Organizarea de evenimente de afaceri: cum să găsiți contacte utile. Eveniment de afaceri sau Eveniment de afaceri Eveniment pentru oameni de afaceri

Dacă o companie operează în sectorul b2b, nu se poate lipsi de evenimente de afaceri. Ascultând alți vorbitori, vorbind pe cont propriu sau organizând propriile evenimente, puteți atinge mai multe obiective simultan.

Zhamilya Kameneva,

Director de dezvoltare a afacerilor și marketing la Konica Minolta Business Solutions Rusia

În acest articol veți citi:

• Câți clienți puteți obține după un raport?
• Cum să lucrezi cu publicul țintă atunci când organizezi evenimente de afaceri
• Cum să selectați clienții la o expoziție din industrie pe baza reacțiilor de a declanșa subiecte
• Cum să ții 50 de întâlniri cu clienții țintă în două zile la un eveniment

Realizarea de evenimente de afaceri - practică comună în lumea afacerilor. Pentru noi înșine, identificăm patru sarcini de participare și implementare. Prima este introducerea companiei pe piață, diferențierea acesteia de concurenți și creșterea gradului de conștientizare a mărcii și a soluțiilor. Al doilea este de a colecta contacte ale potențialilor clienți. Al treilea este de a împinge acei clienți cu care sunt deja în desfășurare negocieri să ia o decizie. Al patrulea este de a crește nivelul de expertiză și de recunoaștere a angajaților și de a-și realiza „marca personală”.

Verificați-vă partenerii urgent!

Știi că La verificare, autoritățile fiscale se pot agăța de orice fapt suspect despre contraparte? Prin urmare, este foarte important să-i verifici pe cei cu care lucrezi. Astăzi, puteți primi informații gratuite despre inspecțiile anterioare ale partenerului dvs. și, cel mai important, puteți primi o listă cu încălcările identificate!

Vorbind unui public profesionist, specialiștii companiei câștigă și își stabilesc o reputație ca experți în domeniul managementului documentelor și al soluțiilor de imprimare.

Formate pentru organizarea de evenimente de afaceri

Pentru generarea de lead-uri, folosim doar evenimente offline, deoarece la conferințe sau webinarii online este imposibil să prezentați echipamentul și să comunicați cu fiecare dintre participanți. Există mai multe opțiuni de participare offline, toate acestea fiind prezentate în format de pachete de sponsorizare cu prețuri și conținuturi diferite.

Lucru la stand și performanță. Rareori devenim sponsori generali: acesta este un cost suplimentar. Alegem varianta susținerii unei sesiuni tematice cu posibilitatea amenajării unui stand. Munca angajaților de la expoziție este completată și îmbunătățită de vorbitor. Dacă vizitatorul este interesat de echipament, prezentarea confirmă nivelul de expert al companiei. Dimpotrivă, ascultătorii care au aflat despre companie și produse din raport pot comunica apoi cu angajații de la stand și pot afla detaliile. Pe parcursul anului participăm la 10-15 evenimente de acest tip.

Organizatorii oferă, de asemenea, oportunități suplimentare - de exemplu, întâlniri cu participanții cu care altfel ar fi imposibil să intrați în contact din cauza rangului lor înalt sau a caracterului închis. Deci, la un eveniment regional pentru un pachet de sponsorizare de 100 de mii de ruble. am amenajat un mic stand, iar vorbitorul nostru a vorbit într-una dintre secțiunile principale. Organizatorii ne-au aranjat să ne întâlnim cu peste 50 de persoane chiar la expoziție. potentiali clienti. În două zile am purtat negocieri, valoarea totală a contractelor potențiale pentru care a ajuns la 10 milioane de ruble. (sumele tranzacțiilor sunt estimate după clarificarea nevoilor clienților de către departamentul de vânzări).

