Fișa postului asistent director tehnic. Responsabilitățile și cerințele asistentului managerului

Asistent manager este o funcție administrativă responsabilă asociată cu acordarea de diverse tipuri de asistență șefului întreprinderii, inclusiv economică, juridică și tehnică.

De fapt, un asistent manager este o secretară, un specialist în informatică, un lucrător în resurse umane, un avocat și un economist. Niciun manager nu se poate lipsi de un prim asistent, gata să vină în ajutor în momentele cele mai nefavorabile pentru afaceri, să livreze documentele uitate la timp, să reamintească despre o întâlnire importantă, să asculte și să sfătuiască în luarea deciziei corecte.

Relevanța și perspectivele de dezvoltare a acestei poziții

Datorită extinderii conexiunilor dintre întreprinderi, utilizarea activă în Viata de zi cu ziși munca, nevoia de a fi în permanență în contact cu partenerii de afaceri, mulți antreprenori sunt nevoiți să achiziționeze asistenți.

Postul de asistent este extrem de relevant în lumea modernă. După ce a evoluat de la o secretară obișnuită care servește ceai și răspunde la apeluri, această profesie este acum asociată cu o mare responsabilitate și prezența unor cunoștințe.

Țineți această poziție nu doar responsabil, ci și foarte promițător, deoarece după ce șeful pleacă pentru o promovare, există posibilitatea de a-și obține locul. Experiența practică și teoretică acumulată în calitate de asistent va fi cea mai bună recomandare pentru conducerea superioară și te va ajuta să avansezi bine în carieră.

Avantajele și dezavantajele lucrului ca asistent

Postul de asistent executiv are atât avantaje, cât și dezavantaje.

LA aspecte pozitive posturile ocupate includ:

• apropierea de superiori;
• acces constant la informații actualizate;
• posibilitatea de a fi puțin mai mare decât alți angajați ai companiei;
• oportunitatea de a ne întâlni oameni interesanți, faceți noi contacte utile;
• lucrează într-un mediu confortabil.

Laturile negative Atribuțiile unui asistent manager sunt:

• călătorii frecvente de afaceri;
• program de lucru neregulat;
• a fi într-o situație stresantă;
• căderi emoționale ale superiorilor;
• nevoia de a renunța la viața personală de dragul carierei și al muncii.

Un asistent manager trebuie să aibă o rezistență crescută la stres. Managerii nu pot face față întotdeauna emoțiilor care apar după o zi proastă la serviciu, motiv pentru care asistenții lor cad adesea sub mâna fierbinte.

Dacă nu ați înregistrat încă o organizație, atunci calea cea mai usoara face asta folosind servicii on-line, care vă va ajuta să generați gratuit toate documentele necesare: Dacă aveți deja o organizație și vă gândiți cum să simplificați și să automatizați contabilitatea și raportarea, atunci următoarele servicii online vor veni în ajutor, care vor înlocui complet un contabil în compania dumneavoastră și economisiți o mulțime de bani și timp. Toate rapoartele sunt generate automat și semnate semnatura electronicași este trimis automat online. Este ideal pentru antreprenorii individuali sau SRL-uri pe sistemul fiscal simplificat, UTII, PSN, TS, OSNO.
Totul se întâmplă în câteva clicuri, fără cozi și stres. Încearcă-l și vei fi surprins ce usor a devenit!

Cerințe pentru candidații pentru acest post

Bun ajutor trebuie avut cunoștințe într-o varietate de domenii. Cel mai adesea, această funcție este ocupată de specialiști în domeniul selecției personalului, persoane cu studii juridice, economice, tehnice și umanitare.

Este extrem de important ca un asistent manager să aibă așa ceva calitati, Cum:

• abilități de comunicare;
• încredere în sine;
• capacitatea de a răspunde rapid la circumstanțe în schimbare;
• vorbirea corectă;
• o anumită rigiditate;
• poziție de viață fermă.

Dacă despre care vorbim despre o întreprindere din domeniul construcțiilor, tehnologic și alte domenii specifice, asistentul managerului trebuie să aibă cunoștințe și abilități speciale. La alegerea unui asistent, se acordă o atenție deosebită cunoștințelor de limbi străine ale candidatului și abilităților de utilizare a programelor de calculator.

Responsabilitatile locului de munca

trebuie sa:

Poziția unui asistent este una variată; nu te poți aștepta să stai la birou și să tipărești ocazional actele necesare.

Drepturi și responsabilități

are dreptul de a să semneze documente în numele managerului, dacă aceasta se referă la atribuțiile acestuia. În plus, o persoană care îndeplinește atribuțiile de asistent are dreptul de a studia documente legate de îndatoririle sale oficiale, precum și de a primi informații pentru execuție de înaltă calitate. Dacă este necesar, are dreptul să trimită autorităților și structurilor relevante cereri legate de primirea documentelor de lucru.

Unul dintre cele mai importante drepturi ale unui asistent este capacitatea de a cere conducerii să îi creeze condiții de lucru adecvate:

• asigurarea unui loc de muncă;
• dotarea locului de muncă cu computer, fax, imprimantă și scaner;
• furnizarea de scris și alte materiale necesare pentru lucru.

responsabil pentru îndeplinirea neglijentă sau de calitate insuficientă a sarcinilor sale de serviciu. În cazul constatării unor infracțiuni, asistentul poartă răspundere administrativă, penală și civilă. Atunci când sunt cauzate pierderi materiale, asistentul este obligat să poarte responsabilitatea în conformitate cu normele de muncă și legislația civilă a Federației Ruse.

Caracteristici ale designului CV-ului

Aplicarea pentru postul de Asistent Manager trebuie să specificațiîn CV-ul trimis directorului organizației:

Când scrieți un CV, este necesar să indicați în mod discret prezența abilităților de comunicare, lipsa de emoții despre un ton ridicat și disponibilitatea pentru orele de lucru neregulate.

Caracteristicile muncii în diverse domenii de activitate

În sala de primire publică a deputatului

Asistent adjunct pur și simplu trebuie să fie extrem de sociabil. În plus, trebuie să cunoască numele, prenumele și numerele de telefon ale tuturor activiștilor care locuiesc în incinta, raionul, raionul al cărui șef este deputat.

Deputatul ar trebui să aibă propria bază de alegători, precum și o listă cu problemele din district care trebuie rezolvate. Asistentul trebuie să întâlnească cât mai multe persoane utile, să fie pregătit să răspundă la întrebări din partea presei și a publicului, să conducă și să organizeze negocieri.

Asistentul unui deputat trebuie să aibă cunoștințe juridice, să aibă o educație umanistă și o aptitudine pentru psihologie. Ar trebui să vă pregătiți din timp pentru un program de lucru neregulat și fără zile libere.

Departamentul de Resurse Umane

Responsabilitățile asistentului șef al departamentului HR includ pregătirea, transmiterea, tipărirea documentelor, preluarea apelurilor primite și menținerea documentației de lucru. Beneficiile postului sunt un program de lucru standardizat.

Departamentul de vanzari

Un asistent al șefului departamentului de vânzări trebuie să stăpânească elementele de bază ale meșteșugului comercial, să poată găsi cumpărători și furnizori, să comunice cu clienții și alți antreprenori implicați în sectorul comercial.

Principalele calități sunt abilitățile de comunicare și rezistența la stres.

Director artistic

Un director artistic asistent trebuie să aibă gusturi artistice, abilități de comunicare cu artiștii și personalitățile culturale, capacitatea de a gestiona documentația și de a organiza prezentări, expoziții și diverse tipuri de comunicate de presă.

Poziția este potrivită doar pentru persoane cu înclinații artistice și o mentalitate umanitară.

