Tema 29. Tehnologii de creație documente electronice

Astăzi nu mai este de mirare când un cititor (utilizator), venind într-o bibliotecă și petrecând o anumită perioadă de timp în ea, nu numai că nu folosește colecția acesteia, dar nici măcar nu încearcă să comande literatura. Utilizatorii își satisfac multe dintre nevoile la nivel de informare, adică. sunt destul de mulțumiți de informații bibliografice, rezumate, de referință și alte informații electronice primite prin Internet, folosind CD-ROM sau alte mijloace. Mai mult, dezvoltarea resurselor electronice duce la faptul că multe biblioteci, neavând fonduri pentru a achiziționa publicații străine, găsesc oportunitatea de a organiza accesul utilizatorilor lor la resursele electronice full-text, iar aceste tendințe iau amploare (electronic biblioteca stiintifica RFBR, publicațiile electronice ale Institutului " Societate Deschisă" - Rusia și altele au oferit multor biblioteci acces gratuit la câteva mii de titluri de reviste străine). În plus, livrarea de documente electronice devine din ce în ce mai răspândită, ceea ce permite utilizatorilor bibliotecii, fără a veni în bibliotecă însăși, să comande de la locul lor de muncă ( sau de acasă ) o copie electronică a unui articol sau aceluia, broșură, fragment de carte și primiți-l în câteva momente Trebuie menționat că deja în multe biblioteci numărul de accesări (vizite) la distanță la site-ul de Internet al bibliotecii. depășește numărul de vizite fizice regulate.
Toate cele de mai sus confirmă că ideile vechi despre bibliotecă se prăbușesc în fața ochilor noștri. Cititorul nu mai vine întotdeauna la bibliotecă pentru un document, el vine pentru informație și/sau o resursă electronică. Biblioteca se transformă treptat într-un centru de informare resurse electronice, păstrând totuși funcțiile unei biblioteci obișnuite pentru a servi utilizatorilor documente tipărite. Acest caracteristică nouă biblioteca modernă nu numai că ilustrează în mod clar una dintre principalele tendințe ale activităților bibliotecii moderne, ci trebuie luată în considerare atât în ​​planificarea dezvoltării bibliotecilor automate și a tehnologiilor informaționale, cât și în general pentru revizuirea unui concept deja învechit. bibliotecă tradițională.

Tehnologii pentru crearea unui document electronic

În primul rând, aceasta tehnologii de prelucrare analitică și sintetică a informațiilor în ALIS.
Prelucrarile analitico-sintetice (ASP) sunt procese separate care includ operatii sau grupuri de operatii asociate cu analiza documentelor sau datelor dar nu conduc la o modificare semnificativa a continutului, structurii si aspectului acestora. ÎN sisteme automatizate ah ASO poate fi efectuat atât sub formă de operații manuale, „om-mașină”, cât și pur „mașină” (adică folosind numai mijloace automate). Exemplele de implementare automată complet sau parțial a ASO includ operațiuni de sortare, înregistrare/rescriere, codificare, decodare, criptare/decriptare, conversie etc. Procesarea datelor este un nume generalizat pentru procesele eterogene legate de date. Puteți nota câțiva termeni asociați cu tipurile de prelucrare a datelor:

• Prelucrarea integrată a datelor este principiul organizării prelucrării datelor într-un sistem automatizat, în care procesele sau operațiunile efectuate anterior în diverse organizatii, divizii sau secțiuni ale lanțului tehnologic, sunt combinate sau optimizate pentru a crește eficiența sistemului. Un posibil obiectiv al „prelucrării integrate a datelor” este crearea de baze de date integrate.
• Prelucrarea distribuită a datelor este o prelucrare a datelor efectuată într-un sistem distribuit, în care fiecare dintre nodurile tehnologice sau funcționale ale sistemului poate prelucra în mod independent datele locale și poate lua decizii adecvate. Când rulați procese separate, noduri sistem distribuit pot face schimb de informații prin canale de comunicare în scopul prelucrării datelor sau al obținerii de rezultate de analiză care le sunt reciproce.
• Prelucrare automată (date/documente) – prelucrare (date sau documente) efectuată automat, fără sau cu intervenție umană limitată. Prin mijloace tehnice implementările de „prelucrare automată” pot fi computere sau alte dispozitive sau mașini.
• Prelucrare automată - efectuarea de operațiuni asupra datelor folosind un computer sau alte dispozitive de prelucrare a datelor.
• Prelucrare la mașină, pregătirea datelor pentru intrare - o etapă de prelucrare analitică și sintetică sau procesare a documentelor asociată cu formalizarea documentelor finale și înregistrarea conținutului acestora pe o fișă de lucru.
• Sortarea este distribuirea automată sau manuală a documentelor sau datelor conform oricărui criteriu dat. Un set de procese asociate cu aducerea în conformitate cu înregistrările dintr-un fișier ultimele modificariîn domeniul subiectului sau informații noi (date) obținute. „Actualizarea unui fișier” presupune efectuarea următoarelor operațiuni: vizualizarea înregistrărilor, adăugarea de noi înregistrări, ștergerea (ștergerea) sau corectarea (editarea) înregistrărilor existente.

În al doilea rând, aceasta tehnologii de digitizare a informaţiei.
Tehnologiile de digitizare a informațiilor includ:

1.Scanare.
Această metodă este deosebit de convenabilă pentru cei care pregătesc aplicații multimedia pe baza materialelor și ilustrațiilor tipărite existente.
Un scanner este un dispozitiv periferic al unui computer personal care vă permite să introduceți originale în computer, prezentate sub formă de documente text, desene, diapozitive, fotografii și așa mai departe. Scanerul convertește astfel de informații în informații electronice.
Pe baza unei evaluări generale a caracteristicilor scanerelor, aceste dispozitive pot fi împărțite în următoarele subgrupe:

o Scanere portabile.

o Scanere de pagini (deschise).

o Slide – scanere.

o Scanere de proiectie.

o Scanere cu tambur.

2.Introducerea datelor de la tastatură.

Introducerea datelor de la tastatură este un tip de introducere manuală. Mijloace tehnologice furnizarea de intrare de la tastatură este o foaie de lucru. Introducerea textului se realizează utilizând editorul de text Word, care este inclus în pachetul software sub denumirea generală Office, lansat de Microsoft Corporation. Este conceput pentru a rula sub sistemul de operare Windows.
Word este o aplicație Windows concepută pentru crearea, vizualizarea, modificarea și tipărirea documentelor text, ceea ce face posibil să faceți totul fără excepție operațiuni tradiționale deasupra textului, furnizate de tehnologiile informatice moderne:

o tastarea și modificarea informațiilor alfanumerice neformatate;

o formatarea caracterelor folosind o varietate de fonturi True Type de diferite stiluri și dimensiuni;

o formatarea paginii (inclusiv anteturi și subsoluri);

o formatarea documentului în ansamblu (compilarea automată a unui cuprins și a diverși indici);

o verificarea ortografică, selectarea sinonimelor și separarea automată a cuvintelor prin silabe.