Performanţă. Experții și managerii de top ai companiei devin vorbitori la conferințe și participanți la mese rotunde. Tema poate fi fie foarte specializată, fie extinsă: „Cum se integrează managementul documentelor electronice cu echipamente de imprimare de birou” sau „Care sunt perspectivele pentru abordarea externalizării”. O performanță de succes asigură 90% din succesul companiei la eveniment. Măsurăm performanța evaluând numărul de noi contacte și potențiale oferte. Experiență de succes aplicați în continuare.

• Parteneriat de afaceri: ceea ce trebuie să știți pentru a nu fi înșelat

De exemplu, în fiecare an la Sankt Petersburg o conferință a CIO-urilor mari federale și companii regionale. În 2015, discursul vorbitorului nostru a fost unul dintre cele mai interesante patru - așa l-au evaluat participanții la sondaj. Am început negocierile cu zece dintre ei, care vor duce în cele din urmă la contracte. Costurile evenimentului s-au ridicat la puțin mai mult de 200 de mii de ruble.

Participarea delegatului. Managerii de vânzări participă în mod regulat la conferințe specializate și forumuri de afaceri ca ascultători. Vorbind cu alți participanți pe margine și în timpul părții oficiale, aceștia se familiarizează cu reprezentanții companiilor - potențiali clienți.

Participarea experților cu discurs. Participarea experților este de obicei gratuită pentru vorbitor și pentru companie. Condiția principală este prezentarea analitică fără sau explicit publicitate ascunsă organizatii.

Cum se organizează participarea la evenimente

Un angajat al departamentului de marketing este responsabil de planul evenimentului. Monitorizează expozițiile și conferințele specializate, analizează rezultatele și eficacitatea participării din ultimii ani și discută opțiuni posibile cu angajații departamentului de vânzări și în cele din urmă creează un calendar anual de evenimente și buget.

Calendarul este ținut la zi portal corporativ. Poate fi ajustat pe tot parcursul anului. Listele de participanți înregistrați pentru fiecare eveniment sunt, de asemenea, postate pe portal. Oamenii de vânzări se uită prin listă și decid singuri unde să meargă: de exemplu, ei văd printre participanți o companie pe care o „vânează” de mult timp.

• Cum să proiectați o expoziție de expoziție comercială pentru a ieși în evidență

Nimeni nu este obligat să participe la conferințe, dar toți managerii o fac. Se concentrează pe cât de mult are nevoie fiecare dintre ei de contacte noi și clienți potențiali noi. Managerii selectează evenimentele, apoi trimit o cerere la departamentul de marketing. Vizita este plătită din bugetul de marketing. Apoi, managerii introduc rezultatele în CRM și scriu un raport sub orice formă - pentru managerul imediat și agenții de marketing.

Indică cine a fost prezent la eveniment, ce subiecte au fost abordate, dacă publicul a fost vizat, dacă a meritat să cauți clienți acolo și dacă organizația a fost gândită. Este obligatoriu doar participarea la evenimentele proprii ale companiei - pentru managerii responsabili de vânzări în acest domeniu.

Organizarea de evenimente de afaceri: ce să alegeți

Pentru a înțelege de ce evenimente de afaceri are cea mai mare nevoie o companie, ne concentrăm nu pe scară sau prestigiu, ci pe publicul țintă. Luăm în considerare atât componența participanților, cât și felul de angajați din care sunt reprezentate aceste companii.

Evenimente asociate. În primul rând, acordăm atenție evenimentelor organizate de asociațiile de CIO. În cazul nostru, aceștia sunt Global CIO și 4CIO1, precum și cluburi regionale ale CIO. Se organizează conferințe pentru 100-250 de persoane, seminarii tematice și mese rotunde pentru câteva zeci de participanți. Dar gradul de potrivire cu grupul țintă este mai important decât atingerea, iar numărul de tranzacții posibile este mai important decât numărul de ascultători.

