Ordin de numire a unei comisii pentru distrugerea sigiliului. Exemplu de comandă pentru distrugerea sigiliilor

În activitățile practice ale oricărei organizații, mai devreme sau mai târziu apare întrebarea: „Ce să faci cu vechile sigilii?” Nu se folosește puterile, nu are rost să salvezi...

Responsabilitatea pentru utilizarea în continuare a sigiliilor vechi nu este prevăzută legal nicăieri. Evident, folosirea lor va fi un act de falsificare a documentelor, deci soluția potrivită este distrugerea lor. Dar după toate regulile. Există cel puțin două cazuri în care pot fi solicitate dovezi ale distrugerii: de către bănci și autoritățile judiciare în timpul reînregistrării ulterioare.

Pasul 1.

Întocmim un ordin de distrugere a sigiliului(exemplul 1).

Exemplul 1. Fragment dintr-un ordin de aprobare a designului unui nou sigiliu și de distrugere a vechiului sigiliu

Pasul 2.

Pregătirea pentru distrugere: alegerea unei organizații.

În practică, distrugerea vechilor sigilii este adesea efectuată de aceleași organizații care le produc. În acest caz, este necesar să se verifice dacă o astfel de organizație are permisiunea corespunzătoare. Din punct de vedere juridic, corect ar fi să efectuăm distrugerea printr-o organizație terță, și nu pe cont propriu.

Pasul 3.

Primim un act de distrugere a sigiliului.

Acest pas este finalul și poate cel mai important. Asigurați-vă că organizația dvs. primește act de distrugere a sigiliului(exemplul 2), care se eliberează imediat după finalizarea procedurii. În caz contrar, toți pașii anteriori sunt lipsiți de sens.

După ce conducerea organizației ia și aprobă decizia de eliminare a sigiliului, se emite un act de distrugere. Acest document este un document intern al organizației și este întocmit în modul aprobat pentru acest tip de document de afaceri.

Din articol vei afla:

Legile federale Federația Rusă, care reglementează activitățile întreprinderilor cu diferite forme de proprietate, determină necesitatea ca fiecare persoană juridică să aibă un sigiliu care să indice denumirea și adresa societății sale.

Organizațiile care au un număr mare de articole ștampilate în arsenalul lor trebuie să acorde o atenție deosebită problemei contabilității, depozitării și eliminării acestora.

Întreaga varietate de produse de timbre pe care compania le produce și le folosește în activitățile sale poate fi clasificată pe diferite criterii. În funcție de tipul de amprentă obținut la utilizarea unui sigiliu sau ștampilă, acestea sunt împărțite în produse ștanțate cu amprentă pe hârtie folosind cerneală de imprimare și imprimare cu amprentă tridimensională pe ceară, plastilină sau umplutură. Forma produselor de ștampilă poate fi rotundă, ovală, dreptunghiulară sau triunghiulară. După statut - principal și auxiliar etc.

Motive pentru distrugerea focilor

Eliminarea, adică distrugere sigilii si timbre, apare într-o organizație din mai multe motive. Una dintre ele este adoptarea unei legi care desființează vizarea obligatorie a documentației cu sigilii și ștampile. Anterior, înainte de lansarea acestei legi, toate organizațiile trebuiau să folosească ștampile atunci când lucrau cu documente obligatoriu, acum această procedură nu este obligatorie. Este dreptul oricărei companii să continue sau să nu folosească clișee în activitatea sa. Singura condiție este ca această procedură să fie consacrată în reglementările locale ale companiei.

Există și alte motive pentru eliminarea clișeelor:

1. deteriorare fizică;
2. deteriora;
3. reorganizarea sau lichidarea societatii;
4. modificarea detaliilor companiei.

De menționat că reciclarea articolelor ștampilate nu este o procedură obligatorie pentru companie. Scopul reciclării este de a proteja organizația de posibilitatea utilizării ilegale a atributelor sale de către fraudatori.

Procedura de distrugere: procedura

În anul 2017, legislația nu definește o procedură standard pentru producția și eliminarea produselor de timbre ale companiei. Fiecare organizație poate dezvolta și aproba o bază de date de reglementare cu acțiuni în mod independent.

În principiu, nu este nevoie să inventezi nimic. În fiecare companie, procedura de reciclare a produselor de ștampilă urmează aproximativ aceeași schemă:

Conducerea companiei ia decizia de a distruge timbrele care și-au pierdut relevanța (decizia poate viza un clișeu, o serie întreagă de clișee sau toate produsele de timbre ale companiei);

Intocmirea, publicarea si aprobarea comenzii;

Crearea unei comisii responsabile cu distrugerea obiectelor timbrate;

Întocmirea unui act de distrugere a focilor.

În unele cazuri, întreprinderile nu efectuează ele însele procedura de eliminare a clișeului, ci o încredințează contractanților terți.