În al treilea rând, aceasta tehnologii de prelucrare a documentelor digitizate.
Tehnologiile de procesare a documentelor digitizate includ recunoașterea caracterelor și editarea lor ulterioară.
Software-ul de recunoaștere optică a caracterelor - OCR (Optical Character Recognition) este conceput pentru intrare automată la calculator documente tipărite. Cel mai adesea, utilizatorii folosesc în practică sistemul optic de recunoaștere a textului FineReader produs de ABBYY și sistemul optic de recunoaștere a caracterelor CuneiForm produs de Cognitive Technologies Ltd. Ambele sisteme au capacități aproximativ egale și sunt concepute pentru a recunoaște textele tastate în aproape orice font (cu excepția hieroglifelor și a arabei), fără pregătire prealabilă. O caracteristică specială a programelor este acuratețea ridicată a recunoașterii caracterelor și sensibilitatea scăzută la defectele de imprimare.
Sisteme software OCR-urile funcționează după cum urmează. Să presupunem că aveți un document de hârtie text cu structura complexa, adică Pe lângă text, documentul conține tabele, diagrame, ilustrații etc. Trebuie să editați textul folosind un procesor de text. Pentru a rezolva această problemă, trebuie să plasați un document într-un scanner și să creați o copie electronică a acestuia, care este o imagine grafică a documentului.
Apoi, trebuie să convertiți imaginea în text. Această etapă este foarte importantă, deoarece rezultatul scanării este o imagine care poate fi salvată exclusiv într-un fișier de unul sau altul format grafic sau încărcată pentru procesare nu într-un editor de text, ci într-un fel de editor grafic. Puteți lipi o imagine direct într-un editor de text. Cu toate acestea, pentru aplicațiile de text, imaginea este un element indivizibil și nu poate fi identificat. Astfel, chiar dacă există text pe imagine, acesta nu poate fi editat folosind un editor de text. Prin urmare, în primul rând, este necesar să convertiți imaginea caracterelor în text ca atare, adică. într-o secvență de caractere care poate fi procesată în editorii de text.
Sistemele software FineReader și CuneiForm vă permit să rezolvați problemele de conversie a imaginilor în texte și sunt furnizate sub formă de complexe suficient de puternice pentru utilizare practică.
Procesul de recunoaștere a textului de către sistemele OCR este următorul.
În primul rând, trebuie să obțineți o imagine grafică a documentului, care poate fi realizată în două moduri - scanarea documentului sau încărcarea unei imagini dintr-un fișier. Mediul software de aplicație vă permite să vizualizați imagini la diferite scări, precum și să efectuați unele transformări cu acestea, în special, să le rotiți și să le inversați.
La următoarea etapă a procesării documentelor, acestea sunt marcate. Scopul acestei operațiuni este de a spune sistemului OCR cum este poziționat textul în imagine.
Rezultatele marcajului automat pot fi ajustate manual - creați și ștergeți blocuri de text, mutați-le, setați-le dimensiunile, împărțiți-le în blocuri adiacente, faceți blocurile poligonale atașând dreptunghiuri de bloc la ele sau decupându-le etc. Blocurilor pot fi atribuite numere de serie, ceea ce este foarte convenabil dacă trebuie să convertiți text formatat complex în text simplu.
Pentru textele tipărite neclare sau pe un fundal neuniform se utilizează scanarea adaptivă, care permite, în detrimentul unei oarecare reduceri a productivității, creșterea preciziei determinării contururilor literelor.
La recunoașterea documentelor cu contrast redus, imprimate slab, calitatea recunoașterii poate fi îmbunătățită prin ajustarea unor parametri precum luminozitatea, contrastul și pragurile de puncte alb-negru.
Setările de marcare și OCR sunt configurate pentru a se asigura că sistemul OCR este capabil să blocheze și să recunoască corect textul. În special, trebuie să indicați în ce limbă (limbi) este scris textul care trebuie recunoscut.
Pentru a lucra rapid cu text recunoscut, sistemul OCR integrează propriul editor de text, care amintește de sistemul încorporat. aplicație Windows WordPad. Editorul de text este capabil să accepte astfel de caracteristici de bază de formatare a textului, cum ar fi fonturi și stiluri, superscripte și indice, tabele, coloane și cadre care pot fi mutate deasupra textului. În textul recunoscut, cuvintele dubioase sunt evidențiate cu un anumit fundal, iar editorul de text oferă instrumente pentru căutarea rapidă a cuvintelor dubioase, ceea ce simplifică foarte mult vizualizarea și editarea textului recunoscut.
Unele versiuni ale sistemelor OCR, de exemplu ABBYY FineReader Corporate Edition, conțin instrumente integrate pentru lucrul în colaborare. Pentru a implementa capacitatea de a lucra într-o rețea, pe fiecare computer trebuie să fie instalată o copie separată a programului.
În acest caz, lucrul cu același pachet pe mai multe computere poate fi organizat. Instrumentele de rețea ale sistemului au capacitatea de a urmări procesul de procesare a paginii - de către cine în acest moment pagina a fost deschisă, scanată, recunoscută, verificată etc. Modificările aduse unei pagini de către un utilizator sunt vizibile pentru toți cei care lucrează cu același pachet.
Sistemul CuneiForm 2000 Master are, de asemenea, capabilități de lucru în echipă, care, pe lângă mediul CuneiForm 2000 în sine și un editor de text, conține o unitate software încorporată de scanare și recunoaștere a loturilor, precum și software pentru utilizarea scanerelor în retea locala.

În al patrulea rând, aceasta tehnologii pentru crearea documentelor WEB.
HTML (HyperText Markup Language) este adesea folosit pentru a crea documente Web. Acest concept include diverse moduri design de documente hipertext, design, editori de hipertext, browsere și multe altele. Hipertextul este ideal pentru încorporarea elementelor multimedia în documentele tradiționale. În practică, datorită dezvoltării hipertextului, majoritatea utilizatorilor au putut să-și creeze propriul lor text produse multimediași distribuiți-le pe CD-uri. Astfel de sisteme informatice, realizate sub formă de seturi de pagini HTML, nu necesită dezvoltarea unui software special, deoarece toate instrumentele necesare pentru lucrul cu date au devenit parte a standardului software majoritatea calculatoarelor personale. Prin această abordare, utilizatorului i se cere să efectueze doar acea muncă care are legătură directă cu tema produsului dezvoltat: pregătirea textelor, desenarea imaginilor, crearea paginilor HTML și gândirea la conexiunile dintre ele.

