succesului este să faceți următoarele în fiecare zi: să verificați din nou importanța relativă a sarcinilor viitoare, să decideți asupra priorităților, să faceți o listă a acestora, să o reflectați în planul dvs. zilnic și să rămâneți la el. Să fie un obicei din fiecare zi de lucru. Dacă sunteți convins de valoarea acestui sistem, „dați-l mai departe” angajaților dumneavoastră. Testați-l atâta timp cât credeți că este necesar și apoi trimiteți-mi un cec pentru suma pe care credeți că valorează sistemul.”

Câteva săptămâni mai târziu, Schwab i-a trimis lui Lee un cec de 25.000 de dolari. Mai târziu, a spus că această prelegere pe care a auzit-o a fost cel mai plin de satisfacții pe care l-a învățat în timpul timpului său în conducere.

Beneficiile lucrului prin prioritate.

1. Lucrul la lucruri cu adevărat importante și dificile.

2. Rezolvarea problemelor în funcție de urgența lor.

3. Concentrarea pe îndeplinirea unei singure sarcini.

4. Excluderea sarcinilor care pot fi realizate de alții. Consecințele pozitive ale lucrului la priorități.

1. Se respectă termenele stabilite.

2. Există o mai mare satisfacție cu ziua și rezultatele muncii.

3. Subordonații și colegii primesc o mai mare satisfacție.

4. Conflictele și suprasolicitarile stresante sunt evitate.

Pentru a determina ordinea sarcinilor importante, se folosesc metode precum principiul Pareto, analiza ABC și principiul Eisenhower.

Principiul Pareto (raport 80:20) în vedere generala afirmă că într-un anumit grup sau set, părțile mici individuale prezintă o semnificație mult mai mare decât este în concordanță cu relativul lor gravitație specificăîn acest grup. În ceea ce privește utilizarea rațională a timpului, aceasta înseamnă că dacă toate funcțiile de muncă sunt luate în considerare din punct de vedere al criteriului eficacității lor, rezultă că 80% din rezultatele finale sunt atinse în doar 20% din timpul petrecut. , în timp ce restul de 20% din rezultatele finale „absorb” 80% din timpul lucrătorului. Acestea sunt doar numeroase probleme secundare.

Prin urmare, nu ar trebui să le asumi mai întâi pe cele mai ușoare, mai interesante sau solicitante. costuri minime timp de afaceri. Problemele trebuie rezolvate în funcție de importanța și semnificația lor.

Aplicarea principiului Pareto este specificată în analiza ABC (Fig. 5). Aici, toate sarcinile sunt distribuite în categorii ABC în conformitate cu ponderea lor în rezultatul final.

Orez. 58. Analiza ABC

Analiza ABC se bazează pe următoarele principii:

3. Sarcinile mai puțin importante și nesemnificative (categoria B), dimpotrivă, reprezintă 65% din numărul total de sarcini, dar au o semnificație nesemnificativă în treburile managerului - doar 15%.

Conform concluziilor analizei ABC, se recomandă ca sarcinile A cele mai importante, adică cele care aduc cele mai mari rezultate, să fie preluate mai întâi pentru a se asigura cu câteva acțiuni. cel mai efect general. Aceste cazuri nu sunt supuse realocării. Următoarele sarcini cele mai importante B reprezintă, de asemenea, o parte semnificativă a rezultatului total. Ele pot fi parțial încredințate altor persoane. Sarcinile B sunt mai puțin importante și, în general, dau un rezultat mic. Ele trebuie realocate și reduse.

Generalul american Dwight Eisenhower a propus un instrument simplu de alegere a priorităților la rezolvarea problemelor. Conform regulii sale, prioritățile sunt stabilite în funcție de criterii precum urgența și importanța problemei.

În funcție de gradul de urgență și importanța sarcinilor, există patru opțiuni pentru evaluarea și finalizarea acestora:

1. Probleme urgente/importante. Acestea trebuie efectuate imediat și de unul singur.

2. Chestiuni urgente/mai puțin importante. Există aici pericolul de a cădea sub „tirania” grabei și, în consecință, să te dedici complet rezolvării acestei sarcini pentru că este urgentă. Dar nu este atât de important, nu necesită calități speciale, așa că trebuie delegat.

3. Sarcini mai puțin urgente/importante. Nu trebuie făcute urgent, pot aștepta. Dificultățile pot apărea atunci când aceste sarcini devin urgente și trebuie rezolvate de manager în cât mai repede posibil. Prin urmare, este necesar să se stabilească un termen limită pentru finalizarea sarcinii sau să se verifice de două ori gradul de importanță și să o încredințeze total sau parțial angajaților.

4. Chestiuni mai puțin urgente/mai puțin importante. Aceste lucruri ajung adesea pe un birou deja plin de hârtii. Astfel de sarcini necesită adesea un coș de gunoi de hârtie.

4. Delegarea: sensul, regulile, motivele de rezistență ale subordonaților și managerilor

Un instrument bun pentru utilizarea rațională a timpului unui manager este delegarea. Delegarea înseamnă transferul unei sarcini din sfera de acțiune a managerului către un subordonat. Împreună cu sarcina de lucru pentru a o îndeplini, trebuie să fie delegate autoritatea și responsabilitatea pentru îndeplinirea sarcinii.