Acordăm o atenție deosebită faptului că actul de distrugere nu poate fi întocmit retroactiv în raport cu clișeele pierdute sau furate. În aceste cazuri, trebuie să depuneți un raport de poliție despre furt sau pierdere. Acest lucru trebuie de asemenea raportat autoritățile fiscale, banca și publicitate în mass-media pentru a preveni utilizarea neautorizată a atributelor companiei de către fraudatori.

Citeste si:

Comisia de distrugere

Numărul membrilor comisiei este de obicei mic, dar sunt cel puțin doi reprezentanți ai organizației. Teoretic, aceștia pot fi orice angajați ai companiei, dar, în practică, membrii comisiei numesc cel mai adesea un director sau adjunctul acestuia, un angajat care ține evidența și depozitarea produselor timbrate companie, angajat al departamentului de resurse umane, angajat al departamentului juridic sau secretar de serviciu.

Unul dintre membrii comisiei este numit președinte, restul sunt membri ordinari.

Scopul lucrării comisiei este de a revizui toate produsele de ștampilă ale companiei și de a selecta produsele care și-au pierdut relevanța.

Următoarea etapă de lucru este eliminarea probelor nefuncționale în orice mod disponibil:

Dacă clișeul este realizat din polimeri moi, cauciuc, cauciuc etc., atunci este tăiat în bucăți mici cu ajutorul foarfecelor;

Dacă clișeul este de metal, atunci este tăiat folosind unelte speciale.

Scopul principal al acestor acțiuni este de a aduce produsele într-o stare care să nu permită restaurarea și utilizarea ulterioară a acestora.

Etapa finală a lucrării comisiei este pregătirea și întocmirea unui act de distrugere a focilor.

Exemplu de act de distrugere a sigiliului în timpul lichidării

Nu este prevăzut de lege formă unificată acționează asupra distrugerii sigiliilor și ștampilelor. În practică, aceasta înseamnă că acest document este întocmit sub orice formă sau conform unui șablon care este utilizat în munca de birou a companiei.

Detalii necesare

Trebuie remarcat faptul că există o listă de informații necesare care trebuie reflectate în act:

• numărul de înregistrare a documentului;
• Data pregătirii;
• Locul de compilare;
• Numele companiei;
• Date de imprimare (toate informațiile afișate pe plăcuță, inclusiv detaliile companiei). Dacă sunt distruse mai multe tipuri de produse de ștampilă, atunci datele pentru fiecare tip sunt introduse separat;
• Componența comisiei (numele și funcțiile angajaților);
• Motivele distrugerii produsului;
• Motive pentru distrugere (link la comandă);
• Ora, locul și metoda de eliminare.

Vă rugăm să rețineți că textul documentului trebuie să conțină amprente de clișee care pot fi eliminate. Separat, trebuie consemnat faptul că acțiunile întreprinse au adus produsele într-o stare care nu permite utilizarea lor ulterioară.

Un exemplu de act de distrugere a sigiliului este prezentat în Figura 1:

Figura 1. Acțiunea de a distruge sigiliul

Acțiunea de a distruge sigiliul

În anul 2017, executarea actului nu este reglementată de lege. Poate fi scris de mână, creat pe un computer și imprimat pe o foaie simplă de hârtie sau antet. Format – A4 sau A5.

Toate informațiile cuprinse în act trebuie confirmate prin semnăturile membrilor comisiei de reciclare.

Actul se atestă prin semnătura directorului general sau a unei persoane împuternicite să semneze documente de acest fel. O înregistrare corespunzătoare trebuie făcută într-un jurnal special pentru înregistrarea mișcării produselor de timbru ale companiei. Se realizează de către angajatul responsabil cu menținerea jurnalului.

De regulă, actul este întocmit într-un singur exemplar. Dacă este necesar, se poate face o copie.

Păstrarea certificatului de distrugere a sigiliului

Actul distrugerii sigilii iar ștampilele sunt stocate împreună cu alte documente interne ale companiei pentru o perioadă reglementată de reglementările locale ale companiei. Să vă reamintim că o astfel de perioadă nu poate fi mai mică de trei ani. După expirarea perioadei de depozitare, documentul poate fi distrus.

Când Camera de Înregistrare a Moscovei a existat la Moscova, a fost angajată în distrugerea sigiliilor, dar MCI a fost lichidată pe baza Decretului Guvernului Moscovei nr. 65-PP din 02/08/2005. Unii producători de ștampile oferă servicii terțe de distrugere a ștampilei. Procedura pentru distrugerea independentă a sigiliilor și ștampilelor este următoarea: Pasul 1. „Ordinul managerului privind numirea unei comisii” A se vedea textul ordinului de la sfârșitul paragrafului. Pasul 2. „Sigiliile și ștampilele sunt predate spre distrugere Departamentului de Afaceri.” Cele care au devenit inutilizabile în timpul funcționării sau scoase din funcțiune și s-au pierdut semnificație practică sigiliile și ștampilele sunt supuse predării către Departamentul de Afaceri pentru distrugere centralizată și radiere. Pasul 3. „Se întocmește un Act cu amprentele sigiliilor și ștampilelor care urmează să fie distruse.” Selectarea și distrugerea sigiliilor și ștampilelor se efectuează de către o comisie numită prin ordin al Directorului General.