Publicații electronice și biblioteci electronice
Tehnologia informatică face posibilă stocarea și distribuirea informațiilor în formă electronică, care joacă un rol revoluționar în istoria omenirii, asemănător cu invenția tiparului. Formular electronic vă permite să stocați informațiile cel mai fiabil și mai compact, să le distribuiți mai rapid și mai larg și, în plus, oferă oportunități de utilizare care nu ar putea fi disponibile în alte forme. Principalele mijloace pentru realizarea acestor oportunități sunt publicațiile electronice (EI) și bibliotecile electronice electronice (EL).
Desigur, pentru a-și îndeplini funcțiile, EI și EB trebuie efectiv implementate sub forma unora sisteme informatice ale căror proprietăți distinctive sunt depozitare pe termen lungși utilizarea informațiilor, în special difuzarea acesteia. Sistemele informaționale care lucrează cu informații dinamice, precum și acumulează informații, dar nu intenționează să o distribuie (sisteme de tip arhivă), nu pot fi clasificate în această clasă. Astfel, EI și EB ocupă o anumită poziție printre alte sisteme informaționale.
Publicație electronică – document electronic (grup de documente) care a suferit procesări editoriale și editoriale, destinat distribuirii în formă nemodificată, cu informații de tipar.
EI constă din informații și software care vă permit să vizualizați aceste informații, să le utilizați eficient, dar să nu le schimbați. Astfel, EI este un sistem informatic în care nu există funcții de corectare a informațiilor existente (ștergere, adăugare etc.). Scopul principal al sistemului informațional EI este de a reproduce cât mai exact posibil informațiile originale și de a oferi utilizatorului mijloacele de a rezolva un anumit set de sarcini funcționale.
EI sunt produse replicabile și pot fi distribuite pe orice suport care poate fi citit de mașină (discuri optice compacte, dischete magnetice etc.) sau prin rețele de telecomunicații.
Trebuie avut în vedere faptul că sistemul informațional este distribuit și nu doar informația. Dacă informațiile sunt utilizate folosind alt software, atunci o parte din ele se pot pierde, toate proprietățile sale nu vor fi realizate și gama de capabilități ale utilizatorului poate fi redusă semnificativ.
Domeniul de activitate legat de bibliotecile digitale este destul de nou și, prin urmare, nu are încă o terminologie stabilă. (Desigur, nu ar trebui să fie identificat cu automatizarea proceselor tradiționale de bibliotecă, deși este greu de trasat o graniță exactă între ele.)
Lucrările la bibliotecile digitale au primit o dezvoltare semnificativă la începutul anilor 1990, când au apărut instrumentele adecvate tehnologie informaticăŞi tehnologia de informație, asigurând depozitare fiabilă, procesare promptăŞi utilizare eficientă palete mari de informații eterogene, în primul rând textuale. În acel moment au început să fie pregătite proiecte în mai multe țări biblioteci electronice. Unele dintre ele au stat la baza unor programe naționale și internaționale relevante.

Acum aproape toate întreprinderile care se respectă renunță la gestionarea documentelor pe hârtie, înlocuindu-l cu una mai modernă. Un document electronic este cea mai relevantă formă de existență a tuturor fișierelor moderne care conțin o cantitate imensă de informații importante.

Beneficii cheie

Principalul avantaj al documentației electronice este că vă permite să lucrați rapid și eficient. Materialele în acest format sunt ușor de semnat, chiar dacă toți cei care trebuie să le susțină sunt departe unul de celălalt. Datorită acestui fapt, este posibil să economisiți o sumă uriașă de bani și efort.

Printre altele, prezența unei arhive electronice evită necesitatea menținerii unui număr mare de documente în organizație. Pentru a stoca documentele acumulate, va trebui să alocați o zonă adecvată pe teritoriul întreprinderii, precum și să angajați un arhivar cu înaltă calificare, care poate înțelege rapid materialele disponibile. Pentru a stoca o arhivă electronică, tot ce aveți nevoie este un suport compact amovibil sau mai multe hard disk-uri.

Sistemul electronic de gestionare a documentelor Diadoc este cel mai simplu mod de a schimba documente și facturi electronice semnificative din punct de vedere juridic.

Ce vrei să spui prin ED?

Un document electronic este un material care este înregistrat pe suporturi speciale (discuri, unități flash USB, echipamente suplimentare).

Poate fi un întreg set de imagini, fișiere de sunet și simboluri. Un astfel de fișier poate fi transmis în spațiu și timp folosind mijloace speciale de telecomunicații. Canalele de telecomunicații pot fi utilizate și pentru publicare, stocare și prelucrare ulterioară. Principalul lucru aici este să procesați corect toate datele existente.

De asemenea, un astfel de document trebuie înțeles ca un formular special cu care puteți utiliza datele în scopuri complet diferite. Este vorba despre cu privire la înregistrarea informațiilor pe suporturi materiale electronice sau magnetice și apoi la prelucrarea ulterioară și trimiterea acestora către toți participanții la procesul de corectare a datelor.

Toate materialele documentate care au fost convertite în format electronic sunt potrivite pentru prelucrare în structurile informaționale existente și transmitere prin TCS. Toate aceste fișiere sunt susceptibile de procesare analitică, care se poate face cu ajutorul sistemelor informaționale.

Document electronic și semnătură digitală

Documentele electronice trebuie să aibă forță legală - altfel nu pot fi folosite atunci când se lucrează cu alte structuri. Puteți asigura valabilitatea unui document utilizând o semnătură digitală electronică, care are aceleași capacități ca și una obișnuită pe hârtie.

Semnătura digitală va fi relevantă dacă sunt îndeplinite un număr de condiții în timpul formării sale:

• certificatul cheii care controlează funcționarea semnăturii trebuie să fie actual la momentul aprobării dosarelor electronice;
• trebuie furnizate dovezi care să poată fi utilizate pentru a stabili când a fost semnat dosarul;
• autenticitatea semnăturii digitale trebuie confirmată în același fișier în care este utilizată;
• semnătura trebuie utilizată în conformitate cu informațiile specificate în certificatul atașat.

Pentru a obține o astfel de semnătură, va trebui să contactați un centru de certificare. În acest caz, trebuie să pregătiți un pachet de documente în avans. Locația organizației poate fi clarificată la oficiul teritorial Fondul de pensii Rusia, de unde puteți obține SNILS.

Pe lângă SNILS-ul indicat pe certificatul de pensie, va trebui să furnizați o copie a pașaportului și un e-mail actual. În plus, trebuie să pregătiți în prealabil o unitate USB, pe care angajații centrului de certificare vor trebui să noteze cheile și certificatele necesare pentru aprobarea documentelor electronice.

Detaliile unui document electronic sunt valabile numai dacă acesta este certificat semnătură digitală electronică. O semnătură digitală electronică are o semnificație egală cu omologul său pe hârtie, dar pentru aceasta trebuie îndeplinite toate cerințele. conditiile necesare. Semnătura trebuie să fie legală, înregistrată la CA.