Autoritatea este dreptul limitat de a folosi resursele unei organizații și de a direcționa eforturile unora dintre angajații săi pentru a îndeplini o sarcină. Acest drept este asociat cu luarea deciziilor pentru finalizarea unei sarcini. Autoritatea este delegată funcției, nu persoanei care o ocupă. Ele sunt întotdeauna limitate. Limitele autoritatii sunt determinate de proceduri, reguli, descrierea postului sau transmisă subordonatului pe cale orală.

Responsabilitatea este obligația de a îndeplini sarcinile și de a fi tras la răspundere pentru îndeplinirea lor satisfăcătoare. Angajatul este responsabil pentru rezultatele sarcinii celui care îi deleagă autoritatea. Trebuie subliniat că este delegată doar responsabilitatea funcțională pentru rezolvarea unei sarcini specifice, iar responsabilitatea managerială pentru conducere nu poate fi delegată, ea rămâne în sarcina managerului.

Delegarea înseamnă întotdeauna descărcarea și câștigarea de timp pentru a îndeplini sarcini cu adevărat importante din categoria A. Reguli de bază de delegare:

1) selectarea angajaților potriviți;

2) repartizarea domeniilor de responsabilitate;

3) delegarea integrală a sarcinii de lucru.

Acest lucru crește responsabilitatea pentru implementarea sa, creează stimulente suplimentare pentru a lua inițiativa și facilitează controlul rezultatelor; asigurarea unui echilibru de putere și responsabilitate; coordonarea implementării sarcinilor atribuite.

Stimularea, instruirea și consultarea subordonaților. Trebuie să aibă informatie necesara pentru a vă înțelege sarcina și rezultatele așteptate, primiți răspunsuri în timp util la întrebările emergente Necesar: controlul procesului de lucru și al rezultatelor acestuia; suprimarea încercărilor de delegare inversă sau secvenţială; evaluare și recompensă.

Pentru subordonați, din delegare apar și responsabilități specifice: desfășoară în mod independent activitățile delegate și iau decizii pe propria răspundere; informați managerul în timp util și detaliat, informați-l despre toate cazurile neobișnuite; coordonează-ți activitățile cu colegii și ai grijă de schimbul de informații; îmbunătățiți-vă abilitățile pentru a îndeplini cerințele.

În primul rând, sunt supuse delegării: munca de rutină, activitățile de specialitate, problemele private și lucrările pregătitoare.

Asemenea funcții ale unui manager precum stabilirea de obiective, formularea unei strategii, monitorizarea performanței subordonaților, gestionarea și motivarea angajaților, sarcini de importanță deosebită, sarcini nu pot fi delegate. grad înalt cazuri de risc, neobișnuite, excepționale, cazuri urgente care nu lasă timp pentru explicații și verificări duble.

Există motive pentru care managerii pot fi reticenți în a delega autoritatea, iar subordonații pot evita responsabilitatea suplimentară. Primele includ:

1) încrederea managerului că va face treaba mai bine și mai rapid decât angajații săi și, prin urmare, va economisi timp;

2) lipsa capacității de a conduce, lipsa de conștientizare a problemelor, necunoașterea a ceea ce poate și ar trebui să fie delegat angajaților și cum să facă acest lucru;

3) Lipsa de încredere în subordonați și lipsa de dorință de a-și asuma riscuri;

4) Teama că subalternii vor face o treabă mai bună decât managerul (competiția subordonaților);

5) Volumul de muncă excesiv (vizitatori, telefoane, întâlniri etc.), care nu lasă timp pentru a explica sarcinile delegate și pentru a monitoriza implementarea acestora. Subordonații evită delegarea din următoarele motive:

1) lipsa de cunoștințe și deprinderi, lipsa de încredere în sine, care se exprimă în frica de responsabilitate;

2) teama de critici pentru greseli;

3) Lipsa autorităţii necesare pentru a rezolva problema (lipsa de informaţii, resurse, putere);

4) Subordonatului nu i se oferă niciun stimulent pentru a-și asuma responsabilitate suplimentară;

5) Volumul mare de muncă sau subordonatul crede că da.

Delegarea este principala metodă de descentralizare a managementului într-o organizație. Descentralizarea oferă o serie de beneficii.

1. Deciziile se iau la nivelul corespunzător, adică acolo unde apar probleme.

2. Creste flexibilitatea si adaptabilitatea organizatiei.

3. Creează o motivație suplimentară pentru ca angajații să devină mai mulți niveluri scăzute ierarhie.

4. Promovează dezvoltarea inițiativei, independenței și abilităților subordonaților.

5. Cunoștințele profesionale și experiența angajaților sunt mai bine utilizate, iar competența acestora crește.

6. Managerul se autodescărcă pentru a îndeplini sarcini importante ale grupului A.

" De gestionare a timpului

© P. G. Pererva

Autogestionarea este o condiție pentru succesul personal și profesional

„Timpul este capitalul cel mai limitat și dacă nu poți
Dacă o reușești, nu vei putea gestiona nimic altceva.”
P. Drucker

Timpul este aceeași resursă ca și oamenii, materiile prime și resursele financiare. Caracteristica sa cea mai importantă este irevocabilitatea - nu poate fi acumulată, transferată sau împrumutată, de aceea este important să învățați cum să o utilizați cu beneficiu maxim. Nu degeaba se spune: timpul este bani. Acestea nu sunt doar cuvinte.