Exemplu de comandă pentru a distruge sigiliul unei organizații

Important

La întrebarea despre ce anume ar trebui să fie reprezentat pe sigiliul unei persoane juridice (o vom numi), ei răspund la clauza 5 a art. 2 Lege federala„Despre societățile cu răspundere limitată» din 02.08.1998 Nr.14-FZ, precum si art. 2 din Legea federală „Cu privire la societățile pe acțiuni" din 26 decembrie 1995 Nr. 208-FZ. Aceste articole conțin text aproape identic, din care rezultă că sigiliile LLC și SA trebuie să conțină:

• denumirea completă a SRL sau SA;
• locația SRL sau SA.

În plus, sigiliile unui SRL sau SA pot conține numele companiei în orice limbă a popoarelor Federației Ruse și (sau) într-o limbă străină.

Sucursalele și reprezentanțele companiilor trebuie să pună aceleași informații pe sigiliile lor, plus cuvintele „Sucursală” sau „Oficiu de reprezentanță”. Acestea sunt doar cerințele minime.

Sigilii și ștampile la întreprindere: informații, comentarii, practică

Info

Este imposibil să oferi unui angajat care demisionează o copie a SZV-M. Conform legii privind contabilitatea personală, la concedierea unui angajat, angajatorul este obligat să îi dea copii ale rapoartelor personalizate (în special, SZV-M și SZV-STAZH ). Cu toate acestea, aceste formulare de raportare sunt bazate pe liste, de ex. conțin informații despre toți angajații.

Aceasta înseamnă că transferul unei copii a unui astfel de raport către un angajat înseamnă dezvăluirea datelor personale ale altor angajați.< … При оказании бухуслуг предписано проявлять бдительность Росфинмониторинг разработал рекомендации для организаций, оказывающих servicii de contabilitate, pentru a respecta cerințele legii împotriva spălării banilor.
< … Компенсация за vacanta nefolosita: durează zece luni și jumătate într-un an La concedierea unui angajat care a lucrat în organizație timp de 11 luni, trebuie să i se plătească compensația pentru concediul nefolosit ca pentru un an întreg de lucru (clauza 28 din Regulament, aprobat de Consiliul Popular). Comisariatul Muncii al URSS la 30 aprilie 1930 Nr. 169).

Acționați asupra distrugerii sigiliului și ștampilei

În ceea ce privește ștampila, atunci definiție oficială pentru el nu. Vom considera o ștampilă ca fiind un clișeu cu text, al cărui scop este reproducerea acestui text astfel încât să nu fie nevoie să fie scris de mână.

Exemplul 2 Ștampile pentru diferite scopuri Restrângere Afișare Tipuri de sigilii într-o organizație Orice organizație, precum și întreprinzătorii individuali, au dreptul de a produce pentru propriile nevoi sigilii suplimentare. Acestea vor fi distribuite către unitățile structurale și vor fi aplicate de către angajații acestora pe documente strict definite.
Care ar trebui specificate în reglementările relevante (a se vedea paragrafele 5.2 și 5.3 din Exemplul 12).

Sigilii și ștampile în organizație

Cu toate acestea, în general, procedura de reciclare a clișeelor ​​este aproximativ aceeași:

1. În primul rând, conducerea întreprinderii ia decizia de a distruge sigiliile și ștampilele care și-au pierdut relevanța (acest lucru se poate face în legătură cu un sigiliu, mai multe sau chiar toate).
2. Apoi este emis un ordin, care este un catalizator pentru demararea acestui proces.
3. Pe baza comenzii se creează o comisie specială, care efectuează distrugerea articolelor ștampilate.
4. Pentru consemnarea faptului de eliminare se întocmește un raport detaliat.

Trebuie spus că, în unele cazuri, organizațiile nu distrug ele însele sigiliile și ștampilele, ci transferă acest drept către companii terțe.

Ce să faci cu vechile sigilii ale organizației?

Acesta trebuie sa contina:

• componenţa comisiei de reciclare
• loc si timp
• pe ce bază a avut loc această acțiune?
• numele și eșantionul de ștampilă a sigiliului reciclat al organizației
• metoda de distrugere (clișeele din cauciuc sunt de obicei tăiate în bucăți mici și arse, iar cele din metal sunt tăiate cu ferăstrău)
• încheierea comisiei privind aducerea sigiliului într-o stare care este garantată să excludă restaurarea și utilizarea ulterioară a acestuia
• semnăturile tuturor membrilor comisiei

Actul servește drept bază pentru efectuarea unei înscrieri corespunzătoare în Jurnalul de produse ștampilate al instituției, unde data și numărul actului de eliminare, precum și motivul pentru care a fost efectuată procedura, sunt indicate într-o anumită coloană. Actul se păstrează împreună cu jurnalul pentru a se evita disputele și neînțelegerile cu privire la impresiile timbrelor vechi.