Directorii CIO sunt cei care publicul țintă, de obicei ei iau decizia de a ne achiziționa serviciile. Alte companii pot lua în considerare conferințe ale Asociației directori financiari, Asociația directorilor de resurse umane, Asociația directori generali Rusia și alte comunități. Mulți nu acordă suficientă atenție evenimentelor asociate, iar acest lucru reduce șansele de a ajunge la publicul țintă. În 2015, am participat la zece astfel de evenimente și ne vom continua cooperarea în viitor.

1 Din engleză chief information officer - director tehnologia informației.

Industrii și evenimente tematice. Compania comercializează, printre altele, soluții specializate pentru bănci, institutii de invatamant, sectorul energetic, companiile petroliere. Prin urmare, vânzătorii și experții participă la evenimente din industrie și tematice. Acestea sunt realizate atât de organizatori independenți, cât și de comunități industriale: Asociația Băncilor Ruse, Asociația centre de cumparaturi si etc.

La evenimentele din industrie, comunicând cu potențiali clienți, vă prezentăm soluții care țin cont de specificul industriei. De exemplu, pentru universități putem formula trei nevoi de bază în domeniul managementului documentelor și al tipăririi:

• fluxul documentelor administrative interne;
• imprimare și scanare la cerere pentru studenți;
• imprimare suplimentară materiale educaționale(manuale etc.).

Știind acest lucru, la evenimentele pentru universități vorbim despre posibilitățile de a vă crea propriul departament intern de tipărire, care vă va permite să rezolvați aceste probleme.

Evenimente media. Forumuri și conferințe de afaceri sunt organizate și de media de afaceri (RBC, Vedomosți) și publicații IT (PC Week, CNews, Comnews, " Tehnologii deschise" si etc.). Aceste evenimente sunt de obicei bine organizate și atrag experți. Compania noastră participă la acestea mai mult pentru a îmbunătăți imaginea mărcii decât de dragul generării de clienți potențiali.

Cum să eliminați contactele inutile atunci când organizați un eveniment de afaceri

Atât în ​​munca la stand, cât și în comunicarea cu ascultătorii, abilitățile dezvoltate de comunicare ajută la stabilirea unui contact puternic.

Contact la expozitie. Trimitem la stand manageri de vanzari cu experienta care stiu sa mentina un echilibru intre activitate si discretie. Presiunea excesivă irită interlocutorul. Conversația de la expoziție nu durează mult, iar managerii trebuie să facă o impresie plăcută într-o jumătate de minut, să-l facă pe interlocutor să dorească să afle mai multe despre companie și, în același timp, să înțeleagă dacă clientul este o țintă și dacă merită. petrecând timpul cu el. Nu ar trebui să „profiți” de cei care vorbesc din curiozitate. Pentru a distinge clienții țintă de alți vizitatori, managerii monitorizează reacțiile pentru a declanșa expresii.

Într-o scurtă conversație la stand, oamenii de vânzări menționează „calitate de imprimare”, „funcții noi”, „cost per imprimare”, „ cost scăzut Provizii", "uzura componentelor principale ale echipamentelor". Dacă interlocutorul ignoră totul, cu siguranță acesta nu este clientul țintă. Dacă unul dintre subiecte trezește interes și te face să arăți emoții, atunci contactul ar trebui aprofundat.

O altă tehnică: dacă vizitatorul pare interesat când un angajat demonstrează capacitățile echipamentului, vânzătorul stă în spatele umărului oaspetelui. El monitorizează ce părți ale mașinii examinează vizitatorul, ce butoane apasă, ce funcții testează. Astfel poți afla dacă interlocutorul înțelege subiectul și ce caracteristici ale mașinii îi sunt utile.

• Expoziție de bunuri industriale: cum să vă creșteți baza de clienți cu 30%

La expoziție, sarcina echipei de vânzări nu este să aducă cât mai multe cărți de vizită, ci să stabilească comunicarea cu cei care sunt cel mai probabil să semneze un contract ulterior. La primul contact apare doar un interes stabil. Nu vorbim aici de vânzări sau de prezentare, pentru asta expoziția este prea zgomotoasă și sunt multe distrageri. Prezentarea și povestea detaliată despre produs ar trebui amânate până la o întâlnire în biroul unde există un showroom.