Într-adevăr, dacă, de exemplu, un angajat și-a gestionat greșit timpul, termenii contractului nu au fost îndepliniți la timp, compania va trebui să plătească o amendă pentru a compensa pierderile asociate cu timpul de nefuncționare. Succesul fiecărui lider depinde nu numai de valoarea materială și economică, ci și de modul în care își gestionează cel mai valoros bun - timpul. Un lider trebuie să-și folosească în mod conștient și sistematic timpul pentru a-și atinge scopul.

Autogestionarea (sau managementul timpului) este o tehnică de utilizare corectă a timpului. Autogestionarea vă ajută să vă desfășurați munca la un cost mai mic, să vă organizați mai bine munca (și, prin urmare, să obțineți rezultate mai bune), să vă reduceți volumul de muncă și, ca urmare, să reduceți graba și stresul. Renumitul expert în management Alain Mackenzie a spus: „Nu este nimic mai ușor decât să fii ocupat. Și nu este nimic mai dificil decât a fi eficient.”

Autogestionarea este utilizarea consecventă și intenționată a metodelor de lucru eficiente în practica de zi cu zi, cu utilizarea optimă a resurselor pentru a-și atinge propriile obiective. Autogestionarea vă permite să treceți eficient prin toate etapele unei căi de succes către obiectiv, și anume:

• decideți ce doriți să realizați;
• creează-ți propria viziune asupra succesului;
• utilizați metoda „salturilor mari”;
• crede că succesul va veni;
• concentrarea asupra obiectivelor care conduc la succes;
• Nu vă descurajați de eșecuri.

Autogestionarea are o gamă definită de reguli și funcții. Să le notăm pe cele principale.

1. Stabilirea unui obiectiv

Acesta este un proces temporar, deoarece în timpul activității întreprinderii poate deveni clar că anumiți parametri s-au schimbat, ceea ce duce la necesitatea revizuirii obiectivului. Pentru autogestionare, este esențial important să înțelegem unde vrea să ajungă angajatul și unde nu vrea să meargă (dar unde vor alții să-l ducă). Una dintre regulile managementului eficient spune: „Succesele aleatorii sunt frumoase, dar nu sunt garantate. Succesele planificate sunt mai bune pentru că sunt gestionate și se întâmplă mai des.”

Merită să stabiliți un obiectiv pe termen scurt care să fie în concordanță cu atingerea unui obiectiv global pe termen lung.

2. Planificare

Conceput pentru a asigura utilizarea rațională a celei mai valoroase resurse - timpul. Cu cât timpul este planificat mai bine, cu atât mai bine poate fi folosit în interesele personale și profesionale ale managerului. Planificarea cum componentă sarcinile și regulile de autogestionare înseamnă pregătirea pentru atingerea scopului. Planificare Munca zilnica, obiectivele pe termen mediu și lung înseamnă, de asemenea, câștig de timp, obținerea succesului și o mai mare încredere în sine.

Principalul avantaj care se obține prin programarea muncii este că planificarea timpului aduce economii de timp. Experiența practică generală în producție arată că creșterea timpului petrecut pentru planificare duce în cele din urmă la economisirea de timp în general.

3. Reguli de bază de planificare a timpului

3.1. Raport (60:40). Experiența arată că cel mai bine este să întocmești un plan doar pentru o anumită parte a timpului de lucru (60%). Managerul își petrece aproximativ jumătate din ziua de lucru departe de locul de muncă, deoarece munca necesită interacțiune cu oamenii și schimb de informații. Ar trebui să lăsați întotdeauna un anumit procent de timp ca rezervă pentru vizitatori neaștepți, convorbiri telefonice, urgențe sau ca urmare a subestimării duratei unor sarcini.

3.2. Regularitate - sistematicitate - consecvență. Trebuie să lucrați la planuri de timp în mod regulat și sistematic, ducând consecvent la final munca pe care ați început-o.

3.3. Planificare realistă. Trebuie să planificați doar un astfel de volum de sarcini pe care angajatul să le poată face față în mod realist.

3.4. Completarea timpului pierdut. Este mai bine să umpleți timpul pierdut, dar oportunitatea imediat, de exemplu, este mai bine să lucrați mai mult seara decât să compensați ceea ce a fost pierdut cu o zi înainte în ziua următoare.

3.5. Înregistrarea rezultatelor în loc de acțiuni. Trebuie să înregistrați rezultatele sau un obiectiv în planuri, și nu orice acțiuni, astfel încât eforturile să fie inițial îndreptate direct către atingerea scopului. Acest lucru va ajuta la evitarea activităților neprogramate.

3.6. Termen limită. Pentru a evita amânarea și amânarea, trebuie să stabiliți termene precise pentru toate activitățile.

3.7. Coordonare diverse planuri la timp. Pentru a-și implementa cu mai mult succes planurile, un angajat trebuie să le coordoneze cu planurile altor persoane (șef, subordonați, colegi).