Avantajele și dezavantajele lucrului ca asistent personal la un director sunt descrise în următorul videoclip:

revista „Director general”

Esența muncii unui asistent personal este de a lua o parte semnificativă a muncii sale, cunoscând specificul și caracteristicile activităților managerului dvs. De exemplu, responsabilitățile unui asistent personal includ planificarea și optimizarea programului de lucru al unui executiv, coordonarea acțiunilor Directorului General, organizarea de întâlniri și negocieri, întâlniri ale acționarilor, consilii de administrație, pregătirea călătoriilor de afaceri pentru un director (vezi Funcții). a unui asistent personal al unui director).

Funcțiile unui asistent personal la un director

Responsabilitățile directorului general adjunct includ:

• organizarea convorbirilor telefonice;
• primirea mesajelor, scrisorilor adresate managerului și, dacă este necesar, aducerea acestora către manager;
• pregătirea ședințelor, ședințelor, inclusiv ședințelor acționarilor, consiliilor de administrație, negocieri ( asistent personal face o selecție de materiale, anunță participanții despre locul și ora evenimentului și, de asemenea, monitorizează respectarea reglementărilor, ține procesele verbale, întocmește rezultate, ia notițe scurte);
• primirea corespondenței de afaceri primite, înregistrarea acesteia și transmiterea acesteia către manager, iar apoi comunicarea rezoluțiilor Directorului General anumitor executori sau pregătirea independentă a unui răspuns;
• monitorizarea termenelor pentru ca angajații să execute instrucțiunile de la manager diviziuni structurale companii;
• acceptarea și depunerea la timp a documentelor spre semnare;
• întâlnirea și primirea vizitatorilor managerului;
• pregătirea călătoriilor de afaceri (suport pentru vize, rezervare bilete, rezervări la hotel);
• creând condiţii propice maximului munca eficienta manager (monitorizează organizarea locului de muncă, disponibilitatea papetăriei, echipamentul de birou necesar, curățenia în biroul managerului).

Ce fel de asistent personal ai nevoie?

Secretar șef. Potrivit pentru managerii companiilor cu până la 25 de persoane. Această persoană îmbină funcțiile de secretar al managerului cu funcțiile de secretar al companiei. Pentru un manager, el îndeplinește doar anumite sarcini simple (de exemplu, salută vizitatorii, le oferă băuturi, tastează scrisori, procesează corespondența).

Cerințe. Acesta trebuie să fie un interpret disciplinat, căruia nu i se cere să fie independent în luarea deciziilor sau inițiativă. Alte cerințe includ: absolvent sau minor educatie inalta(este important ca studiile să nu afecteze munca), de mare viteză dactilografiere, capacitatea de a folosi echipamente de birou, de preferință un an de experiență similară. Este necesar ca persoana care aplică pentru acest post să fie înclinată să efectueze o muncă monotonă.

Asistent administrativ, manager de afaceri. Este necesar pentru managerii companiilor cu un flux mare de documente, în principal pentru comunicarea între manager și subordonați. Acest tip de asistent personal trebuie să se combine în munca lor realizând ambele functii tehnice, precum și funcții care necesită independență și responsabilitate din partea acestuia, de exemplu: planificarea programului de lucru al managerului, organizarea deplasărilor, întocmirea independentă a unor documente, pregătirea materialelor pentru negocieri, ședințe, ședințe ale acționarilor, consilii de administrație.

Cerințe. Studii superioare, doi ani de experienta in munca similara, reprezentant aspect, cunoștințe limbă străină(dacă este necesar), abilități bune de organizare, inclusiv abilități de negociere, capacitatea de a lua decizii în mod independent.

Asistent profesionist. De obicei, este necesar pentru manageri mari intreprinderi. Bărbații sunt adesea invitați în această poziție. Un astfel de asistent al directorului general face o parte din muncă pentru și pentru manager, iar managerul folosește rezultatele. Un asistent profesionist trebuie să aibă cunoștințe și educație speciale în domeniul de activitate al managerului. Nu evoluează pentru manager munca tehnica, cum ar fi un asistent administrativ.

Cerințe. Studii superioare (de specialitate), doi ani de experienta similara in munca, cunoasterea unei limbi straine (daca este cazul), cunostinte si experienta in domeniul de activitate al companiei, responsabilitate, initiativa. Este foarte important ca acest angajat să nu aibă ambiții excesive, deoarece managerul se va bucura de fructele multor ore de muncă minuțioasă și își va însuși toți laurii.

Administrator motive personale lider. Acest tip de asistent personal este mai puțin frecvent decât alții. Poate fi la cerere atât în ​​companiile mici, cât și în cele mari. Este nevoie de un manager care să petreacă mult timp la serviciu, dar în același timp să ducă o viață foarte activă în afara biroului, să aibă o familie numeroasă, să plece adesea în vacanță în străinătate și să fie gata să încredințeze unele funcții de organizare a treburilor personale. către asistentul său. De exemplu, managerul afacerilor personale poate rezerva și cumpăra bilete la teatre, concerte, poate cumpăra cadouri pentru prieteni, rude și parteneri importanți. De asemenea, adesea responsabilitățile șefului afacerilor personale includ organizarea de excursii turistice pentru manager și membrii familiei acestuia (vezi exemplu din practică: Lenjerie pentru șef).

Lenjeria bucătarului

O candidată pentru postul de asistent personal a vorbit la un interviu despre responsabilitățile sale de serviciu cu fostul ei manager. Partea leului Timpul ei de muncă era ocupat de sarcini personale (alegerea unui sanatoriu pentru mama ei în vârstă, ținând cont de toate recomandările medicului curant; aflarea de la fiul ei adolescent ce cadou ar dori să primească de ziua lui și comandarea lui online; obținerea miel proaspăt la picnic).

Într-o zi, managerul ei a aflat că merge într-o călătorie de afaceri cu câteva ore înainte de plecare. Nu a avut timp să meargă acasă pentru o schimbare de haine. Apoi credinciosul asistent s-a dus la cel mai apropiat magazin și i-a cumpărat șefului un set de lenjerie intimă, o cămașă de schimb și o cravată. O astfel de misiune era în ordinea lucrurilor pentru ea.

Cerințe. Studii superioare, cunoștințe bune de utilizare a calculatorului, capacitate de utilizare a echipamentelor de birou, aspect bun, cunoaștere a limbii (în funcție de specificul sarcinilor personale ale managerului), abilități de a căuta rapid și eficient informațiile necesare pe Internet, capacitatea de a stoca informații confidențiale. Simțul tactului este foarte important, mai ales atunci când comunicați cu rudele managerului.

vorbește directorul general
Yuri Vodilov Director general al companiei „Sibrybprom”, Tyumen

SRL "Sibrybprom" este o întreprindere diversificată specializată în producția de produse din pește. Are trei întreprinderi unde este crescut și crescut pește viu, trei fabrici de procesare a peștelui, un atelier de afumare și uscare, depozite, șantier naval.

Asistentul meu personal lucrează pentru mine de opt ani. La început a fost angajată ca secretară. Desigur, angajatul era hotărât să o facă Carieră, așa că de-a lungul timpului a reușit să devină asistenta mea personală.

Ce este deosebit de important pentru mine și de ce am ales acest candidat? Minunata amintire nivel inalt disciplină, capacitatea de a îndeplini sarcinile la timp, capacitatea de a comunica cu oamenii, cunoașterea caracteristicilor acestei profesii, percepția adecvată a cerințelor din partea managementului și, bineînțeles, conformitatea standarde etice comportament.

Asistentul meu personal primește vizitatori, creând o imagine pozitivă a managerului și menținând o reputație ridicată pentru companie. Planificarea zilei de lucru, organizarea negocierilor, intalnirilor, intalnirilor, pregatirii documente necesare, păstrarea evidenței și rezolvarea independentă a unor probleme - toate acestea sunt responsabilitatea asistentului meu personal. Când lucrați într-un contact atât de apropiat, înțelegerea reciprocă și o stare internă confortabilă în procesul de comunicare sunt foarte importante, deoarece un asistent este deja o persoană apropiată!

vorbește directorul general

Grupul de companii "Galakta" - producator rus mărcile de vodcă „Poltina” și „Moroz și Solntse”. Compania este unul dintre primii 10 producători de vodcă. Rețeaua de distribuție a produselor acoperă toate regiunile Federației Ruse și este formată din peste 100 de distribuitori. S-au creat cele mai mari 24 de regiuni birouri regionale grupuri. În 2006, volumul total de producție al întreprinderilor grupului a fost de 2.520 mii dolari SUA. Numărul personalului este de 600 de persoane.