Documentatie electronica

Conceptul de document electronic prevede că acesta poate consta nu numai din simboluri care sunt pe înțelesul utilizatorilor. Este acceptabil să existe informații nestructurate care trebuie descifrate sisteme de operare. Principalul lucru este că materialul trebuie depozitat pe un mediu special.

O componentă importantă a documentului este și o formă cu un set de atribute necesare pentru a-l descrie. Astfel, fișierul ar trebui să conțină informații despre:

• data constituirii acestuia;
• autorul datelor;
• denumirea documentului;
• format necesar citirii corecte a materialelor.

Cu cât informațiile despre documentul existent sunt mai detaliate, cu atât va fi mai ușor să lucrați cu el în viitor. Un document electronic și managementul documentelor electronice sunt strâns interconectate fără primul, al doilea este imposibil; În același timp, circulația materialelor este mult simplificată dacă organizațiile care fac schimb de informații folosesc aceleași sisteme de telecomunicații și echipamente software.

Documentația electronică poate conține materiale care pot fi folosite pentru a căuta fișiere sau a le clasifica în funcție de anumite criterii. Toate fișierele existente pot avea rezoluții diferite și, de asemenea, pot să nu conțină elemente structurate. În acest caz, documentul electronic depinde direct de proprietarul său. Materialele structurate pot avea elemente speciale care permit aplicațiilor suplimentare externe să obțină date despre elementele individuale ale fișierului.

Documentele pe hârtie și cele electronice nu pot fi comparate între ele, deoarece documentele digitale au o serie de avantaje. Printre acestea:

• posibilitatea de depozitare pe termen lung;
• comoditate în efectuarea de operațiuni suplimentare (editare, ștergere, arhivare etc.);
• abilitatea de a căuta date în interiorul fișierelor folosind marcatori cheie;
• ușurința procesării materialelor folosind sisteme automatizate utilizate de organizațiile care practică circulația electronică.

Acum există mai multe formate pentru documente electronice, dar cel mai popular este formatul „odf”, care este convenabil atunci când lucrați cu orice software.

Conceptul și structura unui document electronic pot varia semnificativ. Software-ul folosit pentru a-l procesa are un impact enorm asupra acestui lucru. Separat, trebuie evidențiate materialele prelucrate cu 1C. Astfel de fișiere sunt semnificativ diferite de altele, deoarece nu sunt evidențiate în documente individuale. Ele pot fi considerate doar ca o unitate de informare cu identificatori unici și mijloace de modificare.

O astfel de documentație poate include și materiale care sunt create ca urmare a funcționării active a sistemelor informatice aplicate. Acestea sunt generate dinamic folosind depozitele de materiale existente. Astfel, ele nu poartă nicio informație despre ei înșiși, pot fi vizualizate doar folosind sistemul.

De îndată ce un document este tipărit sau vizualizat, acesta încetează să mai existe în sistem ca obiect. De acum înainte funcționează ca o aplicație specială. Dacă fișierul trebuie deschis folosind alt software, va trebui să îl convertiți.

Ce documente electronice există

Un document electronic este un fișier care conține anumite informații care nu sunt întotdeauna clare pentru utilizator. Pentru a crea arhive și colecții ale acestor fișiere, trebuie să cunoașteți clasificările acestora.

• Într-o variantă de realizare, materialele pot fi diferenţiate prin prezenţa sau absenţa documentelor tipărite similare.
• Fișierele pot diferi și în ceea ce privește informațiile pe care le conțin. Această clasificare se referă la:

1. text,
2. amenda,
3. sunet,
4. publicații multimedia,
5. produse software.

Acestea din urmă ar trebui considerate lucrări sau publicații înstrăinabile ale fragmentelor individuale de texte și coduri ale programelor.

• Cea mai mare clasificare ar trebui să fie considerată tipurile de documente electronice în funcție de scopul lor. Cel mai adesea există publicații oficiale care sunt publicate agentii guvernamentale, ele conțin de obicei reglementări.
• Publicațiile de producție sunt folosite în întreprinderi. Acestea conțin informații despre organizație producția existentă. Unele materiale au fost special create pentru a informa angajații din anumite zone de producție despre existența standardelor și cerințelor atunci când se află pe teritoriul întreprinderilor.
• Sunt produse publicații educaționale și de referință care sunt ușor de utilizat. Puteți găsi informațiile necesare într-un astfel de fișier în câteva secunde, acest lucru vă permite să economisiți o cantitate imensă de timp și efort. Astfel de documente pot fi folosite nu numai de elevi, ci și de profesori.
• Partidele politice folosesc destul de des publicațiile electronice ca materiale de campanie. Acestea conțin lucrări pe probleme sociale care sunt destinate unui public larg de cititori. În astfel de materiale puteți găsi cel mai adesea informații analitice care sunt folosite de politologi și sociologi din întreaga lume.
• O altă clasificare a documentelor le deosebește prin metoda de distribuire. Există publicații locale care pot fi utilizate în cadrul unei singure întreprinderi, acestea sunt publicate și în versiuni pe hârtie și într-un număr limitat de exemplare identice.
• Publicațiile online sunt destinate utilizării pe scară largă, numărul lor nefiind limitat. Copiile suplimentare pe hârtie în acest caz nu sunt obligatorii, acest lucru crește valoarea documentului electronic de mai multe ori. Astfel de documente pot fi trimise cu ușurință la arhive.

Documentele de fișiere electronice sunt o cerință a societății moderne

Acum știți ce este un document electronic, ce tipuri există și cum pot fi utilizate viata de zi cu zi. În acest caz, informațiile pot fi în fișiere într-un format criptat. Pentru a lucra cu ele, va trebui să utilizați parolele existente, care pot fi modificate în orice moment.

Orice utilizator al canalelor de telecomunicații are dreptul de a-și crea propriile documente. Singurul lucru de care are nevoie pentru asta este un software special. Perioada de stocare pentru astfel de fișiere este nelimitată. Puteți efectua orice operațiuni cu ei în orice moment.

Document electronic - este o informație înregistrată pe un suport tangibil sub forma unui set de simboluri, înregistrări sonore sau imagini, destinate transmiterii în timp și spațiu folosind tehnologia informatică și telecomunicații pentru stocare și uz public.

Informațiile de pe un mediu informatic pot fi recunoscute ca obiect raporturi juridice(un document în sens legal) numai atunci când este furnizat semnătură digitală . Totodată, software-ul și hardware-ul care asigură generarea și verificarea unei astfel de semnături trebuie să fie certificate.

Documentul electronic trebuie să îndeplinească următoarele cerințe:

creat, transmis și stocat folosind software și hardware;

au structura stabilită prin prezenta lege federală;

să poată fi prezentate într-o formă înțeleasă de percepția umană.