4. Luarea deciziilor

Luarea deciziilor permite selectarea sarcinilor și cazurilor prioritare. A lua o decizie înseamnă a stabili o prioritate. Principala problemă a managerilor este că încearcă să facă prea multă muncă deodată și își împrăștie energiile pe sarcini separate, adesea neimportante, dar aparent necesare.

Ordinea sarcinilor poate fi determinată folosind următoarele criterii și metode:

• Principiul Pareto(raport 80:20). Pe baza acestui tipar, putem trage o concluzie cu privire la situatie de munca manager: 20% din timp este petrecut în procesul de lucru pentru a obține 80% din rezultate. Asta înseamnă că nu ar trebui să te asumi imediat pe cele mai ușoare, mai interesante sau pe cele care au nevoie de ajutor. costuri minime timp de afaceri. Este necesar să abordăm întrebările în conformitate cu semnificația și importanța acestora;
• la stabilirea priorităților folosind analiza ABC. Tehnica acestei analize se bazează pe faptul că cotele procentuale ale cazurilor mai importante și mai puțin importante în total rămân neschimbate. Folosind literele „A”, „B” și „C”, toate lucrările sunt împărțite în trei grupe în funcție de importanța lor (cel mai important, important și nesemnificativ (mai puțin important)). Analiza ABC se bazează pe trei principii:
• sarcinile critice reprezintă aproximativ 15% din numărul total de lucruri pe care le face un manager. Contribuția acestei sarcini la atingerea obiectivului final este de aproximativ 65%;
• sarcinile importante reprezintă aproximativ 20% din numărul total de cazuri, a căror importanță este tot de aproximativ 20%;
• sarcinile mai puțin importante și neimportante reprezintă aproximativ 65% din toate sarcinile, iar importanța lor este de doar aproximativ 15%.

Pentru a aplica analiza ABC, trebuie să urmați următoarele reguli: faceți o listă cu toate sarcinile viitoare;

• sistematizați-le după gradul de importanță și stabiliți o prioritate;
• evaluează sarcinile în conformitate cu categoriile A, B, C;
• Sarcinile de categoria A trebuie îndeplinite chiar de manager;
• Sarcinile de categoria B ar trebui delegate;
• sarcinile care rămân fac obiectul realocării obligatorii:
• analiza accelerată conform principiului Dwight Eisenhower(Președintele SUA din 1953 până în 1961). Acest principiu este un simplu ajutor în cazurile în care este necesar să se decidă rapid cărei sarcini să se acorde prioritate. Prioritățile sunt stabilite pe baza unor criterii precum urgența și importanța problemei. Toate cazurile sunt împărțite în 4 grupe:

1. Urgente (chestiuni importante) - acestea trebuie efectuate chiar de manager;
2. Urgente (chestiuni mai puțin importante) - trebuie să fie delegate;
3. Mai puțin urgente (sarcini importante) - nu trebuie să fie finalizate imediat, dar trebuie să le faceți singur;
4. 4 Mai puțin urgent (sarcini mai puțin importante) - vă puteți abține de la a le îndeplini.

Delegație este o activitate cheie a managerului. Delegarea înseamnă, în general, transferul sarcinilor către un subordonat din sfera de activitate a managerului însuși, dar în același timp șeful își păstrează responsabilitatea pentru conducere, care nu poate fi delegată. Transferul unei sarcini sau activități poate fi efectuat pe o perioadă lungă sau limitat la sarcini unice. Refuzul de a delega duce la suprasolicitarea managerului și reduce timpul necesar îndeplinirii sarcinilor sale imediate. Delegarea ajută managerul să elibereze timp pentru sarcini mai importante și să reducă volumul de muncă și, de asemenea, promovează utilizarea cunoștințelor și aptitudinilor profesionale ale angajaților și are un efect pozitiv asupra motivației angajaților. Pentru a realiza cu succes delegarea, este necesar să selectați angajații potriviți, să distribuiți în mod clar sfera de responsabilitate, să coordonați implementarea sarcinii atribuite și să monitorizați procesul de lucru și rezultatele și să opriți încercările de delegare inversă sau ulterioară. Este la fel de important să stimulezi și să consiliezi subordonații și să-i evaluezi. Munca de rutină ar trebui delegată activitati specializate, probleme private și lucrări pregătitoare. În nicio circumstanță nu trebuie delegate lucrări precum stabilirea unui obiectiv, gestionarea angajaților sau o sarcină cu risc ridicat.

5. Implementare și organizare

Permite elaborarea unei rutine zilnice si organizarea procesului de lucru in vederea atingerii scopului stabilit. Organizarea zilei tale de lucru ar trebui să corespundă principiului de bază: „Munca trebuie să mă supună, și nu invers”. Există 23 de reguli care pot fi împărțite în 3 grupe: reguli pentru începutul zilei, partea principală a zilei și sfârșitul zilei.