Responsabilitățile asistentului meu includ:

• planificarea zilei de lucru a managerului;
• organizare de întâlniri și conferințe;
• Corespondență de afaceri;
• executarea instrucțiunilor și, bineînțeles, monitorizarea executării ordinelor directorului general.

Un asistent personal este mâna dreaptă a managerului și, spre deosebire de secretar, acesta este înzestrat cu anumite puteri și o zonă mai largă de responsabilitate. Calități cheie de afaceri ale Asistentului Directorului General - abilități de comunicare, cunoștințe eticheta de afaceri, punctualitate, acuratețe, atenție și organizare.

De ce este importantă compatibilitatea emoțională cu partenerul tău?

Munca Directorului General se desfășoară în contacte cu un număr mare de persoane, uneori comunicarea cu aceștia se construiește pe o bază rigidă și duce adesea la disconfort emoțional. Prin urmare, este foarte important ca persoana pe care o alegi pentru postul de asistent personal nu numai să aibă toate abilitățile profesionale necesare, ci să fie și compatibilă emoțional cu tine.

Desigur, este dificil de determinat compatibilitatea cu un candidat în timpul unui interviu. Există o singură cale de ieșire - trebuie să-ți asculți intuiția. Cu siguranță te-ai găsit în această situație de mai multe ori: candidatul pare să aibă toate cunoștințele și abilitățile necesare și are o experiență excelentă și salariile totul ți se potrivește, dar ți se pare neplăcut să vorbești cu persoana respectivă, vrei ca ea să plece cât mai curând posibil și nu poți găsi nicio explicație anume pentru sentimentele tale. Totul este foarte simplu - aceasta este exact aceeași incompatibilitate emoțională.

vorbește directorul general
Regis Lhomme Șeful reprezentanței Pfizer în Rusia, Moscova

Pfizer, care există din 1849, dezvoltă și produce produse farmaceutice pentru diverse domenii ale medicinei (cardiologie, oncologie, urologie, psihiatrie, oftalmologie, endocrinologie, dermatovenerologie), inclusiv antibiotice de nouă generație. Pfizer are peste 150 de locații în întreaga lume. În fiecare an, compania investește sume importante în cercetarea și dezvoltarea de noi medicamente. Reprezentanța rusă a companiei (Pfizer International LLC) funcționează din 1992.

Asistentul meu personal îndeplinește sarcinile standard pentru acest post: crearea unui program zilnic de afaceri, organizarea calatorii de afaceri etc. Pe lângă abilitățile profesionale, calitățile personale sunt foarte importante pentru acest tip de activitate: adaptabilitate psihologică ridicată, prietenie, punctualitate, capacitatea de a fi atent la detalii, abilități excelente de comunicare. Asistentul ar trebui să simtă întotdeauna ce mai trebuie făcut pentru a îmbunătăți condițiile de lucru ale managerului.

Semnul distinctiv al unui bun asistent executiv este dorința sinceră și constantă de a ajuta, chiar dacă soluția la o anumită problemă nu este specificată în contract. Acest sprijin constant este foarte important pentru un manager, mai ales dacă lucrează într-o țară care nu este cea natală și nu îi cunoaște întotdeauna toate caracteristicile și obiceiurile.

Persoana care ocupa in prezent functia de asistent personal lucreaza in cadrul companiei de aproximativ un an. Deoarece managerul și asistentul lucrează îndeaproape împreună, comunicarea ar trebui să fie confortabilă pentru amândoi. Sunt absolut sigur că atunci când alegeți un angajat trebuie să luați în considerare nu numai al lui calitate profesională, dar și faptul dacă între voi a apărut sau nu înțelegere reciprocă la nivel intuitiv, dacă ați simțit instinctiv că puteți avea încredere în această persoană. Din cei peste 30 de ani de experiență în afaceri, am învățat o lecție importantă: uneori ar trebui să te bazezi mai des pe intuiție decât pe rațiune.

Cui să-i încredințeze căutarea unui asistent personal

Există două opțiuni: încredințați căutarea fie serviciului dvs. de resurse umane, fie unei agenții de recrutare (vezi și: Cine nu poate fi de încredere pentru a găsi un asistent).

Cine nu poate fi de încredere pentru a găsi un asistent?

Adesea, un manager care are nevoie de doi asistenți personali încredințează căutarea unui al doilea angajat unui asistent care lucrează deja. În acest caz, el este ghidat de faptul că vor lucra în perechi, așa că trebuie să fie compatibili unul cu celălalt. Cu toate acestea, această idee nu poate fi considerată reușită. Din cauza reticenței de a lucra cot la cot cu un concurent care revendică încrederea și atenția managerului, primul asistent poate alege pur și simplu un secretar tehnic. El va face toate lucrările de rutină, dar dacă este necesar, nu va putea înlocui complet primul asistent.

Directorul General, instruind căutarea unui asistent personal, trebuie să spună cât mai detaliat (până la cel mai mic detaliu) ce fel de persoană are nevoie. În același timp, este necesar să se determine nu numai responsabilitățile, ci și cerințele pentru candidați. Asigurați-vă că clarificați ce cerințe sunt fundamentale și obligatorii pentru dvs. și care sunt opționale (adică ce, în timpul selecției, dacă sunt îndeplinite toate cerințele fundamentale importante, puteți închide ochii). Dacă aceste condiții sunt îndeplinite, persoana responsabilă cu selecția, pe de o parte, va elimina candidații pe baza unor criterii fundamentale și nu va forța managerul să piardă timpul cu candidații nedoriți și, pe de altă parte, nu îi va respinge pe cei care nu se potrivesc doar cu unul sau doi parametri.

vorbește directorul general
Yulia Konelskaya Director general al Grupului de companii Galakta, Moscova

La selectarea unui candidat pentru postul de asistent am folosit și intern rezerva de personal, și surse externe. M-au interesat în primul rând oamenii care lucrau ca asistenți manageri companii mari, precum și șefi de departament administrativ (cu experiență în gestionarea simultană a unui grup de proiecte).

Selecția inițială a candidaților a fost efectuată de către serviciul de personal. S-a testat dacă specialistul a îndeplinit cerințele enunțate: au fost verificate aptitudini, au fost identificate potențialul și motivația. În cadrul interviului, candidatului i s-a cerut să rezolve cazuri de situații reale de muncă, iar pe baza rezultatelor s-a determinat aptitudinea sa profesională, precum și gradul de încredere în candidatul managerului anterior (Pentru informații despre ce întrebări vor ajuta evaluezi obiectiv un candidat, citește articolul „Cum să conduci un interviu”, nr. 4 - 2007).

Atunci când alegem, am acordat atenție și respectării de către candidat cu standardele culturii noastre corporative. Foarte importantă este și disponibilitatea lui de a-și asuma un anumit nivel de responsabilitate. Dacă candidatul este un interpret, atunci când stabiliți sarcina, va trebui să petreceți timp explicând metodologia pentru implementarea acesteia. Am selectat un asistent care ar putea face față în mod independent sarcinii, găsind resursele necesare și construind comunicațiile necesare.

Tehnologie pentru selectarea unei secretare pentru șeful unei echipe creative

Sergey Alekseev Director executiv al teatrului de benzi desenate „Cvartetul I”, Moscova

Teatrul de benzi desenate „Cvartetul-I” a fost creat în 1993 de un grup de absolvenți ai departamentului de soiuri din GITIS. Echipa de teatru acționează întotdeauna ca autor al spectacolelor sale (chiar dacă acestea se bazează pe materialul literar al altui autor). Teatrul este implicat constant în activități creative și literare în cadrul proiectelor teatrale, de radio și de televiziune.