Contact la un eveniment de club. Este mai ușor să te angajezi în dialog la micul dejun de afaceri și la alte întâlniri relativ informale decât la conferințe. Dar, în toate cazurile, examinăm în prealabil listele de participanți înregistrați și îi selectăm pe cei mai promițători pentru cooperare, cu care stabilim contacte în viitor.

Organizarea de evenimente de afaceri

Astfel de evenimente ajută la dezvoltarea relațiilor cu clienții existenți și la atragerea altora noi. Am dezvoltat mai multe formate. De exemplu, pentru a promova serviciile de outsourcing de tipărire, organizăm prânzuri de afaceri numite OPS-Lunch 2.

Mai întâi, un reprezentant al companiei noastre vorbește despre produs, apoi clientul oferă un exemplu de implementare. Pentru clienti asta oportunitate suplimentară să se dovedească experți în comunitatea lor profesională. De asemenea, sunt interesați să obțină idei noi în timpul discuției.

2 Din engleză servicii de imprimare optimizate - servicii de imprimare optimizate.

Publicul este de obicei adunat de managerii de vânzări. Dacă direcția este nouă sau vrem să ne extindem baza de clienti, dispunem implicarea asociațiilor profesionale - aceleași care organizează propriile evenimente. Fiecare dintre ele are un cost fix de atragere a clienților și propria bază de contact.

Conform instrucțiunilor noastre, se face o selecție inițială: pentru un eveniment de 20 de persoane, de obicei oferă 100-200 de contacte. Apoi echipa de vânzări stabilește prioritățile, selectează 50-60 de persoane dintre candidații propuși și îi invită, iar la final ajung 20-30 de vizitatori.

Dacă evenimentele sunt dedicate caracteristicilor echipamentelor, atunci le organizăm la biroul companiei din showroom, deoarece multe trebuie să fie prezentate „în direct”. De exemplu, un subiect precum calitatea culorii nu poate fi tratat doar în teorie. Vorbitorii sunt experți și clienți actuali.

Rezultatele evenimentelor de afaceri

Pentru a evalua eficiența cheltuirii bugetului de marketing pentru evenimente de afaceri, ne asigurăm că costurile de participare sau organizare nu depășesc 5% din valoarea vânzărilor pentru tranzacțiile care au început cu contactele la evenimente. Pentru fiecare rublă cheltuită trebuie să obțineți 20 de ruble. sursa de venit. Aproximativ 5% dintre clienții din istoricul lor de interacțiuni au participat la evenimentele noastre și intenționăm ca această cifră să crească.

• Participarea companiei la expoziție: algoritm de pregătire în 9 pași

Dacă evaluăm efectul din punctul de vedere al numărului de clienți noi și al potențialelor tranzacții, atunci la evenimentul altcuiva, un manager care a participat ca ascultător întâlnește 10-15 persoane care se pot transforma în clienți.

La un eveniment propriu al unei companii cu 30-40 de invitați, cinci sau șase dintre ei ajung pe scenă ofertă comercială, dacă aceștia sunt clienți noi. Dacă clienții sunt bătrâni, atunci unul sau doi cumpără echipament direct la eveniment sau imediat după acesta. Dacă vorbim de clienți existenți, ponderea tranzacțiilor finalizate cu succes poate ajunge la 30-40% din numărul participanților invitați.

Informații despre autor și companie

Jhamlia Kameneva absolvit la Moscova Universitate de stat păduri, am diploma de MBA la MIRBIS Business School. A lucrat la Orange Business Services, în departamentul de marketing al VimpelCom, și a condus departamentul de marketing al direcției Samsung Electronics Rus. Din 2015 - în poziția actuală.