Reguli pentru începerea zilei:

1. Începeți ziua cu o dispoziție pozitivă;
2. Începeți munca în același timp ori de câte ori este posibil;
3. Reevaluarea planului zilei întocmit cu o zi înainte;
4. În primul rând - sarcinile cheie;
5. Continuați fără legănat;
6. Acordați planul zilnic cu secretarul (el va lucra mai eficient și îl va putea proteja pe manager de obstacole inutile);
7. Fă lucruri dificile dimineața chestiuni importante, pentru că mai târziu managerul este de obicei ocupat cu treburile curente.

Reguli pentru cea mai mare parte a zilei:

1. Pregătirea logică a muncii;
2. Influențați fixarea termenelor limită în propriile interese;
3. Reverificarea întregului complex de lucrări din punct de vedere al necesității de lucrări individuale;
4. Respinge orice problemă urgentă suplimentară care apare;
5. Evitați acțiunile impulsive neplanificate;
6. Faceți o pauză în timp și mențineți un ritm măsurat;
7. Efectuați mici sarcini omogene într-o serie (în acest caz, pregătirea se efectuează o singură dată și pentru un anumit timp managerul este angajat în activități omogene; datorită continuității și concentrării asupra procesului, se realizează economii de timp;
8. Este rațional să finalizați ceea ce ați început (distragerea atenției și următoarea revenire la muncă necesită ceva timp, prin urmare munca începută trebuie fie să fie finalizată, fie întreruptă la momentul potrivit);
9. Utilizați intervale de timp neplanificate pentru activități pregătitoare sau de rutină;
10. Lucrați contraciclic (adică, la începutul zilei este mai indicat să faceți cele mai importante sarcini, iar într-o perioadă mai agitată - cu sarcini mai puțin importante);
11. Găsiți timp liniștit pentru a vă recupera;
12. Controlați timpul și planurile.

Reguli pentru incheierea zilei de lucru:

1. Finalizați sarcini mici începute;
2. Control asupra rezultatelor și autocontrol;
3. Faceți un plan pentru ziua următoare;
4. Fiecare zi ar trebui să aibă punctul culminant.

6. Control

Controlul asupra rezultatelor servește la îmbunătățirea și, în mod ideal, la optimizarea procesului de lucru. Toate funcțiile de autogestionare de mai sus nu vor fi atât de eficiente dacă nu se efectuează un control adecvat. Controlul acoperă trei sarcini:

• înțelegerea stării fizice;
• compararea a ceea ce a fost planificat cu ceea ce a fost realizat;
• ajustarea la abaterile stabilite.

Este necesar să vă verificați în mod regulat, la intervale regulate, planurile și organizarea muncii, să vă analizați activitățile și timpul și să întocmiți o fișă cu obstacolele zilnice. În orice caz, controlul asupra rezultatelor muncii ar trebui efectuat după finalizarea sarcinii. Oricine vrea să se descarce cu adevărat nu poate renunța la autocontrol.

7. Informare și comunicare

Aceasta este cea mai importantă fază, deoarece toate celelalte faze au nevoie de ea. Un manager este bombardat cu un flux zilnic de informații cu care trebuie să se ocupe. ÎN viata reala managerul procesează mult mai multe informații decât este necesar pentru o muncă eficientă. Pentru a-și economisi timpul, un manager trebuie să dezvolte o abordare rațională a obținerii, procesării și utilizării informațiilor.

Și mai departe...

Oamenii de afaceri se plâng adesea că există doar 24 de ore într-o zi. Este pur și simplu imposibil să realizezi tot ceea ce ai planificat într-o zi, chiar dacă negociezi prin apeluri conferință și faci machiaj în timp ce stai în trafic. În plus, negocierile și machiajul nu au întotdeauna succes. Poți învinovăți pe oricine pentru eșecuri. Sau poți învăța auto-gestionarea, adică arta de a-ți gestiona timpul și resursele eficienta maxima. Apoi se dovedește că există timp în zi nu numai pentru somn, ci chiar și pentru sport și recreere.

Mituri despre autogestionare

Mulți oameni din ziua de azi știu sau cel puțin au auzit despre ce este autogestionarea. Mulți oameni sunt, de asemenea, de acord că a-și gestiona timpul și resursele este util și corect. Dar din anumite motive, există încă mai mulți oameni care întârzie mereu și nu știu pe care dintre cele douăzeci de lucruri să se apuce decât cei care sunt punctuali și încrezători. Acești oameni nefericiți găsesc întotdeauna o mulțime de motive pentru care nu reușesc să facă nimic și, cel mai important, nu vor să învețe cum să țină pasul. Dar, după cum se dovedește, acestea sunt doar mituri care sunt spulberate de specialiști la fel de ușor pe cât sunt inventate de cei care nu vor să se descurce singuri.

Mitul nr. 1. „Autogestionarea este necesară doar pentru manageri. Când voi deveni șef, voi învăța.”

Nu o vei face decât dacă schimbi această credință. La urma urmei, obiectivul principal al autogestionării este să profitați la maximum de propriile capacități, să vă gestionați în mod conștient cursul vieții și să depășiți circumstanțele externe, adică să obțineți rezultate și să vă îmbunătățiți calitatea vieții.