Munca unei secretare într-un teatru are propriile sale caracteristici. Pe de o parte, aceasta este o întâlnire de actori celebri, o atmosferă creativă în culise, iar pe de altă parte, secretarul din acest mediu trebuie să lucreze, și exclusiv muncă tehnică. Capetele fetelor tinere nu pot rezista adesea unui asemenea contrast. Aproape că m-am resemnat cu faptul că trebuie să-mi schimb secretara o dată pe an. Acum, de exemplu, al treilea asistent al meu a început să lucreze pentru mine în ultimii doi ani. Tehnologia de selecție este următoarea:

Postez reclame pentru un asistent personal, fac acest lucru pe site-ul nostru și pe mai multe site-uri de locuri de muncă. De obicei, există o mulțime de răspunsuri - orice post vacant în teatru pare mai atractiv decât un loc de muncă similar într-un birou obișnuit. Dar, din păcate, candidații cred că, din moment ce urmează să lucreze în teatru, va fi distractiv și uită că trebuie să lucreze aici, nu să se distreze.

Selecția inițială o fac pe baza CV-urilor. Renunț imediat la CV-urile actrițelor, artiștilor, jurnaliștilor, adică oamenilor care sunt clar concentrați pe o carieră creativă. Pentru că această poziție îi poate interesa evident doar din punctul de vedere al pătrunderii în mulțimea teatrului. Educația tehnică, precum și experiența în prelucrarea unei cantități mari de informații, este, dimpotrivă, un atu pentru candidat. Apoi evaluez succesiunea experiențelor acumulate. De exemplu, ce motivație ar putea exista pentru o persoană care a lucrat mai întâi ca manager de proiect și acum își caută un loc de muncă ca secretară?

Corespond cu candidații prin e-mail si comunica la telefon. Prima impresie se formează din corespondență și modul în care cineva își exprimă gândurile. Apoi selectez cinci sau șase candidați care îmi plac pentru întâlnire.

Interviu. Îi invit pe toți candidații la un interviu într-o seară, în plus, îl sun pe prietenul meu - directorul Agentie de recrutare. Pun întrebări din postura de judecată subiectivă despre o persoană, iar ea, ca psiholog profesionist, pune întrebări care ajută la identificarea, de exemplu, a motivației candidatului.

Am venit cu mai multe povești de testare (cazuri de afaceri). Invit solicitantul să reflecteze asupra modului în care ar acţiona într-o situaţie dată. In raspunsuri caut bunul simt si coincidenta cu asteptarile mele. De exemplu: „Ai dormit prea mult în prima zi de muncă – te-ai trezit la jumătate de oră după ce ai început să lucrezi. Care sunt primele tale acțiuni? Desigur, mă aștept ca persoana să spună că primul lucru pe care îl va face este să-și sune supervizorul, adică pe mine. Dar se întâmplă ca candidatul să refuze mult timp și să spună că nu i se poate întâmpla niciodată. Alt exemplu. Descriu o situație în care o persoană are o sarcină dată de supervizorul său imediat și i se alocă exact o oră pentru a o îndeplini. După aceasta, șeful superior dă o altă sarcină, care necesită, de asemenea, exact o oră pentru a fi finalizată și care, de asemenea, trebuie începută imediat. Cu toate acestea, este imposibil să faci ambele sarcini în același timp. Apoi întreb cum s-ar comporta candidatul în această situație. Răspunsul ideal pentru mine ar fi să alerg la superiorul meu imediat pentru a-l informa despre situația actuală și a cere sfaturi.

La interviu, întreb despre familie, despre activitățile părinților mei, pentru a înțelege ce fel de persoană se află în fața mea. Până la urmă, de obicei, fetele care vin la interviu sunt tinere (18-23 de ani) și nu au nicio experiență de muncă (sau au minimă). De aceea majoritatea ceea ce au le-a fost insuflat de familie, nu a existat încă nicio altă influență, iar ei înșiși nu au reușit încă să devină indivizi maturi.

După toate interviurile, iau o decizie ținând cont de opinia directorului agenției de recrutare. Ea spune cine, în opinia ei, este mai motivat, cine știe ce vrea și cine nu. Iar sentimentul de contact cu o persoană și confortul din prezența sa este, de asemenea, foarte important. A venit o fată, părea că vorbește inteligent și coerent, a trecut de toate cazurile de afaceri, dar simt că mă enervează, vreau să plece repede. Atunci când alegeți un asistent personal, acest factor subiectiv nu poate fi ignorat.

Ce ți-a plăcut la fata care tocmai a început să lucreze pentru noi? În primul rând, în formulări foarte clare, competente. În al doilea rând, tocmai a absolvit Institutul de Aviație din Moscova, care este o educație tehnică bună. Al treilea plus este că a lucrat ca contabilă seara, așa că are priceperea de a sistematiza și prelucra cantități mari de date.

(standard profesional „Specialist în suport organizatoric și documentar pentru managementul organizației”)