Ediție electronică - un document electronic sau un grup de documente electronice care a suferit procesări editoriale și editoriale, destinate distribuirii în formă nemodificată și având, de asemenea, informații de tipar.

3. Sistem electronic de gestionare a documentelor

Toate documentele de management create „servesc” anumite funcții de management, de exemplu: planificare, contabilitate, finanțare, raportare, management operațional, personal etc.

Documentele legate de o funcție de management sunt de obicei numite sistem de documentare, de exemplu: un sistem de documentație organizatorică și administrativă.

Sistem de documentare – acesta este un set de documente interconectate în funcție de originea, scopul, tipul, domeniul de activitate și cerințele uniforme pentru executarea lor.

Funcțiile de management din toate organizațiile sunt de același tip, prin urmare documentele pentru fiecare funcție ar trebui să fie aceleași ca tip și formă. Aducerea documentelor la o uniformitate optimă în compoziție și formă se numește unificare documente. O formă unificată a unui document este un ansamblu de detalii stabilite în conformitate cu sarcinile în curs de rezolvare într-un anumit domeniu de activitate și situate într-o anumită ordine pe un suport de stocare.

Unificarea documentelor este una dintre metodele de standardizare a acestora. Standardizare - aceasta este o activitate de stabilire a regulilor și caracteristicilor în scopul utilizării lor voluntare repetate, având ca scop realizarea ordinii în sfera producției și circulației produselor și creșterea competitivității produselor, lucrărilor sau serviciilor.

Standardele pentru documentația de management stabilesc compoziția elementelor individuale ale documentului (detalii), amplasarea acestora și regulile de proiectare.

Numeroasele tipuri și varietăți de documente, complexitatea compoziției acestora, prezența unor reguli speciale de acordare a forței legale a documentelor și alte probleme grave asociate documentației de gestiune impun identificarea unei ramuri speciale de activitate care să asigure documentarea și organizarea muncii cu oficialii. documente. Această ramură de activitate se numește munca de birou sau documentare suport pentru management .

Termenul „muncă de birou” în Rusia a apărut în a doua jumătate a secolului al XVIII-lea.

De atunci, utilizarea sa a fost consemnată în dicționarele lingvistice. Termenul a fost format dintr-o combinație a cuvintelor „proceedings”.

Standardul național GOST R 51141-98 „Lucrări de birou, arhivare. Termeni – definiții” termen munca de birou iar sinonimul său terminologic, documentation support of management (DMS), este definit ca o ramură de activitate care asigură documentarea și organizarea muncii cu documente oficiale.

Munca de birou sau sistem fluxul documentelor , se aplică activităților practice atât ale persoanelor care gestionează documente, cât și ale oricăror alte persoane care creează sau utilizează documente în cadrul activităților de afaceri.

Un sistem de management de birou sau un sistem de flux de documente vă permite să creați o resursă de informații despre activitățile organizației, care poate sprijini activitățile ulterioare și individuale. decizii de managementși să asigure responsabilitatea față de toate părțile interesate.

Odată cu apariția tehnologiei informatice, a avut loc o descoperire în metodele de gestionare a documentelor, a devenit posibil să se lucreze cu documente mult mai eficient, mai ușor și mai rapid decât înainte. Nu este vorba doar de înlocuirea formularelor tipografice gata făcute cu șabloane electronice stocate pe un computer. Deși numai acest lucru poate crește productivitatea biroului cu ordine de mărime.

În același timp, a avut loc o descoperire în mai multe direcții simultan. Primul val a fost cauzat de internet. E-mailul, un număr mare de site-uri accesibile cu o mare varietate de informații necesitau un sistem de structurare a datelor diferit de cel al unui SGBD. „Mesaj”, HTML, XML, „motor de căutare”, etc. – termeni dintr-o zonă complet diferită de SGBD.

În același timp, au început să se dezvolte sisteme de evidență și control asupra executării comenzilor. În aceste sisteme, conceptul de document este cel principal, chiar dacă în realitate doar informații secundare – carduri de înregistrare și control – se mișcă. Și în cele din urmă, justificarea fundamentală pentru viziunea „documentară” a informațiilor a venit din încercările de a introduce tehnologia fără hârtie care părea să o elimine. S-a dovedit că pentru a transmite informații semnificative prin rețea, aceasta trebuie să fie „certificată” printr-o semnătură. Dar o semnătură, chiar și una electronică, nu este plasată sub niște date sau set de date, ci doar sub un document, un analog celui de hârtie.

Astfel, se formează treptat o întreagă zonă - sisteme de management al documentelor (DMS). S-ar putea spune flux de documente, iar acest lucru ar fi corect, dar, din păcate, acest cuvânt este adesea înțeles într-un sens foarte restrâns ca un fel de extindere a muncii de birou. Zona se formează, deși încă nu a prins contur, nu a devenit înțeleasă de toată lumea, „digerată” în particularitatea sa, cu un concept clar exprimat, o gamă de concepte, sarcini etc. Unele dintre cele de mai sus au fost deja suficient elaborate, altele abia încep să fie realizate.

Gestionarea electronică a documentelor - procesul de formare, prelucrare, stocare și schimb de documente electronice;

Mijloace managementul documentelor electronice - software și/sau hardware utilizat în managementul documentelor electronice;

Participanții la schimbul de documente electronice - fizice şi persoane juridice, precum și organe puterea de stat al Federației Ruse și al organismelor guvernamentale locale și al altor organisme care participă la schimbul de documente electronice;

Expeditorul documentului electronic - un participant la schimbul de documente electronice care generează un document electronic, îl semnează cu o semnătură electronică digitală sau un alt analog electronic al unei semnături și îl transmite destinatarului direct sau printr-un intermediar de informații;

Destinatarul documentului electronic - un participant la schimbul de documente electronice care a primit un document electronic adresat acestuia;

Intermediar în schimbul de documente electronice (intermediar de informații) - persoană juridică sau întreprinzător individual care prestează servicii legate de schimbul de documente electronice între expeditorul și destinatarul documentelor electronice;

Arhiva electronica - o serie de documente electronice supuse stocării în modul stabilit de reglementare acte juridice Federația Rusă;

În primul rând, gestionarea electronică a documentelor este benefică din punctul de vedere al mișcării documentelor. La urma urmei, un document sub formă de computer este doar un set de coduri care pot fi trimise cu ușurință prin rețele de calculatoare și prin e-mail, ușor de replicat, editat și completat.

Documentele electronice sunt ușor de combinat pentru a forma baze de date și baze de cunoștințe. Bibliotecile electronice au înlocuit practic deja bibliotecile incomode, incomplete, limitate de documente pe hârtie. Cataloagele electronice oferă acces la informatiile necesare de sute de ori mai rapid decât este posibil atunci când lucrați cu cataloage de hârtie sau carduri.