Prin urmare, autogestionarea este importantă nu numai pentru un angajat obișnuit al companiei, ci și pentru orice persoană în principiu. A te gestiona îți permite să-ți atingi obiectivele în viață și să simți că viața nu trece pe lângă tine. Autogestionarea ca set de instrumente este importantă pentru toți cei care doresc să obțină succes în viață, indiferent de statutul lor. Cu toate acestea, pentru managerii de top, auto-managementul este și mai important, deoarece atingerea obiectivelor companiei depinde de munca lor.

Autogestionarea este adesea percepută ca o supunere strictă față de un program care trebuie încă gândit și elaborat. Prin urmare, lipsa de claritate în acțiunile cuiva este explicată de mulți ca o reticență de a se supune unui program, mai ales când vine vorba de lucrul în afara biroului sau de freelancer. Dar auto-gestionarea implică mai mult decât planificarea timpului. Auto-managementul este capacitatea de a se conduce singur, de a conduce procesul de management în cel mai mult în sens larg cuvinte - în timp, spațiu, comunicare, lumea afacerilor. A fi organizat, indiferent dacă are legătură cu mediul înconjurător sau cu timpul tău, înseamnă să fii pregătit. Acest lucru vă permite să vă simțiți colectați, să controlați situația, gata să folosiți toate oportunitățile disponibile și să faceți față oricăror surprize și surprize.

Mitul nr. 2. „Autogestionarea ar trebui utilizată numai atunci când este necesar - atunci când se desfășoară un proiect complex sau se lucrează în modul de urgență. Alteori nu am nevoie de el.”

Această afirmație nu este în întregime adevărată, fie și doar pentru că dobândirea oricărei abilități provoacă inițial o scădere a productivității. Astfel, perioada de finalizare a unui proiect complex nu este cea mai mare cel mai bun timp pentru experimente. În mod ideal, autogestionarea este un obicei și un stil de viață. Dar nu toată lumea este pregătită pentru asta. Autogestionarea poate fi folosită într-adevăr ca instrument în timpul unui proiect complex sau situație de urgență. Dar dacă te ajută să obții rezultate în cele mai dificile situații, de ce să nu-l folosești mereu?

În plus, merită să luăm în considerare faptul că autogestionarea este o abilitate care nu poate fi dobândită instantaneu la momentul potrivit. Este ca și cunoașterea limbă străină: ori vorbești chineză, ori nu și nu trebuie să te gândești că atunci când întâlnești un chinez, vorbirea competentă va curge de la sine. Și așa cum o limbă este uitată fără practică, abilitatea de a se controla dispare dacă nu este folosită.

Mitul nr. 3. „Autogestionarea nu poate fi învățată”

După cum a spus eroina Liya Akhedzhakova în filmul „Office Romance”: „Chiar și un iepure poate fi învățat să fumeze, iar pentru o persoană rezonabilă nimic nu este imposibil”. Experții vă asigură că puteți învăța autogestionarea cu ajutorul unor cursuri speciale sau pe cont propriu. Cursurile sunt mai potrivite pentru formarea angajaților companiei, care se desfășoară cel mai bine într-un format corporativ pentru a nu crea o diviziune artificială a angajaților. Și cu siguranță poți învăța autogestionarea pe cont propriu citind cărți relevante, atât cele teoretice, care descriu standarde și tehnici, cât și biografii și autobiografii ale unor oameni grozavi, care descriu poveștile oamenilor care au obținut rezultate remarcabile.

În același timp, trebuie să vă amintiți că auto-gestionarea este un lucru foarte personal. Din zeci de sfaturi propuse, o persoană ar trebui să aleagă numai pe cele care i se potrivesc și să le facă să lucreze pentru sine. A învăța să gestionezi timpul nu este o sarcină pentru o persoană slabă.

Mitul nr. 4. „Nu mă pot convinge să fiu mai organizată.”

În acest caz, „nu pot” este egal cu „nu vreau”. În timp ce blugii abia se potrivesc, dieta va fi amânată „până luni”. Când blugii tăi se desfac la cusături la un eveniment important, dieta va începe imediat și nu va părea atât de dureroasă. De asemenea, a fi concediat din cauza unei alte nerespectări a tuturor termenelor limită poate fi o motivație excelentă pentru a te angaja în auto-gestionare. Dar, desigur, nu merită să o aducem în acest punct. Este mai bine să găsești motivația mai devreme.

Unde să-l cauți? Mai întâi, răspunde la întrebarea: „Îmi place ceea ce fac?” Dacă răspunsul este nu, nu vei găsi motivație. Dar poți găsi un „fulcru”, de exemplu, amintindu-ți ceea ce ți-a plăcut întotdeauna sau ai făcut cel mai bine. Construirea ta este posibilă tocmai prin dezvoltarea competențelor „preferate”. Se poate întâmpla, de asemenea, să nu știi cum să faci ceea ce vrei cu adevărat să faci. În acest caz, cel mai probabil va trebui să începeți de la pozițiile de pornire. Dar uneori este mai eficient să găsești resurse pentru reorientare, rămânând în același timp la locul tău actual. În acest caz, planificați-vă săptămâna de lucru astfel încât să existe cel puțin 10 ore în ea pe care să le puteți dedica exclusiv vouă.