1. Dispoziții generale

1.1. Asistentul managerului face parte din categoria specialiștilor.
1.2. Pentru postul de asistent manager este angajata urmatoarea persoana:
1) cu studii superioare - diplomă de licență, studii profesionale suplimentare;
2) să aibă cel puțin 3 ani de experiență în profilul organizației.
1.3. Asistentul managerului trebuie să știe:
1) politicile interne și externe ale organizației;
2) principiile reprezentării în agentii guvernamentale, organe administrația locală, organizațiile terțe și procedura de interacțiune cu acestea;
3) principii și metode de administrare;
4) caracteristici ale formării fluxurilor de informații externe și interne;
5) structura organizației, conducerea unităților structurale, direcția activităților organizației și competența unităților structurale și a funcționarilor;
6) reguli de formare și utilizare a bazelor de date;
7) metode științifice moderne și mijloace tehnice care facilitează colectarea, prelucrarea, stocarea și transmiterea informațiilor;
8) tehnologii informaționale moderne;
9) acte normative de reglementare, documente normative și metodologice, standardele de statîn domeniul de activitate al organizației;
10) clasificare informatii de management, tipuri de informații de management;
11) formulare pentru furnizarea de informații de management;
12) surse de informaţii de management, metode de selectare a surselor de informaţii;
13) cerințele privind informațiile de management;
14) caracteristici de rezumare a informațiilor, specificul de proiectare și pregătire de adnotări, rezumate, recenzii, rapoarte;
15) categoriile de consumatori pentru care va fi conceput acest review sau raport;
16) metode de prelucrare a informaţiei folosind moderne mijloace tehnice comunicatii si comunicatii, tehnologie informatica;
17) structura publicații informativeîn funcție de natura informațiilor și de scopul publicațiilor informative;
18) mijloace moderne colectarea, prelucrarea, sistematizarea informațiilor;
19) surse de informare: cataloage de biblioteci, reviste, motoare de căutare Rețeaua de informații și telecomunicații Internet, baze de date electronice date;
20) scopul funcțional al recenziei (bibliografică, abstractă, analitică) ca mijloc de orientare a cititorului în fluxul documentar sau informațional;
21) caracteristici generale științifice și funcţie pragmatică recenzii;
22) reguli de lucru cu medii de stocare externe;
23) conceptul și specificul unei publicații informative bibliografice, rezumate și analitice;
24) sisteme juridice de referință;
25) psihologie comunicare de afaceri, bazele conflictologiei;
26) reguli de conduită negocieri de afaceriși evenimente de protocol;
27) eticheta și elementele de bază ale protocolului internațional;
28) reguli de întocmire și prelucrare a documentelor;
29) reguli pentru protecția informațiilor confidențiale de proprietate;
30) tehnologiile informaţiei şi comunicaţiilor;
31) reguli de monitorizare a executării instrucțiunilor de la manager;
32) tehnologie de monitorizare a executării instrucțiunilor de la manager;
33) Reguli interne reglementările muncii;
34) cerințele de protecție a muncii și normele de securitate la incendiu;
35) ........................ (alte cerințe pentru cunoștințele necesare)
1.4. Asistentul managerului trebuie să fie capabil să:
1) să analizeze și să selecteze sursele de informații în conformitate cu criteriile de exhaustivitate, fiabilitate și actualitate a furnizării informațiilor;
2) colectează, procesează și analizează informații în conformitate cu cerințele specificate;
3) transmiterea informaţiei într-o formă sistematizată;
4) procesează și structurează informațiile, formând resurse informaționale;
5) căutați informații în bazele de date existente date, desfășurarea informațiilor și lucrări de referință bazate pe diverse combinații de caracteristici de căutare;
6) elaborarea unui plan tematic pentru o revizuire, raport, brief analitic;
7) să justifice relevanța problemei care urmează să fie tratată în revizuire, raport, certificat;
8) bucurați-vă resurse informaționaleși sistematizează informațiile conform criteriilor specificate;
9) să interpreteze corect datele primite și să le prezinte în mod sistematic;
10) determină gama de surse și literatură necesare pentru pregătirea materialelor informaționale și analitice;
11) prezentați materialul într-o succesiune logică;
12) analizează și evaluează materialul prezentat;
13) formatează textul în stilul corespunzător;
14) editarea textului documentelor;
15) formulează concluzii și recomandări;
16) automatizarea proceselor de colectare, stocare și emitere a informațiilor;
17) să utilizeze dispozitive pentru prelucrarea automată a informațiilor text și dispozitive de fotocompunere;
18) efectuează prelucrări literare și stilistice ale textului, verificând succesiunea logică a prezentării, analizei și evaluării, redactând concluzii și recomandări;
19) să aplice bazele psihologiei comunicării în afaceri;
20) întocmește un plan de călătorie pentru manager;
21) întocmește documentele necesare unei călătorii de afaceri, călătorii de afaceri a unui manager;
22) întocmește și întocmește procese-verbale ale ședințelor, întâlnirilor și altor evenimente de conferință, întocmește lista participanților, ordinea de zi, foile de prezență și proiectele de documente finale;
23) întocmește comunicate de presă;
24) negociază cu partenerii;
25) lucru în modul multitasking;
26) lucrați cu o cantitate mare de informații;
27) să creeze și să mențină o imagine pozitivă a organizației și a liderului;
28) folosire tehnologia calculatoarelorși tehnologiile informației și comunicațiilor pentru mai rentabile și organizare raţională procesele informaționale, crescându-le flexibilitatea și dinamism;
29) întocmește și execută documente care conțin instrucțiuni și ordine ale managerului;
30) păstrează evidența instrucțiunilor managerului care necesită control asupra fondului problemei;
31) luați decizii clar și rapid în procesul de lucru;
32) analiza disciplina de performanta;
33) întocmește rapoarte și certificate analitice pe baza rezultatelor executării instrucțiunilor și ordinelor managerului;
34) să utilizeze sisteme electronice de gestionare a documentelor;
35) aplică tehnologia informatică și tehnologiile informației și comunicațiilor pentru organizarea economică și rațională a proceselor informaționale, sporind flexibilitatea și dinamismul acestora;
36) lucrați cu un computer, utilizați un pachet office (editor de text, foi de calcul);
37) asigura securitatea informatiei organizații;
38) ........................ (alte abilități și abilități)
1.5. Asistentul managerului în activitățile sale este ghidat de:
1) ........................ (denumirea actului constitutiv)
2) Reglementări privind .................................(numele unității structurale)
3) această fișă a postului;
4) ........................ (numele reglementărilor locale,reglementarea funcțiilor de muncă în funcție de poziție)
1.6. Asistentul managerului raportează direct................................(numele postului de manager)
1.7. ........................ (alte Dispoziții generale)

2. Funcții de muncă

2.1. Sprijin informațional-analitic și organizatoric-administrativ pentru activitățile șefului organizației:
1) formarea interacțiunea informațională lideri cu organizații;
2) analiza informaţiilor şi pregătirea materialelor informaţionale şi analitice;
3) organizarea de contacte de afaceri și evenimente de protocol;
4) organizarea executării deciziilor managerului.
2.2. ........................ (alte funcții)

3. Responsabilitățile postului

3.1. Asistentul managerului îndeplinește următoarele atribuții:
3.1.1. În functia muncii, specificate la paragrafe. 1 clauza 2.1 din prezenta fișă a postului:
1) selectează sursele de informații în conformitate cu criterii specificate;
2) prelucrează și interpretează informații pentru pregătirea proiectelor de decizii;
3) întocmește cereri în numele managerului pentru obținerea de documente și informații de la organele guvernamentale și administrative; organizatii publiceși obținerea de informații și documente relevante;
4) informează managerul despre rezultatele examinării cererilor și contestațiilor;
5) organizează rezolvarea problemelor care nu necesită participarea directă a managerului;
6) întocmește materiale pentru participarea managerului la activitatea diferitelor structuri din cadrul organelor de stat și municipale, organizațiilor publice;
7) întocmește documente pentru încheierea acordurilor de cooperare cu partenerii de afaceri;
8) informează partenerii de afaceri și organizatii interesate despre deciziile managerului în timpul implementării acordurilor.
3.1.2. În cadrul funcției de muncă specificate la paragrafele. 2 clauza 2.1 din prezenta fișă a postului:
1) colectează, prelucrează și analizează informații pentru rezolvarea problemelor stabilite de manager;
2) întocmește materiale informative și analitice;
3) elaborează un plan tematic pentru un document sau raport de revizuire;
4) determină gama surselor bibliografice;
5) selectează sursele și literatura de specialitate pe tema revizuirii, raportului, raportului analitic;
6) redactează și întocmește o recenzie, raport, raport analitic.
3.1.3. În cadrul funcției de muncă specificate la paragrafele. 3 clauza 2.1 din prezenta fișă a postului:
1) organizează și planifică contacte de afaceri, întâlniri și călătorii ale managerului;
2) organizează întâlniri, întâlniri și evenimente organizate de manager;
3) întocmește materiale pentru ședințe, ține și întocmește procese-verbale;
4) pregătește prezentări conform instrucțiunilor managerului;
5) pregătește și ține o conferință de presă pentru manager;
6) se întâlnește cu participanții la negocieri, le furnizează materiale informative și ține evidența negocierilor.
3.1.4. În cadrul funcției de muncă specificate la paragrafele. 4 clauza 2.1 din prezenta fișă a postului:
1) efectuează documentarea decizii ale managerului, aducând în atenția angajaților organizației ordinele verbale ale managerului;
2) coordonează activitățile de implementare a deciziilor managerului;
3) exercită controlul asupra executării deciziilor managerului;
4) întocmește rapoarte privind implementarea instrucțiunilor și deciziilor managerului.
3.1.5. Ca parte a îndeplinirii funcțiilor sale de serviciu, el îndeplinește instrucțiuni de la supervizorul său imediat.
3.1.6. ........................ (alte sarcini)
3.2. ........................ (alte fise de post)

4. Drepturi

Asistentul managerului are dreptul:
4.1. Participa la discutiile proiectelor de hotarari, la intalniri privind pregatirea si implementarea acestora.
4.2. Solicitați clarificări și clarificări de la supervizorul dumneavoastră imediat cu privire la aceste instrucțiuni și sarcinile atribuite.
4.3. Solicitați în numele supervizorului imediat și primiți de la alți angajați ai organizației informatie necesara, documente necesare executării comenzii.
4.4. Faceți cunoștință cu proiectele de decizii de conducere referitoare la funcția pe care o îndeplinește, cu documentele care îi definesc drepturile și responsabilitățile pentru funcția sa și cu criteriile de evaluare a calității îndeplinirii funcțiilor sale de muncă.
4.5. Trimite propuneri de organizare a muncii în cadrul funcțiilor lor de muncă spre examinare de către supervizorul lor imediat.
4.6. Participă la discuții pe probleme legate de atribuțiile îndeplinite.
4.7. ........................ (alte drepturi)