Exemplu de comandă pentru distrugerea sigiliilor și ștampilelor

Director General » » 20 Anexă („ACT PRIVIND ATRIBUIREA PENTRU DISTRUGEREA SIGILIILOR ŞI TIMBRIELOR”) APROBAT de Directorul General » » 20 ACTUL ATRIBUIRII PENTRU DISTRUGERE ȘI TIMBRIELOR Comisia numită prin ordin al Directorului General din data de » » 20
N, constând din: a efectuat o selecție (funcțiile, prenumele și parafa președintelui și membrilor comisiei) pentru distrugerea următoarelor sigilii și ștampile care și-au pierdut sensul practic și au devenit inutilizabile: | N |Înregistrare|Nume| Amprentă |Cantitate| Baza | |p/p| număr ștampilă|ștampilă| imprimare | timbre|pentru| ||(ștampilă)|(ștampilă)|(ștampilă)|(ștampile) |distrugere| | | | | | | | | 1 |2|3|4|5|6| | | | | | | | | | | | | | | Numărul total de articole supuse distrugerii (cantitate în cuvinte).

Exemplu de act de distrugere a sigiliilor și ștampilelor

Care este procedura oficială pentru distrugerea sigiliului unei companii? La distrugerea sigiliului oficial, un document nu este suficient. Pentru a evita complicațiile legale în viitor, este necesar să urmați procedura de distrugere a sigiliului. Necesitatea de a distruge sigiliul oficial al unei întreprinderi, precum și orice alte sigilii, poate apărea în trei cazuri:

• la reînregistrarea, reorganizarea sau lichidarea unei organizații;
• la modificarea detaliilor organizației (forma de proprietate, denumire) indicate pe clișeul sigiliului;
• imposibilitatea utilizării sigiliului din cauza prezenței defectelor, sigiliul a devenit inutilizabil și nu poate fi folosit.

Deși problema distrugerii nu este reglementată la nivel federal, fiecare subiect individual al federației și municipalității poate avea propriile sale acte locale privind distrugerea focilor.

Exemplu de comandă pentru distrugerea sigiliilor și ștampilelor

tăierea folosind unelte speciale (dacă clișeul este metal). Principalul lucru este că, ca urmare a distrugerii, aceste produse devin complet nepotrivite pentru utilizare ulterioară. Cum se întocmește un act standard formă uniformă Legiuitorii nu au elaborat un act privind distrugerea sigiliilor și ștampilelor.

Aceasta înseamnă că întreprinderile sunt libere să-l scrie sub orice formă sau conform unui șablon aprobat în politica contabila companie. În același timp, există o serie de informații care trebuie indicate în document:

• numărul, locul și data creării actului,
• Numele organizației,
• date despre ștampila în sine: detalii ale companiei afișate pe clișeu (dacă sunt mai multe ștampile de reciclat, informațiile despre toate se introduc în același mod),
• componența comisiei (funcții, prenume, prenume și patronime ale angajaților),
• motivul distrugerii sigiliului sau ștampilei,
• motive pentru distrugere (de ex.

Toți specialiștii din compania de producție respectă cerințele GOST și garantează un produs de înaltă calitate și ajută la distrugerea vechiului sigiliu și la pregătirea tuturor documente necesare. Atunci când realizează printuri, aceștia folosesc machete care au grade diferite de complexitate bazate pe mostre existente sau bazate pe schițe aprobate de client.
Dacă sigiliul trebuie făcut conform unei schițe, atunci este necesar să se pregătească documente necesare, care se referă la înregistrarea unei persoane juridice sau a unui antreprenor privat. Dacă este necesar să se facă un sigiliu pentru o societate pe acțiuni, atunci este necesară aprobarea schiței noului sigiliu.
Un exemplu de comandă pentru producerea unui sigiliu include următoarele informații: despre schița sigiliului și aprobarea acesteia, cine va exercita controlul asupra executării comenzii și, în consecință, schițele sigiliilor.

Descărcați comanda pentru distrugerea sigiliilor și ștampilelor

Legea din 02/08/1998 nr.14-FZ);

• sigiliul este deteriorat;
• organizația își schimbă denumirea (sau locația, și este indicată pe vechiul sigiliu);
• societatea este lichidată;
• societatea este reorganizată ca urmare a unei proceduri de fuziune, achiziție sau transformare.

Puteți distruge o ștampilă veche contactând un atelier de timbre și plătind serviciul conform listei de prețuri. O altă opțiune este să scăpați de sigiliul (cu alte cuvinte, să îl rupeți) pe cont propriu, în timp ce întocmiți un act de distrugere a vechiului sigiliu. Rețineți că sigiliul va trebui zdrobit fără reparații (sau clișeul va trebui deteriorat în așa fel încât sigiliul cu siguranță să nu poată fi reutilizat). Mai mult, întreaga procedură trebuie să aibă loc în fața comisiei, ai cărei membri vor semna actul.