Autogestionarea vă ajută nu numai să vă atingeți obiectivele de afaceri, ci și să găsiți pur și simplu timp pentru dvs. Dorința de a face sport, de a desena, de a merge în Madagascar, de a vedea prietenii mai des, adică de a găsi timp pentru activitățile și recreere preferate, nu este o motivație suficientă pentru asta? La fel și dorința, de exemplu, de a-i oferi mai întâi mamei un cadou scump salariu mare, care cu siguranță va deveni așa atunci când înveți să te gestionezi eficient.

Cunoștințele și abilitățile de autogestionare sunt necesare pentru persoanele aflate în căutarea unui loc de muncă în timpul procesului de angajare și în alte etape ale dezvoltării carierei. Servicii de management al personalului guvernului și organizatii comerciale ar trebui să acorde mai multă atenție dezvoltării abilităților de autogestionare ale angajaților în procesul de management al carierei. Forma optimă sunt recunoscute antrenamentele și jocurile de afaceri, în timpul cărora studenții dobândesc și îmbunătățesc abilități practice de autogestionare. În plus, este necesar să se caute noi tehnologii informaționale intensive pentru implementarea procesului educațional.

Este sigur să spunem că abilitățile de autogestionare îi vor ajuta pe oameni să nu facă greșeli în alegerea lor profesională și să atingă anumite înălțimi în carieră.

P.G. Pauză. Arta de auto-marketing. Angajare fara probleme. - H. 2009. Vezi si:

Tradus din engleză management înseamnă management. Se dovedește că autogestionarea este autogestionarea. Acest termen este folosit în diverse domenii activitate umana, dar momentan suntem interesați de sfera afacerilor. În afaceri, educație și psihologie, auto-managementul reprezintă metodele, abilitățile și strategiile prin care o persoană își poate direcționa eficient propriile activități pentru atingerea obiectivelor.

Autogestionarea include stabilirea obiectivelor, luarea deciziilor, concentrarea, planificarea, gestionarea personală a timpului, autocunoașterea, auto-organizarea, autocontrolul, autoeducația și multe alte componente. Uneori, autogestionarea înseamnă organizarea corectă a propriilor activități și a timpului de lucru, dar autogestionarea este un concept mai larg care include și aceste aspecte.

Autogestionarea vă permite să fiți șeful. propria viata. Sună puțin pretențios, dar așa este. Mulți oameni se plâng că „merg cu fluxul” și nu pot schimba nimic în viața lor. Și caută motivul pentru asta în lumea din jurul lor, deși cel mai corect este să-l caute în ei înșiși. De foarte multe ori motivul eșecurilor noastre (inclusiv în construirea unui apartament) este incapacitatea fie de a formula clar ceea ce ne dorim, fie de a găsi resursele necesare pentru a ne atinge obiectivele.

Autogestionarea este concepută pentru a ajuta la: stabilirea unui obiectiv; găsi resurse pentru a-l realiza; alege cel mai mult metode eficiente utilizarea acestor resurse; să aplice aceste metode în mod intenționat și consecvent în practică;

Autogestionarea eficientă necesită prezența abilităților și calităților cheie care pot și ar trebui dezvoltate în sine. Aceste abilități au fost evidențiate de Dave Francis și Mike Woodcock, clasici ai managementului eficient:

capacitatea de a se gestiona, de a folosi rațional abilitățile, energia, timpul și de a rezista la stres;

valori personale clare, rezonabile și adecvate realității moderne;

obiective de viață clare și realiste (atât viața de afaceri, cât și viața personală);

dorinta de constanta crestere personala, percepția noilor oportunități și situații;

Abilitati eficiente de luare a deciziilor si de rezolvare a problemelor;

ingeniozitate, creativitate, capacitatea de a genera și utiliza idei noi, inovatoare.

De ce este necesar auto-gestionarea în afaceri? Cum vă va ajuta cariera? Printre premisele indispensabile pentru creșterea cu succes a carierei, determinarea este de obicei numită, dând adesea acestui cuvânt o conotație negativă - se spune că un carierist este gata să treacă peste cadavre de dragul unei promovări. Da, sunt unele, dar cel mai adesea persoană orientată spre obiectiveștie clar ce vrea și de ce are nevoie Pozitie noua- nu doar pentru înscrierea în forța de muncă și creșterea salariului (deși și pentru ei), ci pentru autorealizare.

Aici intervine autogestionarea. De obicei, o poziție înaltă implică gestionarea altor oameni - dar cum poate cineva să gestioneze pe cineva care nu este capabil să se gestioneze singur? In afara de asta, Carieră implică creștere personală – fără autodezvoltare și lucru pe sine cariera de succes nu ai nicio sansa.

Desigur, autogestionarea este o adevărată artă, iar autogestionarea nu poate fi învățată peste noapte. Dar poți începe cu mici - cu organizare adecvată timpul dvs. de lucru. Vă oferim câteva sfaturi pentru a vă gestiona dvs., activitățile și timpul:

Planificați-vă ziua de lucru din timp, stabilind priorități (lucruri importante și urgente; importante, dar nu urgente; urgente, dar nu importante; nu importante și nu urgente).