Principii de bază ale managementului documentelor electronice:

Înregistrarea unică a unui document, permițându-vă să identificați în mod unic documentul.

Posibilitate de paralel efectuarea de operații, permițând reducerea timpului de mișcare a documentelor și creșterea eficienței executării acestora.

Continuitatea mișcării documentului, permițând identificarea persoanei responsabile cu executarea documentului (sarcinii) în fiecare moment din viața documentului (procesului).

O bază de date unificată (sau distribuită coordonat) de informații despre documente, care elimină posibilitatea de duplicare a documentelor.

Un sistem de căutare a documentelor organizat eficient, care vă permite să găsiți un document cu informații minime despre acesta.

Un sistem de raportare dezvoltat pentru diverse stări și atribute ale documentelor, permițându-vă să controlați mișcarea documentelor prin procesele de flux de documente și să luați decizii de management pe baza datelor din rapoarte.

Practica schimbului de informații a fost stabilită de mult formular electronic. În cel mai general caz, fluxul de documente fără hârtie este ușor de suportat de programele Microsoft Office. Editorul de text Word, foile de calcul Excel și pachetul de prezentare PowerPoint vă ajută să creați documente electronice. Clientul de e-mail Outlook le transportă.

Astfel, chiar și cu un set standard de software de birou, este posibil să se organizeze fluxul de documente electronice în cadrul unei întreprinderi și chiar între întreprinderi. Dar un număr tot mai mare de programatori nu stau deoparte și intră periodic în joc cu propuneri pentru propriile sisteme elaborate în detaliu.

Chiar și o abreviere specială pentru astfel de evoluții a fost stabilită - ASDOU(Sisteme automate de documentare a managementului). Acestea oferă baze de date serioase care necesită un studiu îndelungat, verificări și verificări numeroase și în mai multe etape pentru a menține confidențialitatea informațiilor create și transmise.

Un document electronic poate primi statutul cu drepturi depline dacă este certificat semnătură electronică (ES). O semnătură electronică este un set de coduri care identifică în mod unic proprietarul. Tehnologia pentru crearea unei semnături digitale este destul de complexă, iar mijloacele de creare a semnăturilor digitale pot fi diferite. Competența acestora este stabilită prin lege. Mai multe detalii despre semnătură electronică Vom vorbi despre asta în următoarea prelegere.

Sistemele moderne de automatizare a documentelor suportă o tehnologie unificată (integrată) de procesare a informațiilor, care conține următoarele componente:

SGBD multi-utilizator;

instrumente pentru pregătirea documentelor (text, grafic, multimedia) sub formă de rapoarte, tabele, diagrame, formulare, spații libere;

rețele locale;

mijloace de comunicații externe - e-mail, fax;

instrumente de administrare a sistemului - determinarea configurației hardware și software, setarea drepturilor de acces la sistem și componentele sale individuale, controlul versiunilor și drepturilor de acces, sesizarea despre încălcări;

instrumente de programare macro care asigură extensibilitatea și personalizarea sistemelor pentru cerințe specificeși capacitățile clienților.

Evident, prelucrarea distribuită a informațiilor presupune prezența unui mediu de comunicare care asigură tranzacțiile necesare, acces multiplu la resurse informaționale. LA sistem de comunicare , îndeplinind funcțiile de livrare a informațiilor, se impun următoarele cerințe:

fiabilitatea livrării (excluzând posibilitatea pierderii documentelor);

caracteristici probabilistic-timp crescute;

fiabilitatea documentelor transmise;

confidențialitatea documentelor;

controlul livrării mesajelor și al înregistrării traficului;

capacitatea de a accesa servicii telematice externe pentru a transmite și primi informații de la sisteme externe;

toleranța la erori de sistem (rezervarea resurselor) 1.

Există diverse sisteme de management al documentelor care îndeplinesc, într-o măsură sau alta, funcțiile enumerate. Atunci când alegeți un sistem, este necesar să vă ghidați atât pe criterii economice, cât și pe cele tehnice. Continuitatea tehnologiilor existente este de mare importanță, precum și posibilitatea dezvoltare ulterioarăși îmbunătățirea sistemului bazat pe o singură bază. Problema managementului și administrării sistemului este de asemenea esențială.

Sisteme de management al documentelor (DMS)

Sistemele de gestionare a documentelor (DMS) asigură procesul de creare, gestionare a accesului și distribuire a unor volume mari de documente în rețele de calculatoareși oferă, de asemenea, controlul asupra fluxului de documente din organizație. Adesea, aceste documente sunt stocate în depozite speciale sau într-o ierarhie a sistemului de fișiere. Tipurile de fișiere care sunt de obicei acceptate de sistemele DMS includ documente text, imagini, foi de calcul, audio, video și documente Web. Capacitățile comune ale sistemelor ICS sunt crearea de documente, controlul accesului, transformarea și securitatea.

Structura sistemelor electronice de gestionare a documentelor include de obicei următoarele: module , si anume:

Modul de aprobare electronică a documentelor;

Înregistrarea inițială a tuturor documentelor primite și controlul atent al execuției;

Jurnal detaliat al documentelor trimise;

Arhiva electronica de documente;

forum corporativ;

Diverse directoare de organizații;

Modul de administrare pentru întregul sistem.

La rândul său modul de potrivire documentele electronice sunt concepute pentru a îndeplini următoarele sarcini:

Crearea documentelor electronice conform modelelor acceptate in organizatie;

Crearea unui traseu pentru trecerea unui document electronic;

Aprobarea documentelor electronice de către toate părțile interesate care participă la aprobare;

Redistribuirea puterilor de la un angajat al companiei la altul;

Aprobarea documentului;

Stocarea rezoluțiilor tuturor persoanelor care au aprobat documentul;

Aprobari inchise.

Modul de procesare efectuează următoarele operațiuni pentru corespondența de ieșire și de intrare:

Înregistrarea documentației electronice de ieșire și de intrare;

Clasificarea întregii corespondențe;

Instalare de control;

Emiterea de instrucțiuni pentru documentele electronice de ieșire și de intrare;

Efectuarea corespondenței detaliate;

Trimiterea unui document electronic primit de-a lungul rutelor de documente deja create sau noi;

Stocarea tuturor conexiunilor dintre documentele de ieșire și de intrare în arhive electronice;

Controlul trecerii documentelor electronice de-a lungul rutelor create;

Completarea jurnalelor în versiunile electronice ale documentelor organizației.

A fost creată o arhivă electronică într-un sistem electronic de gestionare a documentelor pentru stocarea produselor informaționale, căutarea detaliată, selectarea copiilor materialelor necesare și recuperarea exactă a documentelor șterse sau pierdute în mod eronat.