Ordin de distrugere a sigiliilor și ștampilelor eșantion dow

În Jurnalul de bord, acest fapt trebuie reflectat în ultima coloană „Note / marca de distrugere (data și numărul actului)”, apoi:

• în locul inscripției mai obișnuite „Distrus din cauza uzurii (Lege din 17 iulie 2014 nr. 3)”
• „Lost (Act datat 07/07/2014 nr. 6)” va fi afișat acolo.

Perioadele posibile de acțiune ale comisiei și ordinea înființării acesteia (folosind exemplul unei comisii de experți) sunt prezentate în articolul „Examinarea valorii documentației științifice și tehnice.” Rețeta de întocmire a diferitelor acte este dată în articolul „Acţionează în birou şi în departamentul de personal”. Aici veți găsi: analiza cerințelor (ce este obligatoriu, ce este opțional, ce este necesar în anumite cazuri); opțiuni posibile proiectarea textului actului; trei mostre de acte diverse pe deplin executate.

Până de curând, un sigiliu rotund era un atribut obligatoriu al unei persoane juridice (SA și SRL). Necesitatea organizației de a-l avea a fost consacrată la nivel legislativ (clauza 7, articolul 2 din Legea federală din 26 decembrie 1995 nr. 208-FZ „Cu privire la societățile pe acțiuni”, clauza 5 din articolul 2 din Legea federală Legea din 8 decembrie 1998 Nr. 14-FZ „Cu privire la societățile cu răspundere limitată.”). Dar odată cu intrarea în vigoare a Legii federale din 6 aprilie 2015 nr. 82-FZ, cerința de a avea timbru rotund a fost exclus din reglementările relevante. Din 04/07/2015, acesta devine dreptul unei persoane juridice: poate continua să lucreze cu sigiliul ca până acum, sau îl poate refuza. În ciuda acestor schimbări pozitive, multe companii nu se grăbesc să se despartă de sigiliul lor. În plus, aceștia dobândesc și sigilii și ștampile auxiliare (suplimentare).

În ceea ce privește antreprenorii individuali, legea, înainte și acum, nu îi obligă să folosească un sigiliu rotund. Această problemă este rezolvată exclusiv de către antreprenor.

În timpul funcționării, sigiliul (ștampila) poate deveni inutilizabil: uzat sau deteriorat. Sau detaliile proprietarului acestuia (nume, locație etc.) se pot schimba. Sau compania a trecut prin reorganizare, sau poate chiar lichidată. Toate acestea sunt un motiv pentru a distruge vechiul sigiliu (ștampilă).

Vă rugăm să rețineți că legea nu obligă organizațiile și antreprenorii individuali să facă acest lucru. Dar pentru a evita eventualele abuzuri și pentru a evita confuzia, este mai bine să reciclați produsele vechi de timbre. Și întregul proces trebuie să fie documentat. În aceste scopuri este folosit. Dar mai multe despre tot.

În prezent, producția și distrugerea de sigilii (ștampile) nu este controlată de stat, prin urmare, compania își poate reglementa în mod independent activitatea cu acestea. În acest scop, un act de reglementare local (LNA) este emis sub forma unui ordin privind activitatea principală, reguli, instrucțiuni etc. În acesta, acesta prevede, printre altele, procedura de distrugere a sigiliilor (ștampilelor) .

Sigiliile și ștampilele vechi pot fi distruse:

1. de unul singur;
2. de către un terț.

În primul caz, funcționează o comisie specială. Este numit prin ordin al șefului, după caz, în care toți membrii săi sunt enumerați după nume. Ori componența comisiei este fixată de LDF și sunt indicate doar funcțiile membrilor acesteia. Este recomandabil ca comisia să includă un angajat responsabil cu lucrul cu sigilii și ștampile.

Sarcina comisiei este de a distruge fizic clișeul (un element de sigiliu care conține o imagine în oglindă a amprentei sigiliului). Adică, îl faceți complet nepotrivit pentru utilizare ulterioară. Dacă clișeul este făcut din cauciuc, cauciuc sau alți polimeri, atunci este de obicei tăiat în bucăți mici cu foarfecele sau ars. Clișeul metalic este tăiat în cruce. Întregul proces de reciclare este documentat folosind, unde trebuie indicate următoarele:

1. Numele companiei;
2. numele, data, numărul actului;
3. componența comisiei (titlul funcției, numele complete ale membrilor);
4. baza de distrugere a sigiliilor/timbrei;
5. denumirea, cantitatea și amprentele sigiliilor/ștampilelor care urmează să fie distruse;
6. motivul, timpul, locul și metoda de distrugere;
7. încheierea comisiei asupra faptului distrugerii;
8. semnăturile membrilor comisiei.