Minimizați comunicarea neproductivă care vă distrage atenția de la munca dvs. Alocați timp pentru a vă ocupa de corespondență. Obțineți un organizator (de hârtie sau electronic) pentru o planificare mai eficientă. Nu vă fie teamă să vă ocupați de lucruri noi. Ai grijă de sănătatea ta – fizică și psihologică.Auto-managementul este o componentă importantă a unei cariere de succes.

24. Eficacitatea managementului: factori și evaluare.

Eficiența managementului este o caracteristică relativă a performanței unui anumit sistem de management, reflectată în diverși indicatori atât ai obiectului de management, cât și a activității de management în sine (subiectul managementului). Mai mult, acești indicatori sunt atât cantitativi, cât și caracteristici de calitate. Eficacitatea sistemului de control ar trebui exprimată prin indicatorii de performanță ai sistemului gestionat, deși poate avea și caracteristici specifice proprii.

Orice schimbare în organizație efectuată de aparatul de management trebuie să îndeplinească obiectivele sale specifice, a căror realizare determină dacă activitatea organizației va fi eficientă sau nu.

Potrivit lui P. Drucker, eficiența este o consecință a faptului că „lucrurile necesare, corecte sunt făcute”, iar eficiența este o consecință a faptului că „aceste lucruri sunt create corect”. Astfel, McDonald's a identificat o modalitate de a prepara hamburgerii la costuri reduse și într-o manieră durabilă. calitate superioară iar aceasta a obținut succes.

O caracteristică cantitativă importantă a eficienței este productivitatea. Productivitatea este raportul dintre numărul de unități de ieșire și numărul de unități de intrare. Ea reflectă eficiența globală a utilizării tuturor tipurilor de resurse (muncă, capital, tehnologie, informații). Productivitatea la toate nivelurile organizației este critică factor important astfel încât organizația să poată supraviețui și să reușească. Productivitatea determină nivelul de trai al societății, valoarea impozitelor, garanțiile sociale pentru cetățenii țării și nivelul inflației.

Eficacitatea managementului este o categorie economică care reflectă contribuția activităților de management la rezultatul final al organizației. Scopul funcțional al managementului se rezumă la asigurarea eficacității activității principale, prin urmare eficacitatea acestuia este determinată de gradul de eficacitate al sistemului organizațional însuși. Rezultă că eficacitatea managementului este determinată de gradul de implementare a obiectivelor organizației și indicatorul său integral - profit.

Eficiența managementului este o caracteristică relativă a eficacității unui anumit sistem de management, care se reflectă în diverși indicatori atât ai obiectului de management, cât și ai activității de management în sine (subiectul managementului), iar acești indicatori pot fi atât cantitativi, cât și calitativi.

În societate, o parte semnificativă este cheltuită pentru management resurselor de muncă, și componenta lor cea mai activă și pregătită profesional pentru a realiza astfel de munca grea. Această situație determină în mod obiectiv necesitatea creșterii nivelului de utilizare rațională a resurselor și a reducerii costurilor acestora în toate modurile posibile.

ÎN teorie economică Există două tipuri de eficiență: economică și socială.

Eficiență economică determinată de raportul dintre rezultatele obţinute şi costurile.

Eficiența socială exprimă gradul de satisfacție a cererii populației (consumatori, clienți) pentru bunuri și servicii.

Pe baza acestui fapt, este corect să vorbim despre eficiența economică și socială a managementului.

Evaluarea eficacității managementului presupune prezența a două laturi ale eficacității: externă și internă.

Eficiență internă arată cum anumite nevoi afectează dinamica propriilor obiective ale organizației și a grupurilor individuale de participanți.

Eficacitatea managementului extern arată cât de bine îndeplinește organizația cerințele mediului extern.

În practica managementului, apar situații când este necesară compararea eficacității acesteia cu perioada anterioară și cu organizațiile aferente pentru a identifica dinamica creșterii sau scăderii eficienței și, pe baza acesteia, a lua măsuri adecvate pentru dezvoltarea activităților de bază sau îmbunătățirea managementului propriu-zis. . În aceste cazuri, sunt utilizați criterii și indicatori ai eficienței managementului.

Un criteriu (greacă - un mijloc de judecată) este un semn calitativ pe baza căruia se face o evaluare; indicatorul este proprietăți sau caracteristici cantitative specifice care caracterizează eficacitatea managementului.

Cele mai importante criterii sunt indicatorii de realizare a rezultatelor planificate ale activităților de bază ale companiilor și ale profiturilor. Evaluarea eficacității managementului trebuie să fie cuprinzătoare și să ia în considerare gradul de utilizare a resurselor și oportunitățile de dezvoltare ale companiilor, atingerea obiectivelor de producție, economice și sociale.

Algoritmul de evaluare a eficacității managementului este o serie secvențială a următoarelor acțiuni:

sunt dezvoltate obiectivele de evaluare;

criteriile de evaluare sunt justificate;

se determină compoziția datelor inițiale utilizate în procesul de evaluare;

sunt elaborate cerințe pentru criteriile de evaluare;

sunt selectate metode de calcul a criteriilor;

se calculează valoarea cantitativă a criteriilor, i.e. indicatori care îndeplinesc anumite criterii.