Konica Minolta Business Solutions Rusia. Corporația japoneză Konica a fost fondată în 1873. În 2003, a fuzionat cu Minolta. Oferă servicii și soluții complete pentru printare digitalaîn corporaţie şi medii de producție. Reprezentanță în Rusia - din 2000, situat la Moscova. Sunt peste 100 de oameni în personal. Site oficial - www.konicaminolta.ru

Evenimentele de afaceri sunt evenimente de un nivel special, care, ca toate celelalte, urmăresc obiective specifice.

În fiecare an, multe evenimente similare au loc în întreaga lume. Organizarea și desfășurarea acesteia sunt combinate în sfera generala servicii și se numește MICE. Această abreviere constă din patru domenii diferite care sunt unite printr-un focus comun asupra clienților, iar aceștia sunt clienți corporativi.

Pentru desfășurarea acestor evenimente, în întreaga lume se creează centre de afaceri, săli de conferințe (multe hoteluri mari au altele similare) etc. Toate acestea sunt combinate într-o infrastructură comună și se dezvoltă în fiecare an.

Astfel de evenimente sunt organizate de companii pentru a atrage parteneri și opinie publica la compania însăși, la gama de produse și servicii. Astfel de evenimente pot deveni un eveniment foarte semnificativ și pot atrage atenția unor mase mari.

Pentru ca un eveniment de afaceri să fie un succes, trebuie mai întâi să definiți clar și precis obiectivele proiectului dumneavoastră. Aproba această decizie cu toți participanții la pregătirea acestui proiect de afaceri. Determinați componența participanților invitați și locația acestui eveniment. Dacă evenimentul dumneavoastră implică participarea publicului valoare mai mare, apoi ridicați problema acoperirii media a evenimentului dvs.

Elaborați clar programul în toate etapele: deschidere, parte oficială (principală), închidere, parte neoficială și așa mai departe.

Exemplele de evenimente de afaceri includ întâlniri de afaceri, conferințe, seminarii de afaceri și alte evenimente de afaceri care vizează conversație de afaceri cu clienții și partenerii.

Realizarea de evenimente de afaceri

Piața evenimentelor de afaceri este în continuă dezvoltare și extindere. Apar multe locații noi pentru a găzdui astfel de evenimente semnificative. Rusia a atins de mult timp un nivel comun cu liderii mondiali. Astăzi, evenimentele de afaceri din Rusia pot avea loc la cel mai înalt nivel global. Mai mult, această afirmație se aplică nu numai Moscovei și Sankt Petersburgului. Astăzi, evenimente de afaceri de succes și vibrante pot avea loc în orașe precum Kazan, Ekaterinburg, Soci și multe altele.

Pentru astfel de evenimente, este mai bine să alegeți antreprenorul potrivit. Pregătirea și organizarea unui eveniment de afaceri necesită grijă și o abordare atentă. Compania performantă nu trebuie doar să facă totul „așa cum este scris”, ci și să ajute la formularea obiectivelor și direcțiilor evenimentului de afaceri pentru compania clientului. Pentru o astfel de muncă, aveți nevoie de experiență vastă pe piața evenimentelor de afaceri, atât în ​​Rusia, cât și în străinătate.

Acționează ca organizator de evenimente de afaceri, atât în ​​Rusia, cât și în întreaga lume. Compania noastră va ajuta la crearea și organizarea unui astfel de eveniment oriunde în lume. Suntem un asistent de încredere și atent la dvs proiecte de afaceri- acest lucru este confirmat de mulți dintre clienții noștri și programele create! Creați o aplicație și managerul nostru de proiect de afaceri vă va contacta și vă va ajuta în toate etapele creării unui program și organizarea evenimentului dvs. de afaceri.

Concurenții nu dorm, motiv pentru care este important să generăm în mod constant idei proaspete, chiar și atunci când vine vorba de evenimente tradiționale. De asemenea, pot juca în mâinile tale plan nou aranjarea locurilor și locuri neobișnuite. Iată câteva idei despre cum să dai viață evenimentelor de afaceri.