5. Responsabilitate

5.1. Asistentul managerului este tras la răspundere pentru:
- pentru îndeplinirea necorespunzătoare sau neîndeplinirea atribuțiilor oficiale prevăzute în prezenta fișă a postului - în modul stabilit de actuala legislatia muncii Federația Rusă, legislatia contabila;
- infracțiuni și infracțiuni comise în cursul activităților lor - în modul stabilit de legislația administrativă, penală și civilă în vigoare a Federației Ruse;
- cauzarea de prejudicii organizației - în modul stabilit de legislația muncii în vigoare a Federației Ruse.
5.2. ........................ (alte prevederi privind răspunderea)

6. Dispoziții finale

6.1. Această fișă a postului a fost elaborată pe bazaStandard profesional „Specialist în organizare șidocumentatie suport pentru managementul organizatiei”, aprobatPrin ordin al Ministerului Muncii și Protecției Sociale al Federației Rusedin data de 05.06.2015 N 276n, ținând cont de........................(detalii privind reglementările locale ale organizației)
6.2. Familiarizarea angajatului cu această fișă a postuluiefectuate la angajare (înainte de semnare contract de muncă).
Faptul că angajatul a citit această fișă a postuluiconfirmat........................(semnat pe foaia de familiarizare, adicăparte integrantă a acestor instrucțiuni (în revista de familiarizarecu fișe de post); într-o copie a fișei postului,păstrat de către angajator; intr-un alt mod)
6.3. ........................ (alte prevederi finale)

Specificul muncii unui asistent manager depinde de activitățile companiei, de cerințele managementului și includ multe puncte. Pentru a se asigura că responsabilitățile angajatului nu par „neclare”, se folosește fișa postului asistentului managerului, care reglementează puterile și competențele sale necesare muncii sale.

De ce ai nevoie de o fișă a postului?

Descrierea postului(DI) se referă la documentația organizatorică și administrativă internă a firmei și este mai detaliată decât un contract de muncă. Documentul reglementează structura postului, atribuțiile salariatului, precum și responsabilitatile locului de munca si responsabilitate. DI asigură transparența cerințelor managerului pentru subordonat și facilitează monitorizarea de către superiori a sarcinilor oficiale de către angajat.

DI este un act unilateral al angajatorului și, prin urmare, este obligatoriu. Deoarece fiecare companie întocmește DI independent, este important ca acesta să nu contravină Codului Muncii al Federației Ruse și contractului de muncă. Prin urmare, corect ar fi să se înțeleagă mai întâi asupra documentului cu un avocat. De regulă, este întocmit în două exemplare: unul este păstrat de manager, celălalt de angajat.

Textul fișei postului ar trebui elaborat de un avocat cu experiență. Dacă nu aveți astfel de specialiști, contactați o companie de outsourcing pentru ajutor.

Cum este util DI pentru părțile la un contract de muncă:

• reglementează clar cerințe de calificare la funcție, ordinea de subordonare față de conducere, limitele drepturilor și responsabilităților și întinderea responsabilității;
• angajatul înțelege gama de puteri și responsabilități personale. Dacă, de exemplu, i se atribuie o îndatorire care nu se referă la DI, atunci are dreptul de a refuza să o îndeplinească fără consecințe adverse pentru sine;
• dacă concedierea (din cauza inadecvării postului) este contestată de angajat în instanță, DI va deveni un argument puternic în evaluarea performanței angajatului și va ajuta angajatorul să protejeze interesele companiei în procedurile judiciare;
• simplifică procedura de justificare a fezabilității economice a costurilor muncii angajaților în fața autorităților fiscale (fezabilitatea desfășurării activităților de îmbunătățire a calificării personalului, costul apelurilor telefonice la distanță și internațională etc.)

Alcătuirea corectă a unei fișe a postului

Postul de asistent manager presupune o gamă destul de largă de funcții. În practică, acest nume poate fi înțeles ca două poziții care sunt complet diferite în ceea ce privește puterile și funcțiile oficiale:

• asistent manager cu atributii de secretariat si administrativ;
• un asistent de regie cu drepturi depline, rezolvând anumite grupuri de probleme.

Descrierea postului pentru asistent director

Caracteristicile fiecărei poziții, reflectate în DI, constă din trei secțiuni: ce trebuie să cunoască angajatul, ce responsabilități postului sunt stabilite și nivelul de calificare cerut.

Asemenea unui contract de muncă, DI conține următoarele prevederi:

1. Numele organizației care a întocmit DI (trebuie să corespundă documentelor de înregistrare de stat).
2. Titlul documentului este „Descrierea postului”. Număr și număr de serie.
3. Prevederi de bază (denumirea completă, ce probleme generale trebuie să înțeleagă specialistul, cine înlocuiește dacă asistentul este absent, cui se raportează, vechime minimă obligatorie).
4. Funcții de muncă.
5. Responsabilitatile locului de munca.
6. Drepturi.
7. Responsabilitate
8. Detalii și semnături.

Managerul trebuie să îndeplinească cerințe destul de ridicate:

• studii superioare de specialitate (tehnice, juridice, economice etc.);
• experiență de lucru de cel puțin trei ani (aceasta se decide individual pentru fiecare organizație);
• abilități specifice necesare în companie (de exemplu, abilități practice în producție, cunoștințe proces tehnologic, scheme de vânzare).

DI trebuie să cuprindă în primul rând o clauză că specialistul aparține categoriei personalului de conducere și este numit și eliberat din funcție de director. Toate declarațiile trebuie să conțină o descriere exactă a sarcinilor care vor fi de competența asistentului.

Directorul asistent trebuie să navigheze în cadrul legal care reglementează activitățile organizației. De regulă, în ceea ce privește componența sa, aceasta este o listă destul de extinsă de documente: de la Carta organizației până la recomandări metodologice, materiale educaționale, acte locale și federale care reglementează activitățile companiei, specificul managementului documentelor.

Principalele prevederi includ prevederi generale pe care un manager trebuie să le înțeleagă:

• să înțeleagă structura întreprinderii și diviziile acesteia;
• organizarea muncii de birou, monitorizarea executării de către angajați a instrucțiunilor și ordinelor directorului;
• să participe sau să conducă independent negocieri de afaceri;
• primi vizitatori;
• înțelegeți suportul tehnic muncă administrativă manager de companie (abilități de lucru cu PC-uri, echipamente de birou, interfoane etc.);
• bazele managementului și organizării muncii.

Responsabilitatile postului de director asistent:

• acceptă, verifică și sistematizează corespondența primită de directorul organizației, raportează rezultatele implementării deciziilor directorului;
• transmite ordine anumitor executori, unitati structurale, cereri si alte tipuri de documentatie, intocmeste raspunsuri;
• monitorizează activitatea angajaților, executarea la timp a comenzilor de management primite;
• acceptă personal cererile subordonaților și alte documente și le înaintează managerului spre semnare;
• verifică și editează documentația privind proiectele prezentate spre aprobare de către manager;
• este implicat în pregătirea ședințelor și ședințelor ținute de manager (colectarea materialelor, întocmirea proceselor-verbale, sesizarea și înregistrarea participanților, stabilirea ordinii de zi);
• coordonează activitatea subordonaților în limitele autorității oficiale;
• efectuează lucrări pentru asigurarea siguranței documentației și transferul la timp în arhivă a acesteia.

Lista de responsabilități ale unui director asistent pentru o anumită organizație poate fi extinsă sau, dimpotrivă, restrânsă. Totul depinde de cerințele postului, de specificul și amploarea activității companiei și de alți factori care influențează programul de lucru al managerului.