Documentul completat și semnat este înaintat managerului spre aprobare. Pe baza acestui document, persoana responsabilă face o notă despre distrugerea în jurnal pentru înregistrarea mișcării sigiliilor și ștampilelor. Mai departe act de distrugere a sigiliilor și ștampilelor păstrate cu jurnalul în cazul unor dispute privind documentele care poartă sigiliul vechi.

Dacă o companie decide să folosească serviciile unei organizații terțe, atunci, pe lângă ștampila în sine, va trebui să furnizeze contractantului un pachet întreg de documente. Iată o listă aproximativă a acestuia:

• o declarație a șefului organizației despre distrugerea sigiliului;
• o fotocopie a pașaportului managerului (pentru agențiile guvernamentale - o fotocopie a ordinului de numire a managerului, certificată de o organizație superioară);
• o fotocopie a pașaportului angajatului responsabil cu distrugerea sigiliului;
• procura din partea organizației pentru angajatul responsabil cu distrugerea sigiliului;
• o copie a unui extras din Registrul unificat de stat al persoanelor juridice, certificat de notar;
• document care confirmă plata serviciului.

Notă! Un sigiliu pierdut sau furat nu poate fi distrus.

Dacă apar aceste circumstanțe, proprietarul acesteia trebuie să:

1. Raportați incidentul băncilor care deservesc și contrapărților de la care societatea primește stocuri sau bani gheata. Acest lucru este necesar pentru a se asigura că atacatorii, escrocii etc. nu pot folosi sigiliul pentru a comite acțiuni ilegale.
2. Raportați sigiliul lipsă la poliție. Dacă există semne ale unei infracțiuni, atunci se deschide un dosar penal. Dacă nu, atunci deschiderea unui dosar penal este refuzată. În orice caz, societatea are dreptul de a primi o copie a rezoluției relevante.
3. Comandați un nou sigiliu. Este de dorit ca acesta să fie radical diferit de cel vechi. În acest caz, se emite un ordin către organizație pentru schimbarea sigiliului.

Deși Ministerul Rusiei de Finanțe a descris o procedură simplificată pentru a face față pierderii unui sigiliu. Departamentul a remarcat că pentru producerea unui nou tip de sigiliu nu există documente de autorizare nu e nevoie sa primesti. Este suficient să emiti un ordin de distrugere (neutilizare) a sigiliului vechi și de a face unul nou, atașând o mostră a amprentei.

Descărcați formularul acționează asupra distrugerii sigiliilor și ștampilelor, precum și o mostră din acest document, puteți găsi mai jos.

În conformitate cu GOST R 51511-2001 „Sigilii cu reproducerea emblemei de stat a Federației Ruse. Formă, dimensiuni și cerinte tehnice» sigiliu - acesta este „un dispozitiv care conține un bloc de imprimare pentru a face amprente pe hârtie”.

După cum puteți vedea, definiția este destul de generală. Mai informativ este GOST R 6.30-2003 „Sisteme de documentare unificate. Sistem unificat de documentație organizatorică și administrativă. Cerințe pentru documente”, care spune acel detaliu 25 „Amprenta sigiliului” „atestă autenticitatea semnăturii oficial asupra documentelor care atestă drepturile persoanelor, consemnând fapte legate de active financiare, precum și pe alte documente care prevăd certificarea unei semnături în original. Documentele sunt certificate cu sigiliul organizației”.

La întrebare ce anume ar trebui să fie reprezentat pe sigiliul unei persoane juridice(o vom numi), răspunde clauza 5 din art. 2 din Legea federală „Cu privire la societățile cu răspundere limitată” din 02/08/1998 nr. 14-FZ, precum și art. 2 din Legea federală „Cu privire la societățile pe acțiuni” din 26 decembrie 1995 Nr. 208-FZ. Aceste articole conțin text aproape identic, din care rezultă că sigiliile LLC și SA trebuie să conțină:

• denumirea completă a SRL sau SA;
• locația SRL sau SA.

În plus, sigiliile unui SRL sau SA pot conține numele companiei în orice limbă a popoarelor Federației Ruse și (sau) într-o limbă străină.

Sucursalele și reprezentanțele companiilor trebuie să pună aceleași informații pe sigiliile lor, plus cuvintele „Sucursală” sau „Oficiu de reprezentanță”.

Acestea sunt doar cerințele minime. Entitate la discreția sa, își poate pune pe sigiliu propriul logo, emblemă, detalii bancare, informații de contact etc.

Exemple de sigilii de la GOST R 51511-2001:

Exemplul 1

Timbre entități de afaceri

Restrângeți afișarea

În GOST menționat se pot găsi, de asemenea, cerințe pentru procedura de producere, utilizare, înregistrare, depozitare și distrugere a sigiliilor, dar acestea sunt obligatorii numai pentru organizațiile care folosesc simboluri de stat. Cerințele tehnice pentru sigiliile organizațiilor sunt cuprinse în Standardul național al Federației Ruse „Sigilii de certificare Mastic. Forma, dimensiuni și cerințe tehnice” (aprobat în baza Legii federale din 27 decembrie 2002 nr. 184-FZ „Cu privire la reglementarea tehnică”). Aici, de exemplu, sunt enumerate dimensiunile pe care ar trebui să le aibă atât sigiliul în sine, cât și imaginile de pe acesta.