Dezvoltați un concept de design în avans și evidențiați acele aspecte care îl fac unic

Sarcina ta principală este să faci același eveniment într-un mod nou de fiecare dată. Fă-l să arate diferit, păstrându-și esența. Acest lucru este important mai ales atunci când încercați să găsiți un sponsor. Dintre evenimentele concurente, el va alege pe cel care poate arata diferit.

Alegeți o locație care se potrivește designului dvs

Utilizați arhitectura și detaliile interioare ale spațiului în sine pentru a vă promova marca, în loc să-l aglomerați cu semnalizare plictisitoare. Alegeți săli și locații care vor continua conceptul de design al evenimentului și împreună creați un spațiu unic.

Reinventează-ți aranjamentele de locuri

Nu toate evenimentele de afaceri necesită atmosfera sălilor de conferințe sau săli de clasă. Oferiți participanților posibilitatea de a alege unde să se așeze. Unora le-ar plăcea să stea la o masă, alții vor prefera un scaun ușor. Confortul este primul lucru de luat în considerare, mai ales dacă oamenii vor trebui să stea foarte mult timp. Combinați zonele de relaxare tradiționale și neobișnuite.

Mesele rotunde sunt grozave pentru discuții. Și pentru a prezenta participanților mai multe aspecte ale evenimentului, împărțiți spațiul în mai multe „etape” care sunt ușor de mutat între ele.

Designul trebuie să răspundă nevoilor tehnice ale oaspeților

Adesea, participanții la evenimente de afaceri trebuie să lucreze chiar și în timp ce evenimentul are loc. Trebuie să-și conecteze laptopul undeva, să răspundă la un apel și așa mai departe. De aceea este important, de exemplu, să punem la dispoziție fiecărei locații un încărcător. În plus, utilizarea gadgeturilor în timpul unui eveniment poate juca și în mâinile organizatorilor înșiși. Aceștia pot aranja un chat live și pot oferi posibilitatea de a pune întrebări vorbitorilor prin intermediul dispozitivelor digitale.

Creați un sentiment de teatru

Muzica este adesea o parte integrantă a evenimentului. Ea creează atmosfera potrivită. Dar pentru evenimentele de afaceri, o cabină DJ nu este soluția cea mai potrivită. Faceți spectacolul DJ-ului puțin mai teatral. Pune-i plăcile turnante pe o scenă plină.

Pune deoparte un loc special pentru comunicare

Sesiunile de întrebări și răspunsuri din sală imediat după prezentare au devenit învechite. Pentru ca nimeni să nu alerge în căutarea unui microfon și ca nimeni să nu fie nevoit să asculte răspunsul la o întrebare care nu este interesantă pentru el, este mai bine să creați un spațiu separat în care vorbitorul să se miște imediat după prezentarea sa. Aici cei interesați îi vor putea adresa întrebările lor. Acest lucru este convenabil pentru toată lumea: într-un astfel de loc vorbitorul se simte mai confortabil, iar oaspeții au posibilitatea de a comunica cu el personal.

Folosiți-vă designul pentru a determina sponsorii să vă aprecieze

Publicitatea nativă are loc și la astfel de evenimente. Integrați organic un sponsor în conceptul evenimentului dvs. Aceasta ar putea fi o pagină suplimentară de pe Internet, realizată în același stil ca site-ul principal, sau divertisment pentru invitați, care va deveni parte integrantă a evenimentului.

Și pentru a susține toate cele de mai sus, există exemple vii.

Dacă te-ai săturat de mobilierul formal sau de teatru, amestecă stilurile. Oferiți oaspeților posibilitatea de a alege unde doresc să stea.

A sta mult timp într-un singur loc este obositor. Oferiți locuri confortabile pentru oaspeții dvs., pentru fiecare gust.

Scaunele cu trei direcții oferă un sentiment de apropiere de gazdele evenimentului.

În primele rânduri ale conferinței, amplasați canapele pentru oaspeții VIP, iar mai departe de aceștia, plasați mese înalte pentru cei care trebuie să lucreze pe laptopuri.