Pe lângă îndatoririle salariatului, DI include și secțiuni referitoare la drepturile și responsabilitățile directorului asistent.

Drepturile și responsabilitățile directorului asistent:

Pe lângă îndatoririle sale, angajatul are dreptul de a:

• să facă propuneri menite să îmbunătățească activitățile companiei în cadrul responsabilităților lor;
• solicita documentația și informațiile necesare de la angajați și șefi de departament;
• să reprezinte interesele companiei în agențiile guvernamentale și organizațiile comerciale;
• interacționează cu contrapărțile în conformitate cu autoritățile stabilite.

În secțiunea privind responsabilitatea angajaților, este necesar să se enumere tipurile de responsabilitate, cu referire la normele Codului Muncii al Federației Ruse, Codului civil al Federației Ruse, Codului de infracțiuni administrative al Federației Ruse și Codul penal al Federației Ruse. Nu merită să detaliezi tipurile de încălcări și să indicați articole specifice, altfel, dacă apar probleme, nu va fi ușor să dovediți vinovăția angajatului.

Postul de asistent manager

Poziția de asistent executiv include o listă de responsabilități ale unui asistent personal la un director cu o combinație de sarcini de secretariat. Angajații angajați în acest tip de activitate sunt clasificați ca asistenți personali ai managerului. În consecință, puterile lor sunt mult mai mici decât cele ale unui director asistent, așa că cerințele de calificare nu sunt la fel de stricte.

Angajatul nu trebuie să aibă studii superioare, experiență îndelungată de muncă sau alte calificări; cel mai adesea nu există alți angajați sub comanda lui.

Atribuțiile asistentului managerului includ:

• managementul timpului directorului (întocmirea unui program de întâlniri, călătorii de afaceri, semnarea documentelor etc.);
• primirea și redistribuirea apelurilor telefonice;
• lucrați cu documentația primită;
• suport tehnic pentru munca managerului (rezervare bilete, transport, pregătire pentru negocieri și întâlniri), precum și sprijinul acestuia;
• organizează locul de muncă al managerului cu papetărie și echipamente de birou necesare;
• la îndrumarea directorului, comunică ordinele acestuia șefilor de departamente și angajaților companiei;
• menținerea contactelor de afaceri
• face o întâlnire cu conducerea;
• Efectuează alte sarcini individuale.

Lucrătorii sunt prezentați la DI după semnare și li se oferă o copie. Pentru ca un document să aibă forță juridică, conducerea trebuie să-l aprobe. Aprobarea DI are loc în același mod ca și aprobarea actelor interne. Acesta poate fi o comandă separată sau ștampila I approved este aplicată în partea de sus a DI și semnată de manager.

Pentru știrile despre afaceri mici, am lansat un canal special pe Telegram și grupuri în

Fișa postului specifică sfera atribuțiilor și a muncii care trebuie îndeplinite de o persoană care ocupă o anumită funcție. Descrierea postului în conformitate cu Clasificator integral rusesc documentația de management, sau OKUD, OK 011-93 (aprobată prin Rezoluția Gosstandart nr. 299 din 30 decembrie 1993) este clasificată ca documentație privind reglementarea organizatorică și de reglementare a activităților organizației. Grupul de astfel de documente, împreună cu fișa postului, include, în special, reglementările interne ale muncii, reglementările privind unitatea structurală și personalul.

Este necesară o descriere a postului?

Codul Muncii al Federației Ruse nu obligă angajatorii să întocmească fișe de post. La urma urmei, un contract de muncă cu un angajat trebuie să dezvăluie întotdeauna funcția sa de muncă (lucrare în funcție de poziția sa în conformitate cu masa de personal, profesie, specialitate indicând calificări sau tip specific munca care i-a fost încredințată) (Articolul 57 din Codul Muncii al Federației Ruse). Prin urmare, este imposibil să tragem la răspundere angajatorul pentru lipsa fișelor postului.

În același timp, fișa postului este de obicei documentul în care este specificată funcția de muncă a angajatului. Instrucțiunile conțin o listă a responsabilităților de serviciu ale angajatului, ținând cont de specificul organizării producției, muncii și managementului, drepturile salariatului și responsabilitățile acestuia (Scrisoarea Rostrud din 30 noiembrie 2009 Nr. 3520-6-1). ). Mai mult, fișa postului de obicei nu dezvăluie doar funcția de muncă a angajatului, ci oferă și cerințele de calificare care se aplică postului deținut sau muncii prestate (Scrisoarea Rostrud nr. 6234-TZ din 24 noiembrie 2008).

Prezența fișelor postului simplifică procesul de interacțiune dintre angajat și angajator cu privire la conținutul funcției postului, drepturile și responsabilitățile angajatului și cerințele impuse acestuia. Adică toate acele întrebări care apar adesea în relațiile cu ambii angajații actuali, și nou angajați, precum și cu candidații pentru un anumit post.

Rostrud consideră că o fișă a postului este necesară atât în ​​interesul angajatorului, cât și al angajatului. La urma urmei, o fișă a postului va ajuta (Scrisoarea Rostrud din 08/09/2007 nr. 3042-6-0):

• evaluează în mod obiectiv activitățile angajatului în perioada de probă;
• refuza în mod justificat să angajeze (la urma urmei, instrucțiunile pot conține cerințe suplimentare legate de calitati de afaceri angajat);
• distribuie funcțiile de muncă între angajați;
• transfera temporar salariatul la un alt loc de muncă;
• să evalueze integritatea și caracterul complet al îndeplinirii de către angajat a funcțiilor sale de serviciu.

De aceea este recomandabil să întocmească fișe de post într-o organizație.

Astfel de instrucțiuni pot fi o anexă la contractul de muncă sau aprobate ca document independent.

Cum se întocmește o fișă a postului

Fișele postului sunt de obicei întocmite pe baza caracteristici de calificare, care sunt cuprinse în cărțile de referință pentru calificare (de exemplu, în Director de calificare funcţii de directori, specialişti şi alţi salariaţi, aprobate prin Hotărârea Ministerului Muncii din 21 august 1998 Nr. 37).

Pentru lucrătorii care sunt angajați de profesii de guler albastru, pentru a determina funcția lor de muncă sunt utilizate directoare unificate de tarife și calificări de muncă și profesii de guler albastru pentru industriile relevante. Instrucțiunile elaborate pe baza unor astfel de cărți de referință sunt de obicei numite instrucțiuni de producție. Cu toate acestea, pentru a unifica și a simplifica documentația internă într-o organizație, instrucțiunile pentru profesiile gulere albastre sunt adesea numite și fișe de post.

Atunci când întocmesc fișele postului, organizațiile sunt, de asemenea, ghidate de standarde profesionale.

Întrucât fișa postului este un document intern organizatoric și administrativ, angajatorul este obligat să-l familiarizeze pe angajat cu ea împotriva semnăturii atunci când îl angajează (înainte de semnarea contractului de muncă) (Partea 3 a articolului 68 din Codul Muncii al Federației Ruse).

Exemplu de fișă a postului pentru un director general adjunct

Iată un exemplu de completare a fișei postului pentru un director general adjunct. Instrucțiunile prezintă responsabilitățile tipice ale unui asistent manager.

O fișă a postului pentru un asistent manager este creată pentru a eficientiza relațiile de muncă. Documentul indică responsabilități funcționale, responsabilitate, drepturile angajatului.

Poziția de „asistent manager” în diferite organizații poate fi numită diferit: asistent personal al directorului, asistent manager, secretar.

Exemplu de fișă tipică a postului pentru un asistent manager

eu. Dispoziții generale

1. Un asistent manager este numit în funcție și eliberat din acesta prin ordin al șefului organizației.

2. Asistentul managerului raportează direct șefului companiei.

3. În absența asistentului managerului, drepturile și responsabilitățile funcționale ale acestuia sunt transferate altcuiva oficial, conform ordinului de organizare.