Cu privire la timbru, atunci nu există o definiție oficială pentru el. O vom considera o ștampilă clișeu cu text, al cărui scop este reproducerea acestui text astfel încât să nu fie nevoie să fie scris de mână.

Exemplul 2

Timbre pentru diferite scopuri

Restrângeți afișarea

Tipuri de sigilii într-o organizație

Orice organizație, precum și întreprinzătorii individuali, au dreptul să producă pentru nevoile lor sigilii suplimentare. Acestea vor fi distribuite către unitățile structurale și vor fi aplicate de către angajații acestora pe documente strict definite. Care ar trebui specificate în reglementările relevante (a se vedea paragrafele 5.2 și 5.3 din Exemplul 12).

Exemplul 3

Timbre suplimentare

Restrângeți afișarea

Utilizarea sigiliilor suplimentare trebuie tratată cu o oarecare prudență, deoarece validitatea lor legală poate fi pusă sub semnul întrebării. Vă recomandăm să aplicați sigiliul principal al organizației pe documentele transmise autorităților guvernamentale și de reglementare. Nu este nimic în neregulă cu utilizarea unui sigiliu suplimentar, dar oficialii locali pot refuza să accepte documente certificate de ei. Pentru a evita întârzierile inutile, este mai bine să utilizați imediat sigiliul principal.

Sigiliul „Pentru contracte” merită de asemenea atenție. Este posibil să-l pun pe contracte? Cod Civil Federația Rusă nu conține o cerință de a certifica semnăturile într-un acord cu sigiliu. Cu toate acestea, contractul în sine poate include o condiție ca semnătura să fie certificată de sigiliul principal al organizației. Dacă nu există o astfel de condiție, atunci puteți pune ștampila „Pentru contracte”.

Cel mai important sigiliu al organizației este depozitat în seiful serviciului instituției de învățământ preșcolar, asistentul general sau directorul însuși. Toate celelalte sigilii, precum și ștampilele, sunt distribuite între unitățile structurale. Pentru a controla stocarea și utilizarea acestora, se recomandă alocarea persoane responsabile. Cel mai logic ar fi să încredințezi depozitarea sigiliilor și ștampilelor angajaților responsabili cu munca de birou din departamente. În acest scop, se creează o comandă pentru activitatea principală (partea sa administrativă este prezentată în Exemplul 4).

Exemplul 4

Partea administrativă a ordinului de numire a responsabililor pentru depozitarea și utilizarea sigiliilor și ștampilelor în diviziuni structurale

Restrângeți afișarea

Comanda trece prin procedura obișnuită de aprobare și semnare director general, după care trebuie să se familiarizeze cu semnătura tuturor angajaților numiți responsabili de sigilii.

Contabilitate sigilii si timbre

Toate sigiliile și ștampilele organizației sunt supuse înregistrării. Informațiile despre departamentul în care se află o anumită ștampilă sau sigiliu, când și cui a fost emisă, predată și distrusă sunt conținute într-un jurnal special. Deoarece acest jurnal conține amprente de sigilii și ștampile, precum și semnături de mână ale angajaților responsabili pentru acestea, este scris de mână. Compoziția posibilă a coloanelor și metoda de umplere sunt prezentate în Exemplul 5.

Ocazional, sigiliile trebuie să părăsească organizația și să meargă, de exemplu, la o întâlnire cu o contraparte, în urma căreia va fi semnat imediat un protocol de dezacorduri la contract. Managerul care merge la întâlnire trebuie să ia sigiliul cu el. Acest fapt, precum și faptul că sigiliul le-a fost returnat, este consemnat într-un jurnal special - vezi Exemplul 6.

Unde și cum se pune ștampila?

Dacă forma documentului necesită aplicarea unui sigiliu, atunci locul amprentei poate fi indicat prin literele „MP”. („Locul de tipărire”) În acest caz, amprenta poate fi pusă direct pe aceste litere. Vezi Exemplul 7.

Uneori, acest semn este plasat într-un câmp special conceput și conturat pentru imprimare (ca în Exemplul 8). Apoi, trebuie să încercați să montați sigiliul în interior fără a trece dincolo de granița desemnată. De exemplu, această opțiune este furnizată în Card cu mostre de semnături și amprente de sigiliu, a căror formă este aprobată prin Instrucțiunea nr. 28-I a Băncii Rusiei din 14 septembrie 2006 (în limbajul comun se numește card bancar) .

Exemplul 7

Plasarea unei amprente de sigiliu atunci când se indică un loc pentru aceasta - „M.P.”