Modul de control si emitere de comenzi efectuează următoarele operații:

Plasează comenzi în sistem, datele departamentului în documentele electronice administrative ale organizației, procesele verbale ale ședințelor;

Trimite angajaților instrucțiuni de la șeful companiei, asistentul acestuia și, de asemenea, asigură controlul asupra termenelor de completare a instrucțiunilor;

Menține arhivele electronice ale documentației organizației.

Modul de administrare îndeplinește următoarele sarcini:

Restricționarea drepturilor de acces ale angajaților organizației;

Verificarea tuturor acțiunilor utilizatorului.

Sistemele electronice de gestionare a documentelor care implementează structura descrisă mai sus formează o nouă generație de sisteme de automatizare organizațională.

Sistemele existente în prezent pe piață, bazate pe tehnologiile care le stau la baza, pot fi împărțite în trei grupe:

1. Sisteme de fabricație occidentală. Medii de dezvoltare.

2. Sisteme de producție locale (Rusia, Ucraina), bazate pe Lotus Domino/Notes.

3. Dezvoltari complet locale.

Primul grup include următoarele trei sisteme occidentale (medii de dezvoltare):

DOCSOpen/DOCSFusion

Lotus Domino.Doc

Al doilea grup include următoarele companii și sisteme:

CompanyMedia - InterTrust

OfficeMedia - InterTrust

Referent BOSS - IT Co.

CENUSAREASA STC - IRM

Eskado Interprokom - LAN

Sisteme care pot fi clasificate ca al treilea grup:

1C:Arhivă - 1C

RBC Docs - RBC SOFT

DocsVision - Design digital

IIG Intravertit - IIG

IT-Inco - IncoFlow

LanDocs - Lanit

Optima-WorkFlow - Optima

VisualDoc - CenterInvest Soft

Gran Doc - Granit

Carcasă - EOS

DocManager - SoftIntegro

Euphrates Cognitive - Tehnologii

Effect-Office IKK - Garant International

Sistemul Delo este destinat în principal automatizării suportului de documentare a activităților de management ale organizațiilor guvernamentale;

controlul tuturor etapelor operațiunilor de birou și a rezultatelor muncii asupra principalelor procese funcționale ale întreprinderii;

înregistrarea unificată a întregii corespondențe interne primite, inclusiv scrisorile și apelurile de la cetățeni, prin crearea cardurilor de înregistrare.

căutarea legitimațiilor de înregistrare și a rezoluțiilor pentru monitorizarea execuției documentelor în scopul efectuării lucrărilor de referință și analitică;

urmărirea fluxului de documente al organizației, inclusiv mișcarea originalelor pe hârtie și a copiilor de documente, rezoluții, rapoarte de execuție, aprobarea documentelor;

controlul asupra executării la timp a instrucțiunilor, solicitărilor din partea instituțiilor, organizațiilor, rezoluțiilor și instrucțiunilor conducerii; verificarea termenelor de executare a documentelor;

obtinerea de informatii si materiale statistice, rezumate, rapoarte pentru prezentare catre conducere;

– stocarea documentelor electronice.

Complexul de software și tehnologie „CinderellaWIN” - birou electronic

înregistrarea corespondenței trimise și primite, precum și a documentelor însoțitoare atașate documentului principal, documentelor repetate și secundare;

controlul disciplinei de performanță în timp și de către executant cu reamintire a documentelor de control și a termenelor de executare a acestora;

intocmirea de certificate, sinteze si liste pe intregul volum de documente, pe rubrici tematice etc.;

căutați orice document (inclusiv un răspuns și unul repetat) folosind orice detalii cunoscute sau set de detalii, inclusiv căutarea contextuală după conținutul (numele) documentului;

organizarea accesului la copiile electronice ale documentelor.

În instituțiile în care s-a stabilit fluxul de documente electronice, după înregistrare, cardul electronic de înregistrare și control (ERCC), împreună cu documentul atașat, se transmite prin rețea funcționarului responsabil cu luarea deciziei privind executarea documentului, iar apoi executorilor înscrisului în conformitate cu detaliile rezoluţiei emise.

Totodată, fiecare manager sau executor este înzestrat cu anumite drepturi care fac posibilă asigurarea unei organizări a muncii cu documente cât mai apropiate de cea tradițională, conform cărora actele sunt așezate în funcție de cazurile formate de el conform clasificatorului, și care fie așteaptă începerea execuției (în cazul „Documente primite”), fie acceptate de angajat pentru executare (în dosarul „Documente în curs de execuție”), fie transferate subordonaților indicând termenul limită. pentru execuție (în fișierul „Sub control”).

Când lucrați cu documente electronice, ar trebui furnizată o căutare combinată de text complet și de atribute documentul solicitat, inclusiv prin accesul web la baza de date documentară a sistemelor.

Fișierele cu texte (imagini) ale documentelor de ieșire și interne care utilizează tehnologia standard sunt, de asemenea, atașate la ERKK. Documentul de ieșire, însoțit de detaliile relevante ERKK, poate fi protejat cu o semnătură digitală electronică, criptat și transmis destinatarului.

Diferența dintre procesele de procesare a documentelor pentru gestionarea automată a documentelor și aceleași procese în managementul documentelor electronice este mică.

Deoarece soluțiile moderne sunt utilizate în fluxul automatizat de documente, iar criteriul de selecție este doar compatibilitatea acestora cu fluxul de documente pe hârtie, nu există nimic în primul rând nou în versiunea sa electronică.

Un avantaj foarte important al tehnologiei de pregătire a documentelor utilizată în SEDD este capacitatea de a automatiza întregul proces de aprobare și aprobare a unui document, inclusiv utilizarea analogilor electronici ai unei semnături scrise de mână.

Tehnologia de gestionare electronică a documentelor în această etapă este susținută de următoarele: funcţionalitate sisteme:

Atașarea unei imagini electronice a unui document sub forma unui fișier(e) de orice format la cardul de înregistrare și control (ERCC);

Diferențierea drepturilor de acces la fișierele atașate ale unei imagini electronice a unui document;

Furnizarea fiecărui oficial - participant la procesul de documentare - cu propriul său cont virtual personal, obținând astfel acces oficial la documentele care intră în competența sa;

Asigurarea procesului de aprobare (vizualizare) a proiectelor de documente;

Implementarea căutării textului integral și a atributelor documentelor electronice, inclusiv căutarea textului integral la distanță;

Trimiterea prin e-mail sau publicarea pe portalul de internet al instituției de documente electronice de ieșire (folosind e-mail, protejate prin mijloace certificate;

Formarea și înregistrarea dosarelor, adică gruparea documentelor executate în dosare conform nomenclatorului;

Arhivarea documentelor electronice. Unitatea principală de contabilitate din sistem rămâne documentul ERKK, a cărui exhaustivitate a detaliilor asigură capacitatea de a genera rapoarte statistice și analitice pe diferite secțiuni de informații și eficiența căutării.