4. În funcția de asistent manager este numită o persoană cu studii superioare și cel puțin un an de experiență în muncă similară.

5. Asistentul managerului este ghidat în activitățile sale de:

• legislația Federației Ruse;
• Reglementări interne ale muncii, Carta și altele reguli companii;
• comenzi și instrucțiuni de la conducere;
• această fișă a postului.

6. Asistentul managerului trebuie să știe:

• procedura stabilită pentru manipularea documentelor în organizație;
• reguli de comunicare în afaceri și etichetă;
• procedura de mentinere a documentatiei de raportare;
• reguli de utilizare a echipamentelor de birou și a echipamentelor de comunicații;
• elementele de bază ale lucrului într-un editor de text, foi de calcul;
• elementele de bază ale muncii de birou;
• structura organizatorica a companiei;
• procedura de incheiere si executare a contractelor.

II. Responsabilitățile postului unui asistent manager

Asistentului manager îi sunt atribuite următoarele responsabilități funcționale:

1. Planificarea zilei de lucru a managerului: elaborarea și coordonarea unui program pentru întâlniri, vizite, apeluri, recepții și alte acțiuni.

2. Însoțirea personală a managerului la întâlniri, recepții și excursii.

3. Suport tehnic pentru munca managerului: comanda bilete, transport; organizarea de negocieri și întâlniri.

4. Mentinerea proceselor-verbale si a altor documente care inregistreaza progresul si rezultatele intalnirilor, sesiunilor, negocierilor.

5. Aducerea în atenția angajaților direcțiilor structurale ale organizației instrucțiuni, ordine de conducere și monitorizarea implementării acestora.

6. Colectarea de informații, pregătirea și furnizarea de rapoarte analitice, informaționale, de referință și alte rapoarte către conducere.

7. Efectuarea muncii de birou, primirea corespondenței trimise managerului.

8. Înregistrarea vizitatorilor pentru o întâlnire personală cu managerul, organizarea primirii acestora.

9. Recepția documentelor și cererilor de semnătură de către manager, înregistrarea acestora, contabilizarea și transferul către administrator.

10. Întocmirea de scrisori, cereri și alte documente în numele conducerii.

11. Pregătirea ședințelor, ședințelor, ședințelor ținute de manager. Colectie materialele necesare, informând participanții despre ora, locația și ordinea de zi.

12. Efectuarea sarcinilor oficiale ale managerului.

III. Drepturi

Asistentul managerului are dreptul:

1. Primiți informații în măsura necesară pentru a îndeplini sarcinile atribuite.

2. Trimiteți propuneri conducerii pentru a-și îmbunătăți munca și a raționaliza activitățile companiei.

3. Trimiteți cereri către diviziile organizației (în numele managerului sau din inițiativă personală) pentru obținerea documentelor necesare îndeplinirii atribuțiilor sale oficiale.

4. Solicitați ca conducerea instituției să creeze condițiile necesare implementării acesteia atributii oficiale.

5. Luați decizii independente în limitele competenței dumneavoastră.

6. Aveți acces la informații confidențiale atunci când apare o nevoie de afaceri.

IV. Responsabilitate

Asistentul managerului este responsabil pentru:

1. Furnizarea angajaților organizației de informații false.

2. Efectuarea necorespunzătoare a îndatoririlor sale oficiale.

3. Cauzarea de prejudicii materiale organizației, statului, contrapărților acesteia și angajaților.

4. Încălcarea termenelor limită pentru îndeplinirea sarcinilor atribuite.

5. Încălcarea prevederilor documentelor de conducere, deciziilor, regulamentelor organizației.

6. Dezvăluirea secretelor comerciale, a datelor personale, a informațiilor confidențiale.

7. Acțiuni dincolo de competența sa.

8. Încălcare disciplina muncii, masuri de siguranta, reglementari interne de munca, protectie impotriva incendiilor.

9. Încălcarea standardelor de etichetă în afaceri, tratament nepoliticos al partenerilor de afaceri, vizitatorilor și angajaților organizației.

Descrierea postului pentru asistent manager

Șablon de descriere a postului de asistent manager

AM APROBAT
CEO
Nume I.O.________________
„_________”_____________ ____ G.

1. Dispoziții generale

1.1. Asistentul managerului face parte din categoria specialiștilor.
1.2. Un asistent director este numit în funcție și eliberat din funcție prin ordin al directorului general al companiei.
1.3. Managerul Asistent raportează direct la către CEO companiilor.
1.4. În absența asistentului managerului, drepturile și responsabilitățile acestuia sunt transferate altui funcționar, așa cum este anunțat în ordinea organizației.
1.5. În funcția de asistent manager este numită o persoană care îndeplinește următoarele cerințe: studii - studii superioare sau superioare incomplete, experiență în muncă similară de cel puțin un an, cunoștințe de echipamente de birou (fax, copiator, scanner, imprimantă), programe Microsoft Office(Word, Excel), munca de birou.
1.6. Asistentul managerului este ghidat în activitățile sale de:
- actele legislative ale Federației Ruse;
- Statutul companiei, regulamentele interne de muncă și alte reglementări ale companiei;
- ordine și instrucțiuni de la conducere;
- această fișă a postului.

2. Responsabilitățile postului
2.1. Planifică ziua de lucru a managerului (întâlniri, apeluri, recepție etc.).
2.2. Oferă suport tehnic pentru activitățile managerului (comandări de transport, bilete; organizare de întâlniri, negocieri etc.)
2.3. Insoteste managerul la intalniri, in excursii etc.
2.4. Ia parte la negocieri, intalniri de afaceri, receptii speciale; păstrează procesele-verbale și alte documente care documentează progresul și rezultatele întâlnirilor și negocierilor.
2.5. În numele managerului, coordonează problemele individuale cu angajații diviziilor structurale, le comunică instrucțiunile și ordinele managerului; controlează executarea instrucțiunilor și ordinelor.
2.6. Colectează materiale și informații necesare directorului general, pregătește materiale analitice, informaționale, de referință și alte materiale și le prezintă directorului.
2.7. Efectuează munca de birou, primește corespondența primită spre examinare de către manager, acceptă documente și declarații personale pentru semnătura managerului, ține evidența și înregistrarea acestora și le transferă managerului.
2.8. Face o programare cu managerul și organizează primirea vizitatorilor.
2.9. În numele managerului, întocmește scrisori, cereri și alte documente.
2.10. Efectuează lucrări de pregătire a ședințelor și ședințelor ținute de manager (colectarea materialelor necesare, anunțarea participanților cu privire la ora și locul ședinței, ordinea de zi, înregistrarea acestora), ține și întocmește procese-verbale ale ședințelor și ședințelor.
2.11. Îndeplinește sarcini oficiale individuale ale managerului.

3. Drepturi
3.1. Primiți informații, inclusiv informații confidențiale, în măsura în care este necesar pentru a rezolva sarcinile atribuite.
3.2. Trimiteți propuneri conducerii pentru a vă îmbunătăți munca și cea a companiei.
3.3. Solicitați personal sau în numele managerului de la departamentele întreprinderii și altor specialiști informații și documente necesare îndeplinirii atribuțiilor sale oficiale.
3.4. Solicitați conducerii să creeze condiții normale pentru îndeplinirea atribuțiilor oficiale și siguranța tuturor documentelor generate ca urmare a activităților companiei.
3.5. Luați decizii în limitele competenței dvs.

4. Responsabilitate
4.1. Pentru neexecutarea și/sau îndeplinirea prematură, neglijentă a îndatoririlor oficiale ale cuiva.
4.2. Pentru nerespectare instrucțiunile curente, ordine și instrucțiuni pentru păstrarea secretelor comerciale și a informațiilor confidențiale.
4.3. Pentru încălcarea reglementărilor interne de muncă, a disciplinei muncii, a regulilor de siguranță și de securitate la incendiu.