Restrângeți afișarea

Exemplul 8

Plasarea unei amprente de etanșare într-un câmp special desemnat

Restrângeți afișarea

În cazul în care locul pentru amprentă nu este desemnat, iar sigiliul este necesar pentru a certifica semnătura funcționarului, atunci acesta trebuie plasat astfel încât să surprindă mici fragmente din poziție și semnătura care se certifică (vezi Exemplul 9). Această regulă nu este fixată nicăieri și este, mai degrabă, un obicei de afaceri. Din punct de vedere logic, acest obicei este destul de justificat: de fapt, dacă o ștampilă este aplicată după semnarea unui document, atunci persoana care o pune o poate face astfel încât ștampila să stea într-un anumit loc - atingând un fragment din pozitia si semnatura si in acelasi timp lasand-le lizibile . O amprentă care acoperă complet semnătura face dificilă identificarea, iar dacă se află undeva departe de aceasta, poate ridica îndoieli că a fost aplicată după semnarea documentului.

Dacă forma documentului este de așa natură încât este imposibil să aplicați o amprentă a sigiliului, care afectează atât semnătura, cât și poziția în același timp, atunci este mai bine să „prindeți” semnătura.

Exemplul 9

Plasarea unei amprente a sigiliului atunci când certificați semnătura unui oficial

Restrângeți afișarea

O listă aproximativă a documentelor pe care este aplicat sigiliul oficial este dată în Anexa 8 la Recomandările metodologice pentru implementarea GOST R 6.30-2003. O organizație are dreptul să întocmească o astfel de listă pentru ea însăși, stabilind caracterul obligatoriu al aplicării sale. Dacă o organizație folosește nu numai sigiliile principale, ci și suplimentare în activitatea sa, atunci pentru toate acestea este necesar să se determine pe ce documente vor fi aplicate.

Locurile în care sunt aplicate ștampile sunt de obicei cunoscute și sunt adesea înregistrate chiar și în local reguli. Astfel, Instrucțiunile de lucru la birou pot indica faptul că ștampila „Nr. de intrare” este plasată în colțul din dreapta jos al documentului, iar ștampila „În cazul nr.” este plasată în colțul din stânga jos.

Distrugerea sigiliilor și ștampilelor

Contabilitatea corectă a sigiliilor și ștampilelor implică, de asemenea, distrugerea corectă a acestora. Sigiliile uzate sau rupte nu trebuie aruncate la gunoi., mai ales fără a informa serviciul responsabil. Toate sigiliile și ștampilele inutile sau inutilizabile sunt colectate în acesta din urmă pentru distrugerea ulterioară. Aceasta se consemnează în Jurnalul de sigilii și ștampile (vezi în exemplul 5 coloanele despre restituirea sigiliului la serviciul administrativ și economic (AHS), acestea se completează la rândul 24).

O comisie specială este responsabilă pentru distrugerea sigiliilor și ștampilelor. Este creat la instrucțiunile șefului organizației. Poate fi permanent sau creat pentru un an sau o singură dată, după cum este necesar.

A distruge o focă înseamnă a-i face clișeele complet inutilizabile. Cel mai adesea acest lucru se face prin simpla tăiere în bucăți mici cu foarfecele. Sigiliile metalice vor trebui zdrobite, trimise la cuptor sau pilite. Desigur, este destul de dificil să faci acest lucru într-un mediu de birou obișnuit, dar ștampilele metalice devin din ce în ce mai rare astăzi. Sunt adesea folosite clișee de cauciuc obișnuite. Faptul distrugerii sigiliului este reflectat în act (pentru o probă, vezi Exemplul 10), după care datele de înregistrare a actului sunt înscrise în Jurnalul de bord (vezi în Exemplul 5, ultima coloană „Note/marca de distrugere (data și numărul actului)”).

Dacă brusc se dovedește că a pierdut sigiliul, acest lucru se reflectă într-un act special - arătat în Exemplul 11. În Jurnalul de bord, acest fapt trebuie reflectat în ultima coloană „Note / marca de distrugere (data și numărul actului)”, apoi:

• în locul inscripției mai obișnuite „Distrus din cauza uzurii (Lege din 17 iulie 2014 nr. 3)”
• „Lost (Act datat 07/07/2014 nr. 6)” va fi afișat acolo.

Perioadele posibile de acțiune ale comisiei și ordinea de creare a acesteia (folosind exemplul unei comisii de experți) sunt prezentate în articolul „Examinarea valorii documentației științifice și tehnice”

Rețeta pentru întocmirea diferitelor acte este dată în articolul „Acte în birou și în departamentul de personal”. Aici veți găsi: analiza cerințelor (ce este obligatoriu, ce este opțional, ce este necesar în anumite cazuri); opțiuni posibile pentru construirea textului actului; trei mostre de acte diverse pe deplin executate.

Exemple de reglementări privind sigiliile și ștampilele

În concluzie, iată un exemplu Reglementări privind producerea, înregistrarea, utilizarea, depozitarea, distrugerea sigiliilor și ștampilelor în organizare comercială . Fiecare companie își poate crea propriul pe baza acestuia, vezi Exemplul 12.