Prelucrarea și trimiterea corespondenței

Documentele de ieșire sunt trimise destinatarilor folosind servicii poștale, telecomunicații și sunt livrate și prin curier sau serviciu de curierat.

Prelucrarea documentelor pentru trimiterea prin poștă se realizează de către serviciul de administrare a biroului instituției în conformitate cu Regulile de furnizare a serviciilor poștale.

Prin intermediul telecomunicațiilor, serviciul de management al biroului transmite telegrame, faxuri, mesaje telefonice, documente electronice folosind semnătură digitală electronică și documente în formă scanată fără semnătură digitală electronică.

Dacă trimiteți faxuri și documente în formă scanată fără semnătură electronică digitală, trebuie să trimiteți și documentul original pe hârtie.

Tipurile de documente ale căror informații sunt transmise prin canale de telecomunicații, precum și necesitatea și procedura de trimitere a originalului lor către destinatar pe hârtie, sunt determinate de instrucțiunile instituției, ținând cont de instrumentele tehnice și software disponibile. la instituție.

Sistemele de informare, telecomunicații și informație-telecomunicații trebuie să ofere protecție împotriva acțiunilor neautorizate care ar putea duce la modificări accidentale sau intenționate sau la distrugerea informațiilor.

Documentele de ieșire sunt procesate și trimise centralizat în ziua în care sunt primite de la unitățile structurale executante sau nu mai târziu de următoarea zi lucrătoare.

Nu este permisă trimiterea sau transferul documentelor fără înregistrarea acestora la serviciul de gestionare a evidențelor

În timpul acceptării mesajelor trimise de la artiști documente pe hârtie verificat:

Executarea corectă a documentului (alcătuirea și plasarea tuturor detaliilor pe acesta);

Disponibilitatea si corectitudinea adresei corespondentului;

Disponibilitatea tuturor semnăturilor necesare pe document și anexele acestuia;

Disponibilitatea vizelor pe copiile documentelor rămase în dosarele instituției;

Disponibilitatea anexelor pe document;

Corespondența numărului de copii cu numărul de destinatari.

Pe documentele originale care urmează să fie returnate, o ștampilă este plasată în marginea din dreapta sus a primei pagini

Documentele trimise simultan aceluiași destinatar sunt incluse într-un singur plic (ambalaj). Pe plic se lipesc indicii de înregistrare a tuturor documentelor cuprinse în plic.

Se recomandă trimiterea documentelor adresate corespondenților obișnuiți în plicuri care indică adresele destinatarului și ale expeditorului, care sunt întocmite în prealabil prin dactilografiere sau tipărire.

Documentele livrate de serviciul de curierat sunt predate destinatarilor contra semnăturii în cartea corespunzătoare.

Înaintarea sau înlocuirea unui document distribuit anterior se efectuează la îndrumarea funcționarului care a semnat documentul sau a șefului serviciului de management al biroului.

Unitățile structurale și executanții individuali sunt obligați să transfere documentele de ieșire și altele trimiteri poștale la serviciul de conducere a biroului la orele stabilite în acest scop prin instrucțiunile instituției.

Originalele comenzilor, planurilor, protocoalelor etc. trebuie lăsate la instituțiile care sunt autorii acestor documente. Al doilea exemplar este trimis la unități.

Se recomandă trimiterea documentelor adresate corespondenților obișnuiți în plicuri cu adresa destinatarului și a expeditorului, care sunt pregătite în prealabil prin tipărire.

În cazul trimiterii corespondenței către alte orașe ale țării, pe lângă numele instituției, funcția și prenumele destinatarului, adresa poștală trebuie indicată pe plic.

La trimiterea corespondenței în străinătate, numele destinatarului este urmat și de numărul adresei, strada, orașul, județul sau statul, țara și codul poștal. Exemple de trimitere a corespondenței în Ucraina și în străinătate sunt date în Anexa 5.16.

Este posibil să folosiți plicuri europene cu o fereastră mică din plastic. Principalul lucru în acest caz este să determinați locul în care adresa a fost semnată pe scrisoare și să corespundă mărimii ferestrei.

În colțul din dreapta sus al plicului, lângă ștampile, sunt uneori indicate ordinea direcției și caracteristicile corespondenței anexate. Pot fi folosite următoarele inscripții: Poșta Aeriană(Aer), Confidenţial(Confidenţial), Privat(Privat) Urgent(Recomandat) Expres(Urgent), Strict confidențial(Strict secret). Documentele livrate prin curier trebuie predate destinatarilor contra semnăturii în jurnalul corespunzător.

Documentele create prin tehnologie informatică sunt trimise cu o scrisoare de intenție într-un pachet care trebuie să respecte cerințe tehnice siguranța mass-media cu informații înregistrate pe acestea. Copie scrisoare de intentie anexat cazului relevant pe o bază generală.

Toată corespondența de ieșire și alte trimiteri poștale sunt transmise de către unități structurale sau executori la anumite ore stabilite în acest scop, stabilite prin instrucțiunile de muncă de birou ale unei anumite instituții.

Documentele neformulate sau neexecutate corespunzator sunt returnate antreprenorului pentru revizuire.

Unitățile structurale și executanții individuali sunt obligați să transfere documentele de ieșire și alte trimiteri poștale către asistentul de secretariat înainte de ora stabilită.

Secretarul asistent înregistrează documentele de ieșire în jurnalul de înregistrare a documentelor de ieșire (Anexa 5.7). În acest caz, fiecărui document de ieșire i se atribuie un număr, care constă din literele prenumelui și prenumelui documentului, index unitate structuralăși numărul de ordine al documentului de la începutul anului. De exemplu: GT/10-56, unde GG este un index care indică faptul că documentul a fost semnat de manager (I. Timoshenko), 10 este indexul autorului documentului, 56 este numărul de ordine.

Lista indicilor atribuiți, de exemplu, diviziilor instituție de învățământ sunt date în Anexa 5.16.

O notă cu privire la documentele de răspuns de ieșire se face de către secretarul-referent în jurnalele de înregistrare a documentelor de intrare, unde se indică numărul și data documentului de ieșire și se indică numele managerului care a semnat documentul.

Documentele trimise simultan unui singur destinatar sunt plasate într-un singur plic. Corespondenta este plicata, marcata si livrata la oficiul postal.

Îndeplinirea cerințelor pentru organizare raţională Atât gestionarea tradițională, cât și cea electronică a documentelor sunt posibile numai cu o tehnologie de procesare a documentelor atent gândită și cu respectarea succesiunii operațiunilor efectuate. Pentru a face acest lucru, este necesar să se dezvolte scheme de flux de documente, rutare și harti tehnologice pentru documentația oficială.